JP7472089B2 - 情報処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置に関する。

従来、電子化される文書と対応付けた別の文書を用意し、その別の文書に、対応付けられた文書を保存すべき保管先を特定する情報が表される保存先特定領域を含めるようにして、対応付けられた文書を保存すべき保存先に保存することが行われている（例えば、特許文献１参照）。このような保存先特定領域を別の文書、或いは保存対象となる文書に設けることにより、保存対象となる文書を、保存すべき保存先に保存させることができる。

特開２０１４－１１６９８号公報

保存先特定領域を通した保存先は、ユーザーの選択により指定するようになっている。つまり、ユーザーは、予め選択肢として用意された保存先のうちから保存先を選択するようになっている。保存先の選択肢が予め用意されることから、ユーザーにとっては、保存先を選択しなければならないだけでなく、選択肢ではない保存先には文書を保存させることはできない。ユーザーの選択に依存することから、保存対象となる文書が生じた場合にタイムリに対応することもできない。このようなことは、従来技術の手法には、文書の保存上、大きな制約が存在し、その保存上の汎用性が低い。
保存対象となる文書の保存は、サービス（ここでは、サービスの一部を含む）として顧客に提供することが考えられる。サービスの品質の評価に用いる要素の一つに迅速性がある。迅速性は定量評価がしやすく、顧客は敏感である。そのため、保存対象となる文書の発生にも、タイムリに対応することが重要と考えられる。
保存対象となる文書の発生にタイムリに対応させつつ、適切な保存先を決定することを可能とするために、文書中から、必要な情報を抽出して保存先の決定に用いることが考えられる。様々な種類、或いは形式の文書を想定する場合、必要な情報を適切に抽出するための辞書を複数、用意することが考えられる。それにより、辞書をより容易に用意できるようにすることも重要と言える。

そこで、本発明は、電子化された保存対象の文書の保存先を、その文書中の情報から自動的に決定可能な情報処理装置を提供することを目的とする。
また、本発明は、保存対象の文書中から必要な情報の抽出を可能にする辞書をより容易に作成可能な情報処理装置を提供することを他の目的とする。

本開示の第１の態様の情報処理装置は、保存対象とする文書の雛形と位置付けられ、且つ電子化されている第１の文書に配置された文字列を自動認識する自動認識手段と、前記第１の文書が表示される第１の表示エリアと、前記自動認識手段によって前記第１の文書において認識された複数の文字列が選択可能に表示される第２の表示エリアとが表示される画像を出力する出力手段と、前記自動認識手段による前記文字列の自動認識結果を用いて、前記第１の文書に配置された前記複数の文字列のうちの一つ以上を、前記第１の文書を雛形とする前記文書の保管先の決定に用いる対象文字列としてユーザーの指示により選択する文字列選択手段と、前記文字列選択手段により選択された一つ以上の前記対象文字列を基に、前記文書上で前記対象文字列に対応する前記文字列をそれぞれ特定するための辞書を生成する辞書生成手段と、を備え、前記出力手段は、前記第２の表示エリアに表示された前記複数の文字列のうち、いずれか一つの文字列が前記ユーザーの指示によって選択されると、前記第１の表示エリアにおいて、選択された前記一つの文字列に対応付けられた文字列領域を強調表示する。

本開示の第２の態様の情報処理装置は、保存対象とする電子化された文書に配置された文字列を自動認識する自動認識手段と、前記自動認識手段による前記文字列の自動認識結果、及び前記文書に配置された前記文字列のうちで前記文書の保管先の決定に用いられる文字列である対象文字列を一つ以上複数、指定する辞書を参照し、前記対象文字列にそれぞれ対応する前記文字列の前記自動認識手段による自動認識結果を用いて、前記保管先を自動的に決定する保管先決定手段と、を備える。

本発明は、電子化された保存対象の文書の保存先を、その文書中の情報から自動的に決定することができる。
また、本発明は、保存対象の文書中から必要な情報の抽出を可能にする辞書をより容易に作成することができる。

本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによりサービス提供会社が提供するサービスの例の概要を説明する図である。 発注側企業と受注側企業との間で取り引きが行われる場合に、その２つの企業間で発生する文書交換の例を説明する図である。 本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによるサービスの提供のために構築されたシステム、及びそのシステムが接続されたネットワーク環境の例を説明する図である。 本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバ上に実現される機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。 文書処理制御部によって実現される文書ファイルの交換の仕組みの例を説明する図である。 利用依頼設定情報により利用登録を行った非契約事業者の情報を表示するＷｅｂページの例を示す図である。 配信管理情報の設定が可能なＷｅｂページの例を示す図である。 文書ファイルの保管に係わる情報、及びその関係の例を説明する図である。 辞書登録用のＷｅｂページの例を示す図である。 文書が発注書であった場合に、自動認識の対象とする文字列の例を説明する図である。 辞書登録処理の例を示すフローチャートである。 文書ファイルに対して行われる再集約の仕方の例を説明する図である。 文書処理制御部によって実行される自動文書取込処理の例を示すフローチャートである。 文書ファイルの選択、及び選択した文書ファイルのダウンロードが可能なＷｅｂページの画面例を示す図である。 従文書の文書ファイルを登録可能にするためのＷｅｂページの画面例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態について、図を参照しながら説明する。なお、説明する実施形態は、あくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。本発明の技術的範囲には、様々な変形例も含まれる。

図１は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰ（APplication）サーバによりサービス提供会社が提供するサービス（以降「本サービス」と表記）の例の概要を説明する図である。
サービス提供会社ＷＡは、文書の交換を必要とする複数の事業者のうちの少なくとも１事業者を顧客として、その複数の事業者間のネットワークを介した文書の送受信を中継する形の文書交換を実現させるサービス（以降「本サービス」と表記）を提供する。複数の事業者のうちの少なくとも１事業者が顧客、つまりサービス提供会社ＷＡの契約者であれば良いのは、その１事業者の文書を他の全ての事業者に中継するような場合も想定されるからである。そのような場合、他の全ての事業者が顧客でなくても、契約者である１事業者の文書を他の全ての事業者が受信できるようにしなければならない。なお、詳細は後述するが、上記文書交換の一部の実現に、文字列の自動認識が用いられる。その自動認識を可能にするために、事業者は、その自動認識用の辞書の登録が可能となっている。

事業者は、個人、或いは企業等の組織である。図１では、事業者の例として、Ａ社ＣＡ、Ｂ社ＣＢの２つの会社を示している。Ｂ社ＣＢは、例えば製品Ｐを製造し、製造した製品Ｐを商品として販売する受注側企業である。商品である製品Ｐは、発注した企業に対し、配送等により納品される。Ｂ社ＣＢが販売する商品は、他社から購入した商品であっても良い。他方のＡ社ＣＡは、Ｂ社ＣＢに対し、そのＢ社ＣＢが製造し販売する製品Ｐを発注（購入）する側の発注側企業である。以降、混乱を避けるために、製品Ｐは「商品Ｐ」と表記する。また、Ａ社ＣＡ、Ｂ社ＣＢはともに顧客、つまりサービス提供会社ＷＡと契約した企業と想定する。

図２は、発注側企業と受注側企業との間で取り引きが行われる場合に、その２つの企業間で発生する文書交換の例を説明する図である。図２には、発注側企業と受注側企業との間で、受注側企業が販売する商品Ｐの購入に係る契約から、その契約による取り引きが完了するまでの作業の流れの例も併せて示している。ここで図２を参照して、その２つの企業の間で交換される文書について具体的に説明する。図１では、発注側企業はＡ社ＣＡ、受注側企業はＢ社ＣＢである。

図２では、発注側企業の取り引きに係わる部署として、法務部、経理部、及び発注部門の３つを示している。受注側企業の取り引きに係わる部署としては、法務部、経理部、及び営業部の３つを示している。これらの部署も１例であり、取り引きに係わる部署は取り引きする商品Ｐの種類、組織の体制等によって異なる。

発注側企業の発注部門は、法務部の審査を受け、必要な商品Ｐを購入するための契約を受注側企業の営業部との間で結ぶ。受注側企業の営業部も、発注側企業の発注部門と同様に、法務部の審査を受けて契約を結ぶ。この契約を結ぶ契約段階では、少なくとも契約書が発注側企業と受注側企業との間で交換される。

発注側企業の発注部門は、結んだ契約の内容に沿って発注書を作成し、作成した発注書を受注側企業の営業部に送付することにより、商品Ｐの発注を行う。受注側企業の営業部は、送付された発注書を処理し、発注書で要求された商品Ｐを発注側企業に納品するための手続きを行う。このようなことから、発注段階では、発注側企業と受注側企業との間で発注書が交換される。

受注側企業の営業部では、例えば発注書により要求された商品Ｐの配送方法を決定し、決定した方法で商品Ｐを発注側企業に配送させる。その配送が開始される前に、発注側企業に納品される商品Ｐを表す納品書が作成される。作成された納品書は、発注側企業の例えば発注部門に商品Ｐを届けた際に渡される。それにより、発注部門は、納品書を確認した後、その納品書に記載の商品Ｐが実際に納品されたか否かを確認してその商品Ｐを受け取る検収を行う。この検収により、納品書に記載の商品Ｐが納品されたことが確認できた場合、発注部門は、受注側企業に対して受領書を渡す。このようなことから、商品Ｐの納品段階では、発注側企業と受注側企業との間で納品書、及び受領書の交換が行われる。

受注側企業の営業部は、受領書を受け取ることにより、商品Ｐの代金の支払いを求めるための請求書を作成し発行する。発行された請求書は、発注側企業の発注部門に渡され、発注部門は、請求書で求められた代金の支払いを経理部に対して依頼する。それにより、商品Ｐの代金は、発注側企業の経理部によって支払われる。

発注側企業の経理部は、例えば受注側企業が指定の口座に代金を振り込むことにより、支払いを行う。そのようにして代金が支払われた場合、受注側企業の経理部は、口座の取引明細により、発注側企業による代金の入金を確認することができる。代金の入金を確認できた場合、受注側企業の経理部は、代金の入金が確認できた旨を営業部に伝える。それにより、営業部は、領収書を作成して発行し、発行した領収書を発注側企業の発注部門に送付する。その結果、発注側企業の発注部門は、送付された領収書を受け取ることになる。このようなことから、商品Ｐを納品した後の精算段階では、受注側企業から受注側企業に請求書が送付され、その後、受注側企業から受注側企業に領収書が送付される。領収書を発注側企業が受け取ることにより、１回の取り引きでの発注側企業と受注側企業との間の文書交換が完了する。

このように、企業間では、１回の取り引きにより、複数回の文書交換が行われることが多い。この文書交換は、これまで郵送、或いはメール等により行われるのが一般的である。メールにより、その文書交換を代替するサービスを提供するサービス提供会社も存在する（例えば、特許文献１参照）。本サービスでは、郵送、及びメール以外での各種文書交換を可能にする。

図２に示すような発注側企業と受注側企業との間で交換される文書は、通常、交換される文書であり、他の文書も必要に応じて行われるのが普通である。例えば、発注側企業が商品の発注のための発注書では、その発注書が契約内容に沿って発行されたとしても、その発注書を受け取った受注側企業がその旨を示す文書等を発注側企業に返すようなことが行われる場合がある。文書の代わりに、メッセージ等を返すこともある。発注書の不明な点、或いは対応できない点等を文書等の形で発注側企業に返すようなこともありうる。このようなことから、発注側企業と受注側業との間で交換される文書は、取り引きを行ううえで必須と位置付けられる文書と、その文書の送付によって手続き上、或いは便宜上、交換する必要性が生じた文書と、に大別することができる。ここでは、以降、前者を「主文書」、後者を「従文書」と表記して区別する。「文書」は、そのような区別をする必要がないような場合に用いる。

或る主文書が交換されてから次の主文書が交換されるまでの間には、比較的に長い時間があることも多い。例えば発注書を例にとれば、その発注書が契約内容に沿って発行されるとしても、契約が成立した後、直ちに発注書が発行されるとは限らない。一方、従文書は、交換を行う必要がある場合、対応する主文書、或いは従文書の交換後、比較的に短い時間で交換、つまり送付されるものと考えられる。このようなことから、本サービスでは、主文書に従文書を対応付け、従文書の交換もサポートさせている。

図１に示すＡ社ＣＡとＢ社ＣＢとの間で取り引きが行われる場合、Ａ社ＣＡとＢ社ＣＢとの間でも、図２を参照して説明したような各種文書交換が行われることが想定される。本サービスは、各種文書交換の全て、或いはそのうちの一部の実現に用いることができる。本サービスでは、ネットワークを介した文書の送受信により、文書交換を実現させる。このため、文書は電子化された文書ファイルＤ、つまりデータとして扱われる。なお、文書ファイルＤのファイル形式等は、特に限定されない。例えば文書ファイルＤは、ＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル等であっても良い。

例えば発注により、Ａ社ＣＡがＢ社ＣＢから商品Ｐを購入した場合、Ｂ社ＣＢは、Ａ社ＣＡに対し、商品Ｐの代金の支払いを求めるための請求書を発行することができる。本サービスを利用する場合、その請求書は文書ファイルＤとして作成される。

文書ファイルＤは、送付すべき事業者にのみ送付する必要がある。各事業者は、本サービスの利用のために、様々な端末（ＰＣ（Personal Computer）等の通信機能を備えた情報処理装置）を使用することができる。このことから、本サービスでは、顧客か否かに係わらず、本サービスを利用する事業者に利用登録を行わせるようにしている。それにより、本サービスの利用は、利用登録を行った事業者に限定している。利用登録を行った事業者か否かは、例えば端末をサービス提供会社ＷＡに接続させたユーザーにログインを求めることで確認するようになっている。ここでは、便宜的に、ログインはＩＤ（IDentifire）、及びパスワードの入力により行うものと想定する。

Ｂ社ＣＢは、例えば商品Ｐの納品後、請求書を文書ファイルＤとして作成する。作成された文書ファイルＤは、Ｂ社ＣＢの従業員が使用する端末によりサービス提供会社ＷＡに送信されるか、或いはサービス提供会社ＷＡが自動的にアクセスすることにより、サービス提供会社ＷＡに取り込まれる。自動的なアクセスは、予めＢ社ＣＢが指定した保管場所に対して行われる。この自動的なアクセス時には、請求書を含む各取り込まれた文書ファイルＤの保管場所（保管先）が自動的に決定され、決定された保管場所に各取り込まれた文書ファイルＤは保管される。

サービス提供会社ＷＡには、文書ファイルＤの保管用のストレージＳＴが１つ以上、存在する。このストレージＳＴは、例えばＡＰサーバに搭載、若しくは接続されたものか、或いはＡＰサーバと通信可能な別のサーバに搭載、若しくは接続されたものである。

このストレージＳＴには、事業者毎に、文書ファイルＤの保管のための専用の保管領域である個別保管領域ＳＡが確保されている。個別保管領域ＳＡは、事業者別に用意されており、事業者に対応付けられた個別保管領域ＳＡには、その事業者への送信を想定した文書ファイルＤのみが保管される。例えばＡ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡには、Ａ社ＣＡへの送信を想定した文書ファイルＤのみが保管される。そのようにして、各個別保管領域ＳＡは、対応する事業者に送付すべき文書ファイルＤの保管用となっている。それにより、事業者であるＢ社ＣＢから取り込まれた文書ファイルＤは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡに保管される。なお、１度に取り込み可能な文書ファイルＤは１つに限定されない。各個別保管領域ＳＡは、本実施形態における広義の保管先に相当する。

Ｂ社ＣＢの文書ファイルＤの送付先は、取り込み時に指定されるか、或いはサービス提供会社ＷＡ側によって自動的に認識される。その結果、Ｂ社ＣＢから取り込まれた文書ファイルＤは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡに保管される。なお、自動認識は、例えば文書ファイルＤ中から、送付先を示す情報以外の情報を抽出することでも行われる。その情報としては、文書ファイルＤ中から情報として抽出可能なものが主に文字列の形で存在していることから、本サービスでは文字列としている。その情報は、１次元、或いは２次元の図形パターン等の文字列ではない画像の形で存在していても良い。それにより、情報の表現形態は特に限定されない。抽出する情報は、文字列、及び画像の両方であっても良い。ここでは、説明上、便宜的に、抽出する情報は文字列のみと想定する。

図１に保管例として示したように、文書ファイルＤが、送付先が異なる複数の文書が集約（結合）された集約文書ファイルであった場合、この自動認識は、文書ファイルＤの送付先毎の分割に利用される。つまり、集約文書ファイルを構成する各１文書分は、その文書分中の送付先を示す文字列が自動認識され、集約文書ファイルから分割される。送付先を示す文字列は、送付先別に文書ファイルＤを分割するうえでの分割箇所の特定にも用いられる。それにより、文書ファイルＤが集約文書ファイルであった場合、送付先別に集約文書ファイルのデータが分割され、分割により得られた各１文書分のデータはファイル化され、夫々、１文書ファイルＤとして、対応する個別保管領域ＳＡに保管される。
ここでは、分割により得られたことが明確な文書ファイルは「分割文書ファイルＤ」と表記する。分割されたことが明確でない文書ファイル、及び分割の有無を考慮する必要がないような文書ファイルは「文書ファイルＤ」と表記する。集約文書ファイルの符号としても「Ｄ」を用いる。それにより、交換の対象となる文書ファイルには全て符号として「Ｄ」を付す。

サービス提供会社ＷＡは、個別保管領域ＳＡへの文書ファイルＤの保管により、その個別保管領域ＳＡを割り当てた事業者に対し、文書ファイルＤが新たに保管された旨の通知を行う。その通知は、例えば事業者が登録させたメールアドレス宛に、文書ファイルＤが新たに保管されたことを伝えるためのメッセージを本文に格納したメールを送信することで行われる。本サービスでは、そのような通知を行う対象となる文書ファイルＤは、主文書の文書ファイルＤのみとしている。

このような通知により、文書ファイルＤの送付先となる事業者は、サービス提供会社ＷＡに端末を接続させることなく、新たな文書ファイルＤの発生を直ちに認識することが可能になる。それにより、事業者にとっては、新たに発生した文書ファイルＤの存在を見落とすようなこともより確実に回避できるようになる。このことから、文書ファイルＤの送付元の事業者にとっては、メール、或いは郵送等により文書を送付するような感覚で本サービスを利用することができる。

事業者のうちの一部は、紙媒体等の印刷物での送付を希望する文書が存在する場合がある。例えば事業者のうちの一部は、請求書を印刷物で送付するのを希望する場合がある。このことから、本サービスでは、印刷物での文書の送付にも対応可能となっている。印刷物は、事業者から取り込んだ文書ファイルＤを用いて生成するようにしている。印刷物で送付するとしても、文書ファイルＤを取り込むことから、取り込んだ文書ファイルＤの個別保管領域ＳＡへの保管、及びその保管に伴う通知も併せて行うようにしている。図１は、文書ファイルＤの内容を印刷した印刷物のＡ社ＣＡへの郵送による送付も併せて行われることを示している。

本サービスでは、文書を印刷物で送付するか否かの設定は、文書ファイルＤの送付側の事業者に行わせるようにしている。これは、送付側の事業者は、送付先の事業者の希望を確認し、文書ファイルＤを作成すると考えられるからである。送付先の事業者に、その設定を行うのを可能にさせても良い。

各個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤは、対応する事業者が確認することができる。また、事業者は、保管された文書ファイルＤのうちで必要なものを任意に選択してダウンロードすることができる。任意の文書ファイルＤを任意のタイミングでダウンロード可能にしているのは、事業者側の都合に対応できるようにするためである。事業者は、同じ文書ファイルＤを複数回、ダウンロードさせることもできる。

上記のように、事業者には、文書ファイルＤの内容に応じた具体的な対応を求められる場合がある。その対応により、文書ファイルＤの送付元に対して送付すべき、或いは送付するのが望ましい文書が生じる場合もある。文書ファイルＤの送付元に対し、何らかの伝えたい事項が生じることも考えられる。このことから、本サービスでは、文書ファイルＤの送付先の事業者が、その文書ファイルＤの送付元の事業者に対し、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージのうちの少なくとも一方の送付を行えるようにしている。図１に示すＡ社ＣＡからサービス提供会社ＷＡへのアップロードは、Ｂ社ＣＢからの主文書の文書ファイルＤをダウンロードさせたＡ社ＣＡが、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージのうちの少なくとも一方を送信させたことを表している。

例えば文書ファイルＤの文書が請求書であり、請求書で支払いを求められた代金の振り込みを金融機関で行った場合、事業者は、その金融機関から振込明細書を受け取ることができる。この振込明細書は、事業者が支払いを行ったことを明示する文書である。このことから、請求書が文書ファイルＤとして送付された事業者は、振り込みによる入金の確認を求めるメッセージとともに、振込明細書を文書ファイルＤとして送付するのを求めることが考えられる。それにより、本サービスは、主文書の文書ファイルＤの送付だけでなく、その送付以降での従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの送受信もサポートしている。

従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージは、その送付先の事業者、つまり主文書の文書ファイルＤの送付元である事業者に割り当てられた個別保管領域ＳＡに保管される。個別保管領域ＳＡは事業者別に確保されていることから、個別保管領域ＳＡの数がＮ＋１であれば、１事業者は、最大でＮ事業者に文書ファイルＤを送付することができる。これは、１事業者は、最大でＮ事業者から文書ファイルＤを受信することができることを意味する。Ｎは、１以上の整数である。本サービスでは、１事業者が同じ文書ファイルＤを複数の事業者に送付させることも可能である。また、事業者は、自身を送付先に指定することにより、個別保管領域ＳＡをクラウドストレージのように用いることもできる。このことも考慮した場合、１事業者は、最大でＮ＋１事業者に文書ファイルＤを送付できることとなる。

個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤ等の確認は、その個別保管領域ＳＡが割り当てられた事業者が行えるだけでなく、文書ファイルＤ等を取り込ませた事業者も行えるようにさせている。これは、送付元の事業者が、文書ファイルＤが実際に取り込まれて適切に処理されたか否かを確認できるようにするためである。必要以上の情報が得られないように、送付元の事業者が確認可能な文書ファイルＤは、その事業者から取り込まれた文書ファイルＤのみである。そのような文書ファイルＤの確認を可能にする意味からも、本サービスの利用はログインした事業者に制限している。取り込ませた文書ファイルＤの確認を可能にさせる仕組みについては後述する。

Ａ社ＣＡからＢ社ＣＢ宛てに送付された別の文書ファイルＤ、及びメッセージは、Ｂ社ＣＢ用の個別保管領域ＳＡに保管され、Ｂ社ＣＢは、それらを任意にダウンロードさせることができる。それにより、Ｂ社ＣＢは、Ａ社ＣＡからの文書ファイルＤ、或いはメッセージを確認することができる。

Ｂ社ＣＢからＡ社ＣＡへの従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付が行われた場合、同様に、Ａ社ＣＡからＢ社ＣＢへの従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付も行えるようにしている。このことから、本サービスは、事業者間の従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換を双方向でサポートする。そのため、本サービスを利用する事業者は、本サービスのみにより、他の事業者との間で必要な文書ファイルＤ、及びメッセージの交換の全てを行うのも可能となっている。

このように、本サービスでは、事業者間での文書ファイルＤ、更にはメッセージの交換を行うための仕組みを提供し、文書ファイルＤの作成等に係わる部分はサポート対象外としている。これは、以下のように、事業者が望むとは限らない範囲までカバーすることを回避して、本サービスの料金を抑えつつ、より多くの事業者が本サービスを利用しやすい環境を提供するためである。

本サービスを利用する事業者の殆どは、既に別の事業者と取り引きを行ったことがあり、別の事業者との間で文書交換を行える体制が構築されていると考えられる。そのため、殆どの事業者にとっては、文書交換に関係するサービスの導入により、何らかの影響を受けることになる。このことから、本サービスでは、その影響の度合いを抑えることも重視している。

導入するサービスによる影響の度合いは、そのサービスがカバーする範囲が大きくなるほど大きくなりやすい。事業者の多くは、過去に取り引きを行った事業者との間で再度、取り引きを行うものと考えられる。特に繰り返し取り引きを行う事業者間では、利便性等の面から、文書交換に係わる約束事が決められている場合がある。例えば文書の形式、入力する項目、入力の仕方等が約束事として決められている場合がある。そのような約束事が存在する場合、何らかのサービスの導入の有無に係わらず、約束事は守るのが望ましい。そのため、サービスの導入を考える事業者は、影響の度合い以外に、そのような約束事の存在も考慮する必要がある。なぜなら、そのような約束事が守れないサービスの導入を考える事業者は、その約束事を決めた事業者との間で協議等を行わなければならないからである。

本サービスでは、文書ファイルＤの作成に係わる部分は基本的にサポートせず、文書ファイルＤの交換に係わる部分のみサポートする。そのため、交換する文書ファイルＤに対する制約は基本的に存在しない。文書ファイルＤの形式等を変更することはもとより、文書ファイルＤの作成に使用するアプリケーション・プログラムを変更するような必要も基本的にはない。このようなことから、事業者は、本サービスを導入したとしても、文書ファイルＤの作成は従来と同様に行うことができ、他の事業者との間で決められた文書交換に係わる約束事の全て、或いは大部分を守ることができる。従って、本サービスの導入による影響の度合いは比較的に小さいものとなる。その度合いが比較的に小さく、且つ料金も抑えられていることから、事業者にとっては、本サービスの導入における障壁もより低いものとなる。

本サービスでは、個別保管領域ＳＡを利用し、事業者別に、送付すべき文書ファイルＤを送付するようにしている。送付先は、指定する他に、自動認識により特定させることが可能となっている。印刷物での送付にも対応している。そのために、印刷物での送付を行うか否かの設定を事業者別に行えるようにしている。このようなことから、文書ファイルＤを送付する事業者にとっては、本サービスの導入により、事業者との間で文書交換のために行う作業は大幅に軽減されることになる。文書交換の一部の実現に、文字列の自動認識を用いることは、その作業をより軽減させる。

以降は、図３～図１６を参照しつつ、図１に例示する本サービスの実現方法について詳細に説明する。
図３は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによるサービスの提供のために構築されたシステム、及びそのシステムが接続されたネットワーク環境の例を説明する図である。

そのシステムは、本実施形態に係る情報処理装置であるＡＰサーバ１にＤＢ（Data Base）サーバ２、及び１台以上の通信機能を備えたプリンタ５を例えばＬＡＮ（Local Area Network）により接続させて構築したものであり、１つのＷｅｂサイトを実現させている。図３では、ＡＰサーバ１、ＤＢサーバ２、及びプリンタ５がサービス提供会社ＷＡ内に設置されているが、これらはクラウドサービスにより提供されるものであっても良い。このこともあり、ＡＰサーバ１、ＤＢサーバ２、及びプリンタ５は全て、設置場所、提供者は特に限定されない。また、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２は、本サービスを提供するうえで主要な情報処理装置であるが、別の情報処理装置、例えばＷｅｂサーバ、或いは／及び、ファイアウォール等が含まれていても良い。ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２のうちの少なくとも一方が複数台、設置されていても良い。その場合、負荷分散装置（Load Balancer）を更に含めても良い。プリンタ５は、複数台、設置するのが望ましい。これは、集約文書ファイルＤを取り込んだ場合、多くの送付先の印刷を行うことも多いからである。

ＡＰサーバ１は、ネットワークＮと直接、或いは間接的に接続されている。このため、ＡＰサーバ１は、そのネットワークＮを介した通信が可能な情報処理装置を端末として使用するユーザーに対して本サービスを提供することができる。ユーザーは、多くの場合、利用登録を行った受注側企業３、或いは発注側企業４の従業員である。

ＤＢサーバ２は、ＡＰサーバ１からの要求に応じた処理を行うサーバである。ＡＰサーバ１は、取り込んだ、或いはアップロードされた文書ファイルＤをＤＢサーバ２に送信し保管させる。文書ファイルＤ以外の本サービスに係わる情報は、ＡＰサーバ１に保管される。このことから、ＡＰサーバ１は、ＤＢサーバ２を用いて、本サービスを提供する。それにより、図１に示すサービス提供会社ＷＡのストレージＳＴには、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２がそれぞれアクセス可能なストレージがともに相当する。

図３では、本サービスを利用する企業として、受注側企業３－１～３－Ｌ、及び発注側企業４－１～４－Ｋを示している。以降、便宜的に、区別する必要のないような場合、符号として受注側企業には「３」、発注側企業には「４」を付すこととする。図１において、受注側企業３にはＢ社ＣＢ、発注側企業４にはＡ社ＣＡがそれぞれ相当する。

このような企業の分類は便宜的なものであり、実際には、必ずしも明確に企業を分類することはできない。これは、受注側企業３であるとともに、発注側企業４である企業も少なくないからである。しかし、ここでは、説明上、便宜的に、企業は受注側企業３、及び発注側企業４のうちの何れか一方に分類されると想定する。

受注側企業３には、図３に示すように、サーバ３１と複数台の端末３２とをネットワーク３３に接続させた構成のシステムが構築されている。サーバ３１に搭載されたストレージ３５には、自動的に取り込むべき文書ファイルＤを保管するための保管領域３６が確保されている。その保管領域３６は、文書ファイルＤを自動的に取り込む場所として受注側企業３自身が指定したものである。そのような保管領域３６を受注側企業３が指定したのは、サーバ３１は常に動作させているものだからである。そのサーバ３１上の保管領域３６を指定することにより、受注側企業３は、任意のタイミングで文書ファイルＤを自動的に取り込ませることができる。その利便性から、本サービスでは、文書ファイルＤを自動的に取り込む場所の他に、その取り込みを行うタイミングも設定可能としている。なお、保管領域３６は、常に動作させるようにした端末３２に搭載のストレージ内に確保された領域であっても良い。保管領域３６は、それが存在するストレージ３５、及びそのストレージ３５にアクセスする情報処理装置を制限するものではない。保管領域３６は、他との区別を明確にするために、以降「取込保管領域３６」と表記する。

事業者間で交換される文書のうちには、定期的に交換が行われるものがあり得る。例えば取り引きを繰り返し行うような事業者間では、処理の煩雑さを抑える意味もあり、請求書を送付するタイミングを決め、決めたタイミングまでの未払い分を１つ以上の請求書で請求するようなことが行われるのが普通である。このような請求書の文書ファイルＤが、取込保管領域３６に保管する文書ファイルＤとして考えられる。この文書ファイルＤは、通常、集約文書ファイルＤの一部である。

一方、発注側企業４には、１台以上の端末４１が設置されている。その端末４１は、ネットワークＮを介したＡＰサーバ１との通信が可能な情報処理装置である。発注側企業４の従業員は、この端末４１を用いて本サービスを利用することができる。この端末４１は、受注側企業３の端末３２と区別するために、以降「発注側端末４１」と表記する。端末３２は、「受注側端末３２」と表記する。そのような区別を行う必要がないような場合、つまり発注側端末４１、及び受注側端末３２の何れであっても良いような場合、端末は「事業者端末」と表記する。

図３では、受注側企業３とは異なり、発注側企業４にはサーバ等を示していない。これは、事業者間で図２に示すような文書交換が行われる場合、発注側企業４の大部分では、定期的に交換するような文書はあまり考えられないからである。言い換えれば、サーバ３１のような情報処理装置が本サービスに係わるケースは比較的に少ないと考えられるからである。しかし、図３は、サーバを用いたシステムを発注側企業４が構築していないことを示すものではない。
また、発注側端末４１、及び受注側端末３２ともに、発注側企業４、及び受注側企業３でそれぞれ構築されたシステムのノードでなくとも良い。つまり、それらは、スマートフォン、或いはタブレットＰＣ等の携帯可能であり、且つ使用場所を選ばないような端末であっても良い。このことから、受注側端末３２、及び発注側端末４１ともに、従業員の私物であっても良い。

図４は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。次に図４を参照し、ＡＰサーバ１のハードウェア構成例について具体的に説明する。なお、この構成例は１例であり、ＡＰサーバ１のハードウェア構成はこれに限定されない。

ＡＰサーバ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、バス１４と、入出力インターフェース１５と、出力部１６、入力部１７と、記憶部１８と、２つの通信部１９、２０と、ドライブ２１と、を備えている。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に記録されているプログラム、或いは／及び記憶部１８からＲＡＭ１３にロードされたプログラムに従って各種の処理を実行する。ＡＰサーバ１として機能させるアプリケーション・プログラム、つまり本サービスの提供用に開発されたアプリケーション・プログラムは、例えば記憶部１８に記憶されている。そのアプリケーション・プログラムをＣＰＵ１１がＲＡＭ１３に読み出して実行することにより、ＡＰサーバ１は、受注側企業３、及び発注側企業４に対し、本サービスを提供することができる。

ＲＡＭ１３には、ＣＰＵ１１が各種の処理を実行する上において必要なデータ等も適宜記憶される。そのデータには、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラムも含まれる。
ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２及びＲＡＭ１３は、バス１４を介して相互に接続されている。このバス１４にはまた、入出力インターフェース１５も接続されている。入出力インターフェース１５には、出力部１６、入力部１７、記憶部１８、２つの通信部１９、２０及びドライブ２１が接続されている。

出力部１６は、例えば液晶等のディスプレイを含む構成である。出力部１６は、ＣＰＵ１１の制御により、各種画像を表示する。出力部１６は、ＡＰサーバ１に搭載されたものであっても良いが、必要に応じて接続されるものであっても良い。つまり、出力部１６は、必須の構成要素ではない。

入力部１７は、例えばキーボード等の各種ハードウェア釦等を含む構成である。その構成には、マウス等のポインティングデバイスが１つ以上、含まれていても良い。操作者は、入力部１７を介して各種情報を入力することができる。この入力部１７も、ＡＰサーバ１に搭載されたものであっても良いが、必要に応じて接続されるものであっても良い。つまり、入力部１７も、必須の構成要素ではない。

記憶部１８は、例えばハードディスク装置、或いはＳＳＤ（Solid State Drive）等の補助記憶装置である。データ量の大きいデータは、この記憶部１８に記憶される。この記憶部１８は、図１に示すサービス提供会社ＷＡのストレージＳＴの１つに相当する。

通信部１９は、ネットワークＮを介した受注側企業３、及び発注側企業４のそれぞれで使用される情報処理装置との間の通信を可能にする。図３に示すサーバ３１、受注側端末３２、及び発注側端末４１は全て、その情報処理装置に相当する。通信部２０は、ＤＢサーバ２との間の通信を可能にする。以降、混乱を避けるために、通信部１９は「端末通信部１９」、通信部２０は「ＤＢ通信部２０」とそれぞれ表記する。

ドライブ２１は、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、或いは半導体メモリカード等のリムーバブルメディア２５を着脱可能な装置である。ドライブ２１は、例えば装着されたリムーバブルメディア２５からの情報の読み取り、及びリムーバブルメディア２５への情報の書き込みが可能である。それにより、リムーバブルメディア２５に記録されたプログラムは、ドライブ２１を介して、記憶部１８に記憶させることができる。また、ドライブ２１に装着されたリムーバブルメディア２５は、記憶部１８に記憶されている各種データのコピー先、或いは移動先として用いることができる。

このようなＡＰサーバ１が備えるハードウェア資源は、アプリケーション・プログラムを含む各種プログラムによって制御される。その結果、ＡＰサーバ１は、受注側企業３、及び発注側企業４に対して本サービスを提供することができる。文書ファイルＤ上の認識すべき文字列を自動認識し、その文書ファイルＤの保管先を決定する情報処理装置、及びその文字列の自動認識用の辞書を登録する情報処理装置はともに、ＡＰサーバ１によって実現される。各種プログラムには、ＯＳ（Operating System）が含まれる。本サービスを提供するためのアプリケーション・プログラムは、そのＯＳ上で動作する。以降、２つの情報処理装置を区別するために、前者は「文書保管管理装置」、後者は「辞書登録装置」とそれぞれ表記する。

ＤＢサーバ２としては、ＡＰサーバ１のハードウェア構成と基本的に同じものを採用することができる。そのため、ここでの詳細な説明は省略する。ただし、ＤＢサーバ２を構成する記憶部としては、より大容量のストレージが搭載されているのが望ましい。その記憶部は、ＤＢサーバ２に搭載されたものであっても良いが、ＤＢサーバ２に接続されたものであっても良い。ここでは、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２ともに、記憶部は搭載されたもののみ想定する。

図５は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバ上に実現される機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。次に図５を参照しつつ、ＡＰサーバ１上に実現される機能的構成の例について詳細に説明する。

ＡＰサーバ１のＣＰＵ１１上には、機能的構成として、図５に示すように、振分制御部１１１、企業登録部１１２、認証部１１３、文書処理制御部１１４、データ管理部１１５、自動分割部１１６、設定管理部１１７、アクセス制御部１１８、通知制御部１１９、及び辞書登録部１２０が実現されている。これらは、上記アプリケーション・プログラムを含む各種プログラムをＣＰＵ１１が実行することにより実現される。その結果として、記憶部１８には、企業登録情報格納部１８１、企業マスター格納部１８２、パッケージ情報格納部１８３、操作記録情報格納部１８４、オブジェクトリスト格納部１８５、設定情報格納部１８６、及び辞書格納部１８７が情報格納用に確保されている。文書処理制御部１１４、データ管理部１１５、自動分割部１１６、及び辞書登録部１２０は、文字列の自動認識による文書交換の実現に特に重要な構成要素である。辞書格納部１８７には、文字列の自動認識のための辞書が格納される。

振分制御部１１１は、端末通信部１９との間でデータの授受を行い、端末通信部１９から入力したデータを渡すべき出力先を特定し、特定した出力先にデータを渡す。データを渡す出力先は、ここでは企業登録部１１２、認証部１１３、文書処理制御部１１４、及び辞書登録部１２０のうちの何れかである。振分制御部１１１がデータを渡すべき出力先に渡す結果、そのデータの処理に必要な機能が動作する。

企業登録部１１２は、本サービスを利用する事業者の情報を登録するための機能である。この情報が、企業登録情報であり、記憶部１８に確保された企業登録情報格納部１８１に格納される。企業登録情報の大部分は、事業者によって入力される情報である。しかし、その一部は、企業登録部１１２により、記憶部１８に確保された企業マスター格納部１８２に格納されている企業マスターを参照して自動的に生成される。

上記のように、本サービスの利用には利用登録が必要である。その利用登録を求める事業者は、本サービスの契約者、つまり顧客である事業者と、何れかの顧客に本サービスを提供するために利用登録が必要になった事業者と、に分けられる。利用登録が必要になった事業者は、顧客として契約しなくとも良い。しかし、企業登録情報の内容、つまり企業登録情報を構成する主な項目の組み合わせは、事業者の分類に係わらず同じである。以降、便宜的に、顧客である事業者は「契約事業者」、顧客でない事業者は「非契約事業者」と夫々表記する。

企業マスターは、情報が公開されている企業等毎に、その企業等についての情報がまとめられたファイルである。企業等についての情報には、例えば企業コード、法人名、住所、連絡先、及び業種の各情報が含まれる。その他に、作成日時、及び更新日時の各情報が追加されている。ここでは、これらをまとめて「企業マスター個別情報」と表記する。それにより、企業マスターは、企業マスター個別情報を集約させたものである。また、企業マスター個別情報では、それが企業マスターに格納されている企業等を指す意味で「企業」を用いる。

企業コードは、公開されている企業を一意に識別可能な識別情報であるとともに、公開されている情報である。法人名、住所、連絡先、及び業種も、全て公開されている情報である。作成日時は、企業マスター個別情報が企業マスターに追加された日時を表し、更新日時は、企業マスター個別情報が最後に更新された日時を表す。

一方、企業登録情報は、例えばお客様コード、利用状態、事業者名、部署名、担当者名、メールアドレス、住所、作成日時、及び更新日時等の情報を含む。
お客様コードは、利用登録した事業者を一意に識別可能な識別情報である。本サービスでは、企業マスターに企業マスター個別情報が格納されている企業の利用登録である場合、お客様コードとして、企業マスター個別情報中の企業コードを用いるようにしている。企業マスターに企業マスター個別情報が格納されていない企業の利用登録では、企業登録部１１２は、企業マスター個別情報、及び企業登録情報の何れにも用いられていないユニークな識別情報を自動的に生成してお客様コードとする。ここでは、お客様コードをログインのための認証用ＩＤと想定する。

利用状態は、本サービスの利用状態を表す情報である。具体的には、利用状態は、本サービスを利用する事業者が契約者か否か、及び本サービスを利用中か否か等を表す情報である。

事業者名、部署名、担当者名、メールアドレス、及び住所は、全て事業者が入力する情報である。事業者は、これらの情報入力を通して、送付の対象となる文書ファイルＤが発生した旨を通知するメールの送信先、印刷物を郵送等で届ける場合の届け先等を任意に指定することができる。

作成日時は、企業登録情報が企業登録情報格納部１８１に追加された日時を表す。更新日時は、企業登録情報が最後に更新された日時を表す。これらは全て、企業登録部１１２によって追加、或いは更新される。

契約事業者は主に、本サービスの利用を自ら決めた事業者である。契約を希望する事業者は、自らの意思でＡＰサーバ１に事業者端末を接続させ、利用登録を行うものと考えられる。

一方、非契約事業者は、その取引先等の事業者が本サービスの導入に伴い、本サービスを利用することなった事業者である。本サービスについての情報を事前に把握している可能性は低いと考えられる。また、入力を必須とする情報も、非契約事業者と契約事業者とでは異なる部分がある。このようなことから、本サービスでは、非契約事業者を想定した利用登録用の専用サイトを用意し、その専用サイトへのリンク情報を埋め込んだメールを非契約事業者宛に送付するようにしている。そのために、契約事業者には、本サービスの利用を望む非契約事業者のメールアドレスを指定可能にさせている。そのようにして、本サービスでは、非契約事業者が本サービスをより容易に利用できるようにさせている。

企業登録部１１２は、事業者を契約事業者、及び非契約事業者のうちの何れかに分類し、必要な情報を事業者に入力させるための処理を行い、企業登録情報を企業登録情報格納部１８１に格納する。専用サイトへのアクセスを非契約事業者に依頼するためのメールの送信は、文書処理制御部１１４、及び通知制御部１１９によって実現される。

認証部１１３は、本サービスを利用する事業者が利用登録を行った事業者か否かを確認する認証を行う。また、認証に必要な情報の管理も行う。そのために、ログイン用のＷｅｂページの送信も認証部１１３によって行われる。このページの送信は、例えば専用サイトへのアクセス時を含む利用登録以外で事業者端末がＡＰサーバ１に接続された場合に行われる。

ここでは認証用の情報として、認証用ＩＤ、及びパスワードを想定している。認証用ＩＤとしては、お客様コードを想定している。認証部１１３は、パスワードの変更に対応する処理も必要に応じて行う。認証用の情報は企業登録情報と別に管理しても良いが、ここでは企業登録情報に含まれているものと想定する。その想定では、企業登録情報は認証部１１３による更新が行われる。

文書処理制御部１１４は、本サービスを提供するための主な処理、或いは制御を行う。この文書処理制御部１１４により、上記専用サイトへのアクセスを求めるメールの送信に加え、事業者間での文書ファイルＤの交換、その交換のための各種設定情報の登録等も可能になる。

図６は、文書処理制御部によって実現される文書ファイルの交換の仕組みの例を説明する図である。
図６において、ＳＳは、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２によって実現される、文書ファイルＤを含む各種データの保管のための保管空間である。この保管空間ＳＳは、ＡＰサーバ１が備える記憶部１８、及びＤＢサーバ２が備える記憶部２００にそれぞれ確保された保管領域により仮想的に実現される空間である。この保管空間ＳＳには、図１に示すストレージＳＴに確保された個別保管領域ＳＡの全てが含まれる。

各個別保管領域ＳＡは、論理的に複数の領域に分割することが可能である。事業者は、個別保管領域ＳＡ内の論理的な構造を設定可能である。図６では、その領域として、各個別保管領域ＳＡに複数のフォルダーＳＢ、ＳＣが設定されていることを示している。フォルダーＳＢは、例えばルートフォルダーであり、フォルダーＳＣは、ルートフォルダーであるフォルダーＳＢ内に含まれるサブフォルダーである。事業者は、階層構造の設定も可能である。

請求書ＤＳ、及び契約書ＤＫはともに、交換の対象となる文書ファイルＤである。これらの文書ファイルＤは、取り込まれた後、指定された、或いは自動認識された送付先に対応付けられている個別保管領域ＳＡに保管される。請求書ＤＳ、契約書ＤＫは、文書ファイルＤとしての種類（属性）が異なる。そのため、Ｂ社ＣＢから取り込まれたＡ社ＣＡ宛ての請求書ＤＳは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡ内に作成されたサブフォルダーＳＣの一つである「経理部」フォルダーＳＣに保管される。Ｃ社ＣＣから取り込まれたＡ社ＣＡ～Ｃ社ＣＣ宛ての契約書ＤＫは、それぞれ、各個別保管領域ＳＡ内に作成された「社長」フォルダーＳＣに保管される。自身が送付先に含まれる場合、自身用の個別保管領域ＳＡは、文書ファイルＤの保管領域として使用することができる。

Ａ～Ｃ社ＣＡ～ＣＣがそれぞれ階層構造で設定可能な各フォルダーは、文書ファイルＤの保管先となる。それにより、各フォルダーは、文書ファイルＤ中の文字列の自動認識により決定される保管先の候補となる。つまり、本サービスでは、文書ファイルＤ中の複数の文字列の自動認識により、１つ以上のフォルダーがその文書ファイルＤで決定する保管先の候補として扱われる。

各個別保管領域ＳＡは、それが割り当てられた事業者にとって、文書ファイルＤを確認するうえでの表示環境ＨＫとなる。それにより、事業者は、個別保管領域ＳＡで設定された論理的な構造に沿って、保管されている文書ファイルＤの確認、及び文書ファイルＤのダウンロードを行うことができる。これは、自動認識により文書ファイルＤの保管先が自動的に決定されたか否かに関係しない。

Ａ社ＣＡの個別保管領域ＳＡでは、「経理部」フォルダーＳＣ、及び「社長」フォルダーＳＣの両方にアクセス制限の設定が行われている。それにより、「経理部」フォルダーＳＣ、及び「社長」フォルダーＳＣの両方は、アクセス権限を有する従業員のみ、保管された文書ファイルＤを確認できるようになっている。本サービスでは、このようなアクセス制限も可能にさせている。

個別保管領域ＳＡは、契約の有無に係わらず、本サービスを利用する各事業者に割り当てられる。しかし、本サービスでは、全ての非契約事業者を対象にした保管領域を確保し、各非契約事業者の個別保管領域ＳＡは、その保管領域内に確保するようにしている。そのため、各非契約事業者の個別保管領域ＳＡは、図６におけるＡ社ＣＡの「経理部」フォルダーＳＣ、或いは「社長」フォルダーＳＣのように扱われる。

図６に示すような文書ファイルＤの交換の実現のために、各種設定情報が参照される。各種設定情報の登録は、記憶部１８に確保された設定情報格納部１８６に格納することで行われる。

各種設定情報としては、利用依頼設定情報、保管設定情報、取込設定情報、配信管理情報、及び通知管理情報等が存在する。全ての事業者は、全ての設定情報を登録させることが可能である。そのため、全ての設定情報は、何れかの事業者に紐付け、つまり対応付けられている。その対応付けは、事業者毎に異なる格納領域を確保することで行っても良いが、お客様コード等の事業者を一意に識別可能な情報を追加することで行っても良い。

利用依頼設定情報は、契約事業者が本サービスの利用を依頼する非契約事業者を指定可能にする。そのために、利用依頼設定情報は、各契約事業者が必要に応じて設定することが可能になっている。利用依頼設定情報には、例えば設定する契約事業者のお客様コードの他に、本サービスの利用を望む非契約事業者の情報として、事業者名、部署名、及びメールアドレス等が含まれる。非契約事業者の情報は、複数、存在している場合がある。

専用サイトへのリンク情報が埋め込まれたメールは、情報が入力された非契約事業者宛てに送信される。そのために、文書処理制御部１１４は、登録する利用依頼設定情報を参照し、利用依頼設定情報中のメールアドレスを通知制御部１１９に渡し、専用サイトへのリンク情報を本文に埋め込んだメールを送信させる。それにより、非契約事業者は、受信したメールを通して、専用サイトにアクセスして利用登録を行うことにより、契約をすることなく、本サービスを利用可能になる。

図７は、利用依頼設定情報により利用登録を行った非契約事業者の情報を表示するＷｅｂページ（画面）の例を示す図である。
契約事業者には、自身が本サービスの利用を依頼した非契約事業者が実際に入力した情報を確認可能にさせている。図７は、その情報確認を要求した契約事業者に送信されるＷｅｂページの例を示している。
この要求が端末通信部１９によって受信された場合、受信された要求は端末通信部１９からＣＰＵ１１に出力される。ＣＰＵ１１に入力された要求は、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。

それにより、このＷｅｂページは、文書処理制御部１１４によって生成され、振分制御部１１１を介して端末通信部１９に出力されることにより、契約事業者で使用される事業者端末に送信される。このＷｅｂページの生成には、企業登録情報、及び利用依頼設定情報が用いられる。なお、このＷｅｂページの送信を要求するための操作等についてのより詳細な説明は省略する。

図７において、お客様コード、同意、及び受付日時の各項目の情報は、非契約事業者が入力した情報ではなく、企業登録部１１２、或いは文書処理制御部１１４により自動的に入力された情報である。受付日時は、非契約事業者が利用登録を行った日時である。例えば企業登録情報中の作成日時が受付日時として契約事業者に呈示される。同意は、非契約事業者が本サービスを利用するか否かを表す情報であり、図７中に表記の「はい」は、非契約事業者が本サービスを利用することを表している。この同意についての情報入力は、契約を望む事業者には求められない。利用依頼設定情報で利用が依頼された非契約事業者のうちで、利用登録を行っていない、或いは利用登録を行っていても、企業登録情報中の利用状態が本サービスを利用中となっていない非契約事業者は、同意の内容として「いいえ」が配置される。

図７のようなＷｅｂページを表示させることにより、利用依頼設定情報を登録させた契約事業者は、本サービスを利用可能な非契約事業者だけでなく、本サービスの利用を望まない非契約事業者も確認することができる。それにより、契約事業者は、利用登録をしていない非契約事業者を含む各非契約事業者に対し、文書ファイルＤの交換を適切に行うことができる。

各種設定情報の説明に戻る。
保管設定情報は、文書ファイルＤを個別保管領域ＳＡに保管するうえでの図６に示すような論理的な階層構造、例えばフォルダーの階層構造を指定する。この保管設定情報は、各事業者が夫々入力する情報である、この保管設定情報により、文書ファイルＤは、例えば部署別、期間別、或いは／及び文書ファイルＤの種類（属性）別等により自動的に振り分けられて個別保管領域ＳＡに保管される。

契約事業者は、フォルダー別に、アクセス制限を設定することも可能である。アクセス制限を設定、つまりアクセスを可能にする従業員を制限するフォルダーには、例えばアクセス用ＩＤ、及びパスワードを設定することが可能となっている。このようなアクセス制限の設定も、保管設定情報により行うことができる。

取込設定情報は、ＡＰサーバ１に文書ファイルＤの取り込みを自動的に行わせることを可能にする。そのために、取込設定情報では、取込保管領域３６、取り込みを行うタイミング、及び取り込んだ文書ファイルＤを送付可能にするタイミング等を指定可能になっている。自動的な取り込みが可能なのは、主文書の文書ファイルＤである。

取込保管領域３６に保管する文書ファイルＤは、その内容の自動認識により送付先を特定するのを前提としている。そのため、取込設定情報では、文書ファイルＤの送付先の指定は想定していない。

図６において、請求書ＤＳはこの自動認識が利用可能である。契約書ＤＫは、同じ契約書ＤＫを複数の異なる送付先に送付する可能性が考えられることもあり、自動認識を利用しない想定となっている。

文書ファイルＤの交換における要望は、全ての事業者で一致するとは限らない。このことから、本サービスでは、各事業者に配信管理情報を登録させ、事業者による要望の違いに対応可能にしている。そのために、配信管理情報では、対象となる事業者毎に、その事業者の要望を指定可能になっている。

図８は、配信管理情報の設定が可能なＷｅｂページの例を示す図である。
事業者が使用する事業者端末から配信管理情報の設定が要求された場合、この要求は端末通信部１９によって受信された後、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。それにより、図８に示すようなＷｅｂページ（画面）も、文書処理制御部１１４によって生成されて送信される。

このＷｅｂページには、お客様コード、会社名、配信種別、配信有効、及びユーザー作成済みの各項目が配置され、事業者毎に、各項目の内容が示されている。Ｗｅｂページは、各項目により、現在の配信管理情報の内容を事業者毎に表している。実際には、配信管理情報は、事業者別にまとめられ、配信管理情報群として管理される。

お客様コード、及び会社名は、企業登録情報から自動入力されるのを想定した項目である。そのために、本サービスでは、企業登録情報が登録された事業者の検索機能を提供している。それにより、事業者には、検索機能によりヒットした事業者のうちから配信管理情報を追加する事業者、つまり本サービスを用いた文書ファイルＤの交換を新たに希望する事業者を選択可能にさせている。

ユーザー作成済みの項目は、事業者が契約しているか否かを示している。図８は、全ての事業者が契約していることを表している。
配信種別、及び配信有効の項目は、文書ファイルＤの交換における事業者の要望を表す。この２つの項目は、事業者が入力する対象となる項目である。

配信種別は、交換のための文書ファイルＤの配信方法を表す。その内容として表記の「Ｗｅｂ」は、ネットワークＮを介した文書ファイルＤの交換が指定されていることを表している。「郵送」は、郵送等により印刷物の形で文書ファイルＤの交換が指定されていることを表している。各事業者のこの項目の欄への情報入力は、例えばプルダウンメニューにより可能になっている。

配信有効は、文書ファイルＤの交換に本サービスを利用するか否かを表す項目である。各事業者のこの項目の欄には、チェックボックスが配置されている。それにより、この欄への情報入力は、チェックボックスへのクリック操作により可能になっている。図８では、全ての事業者が本サービスを利用することを表している。

通知管理情報は、主文書の文書ファイルＤが新たに発生した旨を送付先に通知するためのものである。本サービスでは、その通知はメールを用いて行われる。それにより、通知管理情報では、メールの本文に挿入するメッセージの雛形、及びそのメールを送信するタイミング等を指定可能になっている。

通知に用いるメッセージは、文書ファイルＤの種類によって異ならせるのが望ましい。また、メールを送信すべきタイミングは、文書ファイルＤの取り込み方によって異ならせるのが望ましい。メールは、自動的に取り込む場合、文書ファイルＤを確認可能にするタイミングを考慮して送信させるのが望ましく、そうでない場合、文書ファイルＤの緊急度等に応じて送信させるのが望ましいと云える。このようなことから、本サービスでは、文書ファイルＤの種類、及び取込方法別に、メッセージの雛形、及びメールを送信するタイミングを指定可能にしている。

文書処理制御部１１４は、上記のような各種設定情報の入力に対応するための処理を行う。事業者が登録を指示した何れの設定情報も、文書処理制御部１１４から設定管理部１１７に渡され、設定管理部１１７により、設定情報格納部１８６に格納される。設定情報格納部１８６に格納されている設定情報は、文書処理制御部１１４の指示により、設定管理部１１７により読み出され、文書処理制御部１１４に渡される。それにより、事業者は、設定情報格納部１８６への設定情報の追加だけでなく、設定情報格納部１８６に格納されている設定情報を変更（更新）させることもできる。更新可能な設定情報は、例えば通知管理情報、取込設定情報、保管設定情報、及び配信管理情報である。

文書処理制御部１１４は、取込設定情報に沿って、文書ファイルＤの自動的な取り込みを行う。また、事業者端末からの要求により、事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤの取り込みを行う。文書処理制御部１１４は、そのような取り込み方法に応じて、処理、及び制御の内容を変更する。

事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤを取り込む場合、文書処理制御部１１４は、その文書ファイルＤの送付先（宛先）、及び保管条件等を指定可能な個別設定情報を事業者に入力させる。これは、事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤに対する送付元（送信元）の要望は、常に同じであるとは限らないからである。言い換えれば、送信元の様々な要望に柔軟に対応できるようにするためである。事業者端末から送信された文書ファイルＤ、及び個別設定情報は、文書処理制御部１１４からデータ管理部１１５に渡される。

保管条件としては、例えばダウンロードを可能にする期間、及びダウンロードが可能な回数等を指定することができる。それにより、送付元は、保管条件の指定を通して、文書ファイルＤの望ましくない送付が行われるのを回避させることが可能となる。

データ管理部１１５は、文書処理制御部１１４からの文書ファイルＤをアクセス制御部１１８に渡し、指定する保管場所への文書ファイルＤの保管をＤＢサーバ２に要求させる。個別設定情報は、指定する保管場所の特定に用いられる。それにより、アクセス制御部１１８は、ＤＢ通信部２０を介して、文書ファイルＤとともに、指定する保管場所に文書ファイルＤを保管させるための要求をＤＢサーバ２に送信する。

ＤＢサーバ２は、文書ファイルＤの保管用のストレージである記憶部２００を備えている。その記憶部２００には、事業者別に、文書ファイルＤの格納場所となる企業別格納部２０１が確保されている。ＤＢサーバ２は、受信した要求から特定される企業別格納部２０１に、受信した文書ファイルＤを格納する。

アクセス制御部１１８は、データ管理部１１５の他に、文書処理制御部１１４の指示により、ＤＢ通信部２０を介したＤＢサーバ２へのアクセスを行う。その指示によりＤＢサーバ２から送信された文書ファイルＤは、その指示を行ったデータ管理部１１５、或いは文書処理制御部１１４に渡される。

データ管理部１１５は、文書ファイルＤをＤＢサーバ２に保管させるとともに、その文書ファイルＤの管理用のパッケージ情報を生成し、生成したパッケージ情報を記憶部１８に確保されたパッケージ情報格納部１８３に格納する。文書ファイルＤの保管時に生成するパッケージ情報は、実体情報、及び保管情報である。文書ファイルＤの送信時には、更に配布情報がパッケージ情報として生成され、パッケージ情報格納部１８３に格納される。以降、パッケージ情報は、それらの情報の総称として用いる。

図９は、文書ファイルの保管に係わる情報、及びその関係の例を説明する図である。
図９において、実体ファイルＪＦは、実際に保管されるファイルであり、文書ファイルＤは、実体ファイルＪＦの一例である。実体ファイルＪＦには、事業者が送信したメッセージを保存したファイルも含まれる。

パッケージ情報は、実際には実体ファイルＪＦを保管する前に生成される。実体情報ＪＩは、実体ファイルＪＦの直接的な管理のための情報である。この実体情報ＪＩには、例えば実体ファイルＩＤ、管理状態、保存場所、ファイル名、ファイルタイプ、ファイルサイズ、保存日時、及び更新日時等の情報が含まれる。

実体ファイルＩＤは、実体ファイルＪＦを一意に識別可能な識別情報である。管理状態は、実体ファイルＪＦが存在するか否か、その実体ファイルＪＦの送付が有効か否か等を表す情報である。保存場所は、実体ファイルＪＦが実際に保管されている保存場所を表す情報である。これらは全て、データ管理部１１５によって生成される。

個別設定情報ＫＳ、或いは保管設定情報ＨＳは、保存場所の特定のために参照される。参照されるのは、個別設定情報ＫＳは実体ファイルＪＦの送付元の事業者のものであり、保管設定情報ＨＳは、送付先の事業者のものである。自動認識により送付先を特定する場合、保管設定情報ＨＳが参照され、送付先の特定に自動認識が用いられない場合、個別設定情報ＫＳも併せて参照される。それにより、実体ファイルＪＦを保管すべき個別保管領域ＳＡ、その個別保管領域ＳＡ内の例えばフォルダーが決定される。

ファイル名、ファイルタイプ、及びファイルサイズは全て、実体ファイルＪＦから取得される情報である。保存日時、及び更新日時はともに、データ管理部１１５によって追加される情報である。

保管情報ＡＩは、実体ファイルＪＦの保管、及び交換を管理するための情報である。この保管情報ＡＩには、例えば保管情報ＩＤ、実体ファイルＩＤ、送付元企業コード、送付先企業コード、登録日時、登録ユーザーＩＤ、保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時、及び取得上限回数等の情報が含まれる。

保管情報ＩＤは、保管情報ＡＩを一意に識別可能な識別情報である。実体ファイルＩＤは紐付けられた、つまり対応付けられた実体情報ＪＩに格納されている実体ファイルＩＤである。送付元企業コードは、実体ファイルＪＦの送付元である事業者のお客様コードである。送付先企業コードは、実体ファイルＪＦをダウンロード可能にする事業者のお客様コードである。登録日時は、保管情報ＡＩを生成した日時である。登録ユーザーＩＤは、実体ファイルＪＦを実際に取り込んだ事業者のお客様コードである。通常、登録ユーザーＩＤは、送付元企業コードと一致する。保管期間は、保管情報ＡＩを保管すべき期間である。保管期限日時は、保管情報ＡＩの廃棄が可能となる日時である。公開予定日時は、実体ファイルＪＦのダウンロードを可能にする予定の日時である。公開期限日時は、実体ファイルＪＦのダウンロードを不可にする日時である。取得上限回数は、実体ファイルＪＦのダウンロードが可能な回数である。

送付元企業コード、及び登録ユーザーＩＤは、実体ファイルＪＦの取り込み時、自動的に特定される。送付先企業コードは、実体ファイルＪＦが事業者端末から取り込んだ場合、個別設定情報ＫＳから特定される情報である。保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時等、及び取得上限回数も、個別設定情報ＫＳにより指定可能である。

送付元企業コード、登録ユーザーＩＤ、及び送付先企業コードは、企業マスターＫＭ、或いは企業登録情報ＫＴを参照して特定される。図９では、企業登録情報ＫＴを１つのみ示しているが、実際に参照されるのは２つ以上の企業登録情報ＫＴの場合もある。

自動的に実体ファイルＪＦを取り込んだ場合、送付先企業コードは自動認識により特定可能な情報となる。保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時等、及び取得上限回数は、保管設定情報ＨＳにより指定可能な情報である。そのため、それらは全て、保管設定情報ＨＳを参照して決定される。

保管情報ＡＩには、上記のような情報が含まれる。それにより、紐付けられた実体情報ＪＩが特定可能であり、その実体情報ＪＩの参照により、紐付けられた実体ファイルＪＦも特定可能となっている。送付元の事業者のお客様モードが送付元企業コードとして含めることにより、送付元の事業者には、自身が送付の実体ファイルＪＦが実際に適切に取り込まれているか否かの確認を可能にさせている。その確認は、送付先の事業者が保管設定情報で指定の論理構造に沿って行うことも可能である。

配布情報ＤＩは、実体ファイルＪＦのダウンロードによって生成されるか、或いはそのダウンロードに備えて作成される情報であり、ダウンロードによる実体ファイルＪＦの配布の管理に用いられる。この配布情報ＤＩには、例えば配布情報ＩＤ、保管情報ＩＤ、受信状態、送付元企業コード、送付先企業コード、配布日時、取得回数、登録日時、及び更新日時等の情報が含まれる。

これらの情報において、配布情報ＩＤは、配布情報ＤＩを一意に識別可能な識別情報である。保管情報ＩＤは、この配布情報ＤＩに紐付けられた保管情報ＡＩに格納されている保管情報ＩＤである。配布情報ＤＩに対応付けられた保管情報ＡＩは、この保管情報ＩＤによって特定可能となっている。

受信状態は、送付先による実体ファイルＪＦの受信状態を表す情報であり、ダウンロードが行われたか否かは受信状態により確認することができる。配布日時は、実体ファイルＪＦが最後にダウンロードされた日時である。取得回数は、実体ファイルＪＦが実際にダウンロードされた回数である。登録日時は、配布情報ＤＩが登録された日時である。更新日時は、配布情報ＤＩが更新された日時である。配布情報ＤＩでは、実体ファイルＪＦのダウンロードにより配布日時が更新されることから、通常、更新日時は配布日時と一致する。

上記のように、本サービスでは、送付元が実体ファイルＪＦのダウンロード回数の上限を設定可能にしている。このようなダウンロードの制限は、配布情報ＤＩを用いて実現される。ダウンロード回数の上限自体は、取込設定情報、及び個別設定情報ＫＳの両方で指定可能である。

操作記録情報ＫＩは、各実体ファイルＪＦへのダウンロードを含む各種操作を確認可能にするために用意された情報である。この操作記録情報ＫＩには、例えば記録ＩＤ、及び作成日時の他に、実体ファイルＪＦに対して行われた操作の内容を表す操作内容情報が、実体ファイルＪＦに対して行われた操作毎に格納される。操作内容情報としては、例えば操作日時、操作種別、及び保存情報ＩＤ等の情報が含まれる。

操作日時は、実体ファイルＪＦへの管理上の操作が行われた日時である。保存情報ＩＤは、操作が行われた実体ファイルＪＦを一意に識別可能にする。操作種別は、行われた操作の種類を表す情報である。操作の種類には、実体ファイルＪＦのダウンロードの他に、実体ファイルＪＦの保管等も含まれる。

本サービスでは、実体ファイルＪＦの保管により、実体情報ＪＩ、保管情報ＡＩ、及び配布情報ＤＩをパッケージ情報として生成して保管し、操作記録情報ＫＩを更新する。配布情報ＤＩ、及び操作記録情報ＫＩは、保管した実体ファイルＪＦへの操作により、必要に応じて更新する。それにより、実体ファイルＪＦを送付する側の要望に沿った形でダウンロードできるようにしている。

パッケージ情報、及び操作記録情報ＫＩの生成、及び更新も、データ管理部１１５によって行われる。記憶部１８には、パッケージ情報の保管用のパッケージ情報格納部１８３の他に、操作記録情報ＫＩの保管用の操作記録情報格納部１８４が確保されている。それにより、データ管理部１１５は、記憶部１８にアクセスして、生成、若しくは更新したパッケージ情報、或いは操作記録情報を保管する。

データ管理部１１５は、事業者別、及び属性別に、ダウンロード可能な文書ファイルＤを表すオブジェクトリストを生成し、記憶部１８のオブジェクトリスト格納部１８５に保管する。そのオブジェクトリストは、例えばダウンロード可能な文書ファイルＤ毎に、保管情報ＡＩ中の保管情報ＩＤ、実体ファイルＩＤ、送信者企業コード、受信者企業コード、公開期限日時、及び取得上限回数等の情報がまとめられたファイルである。ダウンロード可能な文書ファイルＤの保管、或いはダウンロードを不可能にした文書ファイルＤの発生により、データ管理部１１５は、対応するオブジェクトリストを更新する。

文書処理制御部１１４は、必要な情報をデータ管理部１１５に渡し、パッケージ情報の生成、或いは更新を指示する。また、データ管理部１１５を通して、必要なパッケージ情報、或いは保管設定情報ＨＳを取得し、取得した情報を用いた制御を行う。それにより、文書処理制御部１１４は、実体ファイルＪＦの取り込み、取り込んだ実体ファイルＪＦの管理、ダウンロードを含む実体ファイルＪＦへの送付元の要望に沿った操作、等を行う。

パッケージ情報は、実体ファイルＪＦと組み合わされ、実体ファイルＪＦを管理するうえで必須の情報である。そのため、パッケージ情報の格納用のパッケージ情報格納部１８３は、各個別保管領域ＳＡで共有させた保管領域となっている。つまり各個別保管領域ＳＡは、パッケージ情報格納部１８３と、記憶部２００に確保された各企業別格納部２０１とにより実現されるものとなっている。各個別保管領域ＳＡは、それぞれ論理的に分割された１つ以上の領域であっても良く、物理的に分割された１つ以上の領域、或いはストレージであっても良い。

事業者端末から送信された文書ファイルＤを取り込んだ場合、文書処理制御部１１４は、文書ファイルＤとともに、個別設定情報ＫＳ、及び例えばログイン時に特定したお客様コードをデータ管理部１１５に渡す。それにより、データ管理部１１５は、個別設定情報ＫＳで指定された送付先の保管設定情報ＨＳを参照して、文書ファイルＤの保管場所を決定し、決定した保管場所への文書ファイルＤの保管を、アクセス制御部１１８によりＤＢサーバ２に行わせる。その一方、データ管理部１１５は、更に企業マスターＫＭ、及び企業登録情報ＫＴを参照し、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩを少なくとも生成し、操作記録情報ＫＩを更新する。

文書処理制御部１１４は、取込タイミング設定情報を参照し、その取込設定情報で指定された取込保管領域３６へのアクセスを行い、取り込む対象となる文書ファイルＤの有無を確認する。それにより、文書処理制御部１１４は、取り込むべき文書ファイルＤを確認できた場合、その文書ファイルＤを読み出すことで取り込み、取り込んだ文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡す。

自動分割部１１６は、認識すべき文字列の自動認識により、集約文書ファイルＤを構成する各１文書ファイルＤ（分割文書ファイルＤ）分の範囲を特定し、各１文書ファイルＤ分をその集約文書ファイルＤから分割する。認識すべき文字列には、文書の種類を表すもの、及び送付先を表すものが含まれる。これらの文字列は、分割文書ファイルＤの範囲の特定、及び分割文書ファイルＤの保管先とする範囲の決定に用いられる。認識すべき文字列には、その範囲のうちから保管先を決定するための文字列が更に含まれる。それにより、文書ファイルＤが集約文書ファイルＤであった場合、自動分割部１１６は、集約文書ファイルＤを構成する１文書ファイルＤ分毎に、その文書ファイルＤの種類、及び送付先等を文字列の自動認識により特定して分割する。そのような分割により得られた文書ファイルＤが分割文書ファイルＤとしてデータ管理部１１５に渡される。このとき、自動認識結果も併せてデータ管理部１１５に渡される。なお、集約文書ファイルＤは、主文書の文書ファイルＤであり、その集約文書ファイルＤから分割される分割文書ファイルＤも主文書の文書ファイルＤである。また、上記のように、自動認識の対象は、文字列でなくとも良い。つまり、必要な情報が得られる画像等であっても良い。

認識すべき文字列が存在する位置は、文書によって異なる。このことから、本サービスでは、自動認識用の辞書を用意し、その辞書の参照により、認識すべき文字列を特定し、特定した文字列の自動認識を行うようにしている。記憶部１８に確保された辞書格納部１８７は、登録された辞書の保管のための領域である。辞書登録部１２０は、辞書の登録のために用意された機能である。ここで、図１０～図１２を参照し、辞書登録部１２０による辞書の登録について具体的に説明する。

図１０は、辞書登録用のＷｅｂページの例を示す図である。
本サービスでは、辞書の登録は、自動認識させる文書、つまり保存対象となる文書の雛形と位置付けられるものを取り込ませ、取り込ませた文書上で必要な操作をユーザーに行わせることにより可能にさせている。雛形として取り込ませる文書は、その文書を高精度に自動認識させるうえでユーザーが望ましいと考えるものである。取り込まれた雛形の文書の画像は、Ｗｅｂページに確保された表示エリアＨＲ１に配置される。そのＷｅｂページには、認識すべき文字列を設定するための表示エリアＨＲ２が更に確保されている。取り込まれ、自動認識される文書が第１の文書に相当する。

本サービスでは、文書の種類に応じて、認識すべき文字列の組み合わせを異ならせるようにしている。これは、文書の種類により、事業者にとって望ましい保管先の決定方法が異なることもあり得るからである。そのため、文書の種類により、認識すべき文字列を異ならせるようにした場合、事業者のより広範囲の要望に対応できるようになる。
辞書の登録では、認識すべき文字列、つまり文書ファイルＤが表す画像中で特定すべき文字列をユーザーに選択させる。文書の種類により、認識すべき文字列を異ならせるようにしていることから、本サービスでは、辞書の登録を望むユーザーに対し、文書の種類を選択させ、雛形と位置付ける文書（文書ファイルＤ）を取り込ませるようにしている。それにより、辞書登録部１２０は、文書の種類の選択結果を、認識すべき文字列に反映させる。文書の種類を選択（指定）させることから、辞書登録部１２０は、本実施形態の辞書登録装置における種類指定手段に相当する。

辞書登録部１２０は、文書ファイルＤとして取り込んだ文書上に配置された文字列の自動認識を行う。その自動認識結果は、ユーザーが選択可能な文字列の範囲の制限に用いられる。その制限のために、自動認識では、文字列が表す意味の他に、その文字列の属性の特定も行われる。例えば図８に示すように、お客様コードが複数の数字によってのみ表される文字列であった場合、お客様コードは数字列で表される属性とされ、数字以外の文字が存在する文字列はお客様コードの候補から除外される。

図１０は、文書として、請求書ＤＳを想定したものである。図１０に示すようなＷｅｂページは、請求書ＤＳを文書とする文書ファイルＤを取り込み、例えば自動認識を行った後に辞書登録部１２０によって作成され、ユーザーが使用する受注側端末３２宛てに送信される。本サービスでは、請求書ＤＳの辞書を登録する場合、文字列としては、文書名、日付、及びお客様コードをユーザーに選択させることを求めている。そのために、表示エリアＨＲ２に配置されたサイドメニューには、それら文字列を選択するための複数のボタンが含まれている。このことから、ユーザーは、選択を考える文字列に対応するボタンをクリック操作し、選択対象とする文字列を選択する。ここでユーザーに選択される文字列が対象文字列である。選択対象とする文字列を指定するための入力ボックスも複数、表示エリアＨＲ２に配置されている。

お客様コードは、請求書ＤＳを文書とする文書ファイルＤの送付先を表す文字列であることから、文書ファイルＤを保管すべき個別保管領域ＳＡを指定する。請求書ＤＳという文書の種類は、その個別保管領域ＳＡ内で文書ファイルＤを保管すべきフォルダーを指定する。日付は、そのフォルダー内に対象期間が異なる複数のサブフォルダーを設けるような場合、期間で分けて文書ファイルＤの保管先とするサブフォルダーを変更するのに用いることができる。

表示エリアＨＲ１での文字列の選択は、表示エリアＨＲ２内に配置された入力ボックスへの情報入力により行うことができる。それにより、ユーザーは、複数の入力ボックスへの情報入力を通して、選択した文字列と、文書上でその文字列が存在する文字列領域との間の対応関係を設定することが可能となっている。文字列の選択は、その対応関係を設定することに相当する。結果として、文字列に対応する文字列領域をユーザーに選択させるのは、文字列領域内に実際に配置される文字列を文書ファイルＤ中から特定できるようにすれば良いからである。そのため、文字列領域の選択を通して、その文字列領域内に存在する文字列を特定可能にさせるようにしている。なお、文字列領域の選択は、例えば通常の文字列の選択操作により行うこともできる。
自動認識により、請求書ＤＳ上に配置された各文字列が存在する文字列領域が特定される。図１０中の「ＭＲ」を付した３つの文字列領域は、文書名、日付、及びお客様コードをそれぞれ表す文字列が存在する領域である。そのため、文字列領域ＭＲは全て、ユーザーによって選択されることになる。

文字列「０００１」は、お客様コードを表す文字列であり、本実施形態における第１の対象文字列に相当する。
ユーザーは、表示エリアＨＲ２に配置されたサイドメニューの「お客様コード」ボタンへの操作により、お客様コードを選択対象の文字列として選択（指定）することができる。お客様コードが文字列として選択対象となった場合、「フィールド名」の入力ボックスには、「お客様コード」が自動的に入力されて表示される。「タイプ」の入力ボックスには、「データ」が表示されている。この「データ」は、取り込んだ文書が文書ファイルＤとして取り込まれたことを表している。そのため、「データ」も自動入力される。

フォーム名の入力ボックスには、「請求書マルチ」が表示されている。この「請求書マルチ」が表示された入力ボックスには、プルダウンメニュー表示用のボタンが配置されている。そのため、「請求書マルチ」は、プルダウンメニュー中の選択肢のうちからユーザーが実際に選択した選択肢である。「請求書マルチ」は、集約文書ファイルＤから、請求書ＤＳの分割文書ファイルＤを１つ以上、分割可能であることを表している。
ＳＶＦ検索コードの入力ボックスは、お客様コードとして選択する文字列の指定用である。その入力ボックスに配置された「０００１」は、お客様コードを表す文字列が「０００１」であることを指定する。この指定により、表示エリアＨＲ１内では、「０００１」が文字列として配置されている文字列領域ＭＲが選択される。

認識ベージとして「すべて（検索フィールド）」が選択されている。この認識ページは、文書ファイルＤ、及び集約文書ファイルＤの種類に係わらず、文字列の自動認識結果を有効とするページを指定するための項目である。選択された「すべて（検索フィールド）」は、全てのページでの文字列の自動認識結果が有効であることを表している。それにより、この選択が行われた場合、集約文書ファイルＤ中から複数の分割出願ファイルＤを分割させることが可能である。「先頭のみ」が選択されるのは、先頭のページのみ、文字列の自動認識結果を有効とさせる場合である。この場合、例え集約文書ファイルＤであっても、請求書ＤＳの分割文書ファイルＤは最大で１つのみ分割されることになる。

検索フィールド設定のデータ型の入力ボックスは、選択対象とする文字列のデータ型を指定する。その入力ボックスに表示された「文字列」は、文字列の属性、その意味、及び構成する文字の種類等を特に限定しない文字列を表している。それにより、お客様コードを表す文字列を構成する文字としては、数字だけでなく、アルファベット、漢字、或いは特殊文字等も使用することができる。

「文字列」が表示された入力ボックスには、プルダウンメニュー表示用のボタンが配置されている。そのため、「文字列」も、プルダウンメニュー中の選択肢のうちからユーザーが実際に選択した選択肢である。選択可能な選択肢、つまり文字列の分類は、特に限定されるものではない。選択肢としては、文字列の他に、例えば日付、数字列等が含まれていても良い。
文字列「請求書」は、文書名を表す文字列であり、本実施形態における第２の対象文字列に相当する。この文字列「請求書」が存在する文字列領域ＭＲは、自動認識により自動的に特定可能である。これは、他に文書名を表す可能性が考えられる文字列が存在しないからである。そのため、図１０に示すような画像の請求書ＤＳであった場合、「請求書」をＳＶＦ検索コードの入力ボックス内に自動的に入力させることができる。文書名として、文字列「請求書」が存在しない文字列領域をユーザーが選択できないようにすることもできる。

日付を表す文字列「１９９７／１／１２」が存在する文字列領域ＭＲも、自動認識により自動的に特定可能である。これは、ここでの日付は請求書ＤＳにより支払いを請求した日であるからである。そのような日付は、他の日付とは異なり、単独で請求書ＤＳの上方に配置されるのが普通だからである。そのような位置に配置された日付が１つのみであることから、文字列「１９９７／１／１２」が存在する文字列領域ＭＲは、日付を表す文字列が存在する領域として自動的に扱うことが可能である。つまり、その文字列は、ＳＶＦ検索コードの入力ボックス内に自動的に表示させることが可能である。図１０に示すような画像の請求書ＤＳであった場合、文字列「請求書」と同様に、日付と見なせる属性ではない文字列が存在する文字列領域をユーザーが選択できないようにすることもできる。

このようにして、ユーザーは、各文字列にそれぞれ対応する文字列領域ＭＲを選択する。各文字列領域ＭＲの選択結果が、辞書として登録される。各文字列領域ＭＲの選択結果は、例えば文書を表す画像中で定めた基点からの位置を表す位置情報、文字列領域ＭＲの範囲を表す領域情報、及びその文字列領域ＭＲに存在する文字列の種類を表す文字列情報を用いて表現される。文書の種類を表す情報は、例えばユーザーが属する事業者のお客様コード等とともにメタ情報として付与される。お客様コードをメタ情報とすることにより、事業者毎に、その事業者が登録させた辞書を管理可能にすることができる。なお、辞書に含める情報、及びその構成等は、特に限定されるものではない。

辞書を登録させるユーザーが属する事業者は、文書ファイルＤの送付元、及び送付先の何れであっても良い。これは、送付元の事業者が作成する文書ファイルＤの形式等を送付先の事業者が認める場合があるだけでなく、その逆の場合もあるからである。このことから、送付元、及び送付先の何れの事業者も辞書の登録は可能としている。

このように、本サービスでは、雛形とする文書上に存在する文字列の自動認識を行い、文字列が表す意味、その文字列が存在する範囲（文字列領域ＭＲ）、及びその属性を特定し、この特定結果を、ユーザーによる文字列領域ＭＲの選択に用いる。自動認識結果を文字列領域ＭＲの選択に利用するため、ユーザーにとっては、適切な辞書の登録を容易、且つ迅速に行える環境が提供されることになる。これは、文字列の自動認識により、ユーザーが望む文字列を選択するための操作が簡単化できる、文書上の各文字列の文字列領域が自動的に特定され、文字列領域自体を指定しなくとも済む、といった理由からである。

例えば、文書中で認識すべき文字列を特定するための文字列領域ＭＲは、文字列の選択（指定）により、自動的に選択される。しかし、文字列領域ＭＲ内に配置される文字列の種類も選択する必要がある。これは、辞書が文書にとって適用できるものか否か判定可能にする意味でも必要である。つまり、辞書の適用では、各文字列領域ＭＲにそれぞれ対応する領域内に、その領域に存在すべき種類の文字列が存在するか否かを確認する必要がある。本サービスでは、文字列の選択を通して、文字列の種類、及びその文字列に対応する文字列領域ＭＲを指定することができる。そのため、ユーザーが望む文字列を選択するための操作を簡単化させることができる。なお、一部の文字列では、選択すべき文字列領域を自動的に特定でき、ユーザーの誤った選択を無効にさせることもできる。このことも、適切な辞書の登録をユーザーが容易、且つ迅速に行えるようにする。それにより、辞書の登録、つまり作成も容易に行えることとなる。

登録される辞書の数は、非常に大きくなる可能性がある。辞書の数が多くなるほど、文書ファイルＤに適用すべき辞書の特定に要する時間も長くなる。その時間はより短くするのが望まれる。
本サービスでは、図１０に示すように、辞書の登録のために文書（文書ファイルＤ）をユーザーに取り込ませるようにしている。このことから、例えば取り込んだ文書の画像解析を行って複数の特徴点を抽出し、その抽出結果を辞書と対応付けて保存するようにしても良い。そのような複数の特徴点を保存させた場合、複数の特徴点を用いた対比により、文字列の自動認識対象となる文書の画像から複数の特徴点を抽出し、抽出した複数の特徴点を既存の複数の特徴点とそれぞれ対比させ、適用すべき辞書を特定するようにしても良い。適用すべき辞書は、抽出した複数の特徴点と最も類似するもの、例えば類似率が最大のものに対応付けられた辞書とすれば良い。辞書が非常に多い場合、そのようにすることで適用すべき辞書をより迅速に特定することができる。各辞書に対応付けられた複数の特徴点を表すデータ（以降「特徴点データ」と表記）は、例えば記憶部１８に保存させ、高速なアクセスを可能にさせれば良い。

辞書登録部１２０は、図１０に示すようなＷｅｂページ上でユーザーが行った操作に対応する。それにより、このＷｅｂページの内容の更新も、辞書登録部１２０によって行われる。辞書の登録が指示された場合、辞書登録部１２０は、文字列領域ＭＲの選択結果を用いて辞書を生成し、生成した辞書を記憶部１８の辞書格納部１８７に格納する。この結果、自動分割部１１６は、辞書格納部１８７に格納された辞書を参照し、集約文書ファイルＤからの分割文書ファイルＤの分割を行うことができる。

辞書格納部１８７には、結果的に、多くの辞書が格納される。このことから、自動分割部１１６は、例えば辞書毎に、その辞書を参照しての認識すべき文字列の認識結果を評価し、評価が最も高い辞書による文字列の認識結果を採用する。それにより、自動分割部１１６は、分割文書ファイルＤ毎に、最適な辞書を確認し、その確認により特定された辞書による認識すべき文字列の自動認識を行い、分割文書ファイルＤを集約文書ファイルＤから分割する。

図１１は、文書が発注書であった場合に、自動認識の対象とする文字列の例を説明する図である。
図１１に示す例では、文字列として、文書名、取引番号、及びお客様コードをユーザーに選択させるようになっている。図１１に示す３つの文字列領域ＭＲは、何れかの文字列が存在する領域である。なお、発注書ＤＨは、請求書ＤＳとは異なり、発注側企業４が発行する文書である。このことから、ユーザーは、発注側企業４の従業員であり、発注側端末４１を使用する。

図１１に示すように、文書の種類により、ユーザーに選択させる文字列の組み合わせ、つまり自動認識させる文字列の組み合わせを異ならせても良い。日付の代わりに採用された取引番号は、発注書ＤＨを一意に識別可能な識別情報である。取引番号が採用された場合、取引番号に応じて、文書ファイルＤの保存場所を変更させることができる。
図１０、及び図１１に示すように、ユーザーが選択すべき文字列は、全て文書ファイルＤ内の同じページ上、つまり先頭ページ上に存在する。このため、そのページは、分割文書ファイルＤとする範囲の先頭として扱われる。それにより、１分割文書ファイルＤの範囲は、そのページから、最後のページ、或いは別の分割文書ファイルＤにおける先頭ページの直前に位置するページとなる。

請求書ＤＳ、及び発注書ＤＨを含む各種文書は、送付先によって形式が異なるのが普通である。形式を統一させるためには、送付先として考えられる各事業者の了承を得る必要がある。そのため、了承を得なければならない事業者が多いような場合、非常に煩雑な作業を行わなければならない。このような不都合が考えられることから、本サービスでは、請求書ＤＳ、及び発注書ＤＨを含め、各種文書の形式の統一は求めないようにしている。文字認識を利用し、文書の識別情報となる文字列の抽出を通して、形式の統一を不要とさせている。各種文書の形式の統一は求めないことから、本サービスを利用する事業者にとっては、本サービスの利用に伴う影響はより小さいものとなる。

図１２は、辞書登録処理の例を示すフローチャートである。
辞書登録部１２０は、辞書の登録の要求が受注側端末３２、或いは発注側端末４１から送信された場合、図１２に示すような辞書登録処理を実行する。ここで図１２を参照し、この辞書登録処理について詳細に説明する。処理を実行する主体としては、辞書登録部１２０を想定する。ユーザーは、受注側企業３、及び発注側企業４の何れの従業員であっても良い。このことから、ユーザーが使用する端末は「事業者端末」と表記する。

先ず、ステップＳ１１では、辞書登録部１２０は、辞書登録の要求の受信により、例えば辞書を登録する文書の種類を選択させるためのＷｅｂページを作成し、ユーザーが使用する事業者端末宛てに送信させる。そのＷｅｂページ上で文書の種類をユーザーが選択した場合、その選択結果が事業者端末からＡＰサーバ１に送信される。それにより、ステップＳ１２に移行し、辞書登録部１２０は、例えば雛形となる文書ファイルを取り込むためのＷｅｂページを作成して事業者端末に送信させる。そのＷｅｂページ上で文書ファイルＤが指定され、例えばユーザーが送信を指示した場合、指定された文書ファイルＤが事業者端末からＡＰサーバ１に送信される。

文書ファイルＤの受信により、ステップＳ１２からステップＳ１３に移行し、辞書登録部１２０は、文書ファイルＤに存在する文字列の自動認識を行い、図１０に示すようなＷｅｂページを作成し、ユーザーが使用する事業者端末に送信させる。その送信後はステップＳ１４に移行する。

ステップＳ１４～Ｓ１９では、辞書登録部１２０は、そのＷｅｂページ上でのユーザーの操作に対応するための処理を行う。
ステップＳ１４では、辞書登録部１２０は、Ｗｅｂページ上で操作が行われたか否か判定する。ユーザーが何らかの操作をそのＷｅｂページ上で行った場合、その操作内容が事業者端末からＡＰサーバ１に通知される。この結果、ステップＳ１４の判定はＹＥＳとなってステップＳ１５に移行する。ユーザーが何らかの操作を行うまでの間は、ステップＳ１４の判定処理が繰り返し実行される。

ステップＳ１５では、辞書登録部１２０は、文字列の選択を含む表示エリアＨＲ２上での操作が行われたか否か判定する。表示エリアＨＲ２上でユーザーが操作を行った場合、ステップＳ１５の判定はＹＥＳとなってステップＳ１６に移行する。一方、表示エリアＨＲ２上での操作をユーザーが行っていない場合、ステップＳ１５の判定はＮＯとなってステップＳ１７に移行する。

ステップＳ１６では、辞書登録部１２０は、表示エリアＨＲ２上でユーザーが行った操作に対応するための処理を実行する。その処理の実行後は、上記ステップＳ１４に戻る。それにより、ユーザーが次に行う操作に備える。
例えばサイドメニューとして配置された文字列選択用の何れかのボタンをユーザーが操作した場合、自動認識により、そのボタンで選択される文字列に対応付けられた文字列領域ＭＲの強調表示が行われる。ステップＳ１６で実行される処理としては、このような強調表示が含まれる。この強調表示により、ユーザーは、選択した文字列に対応付けられた文字列領域ＭＲを認識することができる。

ステップＳ１７では、辞書登録部１２０は、表示エリアＨＲ１上でユーザーが操作を行ったか否か判定する。その操作をユーザーが行った場合、ステップＳ１７の判定はＹＥＳとなってステップＳ１６に移行する。その操作をユーザーが行っていない場合、ステップＳ１７の判定はＮＯとなってステップＳ１８に移行する。

表示エリアＨＲ１上でユーザーが行う操作には、表示エリアＨＲ２で選択の文字列が存在する文字列領域ＭＲを変更させる操作が含まれる。そのような操作をユーザーが行った場合、ステップＳ１６での処理の実行により、辞書登録部１２０は、ユーザーが操作により新たに指定した文字列領域ＭＲを強調表示させる。それにより、ユーザーは、選択した文字列に対応付けられた文字列領域ＭＲを変更させることができる。

ステップＳ１８では、辞書登録部１２０は、辞書の登録を指示する操作をユーザーが行ったか否か判定する。その操作は、例えば図１０には不図示のボタンへのクリック操作である。そのクリック操作をユーザーが行った場合、ステップＳ１８の判定はＹＥＳとなってステップＳ１９に移行する。そのクリック操作をユーザーが行っていない場合、ステップＳ１８の判定はＮＯとなって上記ステップＳ１４に戻る。

ステップＳ１９では、辞書登録部１２０は、選択すべき文字列が全て選択されているか否か判定する。選択すべき文字列のうちの１つ以上の選択が行われていない場合、ステップＳ１９の判定はＮＯとなり、上記ステップＳ１４に戻る。この場合、ステップＳ１４に移行する前に、例えば選択していない文字列が存在する旨を通知するためのメッセージを配置させたポップアップ等を事業者端末に送信させるようにしても良い。一方、選択すべき文字列の全てが選択されている場合、ステップＳ１９の判定はＹＥＳとなってステップＳ２０に移行する。

ステップＳ２０では、辞書登録部１２０は、選択すべき文字列にそれぞれ対応付けられた文字列領域ＭＲを文書ファイルＤ中から抽出するための情報を生成し、生成した情報を用いて辞書を作成し登録する。その登録により、記憶部１８に確保された辞書格納部１８７に辞書が追加される。辞書の登録後、辞書登録処理が終了する。

なお、文字列領域ＭＲを抽出するための情報としては、上記のように、文字列領域ＭＲの位置を表す位置情報、その文字列領域ＭＲの範囲を表す領域情報、及びその文字列領域ＭＲに対応付けられた文字列の種類を表す文字列情報を採用することができる。
事業者は、同じ種類、同じ形式の文書で複数回、辞書を登録させようとする可能性がある。また、複数の事業者では、結果として、同じ種類の文書の形式が同一と見なさせる範囲内で一致することも考えられる。このようなことから、実際には、同一と見なせる範囲内で一致する辞書を複数、登録させないようにする必要がある。そのために、例えばステップＳ２０では、辞書登録部１２０に、例えば登録しようとする辞書を既存の辞書と比較させ、既存の辞書のうちの何れかに同一と見なせる範囲内で一致する辞書を登録させないようにしても良い。これは、辞書の上書き、及び辞書の登録のキャンセルのうちの何れかをユーザーに選択させることで実現させても良い。辞書の登録を行うか否かの判定は、文書の画像から行うようにしても良い。その場合、文書を取り込んだ直後に、その判定を行わせることが考えられる。このこともあり、辞書の登録を行うか否かを判定するタイミング、その判定方法等は、特に限定されない。その判定を行う構成要素を辞書登録部１２０とは別に用意しても良い。

なお、登録された辞書には、事実上の有効期間が存在する場合がある。辞書を登録させた種類の文書が使用されなくなった、或いはその文書の形式が変更された、等のことが行われた場合、その文書用の辞書は不要となる可能性がある。その場合、新たな辞書を登録させる必要がある。特徴点データは、その必要性の有無の判定に用いることができる。

必要な辞書が全て登録されている場合、文書から抽出した複数の特徴点は、既存の特徴点データの何れかが表す複数の特徴点と高い類似率を示す。このことから、高い類似率を示す既存の特徴点データが特定できず、且つ適切な文字列を特定できたことが確認できなかった場合、これまで交換の対象となっていない文書が新たに使用されるようになったと解釈することができる。新たな文書には、形式が変更された文書も含まれる。
このようなことから、その場合、文書が得られた事業者、つまり文書ファイルＤを送信させるか、或いは文書ファイルＤが取り込まれた事業者に対し、辞書の登録を要求するようにしても良い。その要求への応答により、既に得られた文書を用いた辞書の登録を行えるようにしても良い。そのようにすることにより、事業者にとっては、登録すべき辞書の登録をより確実、且つタイムリに行えるようになる。なお、新たな文書に適用可能な辞書が既に存在する可能性がある。そのような辞書が既に存在していれば、辞書の登録は要求されないことになる。

一方、文書の形式が変更された場合、その文書を想定した辞書に対応付けられた特徴点データが表す複数の特徴点は、類似率が最大とはならない。類似率が最大とはならない辞書は、事実上、不要であると言える。このことから、各辞書の類似率を監視することにより、登録すべき辞書の存在の他に、不要と考えられる辞書の特定も行うことができる。
不要と考えられる辞書への対応、つまり削除は、直ぐに行う必要はない。このことから、不要と考えられる辞書を登録させた事業者に、その辞書を提示可能し、提示した辞書のうちから事業者が実際に不要と考える辞書を削除させるようにしても良い。
上記のような機能は、辞書登録部１２０に搭載させれば良い。類似率を算出し、適用すべき辞書を特定させる場合、類似率の算出は自動分割部１１６によって行われる。このことから、辞書登録部１２０には、自動分割部１１６から類似率を渡せば良い。
このように、類似率を辞書の適用に用いる場合、各事業者における辞書の適切な管理を支援することもできる。なお、算出するのは類似率以外の指標であっても良い。

このような辞書登録処理を辞書登録部１２０が実行することにより、ＡＰサーバ１は、辞書を登録する辞書登録装置として機能する。記憶部１８上の辞書格納部１８７には、各事業者が必要と考える辞書が格納される。そのため、辞書登録部１２０は、本実施形態の辞書登録装置における自動認識手段、文字列選択手段、及び辞書生成手段の全てに相当する。

この辞書登録部１２０により、自動分割部１１６は、辞書格納部１８７に格納された辞書を参照し、集約文書ファイルＤからの分割文書ファイルＤの分割を行うことができる。その分割は、分割文書ファイルＤ中の必要な文字列の自動認識により行われる。そのため、自動分割部１１６は、分割文書ファイルＤのような保存対象とする文書の保管先を決定し保存させる文書保管管理装置の構成要素である。具体的には、本実施形態の文書保管管理装置における自動認識手段に相当する。
自動分割部１１６による文字列の自動認識結果は、データ管理部１１５に渡され、分割文書ファイルＤの保管先の決定に用いられる。分割文書ファイルＤ中の文字列の自動認識結果を保管先の決定に用いるため、データ管理部１１５は、分割文書ファイルＤが渡された後、直ぐに保管先を決定することができる。つまり、データ管理部１１５は、渡された分割文書ファイルＤに対し、タイムリに対応することができる。このことは、本サービスの文書交換における迅速性を高くさせられることを意味する。自動分割部１１６、及びデータ管理部１１５はともに、本実施形態の文書保管管理装置における保管先決定手段に相当する。

辞書登録部１２０が辞書を登録することにより、自動分割部１１６は、集約文書ファイルＤ中の各分割文書ファイルＤの認識すべき文字列を特定することができる。その文字列の特定を通して、自動分割部１１６は、集約文書ファイルＤ中に存在する各分割文書ファイルＤの分割を適切に行うことができる。

分割文書ファイルＤ上の複数の文字列の自動認識結果は、データ管理部１１５により、対応する保管設定情報ＨＳとともに参照され、分割文書ファイルＤの保管先の自動的な決定に用いられる。保管先の決定に複数の文字列の自動認識結果が用いられることにより、言い換えれば必要とする複数の情報が用いられることにより、図６に示すような論理的な階層構造に対応することができるようになる。分割文書ファイルＤは、階層構造を有する個別保管領域ＳＡ中の望ましいフォルダーに自動的に保管させることができるようになる。なお、個別保管領域ＳＡのうちで保管の対象となるものを特定するには、お客様コードのみを自動認識すれば良い。このことから、自動認識する文字列は、一つであっても良い。しかし、自動認識する文字列の数が多くなるほど、文書ファイルＤの保管先として決定可能な範囲も広がることになる。

請求書ＤＳの文書ファイルＤは、保管先の決定に日付が用いられる。それにより、請求書ＤＳの文書ファイルＤの保管用の保管場所、例えばフォルダーは、対象期間で分けて作成される。
そのようなフォルダーでは、文書ファイルＤを保管すべきフォルダーが確実に存在しているとは限らない。例えば年度別に分けて、請求書ＤＳの文書ファイルＤをフォルダーに保管するようにさせている場合、請求書ＤＳの文書ファイルＤを保管すべき年度のフォルダーが存在しているとは限らない。このことから、データ管理部１１５は、文書ファイルＤの保管先を決定した後、その保管先として決定したフォルダーが実際に存在するか否かを確認する。その確認の結果、保管先として決定したフォルダーが存在しなかった場合、データ管理部１１５は、保管先とするフォルダーを作成させ、作成させたフォルダーに文書ファイルＤを保管させる。そのようにして、データ管理部１１５は、文書ファイルＤの保管先を決定する他に、保管先の作成も必要に応じて行う。保管先を必要に応じて作成させることから、文書ファイルＤの保管すべき保管先への保管はより確実に行えるようになる。そのため、文書ファイルＤの保管上の利便性は、より高いものとなる。

このことから、保管先の決定に複数の文字列を用いた場合、事業者間で交換される文書ファイルＤは、その文書ファイルＤの送付先となる事業者にとって望ましい形で管理できるようになる。事業者にとっては、他の事業者と交換する文書ファイルＤをその文書ファイルＤに応じて自動的に整理させることができ、その整理により、文書ファイルＤの交換もより容易に行えるようになる。このような利点から、文書ファイルＤ中の複数の文字列の自動認識結果を保管先の自動的な決定に用いることは、本サービスの質を向上させるうえでも有効である。

集約文書ファイルＤには、送付先が同じ文書ファイルＤが複数、存在する場合がある。文書ファイルＤが多くなるほど、送付先となる事業者にとっては、文書ファイルＤの扱いが面倒になる。このこともあり、本実施形態では、データ管理部１１５には、必要に応じて、文書ファイルＤの集約（再集約）を行うようにさせている。それにより、データ管理部１１５は、本実施形態の文書保管管理装置における再集約手段に相当する。

図１３は、文書ファイルに対して行われる再集約の仕方の例を説明する図である。
図１３では、Ａ社ＣＡが作成した集約文書ファイルＤを取り込んだ場合に、自動分割部１１６により集約文書ファイルＤから分割された各分割文書ファイルＤの送付先別にデータ管理部１１５が行う分割文書ファイルＤの再集約の例を表している。

自動分割部１１６は、個別に、集約文書ファイルＤから分割文書ファイルＤを分割する。その分割により、各分割文書ファイルＤの送付先、及び文書の種類等が特定され、特定された情報とともに、分割文書ファイルＤがデータ管理部１１５に渡されることになる。図１３では、理解を容易とするために、分割文書ファイルＤは、送付先別にまとめて表している。

データ管理部１１５は、分割文書ファイルＤとともに渡される情報を参照し、例えば送付先、及び文書の種類を少なくとも反映させる形で、分割文書ファイルＤの再集約を行う。図１３では、Ｂ社ＣＢ宛ての分割文書ファイルＤの文書が全て同じ種類であることから、Ｂ社ＣＢ宛ての全ての分割文書ファイルＤが１つの集約文書ファイルＤとしてデータ管理部１１５がまとめたことを表している。これに対し、Ｃ社ＣＣ宛ての分割文書ファイルＤには、２種類の文書の分割文書ファイルＤが混在している。そのため、データ管理部１１５は、文書の種類別に、分割文書ファイルＤを１つの集約文書ファイルＤとしてまとめることにより、２つの集約文書ファイルＤを生成している。

このように、分割文書ファイルＤの再集約を行うことにより、各事業者にとっては、ダウンロードすべき文書ファイルＤの数をより抑えられることになる。そのため、各事業者にとっては、利便性が向上し、必要な文書ファイルＤのダウンロードをより確実、且つより容易に行えるようになる。必要な文書ファイルＤのダウンロードをより確実に行えることにより、全ての分割文書ファイルＤの内容をより確実に確認できるようになる。送付元の事業者にとっては、郵便で請求書ＤＳを送付させる場合、郵便物が複数になることが回避できることから、郵便料金を最低限に抑えられるようになる。このようなことから、文書ファイルＤの結合には、作業面、及び管理面の両方で利点がある。
なお、分割文書ファイルＤの再集約では、データ量（ファイルサイズ）、及びページ数等から制約を設けるようにしても良い。つまり、分割文書ファイルＤの再集約は、その制約を満たす範囲で行うようにしても良い。

データ管理部１１５は、このような同じ種類の分割文書ファイルＤの再集約を行う場合、例えば再集約が終了するまで実体情報ＪＩ等の作成を行わないか、或いは１つの分割文書ファイルＤの存在により作成した実体情報ＪＩの内容を随時、更新する。これは、実体情報ＪＩ中のファイルサイズは、最終的に、再集約した分割文書ファイルＤのファイルサイズの合計値とすれば良いからである。そのため、分割文書ファイルＤの再集約により、データ管理部１１５が実行する処理の複雑化の程度は、比較的に小さいものとなる。なお、集約文書ファイルＤの作成、つまり分割文書ファイルＤの実際の再集約（結合）は、データ管理部１１５に行わせても良いが、ＤＢサーバ２に行わせても良い。

データ管理部１１５は、自動分割部１１６から渡された情報を用いて、送付先に対応する保管設定情報ＨＳを参照して、各分割文書ファイルＤ、及び各集約文書ファイルＤの保管場所をそれぞれ決定する。各集約文書ファイルＤの保管場所の決定は、例えば１分割文書ファイルＤの存在が判明した時点で行われる。データ管理部１１５により、分割文書ファイルＤ毎、及び集約文書ファイルＤ毎に、パッケージ情報は生成され、それら文書ファイルＤの数分の操作内容情報が操作記録情報ＫＩに追加される。
なお、分割文書ファイルＤの再集約は、行わないようにしても良い。或いは設定を通して、再集約を行うか否かを事業者側で選択できるようにしても良い。また、再集約を行うべき送付先の事業者、文書の種類等を事業者側で選択できるようにしても良い。

文書処理制御部１１４は、自動的に文書ファイルＤを取り込んだ場合、文書ファイルＤの送付先毎に、ダウンロードの対象となる文書ファイルＤが発生した旨を通知するメッセージを本文に挿入させたメールを生成させて送信させる。メールの生成は、文書処理制御部１１４の指示により、通知制御部１１９が行う。

メールの本文に挿入させるメッセージは、上記のように、取込設定情報により指定される。そのために、取込設定情報には、例えばメッセージの雛形が格納されたファイルの保管先を示す情報が含まれる。文書処理制御部１１４は、その情報により、メッセージの雛形を例えば記憶部１８から読み出して通知制御部１１９に渡す。取込設定情報からメールの送信タイミングを特定し、その送信タイミングを通知制御部１１９に指定する。また、データ管理部１１５から、送付先別に、企業登録情報ＫＴを取得し、取得した企業登録情報ＫＴ中からメールアドレス、登録名、及び部署名等の情報を抽出する。これら抽出された情報は全て、通知制御部１１９に渡される。この結果、通知制御部１１９は、送付先毎に、メッセージの雛形に登録名、及び部署名を加えたメッセージを本文に挿入させたメールを生成する。生成した各メールは、文書処理制御部１１４が指定したタイミングで通知制御部１１９から振分制御部１１１を介して端末通信部１９に出力されることにより、対応する送付先宛てに送信される。

取込タイミング設定情報により、文書ファイルＤ（通常は集約文書ファイルＤ）は、定めた期間毎に自動的に取り込まれるようにすることができる。事業者間では、定めた期間毎に文書の交換が行われることが多い。例えばＢ社ＣＢのような商品Ｐを販売する受注側企業の大部分は、販売先毎に、定めた期間分に販売した商品Ｐの代金の支払いを求めるようにしているのが普通である。具体的には、例えば月毎に代金の支払いを求めるようにしているのが普通である。これは、商品Ｐを販売する取り引き毎に代金の支払いを求めるような場合、受注側企業の請求のための作業が煩雑化するだけでなく、発注側企業の支払いのための作業も繁雑化するからである。

定めた期間毎に商品Ｐの代金を請求する場合、受注側企業は、最低、１請求書ＤＳを作成すれば良いことになる。しかし、商品Ｐの種類が多い、商品Ｐを販売した回数が多い、といったような場合、１請求書ＤＳの作成には煩雑な作業が必要になる。これは、１請求書ＤＳの情報量が大きく、１請求書ＤＳに記すべき情報の収集、及び記した情報の確認等にそれぞれ多くの作業が必要になるためである。このことから、請求先が同じ事業者であっても、支払いを求める代金が確定する毎に、例えば１取り引き毎に、その代金を請求するための請求書ＤＳが作成されるのが普通となっている。結果、集約文書ファイルＤから、送付先が同じ分割文書ファイルＤが複数、分割されることが多いのが実状となっている。このことは、より質の高いサービスを提供するうえで、複数の分割文書ファイルＤをまとめて集約文書ファイルＤ化することは非常に有効であることを意味する。

まとめられた分割文書ファイルＤは１集約文書ファイルＤとして扱われることから、まとめる分割文書ファイルＤは、送付先が一致しているのが前提となる。しかし、送付先の他に、まとめる分割文書ファイルＤが満たすべき条件を設定しても良い。その条件は、文書の種類（属性）、日付、及び取引番号のうちの一つ以上により、設定するようにしても良い。取引番号は、取り引きを一意に識別可能な識別情報であり、取り引きに係わる何れかの事業者によって割り当てられる。
その条件は、サービス提供会社ＷＡ側が設定しても良いが、事業者が任意に設定可能にしても良い。つまり、例えば事業者が任意の内容を設定可能な設定情報として、分割文書ファイルＤの結合のための設定情報を用意しても良い。送付先の特定では、少なくともお客様コードを用いるのが望ましい。そのお客様コードに加え、例えばメールアドレス、住所、及び部署名のうちの１つ以上を組み合わせても良い。

図１４は、文書処理制御部によって実行される自動文書取込処理の例を示すフローチャートである。
文書処理制御部１１４は、取込設定情報を参照して、対象となる文書ファイルＤ（主に集約文書ファイルＤ）の取り込みを自動的に行う場合、図１４に例を示す自動文書取込処理を実行する。この自動文書取込処理は、例えば定められた期間が経過する毎に、或いは定めたタイミングが到来する毎に実行される処理である。ここで、図１４を参照して、その自動文書取込処理について詳細に説明する。処理を実行する主体は、文書処理制御部１１４を想定する。自動分割部１１６は、この自動文書取込処理を文書処理制御部１１４が実行することにより機能する。

先ず、ステップＳ３１では、文書処理制御部１１４は、設定情報格納部１８６に格納されている取込設定情報を読み出す。続くステップＳ３２では、文書処理制御部１１４は、読み出した取込設定情報のうちの１つを選択する。その後はステップＳ３３に移行して、文書処理制御部１１４は、選択した取込設定情報が指定する取込タイミングが到来したか否か判定する。現在日時が、その取込タイミングから特定される日時以降であった場合、取込タイミングが到来したとして、ステップＳ３３の判定はＹＥＳとなってステップＳ３４に移行する。そうでない場合、ステップＳ３３の判定はＮＯとなってステップＳ４０に移行する。

ステップＳ３４では、文書処理制御部１１４は、取込設定情報が取込保管領域３６として指定する対象フォルダー内に保管されたファイルを確認する。次に移行するステップＳ３５では、文書処理制御部１１４は、取込対象となる文書ファイルＤが対象フォルダー内にあったか否か判定する。対象となる文書ファイルＤが１つ以上、対象フォルダー内に存在する場合、ステップＳ３５の判定はＹＥＳとなってステップＳ３６に移行する。そうでない場合、つまり対象となる文書ファイルＤが存在しなかった場合、ステップＳ３５の判定はＮＯとなってステップＳ４０に移行する。対象となるのは主に集約文書ファイルＤであることから、以降、対象となる文書ファイルＤは「集約文書ファイルＤ」と表記する。

ステップＳ３６では、文書処理制御部１１４は、対象となる集約文書ファイルＤを読み出すことにより取り込む。続くステップＳ３７では、文書処理制御部１１４は、取り込んだ集約文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡し、複数の文字列の自動認識による集約文書ファイルＤからの分割文書ファイルＤの分割を指示する。一方のデータ管理部１１５には、複数の文字列の自動認識結果による分割文書ファイルＤ、或いは分割文書ファイルＤを再集約させて得られる集約文書ファイルＤの保管を指示する。そのような指示により、結果として、各分割文書ファイルＤ、及び再集約（結合）により得られた集約文書ファイルＤはデータ管理部１１５により自動的に仕分けられ、企業別格納部２０１に格納される。このようにして、ステップＳ３７では、文書処理制御部１１４は、取り込んだ集約文書ファイルＤを自動的に分割文書ファイルＤに分割させての仕分けにより保管させるための処理を行う。
自動分割部１１６による集約文書ファイルＤからの分割文書ファイルＤの分割は、辞書を参照して行われる。実際に参照する辞書の特定は、上記のように、特徴点データを保存しておくことにより、類似率を算出して行っても良い。

次に移行するステップＳ３８では、文書処理制御部１１４は、パッケージ情報の生成をデータ管理部１１５に指示する。続くステップＳ３９では、文書処理制御部１１４は、保管された分割文書ファイルＤ毎、及び集約文書ファイルＤ毎に、その文書ファイルＤの送付先となる事業者宛のメール送信のための設定を通知制御部１１９に対して行う。それにより、通知制御部１１９は、集約文書ファイルＤが取り込まれた事業者が設定した取込設定情報の内容に沿って、ダウンロード可能な分割文書ファイルＤ、或いは集約文書ファイルＤが発生した旨を通知するメールをそれら文書ファイルＤ毎に生成する。

その後に移行するステップＳ４０では、文書処理制御部１１４は、他に選択している取込設定情報があるか否か判定する。未選択の取込設定情報が存在する場合、ステップＳ４０の判定はＹＥＳとなって上記ステップＳ３２に戻る。それにより、未選択の取込設定情報のうちの１つが新たに選択される。一方、未選択の取込設定情報が存在しない場合、ステップＳ４０の判定はＮＯとなり、ここで自動文書取込処理が終了する。

この自動取込処理の実行によって取り込まれた集約文書ファイルＤの配信、つまり集約文書ファイルＤから分割された各分割文書ファイルＤの送付は、配信管理情報によって管理される。その配信管理情報では、図８に示すように、印刷物での文書ファイルＤの送付も設定可能である。印刷物での送付のための分割文書ファイルＤの印刷は、例えばステップＳ３７で文書処理制御部１１４に行わせるようにしても良い。その印刷は、データ管理部１１５に対し、配信管理情報を参照しての印刷を指示することにより、データ管理部１１５に行わせることもできる。その指示により、データ管理部１１５は、分割文書ファイルＤ毎、及び集約文書ファイルＤ毎に、印刷の必要性の有無を判定し、その判定結果に応じて印刷を行わせる。

印刷を行わせる場合、データ管理部１１５は、例えば各分割文書ファイルＤからイメージデータを生成し、印刷を指示するコマンドとともに、生成したイメージデータをアクセス制御部１１８に渡す。その結果、イメージデータは、アクセス制御部１１８、及びＤＢ通信部２０を介してプリンタ５に送信され、プリンタ５によって紙媒体等に印刷される。集約文書ファイルＤでは、複数の分割文書ファイルＤからそれぞれ生成されたイメージデータが印刷に用いられる。集約文書ファイルＤは、複数の分割文書ファイルＤにより構成されるファイルであることから、ここでは、分割文書ファイルＤは集約文書ファイルＤを含む意味で用いる。

なお、分割文書ファイルＤの印刷は、オペレータの指示により行わせるようにしても良い。例えば分割文書ファイルＤが保管された保管場所の指定は、分割文書ファイルＤの属性等の指定に相当する。対象期間の指定により、指定された保管場所に保管された分割文書ファイルＤのうち、その対象期間内に保管された分割文書ファイルＤは、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩの参照により特定することができる。このようなことから、オペレータは、印刷を望む分割文書ファイルＤを任意のタイミングで印刷させることができる。オペレータの指示は、図４に示す入力部１７への操作により可能にしても良いが、ＡＰサーバ１にＬＡＮを介して接続させた端末により可能にしても良い。端末による指示を可能にする場合、その端末からの要求はＤＢ通信部２０により受信され、アクセス制御部１１８を介して文書処理制御部１１４に渡されることになる。

集約文書ファイルＤは、事業者端末から送信される場合もありうる。このことから、個別設定情報ＫＳでは、自動認識による送付先の特定を有効にするか否か、送付を有効にするタイミング、等を指定可能にしても良い。そのような指定を可能にした場合、集約文書ファイルＤを取り込む際に実行する処理の大部分は、上記自動取込処理と同じようなものとなる。

以降は、図１５、及び図１６に示す各説明図を参照し、文書処理制御部１１４、及びデータ管理部１１５が実行する処理について更に説明する。
図１５は、文書ファイルの選択、及び選択した文書ファイルのダウンロードが可能なＷｅｂページの画面例を示す図である。
このＷｅｂページには、図１５に示すように、表形式で選択、及びダウンロードが可能な文書ファイルＤの情報が配置されている。その情報には、ファイル名、ダウンロード、フォルダー、及び配信日時が含まれる。ファイル名は、文書ファイルＤのファイル名であり、フォルダーは、文書ファイルＤが保管されたフォルダーへのパスを表している。例えばファイル名が「一括請求書202009-5.PDF」の行のフォルダーは「一括請求書／２０２０年／９月」となっている。それにより、このファイル名の文書ファイルＤは、フォルダー「一括請求書」フォルダー内にサブフォルダーとして存在する「２０２０年」フォルダー内のサブフォルダーである「９月」フォルダー内に保管されていることを表している。

また、ダウンロードは、対応する文書ファイルＤのダウンロードが行われたか否かを示す。図１５に表記の「未」は、ダウンロードが行われていないことを表している。ダウンロードが行われた文書ファイルＤでは、「未」の代わりに「済」が配置される。配信日時は、文書ファイルＤの配信が可能になった日時を表す。

各行には、チェックボックスが配置されている。このチェックボックスは、ダウンロードする文書ファイルＤを選択するためのものである。Ｗｅｂページには、図１５に示すように、ダウンロードを指示するためのボタンとして、文字列「一括ダウンロード」が配置されたボタンが配置されている。また、各ファイル名は何れも、文書ファイルＤへのリンク情報が埋め込まれたリンクボタンとなっている。それにより、文書ファイルＤのダウンロードは、何れかのファイル名をクリック操作するか、或いは１つ以上のチェックボックスを操作してチェックマークを表示させた後、「一括ダウンロード」ボタンをクリック操作することで行えるようになっている。チェックマークが一つも表示されていない状態で「一括ダウンロード」ボタンがクリック操作された場合、情報が配置された全ての保管物ＨＢのダウンロードが行われる。

ファイル名、或いは「一括ダウンロード」ボタンのクリック操作が行われた場合、そのことが事業者端末から文書処理制御部１１４に通知される。その通知により、文書処理制御部１１４は、図１５に示すように、実際にダウンロードを行っても良いか否かを確認するためのポップアップＰＵ１を事業者端末に表示させる。そのポップアップＰＵ１には、ダウンロードの実行を指示するための「ＯＫ」ボタン、及びそのダウンロードのキャンセルを指示するための「キャンセル」ボタンが配置されている。それにより、ダウンロードを指示したユーザーには、その２つのボタンのうちの一方のクリック操作を行わせる。このことから、文書処理制御部１１４は、実際には、ユーザーが「ＯＫ」ボタンのクリック操作を行ったことが確認できた後、指定された文書ファイルＤをダウンロードさせる。

文書ファイルＤのダウンロードを指示するための操作がＷｅｂページ上で行われた場合、ダウンロードを要求するコマンドとともに、選択状態となっている文書ファイルＤを示す情報がオブジェクト取得リクエストとして事業者端末から送信される。そのリクエストにより、文書処理制御部１１４は、文書ファイルＤを示す情報をデータ管理部１１５に渡し、その情報で指定される文書ファイルＤの抽出を指示する。この結果、データ管理部１１５は、個別保管領域ＳＡにファイルとして保管された文書ファイルＤを抽出させ、文書処理制御部１１４に渡す。それにより、事業者端末に、そのユーザーが指定した文書ファイルＤが文書処理制御部１１４によりダウンロードされる。

データ管理部１１５は、ダウンロードの対象となる文書ファイルＤを文書処理制御部１１４に渡す一方、その文書ファイルＤのダウンロードにより、配布情報ＤＩを新たに作成するか、或いは更新する。作成した、或いは更新した配布情報ＤＩは、個別保管領域ＳＡに保管される。

文書ファイルＤのダウンロードが１回目のものであった場合、配布情報ＤＩが新たに作成され、そのダウンロードが２回目以降のものであった場合、既存の配布情報ＤＩの更新が行われる。配布情報ＤＩの更新では、ダウンロード回数がインクリメントされる。それにより、配布情報ＤＩは、対応する文書ファイルＤのダウンロードが行われた状況を確認可能にする。

データ管理部１１５は、配布情報ＤＩの作成、或いは更新を行った後、文書ファイルＤをダウンロードする操作により、操作内容情報を作成し、作成した操作内容情報を操作記録情報ＫＩに追加する。それにより、文書ファイルＤがダウンロードされた操作を履歴として記録する。

上記のように、ユーザーがダウンロードさせた文書ファイルＤが主文書の文書ファイルＤであった場合、本サービスでは、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換をサポートする。このサポートにより、本サービスは、主文書の文書ファイルＤの交換に加え、事業者間での望ましい他の情報伝達を支援する。

図１６は、従文書の文書ファイルを登録可能にするためのＷｅｂページの画面例を示す図である。
このＷｅｂページは、例えば従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付先を指定することで作成され事業者端末に送信されるものである。このＷｅｂページには、過去に登録させた従文書の文書ファイルＤの情報が表形式で配置され、「アップロード」ボタンが配置されている。その「アップロード」ボタンがクリック操作された場合、登録、つまりアップロードする文書ファイルＤの指定、及びコメントとしてのメッセージの入力が可能なポップアップＰＵ２が表示される。図１６に示すようなＷｅｂページを作成する場合、文書処理制御部１１４は、ユーザーが属する事業者を表す情報、従文書の文書ファイルＤの送付先を表す情報、及び従文書の種類を表す情報を少なくともデータ管理部１１５に渡す。その結果、文書処理制御部１１４は、必要な情報をデータ管理部１１５から取得し、Ｗｅｂページを作成する。また、ポップアップＰＵ２は、「アップロード」ボタンへのクリック操作の通知により、文書処理制御部１１４から事業者端末に送信される。

ポップアップＰＵ２には、図１６に示すように、アップロード用に指定された文書ファイルＤについての情報が表形式で配置される表示エリアＨＡ１が確保されている。このポップアップＰＵ２には、他に、文書ファイルＤの指定用に確保されたエリアＨＡ２、及びコメント入力用の入力ボックスＨＡ３が確保されている。ボタンとして、「アップロード」「閉じる」の文字列がそれぞれ配置された２つのボタンが配置されている。エリアＨＡ２には、「ファイルを選択」ボタンが配置されている。

アップロードする文書ファイルＤの指定は、文書ファイルＤのエリアＨＡ２へのドラッグアンドドロップ操作を行うか、或いは「ファイルを選択」ボタンをクリック操作し、文書ファイルＤを指定することで可能である。そのようにして指定された文書ファイルＤの情報が、表示エリアＨＡ１に配置される。

入力ボックスＨＡ３内でのコメントとしてのメッセージ入力は、不図示のカーソルをそのボックスＨＡ３内に表示させることで可能になる。それにより、ユーザーは、送付先に伝えたいメッセージを入力ボックスＨＡ３内にコメントとして入力することができる。

ポップアップＰＵ２の上方にも、入力ボックスＨＡ４が配置されている。この入力ボックスＨＡ４は、指定した文書ファイルＤ等の保管先を指定するためのものである。その指定を容易に行えるようにするために、入力ボックスＨＡ４の端にプルダウンボタンＰＢが配置されている。このプルダウンボタンＰＢは、ユーザーが選択可能な保管先の一覧をプルダウンメニューとして表示させるためのものである。それにより、ユーザーは、プルダウンボタンＰＢをクリック操作して表示されるプルダウンメニューが示す保管先のうちから、指定した文書ファイルＤの保管先を選択できるようになっている。

「アップロード」ボタンは、指定した文書ファイルＤ、或いは入力したメッセージのアップロードを指示するためのボタンである。「閉じる」ボタンは、ポップアップＰＵ２の消去を指示するためのボタンである。保管先を選択し、文書ファイルＤの指定、及びメッセージの入力のうちの少なくとも一方を行った後、「アップロード」ボタンへのクリック操作により、指定された文書ファイルＤ、或いはメッセージがアップロードされる。文書処理制御部１１４は、データ管理部１１５を介して、選択された保管先が含まれる個別保管領域ＳＡに、アップロードされた文書ファイルＤ、或いはメッセージを保管させる。
メッセージはファイル化され、実体ファイルＪＦとして保管される。ファイル名は、例えばコメントとして入力されたメッセージの一部、或いはアップロードされた日時等を用いて自動生成される。パッケージ情報も個別に生成される。

なお、送付先からアップロードされた従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージは、主文書の文書ファイルＤとは別の保管場所に保管させるようにしても良い。そのために、保管設定情報ＨＳは、文書を主文書、及び従文書に区別し、それぞれで文書ファイルＤを保管するうえでの階層的な論理構造を指定可能なものであっても良い。

このようにしてアップロードされた文書ファイルＤ、及びメッセージ（コメント）の何れも、送付先として指定された事業者がダウンロードさせることができる。文書ファイルＤのうちで対象となるものを指定する抽出条件により、事業者は、ダウンロード可能な文書ファイルＤ、及びコメント（メッセージ）の範囲をそれぞれ指定することもできる。それにより、例えば主文書である請求書ＤＳを送付させた事業者は、送付先からの従文書である支払明細書、更にはメッセージを確認することができる。そのような従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換も、文書処理制御部１１４によって実現される。

本実施形態では、事業者別に、個別保管領域ＳＡを用意することにより、個別保管領域ＳＡを、分割文書ファイルＤ、及び集約文書ファイルＤを含む文書ファイルＤの保管先を個別保管領域ＳＡ中から選択するようにしている。個別保管領域ＳＡでは、保管設定情報ＨＳに沿って、文書ファイルＤの保管場所を必要に応じて作成できるようにさせている。しかし、保管先は、このような個別保管領域ＳＡでなくとも良い。保管先は、例えば事業者が予め用意したストレージ中の複数の保管場所のうちから選択させる形で決定させるようにしても良い。このこともあり、保管先は特に限定されない。

本実施形態では、文書の種類により、ユーザーが選択可能な文字列の組、つまり辞書で指定可能な文字列の組を定めている。しかし、文字列の組は、文書の種類毎に、事業者に選択可能とさせても良い。そのようにした場合、事業者にとっては、文書の種類毎に、文書ファイルＤの保管のさせ方を最適化させることができるようになる。このこともあり、文書の種類により辞書で指定可能な文字列の組は特に限定されるものではない。

文字認識を利用した結合は、分割文書ファイルＤではなく、既存の文書ファイルＤを対象に行うようにしても良い。例えば文書ファイルＤのダウンロードでは、選択した範囲のうちから抽出された文書ファイルＤ、或いは指定した条件を満たす文書ファイルＤを結合させ、結合後の文書ファイルＤをダウンロードするようにしても良い。このような既存の文書ファイルＤのうちからの結合すべき文書ファイルＤの特定に、自動認識を利用しても良い。既存の文書ファイルＤの結合では、別の文書ファイルＤを結合させることを事業者が望むこともあり得ることから、既存の文書ファイルＤは残しておくのが望ましい。このような場合、既存の文書ファイルＤの結合は、例えばデータ管理部１１５に、文字認識の対象となる文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡すことで行わせるようにしても良い。結合させた文書ファイルＤの保管先は、例えば各文書ファイルＤにそれぞれ存在する複数の文字列の自動認識結果を参照して自動的に決定させても良い。結合させる文書ファイルＤの条件等から、保管先を自動的に決定させても良い。

既存の文書ファイルＤは送付先に送付された形であることから、結合する文書ファイルＤの特定のために認識すべき情報には、送付先を示すお客様コードを含めなくとも良い。しかし、部署名、メールアドレス等は、その情報に含めても良い。文書の種類、日付、及び取引番号の何れも、その情報に含めても良い。送付元のお客様コードも、その情報に含めても良い。また、結合させるのを希望する文書ファイルＤに共通に出現する任意の文字列も、その情報に含めても良い。
文書ファイルＤの結合により、事業者は、作業内容等に応じて、より望ましい文書ファイルＤ（集約文書ファイルＤ）を得られるようになる。作業を行ううえで最適な集約文書ファイルＤを得ることも可能となる。結合により、扱う文書ファイルＤの数は少なくなることから、管理も容易となる。このようなことから、文書ファイルＤの結合には、作業面、及び管理面の両方で利点がある。そのため、文書ファイルＤの結合は、提供するサービスの質を向上させるために用いることができる。
文書ファイルＤの結合としては、例えば同じ種類の文書ファイルＤを結合させることが考えられる。期間により、結合させる文書ファイルＤの範囲を制限させることも考えられる。このことから、例えば請求書ＤＳでは、各社から７月に送付された文書ファイルＤを結合させ、結合させた集約文書ファイルＤを各社への支払いのために利用するようなことができる。

文書ファイルＤ中で特定する複数の文字列は、基本的に、その文書ファイルＤの送付先の個別保管領域ＳＡ中の１保管場所の決定に用いられる。決定する保管場所は、複数であっても良い。決定する保管場所の数は、複数の文字列により、変更するようにしても良い。複数の文字列は、保管先の決定に代えて、或いはその決定と併せ、文書ファイルＤを用いた別の処理の決定に用いるようにしても良い。別の処理としては、例えば文書が請求書ＤＳ等の帳票であれば、帳票認識を挙げることができる。別の処理は、この帳票認識に限定されない。

１ ＡＰサーバ、２ ＤＢサーバ、３、３－１～Ｌ 受注側企業、４－１～Ｋ 発注側企業、１１ ＣＰＵ、１８、２００ 記憶部、１１１ 振分制御部、１１２ 企業登録部、１１３ 認証部、１１４ 文書処理制御部、１１５ データ管理部、１１６ 自動分割部、１１７ 設定管理部、１１８ アクセス制御部、１１９ 通知制御部、１２０ 辞書登録部、１８１ 企業登録情報格納部、１８２ 企業マスター格納部、１８３ パッケージ情報格納部、１８４ 操作記録情報格納部、１８５ オブジェクトリスト格納部、１８６ 設定情報格納部、１８７ 辞書格納部、２０１ 企業別格納部、ＣＡ Ａ社、ＣＢ Ｂ社、ＣＣ Ｃ社、Ｄ 文書ファイル、ＳＡ 個別保管領域、ＳＴ ストレージ、ＷＡ サービス提供会社

Claims (3)

1. 保存対象とする文書の雛形と位置付けられ、且つ電子化されている第１の文書に配置された文字列を自動認識する自動認識手段と、
   前記第１の文書が表示される第１の表示エリアと、前記自動認識手段によって前記第１の文書において認識された複数の文字列が選択可能に表示される第２の表示エリアとが表示される画像を出力する出力手段と、
   前記自動認識手段による前記文字列の自動認識結果を用いて、前記第１の文書に配置された前記複数の文字列のうちの一つ以上を、前記第１の文書を雛形とする前記文書の保管先の決定に用いる対象文字列としてユーザーの指示により選択する文字列選択手段と、
   前記文字列選択手段により選択された一つ以上の前記対象文字列を基に、前記文書上で前記対象文字列に対応する前記文字列をそれぞれ特定するための辞書を生成する辞書生成手段と、
   を備え、
   前記出力手段は、前記第２の表示エリアに表示された前記複数の文字列のうち、いずれか一つの文字列が前記ユーザーの指示によって選択されると、前記第１の表示エリアにおいて、選択された前記一つの文字列に対応付けられた文字列領域を強調表示する、
   情報処理装置。
2. 前記第１の文書の種類を指定する種類指定手段、を更に備え、
   前記文字列選択手段は、前記種類指定手段により指定された前記第１の文書の種類を、前記対象文字列として選択可能な前記文字列に反映させる、
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記文書の顧客への送付が想定されていた場合、複数の前記対象文字列には、前記顧客を表す第１の対象文字列、及び前記文書の種類を表す第２の対象文字列が少なくとも含まれる、
   請求項１、または２に記載の情報処理装置。
   

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