JP2016194802A - 会計入力システム、端末装置、サーバー装置、方法およびプログラム - Google Patents
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Abstract
Description
顧問先の業務で使用する書類を読み取って電子帳表として前記サーバー装置に格納する手段と、
前記サーバー装置内で前記レシート画像と前記電子帳表を関連づけて管理する手段と、
入力操作端末から、前記サーバー装置に格納されたレシート画像および当該レシート画像と関連付けられた電子帳表を参照しながら仕訳データを入力する参照入力手段とを備え、
仕訳入力を行なう場合には、前記サーバー装置が、
顧問先毎にレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた電子帳表および会計ファイルに関連付けられた電子帳表を読み出して前記入力操作端末に提供して、
前記入力操作端末上で前記レシート画像および前記電子帳表を参照しながら入力、訂正できるようにし、
前記サーバー装置がさらに、入力された仕訳データと参照したレシート画像を関連付ける会計用の第一関連付け手段と、
入力された仕訳データと参照した電子帳表を関連付ける会計用の第二関連付け手段と、
入力時に参照したレシート画像と電子帳表を関連付ける会計用の第三関連付け手段と、
入力された仕訳データを元に、会計処理過程で作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料を電子帳表として登録する際に、登録する電子帳表に対して、当該会計資料の元になる仕訳データおよび当該仕訳データに関連付けられたレシート画像及び当該レシート画像および前記仕訳データに関連付けられた電子帳表とを、さらに関連付ける会計用の第四関連付け手段とを具え、
その後の会計処理過程において、仕訳入力、決算処理などの会計業務の種類に応じて、当該会計業務に用いたアプリケーションまたはその作成データにそれぞれ関連付けられた仕訳データ、当該仕訳データに関連付けられたレシート画像、当該レシート画像に関連付けられた電子帳表を抽出できるようにしたことを特徴とする。
以下、図面を参照しながら本発明を実施するための形態を詳細に説明する。
図1は、本発明にかかる会計処理システムの全体概要を説明するための概略図である。顧問先の各種取引で発生する原始証憑類としては、レシート、領収書、通帳、クレジットカード明細などの原始証憑10(以下、「レシート等」と略す)と、契約書、保険証、不動産登記簿や商業登記簿などの謄本や抄本などの登記証明書、登記簿証明書に付随する土地や家屋の図面、不動産の写真、工事現場の写真、固定資産や製品および半製品等の各種資産の写真、あるいは、顧問先で作成した手書き等の帳簿(売上伝票、入金伝票、出金伝票)、その他、他のシステムで出力した帳簿、元帳、決算書、申告書、ワープロやメモ帳の文書、表計算ソフトで作成した表などのその他の証憑類20(以下、「契約書等」と略す)とがある。なお、他のシステムとは、他社ソフト(会計アプリ、ワープロソフト、表計算ソフト等)のほか、当該システムの提供者である自社ソフトでも何でも良く、他のシステム全般を含む趣旨である。
図1に示す本発明の会計処理システムの構成例について説明する。図1−1は、1つの会計事務所200と1〜nの顧問先100のコンピュータやサーバー端末がインターネット等のネットワークを通して接続された顧問先と会計事務所の構成を示す図である。図1−2は、図1−1の構成に会計事務所200から会計入力等に関して外注や在宅入力等を行う構成(1〜nの在宅入力300)を追加した図である。一実施例では、会計事務所はサーバー200とクライアント端末400で構成されるシステムからなる。
次に、本発明で用いられる各種テーブルおよびレコードについて説明する。サーバー200の記憶部205は、以下のテーブルおよびレコードを格納する領域を具える(図示せず)。なお、実施例によってはこれらのすべてのテーブル/レコードがサーバー200上にある必要はなく、会計事務所とは別に設置されたデータサーバーやクラウド上、あるいは会計事務所のクライアント端末400に一部または全部が存在してもよい。
上記のように構成された入力システムにおける会計処理方法について、その時々の画面例を参照しながら以下に説明する。図3は、本発明にかかる入力システムの全体処理を説明するためのフローチャートである。本発明にかかるシステムは大別して、顧問先端末100で行う(1)レシート画像および電子帳表データの読み取り・格納段階に関する処理(S01−S04)、サーバー200で行う(2)格納済みの書類に対するタグ付け、アプリとの関連付け処理(S05−S07)、クライアント端末400や在宅PC300で行う(3)参照入力段階に関する処理(S08−S12)、サーバー200で行う(4)レシート画像データと電子帳表データの関連づけに関する処理(S13−S14)、書類画像データが過年度の場合(S15)に行われる(5)過年度の書類との関連付け処理(S16)が含まれる。
まず、(1)読み取り・格納段階に関する処理について説明する。図5−1は、読み取り・格納段階の詳細フローを説明するための図である。以下、主に、顧問先端末100で読み取る場合について説明するが、会計事務所の職員が紙のレシート等を持ち帰って、会計事務所のクライアント端末400で操作する場合も同様である。入力システムの画像管理プログラムを起動すると、図4−1に示すようなGUI画面1が顧問先端末100に表示される。GUI画面1は「スキャナー読み取り」ボタン501、「ファイル取り込み」ボタン502、「設定」ボタン503、「書類登録」ボタン504と、取り込んだ画像データのファイル名や取得日付等のファイル情報を表示する画面(ファイル情報欄)505と、取り込んだ画像データのプレビュー画面506から構成される。
格納済みの書類に対する検索処理やタグ付け、アプリとの関連付けする処理(2)について、図5−2を用いて説明する。より具体的には、ここでは、例えば、契約書等の電子帳表データを取込む際に、その電子帳表データが顧問先名だけとか、あるいは顧問先名と年度の情報だけなど最小限の情報がタグとしてタグ付けされているような場合、最小限のタグで検索してピックアップした上で、さらにキーワードや使用するアプリ名をタグ付けしたいような場合について説明する。例えば会計事務所のクライアント端末400でオペレータが入力システムの顧問先管理プログラム(図示せず)を起動すると、図4−2に示すようなGUI画面2がクライアント端末400に表示される。このGUI画面2で顧問先、会計年度、タグ等を指定することによりサーバー200に登録された画像データを検索して、呼び出して、新たなタグ付けやアプリとの関連付け等を行うことができる。GUI画面2は、例えば顧問先や会計年度を選択する欄601と、検索条件としての読み取り日(例:最近1ケ月)を指定する欄602と、検索条件(例:「タグ:銀行」)を指定する欄603と、書類の性質で分類された検索範囲(例:「全分類」タブ、選択されている「書類」タブ等)のタブ604と、検索結果の画面605と、選択された画像データのファイル名、設定されたタグ情報、プレビュー画面606と、「アプリとの関連付け」ボタン607とから構成される。
次に、参照入力段階に関する処理(3)について、図5−3の詳細フローを用いて説明する。本実施例では、在宅の入力担当者に必要なデータのみアクセス可能に構成して、レシート画像と必要な電子帳表データから個々の取引の仕訳入力等を行わせる処理を説明する。ただし、これは在宅者端末300での処理に限らず会計事務所のクライアント端末400に対しても同様の構成とすることができる。
次に、レシート画像データと電子帳表データの関連づけ(4)に関する処理について、図5−4を用いて説明する。本実施例は会計事務所のオペレータが顧問先ファイル管理プログラム(図4−2)を用いてレシート画像と電子帳表データの関連づけを行う処理を説明する。会計事務所のオペレータは、会計アプリ(図示せず)を起動して、顧問先と会計期間を選択する(S13−1)。会計アプリは指定された顧問先と会計期間に該当する仕訳一覧を表示し、オペレータが関連づけの対象となる仕訳を選択する(S13−2)。会計アプリは指定された仕訳データと、当該仕訳データに関連づけされているレシート画像や電子帳表データ、または会計ファイルと関連付けられたレシート画像や電子帳表データを抽出して順次表示する(S13−3)。そして、対応する顧問先ファイル管理プログラム(図4−2)を用いて顧問先、会計年度、必要であれば検索タグを指定して(S13−4)、関連付けたい電子帳表データを検索する(S13−5)。図4−3のGUI画面3に示すように、画面上には、呼び出したレシート画像と、検索条件に該当する電子帳表データが一覧表示されるので(S13−6)、オペレータは関連づけする電子帳表データを例えばレシート画像上にドラッグ&ドロップ操作して(S14−1)、レシート画像および選択した電子帳表データを参照しながら仕訳入力を行う(S14−2)。この仕訳入力において、参照して資料がレシート画像だけの場合は、仕訳データとレシート画像が関連付けられる(会計の第1の関連付け)。参照した資料が電子帳表データだけの場合は、仕訳データと電子帳表データとが関連付けられる(会計の第2の関連付け)。参照した資料がレシート画像に加え1以上の電子帳表データの場合には、当該レシート画像と電子帳表データとが関連付けられる(会計の第3の関連付け)(S14−3)。このようにして、仕訳データと、レシート画像データと、電子帳表データの関連付けがサーバー200の関連画像データ(図2−2)に登録される(S14−4)。なお、ドラッグ&ドロップ操作は必須ではなく、レシート画像を表示中に、検索して一覧表示した電子帳表データの中から、選択した電子帳表データを参照したことをもって、その仕訳データと電子帳表データないし、そのレシート画像と電子帳表データとを関連付けるようにしても良い。
最後に、過年度の書類との関連付けに関する処理(5)について、図5−5を用いて説明する。上述したように、例えば株式等の損失は3年間繰り越せることから、損失に関わる電子帳表データに関連付けられる会計年度の情報を予め必要な年数にわたり登録することにより、過年度の必要な電子帳表データを次の会計年度での法人税アプリ等の処理で呼び出せるようにする処理を行う。
200 サーバー
300 担当者端末
400 会計事務所クライアント端末
Claims (18)
- 会計事務所向けの入力システムであって、各顧問先の取引で発生したレシート等の証憑を読み取ってレシート画像としてサーバー装置に格納する手段と、
顧問先の業務で使用する書類を読み取って電子帳表として前記サーバー装置に格納する手段と、
前記サーバー装置内で前記レシート画像と前記電子帳表を関連づけて管理する手段と、
入力操作端末から、前記サーバー装置に格納されたレシート画像および当該レシート画像と関連付けられた電子帳表を参照しながら仕訳データを入力する参照入力手段とを備え、
仕訳入力を行なう場合には、前記サーバー装置が、
顧問先毎にレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた電子帳表および会計ファイルに関連付けられた電子帳表を読み出して前記入力操作端末に提供して、
前記入力操作端末上で前記レシート画像および前記電子帳表を参照しながら入力、訂正できるようにし、
前記サーバー装置がさらに、入力された仕訳データと参照したレシート画像を関連付ける会計用第一関連付け手段と、
入力された仕訳データと参照した電子帳表を関連付ける会計用第二関連付け手段と、
入力時に参照したレシート画像と電子帳表を関連付ける会計用第三関連付け手段と、
入力された仕訳データを元に、会計処理過程で作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料を電子帳表として登録する際に、登録する電子帳表に対して、当該会計資料の元になる仕訳データおよび当該仕訳データに関連付けられたレシート画像及び当該レシート画像および前記仕訳データに関連付けられた電子帳表とを、さらに関連付ける会計用第四関連付け手段とを具え、
その後の会計処理過程において、仕訳入力、決算処理などの会計業務の種類に応じて、当該会計業務に用いたアプリケーションまたはその作成データにそれぞれ関連付けられた仕訳データ、当該仕訳データに関連付けられたレシート画像、当該レシート画像に関連付けられた電子帳表を追跡、確認できるようにしたことを特徴とする会計事務所向けの入力システム。 - 請求項1に記載の会計事務所向けの入力システムにおいて、当該入力システムを用いて税務申告などの税務関連業務を行なう場合に、
入力された仕訳データを元に作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料から作成した申告データと参照したレシート画像とを関連付ける税務用第一関連付け手段と、
前記申告データと参照した契約書や決算書等の電子帳表とを関連付ける税務用第二関連付け手段と、
前記申告データ作成時に参照したレシート画像と電子帳表とを関連付ける税務用第三関連付け手段と、
入力された前記申告データから作成する税務申告資料を別個の電子帳表として登録する際に、登録する電子帳表に対して、当該税務申告資料の元になる申告データ、当該申告データに関連付けられたレシート画像、および当該レシート画像に関連付けられた電子帳表、および前記申告データに関連付けられた電子帳表を、さらに関連付ける税務用第四関連付け手段
を具えることを特徴とする会計事務所向けの入力システム。 - 請求項1または2に記載の会計事務所向けの入力システムにおいて、
監査等の会計処理業務や税務調査対応業務に、前記入力システムで作成された税務申告資料と財務諸表や決算資料を含む会計資料を用いて監査や税務調査する場合に、
選択した前記税務申告資料または前記会計資料の入力時に使用した申告データまたは仕訳データまたは財務諸表や決算資料を含む会計資料の電子帳表または税務申告資料の電子帳表の情報まで格納されている関連付け情報を用いて、前記税務申告資料または前記会計資料の電子帳表の元になる申告データまたは仕訳データまたは財務諸表や決算資料を含む会計資料の電子帳表または税務申告資料の電子帳表を呼び出し、
前記申告データの入力時に使用したレシート画像および電子帳表の情報まで格納されている関連付け情報を用いて、前記申告データの元になるレシート画像および電子帳表を呼び出し、
前記会計資料の入力時に使用した仕訳データの情報まで格納されている関連付け情報を用いて、前記会計資料の元になる仕訳データを呼び出し、
前記仕訳データの入力時に使用したレシート画像および電子帳表の情報まで格納されている関連付け情報を用いて、前記仕訳データの元になるレシート画像および電子帳表を呼び出し、
前記会計資料の入力時に使用したレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた財務諸表や決算資料を含む会計資料の電子帳表の情報まで格納されている関連付け情報を用いて、前記会計資料の元になるレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた財務諸表や決算資料を含む会計資料の電子帳表を呼び出し、
呼び出した資料を参照表示できるようにして入力業務および前記監査等の会計処理業務や税務調査対応業務を支援することを特徴とする会計事務所向けの入力システム。 - 請求項1乃至3のいずれかに記載の会計事務所向けの入力システムにおいて、
a)前記レシート画像に関連付けられた前記電子帳表;
b)前記レシート画像に基づき入力された仕訳データまたは申告データ;
c)前記入力された仕訳データまたは申告データを元に、会計処理過程で作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料または税務申告資料;および、
d)税務関連業務過程で税務申告資料または会計処理過程で財務諸表や決済資料を作成するためのアプリケーション;
のうちの少なくとも2つの要素を互いに関連付け、以降の会計業務において、仕訳入力または申告書入力などの税務関連業務、決算処理などの会計業務の種類に応じて、当該会計業務に用いたアプリケーションまたはその作成物にそれぞれ関連付けられた仕訳データまたは申告データ、電子帳表、および/または会計資料または税務申告資料を追跡、確認できるようにしたことを特徴とする会計事務所向けの入力システム。 - 前記入力操作端末は、会計事務所内のローカルの端末または遠隔地の端末または仮想端末であることを特徴とする請求項1乃至4に記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記サーバー装置の制御装置が、前記サーバー装置の記憶手段内に、公開用フォルダを作成する手段と、
前記公開用フォルダに、前記会計第一関連付け手段、前記会計第二関連付け手段、前記会計第三関連付け手段、および前記会計第四関連付け手段により関連付けられたレシート画像、電子帳表、会計ファイル、または、前記税務第一関連付け、前記税務第二関連付け、前記税務第三関連付け、および前記税務第四関連付けにより関連付けられたレシート画像、電子帳表、申告ファイルを作成して格納する公開準備手段と、
前記入力操作端末毎にアクセス制限された前記公開用フォルダを公開する手段と、を含むことを特徴とする請求項5に記載の会計事務所向けの入力システム。 - 前記公開準備手段が前記公開フォルダに必要なファイルを格納した段階で、前記入力操作端末毎に前記公開用フォルダへのアクセス先、および/または前記仕訳データまたは前記申告データの作成に用いるアプリケーションの入手先情報を通知する手段を含むことを特徴とする請求項6に記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記公開準備手段は、前記レシート画像、電子帳表、および会計ファイルまたは申告ファイルを、その顧問先情報を秘匿にした状態で、前記公開ファイルに格納することを特徴とする請求項6または7に記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記入力操作端末の制御手段は、前記会計ファイル又は前記申告ファイルに対する作業履歴を記録し、前記会計ファイルまたは申告ファイルとともに前記作業履歴を前記サーバー装置に送る手段を含むことを特徴とする請求項6乃至8のいずれかに記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記入力操作端末からの入力により、前記入力システムに前記仕訳データ又は前記申告データが登録された時、
前記入力操作端末の制御手段は、前記入力操作端末の記憶手段へ一時的に保存されていた前記サーバー装置に登録されたデータを消去する手段を含むことを特徴とする請求項6乃至9に記載の会計事務所向けの入力システム。 - 前記サーバー装置内で前記レシート画像と電子帳表を関連付けて管理する手段は、前記レシート画像または前記電子帳表を参照表示させる場合に、関連付けの有無および/または関連付けされた書類の種類により表示画面上に異なるアイコンをともに表示することを特徴とする請求項1乃至10のいずれかに記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記サーバー装置内で前記レシート画像と電子帳表を関連付けて管理する手段は、前記表示アイコンの実行操作があった場合に、参照表示しているレシート画像または電子帳表に関連付けられたレシート画像または電子帳表を特定のルールに基づいて表示することを特徴とする請求項11に記載の会計事務所向けの入力システム。
- 前記サーバー装置内で前記レシート画像と電子帳表を関連付けて管理する手段は、前記参照表示しているレシート画像または電子帳表に関連付けられたレシート画像または電子帳表を表示した場合に、いずれかのレシート画像または電子帳表との関連付けまたは関連付けの表示を解除する指示を受け付けることを特徴とする請求項12に記載の会計事務所向けの入力システム。
- 会計事務所向けの入力システムが行う会計入力方法であって、
サーバー装置が、各顧問先の取引で発生したレシート等の証憑を読み取ったレシート画像を格納するステップと、
サーバー装置が、顧問先の業務で使用する書類を読み取った電子帳表を格納するステップと、
前記サーバー装置が、前記レシート画像と前記電子帳表を関連づけて管理するステップと、
入力操作端末が、前記サーバー装置に格納されたレシート画像および当該レシート画像と関連付けられた電子帳表を参照しながら仕訳データを入力する参照入力ステップとを備え、
仕訳入力を行なう場合には、前記サーバー装置が、
顧問先毎にレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた電子帳表および当該会計ファイルに関連付けられた電子帳表を読み出して前記入力操作端末に提供して、
前記入力操作端末上で前記レシート画像および前記電子帳表を参照しながら入力、訂正できるようにし、
さらに、前記サーバー装置が、
入力された仕訳データと参照したレシート画像を関連付ける会計用第一関連付けステップと、
入力された仕訳データと参照した電子帳表を関連付ける会計用第二関連付けステップと、
入力時に参照したレシート画像と電子帳表を関連付ける会計用第三関連付けステップと、
入力された仕訳データを元に、会計処理過程で作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料を電子帳表として登録する際に、登録する電子帳表に対して、当該会計資料の元になる仕訳データおよび当該仕訳データに関連付けられたレシート画像及び当該レシート画像および前記仕訳データに関連付けられた電子帳表とを、さらに関連付ける会計用第四関連付けステップとを具え、
その後の会計処理過程において、仕訳入力、決算処理などの会計業務の種類に応じて、当該会計業務に用いたアプリケーションまたはその作成データにそれぞれ関連付けられた仕訳データ、当該仕訳データに関連付けられたレシート画像、当該レシート画像に関連付けられた電子帳表を追跡、確認できるようにしたことを特徴とする会計入力方法。 - 会計事務所向けの入力システムのサーバー装置で実行される会計入力プログラムであって、
各顧問先の取引で発生したレシート等の証憑を読み取ったレシート画像を格納するステップと、
顧問先の業務で使用する書類を読み取った電子帳表を格納するステップと、
前記サーバー装置が、前記レシート画像と前記電子帳表を関連づけて管理するステップと、
顧問先毎にレシート画像および当該レシート画像に関連付けられた電子帳表および当該会計ファイルに関連付けられた電子帳表を読み出して入力操作端末に提供して、前記入力操作端末上で前記レシート画像および前記電子帳表を参照しながら入力、訂正できるようにするステップと、
入力された仕訳データと参照したレシート画像を関連付ける会計用第一関連付けステップと、
入力された仕訳データと参照した電子帳表を関連付ける会計用第二関連付けステップと、
入力時に参照したレシート画像と電子帳表を関連付ける会計用第三関連付けステップと、
入力された仕訳データを元に、会計処理過程で作成された財務諸表や決算資料を含む会計資料を電子帳表として登録する際に、登録する電子帳表に対して、当該会計資料の元になる仕訳データおよび当該仕訳データに関連付けられたレシート画像及び当該レシート画像および前記仕訳データに関連付けられた電子帳表とを、さらに関連付ける会計用第四関連付けステップと、
その後の会計処理過程において、仕訳入力、決算処理などの会計業務の種類に応じて、当該会計業務に用いたアプリケーションまたはその作成データにそれぞれ関連付けられた仕訳データ、当該仕訳データに関連付けられたレシート画像、当該レシート画像に関連付けられた電子帳表を追跡、確認するステップとを、前記サーバー装置に実行させための会計入力プログラム。 - 請求項1乃至13に記載のいずれか一つに記載の会計事務所向けの入力システムに記載の入力操作端末装置。
- 請求項1乃至13に記載のいずれか一つに記載の会計事務所向けの入力システムに記載のサーバー装置
- 請求項17に記載のサーバー装置が仮想的なサーバで構成されることを特徴とする仮想サーバー。
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