JP4251120B2 - 書類管理システム - Google Patents

Description

本発明は、書類の整理及び検索を行う書類管理システムに関する。

従来、書類の整理を行うには、書類をファイル等に収納するとともに、ファイルに書類の内容を示すタイトルを印字したラベルを付して、ラベルが外部から見える状態で書棚等に収納する態様が広く用いられている。また、このラベルの印字内容、すなわちファイルに付したタイトルをラベル印字装置に接続したパソコン等に分類して格納し、管理を行う手法が考えられている。（例えば、特許文献１参照。）
特開２０００−３３５１６３号公報

ところが、時間の経過に伴い、ファイルや書類の数が増大するなどによりファイルの所在位置やファイルと個々の書類との関連がわかりにくくなり、求める書類に対応するファイルの所在やタイトルに基づき求める書類を得ることが困難になる不具合が起こり得る。さらに、書類を電子化した態様で保存することや書類を電子化した態様で予め作成し、電子化した書類を印字装置などにより紙媒体に印刷することが広く行われているが、書類の数が増大すると、電子化した書類に対応する紙媒体による書類の有無や電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係もまたわかりにくくなる不具合が生じ得る。

本発明は、以上に述べた課題を解決し、電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係を確実に把握できるようにする書類管理システムを提供するものである。

すなわち本発明に係る書類管理システムの一つは、紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、ユーザによる書類情報の入力を促す書類情報入力手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子及び前記書類情報入力手段が取得した書類情報とを組にした書類識別レコードを生成する識別レコード登録手段と、前記識別レコード登録手段が生成した書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を送信する可視化要求情報送信手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段と、書類識別子取得手段が取得した実書類の書類識別子に対応する書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されているか否かを判定し、該書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されている場合には可視化要求情報送信手段を機能させるよう指示を発するとともに該書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されていない場合には新たな書類識別レコードを生成させるべく書類情報入力手段を機能させるよう指示を発する処理判定手段とを有することを特徴とする。

このようなものであれば、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを書類識別子記憶手段に記憶しておくとともに、書類対応テーブル記憶手段に前記書類識別レコードと電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶することにより、電子化された書類の属性情報から紙媒体による書類を確認でき、これらの間の対応関係を確実に把握できるようになる。

電子化された書類を編集して新たに紙媒体による書類を生成した場合に、前記電子化された書類が編集されたことを反映できるようにするための好適な態様として、電子化された書類の属性情報と前記書類識別子との対応付けを変更する書類対応変更処理手段を有するものが挙げられる。このように構成すれば、前記電子化された書類の属性情報に対応する書類識別子を、前記書類対応変更処理手段を介して編集の結果新たに生成した紙媒体による書類を示す書類識別子に対応付けし直すことができるようになるからである。

また、本発明に係る書類管理システムの他の一つは、紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、前記書類識別子に対応付けるべき電子化された書類の選択入力を受け付けるとともに電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記選択入力の際に、他の書類識別子に対応付けられている電子化された書類が選択された際に電子化された書類の属性情報と前記書類識別子との対応付けを変更する書類対応変更処理手段とを有することを特徴とする。
このような構成であれば、前記電子化された書類の属性情報に対応する書類識別子を、前記書類対応変更処理手段を介して編集の結果新たに生成した紙媒体による書類を示す書類識別子に対応付けし直すことができるようになるので、電子化された書類を編集して新たに紙媒体による書類を生成した場合に、前記電子化された書類が編集されたことを反映することができる。
このような書類管理システムにおいて、紙媒体による書類を介して電子化された書類に関する情報を容易に管理できるようにするには、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を送信する可視化要求情報送信手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段とを有するものであればよい。前記電子化書類可視化表示手段により前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子に対応する電子化書類を可視化表示することにより、紙媒体による書類に対応する電子化された書類を表示し、さらに必要に応じてこの電子化された書類を編集できるようになるからである。

このような書類管理システムにおいて、電子化された書類に対応する紙媒体による書類の有無をわかりやすくするには、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンを他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示するアイコン可視化表示手段を有するものが望ましい。

さらに、前記アイコン可視化表示手段により区別されているアイコンに対する選択入力が行われたか否かを判定するとともに、前記判定の結果が「真」である場合に前記アイコンにより示される電子化された書類に対する操作の選択入力を受け付けるべく操作メニューを可視化表示する操作メニュー表示手段を有するものであれば、電子化された書類と紙媒体による書類とを関連付けるための操作等を前記操作メニューを介して行うことができるようになる。

このようにして電子化された書類と対応付けた実書類を容易に呼び出すことができるようにするための好適な態様として、前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段と、入力受付手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する検知要求情報発信手段と、前記の検知要求情報発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知することにより該書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段と、書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段とを有するものが挙げられる。なお、「前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける」とは、前記検知要求情報発信手段に渡すための前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の指定を受け付けること全般を含む概念である。

さらに、紙媒体による書類を収納する書類収納具の管理をも容易に行えるようにするための態様として、前記紙媒体による書類を収納する書類収納具と、前記書類収納具に付され前記書類収納具を識別する収納具識別子を記憶した収納具識別子記憶媒体と、前記収納具識別子記憶媒体に記憶した収納具識別子を読み取る収納具識別子読取要素を利用するとともに、電子化された書類を記憶する電子化書類記憶手段を具備する書類管理システムであって、電子化書類記憶手段内に電子化された書類を格納するフォルダを形成しているとともに、前記収納具識別子記憶媒体からの収納具識別子を受け付ける収納具識別子取得手段と、前記収納具識別子取得手段が受け付けた収納具識別子を含む収納具識別レコードを記憶する収納具識別レコード記憶手段と、前記フォルダの属性情報と前記収納具識別子とを対応付けて記憶するフォルダ対応テーブル記憶手段とを有するものが挙げられる。

このようにして電子化された書類と対応付けた書類収納具を容易に呼び出すことができるようにするための好適な態様として、前記収納具識別子を含む収納具識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける第２入力受付手段と、第２入力受付手段が受け付けた収納具識別識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する第２の検知要求情報発信手段と、収納具識別子を記憶している収納具識別子記憶手段と、前記検知要求情報が示す収納具識別子と前記収納具識別子記憶手段が記憶している収納具識別子とが一致している場合に該収納具識別子を付した書類収納具の存在を通知する収納具存在通知手段とを有するものが挙げられる。

そして、オペレーションシステム上において作動するファイル管理システムにより前記電子化された書類を管理する電子化書類管理装置を利用するものであって、オペレーションシステム上において作動するプログラムである機能拡張用システムを実行することにより、この電子化書類管理装置を少なくとも前記書類対応テーブル記憶手段として機能するようにしているものであれば、電子化された書類に対応する実書類の書類識別レコードをオペレーションシステムにおけるファイル管理システム上において管理しているように見せかけることができるようになる。すなわち、オペレーションシステム上において電子化された書類の属性情報を編集する操作と同様の操作により実書類との対応付け等を行うことができるようになる。
さらに、上述した本発明の効果を好適に得ることができる書類管理システムの他の一つとして、紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、電子化された書類を格納するフォルダに対応付けられた通知装置識別子又は前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段と、入力受付手段が受け付けた通知装置識別子又は書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する検知要求情報発信手段と、前記の検知要求情報発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知するか又は前記検知要求情報に対応する通知装置識別子と通知装置に記憶した通知装置識別子とを照合することにより該書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段と、書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段とを有することを特徴とするものが挙げられる。

本発明は、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを書類識別子記憶手段に記憶しておくとともに、書類対応テーブル記憶手段に前記書類識別レコードと電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶するので、電子化された書類の属性情報から前記書類識別レコードを介して紙媒体による書類を確認でき、これらの間の対応関係を確実に把握できるようになる。

以下に本発明の一実施形態について述べる。

本実施形態に係る物品管理システムたる書類管理システムは、オフィス内において、書類の管理に用いられ、図１に概略図を示すように、紙媒体による書類（以下「実書類」と称する）を識別する書類識別子を記憶した物品識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、書類識別子に基づき実書類の管理を行う書類管理装置２と、この書類管理装置２と連携して用いられ、オペレーションシステム（以下ＯＳと称する）として例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳが搭載された電子化書類管理装置たるパーソナルコンピュータ（以下「パソコン」と記す）３と、実書類を収納する書類収納具たる複数のファイル（以下「実ファイル」と称する）Ｆにそれぞれ着脱可能に設けられ、収納具識別子たる通知装置識別子に対応付けられた書類存在通知装置４と、前記通知装置識別子を記憶しているとともに前記通知装置識別子に対応付けられた書類存在通知装置４に付帯される通知装置識別子記憶媒体たる第２のＩＣチップ５とを具備する。なお、前記書類存在通知装置４及び第２のＩＣチップ５は、必ずしも設ける必要はなく、必要に応じて省略してもよい。また、これらを設ける場合であっても、必ずしも通知装置識別子をこれらと対応付ける必要はない。

次に、この書類管理システムの各要素について述べる。

前記ＩＣチップ１は、本実施形態では図２に示すように、書類識別子たる１２８ビットの数字を書き換え不能に記憶した記憶部１０１と、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を受信する受信器１０２と、この電磁波を電力に変換する動力変換回路１０４と、前記書類識別子を含む信号を電磁波として発信する発信器１０３とを備えている。また、本実施形態では、前記書類識別子はこのＩＣチップ１に記憶された１２８ビットの数字、すなわち図３に示すような３２桁の１６進数として表現される数字であり、全てのＩＣチップ１はそれぞれ異なる数字を記憶している。すなわち、それぞれの書類には、全て異なる書類識別子が付与されている。また、本実施形態では、このＩＣチップ１は書類に確実に付帯されるべく、図４に示すように、書類を綴じる媒体である書類綴じ媒体たるステープルＰ（ステープラの針とも称せられるもの）の内面の略中央部に脱離不能に接着している。また、前記ステープルＰは、書類にＩＣチップ１を付帯させる基材であり、電磁波を受信してＩＣチップ１に伝えるアンテナとしての機能を有する。そして、このステープルＰは前記書類管理装置２により供給される。

書類管理装置２は、図５に示すように、四角錐の下半部を取り出した形状をなしていて、図６に示すように、ＣＰＵ２ａと、内部メモリ２ｂと、画面出力装置２ｃと、選択入力装置２ｄと、受信器２ｅと、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる書類綴じ部２ｆと、ＩＣチップ読取器２ｇと、タイマ２ｈと、発信器２ｉとを有する。前記選択入力装置２ｄは、図５に示すように、第１選択ダイヤル２ｄ１と、第２選択ダイヤル２ｄ２と、選択ボタン２ｄ３とを有する。前記ＩＣチップ読取器２ｇは、請求項中の書類識別子読取要素及び収納具識別子読取要素として機能し、本実施形態では２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波をＩＣチップ１に向けて送信する送信部２ｇ１と、ＩＣチップ１からの電磁波信号を受信する受信部２ｇ２とを有し、実書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る。そして、前記内部メモリ２ｂの第１の所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、上述したハードウェアが協働し、機能ブロックとして、図７に示すように、書類識別子記憶手段２０１、書類綴じ手段２０２、書類識別子取得手段２０３、書類情報入力手段２０４、識別レコード登録手段２０５、検知要求情報受信手段２０６、検知要求情報発信手段２０７、通知装置登録受付手段２０８、通知装置登録情報送信手段２０９、書類登録情報送信手段２１０、処理判定手段２１１、及び可視化要求情報送信手段２１２を有する。また、前記書類識別子記憶手段２０１内に設けられ、書類管理プログラムにより管理されるフォルダ（以下「管理装置フォルダ」と称する）ｆは、本実施形態では書類存在通知装置４及び該書類存在通知装置４を取り付けた実ファイルＦに対応付けられていて、その内部に前記書類存在通知装置４に付された通知装置識別子を記憶している。

前記パソコン３は、図８に示すように、ＣＰＵ３ａ、内部メモリ３ｂ、外部記憶装置３ｃ、日付タイマ３ｄ、及び入出力インタフェース３ｅ等を有するとともに、前記入出力インタフェース３ｅには、画面出力装置３ｆ、キーボードやマウス等の入力装置３ｇ等の周辺機器を接続している。さらに、このパソコン３は、前記入出力インタフェース３ｅを介して前記書類管理装置２に接続している。前記外部記憶装置３ｃの所定領域には、パソコン３をＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムとして作動させるプログラム、及びパソコン３を機能拡張用システムとして作動させるプログラムが記憶されている。そして、これらプログラムを前記ＣＰＵ３ａが実行することにより、以上に述べたこのパソコン３を構成するハードウェアが協働して、図９に概念図を示すように、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム及び機能拡張用システムが作動する。Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ及びＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムとして周知のものを含み、市販のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ搭載パソコンにおけるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳの基本機能を有する。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、前記外部記憶装置３ｇの所定領域を利用して電子化された書類を記憶する電子化書類記憶手段（図示略）としても機能していて、前記Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより電子化された書類を管理している。一方、機能拡張用システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上において作動するプログラムであり、図７に示すように、登録情報受信手段３０１、フォルダ生成手段３０２、装置識別子対応付け手段３０３、書類識別レコード対応付け手段３０４、アイコン可視化表示手段３０５、操作メニュー表示手段３０６、検知要求手段３０７、可視化要求情報受信手段３０８、及び電子化書類可視化表示手段３０９として機能する。

前記書類存在通知装置４は、図１０に示すように太陽電池４ｘを動力源としているとともに、図１０及び図１１に示すように、ＣＰＵ４ａ、内部メモリ４ｂ、受信器４ｃ、ＩＣチップ読取器４ｄ、ＬＥＤ４ｅ、及びブザー４ｆを備えている。前記ＩＣチップ読取器４ｄは、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する発信部４ｄ１と前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波を受信する受信部４ｄ２とを具備する。そして、前記内部メモリ４ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ４ａが実行することにより、この書類存在通知装置４を構成する以上に述べたハードウェアが協働して、図１２に示すように、少なくとも前記書類管理装置２の発信手段から発信された前記書類識別子を記憶しているＩＣチップ１の存在を検知することによりこのＩＣチップ１を付帯させた書類の存在を検知する書類存在検知手段４０１、書類の存在を示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段４０２、及び書類存在通知装置４を示す通知装置識別子を記憶する通知装置識別子記憶手段４０３を有する。

前記第２のＩＣチップ５は、書類識別子でなく通知装置識別子を記憶している他は、前記ＩＣチップ１と同様の構成及び機能を有する。

以下に書類管理装置２の各機能ブロックについて前記図７を参照して説明する。

書類識別子記憶手段２０１は、前記内部メモリ２ｂのメモリ空間の第２の所定領域に形成していて、本実施形態では図１３に示すように書類の内容の分野を示す名前が付されたフォルダ（以下管理装置フォルダと称する）ｆを複数有する。そして、それぞれの管理装置フォルダｆに、前記書類識別子と書類情報とを含む書類識別レコードを図１４に示すように格納するようにしている。前記書類情報は、日付を示す日付情報と、書類の作成者の氏名、書類の題名を含む文字情報とを含む書類情報とを含む。また、上述したように、本実施形態では書類存在通知装置４及び該書類存在通知装置４を取り付けた実ファイルＦに対応付けられていて、その内部に前記書類存在通知装置４に付された通知装置識別子を記憶している。すなわち、この書類識別子記憶手段２０１は、収納具識別子たる通知装置識別子を少なくとも含む収納具識別レコードを記憶する収納具識別レコード記憶手段としても機能する。

書類綴じ手段２０２は、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる。具体的には、書類管理装置２に形成した図４に示す書類挿入口２ｘに書類が挿入されたことを検知した際に、この書類を綴じる。

書類識別子取得手段２０３は、書類が綴じられたことを受けて、書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を第１のＩＣチップ読取器２ｇの機能を利用して取得する。具体的には、前記送信器２ｇ１が前記ＩＣチップ１に動力を供給し、前記ＩＣチップ１からの書類識別子を含み電磁波として送信される信号を受信器２ｇ２が受信する。そして、受信した信号に対応する書類識別子を取得する。

書類情報入力手段２０４は、画面出力装置２ｃ、選択入力装置２ｄ、及びタイマ２ｈの機能を利用して、ユーザによる書類情報の入力を促すとともに、入力された書類情報を取得する。具体的には、例えば図１５に示すように、画面出力装置２ｃに五十音図とカーソルとを出力し、前記カーソルを前記選択入力装置２ｄの第１選択ダイヤル２ｄ１及び第２選択ダイヤル２ｄ２を用いて移動させ、前記五十音図から、カナ文字を前記選択入力装置２ｄの選択ボタン２ｄ３を用いて選択すること等によりユーザが書類情報中の文字情報の入力を行い、入力された文字情報を取得する。さらに、文字情報の入力が行われた際に、タイマ２ｈから、日付情報を取得する。なお、カーソルは、図１５では文字の地色が変化している部分として示している。

識別レコード登録手段２０５は、前記書類識別子取得手段２０３が取得した書類識別子と、前記書類情報入力手段２０４が取得した書類情報とを組にした書類識別レコードを生成し、生成した書類識別レコードを前記書類識別子記憶手段２０１に記憶する。具体的には、管理装置フォルダｆの一覧を図１６に示すように可視化して前記画面出力装置２ｃに出力し、書類の内容に対応する分野を示す名前が付された管理装置フォルダｆの選択入力を、選択入力装置２ｄにより受け付けて、前記書類識別レコードを、選択された管理装置フォルダｆに図１６に示すように格納するようにしている。また、本実施形態では、書類の内容に対応する分野を示す適切な名前が付された管理装置フォルダｆが存在しない場合に備えて、管理装置フォルダｆの新規作成を示すコマンドを受け付けるようにも構成している。新規作成された管理装置フォルダｆの名前の入力は、上述した文字情報の入力と同様の方法で受け付けるようにしている。

検知要求情報受信手段２０６は、パソコン３から送信され、書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報又は通知装置識別子を含む収納具識別レコードたる通知装置識別子識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を受信する。

検知要求情報発信手段２０７は、発信器２ｉを用いて構成され、前記検知要求情報受信手段２０６が受信した検知要求情報を前記書類存在通知装置４に発信する。

通知装置登録受付手段２０８は、前記書類存在通知装置４に付帯する第２のＩＣチップ５から、ＩＣチップ読取器２ｇを介して微弱電波による信号に含まれる通知装置識別子を取得するとともに、前記書類識別子記憶手段２０１内に前記通知装置識別子のみを記憶した新規の管理装置フォルダｆを生成する。すなわち、この通知装置登録受付手段２０８は、請求項中の収納具識別子取得手段として機能する。

前記通知装置登録情報送信手段２０９は、前記通知装置登録受付手段２０８が前記新規の管理装置フォルダｆを生成したことを受けて、前記新規の管理装置フォルダｆの名称及び前記新規の管理装置フォルダｆ内に記憶されている通知装置識別子を含む通知装置登録情報をパソコン３に送信する。

前記書類登録情報送信手段２１０は、前記書類識別子取得手段２０３が実書類に書類識別子を付与し、前記書類情報入力手段２０４が前記書類識別子に対応する書類情報を受け付けて識別レコード登録手段２０５により書類識別レコードが生成されたことを受けて、前記書類識別レコード及び該書類識別レコードが格納されている管理装置フォルダｆ内にともに記憶されている通知装置識別子を含む書類登録情報をパソコン３に送信する。

処理判定手段２１１は、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子に対応する書類識別レコードが前記書類識別子記憶手段２０１に記憶されているか否かを判定し、この判定の結果が「真」であれば前記可視化要求情報送信手段２１２を機能させるよう指示を発するとともに、前記判定の結果が「偽」であれば、新たな書類識別レコードを生成させるべく前記書類情報入力手段２０４を機能させるよう指示を発する。

可視化要求情報送信手段２１２は、処理判定手段２１１による判定の結果が「真」である場合に、前記書類識別子取得手段２０３が取得した書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を、パソコン３に送信する。なお、前記可視化要求情報は、本実施形態では書類識別子自体と、前記可視化要求情報であることを示すヘッダ情報とを含むものであるが、その他に書類情報の一部又は全部を含むようにしてもよく、また、可視化要求を行う者の氏名等を示す情報を加えてもよい。

また、パソコン３の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。

登録情報受信手段３０１は、入出力インタフェース３ｅを介して書類管理装置２から前記通知装置登録情報及び前記書類登録情報を受信する。

フォルダ生成手段３０２は、前記登録情報受信手段３０１が前記通知装置登録情報を受信したことを受けて、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムに働きかけて前記電子化書類記憶手段内にＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより管理されるフォルダ（以下ＰＣフォルダと称する）を新規に生成させる。

装置識別子対応付け手段３０３は、前記フォルダ生成手段３０２を介して生成された前記ＰＣフォルダの属性を示すＰＣフォルダ属性情報、本実施形態ではＰＣフォルダを識別すべく付されたＩＤ番号と、前記受信手段３０１が受信した通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子とを対応付けて、前記ＰＣフォルダ属性情報と前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを生成し、このフォルダ対応レコードの集合であるフォルダ対応テーブルを図１７の（ａ）に示すような態様で外部記憶装置３ｃの所定領域に記憶している。すなわち、この装置識別子対応付け手段３０３は、請求項中のフォルダ対応テーブル記憶手段として機能する。なお、上述したように、書類存在通知装置４は通知装置識別子に対応付けられていて、また、書類管理装置２において前記通知装置識別子は管理装置フォルダｆと対応付けられているので、前記ＰＣフォルダは前記書類存在通知装置３及び前記管理装置フォルダｆとも対応付けられている。さらに、前記ＰＣフォルダは、前記書類存在通知装置４を取り付けた実ファイルＦとも対応付けられている。

書類識別レコード対応付け手段３０４は、本実施形態では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにより管理されている書類（以下電子化書類）と前記登録情報受信手段３０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードとを対応付けて、前記電子化書類の属性を示す電子化書類属性情報、本実施形態では前記電子化書類に固有に付されたＩＤ番号と、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子と、前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記書類存在通知装置４を示す通知装置識別子とを少なくとも含む書類対応レコードを生成し、この書類対応レコードの集合である書類対応テーブルを図１７の（ｂ）に示すような態様で外部記憶装置３ｃの所定領域に記憶している。すなわち、この書類識別レコード対応付け手段３０４は、請求項中の書類対応テーブル記憶手段として機能する。また、登録情報受信手段３０１が前記書類登録情報を受信した際には、前記書類登録情報が示す通知装置識別子に対応するＰＣフォルダを開くとともに、さらに前記ＰＣフォルダ内以外のＰＣフォルダに前記書類登録情報が示す書類識別レコードに対応付ける電子化書類があることを示すアイコン及びパソコン３内には前記書類識別レコードに対応付ける電子化書類がないことを示すアイコンを表示し、例えば入力装置３ｇのマウスの右クリック等による前記書類識別レコードに対応付ける電子化書類の選択入力を受け付ける。なお、前記選択入力の際に、他の書類識別レコードに対応付けられている電子化書類を選択可能に構成していて、このような電子化書類が選択された際には、前記電子化書類と対応付ける書類識別レコードを、前記登録情報受信手段３０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードに上書き修正して対応付けを変更することを可能にしている。すなわち、この書類識別レコード対応付け手段３０４は、請求項中の書類対応変更処理手段としても機能する。

なお、前記ＰＣフォルダ属性情報と該ＰＣフォルダのパス等他の属性を示す情報とは、図示しないフォルダ属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。また、前記電子化書類属性情報と該電子化書類のパス等他の属性を示す情報とは、図示しない電子化書類属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上においてこれらフォルダ又は電子化書類を移動した場合に、前記フォルダ属性対応情報記憶手段及び電子化書類属性対応情報記憶手段の記憶内容を前記移動に対応して変更する対応情報変更手段をさらに設けている。

アイコン可視化表示手段３０５は、装置識別子対応付け手段３０３により管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２を、画面出力装置３ｆにより出力される画面上において、図１８に示すように、その他のＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンと区別可能な態様で可視化表示する。なお、前記図１８では、管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２には、例えば丸の中にＲを記した登録済み識別符号ｍを付している。

操作メニュー表示手段３０６は、前記アイコン可視化表示手段３０５により区別されているアイコンｉ１、ｉ２に対して、入力装置３ｇを介した選択入力、例えばマウスの右クリック等が行われた場合に、図１９に示すような操作メニューを表示し、これらアイコンｉ１、ｉ２が示す電子化書類又はＰＣフォルダに対する操作の選択入力を受け付ける。特に、アイコンｉ１が示すＰＣフォルダに対応する書類存在通知装置４を取り付けた実ファイルＦの検索を要求する操作が選択された際には、このＰＣフォルダの属性情報に対応付けられた前記書類存在通知装置４の通知装置識別子を含む検知要求情報を生成し、前記検知要求手段３０７に渡す。また、アイコンｉ２が示す電子化書類に対応する実書類の検索を要求する操作が選択された際には、この電子化書類の属性情報に対応付けられた実書類の書類識別子を含む検知要求情報を生成し、前記検知要求手段３０７に渡す。

検知要求手段３０７は、前記操作メニュー表示手段３０６により表示されたメニューのうち、実書類又は書類存在通知装置４を取り付けた実ファイルＦの検索を要求する操作が選択された際に、前記アイコンｉ１により示される管理装置フォルダｆに対応付けられた書類存在通知装置４の検索を要求する検知要求情報又は前記アイコンｉ２により示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求する検知要求情報を、入出力インタフェース３ｅを介して書類管理装置２に渡す。

なお、前記検知要求情報を受け取った書類管理装置２は、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子又は通知装置識別子を検知要求情報として書類存在通知装置４に発信する。すなわち、前記操作メニュー表示手段３０６はアイコンｉ１、ｉ２が示すＰＣフォルダ又は電子化書類に対してこれらに対応する実ファイルＦ又は実書類の検索を要求する操作の選択を受け付けることにより、検索対象である実ファイルＦの通知装置識別レコードの少なくとも一部、又は実書類の書類識別レコードの少なくとも一部を受け付けることになるので、この操作メニュー表示手段３０６は請求項中の入力受付手段及び第２の入力受付手段としての機能をも有する。

前記可視化要求情報受信手段３０８は、入出力インタフェース３ｅを介して書類管理装置２から前記可視化要求情報を受信する。

前記電子化書類可視化表示手段３０９は、可視化要求情報受信手段３０８が受信した可視化要求情報に含まれる書類識別子に対応する電子化書類の属性情報を書類識別レコード対応付け手段３０４から検索して取得し、この属性情報に基づき前記電子化書類を可視化表示する。

さらに、前記書類存在通知装置４の各機能ブロックについて前記図１３を参照して以下に説明する。

前記書類存在検知手段４０１は、図１３に示すように、さらに第１受信部４０４と、発信部４０５と、第２受信部４０６と、判定部４０７とを有する。第１受信部４０４は、前記書類管理装置２の検知要求情報発信手段２０７から書類識別子を受信器４ｃを介して受信するとともに、前記発信部４０５に発信開始信号を渡す。発信部４０５は、発信開始信号を受け取り、ＩＣチップ読取器４ｄを介して２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する。第２受信部４０６は、前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波をＩＣチップ読取器４ｄを介して受信する。判定部４０７は、前記第２受信部４０６が受信した書類識別子の中に前記第１受信部４０４が受信した検知要求情報が示す書類識別子と一致しているものがあるか否かを判定する。また、通知装置識別子記憶手段４０３が記憶している通知装置識別子が前記第１受信部４０４が受信した検知要求情報が示す書類識別子と一致しているものがあるか否かの判定も行う。

前記書類存在通知手段４０２は、前記判定部４０７による判定結果が「真」である際に、ＬＥＤ４ｅを発光させるとともに、ブザー４ｆを作動させ、光と音による書類存在通知信号を発する。すなわち、この書類存在通知手段４０２は、請求項中の収納具存在通知手段としても機能する。

通知装置識別子記憶手段４０３は、前記内部メモリ４ｂの所定領域に前記通知装置識別子を記憶している。

そして、前記第２のＩＣチップ５は、図示はしないが上述したＩＣチップ１と同様の構成及び機能を有し、この第２のＩＣチップ５を付帯させた書類存在通知装置４を示す通知装置識別子を記憶している。なお、この第２のＩＣチップ５に相当する通知装置識別子発信手段を、前記書類存在通知装置４に具備させてもよい。

しかして、この書類管理システムでは、ユーザは、書類管理装置２の通知装置登録受付手段２０８を介して実ファイルＦに設けられる書類存在通知装置４に付された通知装置識別子と、書類管理装置２内に設けられる管理装置フォルダｆと対応付けて登録するとともに、前記通知装置識別子に対応付けられるＰＣフォルダをパソコン３のフォルダ生成手段３０２により生成し、この対応付けられるＰＣフォルダを装置識別子対応付け手段３０３によりパソコン３内に記憶するようにしている。

以下に、実ファイルＦを書類管理装置２及びパソコン３に登録する手順を示す。まず、書類管理装置２が行う処理の流れを図２０を参照して示す。

はじめに、通知装置登録受付手段２０８を介して、書類存在通知装置４に付帯する第２のＩＣチップ５に記憶された通知装置識別子を受け付ける（Ｓ１０１）。

次に、通知装置登録受付手段２０８は、管理装置フォルダｆを新規に作成してその名前の入力を受け付け（Ｓ１０２）、該管理装置フォルダｆと前記通知装置識別子とを対応付けて書類識別子記憶手段２０１に記憶する（Ｓ１０３）。

そして、通知装置登録情報送信手段２０９を介して前記通知装置登録情報をパソコン３に送信する（Ｓ１０４）。

一方、パソコン３は、フローチャートを図２１に示すような処理を行う。

まず、登録情報受信手段３０１を介して、書類管理装置２から前記通知装置登録情報を受信する（Ｓ２０１）。

次いで、フォルダ生成手段３０２を介して新たなＰＣフォルダを作成する（Ｓ２０２）。

それから、装置識別子対応付け手段３０３により前記通知装置登録情報が示す通知装置識別子と新たに作成されたＰＣフォルダのＰＣフォルダ属性情報とを対応付けて記憶する（Ｓ２０３）。

また、この書類管理システムでは、ユーザは、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより実書類を綴じ、書類管理装置２に前記ＩＣチップ１に記憶させた書類識別子を読み取らせるとともに、書類管理装置２に前記実書類を示す書類情報を入力して、前記書類識別子と前記書類情報とを含む書類識別レコードを書類管理装置２の書類識別子記憶手段２０１に記憶させるようにしているとともに、前記書類識別レコードをパソコン３の書類対応付け手段３０４により電子化書類と対応付けるようにしている。

ここで、ユーザが以上の操作を行う際に書類管理装置２が行う処理についてフローチャートである図２２を参照しつつ述べる。

まず、予め書類識別子を書き換え不能に格納したＩＣチップ１を脱離不能に接着したステープルＰを受け付ける（Ｓ３０１）。次いで、書類管理装置２に設けた書類挿入口２ｘに書類を受け付けたか否かを判定し（Ｓ３０２）、書類を受け付けている場合には、さらにこの書類を前記ステープルＰを用いて綴じ込んだか否かを判定する（Ｓ３０３）。書類を綴じ込んだ場合には、前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る（Ｓ３０４）。さらに、この書類の作成者の氏名及びこの書類の題名、すなわち文字情報をかな文字入力により受け付けるとともに日付情報を取得してこれら文字情報と日付情報とから書類情報を生成し（Ｓ３０５）、これら書類識別子と書類情報とを対にした書類識別レコードを生成する（Ｓ３０６）。そして、管理装置フォルダｆの一覧画面を出力して、前記書類識別レコードを格納する格納先の管理装置フォルダｆを選択するコマンド、又は管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドを選択入力させ（Ｓ３０７）、入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドであるか管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドであるかを判定する（Ｓ３０８）。入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドである場合には、選択された管理装置フォルダｆに前記書類識別レコードを格納し（Ｓ３０９）、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２１０を介してパソコン３に送信する（Ｓ３１２）。一方、フォルダｆの新規作成を行うコマンドが入力された場合には、管理装置フォルダｆの名前のかな文字による入力を受け付け（Ｓ３１０）、前記書類識別レコードを新規に作成した管理装置フォルダｆに格納する（Ｓ３１１）。そして、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２１０を介してパソコン３に送信する（Ｓ３１２）。

一方、この処理を受けて、パソコン３が行う処理をフローチャートである図２３を参照して以下に述べる。

まず、登録情報受信手段４０１を介して、書類管理装置２から前記書類登録情報を受信し（Ｓ４０１）、対応する電子化書類の指定を促すダイアログを表示する（Ｓ４０２）。

次いで、書類識別レコード対応付け手段３０４により、前記書類登録情報に含まれる通知装置識別子に対応するＰＣフォルダ内に記憶された電子化書類のリスト、他フォルダ内の電子化書類を前記書類識別レコードに対応付ける対象として指定するためのボタン（以下「対応付け指示ボタン」と称する）、及びパソコン内の電子化書類とは前記書類識別レコードとの対応付けを行わないことを示すキャンセルボタンを前記ウインドウ内に表示する（Ｓ４０３）。

それから、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定し（Ｓ４０４）、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「真」であった場合には書類識別レコード対応付け手段３０４により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記書類存在通知装置４を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０５）。一方、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「偽」であった場合には、続いて「対応付け指示ボタン」に対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４０６）、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「真」であった場合には、他フォルダ内の電子化書類の指定を受け付け（Ｓ４０７）、前記管理装置フォルダｆに対応するＰＣフォルダ内に該電子化書類のショートカットを作成し（Ｓ４０８）、書類識別レコード対応付け手段３０４により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記書類存在通知装置４を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０９）。一方、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「偽」であった場合には、キャンセルボタンに対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４１０）、前記ステップＳ４１０における判定の結果が「真」であった場合には処理を終了する。前記ステップＳ４１０における判定の結果が「偽」であった場合には、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ４０４）。

そして、本実施形態ではパソコン３を用いて実書類の検索を行うことができるようにしている。パソコン３を用いて実書類の検索を行う際には、パソコン３は以下の処理を行う。この処理の手順を図２４を参照して説明する。

まず、操作メニュー表示手段３０６が、前記アイコン可視化表示手段３０５により区別されているアイコンｉ１、ｉ２に対する選択入力、例えば右クリックが行われたか否かを判定する（Ｓ５０１）。前記判定の結果が「真」である場合は、前記操作メニューを表示する（Ｓ５０２）。前記判定の結果が「偽」である場合は、前記選択入力が行われたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ５０１）。次いで、検知要求手段３０７は、前記操作メニュー表示手段３０６により表示されたメニューのうち、検索を要求する操作が選択されたか否かを判定する（Ｓ５０３）。前記判定の結果が「真」である場合は、前記アイコンｉ１により示される管理装置フォルダｆに対応付けられた書類存在通知装置４又は前記アイコンｉ２により示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求すべく前記通知装置識別子又は書類識別レコードを含む検知要求情報を書類管理装置２に渡す（Ｓ５０４）。前記判定の結果が「偽」である場合は、つまり前記操作メニュー表示手段３０６により表示されたメニューのうち検索を要求する操作が選択されていない場合は、次いで他の操作が選択されたか否かを判定し（Ｓ５０５）、前記判定の結果が「真」である場合は選択内容に対応する処理を行い（Ｓ５０６）、前記判定の結果が「偽」である場合は、前記選択入力が行われたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ５０１）。

前記実書類の検索を要求する信号を受け取った書類管理装置２は、前記検知要求情報をパソコン３から受信して、この検知要求情報を書類存在通知装置４に発信する。なお、この書類管理装置２に書類識別レコードの一部又は全部ないし検知装置識別子の入力を受け付ける検知要求情報入力手段を設け、この検知要求情報入力手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部に対応する書類識別子を含む信号ないし前記検知装置識別子を含む信号を示す検知要求情報をこの書類管理装置２から書類存在通知装置４に発信するようにしてもよい。

次いで、書類存在通知装置４が行う処理の流れを図２５を参照して示す。はじめに、はじめに、第１受信部４０４により前記書類管理装置２の前記検知要求情報発信手段２０７から発信された検知要求情報を受信する（Ｓ６０１）。続いて、通知装置識別子記憶手段４０３が記憶している通知装置識別子が前記第１受信部４０４が受信した検知要求情報が示す通知装置識別子と一致しているか否かの判定を行い（Ｓ６０２）、判定結果が「真」である場合には書類存在通知信号を発する（Ｓ６０３）。判定結果が「偽」である場合には、次いで、発信部４０５を介して電磁波を出力してＩＣチップからの信号の出力を促し（Ｓ６０４）、第２受信部４０６によりＩＣチップ１からの書類識別子を含む電磁波信号を受信する（Ｓ６０５）。そして、第２受信部４０６が受信した電磁波信号に含まれる書類識別子と第１受信部４０４が受信した検知要求情報が示す書類識別子とが一致するか否かの判定を行い（Ｓ６０６）、判定結果が「真」である場合には書類存在通知信号を発する（Ｓ６０３）。判定結果が「偽」である場合には、そのまま処理を終了する。

加えて、この書類管理システムでは、実書類に付したＩＣチップ１に記憶している書類識別子を書類管理装置２に読み取らせて、この書類識別子に対応する電子化書類をパソコン３を用いて可視化表示するようにしている。この可視化表示の流れを以下に示す。

まず、書類管理装置２は、図２６に示すように、書類識別子取得手段２０３を介して前記実書類に付したＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取って取得する（Ｓ７０１）。続いて、処理判定手段２１１により前記書類識別子取得手段２０３が取得した書類識別子を含む書類識別レコードが書類識別子記憶手段２０１に記憶されているか否かを判定する（Ｓ７０２）。この判定の結果が「真」であれば、この書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を生成し、可視化要求情報送信手段２１２を介してパソコン３に送信する（Ｓ７０３）。前記ステップＳ７０２における判定の結果が「偽」であれば、新規書類の登録処理を行う（Ｓ７０４）。なお、この場合、書類管理装置２は、新規書類の登録処理としては、具体的には上述したステップＳ３０５〜ステップＳ３１２を順次行うようにしている。

一方、パソコン３は、図２７に示すように、まず、可視化要求情報受信手段３０８を介して、前記可視化要求情報を受け付ける（Ｓ８０１）。それから、電子化書類可視化表示手段３０９により前記可視化要求情報が示す書類識別子を含む書類識別レコードに対応する書類対応レコードを検索し（Ｓ８０２）、前記書類対応レコードが存在するか否かを判定する（Ｓ８０３）。前記判定の結果が「真」である場合には、前記書類対応レコードに基づき、該書類対応レコードに含まれる電子化書類属性情報が示す電子化書類を可視化表示する（Ｓ８０４）。一方、前記判定の結果が「偽」である場合には、そのまま処理を終了する。

本実施形態では、以上に述べたように、実書類に付した書類識別子を含む書類識別レコードと、前記実書類に対応する電子化書類の電子化書類属性情報とを対応付けて書類識別レコード対応付け手段３０４に記憶しているので、電子化書類属性情報を介して対応する実書類を確認することができる。

また、アイコン可視化表示手段３０５により前記書類識別子と対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２を他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示しているので、電子化書類に対応する実書類の有無をわかりやすくすることができる。

さらに、前記アイコン可視化表示手段３０５により区別されているアイコンｉ２に対する選択入力が行われたか否かを判定するとともに、前記判定の結果が「真」である場合に前記アイコンｉ２により示される電子化書類に対する操作の選択入力を受け付けるべく、操作メニュー表示手段３０６により操作メニューを可視化表示するようにしているので、電子化書類と実書類とを関連付けるための操作等を前記操作メニューを介して行うことができる。

加えて、書類識別子取得手段２０３を介して前記実書類に付したＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取って取得し、前記書類識別子取得手段２０３が取得した書類識別子に対応する電子化書類を前記電子化書類可視化表示手段３０９により可視化表示することにより、紙媒体による書類に対応する電子化された書類を表示し、さらに必要に応じてこの電子化された書類を編集でき、従って紙媒体による書類を介して電子化された書類に関する情報を容易に管理できる。

そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ上において作動するプログラムである機能拡張用システムを実行することにより、パソコン３が書類識別レコード対応付け手段３０４として機能するようにしているので、電子化書類に対応する実書類の書類識別レコードを見かけ上Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにおけるファイル管理システム上において管理しているようにすることができる。すなわち、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ上において電子化書類の属性情報を編集する操作と同様の操作により実書類との対応付け等を行うことができる。

なお、本発明は以上に述べた実施形態に限られない。

例えば、ＩＣチップに代表される書類識別子記憶媒体は、ステープル以外であっても、書類を綴じる機能を備えているものであればどのようなものに設けてもよい。例えば、書類識別子記憶媒体をダブルクリップやゼムクリップ等に設ける態様が考えられる。

また、電子化書類可視化表示手段を設ける代わりに、例えば操作メニュー表示手段を機能させ、該電子化書類に対して行う操作の選択入力を促すようにしてもよい。

さらに、操作メニュー表示手段を設ける代わりに、電子化された書類を示すアイコンに対する代表的操作とそれぞれの操作を受けて電子化された書類に対して行う操作とを対応付けた操作対応レコードを記憶しておく操作対応記憶手段と、電子化された書類を示すアイコンに対して操作が行われた際に前記操作対応記憶手段を参照して対応する操作を電子化された書類に対して行うよう指示する操作指示手段とを設ける態様も考えられる。なお、前記代表的操作としては、例えば右シングルクリックや、右ダブルクリックや、操作を行う対象の電子化書類を示すアイコンの周りで右ボタンを押しながらポインタを１周させる操作等が考えられる。

加えて、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンを他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示するアイコン可視化表示手段を設ける代わりに、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンのみを表示させる命令を受け付ける表示切替指示手段を設ける態様も考えられる。このようにしても、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類と他の書類を区別して管理することができるようになる。

さらに、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳを搭載したパソコンに替えて、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）ＯＳ、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）ＯＳ、及びＴＲＯＮ（登録商標）ＯＳに代表される他のＯＳを搭載したパソコンを用いるようにしてもよく、また、ＵＮＩＸ（登録商標）ＯＳを搭載した情報処理装置等を電子化書類管理装置として用いてもよい。

加えて、上述した実施形態における書類管理装置２に替えて、図２８に示すように、一般的なステープラと同様の構成を有する書類綴じ器６１ａ及びアンテナ６１ｘ１、６１ｘ２を利用してＩＣチップ１に記憶している書類識別子を読み取るＩＣチップ読み取り器６１ｂを利用して構成し、第１実施形態における書類綴じ手段２０２及び書類識別子取得手段２０３の機能のみを有する書類綴じ装置６１と第１実施形態における発信手段２０７として機能する発信器６２とをパソコン３に接続して用いるとともに、パソコン３に書類管理プログラムを別に実行させることにより、パソコン３に上述した実施形態における書類管理装置２のその他の機能をさらに実現させるようにしてもよい。

その他、本発明の趣旨を損ねない範囲で種々に変形してよい。

本発明の第１実施形態に係る書類管理システムの概略図。 同実施形態に係るＩＣチップの構成を示す図。 同実施形態に係る書類識別子、書類情報、及び書類識別レコードを示す概略図。 同実施形態に係るＩＣチップを接着したステープルを示す図。 同実施形態に係る書類管理装置の概略図。 同実施形態に係る書類管理装置の機器構成図。 同実施形態に係る書類管理装置及びパソコン、及び書類存在通知装置の機能ブロック図。 同実施形態に係るパソコンの機器構成図。 同実施形態に係るパソコンの内部構成を示す概略図。 同実施形態に係る書類存在通知装置の概略図。 同実施形態に係る書類存在通知装置の機器構成図。 同実施形態に係る書類存在通知装置の機能ブロック図。 同実施形態に係る書類識別子記憶手段の内部構成を示す概略図。 同実施形態に係る書類識別レコードの記憶態様を示す概略図。 同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。 同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。 同実施形態に係るフォルダ対応テーブル及び書類対応テーブルの記憶態様を示す概略図。 同実施形態に係るＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンの画面表示の態様を示す図。 同実施形態に係る操作メニューの表示の態様を示す図。 同実施形態に係る書類存在通知装置と管理装置フォルダとを対応付ける際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る管理装置フォルダに対応付けられたＰＣフォルダを生成する際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る実書類を綴じこむ際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る実書類と電子化書類とを対応付ける際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る書類の検索を行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る書類の検索を行う際に書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る実書類を用いた電子化書類の可視化表示を行う際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。 同実施形態に係る実書類を用いた電子化書類の可視化表示を行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。 本発明の他の実施態様に係る書類管理システムを示す概略図。

符号の説明

Ｓ…書類管理システム
１…ＩＣチップ（書類識別子記憶媒体）
２０１…書類識別子記憶手段（収納具識別レコード記憶手段）
２０７…検知要求情報発信手段
２０８…収納具識別子取得手段
２１２…可視化要求情報送信手段（可視化要求手段）
３０３…装置識別子対応付け手段（フォルダ対応テーブル記憶手段）
３０４…書類識別レコード対応付け手段（書類対応テーブル記憶手段、書類対応変更処理手段）
３０５…アイコン可視化表示手段
３０６…操作メニュー表示手段（入力受付手段、第２入力受付手段）
３０９…電子化書類可視化表示手段
４０１…書類存在検知手段
４０２…書類存在通知手段
４０３…収納具識別子記憶手段
Ｆ…実ファイル（書類収納具）

Claims (11)

1. 紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、
   前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、ユーザによる書類情報の入力を促す書類情報入力手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子及び前記書類情報入力手段が取得した書類情報とを組にした書類識別レコードを生成する識別レコード登録手段と、前記識別レコード登録手段が生成した書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を送信する可視化要求情報送信手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段と、書類識別子取得手段が取得した実書類の書類識別子に対応する書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されているか否かを判定し、該書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されている場合には可視化要求情報送信手段を機能させるよう指示を発するとともに該書類識別レコードが書類識別子記憶手段に記憶されていない場合には新たな書類識別レコードを生成させるべく書類情報入力手段を機能させるよう指示を発する処理判定手段とを有することを特徴とする書類管理システム。
2. 電子化された書類の属性情報と前記書類識別子との対応付けを変更する書類対応変更処理手段を有することを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
3. 紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、
   前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、前記書類識別子に対応付けるべき電子化された書類の選択入力を受け付けるとともに電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記選択入力の際に、他の書類識別子に対応付けられている電子化された書類が選択された際に電子化された書類の属性情報と前記書類識別子との対応付けを変更する書類対応変更処理手段とを有することを特徴とする書類管理システム。
4. 前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を送信する可視化要求情報送信手段と、前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段とを有することを特徴とする請求項３記載の書類管理システム。
5. 前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンを他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示するアイコン可視化表示手段を有することを特徴とする請求項１、２、３又は４記載の書類管理システム。
6. 前記アイコン可視化表示手段により区別されているアイコンに対する選択入力が行われたか否かを判定するとともに、前記判定の結果が「真」である場合に前記アイコンにより示される電子化された書類に対する操作の選択入力を受け付けるべく操作メニューを可視化表示する操作メニュー表示手段を有することを特徴とする請求項５記載の書類管理システム。
7. 前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段と、入力受付手段が受け付けた書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する検知要求情報発信手段と、前記の検知要求情報発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知することにより該書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段と、書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段とを有することを特徴とする請求項１、２、３、４、５又は６記載の書類管理システム。
8. 前記紙媒体による書類を収納する書類収納具と、前記書類収納具に付され前記書類収納具を識別する収納具識別子を記憶した収納具識別子記憶媒体と、前記収納具識別子記憶媒体に記憶した収納具識別子を読み取る収納具識別子読取要素を利用するとともに、電子化された書類を記憶する電子化書類記憶手段を具備する書類管理システムであって、
   電子化書類記憶手段内に電子化された書類を格納するフォルダを形成しているとともに、前記収納具識別子記憶媒体からの収納具識別子を受け付ける収納具識別子取得手段と、前記収納具識別子取得手段が受け付けた収納具識別子を含む収納具識別レコードを記憶する収納具識別レコード記憶手段と、前記フォルダの属性情報と前記収納具識別子とを対応付けて記憶するフォルダ対応テーブル記憶手段とを有することを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６又は７記載の書類管理システム。
9. 前記収納具識別子を含む収納具識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける第２入力受付手段と、第２入力受付手段が受け付けた収納具識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する第２の検知要求情報発信手段と、収納具識別子を記憶している収納具識別子記憶手段と、前記検知要求情報が示す収納具識別子と前記収納具識別子記憶手段が記憶している収納具識別子とが一致している場合に該収納具識別子を付した書類収納具の存在を通知する収納具存在通知手段とを有することを特徴とする請求項８記載の書類管理システム。
10. オペレーションシステム上において作動するファイル管理システムにより前記電子化された書類を管理する電子化書類管理装置を利用するものであって、オペレーションシステム上において作動するプログラムである機能拡張用システムを実行することにより、この電子化書類管理装置を少なくとも前記書類対応テーブル記憶手段として機能するようにしていることを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６、７、８又は９記載の書類管理システム。
11. 紙媒体による書類に付され、前記書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、前記書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子読取要素とを利用する書類管理システムであって、
    前記書類識別子読取要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを記憶する書類識別子記憶手段と、電子化された書類の属性情報と前記書類識別子とを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、電子化された書類を格納するフォルダに対応付けられた通知装置識別子又は前記書類識別子を含む書類識別レコードの一部又は全部の入力を受け付ける入力受付手段と、入力受付手段が受け付けた通知装置識別子又は書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を発信する検知要求情報発信手段と、前記の検知要求情報発信手段から発信された前記検知要求情報に対応する書類識別子を記憶している書類識別子記憶媒体の存在を検知するか又は前記検知要求情報に対応する通知装置識別子と通知装置に記憶した通知装置識別子とを照合することにより該書類識別子記憶媒体を付した書類の存在を検知する書類存在検知手段と、書類存在検知手段により書類の存在を検知した際に前記書類の存在が検知されたことを示す書類存在通知信号を発する書類存在通知手段とを有することを特徴とする書類管理システム。

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