JP7244158B2 - 書類管理システム、電子デバイス、書類管理方法、方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
図1は、電子データ形式の書類(ドキュメント)を管理するための書類管理システム100の概念図である。書類管理システム100が管理する書類の種類は特に限定されないが、例として、銀行取引明細書(Bank Statement)、請求書(Invoice)、見積書、及び受取利息通知書などが挙げられる。以下では、税理士であるユーザが企業などのクライアントの税務に関する書類を管理する場合を例に、書類管理システム100の構成及び動作を説明する。
図2は、ユーザ端末200の機能ブロック図である。制御部201は、例えばCPU、ROM、及びRAMなどを含み、オペレーティングシステム(OS)を含む各種プログラムを実行することによりユーザ端末200全体を制御する。操作部202は、例えばキーボード及びマウスのような入力デバイスを含み、ユーザによる入力操作を受け付ける。記憶部203は、例えばHDD及びSDDのような記録媒体を含み、OSを含む各種プログラムを記憶する。表示部204は、例えば液晶ディスプレイを含み、ユーザインタフェースや各種情報などを表示する。ネットワークI/F205は、ユーザ端末200が外部装置(書類管理装置300など)と通信するためのインタフェースである。
図3は、書類管理装置300の機能ブロック図である。制御部301は、例えばCPU、ROM、及びRAMなどを含み、OSを含む各種プログラムを実行することにより書類管理装置300全体を制御する。記憶部303は、例えばHDD及びSDDのような記録媒体を含み、OSを含む各種プログラムを記憶する。また、記憶部303は、アップロードされた書類ファイル、書類ファイルに含まれる書類を管理する情報、及びエンティティDBなども記憶する。エンティティDBについては、図4を参照して後述する。ネットワークI/F305は、書類管理装置300が外部装置(ユーザ端末200など)と通信するためのインタフェースである。
図4は、エンティティDBの例であるエンティティDB400を示す図である。エンティティDBは、エンティティグループと、エンティティと、エンティティ識別情報とを関連付けるデータ(エンティティデータ)を含む。エンティティ識別情報は、書類に対応するエンティティを識別するために使用される情報である。エンティティ識別情報の構成は特に限定されないが、書類管理システム100が扱うことが想定されている種類の書類に含まれている可能性があり、かつエンティティを一意に識別可能な情報により構成される。図4に示すエンティティDB400は、書類管理システム100が銀行の入出金明細(銀行取引明細書)を扱うという想定に基づき、エンティティ識別情報が銀行名、支店名、及び口座番号を含むように構成されている。
書類管理装置300は、ユーザ端末200によってアップロードされる複数の画像を取得することにより、管理すべき書類を取得する。複数の画像それぞれは、個別のエンティティに対応する書類を表す画像である。複数の画像は、例えば、画像を含むページを格納可能なファイル形式を持つ書類ファイルに含まれる。従って、書類管理装置300は、画像を含むページを格納可能なファイル形式を持つ書類ファイルを介して複数の画像を取得することができる。
次に、ユーザ端末200から書類管理装置300に書類ファイルをアップロードする手順について説明する。最初に、ユーザは操作部202を操作することにより、ユーザ端末200に対して、書類管理アプリケーションを起動するように指示する。制御部201は、ユーザからの指示に応じて書類管理アプリケーションを起動し、書類管理アプリケーションの初期画面であるグループ選択画面を表示部204に表示する。
書類ファイルのアップロードが完了すると、書類管理装置300は、書類ファイルに含まれる書類をエンティティ別に分類する処理を行う。以下では、図5A及び図5Bに示す書類ファイル500がアップロードされた場合を例に、分類処理の説明を行う。
上の説明では、ユーザはファイルマネージャのファイル表示画面900A又は900Bから書類ファイルのアップロードするものとした。しかしながら、他の画面から書類ファイルのアップロードが可能なように書類管理アプリケーションを構成してもよい。例えば、ユーザ端末200は、グループ選択画面600、エンティティ選択画面700、及び機能選択画面800の少なくともいずれかに、アップロードボタンを表示してもよい。
前述したように、ファイル表示画面900B(図9B)における書類の種類及びエンティティ名の列には、「Multiple」と表示される場合がある。ユーザは、「Multiple」の領域を選択することにより、対応する書類ファイルに含まれる書類のリストを展開することができる。例えば、書類ファイル921のエンティティ名における「Multiple」の領域が選択されると、書類ファイル921に含まれる書類の情報がリスト形式で展開され、ファイル表示画面900Bの表示状態が図14に示す状態に変化する。図14の例では、書類ファイル921は、図5A及び図5Bに示す書類ファイル500に対応し、書類ファイル500に含まれる各書類に対応するエンティティを示す情報が表示される。これにより、ユーザは、書類ファイル921に関係する複数のエンティティが、具体的にどのエンティティであるかを確認することができる。書類ファイル921のエンティティ名における「Multiple」の領域が再び選択されると、書類のリストが閉じられ、ファイル表示画面900Bの表示状態が図9Bに示す状態に戻る。
ユーザは、ファイル表示画面900A(図9A)において特定の書類ファイルのタイルを選択したり、ファイル表示画面900B(図9B)において特定の書類ファイルのファイル名の領域(又は「Multiple」以外の任意の領域)を選択したりすることにより、ユーザ端末200にファイル詳細画面を表示させることができる。
図16は、ファイル表示画面の他の例であるファイル表示画面1600を示す図である。ファイル表示画面1600は、日付ボタン1601及びアップロードボタン1602を含む。日付ボタン1601が選択されると、アップロードされた複数の書類ファイルが、アップロードの日付別にグルーピングされてファイル表示画面1600に表示される。図16は、日付ボタン1601が選択された状態を示している。書類ファイル1621、1622、及び1623は、同じ年(昨年)にアップロードされたため、昨年の表示領域にグルーピングされて表示されている。また、今年にアップロードされた書類ファイルは書類ファイル1624だけであるため、今年の表示領域には書類ファイル1624だけが表示されている。
図17Aは、ユーザ端末200が実行する書類管理アプリケーションの第1の処理例のフローチャートである。なお、本明細書において、何らかの第1の処理(例えば、グループ選択画面600におけるタイルの選択)に応じて何らかの第2の処理(例えば、エンティティ選択画面700の表示)が行われる構成が記載されている場合、第1の処理と第2の処理との間に他の何らかの処理が行われる構成も実施形態に含まれる。
次に、通知センター機能について説明する。図9Bに示す書類ファイル923のように、現在のユーザとは別のユーザが、現在のユーザが担当するエンティティ(エンティティ選択画面700において選択されたエンティティ)に対応する書類を含む書類ファイルをアップロードする場合がある。このような場合に、ユーザ端末200は、現在のユーザに対して、他のユーザによりアップロードされた書類が存在することを通知することができる。
なお、上述の実施形態において説明した各種機能を実装するソフトウェア及びハードウェアの具体的な構成については特に限定されない。技術的に可能である限り、任意のソフトウェア、任意のハードウェア、並びに任意のソフトウェア及び任意のハードウェアの任意の組合せが、上述の実施形態の範囲に含まれる。
Claims (19)
- 複数の画像を取得する取得手段であって、前記複数の画像それぞれは個別のエンティティに対応する書類を表す画像である、取得手段と、
前記複数の画像それぞれに含まれるエンティティ識別情報に基づいて、各書類に対応するエンティティを識別する識別手段と、
前記各書類と前記識別手段により識別された前記対応するエンティティとを相互に関連付ける書類データを記録する記録手段と、
を備え、
前記取得手段は、第1のエンティティに関連付けられた第1のユーザからの指示に応じて前記複数の画像を取得し、
前記書類管理システムは、前記識別手段により識別されたエンティティの中に前記第1のエンティティとは異なる第2のエンティティが含まれている場合に、前記第2のエンティティに関連付けられた第2のユーザに対する通知を行う通知手段を更に備えることを特徴とする書類管理システム。 - 前記複数の画像それぞれに対して文字認識処理及び画像認識処理の少なくとも一方を含む認識処理を行うことにより、前記複数の画像それぞれに含まれる前記エンティティ識別情報を検出する第1の検出手段を更に備えることを特徴とする請求項1に記載の書類管理システム。
- 前記識別手段は、前記複数の画像それぞれに含まれる前記エンティティ識別情報と、複数のエンティティそれぞれと前記複数のエンティティそれぞれに対応するエンティティ識別情報とを関連付けるエンティティデータとに基づいて、前記各書類に対応するエンティティを識別することを特徴とする請求項1又は2に記載の書類管理システム。
- 前記複数の画像それぞれに対して文字認識処理及び画像認識処理の少なくとも一方を含む認識処理を行うことにより、前記複数の画像が表す複数の書類の中から、2以上のページに分割された1つの書類を構成する書類セットを検出する第2の検出手段を更に備え、
前記記録手段は、前記第2の検出手段により検出された前記書類セットに含まれる2以上の書類を相互に関連付けるように前記書類データを構成することを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の書類管理システム。 - 前記取得手段は、画像を含むページを格納可能なファイル形式を持つ書類ファイルを介して前記複数の画像を取得することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載の書類管理システム。
- 前記書類ファイルにおいて2以上の画像を含むページを検出する第3の検出手段を更に備えることを特徴とする請求項5に記載の書類管理システム。
- プロセッサと、プログラムを格納したメモリと、を備える電子デバイスであって、前記プログラムは、前記プロセッサによって実行されると、前記プロセッサに、
それぞれが個別のエンティティを表す複数の選択可能アイテムを含むエンティティ選択画面を表示することと、
前記エンティティ選択画面において第1のエンティティに対応する選択可能アイテムが選択されたことに応じて、それぞれが個別の書類ファイルを表す複数の選択可能アイテムを含むファイル表示画面を表示することであって、前記ファイル表示画面に含まれる前記複数の選択可能アイテムに対応する複数の書類ファイルのそれぞれは個別のエンティティに対応する1以上の書類を含み、前記複数の書類ファイルそれぞれの前記1以上の書類のうちの少なくとも1つは前記第1のエンティティに対応する、ことと、
前記ファイル表示画面において第1の書類ファイルに対応する選択可能アイテムが選択されたことに応じて、前記第1の書類ファイルに含まれる1以上の書類それぞれの詳細情報を含むファイル詳細画面を表示することと、
を実行させることを特徴とする電子デバイス。 - 前記第1の書類ファイルは、複数のページを格納可能なファイル形式を持ち、
前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類それぞれの前記詳細情報は、書類統合用の選択可能アイテムを含み、
前記プログラムは、前記プロセッサによって実行されると、前記プロセッサに、
前記ファイル詳細画面において第1の書類に対応する書類統合用の選択可能アイテムが選択されたことに応じて、それぞれが前記第1の書類ファイルの個別のページを示す1以上のページ指定用の選択可能アイテムを表示することと、
第2の書類に対応するページに対応するページ指定用の選択可能アイテムが選択されたことに応じて、前記ファイル詳細画面に含まれる前記第1の書類の前記詳細情報及び前記第2の書類の前記詳細情報を、前記第1の書類と前記第2の書類とを統合することにより生成される1つの書類の詳細情報に置き換えることと、
を更に実行させることを特徴とする請求項7に記載の電子デバイス。 - 前記第1の書類ファイルは、複数のページを格納可能なファイル形式を持ち、
前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類それぞれの前記詳細情報は、ページ追加アイコンと対応するページを示す対応ページアイコンとを含み、
前記プログラムは、前記プロセッサによって実行されると、前記プロセッサに、
前記ファイル詳細画面において第2の書類に対応する対応ページアイコンが第1の書類に対応するページ追加アイコンの位置へドラッグアンドドロップされたことに応じて、前記ファイル詳細画面に含まれる前記第1の書類の前記詳細情報及び前記第2の書類の前記詳細情報を、前記第1の書類と前記第2の書類とを統合することにより生成される1つの書類の詳細情報に置き換えることであって、前記1つの書類の前記詳細情報は前記第1の書類に対応する第1のページを示す対応ページアイコンと前記第2の書類に対応する第2のページを示す対応ページアイコンとを含む、こと
を更に実行させることを特徴とする請求項7に記載の電子デバイス。 - 前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類それぞれは、取引情報を含み、
前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類のうちの前記第1のエンティティに対応する第3の書類の前記詳細情報は、前記第3の書類に含まれる前記取引情報に基づく仕訳の作成を指示するための選択可能アイテムを含むことを特徴とする請求項7乃至9のいずれか1項に記載の電子デバイス。 - 前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類のうちの前記第1のエンティティ以外のエンティティに対応する第4の書類の前記詳細情報は、前記第4の書類に含まれる前記取引情報に基づく仕訳の作成を指示するための選択可能アイテムを含まないことを特徴とする請求項10に記載の電子デバイス。
- 前記第1の書類ファイルに含まれる前記1以上の書類の前記詳細情報の表示態様は、書類が前記第1のエンティティに対応するか否かで異なることを特徴とする請求項7乃至9のいずれか1項に記載の電子デバイス。
- 前記複数の書類ファイルの中に前記第1のエンティティ以外のエンティティに対応する書類を含む第2の書類ファイルが存在する場合、
前記ファイル表示画面は、前記第2の書類ファイルが2以上のエンティティに対応することを示す選択可能アイテムを含み、
前記プログラムは、前記プロセッサによって実行されると、前記プロセッサに、
前記ファイル表示画面において前記第2の書類ファイルが2以上のエンティティに対応することを示す選択可能アイテムが選択されたことに応じて、前記第2の書類ファイルに含まれる各書類に対応するエンティティを示す情報を前記ファイル表示画面に表示すること
を更に実行させることを特徴とする請求項7乃至12のいずれか1項に記載の電子デバイス。 - 第1のエンティティに関連付けられた第1のユーザからの指示に応じて複数の画像を取得する取得手段であって、前記複数の画像それぞれは個別のエンティティに対応する書類を表す画像である、取得手段と、
前記複数の画像それぞれに含まれるエンティティ識別情報に基づいて、各書類に対応するエンティティを識別する識別手段と、
前記各書類と前記識別手段により識別された前記対応するエンティティとを相互に関連付ける書類データを記録する記録手段であって、前記識別手段により識別されたエンティティの中に前記第1のエンティティとは異なる第2のエンティティが含まれている場合、前記第2のエンティティに対応する1以上の書類が前記第1のエンティティに関連付けられたユーザにより記録されたことを示す所定の情報を記録する、記録手段と、
表示手段を備えるユーザ端末において前記第2のエンティティに関連付けられた第2のユーザが所定の操作を行ったことに応じて、前記所定の情報を検出する検出手段と、
前記所定の情報が検出されたことに応じて、前記第2のユーザ以外のユーザにより記録された、前記第2のエンティティに対応する書類が存在することを示す通知情報を前記表示手段に表示する制御手段と、
を備えることを特徴とする書類管理システム。 - 前記通知情報は、前記第2のエンティティに対応する前記1以上の書類のうちの第1の書類の詳細情報と、前記第1の書類を受け入れることを示す選択可能アイテムと、前記第1の書類を受け入れないことを示す選択可能アイテムと、を含む通知画面を含み、
前記第1の書類を受け入れないことを示す前記選択可能アイテムが選択されたことに応じて、前記制御手段は、前記書類データから前記第1の書類を削除するように制御することを特徴とする請求項14に記載の書類管理システム。 - 電子デバイスが実行する方法であって、
それぞれが個別のエンティティを表す複数の選択可能アイテムを含むエンティティ選択画面を表示する工程と、
前記エンティティ選択画面において第1のエンティティに対応する選択可能アイテムが選択されたことに応じて、それぞれが個別の書類ファイルを表す複数の選択可能アイテムを含むファイル表示画面を表示する工程であって、前記ファイル表示画面に含まれる前記複数の選択可能アイテムに対応する複数の書類ファイルのそれぞれは個別のエンティティに対応する1以上の書類を含み、前記複数の書類ファイルそれぞれの前記1以上の書類のうちの少なくとも1つは前記第1のエンティティに対応する、工程と、
前記ファイル表示画面において第1の書類ファイルに対応する選択可能アイテムが選択されたことに応じて、前記第1の書類ファイルに含まれる1以上の書類それぞれの詳細情報を含むファイル詳細画面を表示する工程と、
を備えることを特徴とする方法。 - 書類管理システムが実行する書類管理方法であって、
第1のエンティティに関連付けられた第1のユーザからの指示に応じて複数の画像を取得する取得工程であって、前記複数の画像それぞれは個別のエンティティに対応する書類を表す画像である、取得工程と、
前記複数の画像それぞれに含まれるエンティティ識別情報に基づいて、各書類に対応するエンティティを識別する識別工程と、
前記各書類と前記識別工程により識別された前記対応するエンティティとを相互に関連付ける書類データを記録する記録工程であって、前記識別工程により識別されたエンティティの中に前記第1のエンティティとは異なる第2のエンティティが含まれている場合、前記第2のエンティティに対応する1以上の書類が前記第1のエンティティに関連付けられたユーザにより記録されたことを示す所定の情報を記録する、記録工程と、
表示手段を備えるユーザ端末において前記第2のエンティティに関連付けられた第2のユーザが所定の操作を行ったことに応じて、前記所定の情報を検出する検出工程と、
前記所定の情報が検出されたことに応じて、前記第2のユーザ以外のユーザにより記録された、前記第2のエンティティに対応する書類が存在することを示す通知情報を前記表示手段に表示する制御工程と、
を備えることを特徴とする書類管理方法。 - コンピュータに、請求項16に記載の方法の各工程を実行させるためのプログラム。
- コンピュータに、請求項17に記載の書類管理方法の各工程を実行させるためのプログラム。
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