JP2004302578A - ファイル出力プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】ファイル出力プログラムは、ファイルを指定するステップ(S21)と、指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップ(S23)と、取得された付加情報に含まれる位置情報に基づき、ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップ(S26)と、ファイルから余白領域を抽出するステップ(S27)と、余白領域に取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップ(S30)と、印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップ(S31)とをコンピュータに実行させる。
【選択図】 図6
Description
【発明の属する技術分野】
この発明は、ファイル出力プログラムに関し、特に、付箋等の付加情報が付加されたファイルを出力するために用いられるファイル出力プログラムに関する。
【0002】
【従来の技術】
従来、ワードプロセッサ等のアプリケーションソフトウェアで作成された文書に、付箋を付加することを可能とする文書管理プログラムが知られている。この、文書管理プログラムでは、電子情報としての文書ファイルをディスプレイ等に表示する際に、表示された文書にその付箋を重畳して表示する。このような付箋は、たとえば、用語の説明、文章の説明として付加する場合に用いられる。文書ファイルは、種々の用語が用いられて作成される。付箋は、その用語が専門的に用いられる場合や特別な意味で用いられる場合などに、その用語の意味を補う目的で用いられる場合がある。また、付箋情報は、文書ファイルの一部分にコメントを付す目的で用いられる場合もある。
【0003】
文書管理プログラムが実行されるコンピュータでは、オリジナルの文書ファイルと付箋とが別々のデータとして管理される。このため、オリジナルの文書ファイルだけを表示したり、付箋をオリジナルの文書に重ねて表示したりすることが可能である。このため、ユーザは、ディスプレイ上に付箋を表示して付箋の内容を確認したり、付箋を除去してオリジナルの文書の内容を確認したりすることができる。
【0004】
しかしながら、付加情報が付された文書ファイルをプリンタ等の画像形成装置で出力する場合には、文書ファイルに付加情報が重畳された状態で出力されるので、重なり部分でオリジナルの文書が出力されないといった問題があった。
【0005】
この問題を解決するために、特開平7−30731号公報には、表示部に表示するファイルの付属ファイルとして付箋ファイルが使用される場合で、かつ該付箋ファイルがテキストデータのみからなるファイルまたは文書画像の場合、該付箋ファイルが付されたファイルのプリント出力が実行されるとき、プリント指示されたファイル中の付箋の付けられた位置に付箋識別子を書込む付箋識別子書込部と、該プリント指定されたファイルをプリント出力した後に、該ファイルに付けられた付箋ファイルを付箋識別子とともにプリント出力する付箋ファイル/付箋識別子プリント出力部とを有する電子装置が記載される。
【0006】
【特許文献1】
特開平7−30731号公報
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献1に記載の技術では、オリジナルの文書ファイルと、付加情報とが別の用紙に出力されるため、付加情報がどの文書ファイルに対応するものであるのかが不明になったり、その付加情報が文書ファイルのどの位置に付加された情報であるのかが不明になったりするといった問題があった。
【0008】
また、出力される用紙の枚数が増えてしまい、その用紙を保存する等の取扱いに不便であるといった問題があった。
【0009】
この発明の目的の1つは、ファイルに含まれる情報を失うことなく、そのファイルに付加情報を付加して出力することが可能なファイル出力プログラムを提供することである。
【0010】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、ファイル出力プログラムは、ファイルを指定するステップと、指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップと、取得された付加情報に含まれる位置情報に基づいて、ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップと、ファイルから余白領域を抽出するステップと、余白領域に取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップと、印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップとをコンピュータに実行させる。
【0011】
この発明に従えば、指定されたファイルに関連付けられた付加情報が取得され、取得された付加情報に含まれる位置に印が付加されて出力されるので、付加情報が付された位置が特定される。また、ファイルの余白領域に付加情報に含まれる内容情報が付加されるので、ファイルに含まれる情報を失うことがない。その結果、ファイルに含まれる情報を失うことなく、そのファイルに付加情報を付加して出力することが可能なファイル出力プログラムを提供することができる。
【0012】
好ましくは、内容情報を付加するステップは、余白領域のうち内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域を抽出するステップを含む。
【0013】
この発明に従えば、余白領域のうち付加情報の内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域が抽出されるので、ファイル内に確実に付加情報の内容情報を付加することができる。
【0014】
好ましくは、書込領域を抽出するステップは、印との距離が最小となる書込領域を抽出する。
【0015】
この発明に従えば、ファイルに付加された印との距離が最小となる書込領域が抽出されるので、付加情報の内容情報をその付加情報が付された位置からできるだけ近い位置に付加することができる。このため、出力されたファイルにおいて付加情報を見やすくなる。
【0016】
好ましくは、書込領域を抽出するステップにより書込領域が抽出されなかった場合には、書込領域が抽出される縮小率でファイルを縮小するステップをさらに含む。
【0017】
この発明に従えば、書込領域が抽出されなかった場合には書込領域が抽出される縮小率でファイルが縮小されるので、付加情報を確実にファイルに付加することが可能となる。
【0018】
好ましくは、出力ステップは、ファイルを印刷装置に出力する。
この発明に従えば、ファイルが印刷装置に出力されるので、ファイルの内容、付加情報の位置およびその内容情報を印刷することができる。
【0019】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【0020】
図1は、本発明の実施の形態の1つにおける文書管理システムの全体構成を示す概略図である。図1を参照して、文書管理システム100は、文書管理装置101と、ファイル入力装置と、印刷装置とを含む。
【0021】
ファイル入力装置は、撮影した画像を出力するデジタルカメラ102Aと、紙などの記録媒体に記録された文書または画像を光学的に読取って電子データとして出力するスキャナ102Bおよびマルチファンクションペリフェラル(MFP)102Cとを含む。MFP102Cは、スキャナと、画像形成装置と、ファクシミリ装置とを一体に組合わせた装置である。
【0022】
ファイル入力装置は、文書管理装置101と直接またはネットワーク等を介して接続され、文書データまたは画像データ等のデジタルデータを文書管理装置101に出力する。なお、ファイル入力装置は、これらに限定されることなく、文書管理装置101に文書データまたは画像データ等のデジタルデータを出力可能な装置であればよい。
【0023】
また、文書管理装置101に文書データまたは画像データ等のデジタルデータを入力する方法としては、ファイル入力装置に代えて、文書管理装置101で実行され、文書データまたは画像データ等のデジタルデータを生成するワードプロセッサプログラムや描画プログラムなどのアプリケーションプログラムであってもよい。さらに、他のコンピュータに記録されている文書データまたは画像データ等のデジタルデータをネットワークを介して文書管理装置で受信するようにしてもよい。
【0024】
印刷装置は、MFP103Aとプリンタ103Bとを含む。印刷装置は、文書管理装置101と直接またはネットワークを介して接続され、文書管理装置101より受信したデジタルデータとしての文書データまたは画像データを紙などの記録媒体に画像形成する装置である。また、MFP103Aは、受信した文書データまたは画像データをファクシミリ送信することが可能である。
【0025】
なお、図では、ファイル入力装置としてのMFP102Cと印刷装置としてのMFP103Aとを別に記したが、MFPはファイル入力装置および印刷装置として機能する。
【0026】
文書管理装置101は、ファイル入力装置102A,102B,102Cから受信した文書データまたは画像データだけでなく、文書管理装置101で実行される文書作成プログラムや画像作成プログラム等のアプリケーションプログラムにより生成された文書データまたは画像データをMFP103Aまたはプリンタ103Bに出力することも可能である。
【0027】
図2は、本実施の形態における文書管理装置101の概略構成を示すブロック図である。図2を参照して、文書管理装置101は、それぞれバス213に接続されたCPU(Central Processing Unit)201と、オペレーティングシステムのブートアッププログラムなどを記録したROM(Read Only Memory)202と、実行されるプログラムをロードするための、およびプログラム実行中のデータを記憶するためのRAM(Random Access Memory)206と、文書データまたは画像データ等を不揮発的に記憶するためのハードディスクドライブ(HDD)207と、この文書管理装置101をファイル入力装置または印刷装置に接続するための通信インタフェース(I/F)205と、CD−ROM(Compact Disc Read Only Memory)ドライブ209と、表示装置としての例えば陰極線管(CRT)203と、ユーザによる操作を受け付けるためのキーボード204およびマウス208と、拡張スロット210とを含む。CD−ROMドライブ209には、CD−ROM211が装着される。
【0028】
文書管理装置101では、文書管理プログラムがCPU201により実行される。一般的にこうした文書管理プログラムは、CD−ROM211などの記録媒体に格納されて流通し、CD−ROMドライブ209などにより記憶媒体から読取られてハードディスクドライブ207に一旦格納される。さらにハードディスクドライブ207からRAM206に読出されてCPU201により実行される。図2に示した文書管理装置101のハードウェア自体は一般的なものである。
【0029】
なお、記憶媒体としては、CD−ROM211、HDD207に限られず、磁気テープ、カセットテープ、光ディスク(MO(Magnetic Optical Disc)/MD(Mini Disc)/DVD(Digital Versatile Disc))、FD(Flexible Disc)、ICカード(メモリカードを含む)、光カード、マスクROM、EPROM、EEPROM、フラッシュROMなどの半導体メモリ等の媒体でもよい。
【0030】
ここでいうプログラムとは、CPU201により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。
【0031】
なお、図2に示した文書管理装置101は、一般的なパーソナルコンピュータで構成される。このようなパーソナルコンピュータ自体の動作は周知であるので、ここではその詳細な説明は繰返さない。
【0032】
文書管理装置101で文書管理プログラムが実行されることにより、図3に示す処理が実行される。図3は、本実施の形態における文書管理装置101で実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【0033】
図3を参照して、文書管理装置101では、まず、文書管理プログラムがCPU201で実行されると、初期設定処理が実行される(ステップS1)。初期設定処理は、変数等の初期化と、メニューを含む初期画面の表示が行われる。変数の初期化には、後述する各処理で処理がCPU201で実行される際に必要な変数、フラグ等が初期化されるものである。初期画面は、CRT203に表示され、ユーザに次に実行する処理を選択させるため画面である。
【0034】
CRT203に表示された初期画面に含まれるメニューのうちから選択された選択肢が判定される(ステップS2)。このユーザによる選択は、キーボード204またはマウス208等の入力装置をユーザが操作することにより行われる。そして、選択された選択肢により、データ登録処理(ステップS3)、付加情報設定処理(ステップS4)、検索処理(ステップS5)、印刷処理(ステップS6)およびシステム終了処理(ステップS8)のいずれかが実行される。ステップS2において、メニューが選択されるまで待機状態となる。
【0035】
ステップS3で実行されるデータ登録処理は、文書管理装置101のHDD207に文書データを登録するための処理である。このデータ登録処理においては、上述したファイル入力装置102A,102B,102Cより受信した文書データまたは画像データを、HDD207に記録する処理である。このデータ登録処理により登録された文書データは、文書管理装置101で管理されるファイルとされる。また、文書管理装置101に登録される情報としては、登録の対象となる文書データとその文書データのファイル名とが含まれる。また、文書データと関連付けて、その文書データを縮小したサムネイルやその文書データが登録された日付および時刻情報などが登録される。
【0036】
ステップS4の付加情報設定処理は、データ登録処理により登録された文書データそれぞれに対して付加情報を設定する処理である。付加情報とは、文書ファイル中の位置とその位置に付加するための内容情報とを含む。付加情報設定処理についての詳細は後述する。
【0037】
ステップS5で実行される検索処理は、データ登録処理により登録された文書データのうちから、所望の文書データを抽出するための処理である。この抽出するための条件をユーザがキーボード204またはマウス208等の入力装置を用いて入力することにより、その入力された条件をキーにして検索処理が実行される。この検索条件には、文書ファイルごとに予め設定されたキーワード、文書ファイルの作成日付、文書ファイル名、または、その文書ファイルに含まれる文字列等を検索キーとすることができる。さらに、その文書ファイルに関する情報、たとえば、その文書ファイルの作成者等の情報である。
【0038】
ステップS6で実行される印刷処理は、データ登録処理により登録された文書データを印刷装置103A,103Bで出力するための印刷データを生成するための処理である。この際、付加情報設定処理により付加された付加情報を文書データと合成した印刷データが生成される。この印刷処理については後で詳細を説明する。
【0039】
ステップS8で実行されるシステム終了処理は、文書管理プログラムの実行を終了させるための処理であり、RAM206に記憶されている文書データをHDD207に記憶したり、付加情報設定処理により付加された付加情報をHDD207に記憶したりする処理である。
【0040】
データ登録処理、付加情報設定処理、検索処理、印刷処理のいずれかが終了すると、その他処理が実行される(ステップS7)。このその他処理は、実行された各処理が終了した旨をCRT203に表示したり、HDD207に登録された旨を示すメッセージを表示したりする処理である。なお、そのステップS7で実行される処理には、他のいかなる処理をさせるようにしてもよい。
【0041】
その他処理の後、ステップS2へ戻り、CRT203に初期画面が再度表示される。したがって、この表示された初期画面において、メニューに含まれるシステム終了を示す枝が選択されるまで、上述の処理が繰返し実行されることになる。
【0042】
図4は、付加情報設定処理の流れを示すフローチャートである。付加情報設定処理は、図3に示したフローチャートのステップS4で実行される処理である。図4を参照して、付加情報設定処理では、まず、文書データの指定が受付けられる(ステップS11)。ここでいう文書データとは、ステップS3で文書管理装置に登録された文書データをいい、画像データ、テキストデータ等を含む。文書データの指定は、その文書に付されたファイル名で行なわれる。ファイル名の指定は、キーボード204からファイル名を直接入力することによる。また、登録されている文書データのサムネイルをCRT203に表示させ、マウス208等のポインティングデバイスを用いて表示されたサムネイルを指示することによって指定が受付けられるようにしてもよい。
【0043】
これにより、CRT203に指定された文書データが表示される。そして、ユーザが、表示された文書データ中で付加情報を付加したい位置の指定が受付けられる(ステップS12)。この位置の指定は、マウス208等を用いてCRT203に表示されたマウスポインタを所望の位置に移動させて指示する方法、キーボード204の矢印キー等を用いてカーソルを移動させる方法等種々の方法を用いることができる。また、位置の指定は、文書データ中の1点の指定に限られず、文書データ中の任意の大きさおよび形状の領域を指定することもできる。マウスで矩形の対角の2点の指定、フリーハンドで領域指定、文書データ中の連続する文字列の指定などの方法で、そのような領域を指定することができる。位置情報は、領域が矩形の場合には対角2点の座標、フリーハンドまたは文字列で指定された領域の場合は領域の輪郭座標となる。
【0044】
位置の指定が受付けられると、CRT203には、付加するべき内容を示す内容情報を入力するためのポップアップウィンドウが表示される。ユーザがキーボード204を用いてこのポップアップウィンドウに入力した情報が内容情報として受付けられる。
【0045】
そして、ステップS12で受付けられた位置と、ステップS13で受付けられた内容情報とがステップS11で指定された文書データの付加情報としてHDD207に記憶される。この付加情報は、ステップS11で指定された文書データと関連付けられて記憶される。
【0046】
図5は、付加情報管理テーブルを説明するための図である。付加情報管理テーブルは、付加情報を文書データのファイル名と関連付ける。付加情報は、文書データ中の位置と内容情報とを含む。また、付加情報管理テーブルは、1つの文書データに対して複数の付加情報を関連付ける。図5を参照して、付加情報管理テーブルは、ファイル名の項目と、付加情報1、付加情報2、…付加情報nの項目とを含む。すなわち、1つの文書データを特定するためのファイル名に対して、複数の付加情報1〜nが関連付けられて記憶される。それぞれの付加情報1〜nには、位置の項目と内容情報の項目とを含む。すなわち、付加情報は位置と内容情報とを含む。たとえば、最初に記憶されているデータは、ファイル名が「ファイル1」で特定される文書データに対して、付加情報1の項目に位置と内容情報とが関連付けられている。付加情報2〜nは空欄となっており、これは、ファイル名が「ファイル1」で特定される文書データには、1つの付加情報1が関連付けられていることを示す。このように、1つの文書データには、複数の付加情報を関連付けて記憶することができ、関連付けられる付加情報の数が制限されない。
【0047】
この付加情報管理テーブルを用いれば、ファイル名から文書データを特定することができ、さらにその文書データに関連付けられている付加情報を抽出することができる。
【0048】
図6は、印刷処理の流れを示すフローチャートである。この印刷処理は、図3に示した処理のステップS6で実行される処理である。図6を参照して、まず、文書データの指定が受付けられる(ステップS21)。この文書データの指定受付は、図4のステップS11で説明した処理と同様である。そして、指定が受付けられた文書データがHDD207より読出されることにより取得される(ステップS22)。
【0049】
そして、上述した付加情報管理テーブルを用いて、取得された文書データのファイル名をキーに検索することにより、その文書データに付加情報が関連付けられているか否かが判断される(ステップS23)。付加情報が関連付けられて記憶されている場合にはステップS24へ進み、そうでない場合にはステップS31へ進む。
【0050】
ステップS24では、CRT203に付加情報を付加して印刷するか否かを問合せるポップアップウィンドウが表示される。ユーザの指示により、文書データに付加情報を付加して印刷するか、あるいは、付加情報を印刷することなく文書データのみを印刷するかが選択される。付加情報を印刷することが選択された場合にはステップS25へ進み、そうでない場合にはステップS31へ進む。
【0051】
この印刷設定のために表示されるポップアップウインドウの一例を図7に示す。図7を参照して、印刷設定画面は、「付箋を印刷しない」の文字列と「付箋を印刷する」の文字列と表示と、それぞれ文字列の前(図面左方向)にチェックボックスとを含む。「付箋を印刷する」の文字列の前のチェックボックスがマウス等で指示されると、付加情報を印刷することが選択され「付箋を印刷しない」の文字列の前のチェックボックスがマウス等で指示されると、付加情報を印刷しないことが選択される。
【0052】
さらに、印刷設定画面は、「全付箋を印刷」、「付箋1」、「付箋2」…「付箋n」の文字列の表示と、それぞれの前にチェックボックスとを含む。これは、付加情報管理テーブルにおいて、文書データに複数の付加情報が関連付けられている場合に表示される。文書データに単一の付加情報が関連付けられている場合には表示されない。この文字列およびチェックボックスの表示は、複数の付加情報のうちから印刷する付加情報を選択することを可能とするものである。たとえば、「全付箋を印刷」の前のチェックボックスが指示されると、文書データパケットに関連付けられている付加情報の全てを印刷することが選択される。また、「付箋1」および「付箋2」のみが指示された場合には、「付箋情報1」と「付箋情報2」のみを印刷することが選択される。
【0053】
図6に戻って、ステップS25では、付加情報管理テーブルから、ステップS21で指定された文書データに関連付けられた付加情報が取得される。上述したように付加情報には、位置と内容情報とが含まれる。また、印刷が指定された付加情報が複数ある場合には、すべての付加情報が取得される。
【0054】
そして、取得された付加情報の位置に基づき、文書データ中のその位置に印が貼付けられる(ステップS26)。この印は、付加情報の内容情報が付された文書データ中の位置を特定するための印である。印には、たとえば「*1」のように、印であることを示す「*」等の記号と番号「1」とを組合せた印を用いることができる。また、付加情報の位置が領域を示す場合には、その領域の輪郭を示す形状の印が貼りつけられる。これは、付加情報が複数ある場合にいずれの付加情報であるかを特定することができるようにするためである。また、文書データにおける付加情報の対応する領域が、例えば複数の文を含む領域の場合は、その領域を囲む線で表された形の印や、その領域をハッチングする印等を用いることができる。
【0055】
次のステップS27では、付加情報に含まれる位置に最も近い余白領域が抽出される。余白領域の抽出は、たとえば、次のような方法を用いることができる。文書データに対して、領域判別処理を行ない、文字、図形または写真等が表された領域を抽出する処理を行なう。この領域抽出処理は、OCR、領域判別処理を用いることにより用いられる。OCRまたは領域判別処理については、従来周知の技術を用いることができる。そして、文字、図形または写真が表わされた領域が抽出される。そして、抽出された文字、図形、写真が表わされた領域を除く領域が余白領域として抽出される。
【0056】
さらに、抽出された余白領域のうち、付加情報に含まれる位置に最も近い書込領域が抽出される(ステップS28)。書込領域は、抽出された余白領域のうち、付加情報に含まれる内容情報を書込むための領域である。この書込領域の抽出は、最小勾配法などの手法を用いることができる。内容情報の文字サイズは、予め定められているため、内容情報の文字数から書込領域のサイズが定まる。また、内容情報が文字でなく画像で表される場合には、たとえば解像度が予め定められる。内容情報の画素数から書込領域のサイズが定まる。
【0057】
そして、付加情報に含まれる内容情報を書込むだけの大きさの書込領域が抽出されたか否かが判断される(ステップS29)。内容情報を書込むだけの領域の大きさの書込領域が抽出されなかった場合にはステップS32へ進み、そうでない場合にはステップS30に進む。
【0058】
ステップS32では、文書データを縮小する処理が行なわれる。これにより、余白領域の面積が大きくなる。そして、ステップS27に進み、上述した処理が繰返され、内容情報を書込むだけの大きさの書込領域が抽出されるまでステップS32が繰返し実行される。これにより、ステップS32で文書データを縮小する最適な縮小率が決定される。なお、文書データを縮小するのに代えて、あるいはそれと組合わせて、内容情報を縮小して書込領域のサイズを変更するようにしてもよい。
【0059】
ステップS30では、文書データにステップS28で抽出された書込領域に内容情報が貼付けられる。この際、書込領域の近傍の余白領域には、ステップS26で付された印と同じ印が付される。また、付加情報の位置が領域を示す場合には、ステップS26で付された印(領域の輪郭形状)と相似形の印が貼りつけられ、内容情報は、その相似形の印の内部に貼りつけられる。
【0060】
そして、ステップS31では、付加情報を印刷するとされた場合には、内容情報が貼付けられた文書データを印刷するための印刷データが出力され、付加情報を印刷しないとされた場合には文書データそのものを印刷するためのデータが出力される。
【0061】
このようにして出力された印刷データは、印刷装置103A,103Bに出力されて、印刷装置103A,103Bで紙などの記録媒体に画像形成される。
【0062】
図8は、印刷処理を説明するための第1の図である。図8(A)は、文書データそのものを模式的に示す図である。文書データ300には、文字などが表わされた領域301,302が含まれる。文書データ300のうち、領域301,302を除く領域が余白領域である。
【0063】
図8(B)は、文書データ300に付箋を付した状態を示す図である。図8(A)に示した文書データ300に付箋310が重畳されて、文書管理装置101のCRT203に表示された状態を示している。図8(B)を参照して、文書データ300の領域301の一部に重畳して、付箋310が表示されている。付箋310が表示されることにより、領域301の一部分が表示されない状態となっている。したがって、このような形でプリントアウトすることもできるが、プリントアウトした用紙には、付箋310で隠された領域301は画像形成されない。
【0064】
図8(C)は、本実施の形態における印刷処理が実行されて印刷される文書データを示す図である。図8(C)を参照して、文書データ300の領域301には、付箋310が付されていた位置に印310Aが付される。印310Aは、記号と数字とを組合わせた「*1」である。数字の「1」は、付加情報の番号を示す。なお、印を、記号のみ、または、数字のみとすることもできる。
【0065】
領域301の下方の余白領域には、印310Bと領域310Cとが画像形成される。印310Bは、印310Aと同じ記号および数字からなる。これにより、印310Aと印310Bとが対応していることが示される。領域310Cには、印310Aの位置に付された内容情報が画像形成される。領域310Cは、印310Aから最も近い位置の余白領域に存在する。
【0066】
図9は、印刷処理を説明するための第2の図である。図9(A)は、文書データ300に付箋320が重畳されて、文書管理装置101のCRT203に表示された状態を示している。文書データ300の文字等が表わされた領域302に付箋320が重畳して表示されている。
【0067】
図9(B)は、図9(A)に示した付箋320が付された文書データ300に対して印刷処理が実行されて出力される画像を示す図である。図9(A)を参照して、付箋320は面積が大きいため、文書データ300の余白領域に書込むだけのスペースが存在しない。このような場合には、文書データ300自体が縮小処理される。図9(B)を参照して、領域301Aは、図9(A)に示した領域301を縮小した領域である。同様に、領域302Aは、領域302を縮小した領域である。このため、余白領域が広くなっている。そして、領域302Aの付箋が付されていた位置に印320Aが付され、かつ、領域302Aの下方の余白領域に印320Bと内容情報を含む領域320Cが画像形成される。領域320Cは、余白領域のうち、印320Aに最も近い領域である。内容情報を含む領域320Cは、付箋が付されていた位置に付された印320Aと相似形状の印320B内に配置される。印320Aと印320Bとが相似形なので、それらが対応することを形状で判断することができる。
【0068】
以上説明したように、本実施の形態における文書管理装置においては、付加情報が付された文書データを印刷する際に、付加情報が付された位置に印が付されて出力されるため、文書データ中で付箋が付された位置を特定することができる。
【0069】
さらに、付箋を付された位置に最も近い余白領域に付加情報の内容情報が画像形成されるため、文書データの内容自体が失われることなく、内容情報を出力することができる。さらに、内容情報はそれが付された位置に近い余白領域に出力されるため、内容情報が対応する位置と対比しやすく読みやすい文書データを出力することができる。
【0070】
さらに、内容情報を記載するだけの余白情報がない場合には、文書データを縮小してそのような余白領域を作り出すため、内容情報を確実に文書データとともに出力することができる。
【0071】
(1) 前記内容情報を付加するステップは、前記印と前記内容情報との距離が最小となる書込領域を抽出するステップと、
前記抽出された書込領域の近傍に前記印と同一形状の印を付加するステップとを含む、請求項1に記載のファイル出力プログラム。
【0072】
(2) 前記印を付加するステップにより前記印が付加される前記ファイルにおける対応する位置は、任意形状の領域の輪郭を含み、
前記印を付加するステップは、前記領域の輪郭を印として付加し、
前記内容情報を付加するステップは、前記印と相似形の書込領域を抽出するステップと、
前記書込領域の輪郭を示す印を付すステップとを含む、請求項1に記載のファイル出力プログラム。
【0073】
(3) 前記付加情報は、複数あり、
前記印を付加するステップは、前記複数の付加情報それぞれに対応する複数の印を付加し、
前記内容情報を付加するステップは、前記複数の付加情報それぞれに対応する複数の内容情報を付加する、請求項1に記載のファイル出力プログラム。
【0074】
(4) (3)のファイル出力プラグラムにおいて、
前記複数の付加情報のそれぞれに対して、出力するか否かの指定を受付けるステップをさらに含む。
【0075】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態の1つにおける文書管理システムの全体構成を示す概略図である。
【図2】本実施の形態における文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。
【図3】本実施の形態における文書管理装置で実行される処理の流れを示すフローチャートである。
【図4】付加情報設定処理の流れを示すフローチャートである。
【図5】付加情報管理テーブルの一例を示す図である。
【図6】印刷処理の流れを示すフローチャートである。
【図7】印刷設定のために表示されるポップアップウインドウの一例を示す図である。
【図8】印刷処理を説明するための第1の図である。
【図9】印刷処理を説明するための第2の図である。
【符号の説明】
100 文書管理システム、101 文書管理装置、102A デジタルカメラ、102B スキャナ、102C,103A MFP、103B プリンタ、204 キーボード、207 ハードディスクドライブ、208 マウス、209 CD−ROMドライブ、210 拡張スロット、213 バス。
Claims (5)
- ファイルを指定するステップと、
前記指定されたファイルに関連付けられた付加情報を取得するステップと、
前記取得された付加情報に含まれる位置情報に基づいて、前記ファイルにおける対応する位置に印を付加するステップと、
前記ファイルから余白領域を抽出するステップと、
前記余白領域に前記取得された付加情報に含まれる内容情報を付加するステップと、
印と内容情報が付加されたファイルを出力するステップとをコンピュータに実行させる、ファイル出力プログラム。 - 前記内容情報を付加するステップは、前記余白領域のうち前記内容情報のサイズに相当するサイズの書込領域を抽出するステップを含む、請求項1に記載のファイル出力プログラム。
- 前記書込領域を抽出するステップは、前記印との距離が最小となる書込領域を抽出する、請求項2記載のファイル出力プログラム。
- 前記書込領域を抽出するステップにより書込領域が抽出されなかった場合には、書込領域が抽出される縮小率で前記ファイルを縮小するステップをさらに含む、請求項2に記載のファイル出力プログラム。
- 前記出力ステップは、前記ファイルを印刷装置に出力する、請求項1に記載のファイル出力プログラム。
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