JPH04129446A - 電子メール処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は　計算機ネットワークシステム上に構築された
電子メールシステムを利用し　複数の電子メール送信者
からの電子メール群から報告書を作成し　その報告書を
予め定められた配布先に配布する電子メール処理装置に
関するものである。

従来の技術 従来　複数の電子メール送信者から送信された電子メー
ルをある時刻に集計を行うことにより１つの報告書を構
成し　その報告書を配布先に配布する場合、まず、電子
メール送信者から送信され集められた電子メール群を集
計者がその電子メールのヘッダに含まれる情報を見て集
計し　エディタ等を用いて１つの報告書として構成し　
電子メールシステムを起動してその報告書を受は取るべ
き電子メール受信者に送信していた　また　集計者がな
く、電子メール送信者の電子メールが直接側々の配布先
に送信された場合にζよ　配布先の電子メール受信者が
各電子メールのヘッダに含まれる情報に従って集計を行
っていた 発明が解決しようとする課題 しかしなが収　上記のような方法では　集計者が電子メ
ール送信者から受は取った複数の電子メールのうち必要
な部分のみを抽出Ｌ−１つの報告書として構成し　構成
された報告書を配布先の各電子メール受信者に送信しな
ければならず、集計者の作業の負担が非常に大きく、ま
た電子メール送信者が配布先の個々の電子メール受信者
に電子メールを送信し　電子メール受信者が必要に応じ
て情報の加工を行った場合に（よ　各受信者の作業の負
担が大きく、さらに受信した電子メールを保存する記憶
装置や電子メールの送信のためのコストがかかるという
問題点を有していた 本発明は　かかる点に鑑へ　予め定められた時刻に複数
の電子メール送信者より予め送信されている電子メール
群から必要な情報のみを抽出して報告書を作成し予め定
められた配布先に配布するという一連の作業を自動的に
行うことにより、複数の電子メールを集計し報告書を作
成しようとする者の業務を軽減させ、記憶装置や電子メ
ール送信のためのコストを減少させることを可能にする
電子メール処理装置を提供することを目的とすも課題を
解決するための手段 本発明１ｉ　　以上の目的を達成するために　電子メー
ル送信者より送信される電子メールを受信し前記電子メ
ールを受信メール群格納ファイルに格納する電子メール
受信部と、　１つ以上の時刻の系列と前記受信メール群
格納ファイルから抽出すべき電子メールの抽出方法と前
記受信メール群格納ファイルから必要な情報を抽出する
ことによって得られる報告書を配布すべき１つ以上の配
布先の集合とを含むレコードを１レコード以上格納した
処理方法指定表を記憶する記憶部と、前記処理方法指定
表に従って前記受信メール群格納ファイルから必要な電
子メールを抽出し前記電子メールの内容を予め定められ
た方法で編集し報告書を作成する報告書作成部と、前記
処理方法指定表に従って前記報告書を配布する電子メー
ル送信部とを備えた電子メール処理装置であ４ 作　　　用 本発明は前記した構成により、複数の電子メール送信者
より送信された電子メールを電子メール受信部がその都
度受信し受信メール群格納ファイルに格納し　報告書作
成部が記憶部に記憶された処理方法指定表に含まれる時
刻の系列の情報によって指定される時刻にその時刻に行
うべき抽出方法に従って受信メール群格納ファイルから
電子メールを抽出し予め定められた方法で報告書を作成
し　処理方法指定表で指定される報告書の配布先に報告
書を配布する。

実施例 第１図は本発明の第１の実施例における電子メール処理
装置のブロック図を示すものである。第１図において、
　１０１は進捗報告者から送信される進捗報告の電子メ
ールを受信する電子メール受信数　１０２は電子メール
受信部１０１によって受信された進捗報告の電子メール
が格納される受信メール群格納ファイノ）、１０３は受
信メール群格納ファイル１０２から必要な情報のみを抽
出し予め定められた方法によって報告書を作成する報告
書作成部　１０４は報告書作成部１０３によって作成さ
れる報告書、　１０５は報告書１０４を電子メールとし
て配布する電子メール送信部１０６は報告書作成部１０
３が受信メール群格納ファイル１０２から必要な情報を
抽出する時刻とその抽出方法と電子メール送信部１０５
が報告書１０４を配布する配布先の情報とを格納した処
理方法指定表を記憶する記憶部　１０７は時刻を管理す
る時刻管理部であム 以上のように構成された第１の実施例の電子メール処理
装置について、以下その動作を第２図のフローチャート
を参照して説明する。本実施例では記憶部１０６に記憶
される処理方法指定表は第３図の形式であるものとする
。な抵　進捗報告者から送信される電子メールは以下に
示す動作とは別く　電子メール受信部１０１によって受
信されその都度受信メール群格納ファイル１０２に格納
される。また時刻管理部１０７は一定時間ｔｏごとに報
告書作成部１０３を起動するものとすム（ステップ２０
１）時刻管理部１０７が上述した規則に従っである時刻
Ｔに報告書作成部１０３を起動Ｉ−（ステップ２０２）
に進ａ （ステップ２０２）報告書作成部１０３が処理方法指定
表ＴＢＩの時刻の系列欄の値にＴ−ｔＯ＜ｔ≦Ｔとなる
ｔを含むレコードＲを検索Ｌ　（ステップ２０３）に進
む。

（ステップ２０３）処理方法指定表ＴＢＩにレコードＲ
が存在するならば（ステップ２０４）に進収　そうでな
いならば（ステップ２０１）に進む。

（ステップ２０４）報告書作成部１０３がレコードＲの
抽出方法欄の値に従って受信メール群格納ファイル１０
２から必要な電子メールを抽出し予め定められた様式に
従って報告書１０４を作成しくステップ２０５）に進仏 （ステップ２０５）報告書作成部１０３が受信メール群
格納ファイル１０２から（ステップ２０４）で抽出され
た電子メールを削除り、（ステップ２０６）に進む。

（ステップ２０６）電子メール送信部１０５が処理方法
指定表ＴＢＩにおけるレコードＲの配布先欄の値で識別
される配布先に報告書１０４を電子メールによって配布
Ｌ　（ステップ２０１）に進む。

以上のように動作する本実施例の電子メール処理装置に
おけるある時刻から別のある時刻までの具体的な動作を
その順序に従って次に説明する。

本実施例における処理方法指定表ＴＢＩの内容を第３図
へ　電子メール送信者から送信される電子メールの構造
を第４図にそれぞれ示す。第３図の時刻の系列欄の”Ｆ
ｒｉ　１８：００″、”１ｓｔ　１０：００’ζよ　報
告書作成部１０３が受信メール群格納ファイル１０２か
ら必要な電子メールを抽出する時刻を示す識別子で、そ
れぞれ″毎週金曜日の１８：００”、”毎月第１日の１
０：００”を表すものであり、抽出方法欄の’ｗｅｅｋ
ｌｙ−ｒｅｐｏｒｔ’、’ｍｏｎｔｈｌｙ−ｒｅｐｏｒ
ｔ’　Ｉｔ報告書作成部１０３が受信メール群格納ファ
イル１０２から電子メールを抽出する方法を表す識別子
であり、配布先欄の″全員”、″リーダー′（ヨ　　作
成される報告書を電子メール送信部１０５が送信する電
子メールの受信者を表す識別子であム　また第４図にお
いて、送信者フィールドつまり″送信者：　”のフィー
ルドには本電子メールの送信者を識別する識別子力丈　
種類フィールドっまり″種類：のフィールドには処理方
法指定表ＴＢＩの抽出方法欄で指定される抽出方法に従
って報告書作成部１０３によって本電子メールが受信メ
ール群格納ファイル１０２から抽出されるか否かを識別
する識別子力（内容フィールドつまり”内容二　′のフ
ィールドには本電子メールの本体がそれぞれ格納されも 以下の動作では時刻管理部１０７は毎時０分に報告書作
成部１０３を起動するものとする。またある金曜日Ｆの
１８：００の受信メール群格納ファイル１０２の内容が
第５図に示すものであるとすム （１）金曜日Ｆの１８：００に　時刻管理部１０７が報
告書作成部１０３を起動すム （２）次く　報告書作成部１０３は処理方法指定表ＴＢ
Ｉの時刻の系列欄を調べ　その値が金曜日の１７：０１
から金曜日の１８：００を表す識別子であるレコードを
検索すム　この場合、時刻の系列欄にＦｒｉ　１８：０
０″を含むレコードＲ１がこれに該当すム　報告書作成
部１０３はレコードＲ１の抽出方法の欄の値’ｗｅｅｋ
ｌｙ　ｒｅｐｏｒｔ”を種類フィールドに持つ電子メー
ルを受信メール群格納ファイル１０２から抽出し　その
発信者フィールドの値および内容フィールドに格納され
る電子メール本体から予め定められた様式に従って第６
図に示される内容を持つ報告書１０４を作成すも （３）次く　報告書作成部１０３は受信メール群格納フ
ァイル１０２から抽出した電子メールを削除すも　その
結果受信メール群格納ファイル１０２の内容は第７図に
示すものとな４ （４）次へ　電子メール送信部１０５は報告書１０４を
処理方法指定表ＴＢＩのレコードＲ１の配布光種の値”
全員“で示される電子メール受信者に電子メールとして
送信す４ 以上のように本実施例によれば　時刻管理部を設けこれ
が一定時間ごとに報告書作成部を起動し報告書作成部は
処理方法指定表に従って処理を行うことにより、自動的
に受信メール群格納ファイルから必要な情報が抽出され
て報告書が作成され作成された報告書は電子メール送信
部によって処理方法指定表で指定される配布先に自動的
に配布することが可能となム な耘　本実施例において処理方法指定表の１つのレコー
ドの時刻の系列の欄の値として１つの時刻のみが格納さ
れている力（複数の時刻を列挙しそれぞれの時刻に報告
書作成部および電子メール送信部の処理が行われるよう
にしてもよ（箋　また処理方法指定表の配布光種の値も
１つのもののみ示した力丈　複数の配布先を記述しても
よしＮ、。

第８図は本発明の第２の実施例における電子メール処理
装置のブロック図を示すものである。第８図において、
　１０１、１０２、１０３、１０４．１０５、および１
０７　（ｉ　　実施例１のものと同じであり、　８０６
は報告書作成部１０３が受信メール群格納ファイル１０
２から必要な情報を抽出する時刻とその抽出方法と電子
メール送信部１０５が報告書１０４を配布する配布先と
受信メール群格納ファイル１０２に電子メールが含まれ
るべき進捗報告者を表す情報とを格納した処理方法指定
表を記憶する記憶訊　８０８は報告書作成部１０３が報
告書１０４を作成する際に受信メール群格納ファイル１
０２に必要な進捗報告者からの電子メールが含まれてい
るか否かを判定する受信確認部　８０９は受信確認部８
０８によって受信メール群格納ファイル１０２に電子メ
ールが含まれていないと判定された進捗報告者に督促状
を送信する督促状送信部であム 以上のように構成された第２の実施例の電子メール処理
装置について、以下その動作を第９図のフローチャート
を参照して説明す４　本説明では処理方法指定表は第１
Ｏ図の形式であるものとすも　な耘　進捗報告者から送
信される電子メールは以下に示す動作とは別１’＝　　
電子メール受信部１０１によって受信されその都度受信
メール群格納ファイル１０２に格納されも　また　時刻
管理部１０７は一定時間ｔｏごとに報告書作成部１０３
を起動するものとする。

（ステップ９０１）時刻管理部１０７が上述した規則に
従っである時刻Ｔに報告書作成部１０３を起動Ｌ−（ス
テップ９０２）に進む。

（ステップ９０２）報告書作成部１０３が処理方法指定
表ＴＢ２の時刻の系列欄の値にＴ−ｔＯ＜ｔ≦Ｔとなる
ｔを含むレコードＲを検索Ｌ　（ステップ９０３）に進
ａ （ステップ９０３）処理方法指定表ＴＢ２にレコードＲ
が存在するならば（ステップ９０４）に進へ　そうでな
いならば（ステップ９０１）に進ａ（ステップ９０４）
報告書作成部１０３がレコードＲの抽出方法欄の値に従
って受信メール群格納ファイル１０２から必要な電子メ
ールを抽出し予め定められた様式に従って報告書１０４
を作成しくステップ９０５）に進ａ （ステップ９０５）報告書作成部１０３が処理方法指定
表ＴＢ２のレコードＲの時刻の系列欄でｔの後ろに別の
時刻が記述されているか否かを調べ（ステップ９０６）
に進む （ステップ９０６）処理方法指定表ＴＢ２のレコードＲ
の時刻の系列欄でｔの後ろに別の時刻が記述されている
ならば（ステップ９０７）に進べそうでないならば（ス
テップ９１０）に進む。

（ステップ９０７）受信確認部８０８がレコードＲのメ
ンバ欄の情報で指定されるすべての進捗報告者からの電
子メールが受信メール群格納ファイル１０２に含まれて
いたか否かを判定り、、（ステップ９０８）に進む。

（ステップ９０８）レコードＲのメンバ欄の情報で指定
されるすべての進捗報告者からの電子メールが受信メー
ル群格納ファイル１０２に含まれていたならば（ステッ
プ９１０）に進へ　そうでないならば（ステップ９０９
）に進む。　（ステップ９０９）督促状送信部８０９が
（ステップ９０７）で受信確認部８０８によって電子メ
ールを送信していないと判定された進捗報告者に対して
予め定められた様式の督促状を送信り、、（ステップ９
０１）に進Ｌ （ステップ９１０）報告書作成部１０３が受信メール群
格納ファイル１０２から（ステップ９０４）で抽出され
た電子メールを削除Ｌ／、（ステップ９１１）に進ａ （ステップ９１１）電子メール送信部１０５が処理方法
指定表ＴＢ２におけるレコードＲの配布先欄の値で識別
される配布先に報告書１０４を電子メールによって配布
り、、（ステップ９０１）に進む。

以上のように動作する本実施例の電子メール処理装置に
おけるある時刻から別のある時刻までの具体的な動作を
その順序に従って次に説明する。

本実施例における処理方法指定表ＴＢ２の内容を第１０
図へ　メール送信者から送信される電子メールの構造を
第１１図にそれぞれ示す。第１０図の時刻の系列欄の’
Ｆｒｉ　１８：００″、’Ｍｏｎ　９：００’、’Ｉｓ
ｔ　１０：００”、”１ｓｔ　１７：００″、’２ｎｄ
　１０：００’４よ　報告書作成部１０３が受信メール
群格納ファイル１０２から必要な電子メールを抽出する
時刻を示す識別子で、それぞれ″毎週金曜日の１８：０
０″、”毎週月曜日の９二　００″、′毎月第１日の１
０：００’、”毎月第１日の１７：００”、′毎月第２
日の１０＝００″を表すものであり、抽出方法欄のｗｅ
ｅｋｌｙ　ｒｅｐｏｒｔ’、　ｍｏｎｔｈｌｙ、−ｒｅ
ｐｏｒｔ’　ｉｔ　　報告書作成部１０３が受信メール
群格納ファイル１０２から電子メールを抽出する方法を
表す識別子であり、配布先欄の″全員″、”リーダー”
ζよ　作成される報告書を電子メール送信部１０５が送
信する電子メールの受信者を表す識別子であり、メンバ
欄の°全員”、″日中、山田、佐藤″ζよ　報告書作成
部１０３が報告書を作成する際に受信メール群格納ファ
イル１０２に含まれているべき電子メールを送信すべき
進捗報告者を表す識別子であム　また第１１図において
、送信者フィールドつまり°送信者：　”のフィールド
には本電子メールの送信者を識別する識別子力丈　種類
フィールドつまり″種類：　”のフィールドには処理方
法指定表ＴＢ２の抽出方法欄で指定される抽出方法に従
って報告書作成部１０３によって本電子メールが受信メ
ール群格納ファイル１０２から抽出されるか否かを識別
する識別子力（内容フィールドつまり”内容二　″のフ
ィールドには本電子メールの本体がそれぞれ格納される
。

以下の動作では時刻管理部１０７は毎時０分に報告書作
成部１０３を起動するものとすａ　またある月の第１日
りの１０：００の受信メール群格納ファイル１０２の内
容が第１２図に示すものであり、日りの１７：００の受
信メール群格納ファイル１０２の内容が第１３図に示す
ものであるとすム （１）日りの１０：００版　時刻管理部１０７が報告書
作成部１０３を起動すム （２）次へ　報告書作成部１０３は処理方法指定表ＴＢ
２の時刻の系列欄を調べ　その値が月の第１日の９：　
Ｏｌから同日の１０：００を表す識別子であるレコード
を検索すム　この場合、時刻の系列欄に１ｓｔ　１０：
００″を含むレコードＲ２がこれに該当すム　報告書作
成部１０３はレコードＲ２の抽出方法の欄の値”ｍｏｎ
ｔｈｌｙ　ｒｅｐｏｒｔ”を種類フィールドに持つ電子
メールを受信メール群格納ファイル１０２から抽出し　
その発送者フィールドの値および内容フィールドに格納
される電子メール本体から予め定められた様式に従って
報告書１０４を作成すも　この阪　処理方法指定表ＴＢ
２においてレコードＲ２の時刻の系列欄には”１ｓｔ　
１０：００２の後ろに別の時刻を表す識別子が記述され
ているので、受信確認部８０８は処理方法指定表ＴＢ２
のレコードＲ２のメンバ欄を調べ　受信メール群格納フ
ァイル１０２に必要なすべての進捗報告者からの電子メ
ールが含まれているか否かを判定すム　この場合レコー
ドＲ２のメンバ欄の値は”日中、山田、佐原”となって
おり、これは種類フィールドの値力びｍｏｎｔｈｌｙ　
ｒｅｐｏｒｔ”である電子メールとしては　送信者フィ
ールドの値が°日中′、”山田″、″佐藤佐原ある３つ
の電子メールが受信メール群格納ファイル１０２中に必
要であることを示していも　本実施例の場合、第１２図
で示される受信メール群格納ファイル１０２には送信者
フィールドの値が”日中″および”山田″の電子メール
は含まれる力丈送信者フィールドの値が”佐原”の電子
メールは含まれないと判定される。

（３）次く　督促状送信部８０９は′佐原”で識別され
る進捗報告者に第１４図で示される督促状を送信する。

（４）次艮　日りの１７：００に　時刻管理部１０７が
報告書作成部１０３を起動すム （５）次＋’ｗ　　報告書作成部１０３は処理方法指定
表ＴＢ２の時刻の系列欄を調べ　その値が月の第１日の
１６：０１から同日の１７：００を表す識別子であるレ
コードを検索する。この場合、時刻の系列欄に”１ｓｔ
　１７：００’を含むレコードＲ２がこれに該当すム　
報告書作成部１０３はレコードＲ２の抽出方法の欄の値
”ｍｏｎｔｈｌｙ　ｒｅｐｏｒｔ″を種類フィールドに
持つ電子メールを受信メール群格納ファイル１０２から
抽出し　その送信者フィールドの値および内容フィール
ドに格納される電子メール本体から予め定められた様式
に従って’４１５図に示される内容を持つ報告書１０４
を作成すも　この際　処理方法指定表ＴＢ２においてレ
コードＲ２の時刻の系列欄には”１ｓｔ　１０：００’
の後ろに別の時刻を表す識別子が記述されているので、
受信確認部８０８は処理方法指定表ＴＢ２のレコードＲ
２のメンバ欄を調べ　受信メール群格納ファイル１０２
に必要なすべての進捗報告者からの電子メールが含まれ
ているか否かを判定すも　この場合レコードＲ２のメン
バ欄の値は”日中、山田、佐原″となっており、これは
種類フィールドの値が”ｍｏｎｔｈｌｙ、−ｒｅｐｏｒ
ｔ″である電子メールとして（よ　送信者フィールドの
値が”日中°、”山田”、”佐原”である３つの電子メ
ールが受信メール群格納ファイル中に必要であることを
示していも　本実施例の場合　第１３図で示される受信
メール群格納ファイル１０２には送信者フィールドの値
が”日中″、″山田″、“佐原”のいずれの電子メール
も含まれると判定されも（６）報告書作成部１０３は受
信メール群格納ファイル１０２から抽出した電子メール
を削除す４その結果受信メール群格納ファイル１０２の
内容は第１６図に示されるものとなム （７）電子メール送信部１０５は報告書１０４を処理方
法指定表ＴＢ２のレコードＲ２の配布光種の値”リーダ
ー”で示される電子メール受信者に電子メールとして送
信する。

以上のように本実施例によれは　時刻管理部を設けこれ
が一定時間ごとに報告書作成部を起動し報告書作成部は
処理方法指定表に従って処理を行うことにより、自動的
に受信メール群格納ファイルから必要な情報が抽出され
て報告書が作成され作成された報告書は電子メール送信
部によって処理方法指定表で指定される配布先に自動的
に配布することが可能となるととも＆ミ　ある抽出方法
による報告書作成部の処理を行う時刻を複数設置す、あ
る時刻に報告書作成部が報告書を作成した時までに電子
メールを送信することを忘れていた電子メール送信者に
対して督促状を送信し電子メールの送信を促し　一定時
間後に再び報告書を作成することにより、不完全な報告
書の作成を減少することが可能となム な耘　本実施例においては受信メール群格納ファイルに
必要な電子メール送信者からの電子メールが含まれてい
ない時にその電子メール送信者に督促状が送信される例
を示した力交　処理方法指定表のあるレコードの時刻の
系列欄の最後に記述されている時刻の報告書作成部およ
び受信確認部の処理の結果　受信メール群格納ファイル
に必要な電子メール送信者からの電子メールが含まれて
いないと判定された場合にＣヨ　　督促状が送信される
ことなく処理方法指定表の配布光種の値で指定される配
布先に報告書が送信されも 発明の詳細 な説明したよう艮　本発明によれば　複数の電子メール
送信者より送信された電子メールを電子メール受信部が
その都度受信し受信メール群格納ファイルに格納し　報
告書作成部が処理方法指定表に含まれる時刻の系列中の
時刻にその時刻に対応する受信メール群格納ファイルか
らの電子メールの抽出方法に従って電子メールを抽出し
予め定められた方法で報告書を作成し　処理方法指定表
の前記時刻に対応する報告書の配布先に報告書を配布す
ることにより、電子メールの分類　報告書の作成　報告
書配布先への配布のためのコストを軽減することができ
、その実用的効果は太きｕ％

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明における第１の実施例の電子メール処理
装置のブロック医　第２図は第１の実施例の動作を示す
フローチャート、第３図は第１の実施例における処理方
法指定表の内容を示す１第４図は第１の実施例における
電子メールの構造を示す医　第５図は第１の実施例にお
いて報告書が作成され配布される前の受信メール群格納
ファイルの内容を示す＠　第６図は第１の実施例におい
て作成され配布される報告書の内容を示す１第７図は第
１の実施例において報告書が作成され配布された後の受
信メール群格納ファイルの内容を示す阻　第８図は第２
の実施例の電子メール処理装置のブロック医　第９図は
第２の実施例の動作を示すフローチャート、第１０図は
第２の実施例における処理方法指定表の内容を示す医　
第１１図は第２の実施例における電子メールの構造を示
す医　第１２図は第２の実施例において報告書作成部に
よって１回目に処理される直前の受信メール群格納ファ
イルの内容を示す医　第１３図は第２の実施例において
報告書作成部によって２回目に処理される直前の受信メ
ール群格納ファイルの内容を示す医　第１４図は第２の
実施例における督促状を示すｌｉｊ［１５図は第２の実
施例において作成され配布される報告書の内容を示す１
第１６図は第２の実施例において報告書が作成され配布
された後の受信メール群格納ファイルの内容を示す図で
あａ １０１・・・電子メール受信仏　１０２・・・受信メー
ル群格納ファイノ１４１０３・・・報告書作成部１０４
・・・報告書、　１０５・・・電子メール送信服　１０
６・・・記憶区　１０７・・・時刻管理訊　８０６・・
・記憶鳳８０８・・・受信確認部　８０９・・・督促状
送４Ｈ！代理人の氏名　弁理士　小鍜治　明 ほか２名 箪 図 第 図 鉛 図 第 図 第１２Ｉ −・　、３図 第１ ４昆 ；ｒＪｉ　　６０

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）電子メール送信者より送信される電子メールを受
   信し前記電子メールを受信メール群格納ファイルに格納
   する電子メール受信部と、１つ以上の時刻の系列と前記
   受信メール群格納ファイルから抽出すべき電子メールの
   抽出方法と前記受信メール群格納ファイルから必要な情
   報を抽出することによって得られる報告書を配布すべき
   １つ以上の配布先の集合とを含むレコードを１レコード
   以上格納した処理方法指定表を記憶する記憶部と、前記
   処理方法指定表に従って前記受信メール群格納ファイル
   から必要な電子メールを抽出し前記電子メールの内容を
   予め定められた方法で編集し前記報告書を作成する報告
   書作成部と、前記処理方法指定表に従って前記報告書を
   配布する電子メール送信部とを備えたことを特徴とする
   電子メール処理装置。
2. （２）１つ以上の時刻の系列と受信メール群格納ファイ
   ルから抽出すべき電子メールの抽出方法と前記受信メー
   ル群格納ファイルから必要な情報を抽出することによっ
   て得られる報告書を配布すべき１つ以上の配布先の集合
   と前記抽出方法によって受信メール群格納ファイルから
   抽出されるべき１つ以上の電子メールの送信者の集合と
   を含むレコードを１レコード以上格納した処理方法指定
   表を記憶する記憶部と、前記報告書を作成する際に前記
   受信メール群格納ファイルに必要な電子メール送信者か
   らの電子メールが含まれているか否かを判定する受信確
   認部と、前記受信確認部によって前記電子メール群格納
   ファイルに前記電子メールが含まれていないと判定され
   たとき前記処理方法指定表に格納されている前記抽出方
   法による電子メールの抽出を行うべき１つ以上の時刻の
   系列のうち最後に記述されている時刻の処理でない場合
   前記電子メール送信者に電子メールの送信を促す督促状
   を送信する督促状送信部とを備えたことを特徴とする特
   許請求の範囲第１項記載の電子メール処理装置。