JPH06250949A - 電子メールシステムのメール管理方法 - Google Patents

電子メールシステムのメール管理方法

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JPH06250949A
JPH06250949A JP5035273A JP3527393A JPH06250949A JP H06250949 A JPH06250949 A JP H06250949A JP 5035273 A JP5035273 A JP 5035273A JP 3527393 A JP3527393 A JP 3527393A JP H06250949 A JPH06250949 A JP H06250949A
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Abstract

(57)【要約】 【目的】電子メールシステムのメール管理方法に関し、
受信情報の利用の便宜を図る上での作業負担を軽減し、
電子メールシステムの利便性を高めることを目的とす
る。 【構成】複数の情報処理装置３，４が互いの間でメール
ボックスＭＢを介して蓄積交換形式のデータ伝送を行う
電子メールシステム１において、メールボックスＭＢか
ら転送されたメールＭを受け取る側の情報処理装置４に
ファイル管理手段５を設けておき、メールＭを受け取っ
たときに、ファイル管理手段５によって、メールＭに組
み込まれた情報ファイルをメールＭに含まれる特定の情
報に基づいて分類し、分類結果に応じて選択したフォル
ダＦ１，Ｆ２，Ｆ３に格納するように構成される。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は、電子メールシステムの
メール管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】企業内ネットワーク、及び不特定のユー
ザーが加入する通信ネットワークなどにおいて、電子メ
ールと呼称される蓄積交換形式のデータ通信が行われて
いる。
【０００３】一般に、電子メールシステムは、メールボ
ックスを管理するマネージメント機能を有したホスト
と、メールの送受信機能を有した複数のコンピュータシ
ステムとから構成される。また、１伝送単位のデータで
あるメールは、宛先や取扱い種別などの規定情報に対応
したエンベロープ部と、伝送情報の本体である任意情報
に対応したコンテント部とからなる。
【０００４】エンベロープ部の規定情報はホストによる
メール転送処理などに用いられ、そのフォーマット（デ
ータ配列形式）はシステム内で固定化されている。一
方、コンテント部の任意情報としては、用件を示す文章
などの各種のメッセージ情報と、プログラムや数値デー
タなどのいわゆるデータ情報とがある。ただし、データ
情報を伝送する場合であっても、通常は送付案内として
メッセージ情報も同時に伝送され、コンテント部はメッ
セージ情報に対応したヘディングファイルとデータ情報
に対応した１つ又は複数のデータファイルとから構成さ
れることになる。なお、この場合、データファイルは、
ヘディングファイルに付加する形でメールに組み込まれ
ることから、アタッチメントファイルと呼称される。
【０００５】さて、従来の電子メールシステムでは、ホ
ストからメールを受け取ったコンピュータシステム（以
下、受信側装置という）は、内容に係わらずメールを受
信用のフォルダ（記憶エリア）に格納する。
【０００６】受信側装置のオペレータ（操作を行うユー
ザー）は、適時に受信用フォルダに格納されているメー
ルのリストを見て所望のメールを呼び出し、メッセージ
情報の内容を確認するとともに、アタッチメントファイ
ルがあればそれを格納するフォルダの変更、すなわち受
信用のフォルダ（共用フォルダ）から専用フォルダへの
アタッチメントファイルの転送を指示する。その際、オ
ペレータはメッセージ情報（例えばファイル名や宛て
名）によってアタッチメントファイルのファイル属性を
判別し、ファイル属性に適した専用フォルダを指定す
る。
【０００７】ここで、ファイル属性の分類は任意であ
り、オペレータは予めシステム運用状況に応じて適当に
専用フォルダを設けることができる。例えば、専用フォ
ルダは、アタッチメントファイルを作成する各種のアプ
リケーション・ソフトウェア毎に設けられる。その場
合、アタッチメントファイルは、特定の文書作成ソフト
ウェアで作成されたファイルであれば、その文書作成ソ
フトウェア用フォルダへ転送され、表計算ソフトウェア
で作成されたファイルであれば、その表計算ソフトウェ
ア用フォルダへ転送される。
【０００８】また、一般のオフィスなどにおいて、受信
側装置のユーザーが複数である場合には、各ユーザー毎
に、又はユーザー毎に大別しさらにアプリケーション・
ソフトウェア毎に分けるというように階層化された分類
の各細目毎に専用フォルダが設けられる。
【０００９】このようにしてアタッチメントファイルの
仕分けを行うことにより、その後にオペレータが特定の
アプリケーション・ソフトウェアを用いて文書作成や表
計算などの作業を行う際に、アプリケーション・ソフト
ウェアがアタッチメントファイルを支障なく取り込むこ
とができ、作業効率が高まる。また、ユーザーが複数の
場合であっても、各ユーザーは自己に対応したアタッチ
メントファイルを迅速に呼び出すことができる。
【００１０】つまり、電子メールによりアタッチメント
ファイルとして受け取ったデータ情報の利用の便宜を図
ることができる。
【００１１】
【発明が解決しようとする課題】従来では、オペレータ
の指示があって初めてアタッチメントファイルの仕分け
が行われ、その際にオペレータが、メールの呼出し、メ
ッセージ情報の確認、アタッチメントファイルの属性判
別、専用フォルダの選択、及び選択した専用フォルダへ
のアタッチメントファイルの転送指示などの作業を行う
必要があり、オペレータの作業負担が大きいという問題
があった。
【００１２】本発明は、このような問題に鑑み、データ
情報などの受信情報の利用の便宜を図る上での作業負担
を軽減し、電子メールシステムの利便性を高めることを
目的としている。
【００１３】
【課題を解決するための手段】請求項１の発明に係る方
法は、上述の課題を解決するため、複数の情報処理装置
が互いの間でメールボックスを介して蓄積交換形式のデ
ータ伝送を行う電子メールシステムにおいて、前記メー
ルボックスから転送されたメールを受け取る側の情報処
理装置にファイル管理手段を設けておき、前記メールを
受け取ったときに、前記ファイル管理手段によって、当
該メールに組み込まれた情報ファイルを当該メールに含
まれる特定の情報に基づいて分類し、分類結果に応じて
選択したフォルダに格納するように構成される。
【００１４】請求項２の発明に係る方法は、前記情報フ
ァイルが、メッセージ情報からなるヘディングファイル
に付加されたアタッチメントファイルとされてなる。請
求項３の発明に係る方法は、前記特定の情報が、フォー
マットの固定されたエンベロープ部に組み込まれたフォ
ルダ指定情報とされてなる。
【００１５】請求項４の発明に係る方法は、前記特定の
情報が、前記アタッチメントファイルに含まれるファイ
ル属性情報とされてなる。
【００１６】
【作用】ファイル管理手段は、メールボックスからメー
ルを受け取ると、メールのエンベロープ部を除いた伝送
情報本体の一部又は全部に対応した情報ファイルを、エ
ンベロープ部を含めたメール全体の内の特定の情報に基
づいて分類して管理する。すなわち、特定の情報の内容
に応じて、その内容に対応づけられた所定のフォルダに
情報ファイルを格納する。これにより、一括又は個別に
受け取った複数のメールのそれぞれの情報ファイルの仕
分けが自動化される。
【００１７】
【実施例】図１は本発明の実施に係る電子メールシステ
ム１の概略の構成を模式的に示すブロック図である。
【００１８】電子メールシステム１は、メールボックス
ＭＢを管理するホスト２、及びホスト２を介してデータ
交換を行う複数の情報処理装置３，４から構成されてい
る。ホスト２は、例えば汎用大型コンピュータシステム
であり、電子メールサービス（メールボックス・サービ
スともいう）を含む各種のネットワークサービスを提供
する機能を有している。
【００１９】ここで、例えば情報処理装置４を宛先とす
るメールＭが情報処理装置３から入力（投函）される
と、ホスト２は情報処理装置４に対応したメールボック
スＭＢにメールＭを一旦格納する。そして、ホスト２
は、情報処理装置４による転送要求又は予め定められた
時刻の到来を契機として、メールＭを情報処理装置４へ
転送（配達）する。
【００２０】一方、各情報処理装置３，４は、例えばパ
ーソナルコンピュータ、ディスプレイ装置、ハードディ
スク装置などから構成されたスタンドアロン型のコンピ
ュータシステムであり、各種のアプリケーションプログ
ラムの実行が可能である。
【００２１】このような情報処理装置３，４において
は、アプリケーションプログラムの一種である電子メー
ル・端末ユーティリティ５によって、ホスト２が提供す
る電子メールサービスの享受に必要な処理が行われる。
【００２２】電子メール・端末ユーティリティ５は、電
子メールに係わるデータを格納するための複数のフォル
ダを有したデータベースであるユーザー・メールサーバ
６と、データの種類とそれに適したフォルダとを対応づ
けるフォルダテーブル７とを管理する。
【００２３】ユーザー・メールサーバ６及びフォルダテ
ーブル７は、各情報処理装置３，４において個別に構築
されるので、通常、これらの内容は情報処理装置３，４
の間で異なるが、情報処理装置３，４のユーザー間の取
決めによってフォルダ数やフォルダ名が統一される場合
もある。なお、本実施例では、図示のように情報処理装
置４において、ユーザー・メールサーバ６には、受信処
理用のフォルダとして、メッセージフォルダＦｍ、共用
フォルダＦ０、及び３つの専用フォルダＦ１，Ｆ２，Ｆ
３が設けられているものとする。
【００２４】図２はメールＭのデータ構成を示す図であ
る。メールＭは、ユーザーが伝送を望む任意情報に対応
したコンテント部ＭＣと、コンテント部ＭＣを誤りなく
転送し且つ受信側で適切に管理するためのエンベロープ
部ＭＥとから構成されている。
【００２５】コンテント部ＭＣは、メッセージ情報に対
応した一群のテキストデータであるヘディングファイル
ＨＦと、データ情報を送るためにヘディングファイルＨ
Ｆに付加する形で組み込まれた１つ又は複数のアタッチ
メントファイルＡＦとからなる。ただし、コンテント部
ＭＣのファイル構成（つまり任意情報を示すデータの集
合である情報ファイルの数及び種類）は個々の場合毎に
異なる。例えば、コンテント部ＭＣがメッセージ情報に
対応した情報ファイルのみからなるメールＭ、又はコン
テント部ＭＣがデータ情報に対応した情報ファイルのみ
からなるメールＭが伝送される場合もある。
【００２６】エンベロープ部ＭＥは、電子メールシステ
ム１内でフォーマットが固定されており、ホスト２及び
各情報処理装置３，４での処理を規定する１３種のディ
レクトリ情報Ｄ１〜Ｄ１３から構成されている。
【００２７】各ディレクトリ情報Ｄ１〜Ｄ１３は、順
に、メール毎に付与されるシリーズ番号、メール種別
（普通、書留、親展、至急、同報など）、メール名、発
信者識別コード、受信者識別コード、発信日、メール長
（アタッチメントファイルＡＦを含まず）、アタッチメ
ントファイル数、アタッチメントファイル名、アタッチ
メントファイルＡＦの属性、アタッチメントファイル
長、指定ホルダ名、及び新規フォルダ作成要求の有無を
それぞれ示すデータである。
【００２８】ディレクトリ情報Ｄ９〜Ｄ１３は、これら
１組が１つのアタッチメントファイルＡＦに対応し、コ
ンテント部ＭＣにＮ個のアタッチメントファイルＡＦが
組み込まれた場合には、Ｎ組のディレクトリ情報Ｄ９〜
Ｄ１３がエンベロープ部ＭＥに組み込まれる。
【００２９】なお、アタッチメントファイルＡＦの属性
とは、ファイルを作成したアプリケーション・ソフトウ
ェアやプロテクトの有無などの任意の項目によって分類
したファイル種別である。
【００３０】図３及び図４は電子メール・端末ユーティ
リティ５の概略の処理内容を示すフローチャートであ
る。電子メール・端末ユーティリティ（以下では「ユー
ティリティ」という）５は、メールＭの作成、メールＭ
の送信、メールＭの受信、及びメールＭの管理条件の登
録などの環境設定をそれぞれ実現する４つの機能を有し
ている。
【００３１】例えば、情報処理装置４において、オペレ
ータがユーティリティ５を起動すると、ユーティリティ
５はディスプレイ装置上に４つの機能と終了処理とを選
択肢とする機能選択画面（初期メニュー）を表示し、初
期メニューにおける選択状態をチェックする（＃１
０）。
【００３２】〔メールＭの作成〕まず、オペレータがメ
ール作成機能を選択した場合には、ユーティリティ５
は、オペレータがキーボード操作などによって入力した
メール名と発信者識別コードと受信者識別コードとをそ
れぞれディレクトリ情報Ｄ３，Ｄ４，Ｄ５としてエンベ
ロープ部ＭＥに組み込んだ後、対話形式でオペレータの
指示を求めてコンテント部ＭＣを作成する編集処理を実
行する（＃１１〜１３）。
【００３３】編集終了の指示があると、アタッチメント
ファイル名（ディレクトリ情報Ｄ９）などを組み込むア
タッチメントファイル登録処理を実行し、アタッチメン
トファイル長及びメール長を算出してディレクトリ情報
Ｄ１１，Ｄ７を組み込む（＃１４〜１７）。そして、ほ
ぼ完成したメールＭを送信用フォルダに格納する（＃１
８）。
【００３４】図５は図３のアタッチメントファイル登録
処理の内容を示すフローチャートである。このサブルー
チンにおいて、ユーティリティ５は、オペレータが入力
したアタッチメントファイル名をディレクトリ情報Ｄ９
としてエンベロープ部ＭＥに組み込む（＃１６１）。こ
れにより１つのアタッチメントファイルＡＦが伝送情報
として登録されることになる。
【００３５】受信側に対してアタッチメントファイルＡ
Ｆを格納するフォルダの指定を行う場合には、指定フォ
ルダ名をディレクトリ情報Ｄ１２として組み込み、さら
に指定のフォルダが受信側に無いときにフォルダの作成
を要求する場合には、その旨を示すフラグをディレクト
リ情報Ｄ１３として組み込む（＃１６２〜１６５）。
【００３６】そして、アタッチメントファイルＡＦが複
数であれば、各アタッチメントファイルＡＦについて同
様の処理を行い、その後に図３のステップ１７に移る
（＃１６６）。
【００３７】〔メールＭの送信〕図３に戻って、初期メ
ニューにおいてオペレータが送信機能を選択した場合に
は、ユーティリティ５は、まず、送信用フォルダに格納
されているメールＭの一覧表を表示する（＃２１）。
【００３８】そして、オペレータの指定した１つ又は複
数のメールＭを送信対象として選択し、その後の送信指
示に呼応して、送信対象のメールＭをそのエンベロープ
部ＭＥに発信日（ディレクトリ情報Ｄ６）を組み込んで
ホスト２へ送出する（＃２２〜２６）。
【００３９】〔メールＭの受信〕初期メニューにおいて
オペレータが受信機能を選択した場合には、ユーティリ
ティ５は、ホスト２に対して情報処理装置４を宛先とす
るメールＭの有無を問い合わせ、メールＭがあればそれ
を受け取る受信処理を行う（＃３１，３２）。なお、受
信処理において、ヘディングファイルＨＦはメッセージ
フォルダＦｍに格納され、アタッチメントファイルＡＦ
は共用フォルダＦ０に一旦格納される。
【００４０】続いて、アタッチメントファイルＡＦの格
納に適したフォルダを設定するアタッチメントファイル
解析処理を実行し、アタッチメントファイルＡＦを共用
フォルダＦ０から格納に適したフォルダ（専用フォルダ
Ｆ１〜Ｆ３又は新規に作成したフォルダ）へ移す（＃３
４，３５）。つまり、アタッチメントファイルＡＦを分
類（属性判別）して記憶する。これにより、各種アプリ
ケーション・ソフトウェアによるアタッチメントファイ
ルＡＦの編集（加工）が容易になる。
【００４１】図６は図４のアタッチメントファイル解析
処理の内容を示すフローチャートである。このサブルー
チンにおいて、ユーティリティ５は、１つのメールＭ内
の全てのアタッチメントファイルＡＦについて送信側に
よるフォルダ指定があり、且つ指定されたフォルダがユ
ーザー・メールサーバ６内にある場合には、ディレクト
リ情報Ｄ１２（指定フォルダ名）に示された専用フォル
ダＦ１〜Ｆ３をアタッチメントファイルＡＦの格納に適
したフォルダ（移動先）として設定し、サブルーチン処
理を終える（＃３４１〜３４４）。
【００４２】送信側で指定されたフォルダがユーザー・
メールサーバ６内にない場合には、新規フォルダ作成要
求があるときは、新たに指定フォルダ名のフォルダを作
成してアタッチメントファイルＡＦの移動先として設定
し、新規フォルダ作成要求がないときは、指定フォルダ
名を削除してフォルダ指定を無効とする（＃３４５〜３
４７）。
【００４３】一方、送信側によるフォルダ指定がない場
合には、ユーティリティ５は、アタッチメントファイル
ＡＦの先頭の所定長のデータ（ヘッダ部）をファイル属
性情報Ａｔｔとして読み込む（＃３４８）。そして、図
７に内容の一例を示すフォルダテーブル７を検索し、フ
ァイル属性情報Ａｔｔの有無をチェックする（＃３５
０）。
【００４４】フォルダテーブル７にファイル属性情報Ａ
ｔｔがあれば、それに対応づけられているフォルダ名を
読み込み、フォルダ名が示す専用フォルダＦ１〜Ｆ３を
アタッチメントファイルＡＦの移動先として設定する
（＃３５１，３５２）。
【００４５】ここで、ファイル属性情報Ａｔｔは、例え
ば送信側のオペレータがアタッチメントファイルＡＦの
作成に用いたアプリケーション・ソフトウェアが付与す
る拡張子であり、通常、その値はアプリケーション・ソ
フトウェア毎に異なる。
【００４６】以上の説明から明らかなように、アタッチ
メントファイル解析処理では、エンベロープ部ＭＥのデ
ィレクトリ情報Ｄ１２、又はアタッチメントファイルＡ
Ｆの一部であるファイル属性情報Ａｔｔといった、メー
ルＭ内の特定の情報に基づいて、情報ファイルの一種で
あるアタッチメントファイルＡＦの移動先が設定され
る。
【００４７】なお、アタッチメントファイル解析処理に
おいてアタッチメントファイルＡＦの移動先が設定され
ない場合には、アタッチメントファイルＡＦの移動は行
われず、アタッチメントファイルＡＦは共用フォルダＦ
０に格納された状態で管理される。
【００４８】〔環境設定〕再び図３及び図４を参照し
て、初期メニューにおいてオペレータが環境設定機能を
選択した場合には、ユーティリティ５は、条件定義処理
を実行する（＃４１）。
【００４９】図８は図４の条件定義処理の内容を示すフ
ローチャートである。ユーティリティ５は、ファイル属
性情報Ａｔｔ及びフォルダ名からなるテーブル情報の入
力に呼応して、まず、ファイル属性情報Ａｔｔの登録の
有無をチェックし、未登録であれば、入力されたファイ
ル属性情報Ａｔｔをフォルダテーブル７に登録する（＃
４１１，４１２，４１５）。
【００５０】続いて、入力されたフォルダ名の専用フォ
ルダＦ１〜Ｆ３がなければ、そのフォルダ名の専用フォ
ルダを新たに作成し、ファイル属性情報Ａｔｔに対応づ
けてフォルダ名を登録する（＃４１３，４１４，４１
６）。
【００５１】上述の実施例によれば、電子メールシステ
ム１内でフォーマットが固定であるエンベロープ部ＭＥ
に、受信側でのアタッチメントファイルＡＦの取扱いを
規定するディレクトリ情報Ｄ１２（指定フォルダ名）を
組み込むようにしたので、コンテント部ＭＣにメッセー
ジ情報としてアタッチメントファイルＡＦの取扱いを規
定する情報を組み込む場合に比べて、ユーザー間で情報
を組み入れる位置を取り決める必要がなく、例えば新規
に加入したユーザーも手軽に受信側に対するフォルダ指
定を行うことができるとともに、電子メール・端末ユー
ティリティ５による情報の読取りが簡単になる。
【００５２】上述の実施例によれば、アタッチメントフ
ァイルＡＦに元から含まれるファイル属性情報Ａｔｔに
よってアタッチメントファイルＡＦが分類されるので、
送信側でメール毎にアタッチメントファイルＡＦの取扱
いを規定する情報を組み込む必要がなく、メール作成作
業の労力を軽減することができる。
【００５３】上述の実施例によれば、アプリケーション
・ソフトウェア毎にアタッチメントファイルＡＦを分類
して記憶するようにしたので、受信側で作成時と同一の
アプリケーション・ソフトウェアを用いて行うアタッチ
メントファイルＡＦの編集（加工）が容易になる。
【００５４】上述の実施例においては、受信側での分類
の対象がアタッチメントファイルＡＦであるものとして
説明したが、メッセージ情報からなるヘディングファイ
ルＨＦを分類の対象とすることができる。
【００５５】上述の実施例においては、コンテント部Ｍ
Ｃがメッセージ情報（ヘディングファイルＨＦ）とデー
タ情報（アタッチメントファイルＡＦ）とからなるメー
ルＭを例示したが、メッセージ情報を省略したメールＭ
についても本発明を適用することができる。
【００５６】
【発明の効果】本発明によれば、データ情報などの受信
情報の利用の便宜を図る上での作業負担を軽減すること
ができ、電子メールシステムの利便性を高めることがで
きる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施に係る電子メールシステムの概略
の構成を模式的に示すブロック図である。
【図２】メールのデータ構成を示す図である。
【図３】電子メール・端末ユーティリティの概略の処理
内容を示すフローチャートである。
【図４】電子メール・端末ユーティリティの概略の処理
内容を示すフローチャートである。
【図５】図３のアタッチメントファイル登録処理の内容
を示すフローチャートである。
【図６】図４のアタッチメントファイル解析処理の内容
を示すフローチャートである。
【図７】フォルダテーブルの内容の一例を示す図であ
る。
【図８】図４の条件定義処理の内容を示すフローチャー
トである。
【符号の説明】
１ 電子メールシステム ３，４ 情報処理装置 ＭＢ メールボックス Ｍ メール ５ 電子メール・端末ユーティリティ（ファイル管理手
段） ＡＦ アタッチメントファイル（情報ファイル） Ｆ１，Ｆ２，Ｆ３ 専用フォルダ（フォルダＦ） Ｄ１２ ディレクトリ情報（特定の情報、フォルダ指定
情報） Ａｔｔ ファイル属性情報（特定の情報） ＨＦ ヘディングファイル ＭＥ エンベロープ部

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】複数の情報処理装置が互いの間でメールボ
    ックスを介して蓄積交換形式のデータ伝送を行う電子メ
    ールシステムにおいて、 前記メールボックスから転送されたメールを受け取る側
    の情報処理装置にファイル管理手段を設けておき、 前記メールを受け取ったときに、前記ファイル管理手段
    によって、当該メールに組み込まれた情報ファイルを当
    該メールに含まれる特定の情報に基づいて分類し、分類
    結果に応じて選択したフォルダに格納することを特徴と
    する電子メールシステムのメール管理方法。
  2. 【請求項２】前記情報ファイルが、メッセージ情報から
    なるヘディングファイルに付加されたアタッチメントフ
    ァイルであることを特徴とする請求項１記載の電子メー
    ルシステムのメール管理方法。
  3. 【請求項３】前記特定の情報が、フォーマットの固定さ
    れたエンベロープ部に組み込まれたフォルダ指定情報で
    あることを特徴とする請求項２記載の電子メールシステ
    ムのメール管理方法。
  4. 【請求項４】前記特定の情報が、前記アタッチメントフ
    ァイルに含まれるファイル属性情報であることを特徴と
    する請求項２記載の電子メールシステムのメール管理方
    法。
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