JP7351194B2 - 画像形成装置、及び情報処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置、及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、印刷履歴などの収集と管理のためのサーバがインターネット上に配置される場合でも、これらのログに含まれる機密情報、個人情報などの漏洩を防止する技術が開示される。特許文献１の技術は、プリントジョブを生成する際、ジョブログの送信先を指定する識別情報をプリントジョブに付加することで、ジョブログの格納先としてイントラネットのサーバとインターネットのサーバとを使い分けることができる。

しかしながら、従来技術は、ログの格納先を選択できるものの、ログの保存先をユーザが検索する必要があり、ログを見つける際の操作性に改善の余地があった。

本発明は、上記課題に鑑み、ログを見つける際の操作性を向上させる。

上記課題に鑑み、本発明に係る画像形成装置は、画像形成装置のジョブの種類に応じて作成されたログの内容を示す情報であるログ情報をサーバへ送信するログ送信部と、前記ログ情報の保存先である前記サーバのフォルダ名又は、前記ログ情報を含むファイルのファイル名のカスタマイズを指示する情報であるカスタマイズ指示情報に基づき、前記フォルダ名又はファイル名をカスタマイズしたカスタマイズ情報を、前記サーバへ送信するカスタマイズ情報送信部と、を備える。

本発明によれば、ログを見つける際の操作性を向上させることができるという効果を奏する。

本実施の形態に係る画像形成装置を備える情報処理システムの構成を示す図 画像形成装置のハードウェア構成を示す図 画像形成装置の機能ブロック図 管理ツールによって管理対象の機器を選択する画面の一例を示す図 画像形成装置の操作部のホーム画面に表示されるアイコンの一例を示す図 ログ収集の設定反映を実行させるための画面の一例を示す図 警告ダイアログの一例を示す図 フォルダをカスタマイズする際の画面の一例を示す図 フォルダの構成要素を設定する画面の一例を示す図 フォルダカスタマイズの際に設定可能な要素を説明するための図 ファイルをカスタマイズするための画面の一例を示す図 ファイルカスタマイズの際に設定可能な要素を説明するための図 ログ送信時における情報処理システムの動作を説明するための図 画像形成装置の動作を説明するためのシーケンスチャート 文字数判断動作を説明する第１フローチャート 文字数判断動作を説明する第２フローチャート 文字数判断動作を説明する第３フローチャート 文字数判断動作を説明する第４フローチャート 通知メールの内容を示す図 文字数判断動作を説明する第５フローチャート 運用ログの一例を示す図 文字数判断動作を説明する第６フローチャート ログ再送信画面の一例を示す図

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。図１は本実施の形態に係る画像形成装置を備える情報処理システムの構成を示す図である。情報処理システム３００は、画像形成装置１００と、管理ツール１０１と、検索ツール１０２と、ログを管理するプライマリのログサーバ１０３と、ログを管理するセカンダリのログサーバ１０４と、メールサーバ１０５とを備える。

管理ツール１０１は、ネットワーク２００に接続される機器を管理するためのツールである。管理ツール１０１は、例えばパソコンなどの、画像形成装置１００の機器管理者やユーザが操作するユーザ端末である情報処理装置が専用プログラムを実行することにより実現されるソフトウェアである。管理ツール１０１は、ログサーバ１０３に画像ログとジョブログを保存するための設定を画像形成装置１００に対して行う。

具体的には、管理ツール１０１は、ログサーバ１０３のフォルダパス、ファイルパスなどをカスタマイズし、カスタマイズされたフォルダパス、ファイルパスを画像形成装置１００に設定する。フォルダパスは、画像形成装置１００で取得されたログをログサーバ１０３に保存するフォルダ名である。ファイルパスは、画像形成装置１００で取得されたログをログサーバ１０３に保存する際のファイル名である。カスタマイズとは、ログサーバ１０３のフォルダパスをユーザが望む任意の内容に設定すること、また、ファイルパスをユーザが望む任意の内容に設定することである。このように、管理ツール１０１を利用することにより、画像形成装置１００で得られた画像ログ、ジョブログなどを、ログサーバ１０３に設定されたどのフォルダに保存するか、どのようなファイル名で保存するかを設定できる。また、ユーザが特定し易いフォルダ名、ファイル名で画像ログ、ジョブログなどがログサーバ１０３されるため、検索ツール１０２でログの保存先ファイルなどを検索する際の操作性が向上する。

画像ログは、画像形成装置１００でジョブ実行した際に取り扱った画像データを、ログとして取り出せるように例えばマルチページＰＤＦファイルに変換したものである。ジョブログは、画像形成装置１００でジョブを実行した際のジョブ条件、ジョブの結果などが記録されたＸＭＬファイルである。画像形成装置１００は、ネットワーク２００に接続された複合機、複写機、スキャナ、ファクシミリ、プリンタなどである。ネットワーク２００は、インターネット、イントラネットなどである。なおネットワーク２００は、インターネット、イントラネットなどに限定されず、情報の伝達が可能な通信網であればよい。

ログサーバ１０４は、バックアップ用サーバである。メールサーバ１０５は、管理者にログ処理状態をメール通知するためのサーバである。

次に図２を参照して画像形成装置１００のハードウェア構成を説明する。図２は画像形成装置のハードウェア構成を示す図である。画像形成装置１００は、制御装置１１０、表示装置１２０、主記憶装置１３０、操作入力装置１４０、外部記憶装置１５０、印刷装置１６０、画像読取装置１７０、及びネットワーク装置１８０を備える。

主記憶装置１３０は、制御装置１１０により実行されるプログラムのワークエリアとして機能するＲＡＭ（Random Access Memory）などで構成される。外部記憶装置１５０は、例えばハードディスクドライブであり、各種の制御プログラム、アプリケーションプログラム、画像データなどを格納している。制御装置１１０は、必要なプログラムなどを外部記憶装置１５０から主記憶装置１３０へロードして実行し、バス２０を通じて画像形成装置１００全体を制御する。制御装置１１０は、例えば、複合機、複写機、スキャナ、ファクシミリ、プリンタなどの機能を、画像形成装置１００に実現させるための処理と行う。操作入力装置１４０は、ユーザの操作を受け付けると共に、当該操作に応じた情報を不図示の画面に表示することによりユーザに情報を提供するユーザインタフェースである。ネットワーク装置１８０は、画像形成装置１００をネットワーク２００に接続する通信インタフェースである。

次に図３を参照して画像形成装置１００の機能について説明する。図３は画像形成装置の機能ブロック図である。画像形成装置１００は、ジョブ情報作成部１、ログ作成部２、ログ送信部３、カスタマイズ情報送信部４、エラー通知部５、置換部６、通信部７、及びカスタマイズ情報保持部８を備える。また画像形成装置１００は、ログ蓄積指示部９、ログ記憶部１０、送信用ログ記憶部１１、エラー記録部１２、ログ再送部１３、及びカスタマイズ部１４を備える。

ログ蓄積指示部９は、例えば図２に示す画像読取装置１７０、印刷装置１６０などに対して、画像ログとジョブログの収集のための設定を行い、また外部記憶装置１５０に対して画像ログとジョブログを蓄積させるよう指示する機能である。

ジョブ情報作成部１は、実行されたジョブの種類を示すジョブ情報を作成して、ログ作成部２に入力する機能である。

ログ作成部２は、ジョブ情報に基づき、ジョブの種類に応じたログを作成し、作成したログをログ記憶部１０に記憶させる機能である。

ログ送信部３は、ログ記憶部１０に記憶されたログを取得し、このログに基づき、ログサーバ１０３へ送信するログである送信用ログ（ログ情報）を作成し、作成した送信用ログを、送信用ログ記憶部１１へ保存すると共に、ログサーバ１０３に送信する。送信用ログ記憶部１１は、送信用ログを一時的に記憶する記憶手段である。

カスタマイズ部１４は、カスタマイズ指示情報に基づき、ログ記憶部１０に記憶されたログをカスタマイズしたカスタマイズ情報を作成する。具体的にはログ記憶部１０に記憶されたジョブのログが記載されたファイルや、画像ログのファイル等のファイル名を変更（カスタマイズ）する処理、及び、ログのファイルを格納するためのログサーバ１０３内のフォルダ名を含むパス情報を変更（カスタマイズ）する処理を行う。また、カスタマイズ部１４は、カスタマイズされたフォルダ名やパス情報、カスタマイズされたファイル名が付与されたファイルなどのカスタマイズ情報を、ログ送信部３に渡す。もしくはカスタマイズ情報を、カスタマイズ情報保持部８に保存し、ログ送信部３が取得する仕組みでもよい。カスタマイズ指示情報は、ログサーバ１０３のフォルダ名、ファイル名をユーザが所望する任意に内容に変更するため情報であり、例えば画像形成装置１００に保存されているフォルダ名又はファイル名を、ユーザが所望する任意に内容に変更するように指示する情報である。カスタマイズ指示情報は、管理ツール１０１から画像形成装置１００へ送信される情報であり、管理ツール１０１を介して、カスタマイズ情報保持部８に記憶されるとともに、カスタマイズ情報の作成時にカスタマイズ部１４に入力される。カスタマイズ部１４は、ユーザ端末である管理ツール１０１で入力されたカスタマイズ指示情報を取得する取得部として機能する。

置換部６は、カスタマイズ情報保持部８に保存されたカスタマイズ情報（カスタマイズ後のフォルダ名又はファイル名）を参照し、当該フォルダ名又はファイル名の文字数が、所定文字数（例えば２５６文字）を超えるか否かを判断する。ログサーバ１０３が扱えるフォルダ名、ファイル名には制約があるためにこの判断が行われる。

例えば、カスタマイズ後のフォルダ名の文字数が所定文字数を超える場合、置換部６は、カスタマイズ後のフォルダ名の文字数が所定文字数以下となるように、カスタマイズ後のフォルダ名を、特定の規則に従って設定されるフォルダ名に置換する。特定の規則は、例えば、フォルダ名がカスタマイズされた日付及び時間を付与する、フォルダ名がカスタマイズされた日付のみ付与する、フォルダ名がカスタマイズされたときのユーザ名を付与するなどである。また、特定の規則は、例えば、カスタマイズ後のフォルダ名の特定の領域を削除するというものでもよいし、特定の要素（例えばユーザ名）の文字数を一部削除するというものでもよい。また、カスタマイズ後のファイル名の文字数が所定文字数を超える場合、置換部６は、カスタマイズ後のファイル名の文字数が２５６文字以下となるように、カスタマイズ後のファイル名を、特定の規則に従って設定されるファイル名に置換する。特定の規則は、例えば、ファイル名がカスタマイズされたときの、日付及び時間を付与、日付のみを付与、ユーザ名を付与などである。また、特定の規則は、例えば、カスタマイズ後のファイル名の特定の領域を削除するというものでもよい。

置換後のフォルダ名又はファイル名は、カスタマイズ情報としてカスタマイズ情報保持部８に保存された後、カスタマイズ情報送信部４によって、ログサーバ１０３へ送信される。なお、フォルダ名又はファイル名の文字数が所定文字数を超えない場合、カスタマイズ情報保持部８にカスタマイズ情報、すなわち置換部６で置換されていないフォルダ名又はファイル名が、カスタマイズ情報として、カスタマイズ情報送信部４によってログサーバ１０３へ送信される。

これらのカスタマイズ情報を受信したログサーバ１０３は、カスタマイズ情報に基づき、カスタマイズされたフォルダを作成し、例えば後述するイメージログの下に当該フォルダ中を追加する。また、ログサーバ１０３は、カスタマイズ情報に基づき、カスタマイズされたファイルを、イメージログに保存する。また、カスタマイズ後のファイル名の文字数が所定文字数を超えたことで、名称が置換されたフォルダ、ファイルなどは、後述するエラーログに追加される。従って、カスタマイズされたフォルダやファイル、置換されたフォルダやファイルなどを検索ツール１０２から容易に検索することができる。

エラー通知部５は、例えば画像ログとジョブログのログサーバ１０３への送信が失敗したとき、管理ツール１０１で設定された通知先（特定の連絡先）に対してエラー通知を行う通知部である。エラー通知は、例えばエラーメッセージなどが記述されたメールにより行われる。

ログ再送部１３は、例えば、画像ログとジョブログのログサーバ１０３への送信が失敗したとき、再送信指示を行う再送部である。再送信指示は、ユーザに対して、ログの再送信を行うように促すメッセージを報知することである。再送信指示は、例えば、表示装置１２０のログ再送信画面に表示される。なお、ログ再送部１３は、例えば、画像ログとジョブログのログサーバ１０３への送信が失敗したとき、ユーザに対してログの再送信先となるフォルダ名の文字数が所定文字数以下になるように、フォルダ名の再設定を促すメッセージをログ再送信画面に表示させるように構成してもよい。

エラー記録部１２は、例えば置換部６において、カスタマイズされたファイル名、フォルダ名の文字数が所定文字数を超えたと判断された場合に、運用ログへエラー理由を記録する。エラー記録部１２を備えることにより、通信障害などによってエラー通知部５から遠隔地への通知が困難な場合でも、記録された運用ログを確認することでエラー理由、エラー発生日時などを詳細に知ることができ、エラー原因の改善などの対応を柔軟に行うことができる。運用ログの例については後述する。

次に図４Ａ～図５Ｅを参照して、管理ツール１０１について説明する。

図４Ａは管理ツールによって管理対象の機器を選択する画面の一例を示す図である。図４Ａの機器選択画面の「機器表示名」欄には、管理対象の機器、例えばネットワーク２００に接続される複数の画像形成装置１００が一覧表示される。ユーザが「機器表示名」の中から任意の画像形成装置１００を選択することにより、管理対象の機器を一括設定することができる。

図４Ｂは画像形成装置の操作部のホーム画面に表示されるアイコンの一例を示す図である。図４Ｃはログ収集の設定反映を実行させるための画面の一例を示す図である。図４Ｄは警告ダイアログの一例を示す図である。

例えば、機器管理者のＩＤ（Identification）を利用して、管理ツール１０１から画像形成装置１００へログインすると、画像形成装置１００の操作部（操作入力装置１４０）に、図４Ｂに示すようなアイコンが表示される。このアイコンをユーザが押下することによって図４Ｃに示す画面が表示される。図４Ｃに示す「設定反映」アイコンを押下することにより、ログ収集の設定を反映させることができる。ログ収集の設定とは、画像ログなどの収集先であるログサーバ１０３のフォルダパスなどを設定することである。なお、機器管理者のＩＤ以外の番号でログインした場合、画像形成装置１００の操作部の画面には、図４Ｄに示すような警告ダイアログが表示される。警告ダイアログの内容は警告を促すものであればよく、図示例の内容に限定されるものではない。

図５Ａはフォルダをカスタマイズする際の画面の一例を示す図である。図５Ｂはフォルダの構成要素を設定する画面の一例を示す図である。

図５Ａに示す画面は、管理ツール１０１を有するパソコンのモニタに映し出される画面である。左側に示す画面のように、フォルダは例えば８階層指定できる。８階層の内、１階層目のフォルダをカスタマイズする場合、「フォルダー第１階層」を指定する。これにより、図５Ｂに示すように、管理ツール１０１の画面には、「フォルダー第１階層」に設定できる第１項目の要素から、第７項目の要素までが表示される。これらの各要素の右側には、各要素の内容を設定するためのプルダウンメニューが表示される。

第１項目の要素から第７項目の要素は、１つのフォルダ名を構成する情報である。従って、１つのフォルダには、例えば７つの要素を設定できる。第２階層から第８階層のフォルダも同様である。これらの要素の設定は、プルダウンメニューに表示される情報の中から、任意の情報を選択することで行われる。

各項目の要素として選択できる情報の一例を、以下に示す。

第１階層第１項目：ユーザ名
第１階層第２項目：ユーザ指定文字
第１階層第３項目：送信先
第１階層第４項目：機番
第１階層第５項目：未使用
第２階層第１項目：日付（年）
第２階層第２項目：区切り文字
第２階層第３項目：日付（月）
第２階層第４項目：日付（日）
第２階層第５項目：未使用

上記のように各要素の設定を行うことにより、カスタマイズフォルダを構成できる。この場合のカスタマイズフォルダの構成は、「<ユーザ名><ユーザ指定文字><送信先><機番>/2018_0418/」となる。この構成は、管理ツール１０１の画面の「プレビュー」欄に表示される。

図５Ｃはフォルダカスタマイズの際に設定可能な要素を説明するための図である。管理ツール１０１で設定できる項目は、カスタマイズ対象の分類、プリファレンスＩＤ、各階層の項目、選択肢、運用ログに記述される値などがある。なお、図５Ｃでは、管理ツール１０１の機能の内、フォルダカスタマイズに係わる機能に関する項目のみ例示される。「分類」は設定対象を表し、図５Ｃには「フォルダ名のカスタマイズ設定」が表示される。「プリファレンスＩＤ」は「ｘｘｘｘｘ０３１」、「項目」は「第１階層目第１項目の要素」とされる。フォルダカスタマイズ時の「選択肢」は、以下の要素を例示できる。

・ユーザ名
・機番
・操作種別
・日付(年)
・日付(月)
・日付(日)
・ジョブ結果
・送信先
・ユーザ指定文字
・送信種別
・機器のIPアドレス
・機器のホスト名
・お客様名
・区切り文字
・未使用

「運用ログに記述される値」欄には、「選択肢」欄に示される項目の値について説明がなされる。具体的には、以下の内容が記述される。「選択肢」欄に示される項目値は、ユーザ指定文字と区切り文字（管理ツール１０１で入力するもの）を除き、画像形成装置１００の設定項目、又は画像形成装置１００で実行したジョブログから取得する。すなわち、管理ツール１０１は、下記の設定時に入力する文字と、下記設定が反映された画像形成装置１００で取得した文字とを組み合わせて、フォルダ名、ファイル名を生成する。

・ユーザ名・・ジョブ実行時にログインしているユーザ名。ジョブログに含まれる。

・操作種別・・コピー実行、プリンタ実行、ＦＡＸ送信実行、ＦＡＸ受信実行、スキャナ実行、ドキュメントＢＯＸ（画像形成装置１００内の記憶領域）に保存、追加アプリケーション又は画像形成装置１００ブラウザでのジョブなどの実行、の何れかである。

・日付はＭＦＰに設定されているタイムゾーンを考慮した時刻である。

・ジョブ結果・・上記操作に応じて実行されたジョブの成功又は失敗など。

・送信先・・ＦＡＸ、スキャン配信の宛先（番号、アドレス、保存先フォルダ）。送信先が複数指定されていた場合は複数の送信先が連結された値となる。

・送信種別・・ジョブがＦＡＸならＧ３－１、Ｇ３－２、Ｇ３－３など、スキャンならｓｍｂ、ｍａｉｌなどの通信方法。

・機器のＩＰアドレス・・ジョブ実行時に画像形成装置１００に割り当てられ記憶しているＩＰアドレスを取得。機器のＩＰアドレスは、画像形成装置１００に設定される設定値の情報である。画像形成装置１００は、カスタマイズ指示情報に、当該設定値の情報が含まれる場合、ログの作成時又は送信時に設定されている設定値を取得し、取得した設定値をカスタマイズ情報として、ログサーバ１０３へ送信する。

・機器ホスト名・・画像形成装置１００に登録又は自動設定されているホスト名を取得。なお、画像形成装置１００に設定される設定値の情報は、画像形成装置１００のＩＰアドレス、又は画像形成装置１００に設定されているホスト名を含む。そして、画像形成装置１００は、ＩＰアドレス又はホスト名がカスタマイズ指示情報に含まれている場合、ＩＰアドレス又はホスト名を含む、フォルダ名又はファイル名にカスタマイズする。

・お客様名・・ＦＡＸ送信時のみ有効となる。受信したＦＡＸの受信番号を元に、アドレス帳を参照して、ＦＡＸ番号に登録されたお客様名を取得。

・未使用を選択した時は、選択した要素の文字は無く、その次の要素が繰り上げる。

なお、図５Ｃの「操作種別」が選択されることによって、ジョブの種類に対応したフォルダを自動的に作成し、ログを各フォルダに振り分けることができる。

下記要素以外の要素の値は、ジョブログから取得される。ただし、ジョブログを参照できずに、下記要素以外の要素の値を取得できなかった場合、管理ツール１０１からフォルダ構成のカスタマイズが設定されていない場合と同じ動作となる。

・機番
・ユーザ指定文字
・機器のＩＰアドレス
・機器のホスト名
・お客様名
・区切り文字

指定できる各要素の最大文字数は例えば５６とする。ユーザ指定文字が空（ブランク）の場合は、該当の箇所は無視される。上記の設定例に当てはめると、第１階層第２項目の＜ユーザ指定文字＞が無視され、第３項目以降が一つ繰り上がる。

ジョブログに各要素の値の文字列が存在していない場合、又は、ジョブログに各要素自体が無い場合、該当の箇所は、その要素の属性名を示す文字列となる。例えば、送信先を指定している状態で、ジョブを実行した場合、「＜ユーザ名＞＜ユーザ指定文字＞ｄｅｓＮｅｔＡｄｄｒｅｓｓ＜機番＞／２０１８＿０４１８／」というカスタマイズフォルダ構成になる。

図５Ｄはファイルをカスタマイズするための画面の一例を示す図である。ファイル名をカスタマイズする場合、画面左側の「ファイル名のカスタマイズ設定」を指定する。これにより、画面の右側に、ファイル名に設定できる第１項目の要素から、第１５項目の要素までが表示される。これらの各要素の右側には、各要素の内容を設定するためのプルダウンメニューが表示される。

図５Ｅはファイルカスタマイズの際に設定可能な要素を説明するための図である。ファイルカスタマイズ時の「選択肢」は、以下の要素を例示できる。

・ユーザ名
・操作種別
・日付（年）
・日付（月）
・日付（日）
・時刻（時）
・時刻（分）
・時刻（秒）
・ジョブ結果
・送信先
・ユーザ指定文字
・送信種別
・機器のＩＰアドレス
・機器のホスト名
・ＦｉｌｅＮｏ（ＦＡＸ）
・印刷ジョブ名
・ページ数
・お客様名
・区切り文字
・未使用

「運用ログに記述される値」欄には、「選択肢」欄に示される項目の値について説明がなされる。具体的には、以下の内容が記述される。

・ＦｉｌｅＮｏ（ＦＡＸ）・・ＦＡＸ送信時及び受信時にＦＡＸ文書に付与されている番号。

・印刷ジョブ名・・プリント実行の指示（プリンタドライバから指示する画像形成装置１００での印刷要求）時などに、ジョブに含まれている印刷ジョブ名（印刷対象ファイル名など）。

・ページ数・・画像形成ジョブを行ったページ数。

次に、図６Ａなどを参照し、カスタマイズ後のフォルダ名、ファイル名などがログサーバ１０３に反映される動作を説明する。

図６Ａはログ送信時における情報処理システムの動作を説明するための図である。ステップＳ１において、例えば管理者が管理ツール１０１を利用して、ジョブのフォルダ名、ファイル名などのカスタマイズを実行すると、カスタマイズされたフォルダ名、ファイル名などの内容がカスタマイズ指示情報として、画像形成装置１００に送信されて保存される。このように管理ツール１０１は、フォルダ名、ファイル名などをカスタマイズするために、画像形成装置１００に対してフォルダパス、ファイルパスの設定変更を指示する。

ステップＳ２として、画像形成装置１００において、コピー、スキャン、ＦＡＸ、プリントなどの各種のジョブが実行される。このとき、例えばログの書き込みに失敗した場合、画像生成に失敗した場合などには、画像形成装置１００が管理ツール１０１に対してエラー通知を行う（ステップＳ３）。

ステップＳ４において、画像形成装置１００は、このジョブの種類に応じたログを作成し、前述したカスタマイズ情報（ファイル名のログ情報と、フォルダ名（パス情報）とを含む）をログサーバ１０３に送信する。

ステップＳ４における動作の詳細を、図６Ｂを参照して説明する。図６Ｂは画像形成装置の動作を説明するためのシーケンスチャートである。

本シーケンスの前提としてまず、画像形成装置１００は、管理ツール１０１から取得したカスタマイズ指示情報をカスタマイズ情報保持部８に記憶しておき、画像形成装置１００が各種画像形成ジョブ（プリント・スキャン・コピー・ＦＡＸ等）を実行した時にジョブ情報が作成される。ステップＳ１０において、ジョブ情報作成部１がジョブ情報を作成し、ログ作成部２に送信する。

ステップＳ１１において、ジョブ情報を受信したログ作成部２は、ジョブの種類に応じたログを作成し、作成したログをログ記憶部１０に記憶させる。

ステップＳ１２において、ログ作成部２は、ログ記憶部１０からログの保存完了を示す保存完了応答を受信すると、ステップＳ１３において、ジョブ情報作成部１に対して、ログの保存が完了したことを示すログ保存完了通知を送信する。

ステップＳ１４において、ログ保存完了通知を受信したジョブ情報作成部１は、ログ作成が完了したことを示すログ作成完了通知をログ送信部３へ送信する。

ステップＳ１５において、ログ作成完了通知を受信したログ送信部３は、ログ記憶部１０に対してログ取得要求を送信することにより、ログ記憶部１０に記憶されたログを取得する。

ステップＳ１６において、ログ記憶部１０に記憶されたログを取得したログ送信部３は、ログサーバ１０３へ送信するログである送信用ログ（ログ情報）を作成して、作成した送信用ログを送信用ログ記憶部１１へ保存する。詳細には、ログ送信部３は、ファイル名カスタマイズ（参照したカスタマイズ情報に基づく変更）と、ログファイル形式をログサーバ１０３に格納可能にし、外部から参照するための形式pdfへの変換とを行って、送信用ログを保存する。

ステップＳ１７において、ログ送信部３及びカスタマイズ情報送信部４は、送信用ログ記憶部１１から、送信用ログの保存完了を示す保存完了応答を受信する。

ステップＳ１８において、保存完了応答を受信したログ送信部３は、ログサーバ１０３に対してログ情報を送信し、ステップＳ１９において、保存完了応答を受信したカスタマイズ情報送信部４は、カスタマイズ情報保持部８に保持されたカスタマイズ情報を読み出してログサーバ１０３に送信する。このログ送信（サーバのフォルダに対する格納）の際、ログ送信部３は、カスタマイズ情報に含まれる名前のフォルダが、送信先となるログサーバ１０３に存在するか否かを確認し、存在しない場合、ログサーバ１０３に、カスタマイズされた名前のフォルダを新規に作成してからログファイルを格納する。

図６Ａに戻り、ステップＳ５において、ログ情報とカスタマイズ情報を受信したログサーバ１０３は、カスタマイズ情報に新しいフォルダ名が含まれている場合、すなわちログサーバ１０３に存在しないフォルダ名が含まれていると判断したとき、受信したカスタマイズ情報に従って、フォルダを新規に作成し、そのフォルダにログを格納する。

一方、カスタマイズ情報に、ログサーバ１０３に存在しない新しいフォルダ名が含まれていない場合、又はログサーバ１０３に既に存在するフォルダ名と同じものが含まれている場合、ログサーバ１０３は、フォルダを新規に作成せずに、既に存在するフォルダにログ（イメージログ）を格納する。

ステップＳ６において、ログサーバ１０３に蓄積されたログは、検索ツール１０２を利用することにより検索及び閲覧がなされる。

次に図７から図１５を参照して、画像形成装置１００の各機能の動作を説明する。

図７は文字数判断動作を説明する第１フローチャートである。ステップＳ１００で例えばコピーが実行され、ステップＳ１０１において、画像ログ、ジョブログなどが記憶される。ステップＳ１０２においてカスタマイズ指示情報が取得され、ステップＳ１０３では、カスタマイズ指示情報に基づき、ログサーバ１０３に送信される情報が作成される。ステップＳ１０４において、文字数が所定文字数を超えたか否かを判断し、所定文字数を超えた場合、ステップＳ１０５の処理が実行され、所定文字数を超えない場合、ステップＳ１０６の処理が実行される。ステップＳ１０５において、例えば、送信先のパスが所定文字数を超えた場合は、パス名をＥｒｒＬｏｇとする。また、ファイル名は機番＿ログＩＤ固定とする。ステップＳ１０６において、ログサーバ１０３への情報の送信が行われる。

図８は文字数判断動作を説明する第２フローチャートである。ステップＳ１１０からステップＳ１１４までの処理と、ステップＳ１１６の処理は、ステップＳ１００からステップＳ１０４までの処理と、ステップＳ１０６の処理と同様である。文字数が所定文字数を超えた場合、ステップＳ１１５の処理が実行される。ステップＳ１１５では、例えば画像形成装置１００のハードディスクドライブなどに文字数を超えたファイルを残す処理（滞留さえる処理）が行われる。これにより、文字数を超えたファイルなどの管理者もしくはCE（Customer Engineer）であるサービスマンが専用のツールを利用して読み出すことができる。

図９は文字数判断動作を説明する第３フローチャートである。ステップＳ１２０からステップＳ１２４までの処理と、ステップＳ１２６の処理は、ステップＳ１００からステップＳ１０４までの処理と、ステップＳ１０６の処理と同様である。

文字数が所定文字数を超えた場合、ステップＳ１２５の処理が実行される。ステップＳ１２５では、前述した特定の規則に従って、短縮されたパスへの置換が行われる。置換前後のパスの例は以下の通りである。

・短縮前のパス：<プライマリストレージパス>/ImageLog/Aさん_xxxx(300文字)/<機番>_<ログID>.xml
・短縮後のパス：<プライマリストレージパス>/ImageLog/Aさん_xxxx(100文字)/<機番>_<ログID>.xml

図１０は文字数判断動作を説明する第４フローチャートである。ステップＳ１３０からステップＳ１３４までの処理と、ステップＳ１３６の処理は、ステップＳ１００からステップＳ１０４までの処理と、ステップＳ１０６の処理と同様である。文字数が所定文字数を超えた場合、ステップＳ１３５の処理が実行される。ステップＳ１３５では、登録してある管理者メールアドレスへエラー内容を通知する処理が行われる。図１１を参照して具体例を説明する。

図１１は通知メールの内容を示す図である。例えば、文字数が所定文字数を超えている場合、画像形成装置１００のエラー通知部５は、図１１に示す通知メールを管理ツール１０１へ送信する。通知メールには、エラー内容の概要を説明するメッセージの他、エラーコード、ログＩＤ、ホスト名などが含まれる。エラーコードは、エラー内容の識別番号である。ログＩＤは、エラーが生じたログの識別番号である。ホスト名は、エラーが発生した機器の名称、例えば画像形成装置１００のモデル名などである。これにより、エラー内容を確認した管理者は、カスタマイズ内容や運用を見直すことができる。

図１２は文字数判断動作を説明する第５フローチャートである。ステップＳ１４０からステップＳ１４４までの処理と、ステップＳ１４６の処理は、ステップＳ１００からステップＳ１０４までの処理と、ステップＳ１０６の処理と同様である。文字数が所定文字数を超えた場合、ステップＳ１４５の処理が実行される。ステップＳ１４５では、運用ログにエラーを記録する処理が行われる。図１３を参照して具体例を説明する。

図１３は運用ログの一例を示す図である。運用ログは、ログ送信部３がログの情報を送信する度に、画像形成装置１００に蓄積されるログの一つである。運用ログには、ログが発生した日時、ログの種類、ログＩＤ、送信結果、パス名、ファイル名、送信回数、エラーコードなどを含む。エラー記録部１２は、例えば、カスタマイズされたファイル名、フォルダ名の文字数が所定文字数を超えた場合、運用ログにエラー理由（例えば「文字数超過」など）を記録する記録部である。これにより、管理者は運用ログを確認してカスタマイズ設定を見直すことができる。

図１４は文字数判断動作を説明する第６フローチャートである。ステップＳ１５０からステップＳ１５４までの処理と、ステップＳ１５６の処理は、ステップＳ１００からステップＳ１０４までの処理と、ステップＳ１０６の処理と同様である。

文字数が所定文字数を超えた場合、ステップＳ１５５の処理が実行される。ステップＳ１５５では、例えばＭＦＰ（画像形成装置１００）のハードディスクドライブなどに文字数を超えたファイルを残す処理（滞留させる処理）が行われる。ステップＳ１５７では、ユーザに対して再送信指示を行う。図１５を参照して、再送信指示の具体例を説明する。

図１５はログ再送信画面の一例を示す図である。例えば、ユーザが表示装置１２０のログ再送信画面上で、ログ送信先（フォルダ名など）を再設定することで、画像形成装置１００中に滞留している画像ログ、ジョブログを送信できる。これにより、文字数が超過して画像形成装置１００に滞留している画像ログ、ジョブログがある場合でも、ユーザが滞留しているログを指定してカスタマイズフォルダ名、ファイル名を修正することで、送信できるようになる。

なお、画像形成装置１００のカスタマイズ部１４は、カスタマイズ指示情報に、画像形成装置１００で実行されるジョブの種類を示すジョブ種別を取得してカスタマイズ情報とする指示が含まれる場合、ログの対象となるジョブの情報からジョブ種別を取得して、カスタマイズ情報としてログサーバ１０３へ送信するように構成してもよい。「画像形成装置１００で実行されるジョブの種類を示すジョブ種別」は、管理ツール１０１で指定するジョブ種別を示す。「ジョブ種別を取得してカスタマイズ情報とする指示」は、管理ツール１０１で指定するジョブ種別の取得を指示することである。「ログの対象となるジョブの情報からジョブ種別」は、作成されたジョブ情報（書誌情報）に含まれる具体的なジョブ種別の情報（プリント、スキャンなど）を示す。

また、画像形成装置１００は、取得したカスタマイズ指示情報に基づき、ジョブ実行の結果作成されたログ情報を含むファイルを、カスタマイズ指示情報に含まれるファイル名にカスタマイズすると共に、ログ情報を含むファイルをログサーバ１０３に送信する際に、ファイルを格納するためのフォルダを、カスタマイズ指示情報に基づいたフォルダ名で前記サーバ内に作成させるように構成してもよい。

１ ：ジョブ情報作成部
２ ：ログ作成部
３ ：ログ送信部
４ ：カスタマイズ情報送信部
５ ：エラー通知部
６ ：置換部
８ ：カスタマイズ情報保持部
９ ：ログ蓄積指示部
１０ ：ログ記憶部
１１ ：送信用ログ記憶部
１２ ：エラー記録部
１３ ：ログ再送部
１４ ：カスタマイズ部
１５ ：パス情報記憶部
１００ ：画像形成装置
１０１ ：管理ツール
１０３ ：ログサーバ
３００ ：情報処理システム

特開２０１２－６８７２５号公報

Claims (9)

1. 画像形成装置のジョブの種類に応じて作成されたログの内容を示す情報であるログ情報をサーバへ送信するログ送信部と、
   ユーザにより前記ログ情報の保存先である前記サーバのフォルダ名又は、前記ログ情報を含むファイルのファイル名のカスタマイズが指示された情報であるカスタマイズ指示情報をユーザ端末から取得する取得部と、
   前記カスタマイズ指示情報に基づき、前記フォルダ名又は前記ファイル名をカスタマイズするカスタマイズ部と、
   カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名を示すカスタマイズ情報を、前記サーバへ送信するカスタマイズ情報送信部と、
   前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が所定文字数を超えた場合、前記文字数を短縮したフォルダ名又はファイル名の再送を前記ユーザに対して促すように指示する再送指示を行う再送指示部と、
   を備える画像形成装置。
2. 前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が前記所定文字数を超えた場合、当該フォルダ名又はファイル名を、前記所定文字数以下のフォルダ名又はファイル名を設定する規則に従って、前記所定文字数以下のフォルダ名又はファイル名に置換した前記カスタマイズ情報を前記サーバへ送信する置換部を備える請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が前記所定文字数を超えた場合、当該文字数が前記所定文字数を超えたことを特定の連絡先に通知する通知部を備える請求項１又は２に記載の画像形成装置。
4. 前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が前記所定文字数を超えた場合、前記画像形成装置の運用時に作成される運用ログに、前記文字数が前記所定文字数を超えた旨を記録する記録部を備える請求項１から３の何れか一項に記載の画像形成装置。
5. 前記カスタマイズ情報送信部は、前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が前記所定文字数を超えていない場合、前記カスタマイズ指示情報に基づきカスタマイズされたフォルダ名又はファイル名を示す前記カスタマイズ情報を前記サーバへ送信する請求項１から４の何れか一項に記載の画像形成装置。
6. 前記カスタマイズ指示情報に、前記画像形成装置に設定される設定値の情報が含まれる場合、前記ログの作成時又は送信時に設定されている前記設定値を取得し、当該設定値を含むフォルダ名又はファイル名を示す前記カスタマイズ情報を前記サーバへ送信する、請求項５に記載の画像形成装置。
7. 前記画像形成装置に設定される設定値の情報は、前記画像形成装置のＩＰアドレス、又は前記画像形成装置に設定されているホスト名を含み、
   前記ＩＰアドレス又は前記ホスト名が前記カスタマイズ指示情報に含まれている場合、前記ＩＰアドレス又は前記ホスト名を含む、フォルダ名又はファイル名にカスタマイズする請求項６に記載の画像形成装置。
8. 前記カスタマイズ指示情報に、前記画像形成装置で実行されるジョブの種類を示すジョブ種別を取得してカスタマイズ情報とする指示が含まれる場合、前記ログの対象となるジョブの情報からジョブ種別を取得して、当該ジョブ種別を含むフォルダ名又はファイル名を示す前記カスタマイズ情報を前記サーバへ送信する、請求項５から７の何れか一項に記載の画像形成装置。
9. 画像形成装置に、
   前記画像形成装置のジョブの種類に応じて作成されたログの内容を示す情報であるログ情報をサーバへ送信する送信ステップと、
   ユーザにより前記ログ情報の保存先である前記サーバのフォルダ名又は、前記ログ情報を含むファイルのファイル名のカスタマイズが指示された情報であるカスタマイズ指示情報をユーザ端末から取得する取得ステップと、
   前記カスタマイズ指示情報に基づき、前記フォルダ名又は前記ファイル名をカスタマイズするカスタマイズステップと、
   カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名を示すカスタマイズ情報を、前記サーバへ送信するカスタマイズ情報送信ステップと、
   前記カスタマイズされたフォルダ名又はファイル名の文字数が所定文字数を超えた場合、文字数を短縮したフォルダ名又はファイル名の再送を前記ユーザに対して促すように指示する再送指示を行う再送指示ステップと、
   を実行させる情報処理プログラム。

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