JPH01300379A - 文書保存検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） 本発明は、文書、図面等の各種書類を電子情報の形態で
ファイリングし、必要に応じて検索するファイル検索装
置に関する。

（従来の技術） ビジネス用の文書を、ワードプロセッサなどの、いわゆ
るオフィス・オートメーション機器で作成することが広
く行われている。作成された文書は、フロッピーディス
クなどの記録媒体に保存され、再利用が可能になること
がオフィス・オートメーション用の機器を用いる大きな
利点の一つである。

ところで、保存した文書を再利用する時は、その文書の
検索を行なわなければならない。最も自明な文書の検索
方法は、文書に付けた名前の一覧をスクリーンに表示出
力し、目視によって該当する文書名の検索を行なうこと
である。しかしながら、文書名は一般に文書の作成時点
においてユーザが単発的に付すものであり、その内容を
一意に決定できる名前を系統室てて付けることは困難な
場合が多い。即ち、ユーザーは、ある文書を作成すると
きには、その文書の内容を反映したような文書名を付け
るものであるが、それを系統的に行なわないことが多く
、この結果、異なる文書に相類似した文書名が付されて
、後の検索を困難にするという問題があった。

この欠点を補う機能として、文書に付けた補足説明から
検索を行なう機能や、作成日付による検索機能を設けた
システムも知られている。前者は、文書作成者が文書作
成時にその文書に付随する補足説明を登録するとともに
、文書検索時にその補足説明を入力し、入力された補足
説明と、登録されている補足説明との間で文字列のマツ
チなどを適用して機械的に検索を行なう機能である。一
方、後者は、文書の保存時に記録される作成日付によっ
て検索を行なう機能である。これらの機能は、単純な文
書名からの検索よりは強力な検索機能であるといえるが
、ユーザに適確な補足説明の入力を要求したり、日付の
管理を正確に行なうことを要求する。これらのことを怠
ると、当然のことながら有効な検索は行なえず、またユ
ーザへの入力を要求するという意味で、本当に使い易い
システムとは言い難いという問題があった。

（発明が解決しようとする課題） このように、従来のシステムでは、多少の検索機能は備
えているものの、その管理、維持にはユーザへの負担を
要求するものであった。また、検索は、結局はユーザが
入力時点に考えて入力した文章やキーワードに対して行
われるため、検索時に入力時と異なる指定をした場合、
正しく望むファイルを検索できないという不具合があっ
た。

本発明は、この点に鑑みなされたもので、ユーザの負担
を増すことなく、作成されたファイルの後の検索を容易
に行なうことができるファイル検索装置を提供すること
を目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） 本発明は、イメージ情報を生成するイメージ生成手段と
、このイメージ生成手段により生成されたイメージ情報
を作成されたファイルと対応付けて保存するファイル記
憶手段と、このファイル記憶手段に保存されたファイル
の検索に際し、イメージ情報の指定を受付ける受付は手
段と、この受付は手段で受付けたイメージ情報に基づい
てファイルを検索する検索処理手段とを具備したことを
特徴としている。

（作用） 本発明によれば、イメージ生成手段がユーザの指定に基
づき或は自動的に生成したイメージ情報を、ユーザの作
成したファイルと対応付けて保存する。また、保存され
たファイルは、それに付随するイメージ情報の指定によ
り検索することができる。このようなイメージ情報は、
例えば記号、図形、色彩等であり、ファイルを連想する
ための大きな手掛りとなる。即ち、通常、人間がファイ
ルに入れられた文書を探す場合、「あの文書は、確か黄
色の背をしたファイルケースに入っていた。

」、或は「表紙に会社の大きなロゴが入っていた。

」といった連想を喚起して所望のファイルを探すことが
多い。本発明は、この点に着目し、システム側が適当な
連想を喚起するイメージ情報を作成することによりファ
イル検索の手掛りに極めて有効な情報をファイルに付随
させるようにしたちのである。イメージ情報は、キーワ
ードのように思い出し難いことがなく、従ってユーザに
対して負担をあまりかけずに検索の能率を向上させるこ
とが可能である。

（実施例） 以下、図面に基づいて本発明の実施例について説明する
。

第２図に、本発明の一実施例に係る文書処理システムの
構成を示す。

このシ、ステムは、入力装置１１、文書処理装置１２、
文書記憶部１３及び出力装置１４により構成されている
。入力装置１１は、文書の作成や、その保存、検索等の
コマンド入力のために用いられるもので、作成文書に付
加するイメージ情報の指定や、既に作成された文書に付
加したイメージ情報を検索のために指定するのに用いら
れる。文書処理装置１２は、文書の作成、校正、検索等
の文書処理の実行を司る。文書記憶部１３は、文書処理
装置１２における処理に基づいて作成又は校正された文
書を、イメージ情報とともに保存する。

出力装置１４は、作成された文書及びイメージ情報を表
示したり、検索すべき文書のイメージ情報の指定のため
の対話画面を表示する表示装置である。

次に、第１図のフローチャートに基づいて、本システム
における文書作成、校正の手順について説明する。なお
、この実施例では、イメージ情報として、色彩情報を用
いた例について説明する。

この色彩情報は、第３図に示すように、上部、右部、左
部の３つの円の中にそれぞれ色を指定して構成された情
報である。

まず、システムは、メニュー表示ルーチンによってメニ
ュー表示を行なう（２１）。ユーザがメニューから、「
作成」を選択すると（２２）、システムは文書作成モー
ドに入る。文書作成は、新しく文書を生成する作業であ
るので、システムは、その文書用のイメージ情報を生成
するため色選択ルーチン２３を起動する。この色選択ル
ーチン２３では、文書処理装置１２内の図示しない色彩
テーブルの中から、適当な乱数等に従って色が選択され
、第３図に示すような色彩情報を表わす図形の領域３２
，３３．３４をその色で彩色する処理が行われる。この
例では、第３図に示すように、領域は３箇所であると仮
定しているので、システムは、３種の色の選択を行なう
。この時点での文書作成の画面のイメージを第４図に示
す。つまり、スクリーン４１中には、文書作成画面４２
が表示されるとともに、その左上の隅に、色彩情報４３
が表示される。ユーザは、文書作成画面４２に対して、
通常の文書作成機能を用いて文書を作成しく２４）　、
その文書を保存する（２５）。文書を保存する際には、
システムは選択した色彩情報を作成文書と共に保存する
。

作成した文書を校正や再利用のために読出すため、ユー
ザが、システムによるメニュー表示において「校正」を
選択すると、システムは校正モードに入る（２２）。こ
の時点でユーザが文書の名前等の書誌的事項を忘れた場
合には、色指定を選択することにより（２６）　、色彩
による検索を指定することができる。色彩による検索機
能は、色を指定した文書検索処理により行われる（２７
）。

色の指定は、第５図に示すような画面上で行われる。即
ち、第３図に示した図形の上部、右部、左部の色をそれ
ぞれカーソル５１により指定する。

システムは、各文書にぞれぞれ付加された色彩情報から
、指定された色彩情報を検索し、その色彩情報とともに
保存された文書を選択する。候補となる文書が複数存在
する場合には、出力装置１４に候補文書名の一覧が表示
される（２８）。文書選択処理（２９）に基づき、ユー
ザがカーソル操作等により文書を選択すると、当該文書
の校正処理に移行する（３０）。また、色を指定しない
文書検索３１を選択した場合には、色彩情報による選別
は行なわずに、文書記憶部１３に保存されている全文書
の文書名−覧が表示され（２８）　、ユーザはその中か
ら所望の文書を選択することになる（２９）。

このシステムによれば、色を指定した文書検索において
、候補文書が複数存在しても、それらの候補はシステム
がランダムに選んだ色により分類されたものであること
から、それら候補文書は性質の異なる複数の文書の集り
であることが期待され、それらの文書名も相類似しない
ものであるので、ユーザの選択を容易にすることができ
る。例えば、第６図Ｃａ）に示した各文書名は、各々の
文書作成時においては文書に適当な命名をしたつもりで
も、系統的な命名が行われていないために、類似の文書
名が数多く存在している。この場合、これら候補の中か
らある報告書を再利用のために校正したい時、各文書名
からそれぞれの文書の内容を連想するのは極めて困難で
ある。しかし、本システムによれば、検索したい報告書
に付加された色彩情報をイメージとして記憶しておけば
、その色彩情報を指定することにより、文書名が例えば
第６図（ｂ）に示すように絞り込まれる。色彩情報はラ
ンダムに設定されているから、色彩情報が共通する文書
が複数存在しても、第６図（ｂ）に示すように、例えば
「けんきゅうほうＢ」と「とっきよけいさん」といった
相類似しない文書名が選択されることが期待できるので
、これら候補文書から容易に所望する報告書を選択する
ことができる。

なお、ユーザが欲している文書に付加された色彩情報を
正確に思出せない事態は当然予想されるので、色彩の指
定には、柔軟性を持たせることが望ましい。例えば、第
３図の図形のうち、１箇所の色彩しか思出せない場合に
は、その色彩を持つ全ての色彩情報を検索対象とすれば
良い。このように、文書検索処理においては、上部、左
部、右部のうち、１箇所だけの指定、２箇所の指定など
、任意の色彩によって検索を可能にするとより使い易い
システムが提供できる。また、誤って右部の色を左部の
色と指定するような場合も想定し、指定された位置とは
異なる位置に指定色を持つ色彩情報を付加した文書を、
準候補文書として選択する機能を追加しても良い。

なお、上記実施例では、色彩によるイメージ情報を文書
検索に用いた。これを行なうためにはカラーの表示装置
が必要である。しかし、モノクロの表示装置しか持たな
いシステムにおいても、色彩の代わりに予めシステムが
用意した図形を文書の作成時に選択し、表示することに
よって同様な効果を得ることができる。例えば、第７図
に示した図形は、ファイルの格納棚を模式的に示したイ
メージ情報である。このようなイメージ情報によれば、
同図（ａ）、（ｂ）、（ｃ）に示すように、文書の格納
位置をイメージとして記憶しておけば、後の文書検索に
おいて所望する文書を効果的に検索することが可能であ
る。

更に、このファイルの格納棚の位置をユーザが任意に指
定できるようにすれば、例えば「重要な文書は上位機に
、重要でない文書は下位棚に格納」というように、ユー
ザ所望のイメージで格納できるため、文書検索の際にも
イメージの思い出しが極めて容易となる。

この他、使用する図形としては、単純な幾何学的な図形
のみならず、多種多様なものが考えられる。また、複数
記号の組合せ、例えば、図形とその色とを両方選択し、
表示保存するようにすれば、その視覚的印象度は大きく
なるので、より適確な′選択が行われる可能性が高い。

また、そのような図形の検索に当たっての指定方法も、
先の実施例のように、あいまい性を許容した種々の検索
方法が考えられる。また、文書に付属した色の種類は、
文書名に常に併記して表示し、選択させることも可能で
ある。要するに本発明は、その趣旨を逸脱しない範囲で
種々変形した実施することが可能である。

［発明の効果］ 以上述べたように、本発明によれば、作成したファイル
を校正、再利用する際に、ファイル名を忘れてもイメー
ジ情報による連想を利用してファイルを検索することが
可能であるため、ユーザに負担をかけることなく所望す
るファイルを効果的に検索できる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係る文書処理システムの処
理フローを示す流れ図、第２図は同システムの構成図、
第３図は同システムにおいて使用される色彩情報の形態
を示す図、第４図は同システムにおける文書作成画面の
イメージを示す図、第５図は同システムにおける文書検
索時の色彩情報の指定画面の・イメージを示す図、第６
図は同システムにおける文書名表示イメージを示す図、
第７図は本発明の他の実施例に係るイメージ情報の形態
を示す図である。 １１・・・入力装置、１２・・・文書処理装置、１３・
・・文書記憶部、１４・・・出力装置。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 （ａ）　　　　　　　　　　　　　　　　　（ｂ）第６
図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. イメージ情報を生成するイメージ生成手段と、このイメ
   ージ生成手段により生成されたイメージ情報を作成され
   たファイルと対応付けて保存するファイル記憶手段と、
   このファイル記憶手段に保存されたファイルの検索に際
   し、イメージ情報の指定を受付ける受付け手段と、この
   受付け手段で受付けたイメージ情報に基づいてファイル
   を検索する検索処理手段とを具備したことを特徴とする
   ファイル検索装置。