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Buchungsgerät mit Mitteln zum Festklammern von beiderseits gelochten,
streifenförmigen Formularen Die Erfindung betrifft eine Vorrichtung zur Buchführung
und bezweckt, diese zu erleichtern, sie übersichtlicher zu gestalten und dabei gleichzeitig
eine Ersparnis an Papier und Arbeit in beträchtlichem Maße zu erreichen.
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Zur Erleichterung der Buchführung dient ein plattenförmiges Buchungsgerät
mit Mitteln zum Festklammern von mindestens einseitig gelochten streifenförmigen
Formularen, (las als eine um ein Mittelgelenk zusammenlegbare Schreibplatte ausgebildet
ist und am oberen und unteren Plattenrande die Platten im ganzen oder nur in der
Breite und der Anzahl der nebeneinanderliegenden Formularstreifen überdeckende Halter
besitzt. Die Formularstreifen sind als schmales Einzelformular ausgestaltet. Der
Formularkopf befindet sich auf der Vorderseite am oberen Rande, auf der Rückseite
gegebenenfalls am unteren Rande, so daß der Streifen nach dem Umklappen in der Richtung
nach, dem oberen Rande auf der Rückseite den gleichen Aufdruck zeigt wie auf der
Vorderseite. Die Streifen, die dadurch gewonnen werden, daß ein amerikanisches Journal
bekannter Art in ein Tagebuch aus getrennten Kontenstreifen aufgeteilt ist, werden
nach dem Beschreiben in einem am Kopfende mit bekannten Aufr eihbügeln besetzten
Behälter übersichtlich nebeneinander und über die Bügel wendbar abgelegt. Zur Erleichterung
der Buchführung dienen ein Tagebuch und ein Gestell mit einem Linienführer für das
Tagebuch, ein Summenbilanzbuch, ein vorzugsweise aus einem Blatt hergestelltes Hauptjournal
und ein Kontenplan.
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Das plattenförmige Buchungsgerät wird aus geeignetem Material, wie
Pappe, Holz,
Metall, Kunstharz, Schiefer u. ä., hergestellt. Es
wird in einer Breite verwendet, wie es für den betreffenden Geschäftsbetrieb am
geeignetesten ist, wobei vorgesehen ist, die Unterlagen der Breite nach in kleinere
Breiten zu unterteilen und die Breiten dann neben- oder übereinander anzuordnen,
um so viel Kontenstreifen nebeneinander anordnen zu können, daß jedem Wunsche Rechnung
getragen werden kann, ohne ein durch seine Breite unbequemes Buch zu erhalten.'
Die einzelnen Platten werden durch Scharniere in Verbindung gebracht, können aber
auch in anderer Form bzw. durch Gummibinder oder Federn verbunden werden, so daß
ein Teil neben den anderen gezogen und nach Benutzung in die Ursprungslage zurückgeführt
werden kann. Die einzelnen Unterlagsteile können aber auch in Kasten oder Gestellform
so übereinandergeschichtet werden, daß sie beispielsweise links seitlich oder nach
vorn ausziehbar wären. Auf diesen Unterlagen werden die Kontenstreifen reihenweise
oder einzeln aufgespannt.
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Die Erfindung ist an Hand der dargestellten Ausführungsbeispiele beschrieben.
Es zeigen Fig. i ein plattenförmiges Gestell mit Kontenstreifen in der Aufsicht,
mit Haltern verschiedener Form und Breite, Fig. ? dasselbe von der Seite gesehen,
Fig. 3 einen Ablegekasten für die Kontenstreifen von vorn gesehen, Fig. -. denselben
von der Seite gesehen, Fig. 5 einen Ablegebügel, Fig. 6 einen Kontenstreifen von
der Vorderseite, Fig: 7 einen Kontenstreifen von der Rückseite, Fig. 8 ein zu den
Kontenstreifen passendes Tagebuch.
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Der Buchführung dienen Unterlagsplatten i mit Scharnieren ia, die
am oberen und unteren Rand Klammern z besitzen, mit deren Hilfe Formularstreifen
3 aufgeklemmt werden können. Diese Streifen liegen einzeln nebeneinander, sie können
bei besonders starker Benutzung des betreffenden Kontos aufeinandergeschichtet werden,
wie es beispielsweise die Fig. z rechts zeigt. Die Kontenstreifen werden in einem
Ablegekasten 4 gesammelt, .dieser besitzt Auf reihstifte 5 bekannter Art, auf die
Löcher 6 der Kontenstreifen aufgeschoben werden können. Mit einem Bügel ? können
sie dort festgehalten werden. Mit Hilfe des Bügels können sie aus dem A@blegekasten
wieder herausgenommen werden. Auf diesen Bügel schiebt man zu diesem Zweck einen
Klemmschuh 8 und hat dadurch ein für sich abgeschlossenes Konto. Die Eintragungen
erfolgen in ein Tagebuch 9, das zusammen mit den Kontenstreifen 3 benötigt wird.
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Die Buchführung wird in folgender Weise durchgeführt.
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i. Tagebuchführung aller baren und unbaren Geschäftsvorfälle mit sofortigem
Übertrag auf das Kontokorrent in einem Tagebuch 9, das zweckmäßig liniert ist, wie
es Fig. 8 zeigt, entweder als gelochte, lose und fortlaufend numerierte Blätter,
die sich in einem entsprechenden Ringdeckel befinden und zur älteren Ablage in einem
hierfür geeigneten Ordner aufzubewahren sind, oder in Buchform geheftet, gegebenenfalls
zumDurchschreiben, ausgestaltet sein kann.
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a) Zuerst wird das Datum des Vorganges in die Datumsspalte eingetragen;
b) sodann wird der Geschäftsvorfall in die Spalte Vorfall eingetragen; c) dann erfolgt
die Eintragung der der Umsatzsteher unterliegenden vereinnahmten Entgelte in die
entsprechende Umsatzsteuerspalte; d) der Buchungsbetrag wird in die Betragsspalte
eingesetzt; ,e) sollte sich aus dem Kontokorrent ergeben, daß der tatsächlich bezahlte
Betrag durch Skontoabzüge vom Rechnungsbetrage auf dem Geschäftsfreundekonto abweicht,
wird der Buchungsbetrag in der Spalte Zahlungen und Abzüge aufgestellt, so daß später
bei der Übertragung vom Tagebuch'auf das Sachkonto der Beleg nicht nochmals zur
Hand genommen zu werden braucht. Zu bemerken ist jedoch, daß es sich hierbei nur
um normale und wiederkehrende reine Skontoabzüge handeln kann. Für alle anderen
Abzüge muß auf alle Fälle eine besondere Buchung vorgenommen werden; f) sodann erfolgt
Übertragung auf das Geschäftsfreundekonto unter Hinweis auf Seite und Zeile des
Tagebuches und im Tagebuch unter der Spalte Fol., Kto. Kt. der Vermerk der Seite
des Geschäftsfreundebuches oder der Nummer der Kontokarte; g) gleichzeitig werden
in. der Spalte Konto unter Soll und Haben die im Kontenplan festgehaltenen internen
Nummern oder Bezeichnungen der für den Geschäftsvorfall in Frage kommenden Konten
eingetragen; h) Umsatzsteuer- und Betragsspalte sind fortlaufend zu addieren und
am Monatsende abzuschließen.
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a. Nunmehr erfolgt der Übertrag aus dem Tagebuch auf die in Soll und
Haben unterteilten Kontenstreifen 3, die in Fig. 6 und 7 dargestellt sind. Durch
besondere Färbgebung, beispielsweise rot für Soll und blau für Haben, wird man die
Eintragung in die jeweils richtigen Spalten erleichtern.
Die jeweiligen
für ,den einzelnen Betrieb in Frage kommenden Kontenstreifen werden der Reihenfolge
nach in Reihen oder einzeln auf die Buchungsplatte i aufgeklemmt, wobei man unter
normalen Buchungsverhältnissen die Habenstreifen der Aufwandskosten außer acht läß.t
eider diese als diverse Konten an einem Ende übereinander aufklemmt.
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Als Buchungsplatten werden Unterlagen verwendet, wie sie bereits beschrieben
sind. Sie werden so breitgestaltet, daß sie bequem gehandhabt werden können. Sollen
besonders viele Konten angelegt werden, so wird man sie in nebeneinander oder übereinander
angeordnete Platten unterteilen. Sodann wird auf jedes in Frage kommende Konto der
Monat auf die erste freie Zeile unter der Betragsspalte geschrieben und unterstrichen.
Anschließend beginnt man mit dem Übertrag aus dem Tagebuch in die Sachkonten. Zur
Schonung der Gesundheit des Buchführers kann ein Buchständer bekannter Art verwendet
werden, auf dem das Tagebuch ruht, nach dem man diesen in gerader Blickrichtung
hinter der Buchungsplatte an dieser befestigt hat, wenn er es nicht vorzieht, einen
Deckel für die Unterlagsplatte als Ständer für das Tagebuch auszubilden. '.
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Zu Beginn der Übertragung wird man-sich, eines verstellbaren Zeilenzeigers
bedienen, der mittels einer Feder oder in einer anderen geeigneten Form auf der
Umsatzsteuerspalte an das auf einen Buchständer stehende Buch aufklemmt. Der verschiebbare
Querstreifen wird jeweils unter die zu buchende Zeile geschoben, so daß man ohne
jede Anstrengung die zu buchende Zeile von der Datumsspalte bis zur. Kontospalte
ablesen kann. Nunmehr wird lediglich der Betrag nebst Datum in die in der Kontospalte
bereits verzeichneten Sachkonten übertragen. Auf den Sachkonten unter Spalte Konto
wird nunmehr die Kontennummer oder Bezeichnung des Gegenkontos übertragen. In der
Spalte Konto wird im Tagebuch die Blattnummer des betreffenden Sachkontos vermerkt.
Ist ein Kontenstreifen auf der Vorderseite restlos beschrieben, so wird er addiert
und der Übertrag auf die Rückseite übertragen und dann weitergebucht. Am Schluß
eines Monats wird die Monatsabschlußaddition vorgenommen und das Konto auf der gleichen
Zeile abgeschlossen. Auf @die nächste Zeile wird wieder wie zu Anfang der Monat
eingetragen, und zwar erst dann, wenn in dem Monat die erste Buchung erfolgt. '
3. Die Monatsendzahlen müssen von den Kontenstreifen 3 in ein Summenbilanzbuch übertragen
werden. In derselben Reihenfolge, wie die Kontenstreifen auf der Buchungsplatte
nebeneinander angeordnet sind, werden diese unter gleichzeitiger Übertragung der
Monatsendzahlen auf die entsprechende Betragsspalte in das neu eingeführte Summenbilanzbuch
untereinander eingetragen. Die Soll- und Habenbeträge müssen gleichzeitig mit der
Summe in der Betragsspalte laut Tagebuch übereinstimmen. Auf den Kontenstreifen
wird nach erfolgter Übertragung das Folienzeichen des Bilanzbuches und in das Summenbilanzbuch
die Blattnummer der Kontenstreifen vermerkt. Das Summenbilanzbuch spielt für den
Betriebsführer eine außerordentlich große Rolle dadurch, daß er jederzeit schnell
in der Lage ist, die gesamte Kontenbewegung zu beobachten und mit den vorhergehenden
Monaten zu vergleichen.
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4. Die vollgeschriebenen Kontenstreifen 3 sind dann in den Ablegekasten
4 abzulegen, der durch die Fig. 13, 14, 15 des näheren dargestellt ist.
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Die vollgeschriebenen Kontenstreifen werden in derselben Reihenfolge
wie auf der Buchungsplatte in den Ablegekasten 4, in dem mit Hilfe der federnden
Klammern 7n die einzelnen Konten in Buchform nebeneinander auf beschränktem Raume
aufbewahrt werden können, abgeheftet, und zwar so, .daß die letzte Buchung oben
ersichtlich ist. Auf diese Weise ergibt jedes einzelne Konto, vom Beginn der Buchführung
bis zum letzten Buchungstage, ein in sich vollkommen abgeschlossenes, zusammenhängendes
und mit größter Schnelligkeit und Sicherheit zu prüfendes Buch. Soll aus irgendeinem
Grunde ein bestimmtes Konto geprüft werden, so nimmt man einfach die in Frage kommenden
Kontenstreifen der zu prüfenden Monate mit einer Klammer 7 aus den Ablegekasten
4 heraus und steckt über die Klemmvorrichtung m den für diesen Zweck vorhandenen
Klemm- . schuh 8, wodurch das Herausfallen einzelner Kontenstreifen vermieden wird.
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5. Sodann ruß eine Übertragung aus dem' Summenbilanzbuch in ein Hauptjournal
erfolgen.
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Die Übertragung aus dem Summenbilanzbuch in das Hauptjournal erfolgt
unter jeweiligem Hinweis auf das Summenbilanzbuch bzw. Hauptjournal. Außerdem werden
in das Hauptjournal die Monatsendzahlen in die hierfür vorgesehenen Spalten aus
dem Wareneingangsbuch, Verkaufsbuch und die tatsächlich vereinnahmten Entgelte aus
dem Tagebuch, diese zu einem Betrag zusammengefaßt, übertragen.
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Gemäß der Anordnung des Hauptjournals sind sämtliche Beträge vierteljährlich
zu addieren und der Gesamtbetrag der Vierteljahresbeträge in das Hauptbuch zu übertragen.
Letzteres ist nach der üblichen Methode wie bisher abzuschließen.
Das
zwischen das Hauptbuch und die Kontenstreifen eingeschobene Hauptjournal hat zunächst
den Zweck, sämtliche Konten auf eine Seite nebeneinanderzubringen, um hierdurch
i. größte Übersicht und Kontrollmöglichkeit über den Gesamtbetrieb zu ermöglichen
und a. elf Monatsüberträge gegenüber einem Jahresübertrag in das Hauptbuch zu ersparen,
was wiederum größte Arbeit- und Papierersparnis zur Folge hat. Weiterhin führt diese
Buchführung zu einer bedeutend besseren Übersicht und Kontrolle sämtlicher Hauptbuchkonten,
da man früher auf einer Hauptbuchfolie kaum mehr als zwei Jahre unterbringen konnte,
nach der Erfindung dagegen acht Jahre.
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Die vier ersten Spalten des Hauptjournals, die nicht in das Hauptbuch
übertragen werden, haben vor allem statistische Funktionen zu erfüllen, indem man
aus diesen Beträgen nicht nur die monatlichen, sondern auch die vierteljährlichen
und jährlichen Bewegungen von Einkauf und Verkauf und Bruttogewinn sowie zu den
tatsächlich vereinnahmten Entgelten und der sich däraus ergebenden Außenstände feststellen
kann. Außerdem hat man in den einzelnen Perioden noch die Vergleichszahlen mit dem
Vorjahre.
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Durch das Vorhandensein des in dieser Form eingerichteten Hauptjournals
ist es nunmehr aber auch gleichzeitig für jeden verantwortungsbewußten Betriebsführer,
ob es sich nun um einen $andels-, Industrie-oder Handwerkbetrieb handelt, leicht,
alle Fragen, die ihm seitens seiner Wirtschaftsgruppe in bezug auf Umsatzziffern,
Materialeinkauf oder -verarbeitung oder Kostenverteilung usw. gestellt werden, unter
Zuhilfenahme des Kontenplanes schnell' und präzis zu beantworten, da er nur sämtliche
von seiner Wirtschaftsgruppe gewünschten Zahlen lediglich aus dem Hauptjournal abzulesen
braucht. -Außerdem hat man durch die nebeneinandergereihten Konten ein Spiegelbild
der Bewegungen auf den einzelnen Konten zueinander und somit die Möglichkeit, Fehlerquellen,
die inner- oder außerbetrieblicher Herkunft sein können, sofort festzustellen und
gegebenenfalls Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
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6. Die Jahresendzahlen werden aus dem Hauptjournal in das Hauptbuch
übertragen. 7. Das Hauptbuch wird in üblicher Weise abgeschlossen.
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Durch die neue Anordnung lassen sich eine Reihe von Vorteilen erreichen.
Das Grundprinzip des amerikanischen Journals, das bisher buchungstechnisch als bestes
Buchführungssystem anerkannt worden ist, ist beibehalten, aber die unerhörte Papierverschwendung
und die unbequeme Arbeitsweise, die bei der Benutzung eines amerikanischen Journals
unvermeidbar sind, ist beseitigt dadurch, daß das Journal in zwei Hauptteile getrennt
wurde, und zwar in das eigentliche Tagebuch und die einzelnen Sachkonten, die ihrerseits
wiederum in getrennte Soll- und Habenkontenstreifen zerlegt wurden. Diese werden
als vollkommen selbständige Konten behandelt, indem man die Buchungen, nunmehr ohne
noch an die Zeile des Buchungstextes _ gebunden zu sein, fortlaufend, Zeile auf
Zeile bis zum Monatsende durchführt und dabei jeden Zentimeter Papier nutzbringend
verwertet. In Prozenten ausgedrückt, dürfte die durch die neue Anordnung erzielte
Ersparnis an Geschäftsbücherpapier nicht unter 8o°/0 liegen.
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Parallel zur Papierersparnis läuft aber auch für den Betriebsführer
eine wesentliche Senkung seiner Buchhaltungskosten. Außerdem sind noch folgende
Vorteile hervorzuheben.
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Nahezu unbeschränkte Kontenaufteilung für sämtliche Betriebe und Branchen,
insbesondere für Fabrikbuchhaltung mit allen erforderlichen, fertig vorgedruckten
Kontenstreifen; Arbeits- und Zeitersparnis durch Wegfall der Kontenkopfbeschriftung;
Verminderung der im Journal unvermeidlichen Seitenüberträge; einmalige monatliche
Addition und Kontrolle; schnelle und sichere Übersicht und Kontrolle der einzelnen
Sachkonten, da diese durch das Vorhandensein des Datums 'und Gegenkontos den im
Tagebuch verankerten Buchungstext nahezu ersetzen; beste statistische Vergleichmöglichkeit,
Arbeits- und Papierersparnis durch die Neueinführung eines Summenbilanzbuches für
die einzelnen Monate sowie eines Hauptjournals; mehrjährige Aufbewahrungsmöglichkeit
der Kontrollstreifen, des Summenbilanzbuches, Hauptjournals und Hauptbuches auf
denkbar kleinstem Arbeitsplatz.