JPS638970A - 文書作成支援装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的コ （産業上の利用分野） 本発明は、文書作成装置に係わり、例えば保険約款文書
や統計＋Ｒ料等の大門データを必要とする文書作成を支
援するために用いられる文書作成支援装置に関する。

（従来の技術） 文書作成装置は、文書の入力、記憶、糧集および印字の
基本機能を有し、文書作成の効率化を種目的とするａｌ
ｌであり、オペレータがキーボード（ｍｌ盤）を操作す
ることにより、文書の作成、作成した文書の記憶や編集
および印字を行なうことができる。

このような文書作成装置にあっては、従来の文書作りで
使用されていた和文タイプ等の欠点とされていた記憶機
能のない点や、保存した文章を後に一部修正して使用す
ることの因難な点や、一部でも打ち間違えると全文を打
ち消さなければならない点などといった欠点を全て解決
することができる。

しかしながら、上記のような機能を有している文書作成
Ｈ’ｌｌにおいて、文書の入力を行なう場合には、オペ
レータが入力装置すなわちキーボードを操作しなければ
ならないため、例えば保険約款文書や統計資料等の大量
データに基づいて作成される文書を作成する場合には、
大変な時間と労力を必要とする。

第６図は保険約款文書の中の保険料表である。

なお、第６図において符号１１は金額が入る部分であり
、この金額部分１１はホストコンピュータから送られる
データに基づいて作成されるもので、例えば１年毎に変
わる。（以下、この金額部分１１を可変部分１１と称す
） すなわち、文書作成装置で第６図に示すような保険料表
を作成する場合、オペレータはまず基本となる文書（表
）を作成し、次にホストコンピュータから送られる可変
部分１１のデータを見ながら、可変部分１１を作成して
いた。この場合、上記ホストコンピュータから送られる
データは、膨大なものであり、それをオペレータが見な
がら可変部分１１を作成しなければならないため、大変
な時間を必要とし、誤入力も多くなっていた。

しかも、この可変部分１１は、１年毎に変わるものであ
るから、その修正（更新）を行なう場合でも、上記した
ようにオペレータ自身がホストコンピュータから送られ
る新たなデータを見ながら、修正しなければならない。

このように、文書作成装置においては、大量データを必
要とする可変部分の修正に対して大変な時間と労力が必
要であり、作業能率を低下させるものであった。

（発明が解決しようとする問題点） 上記した如く、文書作成装置において、可変部分の修正
があった場合、オペレータ自身で修正する必要があり、
さらに可変部分のデータが大量にある場合には、相当の
時間を費やすものであった。

本発明は上記のような点に鑑みなされたもので、文書作
成装置における可変部分の修正処理を支援し、オペレー
タのデータ入力作業を削減できるような文書作成支援装
置を提供することを目的とする。

［発明の構成］ （問題点を解決するための手段） すなわち、本発明に係わる文書作成束！！装置にあって
は、基本となる文書を作成する基本文書作成手段と、こ
の基本文書作成手段よって作成された基本文書の所定置
換え部分に対する置換えデータを作成する置換えデータ
作成手段と、この置換えデータ作成手段によって作成さ
れた置換えデータの置換え文字数と上記基本文書の所定
置換え部分に該当する文字数が一致しているか否かをチ
ェックする文字数チェック手段と、この文字数チェック
手段によって上記置換えデータの置換え文字数と上記基
本文書の所定置換え部分に該当する文字数とが一致して
いると判別された場合に上記置換えデータを上記基本文
書の所定Ｗ１換え部分に対して置換え処理を具備したこ
とを特徴とする。

（作用） 上記のようにして構成される文書作成支援装置にあって
は、上記置換えデータ作成手段によって作成された！！
換えデータの置換え文字数と、上記基本文書の所定置換
え部分に該当する文字数とが一致していれば、上記置換
えデータを上記基本文書の所定置換え部分に対して置換
え処理を行なうようになる。

したがって、オペレータ自身が基本文書の所定置換え部
分に対する置換えデータを見ながら置換え処理を行なう
必要がなくなり、このため、オペレータのデータ入力作
業を削減させることができる。

（実施例） 以下、図面を参照して本発明の詳細な説明する。第１図
は本発明の一実施例に係わる文書作成支援装置の構成を
説明するためのブロック図である。すなわち、この文書
作成支援装置は、文書作成支援装置全体の制御を司る制
御部２１と、この１１１１１１部２１からのデータバス
２２にそれぞれ接続している文書作成部２３、文書変換
部２４、文書ファイル部２５、インタフェース２６、バ
ッファファイル部２７、［換えデータファイル作成部２
８、データファイル部２９、文字数チェック部３０、文
書ファイル作成部３１、チェックリスト作成部３２、印
字袋［３３および文書一括プリント処理部３４を備えて
いる。

文書作成部２３は、基本となる文書を作成し、作成した
文書を記憶する機能を持っており、例えばワードプロセ
ッサから構成される。文書変換部２４は、上記文書作成
部２３で作成された基本文書を後述する文書ファイル部
２５に格納するための文書変換機能を持っている。文書
ファイル部２５は、文書ファイルを格納する機能を持っ
ている。

インタフェース２６は、図示しないホストコンピュータ
からのデータ（上記基本文書の所定置換え部分に対する
データ）を受信する機能を持っている。バラフッファイ
ル部２７は、上記インタフェース２６で受信したデータ
を一時格納する機能を持っている。置換えデータファイ
ル作成部２８は、上記バッファファイル部２１に格納さ
れているデータに基づいて上記文書作成部２３で作成さ
れた基本文書の所定置換え部分に対するＨ’Ｍ＆えデー
タを作成する機能を持っている。データファイル部２９
は、上記置換えデータファイル作成部２８で作成された
置換えデータを格納する機能を持っている。文字数チェ
ック部３０は、上記置換えデータファイル作成部２８に
よって作成された置換えデータの置換え文字数と、上記
基本文書の所定置換え部分に該当する文字数とが一致し
ている否かをチェックする機能を持っている。

文書ファイル作成部３１は、上記文字数チェック部３０
において、上記置換えデータファイル作成部２８によっ
て作成された置換えデータの置換え文字数と、上記基本
文書の所定置換え部分に該当する文字数とが一致してい
る判別された場合に上記置換えデータを上記基本文書の
所定置換え文字に対して置換え処理を行なう機能を持っ
ている。チェックリスト作成部３２は、上記文字数チェ
ック部３０において、上記置換えデータファイル作成部
２８によって作成された置換えデータの置換え文字数と
、上記基本文書の所定置換え部分に該当する文字数とが
一致していないと判別された場合に、その旨のチェック
リストを作成する機能を持っている。

印字装置３３は、作成された文書の印字を行なう機能を
持っている。また、文書一括プリント処理部３４は、作
成された文書の全てを一括でプリントさせるための処理
機能を持っている。

上記のようにして構成される文書作成支援装置にあって
は、基本となる文書が文書作成部２３で作成保存される
。この場合、上記基本文口の文書中には図示しないホス
トコンピュータから送られてくるデータに基づいて置換
える部分がある。このホストコンピュータから送られて
くる基本文書の所定置換え部分に対するデータは、イン
タフェース２６を介してバッファファイル部２７に格納
される。

以下、上記のようにして構成される文書作成支援装置の
動作を第２図に示すフローチャートを参照して説明する
。なお、この実施例では、第６図に示した保険約款文書
の中の保険料の作成を例にとって説明する。

すなわち、まず、ステップＳ１で基本文書の作成が行わ
れる。この基本文書の作成は、上記文書作成部２３で行
われるものであり、例えば第３図（ａ＞に示すような基
本文書が作成される。この場合、２１才の欄の「？」〜
「？」、２２才の欄の「？」〜「？」・・・のエリア４
１ａ、４１ｂ・・・は、ホストコンピュータから送られ
てくる金額のデータが入る部分であり、このエリア４１
ａ、４１ｂ・・・に入る文字数を予め設定しておく。な
お、上記ホストコンピュータから送られてくる金額のデ
ータは、インタフェース２６を介してバッファファイル
２７に格納されている。

次に、ステップＳ２で上記基本文書を文書ファイル部２
５に格納するための文書変換が行われる。

すなわち、文書作成部２３で作成した基本文書を文書変
換部２４で、この文書作成支援装置で処理できるフォー
マットの文章に文書変換させて文書ファイル部２５に格
納させる。

このようにして、基本文書が文書ファイル部２５に格納
されると、ステップＳ３で置換えデータファイルの作成
が行われる。この置換えデータファイルの作成は、置換
えデータファイル作成部２８で行われるもので、始めに
バッファファイル部２７に格納されたデータのサブファ
イル名を読み込み、サブファイル名でのテーブルを作成
する。次に、作成したテーブルのサブファイル名でバッ
フ７フアイルをオープンしてデータ部を読込んでデータ
ファイルに書込む。そのとき、データファイルは、１件
目にサブファイル名を持ちデータ区分として「１」を設
定しておく。そして、２件目以降にデータレコードとし
てデータ区分に「２」を設定する。

第４図は、上記のようにして作成される置換えデータフ
ァイルの概略図であり、この置換えデータファイルはス
テップＳ４でデータファイル部２９に格納される。

次に、ステップ＄５において、文字数のチェックが行わ
れる。すなわち、文字数チェック部３０によって、デー
タファイル部２９に格納されている置換えデータファイ
ルの置換えデータの置換え文字数と、文書ファイル部２
５に格納されている基本文書の所定置換え部分に該当す
る文字数とが一致しているか否かを判別する。この文字
数チェック方法を具体的に説明すると、上記バッファフ
ァイル部２７で読込んだデータのバイト数と、文書作成
部２３で作成された基本文書の置換え文字数のバイト数
のマツチングを行なうもので、まず上記第４図に示した
置換えデータファイルを読込み、データ区分が「１」の
ときにそのデータ部にあるサブファイル名で文書ファイ
ル部２５をオープンする。この場合、この文書が見付か
らない場合には、エラーとする。

また、該当する文書が見付かった場合には、その交書の
「？」を文字検索し、その「？」から次の「？」までの
文字取り出しを行う。この場合、その文字列中に２バイ
ト文字が混在していたらエラーとする。また、その取り
出した文字数と置換えデータファイルの置換え文字数と
を比較して等しくなければエラーとする。

また、文字検索と文字取り出しを繰り返している過程に
おいて、置換えデータファイルにデータ区分が「２」の
置換えデータが続いているのに「？」の文字検索が不可
能になった場合にはエラーとする。また、置換えデータ
ファイルにデータ区分が「２」の［換えデータが終わっ
ているのに「？」の文字検索ができる場合にはエラーと
する。

このような方法で文字数のチェックを行ない、エラーが
出る場合、すなわち置換えデータの置換え文字数と基本
文書の所定置換え部分に該当する文字数とが一致しない
場合には、ステップＳ６でエラーデータの情報をチェッ
クリストとして出力する。

一方、エラーが出ない場合、すなわちＷＩ換えデータの
置換え文字数と基本文書の所定ｆｉ！換え部分に該当す
る文字数とが一致する場合には、ステップＳ７で置換え
処理を行なう。すなわち、文書ファイル作成部３１によ
って置換えデータファイル部２９に格納されている置換
えデータを基本文書の所定［挽え部分に対して置換え処
理を行なう。具体的に説明すると、置換えデータファイ
ルを読込み、データ区分が「１」のときにそのデータ部
にあるサブファイル名で文書ファイル部２５をオープン
する。この場合、その文書が見付からない場合には読み
飛ばす。そして、次のデータ区分が「１」のレコードが
検出されるまで置換えデータファイルを読み込みデータ
区分が「２」のレコードの置換えデータを文書ファイル
のデータに置換える。

このようにして置換え処理を行なった後の基本文書は、
第３（ｂ）に示すように金額の入る部分にホストコンピ
ュータからのデータに基づいた金額が書込まれるように
なる。次に、ステップＳ８でこの置換え処理後の基本文
書に対して文書変換を行なう。すなわち、ステップＳ７
で置換え処理を行なった基本文書は、文書ファイルＩＩ
！１１２５に格納されているため、この置換え処理後の
基本文書を文書変換部２４によって文書作成部２３で処
理できるフォーマットの文章に文書変換を行ない文書作
成部２３に戻す。そして、ステップＳ９で上記文書変換
を行なうた置換え処理後の基本文書・を印字装茸３３に
よって印刷する。この場合、文書一括プリント処理部３
４を用いて上記基本文書の全てを一括プリントすること
ができる。

第５因は、文書一括プリント処理部３４の動作を説明す
るためのフローチャートである。すなわち、まず、ステ
ップＳｉｔで文書作成部２３のファイルのオープン、初
期イメージ画面表字等の初ＩＡ設定が行われる。なお、
この初期設定において、処理区分の入力で「０」なら前
文書、「１」なら文書指定とする。

次に、ステップＳ１２で文書管理処理が行われる。

このステップＳ１２において、文書管理ブロックを読み
、１文書の情報を検索し終了であれば後述するステップ
Ｓ１５の終了処理へ移る。また、処理区分が「１」であ
ればその文書が指定された文書かチェックして指定され
たものであればステップＳ１３の処理に移る。

このステップＳ１３では、罫線情報読み込み処理が行わ
れる。すなわち、罫ａ情ｒＦｉ管理ブロックを読み罫線
上のテーブルを作成する。なお、この作成は１文書に対
して行われる。そして、上記テーブルより１ペ一ジ文の
罫線フォーマットをテーブルに作成しておき、１ページ
プリントしたら次のページの罫線フォーマットを作成す
る。

次に、ステップＳ１５で１文書処理が行われる。

すなわち、１文書管理ブロックを読み２バイト単位で「
終了」、「改頁」、「改行」、「倍角」をチェックする
。そして、このステップＳ１５の処理が終了すると再び
ステップ８１２に戻り、このステップ８１２で文ａｍ理
フロックを読み１文層の情報を検索して終了であればス
テップ３１５へ移り、ステップＳ１５でファイルのりＯ
−ズ等の終了処理を行ない、文書作成部２３に格納され
ている置換え処理後の基本文書全体を一括でプリントす
るようになる。

以上のように本発明の文書作成支援装置にあっては、ホ
ストコンピュータから送られてくるデータが自動的に基
本文書の所定置換え部分に書込まれるようになり、この
ため、オペレータは、−々、ホストコンピュータからの
データを見ながら打込む必要がなくなる。したがって、
オペレータによる誤入力がな（なり、作業能率も向上す
るようになる。

なお、実施例の中では、基本文書の所定置換え部分に対
するデータがホストコンピュータから送られてくるもの
として説明したが、このデータは例えば予めバラフッフ
ァイル部２７に格納されていても良い。

［発明の効果］ 以上のように本発明によれば、文書作成装置における可
変部分の晦正処理を支援することができる。このため、
オペレータのデータ入力作業を大幅に削減することが、
文書作成作業の能率も向上するようになる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例に係わる文書作成部１装置の
構成を説明するためのブロック図、第２図は上記文書作
成支援装置の動作を説明するためのフローチャート、第
３因は上記文書作成作業作を説明するためのフローチャ
ート、第６因は文書作成装置による保険料表作成を説明
するための図である。 ２１・・・制御部、２３・・・文書作成部、２４・・・
文盲変換部、２５・・・文書フ？イル部、２６・・・イ
ンタフェース、２１・・・バッファファイル部、２８・
・・置換えデータファイル作成部、２９・・・データフ
ァイル部、３０・・・文字数チェック部、３１・・・文
書ファイル作成部、３２・・・チェックリスト作成部、
３３・・・印字装置、３４・・・文目一括プリント処理
部。 出願人代理人　弁理士　鈴江武彦 第１図 第２図 （ａ） （ｂ） 第３図 データ区分　　　　　　　データ部 第４図 第５図

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）基本となる文書を作成する基本文書作成手段と、 この基本文書作成手段よって作成された基本文書の所定
   置換え部分に対する置換えデータを作成する置換えデー
   タ作成手段と、 この置換えデータ作成手段によって作成された置換えデ
   ータの置換え文字数と上記基本文書の所定置換え部分に
   該当する文字数が一致しているか否かをチェックする文
   字数チェック手段と、この文字数チェック手段によつて
   上記置換えデータの置換え文字数と上記基本文書の所定
   置換え部分に該当する文字数とが一致していると判別さ
   れた場合に上記置換えデータを上記基本文書の所定置換
   え部分に対して置換え処理を行なう置換え処理手段とを
   具備したことを特徴とする文書作成支援装置。
2. （２）上記文字数チェック手段によって上記置換えデー
   タの置換え文字数と上記基本文書の所定置換え部分に該
   当する文字数とが一致していないと判別された場合にそ
   の旨のチェックリストを作成するチェックリスト作成手
   段を具備したことを特徴とする特許請求の範囲第１項記
   載の文書作成支援装置。
3. （３）上記置換え処理手段によって置換え処理を行なつ
   た後の基本文書を一括プリントする基本文書一括プリン
   ト手段を具備したことを特徴とする特許請求の範囲第１
   項記載の文書作成支援装置。