CN101000671A

CN101000671A - 工作流管理系统

Info

Publication number: CN101000671A
Application number: CNA2007100013779A
Authority: CN
Inventors: 铃木刚; 前田薰; 哈拉尔德·霍尔茨; 奥列格·罗斯塔宁
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-01-11
Filing date: 2007-01-11
Publication date: 2007-07-18
Anticipated expiration: 2027-01-11
Also published as: US20070162324A1; JP2007188145A; CN101000671B; JP4839088B2; EP1814069A1

Abstract

本发明揭示的工作流管理系统包括第一数据库，用于保持通过概括工作流的过去任务实例而生成的任务模型；第二数据库，用于保持作为工作流的特定过去任务实例的任务实例；任务模型再次使用单元，用于根据用户指定的输入信息搜索第一数据库并从找到的任务模型复制信息从而再次使用任务模型；和任务实例再次使用单元，用于根据根据用户指定的输入信息搜索第二数据库并从找到的任务实例复制信息从而再次使用任务实例。

Description

工作流管理系统

技术领域

本发明涉及工作流管理系统。

背景技术

在现有工作流管理系统中，在执行工作流之前需要确定工作流模型。然而，在例如研究和开发的领域或在有的服务领域，先期信息通常是不完整的。因此，提前形成工作流模型是很困难的。相应地，开发了名为构造性工作流的方法，其中在执行工作流时能够动态地形成模型(参见例如日本专利申请第2005-47792号和日本专利申请第2005-154261号)。

根据上述构造性工作流技术，能够组合预定工组流组份(典型的工作流部分)，从而实现对工作流的动态定义。

然而，没有足够的方法能够找到相应的工作流组份，因此动态工作流构造并不是很实际。

进一步地，执行工作流必需各种信息项目。然而，在现有技术中，还没有建立提供这种信息的机制。因此，是根据不足的工作属性执行实际任务的。

发明内容

本发明提供一种工作流管理系统，其消除了上述一或多个缺点。

本发明的优选实施例提供了一种工作流管理系统，其中能够容易地再次使用过去使用的已有工作流组份，并且能够以及时的方式呈现相关信息。

本发明的实施例提供了一种工作流系统，包括：任务模型保持单元，用于保持通过概括工作流的过去任务实例而生成的任务模型；任务实例保持单元，用于保持工作流的特定过去任务实例；任务模型再次使用单元，用于通过根据用户指定的输入信息搜索任务模型保持单元并从找到的任务模型复制信息而再次使用任务模型；和任务实例再次使用单元，用于通过根据用户指定的输入信息搜索任务实例保持单元并从找到的任务实例复制信息而再次使用任务实例。

本发明的实施例提供了一种工作流管理方法，包括步骤：(a)保持通过概括工作流的过去任务实例而生成的任务模型；(b)保持工作流的特定过去任务实例；(c)通过根据用户指定的输入信息搜索在步骤(a)保持的任务模型并从找到的任务模型复制信息而再次使用任务模型；和(d)通过根据用户指定的输入信息搜索在步骤(b)保持的任务实例并从找到的任务实例复制信息而再次使用任务实例。

根据本发明的一个实施例，提供了一种工作流管理系统，其中能够容易地再次使用过去使用的现有工作流组份，并且能够以及时的方式呈现相关信息。

附图说明

结合附图并参考下文详细说明能够更好地理解本发明其它目的、特点和优势。

图1是说明根据本发明的实施例的工作流管理系统的框图；

图2是说明说明工作流结构和抽象层次的示例的框图；

图3说明了任务模型数据结构的示例；

图4说明了任务实例数据结构的示例；

图5说明了域概念数据结构的示例；

图6说明了相关信息的示例；

图7是说明搜索和再次使用任务模型的过程的流程图；

图8是说明搜索和再次使用任务实例的过程的流程图；

图9是说明能够用于搜索和再次使用任务模型或任务实例的过程的流程图；

图10说明了用于再次使用方法的UI的示例(第一示例)；

图11说明了用于再次使用方法的UI的示例(第二示例)；

图12说明了用于再次使用方法的UI的示例(第三示例)；

图13说明了搜索和呈现相关信息的流程；

图14是说明基于任务之间关系搜索相关信息的过程的流程图；

图15是说明从相似任务搜索相关信息的过程的流程图；

图16和图17是说明使用匹配种类查找相关信息的过程的流程图；

图18说明了用于新用户执行的过程的UI的示例(第一示例)；

图19说明了用于新用户执行的过程的UI的示例(第二示例)；

图20说明了用于新用户执行的过程的UI的示例(第三示例)；

图21说明了用于熟练用户执行的过程的UI的示例(第一示例)；

图22说明了用于熟练用户执行的过程的UI的示例(第二示例)；

图23说明了用于熟练用户执行的过程的UI的示例(第三示例)；

图24说明了用于熟练用户执行的过程的UI的示例(第四示例)；

图25说明了显示相关信息的屏幕的示例(第一示例)；

图26说明了显示相关信息的屏幕的示例(第二示例)；

图27说明了显示相关信息的屏幕的示例(第三示例)；和

图28说明了显示相关信息的屏幕的示例(第四示例)。

具体实施方式

参考附图说明本发明的实施例。

<系统配置>

图1是说明根据本发明的实施例的工作流管理系统100的框图。工作流管理系统100包括GUI呈现单元101，将GUI(图形用户接口)呈现给使用系统的用户；工作流引擎104，通过再次使用现有任务模型和/或任务实例动态产生和执行工作流模型；和各种DB(数据库)111-116。

相关信息DB 111保持当执行工作流时参考的相关信息。文件DB 112保持文件主体。任务模型DB 113保持管理员预先抽象的任务模型。任务实例DB 114保持过去任务实例。域概念DB 115保持匹配种类，包括由管理员预先分组的相关任务实例和相关信息。操作记录DB 116保持工作流的操作记录。任务模型DB 114和任务实例DB 114与相关信息DB 111和文件DB 112中的信息相关联。域概念DB 115的内容与任务实例DB 114中的内容相关联。

GUI呈现单元101包括用于对显示屏幕着色的着色引擎102和用于和用户U交换信息的输入/输出控制单元103。

工作流引擎104包括搜索引擎105，用于在DB 111-115中执行各种搜索；任务控制单元106，用于控制包括在工作流中的任务；和工作流记录单元110，用于参考(refer to)DB 111-115、监控用户U和工作流管理系统100的操作、和在操作记录DB 116中记录工作流的操作。

任务控制单元106包括用于生成任务的任务生成单元107；用于执行生成的任务的任务执行单元108；和基于操作记录DB 116中的信息估计用户U的当前任务并在DB 111-114中搜索相关信息的估计引擎109。

下面是对操作的总结。用户U以GUI呈现单元101的输入/输出控制单元103操作工作流引擎104。特别地，操作包括生成工作流、执行工作流、生成工作流模型、载入相关信息和文件、将这些和工作流实例和/或工作流模型相关联。

当生成工作流时，工作流引擎104的搜索引擎105在DB111-115中执行各种搜索。

基于用户U的指令，工作流引擎104的任务控制单元106根据用户U的指令使用任务模型DB 113和任务实例DB 114来控制任务。根据用户U的指令并且基于DB 111-114中的信息，任务控制单元106的任务生成单元107生成任务，并执行例如关联信息的操作。任务执行单元108根据用户U的指令使用任务实例DB 114中的信息，并更新实际任务信息(从系统的观点，任务的执行对应于更新任务信息)。估计引擎109基于操作纪录DB 116中的信息估计用户U的当前任务，并在DB 111-114中搜索相关信息。

工作流记录单元110监控用户U和工作流管理系统100的操作，并将工作流的操作记录载入操作记录DB 116。

图2是说明说明工作流结构和抽象层次的实例的框图。在图2中，对应于路线任务的工作流包括任意数量的任务。每个任务进一步包括任意数量的任务。因而，工作流能够包括多个任务，每个任务能够包括多个子任务，它们的顺序关系(在图2中如箭头所示)和典型的工作流管理系统相同。

在先前信息不完全的领域，例如在研究和开发领域，能够将具有高抽象层次的工作流概括化和模型化(制作为模型)。然而，根据不同情况，具有明显个性的特定细节很难被模型化。因此，对于具有高抽象层次的部分参考(refer to)模型化信息是有效的，对于细节部分参考还没有模型化的个别情况是有效的。

根据本发明的实施例的工作流管理系统100对具有高抽象层次的工作流再次使用概括化任务模型及其相关信息，对工作流的细节部分再次使用作为过去例子(最佳实施)的任务实例。相应地，使用工作流的操作的生产率在整个系统中也得到优化。

图3说明了任务模型DB 113中载入的任务模型数据的示例。数据标签包括任务模型名称、任务模型ID、执行者角色ID列表、初始任务列表、平均使用时间、最小使用时间、最大使用时间、常见(common)输入信息、非常见输入信息、常见输出信息、非常见输出信息、和关于子任务的信息。

图4说明了任务实例DB 114中载入的任务实例数据的示例。数据标签包括任务名称、任务ID、执行者ID、执行日期/时间、结束日期/时间、使用时间、执行所必需的信息、执行产生的信息、子任务信息、约束条件、和任务的详细信息。

图5说明了域概念DB 115中载入的域概念数据的示例。数据标签包括匹配种类名称、匹配种类ID、管理员、注册者、说明、任务实例列表(任务ID列表)、任务1相关信息、任务2相关信息、...、任务n相关信息、和匹配种类相关信息。

图6说明了相关信息的示例。相关信息分类为详细信息、附加文件、连续文件、相关文件、相关种类、相关过程、和相似任务。此外，相关信息也可分类为相关组织列表、执行者列表等。

<任务的再次使用>

本发明的实施例基于能够在工作流被执行时动态地改变和更新工作流中包括的任务的管理系统、以及搜索和再次使用相似过去任务的支持系统。

有如下两种方法再次使用任务。

(1)基于实例的再次使用

(2)基于模型的再次使用

实例参考特定过去任务，模型参考概括和抽象的实例。在本发明中，这两种方法都能够被采用。

实例级(instance level)的再次使用指的是直接再次使用过去任务的各种信息项目((1)执行者、(2)执行日期/时间、(3)结束日期/时间、(4)使用时间、(5)执行所必需的信息、(6)执行所获得的产品、(7)约束条件、(8)任务中包含的子任务和其关系信息、和(9)子任务对应于(1)-(8)的信息)。特别地，该信息被复制到当前任务。当被复制时，可以过滤该信息，例如，删除/改变例如执行日期/时间的不适于再次使用的信息。

基于模型的再次使用指的是将模型，即抽象的过去任务，应用到当前任务。和基于实例的再次使用相比，基于模型的再次使用主要是用于普通任务。作为任务模型图书馆的任务模型DB 113管理模型。

系统的普通用户或任务模型图书馆的管理员通过概括过去任务生成模型。例如，在产品A、B、C、D的需求分析任务中，任务之间存在合理的常见因素。相应地，这些任务以可再用的格式概括和载入，从而生成模型。可再用信息包括，例如(9)执行者的角色，即职位或技能级别，(10)关于例如平均、最小和最大执行时间的执行时间信息，(11)实例常见执行所必需的信息，例如关于例如产品目标用户的特别因素的模板和信息，(12)实例常见的执行生成的产品，例如实际通常使用的模板的部分或特别因素，例如只在有的实例使用的模板的部分，(13)对应于关于任务中包括的分段子任务的示例所述的(1)-(8)的信息，即实例常见子任务和实例不常见的特别子任务，和(14)当前任务模型的初始任务列表。

模型以分等级模式包括子任务信息，因此，可以分层指定和再次使用任务。为了应用模型，需要将当前任务改变为实例。呈现的实施例包括支持将当前任务改变为实例的过程的功能。即，当前时间被呈现为开始日期/时间、从上述(10)的信息类推得到的结束日期/时间被呈现为结束日期/时间，过去实例常见的执行所必需的信息被呈现为常见信息，过去实例不常见的执行所必需的信息被呈现为不常见信息。主要地，管理员直接从任务实例生成任务模型。

<任务再次使用的过程>

根据本发明的实施例的工作流管理系统100自动或手动呈现高抽象层次的工作流必需的信息，并且当任务变得更详细时呈现特定示例的参考手段。

根据本发明的实施例的工作流管理系统100从任务名称自动检测搜索术语，基于搜索术语自动搜索和呈现任务模型。例如，“BrainBot BrainFiler”(http://brainbot.com/site3/produkte/brainfiler/)一文中揭示的方法能够用于从任务名称中抽象搜索术语。为了实现该方法，任务模型需要具有说明任务内容的自然句。从任务名称检测到的搜索术语和自然句被匹配，从而确定和任务模型的相似度。能够使用例如向量距离方法确定术语之间的相似度。用户确定是否再次使用呈现的任务模型。

从任务名称中抽象搜索术语的另一方法是使用特别目的字典。这样的字典包括根据领域划分的常用术语(例如化学工厂的设计、设计移动电话的电池驱动单元的电路)，这些术语和任务名称匹配。普通目的的字典可以具有典型术语(例如分析、设计)。

图7是说明搜索和再次使用任务模型的过程的流程图。双线框的块图代表用户动作。

参考图7，当过程开始时(步骤S101)，用户输入任务名称和任务信息(步骤S102)，从任务名称和任务信息中抽象术语(步骤S103)，基于抽象的术语搜索任务模型(步骤S104)。

接下来，显示找到的任务模型(或模型)(步骤S105)，用户选择任务模型(步骤S106)，用户发出指令再次使用所选任务模型(步骤S107，是)，将任务模型改变为任务实例(步骤S108)，复制任务信息(步骤S109)，生成任务然后结束过程(步骤S110)。当复制任务信息时(基于模型再次使用)，基于图3所示的数据结构复制任务信息。

当用户发出指令不再次使用所选任务模型时(步骤S107，否)，并且当用户发出指令进行再次搜索时(步骤S111，是)，降低搜索条件(步骤S112)，确定搜索查询(步骤S113)，然后过程返回到再次搜索任务模型(步骤S104)。有几种方法可以改变搜索条件，包括降低和搜索术语(查询)匹配程度的门限。

当用户发出指令不进行再次搜索时(步骤S111，否)，过程结束(步骤S114)。

图8是说明搜索和再次使用任务实例的过程的流程图。参考图8，当过程开始时(步骤S121)，用户输入搜索术语(步骤S122)，然后基于搜索术语搜索任务实例(步骤S123)。

接下来，显示找到的任务实例(或实例)(步骤S124)，用户选择任务实例(步骤S125)，用户发出指令再次使用所选任务实例(步骤S126，是)，复制任务信息(步骤S127)，生成任务然后结束过程(步骤S128)。当复制任务信息时(基于实例再次使用)，基于图4所示的数据结构复制任务信息。

当用户发出指令不再次使用所选任务实例时(步骤S126，否)，并且当用户发出指令进行再次搜索时(步骤S 129，是)，降低搜索条件(步骤S130)，确定搜索查询(步骤S131)，然后过程返回到再次搜索任务实例(步骤S123)。当用户发出指令不进行再次搜索时(步骤S129，否)，过程结束(步骤S132)。

图9是说明能够用于搜索和再次使用任务模型或任务实例的过程的流程图。参考图9，当过程开始时(步骤S141)，用户输入指令是否再次使用相似任务(步骤S142)。当用户发出指令再次使用相似任务时(步骤S142，是)，确定再次使用方法是否是基于模型的再次使用(步骤S143)。当再次使用不是基于模型的再次使用时(即，再次使用是基于实例的再次使用)(步骤S143，否)，搜索任务实例(步骤S144)。用户发出指令是否再次使用找到的任务实例(步骤S145)。当用户发出指令再次使用找到的任务实例时(步骤S145，是)，复制任务信息(步骤S146)，生成任务然后结束过程(步骤S147)。

当用户发出指令不再次使用找到的任务实例时(步骤S145，否)，用户发出指令是否进行再次搜索(步骤S148)。当用户发出指令进行再次搜索时(步骤S148，是)，降低搜索条件(步骤S149)，然后过程返回到再次搜索任务实例(步骤S144)。当用户发出指令不进行再次搜索时(步骤S148，否)，过程结束(步骤S150)。

当再次使用方法是基于模型的再次使用时(步骤S143，是)，确定搜索查询(步骤S151)，然后搜索任务模型(步骤S152)。用户发出指令是否再次使用找到的任务模型(步骤S153)。当用户发出指令再次使用找到的任务模型时(步骤S153，是)时，将任务模型改变为任务实例(步骤S154)，复制任务信息(步骤S155)，生成任务然后结束过程(步骤S147)。

当用户发出指令不再次使用找到的任务模型时(步骤S153，否)，用户发出指令是否进行再次搜索(步骤S156)。当用户发出指令进行再次搜索时(步骤S156，是)，降低搜索条件(步骤S157)，然后过程返回到再次确定搜索查询(步骤S151)。当用户发出指令不进行再次搜索时(步骤S156，否)，过程结束(步骤S158)。

当用户发出指令不再次使用相似任务时(步骤S142，否)，输入任务名称和任务信息(步骤S159)，生成任务然后结束过程(步骤S147)。

<用于再次使用的UI示例>

基于模型的再次使用方法和基于实例的再次使用方法中都保持和再次使用了关于任务配置的信息。因此，下述的再次使用方法既可用于基于模型的再次使用也可用于基于实例的再次使用，UI(用户接口)能够统一。

任务可以包括多个子任务。因此，当再次使用任务信息时，任务的子任务信息也是必需的。然而，有的子任务可能具有特定于特定任务的内容。在这种情况下，可以改变/删除任务配置的部分。相应地，需要选择要再次使用的子任务的功能。特别地，通过从任务中包括的子任务列表中选择要再次使用的子任务从而完成该功能。

图1 0说明了用于再次使用方法的UI的示例。在图10中，UI显示：指引对相似任务的搜索的按钮201，指引再次搜索的按钮202，指引再次使用的按钮203，找到的作为搜索结果204的任务，和指引对于搜索结果的动作的按钮205至207。通过按下要在搜索结果204中再次使用的子任务右边的按钮205“+”，然后按钮上方的“再次使用”按钮203，关于所选子任务的信息被复制到当前任务。通过按下按钮206“++”，每个子任务都能再次使用该任务。

在再次使用任务信息中，需要将要再次使用的信息和不再次使用的信息区别开来。要再次使用的信息是，例如，执行任务需要的平均时间、执行任务需要的技能、和关于角色的信息。不再次使用的信息是，例如，执行的特定日期/时间和特定执行者。根据任务状态和/或用户偏好的不同，这个区别会变化。因此，优选地允许用户改变要再次使用的选择信息。

如图10所示，根据本发明的实施例，能够通过在工作流管理系统100中提供“过滤器”按钮207实现。通过按下“过滤器”按钮207，当复制任务信息时，预先指定的信息项目被排除。用户能够改变指定信息项目。

图11是图10中“过滤器”按钮207被按下后显示的屏幕。显示了数据标签208和对应的任务的实际值209，用户能够通过标注复选框210确定是否再次使用信息项目。以图11中显示的“清除”按钮211，可以将所选格清空。以“应用过滤器”按钮212表示能够应用过滤器功能。

根据本发明的实施例的工作流管理系统100如图12所示提供了选择要再次使用的任务的更加详细的方法。当任务配置复杂时，可能存在用户想一次选择多个子任务的情况。在这种情况下，图12所示的功能有助于复制包括子任务的任务信息的操作。特别地，除了普通“再次使用”按钮205和“全部再次使用”按钮206之外还提供了“特别再次使用”按钮213。根据以“特别再次使用”按钮213指定的值，就确定了要再次使用的子任务的层数。图12所示的示例表明到任务1的第二层的子任务要被再次使用。

<相关信息的呈现>

本发明的实施例包括通过提供用户要求的执行工作流的信息提高动态工作流的使用性的机制。该功能被称为及时信息交付。

执行工作流所需的信息指的是下述两组信息。

(1)关于包括在任务中的子任务的信息(过程信息：如何将任务分为小任务，以及小任务被执行的顺序等)

(2)执行任务所需的信息：(域信息：例如，现有相关文件、标准、例如相似过去任务的操作示例的任务的输入/输出信息)

本发明的发明者已经提出过程信息，因此，执行任务所需的域信息将在下面说明。

域信息主要包括“关于任务的域的信息”(例如，在为移动电话设计电池驱动设备的操作(任务)中，过去开发的关于移动电话的电池驱动设备的规范，可用电池种类等)，和“任务的输入/输出信息”(设计规范模板等)。任务的域的信息和任务的输入/输出信息都在图1所示的相关信息DB 111和文件DB 112中管理。

任务能够具有以分等级模式安排的子任务。任务和子任务能够包括相关信息和相关文件。参考图2，例如任务3-1的特定任务具有父任务3和子任务3-1-1，3-1-2。可能直到执行时才确定子任务，但是需要提前确定父任务。因此，当执行任务3-1时，至少能够使用关于父任务(任务3)(在相关信息DB 111和文件DB 112中管理)的信息。关于父任务的信息也能够和子任务高度相关，因此对于任务执行有效。

图13说明了搜索和呈现相关信息从而实现及时信息交付的流程。根据本发明实施例的工作流管理系统100从用户参考的任务的任务名称(在该示例中，用户任务A)自动检测搜索术语。基于搜索术语搜索任务实例和任务模型。例如，“BrainBot BrainFiler”(http://brainbot.com/site3/produkte/brainfiler/)一文中揭示的方法能够用于从任务名称中提取搜索术语。为了实现该方法，任务实例和任务模型需要具有说明任务内容的自然句。从任务名称中检测到的搜索术语和自然句进行匹配，从而确定和任务模型的相似度。能够使用例如向量距离方法确定术语之间的相似度。

从任务名称中提取搜索术语的另一方法是使用特别目的字典。这样的字典包括根据领域划分的常用术语(例如化学工厂的设计、设计移动电话的电池驱动单元的电路)，这些术语和任务名称匹配。普通目的的字典可以具有典型术语(例如分析、设计)。

在相关信息DB 111或文件DB 112中搜索关于作为搜索结果找到的任务实例或任务模型的信息，然后将该信息呈现为关于用户任务A的信息。

<呈现相关信息的过程>

为了再次使用任务，需要搜索可能为当前任务提供有效信息的过去任务。每个任务都具有作为最少信息的任务名称。任务也能够具有额外信息，例如(1)执行者、(2)执行日期/时间、(3)结束日期/时间、(4)使用时间、(5)执行所必需的信息、(6)执行所获得的产品、(7)约束条件、(8)任务中包含的子任务和其关系信息、和(15)任务的详细说明。通过使用这些信息搜索相似任务。例如，能够通过使用包括在任务名称和任务说明中的单词作为关键字搜索相似任务。能够使用(1)-(8)中的任何信息项目或使用它们的组合进行搜索。进一步地，能够通过组合(13)关于任务中包括的常见子任务和特别的不常见的子任务的信息、(14)当前任务模型的初始任务的列表和(15)任务的详细说明进行搜索。

<搜索相关信息的过程>

图14是说明基于任务之间关系搜索相关信息的过程的流程图。参考图14，当任务开始时(步骤S201)，在搜索引擎105中生成对应于当前任务的条目(步骤S202)，然后将当前任务设为目标任务(步骤S203)。当前任务所在的层为n。

接下来，确定目标任务中是否有父任务(步骤S204)。当有父任务时(步骤S204，是)，在第n-1层的任务中，将当前任务作为子任务的任务被设为目标任务(步骤S205)。在相关信息DB 111和文件DB 112中搜索目标任务的相关信息，然后将搜索结果和目标任务一起载入搜索引擎105的对应条目(步骤S206)。过程返回到确定是否有父任务(步骤S204)。

当没有父任务时(步骤S204，否)，工作流引擎104显示对应于搜索引擎105中的当前任务的条目的内容(步骤S207)，然后过程结束(步骤S208)。

图15是说明在相似任务搜索相关信息的过程的流程图。参考图15，当任务开始时(步骤S211)，从当前任务的任务名称和任务说明中提取出搜索术语(步骤S212)。基于提取出的搜索术语搜索任务实例DB 114和任务模型DB 113，然后将搜索结果作为列表载入搜索引擎105的对应条目中(步骤S213)。搜索结果的总数是N。

接下来，变量n(列表中任务实例和任务模型的序列号)被设为“1”(步骤S214)，然后将列表中任务实例和任务模型中的第n个设为目标任务(步骤S215)。在相关信息DB 111和文件DB 112中搜索目标任务的相关信息，然后将搜索结果和目标任务一起载入搜索引擎105的对应条目(步骤S216)。

接下来，确定变量n是否到达搜索结果的总数N(步骤S217)，如果没有(步骤S217，否)，增加变量n(步骤S218)，过程返回到设置目标任务(步骤S215)。

当变量n到达搜索结果的总数N时(步骤S217，是)，工作流引擎104显示对应于搜索引擎105中的当前任务的条目的内容(步骤S219)，然后过程结束(步骤S220)。

图16和图17是说明使用匹配种类查找相关信息的过程的流程图。

具有关于单个相似任务的相关信息时可能存在不能获得足够的信息执行当前任务的情况。为了解决这个问题，将载入任务实例DB 114中的任务划分为组，然后呈现包括和任务实例DB 114中的当前任务相似的任务的组中的任务的相关信息。这个系统称为匹配种类。下面给出匹配种类系统的其它说明。

通过在搜索相似任务时呈现多个候选任务能够实现和匹配种类相似的功能。然而，这不可能反映基于系统管理员或其它管理任务的专家的突发意见或经验的任务之间的关系。因此，对应任务的专家(例如，在上述关于移动电话电池的示例中，设计驱动电路的专家或需求分析的专家)需要事先将任务相关。参考这些相关从而再次使用当前任务所属领域的专家的知识和经验。

匹配种类系统包括用于管理各个任务的任务实例DB 114和用于管理任务组信息的域概念DB 115。域概念DB 115管理如图5所示的数据。每个任务的相关信息也在任务实例DB 114中管理，因而不需要在域概念DB 115中管理。然而，在该实例中假设也在域概念DB 115中管理相关信息，因为当编辑匹配种类时提高了操作性。除了和任务实例相关的相关信息外，也加入了和匹配种类相关的信息(图5中说明为“匹配种类相关信息”)。

和任务实例及任务模型类似，可以通过从当前任务的任务名称和任务说明中提取出搜索术语并基于提取的搜索术语执行搜索，在域概念DB 115中找到和当前任务相关的匹配种类。在这种情况下，基于搜索术语搜索任务实例DB 114，检测到对应任务，且基于检测到的任务的任务ID搜索匹配种类。

参考图16和17，当过程开始时(步骤S221)，从当前任务的任务名称和任务说明中提取出搜索术语(步骤S222)。基于提取出的搜索术语搜索任务实例DB 114，然后将搜索结果作为任务实例的ID列表载入搜索引擎105的对应条目中(步骤S223)。搜索结果的总数是N。

接下来，变量n被设为“1”(步骤S224)，然后基于列表中的第n个任务实例ID搜索域概念DB 115(步骤S225)。

接下来，确定是否有对应条目(步骤S226)，当有对应条目时(步骤S226，是)，条目的总数被设为Nt(步骤S227)，变量t被设为“1”(步骤S228)。属于第t个域概念条目的任务实例的总数被设为Nn(步骤S229)。

接下来，将变量m设为“1”(步骤S230)，将列表中任务实例和任务模型中的第m个设为目标任务(步骤S231)。在相关信息DB 111和文件DB 112中搜索目标任务的相关信息，然后将搜索结果和目标任务一起载入搜索引擎105的对应条目(步骤S232)。

接下来，确定变量m是否到达Nn(步骤S233)，如果没有(步骤S233，否)，增加变量m(步骤S234)，然后过程返回到设置目标任务(步骤S231)。

当变量m到达Nn时(步骤S233，是)，确定变量t是否到达Nt(步骤S235)，如果没有(步骤S235，否)，增加变量t(步骤S236)，然后过程返回到设置任务实例的总数(步骤S229)。

接下来，当变量t到达Nt时(步骤S235，是)，确定变量n是否到达N(步骤S237)，如果没有(步骤S237，否)，增加变量n(步骤S238)，然后过程返回到搜索域概念DB 115(步骤S225)。

当变量n到达N时(步骤S237，是)，工作流引擎104显示对应于搜索引擎105中的当前任务的条目的内容(步骤S239)，然后过程结束(步骤S240)。

<用于用户执行的过程的示例UI>

下面说明根据本发明的实施例的工作流管理系统100被用于“需求分析”时使用的示例UI，这是研究和开发的典型示例。

第一示例是用于工作流管理系统100的作为需求分析初学者(新用户)的用户的UI，第二示例是用于工作流管理系统100的作为需求分析熟练者(专家用户)的用户的UI。

<用于新用户执行的过程的示例UI>

图18-20说明了用于新用户执行的过程的UI的示例。

新用户不具有域的足够知识。相应地，工作流管理系统100提供关于域的普通知识，然后顺序呈现细节信息。

首先，用户在系统上生成初始任务“移动电话的电池功能需求分析”，然后输入当前已知的交付日期和各种条件。基于任务名称和输入条件，系统向用户呈现需求工程的通常知识，即需求分析通常使用的方法、过程、假设输入/输出信息等。通过再次使用上述基于模型的方法中的任务信息(任务模型再次使用)实现。也呈现任务实例。

参考图18，基于用户输入的任务信息301，呈现相似任务模型信息302和相似任务实例信息303。进一步地，从相似任务模型信息302中选择“任务模型1”，从而在右格中显示“任务模型1相关信息”作为相关信息304。在该示例中，显示了说明IEEE(电气和电子工程师协会)标准寻求分析方法的模型和其模板。

进一步地，用户能够获取关于“任务模型1”的任务和子任务配置的信息。在图19中，当从相似任务模型信息302中选择“任务模型1”时，按下右格中的标签页(tab)“任务模型1任务配置”，从而显示任务配置信息305。已经很明显用户任务和需求分析相关。因此系统使用同样的查询“需求分析”在后台搜索任务模型DB 113和任务实例DB 114中的过去任务，并且自动将它们呈现给用户。可以根据用户的组织，限制访问此搜索到和呈现的信息。

呈现的信息预先载入在系统的相关信息DB 111和文件DB 112中。系统管理员增加/更新该信息。然而，当普通用户使用系统时记录任务和输入/输出文件之间的关系时，也将该关系呈现给用户。

基于呈现的信息，用户得知需求分析通常包括多个步骤，然后生成对应于系统中的步骤的子任务。当生成子任务时，可以再次使用先前任务的子任务配置和相关信息。这通过复制搜索到的任务信息实现。

用户选择“任务模型1”作为明显地最相似任务，并确认其内容(方法、过程、交付日期等)。当用户决定将过程(工作流)应用于当前任务时，用户按下如图20所示的任务配置信息305的格上的任务信息复制按钮306，从而指示系统复制内容。

系统将先前任务(要再次使用的任务)的工作流(任务配置、顺序、执行任务所需信息、交付日期等)复制至用户当前任务。交付日期不需要是确切日期；可以基于当前日期并计算执行任务所需时间设置临时交付日期。进一步地，对于更加详细的再次使用方法，提供了上述“全部再次使用”功能和“特别再次使用”。通过在UI上显示这些功能的特定按钮，能够提高用户的方便性。

在图20的左格中，过去任务“任务模型1”的任务配置和相关信息被复制作为任务信息301。

<用于专家用户执行的过程的示例UI>

图21-24说明了用于专家用户执行的过程的UI的示例。

专家用户具有域的足够知识，因此，呈现域的通常知识对他们来说没有对新用户那么重要。因而，根据用户指示，能够将呈现通常知识的功能关闭。

呈现关于过去相似任务的信息，对于专家用户而言是重要的信息，主要是通过基于实例的再次使用方法实现的。

专家用户知道需求分析过程的步骤的细节，因而基于他们的知识生成子任务。能够为每个子任务指定输入输出信息和交付日期。然而，如同在上述生成任务的情况，当生成子任务时，系统向用户呈现例如过去相似任务的输入输出信息和交付日期的信息。能够将用户确定为高度相似的信息从过去任务中复制过来。

参考图21，基于用户输入的任务信息301，呈现相似任务模型信息302和相似任务实例信息303。进一步地，从相似任务实例信息303中选择“任务3”，从而将“任务3相关信息”作为相关信息304显示在右格中。在该示例中，“产品AA”和“产品BB”作为相关信息显示。

在图21中，按下右格中的标签页“任务3任务配置”，从而如图22所示显示任务配置信息305。

假设用户考虑“任务3”的有的子任务能够被再次使用，并决定再次使用图22所示的步骤1-2、2-1、2-2和步骤3。用户标注对应于这些步骤的“再次使用”复选框，并且按下任务信息过滤器按钮307，从而将这些任务复制为当前任务的子任务。通过过滤器功能，例如任务执行者和实际交付日期的信息从要再次使用的信息中排除。在图23的左格中，过去任务“任务3”的任务配置和相关信息被复制为任务信息301。

当选择了复制步骤1-2并显示了详细信息后，也显示复制源的信息。图24是实际参考复制的任务信息时的示例屏幕。显示了步骤1-2的详细信息308和产品AA的详细信息309等。当复制任务信息时使用了过滤器功能，因此，不复制例如时间周期的信息。然而，基于复制源的信息，将相似任务的信息显示为过去相似任务信息。

<相关信息的示例屏幕>

图25至28是相关信息的示例屏幕。

如上所述，根据本发明的实施例的工作流管理系统100呈现关于每个用户任务的任务执行的信息。因此，需要和用户任务相关地呈现搜索所找到的相关信息。最简单的方法是当显示任务细节时显示相关信息。另一方法是当显示任务列表时显示每个任务最相关的信息(在相似度分级时具有最高相似度的信息)。

当在匹配种类系统中搜索相关信息时，可能找到大量信息项目作为搜索结果。在这种情况下，为了提高可读性，能够以使用任务名称的树结构显示相关信息。

图25是这种情况的示例屏幕。在右格的相关信息401中，“扩展”栏的“+”表明树关闭，“扩展”栏的“-”表明树扩展。通过点击这些图标，能够控制树的扩展。通过标注“再次使用”栏的复选框，能够将相关信息复制到用户的当前任务。

当使用如图25所示的匹配种类系统显示相关信息时，下列方法能够再次使用信息。

(1)通过种类再次使用

(2)只通过特别信息再次使用

此处，再次使用对应于将相关信息(搜索结果)复制到用户的当前任务作为相关信息。该功能通过“再次使用”按钮实现。在上述两种方法中，当复制相关信息时，保持如图5所示的数据结构。因此，用户能够从复制的相关信息中跟踪注册者和匹配种类相关信息。

近几年来，办公室操作通常需要一次参考大量信息。然而，作为图象显示装置和打印机的显示面板具有有限的能力。因此在使用膝上型电脑的移动办公室或会议室中很难实时使用应用。例如，在具有特定操作域的专家的会议中，如果具有建模知识的用户实时执行建模是有效的。然而，在理解大量信息时可能会发生问题。

该问题由下述UI解决。

首先，为了有效地使用屏幕的有限区域，大块区域用于显示工作流模型，这是主要操作，然后在独立框集中显示相关信息。图26是这种显示屏幕的示例。相关信息框402的区域有限，因此，每个信息集都位于框状图标内。在信息集名称后面只表示每个信息集下可用信息项目数。当用户对信息集感兴趣时，他能够通过点击对应框(可扩展列表)参考实际的信息项目列表。图27说明了当在相关信息框402中扩展“相关文件”的状态。当显示实际列表时，通过点击列表中的信息项目，就在新窗口中显示信息项目。

在上述示例中，通过使用可扩展列表显示信息项目；然而，能够通过使用标签页结构实现该功能。图28显示了一个示例。在右格403中，显示了所选任务的相关信息。以标签页显示信息集名称和每个信息集下可用信息项目数。用户能够调查此时有多少信息可用，从而避免扩展列表发现没有信息项目的无用动作。图28说明了当从右格403中选择“相关文件”的状态，从而扩展和显示相关文件列表。在该示例中，和任务建模相关的信息项目被分为7个集，如图6的说明。特别地，这些集是详细信息、附加文件、连续文件、相关文件、相关种类、相关过程、和相似任务。

<总结>

如上所述，本发明的实施例提供两种再次使用方法(包括搜索方法)，即再次使用相对通常过程信息的“基于模型的再次使用”方法和再次使用相对特定信息的“基于实例的再次使用”方法。相应地，能够更加高效地构造动态工作流。在基于模型的再次使用方法和基于实例的再次使用方法中，为用户呈现了多个候选以供选择。相应地，能够以更高的自由度构造工作流。

关于当前任务的域信息是以及时的方式呈现的。信息的示例是过程信息、过程执行所需的信息、或所需信息的元信息(模板、获取信息的路径等)。相应地，提供了提高动态工作流操作系统的方便性的机制，以及以高度可用性执行实际任务。

本发明并不限于特定揭示的实施例，在不偏离本发明范围的情况下能够进行各种变化和变型。

Claims

1.一种工作流管理系统，其特征在于包括：

任务模型保持单元，用于保持通过概括工作流的过去任务实例而生成的任务模型；

任务实例保持单元，用于保持工作流的特定过去任务实例；

任务模型再次使用单元，用于通过根据用户指定的输入信息搜索任务模型保持单元并从找到的任务模型复制信息而再次使用任务模型；和

任务实例再次使用单元，用于通过根据用户指定的输入信息搜索任务实例保持单元并从找到的任务实例复制信息而再次使用任务实例。

2.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

过滤单元，用于从找到的任务模型或从找到的任务实例复制的信息中删除对于再次使用不合适的信息。

3.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，通过所述接口发出指令再次使用以任务模型或任务实例为单元的找到的任务模型或找到的任务实例。

4.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，通过所述接口发出指令再次使用以任务模型或任务实例为单元的找到的任务模型或找到的任务实例、以及属于任务模型或任务实例的子任务。

5.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，通过所述接口发出指令以全部再次使用找到的任务模型或找到的任务实例。

6.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，通过所述接口发出指令再次使用以任务模型或任务实例为单元的找到的任务模型或找到的任务实例、以及根据指定层次直到子任务层为止的属于任务模型或任务实例的子任务。

7.根据权利要求1所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

呈现单元，用于获取和呈现关于要再次使用的任务模型或任务实例的相关信息。

8.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其中

从要再次使用的任务模型或任务实例顺序跟踪回父任务模型或父任务实例，和

从父任务模型或父任务实例中获取相关信息。

9.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其中

从要再次使用的任务模型或任务实例且从与要再次使用的任务模型或任务实例相似的任务模型或任务实例中获取相关信息。

10.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其中

从对相关任务模型或相关任务实例进行集合而生成的匹配种类中获取相关信息。

11.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，用于以可扩展树结构显示获取的相关信息。

12.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，用于以可扩展框结构显示获取的相关信息，以相关信息的分类和每个分类下的多个信息项目对每一框进行标注。

13.根据权利要求7所述的工作流管理系统，其特征在于进一步包括：

接口，用于以标签页显示获取的相关信息的，以相关信息的分类和每个分类下的多个信息项目对每个标签页进行标注。

14.一种工作流管理方法，其特征在于包括步骤：

(a)保持通过概括工作流的过去任务实例而生成的任务模型；

(b)保持工作流的特定过去任务实例；

(c)通过根据用户指定的输入信息搜索在步骤(a)保持的任务模型并从找到的任务模型复制信息而再次使用任务模型；和

(d)通过根据用户指定的输入信息搜索在步骤(b)保持的任务实例并从找到的任务实例复制信息而再次使用任务实例。

15.根据权利要求14所述的工作流管理方法，其特征在于进一步包括步骤：

(e)从找到的任务模型或从找到的任务实例复制的信息中删除对于再次使用不合适的信息。

16.根据权利要求14所述的工作流管理方法，其特征在于进一步包括步骤：

(f)获取和呈现关于要再次使用的任务模型或任务实例的相关信息。

17.根据权利要求16所述的工作流管理方法，其中

步骤(f)包括从要再次使用的任务模型或任务实例顺序跟踪回父任务模型或父任务实例，和从父任务模型或父任务实例中获取相关信息。

18.根据权利要求16所述的工作流管理方法，其中

步骤(f)包括从要再次使用的任务模型或任务实例和从与要再次使用的任务模型或任务实例相似的任务模型或任务实例中获取相关信息。

19.根据权利要求16所述的工作流管理方法，其中

步骤(f)包括从对相关任务模型或相关任务实例进行集合而生成的匹配种类中获取相关信息。