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Hilfsmittel für die manuelle Durchschreibe-Buchführung Die klassische
Form der Buchführung basiert im wesentlichen auf zwei grundsätzlichen Hilfsmitteln
: a) dem chronologischen Teil b) dem systematischen Teil.
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Der chronologischen Teil hat die Aufgabe, sämtliche Geschäftsvorgänge,
die Geld- oder Geldeswert eines Unternehmens berühren, in chronologischer Reihenfolge
als obligate Primär-Eintragungen zu erfassen, er wird daher in der klassischen
| Fachsprache als Triaa.-. Kota" bezeichnet. Der chronologische |
| Teil einer Buchführung kann-je nach Geschäftsumfang-in |
| mehrere Hilfsbücher untergliedert werden, um den Buchungsab- |
| mehrere Hilfsbücher u-, iterp |
| lauf den wachsenden Anforderungen entsprechend zu regeln, |
| c |
z. B. Rechnungs-Lingangsbuch, Rechnungs-Ausgangsbuch Banken-und Postscheckbücher,
Kasse, Sammeljournal.
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Der systematische Teil der Buchführung ist im Konten-System Zu sehen,
das die Aufgabe lösen muß, die im chronologischen Teil registrierten Geschäftsfälle
nach den Erfordernissen und Gesichtspunkten ihrer Gleichartigkeiten umzuschichten,
neu zu registrieren und in aussage fähige Rechnungsgroßen zu verdichten. Beispiele
: 1. Höhe der Außenstände im Ganzen und Einzelnen 2. Höhe der Verbindlichkeiten
im Ganzen und Einzelnen 3. Höhe der Geldkonten im Ganzen und Einzelnen 4. Höhe der
Aufwendungen im Ganzen und Einzelnen 5. Höhe der Umsätze im Ganzen und Einzelnen.
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Die konventionalle Übertragungs-Buchhaltung löst diese Aufgaben durch
mehrfache Wiederholung der Lintragungsvorgänge vom chronologischen in den systematischen
Teil.
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Wesen und Vorteile der Durchschreibe-Technik bestehen darin, daß beide
Buchungen, sowohl im systematischen Teil als auch im chronologischen Teil, in einem
Zuge durchgeführt werden können. Es wird daher neben einer erheblichen Arbeit-und
Zeitersparnis absolute Übereinstimmung zwischen Grundbuohung und Kontenführung erzielt.
Es erübrigt sich also das sonst erforderliche Vergleichen beider Eintragungen auf
ihre Richtigkeit.
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Neben einer Reihe weiterer Vorzüge sind es die geschilderten Tatsachen,
denen die auf dem Organisationsmittel-Markt angebotenen mannigfache Formen des Durchschreibeverfahrens
ihren Siegeszug verdanken, der in vermehrter Verwendung gegenüber der traditionellen
Übertragungsmethode liegt Die obligaten Hilfsmittel des Durchschreibeverfahrens
sind ein rastergleicher Formularsatz, bestehend aus Karteikarte (Konto für systematischen
Teil) und Loseblatt-Journal (chronologischer Teil), eine Durchschreibe-Platte mit
Klemmvorrichtung zum Festhalten bzw. leichten Auswechseln der Formularsatz-Teile,
ein Blaupapier und eine Karteieinrichtung, bestehend aus Karteikasten Karteikarten
mit Reitereinteilung und gegebenenfalls weiterer Hilfsmittel.
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Beim Durchschreibeverfahren besteht de : : Nachteil, daß der zu beschriftende
Journalbogen im wesentlichen Buchungsbereich von
| Karteikarte und Blaupapier verdeckt wird. Nachteilig wirken |
sich folgende Punkte aus : denn der Buchende kann das beschriftete Journal erst
mit Blickkontrolle lesen, sobald die. betreffende Seite beschriftet ist oder wenn
er hierzu das Blaupapier umschlägt. Es passiert oft,-nicht nur bei Anfängern-daß
zufolge dieses"Blindschreibens"Doppelbeschriftungen. einer
| oder mehrerer,. ZeiJ. jen. im. Jorna. L vorkommen, weil die
Konto- |
| karte auf eine falsche, d. h. bereits beschriftete Zeile ge- |
| legt wurde. Die beiden ineinander verschriebenen Zeilen sind |
im Text und im Zahlenteil unleserlich. Es muß eine Rekonstruktion beider Buchungen
mühevoll erfolgen und in zwei oder auch mehr neuen Zeilen urschriftlich wiederholt
werden Dabei können sinnstörende, materiell und formell schwer feststellbare Buchungsfehler
entstehen, welche die Bilanzerstellung durch Fehlersuche langwierigster Art erheblich
verzögern.
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Anfänger können ~ durch die obige Panne schockiert-auf die unglückselige
Idee verfallen, das verdorbene Journal zu vernichten und durch eine konstruierte
Zeitschrift zu ersetzen.
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Daß damit der originäre Zusammenhang zwischen chronologischem und
systematischem Teil in allen übrigen, auf dem Journal sonst noch vorgekommenen Buchungen
zerstört wird und größere Buchungsdifferenzen verursacht werden können, die eine
Verwerfung der gesamten Buchhaltung durch den Fiskus auslösen kann. ist unbestritten.
Dies alles nur wegen der kleinen Ursache, daß zufolge der verdeckten Journalseite
der Buchende dem fortschreitenden Zeilenverbrauch im Journal nicht zwangsläufig
folgen. kann.
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Um diese Nachteile zu vermeiden, werden Journale benutzt,
| dieauf t'rnparentes Papier gedruckt sind. Das Blaupapier |
| wird mit der Schichtseite nach oben unter das Journal gelegt. |
| Dadurch wird das Journal auf der Rückseite spiegelbildlich |
beschriftet. Die Beschriftung wird durch die Transparent des papiers von oben lesbar
Dies hat, zwar den Vorteile daß der Buchende das zu beschriftende Journal lesbar
vor sich hat ; es besitzt aber gleichzeitig die Nachteile des höheren Papierpreises
sowie des doppelten Journalverbrauches, da die Journalblät, ter ja nur einseitig
beschriftbar sind, ohne eine absolute Gewähr gegen Doppelbeschriftung einer Zeile
zu bieten, denn ems bleibt immer noch die Zeilenabstimmung zwischen Konten- und
Journalseite problematisch.
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Um diesen Nachteil zu vermeiden, arbeitet man mit einem "Besetzt-Vermerkt'in
Form der Konten-Nummer in einer hierfür vorgesehenen Kontenspalte. Bei dieser Lösung
kann der Buchende den Fortschritt des Zeilenverbrauchs hinter dem rechten Rand der
Karteikarte bzw.. des Blaupapieres laufend verfolgen und die nächstfolgende Kontokarte
mit der nächsten Freizeile auf
| Zeilen-Übereinstimmung einspannen, wenn er nicht vergißt, die |
| ---.-..... |
zuletzt beschriftetete Zeile auch mit der Konto nummer zu besetzen Es ist dem Buchenden
überlassen, daran zu denken oder darauf zu vergessen, die Konten-Nummer einzusetzen.
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Damit ist die Zwangsläufigkeit nicht gegeben, die Einrichtung
bleibt
ein Versuch und ist noch nicht "narrensicher"! Ergebnis : Es kommen also doch imme
noch Doppelbeschriftungen von Buchungszeilen vor.
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Daher ist man dazu übergegangen) einen sogenannten"automatischen Zeilenzeiger"
zu benutzen. Dieser Zeilenzeiger ist in einer Halterung der Klemmvorrichtung 4es
Karteihalters bzw. der Durchschreibeplatte verschiebbar und so gestaltet. daß er
mit einer abgeschrägten Spitze in den Schriftbereich der Datumsspalte der Karteikarte
hereinragt. Die Klemmschiene ist den Zeilenbreiten des Journals entsprechend kalibrierte
z.B. gerillt, so daß der Zeilenzeiger-durch eine Andruckfeder gegen die Klemmschiene
gepreßt-in den Zeilenrillen arretiert wird und so kaum unbeabsichtigt verrutschen
kann. Die Zeilenskala der Klemmschiene ist mit den Journalzeilen korrespondierend
numeriert. Die Arbeitsanweisung lautet :"Die Karteikarte ist stets so einzuspannen,
daß der Zeilenzeiger die zu beschriftende Zeile verdeckt"! Dadurch, daß der Zeilenzeiger
in die Datumsspalte hereinragt,
| ist es dem Buchenden aber unmöglich. die Zeile zu beschriften, |
| r |
wenn er nicht vorher mit dem Zeilenzeiger um eine Zeile weiter nach unten) also
auf die demnächst zu beschriftende Zeile ausweicht ! Ist auf diese Weise das Journal
beschriftet bzw.
der Zeilenzeiger-auf der untersten Zeile angelangt,
so ist dieser wieder nach oben auf die Ausgangsposition der ersten Zeile zurückzuschieben,
worauf die Buchungsarbeit auf der nächsten Journalseite fortgesetzt werden kann,
Diese Lösungsform bietet die größte Zwangsläufigkeit in der Kontrolle des Zeilenverbrauchs
auf der verdeckten Journalseite.
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Dennoch hatten ihr noch mehrere Mängel an* Die Arbeitsregel kann mißverstanden
werden. Der Zeilenzeiger wird falsch bedient, indem die Kontokarte mit'der zuletzt
beschrifteten Zeile unter den Zeiger gelegt wird. Jetzt muß der Buchende wie bei
den anderen Lösungen daran denken, den Zeiger um eine Zeile nach unten weiterzustellen.
Vergißt er dies. dann ist schon im nächsten Moment eine Zeile doppelt beschriftet.
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Trotz richtiger Bedienung besteht die Gefahr. unabsichtlicher Verstellung
nach oben oder unten. Das Verschieben nach unten ist nicht tragisch, das Verschieben
nach oben fuhrt automatisch zu Doppelbeschrittungen. Diese Gefahr besteht bei Journalwechsel
auf eine andere Journalgattung, deren Blatt anderen Zeilenverbrauch erreicht hat.
Die Herstellung der Klemmschiene ist verhältnismäßig kompliziert und verteuert dadurch
die Arbeitsmittel. Außerdem muß der Zeilenanzeiger nach Ausfüllung jeder Spalte
betätigt werden, d. h. ohne einen solchen
| Zeilenzeiger verläuft die Buchungsarbeit foæh$r |
was bei Bewältigung großer Postenzahlen recht wesentlich ist.
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Im übrigen erscheint der mit dem Zeilenanzeiger auszuführende Vorgang
psychologisch sinnwidrig, denn man muß eine Zeile zunächst zudecken, bevor man sie
beschreiben will.
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Der Erfindung liegt die Aufgabe zu Grunde, die vorerwähnten Nachteile
zu vermeiden, und zwar auch dann, wenn in vereinfachter Weise, also ohne Verwendung
einer mit einer Klemmvorrièhtung versehenen Durchschreibe-Platte gearbeitet wird,,
Zur Lösung dieser Aufgabe wird ausgegangen von der bekannten manuellen Durchschreibe-Buchführung,
bei der gleichzeitig außer einem Journalblatt ein Kontenblatt mit zwischengelegtem
Blaupapier beschrieben werden und gemäß der Erfindung vor* geschlagen, ein Hilfsmittel
zu verwenden, das gekennzeichnet ist durch einen auf einer Seite mindestens teilweise
kàrbo nisierten Streifen, der auf das Kontenblatt quer zu den Journal-und Kontenblattzeilen
mit einem Teil seiner Fläche die erste durchlaufend zu beschriftende Spalte der
Journal-und Kontenblätter abdeckend auflegbar und auf der die ersten Spalten dieser
Blätter abdeckenden Oberseitenfläche beschriftbar ist, wobei die Streifen-Länge
mindestens der Länge der
ersten zu beschriftenden Journalblattspalte
entspricht. Dieser Streifen kann Bestandteil des Journalblattes sein. In diesem
Fall ist seine mindestens teilweise karbonisierte Fläche am linken Rand der zu beschriftenden
Journalblattseite vorgesehen, wobei die mindestens teilweise karbonisierte Fläche.
durch Falze ten auf die Journalblattseite umlegbar ist. Es ist also, wenn man entsprechend
der zuletzt gegebenen Anweisung vorgeht, gar nicht mehr erforderlich, Journal-und
Kontenblatt auf einer Platte mit einer Klemmvorrichtung festzulegen. Derart gestaltete
Journalblattseiten lassen sich also vorzugsweise in Betrieben verwenden, ip denen
die buchhalterische Tätigkeit verhältnismäßig gering ist.
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Stehen jedoch mit Klemmvorrichtungen versehene Durchschreibeplatten
zum Festhalten bzw. Auswechseln. der Formular-
| ßatzteile zur Verfügung., dann empfiehlt es sich, den Streifen |
| auf der zu beschriftenden Seite mit einer mindestens teilweise |
| gummierten Fläche zu versehen, die dem Festlegen des Streifens |
an dem das Kontoblatt festlegenden Mittel, wie schwenkbaren Klemmschiene, dient.
Selbstverständlich kann man auch als äquivalentes Mittel die das Kontoblatt festlegende
schwenkbare Klemmschiene mindestens teilweise gummieren. In beiden Fällen ist es
zweckmäßig. die Breite des Streifens gleich der
| Summe aus der Breite der ersten Spalte von Juel* wA Konten.. |
| blatt und der Breite der das Kontoatt festlegenden Kleana- |
| schiene zu wählen. |
| Zwei Ausführungsbeispiele der Ereindung werden an Hand der
Zeich- |
| nungen schematisch erläutert. |
| Ls zeigen : |
| Fig. 1 eine Aufsicht auf eine Journalblattseite. die auf der |
| Vorder-und auf der ebecfaHw beeerifteeo Mtceit- |
| jeweils am linken Rand mit je einem mit dem Journal- |
blatt einstückigen Striefen versehen ist. die beide teilweise karbonisiert sind,
Fig. 2 eine Seitenansicht des Journalblattes nach Fig. 1 nach Umlegen eines der
beiden teilweise karbonisierten' Streifen, Fig. 3 ein Journalblatt und ein Kontoblatt
mit zwischen ihnen liegendem Blaupapier nach teilweiser Beschriftung derselben,
Fig. 4 eine Aufsicht auf einen auf der Oberseitenfläche teilweise gummierten, auf
der Unterseitenfläche teilweise karbonisierten Streifen, der an der Klemmschiene
bekannter Durchschreibe-Platten festlegbar ist, Fig. 5 einen Querschnitt durch eine
mit einer Klemmvorrichtung versehene Durchschreibe-Platte bekannter Art
| mit aufgelegten Journal"*.) Blaupapier-'und Kontob.ättern |
sowie an der schwenkbaren Klemmschiene festgelegtem bzw. eingespannten ; auf der
Rückseite mindestens teilweise karbonisierten Streifen, Fig. 6 einen dem Ausfurungsbeispiel
der Fig. 5 entsprechenden Querschnitt mit hochgeschwenkter Klemmschiene.
| Im Fall der Ausführungsbeispiele der Fig. 1 bis 3 ist'angenommen, |
| al |
| daß. ein an sich bekanntes Jc. nblatt lngs seiner oberen Kante |
| 1 mit zwei Löchern 2 versehen ist ist, um es in einem Journalbuch |
abheften zu könnene Das Journalblatt ist mit Zeilen und Spalten versehen, von denen
die Zeilen durch den Pfeil 3, die Spalten durch den Pfeil 4 gekennzeichnet sind.
In Abweichung von den bekannten Journalblättern ist das Journalblatt längs seiner
linken Kante 5 auf der Oberseitenfläche und längs seiner rechten Kante 6 auf der
Unterseitenfläche je mit einem karbonisierten Flächenteil 7 bzw4 8 versehen, d,
h. der karbonisierte Flächenteil 8 liegt auf der Oberseitenfläche der Rückseite
des Journalblattes, wenn nach Beschriften der Vorderseite die Rückseite beschriftet
wird. Parallel zu den Rändern 5 und 6 ist gestrichelt die jeweilmge Faltlinie 9
bzw 10 angegeben} um die der entsprechende Streifen 11 bzw. 12 umlegbar ist. Im
Fall des Ausführungsbeispieles ist angenommen, daß die Tag-Spalte nicht unmittelbar
neben der Falblinio liegt, sondern mit Abstand von
| t |
| ihr verläuft ; Seltstverständlich können die Datumsangaben
bei |
| Änderung der Spaltenaufschriften auch in die Spalte eingetragen |
werden, die unmittelbar neben der Faltlinie 9 bzw. 10 liegt.
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Die Faltlinien9 bzw. 10 können auch perforiert sein, um die Streifen
11 bzw. 12 vom Jourhalblatt trennen zu können, wenn dieses voll beschriftet ist
und im Journalbuch abgeheftet wird.
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An Hand der Fig. 3 wird erläutert, wie mit einem Journalblatt nach
den Fig l und 2 gearbeitet wird. Zunächst wird das Journalblatt, wie aus Fig. 2
ersichtliche längs der Faltlinie 9 umgelegt, dann auf das Journalbla. tt, das noch
vollkommen unbeschriftet sein mag, ein Blaupapierbogen 13 aufgelegt und auf dieses
ein zu beschriftendes Kontoblatt 14, und zwar so, daß die beiden links liegenden
Kanten der Blätter 13 und 14 die Umlegekante des Journalblattes berühren, das Kontoblatt
14 ist dabei zeilengerecht den Markierungen des umgelegten Streifens 11 zuzuordnen.
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Auch wenn nur außer der Tag. 1 der. Seiten-, einige der vom Blaupapierbogen
13 abgedeckten Spalten auszufüllen sind, können keine Doppelbeschriftungen mehr
auftreten weil man ja zunächst das Datum des Tages, an dem gesucht, wird dadurch
in die entsprechenden Journal-und Kontoblattseiten einträgt, daß man auf dem Streifen
11 in der auf ihm vorgesehenen Tagspalte das Datum vermerkt. Man erkennt alsp an
der Stelle, an der man mit dem Buchen beginnt, ob und wie weit die durch den Blaupapierbogen
13
abgedeckte Journalblattseite beschriftet worden ist.
| Wenn beispielsweise am 9 o3 5 des Jahres, das auf den Journal-und |
| Kontenblättern vermerkt is drei Buchungen vorgenommen worden |
sind und das zuletzt beschriftete Kontenblatt abgelegt war, dann ist ec nur erforderlich,
das nunmehr zu beschriftende Kontoblatt zwischen den Streifen 11 und den Blaupapierbogen
13 einzuschiebenz so daß die noch unbeschriftete Zeile dieses Kontoblattes mit,
der unbeschrifteten Zeile der Tagspalte des Streifens 13 übereinstimmt. Dann wird
das Datum neu eingetragen und die entsprechende Zeile des Kontoblattes, soweit erforderlich,
ausge-v füllt, deren Angaben dann auch auf dem Journalblatt vermerkt sind. Dieser
Vorgang wiederholt sich, bis alle Zeilen des Journalblattes ausgefüllt sind und
ein neues Journalblatt an seine Stelle tritt.
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Das Gleiche läßt sich erreichen, wenn als Streifen ein vom Journalblatt
unabhängiger Streifen 15 benutzt wird, der auf seiner Oberseitenfläche eine Tagspalte,
angedeutet durch den Pfeil 16, enthält und auf der der Tagspalten-Fläche entsprechen.
den Rückseitenfläche karbonisiert ist. Die Breite des Streifens wird bestimmt durch
die Breite der Tagspalte und die Breite der Klemmschiene, der der Streifen zugeordnet
werden soll.
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Selbstverständlich kann die Breite a auch nur einem Bruchteil der
Breite der Klemmschiene einer Durchschreibe-Platte entsprechen ; da es ja nur darauf
ankommt, wie man den Streifen
gegenüber dieser Klemmschiene festlegt.
Man könnte die den einzuspannenden Konteablättern zugewandte Fläche der Klemmschienen
von Durchschreibe-Platten ganz oder teilweise gummieren und würde dann das Gummieren
der Streifen 15 ersparen. Da aber die im Handel befindlichen Durchschreibe-Platten
weiter benutzt werden sollen, empfiehlt es sich, den Streifen 15 wie durch die Flächen
17 angedeutet, mindestens teilweise zu gummieren, so daß man den Streifen an der
schwenkbaren Klemmschiene festlegen kann. Zweckmäßigerweise wird die Länge des Streifens
15 gleich der Länge der Klemmschiene gewählt, weil die Klemmschiene den handelsüblichen
Journalblättern entsprechend gewählt ist. Hat man eineh Streifen 15 an einer schwenkbaren
Klemmachiehe 18 einer durchschreibe-Platte 19 festgelegt, dann ist es nur erforderlich,
ein Journalblatt 20, einen Blaubogen 21 und ein Kontoblatt 22 wie üblich gegen die
Anschlagschiene 23 der Platte 19 zu schiebe und dann die Klemmschiene mit dem an
ihr festgelegten Streifen 15 wieder zurückzuschwenken. um die formularsatzteile
gegenüber der Platte 19 festzulegen.
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Die karbonisierte Rückseitenfläche 24 des Streifens 15 deckt.
| dann die Tagspalte der Kontokarte ab, so daß, wenn Datumsangabeh |
in der Tagspalte des Streifens 15 eingetragen. werden, diese nicht nur auf das Kontoblatt,
sondern auch auf das Journalblatt durch. geschrieben werden.
| Nunmehr ist das Durchschreibenarrensichpr geworden, denn der |
| 11larren, |
| SevMJ te <ett <ttß <itf<ad wtthjhbr uc dey |
| Zeilenverbrauch verlauft auf allen drei Teilen des Formular- |
| satzes zwangaläufig synchron. Außer der nicht zu Übertreffenden |
| Sicherheit besteht die Möglichkeit, die gegebenen Anweisungen |
| bei allen in der Praxis eingeführten. Durohschaehreibe-Buebfüh- |
| rungen zu verwenden, da die zur Anpassung aufzuwendenden Kosten |
| unbedeutend & Darüber hinathßist man'aueh ohne Yrhältnis- |
| MigteuereBttenßeplattenin der Lee, Dwppeluchnis aus" |
| zigig tomere |
| ißt Ue Erlinclung zieht aut dte in gand, der |
| Kan |
| Zeiennungen erläuterten Ausfuhrungebeispiele bachränkt Man |
| kanndieStreifentdieJournal"undKontenblatterinant'eer |
| Weise geetalten bzw aufteiien als dies deß Aueführüngsbispielen |
| entspricht. < ietalso'auch ohne weiteres mSglicht die dem |
| Abheften dienenden Lõher, beispielsweise der Journal bltter, |
| längs der linken Kante derselben vorzusehen* |