JP2008225769A - ワークフロー管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】ＦＴＰ等のファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルを備えてさえいれば、ワークフローのタスク階層およびタスクの添付文書等を参照できるとともに、所望のタスクに文書の添付を行えるようにする。
【解決手段】ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、ファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルに対応した外部端末からのアクセスを受け付ける手段と、上記ワークフロー管理システム内で管理されるワークフローのタスク階層をファイルシステムのフォルダ階層に変換したフォルダ一覧を上記外部端末に返送する手段と、上記外部端末からの文書のアップロードに対し、所定のフォルダ階層に対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付する手段とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムに関する。

従来のワークフロー管理システムは、ワークフロー実行以前にワークフローモデルを決定する必要があった。しかし、研究開発や一部のサービス業務など、事前情報の完全性の低い分野では、先行的なワークフローモデルの策定が難しい。そこで、コンストラクティブワークフローと呼ばれる、ワークフロー実行時に動的にモデルを構成できる方法が開発されてきた（例えば、特願２００５−４７７９２号（特許文献１）、特願２００５−１５４２６１号等）。

基本的にこれらのコンストラクティブワークフローの技術では、予め定められたワークフロー部品（典型的な部分ワークフロー）の組み合わせを可能とすることでワークフローの動的定義を実現している。

また、このようなコンストラクティブワークフローにあっては、非定型の業務を対象とするが故に、ワークフローを構成する各タスクに関連する各種の情報をユーザに提供することは有意義である。そのため、タスクに関連する各種の文書を関連情報としてタスクに添付することができるようになっているとともに、これらの関連情報をユーザに適時に提供することができるようになっている。

一方、かかるワークフロー管理システムはネットワークを介して接続されたクライアントＰＣ（Personal Computer）のＷｅｂブラウザにより各種の操作が行えるようになっており、当然ながら、タスクへの文書の添付および添付された文書の閲覧もＷｅｂブラウザから行えるようになっている。
特開２００５−２８５１０１号公報

上述したように、コンストラクティブワークフローを扱うワークフロー管理システムにおけるタスクへの文書の添付および添付された文書の閲覧の機能は重要な位置付けを持っており、ワークフロー管理システムにネットワークを介して接続されたクライアントＰＣからは特段の問題なく利用ができるものであるが、クライアントＰＣが利用できないようなモバイル環境においては文書の添付が容易に行えないという問題があった。

例えば、外出先の会議でワークフローの対象となっているタスクの作業に関連する打ち合わせを行い、ホワイトボードに要点のまとめを行ったような場合、その内容をデジタルカメラで撮影し、後に自分のオフィスに戻ってクライアントＰＣからワークフロー管理システムにアクセスしてタスクへの文書（撮影した画像ファイル）の添付を行わなければならず、タスクへの文書添付のタイミングが遅れてしまうという問題がある。デジタルカメラによる撮影の他に、ＰＤＡ（Personal Digital Assistants）や携帯電話でメモ文書（テキストファイル）を作成したような場合も同様の問題がある。

なお、ＰＤＡや携帯電話にはネットワークを介したファイルのダウンロードやアップロードの機能を備えているものが多く、サーバの特定のフォルダに情報を保存することはできるが、ワークフローのタスク階層を特定した文書の保存や、新たなタスクを作成してそれと関連付けて文書を保存することはできなかった。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、Ｗｅｂブラウザ等の本格的なソフトウェアを搭載していないモバイル端末であっても、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）等のファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルを備えてさえいれば、ワークフローのタスク階層およびタスクの添付文書等を参照することができるとともに、所望のタスクに文書の添付を行うことのできるワークフロー管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、ファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルに対応した外部端末からのアクセスを受け付ける手段と、上記ワークフロー管理システム内で管理されるワークフローのタスク階層をファイルシステムのフォルダ階層に変換したフォルダ一覧を上記外部端末に返送する手段と、上記外部端末からの文書のアップロードに対し、所定のフォルダ階層に対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付する手段とを備えるワークフロー管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記外部端末からの新規フォルダ作成の要求に応じ、上記ワークフローのタスク階層内に新規タスクを作成する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層から一のフォルダを特定した文書のアップロードに対し、特定されたフォルダに対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付するようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層上のフォルダを特定しない文書のアップロードに対し、文書の更新時刻もしくはキーワードからワークフロー上のタスクを特定して関連情報として添付するようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項４に記載のワークフロー管理システムにおいて、複数の文書が一括にアップロードされた場合、更新時刻の近さによってグループに分類した上で、当該グループを単位にタスクの特定を行うようにすることができる。

また、請求項６〜１０に記載されるように、ワークフロー制御方法として構成することができる。

また、請求項１１〜１５に記載されるように、ワークフロー制御プログラムとして構成することができる。

本発明のワークフロー管理システムにあっては、Ｗｅｂブラウザ等の本格的なソフトウェアを搭載していないモバイル端末であっても、ＦＴＰ等のファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルを備えてさえいれば、ワークフローのタスク階層およびタスクの添付文書等を参照することができるとともに、所望のタスクに文書の添付を行うことができ、モバイル環境での利便性を向上させることができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

＜システム構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。

図１において、ワークフロー管理システム１にはネットワークを介してクライアントＰＣ２およびＰＤＡ、携帯電話等のモバイル端末３が接続可能になっている。クライアントＰＣ２には、ブラウザ（Ｗｅｂブラウザ）２１が搭載され、モバイル端末３には、ＦＴＰによるファイルシステムへのアクセスを行うＦＴＰクライアント３１、ＷｅｂＤＡＶ（Web enabled Distributed Authoring and Versioning）によるファイルシステムへのアクセスを行うＷｅｂＤＡＶクライアント３２、ｓｍｂ（Server Message Block）によるファイルシステムへのアクセスを行うｓｍｂクライアント３３のいずれかが搭載されているものとする。

ワークフロー管理システム１は、システムを使用するユーザの操作するクライアントＰＣ２のブラウザ２１からのアクセスに対してＧＵＩ（Graphical User Interface）を提供するＧＵＩ制御部１１と、システムを使用するユーザの操作するモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１等からのアクセスに対してワークフローのタスク階層に対応するフォルダビュー（フォルダ階層表示）を提供するとともに、フォルダに対応するタスクへの文書ファイル（画像ファイル、テキストファイル等）の添付、新規フォルダ（新規タスク）の作成等の機能を提供するフォルダビュー制御部１２とを備えている。

ＧＵＩ制御部１１は、表示画面を描画するためのレンダリングエンジン１１１と、ユーザとの情報のやり取りを行う入出力制御部１１２とを備えている。

フォルダビュー制御部１２は、ワークフローのタスク階層をフォルダ階層に変換するタスク階層変換部１２１と、モバイル端末３側から添付のためにアップロードされた文書ファイルを解析（テキストデータについては単語等の抽出、画像データについてはＯＣＲ（Optical Character Reader）により文字データに変換した上で単語等の抽出）してタスク特定のための情報を抽出する情報抽出・ＯＣＲ部１２２と、モバイル端末３側からのフォルダ作成の指示に応じて新タスクおよび新フォルダのオブジェクトを作成（新タスクの作成はワークフローエンジン１３のタスク作成部１３３に依頼して作成）する新オブジェクト作成部１２３と、各部との入出力を制御する入出力制御部１２４とを備えている。

また、ワークフロー管理システム１は、既存のタスクモデルおよび／もしくはタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン１３と、処理に必要な情報を保持するデータベース１４とを備えている。

データベース１４には、ユーザおよびユーザの所属するユーザグループの情報を格納するユーザＤＢ１４１と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルＤＢ１４２と、タスクインスタンスを格納するタスクインスタンスＤＢ１４３と、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報ＤＢ１４４と、関連情報の文書ファイルを格納する文書ＤＢ１４５とを備えている。タスクモデルＤＢ１４２およびタスクインスタンスＤＢ１４３は、関連情報ＤＢ１４４に登録された情報とのリンクを持つ。

ワークフローエンジン１３は、データベース１４に対して各種の検索を実行する検索エンジン１３１と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部１３２と、関連情報ＤＢ１４４および文書ＤＢ１４５の管理を行う関連情報管理部１３７とを備えている。

タスク制御部１３２は、タスクを作成するタスク作成部１３３と、作成されたタスクを実行するタスク実行部１３４と、ユーザの現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース１４から検索する推測エンジン１３５と、タスク階層をタスクツリーとして管理するタスクツリー保持部１３６とを備えている。

ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザはＧＵＩ制御部１１の入出力制御部１１２を通じてワークフローエンジン１３を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。

ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン１３の検索エンジン１３１は、データベース１４に対して各種の検索を実行する。

ワークフローエンジン１３のタスク制御部１３２は、タスクモデルＤＢ１４２およびタスクインスタンスＤＢ１４３を使用し、ユーザの指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部１３２のタスク作成部１３３は、ユーザの指示に従ってデータベース１４の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部１３４は、ユーザの指示に従ってタスクインスタンスＤＢ１４３の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。

＜動作＞
図２はクライアントＰＣ２からのタスク一覧の参照および添付文書取得の処理例を示すシーケンス図である。

図２において、クライアントＰＣ２のブラウザ２１からワークフロー管理システム１のＧＵＩ制御部１１に対してログインを要求すると（ステップＳ１０１）、ＧＵＩ制御部１１はユーザＤＢ１４１にログイン認証を要求する（ステップＳ１０２）。そして、ログインに成功すると（ステップＳ１０３）、ＧＵＩ制御部１１はクライアントＰＣ２のブラウザ２１にログイン成功を返送する（ステップＳ１０４）。

次いで、クライアントＰＣ２のブラウザ２１からワークフロー管理システム１のＧＵＩ制御部１１に対してタスク一覧を要求すると（ステップＳ１０５）、ＧＵＩ制御部１１はタスクインスタンスＤＢ１４３に対してログインユーザに関するタスク検索を行う（ステップＳ１０６）。そして、タスク一覧を取得すると（ステップＳ１０７）、ＧＵＩ制御部１１は取得したタスク一覧をクライアントＰＣ２のブラウザ２１に返送する（ステップＳ１０８）。

図３はクライアントＰＣ２で表示されるタスク一覧等の例を示す図であり、タスク一覧２０１にログインユーザに関係するタスクが階層的に表示されるとともに、タスク一覧２０１から選択指定したタスク２０２に関する添付文書が添付文書一覧２０３に表示される。添付文書一覧２０３では、添付文書フォルダ（添付情報カテゴリ）「Task Attachments」の下に「PaperDraftFinal.doc」等の文書名が表示される。

図２に戻り、その後、クライアントＰＣ２のブラウザ２１からワークフロー管理システム１のＧＵＩ制御部１１に対して添付文書を要求すると（ステップＳ１０９）、ＧＵＩ制御部１１は関連情報ＤＢ１４４に対して添付文書検索を行い（ステップＳ１１０）、文書ＩＤを取得する（ステップＳ１１１）。

次いで、ＧＵＩ制御部１１は文書ＤＢ１４５に対して文書ＩＤから文書を取得し（ステップＳ１１２、Ｓ１１３）、クライアントＰＣ２のブラウザ２１に添付文書を返送する（ステップＳ１１４）。

図４はモバイル端末３からのフォルダ一覧（タスク一覧）の参照および文書添付の処理例を示すシーケンス図である。なお、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からアクセスする場合を例に説明するが、ＷｅｂＤＡＶクライアント３２やｓｍｂクライアント３３による場合についても同様な動作となる。

図４において、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してログインを要求すると（ステップＳ１２１）、フォルダビュー制御部１２はユーザＤＢ１４１にログイン認証を要求する（ステップＳ１２２）。そして、ログインに成功すると（ステップＳ１２３）、フォルダビュー制御部１２はモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１にログイン成功を返送する（ステップＳ１２４）。

次いで、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してフォルダ一覧（形式的にはフォルダ一覧を要求しているが、実質的に要求しているのはタスク一覧）を要求すると（ステップＳ１２５）、ワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２はタスクインスタンスＤＢ１４３に対してログインユーザに関するタスクリスト検索を行い（ステップＳ１２６）、タスク一覧を取得する（ステップＳ１２７）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は関連情報ＤＢ１４４に対して関連情報検索を行い（ステップＳ１２８）、検索の結果を取得する（ステップＳ１２９）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は、取得したタスク階層および関連情報につき、タスク階層のフォルダ階層への変換を行い（ステップＳ１３０）、変換によって得たフォルダ一覧（タスク一覧）をモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１に返送する（ステップＳ１３１）。すなわち、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からはワークフロー管理システム１のタスク階層をフォルダ階層に見えるように変換し、フォルダ一覧として返送する。タスクに添付された関連情報は、フォルダ内のファイルに見えるように変換する。

図５はタスク階層とフォルダ階層の対応関係の例を示す図であり、（ａ）は変換前のタスク階層、（ｂ）は変換後のフォルダ階層を示している。

（ａ）において、タスクＴ１は太線で接続されるようにタスク（サブタスク）Ｔ２〜Ｔ４に下位展開され、タスクＴ３は同じく太線で接続されるようにタスク（サブタスク）Ｔ５、Ｔ６に下位展開される。また、タスクＴ１には添付情報カテゴリＦｏ１が関連付けられ、添付情報カテゴリＦｏ１には添付ファイル（添付文書）Ｆｉ１が収容されている。タスクＴ４には添付情報カテゴリＦｏ２が関連付けられ、添付情報カテゴリＦｏ２には添付ファイルＦｉ２が収容されている。タスクＴ５には添付情報カテゴリＦｏ３が関連付けられ、添付情報カテゴリＦｏ３には添付ファイルＦｉ３、Ｆｉ４が収容されている。

（ｂ）において、（ａ）のタスクＴ１〜Ｔ６は、階層関係を保ったままタスク対応フォルダ（タスクを変換したフォルダ）ＴＦ１〜ＴＦ６となる。（ａ）のタスクＴ１に関連付けられた添付情報カテゴリＦｏ１は、（ｂ）において、タスク対応フォルダＴＦ１直下のカテゴリ対応フォルダ（添付情報カテゴリを変換したフォルダ）ＣＦ１となる。このようにタスクに添付する情報を整理するためにタスクに階層カテゴリ（添付情報カテゴリ）を添付情報として加えることがあるが、このような分類構造もＦＴＰ等のプロトコルでのアクセス時にはフォルダに見せるようにすることが自然であるため、カテゴリ対応フォルダに変換している。

（ａ）の添付情報カテゴリＦｏ１に収容される添付ファイルＦｉ１は、（ｂ）において、カテゴリ対応フォルダＣＦ１に収容される。（ａ）のタスクＴ４に関連付けられた添付情報カテゴリＦｏ２は、（ｂ）において、タスク対応フォルダＴＦ４直下のカテゴリ対応フォルダＣＦ２となる。（ａ）の添付情報カテゴリＦｏ２に収容される添付ファイルＦｉ２は、（ｂ）において、カテゴリ対応フォルダＣＦ２に収容される。（ａ）のタスクＴ５に関連付けられた添付情報カテゴリＦｏ３は、（ｂ）において、タスク対応フォルダＴＦ５直下のカテゴリ対応フォルダＣＦ３となる。（ａ）の添付情報カテゴリＦｏ３に収容される添付ファイルＦｉ３、Ｆｉ４は、（ｂ）において、カテゴリ対応フォルダＣＦ３に収容される。

図６はモバイル端末３で表示されるフォルダ一覧（タスク一覧）の例を示す図であり、図３に示したタスク階層に対応したものである。なお、表示形式はモバイル端末３のアプリケーションに依存する。

図６において、フォルダ階層欄３０１にはタスクおよび添付情報カテゴリを変換したフォルダ（タスク対応フォルダもしくはカテゴリ対応フォルダ）が階層表示される。タスクおよび添付情報カテゴリとの対応関係を明確にするため、フォルダ名には、タスク対応フォルダの場合は先頭に「Task」が付され、カテゴリ対応フォルダの場合は先頭に「Cat」が付されている。

添付ファイル欄３０３には、フォルダ階層欄３０１で選択されたフォルダ（この例ではフォルダ３０２）下位のカテゴリ対応フォルダおよび添付ファイルが表示される。

図４に戻り、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からフォルダ（タスク）を特定し、文書ファイルを伴ってワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対して添付文書作成を要求（モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からの添付文書作成の要求は、標準的なファイルのダウンロード／アップロードの手順を使用）すると（ステップＳ１３２）、フォルダビュー制御部１２は文書ＤＢ１４５に添付文書を保存し（ステップＳ１３３）、保存した文書を識別する文書ＩＤを取得する（ステップＳ１３４）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は関連情報ＤＢ１４４にタスク文書関連情報作成を行う（ステップＳ１３５）。これにより、選択したタスクへの文書の添付が行われる。

タスク階層とフォルダ階層の対応を整理すると、
・タスク階層の閲覧 → フォルダ階層の閲覧
・タスクの添付情報閲覧 → フォルダ内のファイル、サブフォルダの閲覧
・タスクへの情報添付 → ファイルアップロード（put）
・添付情報更新 → 上書きアップロード
・新規サブタスク作成 → フォルダ作成
・タスクの書誌情報 → 特定ファイル名（TaskInfo.txt）の情報ファイル
のようになる。

図７〜図９は、図４のタスク階層のフォルダ階層への変換（ステップＳ１３０）の処理例を示すフローチャートである。

図７は最初に実行される「タスクをフォルダに変換」する処理例を示すフローチャートである。

図７において、処理対象のタスク（タスク一覧に含まれるタスク）taskをパラメータとして「タスクをフォルダに変換」する処理を開始すると（ステップＳ１４１）、先ず、空フォルダを生成してフォルダfに設定する（ステップＳ１４２）。

次いで、フォルダf、タスクtaskを更にパラメータとして「フォルダにタスクを追加」する処理を行い（ステップＳ１４３）、処理を終了する（ステップＳ１４４）。

図８は図７の「フォルダにタスクを追加」（ステップＳ１４３）の処理例を示すフローチャートである。

図８において、フォルダf、タスクtをパラメータとして「フォルダにタスクを追加」する処理を開始すると（ステップＳ１５１）、先ず、タスクフォルダ名を作成する（ステップＳ１５２）。すなわち、文字列"Task"をタスク名（t.タスク名（オブジェクトtのタスク名プロパティ））の前に付加し、タスクフォルダ名f1nameに設定する。

次いで、フォルダfのサブフォルダを作成してフォルダf1に設定するとともに、既に作成してあるタスクフォルダ名f1nameをフォルダf1の名称（f1.名称）に設定する（ステップＳ１５３）。

次いで、タスクtの書誌情報をテキストファイルに書き出し、そのテキストファイルをフォルダf1に"TaskInfo.txt"として追加する（ステップＳ１５４）。

次いで、タスクtの関連情報一覧をリストalに設定する（ステップＳ１５５）。

そして、リストalの内容が空かどうか判断する（ステップＳ１５６）。

リストalの内容が空でない場合（ステップＳ１５６のＮｏ）、リストalから関連情報を取り出し、項目a1に設定する（ステップＳ１５７）。

次いで、フォルダf1、項目a1をパラメータとして「フォルダに関連情報を追加」する処理を行い（ステップＳ１５８）、リストalの内容が空かどうかの判断処理（ステップＳ１５６）に戻る。

一方、リストalの内容が空である場合（ステップＳ１５６のＹｅｓ）、タスクtのサブタスク一覧をリストtlに設定する（ステップＳ１５９）。

そして、リストtlの内容が空かどうか判断する（ステップＳ１６０）。

リストtlの内容が空でない場合（ステップＳ１６０のＮｏ）、リストtlからサブタスクを取り出してタスクt1に設定する（ステップＳ１６１）。

次いで、フォルダf1、タスクt1をパラメータとして「フォルダにタスクを追加」する処理（ステップＳ１５１〜Ｓ１６３）を再帰的に呼び出し（ステップＳ１６２）、リストtlの内容が空かどうかの判断処理（ステップＳ１６０）に戻る。

リストtlの内容が空である場合（ステップＳ１６０のＹｅｓ）、処理を終了する（ステップＳ１６３）。

図９は図８の「フォルダに関連情報を追加」（ステップＳ１５８）の処理例を示すフローチャートである。

図９において、フォルダf、項目aをパラメータとして「フォルダに関連情報を追加」する処理を開始すると（ステップＳ１７１）、先ず、項目aが添付ファイルであるかどうか判断する（ステップＳ１７２）。

項目aが添付ファイルである場合（ステップＳ１７２のＹｅｓ）、フォルダfに項目aを追加し（ステップＳ１７３）、処理を終了する（ステップＳ１８０）。

項目aが添付ファイルでない場合、すなわち添付フォルダである場合（ステップＳ１７２のＮｏ）、カテゴリフォルダ名を作成する。すなわち、文字列"Cat"をタスク名（a.タスク名）の前に付加し、カテゴリフォルダ名f1nameに設定する（ステップＳ１７４）。

次いで、フォルダfのサブフォルダを作成してフォルダf1に設定するとともに、既に作成してあるカテゴリフォルダ名f1nameをフォルダf1の名称（f1.名称）に設定する（ステップＳ１７５）。

次いで、項目a内の関連情報一覧をリストalに設定する（ステップＳ１７６）。

そして、リストalの内容が空かどうか判断する（ステップＳ１７７）。

リストalの内容が空でない場合（ステップＳ１７７のＮｏ）、リストalから関連情報を取り出し、項目a1に設定する（ステップＳ１７８）。

次いで、フォルダf1、項目a1をパラメータとして「フォルダに関連情報を追加」する処理（ステップＳ１７１〜Ｓ１８０）を再帰的に呼び出し（ステップＳ１７９）、リストalの内容が空かどうかの判断処理（ステップＳ１７７）に戻る。

リストalの内容が空である場合（ステップＳ１７７のＹｅｓ）、処理を終了する（ステップＳ１８０）。

図１０は図４の「添付文書作成」（ステップＳ１３３〜Ｓ１３５）の処理例を示すフローチャートである。

図１０において、親項目parent、添付ファイル名name、内容contentをパラメータとして「添付ファイルアップロード」の処理を開始すると（ステップＳ１８１）、先ず、添付ファイル名nameのファイルが新規ファイルであるかどうか判断する（ステップＳ１８２）。

新規ファイルである場合（ステップＳ１８２のＹｅｓ）、続いて、添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"であるかどうか判断する（ステップＳ１８３）。

添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"である場合（ステップＳ１８３のＹｅｓ）、親項目parentがタスクに対応するものであるかどうか判断する（ステップＳ１８４）。

タスクに対応するものでない場合（ステップＳ１８４のＮｏ）、エラーとして処理し（ステップＳ１９４）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

タスクに対応するものである場合（ステップＳ１８４のＹｅｓ）、親項目parentに対応するタスクをタスクtaskに設定する（ステップＳ１８５）。

次いで、内容contentにしたがってタスクtaskの情報を更新し（ステップＳ１８６）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"でない場合（ステップＳ１８３のＮｏ）、添付ファイル名nameのファイルを上書保存し（ステップＳ１８７）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

新規ファイルでない場合（ステップＳ１８２のＮｏ）、続いて、添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"であるかどうか判断する（ステップＳ１８８）。

添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"である場合（ステップＳ１８８のＹｅｓ）、エラーとして処理し（ステップＳ１９４）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

添付ファイル名nameが"TaskInfo.txt"でない場合（ステップＳ１８８のＮｏ）、親項目parentがタスクに対応するものであるかどうか判断する（ステップＳ１８９）。

タスクに対応するものでない場合（ステップＳ１８９のＮｏ）、親項目parentに対応する添付フォルダをフォルダpfolderに設定する（ステップＳ１９０）。

次いで、添付ファイル名nameのファイルをフォルダpfolder下に作成し（ステップＳ１９１）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

タスクに対応するものである場合（ステップＳ１８９のＹｅｓ）、親項目parentに対応するタスクをタスクtaskに設定する（ステップＳ１９２）。

次いで、添付ファイル名nameのファイルをタスクtaskの添付ファイルとして作成し（ステップＳ１９３）、処理を終了する（ステップＳ１９５）。

図１１は新規フォルダ（タスク）作成の処理例を示すシーケンス図である。

図１１において、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してログインを要求すると（ステップＳ２０１）、フォルダビュー制御部１２はユーザＤＢ１４１にログイン認証を要求する（ステップＳ２０２）。そして、ログインに成功すると（ステップＳ２０３）、フォルダビュー制御部１２はモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１にログイン成功を返送する（ステップＳ２０４）。

次いで、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してフォルダ一覧（形式的にはフォルダ一覧を要求しているが、実質的に要求しているのはタスク一覧）を要求すると（ステップＳ２０５）、フォルダビュー制御部１２はタスクインスタンスＤＢ１４３に対してログインユーザに関するタスクリスト検索を行い（ステップＳ２０６）、タスク一覧を取得する（ステップＳ２０７）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は関連情報ＤＢ１４４に対して関連情報検索を行い（ステップＳ２０８）、検索の結果を取得する（ステップＳ２０９）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は、取得したタスク階層および関連情報につき、タスク階層のフォルダ階層への変換を行い（ステップＳ２１０）、変換によって得たフォルダ一覧（タスク一覧）をモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１に返送する（ステップＳ２１１）。

その後、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対して新規フォルダ作成を要求すると（ステップＳ２１２）、フォルダビュー制御部１２はタスクインスタンスＤＢ１４３に対して新規のサブタスクを作成する（ステップＳ２１３）。フォルダ作成時に、ユーザがプレフィクスを与えることにより、サブタスク作成、サブカテゴリ作成を行うことができる。

次いで、フォルダビュー制御部１２は関連情報ＤＢ１４４に新規の添付フォルダを作成する（ステップＳ２１４）。

図１２は図１１の新規フォルダ（タスク）作成（ステップＳ２１２〜Ｓ２１４）の処理例を示すフローチャートである。

図１２において、親項目parent、名称nameをパラメータとして「新規フォルダ作成」の処理を開始すると（ステップＳ２２１）、先ず、名称nameが"Cat"で始まるかどうか判断する（ステップＳ２２２）。

名称nameが"Cat"で始まる場合（ステップＳ２２２のＹｅｓ）、名称nameから"Cat"を除いた部分を名称catnameに設定する（ステップＳ２２３）。

次いで、親項目parentがタスクに対応するかどうか判断する（ステップＳ２２４）。

親項目parentがタスクに対応しない場合（ステップＳ２２４のＮｏ）、親項目parentに対応する添付フォルダをフォルダpfolderに設定する（ステップＳ２２５）。

次いで、添付フォルダpfolderにサブフォルダcatnameを作成し（ステップＳ２２６）、処理を終了する（ステップＳ２３５）。

親項目parentがタスクに対応する場合（ステップＳ２２４のＹｅｓ）、親項目parentに対応するタスクをタスクptaskに設定する（ステップＳ２２７）。

次いで、タスクptaskに添付フォルダcatnameを作成し（ステップＳ２２８）、処理を終了する（ステップＳ２３５）。

名称nameが"Cat"で始まらない場合（ステップＳ２２２のＮｏ）、名称nameが"Task"で始まるかどうか判断する（ステップＳ２２９）。

名称nameが"Task"で始まらない場合（ステップＳ２２９のＮｏ）、エラーとして処理し（ステップＳ２３４）、処理を終了する（ステップＳ２３５）。

名称nameが"Task"で始まる場合（ステップＳ２２９のＹｅｓ）、名称nameから"Task"を除いた部分を名称tasknameに設定する（ステップＳ２３０）。

次いで、親項目parentがタスクに対応するかどうか判断する（ステップＳ２３１）。

親項目parentがタスクに対応しない場合（ステップＳ２３１のＮｏ）、エラーとして処理し（ステップＳ２３４）、処理を終了する（ステップＳ２３５）。

親項目parentがタスクに対応する場合（ステップＳ２３１のＹｅｓ）、親項目parentに対応するタスクをタスクptaskに設定する（ステップＳ２３２）。

次いで、タスクptaskにサブタスクtasknameを作成し（ステップＳ２３３）、処理を終了する（ステップＳ２３５）。

図１３はファイル一括アップロードによる添付文書保存の処理例を示すシーケンス図である。

図１３において、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してログインを要求すると（ステップＳ２４１）、フォルダビュー制御部１２はユーザＤＢ１４１にログイン認証を要求する（ステップＳ２４２）。そして、ログインに成功すると（ステップＳ２４３）、フォルダビュー制御部１２はモバイル端末３のＦＴＰクライアント３１にログイン成功を返送する（ステップＳ２４４）。

その後、モバイル端末３のＦＴＰクライアント３１からワークフロー管理システム１のフォルダビュー制御部１２に対してファイル一括アップロードを行うと（ステップＳ２４５）、フォルダビュー制御部１２はアップロードされた複数のファイルからファイル更新時刻とキーワードを抽出する（ステップＳ２４６）。アップロードされたファイルがデジタルカメラで撮影した画像の場合はＥｘｉｆ（Exchangeable Image File Format）フォーマットから撮影時刻、ＧＰＳ（Global Positioning System）位置情報等を取得することができる。文書のスキャン画像であればＯＣＲ技術によりキーワードを抽出することができる。通常の文書ファイルであれば更新時刻、キーワード等を直接に取得することができる。これらにより取得された更新時刻を用い、時刻の近さによってグループに分類（クラスタリング、グループ化）する。

次いで、フォルダビュー制御部１２はタスクインスタンスＤＢ１４３に対して、抽出した時刻とキーワードによりタスク検索を行い（ステップＳ２４７）、タスク一覧を取得する（ステップＳ２４８）。すなわち、タスクインスタンスＤＢ１４３上で、該当する時刻に実行されたあるいは実行される予定のタスクであって、検索キーワードが存在する場合はそれらのキーワードを含むタスクを検索する。この際、上記のグループ化による情報を活用し、グループ単位に検索を行い、多少の時間的前後は同一と見なす。更新時刻によるグループ化を行うので、より多くの情報からタスクを検索することができる。また、アップロードされたファイルからキーワード情報を取得できた場合、グループに含まれる全ファイルのキーワードを検索条件としてタスクインスタンスＤＢ１４３をランキング検索し、最上位のタスクを特定する。

次いで、フォルダビュー制御部１２は文書ＤＢ１４５に添付文書を保存し（ステップＳ２４９）、保存した文書を識別する文書ＩＤを取得する（ステップＳ２５０）。

次いで、フォルダビュー制御部１２は、既に特定したタスクに関連付けて、関連情報ＤＢ１４４にタスク文書関連情報作成を行う（ステップＳ２５１）。グループに対応するタスクが特定できない場合、他のグループに対応するタスクがあれば、その親タスクに関連付ける。

なお、フォルダ階層上のフォルダを特定しない複数文書の一括アップロードについて説明したが、単一の文書をフォルダ階層上のフォルダを特定せずにアップロードする場合であっても、文書の更新時刻もしくはキーワードからタスクを特定して関連情報として添付することができる。

図１４は図１３のファイル一括アップロード（ステップＳ２４５〜Ｓ２５１）の処理例を示すフローチャートである。

図１４において、ファイルfilesをパラメータとして「ファイル一括アップロード」の処理を開始すると（ステップＳ２６１）、先ず、各ファイルから更新時刻を取得する（ステップＳ２６２）。

次いで、ファイルを更新時刻で分類する（ステップＳ２６３）。すなわち、ファイルfilesに対してクラスター関数cluster（files）を適用し、結果をリストclに設定する。

次いで、更新時刻の最小・最大値を範囲としてタスクを検索し、検索結果タスクリストをリストtlに設定する（ステップＳ２６４）。

次いで、項目thを空に設定するとともに、項目cnhを空に設定する（ステップＳ２６５）。

次いで、リストclが空かどうか判断する（ステップＳ２６６）。

リストclが空でない場合（ステップＳ２６６のＮｏ）、リストclからファイル群を取り出し、項目cに設定する（ステップＳ２６７）。

次いで、リストtl中で項目cに時刻が一致するものをタスクtに設定する（ステップＳ２６８）。

次いで、タスクtが見つかったかどうか判断する（ステップＳ２６９）。

タスクtが見つかった場合（ステップＳ２６９のＹｅｓ）、項目cのファイルをタスクtに添付するとともに、項目thにタスクtを追加し（ステップＳ２７０）、リストclが空かどうかの判断処理（ステップＳ２６６）に戻る。

タスクtが見つからなかった場合（ステップＳ２６９のＮｏ）、項目cnhに項目cを追加し（ステップＳ２７１）、リストclが空かどうかの判断処理（ステップＳ２６６）に戻る。

リストclが空である場合（ステップＳ２６６のＹｅｓ）、項目cnhが空かどうか判断する（ステップＳ２７２）。

項目cnhが空である場合（ステップＳ２７２のＹｅｓ）、処理を終了する（ステップＳ２７７）。

項目cnhが空でない場合（ステップＳ２７２のＮｏ）、項目thが空であるかどうか判断する（ステップＳ２７３）。

項目thが空でない場合（ステップＳ２７３のＮｏ）、項目thのタスクに共通な直近の祖先タスクを項目pに設定する（ステップＳ２７４）。

項目thが空である場合（ステップＳ２７３のＹｅｓ）、ルートタスクを項目pに設定する（ステップＳ２７５）。

その後、項目cnhのファイルを項目pに添付し（ステップＳ２７６）、処理を終了する（ステップＳ２７７）。

＜総括＞
以上説明したように、本発明の実施形態にあっては次のような利点がある。
（１）タスク階層をフォルダ階層にマッピングすることで、階層ファイルシステムを扱うことができるプロトコル（ＦＴＰ、ＷｅｂＤＡＶ、ｓｍｂなど）を有しているモバイル端末であれば、ワークフロー管理システムにアクセスすることが可能となり、既存のクライアント機能によって階層タスクとその添付情報を扱うことができる。
（２）撮像デバイスから送信された画像、ＰＤＡから送信されたファイル等の更新時刻から関連するタスクを推定してファイルを添付するため、該当する時刻に実行されたあるいは実行される予定のタスクに容易に関連付けることができる。
（３）複数のファイルの更新時刻を比較し、ファイルをグループとして扱うことで、より精度の高いタスク選択が可能になる。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。 クライアントＰＣからのタスク一覧の参照および添付文書取得の処理例を示すシーケンス図である。 クライアントＰＣで表示されるタスク一覧等の例を示す図である。 モバイル端末からのフォルダ一覧（タスク一覧）の参照および文書添付の処理例を示すシーケンス図である。 タスク階層とフォルダ階層の対応関係の例を示す図である。 モバイル端末で表示されるフォルダ一覧（タスク一覧）の例を示す図である。 タスク階層のフォルダ階層への変換の処理例を示すフローチャート（その１）である。 タスク階層のフォルダ階層への変換の処理例を示すフローチャート（その２）である。 タスク階層のフォルダ階層への変換の処理例を示すフローチャート（その３）である。 添付文書作成の処理例を示すフローチャートである。 新規フォルダ（タスク）作成の処理例を示すシーケンス図である。 新規フォルダ（タスク）作成の処理例を示すフローチャートである。 ファイル一括アップロードによる添付文書保存の処理例を示すシーケンス図である。 ファイル一括アップロードによる添付文書保存の処理例を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ワークフロー管理システム
１１ ＧＵＩ制御部
１１１ レンダリングエンジン
１１２ 入出力制御部
１２ フォルダビュー制御部
１２１ タスク階層変換部
１２２ 情報抽出・ＯＣＲ部
１２３ 新オブジェクト作成部
１２４ 入出力制御部
１３ ワークフローエンジン
１３１ 検索エンジン
１３２ タスク制御部
１３３ タスク作成部
１３４ タスク実行部
１３５ 推測エンジン
１３６ タスクツリー保持部
１３７ 関連情報管理部
１４ データベース
１４１ ユーザＤＢ
１４２ タスクモデルＤＢ
１４３ タスクインスタンスＤＢ
１４４ 関連情報ＤＢ
１４５ 文書ＤＢ
２ クライアントＰＣ
２１ ブラウザ
３ モバイル端末
３１ ＦＴＰクライアント
３２ ＷｅｂＤＡＶクライアント
３３ ｓｍｂクライアント

Claims (15)

1. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、
   ファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルに対応した外部端末からのアクセスを受け付ける手段と、
   上記ワークフロー管理システム内で管理されるワークフローのタスク階層をファイルシステムのフォルダ階層に変換したフォルダ一覧を上記外部端末に返送する手段と、
   上記外部端末からの文書のアップロードに対し、所定のフォルダ階層に対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
2. 請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記外部端末からの新規フォルダ作成の要求に応じ、上記ワークフローのタスク階層内に新規タスクを作成する手段を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
3. 請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層から一のフォルダを特定した文書のアップロードに対し、特定されたフォルダに対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付することを特徴とするワークフロー管理システム。
4. 請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層上のフォルダを特定しない文書のアップロードに対し、文書の更新時刻もしくはキーワードからワークフロー上のタスクを特定して関連情報として添付することを特徴とするワークフロー管理システム。
5. 請求項４に記載のワークフロー管理システムにおいて、
   複数の文書が一括にアップロードされた場合、更新時刻の近さによってグループに分類した上で、当該グループを単位にタスクの特定を行うことを特徴とするワークフロー管理システム。
6. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムの制御方法であって、
   ファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルに対応した外部端末からのアクセスを受け付ける工程と、
   上記ワークフロー管理システム内で管理されるワークフローのタスク階層をファイルシステムのフォルダ階層に変換したフォルダ一覧を上記外部端末に返送する工程と、
   上記外部端末からの文書のアップロードに対し、所定のフォルダ階層に対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー制御方法。
7. 請求項６に記載のワークフロー制御方法において、
   上記外部端末からの新規フォルダ作成の要求に応じ、上記ワークフローのタスク階層内に新規タスクを作成する工程を備えたことを特徴とするワークフロー制御方法。
8. 請求項６に記載のワークフロー制御方法において、
   上記文書を関連情報として添付する工程は、上記フォルダ階層から一のフォルダを特定した文書のアップロードに対し、特定されたフォルダに対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付することを特徴とするワークフロー制御方法。
9. 請求項６に記載のワークフロー制御方法において、
   上記文書を関連情報として添付する工程は、上記フォルダ階層上のフォルダを特定しない文書のアップロードに対し、文書の更新時刻もしくはキーワードからワークフロー上のタスクを特定して関連情報として添付することを特徴とするワークフロー制御方法。
10. 請求項９に記載のワークフロー制御方法において、
    複数の文書が一括にアップロードされた場合、更新時刻の近さによってグループに分類した上で、当該グループを単位にタスクの特定を行うことを特徴とするワークフロー制御方法。
11. ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムの制御プログラムであって、
    コンピュータを、
    ファイルシステムにアクセスすることのできるプロトコルに対応した外部端末からのアクセスを受け付ける手段、
    上記ワークフロー管理システム内で管理されるワークフローのタスク階層をファイルシステムのフォルダ階層に変換したフォルダ一覧を上記外部端末に返送する手段、
    上記外部端末からの文書のアップロードに対し、所定のフォルダ階層に対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付する手段、
    として機能させることを特徴とするワークフロー制御プログラム。
12. 請求項１１に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記外部端末からの新規フォルダ作成の要求に応じ、上記ワークフローのタスク階層内に新規タスクを作成する手段を更に備えたことを特徴とするワークフロー制御プログラム。
13. 請求項１１に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層から一のフォルダを特定した文書のアップロードに対し、特定されたフォルダに対応するワークフロー上のタスクに上記文書を関連情報として添付することを特徴とするワークフロー制御プログラム。
14. 請求項１１に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    上記文書を関連情報として添付する手段は、上記フォルダ階層上のフォルダを特定しない文書のアップロードに対し、文書の更新時刻もしくはキーワードからワークフロー上のタスクを特定して関連情報として添付することを特徴とするワークフロー制御プログラム。
15. 請求項１４に記載のワークフロー制御プログラムにおいて、
    複数の文書が一括にアップロードされた場合、更新時刻の近さによってグループに分類した上で、当該グループを単位にタスクの特定を行うことを特徴とするワークフロー制御プログラム。

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