JPH0944561A - 会議支援装置および会議支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】会議に関する各種装置，メモリを互いに関連付
け、共通データを再利用する。またタイマを有し、作業
の必要な時期に作業指示を行う。また関連データの検索
手段を有する。 【効果】会議に関する各種資料，書類の作成が容易にな
り、また間違いがなくなる。また、作業の必要な時期に
は、作業の依頼が行われ、処置の忘れが防止される。さ
らに、資料の検索が容易になる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は会議の企画，設定，運
営，会議に関係する資料の処理の支援の装置およびその
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】会議を行うための一連の作業として、会
議の設定，出欠の確認，会議資料の作成，保管，会議本
体，議事録の作成，配付，会議資料，議事録の確認と注
記上書きなどがある。従来これらを個別に支援するシス
テムが存在した。

【０００３】たとえば特開昭63−85963 号，特開平6−4
540 号公報では、欠席者の少ない日時を選択でき、さら
に設定しようとする会議の重要度とすでに設定されてい
るスケジュールの重要度，会議出席者の人レベルなどを
比較して適宜スケジュール変更などを行うことができ
る。

【０００４】また特開平4−358246 号公報では、会議の
情報を共有することができ、特開平5−197644 号公報で
は、離れた場所にある会議情報を共有化して利用するこ
とができる。

【０００５】さらに、特開平6−180686 号公報では、会
議に参加していなくても、進行中の会議の情報を得るこ
とができる。

【０００６】また、汎用的なメールシステムを利用すれ
ば会議の開催案内や議事録を配付することができるし、
汎用的なファイル管理システムを利用すれば会議資料や
議事録を保管することができる。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上記公知例のような各
支援方法を利用するとしても、互いのシステム間の関連
がないため、ユーザは作成したデータ，転送されたデー
タを複写して次の手続きを起動する必要がある。たとえ
ば会議のスケジュールが決まっても、それを会議開催案
内を作成するには、日時データの複写の操作が必要であ
る。また議事録の作成では、会議名，開催日時などのデ
ータを複写する操作が必要である。

【０００８】また、上記公知例では、タイマ装置を利用
していないため、処置の忘れを防止することができなか
った。たとえば次の会議の設定を忘れる，出欠の集計を
忘れる，出欠の反信を忘れる、といったことは時々起こ
るが、それを自動的に防止する手段はなく、ユーザが忘
れないように気を付けていて対処しなくてはならなかっ
た。

【０００９】会議の資料は後の利用頻度の高いもの，重
要性の高いものが多いため、簡単な検索を望まれる。し
かし会議名，会議日時，会議参加者などの会議データを
介した検索はこれまでできなかった。

【００１０】本発明の目的は、これらの問題を解決し、
会議運営の支援を行う装置および方法を提供することに
ある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記課題は、以下の装置
により達成される。すなわち、本発明は、会議の日時，
場所，参加者などを表わす会議データを作成し、会議メ
モリに記録する会議設定装置と、会議で利用する資料の
データ（資料データ）を作成し資料メモリに記録し、上
記会議データと上記資料データの対応データを作成し対
応メモリに記録する会議資料作成装置と、上記会議メモ
リまたは上記資料メモリに記録されたデータを検索する
検索装置を有することを特徴とする会議支援装置、およ
び、会議のひな形を表わす会議ひな形データを作成する
会議企画装置と、上記会議ひな形データを記録する会議
ひな形メモリと、上記会議ひな形データを読み込んで各
回の会議データを作成する会議設定装置と、上記会議デ
ータを記録する会議メモリとから構成される会議支援装
置において、タイマ装置を有し、会議企画段階であらか
じめ定められた会議日程または会議設定日程が近づくと
会議設定予定者に会議設定依頼を通知する手段を有する
ことを特徴とする会議支援装置、および、入力した会議
データから会議開催案内データを作成する手段と、上記
会議開催案内データを上記会議データ中の会議開催案内
送付先リスト各々に送付する手段と、会議出欠データを
回収する手段と、上記会議データ中の会議出欠回答締め
きりが近づいた場合または過ぎた場合に上記会議開催案
内送付先リスト各々のうち未回収の送付先に会議出欠デ
ータの送付を依頼する手段を有することを特徴とする会
議支援装置、および、会議を表わす会議データを記録す
る会議メモリと、会議の資料データを記録する資料メモ
リと、会議の議事録データを記録する議事録メモリと、
上記会議データと上記資料データの対応関係データを記
録する会議−資料対応メモリと、上記会議データと上記
議事録データの対応関係データを記録する会議−議事録
対応メモリと、ユーザから入力された資料データを上記
資料メモリに記録し、対応する上記会議データと上記資
料データの対応関係データを会議−資料対応メモリに記
録する資料作成装置と、ユーザから入力された議事録デ
ータを上記議事録メモリに記録し、対応する上記会議デ
ータと上記議事録データの対応関係データを会議−議事
録対応メモリに記録する議事録作成装置と、上記会議デ
ータまたは上記資料データまたは上記議事録データの一
部または全体に含まれるデータを検索する手段と、上記
会議−資料対応メモリに記録された対応関係データ、ま
たは上記会議−議事録対応メモリに記録された対応関係
データを利用して検索したデータと対応するデータを検
索する手段とを有する検索装置とを有することを特徴と
する。

【００１２】

【作用】会議の日時，場所，参加者などを表わす会議デ
ータが会議メモリに記録され、会議で利用する資料のデ
ータ（資料データ）が資料メモリに記録され、会議デー
タと資料データの対応データが対応メモリに記録され、
ユーザの指示に応じて、会議メモリまたは資料メモリに
記録されたデータが検索される。

【００１３】また、会議の企画段階で毎回の会議の日程
が概略決められ、それが会議ひな形メモリに記録される
と、そのデータがタイマ装置に転送され、会議日程また
は会議設定日程が近づくと会議設定予定者に会議設定依
頼が通知される。

【００１４】また、会議データが入力されると、会議デ
ータから会議開催案内データが作成され、それが会議開
催案内送付先リスト各々に送付され、会議出欠データが
回収され、会議出欠回答絞めきりが近づいた場合または
過ぎた場合に会議開催案内送付先リスト各々のうち未回
収の送付先に会議出欠データの送付が依頼される。

【００１５】また、ユーザから資料データが入力される
と、資料メモリに記録され、対応する会議データと資料
データの対応関係データが会議−資料対応メモリに記録
され、ユーザから議事録データが入力されると、議事録
メモリに記録され、対応する会議データと議事録データ
の対応関係データが会議−議事録対応メモリに記録さ
れ、会議データまたは資料データまたは議事録データの
一部または全体に含まれるデータが検索されると、会議
−資料対応メモリに記録された対応関係データ、または
会議−議事録対応メモリに記録された対応関係データを
利用して検索されたデータと対応するデータが検索され
る。

【００１６】

【実施例】本発明の第１の実施例を、図を用いて説明す
る。図１は本発明を実施するための最も好ましい装置の
構成を示している。

【００１７】２０１は会議企画装置であり、ユーザの指
示に従って会議のひな形を表わすデータである会議ひな
形データを入力，編集してその結果を会議ひな形メモリ
101に記録する。会議ひな形データとは、第ｎ回という
具合に設定される会議の一般的なデータ、または、報告
会の一般的なデータ、といった、複数回の会議の共通的
なデータを集めたデータである。具体的には、目的デー
タ，開催日程データ（毎週とか，毎月とか），標準参加
メンバデータ，標準プログラムデータ，議事録配付先デ
ータなどから構成される。また複数回の会議の日程があ
らかじめおおむね決まっている場合（たとえば毎週と
か，毎月とか決まっている場合を含む）、その予定デー
タをタイマ装置２１７に転送しておき、会議の数日前に
なったらタイマ装置から会議設定者用のメールメモリ１
０８″に会議設定依頼のデータを転送することができ
る。

【００１８】１０１は会議ひな形メモリであり、会議企
画装置２０１で作成された会議ひな形データを記録す
る。内部はたとえば図２のように、目的データ，開催日
程データ（毎週とか，毎月とか），標準参加メンバデー
タ，標準プログラムデータ，議事録配付先データなどを
記録する部分によって構成されている。

【００１９】２０３は会議設定装置であり、会議ひな形
メモリ１０１に記録された会議ひな形データを利用し、
ユーザの指示に従って会議に関するデータである会議デ
ータを編集してその結果を会議メモリ１０２に記録す
る。会議データとは、１回の会議のデータである。具体
的には、目的データ，参加者データ，出欠データ，開催
案内送付日データ，出欠締めきりデータ，開催日時デー
タ，会議室データ，プログラムデータなどから構成され
る。また、その会議が計画中なのか、案内を送付した状
態なのか、出欠を集計した状態なのか、会議が終了した
状態なのか、といった会議の状態を表わすデータを含ま
れている。

【００２０】２０４は日程設定装置であり、会議設定装
置を用いて会議設定を行う際に、会議室スケジュールメ
モリ１０６に記録された会議室スケジュールデータ，参
加者スケジュールメモリ１０７に記録された参加者スケ
ジュールデータを参照して、スケジュールの開いている
日時を提示する装置である。また会議設定者が提示され
た複数の候補日時から適切な日時を選択すると、その会
議のスケジュールを会議室スケジュールメモリ１０６に
記録する。会議室，参加予定者のすべての都合の良い日
時が存在しない場合、会議室，参加予定者に優先度を設
けて、最適な日時を選択することもできる。

【００２１】１０２は会議メモリであり、会議設定装置
２０３で作成された会議データを記録する。内部はたと
えば図３のように、目的データ，参加者データ，出欠デ
ータ，開催案内送付日データ，出欠締めきりデータ，開
催日時データ，会議室データ，プログラムデータなどを
記録する部分によって構成されている。各部分には、内
容そのものを記録しておいてもよいし、会議ひな形メモ
リの同一の項目の領域に同じ内容が記録されている場
合、その旨を記録しておいてもよい。

【００２２】２０２は会議検索装置であり、複数の会議
データの記録された会議メモリ102から、ユーザが対話
で指定する検索条件に合った会議データを検索する。検
索データとしては、会議名称，会議日程，参加者，会議
室など、会議メモリ中に記録されているデータが利用可
能である。また、本装置は、一度検索した会議データか
ら、会議−資料対応メモリ１０９に記録された対応デー
タ，会議−議事録対応メモリ１１１に記録された対応デ
ータをたぐって議事録データ，会議資料データなど関連
のデータを検索することも可能である。この二次検索
は、会議検索装置２０２が行う場合もあるし、資料検索
装置２０８，議事録検索装置２１１を利用して検索する
場合もありうる。

【００２３】２０７は案内発送装置であり、会議メモリ
１０２から目的データ，参加者データ，出欠データ，開
催案内送付日データ，出欠締めきりデータ，開催日時デ
ータ，会議室データ，プログラムデータなどを読みだ
し、それらから開催案内データを合成して、各参加者の
メールメモリ１０８，１０８′，・・・に転送する。開
催案内データには、参加依頼と共に会議資料の作成依頼
を含めることもできるし、別途開催案内データと同様に
会議資料の作成依頼データを合成して転送することもで
きる。

【００２４】１０８，１０８′，１０８″はメールメモ
リであり、会議に関係する各者に対応して、その人宛の
メッセージデータを記録するメモリである。先に述べた
ように、会議開催案内データ，会議設定依頼のデータな
どが記録される。

【００２５】２０７，２０７′はメール参照装置であ
り、各者が自分宛のメッセージデータが存在するかどう
か、また、内容を参照するための装置である。会議参加
者は、本装置を利用して、会議開催案内データの到着を
知ることができる。

【００２６】２１６，２１６′は出欠決定装置である。
会議開催案内データを受け取った会議メンバがメールメ
モリ中に記録された会議開催案内データを参照して決定
する出欠指示に応じて、出欠集計装置２０５に出欠デー
タを返送すると共に、メンバのスケジュールを記録した
参加者スケジュールメモリ１０７に会議のスケジュール
データを記録する。

【００２７】２０６は出欠集計装置であり、出欠決定装
置２１６，２１６′から返送された出欠データを集計
し、会議メモリ１０２に記録する。

【００２８】２０５は出欠用タイマ装置であり、会議設
定装置２０３から転送された出欠締めきりが近づく、ま
たは過ぎると、出欠集計装置２０６に未回収の出欠通知
のフォローをするよう指示を与える。出欠集計装置２０
６はこの指示が来ると、出欠データの到着していない参
加予定者のメールメモルに至急の回答の依頼のデータを
記録する。

【００２９】２０９は資料作成装置であり、会議開催案
内データに含まれる、または別途送付される資料作成依
頼データを基づいて、依頼者が資料を作成し、そのデー
タを資料メモリ１０３に記録する。また検索のために、
作成者名，作成日時，キーワードなどを記録しておくこ
ともできるし、対応する会議データと作成する資料デー
タとの対応関係データを会議−資料対応メモリ１０９に
記録することもできる。

【００３０】資料メモリ１０３の内部はたとえば図４の
ように、作成者，参照許可者，内容などを記録する部分
によって構成されている。

【００３１】２０８は資料検索装置であり、複数の資料
データの記録された資料メモリ103から、ユーザが対話
で指定する検索条件に合った資料データを検索する。検
索データは、作成者名，作成日時，キーワードなどが利
用可能である。また、本装置は、一度検索した資料デー
タから、会議−資料対応メモリ１０９に記録された対応
データ，会議−議事録対応メモリ１１１に記録された対
応データをたぐって会議データ，議事録データなど関連
のデータを検索することも可能である。この二次検索
は、資料検索装置２０８が行う場合もあるし、会議検索
装置２０２，議事録検索装置２１１を利用して検索する
場合もありうる。

【００３２】２１０は議事録作成装置であり、会議メモ
リに記録された会議データを利用して議事録を作成し、
そのデータを議事録メモリ１０５に記録する。また検索
のために、作成者名，作成日時，キーワードなどを記録
しておくこともできるし、対応する会議データと作成し
た議事録データとの対応関係データを会議−議事録対応
メモリ１１１に記録することもできる。

【００３３】２１１は議事録検索装置であり、複数の議
事録データの記録された議事録メモリ１０５から、ユー
ザが対話で指定する検索条件に合った資料データを検索
する。検索データとしては、作成者名，作成日時，キー
ワードなどが利用可能である。また、本装置は、一度検
索した議事録データから、会議−資料対応メモリ109に
記録された対応データ，会議−議事録対応メモリ１１１
に記録された対応データをたぐって会議データ，資料デ
ータなど関連のデータを検索することも可能である。

【００３４】２１３は議事録発送装置であり、議事録メ
モリ１０５に記録された議事録データを、議事録データ
に記録されている配付先データ、または対応する会議デ
ータに記録されている配付先データに基づき、配付先者
のメールメモリに記録する。２１２は議事録参照装置で
あり、議事録メモリ１０５に記録された議事録データを
参照する装置である。

【００３５】議事録メモリ１０５の内部はたとえば図６
のように、作成者，内容などを記録する部分によって構
成されている。

【００３６】２１４は注記上書き装置であり、会議資料
データ、または議事録データに、参照者特有の注記を上
書きし、その結果を注記メモリ１０４に記録する。また
検索のために、注記者名，作成日時，キーワードなどを
記録しておくこともできるし、元の資料データまたは議
事録データと注記データとの対応関係データを、資料−
注記対応メモリ１１０に記録することもできる。

【００３７】注記メモリ１０４の内部はたとえば図５の
ように、注記者，注記内容などを記録する部分によって
構成されている。

【００３８】２１５は注記付き資料参照装置であり、注
記メモリ１０４に記録された注記データを、対応する元
の資料と重ね合わせて参照する装置である。

【００３９】以上述べた各メモリは、それぞれ１組のデ
ータを記録するものとして説明したが、本実施例では複
数回の会議，複数シリーズの会議，複数の資料など、複
数のデータを記録する場合、一つのメモリに複数組のデ
ータを記録できる。それは、各メモリ中の複数組のデー
タを記録する領域を用意しているからである。

【００４０】本実施例では本装置は、以上説明したよう
に、複数の装置，複数のメモリにより構成しているが、
そのうちいくつかの装置を一つの装置で共用する、その
うちのいくつかのメモリを一つのメモリで共用するとい
った構成もありうる。また、いくつかの装置が複数の装
置に分かれていることもありうるし、分かれた装置が離
れた場所に設置されていて、その間が通信手段を通して
接続されていることもありうる。

【００４１】

【発明の効果】本発明を利用すれば、会議の設定，会議
資料の保管が容易になる。また、ユーザは作成したデー
タ，転送されたデータを複写しなくても次の手続きを起
動することができる。たとえば会議のスケジュールが決
まっていると、日時データは会議開催案内に自動的に盛
り込まれる。また議事録の作成では、会議名，開催日時
などのデータが自動的に盛り込まれる。このため、各種
資料，書類の作成が容易になり、また間違いがなくな
る。

【００４２】また、作業の必要な時期には、タイマ装置
が働いて、作業の依頼を行ってくれ、処置の忘れが防止
される。

【００４３】さらに、会議名，会議日時，会議参加者な
どの会議データを利用することにより資料の検索が容易
になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】装置の全体構成の実施例のブロック図。

【図２】会議ひな形メモリの説明図。

【図３】会議メモリの説明図。

【図４】資料メモリの説明図。

【図５】注記メモリの説明図。

【図６】議事録メモリの説明図。

【符号の説明】

１０２…会議メモリ、１０３…資料メモリ、１０４…注
記メモリ。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】会議の日時，場所，参加者などを表わす会
   議データを作成し、会議メモリに記録する会議設定装置
   と、会議で利用する資料データを作成し資料メモリに記
   録し、上記会議データと上記資料データの対応データを
   作成し対応メモリに記録する会議資料作成装置と、上記
   会議メモリまたは上記資料メモリに記録されたデータを
   検索する検索装置を有することを特徴とする会議支援装
   置。
2. 【請求項２】会議のひな形を表わす会議ひな形データを
   作成する会議企画装置と、 上記会議ひな形データを記録する会議ひな形メモリと、
   上記会議ひな形データを読み込んで各回の会議データを
   作成する会議設定装置と、上記会議データを記録する会
   議メモリとから構成される会議支援装置において、タイ
   マ装置を有し、会議企画段階であらかじめ定められた会
   議日程または会議設定日程が近づくと会議設定予定者に
   会議設定依頼を通知する手段を有することを特徴とする
   会議支援装置。
3. 【請求項３】入力した会議データから会議開催案内デー
   タを作成する手段と、上記会議開催案内データを上記会
   議データ中の会議開催案内送付先リスト各々に送付する
   手段と、会議出欠データを回収する手段と、上記会議デ
   ータ中の会議出欠回答締めきりが近づいた場合または過
   ぎた場合に上記会議開催案内送付先リスト各々のうち未
   回収の送付先に会議出欠データの送付を依頼する手段を
   有することを特徴とする会議支援装置。
4. 【請求項４】会議を表わす会議データを記録する会議メ
   モリと、会議の資料データを記録する資料メモリと、会
   議の議事録データを記録する議事録メモリと、上記会議
   データと上記資料データの対応関係データを記録する会
   議−資料対応メモリと、上記会議データと上記議事録デ
   ータの対応関係データを記録する会議−議事録対応メモ
   リと、ユーザから入力された資料データを上記資料メモ
   リに記録し、対応する上記会議データと上記資料データ
   の対応関係データを会議−資料対応メモリに記録する資
   料作成装置と、ユーザから入力された議事録データを上
   記議事録メモリに記録し、対応する上記会議データと上
   記議事録データの対応関係データを会議−議事録対応メ
   モリに記録する議事録作成装置と、上記会議データまた
   は上記資料データまたは上記議事録データの一部または
   全体に含まれるデータを検索する手段と、上記会議−資
   料対応メモリに記録された対応関係データ、または上記
   会議−議事録対応メモリに記録された対応関係データを
   利用して検索したデータと対応するデータを検索する手
   段とを有する検索装置とを有することを特徴とする会議
   データ管理装置。