JP2011145789A

JP2011145789A - タスク登録支援手段を有するタスク管理システム

Info

Publication number: JP2011145789A
Application number: JP2010004554A
Authority: JP
Inventors: Toshio Maki; 俊男牧
Original assignee: Hitachi Solutions Ltd
Current assignee: Hitachi Solutions Ltd
Priority date: 2010-01-13
Filing date: 2010-01-13
Publication date: 2011-07-28

Abstract

【課題】複数のテンプレートから、必要なタスクを引用し、適切な粒度で自分のタスクとして利用し、記入漏れを防ぐ。
【解決手段】ホストシステムにはタスクを格納するデータベースと、テンプレートを格納するデータベースと、テンプレートを検索するテンプレート検索手段をもつ。端末にはタスク入力要求手段と、タスク編集要求手段と、タスク削除要求手段と、タスク表示手段と、テンプレート変換手段と、テンプレート登録手段と、タスク粒度調整手段と、タスク加工手段を備える
【選択図】図１

Description

本発明は、タスク管理システムのタスク一覧作成においてタスク登録の登録時のコストを削減する機能を備えたタスク管理システムに関するものである。

タスク管理ツールは現在やるべきことの一覧を備えた管理ツールで、一般的なタスク管理ツールにはタスクを登録するタスク登録機能と、登録したタスクを一覧化したタスク一覧機能、また完了したタスクに印をつけて、完了したことを示すタスクチェック機能等を備え、現在の進捗状況の確認や期限を守るためのツールとして、組織の進捗管理から個人用途まで、広く利用されている。また、その規模は単体のコンピュータ上で動作し、一人で利用するものから、ネットワークを介して複数人でタスクを共有して利用するタイプのものまで様々である。

タスク管理ツールを有効に利用するためには、タスク登録機能においてタスクを適切に登録したり、進捗状況を定期的に記入したりすることで、適宜タスク一覧を調整していく必要がある。特にタスク登録作業に関しては、登録の手間に加えて、タスクの一連の作業に記入漏れが無いかを確認するためのコストも必要である。これを解決する手段として、過去に用いたタスクをテンプレート化し、流用、加工することで、登録コストの削減、記入漏れを防ぐ方法が提案されている。

本発明に関連する公知技術文献としては、特許文献１がある。

特開２００５−２７５９８９号公報

ところでテンプレートを用いたとしても、基となるテンプレートのタスク内容が同一、もしくは類似していなければ、テンプレートを適用しても、修正コストの方が多く必要となる。また、利用目的・範囲が限定されていれば、タスクは類似している可能性が高いため、大きな問題とはならないが、システムが広く公開され、多様な用途のために利用される場合は、利用者によって登録するタスクの粒度、進め方が異なるため、タスク項目の記入漏れが発生する可能性がある。

本発明の目的は、単一のテンプレートを利用するだけでは、タスクの粒度や進め方が合致せず、修正コスト多く必要としたりする場合であっても、複数のテンプレートを用いることにより、必要なタスクを引用し、適切な粒度で自分のタスクとして利用することが出来、また複数のテンプレートから観点を得ることで、記入漏れを防ぐタスク登録支援手段を備えたタスク管理システムを提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明のタスク管理システムは、ネットワークを介して、利用者から入力されたタスクを蓄積するホストシステムと、このホストシステムに対して、タスクの登録／編集／削除と、タスクの確認と、テンプレートの登録・加工をホストシステムに要求する端末から成る。
ホストシステムには入力されたタスクを利用者別に格納するデータベースと、テンプレートを格納するデータベースと、登録したテンプレートのタスク名や付加した情報からテンプレートを検索するテンプレート検索手段をもつ。
端末には利用者が入力したタスクをホストシステムに送出するタスク入力要求手段と、登録したタスクを編集するタスク編集要求手段と、登録したタスクを削除するタスク削除要求手段と、ホストシステムから送出されたタスクを受信し、タスクを一覧化して表示を行うタスク表示手段と、利用者が登録したタスクをテンプレートに変換するテンプレート変換手段と、作成したテンプレートをホストシステムに登録するテンプレート登録手段と、テンプレートを再利用する際に検索したテンプレートを自分のタスクの粒度に調整するタスク粒度調整手段と、複数のテンプレートから前記手段を用いてタスク粒度を調整したテンプレート同士を組み合わせ、自分が利用しやすいタスクに加工するタスク加工手段を備える。

本発明のタスク管理システムによれば、次の効果がある。
（１）再利用目的のために利用する単一のテンプレートが自分の目的と合致しない場合であっても、複数のテンプレートから自分の目的に合致したテンプレートに加工することで、入力コストが削減できる。
（２）同一目的で作成された複数のテンプレートから他の利用者が実施したタスクを複数の視点から得ることが出来、タスクの記入漏れを防ぐことが出来る。

図１は、本発明の実施形態のホストシステムおよび端末のシステム構成図である。図２は、本発明の実施形態における、タスクのデータ構造を表す図である。図３は、本発明の実施形態における、タスク管理データベースの構造である。図４は、図３のタスク管理データベースに格納されたデータを、ツリー構造で表現した図である。図５は、本発明の実施形態における、端末のタスク表示のインターフェースである。図６は、本発明の実施形態における、図５タスク表示のツリー表現である。図７は、本発明の実施形態における、端末のタスク登録のインターフェースである。図８は、本発明の実施形態における、端末のテンプレート登録のインターフェースである。図９は、本発明の実施形態における、テンプレート管理データベースの構造である。図１０は、本発明の実施形態における、タスク加工部のインターフェースである。図１１は、利用者がタスク登録をする際の処理手順を示したフローチャートである。図１２は、利用者がタスク編集をする際の処理手順を示したフローチャートである。図１３は、利用者がタスク削除をする際の処理手順を示したフローチャートである。図１４は、利用者がテンプレート登録をする際の処理手順を示したフローチャートである。図１５は、利用者がテンプレートを適用する際の処理手順を示したフローチャートである。図１６は、利用者がタスクを加工する際の処理手順を示したフローチャートである。

以下、図面を参照しつつ、本発明を適用したタスク管理システムの実施形態について説明する。以下、「手段」は、コンピュータのＣＰＵが必要なプログラムを読み込んで機能を実現する手段のことをいう。また、「インターフェース」は、ホストシステムからの情報を端末コンピュータの画面上に表示して、端末コンピュータを操作するユーザがキーボード、マウス等により入力することを促し、そうして得られた入力データをホストシステム側に送る入出力手段であり、ユーザには、端末の画面上に表示された画面として意識されるものをいう。

図１は、本発明の実施形態の一例を示すシステム構成図である。ホストシステム（１００）はアプリケーションサーバ（１２０）にタスク管理を行うデータベース（１１１）とテンプレートを管理するデータベース（１１２）と利用者を管理するデータベース（１１３）とタスクの詳細な情報を記入するデータベース（１１４）と接続されており、ネットワークを介して、多数の端末（１５０）と接続されている。

図２はタスク管理データベース（１１１）内のタスクのデータ構造、図３は本発明の実施形態における、タスク管理データベース（１１１）の構造、図４は図３のデータをツリー構造にしたものである。タスクは上位のタスクを持つ階層構造になっており、最も上位のタスクをルートタスク（２０１）、最も下位のタスクをリーフタスク（２０３）、ルートタスクとリーフタスクの中間に位置するすべてのタスクをノードタスク（２０２）と呼ぶ。このような階層を持っているとき、ルートタスク（２０１）に近ければタスク粒度（２０４）は大きくなり、遠ければ小さくなる。タスクＩＤ（３０１）はタスクに振られるＩＤで、一意の値を持つ。上位ＩＤ（３０２）は上位のタスクＩＤを表し、ルートタスク以外の全てのタスクは上位ＩＤを持つ。タスク名（３０３）はタスクの名称、期限（３０４）はタスクの完了期限を表す。所要目安日数（３０５）はタスクに要する目安日数で、記入は任意である。所有者ＩＤはホストシステム（１００）の利用者管理データベース（１１３）内の利用者ＩＤを持つ。タスク状態（３０７）はタスクの状態を表し、「完了」「未完了」の状態を持つ。

図５はタスク表示部（１５１）におけるタスクのフラット表示時のインターフェース例で、図６はタスクのツリー表示時のインターフェース例である。利用者は端末（１５０）からホストシステム（１００）にログインし、タスク管理システムを利用する。ホストシステム（１００）はタスク管理ＤＢ（１１１）からログインした利用者のタスクを端末に送信し、端末側で一覧化する。表示形式（５０２）はタスクの一覧（５０３）内の表示を「ツリー」もしくは「フラット」に設定することが出来る。タスクデータはツリー構造を持つため、「ツリー」表示時はデータ構造の通りに表示するが、「フラット」表示時はリーフタスク（３０３）のみを表示する。

図７は端末のタスク入力要求部（１５２）のインターフェース例で、図１１はタスク登録における処理手順を示すフローチャートである。利用者がタスクを登録する場合は、端末（１５０）のタスク入力要求部（１５２）からタスクの登録を行う。タスク入力要求部ではタスク名（７０１）、期限（７０２）、所要目安日数（７０３）と、必要であれば上位のタスク（７０４）を入力する（１１０１）。入力したデータはホストシステム（１００）のタスク入力部（１２１）を介して、タスク管理データベース（１１１）内に格納する。またタスクの詳細情報（７０５）は別途タスク詳細情報管理ＤＢ（１１４）に格納する（１１０２）。タスクをテンプレート化すると、他の利用者にも閲覧可能な状態となるため、利用者固有の情報はタスクの詳細情報に記入する。

図１２はタスク編集における処理手順を示すフローチャート、図１３はタスク削除における処理手順を示すフローチャートである。タスクの編集や削除を行う場合もタスクの入力要求部と同様に端末内のタスク編集要求部（１５３）やタスク削除要求部（１５４）から、アプリケーションサーバ（１２０）内のタスク編集部（１２２）やタスク削除部（１２３）を介して、タスクデータの編集、削除を行う。

図８は「中タスク１−３」以下のタスクをテンプレート化するインターフェース例で、図１４はテンプレート登録における処理手順を示すフローチャートである。登録したタスクをテンプレートにする場合は、端末（１５０）のテンプレート登録要求部（１５６）から、テンプレートの登録を行う。テンプレート登録要求部ではテンプレート名（８０１）、テンプレートの説明（８０２）を入力し、テンプレート化するタスクの選択画面（８０３）からタスクを選択する（１４０１）。テンプレート登録要求部はテンプレート登録部（１２５）にテンプレート登録要求を発行する（１４０２）。テンプレート登録要求部では選択したノードタスクのタスク名、所要目安日数、所有者IDをテンプレート管理データベースに格納し、新たなタスクIDを振り直す（１４１１）。もしタスクが下位のタスクを保持している場合、下位のタスクも同様にテンプレート化処理を行う（１４１２）この処理を繰り返し、指定したノードタスク以下の階層にあるノードタスク、およびリーフタスクを全てテンプレートとして登録（１４１３）し、全てのタスクをテンプレート化したとき、テンプレート化処理を終了する（１４１４）。テンプレート化するタスクの選択画面（８０３）にて、「中タスク１−３」（８０４）を選択すると、「中タスク１−３」、「小タスク１−３−１」、「小タスク１−３−２」のタスク名（４０３）、所要目安日数（４０５）のデータをテンプレート化する。入力したデータはホストシステム（１００）のテンプレート登録部（１２５）を介して、テンプレート管理ＤＢ（１１２）に格納する。

図１５は利用者がテンプレートを適用する際の処理手順を示したフローチャートである。テンプレートを参照する場合は端末（１５０）のテンプレート表示部（１５５）からテンプレートの参照を行う。はじめに利用者は検索したいキーワードをテキストボックス（１００１）に入力する（１５１１）。入力したキーワードはホストシステム（１００）のテンプレート検索部（１２４）に発行され（１５１２）、テンプレート検索部はテンプレート管理ＤＢ（１１２）の全利用者が作成したテンプレートの中からテンプレート名、テンプレートの説明、もしくはタスク名のいずれかがキーワードと一致するものを端末に送信し、検索結果一覧ウィンドウ（１００２）に表示する。検索結果の一覧から選択したテンプレートはテンプレート表示ウィンドウ（１００３）に表示する。

図１０は図８のインターフェース及び図１４のフローチャートを用いた作業で作成されたテンプレートを自分のタスクに適用する例である。図１６はタスク加工における処理手順を示すフローチャートである。テンプレートの適用は図１５のフローチャートにおけるテンプレート表示部の検索結果の中から適用できる部分が存在するとき（１６０２）、適用したいタスク（１００３）を選択して、自分のタスクが表示されているウィンドウ（１００４）にドラッグ＆ドロップすることで引用する（１６０３）。リーフタスク以外を選択した場合、下位のタスクは全てテンプレートとして、自分のタスクにコピーされる。コピーされる項目は、タスク名、所要目安日数と下位のタスクで、ユーザIDおよびタスクIDは新たなIDを割り振る（１６０４）。引用は任意のノードタスクやリーフタスクの下にコピー可能である。ここではルートタスクとして登録しているが、利用者のタスクの粒度に合わせて「仕事１」のノードタスク以下に配置することも、「仕事１−１」のリーフタスク以下への配置も可能である。また適用できるテンプレートが存在せず、かつ自分で登録したいタスクがある場合は、図１１のフローチャートの処理により手動でタスクを追加する。

自分のタスクが表示されているウィンドウ（９０４）上において、任意のノードタスク・リーフタスクの削除、名称変更、移動が出来る、タスク加工手段（１５５）を持つ。テンプレート検索およびテンプレート適用の作業を繰り返し行い、作成したタスクの内容が十分になれば（１６０５）、タスク加工処理は完了である。

前記手段より構築したタスクもまた図１４に示すフローチャートにて、テンプレートとして登録、利用が可能である。

タスク管理を必要とするあらゆる分野において、組織の進捗管理から個人用途まで、進捗状況の確認や期限管理をするためのツールとして利用可能である。

１００ホストシステム
１１０データベース
１１１タスク管理ＤＢ
１１２テンプレート管理ＤＢ
１１３利用者管理ＤＢ
１１４タスク詳細情報管理ＤＢ
１２０アプリケーションサーバ
１２１タスク入力部
１２２タスク編集部
１２３タスク削除部
１２４テンプレート検索部
１２５テンプレート登録部
１５０端末
１５１タスク表示部
１５２タスク入力要求部
１５３タスク編集要求部
１５４タスク削除要求部
１５５タスク加工部
１５６テンプレート登録要求部

Claims

利用者情報を管理するデータベースと、利用者の作業情報を管理する作業情報管理データベースと、利用者の作成した作業情報を再利用可能な形式にしたテンプレート情報を格納するテンプレート管理データベースを備えたホストシステムと、前記ホストシステムから利用者の作業情報を受信して表示する作業情報表示手段、作業情報を登録する作業情報登録手段、作業情報を編集する作業情報編集手段、作業情報を削除する作業情報削除手段、複数の作業情報群をテンプレート化するテンプレート登録手段、特定の単語を持つテンプレートを抽出するテンプレート検索手段、およびテンプレートから任意の部品を利用者の作業情報として適用する作業加工手段を備えた端末とをネットワークを介して接続したタスク管理システムであって、
前記作業加工手段は、他の利用者達が作成した複数のテンプレートの作業情報群から自分の作業項目として適した作業のみを抽出し、利用者の作業一覧に加えることを特徴としたタスク管理システム。