JPS6376542A - 電子メ−ルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、複数の宛先に異なる内容のメールを自動的に
送信することができる電子メールシステ□ムに関する。

〔従来の技術〕

従来、同一内容のメールを複数の宛先へ自動的に送信す
る機能（同報送信機能）（特開昭６ｌ−１０１１４０ｒ
ｊど）を有する電子メールシステム、配布先に応じて異
なる内容の文誉を自動的に印刷する機能（差込み印刷機
能）（例えば日立ｗｏｒｃＬ　ｐα１２５操作説明書等
）を有するワードプロセッサはあったが、宛先毎に異な
る内容のメールを自動的に送信するａ能を有する電子メ
ールシステムはなかった。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上記従来技術では、宛先毎に異なる内容のメールを自動
的に送信することができない。しかも、同じことを手動
で行なおうとしても、オリジナルメールデータの読出し
、、内容の修正、宛先指定、。

送信、といった一連の操作を、送付先の数だけ繰返す必
要があり、非現実的であった。

本発明の目的は、宛先毎に異なる内容のメールを自動的
に送信するｍ　ｔ４’Ｑを有する電子メールシステムを
提供することである。

〔問題点を解決するための手段〕

上記目的はメール中の一箇所以上の特定の部分を指定す
る手段と、そこに別途あらかじめ用意した別データの対
応する部分のデータを自動的に挿入する手段と、前記別
データの対応する部分によってきまる宛先に前記手段を
適用済のメールを自動的に送信／蓄積する手段を採用す
ることにより達成される。

〔作用〕

まず、上記第一の手段によってメール中で宛先に応じて
内容を変えたい部分を指定する。次に上記第２の手段に
よって、指定した部分に対応するデータｙ１′神入する
。第二の手段における別データとメール中の指定部分と
は対応付けて記憶されているため、挿入が可能になる。

前記別データには挿入のための１個以上のデータと共に
、挿入済メ。

−ルを送４Ｎする時の宛先が組になって記憶されている
。第三の手段によって前記挿入済メールを前記組になっ
て記憶されている宛先へ送信する。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を、図面を参照しながら説明す
る。

第一図は本発明の一実施例を説明するためのシステム構
成図である。１３は中央処理ｉ宜、１４は中央処理装置
に接巳された外部記憶装置、１０はデータ転送路、１６
　、１７．１Ｂ　、・・・はデータ転送路を介して中央
処理装置に接続されている処理装置群、１２は処理装置
に接続されているディスプレイ、１５は処理装置に接続
されたキーボード、１１は処理装置に接続された外部記
憶装置である。１１３はメツセージ−、イメージ、表９
等のメールデータ、１１２は差込み送信の対象となる差
込メール、１１１は差込メール内に挿入するための差込
みデータ、１４１はメールシステムを運用するだめの管
理ファイル、１４２は送信されたメールを保管してお（
ためのメールボックス群である。ヱず従来方式のメール
送信処理について説明する。メール送信者はまず任意の
処理装置（例えば１６）の電源を入れた後にメールシス
テムのプログラムを起動させる。次に目方のパスワード
、登録番号等をキーボード１５から入力するとメール管
理ファイル１４１によってチェックされ、正しければ以
後の処理が可能になる。

メールデータ１１３の見出し情報をディスプレイ１２に
表示し、その中から送信したいデータを選択する。次に
、メール管理ファイル１４１の宛先情報をディスプレイ
１２に表示し、その中から送信したい宛先を選択する。

次に送信実行の機能を選択すると、指定したメールデー
タが、指定した宛先のメールボックス１４２へ送信され
る。

次に本発明による差込み送信嶺龍について説明する。そ
の前にワードプロセッサ等で公知の孜術である差込み印
刷について間単に説明する。差込み印刷は配布先の氏名
、会社名など、配布先に対応して変えたい文書中の特定
の部分の内容馨、自動的に変えて印刷する機能である。

この機能を実、現するためには、通常文書中で内容を変
化させたい部分には、テキスト中に現われない特殊な文
字（差込みマークと呼ぶ）を埋め込む。差込みマークが
複数個ある場合は互いに区別できるよう査号等を付加し
ておく。次にそこに埋め込みたいデータは別に差込みデ
ータと呼ぶ表の形で作成しておく。表の一行分が一人の
配布先に対応し、各列のデータが各差込マークの部分に
挿入すべきデータである。印刷時には差込みデータから
一行づつ取り出し、各列のデータを対応する文書データ
の差込みマークと置換した後に印刷する。

本発明における差込み送信もほとんど同様に行なうこと
ができる。異なる点は（１）差込データ１１１中には差
込メール１１２中の差込マークと置換するためのデータ
の他に、宛先データも含む。に）データの置換を行なっ
た後に印刷するのではなく、差込データ中の宛先データ
に対応する宛先のメールボックスへメールデータを送信
する、０２点である。

差込送信の処理手順を第２図を用いてより詳細に説明す
る。まず差込メールと差込データを各々２０１　、２０
２で指定する。次に２０３で差込データ中で宛先が定義
されている列を指定する。次に２０４でそのメールの題
目、受信Ｍ限等の見出し情報を入力する。次に差込送信
実行を指示すると、２０５で差込データのすべての行に
ついて以下の処理が自動的に繰返し実行される。まず２
０６で差込メールをワークバッファにコピーする。次に
２０７で差込データを一行分取り出し、２０８でその各
列のデータを差込メール中の対応する差込マークと置換
する。置換後のメールは２０９で差込データ中の宛先デ
ータに対応するメールボックスへ送信される。

最後に、以上説明した差込み送信機能を実際に使用する
場合の適用例を第３図を参照しながら説明する。この例
は図書借出管理ファイルから借用期限が過ぎている人を
検索し、対象者に督促状をメールで出す例である。５０
１の図書借出管理ファイルは表形式のデータであり、普
通は管理しやすいようにデータベースの形式で作成され
ろことが多い。図書管理担当者は定期的にこのファイル
をチェックする。現在の日付よりフィールドＤの借用期
限が前のレコードを３０３で検索し、３０２の検索結果
を得る。この借出期限超過者の表データが差込データに
なる。次に一差込送信実行の機能を選択するとあらかじ
め作成しておいた５０４の督促状ヲワークバツファにコ
ピーする。次に、この差込メールのコピー３０５中の差
込マーク−４Ｂ　、４Ｃの部分を差込データ３０２の第
一行目のデータで置換する。つまり、！Ｉ０６で「＋Ｂ
様」が「日中様」となり、３０７で、「＋Ｃ」が「純粋
理性批判」となる。次にこのメールを１７香の日中用メ
ールボックスに送信する。次に再び３０４の差込メール
を３０５にコピーする。次に３０５中の差込マーク＝ｌ
ｌｌ＝＃ＩＣの部分を差込データ３０２の第二行目のデ
ータで置換する。つまり３０６で「≠Ｂ様」が「４山様
」となり、３０７で「≠Ｃ」か「パソコン入門」となる
。次にこのメールを２６１１の４山用メールボックスに
送信する。以下、同様の処理を３０２の行数分だけ繰返
すことにより、３０９〜３１１（＋）メールな自動的に
送信することができる。７：お以上の繰作は定型的であ
るため、自動化することも可能である。

これは上記の処理を行なうプログラムを定期的に実行す
るようなプログラムを常に実行させてＺくことによりて
実現可能である。

〔発明の効果〕

本発明によれば、メールの内容のうち、宛先に応じて部
分的に異なる内容のメール′Ｐｔｆｆ１単な操作で迅速
に送信することが可能になる。また宛先毎に変えるデー
タと宛先データが対応付けて蓄えられているため、メー
ルの内容と宛先が食い違ってしまう恐れがない。さらに
宛先をデータの形で蓄えているために、宛先の範囲を検
索等の手段により限定することもできろ。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例のシステム構成図、第２図は
走込送イｇの処理フａ−を表わすＰＡＤ図、第３図は本
発明の一実施例の適用例を示す図である。 １０・・・データ転送路　　　１１・・・記憶装置１２
・・・ディスプレイ　　　１５・・・中央処理装置１４
・・・記憶装置１５・−キーボード１６　、１７　、１
８・・・処理装置群１１１　　・・・差込みデータ１１
２・・・走込みメール　　１１３・・・メールデータ１
４１・・・メール管理ファイル １４２・・・メールボックス ３０２・・・差込データの一例 ６０５・・・差込メールの一例 ３０９〜３１１・・・実際に送信されたメールデータの
一例

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、メールを作成する手段、蓄積する手段、送信する手
   段、受信する手段を有する電子メールシステムにおいて
   、 送信者が送信しようとするメール中の１箇所以上の特定
   の部分を指定する手段と、そこに別途あらかじめ用意し
   た別のデータの対応する部分のデータを自動的に挿入す
   る手段と、前記別データの対応する部分のデータによっ
   てきまる宛先に前記手段を適用済のメールを自動的に送
   信／蓄積する手段を具備することを特徴とする電子メー
   ルシステム。