JP2001101100A - 個人情報管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メールに仕事リストやスケジュールに登
録が必要な情報が記載されている場合は、自動的にその
情報を抽出して登録する個人情報管理装置を提供する。 【解決手段】 ネットワークを介して各端末と接続して
電子メールを送受信し、受信した電子メールの管理を行
うメール管理部と、受信した電子メールから受信者に対
する特定の意図を含む電子メールを抽出するメール抽出
部と、メール抽出部で抽出された特定の意図を含む電子
メールから予め設定された情報を抽出する情報抽出部
と、情報抽出部で抽出された情報を保管する情報管理部
を備えることを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールの送受
信機能と仕事リスト管理機能またはスケジュール管理機
能を備えた個人情報管理装置に関し、特に、電子メール
から抽出した情報を仕事リストまたはスケジュールに自
動的に登録する処理に関する。

【０００２】

【従来の技術】現在、様々な個人情報管理装置が存在す
る。専用装置としては例えば、Sharp社のZaurus（商
標）があり、パソコン上でソフトウェアとして動作する
ものとしては例えば、Microsoft社のOutlook（商標）が
ある。これらの個人情報管理装置は、仕事リスト管理機
能とスケジュール管理機能を有しユーザが適宜情報を登
録することができる。これらの個人情報管理装置には、
さらに電子メールの送受信機能を備えるものがあり、電
子メールで送られた仕事や行事の情報を見ながら仕事リ
ストやスケジュールに情報を登録することができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
個人情報管理装置では、以下の様な問題点があった。従
来の個人情報管理装置は、電子メールの送受信機能と仕
事リスト管理機能とスケジュール管理機能を備えている
が、情報の登録はユーザが個々に実行しなければならな
い。したがって、電子メールで何らかの情報を受信して
もユーザ自身が電子メールの内容を確認し、登録が必要
と判断した情報をあらためて登録しなければならない。

【０００４】本発明は、上記の問題点に基づきなされた
もので、電子メールから様々な情報を抽出する情報抽出
機能を備え、電子メールに登録が必要な情報が記載され
ている場合は、自動的に電子メールから情報を抽出して
仕事リストやスケジュールに登録することができる個人
情報管理装置を提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】係る課題を解決するた
め、第１の発明は、ネットワークを介して各端末やメー
ルサーバと接続して電子メールを送受信し、受信した電
子メールの管理を行うメール管理部と、受信した電子メ
ールから受信者に対する特定の意図を含む電子メールを
抽出するメール抽出部と、メール抽出部で抽出された特
定の意図を含む電子メールから予め設定された情報を抽
出する情報抽出部と、情報抽出部で抽出された情報を保
管する情報管理部を備えることを特徴とする。

【０００６】第２の発明は、ネットワークを介して各端
末やメールサーバと接続して電子メールを送受信し、受
信した電子メールの管理を行うメール管理部と、受信し
た電子メールから受信者に対する依頼の意図を含む依頼
メールを抽出する依頼メール抽出部と、依頼メール抽出
部で抽出された依頼メールから予め設定された仕事情報
を抽出する仕事情報抽出部と、仕事情報抽出部で抽出さ
れた仕事情報を保管する仕事リスト管理部を備えること
を特徴とする。

【０００７】第３の発明は、第２の発明において、仕事
情報抽出部が抽出する仕事情報の項目を仕事の依頼者、
期日、用件とし、一部またはすべての項目について情報
を抽出することを特徴とする。

【０００８】第４の発明は、ネットワークを介して各端
末やメールサーバと接続して電子メールを送受信し、受
信した電子メールの管理を行うメール管理部と、受信し
た電子メールから受信者に対するイベント開催の意図を
含むイベント関連メールを抽出するイベント関連メール
抽出部と、イベント関連メール抽出部で抽出されたイベ
ント関連メールから予め設定されたスケジュール情報を
抽出するスケジュール情報抽出部と、スケジュール情報
抽出部で抽出されたスケジュール情報を保管するスケジ
ュール管理部を備えることを特徴とする。第５の発明
は、第４の発明において、スケジュール情報抽出部で抽
出するスケジュール情報の項目をイベントの用件、開催
日、開催時刻、開催場所、参加者とし、一部またはすべ
ての項目について情報を抽出することを特徴とする。

【０００９】第６の発明は、第５の発明に、スケジュー
ル情報抽出部で抽出されたスケジュール情報の用件と同
一の用件を有するスケジュール情報がスケジュール管理
部に存在する場合は、抽出されたスケジュール情報の開
催日とスケジュール管理部に存在するスケジュール情報
の開催日を比較して予め設定した間隔であれば抽出した
スケジュール情報を定期イベントと判定する過去スケジ
ュール参照部をさらに備え、スケジュール管理部は、ス
ケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール情報と
共に過去スケジュール参照部が判定した定期イベントか
否かの情報を保管することを特徴とする。

【００１０】第７の発明は、第５または第６の発明に、
スケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール情報
の用件と同一の用件を有するスケジュール情報がスケジ
ュール管理部に存在し、かつ、抽出されたスケジュール
情報の項目のいずれかに情報が不足する場合は、スケジ
ュール管理部に存在するスケジュール情報の項目から不
足情報を複写する過去スケジュール参照部をさらに備
え、スケジュール管理部は、スケジュール情報抽出部で
抽出されたスケジュール情報に過去スケジュール参照部
が情報を複写したスケジュール情報を保管することを特
徴とする。

【００１１】第８の発明は、第５の発明に、スケジュー
ル情報抽出部で抽出されたスケジュール情報と重複する
スケジュール情報がスケジュール管理部に存在する場合
は、予め設定した処理規則に基づいて、抽出されたスケ
ジュール情報とスケジュール管理部に存在するスケジュ
ール情報のいずれかを選択し、選択されなかったスケジ
ュール情報を破棄するスケジュール情報選択部をさらに
備え、スケジュール管理部は、スケジュール情報選択部
で選択されたスケジュール情報を保管することを特徴と
する。

【００１２】第９の発明は、第８の発明に、スケジュー
ル情報選択部で破棄するスケジュール情報に当する電子
メールの送付者に、予め設定した文書を送付するリプラ
イ生成部をさらに備えることを特徴とする。

【００１３】第１０の発明は、第８の発明において、ス
ケジュール情報選択部は、スケジュール情報抽出部で抽
出したスケジュール情報とスケジュール管理部に存在す
るスケジュール情報の開催日と開催時刻が同一の場合に
重複するスケジュール情報であると判断することを特徴
とする。

【００１４】

【発明の実施の形態】（Ａ）第１の実施形態 （Ａ−１）第１の実施形態の特徴 第１の実施形態は、電子メール送受信機能と仕事リスト
管理機能の他に、電子メールから様々な情報を抽出する
情報抽出機能を備え、電子メールに記載された仕事情報
を自動的に抽出し、仕事リストに登録することを特徴と
する。

【００１５】（Ａ−２）第１の実施形態の構成 以下、本発明の第１の実施形態に係る個人情報管理装置
について、図面を用いて詳細に説明する。図１は、第１
の実施形態の個人情報管理装置を示すブロック構成図で
ある。メール管理部１１は、電子メールの送受信を行う
ものである。外部のＰＯＰサーバなどに接続して電子メ
ールの受信、ＳＭＴＰサーバに接続した電子メールの送
信、受信したメールの出力、保管、削除等を行うことが
できる。

【００１６】図２にメール管理部１１が保管している電
子メールを示す。ここで、図２の送付者「山田」の電子
メールを電子メール１、送付者「佐藤」の電子メールを
電子メール２とする。依頼メール抽出部１２は、メール
管理部１１から送られた電子メールの本文から「依頼」
の意図が含まれている依頼メールを抽出するものであ
る。図３に、依頼メールを抽出する依頼メール抽出規則
を示す。

【００１７】図３の依頼メール抽出規則は本文記述部と
抽出情報からなり、「〜」は句読点以外の文字による文
字列を表す。電子メールの本文中に本文記述部の記載に
一致する文字列が存在する場合は、依頼メールと判断す
る。さらに、本文記述部の「〜」部分に該当する文字列
を用件として抽出し、仕事リスト管理部１５の仕事リス
トの用件項目に抽出した文字列を代入する。規則は番号
順に適用するものする。また、規則を適用して一致した
場合であっても、仕事リスト管理部１５の仕事リストの
用件項目に既に他の情報が存在する場合は抽出情報を抽
出しないものとする。固有名・数量表現抽出部１３は、
電子メールの本文から固有名や数量の情報を抽出し、タ
グでマークするものであり、ここでは、人名、場所名、
組織名、日付、時間情報を抽出する。固有名・数量表現
抽出部１３の固有名や数量情報の抽出方法は後で詳細に
説明する。仕事情報抽出部１４は、依頼メール抽出部１
２で抽出された情報や固有名・数量表現抽出部１３で挿
入されたタグに基づいて仕事情報を抽出する。図４に仕
事情報抽出部１４が仕事情報を抽出する仕事情報抽出規
則を示す。

【００１８】図４の仕事情報抽出規則は本文記述部と抽
出情報からなり、「〜」は句読点以外の文字による文字
列を表す。電子メールの本文中に本文記述部の記載に一
致する文字列が存在する場合は、抽出情報にしたがって
メール本文中から情報を抽出し、仕事リスト管理部１５
の仕事リストの同一項目に抽出した文字列を代入する。
規則は番号順に適用するものとする。また、規則を適用
して一致した場合であっても仕事リスト管理部１５の仕
事リストの同一項目に既に他の情報が存在する場合は抽
出情報を抽出しないものとする。仕事リスト管理部１５
は仕事リストを管理するものであり、管理する仕事リス
ト中の仕事情報は「用件」、「依頼者」、「期日」の３
項目とする。「用件」は何らかの情報を持つ必要がある
が「依頼者」、「期日」は情報を持たなくても構わない
ものとする。また、ユーザまたは外部ツールから仕事情
報を受け取り、保管、管理することや、期日が迫った仕
事があればユーザに警告したり、期日の過ぎた仕事を消
去することができる。ここで、固有名・数量表現抽出部
１３において、電子メールから固有名や数量の情報を抽
出し、タグでマークする方法について記載する。まず、
テキストデータ（電子メールの本文）を「ひらがな領
域」と「非ひらがな領域」とに分割し、「非ひらがな領
域」にタグを付ける。分割規則を以下に示す。

【００１９】＜分割規則＞ １．ひらがな文字の次に非ひらがな文字が存在する個所
に対し、２文字の間に「［ 」を挿入する。 ２．非ひらがな文字の次にひらがな文字が存在する個所
に対し、２文字の間に「 ］」を挿入する。 図２の電子メール１の最終行を例として分割規則を適用
すると、例．［今週］の［金曜日］までにお［願］いし
ます。となる。次に、［］で囲まれた領域に対し基本語
辞書（図示せず）を用いて基本語に分割する。基本語辞
書は基本語を構成する「単語」と、その「属性」と、
「タグ」が組として保持されている。ここでは属性を、
人名「PER」、場所名「LOC」、日付「DATE」、時間情報
「TIME」とし、それぞれのタグ＜PER＞＜／PER＞、＜LO
C＞＜／LOC＞、＜DATE＞＜／DATE＞、＜TIME＞＜／TIME
＞を基本語に分割した単語に挿入する。

【００２０】例．＜DATE＞今週＜／DATE＞の＜DATE＞金
曜日＜／DATE＞までにお［願］いします。となる。次
に、属性付与規則を用いて基本語の連結列に属性を付与
する。属性付与規則は非ひらがな領域として属性が確定
できる属性の組を連結し、連結した非ひらがな領域に属
性を付与するものである。例えば以下の規則が格納され
ているものとする。また、属性付与規則は以下の規則に
限られるものではなく、適宜設定できるものとする。

【００２１】＜属性付与規則＞ １．「場所名」と「場所名接辞」が連続している場合は
全体として「場所名」と確定する。 ２．「日付」と「日付」が連続または「の」を挟んで連
続している場合は全体として「日付」と確定する。 ３．「人名」と「人名」が「と」または「、」を挟んで
連続している場合は全体として「人名」と確定する。 先の例に属性付与規則を適用すると、例．＜DATE＞今週
の金曜日＜／DATE＞までにお［願］いします。となる。
次に、第１の実施形態の個人情報管理装置において、電
子メールから仕事情報を抽出して仕事リスト管理部１５
に登録する動作を図５に示すフローチャートを用いて説
明する。

【００２２】Ｓ１：メール管理部１１が保持している電
子メールを依頼メール抽出部１２へ送る。例えば、図２
に示す電子メールの本文が送られる。メール管理部１１
が電子メールを送るタイミングは定期的としてもよい。
また、新しい電子メールを受信した都度に送ってもよ
い。

【００２３】Ｓ２：依頼メール抽出部１２は依頼メール
抽出規則に基づいてメール管理部１１から送られたメー
ルの本文に依頼の意図があるかを判断する。依頼メール
である場合はＳ３へ進み、依頼メールでない場合は処理
を終了する。図３の依頼メール抽出規則を図２の電子メ
ールに適用すると、電子メール１は規則１の「をお願い
します」が適合し依頼メールと判断される。電子メール
２は規則３の「いただけないでしょうか」が適合し依頼
メールと判断される。

【００２４】Ｓ３：メールの本文に一致した依頼メール
抽出規則が抽出情報を有する場合は、用件に該当する情
報を抽出し、仕事リスト管理部１５へ送る。その後、依
頼メールは固有名・数量表現抽出部１３へ送られる。図
２の電子メールにおいて、電子メール１に適合した規則
１は抽出情報を有するので「用件」として「先日行われ
た販売会議の議事録の作成」が抽出され、仕事リスト管
理部１５の仕事リストの「用件」に代入される。電子メ
ール２に適合した規則３は抽出情報を有していないので
情報は抽出されない。

【００２５】Ｓ４：固有名・数量表現抽出部１３は、分
割規則、属性付与規則等を用いて、電子メールに存在す
る固有名や数量表現にタグを挿入し、仕事情報抽出部１
４に送る。図６に、タグが挿入された電子メールを示
す。

【００２６】Ｓ５：仕事情報抽出部１４は、仕事情報抽
出規則に基づいて電子メールから仕事情報を生成する。
図４の仕事情報抽出規則を図６のタグが付与された電子
メールに適用すると、電子メール１は、規則１の適用に
よりヘッダ部の送信情報から依頼者「山田」が、規則３
の適用により期日「今週の金曜日」が抽出される。規則
５は一致する箇所があるが、仕事リスト管理部１５の仕
事リストの「用件」には既に情報が代入されているので
抽出されない。電子メール２は、規則１の適用により依
頼者「佐藤」が、規則２の適用により用件「ファックス
でお送りした資材の見積もり」が、規則４の適用により
期日「至急」が抽出される。

【００２７】Ｓ６：仕事リスト管理部１５は、仕事情報
抽出部１４で抽出された仕事情報を仕事リストに登録す
る。図７に仕事リストに登録された仕事情報を示す。

【００２８】（Ａ−３）第１の実施形態の効果 従来は、ユーザが電子メールを読んだ後に、仕事情報が
記載されている場合はあらためて仕事リストを登録しな
ければならなかった。第１の実施形態によると、まずメ
ールの本文から依頼の意図を含んでいるかを判断し、依
頼メールである場合は、仕事情報を自動的に抽出して仕
事リストに登録することができるため、ユーザが個々に
仕事情報の抽出、登録を行う必要がなくなる。

【００２９】（Ｂ）第２の実施形態 （Ｂ−１）第２の実施形態の特徴 第２の実施形態は、電子メール送受信機能とスケジュー
ル管理機能の他に、電子メールから様々な情報を抽出す
る情報抽出機能を備え、電子メールに記載されたスケジ
ュール情報を自動的に抽出し、スケジュールに登録する
ことを特徴とする。

【００３０】（Ｂ−２）第２の実施形態の構成 以下、本発明の第２の実施形態に係る個人情報管理装置
について、図面を用いて詳細に説明する。図８は、第２
の実施形態の個人情報管理装置を示すブロック構成図で
ある。第２の実施形態において第１の実施形態と同様の
機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第２の実
施形態において第１の実施形態と異なるブロックについ
てのみ詳細に説明する。イベント関連メール抽出部２２
はメール管理部１１から送られてた電子メールの本文か
らイベント開催を意図するイベント関連メールを抽出す
るものである。図９にイベント関連メール抽出規則を示
す。図９のイベント関連メール抽出規則は本文記述部か
らなり、電子メールの本文中に本文記述部の記載に一致
する文字列が存在する場合は、イベント関連メールと判
断する。スケジュール情報抽出部２４は、固有名・数量
表現抽出部１３で挿入されたタグや電子メールの情報に
基づいてスケジュール情報を抽出する。図１０にスケジ
ュール情報抽出部２４がスケジュール情報を生成するス
ケジュール情報抽出規則を示す。

【００３１】図１０のスケジュール情報抽出規則は本文
記述部と抽出情報からなり、「〜」と「＊」は句読点以
外の文字による文字列を表す。また、「（Ａ｜Ｂ）」な
る表記はＡまたはＢを表している。つまり、規則１は
「の開催」「を開催」、「の開き」「を開き」、「の行
い」「を行い」という記載があればスケジュール情報を
含んでいると判断する。また、直前にある句読点を含ま
ない文字列を用件として獲得する。

【００３２】スケジュール管理部２５は、スケジュール
を管理するものであり、管理するスケジュール中のスケ
ジュール情報は「用件」、「開催日」、「開催場所」、
「参加者」の４項目とする。項目はすべて記載される必
要ななく、一部空欄の項目があってもよい。開催が迫っ
たスケジュールがある場合や、新たに送られてきた情報
が既に登録されているスケジュールと重なる場合は、表
示したりユーザに警告を出すことができる。

【００３３】次に、第２の実施形態の個人情報管理装置
において、電子メールからスケジュール情報を抽出して
スケジュール管理部２５に登録する動作を図１１に示す
フローチャートを用いて説明する。

【００３４】Ｓ２１：メール管理部１１が保持している
電子メールをイベント関連メール抽出部２２へ送る。例
えば、図１２に示す電子メールの本文が送られる。ここ
で、送付者が「山田」の電子メールを電子メール１、送
付者「小林」の電子メールを電子メール２とする。

【００３５】Ｓ２２：イベント関連メール抽出部２２は
イベント関連メール抽出規則に基づいてメール管理部１
１から送られたメールの本文にイベント開催を表す表現
があるかを判断する。イベント関連メールである場合は
Ｓ２３へ進み、イベント関連メールでない場合は処理を
終了する。図９のイベント関連メール抽出規則を図１２
の電子メールに適用すると、電子メール１は規則３の
「行います」が適合し、イベント関連メールと判断され
る。電子メール２は規則１の「開催」が適合し、イベン
ト関連メールと判断される。

【００３６】Ｓ２３：固有名・数量表現抽出部１３は、
分割規則、属性付与規則等を用いて、電子メールに存在
する固有名や数量表現にタグを挿入し、スケジュール情
報抽出部２４に送る。図１３にタグが挿入された電子メ
ールを示す。

【００３７】Ｓ２４：スケジュール情報抽出部２４は、
スケジュール情報抽出規則に基づいて電子メールからス
ケジュール情報を生成する。図１０のスケジュール情報
抽出規則を図１３のタグが付与された電子メールに適用
すると、電子メール１は、規則１の適用により用件「企
画会議」が、規則２により開催日「１月２０日」が、規
則４により開催場所「第１会議室」が抽出される。規則
５により参加者「佐藤、島田、村井」が抽出される。電
子メール２は、規則１の適用により用件「弊社製品の展
示会」が、規則２の適用により開催日「２月１０日」
が、規則４の適用により開催場所「大阪会館」が抽出さ
れる。

【００３８】Ｓ２５：スケジュール管理部２５はスケジ
ュール情報抽出部２４で抽出されたスケジュール情報を
スケジュールに登録する。図１４にスケジュールに登録
されたスケジュール情報を示す。

【００３９】（Ｂ−３）第２の実施形態の効果 従来は、スケジュール情報が記載された電子メールであ
っても自動的にスケジュール管理を行うことができなか
った。第２の実施形態によると、まずメールの本文にイ
ベント開催に関連する記載があるかを判断し、イベント
関連メールである場合は、スケジュール情報を自動的に
抽出してスケジュールに登録することができるため、ユ
ーザが個々にスケジュール情報の抽出やスケジューラへ
の登録をする必要がなくなる。

【００４０】（Ｃ）第３の実施形態 （Ｃ−１）第３の実施形態の特徴 第３の実施形態は、第２の実施形態の機能を備え、さら
に、電子メールから抽出したスケジュール情報に基づ
き、過去に登録したスケジュールを参照して、定期的な
イベントか否かの判定や不足情報の補足を行うことを特
徴とする。

【００４１】（Ｃ−２）第３の実施形態の構成 以下、本発明の第３の実施形態に係る個人情報管理装置
について、図面を用いて詳細に説明する。図１５は、第
３の実施形態の個人情報管理装置を示すブロック構成図
である。第３の実施形態において第２の実施形態と同様
の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第３の
実施形態において第２の実施形態と異なるブロックにつ
いてのみ詳細に説明する。スケジュール管理部３６とス
ケジュール情報格納部３７は第２の実施形態のスケジュ
ール管理部２５に相当するものである。第３の実施形態
では、実際にスケジュールを格納している部分をスケジ
ュール情報格納部３７とし、スケジュールの管理を行う
部分をスケジュール管理部３６とする。スケジュール情
報格納部３７は、スケジュール情報として「用件」、
「開催日」、「開催時刻」、「開催場所」、「参加者」
に加え、「イベント周期」の項目を有する。また、期日
の過ぎた過去のスケジュールも一定期間保管されている
ものとする。

【００４２】過去スケジュール参照部３５はスケジュー
ル情報格納部３７に格納されている過去のスケジュール
履歴を参照するものであり、送られてきたスケジュール
情報が定期イベントか否かを判断する。また、送られて
きたスケジュール情報に不足情報がある場合は、その補
足を行う。以下に、定期イベントの認識、不足情報の補
足を行う規則を示す。規則は番号順に適用するものと
し、規則１において、過去のスケジュール情報にマッチ
する情報がない場合は規則２、３は適用されない。

【００４３】＜定期イベント・補足規則＞ １．スケジュール情報格納部３７に格納されている過去
のスケジュール情報から、処理対象のスケジュール情報
の「用件」にマッチする情報を選択する。用件が一致す
る情報が複数存在する場合は、最新の日付を有する情報
を選択する。選択したスケジュール情報を対応スケジュ
ール情報を呼ぶ。 ２．処理対象のスケジュール情報で空欄になっている項
目の値を、マッチした対応スケジュール情報からコピー
する。 ３．処理対象のスケジュール情報と対応スケジュール情
報の日付の差を取り、日付が特定の間隔で空いていれ
ば、定期イベントと判断する。ここではイベント周期は
日付の差を用い、差が７の倍数のときに定期イベントと
する。

【００４４】次に、第３の実施形態の個人情報管理装置
において、電子メールからスケジュール情報を抽出し、
それを過去のスケジュール情報と照らし合わせて定期イ
ベントか否かの判断や不足情報の補足を行い、スケジュ
ール情報格納部３７に登録する動作を図１６に示すフロ
ーチャートを用いて説明する。

【００４５】Ｓ３１：メール管理部１１が保持している
電子メールをイベント関連メール抽出部２２へ送る。例
えば、図１７に示す電子メールの本文が送られる。

【００４６】Ｓ３２：イベント関連メール抽出部２２は
イベント関連メール抽出規則に基づいてメール管理部１
１から送られたメールの本文にイベント開催を表す表現
があるかを判断する。イベント関連メールである場合は
Ｓ３３へ進み、イベント関連メールでない場合は処理を
終了する。図９のイベント関連メール抽出規則を図１７
の電子メールに適用すると、規則３の「行います」が適
合しイベント関連メールと判断される。

【００４７】Ｓ３３：固有名・数量表現抽出部１３は、
分割規則、属性付与規則等を用いて電子メールに存在す
る固有名や数量表現にタグを挿入し、スケジュール情報
抽出部２４に送る。

【００４８】Ｓ３４：スケジュール情報抽出部２４は、
スケジュール情報抽出規則に基づいて電子メールからス
ケジュール情報を生成する。図１０のスケジュール情報
抽出規則を図１７の電子メールに適用すると、図１８に
示すスケジュール情報が抽出されるものとする。

【００４９】Ｓ３５：過去スケジュール参照部３５は定
期イベント・補足規則の規則１に基き、スケジュール情
報抽出部２４で抽出されたスケジュール情報にマッチす
る情報がスケジュール情報格納部３７に存在するかを判
断する。マッチする情報が存在する場合はＳ３６に進
み、マッチする情報が存在しない場合は処理を終了す
る。ここでは、スケジュール情報格納部３７に図１９に
示すスケジュール情報が格納されているものとする。

【００５０】図１８の抽出したスケジュール情報と過去
のスケジュール情報で用件が一致するものはスケジュー
ル番号１と２である。このうち最新の日付を有するスケ
ジュール情報１を選択し、対応スケジュール情報とす
る。

【００５１】Ｓ３６：定期イベント・補足規則の規則２
に基き、処理対象のスケジュール情報の空欄の項目を対
応スケジュール情報からコピーする。図１８のスケジュ
ール情報で空欄になっている「開催時刻」と「開催場
所」に図１９のスケジュール番号１の「開催時刻」＝
「１３時」と「開催場所」＝「第一会議室」がコピーさ
れる。

【００５２】Ｓ３７：定期イベント・補足規則の規則３
に基き、イベント周期を求める。ここでは、開催日の差
をとると７日となり７の倍数であるので定期イベントと
なる。

【００５３】Ｓ３８：過去スケジュール参照部３５で抽
出した情報がスケジュール管理部３６に送られスケジュ
ール管理部３６はスケジュール情報をスケジュール情報
格納部３７に登録する。図２０にスケジュールに登録さ
れたスケジュール情報を示す。スケジュールの登録は、
登録前にユーザに登録確認をしてもよい。また、定期イ
ベントとされているスケジュールは周期的にスケジュー
ルの登録を行ってもよい。

【００５４】（Ｃ−３）第３の実施形態の効果 従来は、スケジュール情報が記載されている電子メール
を受信しても、スケジュール情報を抽出して定期イベン
トの認識や不足情報の補足などを行うことができなかっ
た。第３の実施形態によると、メールの本文にイベント
開催に関連する記載があるかを判断し、イベント関連メ
ールである場合は、スケジュール情報を自動的に抽出す
ると共に、過去のスケジュール情報を参照して抽出した
スケジュール情報が定期イベントであるか否かの判断や
不足情報の補足を行うことができる。したがって、定期
イベントの場合のように、毎回、同じ時刻に同じ場所で
開催される会議であって、電子メール本文中から時刻や
場所の記載が省かれた場合であっても、スケジュール情
報を補足することができる。

【００５５】（Ｄ）第４の実施形態 （Ｄ−１）第４の実施形態の特徴 第４の実施形態は、第２の実施形態の機能を備え、さら
に、電子メールから抽出したスケジュール情報が既に登
録されている情報と重複する場合は登録されている情報
や抽出した情報に基づいて所定の処理を行うことを特徴
とする。

【００５６】（Ｄ−２）第４の実施形態の構成 以下、本発明の第４の実施形態に係る個人情報管理装置
について、図面を用いて詳細に説明する。図２１は、第
４の実施形態の個人情報管理装置を示すブロック構成図
である。

【００５７】第４の実施形態において第２の実施形態と
同様の機能を備えるブロックには同一符号を付与し、第
４の実施形態において第２の実施形態と異なるブロック
についてのみ詳細に説明する。スケジュール情報抽出部
４４は、第２の実施形態のスケジュール情報抽出部２４
の機能の他に、スケジュール管理部４５から抽出したス
ケジュール情報が、既に登録済みのスケジュール情報と
重複しているとの警告を受けた時に、抽出したスケジュ
ール情報と既に登録されている登録済スケジュール情報
をリプライ生成部４６へ送るものである。スケジュール
管理部４５は、第２の実施形態のスケジュール管理部２
５の機能の他に、送られてきたスケジュール情報が既に
登録済のスケジュール情報と重複する場合は、スケジュ
ール情報抽出部４４へ警告を返すものである。スケジュ
ール情報が重複しているとの判断は、以下の重複規則に
基づいて判定する。規則１、２を共に満たす場合に重複
したスケジュール情報であると判定するものとする。

【００５８】＜重複規則＞ １．開催日が等しい。 ２．開催時刻が等しい。 リプライ生成部４６は、スケジュール情報抽出部４４か
ら送られてきた抽出したスケジュール情報と登録済スケ
ジュール情報を条件に従って処理する。以下に処理条件
を示す。規則は番号順に適用するものとする。

【００５９】＜処理条件＞ １．用件名が「戦略会議」のスケジュール情報を優先し
て登録する。重複するスケジュール情報は破棄する。 ２．登録済スケジュール情報の用件名が「得意先訪問」
である場合は、登録済スケジュール情報を優先し、抽出
したスケジュール情報は破棄する。 ３．登録済スケジュール情報を優先し、抽出したスケジ
ュール情報は破棄する。 ４．規則１、２、３において破棄となるスケジュール情
報に該当するイベント開催メールの送付者に不参加の電
子メールをリプライする。 次に、第４の実施形態の個人情報管理装置において、電
子メールから抽出したスケジュール情報が既に登録され
ている登録済スケジュール情報と重複するために所定の
処理を行う場合の動作を図２２に示すフローチャートを
用いて説明する。

【００６０】Ｓ４１：メール管理部１１が保持している
電子メールをイベント関連メール抽出部２２へ送る。例
えば、図２３に示す電子メールの本文が送られる。

【００６１】Ｓ４２：イベント関連メール抽出部２２は
イベント関連メール抽出規則に基づいてメール管理部１
１から送られたメールの本文にイベント開催を表す表現
があるかを判断する。イベント関連メールである場合は
Ｓ４３へ進み、イベント関連メールでない場合は処理を
終了する。図９のイベント関連メール抽出規則を図２３
の電子メールに適用すると、規則３の「行います」が適
合しイベント関連メールと判断される。

【００６２】Ｓ４３：固有名・数量表現抽出部１３は、
分割規則、属性付与規則等を用いて、電子メールに存在
する固有名や数量表現にタグを挿入し、スケジュール情
報抽出部４４に送る。

【００６３】Ｓ４４：スケジュール情報抽出部４４は、
スケジュール情報抽出規則に基づいて電子メールからス
ケジュール情報を抽出する。図１０のスケジュール情報
抽出規則を図２３の電子メールに適用すると、図２４に
示すスケジュール情報が抽出されたとする。

【００６４】Ｓ４５：スケジュール管理部４５はスケジ
ュール情報抽出部４４から送られたスケジュール情報が
既に登録されているスケジュール情報と重複しないかを
重複規則に基いて判定する。スケジュール情報が重複し
ていない場合はＳ４６に進み、重複している場合はＳ４
７に進む。図２５に既に登録されているスケジュール情
報の一部を示す。図２５の登録済スケジュール情報と図
２４の抽出したスケジュール情報と比較すると、開催日
と開催時刻が一致するため、スケジュール情報が重複し
ていると判断し、Ｓ４７へ進む。

【００６５】Ｓ４６：スケジュール管理部４５は抽出し
たスケジュール情報を登録する。

【００６６】Ｓ４７：スケジュール管理部４５は抽出し
たスケジュール情報を登録せずに、重複するスケジュー
ル情報であるとの警告と共に、登録済スケジュール情報
と抽出したスケジュール情報をスケジュール情報抽出部
４４に送る。スケジュール情報抽出部４４は、スケジュ
ール管理部４５から送られたスケジュール情報をリプラ
イ生成部４６へ送る。

【００６７】Ｓ４８：リプライ生成部４６は、処理条件
の規則１〜３を抽出したスケジュール情報と登録済スケ
ジュール情報に適用する。抽出したスケジュール情報を
優先する場合はＳ４９へ進み、登録済スケジュール情報
を優先する場合はＳ５０へ進む。図２４の抽出したスケ
ジュール情報と図２５の登録済スケジュール情報には規
則３が適用され、登録済スケジュール情報を優先するた
めＳ５０へ進む。

【００６８】Ｓ４９：リプライ生成部４６は、登録済ス
ケジュール情報を破棄し抽出したスケジュール情報を新
たに登録する。

【００６９】Ｓ５０：リプライ生成部４６は、抽出した
スケジュール情報を破棄する。図２４の抽出したスケジ
ュール情報は破棄される。

【００７０】Ｓ５１：リプライ生成部４６は、破棄する
スケジュール情報に該当する電子メール送付者に、イベ
ントへの不参加を伝えるメールをリプライするため、メ
ール管理部１１にリプライメールの情報を送る。図２４
の破棄されるスケジュール情報に該当する電子メールの
送付者「山田」宛てに企画会議への不参加を伝える電子
メールを送る。リプライの文面としては、以下の文面が
考えられる。＜ユーザ名＞です。あいにく、その日は既
に＜用件＞がありますために、参加できません。よろし
くお願いします。ここで、＜ユーザ名＞、＜用件＞には
スケジュール情報から情報を取り出して代入するものと
する。リプライメールはユーザが内容を確認後に送信し
てもよいし、確認なしに送信してもよい。

【００７１】（Ｄ−３）第４の実施形態の効果 従来は、スケジュール情報が記載されている電子メール
を受信しても、スケジュール情報を抽出することができ
なかった。さらに、抽出したスケジュール情報が既に登
録されているスケジュール情報と重複する場合であって
も特に処理をすることができなかった。第４の実施形態
によると、電子メールからスケジュール情報を自動的に
抽出し、さらに、抽出したスケジュール情報が既に登録
されている登録済スケジュールと重複するか否かを判定
する。そして、重複する場合は、２つのスケジュール情
報の用件名によって抽出したスケジュール情報または登
録済スケジュール情報のいずれかを優先して登録するこ
とができる。また、破棄するスケジュール情報に該当す
る電子メールの送付者には、「不参加」であることを伝
える電子メールを生成することができるため、スケジュ
ールが重複する場合に適切な処理を行うことができる。

【００７２】（Ｅ）他の実施形態 （１）本発明の個人情報管理装置は、Microsoft社のOut
look（商標）のように、電子メール送受信機能と個人情
報管理機能が１つのツールに統合された形態の中で使用
することができる。また、電子メール送受信機能と個人
情報管理機能と情報抽出機能の３つが別々のソフトとし
て実現されている形態の中で使用することもできる。さ
らに、電子メール送受信機能と個人情報管理機能と情報
抽出機能は同一装置上で動作する必要はなく、例えば、
各機能が別々の装置上で実現され、ネットワークを介し
て連携するといった形態でも使用することができる。

【００７３】（２）第１〜第４の実施形態において、表
示する項目はユーザが適宜設定することが可能である。

【００７４】（３）固有名・数量表現抽出部１３におけ
る固有名や数量表現の抽出方法は実施形態に記載の方法
に限られず、様々な方法を適用することができる。

【００７５】（４）第１の実施形態の仕事情報抽出部１
４は、既に仕事リストの同一項目に他の情報が存在する
場合であっても、規則に該当する情報をすべて抽出して
複数の情報を採用するようにしてもよい。また、規則に
該当する情報が得られない場合は、空白、またはデフォ
ルト値にしてもよい。

【００７６】（５）第４の実施形態の重複規則は、規則
１、２に限られるものではない。例えば、スケジュール
情報の項目として「終了時刻」を保持している場合は、
開催時間帯が重複しないかを判断することもできる。

【００７７】（６）第４の実施形態の処理条件は、規則
１、２、３に限られるものではなく、ユーザが優先して
登録したい電子メールの用件名を適宜設定することが可
能である。

【００７８】（７）第４の実施形態のリプライ生成が生
成するリプライは、電子メールに限られず、例えば、Ｆ
ＡＸや電話などでもよい。

【００７９】

【発明の効果】第１の実施形態によれば、電子メールに
よって指示された仕事を自動的に抽出し、仕事リストと
して登録することができるので、ユーザが仕事リストに
登録するという作業を省略することができ、作業の効率
化がはかれる。

【００８０】第２の実施形態によれば、電子メールでイ
ベントに関する情報が送られてきた場合に、自動的にス
ケジュール情報を抽出してスケジュールに登録すること
ができるので、ユーザがスケジュールに登録する作業を
省略することができ、作業の効率化がはかれる。

【００８１】第３の実施形態によれば、電子メールから
イベントに関する情報を抽出した際に、過去のスケジュ
ールを参照することで、定期イベントかの判断や不足情
報の補足を行うことができ、ユーザは登録されたスケジ
ュールが定期イベントか否かを知ることができる。さら
に、不足情報が補足され作業の効率化がはかれる。

【００８２】第４の実施形態によれば、電子メールから
抽出したスケジュール情報を登録する際に、既に登録さ
れたスケジュールと重複していないかを判定し、重複し
ている場合は適切な処理を行うことができる。したがっ
て、スケジュールの重複登録がなくなり、破棄するスケ
ジュール情報に該当する電子メールの送付者には適切な
返事を返すことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施形態の個人情報管理装置を示
すブロック図である。

【図２】保管されている電子メールを示す図である。

【図３】依頼メール抽出規則を示す図である。

【図４】仕事情報抽出規則を示す図である。

【図５】本発明の第１実施形態の個人情報管理装置の動
作を示すフローチャートである。

【図６】タグが付与された電子メールを示す図である。

【図７】抽出された仕事情報を示す図である。

【図８】本発明の第２実施形態の個人情報管理装置を示
すブロック図である。

【図９】イベント関連メール抽出規則を示す図である。

【図１０】スケジュール情報抽出規則を示す図である。

【図１１】本発明の第２実施形態の個人情報管理装置の
動作を示すフローチャートである。

【図１２】保管されている電子メールを示す図である。

【図１３】タグが付与された電子メールを示す図であ
る。

【図１４】抽出された仕事情報を示す図である。

【図１５】本発明の第３実施形態の個人情報管理装置を
示すブロック図である。

【図１６】本発明の第３実施形態の個人情報管理装置の
動作を示すフローチャートである。

【図１７】保管されている電子メールを示す図である。

【図１８】抽出されたスケジュール情報を示す図であ
る。

【図１９】保管されているスケジュール情報を示す図で
ある。

【図２０】不足情報が補足されたスケジュール情報を示
す図である。

【図２１】本発明の第４実施形態の個人情報管理装置を
示すブロック図である。

【図２２】本発明の第４実施形態の個人情報管理装置の
動作を示すフローチャートである。

【図２３】保管されている電子メールを示す図である。

【図２４】抽出されたスケジュール情報を示す図であ
る。

【図２５】保管されているスケジュール情報を示す図で
ある。

【符号の説明】

１１：メール管理部、１２、２２：イベント関連メール
抽出部、１３：固有名・数量表現抽出部、１４：仕事情
報抽出部、１５：仕事リスト管理部、２４、４４：スケ
ジュール情報抽出部、２５、３６、４５：スケジュール
管理部、３５：過去スケジュール参照部、３７：スケジ
ュール情報格納部、４６：リプライ生成部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 桝井 文人 東京都港区虎ノ門１丁目７番12号 沖電気 工業株式会社内 Ｆターム(参考） 5B049 AA01 AA02 CC32 GG04 5B089 GA21 JA31 KA04 KC53 LA11 5K030 GA17 HA05 JT02 LE11

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して各端末やメールサ
   ーバと接続して電子メールを送受信し、受信した電子メ
   ールの管理を行うメール管理部と、 前記受信した電子メールから受信者に対する特定の意図
   を含む電子メールを抽出するメール抽出部と、 前記メール抽出部で抽出された特定の意図を含む電子メ
   ールから予め設定された情報を抽出する情報抽出部と、 前記情報抽出部で抽出された情報を保管する情報管理部
   を備えることを特徴とする個人情報管理装置。
2. 【請求項２】 ネットワークを介して各端末やメールサ
   ーバと接続して電子メールを送受信し、受信した電子メ
   ールの管理を行うメール管理部と、 前記受信した電子メールから受信者に対する依頼の意図
   を含む依頼メールを抽出する依頼メール抽出部と、 前記依頼メール抽出部で抽出された依頼メールから予め
   設定された仕事情報を抽出する仕事情報抽出部と、 前記仕事情報抽出部で抽出された仕事情報を保管する仕
   事リスト管理部を備えることを特徴とする個人情報管理
   装置。
3. 【請求項３】 請求項２に記載の個人情報管理装置にお
   いて、 前記仕事情報抽出部が抽出する仕事情報の項目は、仕事
   の依頼者、期日、用件からなり、一部またはすべての項
   目について情報を抽出することを特徴とする個人情報管
   理装置。
4. 【請求項４】 ネットワークを介して各端末やメールサ
   ーバと接続して電子メールを送受信し、受信した電子メ
   ールの管理を行うメール管理部と、 前記受信した電子メールから受信者に対するイベント開
   催の意図を含むイベント関連メールを抽出するイベント
   関連メール抽出部と、 前記イベント関連メール抽出部で抽出されたイベント関
   連メールから予め設定されたスケジュール情報を抽出す
   るスケジュール情報抽出部と、 前記スケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール
   情報を保管するスケジュール管理部を備えることを特徴
   とする個人情報管理装置。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の個人情報管理装置にお
   いて、 前記スケジュール情報抽出部で抽出するスケジュール情
   報の項目は、イベントの用件、開催日、開催時刻、開催
   場所、参加者からなり、一部またはすべての項目につい
   て情報を抽出することを特徴とする個人情報管理装置。
6. 【請求項６】 請求項５に記載の個人情報管理装置にお
   いて、 前記スケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール
   情報の用件と同一の用件を有するスケジュール情報が前
   記スケジュール管理部に存在する場合は、該抽出された
   スケジュール情報の開催日と該スケジュール管理部に存
   在するスケジュール情報の開催日を比較して予め設定し
   た間隔であれば抽出したスケジュール情報を定期イベン
   トと判定する過去スケジュール参照部をさらに備え、 前記スケジュール管理部は、前記スケジュール情報抽出
   部で抽出されたスケジュール情報と共に前記過去スケジ
   ュール参照部が判定した定期イベントか否かの情報を保
   管することを特徴とする個人情報管理装置。
7. 【請求項７】 請求項５または請求項６に記載の個人情
   報管理装置において、 前記スケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール
   情報の用件と同一の用件を有するスケジュール情報が前
   記スケジュール管理部に存在し、かつ、該抽出されたス
   ケジュール情報の項目のいずれかに情報が不足している
   場合は、該スケジュール管理部に存在するスケジュール
   情報の項目から不足情報を複写する過去スケジュール参
   照部をさらに備え、 前記スケジュール管理部は、前記スケジュール情報抽出
   部で抽出されたスケジュール情報に前記過去スケジュー
   ル参照部が不足情報を複写したスケジュール情報を保管
   することを特徴とする個人情報管理装置。
8. 【請求項８】 請求項５に記載の個人情報管理装置にお
   いて、 前記スケジュール情報抽出部で抽出されたスケジュール
   情報と重複するスケジュール情報が前記スケジュール管
   理部に存在する場合は、予め設定した処理規則に基づい
   て、該抽出されたスケジュール情報と該スケジュール管
   理部に存在するスケジュール情報のいずれかを選択し、
   該選択されなかったスケジュール情報を破棄するスケジ
   ュール情報選択部をさらに備え、 前記スケジュール管理部は、前記スケジュール情報選択
   部で選択されたスケジュール情報を保管することを特徴
   とする個人情報管理装置。
9. 【請求項９】 請求項８に記載の個人情報管理装置にお
   いて、 前記スケジュール情報選択部で破棄するスケジュール情
   報に該当する電子メールの送付者に、予め設定した文書
   を送付するリプライ生成部をさらに備えることを特徴と
   する個人情報管理装置。
10. 【請求項１０】請求項８に記載の個人情報管理装置にお
    いて、 前記スケジュール情報選択部は、前記スケジュール情報
    抽出部で抽出したスケジュール情報と前記スケジュール
    管理部に存在するスケジュール情報の開催日と開催時刻
    が同一の場合に重複するスケジュール情報であると判断
    することを特徴とする個人情報管理装置。