JPH0776905B2

JPH0776905B2 - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH0776905B2
Application number: JP62000895A
Authority: JP
Inventors: 孝一竹内; 陽一坂井; 正川野辺; 秀幸小池
Original assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Current assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Priority date: 1987-01-06
Filing date: 1987-01-06
Publication date: 1995-08-16
Anticipated expiration: 2010-08-16
Also published as: JPS63168717A

Description

【発明の詳細な説明】〔産業上の利用分野〕本発明は、ワードプロセッサ等の電子文書ファイリング
・システムにおける文書管理装置に関し、特に、文書フ
ァイル等の更新・改版に伴う文書管理者の負担を軽減す
ることが可能な文書管理装置に関する。

〔従来の技術〕

近年、ワードプロセッサ等の電子ファイリング・システ
ムの普及に伴い、作成される文書の管理方法について
も、種々の提案がなされている。

例えば、文書がしばしば更新される可能性がある場合、
電子ファイリング・システムが出力した文書の管理方法
としては、出力文書全体を文書番号や版数毎に整理して
ファイリングするか，あるいは、文書本体はディスケッ
ト等の記録媒体に残し、目次，文書番号，版数等の情報
一覧のみをファイリングする方法が一般的である。

〔発明が解決しようとする問題点〕

上記従来技術では、文書を更新する者と、更新された文
書を管理する者とが異なる場合、ファイリングするべき
書類の量が多く、その維持管理に多大な労力が必要であ
った。

また、文書を二重に管理する必要があるため、往々にし
て版数の食い違い等の問題が発生し易かった。

さらに、文書を更新する者と、更新された文書を管理す
る者とが同一の場合、維持管理は容易であるが、例え
ば、タイトルのみを一見して文書の内容を理解すること
が難しい。

このため、文書管理装置に対し、キーボード等により文
書番号を入力して内容を一旦呼び出してから、版数や変
更部分等の文書内容を、目視してチェックする必要があ
った。

本発明の目的は、このような問題点を改善し、しばしば
更新される文書を管理している文書管理者の負担を軽減
し、文書の管理を容易にすることが可能な文書管理装置
を提供することにある。

〔問題を解決するための手段〕

上記目的を達成するため、本発明の文書管理装置は、文
書と、その文書を管理するための管理情報とを対応さ
せ、文書ファイルとして記録・保持、あるいは読み出す
手段を備え、保持した文書を更新する度に、その管理情
報の該当部分を更新して、更新した文書、および管理情
報を新しい文書ファイルとして記録するファイル記憶シ
ステムにおいて、上記文書を印刷する際、その文書書面
の一部に、上記管理情報を示す数字、バーコード等の識
別記号を併せて印刷する手段（印刷装置）、その文書書
面を画像情報として読み取る手段（読み取り装置）、そ
の読み取り装置が読み取った文書書面に、識別記号、ま
たは、その他の指示符号があるか否かを検出する手段
（文面処理装置の検出手段）、その検出手段が検出した
識別記号、または指示符号を判読する手段（文面処理装
置の判読手段）、および、上記記録・保持・読出手段が
保持する管理情報と、その判読手段が判読した情報とを
照合して、それらの差異を判別する手段（文面処理装置
の判別手段）を備え、一部に識別記号が表示された文書
書面を、そのまま読み取らせるか、あるいは、その文書
書面上に指示符号を追加して読み取らせるか、あるい
は、その文書書面とともに、指示符号が表記された他の
文書書面を読み取らせることにより、所望の文書や、複
数の文書間の差異等の情報を読み出し、または、印刷出
力することに特徴がある。

〔作用〕

本発明においては、文書管理装置側における管理情報を
示すコードを、文書内容を代表する部分、例えば、文書
の１頁目に、文書入力時に印刷装置により印刷し、文書
管理者は、その１頁目のみをファイリングして管理す
る。

また、その文書を読み出す必要がある場合、その１頁目
をファクスに類似した方法により、画像情報として読み
取り装置に読み取らせ、コード印刷内容を文面処理装置
に識別させることにより、文書全体の呼び出し、および
処理を行うことができる。

このため、文書内容を代表する部分のみを管理すること
により、文書管理を容易、かつ、効率的に行うことが可
能である。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例を図面により説明する。

第１図は、本発明の一実施例におけるファイル記憶シス
テムの構成図、第２図は本発明の一実施例における文書
書面の構成例図である本実施例のファイル記憶システムは、印刷装置（DP）
１、読み取り装置（DR）２、ファイル装置（FM）３、コ
ンソール装置４、中央処理装置（以下CPUと略す）５、
主メモリ装置（MM）６、文書処理装置（PP）７、通信装
置（CC）8a,8b、および書面９を備える。

印刷装置１、および読み取り装置２は、それぞれ文書の
印刷、および読み取りを行う。なお、これらの装置は、
ファクス端末のように、同一装置に縮退することもでき
る。

ファイル装置３は、文書ファイルを保持する。

コンソール装置４は、文書の作成・更新情報の入力、お
よび、文書内容の表示等を行う。

主メモリ装置６は、CPU5が使用する制御プログラム、な
らびに装置制御上の各種データ等を収容する。

文面処理装置７は、文書書面上の識別記号と指示符号と
を検出する手段、その識別記号と指示記号とを判読する
手段、および、予め保持された管理情報と、その判読手
段が判読した情報とを照合して、その差異を判別する手
段を備え、文書の検出、判読、および照合の機能を有す
る。

通信装置8a,8bは、ファイル装置３、コンソール装置
４、CPU5、主メモリ装置６、および文面処理装置７と、
印刷装置１、および読み取り装置２との通信を行う。

なお、これらの装置の制御は、CPU5が行う。

また、文書９の書面は、第２図のように、文書内容が印
刷される領域10、および余白領域11から構成される。そ
の余白領域11は、通常の印刷対象外の部分であり、綴じ
穴12、ホチキス穴13を空けるために使用し、さらに、数
字、バーコード、および、その他の識別記号を印刷する
位置14a〜14bが設定される。

本実施例のファイル記憶システムにおいて、文書を新規
作成する場合、文書管理者は、まず、入力すべき文書を
読み取り装置２に読み取らせる。

読み取り装置２は、CCDセンサ等の画像読み取り方法に
より、その書面を読み取り、読み取った文面の画像情報
は、文面処理装置７に送られる。

文面処理装置７は、パタンマッチングの手法を利用した
ディジタル画像認識処理等により、その書面の識別番号
の認識を試みる。その結果、新たに入力された文面には
識別記号が存在しないことにより、その文書は新規作成
されるべき文書であることを認識し、CPU5に認識結果を
報告する。

こうして入力された文書は、新規作成文書としてファイ
ル装置３に記憶され、さらに、CPU5により、適当に割り
当てられた文書管理情報も併せてファイル装置３に記憶
される。

また、本実施例のファイル記憶システムにおいて、文書
を更新する場合、文書更新者は、コンソール装置４によ
り、文書の更新処理を行う。

このとき、CPU5の制御により、新規作成時の文書情報、
および、各更新時に生じた差分情報とともに、新規作成
時、および各更新時の管理情報がファイル装置３に記憶
される。

さらに、本実施例のファイル記憶システムにおいて、作
成・更新された文書を管理する場合、文書管理者は、そ
の文書の新規作成時に読み取らせた文書の中、例えば、
１頁目だけを維持管理する。

つまり、文書管理者は、管理している書面に何らかの指
示を書き込み、ファイル装置３に読み取らせるか、ある
いは、何らかの指示を記入した書面を作成し、管理対象
の書面とともに、ファイル装置３に読み取らせることに
より、例えば、「最新版の文書」、「１版前の文書」、
「改版の回数」、「改版前と後との差分」等の出力を選
択して指示することができる。

従って、文書管理者は、出力したい文書が、どのように
更新されているか等の履歴について、知る必要がない。

それらの指示を含む文書は、ファイル装置３を通じ、文
書処理装置７において、その指示内容が認識され、CPU5
の制御により、必要な文書、または情報が印刷装置１に
より印刷される。

このとき、出力された文書、または情報書面の１頁目で
ある書面９には、第２図のように、余白領域11に設定さ
れた位置14a〜14cに、最新の文書管理情報を示す識別記
号が印刷されているため、文書管理者は、出力された文
書等の中、その１頁目のみを維持管理する。

従って、１文書当たりの管理ドキュメント数は、全文書
を管理する方法と比較して、大幅に減少することができ
る。

このようにして管理された文書に対し、文書管理者が、
再び、その文書の出力についての選択指示を行う場合、
まず、文面処理装置７の検出手段により、文書の余白部
分11を認識し、次に、識別記号を検出する。

さらに、検出された識別記号を、文面処理装置７の判読
手段により判読する。

なお、その識別記号がバーコードの場合、既存のバーコ
ード読み取り方法を利用し、その識別記号が数字の場合
は、特定フォント、またはマルチフォント識別手法等を
利用して、記号内容を判読する。

こうして検出・判読された文書管理情報と、ファイル装
置３が保持する文書管理情報とを、文面処理装置７の判
別手段により照合比較し、その結果はCPU5に報告され
る。

CPU5は、その報告に従い、適当な文書、または情報を呼
び出し、印刷装置１を通じて出力する。

また、文書管理者は、入力情報を含む動作を選択指示す
ることもできる。

すなわち、出力の選択指示と同様な形式で、追加・置き
換え・削除を行う文書を、その対象箇所や所望の動作を
示す指示情報とともに、読み取り装置２に入力すること
ができる。

それらの指示を含む文書については、ファイル装置３を
通じ、文書処理装置７により検出・判読された文書管理
情報と、ファイル装置３が保持する文書管理情報とが照
合比較される。また、その照合比較とともに文書管理者
の指示内容が認識され、CPU5の制御により、文書の追加
・置き換え・削除が行われる。

このように、文書管理者は、印刷装置１、および読み取
り装置２により、入出力される文書の一部のみを管理
し、必要に応じて適当な動作指示を記入して読み取らせ
ることにより、容易に文書の管理を行うことができる。

〔発明の効果〕

本発明によれば、文書管理者は、文書の更新状況を逐次
管理する必要がないため、文書管理の簡易化、および省
スペース化を実現することが可能である。

また、必要に応じて、平易な指示により、目的文書や関
連情報の読み出し、および、文書の一部改版等の処理も
行うことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例におけるファイル記憶システ
ムの構成図、第２図は本発明の一実施例における文書書
面の構成例図である。 1:印刷装置（DP）,2:読み取り装置（DR）,3:ファイル装
置（FM）,4:コンソール装置,5:中央処理装置（CPU）,6:
主メモリ（MM）,7:文面処理装置（PP）,8a,8b:通信装置
（CC）,9:文書書面,10:文書内容が印刷される領域,11:
余白領域,12:綴じ穴,13:ホチキス穴,14a〜14c:識別記号
の印刷位置。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書と、該文書を管理するための管理情報
とを対応させ、文書ファイルとして記録・保持、あるい
は読み出す手段を備え、保持した文書を更新する度に、
該管理情報の部分を更新して、更新した該文書、および
管理情報を新しい文書ファイルとして記録するファイル
記憶システムにおいて、上記文書を印刷する際、該文書
書面の一部に、上記管理情報を示す数字、バーコード等
の識別記号を併せて印刷する手段、該文書書面を画像情
報として読み取る手段、該読み取り手段が読み取った文
書書面に、該識別記号、または、文字、記号等の指示符
号があるか否かを検出する手段、該検出手段が検出した
該識別記号、または該指示符号を判読する手段、およ
び、上記記録・保持・読出手段が保持する管理情報と、
該判読手段が判読した情報とを照合して、それらの差異
を判別する手段を備え、一部に該識別記号が表示された
該文書書面を直ちに読み取らせるか、あるいは、該文書
書面上に該指示符号を追加して読み取らせるか、あるい
は、該文書書面とともに、指示符号が表記された他の文
書書面を読み取らせることにより、所望の文書や複数の
文書間の差異等の情報を読み出し、または、印刷出力す
ることを特徴とする文書管理装置。