JP3488728B2 - 業務指示シートによる業務処理システム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、例えばパーソナルコ
ンピュータ、ワークステーション、ファクシミリ装置、
スキャナー、プリンタなどが互いに接続された環境で、
手書きシートによって指示される業務を自動的に処理す
ることが可能な業務処理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、パーソナルコンピュータ（Ｐ
Ｃ）、ワークステーション（ＷＳ）などの機器をキーボ
ードを用いて直接操作せずに、手書きシートによって指
示される業務を自動的に処理するものとして、例えば特
開平４−１８８４４に示されるようなシステムがある。
このシステムはＦＡＸで送信される用紙に電子メールの
宛先を指示する固定の識別パターン（バーコードなど）
を印刷しておく。受信側では、この識別パターンを認識
して電子メールの宛先を特定し、ＦＡＸ受信した内容を
自動的に電子メールとして転送する装置が提案されてい
る。この装置によれば、電子メールを意識するというＦ
ＡＸ送信者側の負担を軽減することができる。

【０００３】又、業務が進められる経路を管理するもの
として、特開平２−２７８４５８に示されるように、ユ
ーザの職務及びアドレスを識別するテーブルを備え、予
め定義されたフォームの内容に基づく承認ルールに応じ
て承認経路を決定して、業務処理をモニターする電子文
書承認システムが提案されている。この装置によれば、
フォーム表示画面でテキスト入力することで、承認を要
する文書に対して複数ユーザが順次コメントを追記でき
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記し
た従来のシステムでは、手書きシートによって実行でき
る業務であっても、夫々の業務に必要な手書きシートの
種類をユーザが予め理解し、自分でシートを選択して印
刷しなければならず、従ってシートはその都度準備する
必要があるという問題があった又、複数ユーザによる共
同執筆などの業務の際に必要となるユーザ毎の添削内容
や追加コメントには手書きシートの簡便さが利用できな
いという問題があった。

【０００５】このように、従来においては手書きシート
によって実行できる業務であっても、夫々の業務に必要
な手書きシートの種類を予めユーザが理解し、自分でシ
ートを選択して印刷し、その都度シートを準備する必要
があったり、添削内容やコメントの追加には手書きシー
トの簡便さが利用できないという欠点があった。

【０００６】そこで、この発明は、各手書きシートによ
って実行できる業務が予め定義されている場合、業務の
各段階で利用できる手書きシートをユーザが知らなくと
も準備することが可能で、又添削内容やコメントの追加
を手書きシートを利用して実行することが可能な手書き
シートによる業務処理システムを提供することを目的と
している。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明による処理システムは、複数の互いに異なる
業務指示手書きシートを識別する識別部と、前記識別部
によって識別された前記業務指示手書きシートに示され
る業務の内容を認識する認識部と、前記認識部によって
認識された業務の内容をネットワークを介して転送する
転送部と、前記転送部によって転送された前記業務内容
に基づいて業務の処理進行状況を判断し、次に実行すべ
き処理に対応する業務指示シートを発行する発行部を具
備する。

【０００８】

【作用】上記した手段により、業務の進行状況に応じ
て、業務の各段階で利用できる手書きシートの自動発行
が可能となり、又、ユーザ毎に添削内容やコメントの追
加が手書きシートを利用して実行可能となるものであ
る。

【０００９】

【実施例】以下、この発明の一実施例について図面を参
照して説明する。

【００１０】図２０は本発明によるシステムのハードウ
エア構成を示す。この業務処理システムは、少なくとも
１台のサーバ装置２３１と、複数のビューワ装置（端
末）２３２が、互いに通信回線（ＬＡＮ）２３３で接続
された構成となっている。サーバ装置２３１は、演算処
理のためのＣＰＵ２３４、マンマシン・インターフェー
スのための表示装置２３５、入力装置２３６、手書きシ
ートの入出力のためのスキャナ２３７、プリンタ２３
８、サーバ内部記憶装置としてのメインメモリ２３９、
画像メモリ２４０、画像の圧縮／伸長／拡大／縮小／回
転などの処理のための画像処理部２４１、手書きシート
上のマークや文字を読み取るためのＯＣＲ／ＯＭＲ部２
４２、及び通信制御部２４３から構成されている。

【００１１】ビューワ装置２３２は、演算処理のための
ＣＰＵ２４４、マンマシン・インターフェースのための
表示装置２４５、入力装置２４６、ビューワ内部記憶装
置としてのメインメモリ２４７、及び通信制御部２４８
から構成されている。

【００１２】通信制御部２４３、２４８は、通信回線２
３３にデータを送り出し又は受入れ、サーバ装置２３１
とビューワ装置２３２（複数）とを結ぶ機能を提供す
る。又、サーバ装置２３１のスキャナ２３７と画像メモ
リ２４０とＯＣＲ／ＯＭＲ部２４２とは、手書きシート
入力認識装置（図示しない）としてサーバ装置２３１か
ら独立して構成されていても良く、その場合、通信制御
部によって通信回線２３３に接続されていれば良い。

【００１３】図１は本発明に係る業務処理システムの概
略構成を示す。即ち、この業務処理システムは、例えば
手書きシートサブシステム１１、電子メールサブシステ
ム１２、業務管理システム１３、及び文書管理サブシス
テム１４から構成されている。

【００１４】手書きシートサブシステム１３は、定型業
務に対応した手書きシートを認識して業務を実行する機
能、業務ステップ毎にユーザが利用可能な手書きシート
を発行する機能を提供するサブシステムである。

【００１５】電子メールサブシステム１２は、ユーザ相
互間で電子メールを送信／受信する機能を提供するサブ
システムであって、イメージデータをテキストデータと
同様に取り扱うことができる。

【００１６】業務管理サブシステム１３は、定型業務の
種類・進行状況・関連資源（手書きシート、ユーザ、文
書）などを管理する機能を提供するサブシステムであ
る。文書管理サブシステム１４は、業務遂行に必要な文
書、手書きシートで生成された文書、電子メールで送受
信された文書などあらゆる文書データをユーザ別に管理
する機能を提供するサブシステムである。これらのサブ
システムの内部動作についての詳細説明はこの発明の本
質とは直接関係ないので省略し、この発明と関係する部
分のみを説明する。

【００１７】図２は本発明に係る業務処理システムの利
用方法概要を示す例である。ここでは、ユーザＡが文書
の原稿を作成し、ユーザＢが添削作業とコメント追加を
実行し、再びユーザＡが文書の原稿を修正して、ユーザ
Ｂが承認した後、最終結果物が保管されるという業務を
例に考える。

【００１８】ユーザＡは文書の原稿に手書きシートを添
えて文書回覧承認業務を起動し、ユーザＢは電子メール
サブシステム１２と同業務に関連して定義されている手
書きシートを利用して添削・コメント追加を実行し、再
びユーザＡが電子メールサブシステム１２と同業務に関
連して定義されている手書きシートを利用して文書修正
を実行し、ユーザＢが電子メールサブシステムで承認処
理を実行すると最終成果物が指定された保管場所に保管
される。各ユーザは手書きシートを特定するシートＩＤ
を知っていなくとも機能を選択することで必要な手書き
シートを得ることができる。この特徴については後述す
る。

【００１９】図３は文書回覧業務用の手書きシートの例
である。文書回覧業務用には、新規業務指示手書きシー
ト３１と、追加業務指示手書きシート３２と、修正業務
指示手書きシート３３が定義されている。手書きシート
３１は新たに文書回覧業務を起動するために利用し、手
書きシート３２は既に起動されている文書回覧業務に追
加作業を指示するために利用し、手書きシート３３は既
に起動されている文書回覧業務に修正作業を指示するた
めに利用する。文書回覧業務用の３種類の手書きシート
３１、３２、３３には、夫々業務名、業務ＩＤ、シート
使用権パスワード、業務又は手書きシートに固有の項
目、手書きメモを記入するコメント欄が設けられてい
る。コメント欄に記入された画像データは手書きシート
を利用すると追加され業務毎に管理される。

【００２０】図４は業務管理テーブル４０である。これ
は業務管理サブシステム１３内に保持されており、業務
を定義している。業務の種類を識別するための業務タイ
プ４１、業務処理プログラム名４２、業務処理プログラ
ムに対する引数リスト４３のフィールドからなる。

【００２１】図５は業務管理テーブル５０である。これ
は業務管理サブシステム１３内に保持されており、実行
中の業務を管理している。手書きシートを利用して起動
され実行中の業務の種類を識別するための業務タイプ５
１、業務処理を識別するための業務ＩＤ５２、業務に関
連するユーザリスト５２、業務に関連する文書リスト５
４、業務の進行状況を示すステータス５５のフィールド
からなる。

【００２２】図６は手書きシート管理テーブル６０であ
る。これは手書きシートサブシステム１１内に保持され
ており、手書きシートを管理している。業務の種類を識
別するための業務タイプ６１、各業務を構成している業
務ステップ６２、各業務ステップ毎に業務追加指示のた
めに利用可能な手書きシートＩＤ６３のフィールドから
なる。

【００２３】図７はメールアドレス管理テーブル７０で
ある。これは電子メールサブシステム１２内に保持され
ており、ユーザ毎にメールの宛先を管理している。ユー
ザを識別するユーザＩＤ７１と、各ユーザ毎に定義され
ているメールアドレス７２のフィールドからなる対応表
である。

【００２４】図８はユーザ管理テーブル８０である。こ
れはシステム全体を利用できるユーザを管理している。
少なくともユーザを識別するユーザＩＤ８１、ユーザ名
８２、ユーザパスワード８３のフィールドからなる。電
子メールサブシステム１２はユーザＩＤ８１あるいはユ
ーザ名８２と、ユーザパスワード８３とを入力すること
により利用でき、オペレータ操作画面が各ユーザの端末
機器に表示される。

【００２５】図９はメール情報管理テーブル９０であ
る。これは電子メールサブシステム１２内に保持されて
おり、メールの配信に必要なメール情報を管理してい
る。メールを識別するメールＩＤ９１、その他のフィー
ルド（説明省略）と、メールに追加されたコメントを管
理するコメント情報９６、業務情報９７とからなり、コ
メント情報９６は、コメント記入者ＩＤ９６１、コメン
トデータタイプ９６２、コメントデータサイズ９６３、
コメント文書名９６４の４つのフィールド、業務情報９
７は、業務タイプ９７１、業務ＩＤ９７２の２つのフィ
ールドからなる。図１３及び１４は本発明の処理システ
ムによる業務の流れを示すフローチャートであり、図１
０〜１２はオペレータ操作画面の一例である。先ず、ユ
ーザＡは、予め定義されている文書回覧承認業務用の新
規業務指示手書きシート３１の利用者欄に自分のユーザ
ＩＤを、回覧先欄に承認を得たいユーザＢを、格納先欄
に最終格納先ファイルを、コメント欄に自由なコメント
を夫々記入し、承認を必要とする文書の原稿（手書きペ
ージを含んでも良い）にシート３１を添えてスキャナか
ら入力する（２０１）。

【００２６】手書きシートサブシステム１１はこの手書
きシートをＯＣＲ／ＯＭＲなどで認識し認識結果を業務
管理サブシステム１３に通知する。業務管理サブシステ
ム１３は文書回覧承認業務であることを認識し、図５の
業務タイプ５１として「文書回覧承認」を、業務ＩＤ５
２として新たなＩＤ「０００１」を、業務に関連するユ
ーザリスト５３として「ユーザＡ、ユーザＢ」を、業務
に関連する文書リスト５４として「原稿格納先最終格納
先」を、ステータス５５として「新規指示」を夫々業務
管理テーブル５０に登録する。次に、図４の業務定義テ
ーブル４０を参照して、業務タイプ４１「文書回覧承
認」に対応する業務処理プログラム名４２「ＰＲＯＣ」
を起動する（この処理の引数リスト４３は、回覧先ユー
ザ数と、回覧先ユーザＩＤリストである）。

【００２７】電子メールサブシステム１２は図９のメー
ル情報管理テーブル９０に新しいメール情報（メールＩ
Ｄ、見出し、送信者情報、受信者情報、ページ情報、コ
メント情報、業務情報、他）を生成する。手書きシート
３１のコメント欄の内容は画像データとしてコメント情
報９６に記録され、業務タイプと業務ＩＤは業務情報９
７に記録される。更に電子メールサブシステム１２は図
７のメールアドレス管理テーブル７０を参照してユーザ
ＩＤ７１「ユーザＢ」に対応するメールアドレス７２
「ａｄｄｒＢ」に対してメールを発信する。これにより
最初の回覧先であるユーザＢに業務依頼を通知するメー
ルが送信される（２０２〜２０４）。

【００２８】ユーザＢは電子メールサブシステム１２を
介してこのメールを受信し、文書回覧承認業務の依頼を
受けたことを知り、図１０のオペレータ操作画面１００
を見ながら処理を進める。オペレータ操作画面１００に
はユーザＡから送信された文書画像情報１０１と承認業
務情報１０３とコメント情報１０２が画面上のウインド
ウを介して表示される。文書画像情報１０１は単一画面
表示／複数画面表示、拡大／縮小／回転などの表示変換
と、印刷出力が選択操作できる。承認業務情報１０３は
承認経路に従ってユーザ名、コメントの有無、コメント
があればテキスト／イメージの区別、承認可否が表示さ
れ、新たな承認可否、新たな追加処理が選択操作でき
る。コメント情報１０２はユーザＡが入力した手書きシ
ート３０のコメント欄が使用されていた場合、そのコメ
ント欄の内容が画像データとし表示される（２０５〜２
０６）。

【００２９】このとき電子メールサブシステム１２は、
ユーザＡからユーザＢへのメール情報テーブル９０（図
９）を参照し、業務情報９７の業務タイプ９７１「文書
回覧承認」、業務ＩＤ９７２「０１０２０」で識別され
る業務に対応する情報を提示する。この情報は操作画面
１００では、承認業務情報１０３に対応する。

【００３０】ユーザＢがオペレータ操作画面１００が表
示されている状態で、「ページ追加」の機能を選択操作
すると、電子メールサブシステム１２はこれを手書きシ
ートサブシステム１１に通知する。手書きシートサブシ
ステム１１は、図６の手書きシート管理テーブル６０を
参照し、業務タイプ６１「文書回覧承認」、業務ステッ
プ６２「ページ追加」に対応する手書きシートＩＤ６３
「０１０２１」の手書きシート、即ち、文書回覧承認業
務用の追加指示手書きシート３２を自動的に特定して印
刷出力する（２０８）。

【００３１】このときの詳細な処理の流れを図１５のフ
ローチャートで説明する。電子メールサブシステム１２
は、図９のメール情報管理テーブル９０を参照して、現
在処理しているユーザＡからユーザＢへのメール情報を
取り出す（３０１）。このメールがシステムに定義され
ている何らかの業務に対応した業務用メールであるかど
うかを判定するために、業務情報９７が記載されている
かどうか調べる（８３０２）。もし業務用メールでなけ
れば、この段階で（電子メールの配送・表示まで）処理
終了となる（３０３）。もし業務用メールであれば、ユ
ーザＢがオペレータ操作画面１００で選択操作した内容
を判定する（３０４）。ユーザ操作が、「ページ追加」
の場合、業務情報９７を参照して（３０５）、手書きシ
ートサブシステム１１に業務タイプ９７１「文書回覧承
認」、業務ＩＤ９７２「０１０２０」及び「ページ追
加」、を通知する（３０６）。

【００３２】手書きシートサブシステム１１は、図６の
手書きシート管理テーブル６０を参照して必要な手書き
シートに関する情報を取り出す（３０９）。電子メール
サブシステム１２から通知を受けた情報のうち業務タイ
プを調べる（３１０）と「文書回覧承認」である。次に
業務ステップを調べる（３１１）と「ページ追加」であ
るので、手書きシート管理テーブル６０のシートＩＤ６
３を参照して（３１５）、対応するシートＩＤ「０１０
２１」の手書きシートを自動印刷する（３１６）。ユー
ザＢはこの文書回覧承認業務用の追加指示手書きシート
３２を利用すれば良い（３１７）。

【００３３】ユーザＢはオペレータ操作画面１００で承
認対象文書のうち添削指定ページを印刷出力し、加筆修
正箇所が分かりやすいように手書きで添削作業を行っ
て、これら添削済みページに文書回覧承認業務用の追加
指示手書きシート３２（「否認」を選択記入）を添えて
スキャナ入力する（２０９）。

【００３４】手書きシートサブシステム１１は、この手
書きシートをＯＣＲ／ＯＭＲなどで認識して認識結果を
業務管理サブシステム１３に通知する。業務管理サブシ
ステム１３は、文書回覧承認業務に関する追加指示であ
ることを認識して、図５の業務管理テーブル５０を参照
し業務ＩＤ５２「０００１」のステータス５５を「新規
指示」から「追加指示（否認）」に更新して、ユーザリ
スト５３の経路を逆方向に遡り「ユーザＡ」に業務依頼
を通知するためのメールを返送する。電子メールサブシ
ステム１２は、図９のメール情報管理テーブル９０に新
しいメール情報（メールＩＤ、見出し、送信者情報受信
者情報、ページ情報、コメント情報、業務情報、他）を
生成する。このとき追加指示手書きシート３２上のコメ
ント欄の内容は画像データとしてコメント情報９６のフ
ィールドに追加記録管理される。更に電子メールサブシ
ステム１２は、図７のメールアドレス管理テーブル７０
を参照してユーザＩＤ７１「ユーザＡ」に対応するメー
ルアドレス７２「ａｄｄｒＡ」に対しメールを発信する
（２１０〜２１２）。尚、オペレータ操作画面１００が
表示された状態で「否認」を選択操作することと、「否
認」を選択記入した追加指示手書きシート３２を入力す
ることとは同等の意味を持ち、いずれも図５のユーザリ
スト５３の経路を逆行して業務依頼がユーザＡに通知さ
れる。この処理は業務管理テーブル５０のユーザリスト
５３とステータス５５とを参照することにより、予め指
示された方法で実行される。

【００３５】ユーザＡは電子メールサブシステム１２を
通してこのメールを受信し、文書回覧承認業務の解答を
受けたことを知り、オペレータ操作画面１１０を見なが
ら処理を進める。図１１のオペレータ操作画面１１０に
はユーザＢから返信された文書画像情報１１１と承認業
務情報１１３とコメント情報１１２が表示される。文書
画像情報１１１は、ユーザＡが送信したオリジナルの承
認対象文書と、ユーザＢが返送した添削済みの追加ペー
ジとを含み、単一画面表示／複数画面表示、拡大／縮小
／回転など表示変換と、印刷出力が選択操作できる。承
認業務情報１１３は承認経路に従ってユーザ名、コメン
トの有無、コメントがあればテキスト／イメージの区
別、承認可否が表示される。コメント情報１１２はユー
ザＡが最初に入力した手書きシート３１のコメント欄が
使用されていた場合そのコメント欄の内容、及びユーザ
Ｂが入力した手書きシート３２のコメント欄が使用され
ていた場合そのコメント欄の内容を含み、いずれも画像
データとして表示できる（２１３〜２１５）。

【００３６】このように添削作業が手書きで実行できて
電子的に伝達できることにより、オリジナルデータに対
する変更箇所が極めて分かりやすくなり、テキスト情報
のやりとりだけでは難しかったイメージ情報の変化の過
程をも新たな情報として伝達することができるようにな
った。

【００３７】ユーザＡはオペレータ操作画面１１０が表
示されている状態で「印刷」の機能を選択操作して文書
修正作業時に参照したいページあるいは手書きで修正し
たいページのみを印刷出力して、これらを参照しながら
あるいは手書きで修正を加える。更にユーザＡが「ペー
ジ修正」の機能を選択操作すると、電子メールサブシス
テム１２はこれを手書きシートサブシステム１１に通知
する。手書きシートサブシステム１１は図６の手書きシ
ート管理テーブル６０を参照し、業務タイプ６１「文書
回覧承認」、業務ステップ６２「ページ修正」に対応す
る手書きシートＩＤ６３「０１０２２」の手書きシー
ト、即ち、文書回覧承認業務用の修正指示手書きシート
３３を自動的に特定して印刷出力する（２１６）。

【００３８】このときの詳細な処理の流れを再び図１５
のフローチャートで説明する。電子メールサブシステム
１２は、図９のメール情報管理テーブル９０を参照し
て、現在処理しているユーザＢからユーザＡへのメール
情報を取り出す（３０１）。このメールがシステムに定
義されている何らかの業務に対応した業務用メールであ
るかどうかを判定するために、業務情報９７が記載され
ているかどうか調べる（３０２）。もし業務用メールで
なければ、この段階（電子メールの配送・表示まで）で
処理終了となる（３０３）。もし業務用メールであれ
ば、ユーザＡがオペレータ操作画面１１０で選択操作し
た内容を判定する（３０４）。ユーザ操作が「ページ修
正」の場合、図９の業務情報９７を参照して（３０
７）、手書きシートサブシステム１１に業務タイプ９７
１「文書回覧承認」、業務ＩＤ９７２「０１０２０」、
及び「ページ修正」を通知する（３０８）。

【００３９】手書きシートサブシステム１１は、図６の
手書きシート管理テーブル６０を参照し、必要な手書き
シートに関する情報を取り出す（３０９）。電子メール
サブシステム１２から通知を受けた情報のうち業務タイ
プを調べ（３１０）、「文書回覧承認」であることを確
認する。次に業務ステップを調べる（３１１）と「ペー
ジ修正」であるので、手書きシート管理テーブル６０の
シートＩＤ６３を参照し（３１８）、対応するシートＩ
Ｄ「０１０２２」の手書きシートを自動印刷する（３１
９）。ユーザＡはこの文書回覧承認業務用の追加指示手
書きシート３３を利用すれば良い（３２０）。

【００４０】ユーザＡは修正済みのページに文書回覧承
認業務用の修正指示手書きシート３３を添えて、スキャ
ナ入力する。修正指示手書きシート３３には修正したい
ページ番号と必要ならばコメントを手書きで記入するこ
とができる（２１７）。

【００４１】手書きシートサブシステム１１は、この手
書きシートをＯＣＲ／ＯＭＲなどで認識して認識結果を
業務管理サブシステム１３に通知する。業務管理サブシ
ステム１３は、文書回覧承認業務に対する修正指示であ
ることを認識して、図５の業務管理テーブル５０を参照
し、業務ＩＤ５２「０００１」のステータス５５を「追
加指示」から「修正指示」に更新して、ユーザリスト５
３の経路に従ってユーザＢに業務依頼を通知するメール
を再送信する。

【００４２】電子メールサブシステム１２は、図９のメ
ール情報管理テーブル９０に新しいメール情報（メール
ＩＤ、見出し、送信者情報、受信者情報、ページ情報、
コメント情報、業務情報、他）を生成する。このとき修
正指示手書きシート３３のコメント欄の内容は画像デー
タとしてコメント情報９６のフィールドに記録管理され
る更に電子メールサブシステム１２は、図７のメールア
ドレス管理テーブル７０を参照してユーザＩＤ７１「ユ
ーザＢ」に対応するメールアドレス７２「ａｄｄｒＢ」
に対しメールを発信する（２１８〜２２０）。

【００４３】尚、オペレータ操作画面１００が表示され
ている状態で「承認」を選択操作することと、修正指示
手書きシート３３を入力することとは同等の意味を持
ち、いずれもユーザリスト５３の経路に沿って業務依頼
が通知される。これは図５の業務管理テーブル５０のユ
ーザリスト５３とステータス５５とを参照することによ
り、予め指示された方法で実行される。

【００４４】ユーザＢは電子メールサブシステム１２を
通してこのメールを受信し、文書回覧承認業務の依頼を
再び受けたことを知り、図１２のオペレータ操作画面１
２０を見ながら処理を進める。オペレータ操作画面１２
０にはユーザＡから送信された文書画像情報１２１と承
認業務情報１２３とコメント情報１２２が表示される。
文書画像情報１２１は、ユーザＡが送信した修正済みの
承認対象文書である。承認業務情報１２３は承認経路に
従ってユーザＡ、ユーザＢ、ユーザＡによるコメントの
有無、コメントがあればテキスト／イメージの区別、承
認可否が表示される。コメント情報１２２はユーザＡが
入力した手書きシート３３のコメント欄の内容がそのま
ま画像データとして表示される（２２１〜２２２）。

【００４５】ユーザＢがオペレータ操作画面１２０で
「承認」を選択操作すると、電子メールサブシステム１
２はこれを業務管理サブシステム１３に通知する。業務
管理サブシステム１３は、図５の業務管理テーブル５０
で管理されている文書リスト５４の中の承認対象文書を
指定された格納先に格納するよう文書管理サブシステム
１４に依頼する。文書管理サブシステム１４は、承認対
象文書を承認済み文書として指定された格納先に自動的
に格納する（２２３〜２２４）。

【００４６】上記説明では、簡単のためにユーザＡ、ユ
ーザＢの２者による文書回覧承認業務について説明した
が、３者以上のユーザ間での文書回覧承認業務について
も、ユーザ／システムによる処理内容には変化がないの
で同様の業務処理が可能である。

【００４７】以上に述べた一覧の文書回覧承認業務の流
れの中では、新規業務指示手書きシート３１、追加業務
指示手書きシート３２、修正業務手書きシート３３のコ
メント欄に手書きで記入された画像データは、手書きシ
ートサブシステム１１によって認識される夫々の手書き
シートＩＤを基に、業務管理サブシステム１３によって
業務管理テーブル５０で管理されている同じ文書回覧承
認業務に関連したコメント情報であるとして記録管理さ
れる。又、文書管理サブシステム１４がコメント画像デ
ータの実態を格納管理し、電子メールサブシステム１２
がメール情報テーブル９０内にコメント情報（即ちコメ
ント記入者、コメントデータタイプ、コメントデータサ
イズ、コメントファイル名）を記録管理している。電子
メールサブシステム１２はメール情報テーブル９０内の
業務情報９７に業務ＩＤ９７２を記録しており、この業
務ＩＤで業務とメールとを対応付けている。

【００４８】このときの詳細な処理の流れを図１６〜１
９のフローチャートで説明する。先ず、手書きシートサ
ブシステム１１が、入力された新規／追加／修正業務指
示手書きシートを認識する（４０１）。手書きシートの
認識が正常終了したかどうかを判定（４０２）して、正
常終了ならば手書きシート管理テーブル６０を参照（４
０３）し、次に手書きシートシートＩＤが正当かどうか
を判定（４０４）し、正当ならばコメント欄の内容を画
像データをして切り出す（４０５）。手書きシートサブ
システム１１は、ここまでの処理結果を文書管理サブシ
ステム１４、業務管理サブシステム１３、電子メールサ
ブシステム１２に通知する（４０６）。手書きシートの
認識又は手書きシートＩＤ判定でエラーのときはエラー
処理後、終了する（４０９）。

【００４９】文書管理サブシステム１４は、切り出され
たコメント欄の内容である画像データをコメントファイ
ルとして保管格納（４１１）して、コメントファイル名
を手書きシートサブシステム１１に返す（４１２）。こ
のコメントファイル名は電子メールサブシステム１２に
通知されてコメント情報として管理される。

【００５０】業務管理データサブシステム１３は、手書
きシートサブシステム１１から通知を受けて、業務管理
テーブル５０を参照（４２１）し、同一の業務ＩＤで管
理されている業務を探索（４２２）し、その業務のステ
ータスを更新する（４２３）。業務ＩＤが見付からない
場合はエラー処理（４２９）して終了する。

【００５１】電子メールサブシステム１２は、手書きシ
ートサブシステム１１から通知を受けて、メール情報管
理テーブル９０を参照（４３１）し、同一の業務ＩＤが
業務情報９７として記録管理されているメール情報を探
索（４３２）し、業務タイプ９７１を確認（４３３）し
たのち、コメント情報９６、即ち、コメント記入者９６
１、コメントデータタイプ９６２、コメントデータサイ
ズ９６３、コメントファイル名９６４を含む情報を生成
する（４３４）。そしてこのコメント情報９６をメール
情報管理テーブル９０に追加する（４３５）。

【００５２】このように、シートＩＤ、業務ＩＤ、メー
ルＩＤと、各種管理テーブルとにより、同一業務に関連
するデータ相互の関係を記述管理している。

【００５３】文書管理サブシステム１４は全ての関連文
書、コメント情報などを格納・管理しており、業務のど
のステップにおいても任意の関連文書、コメント情報な
どを参照することができるので、文書回覧承認業務にお
いては、文書回覧承認経路上の任意のユーザが、オリジ
ナルの承認対象文書、承認経路上のユーザにより追加さ
れた添削情報、修正情報、コメント情報、などを参照す
ることができ、更にこれらに添削・修正を加えることが
できる。

【００５４】ここでは文書回覧承認業務を例に述べた
が、文書配布業務、アンケート集計業務、購買請求業
務、稟議業務など、指定された経路に沿って予め決めら
れた処理を進める業務に対して同様に適用することが可
能である。何れの場合でも各業務ステップ毎にユーザが
利用可能な手書きシートを自動的に提供することが可能
となり、手書きで任意のコメントを手軽に追加すること
が可能となる。

【００５５】例えば、アンケート集計業務では、アンケ
ート調査対象であるユーザ全員にコメント欄付きの手書
きシートを配布してこれらを回収し、数値解答部分につ
いては自動集計し、コメント欄はそのまま切り出して一
覧を作成することで、集計業務を自動化することができ
る。

【００５６】例えば、稟議業務では、承認や否認の理由
（コメント）を手書きで添付して、予め指定された経路
に従って情報を流し、最終的に全ての経緯を自動保存す
ることができる。

【００５７】

【発明の効果】以上、詳述したようにこの発明によれ
ば、業務の進行状況に応じて、業務の各段階で利用でき
る手書きシートの自動発行が可能で、しかも、添削内容
やコメントの追加が手書きシートを利用して実現可能
な、手書きシートによる業務指示処理システムを提供で
きる。

【００５８】又、手書きで業務指示ができることから、
添削処理を必要とする業務ではオリジナルデータに対す
る変更箇所が極めて分かりやすくなり、テキスト情報の
やり取りだけでは難しかったイメージ情報の変化の過程
をも新たな情報として伝達できるようになる。電子的に
処理する手段と手書きで処理する手段を使用することに
より、手書きの簡便さ、イメージ情報の優位さを十分に
活用できるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は本発明に係る業務処理システムの概略構
成を示す図。

【図２】図２は本発明に係る業務処理システムの利用方
法の概要を示す図。

【図３】図３は文書回覧業務用の手書きシートの一例を
示す図。

【図４】図４は業務定義テーブルを示す図。

【図５】図５は業務管理テーブルを示す図。

【図６】図６は手書きシート管理テーブルを示す図。

【図７】図７はメールアドレス管理テーブルを示す図。

【図８】図８はユーザ管理テーブルを示す図。

【図９】図９はメール情報管理テーブルを示す図。

【図１０】図１０はオペレータ操作画面の一例を示す
図。

【図１１】図１１はオペレータ操作画面の一例を示す
図。

【図１２】図１２はオペレータ操作画面の一例を示す
図。

【図１３】図１３は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを示すフローチャート。

【図１４】図１４は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを示すフローチャート。

【図１５】図１５は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを詳細に示すフローチャート。

【図１６】図１６は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを詳細に示すフローチャート。

【図１７】図１７は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを詳細に示すフローチャート。

【図１８】図１８は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを詳細に示すフローチャート。

【図１９】図１９は本発明に係る処理システムによる業
務の流れを詳細に示すフローチャート。

【図２０】図２０は本発明によるシステムのハードウエ
ア構成を示す図。

【符号の説明】

１１…手書きシートサブシステム、１２…電子メールサ
ブシステム、１３…業務管理サブシステム、１４…文書
管理サブシステム。

フロントページの続き (72)発明者 岩瀬 章則 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会 社東芝柳町工場内 (72)発明者 武田 美子 神奈川県川崎市幸区柳町70番地 株式会 社東芝柳町工場内 (56)参考文献 特開 昭59−196647（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−301667（ＪＰ，Ａ) 特開 昭60−72464（ＪＰ，Ａ) 特開 昭61−87461（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−120364（ＪＰ，Ａ) 特開 平１−284167（ＪＰ，Ａ) 特開 平２−149046（ＪＰ，Ａ) 特開 昭63−214057（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−191553（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) H04L 12/58 100 G06F 17/60 154 H04N 1/00 104

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のユーザ端末がネットワークを介して
   相互に通信することにより、業務を処理するシステムに
   おいて、 前記ネットワークを介して送信された文書画像情報を含
   むメールを前記端末において受信し該文書画像情報を表
   示する手段と、 受信した前記メールが、前記システムに定義されている
   業務に対応した業務用メールであるかどうかを判定する
   手段と、 前記メールが業務用メールである場合、業務の種類を判
   定する手段と、 判定された前記業務の種類に対応する業務指示シートを
   印刷する手段と、 印刷された前記業務指示シートを光学的に読取る読取装
   置と、 前記読取装置の読取結果に基づいて、前記業務指示シー
   トを認識する手段と、 認識された前記業務指示シートに対応する送信経路を判
   断し、ユーザにより処理された前記文書画像を該送信経
   路に従って配信する手段と、 を具備することを特徴とする業務処理システム。
2. 【請求項２】前記判定手段は、前記業務の処理段階を更
   に判定し、前記印刷手段は前記業務の種類及び処理段階
   にに対応する業務指示シートを印刷することを特徴とす
   る請求項１記載の業務処理システム。