JPH0282355A - 文書検索支援システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明はワー１（プロセッサやワークステーション等の
文書処理システムにおける文書検索システムに係り、特
に、操作者による文書検索を容易にする文書検索支援シ
ステムに関する。

〔従来の技術〕

従来の文書処理システムにおける文書検索時の文書メニ
ューには、文書−覧表のように文書名など文字列で構成
されたものや、文書アイコンを用いたものがある。しか
し、文書アイコンの図柄は統一されているので、検索時
の手掛かりになるのは、やはり文書名だけである。また
、ワードプロセッサの中には、文書名の他に備考欄を付
けたものや、文書名に対応する番号を指定すると文書の
一部が表示される仕掛けを持つものもある。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術によると、文書名等の文字列からでは文書
内容を充分に思い出すまでには至らないので、検索の都
度、該当すると思う文書を開いてその内容を確認する必
要がある。その上、開いた文書が目的の文書でなければ
、その文書をキャンセルし、別な文書を開いて確認する
という様に、何度も文書を開閉しなければならない。こ
のように１文書検索時に、文書名−覧表や文書アイコン
を一部しただけでは、文書内容の推測は困難であり、文
書内容確認という操作のために、検索に非常に手間がか
かるという問題がある。

本発明の目的は、文書検索時に目的の文書を迅速に開く
ことができ、文書検索のマンマシン性の向上を計る文書
検索支援システムを提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するため、本発明においては、文書作成
中あるいは作成終了後に、その文書の内容が容易に分か
る図形２表、グラフ等の図面の中から代表的なものを選
択してこれを登録しておき、文書メニューとしてこの図
面を表示することを特徴とする。メニューとして図面と
共に文書名も表示する場合には、図面と文書名とを対応
付けるテーブルを設ける。

上述した図面が文書中にない場合は、適当な図面を新た
にメニュー表示用として作成し、これを登録しておく。

また、図面の登録に替えて、作成文書の代表的ページの
縮小レイアウトを作成し、これを登録し、メニュー表示
時に表示する。

登録した代表図面、ページ縮小レイアウトをメニューと
して表示する場合、複数の文書に対応する各複数の登録
図面、あるいは登録図面と文書名とを同一画面上に平面
状に表示しても、各図面等をマルチウィンドウ形態とし
て表示してもよい。

尚、マルチウィンドウ形態を使用して表示すると、各図
面を実寸大で表示でき、検索の効率が良くなる。

また、表示時に指定した文書に対してのみ図面等を表示
するようにしてもよく、更に、代表図面を使用して表示
する場合には、この代表図面を文書アイコンとして表示
することでもよい。メニュー表示用に登録した図面等を
表示する方法は、検索者の検索効率が向上する方法を採
用すればよい。

代表図面等の登録処理は、文書の内容が一番良く分かっ
ている文書作成中や作成終了直後が良いが、この時期に
限るものではない。

〔作　用〕

作成した文書の内容は、文書作成後時間が立つと記憶が
アーム曖昧になるのが一般的である。この記憶を、文字
列だけの文書名だけで呼び起こすのは容易ではない。し
かるに、その文書に図面が含まれる場合、この図面を見
れば文書の内容を思い出すことができる。図面に替えて
代表的なページのレイアウトを見ても同様の効果がある
。本発明では文書メニュー表示時に文書内容に即した図
面やページ縮小レイアラ１−を表示するので、文書の検
索効率が向上する。尚、ページ縮小レイアウトは、文書
中に図面が無い場合にも利用でき、便利である。

〔実施例〕

以下、本発明の好適な実施例を図面を参照して説明する
。

第１図は、本発明の一実施例に係る文書検索支援システ
ムの構成図である。本システムは、入力部１と、制御部
２と、表示部３と、文書編集部４と、文書管理部５と、
代表図面文書メニュー管理部６とで構成されている。

入力部］は、キー人力するためのキーボード（ＫＢ）１
．１と、文書メニューや図面を指定したり。

代表図面を編集するために使用するマウス１２を備えて
いる。制御部２は、内部に格納されたプログラムに従っ
て、それぞれの機器の動作制御を司るものであり、また
、機器間のデータの読みだし。

記録、授受も行う。例えば、文書管理部５から読みだし
た文書データを文書編集部４に渡したり、逆に、文書編
集部４で編集された文書データを文書管理部５に格納し
たり、また、文書編集部４で指定された図面データを代
表図面文書メニュー管理部６に渡したりする。表示部３
は、例えばＣＲＴの様な表示装置であり、文書編集時に
文書や編集メニューを、また検索時には文書メニューを
表示する。文書編集部４は、文書編集時に文書を作成し
編集する。文書管理部５は、文書を記録し管理するとこ
ろである。

代表図面文書メニュー管理部６は、本実施例では、代表
図面制御部７と、代表図面管理部８と、文書メニューテ
ーブル９で構成してある。代表図面制御部７は、代表図
面管理部８と文書メニューテーブル９の動作を制御し、
文書メニュー用への代表図面の編集や文書メニューテー
ブル９に基づいた代表図面文書メニューの表示制御を詳
細は後述するように行う。代表図面管理部８は、文書の
中から選ばれた代表図面を記憶し管理するところである
。例えば第３図（ａ）に示す文書５１があり、この文書
５１中にある図面（この例では棒グラフ）５２を選択し
た場合、この図面５２を記憶しておく。

また、文書メニューテーブル９は、第２図に示すように
、代表図面対応に付された番号を格納する領域９１と、
代表図面番号対応に当該文書の文書名を格納する領域９
２で構成されている。

次に、第７図、第８図のフローチャー１〜に基づいて、
本システムの動作を説明する。

第７図は、本システムのＷの処理手順を示すフローチャ
ー１〜である。文書作成終了時に文書５１を開いている
状態で、操作者はマウス１２を用いて、文書５１中の代
表的な図面５２を選択し、代表図面８１とする（ｓｌ）
。代表的な図面５２とは、文書５１内に存在する図面や
表やグラフにおいて、最も文書内容を表した物を意味し
ている。ここで、選択した代表的な図面５２が文書メニ
ューとして表示するのに不適当であれば、代表図面制御
部７で作成あるいは縮小・間引きなどの編集をし、文書
５１に適した代表図面８１とする（ｓｌ）。また、文書
５■内に図面が存在しないときは、代表図面制御部７で
、新たに文書５１に適した代表図面８１を作成する（ｓ
ｌ）。次に、操作者は文書５１を閉じ、この文書５１の
文書名をＫＢｉｌから入力する（ｓ３）。そして、登録
処理の実行を指示すると、代表図面管理部８では選択さ
れた代表図面８１を記憶し、文書メニューテーブル９で
は、代表図面制御部７により付された代表図面番号と文
書名とを夫々領域４１と領域９２に対応づけて格納し、
登録処理が終了する（Ｓ４）。

第８図は、本システムの文書検索時の処理手順を示すフ
ローチャートである。文書検索時には、文書メニューテ
ーブル９に基づいて，文書名と、代表図面管理部８に登
録されている代表図面とを代表図面文書メニューとして
、表示部３に表示する（ｓ５）。代表図面文書メニュー
は例えば第４図（ａ）に示される様に表示される。操作
者は代表図面文書メニューを眺めながら、目的の文書５
１を検索する（ｓ６）、そして、目的文書５１（棒グラ
フの文書）の代表図面文書メニューをマウス１２で指定
することにより目的文書５１が開かれる。そこで、操作
者は、表示部３に表示された文書５１を、編集処理部４
で編集する（ｓｌ）。

第４図（、）は、代表図面文書メニューを平面的に表示
した例である。第４図（ｂ）は、代表図面文書メニュー
を、マルチウィンドウ形式を採用して表示した例であり
、この場合、代表図面を原寸大で表示できる。

これにより、大きな図面や詳細な図面でも、文書メニュ
ー用に図面を編集する必要がなくなり、かつ、図面の情
報量を損なうことがないので、検索時の文書内容の推測
にさらに威力を発揮する。

第５図は、代表図面文書メニューの表示形態を示してい
る。（ａ）図は、本実施例であり、代表図面文書メニュ
ーの形態は、代表図面の形態をそのまま表している。（
ｂ）図の代表図面文書アイコン１０３は、表示形態にお
ける他の実施例であり、代表図面を文書アイコンの図柄
として表示している。

このアイコンを用いる場合は、第１図の代表図面制御部
７に代表図面を文書アイコンの図柄に変換する機能を付
加することにより、第１−図のシステム構成を変更せず
に使用でき、容易に実現可能である。これにより、アイ
コンの図柄は、代表図面自体を使用できるので、本発明
の実施例と同じ効果を実現することができる。しかも、
−目で文書を表していることがわかるので、文書メニュ
ーとしての特長をより明確に打ち出すことができる。

上述した実施例では、検索時に文書メニューを代表図面
と文書名とで実現しているが、第６図に示す様に、従来
の文書メニューを用いて、操作者が指定した文書のみ、
代表図面８１を表示するという方法で、検索することも
充分考えられる。第６図と第９図を用いて、この場合の
文書検索の処理手順を説明する。なお、登録時の処理手
順は第７図の手順と同様のため、説明を省略する。文書
検索時には、表示部３に従来通りの文書メニュー１０４
が表示されており（ｓ８）、操作者が文書メニュー１０
４をマウス１２で１回ピックして指定すると（ｓ９）、
表示部３に別なウィンドウが現われ、代表図面８１を表
示する（　ｓ　１０）。操作者が２回ピックすると（ｓ
９）、文書５１が開＜Ｃｓ１．１．）。これにより、文
書編集部４で文書５１を編集する。この場合、代表図面
制御部７に文書指定制御機能を持たせる必要があるが、
第１図のシステム構成を使用して実現できる。必要なと
きに代表図面を表示することにより、画面の簡素化を図
ることができる。

また、従来のワードプロセッサの様に文字列だけが表示
されるよりは、視覚的効果が向上し、検索効率も向上す
る。

上述した実施例での文書メニューで表示する代表図面は
、文書に対応する図面や表やグラフが対象である。しか
し、第３図（ｂ）に示すように１文書の代表的ページの
縮小レイアウト１０１を上述した代表図面の代りに使用
することもできる。この場合、第１図のシステム構成を
そのまま利用でき、登録時、検索時の処理手順も、第７
図、第８図と同様である。ページ縮小レイアウトを文書
メニューに活用することにより、検索者がたとえ文書の
詳細を忘れてしまった場合でも、文書の構成の雰囲気か
ら容易に文書を検索することができる。また、この実施
例は、文書内に図面等が存在しない場合に有効である。

次に述へる実施例は、文書内に図面等が存在しない場合
に、上述の代表的ページの縮小レイアウトを活用するも
のである。この実施例は、代表図面を用いる実施例と、
上述した代表ページの縮小レイアウトを用いる実施例を
組み合わせたものである。このため、第１図のシステム
構成を用いて。

容易に実現可能である。第１１図は、本実施例の代表図
面文書メニューを説明するものである。（ａ）図は文書
５１内に図面５２が存在する場合で、文書検索時に、代
表図面文書メニュー１００を表示する。

（ｂ）図は、文書５１内に図面が存在しない場合で、文
書検索時にページ縮小レイアウト文書メニュー１．０５
を表示する。以下、第１０図に従って、この実施例にお
ける図面登録時の処理手順を述べる。文書作成終了時に
、文書を開いている状態で、文書内に図面が存在すれば
、操作者は、マウス１２を用いて文書内の代表的な図面
５２を選択し、代表図面８１とする。この代表図面５２
は、第７図で述べた様に、文書内に存在する図面や表や
グラフのうち、最も文書５１を代表するものである（ｓ
１３，５１４）。

ここで、選択した代表的な文書５２がメニューとして表
示するのに不適当であれば、縮小・間引き等の編集をし
、文書５１に適した代表図面８１とする（　ｓ　１５）
。もし１文書５１内に図面が存在しない場合は、操作者
が文書内の代表的なページを選択すると、代表図面制御
部７はこの代表的なページを縮小し、このページ縮小レ
イアラ１〜を代表図面８１とする（ｓｉ５）。次に、操
作者は、文書５１を閉じ、文書名をＫＢｌ、１から入力
する（Ｓ１７）。代表図面管理部８では、選択された代
表図面８１を記憶する。

文書メニューテーブル９では、代表図面制御部７により
付された代表図面番号と文書名とを夫々領域９１．領域
９２に格納し、登録処理が終了する（Ｓ１８）。また、
文書検索時の処理手順は、第８図と同し手順で実現でき
る。この実施例により、文書内に図面が存在するか否か
、−目で判別できる。

このため、文書内容に応じた、多彩な文書検索が可能に
なる。

以」二、文書検索の実施例について述べてきたが、本発
明の手段は、ページ検索に関しても有用である。

〔発明の効果〕

本発明によれば１文書内の図面や表やグラフで構成され
る代表図面、あるいは代表ページの縮小レイアラ１〜を
代表図面文書メニューとして登録し、文書検索時やペー
ジ検索時にこれを表示するので、容易に文書内容を推測
することが可能になり、検索効率の向上を図ることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係る文書検索支援システム
の構成図、第２図は文書メニューテーブル構成図、第３
図（ａ）、　（ｂ）は代表図面の説明図、第４図（ａ）
、　（ｂ）は代表図面文書メニューの表示状態図、第５
図（ａ）、　（ｂ）は代表図面文書メニューの表示形態
図、第６図は文書指定による代表図面の表示説明図、第
７図は登録処理手順を示すフローチャー１〜、第８図は
検索処理手順を示すフローチャート、第９図は第６図で
示す文書指定による検索処理手順を示すフローチャー１
−１第１０図は文書内に図面等が存在しない場合での登
録処理手順を示すフローチャー１−１第１１図（ａ）、
　（ｂ）は文書内に図面が存在する場合としない場合で
の文書と代表図面文書メニューの関係説明図である。 ３・・・表示部、６・・・代表文書メニュー管理部、７
・・・代表図面制御部、８・・・代表図面管理部、９・
・・文書メニューテーブル、５１・・・文書、５２・・
・図面、８１・・・代表図面。 代理人弁理士　　秋　本　正　実 ＋　４ （ａ） 図 （ｂ） 六Ｔ ２う 図 文害不 第 図 第 図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、文書内容に対応した図、表、グラフ等の図面を登録
   して管理する図面管理部と、文書検索時に前記図面管理
   部に登録されている図面を代表図面文書メニューとして
   表示する表示手段とを備えることを特徴とする文書検索
   支援システム。 ２、請求項１において、図面管理部に登録される図面と
   当該図面に対応する文書の文書名とを対応づける文書メ
   ニューテーブルを設け、代表図面文書メニュー表示時に
   は前記文書メニューテーブルを参照し図面と文書名とを
   表示することを特徴とする文書検索支援システム。 ３、請求項１または請求項２において、文書内容に対応
   した図面が当該文書中に存在しない場合に新たに当該文
   書の内容に適した図面を作成しこの図面を図面管理部に
   登録する手段を有することを特徴とする文書検索支援シ
   ステム。 ４、請求項１または請求項２において、文書中の代表的
   ページの縮小レイアウト作成手段を有し、前記図面に替
   えて代表的ページ縮小レイアウトを図面管理部に登録し
   代表図面文書メニューとして表示することを特徴とする
   文書検索支援システム。 ５、請求項１または請求項２において、代表図面文書メ
   ニュー表示時に図面管理部に登録してある図面を文書ア
   イコンとして表示することを特徴とする文書検索支援シ
   ステム。 ６、請求項１ないし請求項４のいずれかにおいて、代表
   図面文書メニューの表示は、マルチウィンドウ形態を用
   いることを特徴とする文書検索支援システム。 ７、請求項１ないし請求項４のいずれかにおいて、文書
   検索時に指定した文書に対してのみ図面管理部に登録し
   てある内容を表示することを特徴とする文書検索支援シ
   ステム。 ８、請求項１ないし請求項４のいずれかにおいて、文書
   作成時に図面管理部への登録処理を行うことを特徴とす
   る文書検索支援システム。