JPS6336669A - 電子フアイルシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 この発明は、文書シートを読み取る画像読取り手段を有
し、この画像読取り手段から読み取られる文書シートの
画像情報を光記録媒体に登録し、登録された文書シート
の画像情報を表示する表示器を有する電子ファイルシス
テムに関するものである。

〔従来の技術〕

従来、この種の電子ファイルシステムにおいては、光デ
ィスク等の記録媒体に大量の情報を登録して１登録時に
伺加された読出し情報（キーワード）を人力することに
より、登録した情報、例えば文書または画像を随時読み
出すことができるように構成されている。

この場合、登録する情報（シート状またはブ。

り状）は、イメージリーグ（光学スキャナ）から光学的
に読み取られて２値化された後、オペ＋／−タがキーボ
ード等の人力手段よりキーフードを入力する操作を各登
録するｔＩｔ報毎に行うタイプと、あらかじめ登録する
文書ファイルのキーワードファイルを作成しておき、イ
メージリーグから文書ファイルの読み取り操作を行い、
読み取りが終了した時点で、オペレータが前述したキー
ワードファイルと文書ファイルとの関係をリンクする作
業を行うタイプとがあった。

〔発明が解決しようとする問題点〕

このため、前者の場合、複数の文書を登録する場合には
、オペレータが必ず各文書に対するキーワードを付加す
るキー操作を各文書毎に行わなければならず文書登録効
率が著しく低下してしまう問題点があった。また、後者
については、複数の文書を一括して入力できるが、入力
後オペレータが必ず各文書に対するキーワードをリンク
する作業を行わなければならず、電子ファイリングにお
ける文書登録に要する時間のほうが文書呼び出しに関す
る時間に比べてかなりかかつてしまう問題点があった。

これらの問題点を改善するために、光学マークリーグま
たは光学カードリーグ等の読取り手段よりキーワードを
入力すると同時に文書ファイルを入力するシステムも提
案されているが、そのための専用のフォーマットがプリ
ントされた用紙を必要とし、読取り装置と専用用紙のた
めにトタールコストが大幅にアップしてしまう等の新し
い問題が発生してしまう。

この発明は、上記の問題点を解消するためになされたも
ので、文書シート入力に必要な情報をマークシート入力
するためのマークシートを画像編集してプリンタからマ
ークシートを出力できる電子ファイルシステムを得るこ
とを目的とする。

〔問題点を解決するための手段〕

この発明に係る電子ファイルシステムは、画像読取り手
段から入力する文書シートの管理情報をマーク入力する
マークシートパターンを表示器上でレイアウト編集する
編集手段と、この編集手段によりレイアウト編集された
マークシートパターンに入力される任意の管理情報に基
づいて固有の識別パターンを作成する作成手段と、この
作成手段により作成された固有の識別パターンおよび編
集手段によりレイアウト編集されたマークシートパター
ンを画像出力する画像出力手段とを設けたものである。

〔作用〕

この発明においては、編集手段によりレイアラ１１ｆａ
集されたマークシートパターンに入力される管理情報に
基づいて作成手段が固有の識別パターンを作成し、画像
出力手段から編集手段によりレイアラ）［集されたマー
クシートパターンおよび識別パターンを画像出力させる
。

〔実施例〕

第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイル装置の
構成を説明する外観図であり、１はリーダ部で、自動原
稿搬送装置（ＡＤＦ）２より搬送される文書シートまた
は後述する光学マーク読取りシートを光学的に読み取り
、両シートを識別する識別手段１ａとこの識別手段１ａ
から出力される識別情報に基づいて光学走査部の走査速
度または自動原稿搬送装置２の原稿搬送速度を制御する
制御手段１ｂが第２図に示すリーグインタフェース１７
に設けられている。３はこの発明の画像出力手段をなす
プリンタ部で、例えばレーザビームプリンタで構成され
る。４は給紙部で、シート状の記録媒体をプリンタ内部
の画像形成部に出力する。５はこの発明の編集手段およ
び作成手段を兼ねるワークステーション部で、光ディス
クで構成される光記録媒体が収容される画像登録部５ａ
　。

オペレーション指令を入力するキーボード５ｂ　。

ポインティンデバイス５ｃ　　、リーグ部１から読み取
られる文書画像をラスクイメージで表示するビットマツ
プデイスプレィ５ｄ等から構成されており、プリンタ部
３およびリーダ部１とが通信ライン６．７で接続されて
いる。なお、ワークステーション部５には各部５ａ〜５
ｄおよびプリンタ部３、リーダ部１等を総括的に制御す
る制御部（ＣＰＵ）を有している。

第２図は、第１図に示した電子ファイルシステムの制御
構成を説明する制御ブロック図であり、第１図と同一の
ものには同じ符号を付しである。

この図において、１１は例えばモトローラ社製の６８０
００　（３２ビツト）のＣＰＵで、ＲＯＭ１２に格納さ
れた制御プログラムに基づいて各部を制御する。１３は
ＣＲＴインタフェースで、パスライン１５に接続され、
登録された画像情報をビットマツプデイスプレィ５ｄに
インタフェースする。１４はキーボードインタフェース
で、キーボード５ｂから入力されるキーイン情報をワー
クステーション部５にインタフェースする。１６は光デ
イスクインタフェースで、画像登録部５ａに登録される
画像情報の転送または登録された画像情報の読み出しを
行う。１７はリーグインタフェースで、リーグ部１が読
み取った画像情報を授受する。１８はプリンタインタフ
ェースで、登録または読み取られた画像情報をプリンタ
部３に転送する。１９はイメージメモリで、リーグ部１
が読み取る画像データを一時蓄える。

次に第３図〜第７図を参照しながらこの発明によるマー
クシート編集、登録、出力動作について説明する。

第３図はこの発明による基本マークシートレイアウトを
説明する模式図である。

この図において、２１はマークシートレイアウトで、第
２図に示したＲＯＭ１２に格納された編集プログラム（
第８図に示すフロー）に基づいてＣＰＵ１１がＣＲＴイ
ンタフェース１３を介してビットマツプデイスプレィ５
ｄに表示した状態を示しである。２２はタイミングマー
クで、マークシート固有の識別パターン２３をリーグ部
１が読み取る際のタイミングとなる情報である。識別パ
ターン２３はリーグ部１が読み取るシートがマークシー
トか文書シートかを識別するマークとして機能する。２
４はマーク欄で、ギーワード項［」内容を選択するマー
クエリア２４ａとキーワード名を入力するキーワードエ
リア２４ｂ等から構成されている。２５は文字コードマ
ークエリアで、所望とする枠内をマークすることにより
文字情報をリーグ部１が読み取ることが可能となる。

第４図は、第３図に示したマーク欄２４の構成を説明す
る図であり、第３図と同一のちのには同じ符すを付しで
ある。

この図において、３１はキーワード番号で、例えば「３
Ｊの場合を示しである。３２はキーワード名で、例えば
「新聞情報」の場合を示しである。３３はキーワード項
目番号で、項目数（コラムｆｉ）が例えば「２０」の場
合を示しである。

３４はキーワード項目内容で、例えばキーワード項目番
号３３の「１」〜「６」に新聞名が入力された状態を示
しである。

第５図は、第１図に示した画像登録部５ａに設けられる
管理情報を説明する模式図である。

この図において、４１はキーワードファイルで、キーワ
ード番号３１とマーク欄２４にマークされたキーワード
項目番号３３が書き込まれである。４２は項ｌ］対応フ
ァイルで、マークシート番号４３．キーワード番号３１
．キーワード項目番号３３．キーワード項目内容３４が
書き込まれている。

第６図は、第１図に示した画像登録部５ａに設けられる
管理情報のアーキテクトを説明する模式図であり、第４
図、第５図と同一のちのには同じ符号を付しである。

この図において、５１は検索ファイルで、ファイル番壮
５２に従属するマークシート番号４３゜キーワード番号
３１．キーワード項目番号３３が占き込まれている。５
３はファイル番号管理ファイルで、検索ファイル５１に
書き込まれるファイル番Ｘ３′５２が書き込まれている
。５４は管理ファイルで、ファイル番号５２に従属する
画像情報およびこの画像情報が画像登Ｑ部５ａに格納さ
れる格納アドレス等が書き込まれている。

第７図は、：５３図に示した識別パターン２３の管理情
報を説明する模式図であり、第３図と同一のちのには同
じ符号を付しである。

この図において、６１はフォーマット番号で、マークシ
ート新規登録毎に作成される番号である。６２は識別符
号で、ワークステーション部５で作成されたマークシー
ト登録の際に作成される符りで、各マークシート毎に固
有の符号である。

６３はパターン情報で、このパターン情報６３がマーク
シート出力指令に基づいてプリンタ部３が給紙される記
録紙の所定位置に出力する識別パタ−ン２３に対応する
。なお、１つのパターン情報は、タイミングマーク２２
．スタートビットマークＳＴＴ、識別パターン２３．ス
トップビットマークＳＴＰ、タイミングマーク２２とが
この順に配列されるパターン構成となる。

次に第８図、第９図を参照しながらマークシート編集、
登録、出力動作について説明する。

第８図この発明によるマークシート編集、登録、出力動
作手順を説明するフローチャートである。なお、（１）
〜（１７）は各ステ、ブを示す。

マークシートのレイアウト作成は、第２図に示したＲ２
Ｍ１７に格納されているフォーマット作成プログラムを
呼び出しくｌ）、ビットマツプデイスプレィ５ｄに編集
メニューを表示し、選択された編集メニューが新規編集
かどうかを判断する（２）。この判断で、ＹＥＳすなわ
ち新規編集が選択された場合は、ビットマツプデイスプ
レィ５ｄの画面りと対話しながらキーボード５ｂまたは
ポインティングデバイス５Ｃを操作してパラメータ（キ
ーワード数９種別（マーク、文字）、キーワード項目の
数等）の入力と、キーワード項目内容３４の入力を行う
（３）。なお、キーワード数９種別（マーク、文字）、
キーワード項目の数等はデータの整合性を保持するため
に一旦入力されると固定とし変更不可とし、キーワード
項目内容３４は、修正、追加の必要に応じて変更できる
データ構造となっている。これらのパラメータが入力さ
れると、ＣＰＵ１１はＣＲＴインタフェース１３を介し
て第３図に示したマークシートレイアウト２１をビット
マツプデイスプレィ５ｄに表示する。ここで、表示され
たマークシートレイアウト２１の確認を行い、必要なら
ばパラメータの訂正ヲ行いマークシートレイアウト２１
を再構築する。この確認でＯＫと判断した場合は、マー
クシートレイアウト２１の登録を行う（４）。この登録
は、第７図に示したフォーマット番号６１とそれに対応
する識別符号６２．パターン情報６３を第１図に示した
画像登録部５ａの所定領域に書き込む操作に相当する。

マークシートレイアウト２］の登録が終了したら、ビッ
トマツプデイスプレィ５ｄ　、キーボード５ｂより第４
図に示したキーワード項目内容３４を入力する（５）。

この入力操作は、マークシート、すなわちマークシート
レイアウト２１をプリンタ部３から画像出力したものに
実際に筆記具でマークまたは記入する操作をキーボード
５ｂの操作で行うことである。ここで、マークシートレ
イアウト２１の画像出力指令が入力されたかどうかを判
断しく８）、Ｎｏならば他の制御に移行し、ＹＥＳなら
ばＣＰＵＩＩがフォーマット印刷プログラムを読み出し
く７）、画像登録部５ａに登録されたパラメータおよび
識別符号６２を読み出しく８）、プリンタインタフェー
ス１８を介してプリンタ部３（例えばレーザビームプリ
ンタ）に画像データを出力し、第１図に示した給紙部４
から入力された記録紙上に第３図に示したマークシート
レイアウト２１の画像イメージを印刷しく３）、他の制
御に移行する。

一方、ステップ（２）の判断で、Ｎｏの場合、すなわち
選択された編集メニューが更新編集の場合は、更新編集
が改訂モードであるかどうかを判断しくｌＯ）、ＹＥＳ
ならばあらかじめ登録されたマークシートレイアウト２
１の項目内容データをビットマツプデイスプレィ５ｄに
表示しく１１）、変更するマークシーｉ・レイアウト２
１を選択する。ここで、変更データをキーボード５ｂ等
から入力しく１２）、改訂データを画像登録部５ａに書
き込み（１３）、ステップ（８）に戻り、Ｎｏならば、
すなわち更新編集が書き替えモードである場合は、あら
かじめ登録されたマークシートレイアウト２１の項目内
容データをビットマツプデイスプレィ５ｄに表示しく１
４）、変更するマークシートレイアウト２１を選択する
。ここで、変更データをキーボード５ｂ等から変更デー
タを入力しく１５）、新規のデータ、すなわち更新され
たキーワード名３２．キーワード項目内容３４を登録し
く１８）、ステップ（６）に戻るか、入力済みのマーク
シートレイアウト２１のデータを削除しく１７）、ステ
ップ（６）に戻る。なお、改訂モードは、版の数だけメ
モリが用意され、画像入力時の版数を記憶しである。ま
た、画像入力時には最新版の版数が登録されるが、過去
に入力した画像を検索する場合には、入力された時点で
の版データを参照することができる。

第９図は、第８図に示したパラメータ入力動作手順を説
明するフローチャートである。なお、（１）〜（１０）
は各ステップを示す。

第８図に示したステップ（２）で新規編集が選択される
と、編集フォーマットの選択を行うための選択画面をピ
ントマツプデイスプレィ５ｄに表示する。ここで、選択
された編集フォーマットが変更編集かどうかをＣＰＵ７
１が判断する（１）。この判断でＹＥＳの場合、すなわ
ち第３図に示したマークシートレイアウト２１とは異な
るフォーマントのマークシートを作成するときは、キー
ワード数（マーク欄２４の数（基本形は６個））１文字
のキーワード数（文字コードマークエリア２５の個ｅ！
！（基本形は２個））をキーボード５ｂ等より入力する
（２）　　、　（３）。次いで、各キーワードの項目数
（コラム数）を入力する（４）。なお、マーク間隔は、
コラム数に応じてＣＰＵ１１により計算され、キーワー
ド数が複数のときは、コラム数が最大のキーワードにマ
ーク間隔をグーえ、コラム数が一定価以上、すなわちマ
ーク間隔が許容値以下になる場合は、自動的に２段（あ
るいは３段）にコラムが組み巷えられる。パラメータを
１通り人力し終えた時点で、ビットマツプディスプレイ
５ｄ画面上にマークシートのレイアウトイメージ、すな
わち第３図に示したマークシートレイアウト２１を表示
する（５）。ここで、キーボード５ｂ等からマークシー
ト出力指令が入力されれば、第３図に示したマークシー
トレイアウト２１が第１図に示したプリンタ部３から原
寸大のマークシートが出力される（６）。

一方、ステップ（１）の判断でＮｏの場合は、ステップ
（７）以降に進み、マークシートレイアウト２１を表示
した状ｙ魚で、パラメータ修正があるかどうかを判断し
く７）、ＹＥＳならばステップ（２）拳こ戻り、Ｎｏな
らばパラメータの訂正を行う。次いで、ビットマツプデ
イスプレィ５ｄで編集されたマークシートレイアウト２
１を確認しく８）、マークシートレイアウト（マークシ
ートフォーマット）に検索用に固有の名称を入力して画
像登録部５ａの所定領域に登録する（９）。マークシー
トレイアウト２１が登録されると、入力されたパラメー
タがフォーマットパラメータデータベース（ＦＰＤＢ）
に格納されるとともに、マークシートレイアウト２１に
固有の識別符号６２がワークステーション部５のＣＰＵ
１１により作成され、パラメータデータベースに格納さ
れる（１０）。

なお、マークシートのパラメータおよび識別符号６２と
キーワード項目内容３４およびキーワード名３２とは独
立して管理され、前者は一旦登録した後は、固定とし、
後者は変更可能としている。これにより、データの整合
性を保持しながらキルワード名３２．キーワード項目内
容３４はアプリケーションの変更に応じて容易に修正し
、直ちに修正されたマークシートを印刷して利用できる
ようになっている。

次に第９図のステップ（１０）で行われる識別符号６２
、パターン情Ｋ１６３の生成および出力動作について第
７図、第１０図を参照しながら説明する。

マークシートレイアウト２７は、新規に登録される毎に
固有のマークシート番号４３がグーえられる。マークシ
ート番号４３と識別符号対応テーブルに登録されたマー
クシートレイアウト２１は、そのマークシート番号４３
に対応した識別符号６２、例えばフォーマット番号６１
が「０１」にはｒｏｌｌｏｏｏｌＪが割り当てられる（
第７図参照）。

マークシートレイアウト２１印刷の際、印刷するマーク
シートを選択すると、そのマークシート番り４３に対応
したマークシートフォーマットパラメータおよび識別符
号６２が呼び出される。印刷プログラムは、これらのパ
ラメータに従い第１０図に示すマーク識別パターンＭＰ
が組み込まれたマークシートＭｓをプリンタ部３より出
力する。なお、第１０図において、第７図と同一のちの
には同じ符号を付しである。

次に第１１図、第１２を参ＩＴ（１しながらこの発明に
よるマークシート読取り動作について説明する。

第１１図はこの発明によるマークシート読取り手順を説
明するフローチャートである。なお、（１）〜（７）は
各ステップを示す。

第１０図に示すマークシー）ＭＳおよび文書シートが第
１図に示すＡＤＦ２にセットされた状態で、ワークステ
ーション部５から画像読取り指令を入力すると、リーダ
部１の図示しない原稿載置台（プラテンガラス）に搬送
されてａ置され、図示しない光学走査部が原稿走査を開
始する（１）。

次いで、リーダ部１の光電変換部（例えばＣＯＤ等の撮
像素子で構成される）で白、黒の濃度によりｒＯＪ　　
、ｒｌ」に２値化処理され（２）　、　　２値化された
データをイメージメモリ１９に格納する（３）。次いで
、マークシーｈＭＳ上のマーク識別パターンＭＰの読み
取り検知を行う（４）。搬送されたシートがマークシー
）ＭＳと判断された場合は、ＣＰＵＩＩがマークシート
処理プログラムを呼び出しく５）、マークシー）ＭＳの
認識を行い、マークシー）ＭＳ上のマーク情報をコード
化しく６）、生成されたコードデータはあらかじめマー
クシートフォーマット設計時に同時に構築されたデータ
格納フォーマットに従って格納され（７）、検索時にキ
ーボード５ｂから入力されたコード情報と全く同様に利
用される。これ以降はＣＰＵ１］の管理の下で文書シー
トの登録動作に移行する。

第１２図はこの発明によるマークシート判定手順を説明
するフローチャートである。なお、（１）〜（８）は各
ステップを示す。

リーダ部１に載置されたマークシートＭＳの原稿走査が
開始されると（１）、マークシー）ＭＳ上に出力された
マーク識別パターンＭＰがあらかじめ登録された識別符
号６２と一致するかどうかを判断する〔２〕、この判断
で、Ｎｏの場合は読取り原稿を文書シートと認識して、
読み取った画像データをイメージメモリ１９に格納しく
３）、図示しない画像原稿処理に移行し、ＹＥＳの場合
、すなわち原稿がマークシー）ＭＳであると判定された
場合は、ＲＯＭ１２に格納されたマークシート処理プロ
グラムを読み出しく４）、検出された識別符号６２から
マークシートレイアウト２１を割り出しく５）、対応す
るマークシートレイアウト２１のハラメータを読み出す
（［（）。次いで、マーク認識処理を行い、認識したマ
ーク情報をコード化しく７）、コードデータを格納して
（８）、文書シート読取り動作に移行する。なお、マー
クシートＭＳ上のマーク識別パターンＭＰの印刷位置は
、マークシート生成時に記憶されており、原稿走査時に
このパターン印刷領域についてビットハターンを抽出す
る。このパターンをパターン解析プログラムによりパタ
ーンを符号化し、マークシートＭＳ上のタイミングマー
ク２２．スタートビットＳＴＴ、ストップビットＳＴＰ
および登録された識別符号６２に対応する識別パターン
２３が検出できれば、この画像ｇ稿をマークシ−）ＭＳ
であると識別する。

また、上述の処理は、マークシー）ＭＳ１枚、すなわち
書類１件毎に行う。従って、仮に１件１件マークシート
ＭＳの種類の異なる書類を重ねてＡＤＦ２にセットして
読み取りを行ったとしても、自動的に１件ずつマークシ
ートレイアウト２１を判別し、レイアウト別に設計され
たデータベースにマークシー）ＭＳから読み取ったデー
タを格納し、かつ画像ファイルを形成することができる
。

なお、上記実施例では、マークシートＭＳではマークエ
リア２４ａ　１文字コードマークエリア２５を筆記具等
で塗り付けることにより、文書シートの管理情報および
文字情報を入力する場合について説明したが、例えば手
書き文字入力（ＯＣＲ）、バーコードを利用したキーワ
ード入力にもこの発明を容易に適用できる。また、マー
クシートフォーマット識別パターンを２重、３重に組み
合せることにより、階層的にマークシートＭＳを分類し
、データの管理を行うことができる。

〔発明の効果〕

以上説明したように、この発明は画像読取りｆ段から入
力する文書シートの管理情報をマーク入力するマークシ
ートパターンを表示器上でレイアラ１ｍ集する編集手段
と、この編集手段によりレイアウトａ集されたマークシ
ートパターンに入力される任意の管理情報に基づいて固
有の識別パターンを作成する作成手段と、この作成手段
に作成された固有の識別パターンおよび編集手段により
レイアウト編集されたマークシートパターンを画像出力
する画像出力手段とを設けたので、雑多な書類読取り時
にオペレータが書類にリンクさせる登録情報の入力操作
を行うことなく、マークシートレイアウトの異なる雑多
な書類を一括して自動的に読み取り管理情報を生成して
、ファイルに格納し、かつ画像ファイルを形成すること
ができる。また、画像出力手段から編集手段によりレイ
アウト編集したマークシート、すなわち利用者が設計し
た任ムのキーワード数９種別、キーワード項目数、キー
ワード項目内容数を有し、これらのパラメータに対応す
る識別パターンが生成されたマークシートを登録して画
像出力手段から識別パターンを所定位置に付したマーク
シートを随時出力させることができ、既に登録されたま
たは新規登録されたマークシートにリンクする文書シー
トを画像読取り手段から自動的に読み取り効率よく画像
登録部に登録できる等の優れた利点を有する。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示す電子ファイル装置の
構成を説明する外観図、第２図は第１図に示した電子フ
ァイルシステムの制御構成を説明する制御ブロック図、
第３図はこの発明による基本マークシートレイアウトを
説明する模式図、第４図は第３図に示したマーク欄の構
成を説明する図、第５図は第１図に示した画像登録部に
設けられる管理情報を説明する模式図、第６図は第１図
に示した画像登録部に設けられる管理情報のアーキテク
トを説明する模式図、第７図は第３図に示した識別パタ
ーンの管理情報を説明する模式図、第８図はこの発明に
よるマークシート編集、登録、出力動作手順を説明する
フローチャート、第９図は第８図に示したパラメータ入
力動作手順を説明するフローチャート、第１０図はマー
クシートの一例を説明する模式図、第１１図はこの発明
によるマークシート読取り手ｊ順を説明するフローチャ
ート、第１２図はこの発明によるマークシート判定手順
を説明するフローチャートである。 図中、１はリーダ部、２はＡＤＦ、３はプリンタ部、４
は給紙部、５はワークステーション部、１１はＣＰＵ、
１２はＲＯＭ、】９はイメージメモリである。 第１図 第２図 第３図 第４図 第６図 第７図 第１０図 第８図 第９図 第１１図 第１２図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書シートを読み取る画像読取り手段を有し、この画像
   読取り手段から読み取られる前記文書シートの画像情報
   を光記録媒体に登録し、登録された前記文書シートの画
   像情報を表示する表示器を有する電子ファイルシステム
   において、前記画像読取り手段から入力する文書シート
   の管理情報をマーク入力するマークシートパターンを前
   記表示器上でレイアウト編集する編集手段と、この編集
   手段によりレイアウト編集された前記マークシートパタ
   ーンに入力される任意の管理情報に基づいて固有の識別
   パターンを作成する作成手段と、この作成手段に作成さ
   れた前記固有の識別パターンおよび前記編集手段により
   レイアウト編集された前記マークシートパターンを画像
   出力する画像出力手段とを具備したことを特徴とする電
   子ファイルシステム。