JPH03188556A - 文書自動作成システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は文書自動作成システムに係り、特に。

既存の文書を流用して新規文書を自動作成するのに好適
な文書自動作成システムに関する。

〔従来の技術〕

従来５文書作成システムにおいて、新規文書の作成に既
存の文書を流用する場合、オペレータが必要の度に該当
文書を指定して呼び出し、さらに必要があれば、その内
容をオペレータが逐一修正し５作成中文書に挿入箇所を
指定して挿入するのが一般的である。なお、既存の文書
を利用した新規文書の自動作成に関連する公知例として
は、例えば特開昭６２−２４９２３５号公報が挙げられ
る。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術においては、新規文書の作成に既存の文書
を流用する場合、−々オペレータの介在を必要とするた
め、作業効率が悪く、また、ミスが起きやすいという問
題があった。

本発明の目的は、文書作成システムにおいて、既存の文
書を流用して新規文書を作成する場合の作業の効率向上
とミスの軽減を図ることにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するために、本発明の文書自動作成シス
テムにおいては、既に作成された文書（既存の文書）を
保持している手段と、新規に作成する文書の目次案を、
目次項目ごとに流用する既存の文書の属性を指定して入
力する手段と、入力された文書の属性をキーとして既存
の文書から該当文書データを取り込んで新規文書を作成
する手段と、入力された目次案や作成された新規文書を
出力する手段とからなることを特徴とする。

さらに、入力する目次案では、既存の文書の属性に加え
て置換文字列を指定し、取り込んだ該当文書データの一
部を前記置換文字列で置換することを特徴とする。

〔作　用〕

オペレータは、画面に表示されたメニュー等に従い、新
規文書の目次案だけを作成する。この場合、目次項目ご
とに、流用する既存の文書の属性（文書名、内容の種別
等）、置換文字列を一括して指定する。その後は、文書
作成システムが、目次項目ごとに、該属性をキーとして
既存の文書から該当文書データを選択し、必要があれば
その一部データを置換して新規文書を自動作成する。こ
れにより１文書作成作業の効率向上、ミス防止が可能に
なる。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例について図面により説明する。

第１図は本発明にかかる文書自動作成システムの一実施
例のブロック図である。図中、１１は目次案や文書デー
タ等を表示する表示装置、１２は文字なコマンドを入力
するキーボード、１３は画像や図形を入力するイメージ
リーダ、１４は文書作成を行うデータ処理装置、１５は
既存や新規の文書データを保持する磁気ディスク、フロ
ッピー・ディスク、光ディスク等のファイル装置、１６
は文書データを印刷するプリンタである。

第２図は本文書自動作成システムにおいて既存の文書を
流用して新規文書を自動作成する場合の処理フローチャ
ートの一例を示したもので、以下、これに従って説明す
る。

オペレータは１表示装置１１に表示されたメニューに従
ってキーボード１２より題名、流用文書名１種別、被置
換／置換文字列等を入力して新規文書の目次案を作成す
る（ステップ１０１）、第３図は目次案の一例で、既存
の文書を流用して「計算機システムの説明書」を作成す
る場合の目次案を示したものである。第３図では、新規
文書の表紙は既存の文書Ａの表紙を「昭和６３年３月」
を「平成元年３月」に置換して流用し、あいさつ文は文
書Ａのあいさつ文をそのまま利用し、説明図と特徴は文
書Ｂの説明図と特徴文を「ｏＱシステム」をｒｘｘシス
テム」に置換して流用することを示している。ここで、
流用文書名、種別等を流用する文書の属性と称す。

目次案が作成されると、データ処理装置１４は新規文書
の自動作成を開始する。

まず、最初の目次データを読み込む（ステップ１０２）
。第３図の例では、章「−」の表紙に関する目次データ
を読み込む。次に、該目次データに流用する文書の属性
が指定されているかどうか調べ（ステップ１０３）、属
性が指定されていなければ、キーボード１２やイメージ
リーダ１３からの入力を待ち（ステップ１０７）、入力
されると、それに従って文書データを作成しくステップ
１０８）、新規文書保存エリアへ移動する（ステップ１
０９）、一方、目次データに流用する属性が指定されて
いると、ファイル装［１５より該属性に合致した文書デ
ータを読み込み、データ処理装置１４内の作業エリアに
展開する（ステップ１０４）。第４図は、ファイル装置
１５に格納されている既存の文書のデータ構造例を示し
たものである。ステップ１０４では、例えば最初の表紙
の目次データの場合、流用文書名ｒＡＪと種別の「表紙
」をキーとしてインデックス部を検索して、文書Ａで且
つ表紙を見付け、該表紙に付されたポインタで文書デー
タ部をアクセスして、流用する表紙データを選択するの
である。次に、該目次データに文字列置換指示があるか
どうか調べ（ステップ１０５）、あれば、作業エリアに
展開した文書データ中の該当被置換文字列を置換文字列
に置換して（ステップ１０６）、新規文書保存エリアに
該文書データを移動する（ステップ１０９）。

最初の目次データでは、「昭和６３年３月」を「平成元
年３月」に置換する。なお、文字列置換指示がなければ
、そのまま新規文書保存エリアへ該文書データを移動す
る。その後、現在の処理が目次データの最後かどうか調
べ（ステップ１１０）、最後でなければ、次の目次デー
タを読み込んでステップ１０３以降の処理を繰り返すこ
とになる。

目次案の最後の目次データの処理が終了すると、データ
処理装置１４内の新規文書保存エリアにある文書データ
について、文書名付け、ページ付は等を行って新規文書
として再構成する（ステップ１１１）、その後、この作
成された新規文書をファイル１５に格納しくステップ１
１２）、さらに。

表示装置！１１に表示したり、あるいはプリンタ１６で
印刷したりする（ステップ１１３）。

以上、本発明の一実施例について説明したが、音声入力
装置を付加し、音声入力情報を文書データの一部として
扱うことで（例えば、音声情報を説明文として利用する
）、音声を含むマルチメディア文書作成処理が可能にな
る。また、第３図の目次案は、表紙、あいさつ文、その
他の１ペ一ジ以上の章から構成される文書を作成する場
合の例であるが、葉書の様に、１ページで構成され、項
目が定型（宛名、差出人、字面、日付等）となっている
文書では、流用文書名と置換文字列を設定することで新
規文書（葉書）を作成することができる。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らかな如く、本発明によれば、オペレ
ータは新規文書の目次を作成し１、流用文書名と文章の
種別を指定するだけで、新規の文書を自動的に作成でき
るので、文書作成作業が飛躍的に向上する効果がある。

また、流用文書中の特定語句の修正も目次作成時に一括
して行える為、修正ミスが軽減できる効果もある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明にかかる文書自動作成システムの一実施
例のブロック図、第２図は本実施例による新規文書作成
の処理フローチャート、第３図は目次案の一例を示す図
、第４図は既存の文書のデータ構造例を示す図である。 １１・・・表示装置、　１２・・・キーボード、１３・
・・イメージリーダ、 １４・・・データ処理装置、　１５・・・ファイル装置
、１６・・・プリンタ。 第１図 第２図 第３図 第４図

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）既存の文書を流用して新規文書を自動作成する文
   書作成システムであって、 既に作成された文書（以下、既存の文書と称す）を保持
   している手段と、 新規に作成する文書の目次案を、目次項目ごとに流用す
   る既存の文書の属性を指定して入力する手段と、 目次項目ごとに、前記文書の属性をキーとして既存の文
   書から該当文書データを取り込んで新規文書を作成する
   手段と、 入力された目次案や作成された新規文書を出力する手段
   と、 からなることを特徴とする文書自動作成システム。
2. （２）入力する目次案では、既存の文書の属性に加えて
   置換文字列を指定し、取り込んだ該当文書データの一部
   を前記置換文字列で置換することを特徴とする請求項（
   １）記載の文書自動作成システム。