JP3579240B2 - 電子メール装置及び電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体 - Google Patents
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- G06Q10/107—Computer-aided management of electronic mailing [e-mailing]
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、テキスト形式の文字コードで作成された電子メールを通信する電子メール装置及び電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体に関し、特に、テキスト形式のメール文書にバイナリィ形式のファイルを添付した電子メールを送信する電子メール装置及び電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子メール装置にあっては、電子メールの本文はテキスト形式の文字コードで記述しており、図や画像等のテキスト形式で表現できないバイナリ形式のファイルデータについては、メール本文に含めずに、そのファイル形式のままメール本文に添付して送るようにしている。
【０００３】
このようにメール本文に対しファイルを添付する場合には、通常、メール本文中にファイルの添付を示す記述を行い、その後にファイルを添付し、送信するようにしている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、電子メールの送信作業にあっては、メール本文を記述している最中に、後でファイルを添付するつもりでいても、文書を書き終えて送信操作をする段になって、ファイルの添付操作を忘れてしまうことが頻繁に発生している。
【０００５】
このファイルの添付忘れの問題を解消するためには、送信時に添付ファイルの確認を促すメッセージを固定的に操作者に表示し、操作者に注意を促すことが考えられる。しかし、送信時に固定的に確認メッセージを出す方法では、添付ファイルがないにも関わらず確認メッセージが出され、操作者にとって目障りであるため、送信者がメッセージ機能を停止したり、無視することが習慣化し、結局はファイルの添付操作を忘れて送信してしまうことが頻繁に起きる。
【０００６】
このように電子メールにファイルの添付忘れがあると、受信先ではメール本文がファイル添付を示しているのに実際にはファイルが受信できず、送信側に連絡して添付ファイル付きの電子メールを改めて送り直すという二度手間が必要となり、電子メールの円滑なやり取りが損われる。また添付したつもりのまま添付忘れに気がつかずにいると、電子メールを利用した業務が滞り、業務の遂行に悪影響を及ぼすという問題がある。
【０００７】
更に送信時にファイルの添付操作を行っても、添付するファイル数が不足したり、誤って別のファイルを添付する場合もあり、同様に、電子メールの円滑なやり取りが損われ、業務に重大な支障をきたす恐れがあった。
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたもので、電子メールのファイルを添付して送信する場合の添付忘れ、添付不足、添付内容の相違等を未然に防止し、電子メールの円滑で確実なやり取りを可能とする電子メール装置、電子メール処理方法並びに電子メールプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
図１は本発明の原理説明図である。本発明の電子メール装置は、図１（Ａ）のように、メール作成部４２によりテキスト形式で記述されたメール制御文６４とメール本文６６に、テキスト形式では表現できないファイル６８を必要に応じて添付した電子メール３４を作成し、メール送信部４４がメール作成部４２で作成された電子メール３４を送信する。
【０００９】
このような電子メール装置につき本発明にあっては、電子メール３４の送信に先立ち、メール本文６６を検索して添付ファイル６８の存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部４６を設けたことを特徴とする。
このような本発明の電子メール装置によれば、メール本文中に添付ファイルの存在を示唆する添付表現が存在するか否かチェックし、存在した場合には送信者に対し添付忘れでないかの確認を促すことで、送信者は、送信時にファイルの添付操作が必要か否か判断でき、必要であれば添付することができるし、不要ならば無視して送信すればよく、メール内容と送信者本人の意思を情況に応じて適切に反映した円滑な電子メールの送信ができる。
【００１０】
ここで添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付忘れの確認処理を行う。また添付ファイル確認部４６は、メール本文中６６に存在する添付表現を予め辞書７０に登録する辞書登録部５４、電子メールの送信に先立ち、添付ファイル６８の有無を判定する添付ファイル判定部４８、添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしを判定した際に、辞書７０に登録された添付表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索する添付表現検索部５０、及び添付表現検索部５０で添付表現を検索した際に、添付忘れの確認を促すメッセージを作成して表示させる警告メッセージ出力部５２を備える。
【００１１】
添付ファイル判定部４８は、図１（Ｂ）のような電子メールのメール本文６６及び添付ファイル６８の各境界情報７４に基づいて添付ファイル６８の有無を判定する。具体的には、添付ファイル判定部４８は、メール本文６６及び添付ファイル６８の境界情報７４に基づいて境界数Ｂを検出し、境界数Ｂから２を減算した値が１以上の場合に添付ファイルありと判定する。例えば図１（Ｂ）のようにファイル数Ｂが３つの場合、境界数Ｆは２つ多い５つとなり、
ファイル数Ｂ＝境界数Ｆ−２＝５−２＝３
と１以上であるため、添付ファイルありと判定できる。
【００１２】
本発明の別の形態にあっては、図１（Ｃ）のように、添付ファイル確認部４６は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部１１２、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部１０４、添付表現検索部１０４の検索結果から添付ファイル６８の存在が判定された場合に、メール本文６６中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メール３４に存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認部１０６、及び添付数確認部１０６で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部１１０を備えたことを特徴とする。
【００１３】
このためファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の添付ファイルの不足を判定して送信者に確認を促すことができる。この場合、添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、ファイル添付数の確認処理を行う。
また添付ファイル確認部４６は、図１（Ｃ）のように、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部１１２、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部１０４、、添付表現検索部１０４により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル６８中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認部１０８、及び及び添付内容確認部１０８で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部１１０を備えたことを特徴とする。
【００１４】
このために、ファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の誤ったファイルの添付を判定して送信者に確認を促すことができる。この場合も、添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付ファイル名の確認処理を行う。
添付数確認部１０６は、電子メール３４のメール本文６６及び添付ファイル６８の各境界情報に基づいて添付ファイル実数を判定する。具体的には、添付数確認部１０６は、メール本文６６及び添付ファイル６８の境界情報７４に基づいて境界数Ｂを検出し、検出境界数Ｂから２を減算した値を添付ファイル実数Ｆとする。
【００１５】
辞書登録部１１２は、メール本文６６が日本文の場合、例えば「添付」、「ご査収」、「ご覧ください」等を辞書７０に登録し、またメール本文６６が英文の場合は例えば「ａｔｔａｃｈｅｄ」、「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」、「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」等の文字列を辞書７０に登録する。更に、添付数表現として、例えば英文の場合に添付数を示す表現「ａ ｆｉｌｅ」、「ｆｉｌｅｓ 」等の文字列と添付数の組を登録する。即ち文字列「ａ ｆｉｌｅ」と添付数「１」の組［ａ ｆｉｌｅ， １ ］や、文字列「ｆｉｌｅｓ 」と添付数「＊」の組［ｆｉｌｅｓ，＊］を登録する。尚、「＊」は２以上のに任意の整数である。
【００１６】
また本発明は、電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体を提供するものであり、テキスト形式で記述されたメール制御文６４とメール本文６６に、テキスト形式では表現できないファイル６８を必要に応じて添付した電子メール３４を作成するメール作成部、メール作成部で作成された電子メール３４を送信するメール送信部、及び電子メール３４の送信に先立ち、メール本文６６を検索して添付ファイル６８の存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部４６を備えたことを特徴とする。
【００１７】
この場合の添付ファイル確認部４６は、図１（Ａ）に対応して、メール本文６６中に存在する添付表現を予め辞書７０に登録する辞書登録部、電子メールの送信に先立ち添付ファイル６８の有無を判定する添付ファイル判定部、添付ファイル判定部で添付ファイルなしを判定した際に、辞書７０に登録された添付表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索する添付表現検索部、及び添付表現検索部で添付表現を検索した際に、添付忘れの確認を促すメッセージを作成して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００１８】
また図１（Ｃ）に対応して添付ファイル確認部は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部、添付表現検索部の検索結果から添付ファイル６８の存在が判定された場合に、メール本文６６中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メール３４に存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認部、及び添付数確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００１９】
更に図１（Ｃ）に対応して添付ファイル確認部は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部、添付表現検索部により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル６８中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認部、及び添付内容確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００２０】
これ以外の点の詳細は、電子メール装置と基本的に同じになる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
＜目 次＞
１．ファイル添付忘れの確認
２．ファイル添付忘れ、添付不足及び添付内容の確認
１．ファイル添付忘れの確認処理
図２は本発明の電子メール装置が適用されるハードウェア構成を、パーソナルコンピュータを例にとって示したブロック図である。
【００２２】
図２において、本発明の電子メール装置を実現するパーソナルコンピュータは、ＣＰＵ１０を有し、ＣＰＵ１０のバス１２に対しＲＯＭ１４、ＲＡＭ１６、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１８、ディスプレイ２０、キーボード２２、マウス２４及び通信制御部２６を接続している。
ハードディスクドライブ１８には本発明のメール装置の機能を実現するメーラプログラム３０が格納されており、ディスプレイ２０のメニュー画面を使用した電子メールの選択で、ＨＤＤ１８のメーラプログラム３０は主記憶として機能するＲＡＭ１６にロードされ、ＣＰＵ３２によるメーラプログラム３０の実行でＣＰＵ１０に示す電子メール制御部３２の機能が実現され、同時にディスプレイ２０上に電子メール操作表示画面３８が表示される。
【００２３】
このため、ユーザはディスプレイ２０上の電子メール操作表示画面３８を使用して、例えば電子メールの送信時にあっては宛先及び題名等のメール制御情報を入力すると共に、テキスト形式の文字コードによってメール本文を作成する。このようにして作成された電子メール３４はＲＡＭ１６に格納され、電子メール操作表示画面３８を使用した送信操作で、通信制御部２６により所定の通信プロトコルに従ってＬＡＭ等の通信回線２８に対し送信が行われる。
【００２４】
また電子メール制御部３２は電子メールの受信機能も備えており、通信制御部２６より電子メールの着信があるとＲＡＭ１６に受信した電子メール３４を格納し、メーラプログラム３０を起動した際のディスプレイ２０の電子メール操作表示画面３８を使用して、受信した電子メールを読み出してディスプレイ２０上に展開することができる。
【００２５】
ディスプレイ２０上の電子メール操作表示画面３８を使用して作成する電子メール３４は、メール制御文及びメール本文がテキスト形式の文字コードで記述されており、テキスト形式以外の図、表、画像等のバイナリィ形式のデータについては、テキスト形式のメール本文に展開することなくそのままメール本文に添付して送信する。
【００２６】
このため、メール本文に添付する添付ファイルは、例えばハードディスクドライブ１８の添付ファイル群３６として準備されており、メール本文作成後に電子メール操作表示画面３８によるファイルの添付操作を行うことで電子メール３４に含めて送信することができる。
図３は、図２のメーラプログラム３０のＣＰＵ３２による実行で実現される本発明の電子メール装置の第１実施形態である。この実施形態にあっては、電子メールのメール本文に対するファイルの添付忘れを、送信時に自動的に確認できるようにしたことを特徴とする。
【００２７】
図３において、この実施形態の電子メール装置は、メール作成部４２、メール送信部４４及び添付ファイル確認部４６を有する。メール作成部４２は、図２のディスプレイ２０、キーボード２２及びマウス２４で実現される操作表示部４０の作成画面５６及び送信画面５８を使用して、電子メール本文の作成及びファイル添付操作を行うことができる。
【００２８】
このメール作成部４２による作成処理によって、ＲＡＭ１６上に電子メール３４が展開される。電子メール３４はメール制御文６４とメール本文６６で構成され、必要に応じて添付ファイル６８が設けられる。
図４は、図３のＲＡＭ１６に格納された電子メール３４のデータ構造である。電子メール３４は、基本的にはメール制御文６４とメール本文６６で構成され、これに必要に応じて添付ファイルが付加される。このデータ構造は、３つの添付ファイル６８−１，６８−２，６８−３を添付した場合を例にとっている。
【００２９】
この電子メール３４は、基本的にはメール制御文６４とメール本文６６で構成されており、添付ファイルがない場合の具体例は例えば図５のようになる。図５の電子メールデータ構造は、先頭のメール制御文６４とこれに続くメール本文６６に分けられている。メール制御文６４には、送信側アドレス、送信時刻、メッセージＩＤ、送信者氏名、宛先等のメール制御情報が設けられている。またメール本文６６はテキスト形式の日本文文字コード列で構成されており、この例では添付ファイルがないことをメール本文６６が表している。
【００３０】
再び図４を参照するに、メール本文６６に続いて添付ファイル６８−１〜６８−３を付加した場合には、メール制御文６４の中に境界情報定義文７２が設けられる。メール制御文６４に境界情報定義文７２を設けた場合には、メール本文６６、添付ファイル６８−１〜６８−３の各境界位置に境界情報７４−１，７４−２，７４−３，７４−４，７４−５が設けられる。
【００３１】
このため、電子メール３４のメール制御文６４に設けた境界情報定義文７２から境界情報を認識することで、メール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の境界情報７４−１〜７４−５を検索することができ、本発明はこの境界情報７４−１〜７４−５を用いて電子メール３４に添付ファイル６８−１〜６８−３があるか否か判定している。
【００３２】
即ち、境界情報７４−１〜７４−５は、メール本文６６の開始位置、及びメール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の各境界位置、更に最後の添付ファイル６８−３の終了位置に設けられていることから、境界情報の数をＢ、添付ファイルの数をＦとすると、
Ｆ＝Ｂ−２ （１）
の関係にある。
【００３３】
このため、電子メール３４を境界情報定義文７２から得られた境界情報により検索して境界情報の数Ｂを求め、前記（１）式から境界情報の数Ｂから２を減算することで添付ファイル数Ｆを求めることができる。図４の場合にはＢ＝５であることから、添付ファイル数Ｆは
Ｆ＝５−２＝３
として求めることができる。
【００３４】
図６，図７は、図４の電子メール３４の添付ファイル付きのデータ構造の具体例であり、添付ファイルを１つとした場合を例にとっている。まず図６の先頭部分はメール制御文６４であり、メール制御文６４の１３行目の２段落目に図４に示した境界情報定義文７２として「ｂｏｕｎｄａｒｙ＝”ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」が記述されている。
【００３５】
この境界情報定義文「ｂｏｕｎｄａｒｙ＝”ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」の中の「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６ 」が境界情報であり、図４のようにメール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の境界情報７４−１〜７４−５として使用される。
ここで図６の電子メールにあっては、メール本文６６に１つの添付ファイル６８を付加した場合であり、メール本文６６の先頭位置に境界情報７４−１として「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６ 」が設けられ、またメール本文６６と添付ファイル６８の間に２つ目の境界情報７４−２が設けられ、更に図７の添付ファイル６８の最後に３つ目の境界情報７４−３が設けられている。またメール本文６６は、添付ファイル６８を送る旨のメッセージ文となっている。
【００３６】
再び図４を参照するに、メール本文６６に続いて付加した添付ファイル６８−１〜６８−３のそれぞれは、先頭部分のテキスト形式で記述されたファイルパラメータ７６−１，７６−２，７６−３と、バイナリィ形式で記述されたファイル本体７８−１，７８−２，７８−３で構成される。
例えば図６の添付ファイル６８を１つ付加した電子メールのデータ構造を例にとると、添付ファイル６８の先頭部分にはファイルパラメータ７６としてテキスト形式の記述があり、添付ファイル６８の形式「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｔｙｐｅ」、ファイル本体７８のデータ圧縮形式「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｔｒａｎｓｆｅｒ−Ｅｎｃｏｄｉｎｇ 」、更に添付及びファイルネーム等の内容の性質「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ 」が記述されている。
【００３７】
ファイルパラメータ７６に続くファイル本体７８はテキスト形式以外のバイナリィ形式のデータであることから、テキスト形式の文字コードとしては全く無意味なデータとなっている。
図８は、図６，図７の電子メールについて添付ファイル６８の添付操作を忘れた場合の電子メールの具体的なデータ構造である。この場合には、メール本文６６に続く２番目の境界情報７４−２の後ろに図６，図７に示した添付ファイル６８のデータが存在していない。
【００３８】
再び図３を参照するに、添付ファイル確認部４６には、添付ファイル判定部４８、添付表現検索部５０、警告メッセージ出力部５２及び辞書登録部５４が設けられている。この添付ファイル確認部４６は、メール作成部４２でＲＡＭ１６上に電子メール３４を作成し、操作表示部４０の送信画面５８を使用してメール送信部４４に送信を指示した時、即ち送信コマンドの発生時に起動し、自動的にメール本文６６の中の添付ファイル６８の有無を示す添付表現を検索する。
【００３９】
この検索によりメール本文６６の中に添付ファイル６８の存在を示す添付表現があるにも関わらず、実際に添付ファイル６８がしない場合には、添付ファイル６８の添付操作を促す警告メッセージを出力する。このような添付ファイル確認部４６による添付忘れ確認を実現するため、まず辞書登録部５４によって添付表現検索部５０で使用する添付ファイル６８の存在を示す添付表現を、辞書７０に登録画面６２を使用して予め登録しておく。
【００４０】
図９は、図３の辞書登録部５４で使用する登録画面６２の具体例である。登録画面６２には操作釦として、終了釦８０、登録釦８２及び削除釦８４が設けられ、続いて辞書登録するための添付表現を記述する登録表現入力枠８５が設けられ、その下に辞書登録済みの登録済みリスト８６が設けられている。この登録画面６２にあっては、メール本文が日本文の場合については、添付表現として例えば「添付」「ご査収」及び「ご覧ください」が登録されている。
【００４１】
またメール本文が英文の添付表現としては、例えば「ａｔｔａｃｈｅｄ」「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」「ｅｎｃｌｏｓｅｄ」及び「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」が登録されている。もちろん、辞書７０に登録する添付表現は図９の登録済みリスト８６の内容に限定されず、適宜のメール本文中に予想される添付表現を予め辞書７０に登録しておく。
図１０は図３のメール送信部４４の処理に使用する送信画面５８の具体例である。この送信画面５８には、まず操作釦として終了釦８７、送信釦８８及び添付釦９０が設けられている。続いて宛先入力枠９２、写し入力枠９４及び題名入力枠９６が設けられ、その下に入力したメール本文を表示するメール画面９８が設けられている。
【００４２】
このメール画面９８に図示のようにメール本文が作成できたならば、送信者は添付釦９０を押すことで添付ファイルリストウィンドウ９５を開き、添付したいファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」の中から必要なファイルリスト名を選択することで添付することができる。
電子メールの作成終了で送信する際には、送信画面５８の送信釦８８をマウスクリックする。このマウスクリックにより図３のメール送信部４４に送信指示（送信コマンド発行）が行われ、この送信指示に基づき添付ファイル確認部４６が添付忘れの確認処理を実行する。まず添付ファイル判定部４８が図４に示す電子メール３４のデータ構造から添付ファイルの有無を判定する。
【００４３】
この添付ファイルの判定は、メール制御文６４から境界情報定義文７２を認識して境界情報を求め、境界情報をキーワードとして電子メール３４に含まれている境界情報の数Ｂを求め、これを前記（１）式に代入して２を減算することで添付ファイル数Ｆを求める。添付ファイル数ＦがＦ＝０であれば添付ファイルなしと判定し、Ｆ＝１以上であれば添付ファイルありと判定する。
【００４４】
添付ファイル判定部４８で添付ファイルありを判定した場合には、添付ファイル６８の添付忘れはないものと判断してメール送信部４４により電子メール３４の送信処理を実行する。このように添付ファイル判定部４８で添付ファイルありと判定されるのは、図６，図７の電子メールのデータ構造のようにメール本文６６に正しく添付ファイル６８が添付されている場合である。
【００４５】
これに対し添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしが判定された場合には、添付表現検索部５０を動作する。添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしと判定されるのは、図５のような本来添付ファイルを添付していない電子メールの場合、あるいは図８のようにファイルの添付を忘れた電子メールの場合である。
【００４６】
添付表現検索部５０は辞書７０に登録された添付表現、例えば図９の登録リスト８６に示す添付表現をキーワードとしてメール本文６６の検索を行う。例えば図５のメール本文６６について添付表現の検索処理を行うと、このメール本文６６の中には辞書登録された添付表現に該当する文字列がないことから、添付表現なしの検索結果が得られる。
【００４７】
添付表現なしの検索結果が得られた場合には、この電子メールには添付ファイルがなくてもよいことから、メール送信部４４に処理を引き渡し、メール制御文６４とメール本文６６のみでなる電子メール３４の送信処理を実行する。
一方、図８のメール本文６６について添付表現の検索処理を行うと、辞書登録された添付表現「ご査収」に一致する文字列が検索結果として得られ、この添付表現の検索結果からファイルの添付忘れが判定される。ファイルの添付忘れが判定された場合には、警告メッセージ出力部５２によりファイルの添付忘れを示す警告メッセージを作成して、添付忘れ確認ウィンドウ６０に出力表示する。
【００４８】
図１１は警告メッセージ出力部５２による添付忘れ確認ウィンドウ６０の具体例であり、送信画面５８上のウィンドウとして表示される。この添付忘れ確認ウィンドウ６０には「添付忘れの可能性があります。確認してください。」の警告メッセージが表示され、その下に送信取り止め釦１００と送信釦１０２が設けられる。
【００４９】
したがって、送信者は、添付忘れ確認ウィンドウ６０の警告メッセージによってファイルの添付忘れを知り、添付釦９０をマウスクリックして図１０のような添付ファイルリストウィンドウ９５を開くことでファイルの添付操作を行い、再度、送信釦８８を押すことで改めて添付ファイル確認処理が行われ、この場合には添付ファイル確認処理は正常終了となることから、電子メールの送信処理が正常に実行される。
【００５０】
また図１１のように、添付忘れ確認ウィンドウ６０による警告メッセージが出されても添付の必要がないと判断したい場合には、送信釦１０２を押すことで、送信者の意思によってファイル添付のないまま電子メールの送信処理を実行することができる。
図１２は、図３に第１実施形態として示した本発明による電子メール送信処理のフローチャートである。まずステップＳ１で図１０のようなメーラ送信画面を開く起動操作を行い、続いてステップＳ２で宛先とメール本文の入力操作を行う。また添付ファイルがある場合には、添付釦９０をマウスクリックして添付ファイルリストウィンドウ９５を開き、ファイル添付の操作を行う。
【００５１】
電子メールの作成が済んだならば、ステップＳ３で送信釦８８のマウスクリックにより送信コマンドの発行操作を行う。この送信コマンドの発行操作が行われると、ステップＳ４で図３の添付ファイル確認部４６に設けた添付ファイル判定部４８による添付ファイルの有無のチェックが行われる。このチェック結果からステップＳ５で添付ファイルありが判定されると、この場合にはファイルの添付忘れがないことから、ステップＳ１１に進み、メーラプログラムの実行による送信処理を行い、送信が終了した時点で、ステップＳ１２で終了釦のクリックで終了操作を行う。
【００５２】
一方、ステップＳ５で添付ファイルなしが判定された場合には、ステップＳ６に進み、図３の添付表現検索部５０によって辞書登録に基づきメール本文６６中の添付を推定できる添付表現の検索処理を実行する。このメール本文中の添付表現の検索によりステップＳ７で添付表現がなかった場合には、添付忘れではないことから、ステップＳ１１に進んでメーラプログラムの実行による送信処理を行う。
【００５３】
これに対しステップＳ７で添付表現ありが判定された場合には、ステップＳ９で図１１のように添付忘れ確認ウィンドウ６０を開いて警告メッセージを表示し、ステップＳ９でメッセージ回答として送信を取り止めるか送信するかの操作入力を促す。
このメッセージ回答操作としてステップＳ１０で送信操作が判定されると、ファイルを添付することなく送信者の意思によってそのまま送信するため、ステップＳ１１でメーラプログラムの実行による送信処理が行われる。これに対し送信取り止め操作がステップＳ１０で判定された場合には、ステップＳ１３に進み、送信画面５８の添付釦９０の操作により、図１０のように添付ファイルリストウィンドウ９５を開いてファイルの添付操作を行う。
【００５４】
そして、再びステップＳ３に戻り、送信釦のクリックによる送信コマンドの発行操作を受けて、ステップＳ３で添付ファイルの有無がチェックされる。この場合には正しく添付ファイルが付けられていることから、ステップＳ５で添付ファイルありが判定され、ステップＳ１１に進んでメーラプログラムの実行で送信処理が行われ、ステップＳ１２で送信終了に伴う終了釦のクリックで終了操作となる。
２．ファイル添付忘れ、添付不足及び添付内容の確認処理
図１３は、図２のメーラプログラム３０により実現される本発明の電子メール装置の第２実施形態の機能ブロック図であり、この第２実施形態にあっては、図３の第１実施形態のファイルの添付忘れに加え、ファイルの添付数及び添付内容を確認できるようにしたことを特徴とする。
【００５５】
この第２実施形態の電子メール装置は、メール作成部４２、メール送信部４４及び添付ファイル確認部４６で構成される。添付ファイル確認部４６は、添付表現検索部１０４、添付数確認部１０６、添付内容確認部１０８、警告メッセージ出力部１１０及び辞書登録部１１２で構成される。
まず辞書登録部１１２は、図１４のような登録画面１１６を使用してＲＡＭ１６の辞書１１８に
▲１▼添付ファイルの存在を示す添付表現
▲２▼添付ファイルの数を示す添付数表現
を登録する。
【００５６】
図１４の登録画面１１６は、終了釦１１８、登録釦１２０及び削除釦１１２を備え、続いて添付表現入力枠１２４と更に添付数表現入力枠１２６を新たに設けている。
登録済リスト１２８の中の登録表現としては、日本文については「添付」と「ご査収」及び「ご覧ください」が登録される。また英文としては「ａｔｔａｃｈｅｄ」「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」「ｅｎｃｌｏｓｅｄ」及び「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」が登録される。
【００５７】
これに加えて第２実施形態にあっては、添付数表現として文字列と添付数の組を登録する。この例では添付数表現として、添付数表現「＊ｆｉｌｅｓ 」と添付数「＊」との組［＊ ｆｉｌｅｓ 添付数＝＊」が登録され、添付数表現「ａ ｆｉｌｅ」と添付数「１」との組［ａ ｆｉｌｅｓ 添付数＝１」が登録される。尚、「＊」は２以上の任意の整数である
再び図１３を参照するに、添付ファイル確認部４６の添付表現検索部１０４は、メール作成部４２で電子メール３４を作成した後に、メール送信部４４に送信コマンドが与えられた際に起動し、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現をキーワードとしてメール本文６６を検索し、添付表現及びまたは添付数表現に一致する文字列を検出する。この添付表現検索部１０４によるメール本文６６の検索の際には、同時にファイル名の検索が行われる。
【００５８】
図１５，図１６，図１７は、図１３の添付ファイル確認部４６の処理対象となる電子メール３４の具体例であり、図１５のメール制御文６４に続くメール本文６６として英文を記述した場合を例にとっている。この英文のメール本文６６の中には２つの添付ファイル６８−１，６８−２の添付を示す記述があり、また２つの添付ファイル６８−１，６８−２のファイル名も記述されている。
【００５９】
具体的には、電子メールの２４行目のメール本文６６に
「Ｉ ｓｅｎｄ ｆｏｌｌｏｗｉｎｇ ２ ｆｉｌｅｓ ｏｆ ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ． 」
の記述があり、添付ファイルが２つであることが分かる。また２６行目と２７行目のメール本文６６には添付した２つのファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」とファイル名「ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ」が記述されている。このような図１５のメール本文６６について、図１３の添付表現検索部１０４による添付表現及び添付数表現の検索を行うと、図１４に示した辞書登録添付表現「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」及び添付数表現「２ ｆｉｌｅｓ 」が検索結果として得られることから、これをＲＡＭ上に記憶する。
【００６０】
また拡張子「 ｘｌｓ」に先行する文字列としてファイル名が認識され、２つのファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」と「ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ」を、検索したファイル名としてＲＡＭ１６に記憶する。ここでファイル名の検索については、図１５の拡張子「．ｘｌｓ」や「．ｊｐｇ」以外に、「．ｄｏｃ」や「．ｔｘｔ」等の拡張子があり、これらの拡張子につながる文字列をファイル名として検索できる。
【００６１】
再び図１３を参照するに、添付表現検索部１０４によるメール本文６６の検索で添付表現、添付数表現及びファイル名の検索結果の記憶が済むと、添付数確認部１０６によるファイルの添付数の確認処理が行われる。添付数確認部１０６は、添付表現検索部１０４のメール本文６６の検索で得られた添付数表現から推定した添付ファイル推定数Ｎと、電子メール３４のデータ構造から求めた添付ファイル実数Ｆとを比較し、両者の一致、不一致を判定する。
【００６２】
添付数確認部１０６による添付ファイル実数Ｆの検出は、図３の添付ファイル判定部４８と同様、図４に示した電子メール３４のデータ構造におけるメール制御文６４の境界情報定義文７２から認識した境界情報をキーワードとして境界情報の数Ｂを検索、（１）を代入して２を減算することで添付ファイル実数Ｆを求める。
【００６３】
例えば図１５〜図１７のデータ構造の電子メールにあっては、メール制御文６４の境界情報定義文から求めた境界情報「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」から５つの境界情報７４−１〜７４−５が得られ、境界情報数Ｂ＝４であることから、（１）式により２を減ずることで添付ファイル実数Ｆ＝２を求めることができる。そして添付表現検索部１０４で求めた添付ファイル推定数Ｎ＝２と添付数確認部１０２で求めた添付ファイル実数Ｆ＝２が一致していることから、次の添付内容確認部１０８の処理を起動する。
【００６４】
これに対し図１８，図１９は、図１５〜図１７の電子メールと同じメール本文６６について、メール本文に従って２つのファイルを添付すべきところを誤って１つの添付ファイル６８−１しか添付しなかった場合である。この図１８，図１９の添付忘れについては、電子メールのデータ構造から求められる境界情報の数Ｂは境界情報７４−１〜７４−３のＢ＝３つであり、（１）式に代入して２を減算することで添付ファイル実数ＦはＦ＝１となる。
【００６５】
このため、添付表現検索部１０４で検索された添付数表現に基づく添付ファイル推定数Ｎ＝２に一致せず、
（添付ファイル推定数Ｎ）＞（添付ファイル実数Ｆ）
であることから、添付ファイルが不足しており、添付ファイルの不足を示す警告メッセージを作成する。
【００６６】
このような添付数確認部１０６の処理が済むと、添付内容確認部１０８が動作する。添付内容確認部１０８は、添付表現検索部１０４で検索されたメール本文６６中のファイル名に一致する添付ファイル６８が添付されているか否かを確認する。このファイル名の確認は、図４に示した電子メール３４の添付ファイル６８−１〜６８−３の先頭のテキスト形式のファイルパラメータ７６−１〜７６−３に含まれるファイル名との比較照合で確認する。
【００６７】
例えば図１５〜図１７の電子メールを例にとると、図１５の最初の添付ファイル６８−１のファイルパラメータ７６−１にはファイル名として「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｄａｔａ．ｘｌｓ” 」が記述されており、添付表現検索処理で記録した一方のファイル名との一致照合が得られる。また図１６の２つめの添付ファイル６８−２の先頭のファイルパラメータ７６−２にはファイル名として「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ” 」が記述されており、同じく添付表現検索処理で記憶された次のファイル名との一致照合が得られる。
【００６８】
これに対し図１８，図１９の１つの添付ファイルの添付忘れとなった電子メールについては、添付ファイル６８−１のファイルパラメータ７６−１の中のファイル名「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｄａｔａ．ｘｌｓ” 」しか一致照合が得られず、メール本文６６から識別されたファイル名「ｃｏｎ ｖ９７．ｊｐｇ 」のファイルが添付されていないことが確認できる。
【００６９】
このため、図１３の添付内容確認部１０８にあっては、メール本文６６の検索で得られたファイル名に一致する添付ファイル名が得られない場合には、そのファイル名の添付がないことを示す警告メッセージを作成する。警告メッセージ出力部１１０は、添付数確認部１０６及び添付内容確認部１０８で作成された警告メッセージを添付忘れ確認ウィンドウ１１４に出力表示する。
【００７０】
図２０は、図１５〜図１７または図１８，図１９の電子メールの作成に使用する送信画面５６であり、図１０の第１実施形態の送信画面５８と同じであり、メール画面９８には英文のメール本文が記述されている。このような送信画面５８の送信釦８８のクリックにより送信コマンドを発行すると、図１３の添付ファイル確認部４６による確認処理が行われ、もし添付数不足及びファイル名の相違が確認された場合には、警告メッセージ出力部１１０によって図２１のように送信画面５８上に添付忘れ確認ウィンドウ１１４が表示される。
【００７１】
この添付忘れ確認ウィンドウ１１４は、図１８，図１９の電子メールのデータ構造を例にとっており、添付ファイル数の不足に対応して
「添付忘れの可能性があります。２ファイルの添付が予想されますが、１ファイルしか添付されていません。」
の警告メッセージが出される。また添付内容について
「”ｄａｔａ．ｘｌｓ”は添付されていますが、”ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ”」は添付されていません。確認してください。」
の警告メッセージが出される。
【００７２】
このような添付忘れ確認ウィンドウ１１４による警告メッセージが出された場合には、添付忘れとなったファイルを新たに添付して送信したい場合には、送信取り止め釦１３０をクリックする。また送信者の判断で不足を指摘されたファイルを添付せずに送信したい場合には、送信釦１３２をクリックする。
添付忘れ確認ウィンドウ１１４で送信取り止め釦１３０をクリックした場合には、図２０の送信画面５６に戻り、添付釦９０をクリックすることで、図２２のように添付ファイルリストウィンドウ１３６が展開され、該当するファイリスト名を選択して添付し、再度送信釦８８をクリックすることで、正しい添付ファイルの状態での電子メールの送信処理が実行できる。
【００７３】
図２３，図２４は、図１３の本発明による第２実施形態の電子メール装置の処理動作のフローチャートである。まずステップＳ１で図２０のようなメーラ送信画面の起動操作を行い、ステップＳ２で宛先とメール本文の入力操作を行う。この入力操作については、添付釦９０のクリックにより図２２のように２つのファイルの各々につき添付ファイルリストウィンドウ１３６を開いてファイルの添付操作を行う。
【００７４】
次にステップＳ３で送信釦８８のクリックによる送信コマンドの発行操作を行う。送信コマンドの発行操作が行われると図１３の添付表現検索部１０４が動作し、ステップＳ４〜Ｓ７の添付表現検索処理を実行する。即ち、ステップＳ４で辞書１１８の登録内容を１つ取り出し、メール本文６６中の添付表現、添付数表現または添付ファイル名を検索する。ステップＳ５で添付表現または添付ファイル名があれば、ステップＳ６で添付表現または添付ファイル名をＲＡＭ１６に記憶する。
【００７５】
続いてステップＳ７で辞書１１８に登録した全ての添付表現の検索済みか否かチェックし、検索済みでなければ再びステップＳ４に戻り、次の辞書登録された添付表現を取り出してメール本文６６に対する検索処理を繰り返す。なお、添付ファイル名の検索については、辞書登録された添付表現ではなく、「ｘｌｓ 」「．ｊｐｇ」「．ｔｘｔ」「．ｄｏｃ」等の拡張子につながる文字列をファイル名として検索する。
【００７６】
ステップＳ４〜Ｓ７のメール本文に対する添付表現及び添付ファイル名の検索処理が済むと、ステップＳ８で添付表現及びまたは添付ファイル名の検索結果の有無をチェックし、検索なしであれば図２４のステップＳ２０に進み、メーラプログラムの実行で送信処理を行う。
これに対しステップＳ８で添付表現及びまたは添付ファイル名が存在する検索結果が得られた場合には、ステップＳ９〜Ｓ１２に示す図１３の添付数確認部１０６による処理を実行する。まずステップＳ９でメール本文中の添付数表現から添付ファイル推定数Ｎを認識する。次にステップＳ１０で、図４に示した電子メール３４のデータ構造における境界情報の数Ｂから（１）式のように２を減ずることで、添付ファイル実数Ｆを認識する。
【００７７】
続いてステップＳ１１で添付ファイル推定数Ｎと添付ファイル実数Ｆの一致か否か判定する。もし不一致であれば、ステップＳ１２で添付数不一致の警告メッセージを作成する。この警告メッセージは、添付ファイル実数Ｆが添付ファイル推定数Ｎより小さい場合（Ｎ＜Ｆ）は、ファイル数不足の警告メッセージとなる。また添付ファイル実数Ｆが添付ファイル推定数Ｎより多かった場合（Ｆ＞Ｎ）は、添付ファイルが余計に添付されていることを示す警告メッセージを作成する。
【００７８】
次に図２４のステップＳ１３〜Ｓ１６により図１３の添付内容確認部１０８の処理を実行する。まずステップＳ１３でＲＡＭ１６に本文中のファイル名の検索結果の記憶があるか否かチェックし、もしなければステップＳ１４〜Ｓ１６の処理はスキップする。ＲＡＭ１６中に本文中のファイル名の検索結果の記憶があると、ステップＳ１４で添付ファイルの先頭位置のファイルパラメータに記述されたテキスト形式の文字列であるファイル名を検索する。
【００７９】
この場合のファイル名の検索も「．ｘｌｓ」「．ｊｐｇ」等の拡張子に続く文字列をファイル名として検索すればよい。次にステップＳ１５で、メール本文６６から検索したファイル名と添付ファイルから検索したファイル名が一致するか否か判定し、不一致であればステップＳ１６で添付ファイル名不一致の警告メッセージを作成する。
【００８０】
一方、ファイル名が一致していた場合にはステップＳ２２に進み、ステップＳ９〜Ｓ１２の処理で添付数の一致が得られているかどうか判定し、添付数が一致していた場合には添付ファイルは正常であることから、ステップＳ２０に進んでメーラプログラムの実行で送信処理を行う。一方、添付数が不一致であった場合にはステップＳ１７に進む。
【００８１】
即ち、この実施例では、添付ファイルの添付数と添付内容の２つのパラメータにつき論理積判断を行っており、両方が成立しない場合またはいずれか一方が成立しない場合について、ステップＳ１７に進む。ステップＳ１７にあっては、図１３の警告メッセージ出力部１１０によりステップＳ１２及びまたはステップＳ１６で作成した添付数不足の警告メッセージ及びまたはファイル名不一致の警告メッセージを添付忘れ確認ウィンドウ１１４に出力表示する。
【００８２】
続いてステップＳ１８で、警告メッセージに対する操作者の回答操作として送信取り止めまたは送信を行わせる。ステップＳ１９で回答操作として送信操作を判別すると、ステップＳ２０で添付ファイルの不足またはファイル内容の不一致があっても、送信者の意思によってそのまま電子メールを送信させる。
送信取り止めであった場合には、ステップＳ２３で添付釦により図２２のように添付ファイルリストウィンドウ１３６を開いて添付操作を行い、再び図２３のステップＳ２に戻り、再度確認処理を行う。この場合にはステップＳ２〜Ｓ１５、更にＳ２２を通って、添付ファイルの添付状況の正常確認が行われ、ステップＳ２０で電子メールの送信処理となり、送信終了でステップＳ２２の終了操作を行えばよい。
【００８３】
本発明の電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体の実施形態としては、本発明が対象とする記録媒体としてＣＤ／ＲＯＭやフロッピディスク等のリムーバルな可搬型記録媒体、回線によりプログラムを提供するプログラム提供者の記憶装置、更にプログラムをインストールした処理装置やＲＡＭやハードディスク等のメモリ装置がある。また記録媒体によって提供された電子メールプログラムは処理装置にローディングされ、その主メモリ上で実行される。 尚、上記の実施形態は、電子メールのメール本文として日本文と英文を例にとるものであったが、これ以外の言語についても全く同様に適用できる。
【００８４】
更に本発明は、本発明の目的と利点を損なわない範囲で適宜の変形が可能であり、更にまた本発明は、上記の実施形態に示した数値、データ形式、ファイル形式等による限定は受けない。
【００８５】
【発明の効果】
以上説明してきたように本発明によれば、メール本文中に添付ファイルの存在を示唆する添付表現が存在するか否かチェックし、存在しない場合には、送信者に対し添付忘れではないかの確認を促すことで、送信者は送信時にファイルの添付操作が必要か否か判断でき、必要であれば添付することができるし不要であれば無視して送信すればよく、メール内容と送信者本人の意思を状況に応じて適切に反映した円滑な電子メールの送信処理ができる。
【００８６】
また本発明にあっては、ファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の添付ファイルの不足及び誤ったファイルの添付を判定して送信者に確認を促すことで、送信者が意図した添付ファイルを伴う電子メールの送信を確実に行うことができる。
この結果、添付ファイルの不足や誤りにより電子メールを送り直すという送信側及び受信側の二度手間と送信側のばつの悪さを未然に防止でき、更に添付したつもりのファイル添付忘れに気付かずに電子メールを利用した業務が滞るという事故を確実に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の原理説明図
【図２】本発明の電子メール装置のハードウェア構成のブロック図
【図３】本発明の第１実施形態の機能ブロック図
【図４】本発明が対象とする電子メールのデータ構造の説明図
【図５】添付ファイルがない場合の日文電子メールのデータ構成図
【図６】ファイルを正しく添付した場合の日文電子メールのデータ構成図
【図７】図６に続く添付ファイルのデータ構成図
【図８】ファイルを添付忘れした場合の日文電子メールのデータ構成図
【図９】図３で辞書登録に使用する登録画面の説明図
【図１０】図３で送信に使用する送信画面の説明図
【図１１】図３の送信画面に表示された添付忘れ確認ウィンドウの説明図
【図１２】図３の電子メール処理のフローチャート
【図１３】本発明の第２実施形態の機能ブロック図
【図１４】図１３で辞書登録に使用する登録画面の説明図
【図１５】ファイルを正しく添付した場合の日文電子メールのデータ構成図
【図１６】図１５に続く添付ファイルのデータ構成図
【図１７】図１６に続く添付ファイルのデータ構成図
【図１８】ファイルを１つ添付忘れした場合の日文電子メールのデータ構成図
【図１９】図１８に続く添付ファイルのデータ構成図
【図２０】図１３で送信に使用する送信画面の説明図
【図２１】図２０の送信画面に表示された添付忘れ確認のウィンドウ説明図
【図２２】図２０の送信画面に表示された添付ファイルリストのウィンドウ説明図
【図２３】図１３の電子メール処理のフローチャート
【図２４】図２３に続く電子メール処理のフローチャート
【符号の説明】
１０：ＣＰＵ
１２：バス
１４：ＲＯＭ
１６：ＲＡＭ（主記憶）
１８：ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
２０：ディスプレイ
２２：キーボード
２４：マウス
２６：通信制御部
２８：通信回線
３０：メーラプログラム
３２：電子メール制御部
３４：電子メール
３６：添付ファイル群
３８：電子メール操作表示画面
４０：操作表示部
４２：メール作成部
４４：メール送信部
４６：添付ファイル確認部
４８：添付ファイル判定部
５０，１０４：添付表現検索部
５２，１１０：警告メッセージ出力部
５４，１１２：辞書登録部
５６：作成画面
５８：送信画面
６０，１１４：添付忘れ確認ウィンドウ
６２，１１６：登録画面
６４：メール制御文
６６：メール本文
６８，６８−１〜６８−３：添付ファイル
７０，１１８：辞書
７２：境界情報定義文
７４，７４−１〜７４−５：境界情報（境界識別子）
７６，７６−１〜７６−３：ファイルパラメータ
７８，７８−１〜７８−３：ファイル本体
８０，８７，１１８：終了釦
８２，１２０：登録釦
８４，１２２：削除釦
８５，１２４：添付表現入力枠
８６，１２８：登録リスト
８８：送信釦
９０：添付釦
９２：宛先
９４：写し
９６：題名
９８：メール画面
１００：送信取止釦
１０２：送信釦
１０６：添付数確認部
１０８：添付内容確認部
１２６：添付数入力枠
【発明の属する技術分野】
本発明は、テキスト形式の文字コードで作成された電子メールを通信する電子メール装置及び電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体に関し、特に、テキスト形式のメール文書にバイナリィ形式のファイルを添付した電子メールを送信する電子メール装置及び電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子メール装置にあっては、電子メールの本文はテキスト形式の文字コードで記述しており、図や画像等のテキスト形式で表現できないバイナリ形式のファイルデータについては、メール本文に含めずに、そのファイル形式のままメール本文に添付して送るようにしている。
【０００３】
このようにメール本文に対しファイルを添付する場合には、通常、メール本文中にファイルの添付を示す記述を行い、その後にファイルを添付し、送信するようにしている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、電子メールの送信作業にあっては、メール本文を記述している最中に、後でファイルを添付するつもりでいても、文書を書き終えて送信操作をする段になって、ファイルの添付操作を忘れてしまうことが頻繁に発生している。
【０００５】
このファイルの添付忘れの問題を解消するためには、送信時に添付ファイルの確認を促すメッセージを固定的に操作者に表示し、操作者に注意を促すことが考えられる。しかし、送信時に固定的に確認メッセージを出す方法では、添付ファイルがないにも関わらず確認メッセージが出され、操作者にとって目障りであるため、送信者がメッセージ機能を停止したり、無視することが習慣化し、結局はファイルの添付操作を忘れて送信してしまうことが頻繁に起きる。
【０００６】
このように電子メールにファイルの添付忘れがあると、受信先ではメール本文がファイル添付を示しているのに実際にはファイルが受信できず、送信側に連絡して添付ファイル付きの電子メールを改めて送り直すという二度手間が必要となり、電子メールの円滑なやり取りが損われる。また添付したつもりのまま添付忘れに気がつかずにいると、電子メールを利用した業務が滞り、業務の遂行に悪影響を及ぼすという問題がある。
【０００７】
更に送信時にファイルの添付操作を行っても、添付するファイル数が不足したり、誤って別のファイルを添付する場合もあり、同様に、電子メールの円滑なやり取りが損われ、業務に重大な支障をきたす恐れがあった。
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたもので、電子メールのファイルを添付して送信する場合の添付忘れ、添付不足、添付内容の相違等を未然に防止し、電子メールの円滑で確実なやり取りを可能とする電子メール装置、電子メール処理方法並びに電子メールプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
図１は本発明の原理説明図である。本発明の電子メール装置は、図１（Ａ）のように、メール作成部４２によりテキスト形式で記述されたメール制御文６４とメール本文６６に、テキスト形式では表現できないファイル６８を必要に応じて添付した電子メール３４を作成し、メール送信部４４がメール作成部４２で作成された電子メール３４を送信する。
【０００９】
このような電子メール装置につき本発明にあっては、電子メール３４の送信に先立ち、メール本文６６を検索して添付ファイル６８の存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部４６を設けたことを特徴とする。
このような本発明の電子メール装置によれば、メール本文中に添付ファイルの存在を示唆する添付表現が存在するか否かチェックし、存在した場合には送信者に対し添付忘れでないかの確認を促すことで、送信者は、送信時にファイルの添付操作が必要か否か判断でき、必要であれば添付することができるし、不要ならば無視して送信すればよく、メール内容と送信者本人の意思を情況に応じて適切に反映した円滑な電子メールの送信ができる。
【００１０】
ここで添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付忘れの確認処理を行う。また添付ファイル確認部４６は、メール本文中６６に存在する添付表現を予め辞書７０に登録する辞書登録部５４、電子メールの送信に先立ち、添付ファイル６８の有無を判定する添付ファイル判定部４８、添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしを判定した際に、辞書７０に登録された添付表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索する添付表現検索部５０、及び添付表現検索部５０で添付表現を検索した際に、添付忘れの確認を促すメッセージを作成して表示させる警告メッセージ出力部５２を備える。
【００１１】
添付ファイル判定部４８は、図１（Ｂ）のような電子メールのメール本文６６及び添付ファイル６８の各境界情報７４に基づいて添付ファイル６８の有無を判定する。具体的には、添付ファイル判定部４８は、メール本文６６及び添付ファイル６８の境界情報７４に基づいて境界数Ｂを検出し、境界数Ｂから２を減算した値が１以上の場合に添付ファイルありと判定する。例えば図１（Ｂ）のようにファイル数Ｂが３つの場合、境界数Ｆは２つ多い５つとなり、
ファイル数Ｂ＝境界数Ｆ−２＝５−２＝３
と１以上であるため、添付ファイルありと判定できる。
【００１２】
本発明の別の形態にあっては、図１（Ｃ）のように、添付ファイル確認部４６は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部１１２、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部１０４、添付表現検索部１０４の検索結果から添付ファイル６８の存在が判定された場合に、メール本文６６中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メール３４に存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認部１０６、及び添付数確認部１０６で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部１１０を備えたことを特徴とする。
【００１３】
このためファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の添付ファイルの不足を判定して送信者に確認を促すことができる。この場合、添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、ファイル添付数の確認処理を行う。
また添付ファイル確認部４６は、図１（Ｃ）のように、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部１１２、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部１０４、、添付表現検索部１０４により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル６８中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認部１０８、及び及び添付内容確認部１０８で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部１１０を備えたことを特徴とする。
【００１４】
このために、ファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の誤ったファイルの添付を判定して送信者に確認を促すことができる。この場合も、添付ファイル確認部４６は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付ファイル名の確認処理を行う。
添付数確認部１０６は、電子メール３４のメール本文６６及び添付ファイル６８の各境界情報に基づいて添付ファイル実数を判定する。具体的には、添付数確認部１０６は、メール本文６６及び添付ファイル６８の境界情報７４に基づいて境界数Ｂを検出し、検出境界数Ｂから２を減算した値を添付ファイル実数Ｆとする。
【００１５】
辞書登録部１１２は、メール本文６６が日本文の場合、例えば「添付」、「ご査収」、「ご覧ください」等を辞書７０に登録し、またメール本文６６が英文の場合は例えば「ａｔｔａｃｈｅｄ」、「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」、「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」等の文字列を辞書７０に登録する。更に、添付数表現として、例えば英文の場合に添付数を示す表現「ａ ｆｉｌｅ」、「ｆｉｌｅｓ 」等の文字列と添付数の組を登録する。即ち文字列「ａ ｆｉｌｅ」と添付数「１」の組［ａ ｆｉｌｅ， １ ］や、文字列「ｆｉｌｅｓ 」と添付数「＊」の組［ｆｉｌｅｓ，＊］を登録する。尚、「＊」は２以上のに任意の整数である。
【００１６】
また本発明は、電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体を提供するものであり、テキスト形式で記述されたメール制御文６４とメール本文６６に、テキスト形式では表現できないファイル６８を必要に応じて添付した電子メール３４を作成するメール作成部、メール作成部で作成された電子メール３４を送信するメール送信部、及び電子メール３４の送信に先立ち、メール本文６６を検索して添付ファイル６８の存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部４６を備えたことを特徴とする。
【００１７】
この場合の添付ファイル確認部４６は、図１（Ａ）に対応して、メール本文６６中に存在する添付表現を予め辞書７０に登録する辞書登録部、電子メールの送信に先立ち添付ファイル６８の有無を判定する添付ファイル判定部、添付ファイル判定部で添付ファイルなしを判定した際に、辞書７０に登録された添付表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索する添付表現検索部、及び添付表現検索部で添付表現を検索した際に、添付忘れの確認を促すメッセージを作成して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００１８】
また図１（Ｃ）に対応して添付ファイル確認部は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部、添付表現検索部の検索結果から添付ファイル６８の存在が判定された場合に、メール本文６６中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メール３４に存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認部、及び添付数確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００１９】
更に図１（Ｃ）に対応して添付ファイル確認部は、添付ファイル６８の存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書１１８に登録する辞書登録部、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現に一致するメール本文６６中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部、添付表現検索部により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル６８中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認部、及び添付内容確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部を備える。
【００２０】
これ以外の点の詳細は、電子メール装置と基本的に同じになる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
＜目 次＞
１．ファイル添付忘れの確認
２．ファイル添付忘れ、添付不足及び添付内容の確認
１．ファイル添付忘れの確認処理
図２は本発明の電子メール装置が適用されるハードウェア構成を、パーソナルコンピュータを例にとって示したブロック図である。
【００２２】
図２において、本発明の電子メール装置を実現するパーソナルコンピュータは、ＣＰＵ１０を有し、ＣＰＵ１０のバス１２に対しＲＯＭ１４、ＲＡＭ１６、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１８、ディスプレイ２０、キーボード２２、マウス２４及び通信制御部２６を接続している。
ハードディスクドライブ１８には本発明のメール装置の機能を実現するメーラプログラム３０が格納されており、ディスプレイ２０のメニュー画面を使用した電子メールの選択で、ＨＤＤ１８のメーラプログラム３０は主記憶として機能するＲＡＭ１６にロードされ、ＣＰＵ３２によるメーラプログラム３０の実行でＣＰＵ１０に示す電子メール制御部３２の機能が実現され、同時にディスプレイ２０上に電子メール操作表示画面３８が表示される。
【００２３】
このため、ユーザはディスプレイ２０上の電子メール操作表示画面３８を使用して、例えば電子メールの送信時にあっては宛先及び題名等のメール制御情報を入力すると共に、テキスト形式の文字コードによってメール本文を作成する。このようにして作成された電子メール３４はＲＡＭ１６に格納され、電子メール操作表示画面３８を使用した送信操作で、通信制御部２６により所定の通信プロトコルに従ってＬＡＭ等の通信回線２８に対し送信が行われる。
【００２４】
また電子メール制御部３２は電子メールの受信機能も備えており、通信制御部２６より電子メールの着信があるとＲＡＭ１６に受信した電子メール３４を格納し、メーラプログラム３０を起動した際のディスプレイ２０の電子メール操作表示画面３８を使用して、受信した電子メールを読み出してディスプレイ２０上に展開することができる。
【００２５】
ディスプレイ２０上の電子メール操作表示画面３８を使用して作成する電子メール３４は、メール制御文及びメール本文がテキスト形式の文字コードで記述されており、テキスト形式以外の図、表、画像等のバイナリィ形式のデータについては、テキスト形式のメール本文に展開することなくそのままメール本文に添付して送信する。
【００２６】
このため、メール本文に添付する添付ファイルは、例えばハードディスクドライブ１８の添付ファイル群３６として準備されており、メール本文作成後に電子メール操作表示画面３８によるファイルの添付操作を行うことで電子メール３４に含めて送信することができる。
図３は、図２のメーラプログラム３０のＣＰＵ３２による実行で実現される本発明の電子メール装置の第１実施形態である。この実施形態にあっては、電子メールのメール本文に対するファイルの添付忘れを、送信時に自動的に確認できるようにしたことを特徴とする。
【００２７】
図３において、この実施形態の電子メール装置は、メール作成部４２、メール送信部４４及び添付ファイル確認部４６を有する。メール作成部４２は、図２のディスプレイ２０、キーボード２２及びマウス２４で実現される操作表示部４０の作成画面５６及び送信画面５８を使用して、電子メール本文の作成及びファイル添付操作を行うことができる。
【００２８】
このメール作成部４２による作成処理によって、ＲＡＭ１６上に電子メール３４が展開される。電子メール３４はメール制御文６４とメール本文６６で構成され、必要に応じて添付ファイル６８が設けられる。
図４は、図３のＲＡＭ１６に格納された電子メール３４のデータ構造である。電子メール３４は、基本的にはメール制御文６４とメール本文６６で構成され、これに必要に応じて添付ファイルが付加される。このデータ構造は、３つの添付ファイル６８−１，６８−２，６８−３を添付した場合を例にとっている。
【００２９】
この電子メール３４は、基本的にはメール制御文６４とメール本文６６で構成されており、添付ファイルがない場合の具体例は例えば図５のようになる。図５の電子メールデータ構造は、先頭のメール制御文６４とこれに続くメール本文６６に分けられている。メール制御文６４には、送信側アドレス、送信時刻、メッセージＩＤ、送信者氏名、宛先等のメール制御情報が設けられている。またメール本文６６はテキスト形式の日本文文字コード列で構成されており、この例では添付ファイルがないことをメール本文６６が表している。
【００３０】
再び図４を参照するに、メール本文６６に続いて添付ファイル６８−１〜６８−３を付加した場合には、メール制御文６４の中に境界情報定義文７２が設けられる。メール制御文６４に境界情報定義文７２を設けた場合には、メール本文６６、添付ファイル６８−１〜６８−３の各境界位置に境界情報７４−１，７４−２，７４−３，７４−４，７４−５が設けられる。
【００３１】
このため、電子メール３４のメール制御文６４に設けた境界情報定義文７２から境界情報を認識することで、メール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の境界情報７４−１〜７４−５を検索することができ、本発明はこの境界情報７４−１〜７４−５を用いて電子メール３４に添付ファイル６８−１〜６８−３があるか否か判定している。
【００３２】
即ち、境界情報７４−１〜７４−５は、メール本文６６の開始位置、及びメール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の各境界位置、更に最後の添付ファイル６８−３の終了位置に設けられていることから、境界情報の数をＢ、添付ファイルの数をＦとすると、
Ｆ＝Ｂ−２ （１）
の関係にある。
【００３３】
このため、電子メール３４を境界情報定義文７２から得られた境界情報により検索して境界情報の数Ｂを求め、前記（１）式から境界情報の数Ｂから２を減算することで添付ファイル数Ｆを求めることができる。図４の場合にはＢ＝５であることから、添付ファイル数Ｆは
Ｆ＝５−２＝３
として求めることができる。
【００３４】
図６，図７は、図４の電子メール３４の添付ファイル付きのデータ構造の具体例であり、添付ファイルを１つとした場合を例にとっている。まず図６の先頭部分はメール制御文６４であり、メール制御文６４の１３行目の２段落目に図４に示した境界情報定義文７２として「ｂｏｕｎｄａｒｙ＝”ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」が記述されている。
【００３５】
この境界情報定義文「ｂｏｕｎｄａｒｙ＝”ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」の中の「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６ 」が境界情報であり、図４のようにメール本文６６及び添付ファイル６８−１〜６８−３の境界情報７４−１〜７４−５として使用される。
ここで図６の電子メールにあっては、メール本文６６に１つの添付ファイル６８を付加した場合であり、メール本文６６の先頭位置に境界情報７４−１として「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６ 」が設けられ、またメール本文６６と添付ファイル６８の間に２つ目の境界情報７４−２が設けられ、更に図７の添付ファイル６８の最後に３つ目の境界情報７４−３が設けられている。またメール本文６６は、添付ファイル６８を送る旨のメッセージ文となっている。
【００３６】
再び図４を参照するに、メール本文６６に続いて付加した添付ファイル６８−１〜６８−３のそれぞれは、先頭部分のテキスト形式で記述されたファイルパラメータ７６−１，７６−２，７６−３と、バイナリィ形式で記述されたファイル本体７８−１，７８−２，７８−３で構成される。
例えば図６の添付ファイル６８を１つ付加した電子メールのデータ構造を例にとると、添付ファイル６８の先頭部分にはファイルパラメータ７６としてテキスト形式の記述があり、添付ファイル６８の形式「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｔｙｐｅ」、ファイル本体７８のデータ圧縮形式「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｔｒａｎｓｆｅｒ−Ｅｎｃｏｄｉｎｇ 」、更に添付及びファイルネーム等の内容の性質「Ｃｏｎｔｅｎｔ−Ｄｉｓｐｏｓｉｔｉｏｎ 」が記述されている。
【００３７】
ファイルパラメータ７６に続くファイル本体７８はテキスト形式以外のバイナリィ形式のデータであることから、テキスト形式の文字コードとしては全く無意味なデータとなっている。
図８は、図６，図７の電子メールについて添付ファイル６８の添付操作を忘れた場合の電子メールの具体的なデータ構造である。この場合には、メール本文６６に続く２番目の境界情報７４−２の後ろに図６，図７に示した添付ファイル６８のデータが存在していない。
【００３８】
再び図３を参照するに、添付ファイル確認部４６には、添付ファイル判定部４８、添付表現検索部５０、警告メッセージ出力部５２及び辞書登録部５４が設けられている。この添付ファイル確認部４６は、メール作成部４２でＲＡＭ１６上に電子メール３４を作成し、操作表示部４０の送信画面５８を使用してメール送信部４４に送信を指示した時、即ち送信コマンドの発生時に起動し、自動的にメール本文６６の中の添付ファイル６８の有無を示す添付表現を検索する。
【００３９】
この検索によりメール本文６６の中に添付ファイル６８の存在を示す添付表現があるにも関わらず、実際に添付ファイル６８がしない場合には、添付ファイル６８の添付操作を促す警告メッセージを出力する。このような添付ファイル確認部４６による添付忘れ確認を実現するため、まず辞書登録部５４によって添付表現検索部５０で使用する添付ファイル６８の存在を示す添付表現を、辞書７０に登録画面６２を使用して予め登録しておく。
【００４０】
図９は、図３の辞書登録部５４で使用する登録画面６２の具体例である。登録画面６２には操作釦として、終了釦８０、登録釦８２及び削除釦８４が設けられ、続いて辞書登録するための添付表現を記述する登録表現入力枠８５が設けられ、その下に辞書登録済みの登録済みリスト８６が設けられている。この登録画面６２にあっては、メール本文が日本文の場合については、添付表現として例えば「添付」「ご査収」及び「ご覧ください」が登録されている。
【００４１】
またメール本文が英文の添付表現としては、例えば「ａｔｔａｃｈｅｄ」「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」「ｅｎｃｌｏｓｅｄ」及び「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」が登録されている。もちろん、辞書７０に登録する添付表現は図９の登録済みリスト８６の内容に限定されず、適宜のメール本文中に予想される添付表現を予め辞書７０に登録しておく。
図１０は図３のメール送信部４４の処理に使用する送信画面５８の具体例である。この送信画面５８には、まず操作釦として終了釦８７、送信釦８８及び添付釦９０が設けられている。続いて宛先入力枠９２、写し入力枠９４及び題名入力枠９６が設けられ、その下に入力したメール本文を表示するメール画面９８が設けられている。
【００４２】
このメール画面９８に図示のようにメール本文が作成できたならば、送信者は添付釦９０を押すことで添付ファイルリストウィンドウ９５を開き、添付したいファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」の中から必要なファイルリスト名を選択することで添付することができる。
電子メールの作成終了で送信する際には、送信画面５８の送信釦８８をマウスクリックする。このマウスクリックにより図３のメール送信部４４に送信指示（送信コマンド発行）が行われ、この送信指示に基づき添付ファイル確認部４６が添付忘れの確認処理を実行する。まず添付ファイル判定部４８が図４に示す電子メール３４のデータ構造から添付ファイルの有無を判定する。
【００４３】
この添付ファイルの判定は、メール制御文６４から境界情報定義文７２を認識して境界情報を求め、境界情報をキーワードとして電子メール３４に含まれている境界情報の数Ｂを求め、これを前記（１）式に代入して２を減算することで添付ファイル数Ｆを求める。添付ファイル数ＦがＦ＝０であれば添付ファイルなしと判定し、Ｆ＝１以上であれば添付ファイルありと判定する。
【００４４】
添付ファイル判定部４８で添付ファイルありを判定した場合には、添付ファイル６８の添付忘れはないものと判断してメール送信部４４により電子メール３４の送信処理を実行する。このように添付ファイル判定部４８で添付ファイルありと判定されるのは、図６，図７の電子メールのデータ構造のようにメール本文６６に正しく添付ファイル６８が添付されている場合である。
【００４５】
これに対し添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしが判定された場合には、添付表現検索部５０を動作する。添付ファイル判定部４８で添付ファイルなしと判定されるのは、図５のような本来添付ファイルを添付していない電子メールの場合、あるいは図８のようにファイルの添付を忘れた電子メールの場合である。
【００４６】
添付表現検索部５０は辞書７０に登録された添付表現、例えば図９の登録リスト８６に示す添付表現をキーワードとしてメール本文６６の検索を行う。例えば図５のメール本文６６について添付表現の検索処理を行うと、このメール本文６６の中には辞書登録された添付表現に該当する文字列がないことから、添付表現なしの検索結果が得られる。
【００４７】
添付表現なしの検索結果が得られた場合には、この電子メールには添付ファイルがなくてもよいことから、メール送信部４４に処理を引き渡し、メール制御文６４とメール本文６６のみでなる電子メール３４の送信処理を実行する。
一方、図８のメール本文６６について添付表現の検索処理を行うと、辞書登録された添付表現「ご査収」に一致する文字列が検索結果として得られ、この添付表現の検索結果からファイルの添付忘れが判定される。ファイルの添付忘れが判定された場合には、警告メッセージ出力部５２によりファイルの添付忘れを示す警告メッセージを作成して、添付忘れ確認ウィンドウ６０に出力表示する。
【００４８】
図１１は警告メッセージ出力部５２による添付忘れ確認ウィンドウ６０の具体例であり、送信画面５８上のウィンドウとして表示される。この添付忘れ確認ウィンドウ６０には「添付忘れの可能性があります。確認してください。」の警告メッセージが表示され、その下に送信取り止め釦１００と送信釦１０２が設けられる。
【００４９】
したがって、送信者は、添付忘れ確認ウィンドウ６０の警告メッセージによってファイルの添付忘れを知り、添付釦９０をマウスクリックして図１０のような添付ファイルリストウィンドウ９５を開くことでファイルの添付操作を行い、再度、送信釦８８を押すことで改めて添付ファイル確認処理が行われ、この場合には添付ファイル確認処理は正常終了となることから、電子メールの送信処理が正常に実行される。
【００５０】
また図１１のように、添付忘れ確認ウィンドウ６０による警告メッセージが出されても添付の必要がないと判断したい場合には、送信釦１０２を押すことで、送信者の意思によってファイル添付のないまま電子メールの送信処理を実行することができる。
図１２は、図３に第１実施形態として示した本発明による電子メール送信処理のフローチャートである。まずステップＳ１で図１０のようなメーラ送信画面を開く起動操作を行い、続いてステップＳ２で宛先とメール本文の入力操作を行う。また添付ファイルがある場合には、添付釦９０をマウスクリックして添付ファイルリストウィンドウ９５を開き、ファイル添付の操作を行う。
【００５１】
電子メールの作成が済んだならば、ステップＳ３で送信釦８８のマウスクリックにより送信コマンドの発行操作を行う。この送信コマンドの発行操作が行われると、ステップＳ４で図３の添付ファイル確認部４６に設けた添付ファイル判定部４８による添付ファイルの有無のチェックが行われる。このチェック結果からステップＳ５で添付ファイルありが判定されると、この場合にはファイルの添付忘れがないことから、ステップＳ１１に進み、メーラプログラムの実行による送信処理を行い、送信が終了した時点で、ステップＳ１２で終了釦のクリックで終了操作を行う。
【００５２】
一方、ステップＳ５で添付ファイルなしが判定された場合には、ステップＳ６に進み、図３の添付表現検索部５０によって辞書登録に基づきメール本文６６中の添付を推定できる添付表現の検索処理を実行する。このメール本文中の添付表現の検索によりステップＳ７で添付表現がなかった場合には、添付忘れではないことから、ステップＳ１１に進んでメーラプログラムの実行による送信処理を行う。
【００５３】
これに対しステップＳ７で添付表現ありが判定された場合には、ステップＳ９で図１１のように添付忘れ確認ウィンドウ６０を開いて警告メッセージを表示し、ステップＳ９でメッセージ回答として送信を取り止めるか送信するかの操作入力を促す。
このメッセージ回答操作としてステップＳ１０で送信操作が判定されると、ファイルを添付することなく送信者の意思によってそのまま送信するため、ステップＳ１１でメーラプログラムの実行による送信処理が行われる。これに対し送信取り止め操作がステップＳ１０で判定された場合には、ステップＳ１３に進み、送信画面５８の添付釦９０の操作により、図１０のように添付ファイルリストウィンドウ９５を開いてファイルの添付操作を行う。
【００５４】
そして、再びステップＳ３に戻り、送信釦のクリックによる送信コマンドの発行操作を受けて、ステップＳ３で添付ファイルの有無がチェックされる。この場合には正しく添付ファイルが付けられていることから、ステップＳ５で添付ファイルありが判定され、ステップＳ１１に進んでメーラプログラムの実行で送信処理が行われ、ステップＳ１２で送信終了に伴う終了釦のクリックで終了操作となる。
２．ファイル添付忘れ、添付不足及び添付内容の確認処理
図１３は、図２のメーラプログラム３０により実現される本発明の電子メール装置の第２実施形態の機能ブロック図であり、この第２実施形態にあっては、図３の第１実施形態のファイルの添付忘れに加え、ファイルの添付数及び添付内容を確認できるようにしたことを特徴とする。
【００５５】
この第２実施形態の電子メール装置は、メール作成部４２、メール送信部４４及び添付ファイル確認部４６で構成される。添付ファイル確認部４６は、添付表現検索部１０４、添付数確認部１０６、添付内容確認部１０８、警告メッセージ出力部１１０及び辞書登録部１１２で構成される。
まず辞書登録部１１２は、図１４のような登録画面１１６を使用してＲＡＭ１６の辞書１１８に
▲１▼添付ファイルの存在を示す添付表現
▲２▼添付ファイルの数を示す添付数表現
を登録する。
【００５６】
図１４の登録画面１１６は、終了釦１１８、登録釦１２０及び削除釦１１２を備え、続いて添付表現入力枠１２４と更に添付数表現入力枠１２６を新たに設けている。
登録済リスト１２８の中の登録表現としては、日本文については「添付」と「ご査収」及び「ご覧ください」が登録される。また英文としては「ａｔｔａｃｈｅｄ」「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」「ｅｎｃｌｏｓｅｄ」及び「ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ 」が登録される。
【００５７】
これに加えて第２実施形態にあっては、添付数表現として文字列と添付数の組を登録する。この例では添付数表現として、添付数表現「＊ｆｉｌｅｓ 」と添付数「＊」との組［＊ ｆｉｌｅｓ 添付数＝＊」が登録され、添付数表現「ａ ｆｉｌｅ」と添付数「１」との組［ａ ｆｉｌｅｓ 添付数＝１」が登録される。尚、「＊」は２以上の任意の整数である
再び図１３を参照するに、添付ファイル確認部４６の添付表現検索部１０４は、メール作成部４２で電子メール３４を作成した後に、メール送信部４４に送信コマンドが与えられた際に起動し、辞書１１８に登録された添付表現及び添付数表現をキーワードとしてメール本文６６を検索し、添付表現及びまたは添付数表現に一致する文字列を検出する。この添付表現検索部１０４によるメール本文６６の検索の際には、同時にファイル名の検索が行われる。
【００５８】
図１５，図１６，図１７は、図１３の添付ファイル確認部４６の処理対象となる電子メール３４の具体例であり、図１５のメール制御文６４に続くメール本文６６として英文を記述した場合を例にとっている。この英文のメール本文６６の中には２つの添付ファイル６８−１，６８−２の添付を示す記述があり、また２つの添付ファイル６８−１，６８−２のファイル名も記述されている。
【００５９】
具体的には、電子メールの２４行目のメール本文６６に
「Ｉ ｓｅｎｄ ｆｏｌｌｏｗｉｎｇ ２ ｆｉｌｅｓ ｏｆ ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ． 」
の記述があり、添付ファイルが２つであることが分かる。また２６行目と２７行目のメール本文６６には添付した２つのファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」とファイル名「ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ」が記述されている。このような図１５のメール本文６６について、図１３の添付表現検索部１０４による添付表現及び添付数表現の検索を行うと、図１４に示した辞書登録添付表現「ａｔｔａｃｈｍｅｎｔ」及び添付数表現「２ ｆｉｌｅｓ 」が検索結果として得られることから、これをＲＡＭ上に記憶する。
【００６０】
また拡張子「 ｘｌｓ」に先行する文字列としてファイル名が認識され、２つのファイル名「ｄａｔａ．ｘｌｓ」と「ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ」を、検索したファイル名としてＲＡＭ１６に記憶する。ここでファイル名の検索については、図１５の拡張子「．ｘｌｓ」や「．ｊｐｇ」以外に、「．ｄｏｃ」や「．ｔｘｔ」等の拡張子があり、これらの拡張子につながる文字列をファイル名として検索できる。
【００６１】
再び図１３を参照するに、添付表現検索部１０４によるメール本文６６の検索で添付表現、添付数表現及びファイル名の検索結果の記憶が済むと、添付数確認部１０６によるファイルの添付数の確認処理が行われる。添付数確認部１０６は、添付表現検索部１０４のメール本文６６の検索で得られた添付数表現から推定した添付ファイル推定数Ｎと、電子メール３４のデータ構造から求めた添付ファイル実数Ｆとを比較し、両者の一致、不一致を判定する。
【００６２】
添付数確認部１０６による添付ファイル実数Ｆの検出は、図３の添付ファイル判定部４８と同様、図４に示した電子メール３４のデータ構造におけるメール制御文６４の境界情報定義文７２から認識した境界情報をキーワードとして境界情報の数Ｂを検索、（１）を代入して２を減算することで添付ファイル実数Ｆを求める。
【００６３】
例えば図１５〜図１７のデータ構造の電子メールにあっては、メール制御文６４の境界情報定義文から求めた境界情報「ＳＴＡＲ ＤＡＴＥ（−３０）０４４８．５６”」から５つの境界情報７４−１〜７４−５が得られ、境界情報数Ｂ＝４であることから、（１）式により２を減ずることで添付ファイル実数Ｆ＝２を求めることができる。そして添付表現検索部１０４で求めた添付ファイル推定数Ｎ＝２と添付数確認部１０２で求めた添付ファイル実数Ｆ＝２が一致していることから、次の添付内容確認部１０８の処理を起動する。
【００６４】
これに対し図１８，図１９は、図１５〜図１７の電子メールと同じメール本文６６について、メール本文に従って２つのファイルを添付すべきところを誤って１つの添付ファイル６８−１しか添付しなかった場合である。この図１８，図１９の添付忘れについては、電子メールのデータ構造から求められる境界情報の数Ｂは境界情報７４−１〜７４−３のＢ＝３つであり、（１）式に代入して２を減算することで添付ファイル実数ＦはＦ＝１となる。
【００６５】
このため、添付表現検索部１０４で検索された添付数表現に基づく添付ファイル推定数Ｎ＝２に一致せず、
（添付ファイル推定数Ｎ）＞（添付ファイル実数Ｆ）
であることから、添付ファイルが不足しており、添付ファイルの不足を示す警告メッセージを作成する。
【００６６】
このような添付数確認部１０６の処理が済むと、添付内容確認部１０８が動作する。添付内容確認部１０８は、添付表現検索部１０４で検索されたメール本文６６中のファイル名に一致する添付ファイル６８が添付されているか否かを確認する。このファイル名の確認は、図４に示した電子メール３４の添付ファイル６８−１〜６８−３の先頭のテキスト形式のファイルパラメータ７６−１〜７６−３に含まれるファイル名との比較照合で確認する。
【００６７】
例えば図１５〜図１７の電子メールを例にとると、図１５の最初の添付ファイル６８−１のファイルパラメータ７６−１にはファイル名として「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｄａｔａ．ｘｌｓ” 」が記述されており、添付表現検索処理で記録した一方のファイル名との一致照合が得られる。また図１６の２つめの添付ファイル６８−２の先頭のファイルパラメータ７６−２にはファイル名として「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ” 」が記述されており、同じく添付表現検索処理で記憶された次のファイル名との一致照合が得られる。
【００６８】
これに対し図１８，図１９の１つの添付ファイルの添付忘れとなった電子メールについては、添付ファイル６８−１のファイルパラメータ７６−１の中のファイル名「ｆｉｌｅｎａｍｅ＝”ｄａｔａ．ｘｌｓ” 」しか一致照合が得られず、メール本文６６から識別されたファイル名「ｃｏｎ ｖ９７．ｊｐｇ 」のファイルが添付されていないことが確認できる。
【００６９】
このため、図１３の添付内容確認部１０８にあっては、メール本文６６の検索で得られたファイル名に一致する添付ファイル名が得られない場合には、そのファイル名の添付がないことを示す警告メッセージを作成する。警告メッセージ出力部１１０は、添付数確認部１０６及び添付内容確認部１０８で作成された警告メッセージを添付忘れ確認ウィンドウ１１４に出力表示する。
【００７０】
図２０は、図１５〜図１７または図１８，図１９の電子メールの作成に使用する送信画面５６であり、図１０の第１実施形態の送信画面５８と同じであり、メール画面９８には英文のメール本文が記述されている。このような送信画面５８の送信釦８８のクリックにより送信コマンドを発行すると、図１３の添付ファイル確認部４６による確認処理が行われ、もし添付数不足及びファイル名の相違が確認された場合には、警告メッセージ出力部１１０によって図２１のように送信画面５８上に添付忘れ確認ウィンドウ１１４が表示される。
【００７１】
この添付忘れ確認ウィンドウ１１４は、図１８，図１９の電子メールのデータ構造を例にとっており、添付ファイル数の不足に対応して
「添付忘れの可能性があります。２ファイルの添付が予想されますが、１ファイルしか添付されていません。」
の警告メッセージが出される。また添付内容について
「”ｄａｔａ．ｘｌｓ”は添付されていますが、”ｃｏｎｖ９７．ｊｐｇ”」は添付されていません。確認してください。」
の警告メッセージが出される。
【００７２】
このような添付忘れ確認ウィンドウ１１４による警告メッセージが出された場合には、添付忘れとなったファイルを新たに添付して送信したい場合には、送信取り止め釦１３０をクリックする。また送信者の判断で不足を指摘されたファイルを添付せずに送信したい場合には、送信釦１３２をクリックする。
添付忘れ確認ウィンドウ１１４で送信取り止め釦１３０をクリックした場合には、図２０の送信画面５６に戻り、添付釦９０をクリックすることで、図２２のように添付ファイルリストウィンドウ１３６が展開され、該当するファイリスト名を選択して添付し、再度送信釦８８をクリックすることで、正しい添付ファイルの状態での電子メールの送信処理が実行できる。
【００７３】
図２３，図２４は、図１３の本発明による第２実施形態の電子メール装置の処理動作のフローチャートである。まずステップＳ１で図２０のようなメーラ送信画面の起動操作を行い、ステップＳ２で宛先とメール本文の入力操作を行う。この入力操作については、添付釦９０のクリックにより図２２のように２つのファイルの各々につき添付ファイルリストウィンドウ１３６を開いてファイルの添付操作を行う。
【００７４】
次にステップＳ３で送信釦８８のクリックによる送信コマンドの発行操作を行う。送信コマンドの発行操作が行われると図１３の添付表現検索部１０４が動作し、ステップＳ４〜Ｓ７の添付表現検索処理を実行する。即ち、ステップＳ４で辞書１１８の登録内容を１つ取り出し、メール本文６６中の添付表現、添付数表現または添付ファイル名を検索する。ステップＳ５で添付表現または添付ファイル名があれば、ステップＳ６で添付表現または添付ファイル名をＲＡＭ１６に記憶する。
【００７５】
続いてステップＳ７で辞書１１８に登録した全ての添付表現の検索済みか否かチェックし、検索済みでなければ再びステップＳ４に戻り、次の辞書登録された添付表現を取り出してメール本文６６に対する検索処理を繰り返す。なお、添付ファイル名の検索については、辞書登録された添付表現ではなく、「ｘｌｓ 」「．ｊｐｇ」「．ｔｘｔ」「．ｄｏｃ」等の拡張子につながる文字列をファイル名として検索する。
【００７６】
ステップＳ４〜Ｓ７のメール本文に対する添付表現及び添付ファイル名の検索処理が済むと、ステップＳ８で添付表現及びまたは添付ファイル名の検索結果の有無をチェックし、検索なしであれば図２４のステップＳ２０に進み、メーラプログラムの実行で送信処理を行う。
これに対しステップＳ８で添付表現及びまたは添付ファイル名が存在する検索結果が得られた場合には、ステップＳ９〜Ｓ１２に示す図１３の添付数確認部１０６による処理を実行する。まずステップＳ９でメール本文中の添付数表現から添付ファイル推定数Ｎを認識する。次にステップＳ１０で、図４に示した電子メール３４のデータ構造における境界情報の数Ｂから（１）式のように２を減ずることで、添付ファイル実数Ｆを認識する。
【００７７】
続いてステップＳ１１で添付ファイル推定数Ｎと添付ファイル実数Ｆの一致か否か判定する。もし不一致であれば、ステップＳ１２で添付数不一致の警告メッセージを作成する。この警告メッセージは、添付ファイル実数Ｆが添付ファイル推定数Ｎより小さい場合（Ｎ＜Ｆ）は、ファイル数不足の警告メッセージとなる。また添付ファイル実数Ｆが添付ファイル推定数Ｎより多かった場合（Ｆ＞Ｎ）は、添付ファイルが余計に添付されていることを示す警告メッセージを作成する。
【００７８】
次に図２４のステップＳ１３〜Ｓ１６により図１３の添付内容確認部１０８の処理を実行する。まずステップＳ１３でＲＡＭ１６に本文中のファイル名の検索結果の記憶があるか否かチェックし、もしなければステップＳ１４〜Ｓ１６の処理はスキップする。ＲＡＭ１６中に本文中のファイル名の検索結果の記憶があると、ステップＳ１４で添付ファイルの先頭位置のファイルパラメータに記述されたテキスト形式の文字列であるファイル名を検索する。
【００７９】
この場合のファイル名の検索も「．ｘｌｓ」「．ｊｐｇ」等の拡張子に続く文字列をファイル名として検索すればよい。次にステップＳ１５で、メール本文６６から検索したファイル名と添付ファイルから検索したファイル名が一致するか否か判定し、不一致であればステップＳ１６で添付ファイル名不一致の警告メッセージを作成する。
【００８０】
一方、ファイル名が一致していた場合にはステップＳ２２に進み、ステップＳ９〜Ｓ１２の処理で添付数の一致が得られているかどうか判定し、添付数が一致していた場合には添付ファイルは正常であることから、ステップＳ２０に進んでメーラプログラムの実行で送信処理を行う。一方、添付数が不一致であった場合にはステップＳ１７に進む。
【００８１】
即ち、この実施例では、添付ファイルの添付数と添付内容の２つのパラメータにつき論理積判断を行っており、両方が成立しない場合またはいずれか一方が成立しない場合について、ステップＳ１７に進む。ステップＳ１７にあっては、図１３の警告メッセージ出力部１１０によりステップＳ１２及びまたはステップＳ１６で作成した添付数不足の警告メッセージ及びまたはファイル名不一致の警告メッセージを添付忘れ確認ウィンドウ１１４に出力表示する。
【００８２】
続いてステップＳ１８で、警告メッセージに対する操作者の回答操作として送信取り止めまたは送信を行わせる。ステップＳ１９で回答操作として送信操作を判別すると、ステップＳ２０で添付ファイルの不足またはファイル内容の不一致があっても、送信者の意思によってそのまま電子メールを送信させる。
送信取り止めであった場合には、ステップＳ２３で添付釦により図２２のように添付ファイルリストウィンドウ１３６を開いて添付操作を行い、再び図２３のステップＳ２に戻り、再度確認処理を行う。この場合にはステップＳ２〜Ｓ１５、更にＳ２２を通って、添付ファイルの添付状況の正常確認が行われ、ステップＳ２０で電子メールの送信処理となり、送信終了でステップＳ２２の終了操作を行えばよい。
【００８３】
本発明の電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体の実施形態としては、本発明が対象とする記録媒体としてＣＤ／ＲＯＭやフロッピディスク等のリムーバルな可搬型記録媒体、回線によりプログラムを提供するプログラム提供者の記憶装置、更にプログラムをインストールした処理装置やＲＡＭやハードディスク等のメモリ装置がある。また記録媒体によって提供された電子メールプログラムは処理装置にローディングされ、その主メモリ上で実行される。 尚、上記の実施形態は、電子メールのメール本文として日本文と英文を例にとるものであったが、これ以外の言語についても全く同様に適用できる。
【００８４】
更に本発明は、本発明の目的と利点を損なわない範囲で適宜の変形が可能であり、更にまた本発明は、上記の実施形態に示した数値、データ形式、ファイル形式等による限定は受けない。
【００８５】
【発明の効果】
以上説明してきたように本発明によれば、メール本文中に添付ファイルの存在を示唆する添付表現が存在するか否かチェックし、存在しない場合には、送信者に対し添付忘れではないかの確認を促すことで、送信者は送信時にファイルの添付操作が必要か否か判断でき、必要であれば添付することができるし不要であれば無視して送信すればよく、メール内容と送信者本人の意思を状況に応じて適切に反映した円滑な電子メールの送信処理ができる。
【００８６】
また本発明にあっては、ファイルの添付忘れに加え、ファイルを添付している場合の添付ファイルの不足及び誤ったファイルの添付を判定して送信者に確認を促すことで、送信者が意図した添付ファイルを伴う電子メールの送信を確実に行うことができる。
この結果、添付ファイルの不足や誤りにより電子メールを送り直すという送信側及び受信側の二度手間と送信側のばつの悪さを未然に防止でき、更に添付したつもりのファイル添付忘れに気付かずに電子メールを利用した業務が滞るという事故を確実に防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の原理説明図
【図２】本発明の電子メール装置のハードウェア構成のブロック図
【図３】本発明の第１実施形態の機能ブロック図
【図４】本発明が対象とする電子メールのデータ構造の説明図
【図５】添付ファイルがない場合の日文電子メールのデータ構成図
【図６】ファイルを正しく添付した場合の日文電子メールのデータ構成図
【図７】図６に続く添付ファイルのデータ構成図
【図８】ファイルを添付忘れした場合の日文電子メールのデータ構成図
【図９】図３で辞書登録に使用する登録画面の説明図
【図１０】図３で送信に使用する送信画面の説明図
【図１１】図３の送信画面に表示された添付忘れ確認ウィンドウの説明図
【図１２】図３の電子メール処理のフローチャート
【図１３】本発明の第２実施形態の機能ブロック図
【図１４】図１３で辞書登録に使用する登録画面の説明図
【図１５】ファイルを正しく添付した場合の日文電子メールのデータ構成図
【図１６】図１５に続く添付ファイルのデータ構成図
【図１７】図１６に続く添付ファイルのデータ構成図
【図１８】ファイルを１つ添付忘れした場合の日文電子メールのデータ構成図
【図１９】図１８に続く添付ファイルのデータ構成図
【図２０】図１３で送信に使用する送信画面の説明図
【図２１】図２０の送信画面に表示された添付忘れ確認のウィンドウ説明図
【図２２】図２０の送信画面に表示された添付ファイルリストのウィンドウ説明図
【図２３】図１３の電子メール処理のフローチャート
【図２４】図２３に続く電子メール処理のフローチャート
【符号の説明】
１０：ＣＰＵ
１２：バス
１４：ＲＯＭ
１６：ＲＡＭ（主記憶）
１８：ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
２０：ディスプレイ
２２：キーボード
２４：マウス
２６：通信制御部
２８：通信回線
３０：メーラプログラム
３２：電子メール制御部
３４：電子メール
３６：添付ファイル群
３８：電子メール操作表示画面
４０：操作表示部
４２：メール作成部
４４：メール送信部
４６：添付ファイル確認部
４８：添付ファイル判定部
５０，１０４：添付表現検索部
５２，１１０：警告メッセージ出力部
５４，１１２：辞書登録部
５６：作成画面
５８：送信画面
６０，１１４：添付忘れ確認ウィンドウ
６２，１１６：登録画面
６４：メール制御文
６６：メール本文
６８，６８−１〜６８−３：添付ファイル
７０，１１８：辞書
７２：境界情報定義文
７４，７４−１〜７４−５：境界情報（境界識別子）
７６，７６−１〜７６−３：ファイルパラメータ
７８，７８−１〜７８−３：ファイル本体
８０，８７，１１８：終了釦
８２，１２０：登録釦
８４，１２２：削除釦
８５，１２４：添付表現入力枠
８６，１２８：登録リスト
８８：送信釦
９０：添付釦
９２：宛先
９４：写し
９６：題名
９８：メール画面
１００：送信取止釦
１０２：送信釦
１０６：添付数確認部
１０８：添付内容確認部
１２６：添付数入力枠
Claims (11)
- テキスト形式で記述されたメール制御文とメール本文に、前記テキスト形式では表現できないファイルを必要に応じて添付した電子メールを作成するメール作成部と、
前記メール作成部で作成された電子メールを送信するメール送信部と、
電子メールの送信に先立ち、前記メール本文を検索して添付ファイルの存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部と、
を備え、
前記添付ファイル確認部は、
添付ファイルの存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書に登録する辞書登録部と、
前記辞書に登録された添付表現及び添付数表現に一致する前記メール本文中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部と、
前記添付表現検索部の検索結果から添付ファイルの存在が判定された場合に、メール本文中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メールに存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認部と、
前記添付数確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部と、
からなることを特徴とする電子メール装置。 - 請求項１記載の電子メール装置に於いて、前記添付ファイル確認部は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付忘れの確認処理を行うことを特徴とする電子メール装置。
- 請求項１記載の電子メール装置に於いて、前記添付ファイル判定部は、メール本文及び添付ファイルの境界情報に基づいて境界数を検出し、境界数から２を減算した値が１以上の場合に添付ファイルありと判定することを特徴とする電子メール装置。
- 請求項１記載の電子メール装置に於いて、前記辞書登録部は、登録語を追加及び削除できる書替え可能なメモリであることを特徴とする電子メール装置。
- テキスト形式で記述されたメール制御文とメール本文に、前記テキスト形式では表現できないファイルを必要に応じて添付した電子メールを作成するメール作成部と、
前記メール作成部で作成された電子メールを送信するメール送信部と、
電子メールの送信に先立ち、前記メール本文を検索して添付ファイルの存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認部と、
を備え、
前記添付ファイル確認部は、
添付ファイルの存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書に登録する辞書登録部と、
前記辞書に登録された添付表現及び添付数表現に一致する前記メール本文中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索部と、
前記添付表現検索部により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認部と、
前記添付内容確認部で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力部と、
を備えたことを特徴とする電子メール装置。 - 請求項５記載の電子メール装置に於いて、前記添付ファイル確認部は、電子メールの送信ボタンがクリックされた際に、添付ファイル名の確認処理を行うことを特徴とする電子メール装置。
- 請求項５記載の電子メール装置に於いて、前記添付数確認部は、電子メールのメール本文及び添付ファイルの各境界情報に基づいて前記添付ファイル実数を判定することを特徴とする電子メール装置。
- 請求項７記載の電子メール装置に於いて、前記添付数判定部は、メール本文及び添付ファイルの境界情報に基づいて境界数を検出し、検出境界数から２を減算した値を前記添付ファイル実数とすることを特徴とする電子メール装置。
- 請求項１記載の電子メール装置に於いて、前記添付表現登録部は、前記添付表現として、前記メール本文が日本文の場合に「添付」、「ご査収」、「ご覧ください」等の文字列を前記辞書に登録し、前記メール本文が英語の場合に「attached」、「attachment」、「enclosure 」等の文字列を前記辞書に登録すると共に、前記添付数表現として「a file」、「files 」等の文字列と添付数の組を登録することを特徴とする電子メール装置。
- コンピュータに、
テキスト形式で記述されたメール制御文とメール本文に、前記テキスト形式では表現できないファイルを必要に応じて添付した電子メールを作成するメール作成手順と、
前記メール作成手順で作成された電子メールを送信するメール送信手順と、
電子メールの送信に先立ち、前記メール本文を検索して添付ファイルの存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認手順を実行させるためのプログラムを記録し、
前記添付ファイル確認手順は、
添付ファイルの存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書に登録する辞書登録手順と、
前記辞書に登録された添付表現及び添付数表現に一致する前記メール本文中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索手順と、
前記添付表現検索手順の検索結果から添付ファイルの存在が判定された場合に、メール本文中の添付数表現に基づく添付ファイル推定数と電子メールに存在する添付ファイル実数を比較し、添付ファイル実数が添付ファイル推定数より少ない時に添付ファイルの不足を示す警報メッセージを作成する添付数確認手順と、
前記添付数確認手順で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力手順と、
して実行させることを特徴とする電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。 - コンピュータに、
テキスト形式で記述されたメール制御文とメール本文に、前記テキスト形式では表現できないファイルを必要に応じて添付した電子メールを作成するメール作成部手順と、
前記メール作成て順で作成された電子メールを送信するメール送信手順と、
電子メールの送信に先立ち、前記メール本文を検索して添付ファイルの存在を示す添付表現の有無を検索し、添付表現が検索された場合に添付忘れの確認を促す警報メッセージを出力表示させる添付ファイル確認手順を実行させるためのプログラムを記憶し、
前記添付ファイル確認手順は、
添付ファイルの存在を示すメール本文中の添付表現及び添付ファイルの数を示すメール本文中の添付数表現の各々を予め辞書に登録する辞書登録手順と、
前記辞書に登録された添付表現及び添付数表現に一致する前記メール本文中の文字列を検索すると共に添付ファイル名を示す文字列を検索する添付表現検索手順と、
前記添付表現検索手順により添付ファイル名が検索された場合に、添付ファイル中のファイル名と比較し、両者が不一致となった場合に誤ったファイルの添付を示す警報メッセージを作成する添付内容確認手順と、
前記添付内容確認手順で作成された警告メッセージを出力して表示させる警告メッセージ出力手順として実行させることを特徴とする電子メールプログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
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