JP2005078160A - 印刷ジョブ管理装置および印刷ジョブ管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知すること。
【解決手段】 印刷ジョブ管理装置２は、複数のＭＦＰ１Ａ，１Ｂと接続され、履歴情報を出力するタイミングを設定するタイミング設定手段と、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂそれぞれで実行された印刷ジョブを特定するための印刷ジョブ名と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶するジョブ集計部２１と、記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を作成するユーザジョブ履歴作成部２２と、タイミング設定手段により設定されたタイミングになったことを検出し、作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信するジョブ通知部２３とを備える。
【選択図】 図２

Description

この発明は、印刷ジョブ管理装置および印刷ジョブ管理プログラムに関し、特に、複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置および印刷ジョブ管理プログラムに関する。

従来、コンピュータからプリンタ等の印刷装置で紙などの記録媒体に画像をプリントすることがなされている。コンピュータと印刷装置とが隣接して設置されているのであれば、コンピュータのユーザは、印刷指示をした後に印刷装置をみれば出力用紙を確認できるので、取り忘れることは少ない。しかしながら、近年、印刷装置と複数のコンピュータとがローカルエリアネットワーク等に接続され、複数のコンピュータで１台または複数の印刷装置を共有することがなされている。このような使用形態では、コンピュータの近くに印刷装置が必ず設置されものではなく、コンピュータからある印刷装置に印刷を指示するために印刷ジョブを送信した後、ユーザがその出力用紙を取りに行くのを忘れてしまう場合がある。

これに対応するため、特開２０００−２５９３８３号公報（特許文献１）には、ネットワークを介して受信したジョブの印刷終了後に、ホストコンピュータで指定された相手先の外部装置に対してプリンタの履歴情報をメール送信部がネットワークを介して送信する印刷制御装置が記載されている。

また、特開２０００−１８７５８２号公報（特許文献２）には、印刷ジョブの出力結果を、ユーザ識別子と、ファイル名と、出力時刻とを、ジョブ履歴情報として蓄積する蓄積手段と、ユーザ識別子に対応するメールアドレスを入力する入力手段と、ジョブ履歴情報を各ユーザ毎に抽出し通知メッセージを電子メールとして作成する電子メール作成手段と、この電子メールを入力手段により入力された管理情報を用いて宛先に送信する送信手段とを有するネットワークプリンタが記載されている。
特開２０００−２５９３８３号公報 特開２０００−１８７５８２号公報

しかしながら、特開２０００−２５９３８３号公報に記載の印刷制御装置は，印刷終了後に履歴情報を含む電子メールが送信されるので、コンピュータから印刷ジョブを送信するごとに、それに対応する電子メールが受信される。このため電子メールを受信する回数が多くなる。

また、特開２０００−１８７５８２号公報に記載のネットワークプリンタは、ジョブ履歴情報が予め定められた出力時刻までの履歴情報がまとめて電子メールで送信されるが、ネットワークプリンタが複数ある場合には、複数のネットワークプリンタから出力時刻にネットワークプリンタの数の電子メールが受信される。したがって、この場合でも、電子メールを受信する回数が多くなる。

電子メールを受信する回数が多くなると、全ての電子メールの内容を確認する必要があり、電子メールの閲覧作業が煩わしくなるといった問題がある。

この発明は上述の問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知することが可能な印刷ジョブ管理装置を提供することである。

この発明の他の目的は、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知することが可能な印刷ジョブ管理プログラムを提供することである。

上述の目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、印刷ジョブ管理装置は、複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置であって、履歴情報を出力するタイミングを設定するタイミング設定手段と、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶する履歴情報記憶手段と、記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を作成する履歴情報作成手段と、タイミング設定手段により設定されたタイミングになったことを検出する検出手段と、検出手段による検出に応じて、作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信する履歴情報送信手段とを備える。

この発明に従えば、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報が記憶され、記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報が作成され、履歴情報を出力するタイミングになったことの検出に応じて、作成されたユーザ識別情報別の履歴情報が、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信される。このため、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報が、ユーザ別にまとめて送信されるので、ユーザは一度の受信で複数の印刷装置で指示した印刷ジョブを確認することができる。その結果、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知することが可能な印刷ジョブ管理装置を提供することができる。

好ましくは、タイミング設定手段は、ユーザ識別情報ごとに時間間隔を設定し、検出手段は、履歴情報送信手段による先の履歴情報の送信から設定された時間間隔が経過したときを検出する。

この発明に従えば、先の履歴情報の送信から設定された時間間隔が経過したときに、ユーザ識別情報別の履歴情報が送信されるので、履歴情報が所定の間隔で送信される。したがって、所定の間隔で取り忘れを防止することができる。

好ましくは、タイミング設定手段は、ユーザ識別情報ごとに時刻を設定し、検出手段は、所定の時刻を検出する。

この発明に従えば、所定の時刻になったときにユーザ識別情報別の履歴情報が送信されるので、履歴情報が所定の時刻に送信される。したがって、所定の時刻に取り忘れを防止することができる。

好ましくは、タイミング設定手段は、上限数を設定し、検出手段は、履歴情報記憶手段に記憶されたユーザ識別情報ごとの印刷ジョブ情報が記憶された上限数に達したときを検出する。

この発明に従えば、ユーザ識別情報ごとの履歴情報が予め設定された履歴情報数に達したときにユーザ識別情報別の履歴情報が送信されるので、印刷ジョブの実行回数が所定数に達したときに取り忘れを防止することができる。

好ましくは、複数の印刷装置から印刷ジョブ情報を収集する印刷ジョブ情報収集手段をさらに備える。

この発明に従えば、複数の印刷装置から履歴情報が収集されるので、履歴情報を正確に記憶することができる。

この発明の他の局面によれば、印刷ジョブ管理プログラムは、複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置で実行される印刷ジョブ管理プログラムであって、印刷ジョブ管理装置は、履歴情報を出力するタイミングを予め記憶するタイミング記憶手段と、ユーザ識別情報に関連付けてネットワークアドレスを記憶するアドレス記憶手段とを備え、印刷ジョブ管理プログラムは、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶するステップと、記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を生成するステップと、タイミング記憶手段に記憶されたタイミングになったことを検出するステップと、検出ステップによる検出に応じて、作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信するステップとを印刷ジョブ管理装置に実行させる。

この発明に従えば、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知することが可能な印刷ジョブ管理プログラムを提供することができる。

以下、図面を参照しつつ本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるプリントシステムの全体概要を示す図である。図１を参照して、プリントシステム１０は、ネットワーク３にそれぞれ接続された複合機（以下、「ＭＦＰ」という）１Ａ，２Ａと、印刷ジョブ管理装置２と、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂとを含む。図では、２台のＭＦＰ１Ａ，１Ｂと２台のユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂをネットワーク３に接続する例を説明するが、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂは、単数であっても複数であっても良く、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂは、複数台であれば２台である必要はない。

ＭＦＰ（Multi Function Peripheral）１Ａ，１Ｂは、画像データに基づいて紙などの記録媒体に画像を形成するための画像処理装置を含む。また、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂは、原稿を読取るためのスキャナ、ファクシミリを含み、画像読取機能、複写機能、ファクシミリ送受信機能、データをプリントするプリント機能を備えている。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂは、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂから受信した画像データを画像形成装置で出力する。

ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂは、一般的なパーソナルコンピュータである。ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂでは、文書作成プログラム、作図プログラム、表計算プログラム、画像編集プログラム、描画プログラム等の印刷用データを生成する種々のアプリケーションプログラムが実行される。ユーザがユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂを操作して、これらのアプリケーションプログラムをユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂに実行させ、印刷用データを生成させる。そして、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂで生成された印刷用データを印刷出力する指示を与えれば、その印刷用データがネットワーク３を介してＭＦＰ１Ａ，１Ｂに送信されて、印刷出力される。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂのいずれから印刷出力されるかは、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂに予め設定されている場合、または、ユーザが印刷指示を与える際に、いずれのＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷出力させるかを指示する場合などがある。

印刷ジョブ管理装置２は、一般的なパーソナルコンピュータである。そのハード構成は周知であるので、ここでは説明を繰返さない。印刷ジョブ管理装置２には、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）５が装着される。ＣＤ−ＲＯＭ５に記録された印刷ジョブ管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭドライブ等により読取られてハードディスクに一旦格納される。さらにハードディスクからランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）に読出されてＣＰＵ（Central Processing Unit）により実行される。

また、印刷ジョブ管理装置２は、ハードディスク等に記録された電子メール送信プログラム、ファイル転送プログラムなどのアプリケーションプログラムを、必要に応じてＲＡＭに読出し、ＣＰＵで実行する。

ネットワーク３は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、インターネットまたは一般公衆回線であり、有線または無線を問わない。また、ここではネットワーク３でＭＦＰ１Ａ，１Ｂと印刷ジョブ管理装置２とが接続される例を示すが、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂと印刷ジョブ管理装置２とはシリアル回線またはパラレル回線を用いて接続するようにしてもよい。

なお、印刷ジョブ管理装置２で実行される印刷ジョブ管理プログラムはＣＤ−ＲＯＭに記憶されて流通する例を示したが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ＣＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（DigitalVersatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Erasable and Programmable ROM）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable andProgrammable ROM）、フラッシュＲＯＭなどの半導体メモリ等の固定的にプログラムを担持する媒体でもよい。

さらに、印刷ジョブ管理プログラムは、記録媒体を介してではなく、ネットワーク３を通じて他のコンピュータから提供されてもよい。

また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。

本実施の形態におけるプリントシステム１０では、上述したようにユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂをユーザが操作することにより、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂのいずれかから印刷出力される。この際、ユーザが印刷指示を入力してから即座に出力された用紙を取得するために、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂの設置されている場所に行けば、取り忘れることはない。しかしながら、後で取りに行くと決めていた後に、取りに行くのを忘れてしまう場合がある。また、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂがユーザの近くに設置されていない場合には、実際にＭＦＰ１Ａ，１Ｂから出力されているのを確認することができない。印刷を指示したＭＦＰ１Ａ，１Ｂに、同時に複数のユーザが印刷を指示したような場合には、複数の印刷ジョブを処理するために実際に印刷ジョブが出力されるのに時間を要する場合がある。ユーザは、この時間を待って取りに行く場合もあり、待っている間に自分が出力指示をしたのを忘れてしまう場合もある。本実施の形態におけるプリントシステム１０では、ユーザが印刷指示をしたにもかかわらず、出力された用紙を取り忘れるのを防止するために、ユーザに対して印刷指示をした印刷ジョブの履歴情報を報知するようにしている。

このため、印刷ジョブ管理装置２は、ユーザが印刷指示した印刷ジョブの履歴を記憶し、所定のタイミングになるとその履歴情報をユーザに電子メールで送信するようにしている。以下、印刷ジョブ管理装置２について具体的に説明する。

図２は、本実施の形態における印刷ジョブ管理装置２の機能を示す機能ブロック図である。図２を参照して、印刷ジョブ管理装置２は、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブに関する印刷ジョブ情報を収集するためのジョブ集計部２１と、ジョブ集計部２１からユーザ別の印刷ジョブ情報を取り出して履歴情報を作成するユーザジョブ履歴作成部２２と、ユーザジョブ履歴情報をそのユーザに通知するジョブ通知部２３とを含む。

ジョブ集計部２１は、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブに関する印刷ジョブ情報を収集して、データベースに記憶する。印刷ジョブ情報は、印刷ジョブ名、印刷デバイス名、ユーザを識別するためのユーザ識別情報、セキュリティ印刷に使用するＩＤ（識別情報）、印刷開始時刻、印刷終了時刻、印刷枚数を含む。印刷ジョブ名は、通常は、ユーザがユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂで印刷を指示したファイル名が用いられる。また、ユーザ識別情報は、プリントシステム１０において、予めユーザごとに割当てられた番号、記号、またはそれらの組み合わせである。

ユーザがユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂで、ファイル名と出力デバイスを指定して印刷を指示すると、ユーザ識別情報と、印刷条件と、印刷用データとが指定された出力デバイスに送信される。出力デバイスは、ここではＭＦＰ１ＡまたはＭＦＰ１Ｂである。印刷用データはファイル名を含む。したがって、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂでは、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂから、ユーザ識別情報と、印刷条件と、印刷用データとを受信し、受信した印刷用データを印刷条件に従って印刷する。また、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂは、セキュリティ印刷に使用するＩＤを受信した場合には、そのＩＤが入力されることを条件に受信した印刷用データを印刷条件に従って印刷する。このＭＦＰ１Ａ，１Ｂで実行される印刷処理を印刷ジョブという。この印刷ジョブが実行されると、印刷ジョブ情報が、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂが備えるＲＡＭ等の記憶部に記憶される。記憶される情報は、印刷ジョブ名としてのファイル名、ユーザ識別情報、セキュリティ印刷に使用するＩＤ（識別情報）、印刷ジョブが実行された時刻（印刷開始時刻）、印刷ジョブの実行が終了した時刻（印刷終了時刻）、印刷ジョブの実行の結果出力された記録媒体の枚数（印刷枚数）を含む。なお、セキュリティ印刷に使用するＩＤ（識別情報）は、それがＭＦＰ１Ａ，ＭＦＰ１Ｂから受信された場合に含まれる。

ジョブ集計部２１は、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂと通信を行い、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブ情報を受信する。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂは、印刷ジョブ名としてのファイル名、ユーザ識別情報、印刷開始時刻、印刷終了時刻、印刷枚数を少なくとも記憶していたので、これに自己に予め与えられているデバイス名を付して送信する。ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブ管理装置２に送信される情報が印刷ジョブ情報である。

ジョブ集計部２１は、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂの全てに対して、印刷ジョブ情報の送信を要求する。この要求は、定期的に、たとえば１分毎に行っても良いし、予め定められた時刻に行っても良い。また、ジョブ集計部２１から要求するのではなく、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから一方的に印刷ジョブ情報を、印刷ジョブ管理装置２に送信するようにしてもよい。この場合には、ジョブ集計部２１は、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブ情報を受信できるように、待機状態となっている。また、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂが印刷ジョブ情報を送信するタイミングは、印刷ジョブの実行が終了したとき、一定の時間間隔、あるいは、予め定められた時刻など、必要に応じて定めることができる。ジョブ集計部２１は、このように収集した印刷ジョブ情報を、データベースに記憶する。

また、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂが、ネットワーク３に接続されたプリンタサーバにより管理される場合がある。この場合、ユーザがユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂで、ファイル名と出力デバイスを指定して印刷を指示すると、ユーザ識別情報と、印刷条件と、印刷用データとがプリンタサーバに送られ、その後プリンタサーバから指定された出力デバイスに送信される。このような、プリンタサーバでは、印刷ジョブ情報を記憶している。ここでの印刷ジョブ情報は、印刷ジョブ名としてのファイル名、ユーザ識別情報、セキュリティ印刷に使用するＩＤ（識別情報）、印刷ジョブがデバイスに送信された時刻（印刷開始時刻）、印刷条件に含まれる印刷枚数を含む。また、プリンタサーバが、ＭＦＰ１Ａ，ＭＦＰ１Ｂから印刷ジョブの実行結果を受信する場合には、印刷ジョブの実行が終了した時刻（印刷終了時刻）を印刷ジョブ情報に含めることができる。

したがって、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂがプリンタサーバにより管理される場合には、印刷ジョブ管理装置２は、印刷ジョブ情報をＭＦＰ１Ａ，１Ｂから受信するのではなく、プリンタサーバから受信する。また、印刷ジョブ管理装置２自体が、プリンタサーバにもなり得る。

ユーザジョブ履歴作成部２２は、ジョブ集計部２１で記憶された印刷ジョブ情報のうちから、ユーザ識別情報が同じ印刷ジョブ情報を抽出して、ユーザ別の履歴情報を作成する。この履歴データには、印刷ジョブ名（ファイル名）、出力デバイス、印刷開始時刻、印刷終了時刻、印刷枚数を含む。なお、履歴データは、ユーザが出力を指示した印刷ジョブおよび出力デバイスを思い出すことができれば、印刷ジョブ名だけであってもよい。

なお、ユーザジョブ履歴作成部２２が、履歴情報を作成する際に、セキュリティ印刷のＩＤを含む印刷ジョブ情報を抽出しないようにしてもよい。セキュリティ印刷では、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂで印刷を出力する指示を入力する操作が必要なため、印刷用紙が出力されたまま放置されることはないからである。しかしながら、ＭＦＰ１Ａ，１Ｂで印刷を出力する指示を入力する操作さえ忘れることに備えて、そのようなセキュリティ印刷のＩＤを含む印刷ジョブ情報を履歴情報に含めるようにしてもよい。

ジョブ通知部２３は、ユーザジョブ履歴作成部２２で作成されたユーザ別の履歴情報を、電子メールで送信する。ジョブ通知部２３は、ユーザ識別情報とユーザのネットワークアドレスである電子メールアドレスとを対応付けるアドレステーブルを記憶している。ジョブ通知部２３では、このアドレステーブルを参照して、履歴情報に対応するユーザの電子メールアドレスを抽出して履歴情報を送信する。したがって、あるユーザの履歴情報が他人の電子メールアドレスに送信されることはない。電子メールを送信するタイミングは、定期的であっても良いし、予め設定された時刻であってもよい。定期的に送信する場合には、予め定められた時間間隔で送信される。いずれの場合であっても送信される履歴情報は、先に電子メールを送信してから履歴情報を作成するときまでにジョブ集計部２１に記憶された印刷ジョブ情報の中から抽出された印刷ジョブ情報から作成される。したがって、同じ印刷ジョブに関する印刷ジョブ情報が２つの履歴情報に含まれることはない。また、予め定められた時間間隔、または予め定められた時刻は、ユーザ毎に異ならせることができる。この場合には、上述したアドレステーブルに、ユーザ識別情報に関連付けて時間間隔または指定時刻を記憶しておくようにすればよい。

また、通知するタイミングを、所定数の印刷ジョブ情報が記憶されたときとしてもよい。すなわち、先に電子メールを送信してからジョブ集計部２１に所定数の印刷ジョブ情報が記憶されたときに履歴情報を作成して送信するようにしてもよい。この場合も印刷ジョブ情報のカウントは、ユーザ毎にカウントされる。また、通知するタイミングは、定期的、指定時刻、所定数の印刷ジョブ情報が記憶されたときのいずれか１つでもあってもよいし、これら２つまたは３つを組み合わせても良い。

ジョブ通知部２３が送信する履歴情報は、最新の情報であることが好ましい。このため、ジョブ通知部２３は、ユーザジョブ履歴作成部２２に対して通知時間を出力する。通知時間がユーザごとに異なる場合には、ユーザごとの通知時間を出力する。ユーザジョブ履歴作成部２２は、入力された通知時間になると、ユーザごとの履歴情報を作成してジョブ通知部２３に作成した履歴情報を送信する。また、ジョブ通知部２３において送信するタイミングを検出し、そのタイミングが検出されると、履歴情報を作成させるための指示信号をユーザジョブ履歴作成部２２に送信するようにしてもよい。そして、ユーザジョブ履歴作成部２２で、指示信号の受信に応じて履歴情報を作成する。タイミングがユーザごとに異なる場合には、ユーザごとに検出されたタイミングが検出される。

なお、ここではジョブ通知部２３が履歴情報を電子メールで送信する例を示したが、履歴情報をユーザ別に送信することができれば、他の送信方法を用いることができる。他の送信方法としては、たとえば、ファイル転送プロトコルを適用することができる。この場合には、アドレステーブルには、ユーザの電子メールアドレスに代えて、ユーザ用コンピュータのネットワークアドレス、たとえばＩＰ（Internet Protocol）アドレスが記憶される。

図３は、ユーザに送信される電子メールの一例を示す図である。図３を参照して、電子メールには、メールのヘッダ部３１と、ボディ部３２とを含む。ボディ部３２には、ユーザＩＤ３３と、タイトル３４と、履歴情報３５とを含む。図では、ユーザＩＤ３３として「Ａ００１」が示され、タイトル３４には「２００３／３／２４ １０：００−１９：００までに印刷したジョブ履歴」が示され、履歴情報３５には３つの印刷ジョブ情報が示されている。タイトルは、履歴情報３５の抽出条件を示す。履歴情報３５は、印刷ジョブ情報のうち、印刷開始の日時と、印刷ジョブ名としてのファイル名と、印刷枚数と、出力デバイス名とを含む。ユーザは、この電子メールを閲覧することで、出力用紙を取り出すことを忘れている場合には、その出力用紙を取り出すことができる。

図４は、本実施の形態における印刷ジョブ管理装置で印刷ジョブ管理プログラムが実行されて行われる処理の流れを示すフローチャートである。図を参照して、印刷ジョブ管理処理では、まず、ＭＦＰ１Ａと通信を行い、ＭＦＰ１Ａから印刷ジョブ情報を受信する（ステップＳ０１）。受信された印刷ジョブ情報は、ハードディスク等の記録媒体に記録されたデータベースに登録される。そして、ＭＦＰ１Ｂと通信を行い、ＭＦＰ１Ｂから印刷ジョブ情報を受信する（ステップＳ０２）。受信された印刷ジョブ情報は、ハードディスク等の記録媒体に記録されたデータベースに登録される。印刷ジョブ管理装置２がＭＦＰ１Ａ，１Ｂのほかに、他のデバイスを管理する場合には、それら他のデバイスから印刷ジョブ情報を受信して、受信した印刷ジョブ情報をデータベースに登録する。

なお、ＭＦＰ１Ａ，ＭＦＰ１Ｂがプリンタサーバで管理される場合は、そのプリンタサーバから印刷ジョブ情報が受信されてデータベースに登録される。さらに、印刷ジョブ管理装置２がプリンタサーバである場合には、印刷ジョブ情報は、ユーザ用コンピュータ４Ａ，４Ｂから受信される印刷ジョブに基づいて生成されて、データベースに登録される。

次に、通知タイミングを取得する。通知タイミングは、ハードディスク等の記録媒体に予め記憶された時間間隔、指定時刻、または、記憶された印刷ジョブ情報の数により定められる。これらのタイミングは、ユーザ毎に予め定められて、上述したアドレステーブルにユーザ識別情報と関連付けて記憶されている。

そして、ステップＳ０３で取得された通知タイミングとなったか否かが判断される（ステップＳ０４）。通知タイミングである場合にはステップＳ０５に進み、そうでない場合には通知タイミングとなるまで待機状態となる。ステップＳ０５では、ステップＳ０１またはステップＳ０２で収集された印刷ジョブ情報のうちから、ユーザ識別情報が同じ印刷ジョブ情報を抽出する。そして、抽出されたユーザ別の印刷ジョブ情報から、ユーザ別の履歴情報を作成する（ステップＳ０６）。本実施の形態においては、電子メールのヘッダ部３１とボディ部３２が作成される。すなわち、ステップＳ０５で印刷ジョブ情報を抽出した抽出条件からタイトル３４が作成される。また、抽出された履歴情報のうち、開始時刻、印刷ジョブ名、印刷枚数、出力デバイスの情報からボディ部３２に含める履歴情報３５が作成される。

そして、ハードディスクに予め記憶されているアドレステーブルから作成された履歴情報を送信するべきユーザに割当てられた電子メールアドレスが取得される（ステップＳ０７）。取得された電子メールアドレスは、電子メールのヘッダ部３１に書き込まれる。ここまでのステップで、ユーザごとに履歴情報を含む電子メールが作成される。そして、ステップＳ０８で、作成された電子メールがネットワーク３を介して送信される。

以上説明したように本実施の形態におけるプリントシステム１０では、複数の出力デバイスであるＭＦＰ１Ａ，１Ｂそれぞれで実行された印刷ジョブについて、開始時刻、印刷ジョブ名、印刷枚数、出力デバイスおよびユーザＩＤを含む印刷ジョブ情報がデータベースに記憶され、履歴情報を出力するタイミングに、記憶された履歴情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出した履歴情報を含む電子メールが作成されて、ユーザごとに送信される。このため、複数のＭＦＰ１Ａ，１Ｂそれぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報が、ユーザ別にまとめて送信されるので、ユーザは一度の受信で複数のＭＦＰ１Ａ，１Ｂで指示した印刷ジョブを確認することができる。その結果、複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブの履歴情報をユーザに一度で報知することができる。

また、電子メールを送信するタイミングを所定の時間間隔としたので、所定の間隔で取り忘れを防止することができる。

また、電子メールを送信するタイミングを所定の時刻とすることもできるので、所定の時刻となった時点で取り忘れを防止することができる。

さらに、電子メールを送信するタイミングを、ユーザ識別情報ごとの履歴情報が予め設定された履歴情報数に達したときとすることもできるので、印刷ジョブの実行の指示回数が所定数に達したときに取り忘れを防止することができる。

さらに、複数のＭＦＰ１Ａ，１Ｂから印刷ジョブ情報が収集されるので、１つの印刷ジョブ管理装置で印刷ジョブ情報を一元的に管理することができる。

なお、本実施の形態では、印刷装置としてＭＦＰを例示したが、本発明の印刷装置はＭＦＰに限られない。たとえば、画像読み取り機能を有さない単機能のプリンタであっても構わない。

上述した実施の形態においては、以下の発明を含む。

（１） 前記印刷ジョブ情報は、前記印刷ジョブが実行された時刻をさらに含む、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。

（２） 前記ジョブ特定情報は、ファイル名である、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。

（３） 複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置で実行される印刷ジョブ管理方法であって、
前記印刷ジョブ管理装置は、履歴情報を出力するタイミングを予め記憶するタイミング記憶手段と、
ユーザ識別情報に関連付けてネットワークアドレスを記憶するアドレス記憶手段とを備え、
前記印刷ジョブ管理方法は、前記複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶するステップと、
前記記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を生成するステップと、
前記タイミング記憶手段に記憶されたタイミングになったことを検出するステップと、
前記検出ステップによる検出に応じて、前記作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信するステップとを印刷ジョブ管理装置に実行させる、印刷ジョブ管理方法。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の実施の形態の１つにおけるプリントシステムの全体概要を示す図である。 本実施の形態における印刷ジョブ管理装置２の機能を示す機能ブロック図である。 ユーザに送信される電子メールの一例を示す図である。 本実施の形態における印刷ジョブ管理装置で印刷ジョブ管理プログラムが実行されて行われる処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１Ａ，１Ｂ ＭＦＰ、２ 印刷ジョブ管理装置、３ ネットワーク、４Ａ，４Ｂ ユーザ用コンピュータ、１０ プリントシステム、２１ ジョブ集計部、２２ ユーザジョブ履歴作成部、２３ ジョブ通知部。

Claims (6)

1. 複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置であって、
   履歴情報を出力するタイミングを設定するタイミング設定手段と、
   前記複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶する履歴情報記憶手段と、
   前記記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を作成する履歴情報作成手段と、
   前記タイミング設定手段により設定されたタイミングになったことを検出する検出手段と、
   前記検出手段による検出に応じて、前記作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信する履歴情報送信手段とを備えた、印刷ジョブ管理装置。
2. 前記タイミング設定手段は、ユーザ識別情報ごとに時間間隔を設定し、
   前記検出手段は、前記履歴情報送信手段による先の履歴情報の送信から前記設定された時間間隔が経過したときを検出する、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。
3. 前記タイミング設定手段は、ユーザ識別情報ごとに時刻を設定し、
   前記検出手段は、前記所定の時刻になったときを検出する、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。
4. 前記タイミング設定手段は、上限数を設定し、
   前記検出手段は、前記履歴情報記憶手段に記憶されたユーザ識別情報ごとの印刷ジョブ情報が前記記憶された上限数に達したときを検出する、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。
5. 前記複数の印刷装置から前記印刷ジョブ情報を収集する印刷ジョブ情報収集手段をさらに備えた、請求項１に記載の印刷ジョブ管理装置。
6. 複数の印刷装置と接続された印刷ジョブ管理装置で実行される印刷ジョブ管理プログラムであって、
   前記印刷ジョブ管理装置は、履歴情報を出力するタイミングを予め記憶するタイミング記憶手段と、
   ユーザ識別情報に関連付けてネットワークアドレスを記憶するアドレス記憶手段とを備え、
   前記印刷ジョブ管理プログラムは、前記複数の印刷装置それぞれで実行された印刷ジョブを特定するためのジョブ特定情報と、該印刷ジョブの実行を指示したユーザを識別するためのユーザ識別情報とを少なくとも含む印刷ジョブ情報を記憶するステップと、
   前記記憶された印刷ジョブ情報の中からユーザ識別情報別に印刷ジョブ情報を抽出して履歴情報を生成するステップと、
   前記タイミング記憶手段に記憶されたタイミングになったことを検出するステップと、
   前記検出ステップによる検出に応じて、前記作成されたユーザ識別情報別の履歴情報を、ユーザ識別情報に関連付けて記憶されているネットワークアドレスに送信するステップとを印刷ジョブ管理装置に実行させる、印刷ジョブ管理プログラム。

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