JP2006139611A - 文書管理方法ならびにこれを用いた文書管理装置およびプログラム - Google Patents

文書管理方法ならびにこれを用いた文書管理装置およびプログラム Download PDF

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Abstract

【課題】 複数の文書ファイルもしくは文書ファイル中の各ページを統合的に管理、および、処理し、さらに、文書ファイルまたは文書ファイル中の各ページをサブグループ化して一括して同一の処理を実行可能な文書管理方法、ならびに、これを用いた文書管理装置およびコンピュータ・プログラムを提供する。
【解決手段】 文書ファイルを仮想的に結合し、文書ファイル間の前後関係を含めて管理するための仮想結合オブジェクトを作成・変更・削除するステップ、および、仮想結合によって仮想的に結合された複数の文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の文書ファイル、または、文書ファイルを構成する1つ以上のページを仮想的にサブグループ化して管理するためのインデックス・オブジェクトを作成・変更・削除するステップを有する文書ファイル管理方法、ならびに、これを用いた文書管理装置およびコンピュータ・プログラムである。
【選択図】図3

Description

本発明は文書管理方法、および、これを用いた文書管理装置に関する。具体的には電子データ化された複数の文書ファイルを簡便かつ統合的に管理するための処理に関する。
現在、パーソナルコンピュータに代表される電子計算機の普及、および、ワードプロセッサ、等のソフトウェア技術の発展により、多くの文書は電子データとして生成され、電子計算機等に接続された記録媒体に蓄積される。これら文書はそれぞれ独立した文書ファイルとして管理されるが、複数のファイルによって1つの文書、その他、意味的なまとまりを構成することも少なくない。そのため、複数の文書ファイルを一括して管理し、利用する方法が求められている。
例えば、文書を作成する者は章毎に1つのファイルとして文書を作成することがある。さらに、複数の印刷物を、スキャナ等を用いて電子データ化し、さらにOCR機能を利用するなどして文書データ化された電子データをも利用して、文書を完成させることがある。その結果、完成した文書は、それぞれ複数ページからなる複数の文書ファイルで構成されることとなる。
この完成した文書を利用する段階に至り、一括して印刷、その他の処理を加える必要性が生じるが、複数の文書ファイルに対してそれぞれ印刷、その他の命令を与えることは時間がかかり、操作上のミスを誘発しかねない事柄である。またファイル総数が莫大なものとなれば処理にかかる煩雑さもまた莫大なものとなり、これら電子データの利用価値そのものが問題視されることにもなりかねない。
また、管理上のリスクも生じる。数多くの電子ファイルを記録媒体において管理することは使用者の注意力を消耗し、時に不意の誤操作によってファイルが記憶媒体内で散逸することもある。昨今の大容量化した記憶媒体内を隈無く検索することは時間を要し、最悪の場合では検索のための手掛かりを使用者が有さない場合もあり、長期にわたってこれら必要なファイルを利用できない状態が続くこともある。
複数のファイルの一部分が散逸することをおそれ、1つのファイルにまとめてしまうことも考えられるが、まとめられたファイルの容量が肥大化し、計算機の能力によっては使用者に操作性の低下を知覚させることもある。もとより、使用者がこれら複数のファイルを単一のファイルにまとめることを望まない場合もある。
このため、従来、複数の文書ファイルを一括して管理・利用するための方法および装置を開発する必要があった。
例えば、特許文献1においては、複数の文書ファイルが含まれる集合を一括して管理および処理可能とするため、バインダなる概念を導入し、電子計算機の記憶手段内にバインダ・オブジェクトに関するデータを記憶する領域を設け、そのデータ領域内にバインダに束ねられる文書ファイルのオブジェクトへのリンクを記憶し、複数の文書ファイルを、それぞれ独立した文書ファイルの状態を保ちながら、束ねている。さらに、このバインダ・オブジェクトのデータ領域には、そのバインダに束ねられている文書ファイル・オブジェクトに関する各種属性が記録されており、この属性を読み取ること、さらには必要な情報処理を施してその結果に基づいてこれら属性を更新することにより、バインダに束ねられている文書ファイル中の所望のページの表示や、ページ単位、または、文書単位での表示ページの送りを実現している。各文書ファイルは、一緒に束ねられている他の文書ファイルから独立した状態を保っており、バインダ・オブジェクト内にそれら文書ファイル・オブジェクトとのリンクがデータとして記憶されているため、そのデータを更新することにより、バインダ内に含まれる文書のバインダ内の順序の変更、ならびに、文書のバインダへの追加およびバインダからの削除を、文書ファイルに変更を加えることなく実行可能である。
特許文献1の実現する文書管理装置は、ディスプレイ表示されるバインダ・オブジェクトのアイコン、ならびに、そのバインダに束ねられている文書ファイル・オブジェクトのアイコンおよびバインダに束ねられていない文書ファイル・オブジェクトのアイコンを、マウス等の入力装置を用いて操作することで、その操作に応じた情報処理機能が実行されるGUIを備えている。また、バインダのイメージ通りに綴じ代を作成するように印刷手段に文書ファイルの印刷用データを送信することも可能としている。
特開2001−84246号公報
しかしながら、バインダ・オブジェクトに束ねられた1つ以上の文書ファイル・オブジェクトに対し、例えば読み取り専用設定にする、セキュリティ設定(パスワードの設定等)を行う、等といった文書ファイル・オブジェクトの属性変更処理を行うには、個々の文書ファイルに対して個別に属性変更処理を実行する必要がある。このため、文書ファイル・オブジェクトの数が増えると、使用者は文書管理装置に同じ処理を何度も繰り返し実行させる必要があり、使用者に多大な労力の負担を強いている。
また、バインダを他のバインダと結合し、新たなバインダを作成すると、もとのバインダの境界が不明となり、使用者にとって、以前別々に束ねられていた文書ファイルの区別を付けることができないという不都合が生じている。
また、バインダを分解して、そのバインダに含まれる文書ファイルから構成される複数のバインダを構成するには、一旦、文書ファイルを個別的に、バインダ・オブジェクトに記憶されているリンクを解消し、その後で新たなバインダ・オブジェクトに対してリンクを設定する必要がある。つまり、複数のバインダに分解される途中で文書ファイルは一旦個々のファイル単位にまで分解される。そのため、バインダの再構成のため、使用者は相当な注意力と労力を傾ける必要がある。この場合も、文書ファイル・オブジェクトや、分割によって新たに生成されるバインダ・オブジェクトの数が多くなると、使用者は文書管理装置の操作に相当な時間と労力を必要とする。
そのため、複数のファイルを仮想的に結合した状態にあって、その中に含まれる任意のファイルをさらにサブグループ化し、そのサブグループに含まれるファイル群に対し、様々な処理を簡便に一括して実行できる機能が望まれていた。
上記の問題点を鑑み、本発明は、仮想的に結合された複数の文書ファイルを統合的に管理、および、処理することをより容易にすることを目的とする。
本発明の第1の態様は、電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理装置であって、操作者が、情報を入力するための入力手段、入力手段に入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクト(「仮想結合」と略称する。)を編集し、仮想結合の作成もしくは削除、仮想結合に文書ファイルの仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクト(「インデックス」と略称する。)の設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集手段、入力手段に入力された情報に基づいてインデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集手段、仮想結合オブジェクトおよびインデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて文書ファイルを管理し、入力手段に入力された情報に基づいて文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理手段、ならびに、文書ファイル、文書ファイルに含まれるページ、仮想結合オブジェクト、および、インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示手段を有し、ここで、仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、第1データ領域には、仮想的に結合される文書ファイルを、文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている文書ファイルの直前もしくは直後または文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定されるインデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、仮想結合により仮想的に結合された文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の文書ファイル、または、文書ファイルを構成する1つ以上のページを仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、第2データ領域には、サブグループに対する処理設定および処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理装置である。
本発明の第2の態様は、仮想結合編集手段により仮想結合オブジェクト内にインデックス・オブジェクトが設定された場合、表示手段が、仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された文書ファイルの間、または、文書ファイルのページ間にインデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示し、かつ、仮想結合編集手段により仮想結合オブジェクト内に設定されているインデックス・オブジェクトが削除された場合、表示手段が、仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された文書ファイルの間、または、文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されているインデックス・オブジェクトを消去することを特徴とする、第1の態様に記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第3の態様は、インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される文書ファイルまたは文書ファイル中のページは、仮想結合編集手段で設定されるインデックス・オブジェクトの仮想結合内の位置によって決定され、サブグループ化される文書ファイルまたはページはインデックス・オブジェクトの設定された位置からインデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる文書ファイルのページであり、第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、位置から仮想結合の最後に含まれる文書ファイルの最終ページの間に含まれる文書ファイルおよび文書ファイルのページがサブグループに含まれることを特徴とする第1または第2の態様に記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第4の態様は、文書ファイル管理手段が、インデックス・オブジェクト単位での操作指示を入力手段から受け取ると、操作指示に含まれる操作を、インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる文書ファイルまたは文書ファイル中のページに対して実行することを特徴とする、第1ないし第3の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第5の態様は、表示手段が、操作者が入力手段を介してインデックス・オブジェクトに操作指示を入力するため、少なくとも、メニュー画面、ツールボタン画面、および、コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示することを特徴とする、第4の態様に記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第6の態様は、仮想結合編集手段が、仮想結合オブジェクトや文書ファイルを仮想的に結合して第2仮想結合オブジェクトを作成する場合、仮想結合編集手段は、自動的に、第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる文書ファイルや仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示すインデックス・オブジェクトを設定することを特徴とする、第1ないし第5の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第7の態様は、仮想結合編集手段が、仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない文書ファイルや、文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成することを特徴とする、第1ないし第6の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第8の態様は、インデックス・オブジェクトが、表示手段で表示される際、タブ部を備えたインデックス紙形状を備え、入力手段であるポインティング・デバイスを用いて表示手段に表示されているインデックス・オブジェクトのタブ部をドラッグし、表示手段に表示されている仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、仮想結合編集手段が、インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトが新たに作成し、かつ、新たに作成された仮想結合オブジェクトの表示手段での表示色は、ドラッグされたインデックス・オブジェクトの表示手段での表示色に一致させて設定することを特徴とする、第1ないし第7の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第9の態様は、インデックス・オブジェクトが、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示手段に表示され、入力手段であるポインティング・デバイスを用いて表示手段に表示されているインデックス・オブジェクトのタブ部を除く部分をドラッグし、表示手段に表示されている仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、仮想結合編集手段は、ドラッグおよびドロップされたインデックス・オブジェクトを削除することを特徴とする、第1ないし第8の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置である。
本発明の第10の態様は、電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理方法であって、仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、第1データ領域には、仮想的に結合される文書ファイルを、文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている文書ファイルの直前もしくは直後または文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定されるインデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、仮想結合により仮想的に結合された文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の文書ファイル、または、文書ファイルを構成する1つ以上のページを仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、第2データ領域には、サブグループに対する処理設定および処理設定に係るパラメータの情報が記録され、入力手段に入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、仮想結合の作成もしくは削除、仮想結合に文書ファイルの仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集ステップ、および、入力手段に入力された情報に基づいてインデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集手段ステップを有する文書ファイル管理方法である。
本発明の第11の態様は、コンピュータに、電子的に記録された文書ファイルを管理する処理を行わせるための文書ファイル管理用プログラムであって、コンピュータに、操作者が、情報を入力するための入力機能、入力手段に入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、仮想結合の作成もしくは削除、仮想結合に文書ファイルの仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集機能、入力手段に入力された情報に基づいてインデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集機能、仮想結合オブジェクトおよびインデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて文書ファイルを管理し、入力手段に入力された情報に基づいて文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理機能、ならびに、文書ファイル、文書ファイルに含まれるページ、仮想結合オブジェクト、および、インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示機能を実現し、ここで、仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、第1データ領域には、仮想的に結合される文書ファイルを、文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている文書ファイルの直前もしくは直後または文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定されるインデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、仮想結合により仮想的に結合された文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の文書ファイル、または、文書ファイルを構成する1つ以上のページを仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、第2データ領域には、サブグループに対する処理設定および処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第12の態様は、コンピュータに、仮想結合編集機能により仮想結合オブジェクト内にインデックス・オブジェクトが設定された場合に、表示機能が、仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された文書ファイルの間、または、文書ファイルのページ間にインデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示させ、かつ、仮想結合編集機能により仮想結合オブジェクト内に設定されているインデックス・オブジェクトが削除された場合、表示機能が、仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された文書ファイルの間、または、文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されているインデックス・オブジェクトを消去する機能を実現させることを特徴とする、第11の態様に記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第13の態様は、コンピュータに、インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される文書ファイルまたは文書ファイル中のページを、仮想結合編集機能で設定されるインデックス・オブジェクトの仮想結合内の位置によって決定し、インデックス・オブジェクトの設定された位置からインデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる文書ファイルのページをサブグループに含め、第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、位置から仮想結合の最後に含まれる文書ファイルの最終ページの間に含まれる文書ファイルおよび文書ファイルのページをサブグループに含める機能を実現させることを特徴とする第11または第12の態様に記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第14の態様は、コンピュータに、文書ファイル管理機能が、インデックス・オブジェクト単位での操作指示を前記入力機能から受け取ると、操作指示に含まれる操作を、インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる文書ファイルまたは文書ファイル中のページに対して実行する機能を実現させることを特徴とする、第11ないし第13の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第15の態様は、コンピュータに、表示機能が、操作者が入力機能を介してインデックス・オブジェクトに操作指示を入力するため、少なくとも、メニュー画面、ツールボタン画面、および、コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示する機能を実現させることを特徴とする第14の態様に記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第16の態様は、コンピュータに、仮想結合編集機能が、仮想結合オブジェクトや文書ファイルを仮想的に結合して第2仮想結合オブジェクトを作成する場合に、仮想結合編集機能が、自動的に第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる文書ファイルや仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示すインデックス・オブジェクトを設定する機能を実現させることを特徴とする第11ないし第15の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第17の態様は、コンピュータに、仮想結合編集機能が、仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない文書ファイルや、文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成する機能を実現させることを特徴とする第11ないし第16の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第18の態様は、コンピュータに、インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、ポインティング・デバイスを用いて、表示機能によって表示されているインデックス・オブジェクトのタブ部をドラッグし、表示機能によって表示されている仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、仮想結合編集機能が、インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトが新たに作成し、新たに作成された仮想結合オブジェクトの表示色は、ドラッグされたインデックス・オブジェクトの表示色に一致させて設定する機能を実現させることを特徴とする、第11ないし第17の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明の第19の態様は、コンピュータに、インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、ポインティング・デバイスを用いて、表示機能によって表示されているインデックス・オブジェクトのタブ部を除く部分をドラッグし、表示機能によって表示されている仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、仮想結合編集手段が、ドラッグおよびドロップされたインデックス・オブジェクトを削除する機能を実現させることを特徴とする、第11ないし第18の態様のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラムである。
本発明に係る文書管理方法、ならびに、これを用いた文書管理装置およびプログラムにより、仮想結合オブジェクトによって仮想的に結合されている複数の文書ファイルをさらに、インデックス・オブジェクトを用いてサブグループにグルーピングすることができる。文書ファイルに対する処理は、仮想結合オブジェクトに対して指示を与えることにより可能であり、一括して簡便に実行することができる。さらには、サブグループに含まれる文書ファイルに対する処理も、サブグループを束ねるインデックス・オブジェクトに対して設定することにより一括して処理することが可能であり、簡便性が向上する。
また、インデックスを仮想結合から分離し、インデックスをそのまま新たな仮想結合とすることも可能である。そのため、仮想結合を複数の仮想結合に分割する作業も簡便に実行することが可能である。
また、複数の仮想結合どうしを結合して、新たに1つの仮想結合を作成する場合、もとの仮想結合は自動的にインデックス・オブジェクトによりサブグループ化される。そのため、操作者は複数の仮想結合を結合した後でも、もとの仮想結合の範囲を認識することが容易となる。
以下、添付の図面を参照し、本発明の実施形態を例示解説することにより、本発明を説明する。
図1は、本発明の実施形態による文書管理システム(以下、システムと略す。)の全体構成を示す概略図である。
本システムは、ファイル入力装置1、文書管理装置2、および、外部システム3を有する。ファイル入力装置1は文書管理装置2とデータ通信可能に接続されており、また、文書管理装置2と外部システム3とは、文書管理装置2からの文書データの送信が可能なように接続されている。ファイル入力装置1は、例えば、デジタルカメラ、フラットベッドスキャナ、MFPといった、画像入力可能な装置である。文書管理装置2は、本発明の文書管理プログラムを実行可能な電子計算機であり、例えば、標準的な入出力手段を備えたパーソナルコンピュータである。外部システム3は、例えば、プリンタ、FTPサーバ、メールサーバ、といった、文書データを受信可能な外部装置である。当然のことだが、ファイル入力装置1の例として挙げたMFPは、同時に外部システム3として機能させることも可能である。
図2に文書管理装置2のブロック図を示す。文書管理装置2は、例えば、パーソナルコンピュータである。全体を制御するCPU201には、データバス211を介し、主記憶装置であってプログラムやデータ等が記憶されているROM202、および、RAM206、画像あるいは文字等を表示するためのディスプレイ203、キーボード204、ポインティング・デバイスであるマウス208、補助記憶装置であるハードディスク207、ファイル入力装置1や外部システム3等との接続を制御する通信I/F205、ならびに、CD−ROM装置209、等が接続されている。
本システムを稼働させる文書管理プログラム(以下、プログラムと略す。)は、文書管理装置2にインストールされており、操作者により随時実行可能状態にある。
本明細書中において、「仮想結合オブジェクト」(「仮想結合」と略称する。)とは、電子化された複数の文書ファイルを統合的に管理するために必要なデータおよび各文書ファイルに関する様々な属性データを記憶するためのデータ領域を有し、また、情報処理操作により記憶されたデータが更新されることが可能なオブジェクトである。ディスプレイ上では、文書ファイルアイコンを束ねるバインダとして表示されるが、表示形態はこれに限らない。また、「インデックス・オブジェクト」(「インデックス」と略称する。)とは、1つの仮想結合オブジェクトに含まれる電子化された複数の文書ファイルの少なくとも1つ、または、文書ファイルに含まれる少なくとも1ページを仮想結合内でサブグループ化するために必要なデータを記憶するためのデータ領域を有し、情報処理操作により記憶されたデータが更新されることが可能なオブジェクトである。ディスプレイ上では、インデックス紙を模した形態で表示されるが、表示形態はこれに限らない。
図3の例を参照し、本発明による文書管理で用いる仮想結合およびインデックスの概念を示す。文書管理装置2には、第1文書ファイルないし第4文書ファイル110、120、130、140が記録されている。これらの文書ファイルを仮想的に結合させて管理するためのオブジェクトとして、仮想結合100が供される。仮想結合100のデータ領域には、第1文書ファイル110から第4文書ファイル140までが仮想結合100によって結合されていることを示すリンクi、ii、iii、ivが記録され、また、仮想結合100内における文書ファイルの前後関係を示すデータも記録される。ここでは、第1文書ファイル110から順に第4文書ファイル140までが仮想結合100によって仮想的に結合されている。
また、仮想結合100のデータ領域には、インデックスの挿入位置に関する情報も記録される。本例では、第1文書ファイル110の第1ページ111の前に第1インデックス191が設定される。第2インデックス192は、第1文書ファイル110の第2ページ112の前に設定される。第3インデックス193は、第3文書ファイル130の第1ページ131の前に設定される。これらインデックス191、192、193の設定位置は、仮想結合100のデータ領域にリンクI、II、IIIとして記録される。
本例の場合、第1インデックス191は、次のインデックスである第2インデックス192の直前のページ、つまり、第1文書ファイル110の第1ページ111のみをサブグループ化し、第1インデックス191のデータ領域に記録される処理設定項目に関する情報は、この第1サブグループに属するページ111に対して有効となる。
第2インデックス192は同様に第1文書ファイル110の第2ページ112から第2文書ファイルの最終ページである第4ページ124までをサブグループ化し、第2インデックス192のデータ領域に記録される処理設定項目に関する情報は、この第2サブグループに属するページ112からページ124に対して有効である。
第3インデックス193は、仮想結合100に含まれるインデックスのうちで最も後ろに位置するため、第3インデックス193のサブグループ化する範囲は、第3文書ファイル130の第1ページ131から、仮想結合100に含まれる最終ページである第4文書ファイル140の第1ページ141までである。同様に、第3サブグループのデータ領域に記録される処理設定項目に関する情報は、第3サブグループに属するページおよびファイルに対して有効である。
また、仮想結合およびインデックスは、文書管理装置2の表示装置上では、例えば図18に示すように表示される。仮想的に結合された文書ファイルは、複数のページを有することがわかるように、僅かにページの表示位置をずらして重畳して表示され、文書の左端には、仮想的に結合していることを示すバインダ状の図案が表示される。インデックス702aないしfはタブ部を備えたインデックス紙を模した形状で表示され、本図では、そのタブ部が表示されている。この仮想結合をマウス等で操作することで、文書ファイルの各ページを閲覧することも可能である。
文書管理装置2の入力装置を介して操作者は、仮想結合100、ならびに、インデックス191、192、および、193のデータ領域を編集することで、仮想的に結合された複数の文書ファイルを管理し、一括して処理することができる。また、仮想結合100に含まれる複数の文書ファイルのうちの一部分に対して処理を実行することができる。
例えば、仮想結合へインデックスをさらに挿入したり、仮想結合からインデックスを削除することができる。
例えば、仮想結合同士を結合し、1つの仮想結合とすることができる(図22参照。)。
例えば、仮想結合を複数の仮想結合に分解することができる(図23参照。)。
また、インデックスに処理設定項目を設定することで、例えば、仮想結合内の特定のサブグループに含まれるページに対して一括して処理設定を行うことができ、また、インデックスに対して操作を指示することで、サブグループに含まれるページに対して一括して操作を実行することができる。処理設定および操作については後述する。
このように、複数の文書ファイルを仮想的に結合する仮想結合に加えて、インデックスを導入したことにより、仮想結合に含まれる文書の全体または一部分に対し、一括して処理を実行することができる。また、仮想結合同士の結合により作成される仮想結合にインデックスを挿入することにより、元の仮想結合の境界が明らかになる。仮想結合を分解する場合にも、個々のファイル単位に分解するのではなく、元のインデックスの定めるサブグループ単位で仮想結合化することができ、より、快適な文書管理を実現している。
図4に、プログラムのメインルーチンをフローチャートとして示す。
本プログラムが起動されると、先ず初期化ステップS1において本システムの実行に必要なフラグ等の初期化、および、ディスプレイへの初期画面の表示、等、の初期設定処理が行われる。本ステップS1において、今回の起動よりも以前に行われた文書ファイル操作により既に作成されている仮想結合およびインデックスの状態を主記憶装置または補助記憶装置から読み出して前回の文書管理操作の状態を復元してもよい。また、前回の状態を復元するかどうかを操作者の任意に委ねてもよい。ここで、文書ファイルとは、ワープロ等によって作成されたファイル、スキャナ等により作成された画像ファイル等、ディスプレイ上への表示や印刷装置による印刷に適した電子ファイルを指す。
次に、メニュー選択ステップS2へ進む。ディスプレイには、メニューを選択することを操作者に促すメッセージ等が表示されてもよい。また、マウス等によるメニュー選択を容易にするGUIを備えてもよい。メニューには、データ登録、仮想結合操作、印刷、検索、および、システム終了、等、が含まれる。これらメニューの1つが選択されると、以降、プログラムは、その処理に移行する。本ステップは、操作者のキーボード、マウス、等からの入力によってメニューが選択されるまでループする。また、システム終了を除き、選択された処理が終了(処理を行うルーチンからリターン)すると雑処理ステップS7において後処理を行い、メニュー選択ステップS2に戻る。
ここで、メニュー選択ステップS2において、選択可能な処理の内容について簡単に説明する。
データ登録が選択されると、データ登録処理ステップS3が実行される。ステップS3において、ファイル入力装置1から入力される文書データの受け入れおよびデータ登録が実行される。また、主記憶装置および補助記憶装置に既に記憶されているファイルをシステムに登録するデータ登録を、自動的にまたは手動で実行してもよい。以後、システムは、登録されたデータを文書ファイルとして認識する。操作者に対しては、例えばディスプレイ上に登録されている文書ファイルを、文書ファイルを示すアイコンとして示すことができる。
仮想結合操作が選択されると、仮想結合操作処理ステップS4が実行される。ステップS4においては、文書管理装置2内の文書、ならびに、仮想結合およびインデックスに対して様々な操作を行うことができる。本ステップS4の詳細については、以下でさらに説明する。
印刷が選択されると、印刷処理ステップS5が実行される。ステップS5においては、管理している文書のデータをプリンタやMFPへ送り、印刷処理が実行される。本処理ステップS5は、後述する仮想結合操作指示処理ステップS43において印刷を指示した場合と基本的に同一の処理を行う。なお、外部システム3を構成するFTPサーバ等への文書データの転送や、メールサーバへの、文書データを含んだメールの送信等を行う処理を本ステップS5に加えてもよい。また、文書データの転送処理やメール送信処理を行うメニューを、印刷メニューとは別に、データ登録、仮想結合操作、印刷メニュー等、と並列に与えることも当然のことながら可能である。
検索が選択されると、検索処理ステップS6が実行される。ステップS6においては、文書ファイルに付加されているキーワードや、マーカ等、を用いて検索を行う。
システム終了が選択されると、システム終了処理ステップS8が実行される。ステップS8においては、本システムを終了させるために必要な後処理等が実行され、その後、本システムのためのプログラムが終了する。
図4に示された5つのメニュー(データ登録、仮想結合操作、印刷、検索、システム終了)のうち、データ登録、検索、および、システム終了は一般的な処理であって本発明とは直接的には関連しない。印刷処理S5は先述の通り仮想結合操作処理ステップS4に含まれる仮想結合操作指示処理ステップS43において印刷を指示した場合と基本的に同一の処理を行う。それ以外で印刷処理S5に含まれる処理は、印刷に関する一般的な処理である。よって以下では、仮想結合操作処理S4についてのみ詳解する。
図5は、図4に示した仮想結合操作処理ステップS4の詳細を示すフローチャートである。
メニューより仮想結合操作が選択されるとステップS4が実行され、先ず、サブメニュー選択ステップS40が実行される。操作者によってサブメニューが選択されるまで待ち状態となる。操作者によるサブメニュー選択は、先述のメニュー選択と同様に行われればよい。メニュー選択と同様、ディスプレイには、サブメニュー選択を操作者に促すメッセージ等が表示され、マウス等によるサブメニュー選択を容易にするGUIが表示されてもよい。
サブメニューには、インデックス作成、インデックス削除、仮想結合操作指示、結合、および、分解が含まれる。
これらサブメニューを簡単に説明する。
インデックス作成は、仮想結合にインデックスを設定(挿入)し、挿入したインデックスに各種設定を行う。
インデックス削除は、仮想結合から、選択されたインデックスを削除する。
仮想結合操作指示では、仮想結合に対する各種処理を指示する。各種処理の例については後で例示的に示す。
結合は、仮想結合同士、仮想結合と文書ファイル、または、文書ファイル同士の結合を行う。文書ファイル同士の結合により仮想結合が新たに作成される。
分解は、仮想結合を文書ファイル単位や仮想結合に含まれるインデックス単位で複数の仮想結合や文書ファイルに分解する。分解によって新たに作成される仮想結合には、分解前から仮想結合に含まれていたインデックスをそのまま含めることもできる。
次に、これらサブメニューについて、各サブメニューにおける処理を示したフローチャート(図6ないし図15)、ならびに、例図(図16ないし図23)を参照しながら詳細に説明する。
<インデックス作成>
サブメニュー選択ステップS40(図5)において、インデックス作成が選択されるとインデックス作成処理ステップS41が実行される。図6に、ステップS41の詳細をフローチャートとして示す。
先ず、ステップS411において、操作者は、インデックスを挿入する仮想結合を選択し、仮想結合内におけるインデックス挿入位置を指定する。選択および指定は例えばマウスを用いてディスプレイ上に表示された仮想結合をクリックして選択し、選択によって仮想結合に含まれる文書ファイルが選択できるようになり、さらに文書ファイルのいずれかをクリックして挿入位置を指定すればよい。さらに、文書ファイル中のページを挿入位置として指定可能であってもよい。
次に、ステップS412において、インデックスの色、および、処理設定項目を選択する。処理設定項目の選択は任意であり、必要がなければ選択する必要はない。処理設定項目については後に詳述する。
ディスプレイに表示されるインデックスの形態の例を図16に示す。
インデックス501aないしdは、現実世界におけるインデックス紙を模した形状でディスプレイに表示される。1辺の部分にはタブ部502aないしdが設けられ、その位置は同一仮想結合に含まれる他のインデックスのタブ部との関係を考慮して自動的に変化し、ディスプレイ上での視認性を損なわないように配置されてよい。また、タブ部502aないしdの形状は矩形に限らず、半円形や三角形等、様々な形状が可能である。インデックス501aないしdはステップS412において選択された色で表示される。インデックスは、インデックスの直下に位置する文書ファイルの第1ページがディスプレイ上で目視できるように半透明としてもよい。また、ステップS412において、必要に応じてコメント入力を可能として、図16(b)のように、入力されたコメントをインデックス501bに表示可能としてもよい。
インデックスに対する、先述の処理設定項目は例えば以下のような項目がある。
処理設定項目には、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルに対するセキュリティを設定するセキュリティ設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルをリード・オンリーとするリード・オンリー設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを修正することを許可しない修正不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルの印刷をすることを許可しない印刷不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルの内容をディスプレイに表示することを許可しない表示不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを削除することを許可しない削除不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルをコピーすることを許可しないコピー不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを仮想結合から分解することを許可しないファイル取り出し不可設定、
インデックスにより定められるサブグループにさらに文書ファイルを追加することを許可しないファイル追加不可設定、および、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルが印刷される場合に適用される、ページ構成や用紙の設定、余白の設定、両面印刷の指定、2in1印刷の指定、等の、印刷時設定、等がある。2in1印刷とは、2ページ分の文書を縮小して1ページに集約して印刷する印刷方法である。
図17にインデックスへの処理設定の画面例を示す。図17に示すボックス601の上部には、インデックスのディスプレイにおける表示色、および、インデックスを半透明にするか否かを選択するための、プルダウンメニュー602、および、チェックボックス603が表示されている。操作者は、マウスを用い、インデックスの色および半透明もしくは不透明を選択する。
同じく図17に示すボックスの下部には、インデックスに対して選択できる処理設定項目604が表示されている。本例においては、図の明瞭性を考慮して四項目のみ表示しているが、上記の処理設定項目の全てを表示してもよい。操作者は、マウスを用い、チェックボックスにチェックを入れて処理設定項目を選択し、最後にOKボタン605を押下することで、設定が有効になる。
次に、ステップS413において、ステップS411で指定された挿入位置に、ステップS412で指定されたインデックスが挿入された状態をディスプレイに表示する。
インデックスが挿入された仮想結合は、図18に示すようにディスプレイに表示される。
図18(a)および(b)に示すように、仮想結合701aおよびbには複数の文書ファイルが統合されており、含まれる複数の文書ファイルの一部分をサブグループ化するためのインデックス702aないしfが仮想結合701aおよびbに挿入されている。インデックス702aないしfは相異なる三色の色で表示され、タブ部は視認性を考慮して位置が調整され、表示される。
図18(b)は、仮想結合701bのトップページにインデックス702dが挿入された例である。そのような場合には、インデックスを自動的に半透明としてもよい。
次に、ステップS414において、ステップS412で処理設定項目が1項目以上選択されたかどうかを判断し、選択されていればステップS415へ進み、選択されていなければリターンする。
ステップS415においては、現在作成されたインデックスと次のインデックス(現在作成されたインデックスがその仮想結合において最後尾のインデックスである場合には仮想結合に含まれる最後のファイル)までのサブグループ化される範囲に対して、選択された処理設定項目のそれぞれについてその処理設定の内容をシステム(インデックスのデータ領域)が記憶する。その後リターンする。処理設定の内容に関連した処理は、雑処理ステップS7(図4)においても処理される。
<インデックス削除>
図5のサブメニュー選択ステップS40において、インデックス削除が選択されるとインデックス削除処理ステップS42が実行される。図7にステップS42の詳細をフローチャートとして示す。
先ず、ステップS421において、削除するインデックスの含まれる仮想結合を選択し、削除するインデックスを指定する。このように2段階の選択を行わずとも、削除するインデックスを直接選択することで、削除するインデックスを指定可能であってもよい。
次に、ステップS422において、ディスプレイ上の仮想結合の表示状態から、指定されたインデックスに関する表示を消去するための処理を行う。
次に、ステップS423において、指定されたインデックスに対して何らかの処理設定項目が有効になっていたか否かを、システムの記憶情報を参照して判定する。有効になっていると判定されればステップS424へ進み、そうでなければステップS425へ進む。
ステップS424においては、削除指定されたインデックスと次のインデックス(削除指定されたインデックスがその仮想結合において最後尾のインデックスである場合には仮想結合に含まれる最後のファイル)までのサブグループ化されている範囲に対して、有効になっている処理設定項目のそれぞれについてその処理設定の内容を無効化する処理を行い、この変更をシステムが記憶する。
次に、ステップS425において、削除指定されたインデックスに関する情報をシステム内から抹消する処理を行う。その後リターンする。
<インデックス削除(削除処理の変形例)>
なお、ポインティング・デバイスであるマウスを用いて、ディスプレイに表示されているインデックスのタブ部以外の部分をドラッグし、ディスプレイ上で仮想結合の外部においてドロップすることで、そのドラッグおよびドロップされたインデックスが削除されるように処理を構成してもよい。
仮想結合をマウスで選択することにより、以降、キーボードまたはマウス操作によって仮想結合の任意のページをトップに表示することができる。削除したいインデックスをトップに表示してタブ部以外の部分をクリックし、そのまま、仮想結合の外部までドラッグしてインデックスをドロップすることで、そのインデックスは削除される。この処理のフローチャートを図9に示す。
ステップS42A1において、仮想結合中のインデックスのタブ部以外の部分がクリックされ、そのまま、仮想結合の外部までドラッグされて、ドロップされると、ステップS42A2に進む。
ステップS42A2において、インデックスを削除する処理が実行される。この処理は、図7におけるステップS422からS425までの処理と同一であってよい。そしてリターンする。
<仮想結合操作指示>
仮想結合に対し、操作を行いたい場合(例えば、仮想結合に含まれる文書ファイルを画面に表示し閲覧する、仮想結合内に含まれる文書ファイルを印刷する、等、)、サブメニュー選択ステップS40(図5)において、仮想結合操作指示が選択される。これに応じて、システムは仮想結合操作指示処理ステップS43を実行する。図9および図10にステップS43の詳細をフローチャートとして示す。
先ず、ステップS431において、操作を行いたい仮想結合を選択する。選択は、例えばマウスでディスプレイ上に表示された仮想結合をクリックすることで行われてよい。
次に、ステップS432において、行いたい操作の内容を選択する。選択の方法はマウス等とGUIにより操作者に簡便な方法を実現すればよい。
次に、ステップS433において、選択されている仮想結合のトップページから最終ページに向かって、仮想結合に挿入されているインデックスを探す。インデックスが見つかった時点でS433に進み、インデックスが最終ページまで見つからなかった場合もS433に進む。
次に、ステップS434において、ステップS433の結果を参照し、インデックスが見つかっていれば、ステップS435に進み、見つかっていなければ、ステップS4310に進む。ステップS4310については後で説明する。
次に、ステップS435において、ステップS433において見つかったインデックスの処理設定項目のいずれかが有効になっているか否かが判定される。少なくとも1つの処理設定項目が有効になっていれば、ステップS436に進み、いずれの処理設定項目も有効になっていなければ、ステップS4310へ進む。
次に、ステップS436において、有効になっている処理設定項目が行おうとしている操作と関連しているか否かを判定する。例えば、文書ファイルを閲覧しようとしている場合であれば、表示に関連する処理設定項目が有効になっているか否かが判定される。また、例えば、文書ファイルを印刷しようとしている場合であれば、印刷に関連する処理設定項目が有効になっているか否かが判定される。関連する項目が有効になっていると判定されれば、ステップS437に進み、関連する項目が有効になっていないと判定されれば、ステップS4310へ進む。
次に、ステップS437において、有効になっている処理設定項目は、行おうとしている操作を禁止する内容であるか否かが判定される。禁止する内容でなければ、ステップS438に進み、禁止する内容であれば、ステップS4311に進む。ステップS4311については後で説明する。
図10にステップS438以降のステップに関するフローチャートを示す。
次に、ステップS438において、有効になっている処理設定項目は、行おうとしている操作に関連したパラメータに関する設定であるかどうかを判定する。例えば文書ファイルを印刷しようとしている場合であれば、印刷時設定等が有効になっているか否かが判定される。行おうとしている操作に関連したパラメータに関する設定が有効になっていると判定されれば、ステップS439に進み、そうでなければステップS4310に進む。
次に、ステップS439において、設定されたパラメータを次のインデックス(インデックスがその仮想結合において最後尾のインデックスである場合には仮想結合に含まれる最後のファイル)までのサブグループ化されている範囲に対して、有効にする処理を行い、この変更についてシステムが記憶する。当然のことながらパラメータに対して変更が加えられない場合、パラメータの設定状況は所定の標準状態を維持することとなる。この標準状態は、システム起動時に初期化されることで設定されてよい。
次に、ステップS4310において、システムに記憶されているパラメータ等を参照し、指定された操作が実行される。前回のステップS434の実行により、インデックスが見つかっている場合、今回のステップS4310では、そのインデックスがサブグループ化しているファイルまでに対し、指定された操作が実行される。
次に、ステップS4311において、仮想結合の、前回のステップS434の実行により見つけられたインデックスよりも後方にインデックスが存在するか否かが判定される。存在すると判定されれば、ステップS434に進み、存在しないと判定されれば、リターンする。
このように、仮想結合操作指示処理を構成することにより、例えば、インデックスに対して印刷不可設定が有効になっていた場合、仮想結合を印刷すると、印刷不可設定が有効になっているインデックスでサブグループ化された文書ファイルは印刷されないことになる。また、例えば、インデックスに対して表示不可設定が有効になっていた場合、仮想結合の内容を閲覧しても、表示不可設定が有効になっているインデックスでサブグループ化された文書ファイルは表示されないことになる。また、例えば、インデックスに対して印刷時設定(両面印刷、2in1印刷、等)が有効になっている場合、印刷時設定が有効になっているインデックスでサブグループ化された文書ファイルはその印刷時設定を用いて印刷される。その他の処理設定項目についても同様である。
<インデックス操作指示(仮想結合操作指示の変形例)>
ステップS431において、操作を行いたい仮想結合が選択されるが、このとき仮想結合に含まれる特定のインデックスを選択することも可能としてよい。インデックスの選択は、例えばマウスでディスプレイ上に表示されたインデックスのタブ部をクリックすることで選択されてよい。インデックスが選択されると、図11に示すフローチャートに従って処理されてもよい。
ステップS43A1において、インデックスが選択される。すると次に、ステップS43A2において、選択されたインデックスでサブグループ化されている文書ファイル群に対して行いたい操作を指定する。選択の方法はステップS432と同様、操作者に簡便な方法で実現すればよい。例えば、そのインデックスに対して実行可能な操作をメニュー表示したり、ツールボタン群を表示させたり、また、マウスのクリック(例えば右クリック)によって表示されるコンテキストメニューの操作(図19)、等で実現することができる。
また、インデックス作成処理S41においてインデックスにボタンを作成可能としてもよい。ステップS412(図6)において、インデックスに表示する操作指示ボタンを選択することができるようにしてもよい。例えば、図20に示すようなボックスを表示し、ボタン表示したい操作指示項目にチェックを入れることで、図21に示すような、操作指示ボタンがインデックス上に表示され、操作者は、そのボタンをクリックすることで行いたい操作を指定することができる。この場合、当然のことながら、ステップS43A1(図11)においてインデックスが選択された時点でディスプレイの表示は、選択されたインデックスが最前にくるように変更され、インデックスに登録されたボタンをディスプレイ上で視認可能となる。
次に、ステップS43A3において、ステップS43A2で指定された操作が実行される。この処理は、図9におけるステップS435からステップS4310までの処理と同一であってもよい。そして、リターンする。
<結合>
サブメニュー選択ステップS40(図5)において、結合が選択されると結合処理ステップS44が実行される。図12および図13にステップS44の詳細をフローチャートとして示す。
先ず、ステップS441において、操作者は、1つの仮想結合に統合される文書ファイルや仮想結合から2つ以上選択する。選択は、ディスプレイ上に表示された文書ファイルや仮想結合をマウス等により、順次クリックすることで選択されてよい。システムは、選択されたファイルまたは仮想結合を選択された順番を含めて記憶する。
ステップS442においては、結合指示が出されたか否かを判定する。結合指示は、例えば、ディスプレイ上に表示された結合指示ボタンをマウスでクリックすることにより操作者によって出される指示である。システムは、この指示が出されるまで、ステップS441の選択を受け付けることになる。結合指示が出されると、ステップS443に進む。
次に、ステップS443において、ステップS441で選択された文書ファイルまたは仮想結合に、1つ以上の仮想結合が含まれるか否かを判定する。1つ以上の仮想結合が含まれていると判定されれば、ステップS444に進み、そうでなければ、ステップS445に進む。
次に、ステップS444に進んだ場合、ステップS441で選択された仮想結合の色(ここで、仮想結合の色とは、仮想結合を示すためにディスプレイ上に表示されるバインダ状の綴じ代の色を指す。)、ならびに、仮想結合に含まれるインデックスの色およびタブ部の形状が抽出される。そして、ステップS446に進む。
ステップS443からステップS445に進んだ場合、ステップS441において選択された文書ファイル数と同数のインデックスを用意し、各文書ファイルの先頭にインデックスが挿入された1つの仮想結合を作成し、リターンする。ここで用意されたインデックスの色はそれぞれ相異なるものであっても同色であってもよい。また、タブ部の形状もそれぞれ相異なるものであっても同一であってもよい。選択された文書ファイルが1つの場合は、その選択された文書ファイルと1つのインデックスを含む仮想結合が作成される。
次に、ステップS446において、ステップS441で選択された文書ファイルおよび仮想結合のうちで、最も早く選択された仮想結合(以下、先頭仮想結合と称する。)を決定する。
次に、ステップS447において、ステップS441で(先頭仮想結合を除き)選択された順番で、文書ファイルまたは仮想結合を1つ選択する(以下、対象オブジェクトと称する。)。次回以降のステップS447の実行においては、対象オブジェクトは、ステップS441で選択された順番に1つずつ選択されることになる。
図13にステップS448以降のステップに関するフローチャートを示す。
次に、ステップS448において、対象オブジェクトは、仮想結合であるか否かが判定される。対象オブジェクトが仮想結合である場合は、ステップS4410へ進み、そうでない場合は、ステップS449へ進む。
ステップS448からステップS449に進んだ場合、対象オブジェクトである文書ファイルの先頭にインデックスを加え、先頭仮想結合の最終ページの後ろに挿入し、ステップS4412に進む。ステップS4412については後で説明する。
ステップS448からステップS4410に進んだ場合、ステップS4410において、対象オブジェクトである仮想結合の色として設定されている色でありかつ、先頭仮想結合において使用されていない形状のタブ部を有するインデックスを作成する。また、対象オブジェクトである仮想結合の色として設定されている色のインデックスが既に別のインデックスで使用されている場合、対象オブジェクトの仮想結合の色とは別の色であってもよい。つまりは、インデックスの色およびタブ部の形状を既に使用されていない色および形状とすることで、視認性を向上することができればよい。
次に、ステップS4411において、対象オブジェクトである仮想結合に含まれる文書ファイルおよびインデックスの先頭にステップS4410で作成されたインデックスを加え、これら文書ファイルおよびインデックスを先頭仮想結合の最終ページに挿入し、ステップS4412に進む。
次に、ステップS4412において、現在の対象オブジェクトである文書ファイルまたは仮想結合が、ステップS441で選択された文書ファイルまたは仮想結合のうちで最後に選択された文書ファイルまたは仮想結合であるか否かが判定される。対象オブジェクトがステップS441で最後に選択された文書ファイルまたは仮想結合であると判定されると、リターンする。そうでないと判定されると、ステップS447に進む。
このように、結合処理を構成することにより、例えば、図22に示すように仮想結合801aと仮想結合801bを結合し、新たに1つの仮想結合802とすることができる。この例では、仮想結合801aを最初に選択し、次に仮想結合801bを選択している。そのため、仮想結合802では、仮想結合801aに含まれる文書ファイルの最終ページの直後に仮想結合801bの色と同色のインデックス803が挿入され、その後に仮想結合801bに含まれる文書ファイルが挿入されることになる。
<分解>
仮想結合を複数の仮想結合に分解する場合は、サブメニュー選択ステップS40(図5)において、分解が選択される。これに応じ、システムは分解処理ステップS45を実行する。図14にステップS45の詳細をフローチャートとして示す。
先ず、ステップS451において、操作者は分解したい仮想結合を選択する。本ステップは、分解したい仮想結合を複数選択可能としてもよい。
ステップS452においては、分解指示が出されたか否かを判定する。分解指示は、例えば、ディスプレイ上の分解指示ボタンをマウスでクリックすることにより操作者によって出される指示である。システムは、この指示が出されるまで、ステップS451の選択を受け付ける。分解指示が出されると、ステップS453に進む。
次に、ステップS453において、選択された仮想結合にインデックスが含まれているか否かが判定される。インデックスが含まれていると判定された場合には、ステップS454に進み、インデックスが含まれていないと判定された場合には、ステップS455に進む。ステップS451で複数の仮想結合が選択された場合は、ステップS453、S454、および、S455の各ステップは、ステップS451で選択された仮想結合それぞれに対して個別的に処理される。
ステップS453からステップS454に進んだ場合、ステップS454において、仮想結合は、インデックスでサブグループ化されている文書ファイル群が1つの仮想結合となるように、複数の仮想結合に分解される。このとき、新たに作成される仮想結合の色をもとの仮想結合に含まれたインデックスの色と一致させてもよい。
ステップS453からステップS455に進んだ場合、仮想結合は含まれる文書ファイルを単位として分解される。
このように分解処理を構成することにより、例えば、図23に示すようにインデックス902a、902b、903cを含む仮想結合901を分解することで、仮想結合903a、903b、903c、および、903dが作成される。ここでは、もとの仮想結合の先頭に位置した文書ファイル群は仮想結合903aになり、その色はもとの仮想結合の色と一致している。インデックス902a、902b、および、902cにサブグループ化されている文書ファイル群はそれぞれ、仮想結合903b、903c、および、903dに含まれ、もとのインデックスの色と仮想結合の色とはそれぞれ一致している。
<インデックス分解(分解処理の変形例)>
なお、ポインティング・デバイスであるマウスを用いて、ディスプレイに表示されているインデックスのタブ部をドラッグし、ディスプレイ上で仮想結合の外部においてドロップすることで、そのドラッグおよびドロップされたインデックスによりサブグループ化されている文書ファイルを含んだ、新たな仮想結合が作成されるように処理を構成してもよい。
この処理のフローチャートを図15に示す。ステップS45A1において、仮想結合中のインデックスのタブ部がクリックされ、そのまま仮想結合の外部までドラッグされ、ドロップされると、ステップS45A2に進む。
ステップS45A2において、インデックスでサブグループ化されている文書ファイル群が1つの仮想結合となるように、仮想結合から分解される。この処理は、図14のステップS454と同一であってよい。そして、リターンする。
<別の、仮想結合およびインデックスの表示形態例>
上記のとおり、仮想結合およびインデックスは、例えば図18および図16に示す形態で表示される。ここでは、仮想結合およびインデックスの上記以外の表示形態の例を示す。
図24は、仮想結合の表示形態例を示す図である。本例においては、仮想結合911a〜cは、現実世界におけるバインダのように背表紙のまち部分をつけた立体的な形態で表示される。仮想結合911a〜cは、それぞれ仮想結合に含まれる文書ファイルの総ページ数に応じて背表紙部分の高さを変化させて表示される。例えば、図24(a)〜(c)に示すように、仮想結合911a〜cは、厚い、標準、薄い、の3段階に背表紙部分の高さを変化させて表示される。
図25は、インデックスの表示形態例を示す図である。図25(a)〜(c)において、左側に、有効な処理設定項目が設定されていない状態のインデックス、右側には、処理設定項目のいずれかが有効になっている状態のインデックスを示す。本例においては、インデックス922a〜cに、処理設定項目の設定がなされているかどうかを視認容易とするための工夫が施されている。例えば、図25(a)の例では、インデックス921aは、タブ部922aの色が変化し、インデックス本体とタブ部922aの色が異なるように表示することで、設定が有効になっていることを示している。図25(b)の例では、処理設定項目のいずれかが有効になると、インデックス921bのタブ部922bに、処理設定項目が有効になっていることを示す記号(本例では、○印。)が表示される。また、図25(c)では、処理設定項目が有効になっているインデックス921cは、全体が点滅する。このように、表示形態を工夫することで、さらに操作性が向上し、作業効率の改善が期待される。
本発明にかかる文書管理装置は、仮想結合オブジェクトによって仮想的に結合されている複数の文書ファイルをさらに、インデックス・オブジェクトを用いてサブグループにグルーピングすることができる。これにより、本発明は電子データ化された複数の文書ファイルを簡便に統合的に管理し、処理する文書管理装置として有用である。
本発明の実施形態による文書管理システムの概略図である。 文書管理装置のブロック図である。 仮想結合およびインデックスを説明する例図である。 本発明のプログラムのメインルーチンのフローチャートである。 仮想結合操作処理ステップを示すフローチャートである。 インデックス作成処理ステップを示すフローチャートである。 インデックス削除処理ステップを示すフローチャートである。 インデックス削除処理ステップを示すフローチャートである。 仮想結合操作指示処理ステップを示すフローチャートである。 仮想結合操作指示処理ステップを示すフローチャートである。 インデックス操作指示処理ステップを示すフローチャートである。 結合処理ステップを示すフローチャートである。 結合処理ステップを示すフローチャートである。 分解処理ステップを示すフローチャートである。 分解処理ステップを示すフローチャートである。 ディスプレイに表示されるインデックスの形態例の図である。 インデックスへの処理設定画面例の図である。 インデックスが挿入された仮想結合のディスプレイ表示の例の図である。 インデックス操作指示においてディスプレイ上に表示されるコンテキストメニューの図である。 インデックスに表示する操作指示ボタンを選択するボックス例の図である。 インデックスに表示される操作指示ボタン例の図である。 仮想結合同士の結合を説明する例図である。 仮想結合の複数の仮想結合への分解を説明する例図である。 別の仮想結合表示例の図である。 別のインデックス表示例の図である。
符号の説明
1・・・ ファイル入力装置 2・・・ 文書管理装置
3・・・ 外部システム

100・・・ 仮想結合 110・・・ 文書ファイル
120・・・ 文書ファイル 130・・・ 文書ファイル
140・・・ 文書ファイル 191・・・ インデックス
192・・・ インデックス 193・・・ インデックス

201・・・ CPU 202・・・ ROM
203・・・ 表示制御回路 204・・・ キーボード制御回路
205・・・ 通信I/F 206・・・ RAM
207・・・ ハードディスク制御回路 208・・・ マウス制御回路
209・・・ CD−ROM制御回路 210・・・ 拡張スロット
211・・・ データバス

501a〜d インデックス 502a〜d タブ部

601・・・ ボックス 602・・・ プルダウンメニュー
603・・・ チェックボックス 604・・・ 処理設定項目
605・・・ OKボタン

701a、b 仮想結合 702a〜f インデックス

801a、b 仮想結合 802・・・ 仮想結合
803・・・ インデックス

901・・・ 仮想結合 902a〜c インデックス
903a〜d 仮想結合

911a〜c 仮想結合 912a〜e インデックス

921a〜c インデックス 922a〜c タブ部

Claims (19)

  1. 電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理装置であって、
    操作者が、情報を入力するための入力手段、
    前記入力手段に入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集手段、
    前記入力手段に入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集手段、
    前記仮想結合オブジェクトおよび前記インデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて前記文書ファイルを管理し、前記入力手段に入力された情報に基づいて前記文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理手段、ならびに、
    前記文書ファイル、前記文書ファイルに含まれるページ、前記仮想結合オブジェクト、および、前記インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示手段を有し、
    ここで、
    前記仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
    前記インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理装置。
  2. 前記仮想結合編集手段により前記仮想結合オブジェクト内に前記インデックス・オブジェクトが設定された場合、前記表示手段は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に前記インデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示し、かつ、
    前記仮想結合編集手段により前記仮想結合オブジェクト内に設定されている前記インデックス・オブジェクトが削除された場合、前記表示手段は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されている前記インデックス・オブジェクトを消去することを特徴とする、請求項1に記載の文書ファイル管理装置。
  3. 前記インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページは、前記仮想結合編集手段で設定される前記インデックス・オブジェクトの前記仮想結合内の位置によって決定され、前記位置から前記インデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる前記文書ファイルのページであり、前記第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、前記位置から前記仮想結合の最後に含まれる前記文書ファイルの最終ページの間に含まれる前記文書ファイルおよび前記文書ファイルのページが前記サブグループに含まれることを特徴とする請求項1または2に記載の文書ファイル管理装置。
  4. 前記文書ファイル管理手段は、前記インデックス・オブジェクト単位での操作指示を前記入力手段から受け取ると、前記操作指示に含まれる操作を、前記インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページに対して実行することを特徴とする、請求項1ないし3のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
  5. 前記表示手段は、操作者が前記入力手段を介して前記インデックス・オブジェクトに前記操作指示を入力するため、
    少なくとも、
    メニュー画面、
    ツールボタン画面、および、
    コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示することを特徴とする、請求項4に記載の文書ファイル管理装置。
  6. 前記仮想結合編集手段が、前記仮想結合オブジェクトや前記文書ファイルを仮想的に結合して前記第2仮想結合オブジェクトを作成する場合、
    前記仮想結合編集手段は、自動的に、前記第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる前記文書ファイルや前記仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示す前記インデックス・オブジェクトを設定することを特徴とする、請求項1ないし5のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
  7. 前記仮想結合編集手段は、前記仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、前記仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない前記文書ファイルや、前記文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成することを特徴とする、請求項1ないし6のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
  8. 前記インデックス・オブジェクトが、前記表示手段で表示される際、タブ部を備えたインデックス紙形状を備え、
    入力手段であるポインティング・デバイスを用いて前記表示手段に表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部をドラッグし、前記表示手段に表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
    前記仮想結合編集手段が、前記インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた前記文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトを新たに作成し、かつ、
    前記新たに作成された前記仮想結合オブジェクトの前記表示手段での表示色は、ドラッグされた前記インデックス・オブジェクトの前記表示手段での表示色に一致させて設定することを特徴とする、請求項1ないし7のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
  9. 前記インデックス・オブジェクトが、前記表示手段で表示される際、タブ部を備えたインデックス紙形状を備え、
    入力手段であるポインティング・デバイスを用いて前記表示手段に表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部を除く部分をドラッグし、前記表示手段に表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、前記仮想結合編集手段は、ドラッグおよびドロップされた前記インデックス・オブジェクトを削除することを特徴とする、請求項1ないし8のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
  10. 電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理方法であって、
    仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
    インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録され、
    入力手段に入力された情報に基づいて前記仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、前記インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行い、
    前記入力手段に入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集する、文書ファイル管理方法。
  11. コンピュータに、
    操作者が、情報を入力するための入力機能、
    前記入力機能によって入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集機能、
    前記入力機能によって入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集機能、
    前記仮想結合オブジェクトおよび前記インデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて前記文書ファイルを管理し、前記入力機能によって入力された情報に基づいて前記文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理機能、ならびに、
    前記文書ファイル、前記文書ファイルに含まれるページ、前記仮想結合オブジェクト、および、前記インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示機能を実現させるための、電子的に記録された文書ファイルを管理する処理を行わせるための文書ファイル管理用プログラムであり、
    ここで、
    前記仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
    前記インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理用プログラム。
  12. 前記コンピュータに、
    前記仮想結合編集機能により前記仮想結合オブジェクト内に前記インデックス・オブジェクトが設定された場合、前記表示機能は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に前記インデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示し、かつ、
    前記仮想結合編集機能により前記仮想結合オブジェクト内に設定されている前記インデックス・オブジェクトが削除された場合、前記表示機能は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されている前記インデックス・オブジェクトを消去する機能を実現させることを特徴とする、請求項11に記載の文書ファイル管理用プログラム。
  13. 前記コンピュータに、
    前記インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページを、前記仮想結合編集機能で設定される前記インデックス・オブジェクトの前記仮想結合内の位置によって決定し、前記位置から前記インデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる前記文書ファイルのページを前記サブグループに含め、前記第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、前記位置から前記仮想結合の最後に含まれる前記文書ファイルの最終ページの間に含まれる前記文書ファイルおよび前記文書ファイルのページを前記サブグループに含める機能を実現させることを特徴とする請求項11または12に記載の文書ファイル管理用プログラム。
  14. 前記コンピュータに、
    前記文書ファイル管理機能が、前記インデックス・オブジェクト単位での操作指示を前記入力機能から受け取ると、前記操作指示に含まれる操作を、前記インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページに対して実行する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし13のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
  15. 前記コンピュータに、
    前記表示機能が、操作者が前記入力機能を介して前記インデックス・オブジェクトに前記操作指示を入力するため、
    少なくとも、
    メニュー画面、
    ツールボタン画面、および、
    コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示する機能を実現させることを特徴とする、請求項14に記載の文書ファイル管理用プログラム。
  16. 前記コンピュータに、
    前記仮想結合編集機能が、前記仮想結合オブジェクトや前記文書ファイルを仮想的に結合して前記第2仮想結合オブジェクトを作成する場合に、
    前記仮想結合編集機能が、自動的に前記第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる前記文書ファイルや前記仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示す前記インデックス・オブジェクトを設定する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし15のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
  17. 前記コンピュータに、
    前記仮想結合編集機能が、前記仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、前記仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない前記文書ファイルや、前記文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし16のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
  18. 前記コンピュータに、
    前記インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、
    ポインティング・デバイスを用いて、前記表示機能によって表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部をドラッグし、前記表示機能によって表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
    前記仮想結合編集機能が、前記インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた前記文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトが新たに作成し、
    前記新たに作成された前記仮想結合オブジェクトの表示色は、ドラッグされた前記インデックス・オブジェクトの表示色に一致させて設定する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし17のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
  19. 前記コンピュータに、
    前記インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、
    ポインティング・デバイスを用いて、前記表示機能によって表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部を除く部分をドラッグし、前記表示機能によって表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
    前記仮想結合編集機能が、ドラッグおよびドロップされた前記インデックス・オブジェクトを削除する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし18のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
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