JPH09282250A

JPH09282250A - 電子化文書回覧方法

Info

Publication number: JPH09282250A
Application number: JP8114174A
Authority: JP
Inventors: Mitsunori Satomi; 充則里見; Yoshiki Matsuda; 芳樹松田; Hiroshi Koike; 博小池; Tetsuya Hashimoto; 哲也橋本; Shoichi Murase; 彰一村瀬; Tatsuto Aoshima; 達人青島; Nobuo Kureyama; 伸夫紅山; Yoshiki Fukui; 芳樹福井
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1996-04-11
Filing date: 1996-04-11
Publication date: 1997-10-31

Abstract

(57)【要約】【課題】電子化文書中に回覧経路を記述することによ
り、電子化文書の作成と回覧経路の指定を同時に行うこ
とができる電子化文書の回覧方法を提供する。【解決手段】利用者は、電子化文書作成手段２０１に
より回覧経路２０４を含んだ電子化文書２０３を作成す
る。電子化文書２０３の回覧が指示されると、回覧経路
情報抽出手段２０５が回覧経路２０４を抽出し、回覧経
路情報解析手段２０６が宛先情報２０９を利用して送信
アドレスに変換する。電子化文書送信手段２０８は電子
化文書２０３に付属する補助記憶部２１０に回覧経路２
０４と回覧経路における次の回覧先の回覧位置情報を記
憶し、送信アドレスの回覧先に電子化文書２０３を送信
する。回覧されてきた電子化文書２０３は、電子化文書
受信手段２０２で受信され、電子化文書修正手段２０７
によりコメントの付与や回覧経路２０４の変更が行わ
れ、次の回覧先へ回覧される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はネットワークにより
接続された複数の計算機システムにおいて、電子化され
た文書を回覧する方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ネットワークに接続された計算機
システムを利用している利用者間で、ワードプロセッサ
等で作成された電子化文書を送信したり、一度に他数の
利用者に対して配布するための方法として、電子メール
システムが使用されている。電子メールシステムを用い
て電子化文書を配布するためには、配布する電子化文書
をワードプロセッサ等で作成する。次に、電子メールシ
ステムを起動し、配布する対象の利用者に割り当てられ
ている電子メールアドレスを入力し、電子化文書を電子
メールに添付する。そして、電子メールシステムに対し
て電子メールを送信することを指示することによって、
電子化文書が配布される。電子メールが配布された利用
者は、電子メールシステムを起動し、電子メールに添付
されている電子化文書を受けとることが出来る。電子メ
ールシステムの一例として、特開平５−１１０５９４号
公報において、送信データに送信先論理アドレスと送信
内容データを作成し、送信データの型によって送信デー
タの変換を行う方式の電子メールシステムが提案されて
いる。また、電子メールと同様な環境において電子化文
書を回覧するための方法として、ワークフローシステム
が使用されている。ワークフローシステムを用いて、電
子化文書の回覧を行なう場合には、電子化文書を回覧す
る利用者の関係（回覧順序）を回覧経路としてワークフ
ローシステムの中で定義する。次に、回覧する文書をワ
ードプロセッサ等で作成し、ワークフローシステムを起
動して、回覧文書と回覧経路を指定し電子化文書の回覧
を開始する。回覧者は、回覧されてきた回覧文書を読
み、次の回覧先の利用者に回すことを了承することによ
って、電子化文書は次の回覧先に回覧される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】かかる従来の方法にお
いては、次のような問題がある。すなわち、電子メール
システムを用いて電子化文書を転送あるいは配布する場
合には転送先の電子メールアドレスを正確に電子メール
システムに指示する必要があり、電子化文書をワードプ
ロセッサ等で作成する作業の他に、電子メールシステム
を操作する必要がある。同様に、ワークフローシステム
を用いて電子化文書を回覧する場合には、電子化文書を
作成する作業において文書中に回覧先を記述する一方、
改めて利用者はワークフローシステムの操作を行い回覧
経路の指示を行なう必要がある。また、回覧する電子化
文書と回覧経路が別々に管理されているために、電子化
文書を単体で保存してもその回覧経路に関する正確な情
報を保存することが出来ない。

【０００４】本発明の目的は、利用者がワードプロセッ
サ等を用いて回覧文書を作成する際、同時に回覧経路を
指定することができる電子化文書の回覧方法を提供する
ことである。本発明の他の目的は、電子化文書を保存す
る際に、回覧経路の正確な情報を含めた形式で保存する
ことができる電子化文書の回覧方法を提供することであ
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明は、ネットワークにより接続され互いに電子
化文書を転送する機能を有する複数の計算機からなる計
算機システムにおいて、前記電子化文書中に回覧先を指
定する文字と回覧方法を指定する文字から成る回覧経路
を記載しておき、前記計算機は、文書作成終了時あるい
は回覧指定時に前記電子化文書から前記回覧経路を抽出
し、該抽出した回覧経路に基づき次の回覧先を決定し、
該決定した次の回覧先を指定する文字を宛先情報を参照
してネットワークにおいて転送先を一意に識別するため
の送信アドレスに変換し、該変換により得られた送信ア
ドレスに基づいて次の回覧先へ前記電子化文書を送信す
るようにしている。また、前記電子化文書中に記載され
た回覧経路に含まれる送信先を指定する文字を前記宛先
情報を参照して送信アドレスへ変換する際に、該当する
送信アドレスが前記宛先情報にない場合は、該当する送
信アドレスがないことを表示するようにしている。ま
た、前記電子化文書中に記載された回覧経路に含まれる
送信先を指定する文字を前記宛先情報を参照して送信ア
ドレスへ変換する際に、該当する送信アドレスが複数あ
る場合は、該当する複数の送信アドレスを表示し、該表
示した複数の送信アドレスから正しい送信アドレスを選
択可能なようにしている。また、前記電子化文書中に記
載された回覧経路を表す文字が回覧中の計算機において
修正されたとき、該計算機は該修正に従い前記電子化文
書の回覧経路を変更するようにしている。また、前記電
子化文書に該電子化文書に付属する補助記憶部を設け、
回覧中の計算機は、次の回覧先への前記電子化文書の送
信に際し、該補助記憶部に回覧中の電子化文書における
回覧経路情報と、回覧経路における該次の回覧先の回覧
位置情報を記憶し、該次の回覧先の計算機において前記
電子化文書中に記載された回覧経路を表す文字が修正さ
れ、該修正に従い前記電子化文書の回覧経路を変更する
際、該修正の内容と、前記補助記憶部に記憶された回覧
経路情報および回覧位置情報とを比較し、回覧経路の不
正な修正をチェックするようにしている。また、回覧す
る電子化文書の送信時に、前記補助記憶部に、前記電子
化文書に記載された回覧経路に含まれる送信先を指定す
る文字と送信アドレスに変換した回覧経路を記憶するよ
うにしている。また、前記宛先情報において、一つの回
覧先を指定する文字を複数の送信アドレスに対応付け、
階層的な回覧経路の設定を可能とするようにしている。
また、前記補助記憶部に前記電子化文書から回覧経路を
抽出処理する手段を格納するようにしている。

【０００６】

【発明の実施の形態】本発明の実施例について図面を参
照して詳細に説明する。《実施例１》図１は、本発明の電子化文書回覧方法にお
ける一実施例の全体的な構成を示した図である。本発明
の電子化文書回覧方法を適用した計算機１０２、１０３
がネットワーク１０１上に接続されている。電子化文書
の回覧をするためには、配布者（計算機１０２）が電子
化文書を作成して、回覧を指示すると、その電子化文書
中に記述してある回覧経路に基づいて計算機１０２が次
の回覧先に電子化文書を送信する。送信された電子化文
書は、次の回覧者が使用している計算機１０３によって
受信されて、回覧者が参照する事ができる。以後同様
に、回覧者が電子化文書の回覧を指示すると回覧経路に
従って電子化文書の回覧が行われる。

【０００７】実施例１における計算機１０２、１０３の
機能構成を図２のブロック図に示す。電子化文書の配布
者は電子化文書作成手段２０１を用いて電子化文書２０
３を作成する。その際に電子化文書の回覧経路２０４を
電子化文書２０３中に記述する。電子化文書２０３に
は、電子化文書の回覧状態に関する情報を記録する補助
記憶部２１０が付加されている。

【０００８】この補助記憶部は、電子化文書を一つのフ
ァイルと見た場合、このファイルに付属する補助ファイ
ル、また別の言い方をすれば、電子化文書に付属する記
憶領域である。

【０００９】配布者が電子化文書の回覧を指示すると、
回覧経路情報抽出手段２０５が電子化文書中２０３から
回覧経路２０４を抽出する。次に、その回覧経路２０４
を回覧経路情報解析手段２０６が宛先情報２０９を用い
て、回覧先の送信アドレスを決定する。宛先情報２０９
には、回覧先と該回覧先の送信アドレスが格納されてい
る。最後に、次の回覧先の送信アドレスに対して、電子
化文書送信手段２０８は電子化文書２０３と補助記憶部
２１０を送信する。

【００１０】また、配布者から配布された電子化文書を
受信した回覧者が利用している計算機１０３の動作につ
いて、図２に基づいて説明する。回覧されてきた電子化
文書２０３は、電子化文書受信手段２０２で受信され
る。回覧者はその電子化文書２０３を参照し、電子化文
書修正手段２０７を用いてコメントの付加などの文書の
変更および、回覧経路２０４の修正を行うことができ
る。次の回覧先に送信する処理以降は、配布者の場合と
同じである。

【００１１】図３は、会議の議事録の回覧を目的とした
電子化文書３０１の一例である。配布者はワードプロセ
ッサなどを用いて電子化文書を作成する。その際に、電
子化文書３０１の一部分に回覧経路３０２を記述する。
この記述は、例えば、図３に示すように、「回覧先：」
と記述した後に回覧経路３０２を続いて記述する。回覧
経路とは、回覧者（計算機１０３）とその回覧順序を指
定するための文字列である。

【００１２】回覧経路３０２の文字列が表現している回
覧経路を図４に示す。“（部長Ａ）”等は回覧者の名前
を表現しており、“−”と“，”は回覧経路を指示する
ために用いる特別な記号である。“（Ａ）−（Ｂ）”は
（Ａ）に観覧した後に（Ｂ）が観覧することを表現して
おり、“（Ａ），（Ｂ）”は電子化文書を（Ａ）と
（Ｂ）に同時に配布することを現わしている。また、
“−”と“，”の結合順序は“−”が優先される。つま
り、図３の回覧経路３０２の例では、配布者４０１が
（部長Ａ）４０２と（部長Ｃ）４０４にそれぞれ電子化
文書を配布し、（部長Ａ）４０２に配布した電子化文書
は、（課長Ｂ）４０３に回覧し、（部長Ｂ）４０３に配
布した電子化文書は（課長Ｄ）４０５に回覧することを
表現している。

【００１３】次に、より複雑な回覧経路を表現するため
に、“［］”を用いる例を示したのが図５であ
る。“［］”は算術式における（）と同じ役割を果たす
記号で、“［］”で囲まれた回覧経路はその部分が優先
されて解釈される。回覧経路５０１の例では、配布者５
０２から（部長Ａ）５０３に回覧された後に、（課長
Ｂ）５０４、（課長Ｃ）５０５及び（課長Ｄ）５０６の
３人に同時に配布される。そして、３人の課長が回覧し
た電子化文書は最終的に配布者５０２に戻ってくる。な
お、本実施例で用いた、回覧者の名前の指定方法、回覧
経路を指定するために用いる記号及びその結合順序が、
本実施例で用いたものと異なる場合でも本発明を適用で
きることは明らかである。

【００１４】次に、本発明の電子化文書回覧方法を適用
した計算機１０２、１０３を用いて電子化文書を回覧す
る場合の動作に関して、電子化文書回覧方法のフローチ
ャート図６とブロック図２を用いて詳細に説明する。以
下の説明では、配布者が電子化文書を新しく回覧する場
合を新規回覧時と呼び、電子化文書が回覧している最中
を回覧途中時と呼ぶ。また、以下の説明で、電子化文書
を利用している配布者または回覧者を単に編集者と呼ぶ
事にする。新規回覧時には、まず最初に配布者は配布し
ようとする電子化文書２０３を電子化文書作成手段２０
１を用いて作成する（ステップ６０１）。この電子化文
書作成手段２０１としては通常の電子化文書を作成する
ために用いるワードプロセッサ等の機能を使用すること
ができる。この電子化文書を作成する際に、配布者は回
覧経路２０４を電子化文書２０３の中に記述する。ま
た、電子化文書作成手段２０１は電子化文書２０３に対
応する補助記憶部２１０を作成する。補助記憶部２１０
の構造を図７に示す。補助記憶部２１０には電子化文書
の回覧経路情報７０１と回覧経路中での現在の回覧位置
（回覧の順番を示し、例えば、回覧経路がＡ−Ｂ−Ｃで
あれば、電子化文書がＡに送られたときは“１”、Ｂに
送られたときは“２”、Ｃに送られたときは“３”とな
る）を表す回覧位置情報７０２を保存するが、新規回覧
時には両方とも空白にしておく。ここで回覧経路情報７
０１とは、前の回覧場所で必要に応じ修正された回覧経
路の情報であり、回覧位置情報７０２は現在の回覧位置
を示す情報であり、現在の回覧位置とは、回覧の順番を
示し、例えば、回覧経路がＡ−Ｂ−Ｃであれば、電子化
文書がＡに送られたときは“１”、Ｂに送られたときは
“２”、Ｃに送られたときは“３”となる。

【００１５】また、回覧途中時には、電子化文書受信手
段２０２によって電子化文書２０３が回覧者の利用して
いる計算機に受信される（ステップ６０２）。そして、
回覧者は電子化文書を参照して、必要ならばコメントの
付与や回覧経路の変更などの修正作業を電子化文書修正
手段２０７を用いて行う（ステップ６０３）。次に、電
子化文書２０３の作成または修正が終わると、回覧経路
情報抽出手段２０５が電子化文書２０３中の回覧経路２
０４を抽出する（ステップ６０４）。電子化文書中２０
３から回覧経路２０４を抽出する方法としては、回覧経
路の前に前もって決められた文字列（“回覧先：”な
ど）を記述して回覧経路の情報を特定する方法や、電子
化文書中にフィールド（外部から認識する事ができる部
分領域）を設けてそのフィールド内に回覧経路を記述す
る方法を用いることができる。回覧経路２０４が抽出で
きない場合（ステップ６０５）は、回覧経路２０４が存
在しないか又は回覧経路２０４の表記方法が間違ってい
るので、電子化文書編集手段２０７を用いて編集者が電
子化文書２０３中の回覧経路２０４の修正を行なう（ス
テップ６０３）。

【００１６】抽出した回覧経路２０４に対して不正な回
覧経路の修正が行われたかを、補助記憶部２１０に記憶
してある回覧経路情報７０１及び回覧位置情報７０２を
用いて検査する（ステップ６０６）。ここで、不正な回
覧経路の修正とは現在の回覧位置からは到達しない回覧
経路の修正のことである。例えば、図４の（部長Ａ）４
０２が自分に回覧されてきた回覧文書に対して修正可能
な回覧経路３０２の範囲は“（部長Ａ）−（課長Ｂ）”
のみであり、回覧経路３０２の“（部長Ｃ）−（課長
Ｄ）”に対する修正は行ってはならない。また例えば、
回覧経路情報７０１（前の回覧場所で必要に応じて修正
した回覧経路）がａ−ｂ−ｃ−ｄであり、回覧位置情報
７０２が“３”であり、回覧場所ｃにあるとき、回覧場
所ｃにおいてなされた回覧経路の修正がａ−ｂ−ｃ−ａ
であれば、修正部分“ａ”は回覧位置が“１”に相当す
る回覧場所に当り、現在の回覧位置“３”より前に遡る
ものであるので不正な修正と判定される。抽出した回覧
経路に不正な修正がある場合には、電子化文書２０３の
回覧経路２０４を補助記憶部２１０に記憶していある修
正前の回覧経路に戻し（ステップ６０７）、編集者が電
子化文書編集手段２０７を用いて回覧経路２０４を再度
修正する（ステップ６０３）。不正な修正がない場合に
は、回覧位置情報７０２を用いて、抽出した回覧経路２
０４から現時点の電子化文書２０３が配送される回覧経
路（以後、関連回覧経路と呼ぶ）を抽出する（ステップ
６０８）。

【００１７】次に、回覧経路情報解析手段２０６が宛先
情報２０９を用いて、関連回覧経路の中に含まれる
“（部長Ａ）”等の名前を、送信アドレスに変換する
（ステップ６０９）。宛先情報２０９の構成は、図８に
示すように名前８０１とそれに対応する送信アドレス８
０２が対になったテーブルである。この宛先情報２０９
は、本実施例では各計算機上に存在しているが、ネット
ワーク上の一個所に存在する宛先情報２０９をすべての
計算機が参照する場合でも、本発明を適用できることは
明らかである。もし、関連回覧経路に含まれる名前の中
で宛先情報２０９を用いても解決できない（ステップ６
１０）場合は、変換できなかった名前を表示し（ステッ
プ６１１）、編集者が電子化文書編集手段２０７を用い
て回覧経路２０４を修正する（ステップ６０３）。ま
た、宛先情報２０９の中に関連回覧経路に含まれる名前
に該当する送信アドレスが複数存在する場合は（ステッ
プ６１２）、該当する送信アドレスを編集者に提示する
（ステップ６１３）。ここで、名前に該当する送信アド
レスが複数存在する場合とは、例えば、“佐藤”さんと
いう人が複数いるために、“佐藤”さんに該当する送信
アドレスが複数存在する場合である。編集者は、提示さ
れた送信アドレスの中から自分が意図している送信アド
レスを選択する（ステップ６１４）。

【００１８】関連回覧経路内のすべての名前に対応する
送信アドレスが決定されると、次の回覧先に電子化文書
２０３を送信する。電子化文書２０３を送信する手順
は、次の通りである。関連回覧経路の送信アドレスの中
で、電子化文書２０３の次の回覧先に対応する送信アド
レスのそれぞれに対して、次の手順で処理を行う。

【００１９】回覧先の送信アドレスを一つ取り出して
（ステップ６１５）、補助記憶部２１０の回覧経路情報
７０１に抽出した回覧経路情報２０４を格納し、回覧位
置情報７０２には電子化文書２０３を送信する先のでの
回覧位置（回覧順番）を格納する（ステップ６１６）。
そして、電子化文書送信手段２０８を用いて、電子化文
書２０３と補助記憶部２０４を送信アドレスへ送信する
（ステップ６１８）。

【００２０】以上のように、本発明の電子化文書回覧方
法を適用した計算機を用いることにより、電子化文書の
回覧を目的とする利用者は、回覧する電子化文書を作
成、編集することと同時にその電子化文書の回覧経路を
設定、修正することが可能となり、電子化文書の回覧に
関する労力が低減される。また、回覧している電子化文
書中に回覧経路が記述されているので、電子化文書をそ
のまま保存することによって、回覧経路の情報を含めた
形で電子化文書を容易に保存することができる。

【００２１】《実施例２》実施例１においては、名前か
ら送信アドレスへの変換を毎回行っている。それに対し
て、ステップ６０９から６１４の処理で確定した名前と
送信アドレスの対応関係を、補助記憶部２１０に記憶し
ておけば、以降の回覧先での名前を対応する送信アドレ
スへ変換する処理（ステップ６０９）を低減することが
可能である。また、回覧経路２０４内の名前の送信アド
レスへの変換を配布時にまとめて行えば、“（所属課課
長）−（所属部部長）−（本人）”のように配布者から
見た相対的な名前を用いて、具体的な配布者に依存しな
い形の定型的な回覧経路を設定することが可能である。

【００２２】《実施例３》本実施例は、第１の実施例に
おいて補助記憶部２１０を用いない代わりに、電子化文
書中にロック領域とフィールド領域を設定し、電子化文
書の回覧を行う実施例である。電子化文書のロック領域
とは、電子化文書の編集者が編集できないように設定さ
れた領域のことである。また、フィールド領域とは、電
子化文書中のロック領域の一部分の領域を外部のプログ
ラムなどから参照でき、編集できるように設定された領
域のことである。図９は、電子化文書９０１が（部長
Ａ）に回覧されてきたときの例である。回覧経路９０２
はロック領域になっており、ユーザはその領域を変更す
る事ができない。しかし、回覧経路９０２の中で編集者
が回覧経路の変更を行うことができる部分（実施例１で
の関連回覧経路）は、編集可能なフィールド領域９０３
として設定されているので、編集者（部長Ａ）は、関連
回覧経路を自由に変更することが可能である。

【００２３】次に、本実施例における電子化文書の回覧
動作に関して、電子化文書回覧方法のフローチャート図
１０を用いて説明する。本実施例のブロック図は、図２
から補助記憶部２１０を取り除いたものである。また、
実施例１で定義した用語は本実施例でも同様に用いる。
新規回覧時には、まず最初に配布者は配布しようとする
電子化文書２０３を電子化文書作成手段２０１を用いて
作成する（ステップ１００１）。この電子化文書作成手
段２０１としては、電子化文書中にロック領域とフィー
ルド領域を設定する能力を持っているワードプロセッサ
等を使用することができる。配布者は回覧経路２０４を
電子化文書２０３の中に設定されたロック領域に記述
し、ロック領域内にフィールド領域を設定する。なお、
回覧経路２０４中にあらかじめフィールド領域を設定し
ないで、回覧経路を記述した後に電子化文書作成手段２
０１が自動的にフィールド領域を設定することも可能で
ある。

【００２４】回覧途中時には、電子化文書受信手段２０
２によって電子化文書２０３が回覧者の利用している計
算機に受信される（ステップ１００２）。そして、回覧
者は電子化文書を参照して、必要ならばコメントの付与
やフィールド領域内の関連回覧経路の変更などの修正作
業を電子化文書修正手段２０７を用いて行う（ステップ
１００３）。

【００２５】次に、電子化文書２０３の作成または修正
が終わると、回覧経路情報抽出手段２０５が電子化文書
２０３中のフィールド領域に記述されている関連回覧経
路を抽出する（ステップ１００４）。関連回覧経路の表
記方法が間違っている場合（ステップ１００５）は、電
子化文書編集手段２０７を用いて編集者が電子化文書２
０３中の関連回覧経路の修正を行なう（ステップ１００
３）。

【００２６】次に、回覧経路情報解析手段２０６が宛先
情報２０９を用いて、関連回覧経路の中に含まれる
“（部長Ａ）”等の名前を、送信アドレスに変換する
（ステップ１００６）。宛先情報２０９の構成は、実施
例１と同じである。もし、関連回覧経路に含まれる名前
の中で宛先情報２０９を用いても解決できない（ステッ
プ１００７）場合は、変換できなかった名前を表示し
（ステップ１００８）、編集者が電子化文書編集手段２
０７を用いて関連回覧経路を修正する（ステップ１００
３）。また、宛先情報２０９の中に関連回覧経路に含ま
れる名前に該当する送信アドレスが複数存在する場合
（ステップ１００９）は、該当する送信アドレスを編集
者に提示する（ステップ１０１０）。編集者は、提示さ
れた送信アドレスの中から自分が意図している送信アド
レスを選択する（ステップ１０１１）。

【００２７】関連回覧経路内のすべての名前に対応する
送信アドレスが決定されると、次の回覧先に電子化文書
２０３を送信する。電子化文書２０３を送信する手順
は、次の通りである。関連回覧経路の送信アドレスの中
で、電子化文書２０３の次の回覧先に対応する送信アド
レスのそれぞれに対して、次の手順で処理を行う。回覧
先の送信アドレスを一つ取り出して（ステップ１０１
２）、その送信アドレスの回覧者の関連回覧経路になる
ように電子化文書２０３のフィールド領域を再設定する
（ステップ１０１３）。また、回覧経路１０４全体をロ
ック領域に指定する。そして、電子化文書送信手段２０
８を用いて、電子化文書２０３を送信アドレスへ送信す
る（ステップ１０１４）。以上のように、本実施例で
は、実施例１の利点に加えて、電子化文書のみを回覧す
ればよく、また電子化文書にロック領域を設けているの
で、誤って編集者が変更する事を許されていない部分の
回覧経路を修正してしまうことを防ぐことができる。

【００２８】《実施例４》本実施例は、実施例１及び３
における回覧先指定方法において、回覧経路中の名前と
して、利用者に一意の名前の他に複数の回覧者が所属す
る組織の名前を用いる実施例である。本実施例の一例を
図１１に示す。この例では、回覧経路１１０１として配
布者が３人の部長に電子化文書を配布し、それぞれの部
長が部に所属する課長に電子化文書を配布する回覧経路
を設定している。ここでは、部長に配布することを
“（部長配布）”で表現し、“（課長配布）”によって
現在の回覧者（部長）の部に所属する課長全員に配布す
ることを表現している。ここで実施例１及び３と異なっ
ているのは、“（課長配布）”によって指定される電子
化文書の配布先が、電子化文書を配布する部長によって
異って解釈される点である。

【００２９】この実施例では、回覧者の名前と送信アド
レスの対応関係を保存している宛先情報２０９を図１２
に示すように拡張する。本実施例の宛先情報１２０１で
は、名前１２０２に対応する送信先１２０４として送信
アドレス及び複数の名前を指定することが出来る。送信
先１２０４の内容に関しては、種類１２０３を用いて判
別する。種類が“Ｎ”ならば送信先１２０４の内容は名
前であり、“Ａ”ならば送信アドレスでることを表して
いる。本実施例を実施するためには、宛先情報２０９を
用いて回覧経路に含まれる名前を送信アドレスに変換す
る処理（ステップ６０９及びステップ１００６）におい
て、次に回覧文書を送信する名前に対してのみ送信アド
レスへの変換を行なう。宛先情報１２０１を用いて、名
前を送信アドレスへ変換する処理は、送信アドレスが確
定するまで再帰的に行う。つまり図１１の例において、
配布者が電子化文書を配布した場合には“（部長配
布）”のみ送信アドレスの展開を行う。“（部長配
布）”は宛先情報１２０１の一番目の行の情報によっ
て、“（部長Ａ），（部長Ｂ），（部長Ｃ）”に変換さ
れる。さらに、“（部長Ａ）”等の名前は宛先情報１２
０２によって、送信アドレスに変換される。次に、
“（部長Ａ）”に配布された電子化文書を回覧する場合
は、（部長Ａ）の宛先情報１２０１から、関連回覧経路
“（課長配布）”が“（課長Ｄ），（課長Ｅ）”と変換
され、（課長Ｄ）と（課長Ｅ）に電子化文書が配布され
る。また、電子化文書を送信する際に、回覧経路での配
布先の名前（“（課長配布）”等）を実際の回覧者の名
前（“（課長Ｄ）”等）で置き換えて送信すれば、電子
化文書の回覧経路に実際の回覧経路が反映されるので、
回覧者は実際の回覧経路を確認することが出来る。

【００３０】別の名前の指定方法として“（課長回
覧）”のように複数の配布者への回覧を指示する名前
（以下、回覧形式名前と呼ぶ）を指定することが出来
る。図１３は、（部長Ａ）における宛先情報１３０１の
例を示したものであり、（課長回覧）１３０２は（課長
Ｄ）と（課長Ｅ）への回覧経路“（課長Ｄ）−（課長
Ｅ）”１３０３と解釈される事を表している。この回覧
形式名前を実施するためには、名前を送信アドレスに変
換する処理（ステップ６０９及び１００６）に加えて、
次の処理を行う。関連回覧経路中で、次に回覧文書を送
信する名前が回覧形式名前である場合は、その回覧形式
名前を対応する回覧経路で置換し、電子化文書２０３の
回覧経路２０４に保存する。つまり、回覧経路“（部長
Ａ）−（課長回覧）”は、“（部長Ａ）−（課長Ｄ）−
（課長Ｅ）”と置換され、回覧経路２０４に保存され
る。次の回覧者である（課長Ｄ）に回覧された電子化文
書２０３には、“（部長Ａ）−（課長Ｄ）−（課長
Ｅ）”と回覧経路２０４が記述されているので、配布者
が意図した通りに電子化文書２０３は回覧される。

【００３１】以上のように、本実施例の回覧経路の指定
方法を用いれば、特に階層的な組織構造における電子化
文書の回覧経路を指定する場合に、回覧経路を簡潔に記
述することが可能である。また、特定の回覧者のグルー
プに名前を付けて、電子化文書を配布・回覧する場合に
も利用可能であることは明らかである。

【００３２】《実施例５》本実施例は、実施例１および
実施例２において、補助記憶部２１０内に、電子化文書
から回覧経路を抽出する抽出手段を同時に格納してお
き、各計算機で電子化文書から回覧経路を抽出する際
に、補助記憶部２１０に格納してある抽出手段を用いる
実施例である。本実施例における補助記憶部２１０の内
部構造を図１４に示す。実施例１および実施例２におい
て、補助記憶部２１０は回覧経路情報７０１と回覧位置
情報７０２から構成されるが、本実施例ではこれに加え
て抽出手段情報１４０１を格納する。本実施例のブロッ
ク図は、図２と同じ構成であるが、本実施例では回覧経
路情報抽出手段２０５として、補助記憶部２１０に格納
されている抽出手段情報１４０１を用いる。また、本実
施例のフローチャート図は図６と同じであるが、電子化
文書２０３から回覧経路２０４を読み取る処理（ステッ
プ６０４）を、抽出手段情報１４０１に格納されてある
情報に基づいて行う。

【００３３】以上のように、本実施例の電子化文書回覧
方法を用いれば、電子化文書の回覧を行う全ての計算機
上に、回覧する電子化文書２０３から回覧経路２０４を
抽出する回覧経路情報抽出手段２０５を予め組み込んで
おく必要がなくなる。つまり、新しい形式の電子化文書
２０３を回覧する場合において、新しい形式の電子化文
書２０３に対応する回覧経路抽出手段２０５を電子化文
書２０３に付属させることによって、各計算機上の電子
化文書回覧システムを変更することなく、電子化文書の
回覧を行うことができる。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、回覧する電子化文書の
中に回覧経路を記入するので、電子化文書を作成する作
業と同時に回覧経路を指定することができ、容易に電子
化文書を作成することができる。さらに、回覧されてき
た電子化文書を受け取った利用者は、電子化文書中に記
入されている回覧経路を編集することにより、回覧経路
を容易に変更することができる。また、回覧されてきた
電子化文書には回覧経路が記入されているので、利用者
は回覧経路を容易に確認することができ、電子化文書を
直接保存しても回覧経路に関する正確な情報を含んだ形
で保存することが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明が適用される計算機システムの全体構成
を示す図である。

【図２】実施例１における構成要素間の関係を示したブ
ロック図である。

【図３】会議議事録を例とした電子化文書を表現した図
である。

【図４】回覧経路の記述とその記述が表現している回覧
経路を示した図である。

【図５】括弧を含んだ回覧経路の記述例とその記述例が
表現している回覧経路を示した図である。

【図６】実施例１の電子化文書回覧方法における処理の
流れのフローチャートを示した図である。

【図７】補助記憶部の内部構成を示した図である。

【図８】宛先情報の内部構成例を示した図である。

【図９】実施例２における会議議事録を例とした電子化
文書を表現した図である。

【図１０】実施例３の電子化文書回覧方法における処理
の流れのフローチャートを示した図である。

【図１１】実施例４における回覧経路の記述とその記述
が表現している回覧経路を示した図である。

【図１２】実施例４における配布形式の名前を含んだ宛
先情報の内部構成例を示す図である。

【図１３】実施例４における回覧形式の名前を含んだ宛
先情報の内部構成例を示す図である。

【図１４】実施例５における抽出手段情報を格納した補
助記憶部の内部構成を示した図である。

【符号の説明】

１０１ネットワーク１０２配布者の利用する計算機１０３回覧者の利用する計算機

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者橋本哲也神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内 (72)発明者村瀬彰一神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内 (72)発明者青島達人神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内 (72)発明者紅山伸夫神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内 (72)発明者福井芳樹神奈川県川崎市幸区鹿島田890番地の12 株式会社日立製作所情報・通信開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワークにより接続され互いに電子
化文書を転送する機能を有する複数の計算機からなる計
算機システムにおいて、前記電子化文書中に回覧先を指定する文字と回覧方法を
指定する文字から成る回覧経路を記載しておき、前記計算機は、文書作成終了時あるいは回覧指定時に前
記電子化文書から前記回覧経路を抽出し、該抽出した回覧経路に基づき次の回覧先を決定し、該決定した次の回覧先を指定する文字を宛先情報を参照
してネットワークにおいて転送先を一意に識別するため
の送信アドレスに変換し、該変換により得られた送信アドレスに基づいて次の回覧
先へ前記電子化文書を送信することを特徴とする電子化
文書回覧方法。
【請求項２】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書中に記載された回覧経路に含まれる送信
先を指定する文字を前記宛先情報を参照して送信アドレ
スへ変換する際に、該当する送信アドレスが前記宛先情
報にない場合は、該当する送信アドレスがないことを表
示することを特徴とする電子化文書回覧方法。
【請求項３】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書中に記載された回覧経路に含まれる送信
先を指定する文字を前記宛先情報を参照して送信アドレ
スへ変換する際に、該当する送信アドレスが複数ある場
合は、該当する複数の送信アドレスを表示し、該表示した複数の送信アドレスから正しい送信アドレス
を選択可能にしたことを特徴とする電子化文書回覧方
法。
【請求項４】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書中に記載された回覧経路を表す文字が回
覧中の計算機において修正されたとき、該計算機は該修
正に従い前記電子化文書の回覧経路を変更することを特
徴とする電子化文書回覧方法。
【請求項５】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書に該電子化文書に付属する補助記憶部を
設け、回覧中の計算機は、次の回覧先への前記電子化文書の送
信に際し、該補助記憶部に回覧中の電子化文書における
回覧経路情報と、回覧経路における該次の回覧先の回覧
位置情報を記憶し、該次の回覧先の計算機において前記電子化文書中に記載
された回覧経路を表す文字が修正され、該修正に従い前
記電子化文書の回覧経路を変更する際、該修正の内容
と、前記補助記憶部に記憶された回覧経路情報および回
覧位置情報とを比較し、回覧経路の不正な修正をチェッ
クすることを特徴とする電子化文書回覧方法。
【請求項６】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書に該電子化文書に付属する補助記憶部を
設け、回覧する電子化文書の送信時に、該補助記憶部に、前記
電子化文書に記載された回覧経路に含まれる送信先を指
定する文字と送信アドレスに変換した回覧経路を記憶す
ることを特徴とする電子化文書回覧方法。
【請求項７】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記宛先情報において、一つの回覧先を指定する文字を
複数の送信アドレスに対応付け、階層的な回覧経路の設
定を可能とすることを特徴とする電子化文書回覧方法。
【請求項８】請求項１記載の電子化文書回覧方法にお
いて、前記電子化文書に該電子化文書に付属する補助記憶部を
設け、該補助記憶部に前記電子化文書から回覧経路を抽出処理
する手段を格納することを特徴とする電子化文書回覧方
法。