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Journal für amerikanische Buchführung Bei der doppelten amerikanischen
Buchführung weist das zur Buchung der Geschäftsvorfälle dienende Journal mehrere
Spalten nebeneinander auf, die den verschiedenen Konten entsprechen und über die
ganze Höhe der Seite durchlaufen. Die einzelnen Beträge werden auf denselben Zeilen
wie der Buchungstext auf die betreffenden Konten übertragen. Eine solche allgemein
übliche Ausbildung des Journals bedeutet eine große Raumverschwendung und hat den
Nachteil einer schlechten Papierausnützung, da die Spaltenaufteilung sehr weitläufig
ist. Ferner fordert diese Einteilung der nebeneinander liegenden Spalten bei einer
größeren Anzahl von Konten beträchtliche Buchbreiten oder sogar besondere Einlageblätter,
die störend wirken und das Geschäftsbuch unhandlich und unübersichtlich machen.
Außerdem ist es besonders bei größeren Blattbreiten schwierig, die Beträge bei den
einzelnen Konten auf die gleichen Querlinien wie den Buchungstext zu buchen, da
infolge der großen Blattbreiten dadurch leicht Irrtümer vorkommen, daß um eine oder
zwei Querlinieh zu hoch oder zu tief gebucht wird.
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Aufgabe der Erfindung ist es, die Papierausnützung bei guter Übersichtlichkeit
der journallineatur zu verbessern und die Buchbreite zu verringern, damit das Buch
auch bei einer größeren Anzahl von Konten handlich bleibt. Gemäß der Erfindung werden
die einzelnen Kontenspalten nur über einem Teil der Seitenhöhe vorgesehen, derart,
daß zwei, drei oder mehr Kontenspalten übereinander auf derselben Seite erscheinen.
Hierbei weisen die einzelnen Kontenspalten mit dem Buchungstext keine gemeinsame
Querlinie mehr auf. Um die Eintragungen in ihnen zu erleichtern und übersichtlich
zu machen, sind die einzelnen Konten mit einer besonderen Spalte versehen, in der
die zweckmäßig vorgedruckte Zeilennummer des Buchungstextes
vermerkt
wird. Dadurph_läüt sich leicht zu jedem einzelnen Betrag eines Kontos ohne Suchender
dazugehörige Buchungstext finden und einsehen.' Um andererseits die zu einem Buchungstext
gehörenden Beträge schnell auffinden ku können, werden die einzelnen Konten fortlaufend
numeriert oder mit den Nummern des Koütenrahmens versehen. Durch Eintragen dieser
Kontenziffern neben dem Buchungstext sind die zu jedem Text gehörenden Beträge schnell
feststellbar.
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Ein gemäß der Erfindung ausgebildetes Journal ist in der Abbildung
beispielsweise dargestellt:, In dem linken Teil der Seite des neuen Journals sind
die Spalten Seite, Tag, Geschäftsvorfälle und Betrag wie üblich vorgesehen. In ihne4'
werden die Eintragungen in der gewohnten Weise vorgenommen. Außerdem ist jede Zeile.
des .Buchungstextes numeriert, z. B. von i bis 46.tDer rechte Teil der Seite enthält
drei untereinander angeordnete Gruppen von je acht Kontenspalten, also insgesamt
@24 Konten. Jede Kontenspalte weist vor den Spalten für Soll und Haben je eine besondere
Spalte auf, die mit Zeile bezeichnet ist und in der die vorgedruckte Zeilennummer
des Buchungstextes eingetragen wird.
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Der Buchungsvorgang ist folgender: In den Spalten Seite, Tag, Geschäftsvorfälle
und Betrag werden die Eintragungen wie üblich vorgenommen. Die Übertragung auf die
Konten ändert sich jedoch, denn die Beträge erscheinen in den Konten nicht mehr
auf derselben Zeile wie der Buchungstext, sondern im Soll und Haben auf der nächsten
Querlinie des betreffenden Kontos, wie es beim Hauptbuch und Kontokorrent üblich
ist. Um eine feste Bindung des auf dem Konto alleinstehenden Betrages zu dem dazu
gehörenden Buchungstext zu haben, wird die Zeilennummer des Buchungstextes vor dem
Betrag auf dem Konto in der dafür vorgesehenen Spalte Zeile vermerkt. Um bei Nachprüfungen
das Auffinden der gebuchten Beträge in den einzelnen Konten zu erleichtern, ist
es zweckmäßig, die Einzelkonten neben der Benennung laufend zu numerieren oder mit
den Nummern des Kontenrahmens zu versehen und die beiden in Frage kommenden Kontennummern
jeweils hinter dem Buchungstext, gegebenenfalls in einer lafür vorgesehenen Spalte,
aufzuführen.
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Es empfiehlt sich, vor dem Buchen die einzelnen Belege derart zu sortieren;
@daß die zu demselben Konto gehörenden Beträge hintereinander gebucht werden können,
damit sie beim Übertragen auf das Konto in einer Summe zusammengefaßt werden können.
Wenn z. B. sechs Postscheckeingänge von verschiedenen Kunden zu buchen sind, so
werden die dafür erforderlichen Eintragungen zweckmäßig auf sechs aufeinander folgenden
Zeilen gemacht; auf das Postscheckkonto und auf das Kundenkonto wird jedoch nicht
jeder dieser sechs Beträge einzeln übertragen, sondern nur der Gesamtbetrag dieser
sechs Eingänge in einem Posten. Durch eine solche Zusammenfassung wird vermieden,
daß der sonst immerhin mögliche, wenn auch nur seltene Fall eintritt, daß auf einem
besonders häufig gebrauchten Konto der dafür zur Verfügung stehende Raum nicht ausreicht.
Aus dem gleichen Grunde empfiehlt es sich, auch die übereinander liegenden Gruppen
der Kontenspalten nicht gleich auszubilden, sondern in der oberen Gruppe z. B. 12
Zeilen und in den beiden unteren Gruppen je 7 Zeilen für jedes Konto vorzusehen,
wie dies bei dem dargestellten Ausführungsbeispiel der Fall ist. In die obere Gruppe
nimmt man dann zweckmäßig die am meisten gebrauchten Konten, während die weniger
häufigen Konten in die beiden unteren Spaltengruppen eingetragen werden. Die Aufteilung
der Kontengruppen kann auch in anderer Weise vorgenommen werden, so daß mau das
Journal weitgehend den jeweiligen Erfordernissen anpassen kann.
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Die einzelnen Buchungsvorgänge wie Addition, Übertrag, Abschluß und
Kontrolle sowie Übereinstimmung der Gesamtsumme der Soll- und Rabenspalten mit der
Betragsspalte können auch bei der neuen Form des Journals in der üblichen Weise
vorgenommen werden. Durch die erfindungsgemäße Unterteilung der Kontenspalten können
auf dem gleichen Raum bedeutend mehr Konten als bisher untergebracht werden, so
daß bei gleicher oder sogar noch besserer Übersichtlichkeit eine bessere Raumäusnützung
und ein erheblich geringerer Papierverbrauch als bisher erreicht werden.