JP4345721B2 - 管理システム - Google Patents

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Description

本発明は、ネットワーク上に接続された複数のデバイスのジョブの連携処理に関する。
オフィス環境では、複合機（ＭＦＰ）、プリンタ、サーバなどの種々のデバイスがネットワークに接続され、共有されている。ネットワークに接続された機器のユーザは、これらの共有デバイスに対してジョブを指示できる。さらに、オフィスでの作業において、ネットワークに接続されている複数のデバイスを連携してジョブを実行することも多くなってきた。そこで、複数のデバイスの連携処理も指示できる機能も用いられている。そのような連携処理の内容をジョブシナリオといい、その具体的処理の流れをワークフローという。
ところで、ワークフローでは、所望の連携処理を実現するために、ジョブシナリオに記述された各ジョブを実行するデバイスを特定する。そこで、たとえば特開２０００−３４１４５５号公報に記載された画像処理システムでは、協同動作に用いる複数の機器の保有能力を取得し蓄積しておく。連携処理を設定する際に、それをユーザに表示するので、ユーザは、所望の連携処理を実現しうるデバイスを容易かつ確実に選択できる。
特開２０００−３４１４５５号公報
ネットワーク上の複数のデバイスで構成されるワークフローを記憶しておくと、それを読み出して、必要なときにワークフローを容易に実行できる。しかし、ワークフローを構成するデバイスの機能が変わることがある。たとえば、複合機において、両面印刷などの機能が追加されたり、また、アプリケーションとして光学式文字認識、画像処理、ファイル形式変換などが追加されたり、バージョンアップされたりすることがある。特開２０００−３４１４５５号公報に記載された上述のシステムでは、協同動作に用いる複数の機器の保有能力を蓄積している。しかし、ネットワークを構成するデバイスの機能の変化があると、それに関連するワークフローは使用できなくなることがある。したがって、デバイスの機能の変化をワークフローに反映させやすくすることが望まれる。
本発明の目的は、ネットワークを構成するデバイスの機能が変わったときに複数のデバイスの連携処理の改善を容易にすることである。
本発明に係る管理装置は、ネットワークに接続された複数のデバイスに連携したジョブを実行させるための連携処理フローを管理する管理装置において、１以上の連携処理フローと前記複数のデバイスより収集した機能の情報とを格納する格納手段と、前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより新たに収集した機能の情報と、前記格納手段に保持されていた前記情報とを比較して、ネットワークに新たに追加されたデバイスまたは前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスに新たに追加された機能を検知する検知手段と、前記格納手段に格納されている前記１以上の連携処理フローにおいて、前記追加されたデバイスの機能または前記追加された機能を含んでいる連携処理フローを、当該機能について前記追加されたデバイスまたは前記追加された機能を備える前記デバイスを使用する連携処理フローへ修正する修正手段と、前記格納手段に格納されている前記機能の情報と、前記新たに収集した機能の情報を基に、修正された連携処理フローとの現状の連携処理フローとを比較して、修正された連携処理フローの、処理時間、ハードウェア資源、出力物の品質およびユーザ利便性のいずれかを評価する評価手段と、前記評価手段により前記処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質の向上およびユーザ利便性の向上のいずれかがあると評価された前記修正された連携処理フローを、現状の連携処理の所有ユーザがアクセスする画面に提示する提案手段とを備える。
前記第２の管理装置において、前記提案手段は、たとえば、処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質向上およびユーザ利便性向上のいずれかがあると評価された前記連携処理フローを前記所有ユーザに対し電子メールで通知する。
前記第２の管理装置において、前記提案手段は、たとえば、前記所有ユーザがログオンした際に表示装置に前記連携処理フローを表示する。
前記第１又は第２の管理装置において、好ましくは、前記格納手段は、所有ユーザからの承認を受ける承認手段を備え、前記修正された連携処理フローについて所有ユーザからの承認を受けると前記修正された連携処理フローを格納する。
前記第１又は第２の管理装置は、たとえば、ネットワークに接続された前記複数のデバイスのなかの２以上のデバイスに個別に組み込まれている。各管理装置において、前記検知手段は、当該管理装置が組み込まれているデバイスの機能変化を検知し、検知した機能変化を当該管理装置以外の管理装置にネットワークを介して通知する。
前記第１又は第２の管理装置は、たとえば、前記ネットワークにおいて前記連携処理フローを一括して管理する。前記検知手段は、前記複数のデバイスのうち前記管理装置を組み込んでいないデバイスから、当該デバイスの機能が変化したとの通知を受け取る。
本発明に係る管理方法は、管理装置を含むデバイスのもつ機能で実行するジョブで開始し、ネットワークに接続された管理装置を含むデバイス及び他のデバイスが有する機能とで連携したジョブを実行させるための１以上の連携処理フローと前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより収集した機能の情報とを保持する格納装置を備える前記管理装置において、前記連携処理フローを管理する管理方法であって、
（１）検知手段により、前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより新たに収集した機能の情報と、前記格納手段に保持されている前記情報とを比較して、ネットワークに新たに追加されたデバイスまたは前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスに追加された機能を検知し、
（２）前記格納装置に格納されている前記１以上の連携処理フローにおいて、修正手段により、前記追加されたデバイスの機能または前記追加された機能を含んでいる連携処理フローを、当該機能について前記追加されたデバイスまたは前記追加された機能を備える前記デバイスを使用する連携処理フローへ修正し、
（３）前記修正された連携処理フローを前記格納装置に格納し、
（４）修正された連携処理フローと現状の連携処理フローとを比較して、修正された連携処理フローの、処理時間、ハードウェア資源、出力物の品質およびユーザ利便性のいずれかのメリットを評価し、
（５）処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質向上またはユーザ利便性向上があると評価された前記修正された連携処理フローを現状の連携処理フローの所有ユーザに提案する。
前記管理方法において、好ましくは、前記修正された連携処理フローの格納装置への格納において、前記修正された連携処理フローについて所有ユーザに承認を求め、所有ユーザからの承認を受けると前記修正された連携処理フローを前記格納装置に格納する。
前記管理方法において、たとえば、前記管理装置は、ネットワークに接続された前記複数のデバイスのなかの２以上のデバイスに個別に組み込まれていて、各管理装置において、前記デバイスの機能変化の検知において、当該管理装置が組み込まれているデバイスの機能変化を検知し、検知した機能変化を当該管理装置以外の管理装置にネットワークを介して通知する。
ネットワークに接続された複数のデバイスに連携したジョブを実行させるための連携処理フローについて、デバイスの機能の変化に応じて、すでに記憶されている連携処理フローについて、管理者や所有ユーザが手間をかけることなく、簡単に修正を行うことが可能である。
以下、添付の図面を参照して発明の実施の形態を説明する。
図１は、ネットワークシステムの１例の構成を示す。このネットワークでは、イーサネット（登録商標）を用いるＬＡＮ１０に複数の複合機（ＭＦＰ）１２、１４、複数のサーバ装置１６，１８および複数のコンピュータ（ＰＣ）２０が接続されている。ここで、複合機１２、１４はスキャン、プリント、複写などの機能を備える。サーバ装置１６はファイル共有サーバ・ＯＣＲサーバであり、サーバ装置１８はウェブサーバ機能を有する。また、ＰＣ２０は、ユーザがアプリケーションを使用して作業する環境を備える。
図２は、複合機１２，１４の構成を示す。複合機１２，１４において、システムコントローラ３０は、ＣＰＵ３２を備え、複合機全体を制御する。システムコントローラ３０は、画像を読み取る撮像部３４、撮像部３４で読み取られた入力画像データを処理する入力画像処理部３６、画像を記憶するメモリ３８、画像データを処理して印刷データを作成する出力画像処理部４０、出力画像処理部４０からの印刷データを用紙に印刷するプリンタエンジン４２、操作および表示のための操作部４４、外部のネットワークと通信するためのネットワークコントローラ４６、および、ハードディスク装置などの大容量の記憶装置４８に接続される。ファクシミリ機能については、図示と説明を省略する。プリンタとして動作する場合、画像は、プリンタエンジン４２により印刷される。複写機として動作する場合、撮像部３４で読み取った画像はプリンタエンジン４２により印刷される。操作部４４は、操作者による各種命令やデータの入力を受け付け、また各種表示を行う。
複合機１２、１４はそれぞれワークフローを保持・管理する機能を有する。ワークフローとは、ネットワークに接続された複数のデバイス間で予め設定されたジョブの連携処理のフローをいう。ワークフローは記憶装置４８に格納される。ワークフローを記憶装置４８に保持しておくと、後でそのワークフローを再利用できる。しかし、デバイスの能力が変化すると、保持されているワークフローが影響を受けることがある。そこで、本発明では、デバイスの能力が変化した時に、ワークフローの修正（再構成）をおこなう。このため、システムコントローラ３０は、ジョブの連携処理すなわちワークフロー処理において、新たなデバイスが追加されたこと、または、少なくとも一つのデバイス（たとえば複合機）の機能が変化したことを検知する。（以下では、「機能の変化」は機能のバージョンアップによる向上や新規機能の追加を含むものとする。）そして、検知した機能変化に応じて、管理するワークフローの修正が可能か判断して、可能と判断すると、そのワークフローについて、適当な処理を行う。たとえば、修正されたワークフローを格納する。好ましくは、可能と判断された修正ワークフローと現状のワークフローについてユーザメリットを評価する。そして、メリットがあると評価すると、現状のワークフローの代わりに、修正されたワークフローを格納する。これにより、機能変化により影響を受けるワークフローについては、そのワークフローが次に利用されるときは、修正されたワークフローが利用できる。または、その代わりに、修正が可能と判断すると、該当ワークフローの所有ユーザに対し報知し、ワークフローの変更を提案する。好ましくは、可能と判断された修正ワークフローと現状のワークフローについてユーザメリットを評価する。そして、メリットがあると評価すると、その評価の結果を該当ワークフローの所有ユーザに対し報知し、ワークフローの変更を提案する。そして、そのワークフローの所有ユーザや管理者から承認を受けると、修正されたワークフローを格納する。以下では、後者の場合について主に説明する。
図３は、複合機１２，１４のシステムコントローラ３０のワークフローに関連するブロック図である。ワークフロー管理部５０では、その複合機で登録されているワークフローを管理する。機能変化検知部５２は、保持している機能（図の右下側に示されている）を、電源オン時や再起動時などのシステム立ち上がり時に定期的にチェックして、その時点で保持している機能とそのパラメータの情報を収集し、保持機能テーブル５４（図４参照）に新たに保持する。（図３、図４の例では、ＯＣＲ機能は備えられていない。）保持機能テーブル５４は記憶装置４８に記憶されている。そして、収集した機能をチェックして、これまでに保持していた保持機能テーブル５４の内容と比較する。そして、差異が生じていれば（たとえば、ＯＣＲ機能が追加されていれば）、機能変化があったと判断し、変化した機能及びその機能のパラメータをワークフロー管理部５０に通知する。さらに、ワークフロー管理部５０は、ネットワークインタフェース４６を介して他のデバイスのワークフロー管理部に対して、変化した機能およびその機能のパラメータを通知する。また、新たなデバイスが追加されたことや、外部のデバイスの機能が変化したことは、外部のワークフロー管理部から通知される。ワークフロー修正部５６は、ワークフロー管理部５０より内部の機能変化検知又は外部からの機能変化が検知されると、管理するワークフローの修正すなわち再構成が可能か否かを判断する。実行メリット判断部５８は、ワークフロー修正部５６により可能と判断され再構成されたワークフローと現状のワークフローとについてユーザメリットを評価する。ワークフロー管理部５０は、実行メリット判断部５８により評価した結果を該当ワークフローの所有ユーザに対し報知し、提案する。または、変形例では、修正されたワークフローを格納する。
図５は、サーバ装置１６，１８の構成を示す。全体を制御するＣＰＵ６０は、プログラムやデータを記憶するＲＯＭ６２、ワークエリアとして動作するＲＡＭ６４、入力手段として用いられるキーボード６６やマウス６８、表示装置７０、ハードディスク装置７２などの大容量記憶装置、ネットワークと通信するためのネットワークインタフェース７４などに接続される。ＯＣＲサーバとしても動作するサーバ装置１６は、ＯＣＲプログラムを記憶している。なお、ＰＣ２０も同様な構成を備えているが、重複した説明をさけるため、ここでは説明を省略する。
図６は、複合機１２，１４、サーバ装置１６，１８およびＰＣ２０からなるネットワークシステムにおけるワークフロー管理に関する制御ブロックを示す。複合機１２，１４の構成は図３と同様である。ファイル共有サーバ・ＯＣＲサーバであるサーバ装置１６も、複合機１２，１４と同様に、ワークフロー管理部８０、機能変化検知部８２、ワークフロー修正部８４、実行メリット判断部８６およびネットワークインタフェース７４を備える。ウェブサーバであるサーバ装置１８は、機能変化検知部８２’およびネットワークインタフェース７４を備える。また、ＰＣ２０は、表示装置７０、電子メール用アプリケーションであるメーラー８８とネットワークインタフェース７４を備える。ＣＰＵ６０が実行する機能であるワークフロー管理部８０、機能変化検知部８２、ワークフロー修正部８４、実行メリット判断部８６は、複写機１２，１４におけるワークフロー管理部５０、機能変化検知部５４、ワークフロー修正部５６、実行メリット判断部５８と同様に機能する。
図７は、ワークフロー管理部５０において管理されているワークフローの１例を示す。ワークフローにおいて、ワークフロー名、管理者名、ワークフロー処理時間のパラメータを保持する。さらに、そのワークフローを構成する各ジョブは共通情報とアプリケーション固有情報の２種類のパラメータを保持する。共通情報とは、各ジョブで共通で保持する情報をいい、たとえば、No（ワークフローを構成する各ジョブのシーケンシャル番号）、実行マシン情報（マシン名、ＩＰアドレス）、実行アプリケーション（スキャン、ＯＣＲなど）、実行依存No（前に実行されるジョブのシーケンシャル番号、複数依存あり）、次実行No（次に実行するジョブのシーケンシャル番号、複数実行あり）、平均処理時間（ジョブ処理時の平均時間）、平均処理待ち時間（ワークフロー開始からジョブ処理開始までの平均時間）を含む。また、アプリケーション固有情報は、ジョブの使用アプリケーションにより異なる情報である。たとえば、スキャンの場合は、カラー情報、画像解像度、圧縮方式、保存先を含む。ＯＣＲの場合は、画像埋め込み、ＯＣＲ対象ファイル及び保存策を含む。ウェブサーバへの登録の際は、登録ファイルと保存先を含む。プリントの場合は、カラー情報、出力解像度、両面出力を含む。定型フォーマットで文章バインドの場合は、定型フォーマットを含む。
図７のワークフローでは、次の作業が連携して行われる。
（１）複合機１２（MFP1）でスキャンして、スキャンにより得られた画像データを電子ファイルに変換し、サーバ装置１６（Server01）に送信する。
（２）次に、サーバ装置１６（Server01）で受信した画像データに対して光学式文字認識（ＯＣＲ）を行って、画像（文字）の電子ファイルへの埋め込みを行う。
（３）次に、得られた画像データをサーバ装置（Server02）１８のウェブサーバへアップロードする。これにより、たとえば関連部署の人はその画像データを、テキスト化された電子ファイルで見ることができるようになる。
次に、デバイスの機能変化が検知されたときの処理について説明する。たとえば、複合機の機能向上や新機能の追加があると、管理するワークフローの再構築／最適化などで改善案を検討し、ユーザメリットが存在する改善案があればユーザに提案する。図８は、システムコントローラ３０によるワークフロー処理のフローチャートである。まず複合機（ＭＦＰ）の機能に変化があるか否かを判断する（Ｓ１０でＹＥＳ）。（この処理は、機能変化検知部５４に対応する。）次に、この機能変化により影響を受けるワークフローがあるか否かを判断する（Ｓ１２）。具体的には、ステップＳ１０で変化があると判断された機能情報と、ワークフロー管理部５０において管理されているワークフローを構成している各ジョブで使用する機能情報との比較を行って、変化がある機能を使用しているかどうか、又は、それに関連する機能を使用しているかどうかを確認することにより、影響を受けるワークフローがあるかどうかを判断する。影響を受けるワークフローがあると、機能変化を考慮してワークフローを修正（再構成）する（Ｓ１４）。具体的には、ワークフローを構成しているジョブで使用している機能を、変化のあった機能を使用するように修正する。次に、ワークフローの修正により、ワーク全体の処理時間、コストなどのメリット向上を判断する（Ｓ１６）。メリットとは、たとえば、処理時間の低下、使用しているハードウェアリソースの減少、出力物の品質向上（解像度アップ／色補正など）、または、ユーザの利便向上（複数の複合機で使用できるなど）である。色補正は、カラーマッチングプロファイル、エッジ強調、スムージングなどのバージョンアップを含む。現状よりメリットがあると、その修正ワークフローをワークフローの所有ユーザにログオン時に表示するように準備する（Ｓ１８）。次にステップＳ１６に戻り、未処理のワークフローについて上述の処理を繰り返す。未処理のワークフローがなくなると（Ｓ２０でＮＯ）、次に、電子メールでワークフローの所有ユーザに修正ワークフローを通知し（Ｓ２２）、処理を終了する。なお、ワークフローの所有ユーザに対して修正ワークフローを提示するタイミングは、機能の変化が検知された後、すぐであってもよい。すなわち、ワークフローの修正が行われると、すぐに所有ユーザに対してたとえば電子メールで通知する。この後に、電子メールで返信がなければ、所有ユーザが当該複合機にログオンしたときに、修正ワークフローを提示できる。
なお、ステップＳ２２での電子メールでの通知の代わりに、該当ユーザが複合機にログオンした際に操作部４４にポップアップさせて通知するようにしてもよい。図９は、修正ワークフロー提案のフローチャートである。ログオンがあったとき（Ｓ３０）、修正フローを提案したいユーザのログオンであるか否かを判断する（Ｓ３２）。そうであれば、すでに電子メールで修正ワークフローを当該ユーザに通知済みかどうかを判断する（Ｓ３４）。そして、通知済みの場合、すでに当該ユーザからワークフロー管理部への返信として、通知された修正ワークフローを許可するか否かの承認メールを受信しているかどうかを判断する（Ｓ３６）。また受信していない場合、すなわち、当該ユーザの承認がまだなされていない場合や、電子メールでの通知がなされていない場合には、修正ワークフローがあることをポップアップさせてユーザに提案する（Ｓ３８）。ユーザがその修正ワークフローを承認すると（Ｓ４０でＹＥＳ）、修正ワークフローを格納する（Ｓ４２）。その後、他の処理（Ｓ４４）に進む。
ワークフローの修正の例を説明すると、第１の例では、図７に示すようなワークフローが複合機１２に保存されていたとする。このワークフローでは、
（１）複合機１２（MFP1）でスキャンし、
（２）次に、スキャンにより得られた画像データを電子ファイルに変換し、サーバ装置１６（Server01）に送信する。
（３）次に、サーバ装置１６（Server01）で受信した画像データに対して光学式文字認識（ＯＣＲ）を行って、画像（文字）の電子ファイルへの埋め込みを行う。
（４）次に、得られた画像データをサーバ装置（Server02）１８のウェブサーバへアップロードする。
いま、複合機１２に光学式文字認識（ＯＣＲ）機能がオプションで追加されたとする。従来のワークフローにおいてはサーバ装置１６でＯＣＲを行っていたが、複合機１２でもＯＣＲ作業ができるようになった。複合機１２でＯＣＲ作業をすることにより、サーバ装置１６への送信する処理が軽減され、時間の短縮が図れると判断すると、ユーザー（そのワークフローの管理者）に対してワークフローの改善が図れることを提案する。
図１０は、ユーザに提案するワークフローを示す。このワークフローでは、
（１）複合機１２(MFP1)でスキャンし、スキャンにより得られた画像データを電子ファイルに変換し、次に、
（２）複合機１２で画像データに対して光学式文字認識（ＯＣＲ）を行って、画像（文字）の電子ファイルへの埋め込みを行い、次に、
（３）得られた画像データをサーバ装置１８（Server02）のウェブサーバへアップロードする。
この修正ワークフローにおいて、処理時間は３８．５秒であり、現状のワークフローの処理時間である５３．５秒より改善される。
ワークフローの第２の例では、図１１に示すようなワークフローが複合機１２に保存されていたとする。このワークフローでは、
（１）複合機１２（MFP1）にてＡさんが報告書（原稿）を読み込む。
（２）複合機１２にてＢさんが報告書（原稿）を読み込む。
（３）複合機１２にてＣさんが報告書（原稿）を読み込む。
（４）全ての報告書がそろったら、定型フォーマットとＡ／Ｂ／Ｃの原稿をまとめて１文書とし、サーバ装置１６（Server01）へアップする。
いま、複合機１４（MFP2）を新たに購入したとする。今までは複合機１２でしか読み込みが出来なかったが、複合機１４でもワークフローの中の読み込みの実行が可能となった。これにより、ユーザの利便の向上、及び平均待ち時間が改善されると判断すると、ユーザー（ワークフローの管理者）に対してワークフローの改善が図れることを提案する。
図１２は、ユーザに提案するワークフローを示す。このワークフローでは、
（１）複合機１２または１４（MFP1またはMFP2）にてＡさんが報告書（原稿）を読み込む。
（２）複合機１２または１４にてＢさんが報告書（原稿）を読み込む。
（３）複合機１２または１４にてＣさんが報告書（原稿）を読み込む。
（４）複合機１２または１４で読み込んだ原稿を複合機１２に送信する。
（５）全ての報告書がそろったら、定型フォーマットでＡ／Ｂ／Ｃの原稿をまとめて１文書とし、サーバ装置１６(Server01)に保存する。
この例では、処理時間が現状の９３．５秒から再構成後の３６．５秒に改善される。
以下に、図１３によりデバイス機能変化時の処理をより詳細に説明する。機能変化があるとき（Ｓ１００でＹＥＳ）、未チェックのジョブシナリオがあれば（Ｓ１０２でＹＥＳ）、そのジョブシナリオを取得し（Ｓ１０４）、ジョブシナリオに必要な機能を抽出し、「シナリオ必要機能リスト」を作成する（Ｓ１０６）。次に、「シナリオ必要機能リスト」に機能変化したものがあるか否かを判断し（Ｓ１０８）、機能変化したものがある場合は、「影響シナリオリスト」にジョブシナリオと変化した機能とを格納し（Ｓ１１０）、そのジョブシナリオをチェック済みとする（Ｓ１１２）。そして、ステップＳ１０２に戻る。「シナリオ必要機能リスト」に機能変化したものがない場合も、ステップＳ１０２に戻る。未チェックのジョブシナリオがなくなると（Ｓ１０２でＮＯ）、ステップＳ１２０に進む。
次に、「影響シナリオリスト」に記載されているジョブシナリオについてユーザに提示する処理を作成する。まず、「影響シナリオリスト」にジョブシナリオがあると（Ｓ１２０でＹＥＳ）、ユーザメリットを判断する（Ｓ１２２、図１４参照）。ユーザメリットがあると判断する場合（Ｓ１２４でＹＥＳ）、すなわち、提案フローリストにワークフローがある場合、次に、影響シナリオユーザ提示処理をする（Ｓ１２６、図１５参照）。次に、該当ジョブシナリオを「影響シナリオリスト」と「提案フローリスト」から削除し（Ｓ１２８）、ステップＳ１２０に戻る。「影響シナリオリスト」にジョブシナリオがなくなると（Ｓ１２０でＮＯ）、処理を終了する。
図１４は、ユーザメリット判断処理（図１４、Ｓ１２２）のフローチャートである。まず、「影響シナリオリスト」から変化機能とジョブシナリオを抽出し（Ｓ２００）、現状のジョブシナリオのワークフローと変化機能から別のワークフローが可能かを確認する（Ｓ２０２）。別のワークフローが可能であれば（Ｓ２０４でＹＥＳ）、別ワークフローのデータを抽出して、ユーザのメリットを判断する（Ｓ２０６）。たとえば、現ワークフローから別ワークフローに修正するとトータル時間が短縮されるならば（Ｓ２０８）、「提案ワークフローリスト」に「ジョブシナリオ利用者」、「別ワークフロー」（すなわち提案ワークフロー）および「メリット」を格納する（Ｓ２１０）。また、現ワークフローから別ワークフローに変えると扱える原稿がモノクロからカラーに変わるならば（Ｓ２１２でＹＥＳ）、「提案ワークフローリスト」に「ジョブシナリオ利用者」、「別ワークフロー」（すなわち提案ワークフロー）および「メリット」を格納する（Ｓ２１４）。また、現ワークフローから別ワークフローに変えるとＰＤＦ形式のファイルに文字を埋め込むことができるならば（Ｓ２１６でＹＥＳ）、「提案ワークフローリスト」に「ジョブシナリオ利用者」、「別ワークフロー」（すなわち提案ワークフロー）および「メリット」を格納する（Ｓ２１８）。また、現ワークフローから別ワークフローに変えると原稿を読み込ませるスキャナが増えるならば（Ｓ２２０でＹＥＳ）、「提案ワークフローリスト」に「ジョブシナリオ利用者」、「別ワークフロー」（すなわち提案ワークフロー）および「メリット」を格納する（Ｓ２２２）。また、現ワークフローから別ワークフローに変えると出力物をえることができるプリンタが増加するならば（Ｓ２２４でＹＥＳ）、「提案ワークフローリスト」に「ジョブシナリオ利用者」、「別ワークフロー」（すなわち提案ワークフロー）および「メリット」を格納する（Ｓ２２６）。そして、処理はステップＳ２０２に戻る。別ワークフローが可能でなければ（Ｓ２０４でＮＯ）、ユーザのメリットの判断を終了する。こうして、提案ワークフローリストに、ユーザメリットのあるシナリオが記憶される。
図１５は、影響シナリオユーザ提示処理（図１３、Ｓ１２６）のフローチャートである。ここで、提案ワークフローリストにあるジョブシナリオについて、ジョブシナリオ所有者のユーザに提示するジョブシナリオのリストを作成する。まず「提案ワークフローリスト」から１項目を抽出する（Ｓ３００）。そのジョブシナリオの所有者が、当該複合機のシステムで管理しているユーザであるならば（Ｓ３０２でＹＥＳ）、所有者であるユーザの「ユーザへの提案ワークフローリスト」に、影響ジョブリスト、提案ワークフローおよび変更時のメリットも格納する（Ｓ３０４）。また、システムで管理しているユーザでなくても、ジョブシナリオ作成時に所有者の連絡先が記憶されていれば（Ｓ３０６でＹＥＳ）、その「連絡先」に、ジョブシナリオ名、現ジョブシナリオのワークフロー、提案ワークフローおよび変更時のメリットについて記載した報知メッセージを送信する（Ｓ３０８）。
図１６は、影響シナリオをユーザに提示する処理（図１３、Ｓ１２８）のフローチャートである。いまユーザはＰＣ２０の操作者であるとする。まずログイン時に表示装置に基本画面（図１７参照）を描画する（Ｓ４００）。次に、「ユーザへの提案リスト」に項目がある場合（Ｓ４０２）、基本ログイン画面に、「ジョブシナリオ変更提案画面」へ遷移するためのショートカットを作成する（Ｓ４０４）。図１８に示す例では、「ワークフロー改善」のショートカットが作成される。次に、「ジョブシナリオ変更提案画面」へ遷移するためのショートカットが押下されると（Ｓ４０６でＹＥＳ）、ワークフローのリストが表示される。まず、「ユーザへの提案リスト」に複数項目があるか否かを判断する（Ｓ４０８）。「ユーザへの提案リスト」に複数項目があると、図１９に示すように、「ユーザへの提案リスト」をリスト化して表示装置に表示する（Ｓ４１０）。ここで、リストの１項目が選択される場合（Ｓ４０８でＮＯまたはＳ４１２でＹＥＳ）、その影響ジョブシナリオを提示して（Ｓ４１４）、ステップＳ４０２に戻る。図２０の例では、報告書のウェブ登録のワークフローについて、現状と変更後のワークフローが表示され、かつ、変更するメリットが表示される。リストの項目が選択される代わりに、「戻る」ボタンが選択された場合（Ｓ４１２でＹＥＳ）、ステップＳ４０２に戻る。リストの項目が選択されず、また、戻るボタンも押下されない場合、処理を終了する。
図２１は、１ジョブシナリオ変更提案提示処理（図１６、Ｓ４１６）のフローチャートである。まず、表示装置に「１ジョブシナリオ変更提案画面」を表示する（Ｓ４２０）。ここで、ジョブシナリオ名、現ワークフロー、提案ワークフロー及び変更時のメリットを表示する。次に、変更ボタンが選択されると（Ｓ４２２でＹＥＳ）、ワークフロー管理部に対し、選択中のジョブシナリオのワークフローを提案ワークフローへ変更するように指示する（Ｓ４２４）。そして、「ユーザへの提案リスト」から、選択中の提案ワークフローを削除する（Ｓ４２８）。また、却下ボタンが選択されると（Ｓ４２６でＹＥＳ）、ステップＳ４２８に進み、選択中の提案ワークフローを削除する。また、戻るボタンが選択されると（Ｓ４３０でＹＥＳ）、処理を終了する。いずれのボタンも選択されない場合は、ステップＳ４２０に戻る。
図２２に示す変形例では、サーバ装置１６が、そのネットワーク内のデバイスを用いるワークフローを一元管理する。サーバ装置１６のみがワークフロー管理部８０、ワークフロー修正部８４および実行メリット判断部８６を備える。複合機１２，１４およびサーバ装置１８は機能変化検知部５２を備え、機能変化があるとサーバ装置１６の機能検知部８２に送信する。ワークフロー管理部８０、機能検知部８２、ワークフロー修正部８４および実行メリット判断部８６の構成は、ワークフロー管理部５０、機能検知部５２、ワークフロー修正部５６および実行メリット判断部５８と同様なので、詳細な説明は省略する。したがって、機能検知部８２は、複数のデバイスのうち管理装置を組み込んでいないデバイス１２，１４，１８から、当該デバイスの機能が変化したとき、機能変化の通知を受け取る。この通知を受け取ると、ワークフロー修正部８４は、ワークフロー（連携処理フロー）において、検知された機能変化に影響されるワークフローを修正し、実行メリット判断部８６は、修正ワークフローと現状のワークフローとを比較して、修正ワークフローのメリットを評価する。ワークフロー管理部８０は、メリットがあると評価された修正ワークフローを現状のワークフローの所有ユーザに提案する。
次に、デバイスの機能変化が検知されたときの別の処理について説明する。この処理では、機能変化に応じて修正されたワークフローを格納する。すなわち、デバイスの機能変化が検知されると、管理しているワークフローのうち機能変化の影響を受けるワークフローについて修正（再構成）が可能か否かを判断して、可能と判断すると、修正されたワークフローを格納する。これにより、そのワークフローが次に使用される時には、修正されたワークフローが使用できる。好ましくは、可能と判断された修正ワークフローと現状のワークフローについてユーザメリットを評価し、メリットがあると評価すると、現状のワークフローの代わりに、修正されたワークフローを格納する。
図２３は、システムコントローラ３０によるワークフロー処理のフローチャートである。まず複合機（ＭＦＰ）の機能に変化があるか否かを判断する（Ｓ５０でＹＥＳ）。次に、格納されているワークフローにおいて、この機能変化により影響を受けるワークフローがあるか否かを判断する（Ｓ５２）。影響を受けるワークフローがあると、機能変化を考慮してワークフローを修正（再構成）する（Ｓ５４）。次に、ワークフローの修正により、ワーク全体の処理時間、コストなどのメリット向上を判断する（Ｓ５６）。以上の処理は図８に示した処理と同様である。現状よりメリットがあると、その修正ワークフローを格納する（Ｓ５８）。次にステップＳ５４に戻り、未処理のワークフローについて上述の処理を繰り返す。未処理のワークフローがなくなると（Ｓ６０でＮＯ）、処理を終了する。修正ワークフローの所有ユーザが当該複合機にログオンしたときに、再構成した旨のメッセージとともに、修正ワークフローを提示する。
好ましくは、図８の例のように、修正されたワークフローについて所有ユーザに承認を求め、所有ユーザからの承認を受けると修正されたワークフローを格納する。この変形例における機能変化により影響を受けるワークフローについての処理は、その他の点では、上述の実施の形態と同様な処理が可能であることはいうまでもない。
ネットワークシステムの１例の構成を示す図 複合機の構成を示すブロック図 システムコントローラのワークフローに関連する機能ブロック図 保持機能テーブルの図 サーバの構成を示すブロック図 複合機、サーバおよびＰＣからなるネットワークにおけるワークフロー管理に関する制御ブロックの図 ワークフローの１例の図 ワークフロー処理のフローチャート ワークフロー処理のフローチャート ユーザに提案するワークフローの１例の図 ワークフローの他の１例の図 ユーザに提案するワークフローの他の１例の図 機能変化チェック処理のフローチャート ユーザメリット判断処理のフローチャート 影響シナリオユーザ提示処理のフローチャート 影響シナリオユーザ提示処理のフローチャート 基本画面の図 「ワークフロー改善」のショートカットを含む画面の図 ワークフローを表示する画面の図 影響シナリオを提示する画面の図 １ジョブシナリオ変更提案提示処理のフローチャート 変形例における複合機、サーバ装置およびＰＣからなるネットワークにおけるワークフロー管理に関する制御ブロックの図 変形例におけるワークフロー処理のフローチャート
符号の説明
１２，１４ 複合機、 １６，１８ サーバ装置、 ２０ ＰＣ、 ３０ システムコントローラ３０、 ４８ 記憶装置、 ５０ ワークフロー管理部、 ５２ 機能変化検知部、 ５６ ワークフロー修正部、 ５８ 実行メリット判断部、 ６０ ＣＰＵ、 ８０ ワークフロー管理部、 ８２、８２’ 機能変化検知部、 ８４ ワークフロー修正部、 ８６ 実行メリット判断部。

Claims (9)

  1. 管理装置を含むデバイスのもつ機能で実行するジョブで開始し、ネットワークに接続された他のデバイスが有する機能とで連携したジョブを実行させるための連携処理フローを管理する前記管理装置において、
    １以上の連携処理フローと前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより収集した機能の情報とを格納する格納手段と、
    前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより新たに収集した機能の情報と、前記格納手段に保持されていた前記情報とを比較して、ネットワークに新たに追加されたデバイスまたは前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスに追加された機能を検知する検知手段と、
    前記格納手段に格納されている前記１以上の連携処理フローにおいて、前記追加されたデバイスの機能または前記追加された機能を含んでいる連携処理フローを、当該機能について前記追加されたデバイスまたは前記追加された機能を備える前記デバイスを使用する連携処理フローへ修正する修正手段と、
    修正された連携処理フローと現状の連携処理フローとを比較して、前記格納手段に格納されている前記機能の情報と、前記新たに収集した機能の情報を基に、修正された連携処理フローの、処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質の向上およびユーザ利便性の向上のいずれかを評価する評価手段と、
    前記評価手段により前記処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質の向上およびユーザ利便性の向上のいずれかがあると評価された前記修正された連携処理フローを、現状の連携処理の所有ユーザがアクセスする画面に提示する提案手段と
    を備える管理装置。
  2. 前記提案手段は、前記処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質の向上およびユーザ利便性の向上のいずれかがあると評価された前記連携処理フローを前記所有ユーザに対し電子メールで通知することを特徴とする請求項１に記載された管理装置。
  3. 前記提案手段は、前記所有ユーザがログオンした際に表示装置に前記連携処理フローを表示することを特徴とする請求項１〜２のいずれかに記載された管理システム。
  4. 前記格納手段は、所有ユーザからの承認を受ける承認手段を備え、前記修正された連携処理フローについて所有ユーザからの承認を受けると前記修正された連携処理フローを格納することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載された管理装置。
  5. 前記管理装置は、ネットワークに接続された前記複数のデバイスのなかの２以上のデバイスに個別に組み込まれていて、各管理装置において、前記検知手段は、当該管理装置が組み込まれているデバイスの機能変化を検知し、検知した機能変化を当該管理装置以外の管理装置にネットワークを介して通知することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載された管理装置。
  6. 前記管理装置は、前記ネットワークにおいて前記連携処理フローを一括して管理し、前記検知手段は、前記複数のデバイスのうち前記管理装置を組み込んでいないデバイスから、当該デバイスの機能が変化したとの通知を受け取ることを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載された管理装置。
  7. 管理装置を含むデバイスのもつ機能で実行するジョブで開始し、ネットワークに接続された他のデバイスが有する機能とで連携したジョブを実行させるため１以上の連携処理フローと前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより収集した機能の情報とを保持する格納装置を備える前記管理装置において、前記連携処理フローを管理する管理方法であって、
    検知手段により、前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスより新たに収集した機能の情報と、前記格納手段に保持されている前記情報とを比較して、ネットワークに新たに追加されたデバイスまたは前記管理装置を含むデバイス及び他のデバイスに追加された機能を検知し、
    前記格納装置に格納されている前記１以上の連携処理フローにおいて、修正手段により、前記追加されたデバイスの機能または前記追加された機能を含んでいる連携処理フローを、当該機能について前記追加されたデバイスまたは前記追加された機能を備える前記デバイスを使用する連携処理フローへ修正し、
    前記修正された連携処理フローを前記格納装置に格納し、
    評価手段により、前記格納装置に格納されている前記機能の情報と、前記新たに収集した機能の情報を基に、修正された連携処理フローと現状の連携処理フローとを比較して、修正された連携処理フローの、処理時間、ハードウェア資源、出力物の品質およびユーザ利便性のいずれかを評価し、
    提案手段により、処理時間の低下、ハードウェア資源の減少、出力物の品質の向上およびユーザ利便性の向上があると評価された前記修正された連携処理フローを現状の連携処理フローの所有ユーザがアクセスする画面に提示する
    管理方法。
  8. 前記修正された連携処理フローの格納装置への格納において、前記修正された連携処理フローについて所有ユーザに承認を求め、所有ユーザからの承認を受けると前記修正された連携処理フローを前記格納装置に格納することを特徴とする請求項７に記載された管理方法。
  9. 前記管理装置は、ネットワークに接続された前記複数のデバイスのなかの２以上のデバイスに個別に組み込まれていて、各管理装置において、前記デバイスの機能変化の検知において、当該管理装置が組み込まれているデバイスの機能変化を検知し、検知した機能変化を当該管理装置以外の管理装置にネットワークを介して通知することを特徴とする請求項８に記載された管理方法。
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