JP5472504B1 - 業務フロー作成支援装置及び方法並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】業務規定書の変更に応じて業務フローを変更する際の作成支援を行う装置及び方法並びにプログラムを提供する。
【解決手段】規定書構成とフロー構成対応付け部１６は、旧規定書の構成情報と旧フローの各ステップとの対応付けを行う。規定書構成差分抽出部２０は、旧規定書１０と新規定書１８の相違を差分情報として抽出する。フロー構成変更案生成部２２は、差分情報と対応付け情報を用いて、旧フロー１０において変更すべきステップを提示することで新規定書１８の新フロー２４を作成する際の支援を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務フロー作成支援装置及び方法並びにプログラムに関する。

従来から、業務規定や業務マニュアルに基づいて、業務フローあるいはワークフローの各タスクに関連付けて表示する文言を編集する際の負担を軽減するシステムが提案されている。

下記の特許文献１には、ワークフローサーバと、事務規定や事務マニュアル等の事務に関わる文書を保存する文書管理システムと、ワークフローサーバに事務フローを作成する設計端末装置を含み、事務フローを処理するタスクを設計端末装置にて作成、更新する際に、それぞれタスクに対応して表示する表示文言のアイコンをタスクに関連付けて、事務に関わる文書に基づいて表示文言を編集するとともに、その文書のアドレスに応じて表示文言に自動的にハイパーリンクを生成し、表示文言とハイパーリンクとを事務フローに関連付けて保存する構成が開示されている。

特開２００８−２９３３２９号公報

ところで、事務規定や事務マニュアル等の業務規定書は、必要に応じて適宜変更することが必要であり、例えば金融機関においては金融庁の通達によってその都度、業務規定書を変更する必要が生じる。この場合、業務規定書のどこがどのように変更されたのか、担当者がその都度手作業で確認しなければならず、さらに、このような業務規定書の変更に伴って、業務規定書に対応する業務フローのどこをどのように変更すべきかを、担当者が手作業で判断しなければならない。タスクに対応して表示する表示文言に自動的にリンク情報を生成することで、一定の作業負担軽減を図ることが可能であるが、業務規定書の変更箇所に応じてどのように業務フローを変更すべきか依然として担当者が手作業で判断しなければならないことに変わりなく、一層の作業負担軽減を図ることが望まれる。

本発明の目的は、業務規定書の変更に応じて業務フローを変更する際の作成支援を行う装置及び方法並びにプログラムを提供することにある。

請求項１に記載された発明は、旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出し、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成し、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力する処理部を備える業務フロー作成支援装置である。

請求項２に記載された発明は、前記処理部は、前記差分に前記新業務規定書で新たに追加された構成が含まれる場合に、前記追加された構成の論理構成上の階層と、前記追加された構成の直前のステップの論理構成上の階層との異同に基づき、前記変更すべきステップを出力することを特徴とする請求項１記載の業務フロー作成支援装置である。

請求項３に記載された発明は、前記処理部は、前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層よりも下である場合に、前記変更すべきステップとして、前記直前のステップを出力することを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置である。

請求項４に記載された発明は、前記処理部は、前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層と同じである場合に、前記変更すべきステップとして、前記直前のステップの次に新たにステップを作成して出力することを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置である。

請求項５に記載された発明は、前記処理部は、前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層よりも上である場合に、前記変更すべきステップとして、前記追加された構成を分解して前記直前のステップの次に新たにステップを作成して出力することを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置である。

請求項６に記載された発明は、コンピュータが、旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出するステップと、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成するステップと、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力するステップを実行する業務フロー作成支援方法である。

請求項７に記載された発明は、コンピュータに、旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出するステップと、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成するステップと、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力するステップを実行させるプログラムである。
さらに、請求項８に記載された発明は、旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出し、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成し、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力する業務フロー作成支援コンピュータシステムである。

請求項１，６記載の発明によれば、旧業務規定書と新業務規定書の差分情報に基づき新業務規定書の業務フローの作成を支援することができる。

請求項２記載の発明によれば、新業務規定書において新たに追加された構成に対応するステップを盛り込んで業務フローの作成を支援することができる。

請求項３，４，５記載の発明によれば、業務規定書において新たに追加された構成に対応するステップを的確に位置付けて業務フローの作成を支援することができる。

実施形態における業務フロー作成支援装置の概念構成図である。 実施形態における業務フロー作成支援装置の構成ブロック図である。 業務規定書とその構成情報の説明図である。 業務規定書の構成情報とフロー構成の対応付け説明図である。 実施形態の処理フローチャートである。 変更すべきステップの提示画面説明図である。 変更すべきステップの提示画面説明図である。

以下、図面に基づき本発明の実施形態について説明する。

図１に、本実施形態における業務フロー作成支援装置の概念構成図を示す。本実施形態の業務フロー作成支援装置は、業務の内容を規定する業務規定書が旧業務規定書から新業務規定書に変更された場合に、新業務規定書に対応する新たな業務フローを作成する際の支援を行うものである。なお、図１では簡略化のため、業務規定書及び業務フローをそれぞれ単に「規定書」、「フロー」と称している。因みに、本実施形態における「規定書」とは、一般的には、物事のありさまややり方をある形に定めること、あるいはその定めを意味する。他方、これに類似するものとして「規程書」があるが、これは一般的には、特定の目的のために定められた一連の条項の全体をひとまとまりとして呼ぶ語である。本明細書では、前者の意味で業務規定書を定義しているが、両者の間に技術的相違はなく、本実施形態は後者の意味における業務規程書にも同様に適用することができ、業務規程書への適用を排除するものではない。両者を厳密に区別する場合、例えば、規定書を「規程書」、規程書に含まれるそれぞれの作業を「規定」と読み替えて適用し得る。

図１において、旧規定書１２及びこれに対応する旧フロー１０、並びに新規定書１８が存在しているものとする。

業務フロー作成支援装置は、機能ブロックとして、規定書構成抽出部１４と、規定書構成とフロー構成対応付け部１６と、規定書構成差分抽出部２０と、フロー構成変更案生成部２２を備える。また、旧フロー１０や旧規定書１２、新規定書１８は書類として存在し、これらは適宜電子化されて業務フロー作成支援装置のメモリに記憶されてもよい。

規定書構成抽出部１４は、旧規定書１２のテキストデータに基づき、その文章の論理構成上の階層構造を抽出する。ここで、文章の階層構造とは、文章に含まれる、章、節、項等の構造を意味する。通常、文章は論理構造を有し、まず章が存在し、その章の中に節が存在し、さらにその節の中に項が存在するという階層的な構造をなしている。なお、「章」、「節」、「項」等の文言が存在せず、アラビア数字を用いて、
１． ○○
１．１ △△
１．１．１ ××
１．１．２ ××
１．２ △△
２． ○○
等と表現されている場合もある。この場合においても、「１．」や「２．」が章、「１．１」や「１．２」が「節」、「１．１．１」や「１．１．２」が「項」に相当する。規定書構成抽出部１４は、これら「章」、「節」や「１．」、「１．１」等のテキストデータを用いて、旧規定書の階層構造を抽出する。規定書構成抽出部１４は、抽出した規定書構成情報を規定書構成とフロー構成対応付け部１６に出力する。また、旧フロー１０のデータも規定書とフロー構成対応付け部１６に供給される。

規定書構成とフロー構成対応付け部１６は、規定書構成情報と旧フローの各ステップ（あるいはタスク）との対応付けを行う。具体的には、ユーザからの、規定書構成情報の各情報とこれに対応する旧フローの該当ステップとの間の関連付けを指示する操作に応じて、規定書構成情報の各情報と旧フローの各ステップとを対応付ける。例えば、表示装置の画面上に、規定書の構成情報と旧フローとを並列的に表示して対比させ、ユーザがマウス等の入力デバイスを使用して、規定書構成情報の各情報と、これに対応する旧フローのステップを指定することで両者を対応付ける。規定書構成とフロー構成対応付け部１６は、対応付けられた規定書構成とフロー構成を組としてメモリに保持する。なお、規定書構成とフロー構成対応付け部１６は、両者の対応関係をユーザが視認可能な態様で表示装置に表示することもできる。これについては後述する。規定書構成とフロー構成対応付け部１６は、両者の対応付け情報をフロー構成変更案生成部２２に出力する。

一方、旧規定書１２のテキストデータ及び新規定書１８のテキストデータはともに規定書構成差分抽出部２０に供給される。

規定書構成差分抽出部２０は、旧規定書１２のテキストデータと、新規定書１８のテキストデータを比較し、その差分、すなわち両規定書の相違部分を抽出する。相違部分は、旧規定書１２のうち、新規定書１８で変更された部分、削除された部分、あるいは追加された部分の少なくともいずれかである。規定書構成差分抽出部２０は、抽出した差分情報をフロー構成変更案生成部２２に出力する。

フロー構成変更案生成部２２は、規定書構成とフロー構成対応付け情報と、差分情報とに基づいて、新規定書１８に対応する新フロー２４を生成する。より詳しくは、フロー構成変更案生成部２２は、差分情報に基づいて旧フロー１０の変更すべきステップの候補、あるいはどの部分に新たなステップを追加すべきかの候補を、規定書構成とフロー構成対応付け情報を参照することで生成する。差分情報に基づいて新規定書で新たに変更、削除あるいは追加された部分を特定し、旧フローにおいて、当該特定された部分と直前の部分との論理構成上の階層関係に着目する。そして、直前の箇所との論理構成上の階層関係に応じて、当該部分を旧フロー１０においてどのように変更すべきかの変更案を作成する。

フロー構成変更案作成部２２における候補作成の基本原理は、変更の場合には旧フロー１０の対応するステップを新規定書１８の文言に応じて変更し、削除の場合には旧フロー１０の対応するステップを削除し、追加の場合にはその直前の部分との間の論理構成上の階層関係に応じて追加部分のステップを決定することにある。

すなわち、追加部分とその直前部分との論理構成上の階層関係に着目し、追加部分の階層が直前部分の階層よりも下（つまり小さい）の場合には、追加部分は直前の部分に含まれる関係にあるから、新フロー２４における追加部分のステップを、旧フロー１０において直前ステップの一部とみなすことができ、直前ステップの変更で対応できる。また、追加部分の論理構成上の階層が直前部分の論理構成上の階層と同じである場合には、追加部分と直前部分は同列に位置付けられるから、新フロー２４における追加部分のステップを旧フロー１０において直前ステップの次に新たなステップを追加することができる。さらに、追加部分の論理構成上の階層が直前部分の論理構成上の階層よりも上（つまり大きい）の場合には、新フロー２４における追加部分のステップは、階層的に上であるためそのままでは直前ステップの次に追加することは不適当であるため、追加部分の論理構成上の階層を直前部分の論理構成上の階層と同程度になるまで分解し、分解された数だけ、旧フロー１０において直前ステップの次に新たなステップを順次追加することができる。

フロー構成変更案生成部２２は、作成した変更案を表示装置に表示してユーザに提示する。ユーザは、表示された変更案を適宜参照して、新規定１８に対応する新フロー２４を最終的に作成する。

図２に、本実施形態における業務フロー作成支援装置のハードウェア構成を示す。業務フロー作成支援装置は、入力部３０と、ＣＰＵ３２と、通信制御部３４と、出力部３６と、プログラムメモリ３８と、規定書格納メモリ４０と、フロー格納メモリ４２を備える。

入力部３０は、マウスやキーボード、キーパッド等であり、ユーザからの指示を入力する。

出力部３６は、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、規定書あるいは規定書構成情報とフローとを並列的に表示するとともに、変更箇所や新フローの候補等を表示する。

規定書格納メモリ４０は旧規定書１２及び新規定書１８を記憶する。旧規定書１２及び新規定書１８は、スキャナ等で読み取られた画像データとして存在していてもよく、あるいはテキストデータとして存在していてもよい。

ＣＰＵ３２は、プログラムメモリ３８に記憶された処理プログラムを読み出し、これを順次実行することで以下に示す新フロー作成支援処理を実行する。ＣＰＵ３２は、図１における規定書構成抽出部１４、規定書構成とフロー構成対応付け部１６、規定書構成差分抽出部２０及びフロー構成変更案生成部２２として機能し、旧規定書１２から規定書構成情報を抽出する処理、旧フローと規定書構成情報から規定書構成とフロー構成の対応付け情報を生成する処理、旧フローと新フローを比較して差分を抽出する処理、規定書構成差分情報と規定書構成・フロー構成対応付け情報を用いてフロー構成変更案を生成して提示する処理を実行する。

通信制御部３４は、必要に応じてネットワークを介して外部サーバとデータを送受する。旧フロー１０、旧規定書１２、新フロー１８は通信制御部３４を介して外部サーバから受信して規定書格納メモリ４０、フロー格納メモリ４２に格納してもよい。また、ＣＰＵ３２の上記処理の一部を外部サーバと協働して実行してもよい。この場合、外部サーバは、ＣＰＵ３２と共に業務フロー作成支援装置の一部として機能することになる。

なお、規定書格納メモリ４０及びフロー格納メモリ４２は必ずしも別個である必要はなく、単一のメモリであってもよい。また、規定書及びフローがともに外部サーバに格納されていてもよく、ＣＰＵ３２がその都度必要な規定書及びフローを外部サーバから受信して処理してもよい。

図３に、旧規定書１０から規定書構成情報を抽出する処理を模式的に示す。図３（ａ）は旧規定書１２であり、図３（ｂ）は旧規定書１２から抽出された規定書構成情報である。規定書は、通常、読み易さ及び理解のし易さを考慮して章、節、項を用いた階層構造となっている。図３（ａ）においてもこのような慣行に従い、「１． 作業Ａ」、「２． 作業Ｂ」の章が記載され、「１． 作業Ａ」の下に「１．１ 作業Ａ−１」、「１．２ 作業Ａ−２」の記載があり、「２． 作業Ｂ」の下に「２．１ 作業Ｂ−１」、「２．２ 作業Ｂ−２」の記載があるものとする。

一方、図３（ｂ）は規定書構成情報であり、上記のような階層構造を抽出している。すなわち、章として「１． 作業Ａ」及び「２． 作業Ｂ」を抽出し、章「１． 作業Ａ」の下の階層の節として「１．１ 作業Ａ−１」及び「１．２ 作業Ａ−２」が同階層で並行して存在し、章「２． 作業Ａ」の下の階層の節として「２．１ 作業Ｂ−１」及び「２．２ 作業Ａ−２」が同階層で並行して存在する。章及び節にそれぞれ特別な識別子を付与してもよく、その接続関係はリンクとして表現してもよい。

図４に、規定書構成とフロー構成を対応付けする処理を模式的に示す。業務フロー作成支援装置の出力部３６としての表示装置の画面に表示される画面例である。画面の左側に旧規定書１２の規定書構成情報が表示され、画面右側に旧フロー１０が並列表示される。ユーザは、この画面を視認することにより旧規定書１２の規定書構成情報と旧フロー１０とを対比することができ、規定書構成情報の各構成と旧フロー１０の各ステップとの関係を確認することができる。ユーザが入力部３０としてのマウスを操作して規定書構成情報の特定の構成を選択すると、選択された構成はハイライト表示されるとともに、画面左下に、選択された構成の説明文が表示される。図において、規定書構成情報のうち、「２．１ 作業Ｂ−１」がユーザにより選択され、その説明、つまり作業Ｂ−１の内容が表示されている。次に、ユーザは、画面右側に並列表示された旧フロー１０を視認し、規定書構成情報の中から選択した構成に対応する旧フロー１０のステップをマウスで選択する。図において、ユーザが規定書構成情報の「２．１ 作業Ｂ−１」に対応する旧フロー１０のステップとして、「ステップＢ−１」を選択したことを示す。選択されたステップはハイライト表示される。また、画面右下には、選択したステップの説明が表示される。

ユーザが規定書構成情報の特定の構成と、旧フロー１０の該当するステップを選択すると、選択された構成及びステップが関連付けされ、画面上において関連付けされたことを示すリンクが破線で表示される。同様にして、規定書構成情報の「１． 作業」と旧フロー１０の「ステップＡ」、規定書構成情報の「２．２ 作業Ｂ−２」と旧フロー１０の「ステップＢ−２」が関連付けされ、両者が関連付けされたことを示すリンクが破線で表示される。

以上のようにして、対応付け情報
「１． 作業Ａ」− − − −「ステップＡ」
「２．１ 作業Ｂ−１」− − −「ステップＢ−１」
「２．２ 作業Ｂ−２」− − −「ステップＢ−２」
が作成され、この情報と差分情報を用いて新フローを作成する際の候補が作成される。

図５に、本実施形態の処理フローチャートを示す。なお、本処理に先立って、ＣＰＵ３２は、図３、図４で説明したような、旧規定書１２から規定書構成情報を抽出し、この規定書構成情報と旧フロー１０から規定書構成とフロー構成対応付け情報を生成してメモリに記憶しているものとする。

まず、ＣＰＵ３２は、旧規定書１２と新規定書１８の差分情報を抽出すべく、新旧の規定書の構成情報を先頭から順次比較する（Ｓ１０１）。すなわち、新規定書１８についても旧規定書１０と同様にその規定書構成情報を抽出し、旧規定書１０の規定書構成情報と、新規定書１８の規定書構成情報とを先頭から順次対比して、その異同を判定する。新規定書１８において変更された構成、新規定書１８において削除された構成、新規定書１８において追加された構成が抽出される。

次に、ＣＰＵ３２は、新規定書１８において追加された構成が存在するか否かを判定する（Ｓ１０２）。新規定書１８において追加された構成がない場合、すなわち、変更された構成あるいは削除された構成のみである場合には、変更された構成に対応する旧フロー１０のステップの文言を変更する、あるいは削除された構成に対応する旧フロー１０のステップを削除すればよいので、新フロー２４の候補として対応するステップの変更案あるいは削除案を提示すればよい。

新規定書１８において追加された構成が存在する場合、ＣＰＵ３２は、次に、追加された構成の論理構成上の階層が、直前ステップの論理構成上の階層より下か否かを判定する（Ｓ１０３）。新規定書１８の規定書構成情報は既に抽出されており、追加された構成の規定書構成情報における存在位置は特定されるから、追加された構成の直前の構成も規定書構成情報から特定される。そして、旧フロー１０における規定書構成情報とフロー構成も既に対応付けされてメモリに記憶されている。論理構成上の階層とは、章、節、項等を意味し、章と章、節と節、項と項はそれぞれ論理構成上同一階層であり、章は節よりも論理構成上は上であり、節は項よりも論理構成上は上である。言い換えれば、節は章よりも論理構成上は下であり、項は章あるいは節よりも論理構成上は下である。追加構成の階層が直前ステップの階層よりも下である場合、新規定書１８において、旧規定書１２の該当部分をより詳細に記載したことを意味するから、追加された構成を旧フロー１０の直前ステップの一部とみなして直前ステップをハイライト表示し変更案を提示する（Ｓ１０７）。

一方、追加された構成が直前ステップの階層より下でない場合、ＣＰＵ３２は、次に、追加された構成が直前ステップの階層と同じであるか否かを判定する（Ｓ１０４）。そして、追加された構成が直前ステップの階層と同じである場合、新規定書１８において、旧規定書１２の該当部分と同程度の内容をさらに追加記載したことを意味するから、直前ステップの次に新たなステップを作成してハイライト表示し変更案を提示する（Ｓ１０６）。

また、追加された構成が直前ステップの階層より下でなく、しかも、同じでない場合、つまり、追加された構成が直前ステップの階層よりも上である場合、新規定書１８において、旧規定書１２の該当部分よりも上位の章あるいは節等を追加記載したことを意味するから、直前ステップと同じ階層に分解し、分解された数だけ直前ステップの次に新たなステップを作成してハイライト表示し変更案を提示する（Ｓ１０５）。例えば、追加された構成が章であり、直前ステップが節である場合、追加された章を節のレベルに分解し、分解して得られた節が５個存在する場合には、直前ステップの次に５個分の新たなステップを作成して変更案として提示する。図４に即して説明すると、新規定書１８において旧規定書１２に対して新たに「３． 作業Ｃ」が追加され、作業Ｃに４つの作業Ｃ−１，Ｃ−２，Ｃ−３，Ｃ−４が節として含まれているものと仮定すると、直前ステップである「ステップＢ−２」の後に、新たに４つのステップを作成し、それぞれのステップに「Ｃ−１」，「Ｃ−２」，「Ｃ−３」，「Ｃ−４」を割り当てた変更案を作成して提示する。追加された構成を直前ステップと同じ階層に分解する際には、追加された構成の階層構造を解析することは言うまでもなく、規定書構成情報を抽出するアルゴリズムをそのまま援用し得る。

図６に、変更された構成の場合において、変更案を作成して提示する画面例を示す。図５において、Ｓ１０２でＮＯと判定された場合の処理である。画面左側に新規定書１８の規定書構成情報が表示され、画面右側に新フロー２４の案が表示される。変更された構成が「２．１ 作業Ｂ−１」である場合、ＣＰＵ３２は、規定書構成情報の該当する構成「２．１ 作業Ｂ−１」をハイライト表示する。一方、「２．１ 作業Ｂ−１」と旧フロー１０における「ステップＢ−１」とは関連付けされているので、ＣＰＵ３２は、「２．１ 作業Ｂ−１」をハイライト表示するとともに、これに関連付けられた「ステップＢ−１」も同時にハイライト表示する。「２．１ 作業Ｂ−１」と「ステップＢ−１」の間には破線が表示され、両者が関連付けされていることを示す。これにより、ユーザは、変更された構成に対応するステップは、「ステップＢ−１」であることを容易に認識することができ、この認識の下に、ステップＢ−１の文言を新規定書１８の文言に合わせて修正することで新フロー２４を容易に作成することができる。

なお、ＣＰＵ３２は、「ステップＢ−１」をハイライト表示させるだけでなく、その文言も新規定書１８の規定書構成情報を参照して自動的に修正し、新フロー２４の変更案として提示してもよい。この場合、画面右下には、変更後の文言を表示することが望ましい。

図７に、削除された構成の場合、及び追加された構成の場合において、変更案を作成して提示する画面例を示す。図６と同様に、画面左側に新規定書１８の規定書構成情報が表示され、画面右側に新フロー２４の案が表示される。削除された構成が「１．２ 作業Ａ−２」である場合、ＣＰＵ３２は、削除された構成をハイライト表示するとともに、新フロー２４において、旧フロー１０のこれに関連付けされたステップを削除した変更案を提示する。図においては、「１．２ 作業Ａ−２」に関連付けられたステップが存在しないのでそのままとしている。なお、「１．２作業Ａ−２」の直前のステップは「ステップＡ」であるので、この「ステップＡ」をハイライト表示してその修正をユーザに促すことも可能である。

また、追加された構成が「２．３ 作業Ｂ−３」である場合、ＣＰＵ３２は、追加された構成をハイライト表示するとともに、追加された構成の階層とその直前ステップの階層とを比較する。この場合、追加された構成の階層とその直前ステップの階層は同じであるので、図５のＳ１０４でＹＥＳと判定される場合に従い、直前ステップである「ステップＢ−２」の次に新たなステップとして「ステップ 作業Ｂ−３」を追加した変更案を作成して提示する。

以上の処理をより具体的に説明する。
旧規定書１２が、
１． 受付
１．１ ○○を説明すること
１．２ ○○を確認すること
２． 書類受領
２．１ ○○を受領すること
２．２ ○○を確認すること
２．３ ○○に送信すること
であり、新規定書１８が、
１． 受付
１．１ ○○を説明すること
１．２ ○○を確認すること
２． 書類受領
２．１ ○○を受領すること
２．２ ○○を確認すること
２．３ ○○に送信すること
２．４ ○○から受信すること
であるとする。追加された構成は、
「２．４ ○○から受信すること」
である。追加された構成の論理構成上の階層と、直前ステップの論理構成上の階層は同じであるため、ＣＰＵ３２は、旧フロー１０において「２．３ ○○に送信すること」に関連付けされたステップの次に、新たなステップを作成し、変更案として画面に提示する。このステップに「２．４ ○○から受信する」の内容を割り当てることもできる。

また、新規定書１８が、
１． 受付
１．１ ○○を説明すること
１．２ ○○を確認すること
２． 書類受領
２．１ ○○を受領すること
２．２ ○○を確認すること
２．３ ○○に送信すること
２．３．１ ○○を確認すること
であるとする。追加された構成は
「２．３．１ ○○を確認すること」
である。追加された構成の論理構成上の階層は、直前ステップの論理構成上の階層よりも下であるため、ＣＰＵ３２は、旧フロー１０において「２．３ ○○に送信すること」に関連付けされたステップをハイライト表示し、このステップを変更すべきことを提示する。このステップに、「２．３．１ ○○を確認すること」の内容を追記してもよい。
また、新規定書１８が、
１． 受付
１．１ ○○を説明すること
１．２ ○○を確認すること
２． 書類受領
２．１ ○○を受領すること
２．２ ○○を確認すること
２．３ ○○に送信すること
３． データ入力
３．１ ○○を確認すること
３．２ ○○を入力すること
であるとする。追加された構成は、
「３． データ入力
３．１ ○○を確認すること
３．２ ○○を入力すること」
である。追加された構成の論理構成上の階層は、直前ステップの論理構成上の階層よりも上であるため、ＣＰＵ３２は、追加された構成の論理構成上の階層を直前ステップの論理構成上の階層と同程度となるまで分解する。この場合、「３．データ入力」の章を「３．１ ○○を確認すること」、「３．２ ○○を入力すること」の２つの節まで分解し、旧フロー１０において「２．３ ○○に送信すること」に関連付けされたステップの次に、新たなステップを２つ作成し、変更案として画面に提示する。これら２つのステップにそれぞれ「○○を確認すること」、「○○を入力すること」の内容を割り当てることもできる。

以上のように、旧規定書１２と新規定書１８とを比較してその差分情報を抽出し、変更された構成が存在する場合、削除された構成が存在する場合、追加された構成が存在する場合にそれぞれの場合に応じて旧フロー１０の変更案を作成して新フロー２４として提示するので、ユーザは新規定書１８に伴って旧フロー１０のどの箇所をどのように変更すればよいかの教示を受けることができ、効率的に新フロー２４を作成できる。

なお、上記の実施形態では、追加された構成が存在する場合に、当該追加された構成の論理構成上の階層と、直前ステップの論理構成上の階層とを比べて、階層の異同に応じて変更案を作成し提示しているが、旧フロー１０の構成や追加される構成の態様によっていくつかのバリエーションが存在し得る。以下では、これらのバリエーションについて説明する。

＜規定書構成とフロー構成の対応付けがクロスしている場合＞
通常、規定書構成の順序とフローの各ステップの順序は一致しているが、規定書構成の順序とフローの各ステップの順序が一致しておらず、クロスしている場合もあり得る。例えば、図４において、何らかの理由により、「２．１ 作業Ｂ−１」のフローにおけるステップが「２．２ 作業Ｂ−２」のフローにおけるステップよりも後に存在する場合には、「２．１ 作業Ｂ−１」と「ステップＢ−２」が関連付けされ、「２．２ 作業Ｂ−２」と「ステップＢ−１」が関連付けされる結果、関連付けのリンクを示す破線が互いに交叉（クロス）することになる。

このような場合において、追加された構成が存在する場合、ＣＰＵ３２は、図５に示す処理フローチャートと同様に処理する。すなわち、追加された構成の階層と、その直前ステップの階層とを比較する。この場合の直前ステップはクロスした関連付けを考慮したステップである。例えば、図７において、「２．３ 作業Ｂ−３」が追加された構成であって、「２．１ 作業Ｂ−１」と「ステップＢ−２」が関連付けされ、「２．２ 作業Ｂ−２」と「ステップＢ−１」が関連付けされているときには、直前ステップは「ステップＢ−２」ではなく「ステップＢ−１」である。そして、追加された構成の階層と「ステップＢ−１」の階層が同一である場合、「ステップＢ−１」の一部とみなして「ステップＢ−１」をハイライト表示する（図５のＳ１０７参照）。また、追加された構成の階層が「ステップＢ−１」の階層よりも下である場合、「ステップＢ−１」の次、つまり「ステップＢ−１」と「ステップＢ−２」の間に新たなステップを作成してハイライト表示する（図５のＳ１０６参照）。さらに、追加された構成の階層が「ステップＢ−１」よりも上である場合、「ステップＢ−１」と同じ階層に分解し、分解された数だけ「ステップＢ−１」の次に新たなステップを作成してハイライト表示する（図５のＳ１０５参照）。

＜追加された構成の直前ステップが存在しない場合＞
通常、規定書の構成とフローの各ステップとの間には関連付けがあるが、何らかの理由により規定書の構成とフローのステップとの間に関連付けが存在しない場合もあり得る。例えば、図４において、「２．２作業Ｂ−２」に対応するフローのステップが存在しない場合である。「２．２ 作業Ｂ−２」が、単なる備考等である場合には、フローに反映されないためフローの対応するステップが存在しないことになろう。

このような場合において、追加する構成が存在する場合、ＣＰＵ３２は、追加された構成の直前のステップが存在しないので、規定書の構成情報において上流側に辿っていき、フローのステップとの間に関連付けが存在する構成を探索する。例えば、図７において、「２．３ 作業Ｂ−３」が追加された構成であって、「２．２ 作業Ｂ−２」に関連付けされたステップが存在しない場合、ＣＰＵ３２は、規定書構成情報において「２．２ 作業Ｂ−２」の上流に存在する「２．１ 作業Ｂ−１」に着目し、この構成に対応するフローのステップが存在するか否かを判定する。そして、「２．１ 作業Ｂ−１」に関連付けされたステップが存在する場合、当該ステップを直前ステップとみなし、追加された構成の階層と直前ステップの階層との異同に応じて変更案を作成する。

＜追加された構成に分岐が存在する場合＞
追加された構成に分岐が存在する場合も、基本的に上記の実施形態と同様に追加された構成の階層と直前ステップの階層の異同に応じて適宜、新たにステップを作成して変更案を作成する。但し、分岐が存在する場合において、分岐をどこに接続すべきかについて追加された構成の構造情報のみでは不明の場合もあるため、分岐をどこに接続すべきかについてユーザがマウス等の入力部３０から選択して入力することが望ましい。例えば、図７において、「２．３ 作業Ｂ−３」が追加された構成であって、ある条件が成立した場合に次の作業、ある条件が成立しない場合に「ステップＢ−１」に移行するという構成である場合、ユーザは分岐の接続先として「ステップＢ−１」を選択する等である。もちろん、追加された構成に分岐が存在する場合に、ＣＰＵ３２は、その旨のメッセージを画面上に表示し、ユーザに対して注意を促すとともに、分岐の接続先を指定するメッセージを表示することも可能であろう。追加された構成の構成情報から分岐の接続先についての情報が含まれていれば、分岐の接続先候補としてそのステップをハイライト表示し、ユーザの注意を惹きつけてもよい。

以上のように、本実施形態によれば、新旧の規定書１２，１８を比較してその差分情報から新規定書１８にて変更された箇所、削除された箇所あるいは追加された箇所を特定し、追加された箇所が存在する場合にはさらに旧フロー１０のどこにどのようなステップを追加すればよいかをユーザに教示するので、新規定書１８に対応する新フロー２４の作成が容易化及び効率化される。

特に、本実施形態では、追加された構成と、規定書構成情報とフロー構成の対応付けの情報とに基づいて追加された構成に対応するステップをどのような形態で旧フロー１０に追加すべきかを教示するので、規定書の論理構成を維持して的確に新フロー２４の作成を支援できる。

なお、本実施形態では、規定書構成情報とフロー構成の対応付けの際に、図４に示すように画面の左側に規定書構成情報、画面の右側にフロー構成を並列表示しているが、必ずしもこのような形態に限定されるわけではなく、両者を画面上で上下に表示してもよく、あるいは重畳表示してもよい。規定書構成情報のみを表示し、ユーザからの指示に応じて画面をフロー構成に切り替えて表示する構成としてもよい。但し、規定書構成情報とフロー構成の対応付けが容易に視認できるような形態とすることが望ましい。規定書構成情報とフロー構成の対応付けを示すためには、図４のようにリンクを示す破線の他に、対応する構成同士を同色とする、対応する構成同士をペアにして表形式で表示する、対応する構成同士をペアにしてリスト表示する等、ある構成と別の構成が対応していることを示す任意の形態を用いることができる。

また、規定書構成情報とフロー構成を対応付ける際に、規定書構成情報の構成とフロー構成のステップを１対１に対応付ける必要はなく、規定書構成情報の複数の構成をフロー構成の１つのステップに対応付ける、あるいは規定書構成情報の１つの構成をフロー構成の複数のステップに対応付けてもよい。規定書構成情報の１つの構成をフロー構成の複数のステップに対応付けた場合、追加された構成の直前のステップが複数のステップとなる場合があるが、この場合にはいくつかの処理方法が存在し得る。第１に、複数のステップのいずれかに着目し、着目したステップとの階層の異同を判定する方法であり、第２に、複数のステップのうち最上流側のステップに着目し、着目したステップとの階層の異同を判定する方法であり、第３に、複数のステップのうち最下流のステップに着目し、着目したステップとの階層の異同を判定する方法である。どのステップに着目するかで、追加された構成に対応する新たなステップを作成する部分が変化し得る。装置側でいずれかの方法をデフォルトで設定しておく他、ユーザが適宜いずれかの方法を選択することも可能である。

また、図７において、画面右下に追加された構成に対応する追加ステップの説明が表示されているが、ユーザが入力部３０から入力することでこの部分の文言を編集できるように構成してもよい。これにより、新規定書１８に対応する新フロー２４をより効率的に作成することができる。

また、規定書構成情報とフロー構成を対応付ける際に、規定書内のキーワードを用いて対応付けてもよい。すなわち、規定書構成情報から特定のキーワードを選択し、選択したキーワードをフロー構成から検索し、キーワードが含まれるフロー構成を対応付ける構成の候補としてハイライト表示する。

さらに、規定書構成情報とフロー構成を対応付ける際に、既に対応付けがなされておりその対応付けの情報がメモリに記憶されている場合には、ユーザが改めて対応付けをマウス等で指示入力する必要がないのはいうまでもない。このような状況は、新規定書１８により旧規定書１２が変更され、新々規定書により新規定書１８が変更されるような場合に生じ得る。すなわち、新々規定書に対応する業務フローを作成する際には、新規定書１８の構成情報と新規定書１８の業務フローの構成とは既に対応付けられてメモリに記憶されているから、業務フロー作成支援装置は、新々規定書の業務フローを作成支援する際に、メモリに既に記憶されている対応付け情報を利用すればよく、ユーザが改めて対応付けを指示する必要はない。

本実施形態では、規定書の変更に伴って新たな業務フローを作成する際の支援技術について説明したが、このようにして作成された業務フローは、金融業界その他の業界において窓口担当者等の業務ナビゲーションとして用いる他、業務の進捗管理に用いることもできる。

１０ 旧フロー、１２ 旧規定書、１４ 規定書構成抽出部、１６ 規定書構成とフロー構成対応付け部、１８ 新規定書、２０ 規定書構成差分抽出部、２２ フロー構成変更案生成部、２４ 新フロー、３０ 入力部、３２ ＣＰＵ、３４ 通信制御部、３６ 出力部、３８ プログラムメモリ、４０ 規定書格納メモリ、４２ フロー格納メモリ。

Claims (8)

1. 旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出し、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成し、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力する処理部
   を備える業務フロー作成支援装置。
2. 前記処理部は、
   前記差分に前記新業務規定書で新たに追加された構成が含まれる場合に、前記追加された構成の論理構成上の階層と、前記追加された構成の直前のステップの論理構成上の階層との異同に基づき、前記変更すべきステップを出力する
   ことを特徴とする請求項１記載の業務フロー作成支援装置。
3. 前記処理部は、
   前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層よりも下である場合に、前記変更すべきステップとして、前記直前のステップを出力する
   ことを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置。
4. 前記処理部は、
   前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層と同じである場合に、前記変更すべきステップとして、前記直前のステップの次に新たにステップを作成して出力する
   ことを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置。
5. 前記処理部は、
   前記追加された構成の論理構成上の階層が、前記直前のステップの論理構成上の階層よりも上である場合に、前記変更すべきステップとして、前記追加された構成を分解して前記直前のステップの次に新たにステップを作成して出力する
   ことを特徴とする請求項２記載の業務フロー作成支援装置。
6. コンピュータが、
   旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出するステップと、
   前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成するステップと、
   前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力するステップ
   を実行する業務フロー作成支援方法。
7. コンピュータに、
   旧業務規定書のデータと前記新業務規定書のデータを比較して差分を抽出するステップと、
   前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成するステップと、
   前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力するステップ
   を実行させるプログラム。
8. 旧業務規定書のデータと新業務規定書のデータを比較して差分を抽出し、前記旧業務規定書のデータの文書構成を示す構成情報の各構成と旧業務フローのデータの各ステップを対応付けた対応付け情報を生成し、前記対応付け情報に基づき前記差分のある構成に関連する前記旧業務フローのデータのステップを変更すべきステップとして出力部に出力する業務フロー作成支援コンピュータシステム。

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