JP2011197971A - 規程管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示する。
【解決手段】予め、規程変更内容と規程変更箇所を関連付けて作成しておく。規程管理装置５０においては、ユーザのログイン情報に基づき取得したイベント名及び役割名を含む過去メールにより、規程変更箇所記憶部５１を概念検索すると共に、この役割名で規程変更箇所記憶部５１を検索し、二つの検索結果の論理積を取った後、論理積の結果である規程変更箇所情報と規程変更内容情報とをユーザI/F１０に送信する。従って、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所をユーザに提示できる。
【選択図】図１

Description

本発明は、規程の変更内容を管理する規程管理装置及びプログラムに係り、例えば、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示し得る規程管理装置及びプログラムに関する。

一般的に規程が変更された際には、変更された規程の番号や名称と変更内容からなる規程変更通知が規程管理者端末からユーザ端末に通知される。

ユーザ端末では、ユーザの操作により、規程変更通知内の番号や名称に基づいて規程文書を読み出した後、変更内容からユーザに選定された検索キーワードによって規程文書内を検索し、検索結果を表示する。しかる後、ユーザは、表示された検索結果が自分に関係する規程変更内容であるか否かを判断している。

一方、この出願に関連する技術として、ユーザのアクセス可能な電子文書を分類したビュー情報を自動的に提示する装置が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１に記載の方式は、ユーザのアクセス権や文書のメタ情報（キーワードや要約）、ユーザの属するグループ等に基づき、階層化したフォルダを作成し、フォルダごとに文書を分け、ユーザＰＣにフォルダ一覧と文書ファイルを示すビュー情報を提示する。ユーザＰＣは、ユーザの操作により、ビュー情報から所望の文書ファイルを探し、その文書ファイルを保持する文書サーバにアクセスし、その文書ファイルを取得する。

特開２００５−２４２５８６号公報

しかしながら、以上のような規程が変更された際の技術は、通常は特に問題ないが、本発明者の検討によれば、以下のような可能性がある点で改良の余地がある。

例えば、規程が変更された際に規程変更通知を用いる技術は、ユーザによる検索と判断が必要なことから、ユーザが「多分、自分とは関係ないから見なくてもいい。」又は「規程の変更内容を見たけど、自分に関係するかしないか判断つかない。」というように、ユーザ側に検索と判断を回避する状況が生じる可能性がある。また、ユーザが正しく検索と判断を行う場合でも、その検索と判断には多くの時間を費やす可能性がある。また、ユーザが判断を誤った場合には、変更後の規程に違反するユーザの増加に伴い、管理者のチェックや作業の後戻り等によって作業時間を増加させる可能性がある。

すなわち、規程変更通知を用いる技術は、これらの可能性を無くす観点から改良の余地がある。具体的には例えば、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示可能な技術に改良することが望ましいと考えられる。

一方、特許文献１に記載の方式は、文書ファイルを取得することから、前述同様に、ユーザによる文書ファイル内の検索と検索結果の判断が必要になる。また、特許文献１に記載の方式におけるアクセス権、メタ情報及びグループ等によってビュー情報を提示する構成を、ユーザによる検索と判断を不要としつつユーザに関係する規程変更内容などを提示する構成に変形するとしても、ユーザによる検索と判断を不要にするためには、文書ファイルに詳細なメタ情報を付与する必要があるので、規程管理者の負担が大きい。すなわち、特許文献１に記載の方式を規程変更内容などの提示に用いることは、規程管理者の負担が大きいことから現実的でない。

本発明は上記実情を考慮してなされたもので、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示し得る規程管理装置及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明の一つの局面は、入力されたＩＤを含むログイン情報を送信した後、受信した規程変更箇所情報及び規程変更内容情報を表示するユーザ端末と、ＩＤ、イベント日付及びイベント名を関連付けて保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付のうち、現在日時から一定範囲内のイベント日付に関連したイベント名を送出するイベント名送出手段と、ＩＤに関連付けた役割名を保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を送出する役割名送出手段と、過去に送受信された過去メールを保持し、前記送出されたイベント名及び前記送出された役割名を含む過去メールを送出する過去メール送出手段とにそれぞれ通信可能な規程管理装置であって、変更番号及び変更箇所文章を関連付けた規程変更箇所情報を記憶する規程変更箇所情報記憶手段と、前記規程変更箇所情報記憶手段内のいずれかの変更番号と同じ値の変更番号と、日付とを関連付けた規程変更内容情報を記憶する規程変更内容情報記憶手段と、前記過去メール送出手段により送出された過去メールのイベント名及び役割名に重みを置き、当該過去メールに類似した文章である変更箇所文章及び変更番号を取得するように、前記規程変更箇所記憶手段に対して概念検索を行う概念検索手段と、前記送出された役割名に基づいて、前記規程変更箇所記憶手段を検索する役割名検索手段と、前記概念検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号と、前記役割名検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号とが一致するか否かを判定する判定手段と、前記判定の結果、一致した変更箇所文章及び変更番号をもつ規程変更箇所情報と、この変更番号と同じ値の変更番号を有する規程変更内容情報とを当該規程変更内容情報の日付でソートするソート手段と、前記ソート手段によりソートされた規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを前記ユーザ端末に送信する手段と、を備えた規程管理装置である。

なお、本発明の一つの局面は、「装置」として表現したが、これに限らず、「方法」、「プログラム」又は「プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体」等として表現することができる。

（作用）
本発明の一つの局面においては、規程管理装置が、ユーザのログイン情報に基づき取得したイベント名及び役割名を含む過去メールにより、規程変更箇所記憶手段を概念検索すると共に、この役割名で規程変更箇所記憶手段を検索し、二つの検索結果が一致した規程変更箇所情報と、この規程変更箇所情報に関連した規程変更内容とをユーザ端末に送信する。従って、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示することができる。

以上説明したように本発明によれば、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示できる。

本発明の一実施形態に係る規程管理装置を備えた規程管理システムの構成例を示すブロック図である。 同実施形態におけるイベント管理情報記憶部に記憶されるデータの例を示す模式図である。 同実施形態における役割管理情報記憶部に記憶されるデータの例を示す模式図である。 同実施形態における過去メール管理情報記憶部に記憶されるデータの例を示す模式図である。 同実施形態における規程変更箇所記憶部に記憶されるデータの例を示す模式図である。 同実施形態における規程変更内容記憶部に記憶されるデータの例を示す模式図である。 同実施形態における規程変更内容記憶部と規程変更箇所記憶部のデータの関連付けを説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するためのフローチャートである。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における動作を説明するための模式図である。 同実施形態における検索結果の論理積を説明するための模式図である。 同実施形態における規程変更箇所記憶部に記憶されるデータの変形例を示す模式図である。 同実施形態における規程変更箇所記憶部に記憶されるデータの他の変形例を示す模式図である。

以下、本発明の一実施形態について図面を用いて説明する。なお、以下の各装置は、装置毎に、ハードウェア構成、又はハードウェア資源とソフトウェアとの組合せ構成のいずれでも実施可能となっている。組合せ構成のソフトウェアとしては、予めネットワーク又は記憶媒体から対応する装置のコンピュータにインストールされ、対応する装置の機能を実現させるためのプログラムが用いられる。

図１は本発明の一実施形態に係る規程管理装置を備えた規程管理システムの構成例を示すブロック図である。

この規程管理システムは、ユーザI/F１０、イベント管理装置２０、役割管理装置３０、過去メール管理装置４０、規程管理装置５０、管理者I/F６０及び規程文書管理装置７０を備えている。なお、イベント管理装置２０、役割管理装置３０及び過去メール管理装置４０のうちの少なくとも一台を規程管理装置５０が備える構成に変形してもよい。

ユーザI/F１０は、電子データの入力、送受信及び表示を行うユーザ端末であり、例えば、以下の各機能(f10-1)〜(f10-2)をもっている。

(f10-1) ユーザ操作によりID及びパスワードを含むログイン情報が入力されると、当該ログイン情報をイベント管理装置２０、役割管理装置３０及び過去メール管理装置４０に送信する機能。なお、ＩＤは、ユーザＩＤと呼んでもよい。
(f10-2) 規程管理装置５０から送信された電子データとしての規程変更箇所情報及び規程変更内容情報等を表示する機能。

イベント管理装置（イベント名送出手段）２０は、ＩＤ、イベント日付及びイベント名を関連付けて保持し、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付のうち、現在日時から一定範囲内のイベント日付に関連したイベント名を規程管理装置５０に送出するものである。イベント管理装置２０は、具体的には、イベント管理情報記憶部２１及びイベント管理部２２を備えている。

イベント管理情報記憶部２１は、イベント管理部２２から読出／書込可能であり、図２に示すように、ID、パスワード（図示せず）、イベント番号、イベント日付及びイベント名を関連付けたイベント情報を記憶する。なお、イベント番号は、直接、規程管理装置５０の処理に用いていないので、省略可能である。また、パスワードは認証に使用される。但し、認証は、例えば認証用サーバ（図示せず）等が実行することによりイベント管理装置２０から省略可能であるので、パスワードも省略可能である。

イベント管理部２２は、例えば、以下の各機能(f22-1)〜(f22-3)をもっている。

(f22-1) ユーザI/F１０から送信されたログイン情報内のID及びパスワードとイベント管理情報記憶部２１内のID及びパスワードとが一致するか認証を行う機能。なお、認証を行う機能は、前述同様に、イベント管理部２２から省略可能である。

(f22-2) 認証結果が一致（正当）を示すとき、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付のうち、現在日時から一定範囲内のイベント日付に関連したイベント名をイベント管理情報記憶部２１から取得する機能。

(f22-3) 取得したイベント名を規程管理装置５０に送出する機能。

役割管理装置（役割名送出手段）３０は、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を規程管理装置５０に送出するものである。役割管理装置３０は、具体的には、役割管理情報記憶部３１及び役割管理部３２を備えている。

役割管理情報記憶部３１は、役割管理部３２から読出／書込可能であり、「IDに関連付けたパスワード及び役割名を含む」役割情報を記憶する。役割情報は、例えば図３に示すように、ＩＤ，パスワード及び役割名（規程内で使用されている役割名）を含んでいる。なお、パスワードは、前述同様に省略可能である。

役割管理部３２は、例えば、以下の各機能(f32-1)〜(f32-3)をもっている。

(f32-1) ユーザI/F１０から送信されたログイン情報内のID及びパスワードと役割管理情報記憶部３１のID及びパスワードとが一致するか認証を行う機能。なお、認証を行う機能は、前述同様に、役割管理部３２から省略可能である。

(f32-2) 認証結果が一致（正当）を示すとき、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を役割管理情報記憶部３１から取得する機能。

(f32-3) 取得した役割名を規程管理装置５０に送出する機能。

過去メール管理装置（過去メール送出手段）４０は、イベント管理装置２０から送出されたイベント名及び役割管理装置３０から送出された役割名を規程管理装置５０を介して受けると、当該イベント名及び役割名を含む過去メールを規程管理装置５０に送出するものである。但し、過去メール管理装置４０は、規程管理装置５０を介さずに、イベント管理装置２０及び役割管理装置３０からイベント名及び役割名を受けてもよい。過去メール管理装置４０は、具体的には、過去メール管理情報記憶部４１及び過去メール管理部４２を備えている。

過去メール管理情報記憶部４１は、過去メール管理部４２から読出／書込可能であり、例えば図４に示すように、過去メール情報をIDとパスワードとに関連付けて保存している。過去メール情報（以下、過去メールとも呼ぶ）は、例えば、過去に送受信された電子メールのうち、少なくともメール本文のテキスト情報を意味している。また、パスワードは、前述同様に省略可能である。

過去メール管理部４２は、例えば、以下の各機能(f42-1)〜(f42-2)をもっている。

(f42-1) ユーザI/F１０から送信されたログイン情報内のID及びパスワードと過去メール管理情報記憶部４１のID及びパスワードとが一致するか認証を行う機能。なお、認証を行う機能は、前述同様に、省略可能である。

(f42-2) 認証結果が一致（正当）を示すとき、規程管理装置５０から送出されたイベント名及び役割名に基づいて、過去メール管理情報記憶部４１を検索し、得られた過去メールを規程管理装置５０に送出する機能。

規程管理装置５０は、規程変更箇所記憶部５１、規程変更内容記憶部５２、変更内容抽出部５３、規程変更内容管理部５４、規程変更箇所管理部５５及び変更内容提示部５６を備えている。

規程変更箇所記憶部５１は、規程変更箇所管理部５５から読出／書込可能であり、例えば図５に示すように、変更番号及び変更箇所文章を関連付けた規程変更箇所情報を記憶する。変更箇所文章は、実際の変更箇所の内容を意味している。

規程変更内容記憶部５２は、規程変更内容管理部５４から読出／書込可能であり、規程変更箇所記憶部５１内のいずれかの変更番号と同じ値の変更番号と、（変更）日付とを関連付けた規程変更内容情報を記憶する。規程変更内容情報は、例えば図６に示すように、変更番号、日付、変更内容、変更種別（更新、追加、削除）及び変更箇所（規程番号と節番号の範囲）を含んでいる。なお、変更種別には、更新、追加、削除がある。これら更新、追加、削除の例を、３種類の規程（給与規程、セキュリティ規程、休暇規程）を含む規程文書によって説明する。更新とは、例えば、給与規程内の文章を変更、追加又は削除して更新するように、規程文書のうち、いずれかの規程内の文章を更新することである。追加とは、例えば、新たに病欠規程を追加することのように、規程文書に新しい種類の規程を追加することである。削除とは、例えば、セキュリティ規程を削除することのように、規程文書から特定の種類の規程を削除することである。また、変更箇所は、規程の種類を表す「規程番号」、「節番号の範囲」に限らず、章番号や箇条書き番号など、規程内の文章の変更箇所を含む変更範囲を特定できる識別情報であればよく、例えば、規程の文章内の番号や符号であってもよい。

変更内容抽出部５３は、例えば、以下の各機能(f53-1)〜(f53-7)をもっている。

(f53-1) イベント管理部２２から送出されたイベント名と、役割管理部３２から送出された役割名とをそれぞれ取得する機能。

(f53-2) 当該取得したイベント名及び役割名に基づいて、過去メール管理部４２を通して、過去メール管理情報記憶部４１を検索し、過去メール管理情報記憶部４１からイベント名と役割名を含む過去メールを取得する機能。

(f53-3) 取得した過去メールのイベント名及び役割名に重みを置き、過去メールに類似した文章である変更箇所文章及び変更番号を取得するように、規程変更箇所管理部５５を通して、規程変更箇所記憶部５１に対して概念検索を行う機能。

(f53-4) 役割管理部３２から送出された役割名に基づいて、規程変更箇所管理部５５を通して規程変更箇所記憶部５１を検索する機能。

(f53-5) 概念検索の結果である変更箇所文章及び変更番号と、役割名による検索結果である変更箇所文章及び変更番号とが一致するか否かを判定する機能。

(f53-6) 判定の結果、一致した変更箇所文章及び変更番号をもつ規程変更箇所情報と、この変更番号と同じ値の変更番号を有する規程変更内容情報とを当該規程変更内容情報の日付でソートする機能。

(f53-7) ソートした規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを変更内容提示部５６に送出する機能。

なお、概念検索としては、任意の方式が適用可能となっている。概念検索の一例としては、過去メールを解析して過去メールから抽出した各特徴語（各単語）に重みを付けて得られた第１の重み付き特徴語の集合と、規程変更箇所文章を解析して抽出した各特徴語に重みを付けて得られた第２の重み付き特徴語の集合とに基づいて両者の類似度を算出し、高い類似度をもつ第２の重み付き特徴語の集合に対応する規程変更箇所文章を検索結果として得ることにより実行可能となっている。

重みは、例えばＴＦ（Term Frequency；一つの文献（過去メール又は規程変更箇所文章）内で特徴語が出現する頻度）と、ＩＤＦ（Inverse Document Frequency；検索対象文献（規程変更箇所文章）集合内で特徴語が出現する文献数の逆数）とを乗じた値として算出可能である。但し、イベント名及び役割名の重みは、ＴＦとＩＤＦとを乗じた値よりも高い値とする。

類似度は任意の方式で算出可能となっている。例えば類似度は、文章をベクトルで表現した際に、各文章に対応する各ベクトル間の内積又は余弦として算出可能となっている。文章をベクトルで表現することは、ベクトル空間モデルに基づいている。ベクトル空間モデルでは、文章内の特徴語を要素とし、要素の値を重みとすることにより、文章をベクトルで表現可能となっている。

規程変更内容管理部５４は、変更内容抽出部５３及び管理者I/F６０からアクセスされて規程変更内容記憶部５２に読出／書込を実行するものであり、例えば、以下の各機能(f54-1)〜(f54-4)をもっている。

(f54-1) 規程変更内容記憶部５２より規程変更内容情報を取得する機能。

(f54-2) 規程変更内容記憶部５２の規程変更内容情報の変更番号に「通し番号等の番号」を書き込む機能。

(f54-3) 規程変更内容記憶部５２の規程変更内容情報の変更箇所に、「規程番号」と「節番号等の範囲」を書き込む機能。

(f54-4) 規程変更内容情報の変更番号、変更種別を書き込む機能。

規程変更箇所管理部５５は、変更内容抽出部５３及び管理者I/F６０からアクセスされて規程変更箇所記憶部５１に読出／書込を実行するものであり、例えば、以下の各機能(f55-1)〜(f55-3)をもっている。

(f55-1) 規程変更箇所記憶部５１の規程変更箇所情報の変更番号に「番号」を書き込む機能。

(f55-2) 規程変更箇所記憶部５１の規程変更箇所情報の変更箇所文章に「文章」を書き込む機能。

(f55-3) 変更内容抽出部５３から受けた検索キーに基づいて、規程変更箇所記憶部５１を検索する機能。ここで、検索キーは、例えば、イベント名、役割名及び特徴語（名詞、動詞、形容詞）などであり、役割名による検索や、ＴＦ及びＩＤＦを求めるとき等に使用される。但し、記載の簡略化の観点から、以下の検索動作の説明では、「規程変更箇所管理部５５を通して、」などのようにして、規程変更箇所管理部５５における検索キーによる検索動作の記載を省略する。

変更内容提示部５６は、変更内容抽出部５３から規程変更箇所情報及び規程変更内容情報を受けると、当該規程変更箇所情報及び規程変更内容情報を整形してユーザI/F１０に送信する機能を備えている。なお、変更内容提示部５６は、規程変更箇所情報及び規程変更内容情報をユーザI/F１０に送信すればよく、整形は省略してもよい。また、変更内容提示部５６は、変更内容送信部５６と呼んでもよい。すなわち、規程管理装置５０及び規程文書管理装置７０における「提示」の語は、「送信」を意味している。また、「ユーザに提示」の語は、「ユーザI/F１０に表示してユーザに提示」を意味している。また、変更内容提示部５６は、例えば、以下のいずれかの処理（i）〜（iv）に基づいてユーザI/F１０への送信が可能となっている。

（i）変更内容抽出部５３が各装置２０，３０，４０のいずれかからイベント名、役割名又は過去メールと共にユーザアドレス情報を受信し、このユーザアドレス情報を変更内容抽出部５３から取得する処理。なお、ログイン情報を受信した各装置２０，３０，４０は、受信データの送信元アドレスからユーザアドレス情報を取得可能となっている。

（ii）ログイン時にログイン情報をユーザI/F１０から受信し、この受信データの送信元アドレスからユーザアドレス情報を取得する処理。

（iii）規程変更箇所情報及び規定変更内容情報の送信前に、各装置２０，３０，４０のいずれかにユーザアドレス情報を問い合わせて、この問い合わせに対する回答によりユーザアドレス情報を取得する処理。

（iv）規程変更箇所情報及び規定変更内容情報を各装置２０，３０，４０のいずれかに送信し、この送信された装置２０，３０又は４０が当該規程変更箇所情報及び規定変更内容情報をユーザI/F１０に転送する処理。

管理者I/F６０は、規程管理装置５０及び規程文書管理装置７０に対する入出力インターフェースであり、例えば、以下の各機能(f60-1)〜(f60-8)をもっている。

(f60-1) 管理者による操作に応じて、規程文書管理部７２を通して、規程文書記憶部７１から規程文書を読み出し、規程文書を表示する機能。

(f60-2) 表示された規程文書を変更し、規程文書管理部７２を通して規程文書記憶部７１に書き込む機能。

(f60-3) 規程変更内容記憶部５２の規程変更内容情報の変更番号と、規程変更箇所記憶部５１の規程変更箇所情報の変更番号に同一の「番号」を、それぞれ規程変更内容管理部５４と規程変更箇所管理部５５とを通して書き込む機能。

(f60-4) 規程変更内容記憶部５２の規程変更内容情報の変更箇所に変更した規程文書の範囲を表す「規程番号」及び「節番号等の範囲」を、規程変更内容管理部５４を通して書き込む機能。

(f60-5) 「規程番号」と「節番号等の範囲」に基づいて、規程変更箇所記憶部５１の規程変更箇所情報の変更箇所文章に、規程文書の変更した「文章」を、規程変更箇所管理部５５を通して書き込む機能。

(f60-6) 規程変更内容情報の変更番号、変更種別を、規程変更内容管理部５４を通して書き込む機能。

(f60-7) 規程変更内容管理部５４から受信した規程変更内容情報等を表示する機能。

(f60-8) 規程変更箇所管理部５５から受信した規程変更箇所情報等を表示する機能。

規程文書管理装置７０は、規程文書記憶部７１及び規程文書管理部７２を備えている。

規程文書記憶部７１は、規程文書管理部７２から読出／書込可能であり、規程文書を記憶している。規程文書は、規程番号により識別可能な文書ファイルであり、例えば、ファイル名に規程番号及び規程名称を含んでいる。当該文書ファイル内の本文データは、章番号、節番号及び文章データを含んでいる。文章データとしては、イベント名及び役割名のうちの少なくとも一方を含む文章データと、イベント名及び役割名のいずれも含まない文章データとが適宜、使用されている。また、いずれかの文章データが章番号や節番号を含んでいてもよい。

規程文書管理部７２は、管理者I/F６０により、規程文書記憶部７１から規程文書を読み出し、規程文書を管理者I/F６０に提示する機能と、管理者I/F６０により変更された規程文書を、規程文書管理部７２を通して、規程文書記憶部７１に書き込む機能とを備えている。また、本実施形態とは直接関係しないが、規定文書管理部７２は、ユーザI/F１０からのアクセスに応じて規程文書記憶部７１から規程文書を読み出し、この規程文書をユーザI/F１０に提示する機能をもっている。

次に、以上のように構成された規程管理システムの動作について図７の模式図及び図８のフローチャートを用いて説明する。なお、以下の説明は、「準備」及び「変更箇所等の提示」の順に述べる。

（準備）
規程変更箇所記憶部５１、規程変更内容記憶部５２、規程文書記憶部７１は、それぞれ規程文書、規程変更内容情報、規程変更箇所情報を保存している。例えば、規程文書を変更する場合、管理者I/F６０は、管理者の操作により、規程文書記憶部７１内の規程文書を変更する。

次に、管理者I/F６０は、管理者の操作により、規程文書の変更に対応して各記憶部５１，５２内の規程変更内容情報及び規程変更箇所情報を変更すると共に、規程変更内容情報と規程変更箇所情報との関連付けを実行する。具体的には、以下のような処理が行われる。

管理者I/F６０は、管理者による操作に応じて、規程文書管理部７２を通して、規程文書記憶部７１から規程文書を読み出し、規程文書を表示する。さらに、管理者I/F６０は、管理者による操作に応じて、表示された規程文書を変更した後、規程文書管理部７２を通して、規程文書記憶部７１に書き込む。

その後、管理者I/F６０は、管理者による操作に応じて、図７に示すように、規程変更箇所記憶部５１に新たに規程変更箇所情報を、規程変更内容記憶部５２に新たに規程変更内容情報をそれぞれ書き込む。

以下、図７の(a)から(d)の説明は、重複した記載を省略する観点から、「管理者I/F６０が管理者による操作に応じて、規程変更内容管理部５４を通して規程変更内容記憶部５２の」規程変更内容情報の各データ項目に値を書き込むとと共に、「管理者I/F６０が管理者による操作に応じて、規程変更箇所管理部５５を通して規程変更箇所記憶部５１の」規程変更箇所情報の各データ項目に値を書き込むものとして、「」内の記載を省略して述べる。

始めに、図７の(a)に示すように、規程変更内容情報の変更番号と規程変更箇所情報の変更番号に同一の「番号」を書き込む。次に図７の(b)に示すように、規程変更内容情報の変更箇所に、変更した規程文書の範囲を表す「規程番号」と「節番号等の範囲」等を書き込む。また、図７の（ｃ）に示すように、規程変更内容情報に対し、日付、変更番号及び変更種別を書き込む。さらに図７の(d)に示すように、「規程番号」と「節番号等の範囲」に基づいて、規程変更箇所情報の変更箇所文章に、規程文書の変更した「文章」を書き込む。

以上のように、管理者I/F６０は、管理者による操作に応じて、規程変更箇所記憶部５１と規程変更内容記憶部５２とにそれぞれ図５及び図６に示したようなデータを書き込む。これにより、図９に示すように、規程変更箇所記憶部５１に記憶されている規程変更箇所情報と、規程変更内容記憶部５２に記憶されている規程変更内容情報とが変更番号で関連付けされる。

以上により、準備の動作が完了する。続いて、変更箇所等を提示する動作を説明する。

（変更箇所等の提示）
図２に示したように、イベント管理情報記憶部２１にはユーザ毎のスケジュールに対応するイベント情報が記録されている。

始めに、ユーザI/F１０は、ユーザ操作によりID及びパスワードを含むログイン情報が入力されると、ログイン情報をイベント管理装置２０、役割管理装置３０及び過去メール管理装置４０に送信する。

イベント管理装置２０においては、イベント管理部２２が、このログイン情報内のID及びパスワードと、イベント管理情報記憶部２１のID及びパスワードとが一致するか認証を行う。一致によって認証に成功すると、イベント管理部２２は、ログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付が現在日時から一定範囲内のイベント名をイベント管理情報記憶部２１から取得する。一定範囲内としては、例えば一週間先又は一ヶ月先などが適宜、利用可能となっている。

イベント管理部２２は、取得したイベント名を規程管理装置５０の変更内容抽出部５３に送信する（ＳＴ１）。例えば、ログイン時の現在日時が2009/2/1であり、一定範囲が一ヶ月先であれば、イベント管理部２２は、図１０に示すように、現在日時2009/2/1から一ヶ月以内のイベント日付2009/2/19に関連した「ISMS監査」という文字列のイベント名をイベント管理情報記憶部２１から取得した後、変更内容抽出部５３に送信する。

また、ステップＳＴ１で、イベント管理部２２がイベント管理情報記憶部２１から複数のイベント名を取得した場合には、イベント管理部２２は、日付の新しいイベント名から順番に変更内容抽出部５３に送信する。

なお、イベント管理部２２は、必ずしも認証を行う必要はない。また、認証を行う場合、イベント管理部２２が行う認証は、ID、パスワードを利用した認証に限らず、生体認証等、他の認証方法で行われてもよい。これら認証が省略なことや変形可能なことは、役割管理部３２及び過去メール管理部４２についても同様である。

一方、役割管理情報記憶部３１には、図３に示したように、ユーザ毎の役割名が記録されている。役割管理装置３０においては、役割管理部３２が、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報のID及びパスワードと役割管理情報記憶部３１のID及びパスワードが一致するか認証を行う。一致によって認証に成功すると、役割管理部３２は、ログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を役割管理情報記憶部３１から取得する。

役割管理部３２は、取得した役割名を規程管理装置５０の変更内容抽出部５３に送信する（ＳＴ２）。例えば、ＩＤ“95031410”及びパスワード“ABCD”によるログイン後、役割管理部３２は、図１１に示すように、ＩＤ“95031410”に関連した「ISMS責任者」という役割名を役割管理情報記憶部３１から取得し変更内容抽出部５３に送信する。ここで、役割管理情報記憶部３１内の役割名は、規程文書内で使用されている役割名と同一表記であるとする。

なお、ＩＤに対応する役割名が役割管理情報記憶部３１に格納されておらず、役割管理部３２が役割名を取得できない場合、役割管理部３２は、“”（長さ０の文字列）を変更内容抽出部５３に送信する。このとき、“”（長さ０の文字列）を検索キーにして、記憶部等を検索しても該当する文字列はない。

ここで、ステップＳＴ１，ＳＴ２の実行順序は、いずれを先としてもよく、また、並列に実行してもよい。

過去メール管理装置４０においては、過去メール管理部４２が、ユーザI/F１０から送信されたログイン情報内のID及びパスワードと過去メール管理情報記憶部４１のID及びパスワードとが一致するか認証を行う。なお、前述したように、イベント管理部２２、役割管理部３２及び過去メール管理部４２における認証に代えて、図示しない認証用サーバ等により、一括して認証を行ってもよい。

次に、変更内容抽出部５３は、イベント管理部２２から送信されたイベント名及び役割管理部３２から送信された役割名を取得する。また、変更内容抽出部５３は、取得したイベント名及び役割名を含む検索要求を過去メール管理部４２に送信する。

過去メール管理部４２は、前述した認証が成功のとき、この検索要求内のイベント名及び役割名に基づいて過去メール管理情報記憶部４１を検索し、検索結果を規程管理装置５０に送信する。

これにより、変更内容抽出部５３は、検索キーとしたイベント名と役割名を含む過去メールを取得する（ＳＴ３）。例えば、図１２に示すように、変更内容抽出部５３は、取得した「ISMS監査」のイベント名と「ISMS責任者」の役割名を含む過去メールを、過去メール管理部４２を通して過去メール管理情報記憶部４１から取得する。

変更内容抽出部５３は、取得した過去メールのイベント名及び役割名に重みを置き、過去メールに類似した文章である変更箇所文章及び変更番号を取得するように、規程変更箇所管理部５５を通して、規程変更箇所記憶部５１に対して概念検索を行う。

例えば、図１３に示すように、変更内容抽出部５３は、取得した過去メールの「ISMS監査」と「ISMS責任者」の重み付けを重くし、過去メールをクエリー（入力文章）にして規程変更箇所記憶部５１に対して概念検索（類似文検索）を実行する（ＳＴ４）。

概念検索の結果、変更内容抽出部５３は、例えば「ISMS監査実施時にはISMS責任者はワイヤーロックを確認すること。」という変更箇所文章を取得する。ここで、取得した変更箇所文章は、概念検索で使用した過去メールに類似した文章である。

変更内容抽出部５３は、ステップＳＴ２で役割管理部３２から送出された役割名で規程変更箇所管理部５５を通して規程変更箇所記憶部５１を検索する（ＳＴ５）。例えば、図１４に示すように、役割名を「ISMS責任者」とすると、「ISMS責任者」を含む変更箇所文章を検索して取得する。

ここで、ステップＳＴ４，ＳＴ５の実行順序は、いずれを先としてもよく、また、並列に実行してもよい。

しかる後、変更内容抽出部５３は、ステップＳＴ４での概念検索の結果である変更箇所文章及び変更番号と、ステップＳＴ５での検索結果である変更箇所文章及び変更番号とが一致するか否かを判定する。

変更内容抽出部５３は、この判定の結果、一致した変更箇所文章及び変更番号をもつ規程変更箇所情報と、この変更番号と同じ値の変更番号を有する規程変更内容情報とを当該規程変更内容情報の日付でソートし、変更内容提示部５６に送出する。

例えば、図１５に示すように、変更内容抽出部５３は、概念検索の結果と、役割名による検索の結果との論理積を取り（ＡＮＤを取り）、その結果得られた規程変更箇所情報と、その規程変更箇所情報に紐づく規程変更内容情報とを、日付情報に基づいてソートし、変更内容提示部５６に送出する（ＳＴ６）。

変更内容提示部５６は、ソートされた規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを整形してユーザI/F１０に送信する（ＳＴ７）。

ユーザI/F１０は、受信した規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを表示する。ユーザは、この表示内容を視認して、自己に関係した規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを理解し、社内規程の変更に対応することができる。

なお、変更内容抽出部５３による論理積の結果が空の場合、変更内容提示部５６は、「ログインしたユーザに関係する規程変更内容は無い」旨のメッセージ情報をユーザI/F１０に送信する。ここで、メッセージ情報の内容は、同様の趣旨であれば、任意の内容が使用可能となっている。例えば、メッセージ情報は文章に限らず、例えばコード情報やシンボル情報のように、文字、数字、図形などを組み合わせた情報等であってもよい。

上述したように本実施形態によれば、規程管理装置５０が、ユーザのログイン情報に基づき取得したイベント名及び役割名を含む過去メールによって規程変更箇所記憶部５１を概念検索すると共に、この役割名で規程変更箇所記憶部５１を検索し、二つの検索結果が一致した規程変更箇所情報と、この規程変更箇所情報に関連した規程変更内容情報とをユーザI/F１０に送信する。従って、規程が変更された場合、ユーザによる検索と判断を不要としつつ、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所を提示することができる。

補足すると、規程文書は、例えば、法改正や見直し等に応じて変更することがある。また、変更後の規程文書は、特定の日付のイベント名のイベントの際に、役割名の役割をもつユーザに使用される場合がある。この場合、役割名に対応するユーザは、イベント時には変更後の規程を熟知して作業を行う必要がある。このため、ユーザはイベントから一定範囲内の期日前には、規程の変更箇所文章を確認しておく必要がある。しかしながら、ユーザがメールでイベント名を知り、規程変更通知で規程文書の変更を知ったとしても、イベント名が規程（変更箇所文章）に出てきづらいため、イベント名では規程の変更箇所文章を検索できない状況にある。また、役割名は、規程（変更箇所文章）に多く出てくるため、役割名では、検索結果が多すぎる状況にある。そこで、本実施形態では、ユーザに関連したイベント名及び役割名を含む過去メールで規程変更箇所記憶部５１を概念検索（類似文検索）するので、規程に出てきづらいイベント名に基づく規定変更箇所を得ることができる。但し、概念検索の結果には、ノイズとして役割名を含まない文が混ざる場合がある。よって、本実施形態では、さらに、概念検索のノイズを除去するため、役割名で規程変更箇所記憶部５１を検索し、二つの検索結果の論理積を取るので、図１６に示すように、ユーザに関係した規程変更内容と規程変更箇所をユーザに提示することができる。

また、本実施形態は、章番号や節番号などで明確に区切れている規程文書を対象とするので、準備段階の図７の（ｂ）に示したように、変更した規程文書の範囲を表す変更箇所（節番号等）を容易に規定変更内容記憶部５２に書き込むことができる。

なお、以上のような実施形態は、例えば図１７又は図１８に示すように、規程変更箇所情報に変更前文章を含めた構成により、変更前文章をもユーザに提示するように変形してもよい。図１７に示す変形例は、変更箇所文章に変更前文章を関連付けた例である。図１８に示す変形例は、変更箇所文章に変更前文章を含めた例である。いずれの変形例にしても、規程変更箇所記憶部５１内の規程変更箇所情報に変更前文章を含めた構成により、前述したステップＳＴ１〜ＳＴ７の処理の後、変更前文章をもユーザに提示することができる。

なお、上記実施形態に記載した手法は、コンピュータに実行させることのできるプログラムとして、磁気ディスク（フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスクなど）、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メモリなどの記憶媒体に格納して頒布することもできる。

また、この記憶媒体としては、プログラムを記憶でき、かつコンピュータが読み取り可能な記憶媒体であれば、その記憶形式は何れの形態であっても良い。

また、記憶媒体からコンピュータにインストールされたプログラムの指示に基づきコンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）や、データベース管理ソフト、ネットワークソフト等のＭＷ（ミドルウェア）等が上記実施形態を実現するための各処理の一部を実行しても良い。

さらに、本発明における記憶媒体は、コンピュータと独立した媒体に限らず、ＬＡＮやインターネット等により伝送されたプログラムをダウンロードして記憶又は一時記憶した記憶媒体も含まれる。

また、記憶媒体は１つに限らず、複数の媒体から上記実施形態における処理が実行される場合も本発明における記憶媒体に含まれ、媒体構成は何れの構成であっても良い。

なお、本発明におけるコンピュータは、記憶媒体に記憶されたプログラムに基づき、上記実施形態における各処理を実行するものであって、パソコン等の１つからなる装置、複数の装置がネットワーク接続されたシステム等の何れの構成であっても良い。

また、本発明におけるコンピュータとは、パソコンに限らず、情報処理機器に含まれる演算処理装置、マイコン等も含み、プログラムによって本発明の機能を実現することが可能な機器、装置を総称している。

なお、本願発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組合せてもよい。

１０・・・ユーザI/F、２０・・・イベント管理装置、２１・・・イベント管理情報記憶部、２２・・・イベント管理部、３０・・・役割管理装置、３１・・・役割管理情報記憶部、３２・・・役割管理部、４０・・・過去メール管理装置、４１・・・過去メール管理情報記憶部、４２・・・過去メール管理部、５０・・・規程管理装置、５１・・・規程変更箇所記憶部，５２・・・規程変更内容記憶部，５３・・・変更内容抽出部、５４・・・規程変更内容管理部、５５・・・規程変更箇所管理部、５６・・・変更内容提示部、６０・・・管理者I/F、７０・・・規程文書管理装置、７１・・・規程文書記憶部，７２・・・規程文書管理部

Claims (2)

1. 入力されたＩＤを含むログイン情報を送信した後、受信した規程変更箇所情報及び規程変更内容情報を表示するユーザ端末と、
   ＩＤ、イベント日付及びイベント名を関連付けて保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付のうち、現在日時から一定範囲内のイベント日付に関連したイベント名を送出するイベント名送出手段と、
   ＩＤに関連付けた役割名を保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を送出する役割名送出手段と、
   過去に送受信された過去メールを保持し、前記送出されたイベント名及び前記送出された役割名を含む過去メールを送出する過去メール送出手段と
   にそれぞれ通信可能な規程管理装置であって、
   変更番号及び変更箇所文章を関連付けた規程変更箇所情報を記憶する規程変更箇所情報記憶手段と、
   前記規程変更箇所情報記憶手段内のいずれかの変更番号と同じ値の変更番号と、日付とを関連付けた規程変更内容情報を記憶する規程変更内容情報記憶手段と、
   前記過去メール送出手段により送出された過去メールのイベント名及び役割名に重みを置き、当該過去メールに類似した文章である変更箇所文章及び変更番号を取得するように、前記規程変更箇所記憶手段に対して概念検索を行う概念検索手段と、
   前記送出された役割名に基づいて、前記規程変更箇所記憶手段を検索する役割名検索手段と、
   前記概念検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号と、前記役割名検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号とが一致するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定の結果、一致した変更箇所文章及び変更番号をもつ規程変更箇所情報と、この変更番号と同じ値の変更番号を有する規程変更内容情報とを当該規程変更内容情報の日付でソートするソート手段と、
   前記ソート手段によりソートされた規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを前記ユーザ端末に送信する手段と、
   を備えたことを特徴とする規程管理装置。
2. 入力されたＩＤを含むログイン情報を送信した後、受信した規程変更箇所情報及び規程変更内容情報を表示するユーザ端末と、
   ＩＤ、イベント日付及びイベント名を関連付けて保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連したイベント日付のうち、現在日時から一定範囲内のイベント日付に関連したイベント名を送出するイベント名送出手段と、
   ＩＤに関連付けた役割名を保持し、前記送信されたログイン情報のIDと一致するIDに関連した役割名を送出する役割名送出手段と、
   過去に送受信された過去メールを保持し、前記送出されたイベント名及び前記送出された役割名を含む過去メールを送出する過去メール送出手段と
   にそれぞれ通信可能であって規程変更箇所情報記憶手段及び規程変更内容情報記憶手段を備えた規程管理装置に用いられる規程管理プログラムであって、
   前記規程管理装置を、
   変更番号及び変更箇所文章を関連付けた規程変更箇所情報を前記規程変更箇所情報記憶手段に書込む手段、
   前記規程変更箇所情報記憶手段内のいずれかの変更番号と同じ値の変更番号と、日付とを関連付けた規程変更内容情報を前記規程変更内容情報記憶手段に書込む手段、
   前記過去メール送出手段により送出された過去メールのイベント名及び役割名に重みを置き、当該過去メールに類似した文章である変更箇所文章及び変更番号を取得するように、前記規程変更箇所記憶手段に対して概念検索を行う概念検索手段、
   前記送出された役割名に基づいて、前記規程変更箇所記憶手段を検索する役割名検索手段、
   前記概念検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号と、前記役割名検索手段の検索結果である変更箇所文章及び変更番号とが一致するか否かを判定する判定手段、
   前記判定の結果、一致した変更箇所文章及び変更番号をもつ規程変更箇所情報と、この変更番号と同じ値の変更番号を有する規程変更内容情報とを当該規程変更内容情報の日付でソートするソート手段、
   前記ソート手段によりソートされた規程変更箇所情報と規程変更内容情報とを前記ユーザ端末に送信する手段、
   として機能させるためのプログラム。

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