JP2006139611A - 文書管理方法ならびにこれを用いた文書管理装置およびプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】 文書ファイルを仮想的に結合し、文書ファイル間の前後関係を含めて管理するための仮想結合オブジェクトを作成・変更・削除するステップ、および、仮想結合によって仮想的に結合された複数の文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の文書ファイル、または、文書ファイルを構成する1つ以上のページを仮想的にサブグループ化して管理するためのインデックス・オブジェクトを作成・変更・削除するステップを有する文書ファイル管理方法、ならびに、これを用いた文書管理装置およびコンピュータ・プログラムである。
【選択図】図3
Description
サブメニュー選択ステップS40(図5)において、インデックス作成が選択されるとインデックス作成処理ステップS41が実行される。図6に、ステップS41の詳細をフローチャートとして示す。
処理設定項目には、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルに対するセキュリティを設定するセキュリティ設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルをリード・オンリーとするリード・オンリー設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを修正することを許可しない修正不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルの印刷をすることを許可しない印刷不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルの内容をディスプレイに表示することを許可しない表示不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを削除することを許可しない削除不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルをコピーすることを許可しないコピー不可設定、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルを仮想結合から分解することを許可しないファイル取り出し不可設定、
インデックスにより定められるサブグループにさらに文書ファイルを追加することを許可しないファイル追加不可設定、および、
インデックスにより定められるサブグループに含まれる文書ファイルが印刷される場合に適用される、ページ構成や用紙の設定、余白の設定、両面印刷の指定、2in1印刷の指定、等の、印刷時設定、等がある。2in1印刷とは、2ページ分の文書を縮小して1ページに集約して印刷する印刷方法である。
図5のサブメニュー選択ステップS40において、インデックス削除が選択されるとインデックス削除処理ステップS42が実行される。図7にステップS42の詳細をフローチャートとして示す。
なお、ポインティング・デバイスであるマウスを用いて、ディスプレイに表示されているインデックスのタブ部以外の部分をドラッグし、ディスプレイ上で仮想結合の外部においてドロップすることで、そのドラッグおよびドロップされたインデックスが削除されるように処理を構成してもよい。
仮想結合に対し、操作を行いたい場合(例えば、仮想結合に含まれる文書ファイルを画面に表示し閲覧する、仮想結合内に含まれる文書ファイルを印刷する、等、)、サブメニュー選択ステップS40(図5)において、仮想結合操作指示が選択される。これに応じて、システムは仮想結合操作指示処理ステップS43を実行する。図9および図10にステップS43の詳細をフローチャートとして示す。
ステップS431において、操作を行いたい仮想結合が選択されるが、このとき仮想結合に含まれる特定のインデックスを選択することも可能としてよい。インデックスの選択は、例えばマウスでディスプレイ上に表示されたインデックスのタブ部をクリックすることで選択されてよい。インデックスが選択されると、図11に示すフローチャートに従って処理されてもよい。
サブメニュー選択ステップS40(図5)において、結合が選択されると結合処理ステップS44が実行される。図12および図13にステップS44の詳細をフローチャートとして示す。
仮想結合を複数の仮想結合に分解する場合は、サブメニュー選択ステップS40(図5)において、分解が選択される。これに応じ、システムは分解処理ステップS45を実行する。図14にステップS45の詳細をフローチャートとして示す。
なお、ポインティング・デバイスであるマウスを用いて、ディスプレイに表示されているインデックスのタブ部をドラッグし、ディスプレイ上で仮想結合の外部においてドロップすることで、そのドラッグおよびドロップされたインデックスによりサブグループ化されている文書ファイルを含んだ、新たな仮想結合が作成されるように処理を構成してもよい。
上記のとおり、仮想結合およびインデックスは、例えば図18および図16に示す形態で表示される。ここでは、仮想結合およびインデックスの上記以外の表示形態の例を示す。
3・・・ 外部システム
100・・・ 仮想結合 110・・・ 文書ファイル
120・・・ 文書ファイル 130・・・ 文書ファイル
140・・・ 文書ファイル 191・・・ インデックス
192・・・ インデックス 193・・・ インデックス
201・・・ CPU 202・・・ ROM
203・・・ 表示制御回路 204・・・ キーボード制御回路
205・・・ 通信I/F 206・・・ RAM
207・・・ ハードディスク制御回路 208・・・ マウス制御回路
209・・・ CD−ROM制御回路 210・・・ 拡張スロット
211・・・ データバス
501a〜d インデックス 502a〜d タブ部
601・・・ ボックス 602・・・ プルダウンメニュー
603・・・ チェックボックス 604・・・ 処理設定項目
605・・・ OKボタン
701a、b 仮想結合 702a〜f インデックス
801a、b 仮想結合 802・・・ 仮想結合
803・・・ インデックス
901・・・ 仮想結合 902a〜c インデックス
903a〜d 仮想結合
911a〜c 仮想結合 912a〜e インデックス
921a〜c インデックス 922a〜c タブ部
Claims (19)
- 電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理装置であって、
操作者が、情報を入力するための入力手段、
前記入力手段に入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集手段、
前記入力手段に入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集手段、
前記仮想結合オブジェクトおよび前記インデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて前記文書ファイルを管理し、前記入力手段に入力された情報に基づいて前記文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理手段、ならびに、
前記文書ファイル、前記文書ファイルに含まれるページ、前記仮想結合オブジェクト、および、前記インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示手段を有し、
ここで、
前記仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
前記インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理装置。 - 前記仮想結合編集手段により前記仮想結合オブジェクト内に前記インデックス・オブジェクトが設定された場合、前記表示手段は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に前記インデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示し、かつ、
前記仮想結合編集手段により前記仮想結合オブジェクト内に設定されている前記インデックス・オブジェクトが削除された場合、前記表示手段は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されている前記インデックス・オブジェクトを消去することを特徴とする、請求項1に記載の文書ファイル管理装置。 - 前記インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページは、前記仮想結合編集手段で設定される前記インデックス・オブジェクトの前記仮想結合内の位置によって決定され、前記位置から前記インデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる前記文書ファイルのページであり、前記第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、前記位置から前記仮想結合の最後に含まれる前記文書ファイルの最終ページの間に含まれる前記文書ファイルおよび前記文書ファイルのページが前記サブグループに含まれることを特徴とする請求項1または2に記載の文書ファイル管理装置。
- 前記文書ファイル管理手段は、前記インデックス・オブジェクト単位での操作指示を前記入力手段から受け取ると、前記操作指示に含まれる操作を、前記インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページに対して実行することを特徴とする、請求項1ないし3のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
- 前記表示手段は、操作者が前記入力手段を介して前記インデックス・オブジェクトに前記操作指示を入力するため、
少なくとも、
メニュー画面、
ツールボタン画面、および、
コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示することを特徴とする、請求項4に記載の文書ファイル管理装置。 - 前記仮想結合編集手段が、前記仮想結合オブジェクトや前記文書ファイルを仮想的に結合して前記第2仮想結合オブジェクトを作成する場合、
前記仮想結合編集手段は、自動的に、前記第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる前記文書ファイルや前記仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示す前記インデックス・オブジェクトを設定することを特徴とする、請求項1ないし5のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。 - 前記仮想結合編集手段は、前記仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、前記仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない前記文書ファイルや、前記文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成することを特徴とする、請求項1ないし6のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。
- 前記インデックス・オブジェクトが、前記表示手段で表示される際、タブ部を備えたインデックス紙形状を備え、
入力手段であるポインティング・デバイスを用いて前記表示手段に表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部をドラッグし、前記表示手段に表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
前記仮想結合編集手段が、前記インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた前記文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトを新たに作成し、かつ、
前記新たに作成された前記仮想結合オブジェクトの前記表示手段での表示色は、ドラッグされた前記インデックス・オブジェクトの前記表示手段での表示色に一致させて設定することを特徴とする、請求項1ないし7のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。 - 前記インデックス・オブジェクトが、前記表示手段で表示される際、タブ部を備えたインデックス紙形状を備え、
入力手段であるポインティング・デバイスを用いて前記表示手段に表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部を除く部分をドラッグし、前記表示手段に表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、前記仮想結合編集手段は、ドラッグおよびドロップされた前記インデックス・オブジェクトを削除することを特徴とする、請求項1ないし8のいずれか1つに記載の文書ファイル管理装置。 - 電子的に記録された文書ファイルを管理するための文書ファイル管理方法であって、
仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録され、
入力手段に入力された情報に基づいて前記仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、前記インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行い、
前記入力手段に入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集する、文書ファイル管理方法。 - コンピュータに、
操作者が、情報を入力するための入力機能、
前記入力機能によって入力された情報に基づいて仮想結合オブジェクトを編集し、前記仮想結合の作成もしくは削除、前記仮想結合に前記文書ファイルの前記仮想結合への結合もしくは結合の解除、および、インデックス・オブジェクトの設定もしくは設定の解除を行う仮想結合編集機能、
前記入力機能によって入力された情報に基づいて前記インデックス・オブジェクトを編集するインデックス編集機能、
前記仮想結合オブジェクトおよび前記インデックス・オブジェクトに記録された情報に基づいて前記文書ファイルを管理し、前記入力機能によって入力された情報に基づいて前記文書ファイルを管理および処理する文書ファイル管理機能、ならびに、
前記文書ファイル、前記文書ファイルに含まれるページ、前記仮想結合オブジェクト、および、前記インデックス・オブジェクトの情報を含む文書ファイル管理状態を表示する表示機能を実現させるための、電子的に記録された文書ファイルを管理する処理を行わせるための文書ファイル管理用プログラムであり、
ここで、
前記仮想結合オブジェクトは、第1データ領域を備え、前記文書ファイルを仮想的に結合するオブジェクトであり、前記第1データ領域には、仮想的に結合される前記文書ファイルを、前記文書ファイル間の順序関係を含めて管理するための情報、および、仮想的に結合されている前記文書ファイルの直前もしくは直後または前記文書ファイルを構成するページの直前もしくは直後に設定される前記インデックス・オブジェクトの設定位置が記録され、
前記インデックス・オブジェクトは、第2データ領域を備え、前記仮想結合により仮想的に結合された前記文書ファイルに含まれる少なくとも1つ以上の前記文書ファイル、または、前記文書ファイルを構成する1つ以上のページを前記仮想結合内のサブグループとして管理するオブジェクトであり、前記第2データ領域には、前記サブグループに対する処理設定および前記処理設定に係るパラメータの情報が記録されることを特徴とする文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記仮想結合編集機能により前記仮想結合オブジェクト内に前記インデックス・オブジェクトが設定された場合、前記表示機能は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に前記インデックス・オブジェクトが設定されていることをディスプレイに表示し、かつ、
前記仮想結合編集機能により前記仮想結合オブジェクト内に設定されている前記インデックス・オブジェクトが削除された場合、前記表示機能は、前記仮想結合オブジェクトに仮想的に結合された前記文書ファイルの間、または、前記文書ファイルのページ間に設定されていることが表示されている前記インデックス・オブジェクトを消去する機能を実現させることを特徴とする、請求項11に記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記インデックス・オブジェクトにより仮想的にサブグループ化される前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページを、前記仮想結合編集機能で設定される前記インデックス・オブジェクトの前記仮想結合内の位置によって決定し、前記位置から前記インデックス・オブジェクトの次に設定されている第2インデックス・オブジェクトの間に含まれる前記文書ファイルのページを前記サブグループに含め、前記第2インデックス・オブジェクトが設定されていない場合には、前記位置から前記仮想結合の最後に含まれる前記文書ファイルの最終ページの間に含まれる前記文書ファイルおよび前記文書ファイルのページを前記サブグループに含める機能を実現させることを特徴とする請求項11または12に記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記文書ファイル管理機能が、前記インデックス・オブジェクト単位での操作指示を前記入力機能から受け取ると、前記操作指示に含まれる操作を、前記インデックス・オブジェクトの定めるサブグループに含まれる前記文書ファイルまたは前記文書ファイル中のページに対して実行する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし13のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記表示機能が、操作者が前記入力機能を介して前記インデックス・オブジェクトに前記操作指示を入力するため、
少なくとも、
メニュー画面、
ツールボタン画面、および、
コンテキストメニュー画面、のいずれか1つを表示する機能を実現させることを特徴とする、請求項14に記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記仮想結合編集機能が、前記仮想結合オブジェクトや前記文書ファイルを仮想的に結合して前記第2仮想結合オブジェクトを作成する場合に、
前記仮想結合編集機能が、自動的に前記第2仮想結合オブジェクトに仮想的に結合されることとなる前記文書ファイルや前記仮想結合オブジェクトの結合前の境界を示す前記インデックス・オブジェクトを設定する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし15のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記仮想結合編集機能が、前記仮想結合オブジェクトの仮想的な結合を分解し、前記仮想結合オブジェクトにより仮想的に結合されていない前記文書ファイルや、前記文書ファイルの少なくとも一部分を仮想的に結合した新たな仮想結合オブジェクトを作成する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし16のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、
ポインティング・デバイスを用いて、前記表示機能によって表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部をドラッグし、前記表示機能によって表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
前記仮想結合編集機能が、前記インデックス・オブジェクトによりサブグループ化されていた前記文書ファイルを仮想的に結合した仮想結合オブジェクトが新たに作成し、
前記新たに作成された前記仮想結合オブジェクトの表示色は、ドラッグされた前記インデックス・オブジェクトの表示色に一致させて設定する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし17のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。 - 前記コンピュータに、
前記インデックス・オブジェクトを、タブ部を備えたインデックス紙形状で表示し、かつ、
ポインティング・デバイスを用いて、前記表示機能によって表示されている前記インデックス・オブジェクトの前記タブ部を除く部分をドラッグし、前記表示機能によって表示されている前記仮想結合オブジェクトの外部においてドロップすることで、
前記仮想結合編集機能が、ドラッグおよびドロップされた前記インデックス・オブジェクトを削除する機能を実現させることを特徴とする、請求項11ないし18のいずれか1つに記載の文書ファイル管理用プログラム。
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