CN107046617B - 文件生成装置以及文件生成装置的控制方法 - Google Patents

文件生成装置以及文件生成装置的控制方法 Download PDF

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Abstract

本发明提供一种文件生成装置以及文件生成装置的控制方法。一种使得能够从文件的文件名识别所生成的文件是什么类型的作业的执行历史的机制。该机制包括基于作业的执行历史来生成文件，以及基于作业的类型来生成文件的文件名。

Description

文件生成装置以及文件生成装置的控制方法
技术领域
本发明涉及一种能够生成作业的执行历史的文件的文件生成装置、文件生成装置的控制方法以及存储介质。
背景技术
已经存在能够存储执行的作业的执行历史的装置。
日本特开2005-78160号公报讨论了一种打印作业管理装置，其从多功能外围设备(MFP)收集打印作业的执行历史，存储打印作业的多个执行历史，并且将所存储的多个执行历史通过电子邮件发送到用户计算机。
传统上，用户打开了存储的文件来浏览内容并检查文件中包括的作业执行历史的类型。
然而，用户不能从文件的文件名来识别文件中包括的作业执行历史的类型。
例如，假设生成了包括执行历史的多个文件。即使显示多个文件的列表，也不能从文件名识别哪个文件包括哪种类型的执行历史。
根据日本特开2005-78160号公报中讨论的技术，执行历史是电子邮件正文中的打印作业的执行历史。执行历史不以文件的形式发送。
发明内容
根据本发明的一个方面，一种文件生成装置包括：执行单元，其用于利用所述文件生成装置所支持的多种通信协议之一来执行发送作业，其中，所述发送作业包括用于传真发送的作业；存储单元，其用于存储由所述执行单元所执行的多个发送作业的执行历史；显示单元，其用于显示第一画面，所述第一画面用以接收第一目的地的指定和第一条件的设置，其中，所述第一画面与传真发送相关；文件生成单元，其被构造为根据所述第一条件、基于所述存储单元中存储的仅与传真发送有关的一个或多个执行历史生成第一文件；文件名生成单元，其被构造为为所述第一文件生成第一文件名，所述第一文件名包括时间信息和预定的字符；以及，发送单元，其用于向指定的第一目的地发送设置了第一文件名的第一文件；其中，所述显示单元还显示第二画面，所述第二画面用以接收第二目的地的指定和第二条件的设置，其中，所述第二画面不同于所述第一画面；其中，所述文件生成单元还根据第二条件、基于存储单元中存储的一个或多个执行历史来生成第二文件，所述第二文件包括与传真发送有关的执行历史；其中，所述文件名生成单元还为所述第二文件生成第二文件名，所述第二文件名包括时间信息且不包括预定的字符；以及，其中，所述发送单元还向指定的第二目的地发送设置了第二文件名的第二文件。
通过以下参照附图对示例性实施例的描述，本发明的其他特征将变得清楚。
附图说明
图1是例示根据本发明的示例性实施例的整个数据处理系统的框图。
图2是例示根据本发明的示例性实施例的多功能外围设备(MFP)的构造的框图。
图3是例示根据本发明的示例性实施例的文件服务器的构造的框图。
图4是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图5是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作画面的图。
图6是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图7是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作画面的图。
图8A和图8B是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作画面的图。
图9A和图9B是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作画面的图。
图10是例示根据本发明的示例性实施例的发送历史数据库的表。
图11是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图12A和图12B是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作画面的图。
图13是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图14是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图15是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
图16是例示根据本发明的示例性实施例的MFP的操作的流程图。
具体实施方式
下面将参照附图描述用于实现本发明的示例性实施例。下面描述的示例性实施例不意图限制权利要求中阐述的本发明，并且并非在示例性实施例中描述的特征的所有组合都是本发明的解决方案所必不可少的。
下面将参照附图描述本发明的第一示例性实施例。
图1是例示根据本发明的本示例性实施例的数据处理系统的构造的框图。
根据本示例性实施例的数据处理系统包括作为文件生成装置的示例的MFP 101、文件服务器102以及个人计算机(PC)103。除了这些装置以外，多个个人计算机(PC)和/或多个服务器可以连接到局域网(LAN)100。MFP 101不限于通过诸如LAN 100等的有线通信与文件服务器102和PC 103通信的MFP。MFP 101可以通过诸如无线保真(WiFi)等的无线通信与文件服务器102和PC 103通信。MFP 101连接到公共交换电话网络(public switchedtelephone network，PSTN)110，并且能够与连接到PSTN 110的其他传真装置进行传真发送和接收。
图2是例示MFP 101的构造的框图。
MFP 101包括控制单元210、操作单元220、打印机221、扫描器222以及调制解调器223。操作单元220包括显示单元和硬件键。显示单元包括附着有触摸面板片的液晶显示单元。操作单元220在液晶显示单元上显示操作画面和通知画面。操作单元220经由触摸面板片和/或硬件键接受来自用户的操作。
打印机221基于从控制单元210发送的图像数据在片材上打印图像。扫描器222读取原稿的图像以生成表达所读取的原稿的图像的图像数据，并且将生成的图像数据发送到控制单元210。
控制单元210包括中央处理单元(CPU)211、只读存储器(ROM)212、随机存取存储器(RAM)213、硬盘驱动器(HDD)214、计时器230、操作单元接口(I/F)215、打印机I/F 216、扫描器I/F 217、调制解调器I/F 218以及网络I/F 219。这些单元经由总线连接。
CPU 211通过执行ROM 212中存储的程序来以全面的方式控制MFP101。ROM 212存储要由CPU 211读取的各种程序。RAM 213用作CPU211的工作区域。HDD 214是存储图像数据和应用程序的大容量存储介质。计时器230管理时间。
操作单元I/F 215控制控制单元210与操作单元220之间的数据的输入和输出。打印机I/F 216进行如下的控制：在与打印机221之间相互发送和接收用于控制单元210控制打印机221的命令。打印机I/F 216还进行用于将从控制单元210发送的图像数据发送到打印机221的控制。扫描器I/F 217进行如下的控制：在与扫描器222之间相互发送和接收用于控制单元210控制扫描器222的命令。扫描器I/F 217还进行用于从扫描器222接收图像数据的控制。
调制解调器I/F 218进行如下的控制：在与调制解调器223之间相互发送和接收用于控制单元210控制调制解调器223的命令。调制解调器I/F 218还进行用于将从控制单元210发送的图像数据发送到调制解调器223的控制。调制解调器I/F 218还进行从调制解调器223接收图像数据的控制。调制解调器223连接到PSTN 110并且进行传真发送和接收。调制解调器223将从控制单元210接收的传真数字信号调制成模拟信号，并且将模拟信号发送到PSTN 110。调制解调器223将从PSTN 110接收的传真模拟信号解调成数字信号，并且将数字信号发送到控制单元210。网络I/F 219连接到LAN 100。网络I/F 219进行控制，使得MFP101经由LAN 100与诸如文件服务器102和PC 103等的外部装置通信。
图3是例示文件服务器102的构造的框图。PC 103具有与文件服务器102的构造类似的构造。
文件服务器102包括控制单元310、操作单元332以及显示单元334。
控制单元310包括CPU 311、ROM 312、RAM 313、HDD 314、操作单元I/F 331、显示单元I/F 333以及网络I/F 315。
CPU 311通过执行ROM 312中存储的程序来以全面的方式控制文件服务器102。ROM312存储要由CPU 311读取的各种程序。RAM 313用作CPU 311的工作区域。HDD 314是存储图像数据和应用程序的大容量存储介质。
操作单元I/F 331控制控制单元310与操作单元332之间的数据的输入和输出。操作单元332包括键盘和鼠标，并且接受来自用户的操作。显示单元I/F 333控制控制单元310与显示单元334之间的数据的输入和输出。显示单元334包括液晶显示器或等离子体显示器，并且显示画面。网络I/F 315连接到LAN 100。网络I/F 315进行控制，使得文件服务器102经由LAN 100与MFP 101和PC 103通信。
以上是根据本示例性实施例的数据处理系统的构造的描述。
上述的MFP 101对使用MFP 101的用户进行认证。如果用户被成功认证，则MFP 101许可用户使用MFP 101。
图4是例示MFP 101对用户进行认证的处理的流程图。通过CPU 211将ROM 212中存储的程序读取到RAM 213中并执行该程序，来实现图4的流程图中所示的处理。
在步骤S1001中，CPU 211从用户接受用户信息。更具体地，CPU 211在操作单元220上初始显示图5中所示的登录画面。用户操作操作单元220以输入用户名和密码。更具体地，用户触摸区域401并且经由显示的键盘输入用户名。然后，用户触摸区域402并且经由显示的键盘输入密码。CPU 211将所接受的用户名和密码存储到RAM 213中。在该示例中，用户经由显示的键盘输入用户名和密码。然而，本发明不限于此。例如，用户可以携带集成电路(IC)卡，并且使IC卡靠近MFP 101的读卡单元(未例示)。MFP 101能够通过无线通信从IC卡获得用户名和密码。
在步骤S1002中，CPU 211确定登录键403是否被按下。如果CPU 211确定登录键403未被按下(在步骤S1002中为“否”)，则处理返回到步骤S1001。另一方面，如果CPU 211确定登录键403被按下(在步骤S1002中为“是”)，则处理进行到步骤S1003。
在步骤S1003中，CPU 211将所接受的用户名和密码与先前存储在HDD 214中的用户名和密码进行比较，以对用户进行认证。
在步骤S1004中，CPU 211确定用户是否被成功认证。如果CPU 211确定用户认证失败(在步骤S1004中为“否”)，则处理进行到步骤S1006。在步骤S1006中，CPU 211在操作单元220上显示用于向用户通知认证失败的画面。
另一方面，如果CPU 211确定用户认证被成功认证(在步骤S1004中为“是”)，则处理进行到步骤S1005。在步骤S1005中，CPU 211允许用户登录到MFP 101。然后，处理结束。为了管理登录到MFP 101的用户，CPU 211将登录到MFP 101的用户的用户名存储到RAM 213中。登录到MFP 101的用户被许可使用MFP 101。如果许可对MFP 101的使用，则在操作单元220上显示用于使用MFP 101的操作画面。
图6是例示MFP 101进行用于读取原稿并将表达所读取的原稿的图像的图像数据发送到指定目的地的发送作业的处理的流程图。通过CPU211将ROM 212中存储的程序读取到RAM 213中并执行该程序，来实现图6的流程图中所示的处理。
在步骤S2001中，CPU 211在操作单元220上显示发送设置画面。这里，将参照图7至图9B来描述在操作单元220上显示的发送设置画面和其他操作画面。
图7例示了发送设置画面的示例。用户能够在图7的发送设置画面上操作操作键501和502中的任一个以选择功能。图7例示了操作键501被选择的状态。虽然图7例示了“扫描并发送”和“复印”作为功能的示例，但是MFP 101可以包括其他功能。
选择操作键501，用户能够操作操作键511至513中的任一个以设置要发送的图像数据的目的地。
操作键511是地址簿键。如果操作键511被操作，则显示HDD 214中存储的地址簿的内容。用户能够参照在地址簿中登记的目的地的列表，并且选择期望的目的地以设置图像数据的目的地。操作键512是新输入键。如果操作键512被操作，则显示用于从用户接受新目的地的输入的画面。用户能够经由显示的画面输入新目的地，并且将新目的地设置为图像数据的目的地。下面将参照图8A来描述在这种情况下显示的画面。操作键513是“将文件发送到我的文件夹”键。如果用户想要将用户自己的文件夹设置为图像数据的目的地(如果用户想要以用户自己的文件夹作为目的地发送图像数据的文件)，则操作操作键513。如果用户操作操作键513，则关于用户自己的文件夹的路径信息被自动设置为图像数据的目的地。将关于用户自己的文件夹的路径信息与用户相关联地预先在HDD 214中管理。
操作键521是用来做出关于以彩色还是以单色读取原稿的设置的操作键。操作键522是用来设置读取分辨率的操作键。操作键524是用来做出关于单面/双面读取的设置的操作键。操作键525是用来设置读取大小的操作键。
在显示这样的画面之后，处理进行到步骤S2002。在步骤S2002中，CPU 211经由显示的画面接受设置。例如，CPU 211接受如下的读取设置，其包括关于以彩色还是以单色读取原稿的设置以及读取分辨率的设置。CPU 211将所接受的读取设置存储到HDD 214中。在步骤S2002中，CPU211还经由图8A至图9B中所示的画面，接受关于目的地以及图像数据的文件格式的发送设置。
图8A是例示在操作单元220上显示的操作画面的示例的图。如果图7的操作键512被按下，则显示图8A中所示的操作画面。
区域601是用于接受发送协议的选择的区域。区域601显示包括服务器消息块(SMB)、文件传输协议(FTP)、电子邮件(electronic mail)以及传真(FAX)的选项的下拉列表。然而，选项可以包括其他发送协议。
在图8A中所示的画面中，SMB被选择作为发送协议。
区域602是用于接受对用作图像数据的目的地的文件夹进行管理的服务器的主机名的区域。例如，文件服务器102的主机名被输入到区域602。区域603是用于接受用作图像数据的目的地的文件夹的路径的区域。区域604是用于接受登录到用作图像数据的目的地的文件夹所需的用户名的区域。区域605是用于接受登录到用作图像数据的目的地的文件夹所需的密码的区域。用户名和密码将被统称为认证信息。区域606是用于接受文件格式的选择的区域。区域606显示包括可移植文档格式(PDF)和标记图像文件格式(TIFF)的选项的下拉列表。然而，选项可以包括其他文件格式。
如果确定(OK)键607被按下，则CPU 211将经由画面接受的发送设置存储到HDD214中。然后，关闭图8A中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。在这种情况下，图7中所示的画面可以显示从图8A中所示的画面做出的发送设置的内容。如果取消键608被按下，则CPU 211丢弃经由画面接受的发送设置。然后，关闭图8A中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。
图8B是例示在操作单元220上显示的操作画面的示例的图。如果在图8A的区域601中选择了FTP，则显示图8B中所示的操作画面。
区域701是用于接受发送协议的选择的区域。区域701表示FTP被选择。区域702至706类似于区域602至606。因此将省略其详细描述。如果确定键707被按下，则CPU 211将经由画面接受的发送设置存储到HDD 214中。然后，关闭图8B中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。在这种情况下，图7中所示的画面可以显示从图8B中所示的画面做出的发送设置的内容。如果取消键708被按下，则CPU211丢弃经由画面接受的发送设置。然后，关闭图8B中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。
图9A是例示在操作单元220上显示的操作画面的示例的图。如果在图8A的区域601中选择了电子邮件，则显示图9A中所示的操作画面。
区域801是用于接受发送协议的选择的区域。区域801表示电子邮件被选择。区域802是用于接受用作电子邮件的目的地的电子邮件地址的区域。区域803是用于接受文件格式的选择的区域。区域803显示包括PDF和TIFF的选项的下拉列表。选项可以包括其他文件格式。如果确定键804被按下，则CPU 211将经由画面接受的发送设置存储到HDD214中。然后，关闭图9A中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。在这种情况下，这里的图7中所示的画面可以显示从图9A中所示的画面做出的发送设置的内容。如果取消键808被按下，则CPU 211丢弃经由画面接受的发送设置。然后，关闭图9A中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。
图9B是例示在操作单元220上显示的操作画面的示例的图。如果在图8A的区域601中选择了FAX，则显示图9B中所示的操作画面。
区域810是用于接受发送协议的选择的区域。区域810表示FAX被选择。区域811是用于接受用作FAX的目的地的FAX号码的区域。如果确定键813被按下，则CPU 211将经由画面接受的发送设置存储到HDD214中。然后，关闭图9B中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。在这种情况下，图7中所示的画面可以显示从图9B中所示的画面做出的发送设置的内容。如果取消键812被按下，则CPU 211丢弃经由画面接受的发送设置。然后，关闭图9B中所示的画面，并且在操作单元220上显示图7中所示的画面。
返回参照图6的流程图，在步骤S2002中接受设置之后，处理进行到步骤S2003。在步骤S2003中，CPU 211确定是否接受了发送开始指令。根据对操作单元220上的开始键的按下，来接受发送开始指令。如果接受了发送开始指令(在步骤S2003中为“是”)，则处理进行到步骤S2004。
在步骤S2004中，CPU 211更新图10中所示的发送历史数据库。图10中所示的发送历史数据库被存储在HDD 214中。发送历史数据库能够存储多个发送历史(发送作业的执行历史)。发送历史数据库包括如下的列：例如，开始时间901、目的地地址902、协议903、序列号904、通信结果905、文件格式906、用户名907以及输出标志908。在发送历史数据库中，针对各个发送作业创建和管理一个发送历史记录。
开始时间901表示开始执行发送作业的时间。更具体地，存储按顺序表示年、月、日和时的数字，作为表示发送时间的信息。虽然年、月、日和时被描述为都包括在开始时间901中，但是可以省略年。开始时间901可以仅包括月和日。开始时间901仅需要包括关于年、月、日和时的时间信息中的至少任一者。可以包括表示星期几的字符串。用户能够经由操作单元220设置存储哪些时间信息。
目的地地址902表示数据的发送目的地的地址。协议903表示已经用来发送数据的发送协议。序列号904表示唯一分配给各个记录的编号。通信结果905表示数据是否被成功发送。文件格式906表示要发送的数据，按哪种文件格式被转换并发送。用户名907表示指示了发送数据的用户的名称。输出标志908表示各个记录是否已经被输出(发送或打印)到外部装置。
在步骤S2004中，CPU 211更新这样的发送历史数据库。图11例示了在步骤S2004中进行的处理的详情。
在图11的步骤S3001中，CPU 211将记录初始添加到图10的发送历史数据库。
在步骤S3002中，CPU 211向记录分配能够唯一地识别记录的编号。该编号被分配到序列号904的栏。更具体地，CPU 211将发送历史数据库中存储的序列号当中的最大序列号加1，并且将所得的序列号存储到在步骤S3001中创建的记录的序列号904的栏中。
在步骤S3003中，CPU 211从计时器230获得当前时间，并且将获得的时间存储到开始时间901的栏中。
在步骤S3004中，CPU 211将通过使用图8A至图9B中所示的操作画面中的任一个设置的目的地，存储到目的地地址902的栏中。如果发送协议是SMB，则将在主机名602中设置的主机名存储到目的地地址902的栏中。如果发送协议是FTP，则将在主机名702中设置的主机名存储到目的地地址902的栏中。如果发送协议是电子邮件，则将在电子邮件地址802中设置的电子邮件地址存储到目的地地址902的栏中。如果发送协议是FAX，则将在FAX号码811中设置的FAX号码存储到目的地地址902的栏中。
在步骤S3005中，CPU 211将在图8A的区域601、图8B的区域701、图9A的区域801或图9B的区域810中选择的发送协议，存储到协议903的栏中。
在步骤S3006中，CPU 211将在图8A的区域606、图8B的区域706或图9A的区域803中选择的文件格式，存储到文件格式906的栏中。如果发送协议是FAX，则文件格式906的栏被留空。
在步骤S3007中，CPU 211将使用MFP 101的用户的用户名存储到用户名907的栏中。在本示例性实施例中，在步骤S1005中存储在RAM213中的、登录到MFP 101的用户的用户名，被存储到用户名907的栏中。
在步骤S3008中，CPU 211将表示“未输出”的值存储到输出标志908的栏中。该值表示记录尚未被包括到文件中(包括记录的文件尚未生成)或者尚未作为通信管理报告被发送到外部装置。如果记录的文件被生成并且作为通信管理报告被输出到外部装置，则CPU211将输出标志908的值从“未输出”更新为“已输出”。
在步骤S3008的处理结束之后，处理进行到图6的步骤S2005。
在步骤S2005中，CPU 211指示扫描器222根据经由图7中所示的画面接受的读取设置来读取原稿，从而开始原稿的读取。扫描器222读取原稿，生成关于原稿的图像数据，并且将生成的图像数据发送到CPU211。CPU 211接收从扫描器222发送的图像数据，并且将接收的图像数据存储到HDD 214中。
在步骤S2006中，CPU 211根据通过使用在图8A至图9B中所示的操作画面中的任一个操作画面所设置的发送协议，将存储在HDD 214中的图像数据发送到由通过使用图8A至图9B中所示的操作画面中的所述任一个操作画面而设置的目的地地址指定的目的地。如果在图8A的画面上选择了SMB协议，则CPU 211通过使用输入到用户名604的值和输入到密码605的值，登录到通过将输入到主机名602的值和输入到路径603的值连接而表达的目的地。CPU 211将存储在HDD 214中的图像数据转换成在文件格式606中选择的文件格式。然后，CPU 211通过使用网络I/F 219将转换的文件发送到登录目的地。这样的作业将被称为SMB发送作业。如果在图8B的画面上选择了FTP协议，则CPU 211通过使用输入到用户名704的值和输入到密码705的值，登录到通过将输入到主机名702的值和输入到路径703的值连接而表达的目的地。CPU 211将存储在HDD 214中的图像数据转换成在文件格式706中选择的文件格式。然后，CPU 211通过使用网络I/F 219将转换的文件发送到登录目的地。这样的作业将被称为FTP发送作业。如果在图9A的画面上选择了电子邮件协议，则CPU 211将存储在HDD214中的图像数据转换成在文件格式803中选择的文件格式。然后，CPU 211通过使用网络I/F 219，将转换的文件所附加到的电子邮件，发送到输入到电子邮件地址802的目的地。这样的作业将被称为电子邮件发送作业。如果在图9B的画面上选择了FAX协议，则CPU 211通过使用调制解调器223将存储在HDD 214中的图像数据发送到输入到FAX号码811的目的地。这样的作业将被称为FAX发送作业。
在步骤S2007中，CPU 211确定图像数据的发送是否已经完成。如果CPU 211确定图像数据的发送未完成(在步骤S2007中为“否”)，则处理返回到步骤S2006，并且CPU 211继续发送图像数据。另一方面，如果CPU 211确定图像数据的发送完成(在步骤S2007中为“是”)，则处理进行到步骤S2008。
在步骤S2008中，CPU 211确定图像数据是否被成功发送。更具体地，如果从目的地装置接收到表示正常接收图像数据的响应，则CPU 211确定图像数据被成功发送。另一方面，如果在某个时间段期间没有从目的地装置接收到表示正常接收图像数据的响应，则CPU211确定图像数据的发送失败。如果CPU 211确定图像数据被成功发送(在步骤S2008中为“是”)，则处理进行到步骤S2009。如果CPU 211确定图像数据的发送失败(在步骤S2008中为“否”)，则处理进行到步骤S2011。
在步骤S2009中，CPU 211将表示成功发送的“OK”存储到发送历史数据库的通信结果905的栏中。
在步骤S2011中，CPU 211将表示失败发送的“NG”存储到发送历史数据库的通信结果905的栏中。
在步骤S2010中，CPU 211将HDD 214中存储的记录计数器的值加1。记录计数器用来识别发送历史数据库中存储的记录当中的、各自的输出标志908处于“未输出”状态的记录的总数。在出厂时，记录计数器被设置为0。然后，每次执行发送作业时，记录计数器被累加。
在步骤S2012中，CPU 211确定在步骤S2006中进行的图像数据的发送是否是通过FAX(即，FAX发送作业)。更具体地，CPU 211确定图像数据是否通过由协议810选择的FAX被发送到由在图9B中所示的画面上输入的FAX号码811指定的目的地。如果CPU 211确定在步骤S2006中进行的图像数据的发送是通过FAX(在步骤S2012中为“是”)，则处理进行到步骤S2013。另一方面，如果CPU 211确定在步骤S2006中进行的图像数据的发送不是通过FAX(在步骤S2012中为“否”)，则处理跳过步骤S2013。然后，图6的流程图中所示的处理结束。
在步骤S2013中，CPU 211将HDD 214中存储的传真计数器加1。传真计数器用来识别发送历史数据库中存储的记录当中的、各自的输出标志908为“未输出”的FAX发送作业的记录总数。在出厂时，传真计数器被设置为0。然后，每次执行FAX发送作业时，传真计数器被累加。
以这种方式，MFP 101执行用于将数据发送到指定目的地的发送作业。
MFP 101将所执行的发送作业的执行历史作为发送历史数据库存储在HDD 214中。如果MFP 101从操作单元220接受显示发送作业的历史的请求，则MFP 101在操作单元220的显示单元上显示图10中所示的发送历史数据库中存储的发送作业的历史。MFP 101还打印图10中所示的发送历史数据库中存储的发送作业的历史，作为通信管理报告。
因此，MFP 101的管理员能够检查谁、何时、在MFP 101上执行了什么发送作业以及通信结果是什么。
根据本示例性实施例的MFP 101还能够基于图10中所示的发送历史数据库中存储的发送作业的历史，生成和发送通信管理报告的文件或传真管理报告的文件。通信管理报告是涵盖基于由MFP 101可执行的所有发送协议(SMB、FTP、电子邮件和FAX)进行的发送作业的执行历史的报告。传真管理报告是不涵盖SMB发送作业、FTP发送作业或电子邮件发送作业的执行历史而仅描述FAX发送作业的执行历史的报告。换句话说，传真管理报告包括一种类型的作业的执行历史。
为了管理所有类型的作业的执行历史，管理员能够进行设置以输出通信管理报告。如果管理员想要分开地管理FAX发送作业的执行历史和其他类型的作业的执行历史，则管理员能够进行设置以输出传真管理报告。FAX很可能用来处理机密文件。因此，如果需要特别注意对FAX发送作业的执行历史进行管理，则输出传真管理报告的功能是有用的。
现在，将描述MFP 101基于图10中所示的发送历史数据库中存储的发送作业的历史来生成并发送通信管理报告的文件或传真管理报告的文件的处理。
图12A例示了用于对通信管理报告的输出方法进行设置的操作画面。该操作画面是在MFP 101的操作单元220上显示的画面。图12A的操作画面包括打印键1301、发送键1302、OFF键1303和通信数量指定栏1308。用户操作这些项目，以根据在步骤S2010中计数的“未输出”状态的记录的数量，进行用于输出通信管理报告的设置。
打印键1301是用于在步骤S2010中计数的“未输出”状态的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的情况下，指定打印通信管理报告的键。发送键1302是用于在步骤S2010中计数的“未输出”状态的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的情况下，指定发送通信管理报告的键。用户经由当按钮1307被选择时显示的软件键盘，在通信数量指定栏1308中输入值。OFF键1303是用于使根据“未输出”状态的记录的数量打印通信管理报告的功能和根据“未输出”状态的记录的数量发送通信管理报告的功能二者无效的键。
图12A的操作画面还包括打印键1304、发送键1305、OFF键1306和时间指定栏1310。如果由计时器230测量的时间已经达到预定时间，则用户操作这些项目以进行用于输出通信管理报告的设置。打印键1304是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1310中指定的时间的情况下，指定打印通信管理报告的键。发送键1305是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1310中指定的时间的情况下，指定发送通信管理报告的键。OFF键1306是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1310中指定的时间的情况下，使输出通信管理报告的功能无效的键。发送目的地栏1313是用于指定通信管理报告的发送目的地的栏。用户经由当发送目的地按钮1312被选择时显示的软件键盘，在发送目的地栏1313中输入发送目的地。
如果确定键1315被按下，则CPU 211将经由图12A中所示的画面接受的设置存储到HDD 214中。然后，CPU 211关闭图12A中所示的画面。如果取消键1314被按下，则CPU 211丢弃经由画面接受的设置。然后，CPU 211关闭图12A中所示的画面。
图12B例示了用于对传真管理报告的输出方法进行设置的操作画面。该操作画面是在MFP 101的操作单元220上显示的画面。
图12B的操作画面包括打印键1401、发送键1402、OFF键1403和通信数量指定栏1408。用户操作这些项目，以根据在步骤S2013中计数的“未输出”状态的记录的数量，进行用于输出传真管理报告的设置。
打印键1401是用于在步骤S2013中计数的“未输出”状态的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多的情况下，指定打印传真管理报告的键。发送键1402是用于在步骤S2013中计数的“未输出”状态的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多的情况下，指定发送传真管理报告的键。用户经由当按钮1407被选择时显示的软件键盘，在通信数量指定栏1408中输入值。OFF键1403是用于使根据“未输出”状态的记录的数量打印传真管理报告的功能和根据“未输出”状态的记录的数量发送传真管理报告的功能二者无效的键。
图12B的操作画面还包括打印键1404、发送键1405、OFF键1406和时间指定栏1410。如果由计时器230测量的时间已经达到预定时间，则用户操作这些项目以进行用于输出传真管理报告的设置。
打印键1404是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1410中指定的时间的情况下，指定打印传真管理报告的键。发送键1405是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1410中指定的时间的情况下，指定发送传真管理报告的键。OFF键1406是用于在由计时器230测量的时间已经达到在时间指定栏1410中指定的时间的情况下，使输出传真管理报告的功能无效的键。发送目的地栏1413是用于指定传真管理报告的发送目的地的栏。用户经由当发送目的地按钮1412被选择时显示的软件键盘，在发送目的地栏1413中输入发送目的地。
如果确定键1415被按下，则CPU 211将经由图12B的画面接受的设置存储到HDD214中。然后，CPU 211关闭图12B中所示的画面。如果取消键1414被按下，则CPU 211丢弃经由画面接受的设置。然后，CPU211关闭图12B中所示的画面。
CPU 211根据经由图12A的操作画面接受的设置，输出(发送或打印)通信管理报告。将参照图13和图14的流程图来描述这种处理的详情。通过CPU 211将ROM 212中存储的程序读取到RAM 213中并执行该程序，来实现图13和图14的流程图中所示的处理。
如果指定图12A的打印键1301或发送键1302，则进行图13的流程图中所示的处理。换句话说，如果指定图12A的OFF键1303，则不进行图13的流程图中所示的处理。如果指定图12A的打印键1304或发送键1305，则进行图14的流程图中所示的处理。换句话说，如果指定图12A的OFF键1306，则不进行图14的流程图中所示的处理。如果图13的流程图中所示的处理和图14的流程图中所示的处理都被进行，则CPU 211交替地并且继续地进行图13的流程图中的步骤S4010的处理以及图14的流程图中的步骤S5010的处理。
在步骤S4010中，CPU 211确定在图10中所示的发送历史数据库中存储的所有协议的发送作业的记录当中，是否存储了与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录。更具体地，CPU211确定在步骤S2010中计数的“未输出”状态的存储的记录的数量是否与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多。如果CPU 211确定没有存储与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录(在步骤S4010中为“否”)，则CPU 211重复步骤S4010的处理。另一方面，如果CPU 211确定存储了与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录(在步骤S4010中为“是”)，则处理进行到步骤S4020。
在步骤S4020中，CPU 211确定在图12A中所示的画面上是否由发送键1302指定了发送。如果CPU 211确定由发送键1302指定了发送(在步骤S4020中为“是”)，则处理进行到步骤S4030。另一方面，如果指定了打印键1301，则CPU 211确定没有指定发送(在步骤S4020中为“否”)，并且处理进行到步骤S4210。
在步骤S4030中，CPU 211从HDD 214获得图10中所示的发送历史数据库。CPU 211将所获得的发送历史数据库存储到RAM 213中。
在步骤S4040中，CPU 211识别在发送历史数据库中的各自的输出标志908为“未输出”的记录当中的、开始时间901最早的记录。
在步骤S4050中，CPU 211从开始时间901最早的记录获得开始时间901的值。CPU211将所获得的值存储到RAM 213中。
在步骤S4060中，CPU 211识别在发送历史数据库中的各自的输出标志908为“未输出”的记录当中的、开始时间901最新的记录。
在步骤S4070中，CPU 211从开始时间901最新的记录获得开始时间901的值。CPU211将所获得的值存储到RAM 213中。
在步骤S4080中，CPU 211利用连字符连接在步骤S4050中获得的开始时间901的值和在步骤S4070中获得的开始时间901的值，以生成代表文件名的字符串。这种处理将被称为文件名生成处理。
将描述文件名生成处理的具体示例。如果CPU 211根据图10中所示的发送历史数据库来生成文件名，则以下面的方式来生成文件名。首先，CPU 211获得各自的输出标志908为“未输出”的记录当中的、开始时间901最早的记录的开始时间901的值“201503160948”。然后，CPU 211获得各自的输出标志908为“未输出”的记录当中的、开始时间901最新的记录的开始时间901的值“201503161405”。然后，CPU 211利用连字符连接这些值以生成文件名“201503160948-201503161405”。此外，CPU 211可以将文件扩展名附加到末尾，如同“201503160948-201503161405.csv”。这使得管理发送历史的管理员容易搜索到存储要查看的发送历史的文件。例如，如果管理员想要查看在2015年3月16日11:00左右发送的作业的发送历史，则管理员能够从文件名“201503160948-201503161405.csv”容易地发现，能够通过打开文件来查看发送结果。
在步骤S4090中，CPU 211从在步骤S4030中存储在RAM 213中的发送历史数据库中提取各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的csv文件。
在步骤S4100中，CPU 211将在步骤S4080中生成的文件名设置为在步骤S4090中生成的文件的文件名。
在步骤S4110中，CPU 211将在步骤S4090中生成的文件(通信管理报告)附加到电子邮件，并且将电子邮件发送到在发送目的地栏1313中指定的发送目的地。发送方法可以是基于FTP或基于SMB的文件发送。更具体地，如果在发送目的地栏1313中指定了电子邮件地址，则CPU 211通过电子邮件发送文件。如果指定了服务器的主机名，则CPU 211通过FTP或SMB将文件发送到服务器。
在步骤S4120中，CPU 211将HDD 214中存储的发送历史数据库中的文件已生成、发送已完成的记录的输出标志908从“未输出”改变为“已输出”。
在步骤S4130中，CPU 211将记录计数器的值设置为0。在步骤S4140中，CPU 211将传真计数器的值设置为0。然后，图13的流程图中所示的处理结束。在处理结束之后，CPU211再次重复步骤S4010的处理。
另一方面，当处理从步骤S4020进行到步骤S4210时，在步骤S4210中，CPU 211从HDD 214获得图10中所示的发送历史数据库。然后，CPU 211将所获得的发送历史数据库存储到RAM 213中。
在步骤S4220中，CPU 211提取图10中所示的发送历史数据库中的各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的用于打印的图像数据(打印数据)。
在步骤S4230中，CPU 211将在步骤S4220中生成的打印数据发送到打印机221，并且使打印机221基于打印数据进行打印。然后，处理进行到步骤S4130。
上面描述的是MFP 101在如下的条件下输出通信管理报告的处理，所述条件是，在图10中所示的发送历史数据库中存储的所有协议的发送作业的记录当中，存储有与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录。
图14是例示MFP 101在由计时器230测量的时间已经达到预定时间的情况下输出通信管理报告的处理的流程图。
在步骤S5010中，CPU 211确定由计时器230测量的时间是否已经达到预定时间。如果CPU 211确定由计时器230测量的时间已经达到预定时间(在步骤S5010中为“是”)，则处理进行到步骤S5020。如果CPU211确定由计时器230测量的时间未达到预定时间(在步骤S5010中为“否”)，则CPU 211重复步骤S5010的处理。
在步骤S5020中，CPU 211确定在图12A中所示的画面上是否由发送键1305指定了发送。如果CPU 211确定指定了发送(在步骤S5020中为“是”)，则处理进行到步骤S5030。另一方面，如果指定了打印键1304，则CPU 211确定没有指定发送(在步骤S5020中为“否”)，并且处理进行到步骤S5210。
在步骤S5030中，CPU 211从HDD 214获得图10中所示的发送历史数据库。CPU 211将所获得的发送历史数据库存储到RAM 213中。
在步骤S5040中，CPU 211获得由计时器230测量的当前时间并将其存储到RAM 213中。
在步骤S5050中，CPU 211根据在步骤S5040中存储在RAM 213中的时间生成文件名，并且将生成的文件名存储到RAM 213中。例如，如果进行步骤S5040的处理的时间为2015年3月16日15:00，则CPU 211生成文件名“201503161500”。
在步骤S5060中，CPU 211从在步骤S5030中存储在RAM 213中的发送历史数据库中提取各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的csv文件。
在步骤S5070中，CPU 211将在步骤S5050中生成的文件名设置为在步骤S5060中生成的文件的文件名。
在步骤S5080中，CPU 211将在步骤S5070中生成的文件(通信管理报告)附加到电子邮件，并且将电子邮件发送到在发送目的地栏1313中指定的发送目的地。发送方法可以是基于FTP或基于SMB的文件发送。更具体地，如果在发送目的地栏1313中指定了电子邮件地址，则CPU 211通过电子邮件发送文件。如果指定了服务器的主机名，则CPU 211通过FTP或SMB将文件发送到服务器。
在步骤S5090中，CPU 211将HDD 214中存储的发送历史数据库中的发送已完成的记录的输出标志908从“未输出”改变为“已输出”。
在步骤S5100中，CPU 211将记录计数器的值设置为0。在步骤S5110中，CPU 211将传真计数器的值设置为0。然后，图14的流程图中所示的处理结束。在处理结束之后，CPU211再次重复步骤S5010的处理。
当处理从步骤S5020进行到步骤S5210时，在步骤S5210中，CPU 211从HDD 214获得图10中所示的发送历史数据库。CPU 211将所获得的发送历史数据库存储到RAM 213中。
在步骤S5220中，CPU 211从在步骤S5210中存储在RAM 213中的发送历史数据库中提取各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的用于打印的图像数据(打印数据)。
在步骤S5230中，CPU 211将在步骤S5220中生成的打印数据发送到打印机221，并且使打印机221基于打印数据进行打印。然后，处理进行到步骤S5100。
以上是MFP 101在由计时器230测量的时间已经达到预定时间的情况下输出通信管理报告的处理。
接下来，将参照图15和图16中所示的流程图，来描述CPU 211根据经由图12B的操作画面接受的设置输出(发送或打印)传真管理报告的处理。通过CPU 211将ROM 212中存储的程序读取到RAM 213中并执行该程序，来实现图15和图16的流程图中所示的处理。
如果指定图12B的打印键1401或发送键1402，则进行图15的流程图中所示的处理。换句话说，如果指定图12B的OFF键1403，则不进行图15的流程图中所示的处理。如果指定图12B的打印键1404或发送键1405，则进行图16的流程图中所示的处理。换句话说，如果指定图12B的OFF键1406，则不进行图16的流程图中所示的处理。如果图15的流程图中所示的处理和图16的流程图中所示的处理都被进行，则CPU 211交替地并且连续地进行图15的流程图中的步骤S8010的处理以及图16的流程图中的步骤S9010的处理。
在步骤S8010中，CPU 211确定在图10中所示的发送历史数据库中存储的所有协议的发送作业的记录当中，是否存储了与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多的“未输出”状态的FAX作业的执行历史的记录。更具体地，CPU 211确定在图10中所示的发送历史数据库中存储的所有协议的发送作业的记录当中的、“未输出”状态的FAX作业的执行历史的存储的记录的数量，是否与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多。如果CPU 211确定“未输出”状态的FAX作业的执行历史的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1408中指定的数量不一样多(在步骤S8010中为“否”)，则CPU 211重复步骤S8010的处理。另一方面，如果CPU 211确定“未输出”状态的FAX作业的执行历史的存储的记录的数量与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多(在步骤S8010中为“是”)，则处理进行到步骤S8020。
在步骤S8020中，CPU 211确定在图12B中所示的画面上是否由发送键1402指定了发送。如果CPU 211确定由发送键1402指定了发送(在步骤S8020中为“是”)，则处理进行到步骤S8030。另一方面，如果指定了打印键1401，则CPU 211确定没有指定发送(在步骤S8020中为“否”)，并且处理进行到步骤S8210。
在步骤S8030中，CPU 211从图10中所示的发送历史数据库中仅提取各自的协议903的值为FAX的FAX作业的记录。CPU 211将所提取的记录存储到RAM 213中作为传真历史数据库。
在步骤S8040中，CPU 211识别在RAM 213中存储的传真历史数据库中的各自的输出标志908为“未输出”的记录当中的、开始时间901最早的记录。
在步骤S8050中，CPU 211从开始时间901最早的记录获得开始时间901的值。然后，CPU 211将所获得的值存储到RAM 213中。
在步骤S8060中，CPU 211识别在RAM 213中存储的传真历史数据库中的各自的输出标志908为“未输出”的FAX作业的记录当中的、开始时间901最新的记录。
在步骤S8070中，CPU 211从开始时间901最新的记录获得开始时间901的值。然后，CPU 211将所获得的值存储到RAM 213中。
在步骤S8080中，CPU 211利用连字符连接在步骤S8050中获得的开始时间901的值和在步骤S8070中获得的开始时间901的值。CPU 211还在其上连接字符“F”以生成代表文件名的字符串。“F”是“FAX”的首字符，并且表示所生成的文件包括FAX作业的执行历史。这种处理将被称为文件名生成处理。
现在，将描述文件名生成处理的具体示例。如果CPU 211根据图10中所示的发送历史数据库来生成文件名，则以下面的方式来生成文件名。首先，CPU 211获得各自的输出标志908为“未输出”的FAX作业的记录当中的、开始时间901最早的记录的开始时间901的值“201503161015”。CPU 211获得各自的输出标志908为“未输出”的FAX作业的记录当中的、开始时间901最新的记录的开始时间901的值“201503161305”。然后，CPU 211利用连字符连接这两个值，并且附加“F”以生成文件名“201503161015-201503161305F”。CPU 211可以将文件扩展名附加到末尾，如同“201503161015-201503161305F.csv”。这使得管理发送历史的管理员容易搜索到存储要查看的发送历史的文件。例如，假设管理员想要查看在2015年3月16日11:00左右发送的FAX作业的执行历史。在这种情况下，管理员能够从文件名“201503161015-201503161305F.csv”容易地发现，能够通过打开FAX作业的执行历史来查看文件。如果管理员想要查看FAX作业的执行历史，则管理员能够从文件名中包括的字符“F”容易地发现，能够通过打开哪个文件来查看FAX作业的执行历史。
在步骤S8090中，CPU 211从在步骤S8030中存储在RAM 213中的传真历史数据库中提取各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的csv文件。
在步骤S8100中，CPU 211将在步骤S8080中生成的文件名设置为在步骤S8090中生成的文件的文件名。
在步骤S8110中，CPU 211将在步骤S8090中生成的文件(传真管理报告)附加到电子邮件，并且将电子邮件发送到在发送目的地栏1413中指定的发送目的地。发送方法可以是基于FTP或基于SMB的文件发送。更具体地，如果在发送目的地栏1413中指定了电子邮件地址，则CPU 211通过电子邮件发送文件。如果指定了服务器的主机名，则CPU 211通过FTP或SMB将文件发送到服务器。
在步骤S8120中，CPU 211将HDD 214中存储的发送历史数据库中的文件已生成、发送已完成的记录的输出标志908从“未输出”改变为“已输出”。
在步骤S8130中，CPU 211将传真计数器的值设置为0。
在步骤S8140中，CPU 211从记录计数器的值中减去在步骤S8120中各自的输出标志908被改变为“已输出”的记录的数量。然后，图15的流程图中所示的处理结束。在处理结束之后，CPU 211再次重复步骤S8010的处理。
另一方面，当处理从步骤S8020进行到步骤S8210时，在步骤S8210中，CPU 211从图10中所示的发送历史数据库中仅提取各自的协议903的值为FAX的FAX作业的记录。然后，CPU 211将提取的记录存储到RAM 213中作为传真历史数据库。
在步骤S8220中，CPU 211提取在步骤S8210中存储在RAM 213中的传真历史数据库中的、各自的输出标志908为“未输出”的FAX作业的记录，并且生成包括所提取的记录的用于打印的图像数据(打印数据)。
在步骤S8230中，CPU 211将在步骤S8220中生成的打印数据发送到打印机221，并且使打印机221基于打印数据进行打印。然后，处理进行到步骤S8130。
上面描述的是MFP 101在如下的条件下输出传真管理报告的处理，所述条件是，在图10中所示的发送历史数据库中存储的所有协议的发送作业的记录当中，存储有与在通信数量指定栏1408中指定的数量一样多的“未输出”状态的FAX作业的记录。
图16是例示MFP 101在由计时器230测量的时间已经达到预定时间的情况下输出(发送或打印)传真管理报告的处理的流程图。
在步骤S9010中，CPU 211确定由计时器230测量的时间是否已经达到预定时间。如果CPU 211确定由计时器230测量的时间已经达到预定时间(在步骤S9010中为“是”)，则处理进行到步骤S9020。如果CPU211确定由计时器230测量的时间未达到预定时间(在步骤S9010中为“否”)，则CPU 211重复步骤S9010的处理。
在步骤S9020中，CPU 211确定在图12B中所示的画面上是否由发送键1405指定了发送。如果CPU 211确定指定了发送(在步骤S9020中为“是”)，则处理进行到步骤S9030。另一方面，如果指定了打印键1404，则CPU 211确定没有指定发送(在步骤S9020中为“否”)，并且处理进行到步骤S9210。
在步骤S9030中，CPU 211仅提取图10中所示的发送历史数据库中的各自的协议903的值为FAX的FAX作业的记录。然后，CPU 211将所提取的记录存储到RAM 213中作为传真历史数据库。
在步骤S9040中，CPU 211获得由计时器230测量的当前时间并将其存储到RAM 213中。
在步骤S9050中，CPU 211将在步骤S9004中存储在RAM 213中的时间与字符“F”连接以生成文件名，并且将生成的文件名存储到RAM 213中。“F”是“FAX”的首字符，并且表示所生成的文件包括FAX作业的执行历史。例如，如果进行步骤S9040的处理的时间是2015年3月16日15:00，则CPU 211生成文件名“201503161500F”。
在步骤S9060中，CPU 211从在步骤S9030中存储在RAM 213中的传真历史数据库中提取各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的csv文件。
在步骤S9070中，CPU 211将在步骤S9050中生成的文件名设置为在步骤S9060中生成的文件的文件名。
在步骤S9080中，CPU 211将在步骤S9070中生成的文件(传真管理报告)附加到电子邮件，并且将电子邮件发送到在发送目的地栏1413中指定的发送目的地。发送方法可以是基于FTP或基于SMB的文件发送。更具体地，如果在发送目的地栏1413中指定了电子邮件地址，则CPU 211通过电子邮件发送文件。如果指定了服务器的主机名，则CPU 211通过FTP或SMB将文件发送到服务器。
在步骤S9090中，CPU 211将HDD 214中存储的发送历史数据库中的发送已完成的记录的输出标志908从“未输出”改变为“已输出”。
在步骤S9100中，CPU 211将传真计数器的值设置为0。
在步骤S9110中，CPU 211从记录计数器的值中减去在步骤S9090中各自的输出标志908被改变为“已输出”的记录的数量。然后，图16的流程图中所示的处理结束。在处理结束之后，CPU 211再次重复步骤S9010的处理。
另一方面，当处理从步骤S9020进行到步骤S9210时，在步骤S9210中，CPU 211从图10中所示的发送历史数据库中仅提取各自的协议903的值为FAX的FAX作业的记录。CPU 211将提取的记录存储到RAM 213中作为传真历史数据库。
在步骤S9220中，CPU 211提取在步骤S9210中存储在RAM 213中的传真历史数据库中的、各自的输出标志908为“未输出”的记录，并且生成包括所提取的记录的用于打印的图像数据(打印数据)。
在步骤S9230中，CPU 211将在步骤S9220中生成的打印数据发送到打印机221，并且使打印机221基于打印数据进行打印。然后，处理进行到步骤S9110。
上面描述的是MFP 101在由计时器230测量的时间已经达到预定时间的条件下输出传真管理报告的处理。
通过这种控制，管理员能够在用作通信管理报告和传真管理报告的发送目的地的PC上分开地管理通信管理报告和传真管理报告。此外，管理员能够从附加到文件的文件名的标识符(字符)容易地识别在所发送的管理报告中包括的作业的类型。
<其他示例性实施例>
在前述的示例性实施例中，用于识别作业类型的信息仅附加到传真管理报告的文件名。然而，其不限于此。可以将用于识别多个作业的各类型的信息附加到包括多种类型的作业的执行历史的通信管理报告的文件名。
在前述的示例性实施例中，年、月、日和时被描述为都从发送历史表获得。然而，可以仅获得这些信息中的一些以生成文件名。在前述的示例性实施例中，开始时间901的值被描述为用连字符连接。然而，连字符是这种符号的示例，并且可以使用其他符号。
在前述的示例性实施例中，描述了如下的示例，在存储有与通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录，并且CPU211确定在步骤S4020中指定了发送的情况下，CPU 211进行步骤S4030至S4120的处理。还描述了如下的示例，在CPU 211确定由计时器230测量的时间已经达到预定时间并且在步骤S5020中指定了发送的情况下，CPU211进行步骤S5030至S5090的处理。然而，本发明不限于此。可以在存储有与在通信数量指定栏1308中指定的数量一样多的“未输出”状态的记录，并且在步骤S4020中指定了发送的情况下，CPU 211进行步骤S5030至S5090的处理。可以在CPU 211确定由计时器230测量的时间已经达到预定时间并且在步骤S5020中指定了发送的情况下，CPU211进行步骤S4030至S4120的处理。CPU 211可以在两个条件下进行步骤S4030至S4120的处理。CPU 211可以在两个条件下进行步骤S5030至S5090的处理。
在前述的示例性实施例中，用于输出通信管理报告和传真管理报告的处理被描述为在记录的数量或时间满足预定条件的情况下进行。然而，其不限于此。本发明的示例性实施例可以应用于如下的情况：在经由操作单元220从用户接收到针对通信管理报告的输出指令的情况下，输出通信管理报告。
前述的示例性实施例已经处理了管理发送历史并发送包括发送历史的通信管理报告的情况。然而，本发明不限于此。本发明的示例性实施例可以应用于用于管理复印作业的作业历史并发送包括复印作业的作业历史的历史报告的处理。复印作业是指扫描器222读取原稿的图像并且打印机221打印所读取的图像的作业。在这种情况下，历史报告的文件的文件名可以包括“COPY”的首字符“C”，以表示作业类型是复印。本发明的示例性实施例可以应用于用于管理打印作业的历史并发送包括打印作业的作业历史的历史报告的处理。打印作业是指打印机221基于经由LAN 100从PC 103接收的打印数据来打印图像的作业。在这种情况下，历史报告的文件的文件名可以包括“PRINT”的首字符“P”，以表示作业类型是打印。可以使用与作业类型相对应的符号来代替字符。
在前述的示例性实施例中，描述了如下的示例，其中，文件名包括代表作业类型的字符，以表示文件包括什么类型的作业的执行历史。然而，本发明不限于此。可以在文件的属性(包括标签、标题、注释和创建者)中包括诸如代表作业类型的字符等的信息。在将文件发送到发送目的地之后，能够通过在发送目的地PC上查看文件的属性来识别文件包括什么类型的作业的执行历史。在前述的示例性实施例中，描述了如下的示例，其中，代表作业类型的字符被包括在具有文件扩展名的文件名的非扩展部分中。然而，可以将代表作业类型的字符包括在扩展部分中。
在前述的示例性实施例中，描述了如下的示例，其中，MFP 101存储由自身的装置执行的作业的执行历史并且生成包括执行历史的文件。然而，其不限于此。连接到LAN 100的历史管理服务器可以通过使用图13至图16中所示的方法，根据与由连接到LAN 100的MFP101执行的作业有关的历史信息，生成包括作业的执行历史的文件。在这种情况下，在历史管理服务器上显示图12A和图12B中所示的画面。从画面接受的设置被存储在历史管理服务器中的存储单元中。历史管理服务器可以对MFP 101的HDD 214中的发送历史数据库进行步骤S4010、S5010、S8010和S9010中的确定。作为选择，MFP 101的CPU 211可以进行步骤S4010、S5010、S8010和S9010中的确定，并且如果确定为“是”，则CPU 211可以向发送历史数据库通知这些确定，并且历史管理服务器可以进行后续处理。另外，记录计数器和传真计数器可以配设在历史管理服务器中。在步骤S4030、S4210、S5030、S5210、S8030、S8210、S9030和S9210中，历史管理服务器可以经由LAN 100从MFP 101的HDD 214获得发送历史数据库。
在前述的示例性实施例中，描述了发送历史数据库存储发送作业的历史的示例。然而，也可以存储接收作业的历史。可以通过进行以下处理来实现本发明的示例性实施例。具体地，处理包括向系统或装置提供存储用于实现前述示例性实施例的功能的软件的程序代码的存储介质。然后，处理还包括由系统或装置的计算机(或CPU或微处理单元(MPU))读取存储介质中存储的程序代码。
在这种情况下，从存储介质读取的程序代码本身实现前述示例性实施例的功能。程序代码和存储程序代码的存储介质构成本发明的示例性实施例。
根据本发明的示例性实施例，用户能够从所生成的文件的文件名识别文件是什么类型的作业的执行历史。
其他实施例
还可以通过读出并执行记录在存储介质(也可更完整地称为“非暂时性计算机可读存储介质”)上的计算机可执行指令(例如，一个或更多个程序)以执行上述实施例中的一个或更多个的功能、并且/或者包括用于执行上述实施例中的一个或更多个的功能的一个或更多个电路(例如，专用集成电路(ASIC))的系统或装置的计算机，来实现本发明的实施例，并且，可以利用通过由系统或装置的计算机例如读出并执行来自存储介质的计算机可执行指令以执行上述实施例中的一个或更多个的功能、并且/或者控制一个或更多个电路以执行上述实施例中的一个或更多个的功能的方法，来实现本发明的实施例。计算机可以包括一个或更多个处理器(例如，中央处理单元(CPU)、微处理单元(MPU))，并且可以包括分开的计算机或分开的处理器的网络，以读出并执行计算机可执行指令。计算机可执行指令可以例如从网络或存储介质被提供给计算机。存储介质可以包括例如硬盘、随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、分布式计算系统的存储器、光盘(诸如压缩光盘(CD)、数字通用光盘(DVD)或蓝光光盘(BD)TM)、闪存装置以及存储卡等中的一个或更多个。
本发明的实施例还可以通过如下的方法来实现，即，通过网络或者各种存储介质将执行上述实施例的功能的软件(程序)提供给系统或装置，该系统或装置的计算机或是中央处理单元(CPU)、微处理单元(MPU)读出并执行程序的方法。
虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解，本发明不限于所公开的示例性实施例。应当对所附权利要求的范围给予最宽的解释，以使其涵盖所有这些变型例以及等同的结构和功能。

Claims (7)

1.一种文件生成装置，所述文件生成装置包括：
执行单元，其用于利用所述文件生成装置所支持的多种通信协议之一来执行发送作业，其中，所述发送作业包括用于传真发送的作业；
存储单元，其用于存储由所述执行单元所执行的多个发送作业的执行历史；
显示单元，其用于显示第一画面，所述第一画面用以接收第一目的地的指定和第一条件的设置，其中，所述第一画面与传真发送相关；
文件生成单元，其用于根据所述第一条件、基于所述存储单元中存储的仅与传真发送有关的一个或多个执行历史来生成第一文件；
文件名生成单元，其用于为所述第一文件生成第一文件名，所述第一文件名包括时间信息和预定的字符；以及
发送单元，其用于向指定的第一目的地发送设置了第一文件名的第一文件，
其中，所述显示单元还显示第二画面，所述第二画面用以接收第二目的地的指定和第二条件的设置，其中，所述第二画面不同于所述第一画面；
其中，所述文件生成单元还根据第二条件、基于存储单元中存储的一个或多个执行历史来生成第二文件，所述第二文件包括与传真发送有关的执行历史；
其中，所述文件名生成单元还为所述第二文件生成第二文件名，所述第二文件名包括时间信息且不包括预定的字符；以及
其中，所述发送单元还向指定的第二目的地发送设置了第二文件名的第二文件。
2.根据权利要求1所述的文件生成装置，其中，所述预定的字符是用于识别发送的第一文件包括仅与传真发送有关的执行历史的字符。
3.根据权利要求1所述的文件生成装置，所述文件生成装置还包括：
确定单元，其用于根据所述第一条件和所述第二条件中的至少一个确定在所述存储单元中是否存储有预定数量的未输出的执行历史的记录，
其中，如果所述确定单元确定在所述存储单元中存储有预定数量的执行历史的记录，则所述文件生成单元根据所述第一条件和所述第二条件中的至少一个生成文件。
4.根据权利要求1所述的文件生成装置，所述文件生成装置还包括：
确定单元，其用于根据所述第一条件和所述第二条件中的至少一个确定预定时间是否已经到达，
其中，如果所述确定单元确定预定时间已经到达，则所述文件生成单元根据所述第一条件和所述第二条件中的至少一个生成文件。
5.根据权利要求1所述的文件生成装置，所述文件生成装置还包括：
打印单元，其用于对所述存储单元中存储的一个或多个执行历史进行打印。
6.根据权利要求1所述的文件生成装置，所述文件生成装置还包括：
读取单元，其用于读取原稿，
其中，所述发送作业是用于发送由所述读取单元读取原稿而生成的图像数据的作业。
7.一种文件生成装置的控制方法，所述控制方法包括：
利用所述文件生成装置所支持的多种通信协议之一来执行发送作业，其中，所述发送作业包括用于传真发送的作业；
存储多个发送作业的执行历史；
显示第一画面，所述第一画面用以接收第一目的地的指定和第一条件的设置，其中，所述第一画面与传真发送相关；
根据所述第一条件、基于仅与传真发送有关的一个或多个执行历史来生成第一文件；
为所述第一文件生成第一文件名，所述第一文件名包括时间信息和预定的字符；以及
向指定的第一目的地发送设置了第一文件名的第一文件，
其中，还显示第二画面，所述第二画面用以接收第二目的地的指定和第二条件的设置，其中，所述第二画面不同于所述第一画面；
其中，还根据第二条件、基于一个或多个执行历史来生成第二文件，所述第二文件包括与传真发送有关的执行历史；
其中，还为所述第二文件生成第二文件名，所述第二文件名包括时间信息且不包括预定的字符；以及
其中，还向指定的第二目的地发送设置了第二文件名的第二文件。
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