WO2004035430A1 - 書類管理システム - Google Patents

Description

明

類管理システム 技術分野

本発明は、 の整理及び検索を行う 書類管理システ ム に関する。 背景技術

従来、 書類の整理を行う に 1田は、 書類を フ ァイ ル等に収 納する と と も に、 フ ァイ ルに書類の内容を示すタイ トル を印字した ラベルを付して、 ラベルが外部か ら見える状 態で書棚等に収納する態様が広 く 用 い られている。 また こ の ラ ベルの印字内容、 すなわち フ ァイ ルに付したタイ トルを ラベル印字装置に接続したパソ コ ン等に分類して 格納し、 管理を行う 手法が考え られてい る。 （例えば、 特許文献 1 参照

特許文献 1

特開 2 0 0 0 — 3 3 5 1 6 3 号公報

と こ ろが、 時間が経過する と フ ァ イ ルの数が増大して フ ァイ ルの所在の管理が難 し く なつ てい く と い う不具合 が存在する。 また、 時間の経過に伴い フ ァ イ ルと個々 の 書類との関連を忘れて し ま っ た場合には、 求める書類に 対応する フ ア イ ルのタイ ト ルがわか ら ないので求める書 類を得る こ とが困難である と い う 不具合が存在する。 さ ら に、 例えばフ ア イ ルの内容であ る書類が増大して、 フ ア イ ルの内容の一部を新たなフ ァ イ リレに移 し替える等、 フ ァ イ ルと個々 の書類と の対応関係 自体も変化する こ と があ り う るが、 こ の場合にフ ァイ ルと個々 の書類との対 応関係 を誤っ て記憶 し た場合に も 上述 し た フ ァ イ ル と 個々 の書類と の関連を忘れて し ま っ た場合と 同様の不具 合が起 こ り得る。 発明の開示

本発明は、 以上に述べた課題を解決 し、 求める書類を 確実に検索して得る こ とができ る よ う にする書類管理シ ステムを提供する も のである。

すなわち本発明に係る書類管理システムは、 書類に付 され、 書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子 記憶媒体と、 前記書類識別子を含む書類識別 レコー ド の 一部文は全部の入力 を受け付ける入力受付手段、 及び入 力受付手段に入力 された書類識別 レコー ド の一部又は全 部に対応する検知要求情報を発信する発信手段を有する 書類管理装置と、 前記書類管理装置の発信手段か ら発信 された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶 し てい る書類識別子記憶媒体の存在を検知する こ と によ り こ の書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する 書類存在検知手段、 及び書類存在検知手段によ り 書類の 存在を検知 した際に前記書類の存在が検知された こ と を 示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を有す る書類存在通知装置と を具備する こ と を特徴とする。 こ のよ う な も のであれば、 個々 の書類に書類識別子を 記憶 した書類識別子記憶媒体を付し、 その後書類管理装 置が前記書類識別子を含む書類識別 レコ一 ド の一部又は 全部の入力 を受け付けて対応する検知要求情報を発信 し 書類存在通知手段が前記検知要求情報に対応する書類識 別子を有する書類の存在を検知 して書類存在通知信号を 発する こ と によ り 、 書類の量及び書類の整理の方法に関 らず求め る書類がどの書類管理装置の近傍に収納さ れて いるのかを容易に確認できるよ う になる。

特に、 前記書類識別子記憶媒体に記憶 した書類識別子 を取得する書類識別子取得手段と、 前記書類識別子取得 手段が取得した書類識別子をそのま ま、 ある いは前記書 類識別子を含む書類識別 レコ一 ド と して格納する書類識 別子格納手段と を さ ら に有する も のであれば、 前記書類 識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を取得 したその場 で書類識別子を書類識別子格納手段に格納できる ので、 書類と書類識別子及び書類識別 レコー ド との対応付けを 確実に行う こ とができるよ う になる。

特に、 書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる基 材を提供する書類識別子記憶媒体付与手段を さ ら に有す る ものであれば、 書類に書類識別子を付帯させてか ら 前 記書類識別子を格納する までのステッ プを一連の操作と して行える よ う になる ので、 書類識別子を書類識別子格 納装置に格納する操作を漏れな く 行う こ とができ る よ う になる。 加えて、 前記書類管理装置の入力受付手段が受け付け た内容に対応する書類識別 レコ一 ド を書類識別子格納手 段内か ら検索する書類識別 レコー ド照合手段と、 前記書 類識別 レコ一 ド照合手段による検索結果である書類識別 レコ一 ド に含まれる書類識別子を検知要求情報と して前 記書類管理装置の発信手段に発信すべき 旨の指示を与え る発信指示手段と を さ ら に有する も のであれば、 検知要 求情報か ら 、 該検知要求情報に対応する書類識別子を検 索して得る手段を別に設ける必要がな く な り 、 書類存在 通知装置の構造を簡単なものにできるよ う になる。

また、 本発明に係る書類管理シス テム の他の一つは、 書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒 体と、 書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる書類 識別子付与手段、 前記書類に付帯させた前記書類識別子 記憶媒体に記憶された前記書類識別子を格納する書類識 別子格納手段、 前記書類識別子の入力 を受け付ける書類 識別子入力手段、 及び入力 された前記書類識別子を発信 する発信手段を少な く と も有する書類管理装置と、 前記 書類を収納する持ち運び可能な書類収納手段に設け られ 前記書類管理装置の発信手段か ら発信された前記書類識 別子を有する書類識別子記憶媒体の存在を検知する こ と によ り こ の書類識別子記憶媒体を付帯させた書類の存在 を検知する書類存在検知手段、 及び書類の存在を示す書 類存在通知信号を発する書類存在通知手段を少な く と も 有する書類存在通知装置と を具備する こ と を特徴とする このよ う な も のであれば、 書類を保存する際に書類識 別子記憶媒体を付帯させて書類存在検知手段を設けた書 類収納手段に収納させる と と も に、 書類識別子を書類管 理装置に格納 しておいて、 その後書類管理装置が書類識 別子の入力 を受け付けて発信 し、 書類存在通知手段が書 類識別子を有する書類の存在を検知 して書類存在通知信 号を発する こ と によ り 、 書類の量及び書類の整理の方法 に関 らず求め る書類がどの書類収納手段に収納されてい るのかを容易に確認できる よ う になる。

複数枚か ら なる書類を管理する には、 書類を綴 じ る書 類綴じ手段を さ ら に有する書類管理装置を用 いる よ う に すればよい。 こ のよ う にすれば、 書類綴じ手段と前記書 類識別子付与手段と を同一の書類管理装置に備えている ので、 書類を綴 じる操作と 同時、 又はその前後に書類識 別子記憶媒体を付帯させる操作を忘れずに行う こ とがで きるよ う になる力、 らである。

少ない手間で書類に書類識別子を付帯させるよ う にす る には、 前記書類識別子付与手段の少な く と も一部が前 記書類綴 じ手段 と しての機能を も有する よ う にすればよ い。 こ の よ う にすれば書類を綴 じ る操作と同時に書類に 書類識別子記憶媒体を付帯させる こ とができるか ら であ る。

書類の検索をよ り 簡単に行う には、 書類管理装置が前 記書類にかかる情報である書類情報を受け付ける書類情 報受付手段をさ ら に有する と と も に、 前記書類識別子格 納手段に前記書類識別子と前記書類情報と を含む書類識 別 レコー ド を格納するよ う にすればよ い。 こ のよ う にす れば、 求め る書類の書類情報か ら書類識別子を検索する こ とができ、 書類識別子を直接覚えていな く ても書類を 検索できるか らである。

前記書類識別子付与手段が、 前記書類識別子記憶媒体 か ら前記書類識別子を取得する書類識別子取得手段たる 書類識別子取得部を具備する も のであれば、 例えば予め 書類識別子たる通 し番号を付した I C チッ プを書類識別 子記憶媒体と してステ一ブラ の芯等に付着させておき、 書類を綴じ る際に こ の書類識別子記憶媒体か ら前記書類 識別子を取得する よ う にする等 して、 書類を保存する都 度、 書類識別子を記録するよ う にできる。

このよ う な書類管理システムの態様と して、 前記書類 識別子格納手段に複数のフ ォルダを設けている と と も に 前記書類識別子を含む書類識別 レコ ー ド を フ ォ ルダに格 納する よ う に してい る も の、 及び前記書類識別子格納手 段に複数のフ ォルダを設けてい る と と も に、 前記書類識 別子を フ ォルダに格納する よ う に している ものが挙げら れる。 こ のよ う なも のであれば、 類似した内容の書類を 同一のフ ォルダに格納する よ う に して、 多数の書類を管 理する際、 書類の検索を行いやすく できるよ う になる。

特に、 前記入力受付手段が、 少な く と も前記フ ォルダ の一覧を表示する フ ォルダ一覧表示部と、 前記フ ォルダ の選択入力 を受け付ける フ ォルダ選択入力受付部と、 前 記フ オルダに格納された前記書類識別 レコ一 ド の一部又 は全部の一覧を表示する書類一覧表示部と、 前記書類識 別 レコ一 ド の一部又は全部の選択入力 を受け付ける書類 選択入力受付部と を有する も の、 又は前記書類識別子入 力手段が、 少な く と も前記フ ォルダの一覧を表示する フ オルダ一覧表示部と、 前記フ ォルダの選択入力 を受け付 ける フ ォ ルダ選択入力受付部と、 前記フ ォルダに格納さ れた前記書類識別子の一覧を表示する書類識別子一覧表 示部と、 前記書類識別子の選択入力 を受け付ける書類識 別子選択入力受付部と を有する も のであれば、 検索の際 にまずフ ォ ルダを選択入力 させる こ とで、 効率よ く 書類 を検索する こ とができるよ う になる。

さ ら に、 複数の書類管理装置を備える と と も に、 一の 書類管理装置か ら他の書類管理装置に格納された書類識 別子を含む書類識別 レコー ド を検索可能に構成している も のであれば、 部屋ごとない し部署ごと に書類管理装置 を備え、 他の部屋に収納した書類ない し他の部署によ り 管理されてい る書類を検索して取 り 出す こ とができる よ う になる。

他の部屋等に収納した書類の大まかな所在を知る こ と ができ る よ う にするための具体的な態様と して、 書類管 理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納手 段と、 他の書類管理装置に前記検知要求情報を送信する 検知要求情報送信手段と、 他の書類管理装置か ら前記検 知要求情報が示す書類識別 レコー ド又は書類識別子を格 納 している こ と を示す書類格納通知信号を受信する書類 格納通知信号受信手段と を さ ら に有する ものが挙げ ら れ る。 こ のよ う な ものであれば、 他の部屋等に設けた書類 管理装置に前記検知要求情報を送信 し、 他の書類管理装 置か ら書類格納通知信号を受信する こ とで、 どの部屋に 求め る書類が収納しているか を知る こ とができる よ う に なるか らであ る。 なお、 前記書類格納通知信号は、 書類 を格納 している こ と を示すだけでな く 、 該書類の題名、 作成年月 日等の属性情報を含むものであっ てもよい。

他の部屋な どか ら書類の検索の要求があっ た場合に こ の要求に対応できる よ う にするための態様と して、 書類 管理装置に付した装置識別子を格納する装置識別子格納 手段と、 他の書類管理装置か ら前記検知要求情報を受信 する検知要求情報受信手段と、 前記検知要求情報受信手 段が受信した前記検知要求情報に対応する書類識別 レコ ー ド又は書類識別子を検索する検索手段と、 前記書類識 別 レコ 一 ド又は書類識別子を格納している場合に前記装 置識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通 知手段 と を さ ら に有する書類管理装置をあわせて用 い る ものが挙げられる。

さ ら に、 前記発信手段が、 前記書類識別子受信手段が 受信 した前記検知要求情報を発信する機能を も有する も のであれば、 例えば前記装置識別子が示す書類管理装置 か ら こ の書類管理装置が設置された部屋の前記書類存在 通知装置に検知要求情報が発信され、 求める書類を収納 した書類収納手段に設け られた前記書類存在通知装置が 刖目己書類存在通知信号を発する ので、 直接求める書類を 得る こ とができる。

た、 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装 別子格納手段と、 他の書類管理装置に書類識別子又 は検知要求情報を送信する書類識別子送信手段と、 他の 管理装置か ら書類識別子又は検知要求情報を受信す る 類識別子受信手段 と、 前記受信手段が受信した BU記 識別子を検索する検索手段と、 前記書類識別子を格 納 している場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信 号を送信する書類格納通知手段 と、 書類格納通知信号を 受信する書類格納通知信号受信手段と をさ ら に有する書 類管理装置を用いる ものであっ ても、 複数の書類管理装 置を接続し、 書類格納通知信号受信手段が受信した書類 格納通知信号によ り 異なる部屋等に保管してい る書類の 所在を知る こ とができるよ う になる。

加えて、 前記発信手段が、 前記書類識別子受信手段が 受信 した前記書類識別子を発信する機能を も有する もの であれば、 例えば前記装置識別子が示す書類管理装置か ら こ の書類管理装置が設置された部屋の前記書類存在通 知装置に書類識別子を発信 し、 前記書類存在通知装置が 前記書類存在通知信号を発する ので、 直接求める書類を 得る こ とができる。

刖記書類識別子記憶媒体及び前記書類存在通知装置の 具体的な態様と して、 前記書類識別子記憶媒体を I C チ ッ プを用 いて構成 してい る と と も に、 前記書類存在検知 手段が前記書類管理装置の発信手段か ら前記検知要求情 報を受信する第 1 受信部と、 前記書類識別子記憶媒体が 発する電磁波によ る信号を受信する第 2 受信部と、 前記 第 2 受信部が受信した信号が示す書類識別子の中に前記 第 1 受信部が受信 した検知要求情報に対応する書類識別 子と一致している ものがあ るか否かを判定する判定部と を さ ら に有 し、 前記判定部によ る判定結果が 「真」 であ る 際に、 前記書類存在通知手段が書類存在通知信号を発 する もの、 及び前記書類識別子記憶媒体を I C チッ プを 用 いて構成している と と も に、 前記書類存在検知手段が 前記書類管理装置の発信手段か ら書類識別子を受信する 第 1 受信部と、 前記書類識別子記憶媒体が発する電磁波 によ る信号を受信する第 2 受信部と、 前記第 2 受信部が 受信 した信号が示す書類識別子の中に前記第 1 受信部が 受信 した書類識別子と一致してい る も のがあ るか否かを 判定する判定部と をさ ら に有 し、 前記判定部によ る判定 結果が 「真」 であ る 際に、 前記書類存在通知手段が書類 存在通知信号を発する ものが挙げられる。

こ のよ う な ものであれば、 前記書類管理装置の発信手 段か ら書類識別子又は検知要求情報を受信する機能を前 記書類存在通知装置に設ける一方、 書類識別子記憶媒体 が発する書類識別子も前記書類存在通知装置が受信する よ う に している ので、 前記書類存在通知装置が前記書類 収納手段に設け られていて、 前記書類管理装置よ り も近 く に配置する こ と と合わせて、 前記書類識別子記憶媒体 を小型化できるよ う になる。

所定のタイ ミ ングで前記書類存在検知手段の第 2 受信 部を機能させる受信命令部と、 第 2 受信部が受信する信 号が示す書類識別子を記憶する書類識別子記憶部と を さ ら に備えている も のであれば、 例えば前記書類識別子記 憶部に記憶 した書類識別子と前記第 1 受信部が受信 した 検知要求情報と の照合を行う よ う にする こ と によ り 、 前 記検知要求情報を受信するたびごと に書類識別子を示す 信号を第 2 受信部が受信する態様と比較して前記検知要 求情報が示す書類が存在するか否かの判定をよ り 速やか に行う こ とができる。 また、 検知要求情報に書類を示す 情報が含まれている ものであれば、 該書類を示す書類識 別子と対応付けて記憶し、 該情報を可視化表示する こ と もできる よ う になる。

前記検知要求情報が示す書類が存在するか否かの判定 をよ り 速やかに行う こ とができるための具体的な構成と して、 前記書類存在検知手段の第 1 受信部が検知要求情 報を受信した際に、 前記書類存在検知手段の第 2 受信部 が機能 しない状態で、 前記書類存在検知手段の判定部が 前記書類識別子記憶部に記憶されている書類識別子に基 づき判定を行う ものが挙げられる。

前記書類存在通知装置を前記書類収納手段に対して着 脱可能に構成してい る も のであれば、 書類収納手段と し ては従来の フ ァイ ル等をそのまま用いる こ とができる。 前記書類存在通知装置が発する前記書類存在通知信号 を受信する通知信号受信手段と、 前記通知信号受信手段 が前記書類存在通知信号を受信 した場合に通知補助信号 を出力する通知補助手段をさ ら に有する通知補助装置を さ ら に具備する ものであれば、 前記書類存在通知装置が 目 に付き に く い場所にある場合でも通知補助装置を 目 に 付きやすい場所に設ける こ と によ り 、 これ ら前記書類存 在通知装置と.通知補助装置と を協働させて効果的に書類 の存在を通知する こ とができる。

前記書類管理装置か ら書類存在通知装置への前記書類 識別子に対応する検知要求情報の発信を、 無線によ り 行 う よ う に している も のであれば、 書類存在通知装置を多 数設ける態様であつ て も多数の配線を用意する必要をな く すこ とができるよ う になる。

書類に書類識別子記憶媒体を介して書類識別子を付与 する こ と を簡単に行う ための態様の一例 と して、 前記基 材がタ グシー トであ っ て、 前記書類識別子記憶媒体付与 手段が、 前記基材を供給する基材供給手段と、 前記基材 を書類と と も に綴 じ る綴じ手段と を備えている も のが挙 げられる。

前記書類識別子を付された書類に対応する電子化され た書類を管理 し、 前記書類識別子を含む書類識別 レコー ド と前記電子化された書類の属性情報と を対応付けて記 憶する書類対応テーブル記憶手段と、 前記書類識別子に 対応する検知要求情報を前記書類管理装置に渡す検知要 求手段と を備えた電子化書類管理装置を さ ら に具備する も のであれば、 書類識別子を付された書類と電子化され た書類と を対応付けて、 電子化書類管理装置か ら も書類 を検索できる よ う になる。

特に、 前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別 子を含む書類識別 レコ一 ド に対応する可視化要求情報を 発信する可視化要求手段と、 前記可視化要求情報が示す 書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示す る電子化書類可視化表示手段と を有する も のであれば、 書.類識別子を付された書類か ら電子化された書類を検索 して可視化表示する こ と もできる よ う になる。

前記電子化書類管理装置が、 才ペ レーシ ョ ンシステム 上において作動する フ ァ イ ル管理システムによ り 前記電 子化された書類を管理する ものであ る と と も に、 ォペ レ ーシ ョ ンシステム上において作動する機能拡張プロ ダラ ム を実行する こ と によ り 、 前記書類対応テーブル記憶手 段及び前記検知要求手段と して機能する よ う に している ものであれば、 オペ レーシ ョ ンシステム上における電子 化された書類への操作に準じる操作によ り 電子化された 書類か ら書類識別子を付された書類の検索を行う こ とが できるよ う になる。

前記書類収納手段に収納手段識別子を対応付けている と と も に、 前記電子化書類を記憶する手段である電子化 書類記憶手段内に前記書類収納手段 と対応付けて電子フ オルダを形成する電子フ ォルダ形成手段と、 前記書類識 別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テ一 プル記憶手段の記憶内容と を照合する 照合手段と、 前記 照合手段によ る照合の結果に基づき、 前記電子フ ォルダ 形成手段によ り 形成された電子フ ォルダ内に前記書類に 対応付け られている電子化書類へのア クセス を可能にす る ためのァイ コ ンを形成する書類アク セス可能化手段と を さ ら に具備する も のであれば、 書類収納手段の収納内 容に対応付けたフ ォルダを形成してそのフ ォルダ内に前 記電子化書類書類へのア クセス を可能にするためのアイ コ ンを形成する ので実際の書類と電子化書類管理装置に 管理される電子化された書類と をさ ら に効果的に対応付 けて管理する こ とができる。 なお、 前記書類アクセス可 能化手段は、 前記電子化書類の コ ピー又はシ ョ ー ト カ ツ ト を作成して該コ ピー又はシ ョ ー ト カ ツ ト を示すアイ コ ンを形成する も のや、 前記電子化書類を前記フ ォルダ内 に移動させて該電子化書類を示すアイ コ ンを形成する も のであ っ て も よ く 、 さ ら に、 前記電子化書類に書き換え を禁止する属性を付した電子化書類を作成して該電子化 書類を示すアイ コ ンを形成する ものであっ てもよい。

前記書類識別 レコ 一 ド に該書類にア ク セス可能な者の 報を示す権限情報を含める態様に用 い られる も のであ つ て、 m 己書類管理装置に、 個人を示す個人識別子を受 け付ける個人識別子受付手段と、 前記個人識別子受付手 段が受け付けた個人識別子と前記権限情報と を照合する 権限情報照合手段と、 前記権限情報照合手段によ り ァ ク セス可能な書類であ る と判定された も ののみをア ク セス 可能 とする選択的アクセス手段と を さ ら に備えている も のであれば、 複数の個人それぞれが書類に前記権限情報 を付す こ と によ り 、 複数の個人が 1 台の書類管理装置を 共有する こ とができる。

なお、 本発明において、 「書類」 と は、 紙媒体に文字 等を印刷 した一般的な書類だけでな く 、 図面、 絵画、 及 び写真等を含む概念であ り 、 また、 これ ら を綴じたフ ァ ィ ル、 これ ら を収納する収納具、 及びこれ ら に付帯させ てなる も のであ り 書類識別子記憶媒体を付着させたシー ル等の媒体を含む概念である。 一方、 「書類識別子を含 む書類識別 レコー ド」 と は、 書類識別子自体、 及び書類 識別子を含む複数の情報の組全般を含む概念である。 ま た 、 「書類識別子 と 書類情報 と を含む書類識別 レ コ ー ド」 と は、 前記 「書類識別子を含む書類識別 レコ ー ド」 の う ち、 前記書類識別子によ り 識別される書類にかかる 情報である書類情報を さ ら に含むも の全般を含む概念で あ る。 さ ら に、 「書類識別 レコー ド の一部又は全部の入 力 を受け付ける」 とは、 文字列の入力 を受け付け、 受け 付けた文字列と少な く と も一部が一致する書類識別 レコ 一 ド の一覧を別に設けた出力手段に視認可能に出力 して さ ら に出力 された前記書類識別 レコ一 ド の一覧か ら の選 択入力 を受け付ける態様を も含む概念である。 そ して、 「書類識別 レコー ド の一部又は全部に対応する検知要求 情報」 は、 書類識別子そのものを も含む概念である。 図面の簡単な説明

第 1 図は、 本発明の第 1 実施形態に係る書類管理シス テムの概略図である。

第 2 図は、 同実施形態に係る書類管理システムの機能 ブロ ッ ク 図である。

第 3 図は、 同実施形態に係る書類識別子、 書類情報、 及び書類識別 レコー ド を示す概略図である。

第 4 図は、 同実施形態に係る I C チッ プ及びステープ ルを示す概略図である。

第 5 図は、 同実施形態に係る書類管理装置の概略図で め る。

第 6 図は、 同実施形態に係る書類管理装置の機器構成 図であ る。

第 7 図は、 同実施形態に係る書類存在通知装置の概略 図である。

第 8 図は、 同実施形態に係る書類存在通知装置の機器 構成図である。

第 9 図は、 同実施形態に係る文字情報の入力の際の画 面出力装置の出力の一例を示す図である。

第 1 0 図は、 同実施形態に係る書類識別子格納手段の 内部構成を示す概略図である。

第 1 1 図は、 同実施形態に係る書類識別 レコー ドの格 納態様を示す概略図である。

第 1 2 図は、 同実施形態に係る書類識別 レコー ド の入 力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図である。 第 1 3 図は、 同実施形態に係る書類を綴 じ こむ際に書 類管理装置が行う処理を示すフ ローチヤ一 トである。

4 図は、 同実施形態に係る書類を検索して取 り 出 す際に書類管理装置が行 う処理を示すフ ローチヤ一 卜で ある。

第 1 5 図は、 同実施形態に係る書類を検索して取 り 出 す際に書類存在通知装置が行う 処理を示すフ ローチヤ 一 卜である。

第 1 6 図は、 本発明の第 2 実施形態に係る書類管理シ ステムの概略図である。

第 1 7 図は、 同実施形態に係る書類管理装置の機器構 成図である。

8 図は、 同実施形態に係る書類管理装置の機能ブ ロ ッ ク 図である。

9 図は、 同実施形態に係る書類を検索 して取 り 出 す際に書類管理装置が行う 処理を示すフ ローチヤ一 卜 で める。

第 2 0 図は、 同実施形態に係る書類を検索 して取 り 出 す際に書類管理装置が行う 処理を示すフ ローチヤ一 卜 で ある。

第 2 1 図は、 同実施形態に係る書類を検索 して取 り 出 す際に書類管理装置が行う 処理を示すフ ローチヤ一 卜 で める。

第 2 2 図は、 本発明の第 3 実施形態に係る書類管理シ ステムの概略図である。

第 2 3 図は、 同実施形態に係る書類管理装置の機能ブ ロ ッ ク 図である。

第 2 4 図は、 同実施形態に係るパソ コ ンの機器構成図 である

第 2 5 図は、 同実施形態に係るパソ コ ンの W i n d o w s 、登録商標） システム と機能拡張システム との関係 を示す概略図である。

第 2 6 図は、 同実施形態に係るパソ コ ンの機能拡張シ ステムの機能ブロ ッ ク 図である。

第 2 7 図は、 同実施形態に係る フ ォルダ対応テーブル 及び書類対応テーブルの格納態様を示す図であ る。

第 2 8 図は、 同実施形態に係る P C フ ォルダ及び電子 化書類を示すアイ コ ンの画面表示の態様を示す図である 第 2 9 図は、 同実施形態に係る操作メ ニューの表示の 態様を示す図である。

第 3 0 図は、 同実施形態に係る書類存在通知装置の機 能ブ口 ッ ク 図である。

第 3 1 図は、 同実施形態に係る書類存在通知装置と管 理装置フ ォルダと を対応付ける際に書類管理装置が行う 処理を示すフ ローチヤ一 トである。

第 3 2 図は、 同実施形態に係る管理装置フ ォルダに対 応付け られた P C フ ォルダを生成する際にパソ コ ンが行 う処理を示すフ ローチヤ一 トである。

第 3 3 図は、 同実施形態に係る実書類と電子化書類と を対応付ける 際にパソ コ ンが行う 処理を示すフ ローチヤ — 卜である。

第 3 4 図は、 同実施形態に係る書類の検索を行う 際に バソ コ ンが行う 処理を示すフ ローチヤ一 卜である。

第 3 5 図は、 同実施形態に係る電子化書類の可視化表 示を行う 際に書類管理装置が行う 処理を示すフ ローチヤ ー トである。

第 3 6 図は、 同実施形態に係る電子化書類の可視化表 示を行う 際にパソ コ ンが行う処理を示すフ ローチャー ト である。

第 3 7 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類綴 じ装 置及びバソ コ ンを示す概略図である。

第 3 8 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類綴じ装 置を示す概略図である。

第 3 9 図は、 本発明の他の実施形態に係る I C チッ プ 及びク リ ッ プを示す概略図である。

第 4 0 図は、 本発明の他の実施形態に係る I Cチッ プ 及び綴 じ紐を示す概略図である。

第 4 1 図は、 本発明の他の実施形態に係る I C チッ プ 及び書類綴じフ ァスナーを示す概略図である。

第 4 2 図は、 本発明の他の実施形態に係る I C チッ プ 及び製本 レールを示す概略図である。

第 4 3 図は、 本発明の他の実施形態に係る I C チッ プ 及びカー ド リ ングを示す概略図である。

第 4 4 図は、 本発明の他の実施形態に係る I C チッ プ 及び書類に設け られたパ ンチ孔付近を補強する のに用 い られるパ ッ チを示す概略図である。

第 4 5 図は、 本発明の他の実施形態に係る タ グシー ト 供給機構を示す概略図である。

第 4 6 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類管理装 置及び書類識別子格納装置を示す概略図である。

第 4 7 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られたク リ ア フ ァイ ルを示す概略図であ る 第 4 8 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られた I F フ ォルダを示す概略図である。

第 4 9 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られたハ ンギングフ ォルダを示す概略図で ある。

第 5 0 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られた名刺整理ポ ッ ク ス を示す概略図であ る。

第 5 1 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られたデスク 卜 レイ を示す概略図である。

第 5 2 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られた回転式名刺フ ォルダを示す概略図で ある。

第 5 3 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置が設け られたブッ クェン ド を示す概略図である。

第 5 4 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置及び存在通知補助装置が設け られた棚を示す概略 図である。

第 5 5 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機器構成図である。'

第 5 6 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機能ブロ ッ ク 図である。

第 5 7 図は、 本発明の他の実施形態に係る存在通知補 助装置を示す機器構成図である。

第 5 8 図は、 本発明の他の実施形態に係る存在通知補 助装置を示す機能ブロ ッ ク 図である。

第 5 9 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機能ブロ ッ ク 図である。

第 6 0 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置への電力供給の態様を示す概略図である。

第 6 1 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置への電力供給の態様を示す要部の側断面図であ る 第 6 2 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置への電力供給の態様を示す概略図である。

第 6 3 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置への電力供給の態様を示す概略図である。

第 6 4 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す概略図である。

第 6 5 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機器構成図である。

第 6 6 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機能ブロ ッ ク 図である。 第 6 7 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機能ブロ ッ ク 図である。

第 6 8 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を示す機器構成図である。

第 6 9 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を備えたフ ァ イルを示す概略図である。

第 7 0 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を備えたフ ァ イ ルに用 い られる仕切 り 板を示す概 略図である。

第 7 1 図は、 本発明の他の実施形態に係る書類存在通 知装置を備えたフ ァイ ルを示す概略図である。 発明を実施するための最良の形態

以下に本発明の第 1 実施形態について述べる。

本実施形態に係る書類管理システムは、 第 1 図に概略 図を示すよ う に、 書類を識別する書類識別子を記憶した 別子記憶媒体たる I C チッ プ 1 と、 1 台の書類管 理装置 2 と、 書類収納手段たる複数の フ ァイ ル F にそれ ぞれ着脱可能に設け られる書類存在通知装置 3 と を用 い る。

I C チッ プ 1 は、 本実施形態では第 2 図に示すよ う に、 書類識別子たる 1 2 8 ビッ 卜 の数字を書き換え不 肯 Ε ΒΠ憶した記憶部 1 0 1 と、 2 . 4 5 G Η ζ 帯域の電 磁波を受信する受信器 1 0 2 と、 こ の電磁波を電力 に変 換する動力変換回路 1 0 4 と、 前記書類識別子を含む信 を 磁波と して発信する発信器 1 0 3 と を備えてい る また 本実施形態では、 wi ロ匚 途 m類識別子はこ の I C チッ プ 1 に記憶された 1 2 8 ビ ッ 卜 の数字、 すなわち第 3 図 に示すよ う な 3 2 桁の 1 6 進数 と して表現される数字で あ り 全ての I C チッ プ 1 はそれぞれ異なる数字を記憶 している。 すなわち、 それぞれの書類には、 全て異なる 別子が付与されている。 また、 本実施形態では、 こ の I C チッ プ 1 は書類に確実に付.帯されるベく 、 前 理装置 2 に用 い られ、 第 4 図に示すよ う に、 を綴 じ る媒体である書類綴 じ媒体たるステ一プル P (ス テ―プラ の針と も称せ られる もの） の内面の略中央部に

,\广- 脱離不能に接着している。 また 、 wi ステープル P は、 に I C チッ プ 1 を付帯させる基材であ り 、 電磁波を 受信 して I C チッ プ 1 に伝える ア ンテナと しての機能を 有する

類管理装置 2 は、 第 5 図に示すよ う に、 本実施形態 では四角錐の下半部を取 り 出 した形状をな し、 下端部に 入口 2 X を備えている と と も に、 第 6 図に示すよ う に C P U 2 a 、 内部メ モ リ 2 b 、 I Cチッ プ読取器 2 c 発信器 2 d 、 画面出力装置 2 e 、 選択入力装置 2 曰 付夕イ マ 2 g 、 ステーブラ針綴じ込み装置 2 h 等 有する。 そ して、 前記内部メ モ リ 2 b の所定領域に記 'I思 した書類管理プロ グラム を C P U 2 a が実行する こ と によ Ό 、 こ の書類管理装置 2 を構成するハー ド ウ エアが 協働して、 第 2 図に示すよ う に、 書類綴 じ手段 2 0 1 、 書類識別子付与手段 2 0 2 、 書類情報受付手段 2 0 3 、 書類識別子格納手段 2 0 4 、 書類識別子入力手段 2 0 5 及び発信手段 2 0 6 と して機能する。 なお、 前記 I Cチ ッ プ読取器 2 c は、 本実施形態では 2 . 4 5 G H z 帯域 の電磁波を送信する送信器 2 c 1 と、 受信器 2 c 2 と を 利用 して構成していて、 前記送信器が前記 I C チ ッ プ 1 に動力 を供給し、 前記 I Cチッ プ 1 か ら の電磁波と して 送信され、 書類識別子を含む信号を受信器が受信する。 前記選択入力装置 2 f は、 第 5 図に示すよ う に、 第 1 選 択ダイ ヤル 2 ί 1 と、 第 2 選択ダイ ヤル 2 ί 2 と、 選択 ポタ ン 2 f 3 と を具備する。

一方、 書類存在通知装置 3 は、 第 7 図に示すよ う に太 陽電池 3 X を動力源と している と と も に、 第 7 図及び第 8 図に示すよ う に、 C P U 3 a、 内部メ モ リ 3 b 、 受信 器 3 c 、 発信器 3 d、 L E D 3 e 、 及びブザー 3 f を備 えている。 そ して、 前記内部メ モ U 3 b の所定領域に記 憶 した制御プロ グラム を C P U 3 a が実行する こ と によ り 、 こ の書類存在通知装置 3 を構成する以上に述ベた八 一 ド ウエアが協働 して、 第 2 図に示すよ う に、 少な く と も前記書類管理装置 2 の発信手段か ら発信さ れた刖 3兽 類識別子を記憶してい る I C チッ プ 1 の存在を検知する こ と によ り こ の I C チッ プ 1 を付帯させた書類の存在を 検知する書類存在検知手段 3 0 1 、 及び書類の存在を示 す書類存在通知信号を発する書類存 通知手段 3 0 2 と して機能する 。 以下に書類管理装置 2 の各機能プロ ッ ク について述べ る。

書類綴 じ手段 2 0 1 は、 前記ステープラ針綴 じ込み装 置 2 h 等を用 いて構成され、 従来自動ステ一ブラ と して 知 られている もの と周知の もの と同様の機能を有する。

前記書類識別子付与手段 2 0 2 は、 本実施形態では、 第 2 図に示すよ う に、 前記 I Cチッ プ 1 を書類に付帯さ せる書類識別子記憶媒体付与部 2 0 7 と、 前記 I C チッ プ 1 か ら前記書類識別子を取得する書類識別子取得手段 たる書類識別子取得部 2 0 8 と を具備 し、 書類に前記 I Cチッ プ 1 を付帯させる。 前記 I Cチッ プ 1 は、 本実施 形態では前述のよ う にステーブル P に脱離不能に接着し ている ので、 前記書類識別子記憶媒体付与部 2 0 7 は、 前記書類綴 じ手段 2 0 1 と しての機能を も有する。 一方 前記書類識別子取得部 2 0 8 は、 前記 I Cチッ プ読取器 2 c を利用 して構成している。

前記書類情報受付手段 2 0 3 は、 本実施形態では、 第 2 図に示すよ う に、 日 付管理部 2 0 9 と、 文字情報受付 部 2 1 0 と を備えていて、 前記書類にかかる情報であ る 書類情報を受け付ける。 こ の書類情報は、 第 3 図に示す よ う に、 日 付を示す 日付情報 と、 書類の作成者の氏名、 書類の題名 を含む文字情報と を含む。 日 付管理部 2 0 9 は、 日 付タイ マ 2 g等を用 いて構成 していて、 日 付を格 納 してい る。 文字情報受付部 2 1 0 は、 画面出力装置 2 e 及び選択入力装置 2 f 等を用 いて構成 していて、 前記 文字情報の入力 を受け付ける。 具体的な入力 は、 例えば 第 9 図に示すよ う に、 画面出力装置 2 e に五十音図 と力' 一ソルと を出力 し、 前記カーソルを前記選択入力装置 2 f の第 1 選択ダイ ヤル 2 f 1 及び第 2 選択ダイ ヤル 2 f 2 を用 いて移動させ、 前記五十音図か ら 、 かな文字を前 記選択入力装置 2 f の選択ポタ ン 2 f 3 を用 いて選択す る こ と等によ り 行う よ う に している。 なお、 力一ソルは 第 9 図では文字の地色が変化している部分と して示 して いる。

前記書類識別子格納手段 2 0 4 は、 本実施形態では第 1 0 図に示すよ う に書類の内容の分野を示す名前が付さ れたフ ォルダ f を複数有する。 そ して、 書類の内容に対 応する分野を示す名前が付されたフ ォルダ f の選択を受 け付けて、 前記書類識別子と前記書類情報と を含む図 3 に示すよ う な書類識別 レコー ド を、 選択されたフ ォルダ f に第 1 1 図に示すよ う に格納する よ う に している。 ま た、 本実施形態では、 書類の内容に対応する分野を示す 適切な名前が付されたフ ォルダ f が存在 しない場合に備 えて、 フ ォルダ f の新規作成を示すコマ ン ド を受け付け る よ う に も構成している。 新規作成されたフ ォルダ f の 名前の入力 は、 上述した文字情報の入力 と 同様の方法で 受け付けるよ う に している。

書類識別子入力手段 2 0 5 は、 本実施形態では画面出 力装置 2 e 及び選択入力装置 2 f を用 いて構成していて 少な く と も フ ォルダ一覧表示部 2 1 1 と、 フ ォルダ選択 入力受付部 2 1 2 と、 書類識別子一覧表示部 2 1 3 と、 書類識別子選択入力受付部 2 1 4 と を有 し、 前記書類識 別子の入力 を受け付ける。 フ ォルダ一覧表示部 2 1 1 は 前記画面出力装置 2 e に前記フ ォルダ ί の一覧 と力一ソ ルと を表示する。 フ ォルダ選択入力受付部 2 1 2 は、 前 記選択入力装置 2 f の第 1 選択ダイ ヤル 2 f 1 を用 いて 前記カーソルを移動させ、 前記選択入力装置 2 f の選択 ポタ ン 2 f 3 による前記フ ォ ルダ f の選択入力 を受け付 ける。 書類識別子一覧表示部 2 1 3 は、 前記画面出力装 置 2 e に前記フ ォルダ選択入力受付部 2 1 2 の入力結果 が示す前記フ ォルダ f に格納された前記書類識別 レコー ド に含まれる書類情報の一覧であ る書類情報一覧 と力一 ソルと を表示する。 書類識別子選択入力受付部 2 1 4 は 前記選択入力装置 2 f の第 2 選択ダイ ヤル 2 f 2 を用 い て前記力一ソルを移動させ、 前記選択入力装置 2 f の選 択ボタ ン 2 f 3 によ る によ る前記書類情報の選択入力 を 受け付ける。 なお、 前記カーソルは、 本実施形態では前 記書類情報の地色を変化させる ものであ る。 また、 前記 書類情報ー覽には、 書類情報以外に 「戻る」 が表示され る。 こ の 「戻る」 が選択入力 された場合には、 フ ォルダ f の選択入力 に戻る こ とができる よ う に している。 すな わち、 こ の書類識別子入力手段 2 0 5 は、 請求項中の書 類識別子を含む書類識別 レコ ー ド の一部又は全部の入力 を受け付ける入力受付手段 と して機能する。 こ の書類識 別子入力手段 2 0 5 によ る前記画面出力装置への出力の 一例を第 1 2 図に示す。

発信手段 2 0 6 は、 発信器 2 d を用 いて構成され、 前 記書類識別子入力手段 2 0 5 が受け付けた書類情報が示 す書類識別 レコ一 ド に含まれる書類識別子を前記書類存 在通知装置 3 に発信する。

一方、 書類存在通知装置 3 の各機能ブロ ッ ク は、 以下 に述べる よ う に機能する。

前記書類存在検知手段 3 0 1 は、 第 2 図に示すよ う に さ ら に第 1 受信部 3 0 3 と、 発信部 3 0 4 と、 第 2 受信 部 3 0 5 と、 判定部 3 0 6 と を有する。 第 1 受信部 3 0 3 は、 前記書類管理装置 2 の発信手段 2 0 6 か ら書類識 別子を受信器 3 c を介して受信する と と も に、 前記発信 部 3 0 4 に発信開始信号を渡す。 発信部 3 0 4 は、 発信 開始信号を受け取 り 、 発信器 3 d を介 して 2 . 4 5 G H z 帯域の電磁波を発信する。 第 2 受信部 3 0 5 は、 前記 I C チッ プ 1 が発する前記書類識別子を示す信号を含む 電磁波を受信器 3 c を介して受信する。 判定部 3 0 6 は 前記第 2 受信部 3 0 5 が受信 した書類識別子の中 に前記 第 1 受信部 3 0 3 が受信 した書類識別子と一致している も のがあ るか否かを判定する。 なお、 こ の例では、 受信 器 3 c が第 1 受信部 3 0 3 と第 2 受信部 3 0 5 と を兼ね ているが、 第 1 受信部 3 0 3 と しての機能を有する第 1 の受信器及び第 2 受信部 3 0 5 と しての機能を有する第 2 の受信器を別々 に設けても よ い。 また、 第 6 8 図に示 すよ う に、 2 . 4 5 G H z 帯域の電磁波を発信する発信 部 3 z と前記 I Cチ ッ プ 1 が発する前記書類識別子を 示す信 を含む電磁波を受信する受信部 3 z 2 と を具備 する I 流チッ プ読取器 3 z を用 い る と と も に、 前記第 2 受信部 0 5 を前記 I C チ ッ プ読取器 3 z の受信部 3 z 2 の機能を利用 して構成する よ う に してもよ い。

刖記 類存在通知手段 3 0 2 は、 前記判定部 3 0 6 に よ る判 結果が真であ る際に、 L E D 3 e を発光させる と と ち に 、 ブザー 3 f を作動させ、 光と音による書類存 在通知 号を発する。

次に 書類の作成者が書類に前記 I C チッ プ 1 を付帯 させてフ ア イ ルに収納する までに書類管理装置 2 が行う 処理の れを第 1 3 図を参照して示す。

まず 予め書類識別子を書き換え不能に格納した I C ナツ フ を脱離不能に接着したステーブル P を受け付け る （ S 0 1 ) 。 次いで、 書類管理装置 2 に設けた書類 挿入口 2 X に書類を受け付けたか否かを判定 し （ S 1 0 2 ) 、 類を受け付けている場合には、 さ ら に こ の書類 刖 目己ステ一プル P を用 いて綴じ込んだか否かを判定す る （ S 1 0 3 ) 。 書類を綴 じ込んだ場合には、 前記 I C チ ッ プ 1 に記憶さ れた書類識別子 を読み取 る （ S 1 0 4 ) 。 さ ら に、 こ の書類の作成者の氏名及びこ の書類の 題名、 すなわち書類情報をかな文字入力 によ り 受け付け る と と も に 日付情報を取得し （ S 1 0 5 ) 、 これ ら書類 識別子と書類情報と を対に した書類識別 レコー ド を生成 する （ S 1 0 6 ) 。 そ して、 フ ォルダ ί の一覧画面を出 力 して、 前記書類識別 レコー ド を格納する格納先の フ ォ ルダ f を選択する コ マ ン ド、 又はフ ォルダ f の新規作成 を行う コ マ ン ド を選択入力 させ （ S 1 0 7 ) 、 入力 され たコ マン ドがフ ォルダ f を選択する コ マ ン ドであるかフ オ ルダ f の新規作成を行う コ マ ン ドであ るかを判定する ( S 1 0 8 ) 。 入力 されたコ マ ン ドがフ ォルダ f を選択 する コ マ ン ドである場合には、 選択されたフ ォルダ f に 前記書類識別 レコー ド を格納する （ S 1 0 9 ) 。 フ オル ダ f の新規作成を行 う コ マン ドが入力 された場合には、 フ ォルダ f の名前をかな文字で入力 させて （ S 1 1 0 ) 前記書類識別 レコー ド を新規に作成した フ ォルダ f に格 納する （ S 1 1 1 ) 。

一方、 前記ステーブルを用 いて綴じ込まれた書類、 す なわち前記 I C チッ プ 1 が付帯された書類は、 書類存在 通知装置 3 を取 り 付けたフ ァイ ルに収納される。

次いで、 収納された書類を検索して取 り 出すまでに書 類管理システムが行う 処理の流れを第 1 4 図及び第 1 5 図を参照して示す。

まず、 書類管理装置 2 が行う処理の流れを第 1 4 図を 参照 して示す。 はじめ に、 フ ォルダ f のー覽を表示して ( S 2 0 1 ) 、 検索対象の書類が格納されたフ ォルダ f の選択入力 を受け付ける （ S 2 0 2 ) 。 次いで、 選択さ れたフ ォルダ f 内の書類識別 レコー ド に含まれる書類情 報の一覧を表示 して （ S 2 0 3 ) 、 検索対象の書類の書 類情報の選択入力 を受け付ける （ S 2 0 4 ) 。 選択入力 の結果が書類識別 レコ ー ド に含まれる書類情報を示すも のであ るか 「戻る」 であるか否かを判定 し （ S 2 0 5 ) 書類識別 レコ ー ド を示すものであれば、 前記検索対象の 書類の書類識別 レコー ド に含まれる書類識別子を、 発信 手段 2 0 6 を用 いて書類存在通知装置 3 に発信する （ S

2 0 6 ) 。 一方、 選択入力の結果が 「戻る」 であっ た場 合には、 フ ォルダ f の一覧を表示するステ ッ プ （ S 2 0

1 ) に戻る。

次いで、 書類存在通知装置 3 が行う 処理の流れを第 1 5 図を参照して示す。 はじめに、 第 1 受信部 3 0 3 によ り 前記書類管理装置 2 の前記発信手段 2 0 6 か ら発信さ れた書類識別子を受信する （ S 3 0 1 ) 。 次いで、 電磁 波を発信 して （ S 3 0 2 ) 、 第 2 受信部 3 0 5 によ り I C チッ プ 1 か ら の書類識別子を含む電磁波信号を受信す る （ S 3 0 3 ) 。 そ して、 第 2 受信部 3 0 5 が受信 した 電磁波信号に含まれる書類識別子と第 1 受信部 3 0 3 が 受信 し た書類識別子 と がー致する か否か の判定を行い ( S 3 0 4 ) 、 判定結果が真であ る場合には書類存在通 知信号を発する （ S 3 0 5 ) 。 判定結果が偽である場合 にはそのまま処理を終了する。

以上のよ う に構成したので、 書類に I C チッ プ 1 を付 帯させて この I C チッ プ 1 に記憶した書類識別子を書類 管理装置 2 に格納 し、 こ の書類識別子を含む書類識別 レ コ ー ド の選択入力 を受け付け書類存在通知装置 3 に送信 して、 書類存在通知装置 3 がこ の書類識別子を記憶した 1 C チッ プ 1 の存在を検知する と と も に、 書類存在通知 装置 3 が書類存在検知信号を発する ので、 実際のフ アイ ル F と書類と の対応関係に関 らず、 求める書類を収納し た フ ァイ ルを見つ けやすく できる と と も に、 求める書類 を容易に得る こ とができる。

特に本実施形態では、 書類管理装置 2 が書類綴じ手段

2 0 1 を有する ので、 書類を綴じる際に書類識別子を書 類管理装置 2 に格納する操作を漏れな く 行う こ とができ る。

さ ら に、 こ の書類綴じ手段 2 0 1 が書類識別子付与手 段 2 0 2 の一部である書類識別子記憶媒体付与部 2 0 7 と しても機能する ので、 書類を綴 じ る操作と書類に I C チッ プ 1 を付帯させる操作を同時に行う こ とができ る。

また、 書類情報受付手段 2 0 3 で書類情報を受け付け 書類情報と書類識別子と を含む書類識別 レコー ド を格納 する よ う に している ので、 書類識別子でな く 書類情報を 用 いて書類の検索をよ り わか り やすく する こ とができる 加えて、 書類識別子入力手段 2 0 5 が、 少な く と も フ オルダ一覧表示部 2 1 1 と、 フ ォ ルダ選択入力受付部 2 1 2 と、 書類識別子一覧表示部 2 1 3 と、 書類識別子選 択入力受付部 2 1 4 と を有する と と も に、 フ ォルダ一覧 表示部 2 1 1 に フ ォルダ ί の一覧を表示 し、 書類識別子 一覧表示部 2 1 3 に書類識別 レコ ー ド の一覧を表示する よ う に している ので、 フ ォルダ f 又は書類レコー ド の一 覧か ら フ ォルダ f 又は書類 レコ ー ド を選択するだけで入 力 を行う こ とができ、 検索の際の入力操作を簡単なもの にできる。

そ して、 前記書類存在通知装置 3 が第 1 受信部 3 0 3 と、 第 2 受信部 3 0 5 と、 判定部 3 0 6 と を有する と と も に、 I C チ ッ プ 1 か ら の電磁波は書類存在通知装置 3 の第 2 受信部に送信させ、 書類管理装置 2 か ら の書類識 別子は書類存在通知装置 3 の第 1 受信部に送信させてい る ので、 こ の書類存在通知装置 3 が書類管理装置 2 と I C チ ッ プ 1 と を中継する役割を果た し、 I C チッ プ 1 か ら の電磁波の出力 を弱く でき、 従っ て、 よ り 小さな I C チッ プ 1 を用 レゝる こ とができる。

加えて、 前記書類存在通知装置 3 がフ ァ イ ル F に対し て着脱可能であ る ので、 書類収納手段たる フ ァイル F と しては従来の構成の も のをそのま ま、 あ る いは最小限の 設計変更で用いる こ とができるよ う になる。

次に、 本発明の第 2 実施形態について述べる。 なお、 上述した第 1 実施形態に対応する部分には、 同一の名称 及び符号を付している。

本実施形態に係る書類管理システムは、 第 1 6 図に概 略図を示すよ う に、 書類を識別する書類識別子を記憶 し た書類識別子記憶媒体たる I C チッ プ 1 と、 書類を綴 じ る書類綴じ手段を有する複数台の書類管理装置 2 と、 書 類収納手段た る複数のフ ァイ ル F にそれぞれ着脱可能に 設け られる書類存在通知装置たる書類存在通知装置 3 と を用いる。 前記書類管理装置 2 は、 本実施形態では各部 星に 1 台ずつ設け られ、 通信ネ ッ ト ワーク N によ り 相互 に接続されている と と も に、 こ の書類管理装置 2 を識別 する装置識別子を付されている。

HU 己 I Cチ ッ プ 1 及び前記書類存在通知装置 3 は、 上 述した第 1 実施形態と 同様に構成され、 同様の機能を有 する ので、 詳細な説明は省略する。

mi 己書類管理装置 2 は、 本実施形態では四角錐の下半 部を取 り 出 した形状をな し、 第 1 7 図に示すよ う に、 C P U 2 a 、 内部メ モ リ 2 b 、 I C チ ッ プ読取器 2 c 、 発 信器 2 d 、 画面出力装置 2 e 、 選択入力装置 2 ί 、 日 付 タイ マ 2 g 、 ステープラ針綴 じ込み装置 2 h 、 通信イ ン タ フ エ ース 2 i 等を有する。 そ して、 前記内部メ モ リ 2 b の所定領域に記憶した書類管理プロ グラム を C P U 2 a が実行する こ と によ り 、 こ の書類管理装置 2 を構成す るハ一 ド ウ ェアが協働して、 第 1 8 図に示すよ う に、 書 類綴じ手段 2 0 1 、 書類識別子付与手段 2 0 2 、 書類情 報受付手段 2 0 3 、 書類識別子格納手段 2 0 4 、 書類識 別子入力手段 2 0 5 、 発信手段 2 0 6 、 共有フ ォルダ送 信手段 2 1 5 、 共有フ ォルダ受信手段 2 1 6 、 書類識別 子送信手段 2 1 7 、 書類識別子受信手段 2 1 8 、 検索手 段 2 1 9 、 書類格納通知手段 2 2 0 、 及び書類格納通知 信号受信手段 2 2 1 と して機能する。 なお、 前記 I C チ ッ プ読取器 2 c は、 前記第 1 実施形態と 同様に、 送信器 2 c 1 と、 受信器 2 c 2 と を利用 して構成している。

じ手段 2 0 1 、 書類識別子付与手段 2 0 2 、 書 類情報受付手段 2 0 3 、 発信手段 2 0 6 は、 上述した第 1 実施形態における もの と同様に構成され、 同様の機能 を有する ので、 詳細な説明は省略する。

書類識別子格納手段 2 0 4 は、 第 1 実施形態における も の と略同様に構成されているが、 フ ォ ルダ f の一部又 は全部を、 他の書類管理装置 2 への送信を許可してい る 共有フ ォルダと して構成してい る。 すなわち、 通信イ ン タ フ エース 2 i によ り 接続された複数台の書類管理装置 2 は、 互い に共有フ ォルダとその格納内容を送受信 し、 共有フ ォルダの内容であ る書類識別 レコー ド を、 自 ら の 書類識別子格納手段に格納された書類識別 レコー ド と 同 様に扱う こ とができる。

書類識別子入力手段 2 0 5 も、 第 1 実施形態にお ける も の と略同様に構成されているが、 フ ォルダ f 一覧には 他の書類管理装置 2 の共有フ ォルダも 出力する よ う に し ている。

共有フ ォルダ送信手段 2 1 5 は、 他の書類管理装置 2 に共有フ ォルダとその格納内容を通信ィ ンタ フ エース 2 i 及び通信ネ ッ ト ワーク Nを介して送信する。

共有フ ォルダ受信手段 2 1 6 は、 他の書類管理装置 2 か ら共有フ ォルダとその格納内容を通信ィ ンタ フ エ一ス 2 i 及び通信ネ ッ ト ワーク Nを介して受信する。

書類識別子送信手段 2 1 7 は、 他の書類管理装置 2 に 通信イ ンタ フ ェース 2 i 及び通信ネ ッ ト ワーク N を介 し て書類識別子を送信する。 類識別子受信手段 2 1 8 は、 他の書類管理装置 2 か ら通信イ ンタ フ ェース 2 i 及び通信ネ ッ ト ワーク N を介 して書類識別子を受信する。

索手段 2 1 9 は、 前記書類識別子受信手段 2 1 8 が 受信 した前記書類識別子を前記書類識別子格納手段 2 0 4 内か ら検索する。

類格納通知手段 2 2 0 は、 前記書類識別子を格納し ている場合に、 書類管理装置 2 に付した装置識別子及び 刖 sd書類識別子を格納してい る こ と を示す書類格納通知 信号を、 通信イ ンタ フ ェース 2 i 及び通信ネ ッ ト ワーク N を介して送信する。

類格納通知信号受信手段 2 2 1 は、 前記装置識別子 及び前記書類格納通知信号を、 通信イ ンタ フ ェース 2 i 及び通信ネッ ト ワーク Nを介して受信する。

なお、 前記書類格納通知信号は、 書類を格納している こ と を示すだけでな く 、 該書類の題名、 作成年月 日 等の 属性情報を含むものであ っ てもよい。

本実施形態における書類の作成者が書類に前記 I Cチ ッ プ 1 を付帯させてフ ァ イ ル F に収納する までの流れは 上述 した第 1 実施形態と 同様なので詳細な説明は省略す る。

次いで、 収納された書類を検索 して取 り 出すまでに書 理システムが行う処理の流れを示す。

ず、 書類管理装置 2 が行う処理の流れを第 1 9 図を 参照 して示す。 はじめに、 予め他の書類管理装置 2 か ら 共有フ ォ ルダを受信する （ S 4 0 1 ) と と も に、 養 別子格納手段の共有フ ォルダを送信する （ S 4 0 2 ) 。 次いで、 フ ォルダ f の一覧を表示して （ S 4 0 3 ) 、 検 索対象の書類が格納されたフ ォルダ f の選択入力 を受け 付ける （ S 4 0 4 ) 。 それか ら 、 選択さ れたフ ォルダ f 内の書類識別レコー ド に含まれる書類情報の一覧を表示 して （ S 4 0 5 ) 検索対象の 類の 類情報の選択入 力 を受け付ける （ S 4 0 6 ) 。 そ して、 入力の結果が書 類識別 レコー ド を示すも のであ るか 「戻る」 であ るか否 か を判定 し （ S 4 0 7 ) 、 書類識別 レコー ド を示すもの であれば、 前記検索対象の書類の書類識別 レコー ド に含 まれる書類識別子を書類識別子送信手段 2 2 1 によ り 通 信ネ ッ ト ワーク N を介 して接続さ れた他の書類管理装置 2 に送信する （ S 4 0 8 ) 。 一方、 選択入力 の結果が 「戻る」 であっ た場合には、 フ ォルダ f の一覧を表示す るステッ プ （ S 4 0 3 ) に戻る。

一方、 他の書類管理装置 2 は、 第 2 0 図に示すよ う に 書類識別子を受信して （ S 5 0 1 ) 、 こ の書類識別子を 書類識別子格納部 2 0 4 か ら検索し （ S 5 0 2 ) 、 書類 識別子が書類識別子格納部に格納されているか否かを判 定する （ S 5 0 3 ) 。 判定結果が真であ る場合には、 書 類識別子を送信 した書類管理装置 2 に前記書類格納通知 信号と装置識別子と を送信し （ S 5 0 4 ) 、 書類識別子 を書類存在通知装置 3 に発信する （ S 5 0 5 ) 。 判定結 果が偽である場合には、 そのまま処理を終了する。 また、 書類識別子を送信した書類管理装置 2 は、 第 2 1 図に示すよ う に、 こ の書類識別子を書類識別子格納部 か ら検索し （ S 6 0 1 ) 、 書類識別子が書類識別子格納 部に格納されているか否かを判定する （ S 6 0 2 ) 。 書 類識別子が書類識別子格納部に格納されている場合には こ の書類管理装置 2 を識別す る 装置識別子を 出力 して ( S 6 0 3 ) 、 書類識別子を書類存在通知装置 3 に発信 する （ S 6 0 4 ) 。 一方、 判定結果が偽であ る場合には m d書類格納通知信号と装置識別子と を受信 して （ S 6 0 5 ) 、 前記装置識別子を出力する （ S 6 0 6 ) 。

以下書類存在通知装置 3 が行う処理は上述 した第 1 実 施形態と 同様なので詳細な説明は省略する。

こ のよ う に構成する と、 上述した第 1 実施形態によ り 得 られる効果全てに加えて、 書類管理装置 2 を通信ネ ッ ト ヮ一ク N によ り 接続し、 書類識別子及び書類格納通知 信号を互いに送受信する よ う に している ので、 他の書類 管理装置 2 に書類識別子を格納した書類を も検索 して呼 び出す こ とができる。 従っ て、 例えば異なる部署間で書 類の管理データ を共有フ ォルダを介して共有し、 異なる 部署の書類データ を検索 して得る こ とができる よ う にな る。

特に 、 本実施形態では書類管理装置 2 が受信した書類 識別子を書類存在通知装置 3 に発信する よ う に してい る ので、 書類存在通知装置 3 が書類存在通知信号を発 し、 書類格納通知信号が示す書類識別子を格納した書類管理 装置 2 付近に検索を行っ たも のが足を運ぶ等 して、 求め る書類を直接取 り 出 して得る こ とができる。

次に、 本発明の第 3 実施形態について述べる。 なお、 上述 した第 1 実施形態及び第 2 実施形態に対応する部分 には、 同一の名称及び符号を付している。

本実施形態に係る書類管理システム は、 第 2 2 図に概 略図を示すよ う に、 紙媒体による書類 （以下 「実書類」 と称する） を識別する書類識別子を記憶した書類識別子 記憶媒体たる I Cチッ プ 1 と、 実書類を綴じる書類綴じ 手段を有する書類管理装置 2 と、 こ の書類管理装置 2 と 連携 して用 い られ、 例えば W i n d o w s (登録商標） 0 S が搭載されたパーソナルコ ン ピュータ （以下 「パソ コ ン」 と記す） 4 と、 実書類を収納する書類収納手段た る複数のフ ァイ ル （以下 「実フ ァイ ル」 と称する） F に それぞれ着脱可能に設け られ、 通知装置識別子に対応付 け られた書類存在通知装置 3 と、 前記通知装置識別子を 記憶している と と も に前記通知装置識別子に対応付け ら れた書類存在通知装置 3 に付帯される通知装置識別子記 憶媒体たる第 2 の I Cチッ プ （図示略） と を用 いる。

実書類に付される前記 I C チッ プ 1 は、 上述した第 1 実施形態における もの と 同様の構成及び機能を有する。

前記書類管理装置 2 は、 上述 した第 1 実施形態におけ る構成及び機能を全て有する と と も に、 前記内部メ モ リ 2 b の所定領域に記憶 した書類管理プロ グラムを C P U 2 a が実行する こ と によ り 、 第 2 3 図に示すよ う に、 さ ら に通知装置登録受付手段 2 5 1 、 通知装置登録情報送 信手段 2 5 2 、 書類登録情報送信手段 2 5 3 、 及び可視 化要求情報送信手段 2 5 4 を有する。 また、 前記書類識 別子格納手段 2 0 4 内に設け られ、 書類管理プロ グラム によ り 管理される フ ォルダ （以下 「管理装置フ ォルダ」 と称する） f は、 本実施形態では書類存在通知装置 3 及 び該書類存在通知装置 3 を取 り 付けた実フ ァ イ ル F に対 応付け ら れていて、 その内部に前記書類存在通知装置 3 に付された通知装置識別子を格納 している。 なお、 発信 手段 2 0 6 は、 後述する よ う に、 本実施形態では検知要 求情報と して書類識別子だけでな く 通知装置識別子を発 する こ と も ある。

通知装置登録受付手段 2 5 1 は、 前記書類存在通知装 置 3 に付帯する第 2 の I C チ ッ プ （図示略） か ら通知装 置識別子を取得する と と も に、 前記書類識別子格納手段 2 0 4 内に前記通知装置識別子を格納した新規の管理装 置フ ォルダ f を生成する。

前記通知装置登録情報送信手段 2 5 2 は、 前記通知装 置登録受付手段 2 5 1 が前記新規の管理装置フ ォルダ f を生成した こ と を受けて、 前記新規の管理装置フ ォルダ f の名称及び前記新規の管理装置フ ォルダ f 内に格納さ れている通知装置識別子を含む通知装置登録情報をパソ コ ン 4 に送信する。

前記書類登録情報送信手段 2 5 3 は、 前記書類識別子 付与手段 2 0 2 が実書類に書類識別子を付与し、 前記書

行別前得又がれ。ダ d 4 aド I冃報受付手段 2 0 3 が前記書類識別子に対応する書類 一

を受け付けて書類識別 レ コ ー ドが生成された こ と を けて、 前記書類識別 レコー ド及び該書類識別 レコー ド 格納されている管理装置フ ォルダ f 内に と もに格納さ てい る通知装置識別子を含む書類登録情報をパソ コ ン 送信する。

可視化要求情報送信手段 2 5 4 は、 前記書類識別子取 部 2 0 8 が取得した書類識別子を含む書類識別 レコ 一 に対応する可視化要求情報を、 パソ コ ン 4 に送信する なお、 前記可視化要求情報は、 本実施形態では書類識 子自体と、 前記可視化要求情報である こ と を示すへッ 小虫報 と を含むも のであるが、 その他に書類情報の一部 は全部を含むよ う に して も よ く 、 また、 可視化要求を う者の氏名等を示す情報を加えてもよい。

こ.

刖記パソ コ ン 4 は、 第 2 4 図に示すよ う に、 C P U 4 内部メ モ リ 4 b 、 外部記憶装置 4 c 、 日 付夕イ マ 4 及び入出力イ ンタ フ ェース 4 e 等を有する と と も に 入出力イ ンタ フェース 4 e には、 画面出力装置 4 f キ一ポ一 ドゃマウス等の入力装置 4 g 等の周辺機器を接 してい る。 さ ら に、 こ のパソ コ ン 4 は、 前記入出力ィ ン夕 フ ェース 4 e を介して前記書類管理装置 2 に接続し ている。 前記外部記憶装置 4 c の所定領域には、 パソ コ ン 4 を W i n d o w s (登録商標） システム と して作動 させる プロ グラム、 及びパソ コ ン 4 を機能拡張システム と して作動させる機能拡張プロ グラムが格納されている そ して、 これ ら プロ グラム を前記 C P U 4 a が実行する こ と によ り 、 以上に述べた こ のパソ コ ン 4 を構成するハ 一 ド ウ エ アが協働して、 第 2 5 図に概念図を示すよ う に W i n d o w s (登録商標） システム及び機能拡張シス テムが作動する。 W i n d o w s (登録商標） システム は、 W i n d o w s (登録商標） O S 及び W i n d o w s (登録商標） フ ァイ ル管理システム と して周知の も の を含み、 市販の W i n d o w s (登録商標） O S 搭載パ ソ コ ンにおける W i n d o w s (登録商標） O S の基本 機能を有する。 そして、 こ の W i n d o w s (登録商標 ) シス テムは、 前記外部記憶装置 4 c の所定領域に電子 化書類を記憶する電子化書類記憶手段と して も機能する 一方、 機能拡張システムは、 W i n d o w s (登録商標 ) システム上において作動 し、 第 2 6 図に示すよ う に、 機能ブロ ッ ク と して登録情報受信手段 4 0 1 、 フ ォルダ 生成手段 4 0 2 、 装置識別子対応付け手段 4 0 3 、 書類 識別 レコー ド対応付け手段 4 0 4 、 アイ コ ン可視化表示 手段 4 0 5 、 メ ニュー表示手段 4 0 6 、 及び検知要求手 段 4 0 7 を有する。

以下にノ°ソ コ ン 4 の各機能ブロ ッ ク について述べる。 登録情報受信手段 4 0 1 は、 入出力イ ンタ フ ェース 4 e を介して書類管理装置 2 か ら前記通知装置登録情報及 び前記書類登録情報を受信する。

フ ォルダ生成手段 4 0 2 は、 前記登録情報受信手段 4 0 1 が前記通知装置登録情報を受信 した こ と を受けて、 W i n d o w s (登録商標） システム に働きかけて W i n d o w s (登録商標） フ ァイ ル管理システムによ り 管 理される フ ォルダ （以下 P C フ ォルダと称する） を新規 に生成させる。

装置識別子対応付け手段 4 0 3 は、 本実施形態では、 前記フ ォルダ生成手段 4 0 2 を介 して生成された P C フ オルダと、 前記受信手段 4 0 1 が受信 した通知装置登録 情報に含まれる通知装置識別子と を対応付けて、 前記 P C フ ォルダの属性を示すも の、 本実施形態ではフ ォルダ に付した固有の I D番号であ る フ ォルダ属性情報たる P C フ ォルダ属性情報と、 前記通知装置識別子と を含むフ オ ルダ対応 レコー ド を生成し、 この フ ォルダ対応レコー ド の 集合 で あ る フ ォ ル ダ対応テー ブル を 第 2 7 図 の ( a ) に示すよ う な態様で外部記憶装置 4 c の所定領域 に記憶している。 なお、 上述 したよ う に、 書類存在通知 装置 3 は通知装置識別子に対応付け られていて、 また、 書類管理装置 2 において前記通知装置識別子は管理装置 フ ォルダ f と対応付け られている ので、 前記 P C フ オル ダは前記書類存在通知装置 3 及び前記管理装置フ ォルダ ί と も対応付け られている 。 さ ら に、 前記 P C フ ォ ルダ は、 前記書類存在通知装置 3 を取 り 付けた実フ ァイ ル F と も対応付け られている。

書類識別 レコー ド対応付け手段 4 0 4 は、 本実施形態 では、 W i n d o w s (登録商標） O S によ り 管理され ている書類 （以下電子化書類） と前記受信手段 4 0 1 が 受信 した前記書類登録情報が示す書類識別 レコー ド と を 対応付けて、 前記電子化書類の属性を示すも の、 本実施 形態では電子化書類に付した固有の I D番号である電子 化書類属性情報と、 前記書類識別 レコ ー ド と を含む書類 対応 レコ — ド を生成し、 こ の書類対応レコー ド の集合で あ る書類対応テーブルを第 2 7 図の （ b ) に示すよ う な 態様で外部記憶装置 4 c の所定領域に記憶している。 ま た、 登録情報受信手段 4 0 1 が前記書類登録情報を受信 した際には、 前.記書類登録情報が示す通知装置識別子に 対応する P C フ ォルダを開 く と と も に、 さ ら に前記 P C フ ォルダ内以外の P C フ ォルダに前記書類登録情報が示 す書類識別 レコ一 ド に対応付ける電子化書類があ る こ と を示すァイ コ ン及びパソ コ ン 4 内には前記書類識別 レコ ― ド に対応付ける電子化書類がない こ と を示すアイ コ ン 表示し、 例えば入力装置 4 g のマウス の右ク リ ッ ク等 によ る前記書類識別 レ コ 一 ド に対応付ける電子化書類の 選択入力 を受け付ける

なお、 前記 P C フ ォルダ属性情報と該フ ォルダのパス 等他の属性を示す情報 と は、 図示しない フ ォルダ識別対 応情報記憶手段に対応付けて格納している。 また、 前記 電子化書類属性情報と該電子化書類のパス等他の属性を 示す情報とは、 図示しない電子化書類識別対応情報記憶 手段に対応付けて格納 してレ る。 そ して、 W i n d o w s (登録商標） システム上において これ ら フ ォルダ又は 電子化書類を移動 した場合に、 前記フ ォルダ識別対応情 報記憶手段及び電子化書類識別対応情報記憶手段の記憶 内容を前記移動に対応 して変更する対応情報変更手段を さ ら に設けている。

ァィ コ ン可視化表示手段 4 0 5 は、 装置識別子対応付 け手段 4 0 3 によ り 管理装置フ ォルダ f に対応付け られ た P C フ オ ルダを示すアイ コ ン i 及び書類識別 レコ ー ド に対応付け られた電子化書類を示すァイ コ ン i を、 画面 出力装置 4 e によ り 出力 される画面上において、 第 2 8 図に示すよ う に、 その他の P C フ オ ルダ及び電子化書類 を示すアイ コ ン i と 区別可能な態様で可視化表示する。 なお、 m sd第 2 8 図では、 管理装置フ オルダ f に対応付 け られた P C フ オ ルダを示すァイ コ ン i 及び書類識別 レ コー ド に対応付け られた電子化書類を示すアイ コ ン i に は、 例えば丸の中 に R を記 した登録済み識別符号 m 付 している。

メ 二ユー 示手段 4 0 6 は、 前記アイ コ ン可視化表示 手段 4 0 5 によ り 区別されている アイ コ ン i に対して、 入力装置 4 g を介した選択入力、 例えばマウス の右ク リ ッ ク等が行われた場合に、 画面出力装置 4 f を介して第 2 9 図に示すよ う な操作メニュ— 表示 3—る <

検知要求手段 4 0 7 は、 前記メニュー表示手段 4 0 6 によ り 表示されたメ ニューの う ち、 実書類の検索を要求 する操作が選択された際に、 前記アイ コ ン i によ り 示さ れる管理装置フ ォルダ f に対応付け られた書類存在通知 装置 3 又は前記アイ コ ン i によ り 示される書類識別 レコ に対応付け られた実書類の検索を要求する信号を、 入出力イ ンタ フ ェース 4 e を介 して書類管理装置 2 に渡 す なお、 前記実書類の検索を要求する信号を受け取つ た 類管理装置 2 は、 前記書類識別 レコ ー ド に含まれる 識別子又は検知装置識別子を検知要求情報と して書 類存在通知装置 3 に発信する。 検知要求情報を受信 した 刖 pd書類存在通知装置 3 は、 前記第 1 実施形態と略同様 の処理を行う 。

記可視化要求情報受信手段 4 0 8 は、 入出力イ ン夕 フ Xース 4 e を介 して書類管理装置 2 か ら前記可視化要 求 ,ト虫報を受信する。

刖記電子化書類可視化表示手段 4 0 9 は、 可視化要求 受信手段 4 0 8 が受信した可視化要求情報に含まれ る 類識別子に対応する電子化書類の属性情報を書類識 別 レコ 一 ド対応付け手段 4 0 4 カゝ ら検索 して取得し、 こ の属性情報に基づき前記電子化書類を画面出力装置 4 f を介して可視化表示する。

目 記書類存在通知装置 3 は、 上述 した第 1 実施形態に おける も の と 同様の構成を有し、 前記内部メ モ リ 3 b の 所 領域に格納したプ口 グラム を前記 C P U 3 a が実行 する こ と によ り 、 上述 した第 1 実施形態における機能に 加えて、 第 3 0 図に示すよ う に、 さ ら に書類存在通知装 置 3 を示す通知装置識別子を記憶する通知装置識別子記 憶手段 3 5 1 を有する。 加えて、 本実施形態では、 前記 内部メ モ リ 3 b の所定領域に格納したプロ グラム を前記 C P U 3 a が実行する こ と によ り 、 前記第 1 受信部 3 0

3 が受信 した検知要求情報がこ の書類存在通知装置 3 を 示す通知装置識別子か否かを も前記判定部 3 0 6 が判定 す る と と も に 、 前記判定部 3 0 6 に よ る 判 定結果 が 「真」 であ る 際に も、 書類存在通知手段 3 0 2 が前記書 類存在通知信号を発する。

前記第 2 の I C チッ プ （図示略） は、 書類識別子でな く 通知装置識別子を記憶している他は、 前記 I C チ ッ プ

1 と同様の構成及び機能を有する。

以下に、 実フ ァイ ル F を書類管理装置 2 及びパソ コ ン

4 に登録する手順を示す。 まず、 書類管理装置 2 が行う 処理の流れを第 3 1 図を参照して示す。

はじめ に、 通知装置登録受付手段 2 5 1 を介して、 書 類存在通知装置 3 に付さ れた第 2 の I C チ ッ プ （図示 略） に記憶された通知装置識別子を受け付ける （ S 7 0

1 ) 。

次に、 通知装置登録受付手段 2 5 1 は、 管理装置フ ォ ルダ f を新規に作成してその名前の入力 を受け付け （ S 7 0 2 ) 、 該管理装置フ ォルダ f と前記通知装置識別子 と を対応付 けて書類識別子格納手段 2 0 4 に格納する ( S 7 0 3 ) 。

そ して、 通知装置登録情報送信手段 2 5 2 を介して前 記通知装置登録情報 をパ ソ コ ン 4 に送信する （ S 7 0 4 ) 。

一方、 ノ°ソ コ ン 4 は、 フ ローチャ ー ト を第 3 2 図に示 すよ う な処理を行う 。

まず、 登録情報受信手段 4 0 1 を介して、 書類管理装 置 2 か ら前記通知装置登録情報を受信する （ S 8 0 1 ) 次いで、 フ ォルダ生成手段 4 0 2 を介 して新たな P C フ ォルダを作成する （ S 8 0 2 ) 。

それか ら 、 装置識別子対応付け手段 4 0 3 によ り 前記 通知装置登録情報が示す通知装置識別子と新たに作成さ れた P C フ ォ ルダの属性情報 と を対応付けて格納する ( S 8 0 3 ) 。

次に、 実書類を書類管理装置 2 及びパソ コ ン 4 に登録 する手順を示す。

はじめに、 書類管理装置 2 は、 第 1 実施形態における ステ ッ プ S 1 0 1 〜 S 1 1 1 までの処理を行っ た後、 前 記実書類に対応する書類識別 レコ ー ド及び該書類識別 レ コー ドが格納された管理装置フ ォルダ f を示す書類登録 情報を書類登録情報送信手段 2 5 3 を介してパソ コ ン 4 に送信する。

一方、 この処理を受けて、 パソ コ ン 4 が行う処理を フ ローチヤ一 トである第 3 3 図を参照して以下に述べる。

まず、 登録情報受信手段 4 0 1 を介して、 書類管理装 置 2 か ら前記書類登録情報を受信 し （ S 9 0 1 ) 、 対応 する電子化書類の指定を促すダイ ア ロ グを表示する （ S 9 0 2 ) 。

次いで、 書類識別 レコー ド対応付け手段 4 0 4 によ り 前記書類登録情報に含まれる通知装置識別子に対応する P C フ ォ ルダ内 に記憶された電子化書類の リ ス 卜、 他フ オ ルダ内の電子化書類を前記書類識別 レコー ド に対応付 ける対象 と して指定するためのポタ ン （以下 「対応付け 指示ポタ ン」 と称する） 、 及びパソ コ ン内の電子化書類 と は前記書類識別 レコ ー ド と の対応付けを行わない こ と を示すキヤ ンセルボタ ンを前記ウイ ン ド ウ内に表示する ( S 9 0 3 ) 。

それか ら 、 前記 P C フ ォルダ内の電子化書類が指定さ れたか否かを判定 し （ S 9 0 4 ) 、 前記ステ ッ プ S 9 0 4 における判定の結果が 「真」 であ っ た場合には書類識 別 レコー ド対応付け手段 4 0 4 によ り 前記電子化書類の 属性情報 と前記書類識別 レコー ド と を対応付けて格納す る （ S 9 0 5 ) 。 一方、 前記ステ ッ プ S 9 0 4 における 判定の結果が 「偽」 であっ た場合には、 続いて 「対応付 け指示ポタ ン」 に対する ア クセスがあ つ たか否かを判定 し （ S 9 0 6 ) 、 前記ステ ッ プ S 9 0 6 における判定の 結果が 「真」 であ っ た場合には、 他フ ォルダ内の電子化 書類の指定を受け付け （ S 9 0 7 ) 、 前記管理装置フ ォ ルダ f に対応する P C フ オルダ内に該電子化書類のシ ョ ー ト カ ッ ト を作成し （ S 9 0 8 ) 、 書類識別 レコー ド対 応付け手段 4 0 4 によ り 該電子化書類の属性情報と前記 書類識別 レコー ド と を対応付けて格納する （ S 9 0 9 ) 。 一方、 前記ステ ッ プ S 9 0 6 における判定の結果が 「 偽」 であ っ た場合には、 キャ ンセルポタ ンに対する ァ ク セスがあ っ たか否かを判定し （ S 9 1 0 ) 、 前記ステ ツ プ S 9 1 0 における判定の結果が 「真」 であ っ た場合に は処理を終了する。 前記ステ ッ プ S 9 1 0 における判定 の結果が 「偽」 であっ た場合には、 前記 P C フ ォ ルダ内 の電子化書類が指定されたか否かを判定するステ ッ プに 戻る （ S 9 0 4 ) 。

そ して、 パソ コ ン 4 を用 いて実書類の検索を行う 際に は、 パソ コ ン 4 は以下の処理を行う 。 こ の処理の手順を 第 3 4 図を参照して説明する。

まず、 メ ニュー表示手段 4 0 6 が、 前記アイ コ ン可視 化表示手段 4 0 5 によ り 区別されてい る アイ コ ン i に対 する選択入力、 例えば右ク リ ッ ク が行われたか否かを判 定する （ S 1 0 0 1 ) 。 前記判定の結果が 「真」 である 場合は、 前記操作メ ニューを表示する （ S 1 0 0 2 ) 。 前記判定の結果が 「偽」 である場合は、 前記選択入力が 行われたか否かを判定するステ ッ プに戻る （ S 1 0 0 1 ) 。 次いで、 検知要求手段 4 0 7 は、 前記メ ニュー表示 手段 4 0 6 によ り 表示されたメ ニューの う ち、 検索を要 求する操作が選択されたか否かを判定する （ S 1 0 0 3 ) 。 前記判定の結果が 「真」 である場合は、 前記アイ コ ン i によ り 示される管理装置フ ォルダ f に対応付け られ た書類存在通知装置 3 又は前記アイ コ ン i によ り 示され る書類識別 レコー ド に対応付け られた実書類の検索を要 求する信号を書類管理装置 2 に渡す （ S 1 0 0 4 ) 。 前 記判定の結果が 「偽」 であ る場合は、 そのま ま処理を終 了する。 前記実書類の検索を要求する信号を受け取っ た書類管 理装置 2 は、 前記書類識別 レコ ー ド に含まれる書類識別 子、 又は前記書類存在通知装置を示す通知装置識別子を 検知要求情報と して書類存在通知装置 3 に発信する。 検 知要求情報を受信 した前記書類存在通知装置 3 は、 前記 第 1 実施形態と同様の処理を行う 。

加えて、 本実施形態では、 実書類に付した I C チ ッ プ 1 に記憶している書類識別子を書類管理装置 2 に読み取 らせて、 こ の書類識別子に対応する電子化書類をバソ コ ン 4 を用 いて可視化表示する よ う に している。 こ の可視 化表示の流れを以下に示す。

まず、 書類管理装置 2 は、 第 3 5 図に示すよ う に、 書 類識別子取得部 2 0 8 を介して前記実書類に付した I C チッ プ 1 に記憶した書類識別子を読み取っ て取得する （ S 1 1 0 1 ) 。 続いて、 こ の書類識別子を含む書類識別 レコー ド に対応する可視化要求情報を生成し、 可視化要 求情報送信手段 2 5 4 を介してパソ コ ン 4 に送信する （ S 1 1 0 2 ) 。

一方、 パソ コ ン 4 は、 第 3 6 図に示すよ う に、 まず、 可視化要求情報受信手段 4 0 8 を介して、 前記可視化要 求情報を受け付ける （ S 1 2 0 1 ) 。 それか ら、 電子化 書類可視化表示手段 4 0 9 によ り 前記可視化要求情報が 示す書類識別子を含む書類識別 レコー ド に対応付け られ た電子化書類の属性情報を検索し （ S 1 2 0 2 ) 、 前記 属性情報が存在するか否かを判定する （ S 1 2 0 3 ) 。 前記判定の結果が 「真」 である場合には、 前記属性情報 に基づき、 該属性情報が示す電子化書類を可視化表示す る （ S 1 2 0 4 ) 。 一方、 前記判定の結果が 「偽」 であ る場合には、 そのま ま処理を終了する。

本実施形態では、 パソ コ ン 4 に格納されている P C フ オルダと管理装置フ ォルダ f 'と を対応付けている と と も に、 電子化書類と書類識別 レコー ド と を対応付けている ので、 上述 した第 1 実施形態における効果に加えて、 以 下のよ う な効果が得 られる。

すなわち 、 検知要求手段 4 0 7 は、 P C フ オ リレダに対 応付け られた管理装置フ ォルダ f にさ ら に対応付け られ た書類存在通知装置 3 、 電子化書類に対応付け られた書 類識別 レコ一 ド に さ ら に対応付け られた実書類の検索を 要求する信号を、 入出力イ ン夕 フ ェース 4 h を介 して書 類管理装置 2 に渡 し、 書類管理装置 2 がこ の信号に基づ き検知要求情報を生成して書類存在通知装置 3 に向けて 発信す る の で、 見か け上パ ソ コ ン 4 の W i n d o w s (登録商標） 〇 S 上における操作に準じた操作を通 して 電子化書類に対応付け られた実フ ア イ ル F 又は実書類の 検索を行う こ とができる。

また、 本実施形態では、 書類識別 レコー ド対応付け手 段 4 0 4 によ り 、 W i n d o w s (登録商標） O S によ り 管理されて い る書類 （以下電子化書類） と前記受信手 段 4 0 1 が受信 した前記書類登録情報が示す書類識別 レ コー ド と を対応付けている ので、 例えば実書類に付さ れ た I C チッ プ 1 に記憶した書類識別子を書類管理装置 2 が読み取 り 、 前記書類識別子に対応する書類対応レコ一 ド を検索 して該書類対応 レコー ド を含む信号をパソ コ ン 4 に送信 し、 パソ コ ン 4 に該書類対応レコー ドが示す電 子化書類を開かせて可視化表示する こ とができる。

さ ら に、 本実施形態では、 装置識別子対応付け手段 4 0 3 によ り 、 前記フ ォルダ生成手段 4 0 2 を介して生成 された P C フ ォルダと、 前記受信手段 4 0 1 が受信した 通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子と を対応付 けている ので、 例えば実フ ォルダ F に取 り 付け られた書 類存在通知装置 3 に付さ れた第 2 の I C チ ッ プ （図示 略） に記憶 した通知装置識別子を書類管理装置 2 が読み 取 り 、 前記通知装置識別子に対応する フ ォルダ対応レコ ― ド を検索して該フ ォルダ対応レコー ド を含む信号をパ ソ コ ン 4 に送信 して該フ ォルダ対応レコ ー ドが示す P C フ ォルダの内容を示すウィ ン ド ウ を開かせる こ とができ る。

なお、 前記書類対応レコー ド をパソ コ ン 4 か ら書類管 理装置 2 に送信 し、 前記書類対応レコ ー ド に対応する書 類属性情報を前記書類対応 レコ ー ド に対応する書類識別 レコー ド に付加する よ う に して も よ い。 また、 前記フ ォ ルダ対応レコ ー ド をパソ コ ン 4 か ら書類管理装置 2 に送 信し、 前記フ ォルダ対応 レコ ー ド に対応する フ ォルダ属 性情報を前記フ ォルダ対応 レコ ー ド に対応する通知装置 識別子にさ ら に対応する管理装置フ ォルダ内に格納する よ う に して も よ い。 こ のよ う にすれば、 書類管理装置 2 の画面出力装置 2 e に、 電子化書類に対応付け られた書 類識別 レコ ー ド の一部又は全部を示す情報、 又は P C フ ォルダに対応付け られた通知装置識別子に対応する管理 装置フ ォルダ f を示す情報を、 他の書類識別 レコ一 ド の 一部又は全部を示す情報又は管理装置フ オ ルダ f を示す 情報 と区別可能な態様に可視化表示させる こ とができ る さ ら に、 書類管理装置 2 に格納 している書類識別 レコー ド に含まれる書類名を、 対応する電子化書類がパソ コ ン 4 内での フ ァ イ ル名 と一致させるベ く 変更する こ と もで さる。

また、 パソ コ ン 4 は、 W i n d o w s (登録商標） 〇 S に替えて L i n u x (登録商標） O S 、 M a c i n t o s h (登録商標） O S 、 及び T R O N (登録商標） O S 等、 他のォペ レ一ティ ングシステム を搭載した もので あっ て も よ く 、 さ ら にォペ レ一ティ ングシステム と して U N I X (登録商標） O S を搭載した情報処理装置等、 前記パソ コ ン 4 と 同様に機能 し得る装置をパソ コ ン 4 に 替えて用いてもよい。

さ ら に 、 実フ ァイ ル F を収納する棚等に、 実フ ァ イ ル F に設けた書類存在通知装置 3 の通知装置識別子及び前 記実フ ァ ィ ル F に収納されている実書類を示す書類識別 子を取得する書類収納状況取得手段を設ける と と も に、 パソ コ ン 4 に こ の書類収納状況取得手段か ら前記通知装 置識別子及び書類識別子を含む書類収納状況情報を受信 する収納状況情報受信部と、 前記実フ ァ イ ル F に対応付 けて P C フ ォルダを形成する電子フ ォルダ形成手段と、 前記収納状況情報受信部が受信 した書類収納状況情報が 示す電子化書類がパソ コ ン 4 に記憶されているか否かを 照合する照合手段と、 前記照合手段による照合の結果に 基づき、 前記電子フ ォルダ形成手段によ り 形成された電 子フ ォルダ内に前記書類に対応付け られている電子化書 類へのア ク セス を可能にするためのアイ コ ンを形成する 書類ア ク セス可能化手段を さ ら に設けて も よい。 こ のよ う にすれば、 実書類の収納状況を整理 した場合に、 こ の 整理を反映 してパソ コ ン 4 内の電子化書類の記憶態様も 整理する こ とができる。 なお、 前記書類ア ク セス可能化 手段は、 前記電子化書類のコ ピ一又はシ ョ ー ト カ ッ ト を 作成して該コ ピー又はシ ョ ー ト カ ツ ト を示すアイ コ ンを 形成する も のや、 前記電子化書類を前記フ ォルダ内に移 動させて該電子化書類を示すアイ コ ンを形成する もので あ っ て も よ く 、 さ ら に、 前記電子化書類に書き換えを禁 止する属性を付した電子化書類を作成して該電子化書類 を示すアイ コ ンを形成する ものであっ てもよい。

なお、 本発明は以上に述べた実施形態に限 られない。 例えば、 以上に述べた第 1 〜第 3 実施形態において、 書類管理装置 2 に替えて、 第 1 実施形態における書類綴 じ手段 2 0 1 及び書類識別子付与手段 2 0 2 の機能のみ を有する第 3 7 図に示すよ う な書類綴じ装置 6 1 を用 い る と と も に、 発信手段 2 0 6 と しての機能を発揮する発 信装置 6 2 を さ ら にパソ コ ン 4 に ) ϋし、 パソ コ ン 4 に 管理プロ グラムを別に実行させる こ と によ り 、 パソ コ ン 4 に第 1 実施形 おける書類管理装置 2 のその他 の機能を さ ら に実現させる よ に しても よ い。 なお

類綴 じ装置 6 1 は、 7 ブラ と して機能するステ

―プラ本体部 6 1 a と、 選択的に機能する 2 つのァ ンテ ナ 6 1 x 1 6 1 X 2 に接続されて I C チッ プ 1 に さ れた書類識別子を み取る書類識別子取得部 6 1 b と を少な く と も有する。 すなわち を綴 じる と 同時 にァ ンテナ 6 1 2 を用 いて書類識別子を読み取 り 、 パ ソ n ン 4 に構成した 識別子 Βし 1 |5 ί 格納する よ う に している。

* に 刖目己第 3 7 図 類綴じ装置 6 1 と してス

7 ブラ と しての機能を有する ものを示しているが、 第

3 8 図に示すよ う に、 ダブルク リ ッ プ C L 1 を供給する 機能を有する書類綴じ装置 6 1 0 を用 いても よ い。 なお こ の書類綴 じ装置 6 1 0 は、 全体の概略図を前記第 3 8 図の ( a ) 縦断面図を同図の ( b ) に示すよ う に、 ダ ブルク リ ッ プ C L 1 を縦列をな して略密に装填する よ う に している供給部 6 1 0 a 1 及び一方向へス ライ ド操 作する こ と によ り ダブルク リ ッ プ C L 1 を供給口 6 1 0 か ら排出する操作部 6 1 0 a 2 を有する本体部 6 1 0 a と、 刖 Bd供給口 6 1 0 X 付近に位置する ア ンテナ 6 1 0 y に接続され、 前記ダブルク リ ッ プ C L 1 に設け られ た I C チッ プ 1 に 5し 1思した書類識別子を読み取る I C チ ッ フ 読み取 り 部 6 1 0 b と を少な く と も備えている。 そ して、 供給部 6 1 0 a 1 の内部は、 供給口 6 1 0 X に向 かつ てその高さ寸法が漸次小さ く なる形状を していて、 刖目己操作部 6 1 0 a 2 をス ライ ド操作する こ と によ り 、 ダブルク リ ッ プ C L 1 は前記第 3 8 図の （ b ) の矢印方 向、 すなわち供給口 6 1 0 X に向か う方向に押圧される よ に構成している。

.ム

記操作部 6 1 0 a 2 がス ライ ド操作される と、 上述 したよ う にダブルク リ ッ プ C L 1 は供給口 6 1 0 X に向 カゝ Ό 方向に押圧されるが、 こ の とき、 該ダブルク リ ッ プ C L 1 のつ まみ部が供給部 6 1 0 a 1 の内壁に案内され て相寄る方向に移動し、 該ダブルク リ ッ プ C L 1 に書類 を挟み込むこ とが可能になる。 そ して、 前記操作部 6 1 0 a 2 をさ ら に押圧する と、 該ダブルク リ ツ プ C L 1 が こ の書類綴じ装置 6 1 0 か ら完全に排出されて弾性変形 し、 該ダブルク リ ッ プ C L 1 によ り 書類が綴 じ込まれる こ の と き、 ア ンテナ 6 1 O y を用 いて書類識別子を読み 取 り 、 パソ コ ン 4 に構成 した書類識別子記憶部に格納す る よ う に している。

また、 書類管理装置は書類綴じ手段、 すなわち書類識 別子記憶媒体付与手段を有する必要はな く 、 また、 書類 識別子記憶媒体付与手段と書類識別子付与手段の書類識 別子記憶部と は別体に構成してもよ い。 こ の場合、 例え ば書類に書類識別子記憶媒体たる I C チ ッ プを接着した シ一ルを貼付する装置や、 書類に書類識別子記憶媒体た る I C チッ プを付着させたシ一 ト を添付する装置や、 書 類を綴 じ るため に用 い られ、 書類識別子記憶媒体たる I C チッ プを接着した第 3 9 図に示すよ う な種々 のク リ ッ プ、 第 4 0 図に示すよ う な綴 じ紐 H、 第 4 1 図に示すよ う な書類綴 じフ ァ スナー F S、 第 4 2 図に示すよ う な製 本 レール R L 、 第 4 3 図に示すよ う なカー ド リ ング C R 等の書類綴 じ手段を供給する装置を書類管理装置と して 用 い る態様も考え られる。 前記ク リ ッ プと しては、 第 3 9 図 の （ a ) に 示す よ う な ダ ブル ク リ ッ プ C L 1 、 ( b ) に示すよ う なゼムク リ ツ プ C L 2 、 同図の （ c ) に示すよ う な連射式ク リ ッ プ C L 3 、 同図の （ d ) に示 すよ う な回転式ク リ ッ プ C L 4 、 同図の （ e ) に示すよ う な 目 玉ク リ ッ プ C L 5 等が挙げられる。 さ ら に、 書類 にパ ンチ孔を設けて綴 じ る 際にパンチ孔付近を補強する の に用 い られる第 4 4 図に示すよ う なパ ッ チ P T に書類 識別子記憶媒体たる I C チッ プ 1 を接着して、 こ のパ ッ チ P T を供給する装置を書類管理装置と して用 いる態様 も考え られる。 加えて、 上述した第 1 〜第 3 実施形態に おける書類管理装置において、 書類識別子記憶媒体たる I C チッ プを設けた基材であ る タ グシー ト を書類と と も に綴じ られる よ う に供給する 夕 グシ一 ト供給装置を備え 通常のステ一プルを用 いて書類を綴じ る よ う に して も よ い し、 前記第 3 7 図に示すよ う な態様において、 ステー ブラ と しての機能を有するステ一ブラ本体部 6 1 a に書 類識別子記憶媒体たる I C チ ッ プを設けた基材であ る 夕 グシー ト を書類と と も に綴 じ られる よ う に供給する タ グ シー ト供給装置を備える よ う に しても よ い。 こ のよ う な タ グシー ト供給装置と して、 例えば第 4 5 図に示すよ う なタ ダシ一 ト供給装置 6 1 c が挙げられる。 こ のタ ダシ ー ト供給装置 6 1 c は、 タ ダシ一 ト T S を収納してお く 収納部 6 1 c 1 と、 書類 S を綴じ る動作と並行してタ グ シー ト T S を第 4 5 図の矢印方向に押 し出 し書類 S と と も に綴じ られる こ と の可能な位置に移動させて供給する 供給部 6 1 c 2 と を備えたものである。

また、 書類識別 レコー ドは、 上述した実施形態で述べ た も の以外に、 例 え ば書類の 内容 を示す音声情報等、 種々 の情報を含めて も よ い。 一方、 書類情報受付手段は 必ずし も設けな く て も よい。 ただし、 書類情報受付手段 を省略 した場合は、 書類識別子その も のに書類の内容を 示す情報を含ませ、 又は書類識別子と書類の内容を示す 情報と の対応を別途記録してお く 等 して書類識別子と書 類の内容と の対応がわかる よ う に してお く 必要があ る。 さ ら に、 書類情報受付手段の入力方法は、 上述した実施 形態に述べた以外に も、 例えばキーポ一 ド等を上述した 実施形態における書類管理装置に別途接続して文字入力 を行う よ う に して も よ い し、 マイ ク等を介して音声入力 を行う よ う に して も よ い。 なお、 音声入力 を行う 場合に は、 入力 された音声と一致する音声情報を含む書類識別 レコー ド を検索する よ う に しても よ い。 さ ら に、 書類情 報受付手段、 書類識別子格納手段、 及び書類識別子入力 手段を有するパソ コ ン と、 このパソ コ ン と別体に構成さ れる と と も に前記パソ コ ンに接続され、 書類識別子付与 手段を有する装置と、 前記パソ コ ンに内蔵されるか又は 別体に構成さ れて こ のノ°ソ コ ンに接続される発信手段を 有する装置と の組み合わせを書類管理装置と して用いて ち ょい。 加えて、 書類識別子格納手段及び書類識別子入 力手段を有するパソ コ ンに、 書類の印刷が終わつ た時点 で書類識別子記憶媒体たる I C チッ プを接着したステ一 プル等の綴 じ媒体によ り 該書類を綴 じ、 刖記 I C チッ プ に pd feしている書類識別子を読み取る機能を有する書類 識別子付与手段を備えたプリ ン夕 を接続する と と も に、 こ のプリ ン夕 に、 該プリ ン夕 を介して印刷する書類に関 する情報、 例えばフ ァ イ ル名等を書類情報と して取得す る書類情報受付手段を さ ら に備える よ う に構成しても よ い。 こ の場合、 前記パソ コ ンに内蔵されるか又は別体に 構成されて こ のバソ コ ンに接続される発信手段を有する 装置と、 前記パソ コ ン と、 前記プリ ンタ と の組み合わせ を書類管理装置と して用 いる と よ い。 また、 書類識別子 格納手段及び書類識別子入力手段を有する ノ ソ コ ンに替 えて、 書類識別子格納手段を有するサーバ装置と書類識 別子入力手段を有するパソ コ ン等の端末装置と を互いに 接続した ものを用 いる態様も考え られる _t

さ ら に、 入力受付手段たる書類識別子入力手段は、 上 述した実施形態に述べた以外にも種々 の態様が考え られ る。 例え ば、 書類管理装置をパソ コ ンを利用 して構成す る態様や、 書類管理装置にキーボー ド等を接続する態様 おいて、 パソ コ ンない し前記キーボー ド等が書類識別 子ない し書類情報、 又は書類識別 レ コ ー ド の一部又は全 部の文字によ る入力 を受け付ける態様が考え られる。 こ の場合、 書類識別子検索手段を設け、 入力 された書類識 別子ない し書類情報、 又は書類識別 レコ ー ド の一部を含 む書類識別 レコー ド、 書類識別子、 又は書類情報を検索 して出力 し、 選択入力 をさ ら に受け付ける よ う に して も よい

た、 I C チ ッ プ読み取 り 器を利用 して書類識別子入 力手段を構成 して も よい。 こ の場合、 書類に付帯させた

I C チッ プに格納 した書類識別子を読み取 り 、 こ の 識別子を含む書類識別 レコー ド を取得する と と も に

類識別 レコー ド を含むフ ォルダの内容一覧を表示部 に ¾:示して選択入力 を受け付ける態様が考え られる

さ ら に、 書類管理装置には入力受付手段及び発信手段 のみを具備させる と と も に、 書類識別子取得手段と 識別子格納手段と を具備 し、 前記書類管理装置と接続し

†' 逢類識別子格納装置と、 上述 したよ う な書類識別子記 体を接着した基材、 すなわち書類綴じ手段ゃシ―ル を供給する書類識別子記憶媒体付与手段を有する書類識 別子記憶媒体付与装置と を、 前記書類管理装置と は別に 設けて書類管理システム を構成 して も よ い。 また、 B己 識別子取得手段、 書類識別子格納手段、 及び書類識 別子記憶媒体付与手段を有する書類識別子格納装置を用 いる よ う に してもよ い。 こ のよ う な場合、 前記書類管理 装置か ら は入力受付手段が受け付けた書類識別 レコー ド の一部又は全部、 すなわち書類識別 レコ一 ド を構成する 情報の う ち の少な く と も 1 つ をそのま ま発信する と と も に、 前記書類識別子格納装置に、 書類管理装置か ら発信 された書類識別 レコ一 ド の一部又は全部を受信する受信 手段と、 発信された内容に対応する書類識別 レコー ド を 検索する書類識別 レコー ド照合手段と、 前記書類識別 レ コ ー ド照合手段によ る検索結果である書類識別 レコー ド に含まれる書類識別子を書類存在通知手段に向けて発信 する発信手段と をさ ら に設けるよ う に して もよい。 また 前記した書類識別子格納装置の発信手段に替えて、 書類 管理装置に前記書類識別子を検知要求情報と して発信す べき旨の指示を与える発信指示手段を設け、 書類管理装 置の発信手段が、刖記発信指示手段によ る指示を受けて書 類識別子を書類存在通知手段に向けて発信するよ う に し てもよい。

こ のよ う な書類管理システムの例 と して、 第 4 6 図に 示すよ う な前記書類識別子取得手段、 書類識別子格納手 段、 及び書類識別子記憶媒体付与手段を有する書類識別 子格納装置たる ク リ ッ プ供給器 2 0 と書類管理装置たる パソ コ ン 2 0 0 と を通信回線 N N によ り 接続する態様が 考え られる。 前記ク リ ッ プ供給器 2 0 は、 前記書類識別 子取得手段、 書類識別子格納手段、 及び書類識別子記憶 媒体付与手段の他に、 パソ コ ン 2 0 0 か ら発信された検 知要求 ,1由

I冃報を受信する受信手段と、 発信された内容に対 応する 別 レコ ー ド を検索する書類識別 レコー ド照 合手段 と、 検索結果であ る 識別 レコ ー ド に含まれる 別子を書類存在通知手段に向けて発信する発信手 段を有する。 一方、 刖 §己パソ ：： ン 2 0 0 は、 前記書類識 別子を含む書類識別 レコー ド の一部又は全部の入力 を受 け付ける入力受付手段、 及び入力受付手段が受け付けた 書類識別 レコー ドの一部又は全部に対応する検知要求情 報を発信する発信手段を有する。 そ して、 ユーザが を検索する際には、 ユーザがパソ コ ンの入力受付手段に 検知要求情報を入力する。 そ して、 パソ コ ンの入力受付 手段が受け付けた検知要求情報がそのま まク リ ッ プ供給 器に向けて発信され、 ク リ ッ プ供給器は、 前記検知要求 情報を受信手段によ り 受信して、 書類識別 レコー ド照合 手段が受信 した検知要求情報に対応する書類識別 レ Π ― ド を検索し、 検索された書類識別 レコ ー ド に含まれる書 類識別子を発信手段によ り 存在通知手段に向けて発 信する

また 、 I C チ ッ プを接着したステ一プルやク リ ッ プに 代表さ れる書類識別子記憶媒体を書類に付与させる基材 は別途保管してュ一ザが自 ら取 り 出すよ う に構成 し、 書 類管理システムは書類識別子を取得するステ ッ プか ら後 のステ ッ プのみを行う態様も考え られる。

さ ら に、 発信手段は 1 台の書類管理装置に複数設けて ち ょ い。 例えば、 1 台の書類管理装置に リ ピータ ア ンテ ナを複数接続する態様等が考え られる。

一方、 書類識別子格納手段には、 フ ォルダを設けな く て も よ く 、 また、 フ ォルダ内にさ ら に フ ォルダを設けて も よい。 加えて、 書類識別子ない し書類識別 レコー ド は フ ォルダ間を移動可能に構成しても よ く 、 複数のフ オル ダに重複して格納してもよい。

そ して、 書類存在通知装置は、 上述した実施形態に示 す構成以外でも、 前記書類存在検知手段、 及び書類存在 通知手段と して機能する ものであれば、 任意に構成して よ い。 また、 書類存在通知装置 3 は、 第 4 7 図に示すク リ ア フ ァイ ル F 1 、 第 4 8 図に示す I F フ ォルダ F 2 、 第 4 9 図に示すハ ンギングフ ォルダ F 3 、 第 5 0 図に示 す名刺整理ボッ ク ス B X、 第 5 1 図に示すデスク ト レイ D T、 及び図示は しないがケース フ ァイ ルや冊子型名刺 フ ォルダ等、 上述 した実施形態において用 いた も の以外 の書類収納手段に別途取 り 付けてもよい し、 書類収納手 段に固定して設けて も よい。 さ ら に、 以上に述べた書類 存在通知装置 3 は、 いずれも ク リ ッ プと して各種書類収 納手段に別途取 り 付ける よ う に してい るが、 第 5 2 図に 示すよ う に、 回転式名刺フ ォルダ F 4 に板状をなす書類 存在通知装置 3 0 を別途取 り 付けて設けて も よ い し、 こ のよ う な回転式名刺フ ォ ルダ F 4 や前記図 5 0 に示す名 刺整理ボ ッ ク ス B X等にイ ンデッ ク ス板と しての機能を 兼ね備える書類存在通知装置 3 ' を組み込んでも よ い。 なお、 第 5 2 図に示す態様では、 名刺に I C チ ッ プ 1 を シール S L を介 して付帯させている。 また、 第 5 3 図に 示すよ う に、 ブッ ク ェン ド に組み込んだ形状の書類存在 通知装置 3 0 0 を用 いても よ く 、 図示はしないが従来の ブッ ク ェン ド に上述 した実施形態で述べた書類存在通知 装置 3 を別途取 り 付けて設けても よい。 さ ら に、 図示は しないが書類間にはさ み こんで設ける しお り に書類存在 通知装置を別途取 り 付けて、 又は固定して設けても よ い また、 第 6 9 図に概略図を示すよ う に、 物品たる書類 を綴 じる物品収納具であ り 、 フ ァ イ ルと しての機能を有 する フ ァイル本体 9 9 1 と、 前記第 1 の実施形態におけ る書類存在通知装置 3 と 同様に構成され、 同様の機能を 有する書類存在通知装置 9 9 2 と を備える フ ァイ ル 9 9 を用いてもよい。

こ のよ う なフ ァイ ル 9 9 を用いる態様において、 フ ァ ィ ル 9 9 内部を複数の領域に区画 し、 どの領域に検索対 象の書類が存在するかを認識可能にする となおよ い。 こ のよ う な効果を実現するための態様 と して以下に述べる よ う な も のが挙げられる。 なお、 以下の説明において、 前記第 1 の実施形態における書類存在通知装置 3 の各機 能ブロ ッ ク に対応する前記書類存在通知装置 9 9 2 の各 機能ブロ ッ ク には、 同一の名称を付している。

こ の態様においては、 前記第 6 9 図に示すよ う に、 一 方の面に書類存在通知装置 9 9 2 に接続する ア ンテナ部 9 9 3 1 をプリ ン ト基板状に形成し、 他方の面に電磁波 を シール ドする シ一ル ド部 9 9 3 2 を形成している と と も に、 フ ァ イ ル内の どの領域に検索対象の書類が収納さ れているかを可視化表示する収納領域可視化表示手段で ある L E D 9 9 3 3 をタ ブ部 9 9 3 a にさ ら に備えた仕 切 り 板 9 9 3 を複数接続する よ う に していて、 前記仕切 り 板 9 9 3 を フ ァイ ル 9 9 内部を複数の領域に区画する 区画手段と して機能させている。

前記書類存在通知装置 9 9 2 は、 前記仕切 り 板 9 9 3 のア ンテナ部 9 9 3 1 の接点 9 9 3 1 a に接続する接点 9 9 2 1 を複数備えている と とも に、 これ ら接点 9 9 2 1 に接続されていて前記第 1 の実施形態における発信器 3 d と 同様の機能を有する発信要素及び前記第 1 の実施 形態における受信器 3 c と同様の機能を有する受信要素 を有する I C チッ プ読取装置 （図示略） を さ ら に備え、 こ の I C チ ッ プ読取装置が、 発信部及び第 2 受信部 （い ずれも図示略） と して機能する。 また、 こ の書類存在通 知装置 9 9 2 には図示 しない切替スィ ッ チを備えていて 前記 I C チッ プ読取装置を同時に 1 つのア ンテナ部 9 9 3 1 のみに電気的に接続するよ う に している _c

そ して、 第 1 受信部 （図示略） が検知要求信号を受信 した際には、 前記切替スィ ッ チが前記 I C チ ッ プ読取装 置に電気的に接続する対象のア ンテナ部 9 9 3 1 を順次 切 り 替えて選択的に機能する よ う に してい る。 ア ンテナ 部 9 9 3 1 に電気的に接続した前記 I C チッ プ読取装置 を利用 して前記第 2 受信部が受信 した信号に対応する書 類識別子の中 に前記第 1 受信部が受信した検知要求信号 に対応する書類識別子と一致する も のがあ る こ と を判定 部 （図示略） が判定 し た場合 に は、 書類存在通知手段 (図示略） を機能させる と同時に、 前記 I C チッ プ読取 装置に電気的に接続されている ア ンテナ部 9 9 3 1 と 同 一の仕切 り 板 9 9 3 に備え られた L E D 9 9 3 3 を点灯 させて検索対象の書類が収納されている領域を可視化表 示する よ う に している。 こ の際、 前記 I C チッ プ読取装 置に電気的に接続されてい る ア ンテナ部 9 9 3 1 を介 し て発信さ れる電磁波は、 該ア ンテナ部 9 9 3 1 が形成さ れている仕切 り 板 9 9 3 と、 こ の仕切 り 板 9 9 3 のア ン テナ部 9 9 3 1 が形成されている面側において隣接する 仕切 り 板 9 9 3 と の間に区画される領域にのみ達する。 すなわち、 前記ア ンテナ部 9 9 3 1 及び前記 I 。 チッ プ 読取装置を利用 して前記第 2 受信部が受信する電磁波信 号は、 前記領域に存在する書類に設け られた I C チッ プ 1 に記憶された書類識別子に対応する もののみであ る。 従っ て、 こ のよ う に形成 したフ ァイ ル 9 9 を用 いれば 検索対象の書類のフ ァイ ル 9 9 内にお ける領域を、 点灯 してい る L E D 9 9 3 3 を有する仕切 り 板 9 9 3 と隣接 する仕切 り 板 9 9 3 との間に区画される領域と して知る こ とができ る。 さ ら に、 こ のよ う に形成したフ ァ イ ル 9 9 を用 いる と 、 ア ンテナ部 9 9 3 1 か ら の電磁波は隣接 する仕切 り 板 9 9 3 に届けば十分であ る ので、 電磁波の 出力を抑えて消費電力 を節約 し、 また、 ア ンテナ部 9 9 3 1 と 間で電磁波の送受信をする I C チッ プ 1 と ア ンテ ナ部 9 9 3 1 と の間の距離を短 く できる ので、 電磁波の 減衰による送受信エラーの発生を抑える こ とができる。

なお、 仕切 り 板 9 9 3 に書類存在通知手段である L E D 9 9 3 3 を備える代わ り に、 ア ンテナ部 9 9 3 1 又は 前記接点 9 9 2 1 に収納領域識別子たる番号等を付 して おき、 以下のよ う な処理を行う 態様も考え られる。 こ の よ う な態様においては、 前記 I C チッ プ読取装置に電気 的に接続 したア ンテナ部 9 9 3 1 又はこ のア ンテナ部 9 9 3 1 に電気的に接続している接点 9 9 2 1 を示す収納 領域識別子を可視化表示する 収納領域可視化表示手段 (図示略） を画面出力装置 （図示略） 等を利用 して形成 し、 前記第 2 受信部 （図示略） が受信 した信号に対応す る書類識別子の中 に第 1 受信部 （図示略） が受信 した検 知要求信号に対応する書類識別子と一致する ものがあ る こ と を前記判定部 （図示略） が判定 した時点で書類存在 通知手段 （図示略） を機能させる と 同時に収納領域可視 化表示手段 （図示略） を機能させる と よ い。 こ のよ う に して も、 収納領域可視化表示手段 （図示略） によ り 可視 化表示された収納領域識別子に対応する ア ンテナ部 9 9 3 1 、 又は収納領域識別子に対応する接点 9 9 2 1 に電 気的に接続しているア ンテナ部 9 9 3 1 が設け られた仕 切 り 板 9 9 3 と隣接する仕切 り 板 9 9 3 と によ り 区画さ れる領域に検索対象の書類が存在する こ と を知る こ とが できる。

なお、 上述 した態様において、 ア ンテナ部 9 9 3 1 を プリ ン ト基板状に形成する代わ り に、 第 7 0 図に示すよ う な リ ー ド線によ り 形成したア ンテナ部 9 9 3 4 を仕切 り 板 9 9 3 に取 り 付ける と と も に L E D 9 9 3 3 力 ら の 配線を も リ ー ド線によ り 形成し、 第 7 1 図に示すよ う な 態様で前記接点 9 9 2 1 に接続するよ う に しても よい。

さ ら に、 前記仕切 り 板 9 9 3 と 同様の構成を有する仕 切 り 板を、 例えば上述した第 1 〜第 3 実施形態に用 いた よ う なフ ァ イ ル F 、 第 5 0 図に示したよ う な名刺整理ポ ッ ク ス B X、 第 5 2 図に示したよ う な回転式名刺フ オル ダ F 4 等の多数の書類を収納可能な書類収納手段に設け る と と も に、 こ のよ う な仕切 り 板に形成したア ンテナ部 を書類収納手段に設けた書類存在通知装置 3 に複数接続 し、 これ ら ア ンテナ部を選択的に順次機能させる よ う に しても同様の効果が得られる。

以上のよ う な書類管理システム において、 該書類にァ クセス可能な者の情報を示す権限情報を前記書類識別 レ コ ー ド に含める と と も に、 前記書類管理装置に、 例えば 上述した第 1 〜第 3 実施形態における選択入力装置を利 用 して個人を示す個人識別子を受け付ける個人識別子受 付手段と、 前記個人識別子受付手段が受け付けた個人識 別子と前記権限情報と を照合する権限情報照合手段と、 前記権限情報照合手段によ り アクセス可能な書類であ る と判定された もののみをアク セス可能 とする選択的ァク セス手段と を さ ら に備える態様も考え られる。 こ のよ う にする には、 複数の個人それぞれが書類に前記権限情報 を付す こ と によ り 、 前記権限情報照合手段を機能させて ア ク セス可能な書類であ る と判定された も の以外は表示 させないよ う にすればよ い。 このよ う にすれば、 1 台の 書類管理装置を複数の個人がそれぞれ自分専用の装置で あ るかのよ う に利用する こ とができる。 また、 前記権限 情報照合手段によ り 、 ア クセス可能でない書類と判定さ れた も のは一覧表内でグレー表示させる等、 書類識別 レ コ ー ド の一部又は全部の一覧を画面表示させる操作が行 われた場合にアクセス可能でない書類に対応する書類識 別 レコー ド の一部又は全部をァ クセス可能な書類に対応 する も の と 区別 して表示させる よ う にする と と も に、 書 類識別 レコー ド に対応する書類を検索して取 り 出す際の 選択入力の際にアクセス可能な書類のみを選択可能に構 成して もよい。 こ のよ う にすれば、 1 台の書類管理装置 内の複数の個人の書類のアク セス権限制御を行う こ とが でき る。 なお、 管理装置フ ォルダに前記権限情報を付し て、 前記権限情報照合手段が個人識別子と前記権限情報 と を照合する よ う にする と と も に、 前記選択的アク セス 手段を、 前記権限情報照合手段によ り ァクセス可能な管 理装置フ ォルダである と判定された も ののみをア ク セス 可能とするよ う に構成してもよい。

加えて、 書類存在通知信号は、 上述 した音と光を用 い た ものだけでな く 、 例えば書類存在通知装置に識別番号 等の通知装置識別子を付しておき、 前記識別番号を含む 信号を書類管理装置に電磁波等を用 いて返信する よ う な も のであ っ て もよ く 、 また、 前記書類存在通知装置を取 り 付けた書類収納手段を収納する棚等に別に設けた通知 補助装置に電磁波によ る書類存在通知信号を発信する よ う に してもよい。

こ のよ う な通知補助装置を用 いる態様の一例 と して、 上述した第 1 〜第 3 実施形態において、 書類存在通知装 置 3 に電磁波によ る書類存在通知信号を発信する第 2 の 発信部を設ける と と も に、 第 5 4 図に示すよ う に、 棚板 T 1 を有 し書類存在通知装置 3 を設けたフ ァイ ル F を収 納する棚 T に、 刖記書類存在通知信号を受信 して前記書 類存在通知補助信号を発する通知補助装置 6 をさ ら に設 ける も のが考え られる 。 こ の場合、 前記書類存在通知装 置 3 及び刖記通知補助装置 6 を以下のよ う に構成する と よい。

例えは、 刖記書類存在通知装置 3 は、 第 5 5 図に示す よ う に 、 上述した第 1 〜第 3 実施形態における各要素に 加えて 、 刖目己第 2 の発信部たる第 2 の発信器 3 j を有す る 。 そ して、 前記内部メ モ U 3 b の所定領域に記憶 した 制御プロ グラムを C P U 3 a が実行する こ と によ り 、 こ の第 2 の発信器 3 j は、 第 5 6 図に示すよ う に、 微弱な 電磁波によ る書類存在通知信号を発信する第 2 書類存在 通知手段 3 5 2 と して機能する。 一方、 通知補助装置 6 は、 第 5 7 図に示すょ ラ に、 C P U 6 a 、 内部メ モ リ 6 b 、 受信器 6 c 、 L E D 6 d 、 及びブザ一 6 e を備えて いる。 そ して、 前記内部メ モ リ 6 b の所定領域に pd 1%し た制御プロ グラム を C P U 6 a が実行する こ と によ り 、 第 5 8 図に示すよ う に、 前記受信器 6 c が前記書類存在 通知装置 3 の前記第 2 書類存在通知手段 3 5 2 を介 して 発信された前記書類存在通知信号を受信する受信手段 6 0 1 、 及び前記受信手段 6 0 1 が前記書類存在通知信号 を受信した際に、 L E D 6 d 及びブザ一 6 e に向けて通 知補助信号を発する よ う 命令を発する通知補助手段 6 0 2 と して機能する。

また、 前段では、 通知補助装置 6 が.書類存在通知装置 3 によ り 発せ られた書類存在通知信号を受信 して通知捕 助信号を発する態様について述べたが、 前記通知補助装 置 6 を用 いる態様と して、 他に前記通知補助装置 6 と前 記書類存在通知装置 3 と を有線接続し、 前記書類存在通 知補助装置 6 に書類管理装置 2 か ら の検索要求信号を前 記書類存在通知装置 3 に中継する 中継器と しての機能を 備えさせる態様も考え られる。 こ の場合、 棚 Tが金属製 の前扉を備えてい る等、 前記書類存在通知装置 3 と前記 書類管理装置 2 及び前記書類存在通知補助装置 6 とが電 磁的に遮蔽されている場合で も、 検索要求信号を有効に 前記書類存在通知装置 3 に受信させる こ とができる と と も に、 前記書類存在通知装置 3 か ら 前記書類存在通知補 助装置 6 に前記書類存在通知信号を発信する こ と もでき る 。 さ ら に、 前記通知補助装置 6 が以上に述べた 2 つの 機能を同時に備える態様も考え られる。

さ ら に、 以上に述べたよ う な通知補助装置 6 に、 棚 T に収納されている書類存在通知装置 3 の通知装置識別子 を予め前記第 2 の I Cチッ プ （図示略） か ら取得して内 部メ モ リ 6 b の所定領域に記憶してお く 通知装置識別子 記憶手段 と、 前記受信手段 6 0 1 が受信 した書類存在通 知信号が前記通知装置識別子記憶手段に記憶されてい る か否かを判定する判定手段 と を備える と と も に、 前記通 知補助手段 6 0 2 が前記判定手段 に よ る 判定の結果が 「真」 である場合のみ前記通知補助信号を発する よ う に 構成して もよ い。 こ のよ う な ものであれば、 書類の管理 者別に前記書類存在通知装置 3 を取 り 付ける実フ ァ イ ル F を分けてお く と と も に、 書類の管理者 ごと に異なる通 知補助装置 6 の前記通知装置識別子記憶手段に 自 らが管 理する実フ ァ イ ル F に取 り 付け られた書類存在通知装置 3 の通知装置識別子を記憶させる こ と によ り 、 同 じ棚 T に異なる者が管理する実フ ァイル F が混在していても、 どの管理者が管理している文書が検索されたのかを区別 する こ とができる。

加えて、 前記書類存在通知装置 3 が前記内部メ モ リ 3 b の所定領域に記憶した制御プロ グラム を C P U 3 a が 実行する こ と によ り 、 機能ブロ ッ ク と して前記第 2 受信 部 3 0 5 が受信した書類識別子を記憶する書類識別子記 憶部をさ ら に有する よ う に しても よ い。 こ の場合、 前記 書類存在通知装置 3 は、 発信部 3 0 4 か ら電磁波を発す る以前に前記書類識別子記憶部の記憶内容中 に検知要求 情報が示す書類識別子と一致する も のがあ るか否かを照 合し、 前記照合の結果が 「真」 であれば書類存在通知信 号を発するよ う にする とよい。

このよ う に構成 した書類存在通知装置 3 の一例を以下 に述べる。 こ の例では、 書類存在通知装置 3 は、 第 5 9 図に示すよ う に、 機能ブロ ッ ク と して受信命令部 3 2 1 書類識別子記憶部 3 2 2 、 及び判定命令部 3 2 3 をさ ら に有する。 前記受信命令部 3 2 1 は、 例えば所定時間間 隔ゃ、 前記書類存在検知手段 3 0 1 が作動 した時点 ごと あ る いは前記書類存在通知装置 3 に別途設けた振動セ ン サ （図示略） が実フ ァイ ル F の振動を検知 した時点ごと 等の所定のタ イ ミ ングで、 前記第 2 受信部 3 0 5 に受信 開始信号を渡すと と も に、 発信部 3 0 4 に電磁波を発信 させる。 前記書類識別子記憶部 3 2 2 は、 前記発信部 3 0 4 か ら発信された電磁波を I C チ ッ プ 1 が受信 した こ と を受けて I C チッ プ 1 か ら発信され前記第 2 受信部 3 0 5 が受信する書類識別子を内部メ モ リ 3 b の所定領域 に記憶する。 判定命令部 3 2 3 は、 前記第 1 受信部 3 0 3 が前記書類管理装置 2 の発信手段 2 0 6 か ら書類識別 子を含む書類識別 レコー ド に対応する検知要求情報を受 信 した際に、 前記発信部 3 0 4 及び前記第 2 受信部 2 0 5 が機能していない状態で、 前記判定部 3 0 6 に、 こ の 検知要求情報が示す書類識別子と 同一の書類識別子を前 記書類識別子記憶部 3 2 2 が記憶しているか否かを判定 させる命令を発する。 こ の判定の結果が 「真」 であれば 書類存在通知手段 3 0 2 を作動させる と と も に、 こ の判 定の結果が 「偽」 であれば前記発信部 3 0 4 を作動させ こ の発信部 3 0 4 か ら'電磁波を発信し、 以下上述の実施 形態と同様の処理 （ S 3 0 2 S 3 0 5 ) を行う 。

こ のよ う にすれば、 こ の書類存在通知装置 3 が設け ら れた実フ ァ イ ル F に検索対象 C:、め る書類が収納されてい る場合、 前記第 1 受信部 3 0 3 が前記書類管理装置 2 の 発信手段 2 0 6 か ら =4

類 m 別子を含む書類識別 レコー ド に対応する検知要求情報を受信する ごと に前記発信部 3 0 4 を介 して電磁波を発信 して I C チッ プか ら電磁波に よ り 書類識別子を含む信号を受信する態様と比較して、 該書類の検索をよ り 速やかに行う こ とができる。 また、 前記発信部 3 0 4 を介して電磁波を発信する必要がな く なる ので、 書類存在通知装置 3 の消費電力 を少な く する こ と もできる。

また、 書類存在通知装置 対する電力の供給を以下の よ う に して行う 態様も考え られる。 例えば、 第 6 0 図に 全体図、 第 6 1 図に要部の側断面図をそれぞれ示すよ う に、 書類存在通知装置 3 を 類収納手段であ る フ ァイ ル F に設ける場合において、 刖記フ ァィ ル F を収納する収 納空間たる棚板 T 1 に電極 m子 P W 1 2 を備えた電源供 給装置 P W 1 を設ける と と ち に、 フ アイ ル F の肉厚内に 導電線を埋設する等の手段 よ り 電源供給回路 P W 2 を 形成し、 前記電源供給回路 P W 2 に書類存在通知装置 3 の電極端子 （図示略 ) を接続し、 刖記電源供給装置 P W 1 の電極端子 P W 1 2 と前記フ ア イ ル F に設けた電源供 給回路 P W 2 と を接続する態様が考え られる。 こ こ で、 電源供給装置 P W 1 は、 本体 P W 1 1 と、 電極端子 P W 1 2 と、 電源供給部 P W 1 3 と を備えている。 前記本体 P W 1 1 は、 フ ァイ ル F を収納する収納空間に設け られ フ ァ イ ル F と当接してその移動を禁止する機能を有する 具体的には、 棚板の前縁部に設け られ、 棚の幅方向に延 伸する棒状の部材であ り 、 棚板に載置されたフ ァ イ ル F の落下を防止する機能を有する。 電極端子 P W 1 2 は、 前記本体の背面に長手方向に延伸していて、 正極及び負 極にフ ァ イ ル F の受電端子 P W 2 1 を複数接続可能に構 成 してい る。 電源供給部 P W 1 3 は、 外部の家庭用交流 電源に接続する プラ グと、 前記家庭用交流電源を直流電 源に変換する A C アダプタ と、 前記 A C アダプタ と前記 電極端子と を接続する電源コ ー ド と を有する。 一方、 フ アイ ル F には、 受電端子 P W 2 1 、 取付部 （図示略） 、 及び電源供給回路 P W 2 を備えている。 前記受電端子 P W 2 1 は、 前記電源供給装置 3 の電極端子 （図示略） に 接続可能な も のである。 前記取付部は、 前記書類存在通 知装置 3 がこ のフ ァイル F に取 り 付け られた際に、 前記 書類存在通知装置 3 に設け ら れた図示しない受電端子に 接続される給電端子 （図示略） を有する。 電源供給回路 P W 2 は、 前記受電端子 P W 2 1 と前記取付部の給電端 子と を電気的に接続する ものである。

また、 第 6 2 図に示すよ う に、 前記電源供給装置 P W 1 に、 電極端子 P W 1 2 に替えて給電電磁コイ ル P W 1 4 を備えさせる と と も に、 前記フ ァ イ ル F の受電端子 P W 2 1 に替えて、 前記電源供給装置 P W 1 の給電電磁コ ィ ル P W 1 4 によ り 励磁されて電力 を発する受電電磁コ ィ ル P W 2 2 を設ける態様も考え られる。

さ ら に 、 m 6 3 図に示すよ う に、 前記フ ア イ ル F でな く 書類存在通知装置 3 に受電電磁コイ ル 3 r を設ける と と も に 、 刖 ΒΠフ ア イ ル F の取付部を、 前記書類存在通知 装置 3 の受電電磁コィ ル 3 r が電源供給装置 P W 1 の給

¾ *¾磁コ イ ル P W 1 4 によ り 励磁されて電力 を発する こ と を可能に位置させる よ う機能させる もの とする態様も 考え られる。

加えて、 書類存在通知装置には、 例えばバィ ブレ一タ を設けて振動によ る書類存在通知信号を発する よ う に し て も よい。 ま 類識別 レ n一 ド に対応する書類名や 検索を行う者の氏名等の個人識別子を検知要求情報に含 ませた上で、 前記検知要求情報に基づき書類存在通知信 号と して これ ら書類識別 レ n一 ド に対応する書類名ゃ検 索を行う 者の氏名等の個人識別子を画面表示する よ う に して も よ い。 一方、 書類存在通知装置の内部に蓄電池を 設ける と と ち に、 蓄電池の充電 画面表示させる よ に して ち ょい。 さ ら に、 検索 ¾c行う 者それぞれに個人識 別子を øし ί¾ d せた I C チ ッ プ等の個人識別 媒体を 設けた I D力ー ド等の個人 手段を予め携帯させる と と も に、 書類存在通知装置に前記個人識別 f B己 'fe媒体か ら個人識別子を取得する I C チッ プ読取器等の個人識別 子取得部を設け、 前記個人識別子取得部が取得した個人 識別子と前記検知要求情報に含まれる個人識別子が一致 する場合にのみ書類存在通知信号を発する よ う に して も よ い。 そ して、 スィ ッ チ切 り 替えな どの操作によ り 上述 した通知補助装置 と して機能する よ う に構成 しても よ い 以上に述べた効果を全て実現可能な書類存在通知装置と して、 概略図を第 6 4 図に示すよ う な も のが考え られる 上述した書類存在通知装置 7 は、 前記第 6 4 図及び機 器構成図であ る第 6 5 図に示すよ う に、 太陽電池 7 X を 動力源と し、 書類存在通知装置と して機能するモー ド と 通知補助装置と して機能するモー ド と を切 り 替える機能 切 り 替えスィ ッ チ 7 s を備えている。 また、 太陽電池に よ り 発電された電力 は、 図示しない蓄電池に蓄え られる さ ら に、 C P U 7 a 、 内部メ モ リ 7 b 、 受信器 7 c 、 I C チッ プ読み取 り 器 7 d、 L E D 7 e 、 ブザ一 7 f 、 バ イ ブレー夕 7 g 、 画面表示装置 7 h、 I C カー ド読み取 り 器 7 i を備えている。 そして、 前記内部メ モ リ 7 b の 所定領域に格納 した制御プロ グラム を前記 C P U 7 a が 実行する こ と によ り 、 前記機能切 り 替えスィ ッ チ 7 s が 書類存在通知装置と して機能するモー ド を示している場 合には、 こ の書類存在通知装置 3 を構成する各ハー ド ウ エ アが協働して、 第 6 6 図に示すよ う に、 書類存在検知 手段 3 0 1 、 書類存在通知手段 3 0 2 、 個人識別子取得 手段 3 8 1 、 個人照合手段 3 8 2 、 蓄電量検知手段 3 8 3 、 及び画面表示手段 3 8 4 と して機能する。 一方、 前 記機能切 り 替えスィ ッ チ 7 s が通知補助装置と して機能 するモー ド を示 している場合には、 こ の書類存在通知装 置を構成する各八一 ド ウ エアが協働 して、 第 6 7 図に示 すよ う に、 受信手段 6 0 1 、 通知補助手段 6 0 2 、 及び 中継手段 6 0 3 と して機能する。

前記書類存在検知手段 3 0 1 は、 上述 した第 1 〜第 3 実施形態における もの と同様の構成を有 し、 同様の機能 を有する。

前記書類存在通知手段 3 0 2 は、 前記書類存在検知手 段 3 0 1 によ る命令に加え、 前記個人照合手段 3 0 4 に よ る命令を受けた場合にのみ、 L E D 7 e 、 ブザ一 7 :f バイ ブレータ 7 g に光、 音、 及び振動によ る書類存在通 知信号を発するよ う に命令する機能を有する。

個人識別子取得手段 3 8 1 は、 I C カー ド読み取 り 器 7 i を利用 して構成していて、 書類の検索を要求する者 が所持し、 個人識別子を記憶した個人認証手段たる I C カー ドか ら個人識別子を取得する。

個人照合手段 3 8 2 は検知要求情報が示す個人識別子 と前記個人識別子取得手段 3 8 1 が取得した個人識別子 と を照合し、 照合の結果が 「真」 であ る場合に前記書類 存在通知手段 3 0 2 に対して書類存在通知信号を発する よ う命令する。

蓄電量検知手段 3 8 3 は、 前記蓄電池の蓄電量を図示 しない電圧検知回路な どを用いて検知する。

画面表示手段 3 8 4 は、 前記書類存在検知手段 3 0 1 によ る命令に加え、 前記個人照合手段 3 8 2 によ る命令 を受けた場合にのみ、 検知要求情報が示す個人識別子及 び書類情報を画面表示装置 7 h によ り 可視化表示する。 また、 前記蓄電量検知手段 3 8 3 によ り 検知された蓄電 量を受け取 り 、 該蓄電量のおおよその量を画面表示装置 7 h によ り 可視化表示する。

前記受信手段 6 0 1 及び通知補助手段 6 0 2 は、 上述 した通知補助装置 6 の同名の機能ブロ ッ ク と略同様の構 成を有し同様の機能を有する。

中継手段 6 0 3 は、 書類管理装置 2 か ら の検知要求情 報を含む信号を変調して書類存在通知装置に中継する。

さ ら に、 書類存在通知装置が複数の書類識別子を受け 付ける よ う に して も よい。 すなわち 、 上述 した第 1 〜第 3 実施形態において、 第 1 受信部 3 0 3 によ り 書類識別 子を含む電磁波信号を複数受信する よ う に してもよい。 また、 第 1 受信部 3 0 3 が受信した書類識別子と第 2 受 信部 3 0 5 が受信 した電磁波信号に含まれる書類識別子 とが一致するか否かの判定を第 1 受信部 3 0 3 が受信 し た書類識別子のそれぞれに対して順次行う よ う に して も よい。 すなわち 、 第 1 受信部 3 0 3 が受信 した書類識別 子の う ち一つ と第 2 受信部 3 0 5 が受信 した電磁波信号 に含まれる書類識別子とがー致するか否かの判定判定結 果が偽であ る場合には、 書類収納手段内の I C チッ プに 再び電磁波を発信して第 2 受信部 3 0 5 によ り I C チ ッ プ 1 か ら書類識別子を受信し、 第 1 受信部 3 0 3 が受信 した書類識別子の う ち別の一つ と第 2 受信部 3 0 5 が受 信した電磁波信号に含まれる書類識別子とがー致するか 否かの判定を行う プロセス を、 第 1 受信部 3 0 3 が受信 した書類識別子全てについて判定を行う まで繰 り 返すよ う に してもよい。

加えて、 書類管理装置を通信ネ ッ ト ヮ一ク な どを介し て複数台接続する態様において、 書類識別子の入力 を受 け付けた書類管理装置に入力 された書類識別子が格納さ れていない場合には、 入力 された書類識別子を格納 した 書類管理装置を示す装置識別子の出力だけを行う よ う に して もよい。 こ のよ う な ものであ っ て も、 出力 された装 置識別子によ っ て示される書類管理装置に書類識別子を 入力すれば、 書類存在通知装置が機能 して求める書類を 得る こ とができる

その他、 本発明の趣旨を損ねない範囲で種々 に変形 し てよい 産業上の利用可能性

以上に説明 したよ う に、 請求の範囲第 1 項及び第 5 項 に係る発明によれば、 書類を保存する際に書類識別子記 憶媒体を付帯させて書類存在検知手段を設けた書類収納 手段に収納させる と と も に、 書類識別子を書類管理装置 に格納しておいて、 その後書類管理装置が書類識別子の 入力 を受け付けて発信 し、 書類存在通知手段が書類識別 子を有する書類の存在を検知 して書類存在通知信号を発 する こ と によ り 、 書類の量及び書類の整理の方法に関 ら ず求め る書類がどの書類収納手段に収納されている のか を容易に確認できるよ う になる。

Claims

請求の範囲

類に付され、 書類を識別する書類識別子を記憶 し た書類識別子記憶媒体と、

f[J記書類識別子を含む書類識別 レコー ドの一部又は全 部の入力 を受け付ける入力受付手段、 及び入力受付手段 が受け付けた書類識別 レコー ド の一部又は全部に対応す る検知要求情報を発信する発信手段を有する書類管理装 置と、

前記書類管理装置の発信手段か ら発信された前記検知 要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別 p3憶媒体の存在を検知する こ と によ り 該書類識別子記 憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段 及び書類存在検知手段によ り 書類の存在を検知 した際に 前記書類の存在が検知された こ と を示す書類存在通知信 号を発する書類存在通知手段を有する書類存在通知装置 と を具備する こ と を特徴とする 管理システム

. 刖記書類識別子記憶媒体に BCJ憶した書類識別子を取 得する書類識別子取得手段と、 前記 別子取得手段 が取得 した書類識別子をそのま ま、 ある いは刖記書類識 別子を含む書類識別 レコー ド と して格納する書類識別子 格納手段 と をさ ら に有する こ と を特徴とする請求の範囲 第 1 項記載の書類管理システム

< QJ . ¾ isi 類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる基材を 提供する書類識別子記憶媒体付与手段をさ ら に有する こ と を特徴とする請求の範囲第 2 項記載の書類管理システ ム

4 . 前記書類管理装置の入力受付手段が受け付けた内容 に対応する書類識別 レコー ド を書類識別子格納手段内か ら検索する書類識別 レコー ド照合手段と、 前記書類識別 レ コー ド照合手段による検索結果である書類識別 レ コー ド に含まれる書類識別子を検知要求情報と して前記書類 管理装置の発信手段に発信すべき旨の指示を与える発信 指示手段と をさ ら に有する こ と を特徴とする請求の範囲 第 2 項又は第 3 項記載の書類管理システム。

5 . 書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記 憶媒体と、

書類に前記書類識別子記憶媒体を付帯させる書類識別 子付与手段、 前記書類に付帯させた前記書類識別子記憶 媒体に記憶された前記書類識別子を格納する書類識別子 格納手段、 前記書類識別子の入力 を受け付ける書類識別 子入力手段、 及び入力 された前記書類識別子を発信する 発信手段を少な く と も有する書類管理装置と、

前記書類を収納する持ち運び可能な書類収納手段に設 け られ、 前記書類管理装置の発信手段か ら発信された前 記書類識別子を有する書類識別子記憶媒体の存在を検知 する こ と によ り この書類識別子記憶媒体を付帯させた書 類の存在を検知する書類存在検知手段、 及び書類の存在 を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段を少 な く と も有する書類存在通知装置と を具備する こ と を特 徴とする書類管理システム。

6 . 書類を綴 じる書類綴 じ手段を さ ら に有する書類管理 装置を用 いる こ と を特徴とする請求の範囲第 1 項ない し 第 5 記載の書類管理システム。

7 . 刖 類識別子付与手段の少な く と も一部が前 類綴 じ手段と しての機能を も有する こ と を特徴とする 求の範囲第 6 項記載の書類管理システム。

8 . 刖 sri書類にかかる情報である書類情報を受け付ける 情報受付手段を さ ら に有する と と も に、 前記書 別子格納手段に前記書類識別子と前記書類情報と を含む 識別 レコー ド を格納する よ う に している書類管理装 置を用 いる こ とを特徴とする請求の範囲第 1 項ない し第 7 項記載の書類管理システム。

9 . 刖記書類識別子付与手段が、 前記書類識別子記

、

体か ら 刖 書類識別子を取得する書類識別子取得手段た 類識別子取得部を具備する こ と を特徵とする請求の

ヨロ 範囲 ない し第 8 項記載の書類管理システム。

1 0 刖 id書類識別子格納手段に複数の フ ォルダを設け ている と と も に、 前記書類識別子を含む書類識別 レ Π ― ド をフ ォルダに格納する よ う に している こ と を特徴とす る闲求の範囲第 1 項ない し第 9 項記載の書類管理システ ム。

1 1 . 前記書類識別子格納手段に複数のフ ォルダを設け ている と と も に、 前記書類識別子を フ ォルダに格納する よ う に している こ と を特徴とする請求の範囲第 1 項ない し第 9 項記載の書類管理システム。

1 2 . 前記入力受付手段が、 少な く と も前記フ ォルダの 一覧を表示する フ ォルダ一覧表示部と、 前記フ ォルダの 選択入力 を受け付ける フ オルダ選択入力受付部と、 前記 フ ォルダに格納された前記書類識別 レコ ー ド の一部又は 全部の一覧を表示する書類一覧表示部と、 前記書類識別 レコ一 ド の一部又は全部の選択入力 を受け付ける書類選 択入力受付部と を有する こ と を特徴 とする請求の範囲第 1 項ない し第 4 項又は第 6 項ない し第 1 1 項記載の書類 管理システム。

1 3 . 前記書類識別子入力手段が、 少な く と も前記フ ォ ルダの一覧を表示する フ オルダ一覧表示部と、 前記フ ォ ルダの選択入力 を受け付ける フ ォルダ選択入力受付部と 前記フ ォルダに格納された前記書類識別子の一覧を表示 する書類識別子一覧表示部と、 前記書類識別子の選択入 力 を受け付ける書類識別子選択入力受付部と を有する こ と を特徴 とする請求の範囲第 5 項記載の書類管理システ ム。

1 4 . 複数の書類管理装置を備える と と も に、 一の書類 管理装置か ら他の書類管理装置に格納された書類識別子 を含む書類識別 レコ ー ド を検索可能に構成している こ と を特徴とする請求の範囲第 1 項ない し第 1 3 項記載の書 類管理システム。

1 5 . 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置 識別子格納手段と、 他の書類管理装置に前記検知要求情 報を送信する検知要求情報送信手段と、 他の書類管理装 置か ら前記検知要求情報が示す書類識別 レコ ー ド を格納 している こ と を示す書類格納通知信号を受信する書類格 納通知信号受信手段と をさ ら に有する書類管理装置を用 いる こ と を特徴 とする請求の範囲第 1 4 項記載の書類管 理システム。

1 6 . 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置 識別子格納手段と、 他の書類管理装置か ら前記検知要求 情報を受信する検知要求情報受信手段と、 前記検知要求 情報受信手段が受信した前記検知要求情報に対応する書 類識別 レコー ド を検索する検索手段と、 前記書類識別 レ コ ー ド を格納 している場合に前記装置識別子を含む書類 格納通知信号を送信する書類格納通知手段と をさ ら に有 する書類管理装置を用いる こ とを特徴とする請求の範囲 第 1 5 項記載の書類管理システム。

1 7 . 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置 識別子格納手段と、 他の書類管理装置に前記検知要求情 報を送信する検知要求情報送信手段と、 他の書類管理装 置か ら前記検知要求情報が示す書類識別子を格納してい る こ と を示す書類格納通知信号を受信する書類格納通知 信号受信手段と を さ ら に有する書類管理装置を用 い る こ と を特徴とする請求の範囲第 1 4 項記載の書類管理シス テム。

1 8 . 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置 識別子格納手段 と、 他の書類管理装置か ら前記検知要求 情報を受信する検知要求情報受信手段 と、 前記書類識別 子受信手段が受信した前記検知要求情報が示す書類識別 子を検索する検索手段と、 前記書類識別子を格納してい る場合に前記装置識別子を含む書類格納通知信号を送信 する書類格納通知手段と をさ ら に有する書類管理装置を 用 いる こ と を特徴とする請求の範囲第 1 7 項記載の書類 管理システム。

1 9 . 前記発信手段が、 前記検知要求情報受信手段が受 信した検知要求情報を書類存在通知装置に発信する機能 を も有する こ と を特徴とする請求の範囲第 1 6 項又は第 1 8 項記載の書類管理システム。

2 0 . 書類管理装置に付した装置識別子を格納する装置 識別子格納手段と、 他の書類管理装置に書類識別子を送 信する書類識別子送信手段と、 他の書類管理装置か ら書 類識別子を受信する書類識別子受信手段と、 前記書類識 別子受信手段が受信 した前記書類識別子を検索する検索 手段と、 前記書類識別子を格納 している場合に前記装置 識別子を含む書類格納通知信号を送信する書類格納通知 手段と、 書類格納通知信号を受信する書類格納通知信号 受信手段と をさ ら に有する書類管理装置を用 いる こ と を 特徴とする請求の範囲第 5 項記載の書類管理システム。 2 1 . 前記発信手段が、 前記書類識別子受信手段が受信 した前記書類識別子を発信する機能を も有する こ と を特 徴とする請求の範囲第 2 0 項記載の書類管理システム。 2 2 . 前記書類識別子記憶媒体を I C チッ プを用 いて構 成している と と も に、 前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段 か ら前記検知要求情報を受信する第 1 受信部と、 前記書 類識別子記憶媒体が発する電磁波を受信する第 2 受信部 と、 前記第 2 受信部が受信 した書類識別子の中に前記第 1 受信部が受信した前記検知要求情報に対応する書類識 別子と一致している ものがあ るか否かを判定する判定部 と を有 し、

前記判定部によ る判定結果が真である際に、 前記書類 存在通知手段が書類存在通知信号を発する こ と を特徴と する請求の範囲第 1 項ない し第 4 項又は第 6 項ない し第 2 1 項記載の書類管理システム。

2 3 . 前記書類識別子記憶媒体を I C チッ プを用 いて構 成している と と もに、

前記書類存在検知手段が前記書類管理装置の発信手段 か ら書類識別子を受信する第 1 受信部と、 前記書類識別 子記憶媒体が発する電磁波を受信する第 2 受信部と、 前 記第 2 受信部が受信 した書類識別子の中 に前記第 1 受信 部が受信 した書類識別子と一致 している も のがあ るか否 かを判定する判定部と を有し、

前記判定部による判定結果が真である際に、 前記書類 存在通知手段が書類存在通知信号を発する こ と を特徴と する請求の範囲第 1 項ない し第 2 1 項記載の書類管理シ ステム。

2 4 . 所定のタイ ミ ングで前記書類存在検知手段の第 2 受信部を機能させる受信命令部と 、 第 2 受信部が受信す る書類識別子を記憶する書類識別子記憶部 と をさ ら に備 えてい る こ と を特徴とする請求の範囲第 2 2 項又は第 2 3 項記載の書類管理システム。

2 5 . 前記書類存在検知手段の第 1 受信部が検知要求情 報を受信 した際に、 前記書類存在検知手段の第 2 受信部 が機能 しない状態で、 前記書類存在検知手段の判定部が 前記書類識別子記憶部に記憶されている書類識別子に基 づき判定を行う こ と を特徴とする請求の範囲第 2 4 項記 載の書類管理システム。

2 6 . 前記書類存在通知装置を前記書類収納手段に対し て着脱可能に構成している こ と を特徴とする請求の範囲 第 1 項ない し第 2 5 項記載の書類管理システム。

2 7 . 前記書類存在通知装置が発する前記書類存在通知 信号を受信する通知信号受信手段 と、 前記通知信号受信 手段が前記書類存在通知信号を受信 した場合に通知補助 信号を出力する通知補助手段をさ ら に有する通知補助装 置を さ ら に具備する こ と を特徴とする請求の範囲第 1 項 ない し第 2 6 項記載の書類管理システム。

2 8 . 前記書類管理装置か ら書類存在通知装置への前記 書類識別子に対応する検知要求情報の発信を、 無線によ り 行 う よ う に している こ と を特徴とする請求の範囲第 1 項ない し第 2 7 項記載の書類管理システム。

2 9 . 前記基材がタ グシー ト であ っ て、 前記書類識別子 記憶媒体付与手段が、 前記基材を供給する基材供給手段 と、 前記基材を書類と と も に綴じる綴じ手段と を備えて いる こ と を特徴とする請求の範囲第 3 項ない し第 2 8 項 記載の書類管理システム。

3 0 . 前記書類識別子を付された書類に対応する電子化 された書類を管理 し、 前記書類識別子を含む書類識別 レ コー ド と前記電子化された書類の属性情報 と を対応付け て記憶する書類対応テーブル記憶手段と、 前記書類識別 子に対応する検知要求情報を前記書類管理装置に渡す検 知要求手段と を備えた電子化書類管理装置を さ ら に具備 する こ と を特徵とする請求の範囲第 3 項ない し第 2 9 項 記載の書類管理システム。

3 1 . 前記書類識別子を付された書類に対応する電子化 された書類を管理 し、 前記書類識別子を含む書類識別 レ コ一 ド と前記電子化された書類の属性情報 と を対応付け て記憶する書類対応テーブル記憶手段と、 前記書類識別 子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別 レコ 一 ド に対応する可視化要求情報を発信する可視化要求手 段と、 前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する 電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表 示手段と を有する こ と を特徴とする請求の範囲第 3 項な い し第 2 9 項記載の書類管理システム。

3 2 . 前記電子化書類管理装置が、 オペ レーシ ョ ンシス テム上において作動する フ ァ イ ル管理システム によ り 前 記電子化された書類を管理する も のである と と も に、 ォ ペ レーシ ョ ンシステム上において作動する機能拡張プロ グラ ム を実行する こ と によ り 、 前記書類対応テーブル記 憶手段及び前記検知要求手段と して機能する よ う に して いる こ と を特徴 とする請求の範囲第 3 0 項又は第 3 1 項 記載の書類管理システム。

3 3 . 前記書類収納手段に収納手段識別子を対応付けて いる と と も に、 前記電子化書類を記憶する手段であ る電 子化書類記憶手段内に前記書類収納手段 と対応付けて電 子フ ォルダを形成する電子フ ォルダ形成手段 と、 前記書 類識別子取得手段が取得 した書類識別子と前記書類対応 テーブル記憶手段の記憶内容と を照合する照合手段と、 前記照合手段によ る照合の結果に基づき、 前記電子フ ォ ルダ形成手段によ り 形成された電子フ ォルダ内に前記書 類に対応付け られてい る電子化書類へのアクセス を可能 にするためのアイ コ ンを形成する書類ア クセス可能化手 段と をさ ら に具備する こ と を特徴とする請求の範囲第 3 0 項ない し第 3 2 項記載の書類管理システム。

3 4 . 前記書類識別 レコー ド に該書類にア ク セス可能な 者の情報を示す権限情報を含める態様に用 い られる もの であ っ て、 前記書類管理装置に、 個人を示す個人識別子 を受け付ける個人識別子受付手段と、 前記個人識別子受 付手段が受け付けた個人識別子と前記権限情報と を照合 する照合手段と、 前記照合手段によ り ア ク セス可能な書 類である と判定された も ののみをアクセス可能とする選 択的アクセス手段と をさ ら に備えている こ と を特徴とす る請求の範囲第 1 項ない し第 3 3 項記載の書類管理シス テム。