JP2005084945A

JP2005084945A - 書類回覧方法

Info

Publication number: JP2005084945A
Application number: JP2003316172A
Authority: JP
Inventors: Tomohisa Yamano; 智久山野; Yasunori Kawanishi; 康則川西
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2003-09-09
Filing date: 2003-09-09
Publication date: 2005-03-31

Abstract

【課題】
電子の鑑文書と紙の添付資料を同時に閲覧しなければならない回覧作業においては、別々の媒体で文書が存在することから、職員への管理の負荷を増大し、回覧の遅延を引き起こしている。
【解決手段】
本発明では、文書管理システムを用いて管理されている鑑文書に対して、各回覧者が回覧終了を登録することにより、時間ごとに所在が変化する添付資料の回覧状況を鑑文書の付加情報とすることで、回覧希望者が現れた時に添付資料の所在を確認する手段を素早く提供するものである。
【選択図】図１

Description

本発明は、行政機関の文書管理事務において、特に電子の鑑文書（文書の受付日や送付先等のステータス情報が記されている文書）と紙の添付資料という本来同一に管理されるべき文書が異なった媒体で扱われている文書に対する回覧に関した文書管理システムによる紙の添付資料の所在を確認する手段を素早く提供することで回覧の迅速化を行うことに関する。

従来の端末から現実物を探す方法としては、保管場所が既に定まっている現実物（添付資料）に対して、専用のデータ保持装置を設け、端末からの検索により所在を発見している（特許文献１）。

特開平０９−２５１３６５号公報

従来の端末から紙媒体などの書類である添付資料を探す方法においては、添付資料の所在をあらかじめ決定しておき、その保管場所を電子的に管理するものである。このため、一度保管場所から持ち出された添付資料はその所在を確認することができず、回覧を希望する職員は添付資料の存在を探すことはできない。通常回覧を行う場合は、回覧を希望する職員がいても、回覧文書のように時間ごとに所在が変化する現実物については、管理に負荷がかかるため管理は行われておらず、現在は回覧文書を探す際には非常に時間を要している。特に、鑑文書が電子、添付資料が紙という異なった媒体で存在する場合においては、回覧の際に回覧者の手元に鑑文書と添付資料が同時に存在している必要があるため、異なった媒体で存在する文書の管理が更に複雑なものになる。そこで、本発明では以上の課題を解決するために、添付資料から鑑文書を検索する手段と鑑文書から添付資料の所在を検索する手段を提供するものである。

記憶装置を有する文書管理システムにおける書類回覧方法であって、電子データである文書情報を識別する文書識別情報と当該文書に関する紙媒体などの書類に付された書類識別情報とを対応付けて前記記憶装置に格納し、当該文書及び書類の回覧対象者を識別する回覧者識別情報と前記文書識別情報と回覧実施中か否かを示す情報とを対応付けて回覧情報として前記記憶装置に格納し、前記文書識別情報を含む前記書類の所在確認要求を受信した場合に、受信した文書識別情報に対応付けて前記回覧情報に格納された回覧者識別情報のうち、回覧実施中であることを示す情報と対応付けられた回覧者識別情報に対応する情報を送信し、前記文書識別情報と前記書類識別情報と前記回覧者識別情報とを含む回覧終了要求を受信した場合に、前記記憶装置において、前記回覧終了要求に含まれる文書識別情報および書類識別情報が前記記憶装置において対応付けて格納されていれば、回覧終了を示す情報を前記回覧終了要求に含まれる回覧者識別情報と対応付けて前記記憶装置に格納することを特徴とする書類回覧方法。

本発明によれば、電子の鑑文書と紙の添付資料という異なった媒体の文書を回覧する状況においても、回覧状況の変化に基づいて移動する紙の添付資料の所在を確認する手段を提供することができる。

以下、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は、本発明を実現するためのシステム構成図の一例である。文書管理システム１０１は、CPU（中央演算装置、情報処理部）、送受信部、HDD（ハードディスクドライブ）、主メモリからなる。主メモリでは、本発明で必要となる職員が入力した情報を鑑文書として登録する鑑文書登録処理プログラム、登録された鑑文書を職員に表示する鑑文書表示処理プログラム、添付資料の所在問い合わせを受け付け、実際に所在を確認するための添付資料所在確認処理プログラム、回覧者が回覧終了を登録するための回覧終了登録プログラムを含んでいる。

文書管理システム１０１は電子的な文書の管理を行い、回覧時に鑑文書の情報、回覧情報等を利用者に提供する。利用者が回覧を希望した場合、現在回覧を行っている職員の情報を提供し、職員へ添付資料の所在を問い合わせるための機能を提供する。外部記憶装置１０２には、鑑文書記憶部１０３、文書分類情報記憶部１０４、初期回覧ルート情報記憶部１０５、職員情報記憶部１０６、職員スケジュール情報記憶部１０７、回覧情報記憶部１０８がある。

鑑文書記憶部１０３は職員から随時登録された文書の情報を記録している。利用者から鑑文書の情報表示が要求された場合、文書管理システム１０１は鑑文書記憶部１０３から情報を呼び出し、表示装置１０７に表示される。鑑文書の情報は、図２のように格納されており、文書Ｎｏ２０１、文書分類Ｎｏ２０２、文書名２０３、登録者２０４、登録日２０５、回覧の必要性２０６、添付資料２０７、回覧終了時に添付資料を閲覧したかどうかを確認するための添付資料キー２０８を有する。

添付資料キーとは、添付資料の付加情報として追加するもので、添付資料事にユニークなキーが割り振られる。回覧者は、この添付資料キーを電子の鑑文書側に登録することで回覧終了とすることができる。

文書分類情報記憶部１０４には、各公共機関において文書を整理、管理するために作成された文書分類が記憶されている。文書分類から、文書の担当課、回覧ルートが決定される。文書分類の情報は、図３のように格納されており、文書分類Ｎｏ３０１、文書分類３０２、担当課３０３、回覧ルート３０４を有する。

初期回覧ルート記憶部１０５は、回覧が必要な文書に対して文書分類ごとに定めた回覧の道筋である。文書分類ごとに初期回覧ルートは異なり、各ルートの回覧者数も異なる。初期回覧ルートは図４のように格納されており、初期回覧ルートＮｏ４０１、回覧者数４０２、先頭の回覧者から順４０３に記憶されている。

職員情報記憶部１０６は、各職員の情報が記憶されている。各職員の情報は図５のように格納されており、職員ＩＤ５０１、氏名５０２、所属部５０３、所属課５０４、職位５０５、電話番号５０６、E-mailアドレス５０７、ログインのためのパスワード５０８を有する。

職員スケジュール情報記憶部１０７には、各職員のスケジュールが記憶されている。職員のスケジュールは、図６のように格納されており、職員ＩＤ６０１、職員氏名６０２、職員のスケジュール６０３を有する。

回覧情報記憶部１０８には、回覧がされている文書ごとの現在の回覧状況が記憶されている。回覧情報は、図７のように格納されており、文書ＩＤ７０１、初期回覧ルートＮｏ７０２、回覧ルート７０３、回覧実施者７０４、回覧終了者７０５を有する。

利用者は、キーボード１１１、マウス１１２を用いて文書管理システム１０１にログインし、鑑文書情報、回覧状況の表示、回覧終了の連絡、回覧実施者への問い合わせ有無の決定を行う。利用者が回覧実施者へ問合せを行う場合は、文書管理システム１０１が回覧実施者の電話番号を職員情報記憶部１０６から読み出し、クライアント装置１１０に送信する。クライアント装置とは職員の鑑文書閲覧から回覧終了登録、電話連絡を手助けする装置であり、実現にはパーソナルコンピュータで行うことができる。文書管理システム１０１から電話番号を送信されたクライアント装置１１０は、送られてきた回覧実施者の電話番号に自動的にダイヤルし、利用者と回覧実施者間に電話によるコミュニケーションを設ける。利用者は電話機１１３を用いて回覧実施者に添付資料の所在を確認する。

プリンタ１１４は、文書管理システム１０１により、添付資料から鑑文書を検索する際に必要な文書Ｎｏ、または回覧期限等の付加情報を表紙として印刷する装置である。

これら全てはコンピュータネットワークで繋がっており、コンピュータネットワークを通じて情報の送受信を行う。

次に図１の各部動作について図８から図１３で説明する。

まず図８を参照してログイン処理について説明する。図８において、職員はキーボード１１１、マウス１１２を用いて、職員ＩＤとパスワードを入力する（８０１）。入力を受けたクライアント装置１１０は、入力された職員ＩＤとパスワードをもとに文書管理システム１０１にログインの申請を行う（８０２）。申請を受けた文書管理システム１０１は外部記憶装置１０２から職員情報を取得し、入力された職員ＩＤとパスワードが外部記憶装置１０２に記憶された職員情報の中に存在するかを確認する（８０４，８０５）。外部記憶装置１０２に記憶された職員情報と一致すれば、文書管理システム１０１への職員のログインを完了させ、職員へ通知する（８０６，８０７）。もし、外部記憶装置１０２に記憶されている職員情報と一致しない場合はログインは完了されず、職員へエラーが通知される。

文書管理システム１０１への職員のログインが行われることで、文書管理システム１０１は各職員を認識し、機能を提供する。

以下、鑑文書登録処理について説明する。図９は鑑文書登録処理の一例を示すフローチャートである。図９において、職員はキーボード１１１、マウス１１２を用いて、鑑文書登録に必要な情報として、文書名、職員ＩＤ、文書分類、回覧の必要性、紙の添付資料の存在有無、回覧期限を入力する（９０１）。入力を受けたクライアント装置１１０は、文書管理システム１０１に文書名、職員ＩＤ、文書分類、回覧の必要性、紙の添付資料の存在有無、回覧期限を送信する（９０２）。データの送信を受けた文書管理システム１０１は登録される鑑文書に対して文書Ｎｏを割り振り、同時に登録した職員の職員ＩＤを追加し、外部記憶装置１０２に記憶する（９０３）。この時、文書管理システム１０１は外部記憶装置１０２の初期回覧ルート情報に対して、初期回覧ルート情報取得を行い（９０４）、外部記憶装置１０２の鑑文書情報から文書Ｎｏ、回覧期限、添付資料キーを取得する（９０５）。

文書管理システム１０１は取得した回覧ルート情報を元に、回覧ルート上の職員に対してE-mailにより、文書Ｎｏと回覧期限を通知する（９０６）。添付資料から鑑文書が検索できるように、添付資料の付加情報として文書Ｎｏ、回覧期限、添付資料キーをプリンタ１１４に送信し、印刷する（９０７）。その後、文書管理システム１０１は登録完了を職員に通知する（９０８，９０９）。

文書管理システム１０１は、ステップ９０５の前に添付資料キーを生成し、文書Ｎｏと対応付けて記憶しておく。ただし、ステップ９０５の後に文書管理システム１０１が添付資料キーを生成し、ステップ９０７でプリンタ１１４に送信してもよい。

文書管理システム１０１により添付資料に情報を付加することで、回覧時に紙である添付資料から電子データである鑑文書を検索することができ、異なる媒体で行わなければならない回覧の管理作業を軽減し、回覧を迅速化することができる。

添付資料キーは、印刷される紙に予め付されていてもよい。付される方法としては、不揮発性のＩＣタグなどの情報記録媒体、印刷によるバーコード、などが考えられる。クライアント装置１１０は、クライアント装置１１０に接続された装置により添付資料キーを紙から読み取り、文書管理システム１０１に送信して外部記憶装置１０２に格納する。

送信するタイミングはステップ９０２でも、その他のタイミング、例えば付加情報を印刷するときでも良い。この場合、添付資料キーの読取機能を持つプリンタ１１４で添付資料キーを紙から読み取り、文書管理システム１０１に送信することができる。

以下、鑑文書表示処理について説明する。
図１０は鑑文書表示処理の一例を示すフローチャートである。図１０において、職員はキーボード１１１、マウス１１２を用いて、文書Ｎｏを入力する（１００１）。入力を受けたクライアント装置１１０は文書Ｎｏを元に、文書管理システム１０１に対して鑑文書閲覧要求を行う（１００２）。文書管理システム１０１は文書Ｎｏを元に、外部記憶装置１０２に対して、鑑文書情報、及び回覧状況情報の取得を行う（１００３）。文書管理システム１０１は、外部記憶装置１０２から文書Ｎｏより検索された鑑文書情報と回覧状況情報を取得し（１００４）、クライアント装置１１０に表示させることで（１００５）、職員へ鑑文書情報と回覧状況情報を伝達する。

これにより、職員は電子的に保管、管理されている鑑文書を閲覧することができる。

以下、添付資料所在確認処理について説明する。

まず添付資料所在確認処理の概要について説明する。文書管理システムは、鑑文書の情報と共に回覧状況の情報をクライアント装置１１０の表示画面に表示させる。回覧状況情報は、文書に対する回覧ルートと現在の回覧実施者、回覧終了者を含む。回覧状況の更新は、文書管理システムが回覧実施者からの回覧終了登録を受け付けた時点で行う。回覧順に沿わない回覧希望者が現れたり、次の回覧者を回覧ルートで決められた職員以外の人に変更したい要求をクライアント装置１１０から受け付けた場合は、連絡を受けた文書管理システムが回覧ルートを変更し、回覧状況情報を更新する。このように鑑文書の付加情報として回覧状況の情報を追加することにより、添付資料の所在をできる限り明確にし、回覧の迅速化を図る。

更に回覧を迅速化するための手段として、所在が明確になった添付資料に対して、職員が添付資料を手に入れるための手段を提供する。回覧を迅速に行うためには、（ア）現実物である回覧文書の状況、（イ）回覧実施者のスケジュール、（ウ）次の回覧者のスケジュール、の３点の情報が得られることで、最適な回覧文書移動、回覧実施を行うことが可能となり、回覧を迅速化できる。

まず、アにおいて、文書管理システムに回覧者が回覧終了を登録することによって、回覧状況を電子的に管理し、鑑文書の表示と同時に回覧状況を表示させることで可能な限り添付資料の所在を明確にする。これによって、添付資料に関しては回覧実施者が明確になり、添付資料の所在を問い合わせることが可能となる。

添付資料を問い合わせるためには、イの観点から回覧実施者が在席しているとより職員にとって添付資料の問合せが容易となる。そこで、本実施例では、文書管理システムによって、予め保存されている職員のスケジュール情報から、回覧実施者の在席状況を確認し、在席していれば回覧希望者と回覧実施者との間に電話によるコミュニケーションを設ける。

仮に、不在であれば、E-mailを用いて後日回覧希望者に添付資料の所在を連絡するように通知する。このことで、回覧希望者は回覧実施者の在席状況確認等の作業をすることなく、添付資料の所在を確認することができる。

回覧が終了した場合、添付資料を次の回覧者に送付するが、次の回覧者が不在の場合、添付資料の受け渡しが行われず、回覧が停滞する場合がある。そこで、ウの観点から、文書管理システムによって、職員のスケジュール情報に基づき次の回覧者のスケジュールを確認し、回覧終了者に伝えることで、より正確な添付資料の送付を実現する。このようにア、イ、ウの情報を文書管理システムで適時利用者に伝えることにより、回覧の迅速化をより確実に行うことが可能となる。

図１１のフローチャートを用いて、添付資料所在確認処理の詳細の一例について説明する。図１１のように、鑑文書を表示させ、回覧状況情報の確認を行った回覧希望者が存在した場合は、回覧希望者は文書管理システム１０１に対して添付資料所在確認要求を行う（１１０１、１１０２）。クライアント装置から文書管理システム１０１に文書Ｎｏが渡される。添付資料所在確認要求を受けた文書管理システム１０１は、回覧状況情報から現在の回覧実施者を確認し、回覧実施者の在席状況を職員ＩＤを元に職員スケジュール情報から取得する（１１０３、１１０４）。文書管理システム１０１は職員スケジュールから回覧者の在席、不在を確認し、在席に応じた添付資料所在確認手段、不在に応じた添付資料所在確認手段を職員に提供する（１１０５）。添付資料所在確認手段提供処理１１０５については、図１３を用いて詳しく後述する。

文書管理システム１０１は、職員へ添付資料所在確認手段を提供し（１１０６、１１０７）、職員は提供された手段を用いて添付資料を実際に取得する（１１０８）。添付資料を取得した職員は、文書管理システム１０１に回覧開始を登録する（１１０９、１１１０）。文書管理システム１０１は職員からの回覧開始を受け、現在の回覧ルートの変更を行う（１１１１）。変更された回覧ルートは外部記憶装置１０２に記憶され（１１１２）、職員へ回覧実施の登録がなされたことを通知する（１１１３、１１１４）。

文書情報から添付資料の所在を確認する処理について説明したが、添付資料から対応する鑑文書の文書情報を探すことも可能である。添付資料に付された添付資料キーの入力をクライアント装置１１０に接続されたキーボード１１１から受け付け、クライアント装置１１０が文書管理システム１０１に入力された添付資料キーを送信する。文書管理システム１０１は、添付資料キーをキーとして外部記憶装置１０２の鑑文書情報２０１〜２０７を読み出す。読み出した鑑文書情報をクライアント装置１１０に送信し、クライアント装置１１０は受信した鑑文書情報を表示装置１０９に表示する。

図１３添付資料所在確認手段提供処理１１０５についてのフローチャートである。文書管理システム１０１は回覧実施者の在席状況について、外部記憶装置１０２に記憶されている職員スケジュールから確認を行う（１３０１）。ここで、回覧実施者が在席している場合、文書管理システム１０１は外部記憶装置１０２の職員情報から、回覧実施者の連絡先情報を取得する。ここで、職員が回覧実施者に直接電話による添付資料所在確認を行いたいのであれば、文書管理システム１０１は取得した回覧実施者の連絡先情報を元にクライアント装置１１０に連絡先を通知し（１３０４）、クライアント装置１１０によって職員と回覧実施者との間に電話によるコミュニケーションを設ける。これにより、回覧を希望する職員は回覧実施者に電話を用いて直接添付資料の所在を確認することができる。

一方で、回覧希望者が即座に電話による添付資料の確認を行わない場合は、取得した回覧実施者の連絡先情報を回覧希望者の表示装置に表示する（１３０５）。文書管理システム１０１はこのように回覧実施者の連絡先情報を回覧希望の職員に提供することで、職員は連絡先情報を元に個人の都合に合わせ、回覧実施者に連絡を取り、添付資料の所在を確認する。

また、回覧実施者が在席していない場合、文書管理システム１０１は回覧希望者に回覧実施者が不在であることを通知し（１３０６）、回覧実施者にE-mailにより回覧希望者の情報と連絡先と添付資料の所在を連絡することを通知する（１３０７）。文書管理システム１０１がE-mailを用いて、不在である回覧実施者に連絡することで、回覧希望者の添付資料確認作業を省くことで、回覧に掛かる作業を効率化し、回覧を迅速化することができる。

ただ、より添付資料の所在確認を確実なものにするためには、回覧実施者がE-mailによる添付資料所在確認の連絡を見落とした場合にも、文書管理システム１０１にログインする際に必ず回覧希望者に添付資料の所在を連絡する旨を画面により通知する。

以下、回覧終了登録処理について説明する。

図１２は回覧終了登録処理の一例を示すフローチャートである。図１２において、回覧終了者が回覧を終了した際の回覧終了登録の流れを示す。回覧終了者は回覧が終了を文書管理システム１０１に登録する。登録の際には添付資料を閲覧して回覧を行ったことを確実にするために、添付資料に示された添付資料キーを入力する。また、この際に次の回覧者を変更する必要があれば、次の回覧者となる回覧終了者の職員ＩＤを文書管理システム１０１に登録する（１２０１、１２０２）。回覧終了登録を受けた文書管理システム１０１は、外部記憶装置１０２から文書に付加されている添付資料キーを取得し（１２０３、１２０４）、回覧終了登録の際に入力された添付資料キーと一致しているかどうかの確認を行う（１２０５）。

添付資料が一致していれば、文書管理システム１０１は外部記憶装置１０２にある回覧状況情報に対し、回覧終了者を記憶する（１２０６）。この際に、次の回覧者の職員ＩＤが入力されていれば、回覧状況情報の回覧ルートを変更する（１２０７）。回覧状況情報の変更が完了したら、文書管理システム１０１は回覧終了が登録されたことを回覧終了者に通知する。同時に、変更になった回覧状況情報も送信する（１２０８、１２０９、１２１０）。

回覧終了者の次の回覧者の変更要求に対して、文書管理システム１０１が回覧ルートを適宜変更することで、回覧希望者が優先的して回覧できるための添付資料の所在確認、取得手段を提供することにより迅速に行われる。

次に、具体的な事例に基づいて、実施例を表示される画面の図１４から図２５を用いて説明する。

回覧が必要な紙の添付資料がある文書を収受した際に、文書を収受した職員、あるいは文書の担当者が、文書管理システム１０１に図１４のように、職員ＩＤ１４０１、パスワード１４０２でログインする。文書管理システム１０１はこのログイン処理によって職員を特定する。次に、鑑文書作成に必要な情報、図１５のように、文書名１５０１、文書分類１５０２、回覧の必要性１５０３、紙の添付資料の有無１５０４を入力する。

文書管理システム１０１は、入力された情報以外に、文書Ｎｏ、登録者ＩＤを付加し、図２に示すテーブルの形で登録する。ここで、文書管理システムから回覧者全員には文書Ｎｏが通知され、添付資料も回覧先頭者である「鈴木一郎」に送付される。文書分類から規定の初期回覧ルートを判断し、回覧者を特定することでシステムによる自動化ができ、回覧の管理作業を省略することができる。

ここで、「鈴木一郎」は回覧を終了し、次の回覧者である「鈴木二郎」に添付資料を送付したものとする。この時、文書分類、回覧ルート、職員情報、職員スケジュール、回覧状況情報は、それぞれ図３、図４、図５、図６、図７のテーブルのように格納されているものとする。

回覧希望者である「鈴木四郎」は、回覧を行いたいが添付資料を所持していない。そこで、まず、図１４のログイン画面から文書管理システム１０１にログインし、文書管理システム１０１から事前に連絡された鑑文書の文書Ｎｏを用いて、図１６鑑文書検索画面から鑑文書を検索する。検索後、図１７のように表示され、回覧状況表示画面１７０２から、現在の回覧を実施している職員が「鈴木二郎」であることを確認する。「鈴木四郎」は、添付資料の所在を確認するために、図１７のボタン１７０３をクリックし、回覧を希望する旨を文書管理システム１０１に連絡する。各回覧者が回覧終了を文書管理システム１０１に登録することによって、回覧希望者による全回覧者への添付資料の所在確認を行う必要はなくなり、所在確認先を即座に知ることができる。

連絡を受けた文書管理システム１０１は、図６のような職員スケジュールテーブルから回覧実施者「鈴木二郎」の本日のスケジュールを確認する。ここで、もし、「鈴木二郎」が在席している場合、図１８のように表示される。回覧希望者である「鈴木四郎」はボタン１８０１をクリックした場合、文書管理システム１０１は図５のような職員情報テーブルから「鈴木二郎」の電話番号を取得し、「鈴木四郎」のクライアント装置１１０に送信する。文書管理システム１０１から連絡の受けたクライアント装置１１０は、自動的に「鈴木二郎」に電話を掛け、「鈴木四郎」と「鈴木二郎」との間に電話によるコミュニケーションを設ける。「鈴木四郎」は電話機１１３を用いて、直接「鈴木二郎」に添付資料の所在を確認し、入手する。

図１４の画面において、「鈴木四郎」がボタン１８０２をクリックした場合、図１９のように回覧実施者である「鈴木二郎」の職員情報が表示される。これをもとに「鈴木四郎」はE-mailや電話を利用して、「鈴木二郎」に連絡を取り、添付資料の所在を確認する。

文書管理システム１０１は回覧希望者に回覧状況情報による添付資料の所在を連絡するだけでなく、添付資料を取得するための手段を提供する。添付資料の所在確認の際に、回覧実施者の在席状況を職員スケジュール情報から得る事で、回覧希望者と回覧実施者の間にコミュニケーションを設ける確率を高めることができる。

もし「鈴木二郎」が在席していない場合には、文書管理システム１０１は、図２０のように「鈴木四郎」には、「鈴木二郎」が不在であることを連絡し、「鈴木二郎」に対して、E-mailで「鈴木四郎」が回覧を希望しており、添付資料の所在を探していることを連絡する。「鈴木二郎」はこの連絡を確認次第、「鈴木四郎」に対して、添付資料の所在を連絡する。

E-mailによる連絡を用いることによって、回覧希望者の添付資料取得作業を軽減することができる。また、前述したように、回覧実施者がE-mailを見落とした場合に備え、回覧実施者が文書管理システム１０１にログインする際にも添付資料の所在を回覧希望者に連絡する旨を通知する。

職員は文書管理システムから提供された添付資料確認手段により、「鈴木二郎」に添付資料の所在を確認し、回覧開始登録を図２１のボタン２１０１をクリックすることで行う。回覧開始登録を受けた文書管理システムは回覧状況情報の回覧ルートを変更し、図２２の２２０２のように変更の結果を表示する。２２０２では現在の回覧者が「鈴木四郎」である表示がなされている。回覧実施者を常に文書管理システム１０１に登録することによって、より正確な添付資料の所在管理を文書管理システム１０１で行うことができる。

「鈴木四郎」は回覧実施後、図２２ボタン２２０４をクリックすることで回覧が終了したことを文書管理システム１０１に登録する。回覧終了登録に際しては、添付資料を閲覧して回覧を行ったことを確実にするために、添付資料に付加された情報、添付資料キーを図２３に示す入力受付部２３０１から入力する。また、「鈴木四郎」が回覧を終了した場合、次の回覧者を指定しなければ、再び「鈴木二郎」に添付資料を送付することになる。ここでは、「鈴木四郎」の次の回覧者を「鈴木三郎」とし、入力受付部２３０２から入力を行う。

回覧終了連絡を受けた文書管理システム１０１は、次の回覧者、「鈴木三郎」の在席情報を図６のような職員スケジュールテーブルから確認し、「鈴木四郎」に図２４のように連絡する。同時に文書管理システムは、次の回覧者が「鈴木三郎」になったことを受け、回覧状況における回覧ルートを変更し、図２５の２５０２のように回覧状況、及び回覧ルートの表示を更新する。このように必要に応じて回覧ルートを変更することによって、回覧希望者に対し、優先的に添付資料を回すことができ、回覧の迅速化を行うことができる。

本発明を実現するためのシステム構成図の一例鑑文書情報記憶部に保持される鑑文書テーブル文書分類情報記憶部に保持される文書分類テーブル初期回覧ルート情報記憶部に保持される回覧ルートテーブル職員情報記憶部に保持される職員情報テーブル職員スケジュール情報記憶部に保持される職員スケジュールテーブル回覧情報記憶部に保持される回覧情報テーブルログインの流れを示したシーケンス図鑑文書登録処理の流れを示したシーケンス図鑑文書表示の流れを示したシーケンス図添付資料所在確認の流れを示したシーケンス図回覧終了登録の流れを示したシーケンス図添付資料所在確認手段提供処理を示すフローチャート本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例本発明の実施例を示す画面表示例

符号の説明

１０１文書管理システム、１０２外部記憶装置、１０３鑑文書情報記憶部、１０４文書分類情報記憶部、１０５初期回覧ルート情報記憶部、１０６職員情報記憶部、１０７職員スケジュール情報記憶部、１０８回覧情報記憶部、１０９表示装置、１１０クライアント装置、１１１入力装置（キーボード）、１１２入力装置（マウス）、１１３電話機、１１４プリンタ

Claims

記憶装置を有する文書管理システムにおける書類回覧方法であって、
電子データである文書を識別する文書識別情報と当該文書に関する書類に付された書類識別情報とを対応付けて前記記憶装置に格納し、
当該文書及び書類の回覧対象者を識別する回覧者識別情報と前記文書識別情報と回覧実施中か否かを示す情報とを対応付けて回覧情報として前記記憶装置に格納し、
前記文書識別情報を含む前記書類の所在確認要求を受信した場合に、
受信した文書識別情報に対応付けて前記回覧情報に格納された回覧者識別情報のうち、回覧実施中であることを示す情報と対応付けられた回覧者識別情報に対応する情報を送信し、
前記文書識別情報と回覧された書類の書類識別情報と前記回覧者識別情報とを含む回覧終了要求を受信した場合に、
前記記憶装置において、前記回覧終了要求に含まれる文書識別情報および書類識別情報が前記記憶装置において対応付けて格納されていれば、回覧終了を示す情報を前記回覧終了要求に含まれる回覧者識別情報と対応付けて前記記憶装置に格納することを特徴とする書類回覧方法。
請求項１記載の書類回覧方法であって、
前記送信された回覧者識別情報に対応する情報は、当該回覧者識別情報と予め対応付けられた連絡先情報であることを特徴とする書類回覧方法。
請求項１記載の書類回覧方法において、
前記文書識別情報と当該文書識別情報に対応する文書の分類情報とを受信し、
受信した分類情報に基づき複数の回覧者の識別情報を特定し、
特定した回覧者の識別情報と前記受信した分類情報に対応する文書識別情報を対応付けて前記回覧情報を作成することを特徴とする書類回覧方法。
請求項１記載の書類回覧方法であって、
予め前記回覧対象者の回覧者識別情報と当該回覧対象者のスケジュール情報とを対応付けて前記記憶装置に格納し、
前記回覧実施中を示す情報と対応付けられた回覧者識別情報に対応する前記スケジュール情報が不在を示す情報である場合、当該回覧者識別情報に関する連絡先に対して前記書類の回覧希望がある旨の情報を送信することを特徴とする書類回覧方法。
電子データである文書を識別する文書識別情報と、当該文書識別情報に関する書類の所在に関わる回覧情報と、当該書類に付される書類識別情報とを対応付けて格納する記憶装置と、
前記文書識別情報を含む文書所在確認要求を受信した場合に、前記記憶装置に格納された文書識別情報のうち、前記受信した文書識別情報に対応付けて記憶装置に格納された回覧情報に基づいて特定した、当該文書識別情報に対応する書類の所在に関する情報を送信する手段と、
回覧された書類の書類識別情報と文書識別情報と当該書類の回覧を受ける回覧者の識別情報とを含む回覧終了登録要求を受信した場合に、当該受信した書類識別情報と文書識別情報とが前記記憶装置に対応付けて格納されていれば、前記回覧情報に、受信した回覧者識別情報と対応付けて回覧終了を示す情報を書き込む手段とを備えたことを特徴とする書類回覧システム。