JP4561392B2 - 文書画像データ入力処理プログラム、コンピュータシステム及びコンピュータ - Google Patents

Description

本発明は、入力される文書画像データを受け付ける技術、特に、入力の信頼性を向上させる技術に関する。

電子情報社会の進展とともに、文書を紙媒体ではなく、電子データの形式で取り扱う機会が増加している。この流れは、まもなく施行されるｅ−文書法、すなわち、民間における書類の電子的保存を認める法律によって、ますます加速されることが予想される。

領収書や契約書などの紙媒体に印字された文書を電子データとして扱うためには、スキャナによる読み取り処理を行い、対応する文書画像データを生成すればよい。ただし、得られた文書画像データを原本として保存するなど重要なデータとして取り扱うためには、入力者を限定するなど入力の信頼性を高める仕組みを設けることが望ましい。

信頼性を向上させる技術の例として、下記特許文献１を挙げることができる。この文献には、電子データを入力する際、磁気カードや指紋などを用いた厳しい認証を行う技術が開示されている。

なお、下記特許文献２には、会計帳簿のイメージデータを表計算ソフトの形式に変換する工程を備えた電子帳簿のファイリング方法が開示されている。また、下記特許文献３には、記録媒体に領収書の情報を格納し、蓄積、読み取り、運用、管理を行う電子領収書システムについて記載されている。そして、下記特許文献４には、サーバとクライアントの間で、決済に関する情報の受信、記録、演算、提供を行う決済情報管理システムの開示がなされている。

特開２０００−３５３２０４号公報 特開２００１−０６７４２２号公報 特開２００１−１０９９６２号公報 特開２００３−０７６９３２号公報

上記特許文献１の技術においては、認証に必要とする機器を整備する必要があり、特に、入力者が多数いるような場合にはコストの面で好ましくない。また、認証を厳しくしたとしても、入力者が故意または過失により不適当な入力を行うことには対処できない。

本発明の目的は、入力される文書画像データを受け付ける処理において、改竄などの不正にかかる入力を防止して入力の信頼性を高める技術を確立することにある。

本発明の別の目的は、入力される文書画像データを受け付ける処理において、ユーザ認証を簡潔なものとしながらも入力の信頼性向上を実現することにある。

本発明の文書画像データ入力処理プログラムは、コンピュータを、複数のユーザを関連付ける関連付け手段、関連付けられた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザによりそれぞれ入力される文書画像データを取得する取得手段、取得されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの入力の有効性を判定する判定手段、として機能させる。

このプログラムは、ＰＣなどの演算機能を備えたハードウエアをもつコンピュータにインストールされ、その演算処理動作を制御する。コンピュータは、単体の筐体により構成されていても、複数の筐体により構成されていてもよい。このコンピュータは、複数のユーザにより入力される文書画像データを取得する。文書画像データとは、文書、すなわち、文字や数字等を含んで（さらに図表や絵画像などが含まれていてもよい）構成された書面を、画像データとして表現したものである。ここで扱う文書画像データは、書面をスキャナ等で読み込んだだけのもの、読み込まれて生成されたデータを（電子印鑑などを付したり、項目に電子的書き込みをするなどして）加工したもの、あるいは、スキャナを介することなく元々電子的に作成されたもの等様々なものを対象とすることができる。文書画像データの取得は、ユーザがコンピュータに直接ログインして行うスキャナ入力、データの生成、データの加工、データ転送等によって実施されてもよいし、別のハードウエア上に入力ユーザと対応づけられて保存された文書画像データを当該コンピュータが取得することで実施されてもよい。

文書画像データの入力にかかるユーザは、典型的には予めユーザ入力された情報に基づいて、あるいは、取得する文書画像データに付された情報に基づいたり取得後にユーザ入力される情報に基づいたりするなどして、他のユーザと関連付けされる。関連付けにより、そのユーザの入力にかかる文書画像データを、別のどのユーザの入力にかかる文書画像データと比較すべきかという情報が与えられる。

判定手段は、関連づけられた少なくとも二人のユーザの入力にかかる文書画像データを比較して、入力された文書画像データを有効なものとして取り扱い可能かを判定する。この処理は、例えば、文書画像データ間がどの程度一致しているかという類似度を算出により比較を行い、所定の閾値以上の類似が見られた場合に有効と判定することで実施できる。比較の際には、必要に応じて各文書画像データの方向、縮尺、濃度等を調整する前処理が行われる。

この構成によれば、別々のユーザにより入力される文書画像データに基づいてその有効性を判定するため、入力される文書画像データの信頼性を向上させることが可能となる。この態様においては、一人のユーザに入力を委ねる場合よりも各ユーザの認証を緩やかにできるため、そのユーザの負担を軽減できる他、例えば複数の入力装置を設ける場合に、必ずしも生体認証機器などの高価な設備を各入力装置に導入する必要がなくなり、コストパフォーマンスの点でも優れている。また、一人のユーザに入力を任せる場合に比べ、入力者の故意や過失による不適当な入力を排除できる可能性が高まる。

なお、各ユーザの入力にかかる文書画像データが複数ある場合には、どの文書画像データ同士を比較すべきか決定しなければならない。文書画像データが少ない場合には、画像認識や識別データに基づいて自動判別することとしてもよいが、文書画像データが多い場合や比較の信頼性を高めたい場合には、比較対象を明示する入力が行われることが望ましい。これにより、複数の文書画像データを一括して比較することが可能となり、ユーザの負担を大きく軽減することができる。

本発明の文書画像データ入力処理プログラムの一態様においては、前記コンピュータを、有効であると判定された入力にかかる少なくとも一つの文書画像データを保存する保存手段として更に機能させる。これにより、信頼できる文書画像データの保存が可能となる。なお、保存先は、コンピュータに内蔵されたハードディスク等の記憶装置でもよいし、コンピュータ外の記憶装置でもよい。また、比較対象となった他の文書画像データについては、後の再比較などのために同様に保存してもよいし、記憶量節約のため差分のみを保存したり破棄したりしてもよい。

本発明の文書画像データ入力処理プログラムの一態様においては、前記関連付け手段における複数のユーザの関連付けは、ユーザ間における文書画像データの比較順を示すように行われ、前記判定手段においては、比較順に従って、対応するユーザにより入力された文書画像データ同士が順次比較される。比較順の設定は、紙媒体の文書を承認する場合と同様に、承認にかかる職務上の階層的関係を反映させることができる。例えば、Ａ，Ｂ，Ｃの三人のユーザが、Ａ＜Ｂ＜Ｃの階層関係をなす場合、まず、ＡとＢの入力を比較し、有効であると判断された場合にＡとＢの（少なくとも）いずれか一方の入力とＣの入力を比較するように設定される。この場合、Ｂと並列な階層位置に属する者Ｂ’がいる場合、同階層のＢとＢ’のいずれか一人との比較のみを行うようにしてもよいし、同階層のＢとＢ’の全てと比較するように設定してもよい。

本発明の文書画像データ入力処理プログラムの一態様においては、前記コンピュータを、比較対象となるユーザに対し比較対象となる文書画像データの入力を促す出力を行う入力促進手段として更に機能させる。すなわち、比較対象の他のユーザの入力にかかる文書画像データのみが用意されている場合、残るユーザの入力にかかる文書画像データを促す画面出力やメール送信などを行う。これにより、入力の忘れを防止し、また、比較の速やかな実施を図ることができる。

本発明の文書画像データ入力処理プログラムの一態様においては、前記コンピュータを、前記判定手段の判定において入力が有効であったことまたは無効であったことを、少なくとも比較対象となった文書画像データを入力した各ユーザに通知する通知手段として更に機能させる。これにより、比較対象にかかる各ユーザ、特に先行して入力したユーザが結果を容易に把握できるようになる。また、あるユーザが別のユーザになりすまして入力することを抑止する効果も生じる。

本発明のコンピュータシステムは、複数のユーザを関連付ける関連付け手段と、関連付けされた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザをそれぞれ認証する認証手段と、認証されたこれらのユーザの文書入力に基づいて、それぞれの入力にかかる文書画像データを生成するスキャナと、生成されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの文書入力の有効性を判定する判定手段と、を備える。スキャナは、複数台設定されていてもよく、また、プリンタ機能を含む複写機や複合機に組み込まれていてもよい。

参考例の方法は、コンピュータシステムが実行する方法であって、複数のユーザを関連付ける関連付け手順と、関連付けされた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザをそれぞれ認証する認証手順と、認証されたこれらのユーザがそれぞれ入力する文書画像データを取得する取得手順と、取得されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの入力の有効性を判定する判定手順と、を含む。

本発明のコンピュータは、複数のユーザを関連付ける関連付け手段と、関連付けされた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザによりそれぞれ入力される文書画像データを取得する取得手段と、取得されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの入力の有効性を判定する判定手段と、を備える。

以下に本発明の実施の代表的な形態を説明する。

図１は、本実施の形態を実現するためのコンピュータシステムである蓄積システム１０の概略構成例と、その利用態様例を説明する図である。蓄積システム１０は、複合機２０，３０，４０及び蓄積サーバ５０を含んでおり、これらはネットワーク６０により通信可能に設定されている。

複合機２０は、スキャナ２２をはじめとしてプリンタやＦＡＸなどを備えた装置であり、画像データを蓄積する記憶部２４も備えている。また、この複合機２０には、ネットワーク６０を通じて外部にhttp接続を行ったり、メールを受信したりする機能も備えられている。ユーザは、複合機２０を、ログインすることなく不特定ユーザとして利用できる他、登録されたアカウントにログインしてその登録ユーザとして利用することもできる。後者の場合には、登録ユーザとして、スキャン、プリント、http接続、メール・ＦＡＸの送受信、ネットワーク上の情報処理サービス等を行うことが可能となる。ユーザは、複合機２０に設けられた表示ディスプレイを見つつ、操作ボタンを操作することで、このような処理を命令したり、制御したりするためのユーザ指示を行うことができる。例えば、登録ユーザは、自らのアカウントにパスワード認証を経てログインし、文書書面をスキャナ２２によりスキャンすることで、その文書書面に対応する書類画像データを作成させることができる。そして、作成された書類画像データは、ユーザ指示に基づいて、あるいはプログラムに従って、蓄積サーバ５０に送信され得る。なお、複合機２０に設けられたこのような機能は、スキャナ３２や記憶部３４を含む複合機３０、及び、スキャナ４２や記憶部４４を含む複合機４０にも同様に備えられている。

蓄積サーバ５０は、蓄積システム１０の中核をなす装置であり、本体部５２、記憶部５４、承認前データ記憶部５６、及び、承認済データ記憶部５８を含んでいる。本体部５２は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）などの演算機能を備えたハードウエアによって構成されている。また、記憶部５４は、ハードディスクなどの記憶装置によって構成されており、本体部５２の演算機能を制御して書類画像データの入力や蓄積に関する処理操作をさせるアプリケーションプログラムや、このアプリケーションプログラムの設定ファイル等が記憶されている。承認前データ記憶部５６はネットワーク６０を通じて入力される書類画像データを一時的に記憶するために設けられており、承認済データ記憶部５８は所定の承認者によって承認された書類画像データを長期にわたって記憶するために設けられている。この承認前データ記憶部５６と承認済データ記憶部５８はこれらはハードディスクを大量に揃えた大容量記憶装置によって構成されている。

図においては、複合機２０，３０，４０を利用する登録ユーザとして、それぞれ社員Ａ７０、課長Ｃ７２、経理７４が描かれている。そして、社員Ａ７０は紙媒体を利用してなる文書書類としての契約書８０を、課長Ｃ７２は契約書９０を、経理７４は契約書１００のスキャナを実施することを想定している。社員Ａ７０のもつ契約書８０には、文字パターン８２と社員Ａ７０の承認印８４が記されている。課長Ｃ７２のもつ契約書９０は、社員Ａ７０から渡された契約書８０に目を通して自らの承認印９２を追加したものである。また、経理７４のもつ契約書１００は、課長Ｃ７２から送られた契約書９０を閲覧し承認印１０２を追加したものである。

ここでは、まず、社員Ａ７０が複合機２０のスキャナ２２を用いて契約書８０をスキャンし、対応する書類画像データを蓄積サーバ５０に送信する。続いて、課長Ｃ７２が複合機３０（必ずしも社員Ａ７０が利用する複合機２０と異なる必要はない）を用いて契約書９０をスキャンし、対応する書類画像データを蓄積サーバ５０に送信する。そして、最後に、経理７４が複合機４０を用いて契約書１００をスキャンし、対応する書類画像データを蓄積サーバ５０に送信する。課長Ｃ７２と経理７４がスキャンを行うべきことは、適当なタイミングで、蓄積サーバ５０からのメールによって通知される。

図２は、蓄積サーバ５０の記憶部５４に格納された設定ファイルの例を示す図である。この設定ファイルには、蓄積サーバ５０に各登録ユーザによって入力される書類画像データを比較する際に用いられる関連付けテーブルが格納されている。関連付けテーブルにおいては、稟議の順序関係に基づいて承認と被承認の対応関係を示すように、各登録ユーザを関連付けている。設定ファイルへの入力は、蓄積サーバ５０の管理者によって行われる。

関連付けテーブルには、被承認者欄２００と承認者欄２０２が設けられている。被承認者欄２００には、承認対象となる書類画像データの入力あるいは承認を行う登録ユーザ名が記されており、承認者欄２０２には、その承認を行う登録ユーザ名が記されている。具体的には、欄２１０は、社員Ａの入力・承認にかかる書留画像データは課長Ｃが承認すること、欄２１２は、社員Ｂの入力・承認にかかる書留画像データは部長Ｄ及び経理が承認すること、欄２１４は、課長Ｃの入力・承認にかかる書留画像データは経理が承認すること、欄２１６は、経理の承認にかかる書留画像データは経理自体が最終承認者であり他の登録ユーザの承認が不要であることを示している。

この関連付けテーブルに従えば、社員Ａが書類画像データを入力した場合、欄２１０に基づいて課長Ｃが承認を行い、その結果を、欄２１４に基づいて経理が承認を行い、欄２１６に基づいてこの承認が最終的な承認となることがわかる。図１に示した社員Ａ７０、課長Ｃ７２、経理７４及び対応する契約書８０，９０，１００の流れは、関連付けテーブルに対応した処理の流れを示したものである。

図３は、複合機及び蓄積サーバにおける処理の流れを説明するフローチャートである。このフローチャートでは、複合機における処理を左列に、蓄積サーバにおける処理を右列に記している。

文書画像を蓄積したい登録ユーザは、メニュー画面において、書類画像データを蓄積する処理を命じるボタン操作を行い、表示画面に表示された指示に従って、ユーザ名及びパスワードを打ち込む。複合機はそのパスワードを確認するユーザ認証を行って（Ｓ１）、そのユーザのログインを許可する。ログインした登録ユーザは、表示に従って、所望の文書書類をスキャナにセットしてスキャン命令を実施する。そして、複合機はプログラムに従って、スキャンを実施し（Ｓ２）、対応する書類画像データを作成する。書類画像データ上には、必要に応じて、スキャンされたことを示す記号など付加的画像を付すことができる。作成された書類画像データは、蓄積サーバに送信される（Ｓ３）。

蓄積サーバにおいては、受信した書類画像データを承認前データ記憶部に識別子を付して蓄積する（Ｓ４）。また、操作を行ったユーザ名、操作日時、同時に入力された別の書類画像データの識別子などの情報も合わせて蓄積する。

次に、蓄積サーバは、関連付けテーブルを参照して承認者の情報を取得し、今入力された書類画像データを用いて、承認のための処理を行う必要があるか否かを判定する（Ｓ５）。承認の必要が無い場合、即ち、このユーザが承認者欄に記されていない、又は、承認者欄に記されているが承認の対象となる書類画像データがない場合には、処理は一度終了する（Ｓ１２）。例えば、図２に示した設定のもとで、社員Ａが書類画像データを入力した場合には、この処理が実行される。社員Ａは、スキャンした文書書類を課長Ｃに送り承認を要請する。

これに対し、承認の必要がある場合、すなわち、承認者欄に記されており承認の対象となる書類画像データが検索された場合には、その書類画像データとの比較を行う（Ｓ６）。比較は、両書類画像データの一致度を計算し、予め設定された判定基準に照らして評価することで行う。一致度の算出にあたっては、承認印が押された領域等を除外することができる。両者が不一致であると判定した場合には、処理を終了する（Ｓ１２）。処理の終了にあたっては、不一致である旨を複合機に表示したり、承認される側のユーザにもその旨をメール等で通知したりすることができる。

両者に一部不一致がある場合には、ユーザに判断を委ねる承認要求処理が行われる（Ｓ７）。すなわち、一部に不一致があった旨とその不一致点を複合機の表示画面上に表示し、入力した登録ユーザに対し確認を求める（Ｓ８）。この際には、承認者による故意の改竄等を防ぐため、承認される側のユーザに対して通知を行ったり、不一致点を示すログを蓄積サーバ内に保存したりすることも有効である。不一致点が文書書類に付いた単なるゴミである場合など、問題がないときには、ユーザは複合機からその旨を入力する。そして、蓄積サーバにおいては、承認される側の書類画像データと承認する側の書類画像データとが承認済みの関係にある旨のデータを承認前データ記憶部に蓄積する（Ｓ９）。なお、ステップＳ６において、完全一致すると判断された場合には、直接ステップＳ９の処理が実施される。

続いて、蓄積サーバは、関連付けテーブルを参照して、承認者が最終承認者であるか否かを確認する（Ｓ１０）。最終承認者ではない場合には、この段階の処理が終わったことが複合機に表示され、処理は一旦終了する（Ｓ１２）。例えば、図２に示した設定のもとで、社員Ａの書類を承認した課長Ｃの場合には、この処理が行われる。課長Ｃは、スキャンした文書書類を経理に送り承認を要請する。

他方、最終承認者である場合には、承認前データ記憶部に記憶されていた一連のデータが承認済データ記憶部に転送され（Ｓ１１）、転送が終了したことを複合機の表示画面に表示した後に処理を終了する（Ｓ１２）。例えば、図２に示した設定のもとで、課長Ｃの承認にかかる書類画像データの承認を行った経理の場合には、この処理が行われる。

このようにして、予定された承認操作が全て終了した書類画像データは、承認済みデータ記憶部に格納され、長期にわたって保存される。この書類画像データは、上で説明した通り、必要な承認過程を経ているため、一般に改竄されている虞は小さく、信頼しうるデータとなっている。また、書類画像データの閲覧を求めるユーザは、必要に応じて承認過程におけるログや関連した書類画像データ等を参照することで、信頼性を再確認するができる。

本実施の形態にかかるコンピュータシステムの構成例を示す図である。 関連付けテーブルの設定例を示す図である。 複合機及び蓄積サーバにおける処理例を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 蓄積システム、２０ 複合機、２２ スキャナ、２４ 記憶部、３０ 複合機、３２ スキャナ、３４ 記憶部、４０ 複合機、４２ スキャナ、４４ 記憶部、５０ 蓄積サーバ、５２ 本体部、５４ 記憶部、５６ 承認前データ記憶部、５８ 承認済データ記憶部、６０ ネットワーク、８０，９０，１００ 契約書、８２ 文字パターン、２００ 被承認者欄、２０２ 承認者欄。

Claims (7)

1. コンピュータを、
   複数のユーザを関連付ける関連付け手段、
   関連付けられた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザによりそれぞれ入力される文書画像データを取得する取得手段、
   取得されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの入力の有効性を判定する判定手段、
   として機能させるための文書画像データ入力処理プログラム。
2. 請求項１に記載の文書画像データ入力処理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、有効であると判定された入力にかかる少なくとも一つの文書画像データを保存する保存手段として更に機能させる、ことを特徴とする文書画像データ入力処理プログラム。
3. 請求項１に記載の文書画像データ入力処理プログラムにおいて、
   前記関連付け手段における複数のユーザの関連付けは、ユーザ間における文書画像データの比較順を示すように行われ、
   前記判定手段においては、比較順に従って、対応するユーザにより入力された文書画像データ同士が順次比較される、ことを特徴とする文書画像データ入力処理プログラム。
4. 請求項１に記載の文書画像データ入力処理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、比較対象となるユーザに対し比較対象となる文書画像データの入力を促す出力を行う入力促進手段として更に機能させる、ことを特徴とする文書画像データ入力処理プログラム。
5. 請求項１に記載の文書画像データ入力処理プログラムにおいて、
   前記コンピュータを、前記判定手段の判定において入力が有効であったことまたは無効であったことを、少なくとも比較対象となった文書画像データを入力した各ユーザに通知する通知手段として更に機能させる、ことを特徴とする文書画像データ入力処理プログラム。
6. 複数のユーザを関連付ける関連付け手段と、
   関連付けされた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザをそれぞれ認証する認証手段と、
   認証されたこれらのユーザの文書入力に基づいて、それぞれの入力にかかる文書画像データを生成するスキャナと、
   生成されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの文書入力の有効性を判定する判定手段と、
   を備える、ことを特徴とするコンピュータシステム。
7. 複数のユーザを関連付ける関連付け手段と、
   関連付けされた複数のユーザのうち少なくとも二人のユーザによりそれぞれ入力される文書画像データを取得する取得手段と、
   取得されたそれぞれの文書画像データを比較して、これらの入力の有効性を判定する判定手段と、
   を備える、ことを特徴とするコンピュータ。

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