JP2006185094A - 電子メール送信装置及び電子メール送信制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの送信先や内容に誤りがあることが送信操作を行った後に発覚した場合に、その電子メールがそのまま送信されることを防止する機能を備えた電子メール送信装置を提供する。
【解決手段】送信処理部７は保留区分設定部４に設定された区分情報１５に基づき、送信を保留する必要がある送信メール１４を区分し、メール保留部４に保存する。そして、タイマ６で保留時間を計測し、保留時間が満了するとそのメールを送信する。保留時間が満了するまでに送信中止の指示１０を送ることにより、保留中のメールの送信を中止することができる。この制御により、誤ったメールの送信を防止することができる。さらに、所定の区分に該当するメールのみ保留するので、無用な送信の遅延を防ぎ、メール保留部の記憶容量も削減することができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メールの送信装置及び送信制御方法に関し、特に電子メールの送信を一旦保留する機能を備えた電子メール送信装置及び電子メール送信制御方法に関する。

近年、携帯電話の普及に伴い、携帯電話を用いて電子メールを手軽に送信するようになった。一方で、送信相手先の間違いやメール内容の間違い等に起因するメール・コミュニケーションのミスも増加している。相手先アドレスを間違った場合、そのまま間違った相手にメールが送信されることになり、場合によっては個人情報の漏洩という非常に由々しき問題にもなりうる。一旦送信処理したメールは基本的に回収は不可能なので、たとえ送信ボタンを押した直後に、宛先間違いや内容の間違いに気がついたとしても、もはや取り返しはつかない。そして、えてして、送信ボタンを押した直後に送信相手や内容に関するミスに気付くものである。

以上のような、電子メールの送信時のミスを防止するために、種々の技術が提案されている。例えば、従来の技術では、送信しようとする電子メールを一旦保存し、一定時間経過後、自動的に送信する電子メールの送信方法が記載されている（例えば、特許文献１参照。）。この電子メールの送信方法は、送信操作後、ミスに気付いた場合、保存したメールを修正した後、送信することができるというものである。

また、特許文献１と同様に電子メールを一旦保存し、保存時間以内であればそのメールを削除可能な電子メール配送装置も記載されている（例えば、特許文献２参照。）。この電子メール配送装置は、メールを送信した端末から送られてくる削除要求に従い、保存したメールを削除することができるというものである。

あるいは、メールへのファイル添付を忘れることが多いことに着目し、添付ファイルの有無を確認する電子メール送信システムも記載されている（例えば、特許文献３参照。）。この電子メール送信システムでは、メール本文に記入された所定の文字列に従い、ファイルの添付を確認する。そして、文字列から添付ファイルがあるべきと判断されたにも関わらず、添付ファイルがない場合、確認のためのメッセージを発生する。すなわち、送信者にファイルを添付する意志があるにも関わらず、添付メールがないメールがあったときのみ、メッセージを発生する。ファイル添付にミスがあった可能性が高い場合のみ、送信者に注意を喚起することで、ミスに気付かせる効果を高めている。

特開２００１−３５０６９４号公報 （第１頁、図２） 特開２００３−３３３０９８号公報 （第１頁、図２、図３） 特開２００１−１９５３２２号公報 （第１頁、図２）

上記の各公知技術にはそれぞれ問題がある。

特許文献１、特許文献２では、送信されるメール（以降、「送信メール」という。）はすべて一定時間保存される。そのため、送信メールを保存するための記憶容量は十分な大きさが必要となり、記憶装置のコスト増につながる。

また、送信メールがすべて保存されると、メールの送信者に安心感が働き、安易に送信の操作をしてしまう可能性がある。保存された送信メールは、一定時間経過後、自動的に送信されてしまうので、誤ったメールであってもそのまま送信されてしまう可能性がある。

送信操作後、送信者は保存されている送信メールの修正が必要かどうか、再確認を行う。その際も、すべての送信メールが保存されると、すべての送信メールについて同様の再確認をすることとなり、再確認はなおざりになってしまう可能性が高い。

記憶容量の面、送信可否の再確認をするときの注意力の集中の面から、送信を保留するために保存するメールは、特に送信することに注意が必要なメールに限定することが望ましい。しかし、特許文献１、特許文献２の技術ともに、その要求に応えることができない。

特許文献３記載の技術では、ファイル添付にミスがある可能性が高い場合のみ、送信者に注意を喚起するので、上記で指摘した注意力に関する問題は解消されている。

しかし、添付ファイルを添付することを示す文字列を送信メールに記入するのは送信者自身であり、その文字列を記入しながら添付ファイルを忘れる可能性は低いと考えられる。そして、その文字列の記入、ファイルの添付ともに忘れると、送信メールはそのまま送信されてしまう。

ファイルの添付忘れに気付くのは、送信操作をした直後であることが多い。
そのことを考慮すると、ファイルの添付を忘れた可能性がある送信メールのみ、送信者の手を借りずに自動的に送信を保留し、修正の機会を設けることが望ましい。しかし、特許文献３記載の技術はこの要求に応えることはできない。

以上のように、従来の技術には、記憶容量が増大すること、メールの送信者の注意力が分散し効果的に送信確認ができないこと、添付ファイル忘れを確実に防止できないこと、という欠点があった。

（発明の目的）
本発明は上記のような技術的欠陥に鑑みて行われたもので、送信先の区分で限定した送信メールのみ、送信操作後、一時的に送信を保留することにより、効果的に送信ミスを防ぐことができる電子メール送信装置を提供することを目的とする。

本発明の電子メール送信装置は、電子メールの送信制御を行う送信処理部を備え、送信処理部は、送信対象の前記電子メールである送信メールを所定の区分情報に基づき区分し、所定の区分に該当する送信メールを保留メールとしてメール保存部に保存し、所定の時間経過後、保留メールを送信する。

このとき、送信処理部は、所定の時間経過時に、保留メールの送信可否を確認する確認通知を出力するようにしてもよい。そして、確認通知は、所定の確認項目の列挙を含んでもよい。

また、送信処理部は、所定の時間経過前は、所定の保留解除指示に基づき、保留メールを送信するようにしてもよい。

送信処理部は、送信メールを保存メールとして保存するとき、所定の区分情報に基づき、所定の時間を設定するようにしてもよい。送信処理部は、送信メールの本文又はヘッダに含まれる所定の文字列から所定の区分を判断するようにしてもよい。

送信処理部は、送信メールにファイルが添付されていないとき、送信メールを保留メールとしてメール保存部に保存するようにしてもよい。

本発明の電子メール送信装置はメール作成部を備え、メール作成部は前記送信メールにファイルを添付するとき、所定の文字列を送信メールの本文中に追加し、メール送信制御部は所定の文字列を検出しないとき、ファイルの添付がないと判断するようにしてもよい。

上記の送信処理部は、電子メール送信装置が接続された所定のネットワーク上に存在する情報提供装置に備えられたものであってもよい。そして、送信処理部は、所定の時間経過時に、電子メール送信装置へ保留メールの送信可否を確認する確認通知を送信するようにしてもよい。確認通知は、所定の確認項目の列挙を含んでもよい。送信処理部は、所定の時間経過前は、電子メール送信装置からの所定の保留解除指示に基づき、保留メールを送信先へ送信するようにしてもよい。
送信処理部は、送信メールを前記保存メールとして保存するとき、所定の区分情報に基づき、所定の時間を設定するようにしてもよい。送信処理部は、送信メールの本文又はヘッダに含まれる所定の文字列から所定の区分を判断するようにしてもよい。送信処理部は、送信メールにファイルが添付されていないとき、送信メールを保留メールとしてメール保存部に保存するようにしてもよい。電子メール送信装置が送信メールにファイルを添付したときに送信メールの本文中に追加した所定の文字列を、メール送信制御部が検出しないとき、ファイルの添付がないと判断するようにしてもよい。

本発明の電子メール送信装置は、メールを送信する際に、所定の区分に該当する送信メールのみ一定時間（例えば３０秒間）保存し、実際のメール送信処理を保留する。そして、保留中にユーザによる明示的な送信中止指示が発生した場合はメール送信処理を中止する。ユーザによる送信中止指示が無く、保留時間が経過した場合は、ユーザに意識させることなく自動的にメール送信処理を再開する。

従って、所定の区分に該当する送信メールの送信操作を行った直後に、送信先アドレスの間違いや内容のミスに気付いた場合は、間違ったメールを相手に送信することなく、メールを削除することができる。

さらに、送信の保留を行う送信メールは所定の区分に該当するもののみに限定している。そのため、保留が不要なメールの送信も遅延させることがなく、また保留メールを保存するための記憶容量も削減することができる。

以上のように、本発明の電子メール送信装置には、誤った送信先、誤った内容のメールの送信を防止し、さらに無用な送信の遅れを防ぎ、保留のための記憶容量も削減することができるという顕著な効果がある。

本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて詳細に説明する。図１は本発明を実施するための最良の形態を示すブロック図である。図２は送信先のアドレス情報の記録内容の一例を示す表である。図３は送信メールの区分のための区分情報の一例を示す表である。図４は最良の形態の動作を示すフローチャートである。

本実施形態の電子メール送信装置は、ユーザインタフェース部１、送信先アドレス記録部２、メール作成部３、保留区分設定部４、メール保留部５、タイマ６、送信処理部７、通信部８を備えている。

ユーザインタフェース部１は、送信メールの送信先アドレス、メール本文等のメールデータ９及び送信メールの送信指示１０を入力する。そして、メールデータ９は送信メール入力データ１１としてメール作成部３へ、送信指示１０は送信指示信号１２として送信処理部７へ出力される。なお、送信指示１０は、送信処理部７への、メール作成完了時の送信指示及び保留メールの送信中止指示を行う。

送信先アドレス記録部２は、送信先の名前など、送信者にわかりやすい呼び名に対応させて送信先のメールアドレスを登録した、いわゆる「アドレス帳」である。送信先アドレス記録部２は、送信先のアドレスデータ１３をメール作成部３へ出力する。

図２に、送信先アドレス記録部２の記録内容例を示す。このように、名前に対応させてメールアドレスが登録されており、実際に登録内容が読み出されたときは、アドレスデータの欄のデータが出力される。このとき、アドレスデータ１３にはメールアドレスに送信先の名前が添付され、所定のフォーマットで出力される。

なお、図２で例示したメールアドレスの、ユーザ名、ドメイン名に使用した組織種別、国別コードは一例である。また、文字#、$、%、&、\、?は、仮に記載した文字であって、実際にはドメイン名に併せて、文字の内容、文字数、カンマの位置・個数等は変更される。

メール作成部３は、送信メール入力データ１１と送信先に対応するアドレスデータ１３を入力し、送信メールデータ１４を作成し、送信処理部７へ引き渡す。送信メールデータ１４には、アドレスデータ１３に含まれるメールアドレス、送信先の名前ともに取り込まれる。

保留区分設定部４は、送信メールデータ１４を分類するための分類規則、分類の方法及びそれぞれの分類ごとの送信の一時保留の要否の設定情報である区分情報を保持し、区分情報１５として出力する記憶装置である。送信処理部７は、区分情報１５に従い、送信メールデータ１４の送信を一時保留するか、即座に送信するか判断する。

ここでいう「送信メールデータの分類」とは、例えば、送信先による分類、メールの内容による分類、メールの重要度・機密度による分類がある。区分情報１５には、これらの区分と、それぞれに分類するための方法、各区分ごとの保留の要否が設定されている。

図３に、区分情報１５の例を示す。図３では、送信メールを送信先で分類し、「顧客」、「社内幹部」、「上司」、「同僚、部下」、「その他」に分類している。そして、それぞれの区分ごとの送信処理、すなわち「一時保留」、又は「即時送信」を設定している。図３の区分情報は一例であり、何に基づき分類するか、どう区分するか、それぞれの送信処理をどう設定するかは任意である。

メール保留部５は、送信を保留する送信メールデータ１６を一時的に保存する記憶装置である（送信が保留された状態の送信メールを、以降、「保留メール」という。）。そして、保留メールが送信されるときに、保留メールデータ１７を送信処理部７に出力し、送信を中止するときは、保留メールデータを消去する。メールの送信実行、送信保留、送信中止は送信処理部７の指示に従う。

タイマ６は、保留メールの保留時間を計測し、時間経過、保留時間満了をタイマ出力信号１８で送信処理部７に通知する。保留時間は、例えば、３０秒、１分など任意である。保留時間は、固定の時間に設定してもよいし、送信先によって異なる時間に設定してもよい。

送信処理部７は、送信メールデータ１４の送信の保留有無を区分情報１５に基づき判断する。送信を保留するときは送信メールデータ１４を送信メールデータ１６としてメール保留部５に保存し、即座に送信するときは送信メールデータ１４を送信メールデータ１９として通信部８に出力する。

そして、送信処理部７は、タイマ出力信号１８により保留時間の満了が通知されたときは、送信が保留されている保留メールデータ１７を送信メールデータ１９として通信部８に出力する。保留時間の満了が通知されるまでに送信指示信号１２により保留メールの送信中止が通知されたときは、メール保留部５内の保留メールデータを消去する。

通信部８は、送信処理部７からの送信メールデータ１９を送信先アドレスに向けて送信する。

（最良の形態の動作）
次に、図３のフローチャートを参照しながら、本発明の電子メール送信装置の動作について説明する。

まず初めに、メール作成部３は、送信メールデータ１４を作成する（Ｓ１）。

送信処理部７は、送信メールデータ１４を受け取ると、送信指示信号１２を確認する（Ｓ２）。送信指示信号１２が送信メールの作成完了を示す場合、送信メールデータ１４のアドレスデータと区分情報１５に基づき保留対象に該当するかどうか判断し、対応した処理を行う（Ｓ３）。

なお、ここでのアドレスデータは送信先アドレス記録部２が送信メールデータ１４に追加したアドレスデータであり、図２に示したように、メールアドレス以外に、送信先の名称、敬称等が添付されている。この添付された敬称等を利用し、区分情報１５に従った分類をする。具体的には、アドレスデータは送信メールデータ１４のヘッダ部に記入されているので、図３に示した文字列を、ヘッダの文字列の中で検索する。そして、検索した文字列が発見されたときは、該当する送信先区分と分類する。

Ｓ３において、送信先が保留対象に該当しない場合、送信処理部７は送信メールデータ１４を直ちに送信メールデータ１９として通信部８に送り、通信部８は送信メールデータ１９を送信先アドレスへ送信する（Ｓ４）。

送信先が保留対象に該当する場合、送信メールデータ１４を送信メールデータ１６としてメール保留部５へ格納する（Ｓ５）。さらに、送信処理部７は、保留メールの送信を保留する時間（保留時間）をタイマ６に設定する（Ｓ６）。

タイマ６への保留時間設定後、送信処理部６は送信指示信号１２の監視（Ｓ７）、及びタイマ出力信号１８の監視を行う（Ｓ８）。

送信指示信号１２が送信中止を指示するときは、メール送信を中止し、メール保留部５に保存されている保留メールを削除する（Ｓ９）。

送信指示信号１２による送信中止の指示がないまま、タイマ出力信号１８が保留時間の満了を表示したとき、送信処理部７は、メール送信処理を再開し、保留メールデータ１７を送信メールデータ１９として通信部８へ引き渡す。そして、通信部８は送信メールデータ１９を送信先アドレスへ送信する（Ｓ１０）。
以上の構成とそれを用いた動作制御により、メール送信する際に、所定の区分に該当する送信メールのみ、一定時間実際のメール送信処理を保留する。そして、保留時間内にユーザによる送信中止指示があった場合はメール送信処理を中止する。送信中止指示がなく、保留時間が経過した場合は、自動的に、かつユーザに意識させることなくメール送信処理を再開させる。つまり、送信先が所定の区分に該当するときは、送信操作を行った直後に送信相手先の間違いや内容の間違いに気付いた場合、間違ったメールを送信することなくメールを削除することができる。

従って、重要な送信先、重要な内容のメールの送信操作を行った直後に、送信先、内容などのミスを犯した場合に、問題が発生するのを未然に防ぐことができるという効果がある。

また、すべての送信メールを保留するのではなく、ユーザが「一時保留」に設定した送信先への送信メールのみ保留する。そのため、注意がなおざりになるのを防ぐことができ、また、保留メールを保存する記憶容量も削減することができる。

さらに、保留すべき送信メールかどうかを判断するために、ユーザに特別な処理を要求することはない。すなわち、送信先アドレス記録部２（アドレス帳）に、送信先のメールアドレスと共に、送信先区分を考慮した「名前」を登録しておくのみでよく、保留の要否判断は送信処理部７が自動的に行う。

最良の形態では、アドレスデータ１３に含まれる送信先の「名前」を用いて、送信先の分類を行った。分類には他のデータを使用することも可能である。例えば、送信メールのタイトルを分類に用いて、「一般通知」、「重要通知」、「進展」、「丸秘」等、重要度による分類を行ってもよい。図５にメール・タイトルを用いた分類の例を示す。この場合、送信処理部７は、送信メールデータ１４のヘッダ部にあるメール・タイトルの文字列を順に検索し、該当する文字列が見つかったとき、規定の分類を行い、一時保留又は即時送信を決定する。送信タイトルに図５の文字列がない場合は、安全のためにすべて一時保留としている。図５の分類方法は一例であり、どのような文字列を検索し、どのように分類してもよい。

あるいは、送信メール１４の本文中の文字列を用いて分類してもよい。図６にメール本文を用いた分類の例を示す。この場合、送信処理部７は、メールデータ１４の本文中の文字列を順に検索し、該当する文字列が見つかったとき、規定の分類を行い、一時保留又は即時送信を決定する。図６についても、メール本文に指定の文字列がない場合は、安全のためにすべて一時保留としている。図６の分類方法も一例であり、どのような文字列を検索し、どのように分類してもよい。

以上説明した最良の実施形態には、さらに機能を追加することができる。次に本発明の第１の実施例の電子メール送信装置について、図面を用いて詳細に説明する。図７は第１の実施例を示すブロック図である。図８は第１の実施例における区分情報の一例である。図９は第１の実施例の動作を示すフローチャートである。図１０は第１の実施例における、保留メールの送信確認画面の例を示す図である。

第１の実施例の電子メール送信装置は、ユーザインタフェース部１、送信先アドレス記録部２、メール作成部３、保留区分設定部４、メール保留部５、タイマ６、送信処理部７、通信部８、メール保存部２０を備えている。

送信先アドレス記録部２、メール作成部３、メール保留部５、通信部８は、最良の形態のブロック図である図１とまったく同じ構成、機能を持つため、説明は省略する。

ユーザインタフェース部１は、図１と同じく、送信メールの送信先アドレス、メール本文等のメールデータ９及び送信メールの送信指示１０を入力する。そして、メールデータ９は送信メール入力データ１１としてメール作成部３へ、送信指示１０は送信指示信号１２として送信処理部７へ出力される。送信指示１０は、送信処理部７への、メール作成完了時の送信指示、並びに保留メールの送信中止指示及び保留解除指示、さらに保留メールの保留解除のためのチェック結果の伝達も行う。

さらに、第１の実施例のユーザインタフェース部１では、送信処理部７からの各種の処理結果通知２１を処理結果通知２２として出力し、本電子メール送信装置のユーザに知らせる機能を備えている。

保留区分設定部４は、区分情報１５を出力する記憶装置であるが、設定されている区分情報は、図３、図５、図６に示したものとは異なり、各区分ごとの保留時間も設定されている。

図８に、区分ごとに保留時間を設定した区分情報１５の例を示す。図８では、送信メールの送信先を、「顧客」、「社内幹部」、「上司」、「同僚、部下」、「その他」に区分し、それぞれの区分ごとの送信処理が設定されている。そして、各区分に対応して、保留時間も設定されている。単なるミスの防止程度でよい送信メールには短い時間を設定し、内容の熟考や一定時間後の見直しが望ましい送信先向けメールには長い時間を設定すればよい。図８の区分情報は一例であり、何に基づきどう分類するか、それぞれの区分ごとの送信メールの保留の要否、保留するときの保留時間の設定は任意である。

タイマ６は、最良の形態と同様に、保留メールの保留時間を計測し、時間経過、保留時間満了をタイマ出力信号１８で送信処理部７に通知する。ただし、保留時間は一定ではなく、区分情報１５に基づき、送信先ごとに異なる値に設定される。

送信処理部７は、区分情報１５に基づき、送信メールデータ１４の送信の保留有無を判断し、送信を保留するときはタイマ６への保留時間の設定も行う。

さらに、送信処理部７は、タイマ出力信号１８、送信指示信号１２を監視し、保留メールの保留時間満了による送信、保留メールの送信中止及び削除、又は保留メールの保留解除及び送信の指示を行う。また、送信メール及び保留メールの送信完了などの処理結果、並びに保留時間の満了及び所定のチェック項目などをユーザに知らせるために処理結果通知２１を出力する。

メール保存部２０は、送信済みメールの送信済みメールデータ２３を保存する記憶装置である。

（実施例１の動作）
次に、図９のフローチャートを参照しながら、本発明の電子メール送信装置の動作について説明する。図９のフローチャートと図４の最良の形態のフローチャートは、基本的な流れは同じであるが、図９には一部のステップが追加されている。

まず、送信を完了したメールをメール保存部２０へ保存するステップが追加されている。すなわち、保留対象でないため即時送信するステップ（Ｓ４）の次に、送信完了した送信メールをメール保存部２０に保存するステップ（Ｓ１１）が追加されている。また、保留時間満了又は保留解除指示により送信された保留メールを保存するステップ（Ｓ１２）が追加されている。

また、各種の通知を行うステップも追加されている。すなわち、送信を中止したときにその旨を通知するステップ（Ｓ１３）が追加されている。Ｓ１３では送信の中止の通知のみを行っているが、中止の可否を再度確認するようにしてもよい。メールの送信保留中に保留時間の満了を監視するステップ（Ｓ８）の次には、保留時間の満了を通知するステップ（Ｓ１４）が追加されている。そして、同じくメールの送信保留中に保留の解除を監視するステップ（Ｓ１５）の次には、保留の解除を通知するステップ（Ｓ１６）が追加されている。

Ｓ８で保留時間を満了したときは、Ｓ１４で保留時間の満了を通知し、次にここで保留メールを送信するか、送信を中止するか判断する（Ｓ１７）。この判断は、送信処理部７が送信指示信号１２に従い行う。具体的には、Ｓ１４の通知を処理結果通知２２として画面で表示し、送信実行又は送信中止の指示が送信指示１０としてユーザインタフェース部に入力されるのを待つ。このときの通知画面の例を図１０に示す。

図１０では、送信を指示する送信ボタン５０のみでなく、チェック項目５１のチェックも設けており、すべての項目がチェックされなければ保留していたメールを送信しないようにしている。チェック項目５１は、メール本文の内容、送信先アドレス、送信先の敬称、署名の添付等、一般的項目の他、ファイルの添付の有無も含んでいる。それは、送信時にファイルの添付を忘れる例も多いためである。図１０のチェック項目は一例であり、どのような項目であってもよい。保留メールの送信を中止し、削除するときは、使用者は送信中止ボタン５２を押す。

図１０と同様の画面はＳ１６の保留解除通知のステップでも表示する。ただし、Ｓ１６はユーザが保留の解除を要求した場合に該当するので、送信中止ボタン５２は表示しない。

すべてのチェック項目がチェックされたかどうかは送信処理部７が判断し（Ｓ１８）、チェックが完了していれば保留メールを送信する（Ｓ１０）。

第１の実施例の電子メール送信装置によれば、最良の形態の効果に加え、保留するメールの保留時間を送信メールの送信先ごとに設定できる。従って、送信先の重要度に従い保留時間を設定することができ、メールの内容や送信先、配布先を時間をおいて再度検討することができる。

また、本発明の電子メール送信装置は、メール送信の保留が不要となったときは、保留を解除することができるので、無用な送信の遅延を防ぐことができる。

さらに、本発明の電子メール送信装置は、保留解除時あるいは保留時間満了時にはチェック項目を示した、送信のための確認通知を出力する。そのため、再度所定のチェックを行うことができるので、誤ったメール送信を防止する効果を高めることができる。

なお、図５や図６の区分情報に、保留時間を追加し、メールの内容に従い、保留時間を設定するようにしてもよい。その場合は、内容の重要度に従い、メール内容を時間をおいて再度検討することができる。

最良の形態、第１の実施例は、送信先、メール内容を判定、又は推定し、送信の保留が必要な送信メールのみ保留するときの構成例である。そして、メールを送信するときに添付メールの添付を忘れるということも多いため、第１の実施例ではチェック項目を表示しユーザにファイル添付の有無をチェックさせる例も示した。添付ファイルが添付されていないことを、ユーザがチェックするのではなく、電子メール送信装置が判断し、添付ファイルのない送信メールの送信をすべて保留することもできる。

図１１は、電子メール送信装置が添付ファイルの有無を判断するための構成を備えた第２の実施例のブロック図である。第２の実施例の電子メール送信装置は、添付ファイルとして送信メールに添付するファイルを保存するファイル保存部２４を備えている。その他の構成は、第１の実施例の図７の構成と同じなので、説明は省略する。

第２の実施例のメールデータ９は、通常の送信メール作成時の入力データである送信先アドレス、メール本文以外に、添付ファイルのファイル名も含む。メール作成部３は、メールデータ９に含まれる添付ファイルのファイル名に従い、ファイル保存部２４からファイルデータ２５を読み出し、送信メールデータ１４に添付する。ファイルデータ２５をメール本文と同様の文字データとして添付するために必要ならば、ファイル保存部２４は所定のコード変換を行うが、本発明においてはコード変換の有無、変換時の方式は限定されない。

さらに、ファイルデータ２５の添付を行ったとき、メール作成部は、メール本文中に、「添付メールあり」等の文字列を追加する。この文字列は送信処理部７が添付ファイルの有無を判断するために使用するものであるが、ユーザに添付ファイルを行ったことを認識させる効果もある。文字列の内容は添付ファイルの有無が判断できるものであればよく、特に限定されない。

送信処理部７は、送信メールデータ１４の本文に添付された添付ファイル有無を表示する文字列を検索することにより添付ファイルの有無を判断する。そして、添付ファイルが添付されていない送信メールデータ１４の送信を保留する。添付ファイルが添付されている送信メールデータ１４はそのまま送信する。さらに、送信処理部７は、処理結果通知２１を出力し、送信メール及び保留メールの送信完了などの処理結果、並びに保留時間の満了及び添付ファイルの有無をユーザに通知する。

（実施例２の動作）
図１２は第２の実施例の動作を示すフローチャートである。第２の実施例では、第１の実施例と異なり、送信メールデータの作成（Ｓ１）の次に、添付ファイルの有無を確認する（Ｓ１９）。添付ファイルがある場合、そのまま送信する（Ｓ４）。そして、Ｓ１４とＳ１６での送信のための確認通知では、添付ファイルがないことの通知を行う。

図１３はＳ１４及びＳ１６における送信確認通知の画面の一例である。ユーザは、添付ファイルなしのまま送信してよければ送信ボタン５０を押し、ファイルを添付するときはファイル添付ボタン５３を押す。

次に、ユーザの指示が送信実行又はファイル添付のいずれであるか判断する（Ｓ２０）。そして、指示が送信実行であれば送信し（Ｓ１０）、ファイル添付であればメールの作成（Ｓ１）に戻る。なお、Ｓ１０では、送信時には送信メールデータ１９から、添付ファイルの有無を示す文字列を削除してもよい。

なお、Ｓ１９での添付ファイルの有無の判断に他の判断も加え、送信の一時保留を決定してもよい。例えば、最良の実施形態、実施例１と同様の、メールの送信先、メールの内容・重要度の判断も保留実施の判断に加えてもよい。具体的には、ある特定の送信先区分へのメールであって、添付ファイルがないときのみ、送信を保留する、というような制御をすることも可能である。

以上の実施例では、メール作成部３が添付ファイルの有無を示す文字列をメール本文中に追加し、それを送信処理部７が判断に用いた。インターネットを使用した電子メールでは、送信するメールにファイルを添付したとき、メールのヘッダ部に所定の文字列が挿入される。その文字列を使用して、ファイルの添付有無を判断してもよい。

図１４にインターネットを使用した電子メールに添付ファイルを添付したときのヘッダの一例（抜粋）を示す。ここでは、ヘッダ部に、「Content-Type: multipart/mixed」という文字列が挿入されている。この文字列はメール作成部３が追加するものなので、送信処理部７はこの文字列の内容を予め知ることができる。従って、送信処理部７が添付ファイルの有無を判断するための文字列の内容は、本発明においては任意である。ただし、ヘッダ部をそのまま送信するならば、メールを送信するために使用するネットワークで規定あるいは許可された文字列を使用しなければならない。Ｓ１０において、ヘッダ部からファイル添付を示す文字列を削除するのであれば、独自の文字列でもよい。

第２の実施例によれば、添付ファイルがない場合、自動的にメールの送信を保留することができる。添付ファイルがないこと以外に、実施の最良の形態や第１の実施例のように、送信先、内容・重要度も保留要否の判断基準に加えてもよい。従って、添付ファイルを忘れそのまま送信してしまうことを防止することができる。そのため、同内容のメールを再送信し送信相手に削除の手間をかけたり、あるいは送信相手に再送要求をさせるという迷惑をかけたりすることを防ぐことができる。

以上の実施形態、実施例では、送信の保留要否の判断、メールの保留、保留メールの送信・削除は、電子メール送信装置内で行った。これらの処理は、電子メール送信装置の外部で行ってもよい。

図１５は電子メールが送信先に届けられるときの一般的なネットワーク構成である。初めに、電子メールが電子メール送信装置３０から電子メール受信装置３１に届けられる通常のデータの流れを説明する。電子メール送信装置３０が送信した送信メール３２は、まず送信メールサーバ３３が受信する。送信メールサーバ３３は、受信した送信メール３２を送信メール３４としてネットワーク３５を経由して、受信メールサーバ３６へ送信する。受信メールサーバ３６は、送信されてきた受信メール３７を、受信メールサーバ３６の内部にある電子メール受信装置３１用の保存領域（メールボックス）に保存する。電子メール受信装置３１は、適当な時間間隔でメール要求信号３８を受信メールサーバ３６に送り、受信メールがある場合の送信を要求する。メール受信サーバ３６はメールボックスに受信メールがある場合、電子メール受信装置３１へ受信メール３９を送信する。

第３の実施例では、送信メールサーバ３３は通常の動作以外に、送信メール３２の送信保留機能を備えている。送信メールサーバ３３は、送信メール３２を受信したとき、所定の基準で送信を保留するか否か判断し、保留する場合は送信メールサーバ３３の内部にあるメール保留部に保存する。そして、送信メールサーバ３３は、電子メール送信装置３０からの保留解除又は送信中止の指示である送信要求信号４０に従い、保留したメールを送信又は消去する。また、保留時間が満了したときは、保留時間満了通知４１で電子メール送信装置３０にそのことを知らせ、送信要求信号４０の出力を要求する。

図１６は第３の実施例の送信メールサーバ３３の内部の構成の例を示すブロック図である。送信メールサーバ３３は、保留区分設定部４、メール保留部５、タイマ６、送信処理部７、通信部８を備えている。

送信処理部７は、受信した送信メール３２の送信メールデータ４２の送信先、メール内容・重要度に従い、送信の保留の要否を判断する。送信を保留するときはメール保留部５に送信メールデータ１６を保存する。判断基準は、最良の実施の形態、第１の実施例、第２の実施例と同じでよく、保留区分設定部４の設定に従い、保留の有無を判断する。タイマ６は保留する時間を計測する。保留時間を満了したり、送信指示信号４０で保留の解除を指示された場合、送信処理部７は、送信メールデータ４３を通信部８に送り、通信部８は送信メール３４をネットワーク３５へ送出する。これ以降の、受信メールサーバ３６及び電子メール受信装置３１の動作は通常のメール送信時と同じである。

電子メール送信装置３０と送信メールサーバ３３との、送信指示信号４０及び保留時間満了通知４１のやりとりの方法は種々の方法が可能であり、本発明のメール送信制御においては特に限定されない。電子メールの形態でもよいし、特殊なコマンドを含むパケットの送信でもよい。

また、保留時間満了通知４１には、保留時間の満了の通知のみでなく、図１０のチェック項目５１のような確認事項も送信してもよい。

第３の実施例によれば、メールの送信の保留制御を外部の送信メールサーバで行うことができる。そのため、送信を保留できるメールの総数やメールデータのサイズの制約が緩和される。従って、送信の保留が必要なメールは、メールの数やデータサイズに関係なく保留することが可能となる。

また、一般的には、電子メールの送信用端末よりも処理性能は高いと考えられるので、より複雑な保留判断基準を設けることもできる。そのため、複雑な判断基準で保留の要否を判断できるので、本当に保留が必要なメールのみ保留することができる。

最良の実施形態、第１の実施例、第２の実施例における電子メール送信装置は、電子メール送信機能を備えた装置であれば特に限定されない。ここでの電子メール送信装置の具体例としては、携帯電話、携帯情報端末（ＰＤＡ）、パーソナルコンピュータ、ゲーム機などがある。このとき、通信部８は、無線通信機であれば無線信号を送受信するブロック、有線通信機であれば有線信号を送受信するブロックがこれに該当する。

また、第３の実施例の情報提供装置は、電子メール送信装置、電子メール受信装置が接続されるネットワーク上に存在し、所定の情報提供を行う装置であれば特に限定されない。具体例としては、インターネット上のメールサーバ（特に、ＳＭＴＰサーバ）がある。

本発明の最良の形態を示すブロック図である。 本発明の最良の形態における、アドレス情報の記録内容例を示す表である。 本発明の最良の形態における、区分情報の例を示す表である。 本発明の最良の形態の動作を示すフローチャートである。 本発明の最良の形態における、区分情報の第２の例を示す表である。 本発明の最良の形態における、区分情報の第３の例を示す表である。 本発明の第１の実施例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施例における、区分情報の例を示す表である。 本発明の第１の実施例の動作を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施例における、保留メールの送信確認画面の例を示す図である。 本発明の第２の実施例を示すブロック図である。 本発明の第２の実施例の動作を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施例における、保留メールの送信確認画面の例を示す図である。 本発明の第２の実施例における、送信メールのヘッダ部の記載内容の例を示す図である。 本発明の第３の実施例における、電子メールが送信先に届けられるときの一般的なネットワーク構成を示す図である。 本発明の第３の実施例を示すブロック図である。

符号の説明

１ ユーザインタフェース部
２ 送信先アドレス記録部
３ メール作成部
４ 保留区分設定部
５ メール保留部
６ タイマ
７ 送信処理部
８ 通信部
２０ メール保存部
２４ ファイル保存部
３０ 電子メール送信装置
３１ 電子メール受信装置
３３ 送信メールサーバ
３５ ネットワーク
３６ 受信メールサーバ

Claims (24)

1. 電子メールの送信制御を行う送信処理部を備えた電子メール送信装置において、前記送信処理部は、送信対象の前記電子メールである送信メールを所定の区分情報に基づき区分し、所定の区分に該当する前記送信メールを保留メールとしてメール保存部に保存し、所定の時間経過後、前記保留メールを送信することを特徴とする電子メール送信装置。
2. 前記送信処理部は、前記所定の時間経過時に、前記保留メールの送信可否を確認する確認通知を出力することを特徴とする請求項１記載の電子メール送信装置。
3. 前記確認通知は、所定の確認項目の列挙を含むことを特徴とする請求項２記載の電子メール送信装置。
4. 前記送信処理部は、前記所定の時間経過前は、所定の保留解除指示に基づき、前記保留メールを送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の電子メール送信装置。
5. 前記送信処理部は、前記送信メールを前記保存メールとして保存するとき、前記所定の区分情報に基づき、前記所定の時間を設定することを特徴とする請求項１乃至４記載のいずれかに記載の電子メール送信装置。
6. 前記送信処理部は、前記送信メールの本文又はヘッダに含まれる所定の文字列から前記所定の区分を判断することを特徴とする請求項１乃至５記載のいずれかに記載の電子メール送信装置。
7. 前記送信処理部は、前記送信メールにファイルが添付されていないとき、前記送信メールを前記保留メールとして前記メール保存部に保存することを特徴とする請求項１乃至６記載のいずれかに記載の電子メール送信装置。
8. 前記電子メール送信装置はメール作成部を備え、前記メール作成部は前記送信メールに前記ファイルを添付するとき、所定の文字列を前記送信メールの本文中に追加し、前記メール送信制御部は前記所定の文字列を検出しないとき、前記ファイルの添付がないと判断することを特徴とする請求項７記載の電子メール送信装置。
9. 所定のネットワーク上に存在し、電子メールの送受信制御を行う送信処理部を備えた情報提供装置において、前記送信処理部は、前記ネットワークに接続された所定の電子メール送信装置が送信した送信メールを受信し、前記送信メールの送信先へ送信する前に、前記送信メールを所定の区分情報に基づき、所定の区分に該当する前記送信メールを保留メールとしてメール保存部に保存し、所定の時間経過後、前記保留メールを前記送信先へ送信することを特徴とする情報提供装置。
10. 前記送信処理部は、前記所定の時間経過時に、前記電子メール送信装置へ前記保留メールの送信可否を確認する確認通知を送信することを特徴とする請求項９記載の情報提供装置。
11. 前記確認通知は、所定の確認項目の列挙を含むことを特徴とする請求項１０記載の情報提供装置。
12. 前記送信処理部は、前記所定の時間経過前は、前記電子メール送信装置からの所定の保留解除指示に基づき、前記保留メールを前記送信先へ送信することを特徴とする請求項９乃至１１のいずれかに記載の情報提供装置。
13. 前記送信処理部は、前記送信メールを前記保存メールとして保存するとき、前記所定の区分情報に基づき、前記所定の時間を設定することを特徴とする請求項９乃至１２記載のいずれかに記載の情報提供装置。
14. 前記送信処理部は、前記送信メールの本文又はヘッダに含まれる所定の文字列から前記所定の区分を判断することを特徴とする請求項９乃至１３記載のいずれかに記載の情報提供装置。
15. 前記送信処理部は、前記送信メールにファイルが添付されていないとき、前記送信メールを前記保留メールとして前記メール保存部に保存することを特徴とする請求項９乃至１４記載のいずれかに記載の情報提供装置。
16. 前記電子メール送信装置が前記送信メールに前記ファイルを添付したときに前記送信メールの本文中に追加した前記所定の文字列を、前記メール送信制御部が検出しないとき、前記ファイルの添付がないと判断することを特徴とする請求項１５記載の情報提供装置。
17. 送信対象の電子メールである送信メールを所定の区分情報に基づき分類するステップと、前記送信メールが所定の区分に該当するとき前記送信メールを保留メールとして保留するステップと、所定時間経過後、前記保留メールを送信するステップを備えた電子メールの送信制御方法。
18. 前記所定の時間経過時に、前記保留メールの送信可否を確認する確認通知を出力するステップを備えることを特徴とする請求項１７記載の電子メールの送信制御方法。
19. 前記確認通知は、所定の確認項目の列挙を含むことを特徴とする請求項１８記載の電子メールの送信制御方法。
20. 前記所定の時間経過前は、所定の保留解除指示に基づき、前記保留メールを送信するステップを備えることを特徴とする請求項１７乃至１９のいずれかに記載の電子メールの送信制御方法。
21. 前記送信メールを前記保存メールとして保存するとき、前記所定の区分情報に基づき、前記所定の時間を設定するステップを備えることを特徴とする請求項１７乃至２０記載のいずれかに記載の電子メールの送信制御方法。
22. 前記送信メールの本文又はヘッダに含まれる所定の文字列から前記所定の区分を判断するステップを備えることを特徴とする請求項１７乃至２１記載のいずれかに記載の電子メールの送信制御方法。
23. 前記送信メールにファイルが添付されていないとき、前記送信メールの送信を前記保留メールとして保留するステップを備えることを特徴とする請求項１７乃至２２記載のいずれかに記載の電子メールの送信制御方法。
24. 前記送信メールに前記ファイルを添付するとき、所定の文字列を前記送信メールの本文中に追加するステップと、前記所定の文字列を検出しないとき、前記ファイルの添付がないと判断するステップを備えることを特徴とする請求項２３記載の電子メールの送信制御方法。
    

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