JPH1196148A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 利用者が文書名やキーワードなどを入力しな
くても文書を取り出すことができ、且つ、文書番号を記
憶しておいたり入力したりする必要もない文書管理装置
を提供する。 【解決手段】 文書ＤＢ６に登録される文書に固有の文
書番号を付加する文書管理部５と、文書番号を文書上の
所定位置に印刷するプリンタ制御部８と、スキャナ１に
より文書が読み取られたとき文書上に印刷された文書番
号を認識するイメージ解析部９とを備えることで、登録
時に印刷しておいた文書の１ページ目などをスキャナ１
により読み取らせるだけで所望の文書を指定して取り出
すことができるようにした。また、文書上に記載された
更新指示パターンを認識する機能をイメージ解析部９に
持たせ、且つ更新指示パターンによって指示された文字
列を認識するようにイメージ解析部９を構成し、文書上
の修正したい部分に更新指示パターンとともに修正内容
を記載してスキャナ１で読み取らせるだけで文書を簡単
に更新できるようにもした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は画像やテキストを含
んだ文書の登録、検索、更新、配布などが可能な文書管
理装置に係わり、特に検索、更新、配布などを容易に行
うことができる文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、イメージ情報やテキスト情報
を含んだ文書の登録、検索、更新、印刷、配布などが可
能な文書管理装置が提供されている。この種の文書管理
装置は、キーボードおよびスキャナを備えており、キー
ボードを用いてテキスト情報から成る文書を作成した
り、スキャナから画像を読み込んでイメージ情報から成
る文書を作成したり、イメージとテキストの混在する文
書を作成したりできるようになっている。また、作成さ
れた文書を、文書名、キーワード、文書番号またはファ
イル番号などを付加して登録し、管理できるようになっ
ている。また、文書番号やファイル番号を利用者が正確
に記憶しておくことは難しいので、文書を取り出す際、
利用者が文書名やキーワードなどを入力して装置に対し
検索処理の実行を指示することにより、入力された文書
名やキーワードを含む文書を自動的に特定して取り出せ
るようにもなっている。例えば、特開平7-93305 号公報
に示された文書処理装置は、上記のような文書管理装置
の一つである。この公報記載の文書処理装置は、文書の
登録、検索、印刷、配布が可能であり、且つ、登録され
たそれぞれの文書に配布先を対応付けて記憶しておくこ
とで、文書作成後の配布作業を効率良く行えるようにし
ている。なお、この文書処理装置においても、登録した
文書の取り出しは上記の従来技術と同様、利用者が文書
名やキーワードなどを入力して装置に対し検索処理の実
行を指示することにより行っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように従来技術
の文書管理装置では、登録した文書を取り出す際、利用
者に文書名やキーワードなどを入力させることにより文
書を検索するようにしているため、文書取り出しの度毎
に利用者に煩わしい入力操作を強いるという問題があ
る。本発明の課題は、上記のような従来技術の問題を解
決し、利用者が文書名やキーワードなどを入力しなくて
も文書を取り出すことができ、且つ、文書番号を記憶し
ておいたり入力したりする必要もない文書管理装置を提
供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、登録された文書を印刷
するプリンタと、紙面に記載された内容をイメージ情報
として読み取るスキャナとを備えた文書管理装置におい
て、登録される文書に固有の文書番号を付加する文書管
理手段と、文書印刷時に上記文書管理手段により付加さ
れた文書番号を文書上の所定位置に印刷するプリント制
御手段と、スキャナにより上記文書が読み取られたとき
文書上に印刷された上記文書番号を認識する文字認識手
段とを備えたことを特徴としている。また、請求項２記
載の発明では、請求項１の文書管理装置において、文字
認識手段は、文書上に記載された更新指示パターンを認
識する更新指示パターン認識機能を備え、その更新指示
パターンによって指示された文字列を認識することを特
徴としている。また、請求項３記載の発明では、登録さ
れた文書を印刷するプリンタと、紙面に記載された内容
をイメージ情報として読み取るスキャナとを備えた文書
管理装置において、登録時に文書フォーマットを識別す
るフォーマット識別手段と、登録される文書に固有の文
書番号を付加する文書管理手段と、上記フォーマット識
別手段により識別された文書フォーマットに従って上記
文書管理手段により付加された文書番号を文書上に挿入
する文書番号挿入手段と、上記文書番号挿入手段により
文書番号の挿入され印刷された文書がスキャナにより読
み取られたとき、上記文書上に印刷された文書番号を認
識する文字認識手段とを備えたことを特徴としている。

【０００５】上記のように構成したので、請求項１記載
の発明によれば、文書をスキャナで読み取り登録すると
ともに、登録した文書に固有の文書番号を付加した文書
画像をプリンタで印刷し、それを利用者が手元に備えて
おき、登録した文書を取り出す際に、上記文書番号が付
された文書画像をスキャナで読み取らせることにより上
記文書番号が自動認識される。したがって、文書登録時
に印刷しておいた手持ちの文書の１ページ目などをスキ
ャナにより読み取らせるだけで所望の文書を指定して取
り出すことができるので、所望の文書の更新、再配布、
印刷などを簡単な操作で行うことができるようになる。
また、請求項２記載の発明では、文書上の修正したい部
分に更新指示パターンとともに修正内容を記載して、そ
の文書をスキャナで読み取らせることにより、文書上の
修正したい個所と修正内容が自動認識されるので、文書
を簡単に更新することができる。また、請求項３記載の
発明では、登録される文書がテキスト文書の場合、すな
わちスキャナで読み取られた文書ではなく、端末装置か
ら所定の文書フォーマットのテキストデータとして入力
された文書の場合、登録時にその文書フォーマットが識
別され、且つその文書に固有の文書番号が付与されると
ともに、識別された文書フォーマットに従って上記文書
番号がテキスト形式で文書中に挿入されるので、登録し
た文書をビットマップ展開することなく高速で印刷する
ことができる。そして、文書登録時に印刷しておいた手
持ちの文書の１ページ目などをスキャナにより読み取ら
せるだけで所望の文書を指定して取り出すことができる
ので、所望の文書の更新、再配布、印刷などを簡単な操
作で行うことができるようになる。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施の形
態を示す文書管理装置の構成ブロック図である。図示す
るように、この実施の形態の文書管理装置は、文書に取
り込まれる画像を読み取るスキャナ１、スキャナ１を制
御するスキャナ制御部２、スキャナ１により読み取られ
たイメージ情報を一時的に格納するイメージバッファ
３、文書に取り込まれるテキスト情報の入力など各種操
作を行うための端末装置４、端末装置４から入力された
テキスト情報またはスキャナ１により読み取られたイメ
ージ情報を文書として登録・管理する文書管理部５、文
書管理部５により登録された文書が蓄積・保管される文
書データベース部６、文書情報などを印刷用紙上に印刷
するプリンタ７、文書識別番号が印刷用紙上の所定位置
に印刷されるようにビットマップ展開を行ったりプリン
タを制御したりするプリンタ制御部８、印刷用紙上の文
書識別番号などを認識する文字認識手段を有するイメー
ジ解析部９、等を備えている。

【０００７】図２に、第１の実施の形態の文書登録時の
動作フローを示す。以下、図２などに従ってイメージ情
報から成る文書の登録時の動作を説明する。まず、登録
しようとする画像の原稿をスキャナ１にセットし、原稿
上の画像を読み取る（Ｓ１）。なお、このとき複数ペー
ジを連続して読み取り登録することが可能である。読み
取られたイメージ情報はスキャナ制御部２を介してイメ
ージバッファ３に格納され（Ｓ２）、さらに、図示しな
いファイル管理部によりファイル番号が付与され、文書
データベース部６に蓄積される（Ｓ３）。このとき、図
示しない符号化手段によりイメージ情報のデータ圧縮を
行ってから蓄積を行うことも可能である。また、文書管
理部５は、図３に示すように、上記ファイル番号に対応
付けて文書番号、版番号、文書名などを文書管理テーブ
ルに書き込んで文書データベース部６に蓄積された文書
を登録する（Ｓ４）。なお、この登録時、登録した文書
の版番号は01である。

【０００８】続いて、ファイル管理部５は、登録した文
書を１ページ目から順に読み出し、それぞれのページに
図４に示すような、文書番号、版番号、ページ番号から
なる文書識別番号を付加してプリンタ制御部８に渡し、
印刷用紙への印刷を指令する。この印刷指令を受けたプ
リンタ制御部８は、図５に示すように上記文書識別番号
を各ページ内の所定の位置にビットマップ展開し（Ｓ
５）、印刷用紙上に各ページの画像を印刷する（Ｓ
６）。なお、文書番号および版番号は１ページ目だけに
印刷するようにしてもよい。また、１ページ目だけを印
刷するようにしてもよい。蓄積されている文書を取り出
す際には、図６に示すように、まず、文書番号が記載さ
れた例えば１ページ目の印刷画像をスキャナ１により読
み取らせる（Ｓ１１）。そして、スキャナ１により読み
取られた上記印刷画像のイメージ情報がイメージバッフ
ァ３に格納されると（Ｓ１２）、イメージ解析部９はペ
ージ内の所定の位置（図５の例では右上）から文書番号
を含んだ画像領域を切り出し（Ｓ１３）、文字認識手段
により切り出した画像領域に含まれている文書番号を認
識する（Ｓ１４）。認識された文書番号が文書管理部５
に渡されると、文書管理部５は図３に示したような文書
管理テーブルを参照し、上記文書番号に対応付けられた
ファイル番号を取得し、そのファイル番号をファイル管
理部に渡してそのファイル番号の文書を取り出させ（Ｓ
１５）、その文書画像を端末装置４に表示させる。以上
のように第１の実施の形態によれば、文書登録時に印刷
しておいた手持ちの文書の１ページ目などをスキャナ１
により読み取らせるだけで所望の文書を指定して取り出
すことができるので、所望の文書の更新、再配布、印刷
などを簡単な操作で行うことができる。

【０００９】次に本発明の第２の実施の形態について説
明する。この第２の実施の形態では、文書内に手書きな
どで更新指示パターンなどを書き込むことにより文書の
更新を可能にしている。例えば、図７に示した所定の間
隔で平行に並んだ２本の直線が削除指示を示す更新指示
パターンであり、V マークが挿入位置を示す更新指示パ
ターンであり、その近傍の＞＞を左側＜＜を右側に配し
た間の文字列が上記V マークにより指示された挿入位置
に挿入する文字列である。すなわちこの場合、イメージ
解析部９内に設けられた更新指示パターン認識機能（図
示省略）が上記のような更新指示パターンを認識し、文
字認識手段が更新指示パターンに対応付けられた上記文
字列を認識するのである。以下、図８に示す動作フロー
に従って第２の実施の形態の動作を説明する。まず、更
新指示パターンなどが記載された図７に示したような更
新原稿をスキャナ１にセットし、原稿上の画像を読み取
る（Ｓ２１）。なお、このとき複数ページの更新原稿を
連続して読み取ることが可能である。読み取られたイメ
ージ情報がスキャナ制御部２を介してイメージバッファ
３に格納されると（Ｓ２２）、イメージ解析部９の更新
指示パターン認識機能はイメージバッファ３内のイメー
ジ情報をページ毎に走査し、更新指示パターンを認識す
る（Ｓ２３）。例えば、所定のライン番号誤差内で（幅
誤差に収まって）ライン方向（横方向）に所定長以上の
黒画素が検出されれば横方向に伸びる直線と判断し、２
本の直線の始点および終点の画素番号（横方向位置）が
所定の誤差内であり、ライン番号の差（直線間距離）が
所定の誤差内であれば、上記２本の直線を削除指示パタ
ーンと判定する。

【００１０】続いて、更新指示パターンに係わっている
文字列、例えば＞＞が左側＜＜が右側に配された間の文
字列を文字認識手段であるイメージ解析部９により認識
する（Ｓ２４）。そして、例えば図９に示すような文書
更新指示情報を作成し（Ｓ２５）、文書管理部５に渡
す。なお、図９に示した文書更新指示情報は図７に対応
している。このようにして、文書管理部５はイメージ解
析部９から受け取った文書更新指示情報に従って文書更
新を行う（Ｓ２６）。そして、図３に示したような文書
管理テーブル内の版番号を更新する。なお、更新する文
書の特定は図７の右上に印刷されている文書認識番号に
含まれた文書番号を第１の実施の形態に示した方法で認
識することにより行う。以上のように、第２の実施の形
態によれば、文書上の修正したい部分に更新指示パター
ンとともに修正内容を記載して、その文書をスキャナ１
で読み取らせることにより、文書上の修正したい個所と
修正内容が自動認識されるので、文書更新を容易に行う
ことができる。

【００１１】次に本発明の第３の実施の形態について説
明する。図１０は、本発明の第３の実施の形態を示す動
作フロー図である。第１の実施の形態で対象にした文書
は例えば画像文書であったが、この実施の形態で対象に
する文書は、ワードプロセッサで作成された文書やスプ
レッドシートの文書のように、テキスト情報を含んだ所
定の文書フォーマットの文書である。以下、図１０など
により、第３の実施の形態の動作を説明する。まず、端
末装置４からテキスト情報を含んだ登録文書が入力さ
れ、文書管理部５がそれを取得する（Ｓ３１）。そし
て、ファイル管理部を介してファイル番号を付与し、上
記文書を文書データベース部６に蓄積する。また、文書
管理部５は、図３に示すように、上記ファイル番号に対
応付けて文書番号、版番号、文書名などを文書管理テー
ブルに書き込んで文書データベース部６に蓄積された文
書を登録する（Ｓ３２）。続いて、文書管理部５は登録
した文書の文書フォーマットを識別する（Ｓ３３）。こ
の場合、例えば、端末装置４で付けたファイル名の拡張
子などを用いて文書フォーマットを識別することが可能
である。

【００１２】次に、図１１に示した文書作成部１０にお
いて上記文書にそれと同じ文書フォーマットで文書識別
番号を自動的に追加する（Ｓ３４）。すなわち、上記文
書作成部１０は様々な内部形式の様々な文書フォーマッ
トの文書を作成・修正できる文書作成手段を備えてお
り、上記のようにして識別された文書フォーマットの文
書作成手段を起動し、その編集機能を用いて所定行の所
定位置に文書番号を含んだ文書識別番号を追加するので
ある。また、端末装置４で文書を作成する際、各ページ
の例えば右上に図１２に示すようなテンプレートを書き
込んでおき、ステップＳ３４において、図１２に０と書
き込まれている部分を正式な文書識別番号に書き換える
ようにしてもよい。なお、この書き換えは自動的に行う
ことができる。このようにして、文書識別番号の追加さ
れた文書がプリンタにより印刷用紙に印刷される（Ｓ３
５）。なお、文書を取り出す際の手順については、図６
に示した第１の実施の形態の場合と同様である。以上の
ように、第３の実施の形態によれば、登録される文書が
テキスト文書の場合、すなわち第１及び第２の実施の形
態のようにスキャナ１で読み取られた文書ではなく、端
末装置４から所定の文書フォーマットで入力された文書
の場合、文書作成手段の編集機能を用いて文書中にその
文書フォーマットに従って文書識別番号を追加するよう
にしたので、プリンタ制御部８に特別なビットマップ展
開手段を設けることなく文書識別番号を付加することが
できる。

【００１３】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は以下のよ
うな優れた効果を奏する。請求項１記載の発明によれ
ば、文書登録時に印刷しておいた手持ちの文書の１ペー
ジ目などをスキャナにより読み取らせるだけで所望の文
書を指定して取り出すことができるので、所望の文書の
更新、再配布、印刷などを簡単な操作で行うことができ
る。また、請求項２記載の発明では、文書上の修正した
い部分に更新指示パターンとともに修正内容を記載し
て、その文書をスキャナで読み取らせることにより、文
書上の修正したい個所と修正内容が自動認識されるの
で、文書を簡単に更新することができる。また、請求項
３記載の発明では、登録される文書がテキスト文書の場
合、登録時にその文書フォーマットが識別され、その文
書に固有の文書番号が識別された文書フォーマットに従
ってテキスト形式で文書中に挿入されるので、登録した
文書をビットマップ展開することなく高速で印刷するこ
とができる。そして、文書登録時に印刷しておいた手持
ちの文書の１ページ目などをスキャナにより読み取らせ
るだけで所望の文書を指定して取り出すことができるの
で、所望の文書の更新、再配布、印刷などを簡単な操作
で行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の構成ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の動作フロー図である。

【図３】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の要部のデータ構成図である。

【図４】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の要部の説明図である。

【図５】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の要部の他の説明図である。

【図６】本発明の第１の実施の形態を示す文書管理装置
の他の動作フロー図である。

【図７】本発明の第２の実施の形態を示す文書管理装置
の説明図である。

【図８】本発明の第２の実施の形態を示す文書管理装置
の動作フロー図である。

【図９】本発明の第２の実施の形態を示す文書管理装置
の要部のデータ構成図である。

【図１０】本発明の第３の実施の形態を示す文書管理装
置の動作フロー図である。

【図１１】本発明の第３の実施の形態を示す文書管理装
置の要部の構成ブロック図である。

【図１２】本発明の第３の実施の形態を示す文書管理装
置の要部の説明図である。

【符号の説明】

１ スキャナ、３ イメージバッファ、５ 文書管理部
（文書管理手段、フォーマット識別手段）、６ 文書
データベース部、７ プリンタ、８ プリンタ制御
部（プリント制御手段）、９ イメージ解析部（文字
認識手段）、１０ 文書作成部（文書番号挿入手段）

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 登録された文書を印刷するプリンタと、
   紙面に記載された内容をイメージ情報として読み取るス
   キャナとを備えた文書管理装置において、 登録される文書に固有の文書番号を付加する文書管理手
   段と、文書印刷時に上記文書管理手段により付加された
   文書番号を文書上の所定位置に印刷するプリント制御手
   段と、スキャナにより上記文書が読み取られたとき文書
   上に印刷された上記文書番号を認識する文字認識手段
   と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記文字認識手段は、文書上に記載され
   た更新指示パターンを認識する更新指示パターン認識機
   能を備え、当該更新指示パターンによって指示された文
   字列を認識することを特徴とする請求項１記載の文書管
   理装置。
3. 【請求項３】 登録された文書を印刷するプリンタと、
   紙面に記載された内容をイメージ情報として読み取るス
   キャナとを備えた文書管理装置において、 登録時に文書フォーマットを識別するフォーマット識別
   手段と、登録される文書に固有の文書番号を付加する文
   書管理手段と、上記フォーマット識別手段により識別さ
   れた文書フォーマットに従って上記文書管理手段により
   付加された文書番号を文書上に挿入する文書番号挿入手
   段と、上記文書番号挿入手段により文書番号の挿入され
   印刷された文書がスキャナにより読み取られたとき、上
   記文書上に印刷された文書番号を認識する文字認識手段
   と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。