JPH08339333A - 文書送信装置並びに文書送信方法 - Google Patents

文書送信装置並びに文書送信方法

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JPH08339333A
JPH08339333A JP7143131A JP14313195A JPH08339333A JP H08339333 A JPH08339333 A JP H08339333A JP 7143131 A JP7143131 A JP 7143131A JP 14313195 A JP14313195 A JP 14313195A JP H08339333 A JPH08339333 A JP H08339333A
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Abstract

(57)【要約】 【目的】 この発明は、手書きで作成した紙の文書を、
端末で作成した電子的な文書と関連づけて簡単に１つの
文書として回覧でき、さらに回覧経路の任意箇所で処理
内容に応じて回覧情報を紙に出力した場合でも、簡単に
電子的な文書と一緒に回覧できる。 【構成】 この発明は、文書回覧シート３１を使用して
スキャナ４やディジタル複写機から紙の文書を入力して
回覧を指示する際、電子文書関連づけマークを塗り潰す
だけで、別途パソコン１から入力した電子的な文書と関
連づけて１つの文書として回覧するようにしたものであ
る。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】この発明は、手書きで作成した紙
の文書とパソコンで作成した電子的な文書とを関連づけ
て送信する文書送信装置並びに文書送信方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】手書きで作成した紙の文書は、スキャナ
などを利用して画像データとして取り込み画像ファイル
に格納してそのファイル名で管理するなどの方法が、一
般的である。
【０００３】パソコン（パーソナルコンピュータ、端
末）で作成した電子的な文書は、メールシステムを利用
してメールとして送信できる。そこで、紙の文書と電子
的な文書を１つの文書にまとめてメールとして送信する
場合には、パソコン上でデータを管理するためにだけ必
要な、メールの送信とは直接関係のない一時的な画像フ
ァイル（名）／文書ファイル（名）を、ユーザが意識し
て指定しなければならず、電子メールによる送信や画像
読み込みとは別の手間が発生してしまっていた。
【０００４】例えば、共同執筆の場合、複数の関係者が
１つの原稿に対して校正作業を進めてゆくとき、原稿全
体を見やすくするため、または、追加修正個所をわかり
やすくするために、紙に印刷してから手書きで追加修正
することが実務ではよくある。このようなとき、手書き
で追加修正して校正した紙の文書にコメント（電子的な
テキストファイル）を添えて電子メールを利用して送信
（回覧）しようとすると、ユーザは多くの画像ファイル
や文書ファイルを作成して、一時的にそれらすべてのフ
ァイル名を意識して処理しなければならなかった。
【０００５】すなわち、シートを利用して回覧を指示し
た場合でも、パソコンのメール用のアプリケーションを
操作して指示した場合でも、同様に煩わしい作業をユー
ザに強いるものであった。
【０００６】このため、手書きで作成した紙の文書を、
パソコンで作成した電子的な文書と関連づけて簡単に１
つの文書として回覧でき、さらに回覧経路の任意箇所で
処理内容に応じて回覧情報を紙に出力した場合でも、簡
単に電子的な文書と一緒に回覧できるものが要望されて
いる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】上記したように、手書
きで作成した紙の文書を、端末で作成した電子的な文書
と関連づけて簡単に１つの文書として送信でき、さらに
送信経路の任意箇所で処理内容に応じて送信情報を紙に
出力した場合でも、簡単に電子的な文書と一緒に送信で
きるものが要望されていたもので、手書きで作成した紙
の文書を、端末で作成した電子的な文書と関連づけて簡
単に１つの文書として送信でき、さらに送信経路の任意
箇所で処理内容に応じて送信情報を紙に出力した場合で
も、簡単に電子的な文書と一緒に送信できる文書送信装
置並びに文書送信方法を提供することを目的とする。
【０００８】また、紙の文書を電子的に画像データとし
て回覧しようとすると、たとえばスキャナ入力操作がど
こかで１回は必要であるが、その際にシートを１枚添付
するだけで回覧に必要な指示をすべて完了させることが
できる。
【０００９】また、電子的な文書を処理するパソコンと
紙の文書を処理するスキャナとの間を行き来することな
く、回覧文書準備の都合によっていずれか一方で回覧に
必要な指示ができる。
【００１０】
【課題を解決するための手段】この発明の文書送信装置
は、紙文書を画像として読取る読取手段、電子文書を作
成する作成手段、上記読取手段で読取られた紙文書と上
記作成手段で作成された電子文書とを外部装置に送信す
る送信手段、上記読取手段で読取られた紙文書と上記作
成手段にて作成される電子文書とを関連づけして上記送
信手段にて上記外部装置に送信することにより指定する
指定マーク部と、上記送信手段に文書の送信を指示する
送信指示内容を記載した送信指示部と、を有する送信指
示シートの内容を上記読取手段にて読取ることにより、
上記送信指示シートの内容を認識する認識手段、および
この認識手段にて上記送信指示シートの内容を認識した
結果、紙文書と電子文書とを関連づけして上記送信手段
にて上記外部装置に送信することが指定されている場合
に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上記作成手段
で作成された電子文書とを関連づけして、上記送信指示
シートに記載されている送信指示内容にしたがって、上
記送信手段にて上記外部装置に送信する処理手段から構
成されている。
【００１１】この発明の文書送信装置は、電子文書を作
成する作成手段、紙文書を画像として読取る読取手段、
上記作成手段で作成された電子文書と上記読取手段で読
取られた紙文書とを外部装置に送信する送信手段、上記
作成手段にて作成された電子文書と上記読取手段で読取
られる紙文書とを関連づけて上記送信手段にて上記外部
装置に送信することを指示する指示手段、この指示手段
にて電子文書と紙文書とを関連づけて送信することが指
示された場合に、上記作成手段で作成された電子文書と
上記読取手段で読取られる紙文書とを関連づけて送信す
ることを指定した指定マーク部と、上記送信手段に文書
の送信を指示する送信指示内容を記載した送信指示部
と、を有する送信指示シートを発行する発行手段、この
発行手段にて発行された送信指示シートに記載された内
容を上記読取手段にて読取ることにより、上記送信指示
シートの内容を認識する認識手段、およびこの認識手段
にて上記送信指示シートに記載された内容を認識した結
果、電子文書と紙文書とを関連づけて上記送信手段にて
上記外部装置に送信することが指定されている場合に、
上記作成手段にて作成された電子文書と上記読取手段に
て読取られる紙文書とを関連づけして、上記送信指示シ
ートに記載されている送信指示内容にしたがって、上記
送信手段にて上記外部装置に送信する処理手段から構成
されている。
【００１２】この発明の文書送信装置は、紙文書を画像
として読取る読取手段、電子文書を作成する作成手段、
上記読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段で作成
された電子文書とを外部装置に送信する送信手段、上記
読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段にて作成さ
れる電子文書とを関連づけて上記送信手段にて上記外部
装置に送信することを指定する送信指定手段、およびこ
の送信指定手段にて紙文書と電子文書とを関連づけて上
記送信手段にて上記外部装置に送信することが指定され
た場合に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上記作
成手段で作成された電子文書とを関連づけして、上記送
信手段にて上記外部装置に送信する処理手段から構成さ
れている。
【００１３】この発明の文書送信方法は、複数の端末が
ネットワークを介して接続されており、所定の端末から
の文書が他の端末へ送信されるものにおいて、所望の端
末への文書の送信を指示する文書送信シートの画像、お
よび文書の画像を画像データとして読取り、この文書送
信シートとともに読取られた文書画像の画像データを画
像記憶手段に記憶し、上記読取った文書送信シートの画
像データを解析して送信内容を認識し、上記読取った文
書送信シートの画像データを解析して電子文書との関連
づけを指定するマークを認識し、このマークにより電子
文書との関連づけが指定されていると認識された際に、
電子文書の作成を案内し、この案内により作成された電
子文書を文書記憶手段に記憶し、上記認識された送信内
容に基づいて、上記文書記憶手段に記憶された電子文書
と上記画像記憶手段に記憶されている文書送信シートと
ともに読取られた文書画像の画像データとを関連づけ、
１つの送信物として所望の端末へ送信するものである。
【００１４】この発明の文書送信方法は、複数の端末が
ネットワークを介して接続されており、所定の端末から
の文書が他の端末へ送信されるものにおいて、所望の端
末への文書の送信を指示するとともに紙文書との関連づ
けを指示するとともに、電子文書を作成し、この作成さ
れた電子文書を文書記憶手段に記憶し、この記憶された
電子文書と紙文書との関連づけが指示されている際に、
その紙文書との関連づけを指示するとともに送信内容が
指示されている文書送信シートを発行し、この発行され
た文書送信シートの画像、および文書の画像を画像デー
タとして読取り、この文書送信シートとともに読取られ
た文書画像の画像データを画像記憶手段に記憶し、上記
読取った文書送信シートの画像データにより送信内容を
認識し、この文書送信シートにより認識された送信内容
に基づいて、上記文書記憶手段に記憶された電子文書と
上記画像記憶手段に記憶されている文書送信シートとと
もに読取られた文書画像の画像データとを関連づけ、１
つの送信物として所望の端末へ送信するものである。
【００１５】この発明の文書送信方法は、複数の端末が
ネットワークを介して接続されており、所定の端末から
の文書が他の端末へ送信されるものにおいて、文書の画
像を画像データとして読取り、所望の端末への文書の送
信を指示し、この読取られた文書画像の画像データを画
像記憶手段に記憶し、電子文書を作成し、この作成され
た電子文書を文書記憶手段に記憶し、上記画像記憶手段
に記憶されている文書画像の画像データと、上記指示さ
れた識別情報に基づく上記文書記憶手段に記憶されてい
る電子文書とを、１つの送信物として上記指示された所
望の端末へ送信するものである。
【００１６】
【作用】この発明は、紙文書を画像として読取手段で読
取り、電子文書を作成手段で作成し、上記読取手段で読
取られた紙文書と上記作成手段で作成された電子文書と
を送信手段で外部装置に送信し、上記読取手段で読取ら
れた紙文書と上記作成手段にて作成される電子文書とを
関連づけして上記送信手段にて上記外部装置に送信する
ことにより指定する指定マーク部と上記送信手段に文書
の送信を指示する送信指示内容を記載した送信指示部と
を有する送信指示シートの内容を上記読取手段にて読取
ることにより、上記送信指示シートの内容を認識し、こ
の認識した結果、紙文書と電子文書とを関連づけして上
記送信手段にて上記外部装置に送信することが指定され
ている場合に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上
記作成手段で作成された電子文書とを関連づけして、上
記送信指示シートに記載されている送信指示内容にした
がって、上記送信手段にて上記外部装置に送信するよう
にしたものである。
【００１７】この発明は、電子文書を作成手段で作成
し、紙文書を画像として読取手段で読取り、上記作成手
段で作成された電子文書と上記読取手段で読取られた紙
文書とを送信手段で外部装置に送信し、上記作成手段に
て作成された電子文書と上記読取手段で読取られる紙文
書とを関連づけて上記送信手段にて上記外部装置に送信
することを指示し、この指示により電子文書と紙文書と
を関連づけて送信することが指示された場合に、上記作
成手段で作成された電子文書と上記読取手段で読取られ
る紙文書とを関連づけて送信することを指定した指定マ
ーク部と上記送信手段に文書の送信を指示する送信指示
内容を記載した送信指示部とを有する送信指示シートを
発行し、この発行された送信指示シートに記載された内
容を上記読取手段にて読取ることにより、上記送信指示
シートの内容を認識し、この認識した結果、電子文書と
紙文書とを関連づけて上記送信手段にて上記外部装置に
送信することが指定されている場合に、上記作成手段に
て作成された電子文書と上記読取手段にて読取られる紙
文書とを関連づけして、上記送信指示シートに記載され
ている送信指示内容にしたがって、上記送信手段にて上
記外部装置に送信するようにしたものである。
【００１８】この発明は、紙文書を画像として読取手段
で読取り、電子文書を作成手段で作成し、上記読取手段
で読取られた紙文書と上記作成手段で作成された電子文
書とを送信手段で外部装置に送信し、上記読取手段で読
取られた紙文書と上記作成手段にて作成される電子文書
とを関連づけて上記送信手段にて上記外部装置に送信す
ることを指定し、この紙文書と電子文書とを関連づけて
上記送信手段にて上記外部装置に送信することが指定さ
れた場合に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上記
作成手段で作成された電子文書とを関連づけして、上記
送信手段にて上記外部装置に送信するようにしたもので
ある。
【００１９】
【実施例】以下、この発明の一実施例について図面を参
照して説明する。図２は、文書回覧システムの構成例を
示すものである。すなわち、文書回覧システムは、指示
操作や文書作成のための複数の端末１、…が文書送信装
置としてのファイルサーバ２を有するネットワーク３を
介して接続されている。ファイルサーバ２には、文書送
信を指示する文書回覧シート（業務指示シート、送信指
示シート）および回覧対象である画像を読取るスキャナ
４、およびシートや画像の印刷を行うプリンタ５が接続
されている。
【００２０】端末１は、たとえばパーソナルコンピュー
タ（パソコン）等のワープロ機能やエディタ機能や図形
作成ツールなどが使用できる機器によって構成され、入
力手段としてのキーボード１ａ、表示手段としてのディ
スプレイ１ｂ、制御部、伝送制御部等によって構成され
ている。
【００２１】ファイルサーバ２は、画像管理、文書管
理、文書回覧制御を行うものである。端末１は、ユーザ
数に応じて複数台が接続される。ファイルサーバ２、ス
キャナ４、プリンタ５は、ユーザ全体で共有する場合に
は、それぞれ１台ずつ接続されるか、または互いに識別
できれば複数台であっても良い。
【００２２】また、上記スキャナ４とプリンタ５の代り
に、図３に示すように、スキャナ部とプリンタ部からな
るディジタル複写機６がネットワーク３を介して接続さ
れているようにしても良い。
【００２３】上記ファイルサーバ２のソフト構造は、図
１に示すように、ファイルサーバ２内の各部を制御する
制御部１１、シート認識部１２、画像管理部１３、文書
管理部１４、および回覧文書送受信部１５によって構成
されている。
【００２４】シート認識部１２は、スキャナ４で読み取
られたものが文書回覧を指示する文書回覧シートである
かどうかを認識するものである。文書回覧シートである
と認識した場合、シート認識部１２は、さらに文書回覧
シート上に書き込まれた文書回覧に関する指示内容（発
信者名、回覧経路、回覧文書名など）を認識するもので
ある。文書回覧シート上の認識すべき領域の情報は、予
め文書回覧シート設計時にシート認識部１２に記憶させ
た、位置、サイズ、パラメータの意味に関する情報を用
いる。
【００２５】なお、シート認識部１２は、スキャナ４が
ディジタル複写機のスキャナ部である場合、ディジタル
複写機６に搭載されていても良い。画像管理部１３は、
文書回覧シートに引き続いてスキャナ４で読み取られる
画像データを蓄積し、これを検索するための画像ＩＤ
（認識番号）を発行するものである。また、画像管理部
１３は、回覧文書の送信の際に、画像ＩＤで特定される
画像を回覧文書送受信部１５に提供するものである。
【００２６】文書管理部１４は、端末１で入力作成され
た文書データを蓄積し、これを検索するための文書ＩＤ
（認識番号）を発行するものである。また、文書管理部
１４は、回覧文書の送信の際に、文書ＩＤで特定される
文書を回覧文書送受信部１５に供給するものである。
【００２７】回覧文書送受信部１５は、制御部１１から
指示された画像と文書とを指示された回覧経路に従って
回覧するための送信処理を実行するものである。図４、
図５は、文書回覧シートの例を模式的に示している。
【００２８】文書回覧シート３１には、図４に示すよう
に、文書回覧シートの目的を示す表題（資料番号）３
２、文書回覧シートの識別番号３３、ユーザが指定でき
る回覧文書名３４、回覧文書送信者３５、回覧経路を示
す複数の宛て先３６、他の文書との関連づけを指示する
マーク３７ａ、３７ｂ、関連づける文書を入力するマシ
ンを特定するためのマシン名３８などの領域がある。マ
ーク３７ａが塗り潰されている場合、電子文書との関連
を示し、マーク３７ｂが塗り潰されている場合、紙文書
との関連を示す。回覧文書送信者３５には、どの端末か
があらかじめ設定されている。
【００２９】文書回覧シート３１を使用して文書回覧を
指示する場合は、図４に示すようにユーザが手書きで必
要事項を書き込んだ文書回覧シート３１を回覧の対象で
ある紙の文書の先頭に添えてスキャナ４から入力すれば
良い。
【００３０】文書回覧シート３１とともにスキャナ４に
より読取りさせた紙の文書と他の電子的な文書とを関連
づけて回覧送信したいときは、マーク３７ａを塗り潰
す。この場合、（通常）ユーザに対応して登録されてい
る端末１のディスプレイ１ｂに、関連づけたい電子的な
文書、本文やコメントを入力するように促すメッセージ
が表示される。
【００３１】ユーザは、これに応えて端末１のキーボー
ド１ａから本文やコメントを入力するだけで良い。端末
１を利用してインタラクティブに文書回覧を指示する場
合は、端末１のキーボード１ａから回覧文書名、回覧文
書送信者、回覧経路を示す複数の宛先などを入力する。
さらに、回覧の対象とする文書（原稿やコメントなど）
も各種のツールを利用して任意に作成できる。例えば、
図６に示すような操作画面が利用できる。この操作画面
は、文書回覧に対して、送信者、回覧先、件名、紙の文
字の添付の有り無しが表示されるとともに、文書作成、
文書選択、終了の各アイコンが表示されている。
【００３２】作成した電子的な文書と紙の文書とを関連
づけて回覧送信したいときは、端末１のキーボード１ａ
でそのことを指示操作すれば、図５に示すような文書関
連づけ文書回覧シート３１がプリンタ５から印刷出力さ
れる。この文書回覧シート３１には、端末１のキーボー
ド１ａから入力された内容が必要な項目としてすべて印
字されている。この際、マーク３７ｂが塗り潰されてい
る。
【００３３】ユーザは、この文書回覧シート３１を関連
づけたい紙の文書に添えてスキャナ４により読取らせる
だけで良い。次に、システムの管理テーブルの構造につ
いて説明する。この管理テーブルは、たとえば制御部１
１に設けられており、シート管理テーブル５０、ジョブ
管理テーブル６０、ユーザ管理テーブル７０、および回
覧管理テーブル８０により構成されている。
【００３４】上記シート管理テーブル５０は、図７に示
すように、文書回覧シートのシートＩＤ５１、およびこ
のシートＩＤに対応する処理プログラム名５２のフィー
ルドから構成されている。たとえば、シートＩＤ「０１
２３４５」に対して、処理プログラム名として「文書回
覧」が記憶されている。
【００３５】上記ジョブ管理テーブル６０は、図８に示
すように、起動された処理プログラムを識別するために
割り当てられたジョブＩＤ６１、このジョブＩＤに対応
するジョブ依頼者６２、ジョブ依頼日時（たとえばスキ
ャナ４による入力日時）６３、ジョブステータス（送信
待ち、送信中）６４、ジョブ毎のジョブ詳細情報ポイン
タ（回覧の場合、ユーザ管理テーブル７０のアドレス）
６５のフィールドから構成されている。
【００３６】処理プログラムが起動された時、このジョ
ブ管理テーブル６０にこれらの値が設定される。上記ユ
ーザ管理テーブル７０は、図９に示すように、ユーザＩ
Ｄ（送信者ＩＤに対応している）７１、このユーザＩＤ
に対応するパスワード７２と端末アドレス（対応するも
のある場合、そのまま端末アドレスが設定され、対応す
るものがない場合、操作者が使用している端末アドレス
が設定される）７３のフィールドから構成されている。
【００３７】上記回覧管理テーブル８０は、図１０に示
すように、回覧ＩＤ（回覧の場合、ジョブ管理テーブル
６０のジョブＩＤと同じものとなる）８１、この回覧Ｉ
Ｄに対応する関連づけフラグ８２、端末アドレス８３、
画像ＩＤ８４、文書ＩＤ８５、送信者８６、宛先８７、
オプション（相手に届いたことの確認のための応答や親
展等の選択）８８のフィールドから構成され、シートに
記入され認識された内容が対応するフィールドに格納管
理されている。
【００３８】次に、上記のような構成において、図１
１、図１２に示す処理の流れの概念図と、図１３、図１
４に示すフローチャートを参照しつつ、動作を説明す
る。ある文書を共同執筆する場合を考える。
【００３９】（ａ） まず、図１１に示す処理の流れ
と、図１３に示すフローチャートを参照しつつ、文書回
覧シート３１を使用して紙の文書を回覧する際に、一言
コメントを追加したくなった場合について説明する。
【００４０】まず、手書きで原稿を作成した人が複数人
に校正を依頼するには、文書回覧シート３１に文書名ま
たは依頼件名、発信者である自分のユーザＩＤ、校正を
依頼する相手の宛先（ユーザＩＤまたは一意なユーザ
名）を書込み（ＳＴ１）、校正の対象である原稿に添え
てスキャナ４から入力するだけで良い。
【００４１】このとき、校正の対象である原稿の他に、
急ぎである旨を伝えるコメントや、期限つきで依頼する
ためのコメントなどを、一言追加したい場合は、原稿の
先頭に手書きでメモを残してもよいが、なるべく原稿に
対する余計な記述を避けるために、電子的に別途コメン
トを追加したり、すでに作成してあるテキストファイル
を添付したり、ということがよくある。
【００４２】このような場合、ユーザは、文書回覧シー
ト３１上の電子文書関連づけマーク３７ａを塗り潰して
（ＳＴ１）、スキャナ４から入力するだけでよい。スキ
ャナ４で読み取られた文書回覧シート３１のシート画像
は、シート認識部１２で認識処理され（ＳＴ２）、認識
結果として得られたシートＩＤ「０１２３４５」に対応
する「文書回覧」処理プログラムが起動される（ＳＴ
３）。
【００４３】このとき、シート管理テーブル５０が参照
される。なお、この「文書回覧」の処理プログラムは、
指定された文書を指定された経路で順次送信処理するた
めの制御手順を制御部１４に提供するものである。
【００４４】起動された「文書回覧」の処理プログラム
は、ジョブ管理テーブル６０で管理される。処理プログ
ラムが起動された時、このジョブ管理テーブル６０にこ
れらの値が設定される。
【００４５】ジョブの種類は予め設計したシートの種類
に対応しており「文書回覧」に限ったものではないが、
この実施例の「文書回覧」に限ったとしても、頻繁に回
覧送信する回覧経路については回覧経路を特定した専用
のシートを準備して使用することなどが可能である。
【００４６】この実施例の「文書回覧」の場合は、シー
ト認識結果は回覧管理テーブル８０で管理される。ま
た、そこへのポインタがジョブ管理テーブル６０のジョ
ブ詳細情報ポインタ６５に設定される。
【００４７】また、シート認識部１２が、文書回覧シー
ト３１上の電子文書関連づけマーク３７ａが塗り潰され
ていると判定したときは、回覧管理テーブル８０の関連
づけフラグ８２にオンを記録しておく。電子文書関連づ
けマーク３７ａが塗り潰されていないと判定したとき
は、回覧管理テーブル８０の関連づけフラグ８２にオフ
を記録しておく。
【００４８】また、シート認識部１２が、文書回覧シー
ト３１上のマシン名３８のフィールドに指定ありと認識
したときは、認識結果であるマシン名に対応するマシン
アドレスを回覧管理テーブル８０の端末アドレス８３に
格納する。マシン名とマシンアドレスとの対応は、図示
しない管理テーブルによって別途管理されている。
【００４９】指定なしと認識したときは、ＮＵＬＬを回
覧管理テーブル８０の端末アドレス８３に格納する。ス
キャナ４は、文書回覧シート３１に引き続いてセットさ
れている文書の画像データ（イメージデータ）を読込み
（ＳＴ４）、その画像データを画像管理部１３に保管し
て（ＳＴ５）、その画像データを識別するために画像管
理部１３が割り当てた画像ＩＤを得る。得られた画像Ｉ
Ｄは、回覧管理テーブル８０の画像ＩＤ８４に格納管理
される。この時点では文書ＩＤ８５には（−１）が格納
される。
【００５０】次に、文書関連づけフラグ８２がオンであ
るかオフであるかを判断する（ＳＴ６）。オフであると
きは、文書関連づけの処理は不要なので、スキャナ４で
紙の文書を読み取って得た画像データのみを対象とし
て、回覧管理テーブル８０で管理されている経路に従っ
て回覧文書送受信手段１５を動作させて、回覧送信を実
行する（ＳＴ１２）。
【００５１】オンであるときは、さらに回覧管理テーブ
ル８０の端末アドレス８３を参照して、端末アドレスが
指定されているか否かを判断する（ＳＴ７）。指定され
ているときは、端末アドレス８３で特定されている端末
１の文書回覧アプリケーションを起動する（ＳＴ８、１
０）。
【００５２】指定されていないときは、送信者８６に占
有してあるいは優先して使用許可されているデフォルト
マシンとしての端末１の文書回覧アプリケーションを起
動する（ＳＴ９、１０）。
【００５３】起動された文書回覧アプリケーションは、
（もし、指示があれば、先にスキャナ４から読み取らせ
た紙の文書の画像データを表示した上で）それと関連づ
けて回覧すべきコメントの入力（電子文書の作成）を促
す。
【００５４】これによってユーザは、先にスキャナ４か
ら読み取らせた紙の文書の画像を確認しながらコメント
を入力することができるようになる。なお、ユーザごと
のデフォルトマシンは、図示しない管理テーブルによっ
て別途管理されている。
【００５５】ユーザは、先にスキャナ４から読み取らせ
た紙の文書と一緒に１つの文書として回覧したいコメン
トを入力するだけでよい。回覧の番号や文書の番号やフ
ァイル名などは全く意識しなくてよい。
【００５６】入力された電子的な文書（コードデータに
より構成）は、文書管理部１４に返送されて保管され、
その文書を識別するために文書管理部１４が割り当てた
文書ＩＤが、回覧管理テーブル８０の文書ＩＤ８５に格
納管理される（ＳＴ１１）。
【００５７】これで文書の関連づけと回覧送信の準備が
整ったことになる。回覧管理テーブル８０の内容に従っ
て、画像ＩＤ８４で識別される画像データと文書ＩＤ８
５で識別される文書データとが、１つの回覧物として回
覧送信が実行される（ＳＴ１２）。このとき回覧物を互
いに識別するために割り当てられる回覧ＩＤは、回覧管
理テーブル８０の回覧ＩＤ８１のフィールドに書き込ま
れて管理される。
【００５８】（ｂ） 次に、図１２に示す処理の流れ
と、図１４に示すフローチャートを参照しつつ、文書回
覧アプリケーションを操作して電子的な文書を回覧する
際に、手書きのメモを追加したくなった場合について説
明する。
【００５９】まず、端末１上でワープロ機能などを利用
して電子的に原稿を作成した人が複数人に校正を依頼す
るには、文書回覧アプリケーションを起動して（ＳＴ２
１）、文書名または依頼件名、発信者である自分のユー
ザＩＤ、校正を依頼する相手の宛先（ユーザＩＤまたは
一意なユーザ名）を入力して（ＳＴ２２）、作成した文
書を指定すればよい。
【００６０】このとき、手元に別途保管していた手書き
のメモや紙で配布された資料など、原稿の考案段階の記
録を参考に添付して回覧したいことがよくある。この場
合には紙の文書を関連づけることを指示操作すればよ
い。
【００６１】ここでは「文書回覧アプリケーション」が
起動されたので、ジョブ管理テーブル６０では起動され
た処理プログラムを識別するために割り当てられたジョ
ブＩＤ６１、ジョブ依頼者６２、ジョブ依頼日時６３、
ジョブステータス６４が格納管理される。
【００６２】また、文書回覧の詳細情報は回覧管理テー
ブル８０で管理され、そこへのポインタがジョブ管理テ
ーブル６０のジョブ詳細情報ポインタ６５に設定され
る。回覧管理テーブル８０には、「文書回覧アプリケー
ション」に対して入力された内容がそれぞれ対応する送
信者８６、宛先８７、オプション８８のフィールドに格
納管理される。
【００６３】もし、紙の文書を関連づけることを指示す
る操作がなされたときは、関連づけフラグ８２にオンが
記録される。もし、紙の文書を関連づけることを指示す
る操作がなかったときは、関連づけフラグ８２にオフが
記録される。
【００６４】端末アドレス８３には使用されないのでＮ
ＵＬＬが設定される。画像ＩＤ８４には、この時点では
（−１）が格納される。文書ＩＤ８５には、端末１上で
作成済みの電子文書を文書管理部１４に格納した時（Ｓ
Ｔ２３）、その識別のために文書管理部１４が発行した
文書ＩＤを、そのまま格納する。
【００６５】次に、文書関連づけフラグ８２がオンであ
るかどうかを判断する（ＳＴ２４）。オフであるとき
は、文書関連づけの処理は不要なので回覧送信が実行さ
れる（ＳＴ３０）。
【００６６】オンであるときは、制御部１１からプリン
タ５に指令が流れ、文書回覧シート３１が印刷出力され
る（ＳＴ２５）。この文書回覧シート３１は、すでに
「文書回覧アプリケーション」操作により指示された回
覧の対象である文書に紙の文書を添付する場合に使用す
る、紙文書関連づけシートである。
【００６７】印刷出力される文書回覧シート３１は、す
でに「文書回覧アプリケーション」操作によって指示さ
れ、回覧管理テーブル８０で管理されている内容が印刷
された文書回覧シート３１である。（もし、スキャナ４
とプリンタ５が近くに設置されている、あるいは、ディ
ジタル複写機６が利用可能であるならば、先に入力作成
済みの電子文書を画像データに展開して印刷出力するこ
とにより、関連づけるべき電子文書の内容を確認しなが
ら紙の文書を読み取らせることも可能である。） ユーザはこの文書回覧シート３１を添付したい紙の文書
に添えてスキャナ入力するだけでよい。スキャナ４によ
るシート読込みとシート認識部１２によるシート認識が
実行され（ＳＴ２６）、そのシートＩＤ「０１２３４
５」に対応する「文書回覧」処理プログラムが起動され
る（ＳＴ２７）。
【００６８】シート認識部１２は、文書回覧シート３１
の文書関連づけマークの「紙文書」が有効であることを
認識して、電子文書と紙文書の関連づけが必要であるこ
とを知る。
【００６９】スキャナ４は、文書回覧シート３１に引き
続いてセットされている画像データを読取り（ＳＴ２
８）、画像管理部１３に保管して（ＳＴ２９）、その画
像データを識別するために画像管理部１３が割り当てた
画像ＩＤを得る。得られた画像ＩＤは、回覧管理テーブ
ル８０の画像ＩＤフィールド８３に格納管理する。
【００７０】これで文書の関連づけと回覧送信の準備が
整ったことになる。回覧管理テーブル８０の内容に従っ
て、画像ＩＤ８４で識別される画像データと文書ＩＤ８
５で識別される文書データとが、１つの回覧物として回
覧送信が実行される（ＳＴ３０）。
【００７１】上記の実施例では、（ａ）で先行して読み
取らせた画像データ、（ｂ）で先行して入力作成した文
書データを、それぞれ関連文書を与える時点で確認させ
ることもできることを示した。
【００７２】すなわち、（ａ）では、シートを使用して
回覧の指示と画像の読み取りを実行した後、パソコン側
でコメントを入力させる際に、同時に対応する画像を表
示して確認させることが可能である。（ｂ）では、パソ
コンから回覧の指示と電子文書の入力作成を実行した
後、スキャナから紙の文書を読み取らせる際に、対応す
る電子文書の内容を画像として展開してプリンタで紙に
印刷して確認させることが可能である（ただし、ディジ
タル複写機が利用可能な場合など）。
【００７３】上記の実施例の変形として、回覧送信を実
行するタイミングを変更することができる。すなわち、
（ａ）では、シート認識後、紙の文書が画像管理部１３
に格納された時点で、（ｂ）では、電子文書が文書管理
部１４に格納された時点で、それぞれ回覧送信を実行す
る。ただし、この場合には、画像管理部１３に画像ＩＤ
予約発行機能と画像配信機能、文書管理部１４に文書Ｉ
Ｄ予約発行機能と文書配信機能、を設ける。
【００７４】（ａ）では、制御部１１は、紙の文書が画
像管理部１３に格納された時点で、文書管理部１４に文
書ＩＤ予約発行を依頼して、得られた文書ＩＤを回覧管
理テーブル７０に格納して、即時、画像データと文書Ｉ
Ｄとを内容とする文書を回覧送信する。端末１は、この
ような回覧文書を開封した場合、文書管理部１４に対し
て文書ＩＤを送信して文書データを要求し、文書配信機
能によって文書データを得る。
【００７５】これにより、電子文書であるコメント（と
画像ＩＤ）のみを実際に送信して、紙の文書である手書
きメモは画像管理部１３に蓄積保管させておいて、端末
１側から要求のあった時点で初めて転送することが可能
になる。これにより、端末１の負荷やネットワークの負
荷を軽減させることができる。
【００７６】（ｂ）では、制御部１１は、電子文書が文
書管理部１４に格納された時点で、画像管理部１３に画
像ＩＤ予約発行を依頼して、得られた画像ＩＤを回覧管
理テーブル７０に格納して、即時、文書データと画像Ｉ
Ｄとを内容とする文書を回覧送信する。端末１は、この
ような回覧文書を開封した場合、画像管理部１３に対し
て画像ＩＤを送信して画像データを要求し、画像配信機
能によって画像データを得る。
【００７７】これにより、紙の文書である手書きメモ
（と文書ＩＤ）のみを実際に送信して、電子文書である
複雑な図形データについてはさらに時間をかけて修正し
た後に文書管理部１４に格納して、しかも１つの回覧文
書として管理することが可能となる。送信者にとって
は、回覧の発信は即時に実行、図形データは遅延して完
成度を高めることが可能となる。受信者にとっては、本
来、関連のある１つの文書を２つの回覧物として受信し
て、自分で関連づけるといった手間を省くことができる
ようになる。
【００７８】さらに別の変形例としては、シートを利用
しなくても、図３に示すような、ディジタル複写機６な
ど画像読取手段と入力手段が一体となった装置を利用す
れば、同様のことを実現することが可能である。回覧先
をいつ指定するかによって少なくとも次の２通りがあ
る。
【００７９】すなわち、ユーザはディジタル複写機６か
ら、電子文書関連づけを指示、ユーザＩＤを入力、紙の
文書を読み取らせる。次に自分の端末１で画像を確認し
ながらコメント追加と回覧先などの入力を行って回覧送
信を実行する。
【００８０】この場合、制御部１１は、入力されたユー
ザＩＤと、画像データを画像管理部１３に格納管理させ
て得た画像ＩＤとを回覧管理テーブル７０に記録する。
これより以降のフローチャートは、デフォルト端末で文
書管理アプリケーション起動（ＳＴ１０）、文書を保管
（ＳＴ１１）、１つの文書として回覧送信（ＳＴ１
２）、と先に述べた説明と同様である。
【００８１】すなわち、ユーザはディジタル複写機６か
ら、電子文書関連づけを指示、ユーザＩＤを入力、回覧
先を入力、紙の文書を読み取らせる。次に自分の端末１
で画像を確認しながらコメント追加を行って回覧送信を
実行する。
【００８２】この場合、制御部１１は、入力されたユー
ザＩＤと、回覧先と、画像データを画像管理部１３に格
納管理させて得た画像ＩＤとを回覧管理テーブル７０に
記録する。これにより以降のフローチャートは、デフォ
ルト端末で文書管理アプリケーション起動（ＳＴ１
０）、文書を保管（ＳＴ１１）、１つの文書として回覧
送信（ＳＴ１２）、と先に述べた説明と同様である。
【００８３】上記したように、文書回覧シート上に電子
文書関連づけの指示マークを設け、このマーク認識結果
に応じて電子文書との関連づけを実行して回覧されるよ
うにしたものである。
【００８４】すなわち、文書回覧シートを使用してスキ
ャナやディジタル複写機から紙の文書を入力して回覧を
指示する際、電子文書関連づけマークを塗り潰すだけ
で、別途パソコンから入力した電子的な文書と関連づけ
て１つの文書として回覧するようにしたものである。
【００８５】また、パソコン側では入力した画像をその
場で確認しながらコメントを追記できる。この時、回覧
番号などを意識する必要はなく、コメントだけを追記す
れば自動的に関連づけを実行する。また、予め定められ
たパソコンではなく、スキャナ近くの任意のパソコンを
指定することもできる。
【００８６】また、電子文書回覧アプリケーションから
紙文書関連づけ指示シートを発行し、このシートととも
にスキャナにより入力された紙文書が自動的に関連づけ
られて回覧されるようにしたものである。
【００８７】すなわち、電子文書回覧アプリケーション
で指定した回覧経路やオプションが記載済みの状態で紙
文書関連づけシートが発行され、ユーザは紙文書にこの
シートを添えてスキャナにより入力するだけで、関連づ
けと回覧送信が自動的に実行されるようにしたものであ
る。
【００８８】この際、複数の宛先に対して同じ画像を送
信する場合でも、１回の読取りで回覧を行うことができ
る。また、電子文書か紙文書か一方だけあれば回覧開始
ができる即時回覧と、電子文書と紙文書が両方揃ってか
ら回覧開始となる遅延回覧とが指定できる。
【００８９】したがって、スキャナ操作（画像読込み）
とパソコン操作（電子メール送信）だけで、送信メール
番号や画像ファイル名や文書ファイル名などまったく意
識する必要がなく、文書の関連づけのための特別な手間
を必要としないで、紙の文書と電子的な文書を簡単に１
つの文書として回覧送信できる。
【００９０】また、ディジタル複写機からユーザＩＤと
紙文書とを先行入力して、自分のパソコンで入力画像を
確認しながらコメント追加と回覧送信を実行したり、デ
ィジタル複写機からユーザＩＤと紙文書と回覧経路を入
力して、自分のパソコンで入力画像を確認しながらコメ
ント追加と回覧送信を実行でき、シートなしでも同様の
ことが可能である。
【００９１】
【発明の効果】以上詳述したように、手書きで作成した
紙の文書を、端末で作成した電子的な文書と関連づけて
簡単に１つの文書として送信でき、さらに送信経路の任
意箇所で処理内容に応じて送信情報を紙に出力した場合
でも、簡単に電子的な文書と一緒に送信できる文書送信
装置並びに文書送信方法を提供できる。
【００９２】また、紙の文書を電子的に画像データとし
て回覧しようとすると、たとえばスキャナ入力操作がど
こかで１回は必要であるが、その際にシートを１枚添付
するだけで回覧に必要な指示をすべて完了させることが
できる。
【００９３】また、電子的な文書を処理するパソコンと
紙の文書を処理するスキャナとの間を行き来することな
く、回覧文書準備の都合によっていずれか一方で回覧に
必要な指示ができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施例を説明するための文書回覧
システムにおけるファイルサーバのソフト構造を示す
図。
【図２】文書回覧システムの概略構成を示す図。
【図３】文書回覧システムの概略構成を示す図。
【図４】文書回覧シートの例を模式的に示す図。
【図５】文書回覧シートの例を模式的に示す図。
【図６】操作画面の表示例を示す図。
【図７】シート管理テーブルの構成例を示す図。
【図８】ジョブ管理テーブルの構成例を示す図。
【図９】ユーザ管理管理テーブルの構成例を示す図。
【図１０】回覧管理テーブルの構成例を示す図。
【図１１】処理の流れを概念的に示す図。
【図１２】処理の流れを概念的に示す図。
【図１３】動作を説明するためのフローチャート。
【図１４】動作を説明するためのフローチャート。
【符号の説明】
１…端末 ４…スキャナ ５…プリンタ １１…制御部 １２…シート認識部 １３…画像管理部 １４…文書管理部 １５…回覧文書送受信部 ３１…文書回覧シート
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 岩瀬 章則 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会社 東芝柳町工場内

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 紙文書を画像として読取る読取手段と、 電子文書を作成する作成手段と、 上記読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段で作成
    された電子文書とを外部装置に送信する送信手段と、 上記読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段にて作
    成される電子文書とを関連づけして上記送信手段にて上
    記外部装置に送信することにより指定する指定マーク部
    と、上記送信手段に文書の送信を指示する送信指示内容
    を記載した送信指示部と、を有する送信指示シートの内
    容を上記読取手段にて読取ることにより、上記送信指示
    シートの内容を認識する認識手段と、 この認識手段にて上記送信指示シートの内容を認識した
    結果、紙文書と電子文書とを関連づけして上記送信手段
    にて上記外部装置に送信することが指定されている場合
    に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上記作成手段
    で作成された電子文書とを関連づけして、上記送信指示
    シートに記載されている送信指示内容にしたがって、上
    記送信手段にて上記外部装置に送信する処理手段と、 を具備したことを特徴とする文書送信装置。
  2. 【請求項２】 電子文書を作成する作成手段と、 紙文書を画像として読取る読取手段と、 上記作成手段で作成された電子文書と上記読取手段で読
    取られた紙文書とを外部装置に送信する送信手段と、 上記作成手段にて作成された電子文書と上記読取手段で
    読取られる紙文書とを関連づけて上記送信手段にて上記
    外部装置に送信することを指示する指示手段と、 この指示手段にて電子文書と紙文書とを関連づけて送信
    することが指示された場合に、上記作成手段で作成され
    た電子文書と上記読取手段で読取られる紙文書とを関連
    づけて送信することを指定した指定マーク部と、上記送
    信手段に文書の送信を指示する送信指示内容を記載した
    送信指示部と、を有する送信指示シートを発行する発行
    手段と、 この発行手段にて発行された送信指示シートに記載され
    た内容を上記読取手段にて読取ることにより、上記送信
    指示シートの内容を認識する認識手段と、 この認識手段にて上記送信指示シートに記載された内容
    を認識した結果、電子文書と紙文書とを関連づけて上記
    送信手段にて上記外部装置に送信することが指定されて
    いる場合に、上記作成手段にて作成された電子文書と上
    記読取手段にて読取られる紙文書とを関連づけして、上
    記送信指示シートに記載されている送信指示内容にした
    がって、上記送信手段にて上記外部装置に送信する処理
    手段と、 を具備したことを特徴とする文書送信装置。
  3. 【請求項３】 紙文書を画像として読取る読取手段と、 電子文書を作成する作成手段と、 上記読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段で作成
    された電子文書とを外部装置に送信する送信手段と、 上記読取手段で読取られた紙文書と上記作成手段にて作
    成される電子文書とを関連づけて上記送信手段にて上記
    外部装置に送信することを指定する送信指定手段と、 この送信指定手段にて紙文書と電子文書とを関連づけて
    上記送信手段にて上記外部装置に送信することが指定さ
    れた場合に、上記読取手段にて読取られた紙文書と上記
    作成手段で作成された電子文書とを関連づけして、上記
    送信手段にて上記外部装置に送信する処理手段と、 を具備したことを特徴とする文書送信装置。
  4. 【請求項４】 複数の端末がネットワークを介して接続
    されており、所定の端末からの文書が他の端末へ送信さ
    れるものにおいて、 所望の端末への文書の送信を指示する文書送信シートの
    画像、および文書の画像を画像データとして読取り、 この文書送信シートとともに読取られた文書画像の画像
    データを画像記憶手段に記憶し、 上記読取った文書送信シートの画像データを解析して送
    信内容を認識し、 上記読取った文書送信シートの画像データを解析して電
    子文書との関連づけを指定するマークを認識し、 このマークにより電子文書との関連づけが指定されてい
    ると認識された際に、電子文書の作成を案内し、 この案内により作成された電子文書を文書記憶手段に記
    憶し、 上記認識された送信内容に基づいて、上記文書記憶手段
    に記憶された電子文書と上記画像記憶手段に記憶されて
    いる文書送信シートとともに読取られた文書画像の画像
    データとを関連づけ、１つの送信物として所望の端末へ
    送信する、 ことを特徴とする文書送信方法。
  5. 【請求項５】 複数の端末がネットワークを介して接続
    されており、所定の端末からの文書が他の端末へ送信さ
    れるものにおいて、 所望の端末への文書の送信を指示するとともに紙文書と
    の関連づけを指示するとともに、電子文書を作成し、 この作成された電子文書を文書記憶手段に記憶し、 この記憶された電子文書と紙文書との関連づけが指示さ
    れている際に、その紙文書との関連づけを指示するとと
    もに送信内容が指示されている文書送信シートを発行
    し、 この発行された文書送信シートの画像、および文書の画
    像を画像データとして読取り、 この文書送信シートとともに読取られた文書画像の画像
    データを画像記憶手段に記憶し、 上記読取った文書送信シートの画像データにより送信内
    容を認識し、 この文書送信シートにより認識された送信内容に基づい
    て、上記文書記憶手段に記憶された電子文書と上記画像
    記憶手段に記憶されている文書送信シートとともに読取
    られた文書画像の画像データとを関連づけ、１つの送信
    物として所望の端末へ送信する、 ことを特徴とする文書送信方法。
  6. 【請求項６】 複数の端末がネットワークを介して接続
    されており、所定の端末からの文書が他の端末へ送信さ
    れるものにおいて、 文書の画像を画像データとして読取り、所望の端末への
    文書の送信を指示し、 この読取られた文書画像の画像データを画像記憶手段に
    記憶し、 電子文書を作成し、 この作成された電子文書を文書記憶手段に記憶し、 上記画像記憶手段に記憶されている文書画像の画像デー
    タと、上記指示された識別情報に基づく上記文書記憶手
    段に記憶されている電子文書とを、１つの送信物として
    上記指示された所望の端末へ送信する、 ことを特徴とする文書送信方法。
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