JP2000250828A - 電子メールシステム - Google Patents

電子メールシステム

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JP2000250828A
JP2000250828A JP5483899A JP5483899A JP2000250828A JP 2000250828 A JP2000250828 A JP 2000250828A JP 5483899 A JP5483899 A JP 5483899A JP 5483899 A JP5483899 A JP 5483899A JP 2000250828 A JP2000250828 A JP 2000250828A
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JP
Japan
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file
mail
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electronic mail
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Pending
Application number
JP5483899A
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English (en)
Inventor
Daiichi Ueki
大市 上木
Tamio Ihara
民雄 井原
Kenji Izawa
賢治 伊澤
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Hitachi Information Technology Co Ltd
Original Assignee
Hitachi Information Technology Co Ltd
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Publication date
Application filed by Hitachi Information Technology Co Ltd filed Critical Hitachi Information Technology Co Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 本来行われるべき操作の失念防止に好適な電
子メールシステムを提供する。 【解決手段】 電子メールシステムにおいて、ファイル
を添付することを表す内容のキーワードを予め登録して
おく。メール本文にファイルを添付して送信する場合、
メール送信キーの押下があったときには(ステップ3
2)、キーワード検索プログラムが自動的に起動され、
先に登録したキーワードが存在するかどうかが検索され
る(ステップ33)。登録したキーワードがメール本文
中に存在する場合には(ステップ34)、さらに、ファ
イルが実際に添付されているかどうかを確認する(ステ
ップ35)。ファイルが添付されていない場合は、その
旨送信者に通知する(ステップ36)。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、情報処理装置で用
いられる電子メールシステムに係り、特にユーザインタ
フェースの向上に有効な電子メールシステムに関する。
【0002】
【従来の技術】昨今、パーソナルコンピュータ等の情報
処理装置の普及に伴って、電子メールの利用者は増加の
一途をたどっている。このような状況の中、電子メール
システムには、利用者が効率良く電子メールを使用でき
るように、ユーザインタフェースの面からも種々の改良
が加えられてきている。
【0003】例えば、特開平6−326733号公報に
は、送信したい相手先に関係するキーワードを添付する
ことにより、電子メールの宛先に相手先アドレスを記入
することなく、送信したい相手先に電子メールを容易且
つ確実に送信し得る電子メール送信方式が開示されてい
る。この技術は、例えば、一般業務において各業務の担
当者を知らなくても、依頼したい業務内容をキーワード
として与え、最適な相手先へ文書を送信するものであ
る。このような使い方は、特定の個人に対して文書を送
信するときよりも、何等かの作業を達成するために複数
の関係者に文書を送信するときに特に有効である。
【0004】ところで、電子メールシステムを用いて文
書を相手先に送信する場合、別途作成したファイルをメ
ール本文に添付して送信することがよく行われている。
この種のファイル添付機能は、メール本文を簡略化する
うえで有用であり、また、予め作成したファイルをその
まま添付書類として送信できるので効率的である。メー
ル本文へのファイルの添付操作は、メール本文作成中又
は作成終了後に、メール作成者が、別途作成したファイ
ルを添付することを自分で意識して、ファイル添付用の
プログラムを立ち上げ、それにより画面表示されたディ
レクトリから所望のファイルフォルダを呼び出し、その
フォルダから添付すべきファイルを選択することによっ
て行われる。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、メール
本文に添付すべきファイルがあるにもかかわらず、送信
者はファイルの添付操作を忘れることがある。このよう
な場合でも、電子メールシステムでは、添付ファイル無
しのままで送信が行われるため、次のような問題が生ず
る。 (1)受信者には、送信者が添付すべきであったファイ
ルが届かないため、メール本来の詳細内容を伝えること
ができない。 (2)受信者は、ファイルが添付されていないことを送
信者に連絡しなければならず、これが負担となり迷惑で
ある。 (3)送信者は、再度メールソフトを立ち上げ、ファイ
ルを添付して再びメール送信を行わなければならず、二
度手間となる。 (4)本来伝えたい内容が受信者に伝わるまでに時間が
かかる。
【0006】従って本発明の目的は、上述のような問題
点を解決し、本来行われるべき操作の失念防止に好適な
電子メールシステムを提供することにある。
【0007】
【課題を解決するための手段】上記目的は、電子メール
送信の際、登録されたキーワードがメール本文中に存在
するか否かを検索する検索手段と、キーワードがメール
本文中に存在するとき前記キーワードに関連して行われ
るべき操作が行われているか否かを確認する確認手段
と、前記操作が行われていないとき前記操作が行われて
いないことを通知する通知手段とを備えた電子メールシ
ステムにより、達成される。さらに、前記操作が行われ
ていないとき前記操作を行うためのプログラムを自動的
に立ち上げる起動手段を備えることができる。ここで、
行われるべき操作とは、例えば、メール本文と一緒に送
信すべきファイルの添付等がある。
【0008】本発明に係る電子メールシステムの制御方
法は、電子メールの送信操作に応じて所定のキーワード
がメール本文中に存在するか否かを検索するステップ
と、前記キーワードがメール本文中に存在するとき前記
メール本文と一緒に送信すべきファイルが添付されてい
るか否かを確認するステップと、前記ファイルが添付さ
れていないとき前記ファイルが添付されていないことを
表示するステップとを備える。
【0009】本発明に係る記録媒体は、登録されたキー
ワードがメール本文中に存在するか否かを検索する手順
と、前記キーワードがメール本文中に存在するとき前記
キーワードに関連して行われるべき操作が行われている
か否かを確認する手順と、前記操作が行われていないと
き前記操作が行われていないことを通知する手順とをコ
ンピュータに実行させる電子メールシステムのプログラ
ムを記録したものである。このように構成することによ
り、本来行われるべき操作の失念を防止することができ
る。
【0010】
【発明の実施の形態】以下、図面にしたがって本発明の
実施例を詳細に説明する。図1は、本発明の電子メール
システムにおけるキーワードの登録方法を説明するため
のフローチャートである。まず、送信者は、ファイルを
添付することを表す内容のキーワードをパーソナルコン
ピュータ等の情報処理装置に登録するか否かを判断する
(ステップ11)。キーワードを登録しない場合は処理
を終了する。キーワードを登録する場合は、キーワード
として、ファイルを添付する場合にメール本文中で無意
識に使うような、例えば「ファイル」や「添付」といっ
た単語を選択し、登録する(ステップ12)。キーワー
ドの登録完了後、処理を終了する。
【0011】キーワードの登録は、電子メールの送信操
作に先立って行われる。キーワードの登録操作は、例え
ば、まず、図2に示すような画面上のウインドウで、メ
ニュー一覧の「ツール」をクリックする。そして、それ
により表示された図示しない詳細一覧の「オプション」
をクリックして、図示のようなキーワード登録用のウイ
ンドウを表示させる。操作者は、このウインドウ左側の
キーワード入力用ボックスに所望のキーワードを入力
し、登録ボタンをクリックすることにより、キーワード
を登録する。登録済のキーワードは、図のように、ウイ
ンドウ右側に表示される。
【0012】図3は、本発明に係る電子メールシステム
の動作を説明するためのフローチャートである。まず、
操作者は、電子メール作成ウインドウ上で通常どおりメ
ール本文を作成する(ステップ31)。このメール本文
は、画面上のメール送信キーが押下(又はクリック)さ
れることにより、送信スタンバイ状態となる(ステップ
32)。送信キーが押下されると、上述した登録キーワ
ードがメール本文中に存在するか否かを検索する(ステ
ップ33)。これは、図示しないキーワード検索プログ
ラムを起動して行う。そして、このキーワード検索プロ
グラムにより、登録したキーワードがメール本文中に存
在するか否かを判定する(ステップ34)。その結果、
登録したキーワードが存在しない場合は、添付すべきフ
ァイルは無いものと判断され、メール本文はそのまま送
信される(ステップ41)。
【0013】登録したキーワードが存在する場合は、添
付すべきファイルが有るものと判断される。この場合
は、続いて、メール本文に実際にファイルが添付されて
いるか否かを判定する(ステップ35)。その結果、フ
ァイルが実際に添付されている場合は、メール本文とと
もに添付ファイルが送信される(ステップ41)。ファ
イルが実際に添付されていない場合は、エラーメッセー
ジを表示する(ステップ36)。具体的には、例えば、
図4に示すように、画面上に警告用のウインドウを表示
し、「ファイルが添付されていません。添付しますか
?」と操作者に指示を仰ぐ。操作者は、ファイルを添付
する必要があるか否かを判断する(ステップ37)。そ
して、ファイルの添付が不要な場合や添付すべきファイ
ルがない場合は、図4の警告用ウインドウに表示された
「しない」ボタンをクリックし、そのままメール本文を
送信する(ステップ41)。
【0014】ファイルの添付が必要な場合は、図4の警
告用ウインドウに表示された「する」ボタンをクリック
する。これにより、ファイル添付用のプログラムが自動
的に立ち上がり、図5に示すような、ファイル添付操作
用のロゴボックスが開かれる(ステップ38)。操作者
は、このロゴボックス上におけるディレクトリから添付
すべきファイル名を選択し、「OK」ボタンをクリック
する。これにより、メール本文に所望のファイルが添付
される(ステップ39)。その後、この状態でメールを
送信してよいかどうかを操作者に確認する(ステップ4
0)。添付するファイルを間違えたり、あるいは添付す
るファイルを追加したい場合には、メールを送信するこ
となくステップ37に戻る。このまま送信してよいなら
ば、ファイルが添付された状態でメール本文の送信を実
行する(ステップ41)。
【0015】このように本発明では、ファイルを添付す
ることを表す内容のキーワードを予め情報処理装置に登
録しておく。そして、メールの送信操作があった際に、
キーワード検索プログラムが自動的に起動され、先に登
録したキーワードがメール本文中に存在するかどうかを
検索する。その結果、登録したキーワードがメール本文
中に存在する場合には、今度は、ファイルが実際に添付
されているかどうかを確認する。そして、ファイルが添
付されていないときは、ファイルが添付されていないこ
とを送信者に通知する。本発明は、このようにして、メ
ール本文へのファイルの添付忘れを防止するものであ
る。
【0016】これにより、次のような効果が得られる。 (1)情報を正確かつスピーディーに伝えることができ
る。 (2)添付忘れによる送信者の信用低下を回避すること
ができる。 (3)受信者からのメールによる問い合わせ、及び送信
者によるメール再送などの無駄な通信を排除でき、通信
回線のデータ量を少なくすることができる。
【0017】以上はメール本文へのファイルの添付忘れ
防止に係る実施例を説明したものであるが、本発明はこ
れに限定されない。これ以外にも、情報処理装置にキー
ワードを登録し、このキーワードを検索することによ
り、それに付随したメール操作が行われているかどうか
をチェックすることができる。また、上述のような各ス
テップをコンピュータに実行させるプログラムは、フレ
キシブル・ディスク(FD)やCD−ROM等の記録媒
体に格納することができ、必要に応じて、使用者がパー
ソナルコンピュータ等の情報処理装置にインストールす
ることができる。本発明は、電子メールシステムのユー
ザインタフェース向上のために極めて有用である。
【0018】
【発明の効果】本発明によれば、本来行われるべき操作
の失念防止に好適な電子メールシステムを得ることがで
きる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の電子メールシステムにおけるキーワー
ドの登録方法を説明するためのフローチャートである。
【図2】キーワード登録用のウインドウの一例を示す図
である。
【図3】本発明に係る電子メールシステムの動作を説明
するためのフローチャートである。
【図4】警告用のウインドウの一例を示す図である。
【図5】ファイル添付操作用のロゴボックスの一例を示
す図である。
【符号の説明】
31 メール本文作成 32 メール送信キー押下 33 キーワード検索 34 キーワードの有無の判定 35 ファイルが添付済みか否かの判定 36 エラーメッセージ表示 37 ファイルを添付するか否かの判定 38 ロゴボックスを開く 39 ファイルの添付 40 メールの送信確認 41 メール送信
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 伊澤 賢治 神奈川県秦野市堀山下1番地 株式会社日 立インフォメーションテクノロジー内 Fターム(参考) 5B089 JA31 JB24 KA12 KC11 KC44 KC47 KE02 LA01 LB14 MB01 5K030 GA17 GA18 HA06 HB19 KA02 LD17 MB00 MD04

Claims (5)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 電子メール送信の際、登録されたキーワ
    ードがメール本文中に存在するか否かを検索する検索手
    段と、前記キーワードがメール本文中に存在するとき前
    記キーワードに関連して行われるべき操作が行われてい
    るか否かを確認する確認手段と、前記操作が行われてい
    ないとき前記操作が行われていないことを通知する通知
    手段とを備えたことを特徴とする電子メールシステム。
  2. 【請求項2】 前記操作が行われていないとき前記操作
    を行うためのプログラムを自動的に立ち上げる起動手段
    を備えたことを特徴とする請求項1記載の電子メールシ
    ステム。
  3. 【請求項3】 前記行われるべき操作が、メール本文と
    一緒に送信すべきファイルの添付であることを特徴とす
    る請求項1又は2記載の電子メールシステム。
  4. 【請求項4】 電子メールの送信操作に応じて所定のキ
    ーワードがメール本文中に存在するか否かを検索するス
    テップと、前記キーワードがメール本文中に存在すると
    き前記メール本文と一緒に送信すべきファイルが添付さ
    れているか否かを確認するステップと、前記ファイルが
    添付されていないとき前記ファイルが添付されていない
    ことを表示するステップとを備えたことを特徴とする電
    子メールシステムの制御方法。
  5. 【請求項5】 登録されたキーワードがメール本文中に
    存在するか否かを検索する手順と、前記キーワードがメ
    ール本文中に存在するとき前記キーワードに関連して行
    われるべき操作が行われているか否かを確認する手順
    と、前記操作が行われていないとき前記操作が行われて
    いないことを通知する手順とをコンピュータに実行させ
    る電子メールシステムのプログラムを記録したことを特
    徴とする記録媒体。
JP5483899A 1999-03-02 1999-03-02 電子メールシステム Pending JP2000250828A (ja)

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Cited By (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2006185094A (ja) * 2004-12-27 2006-07-13 Nec Corp 電子メール送信装置及び電子メール送信制御方法
US7444322B2 (en) 2003-04-30 2008-10-28 Fujitsu Limited Electronic mail device
JP2009070258A (ja) * 2007-09-14 2009-04-02 Toshiba Corp 情報共有システム及び情報共有プログラム
JP2013546058A (ja) * 2010-10-19 2013-12-26 インターナショナル・ビジネス・マシーンズ・コーポレーション テキスト内容を感知する添付ファイル・チェッカーのシステム、方法およびコンピュータ・プログラム

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