JPH06350642A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 受信者へのメールの送信および受信者による
メール読みの確認を効率良く行うことが出来ると共に、
受信者が自分に関連のある重要なメールを効率良く判断
することができる電子メールシステムを提供する。 【構成】 送信者から所望の受信者へ所望のメールを送
信して情報を伝達する電子メールシステムであって、受
信者によって不在登録が行われた場合、所定の場所に受
信メールを記憶しておき、受信者によって上記不在登録
が解除された場合に、上記記憶された受信メールを受信
者へ送る手段と、受信者が上記不在登録の解除を行わず
に電子メールシステムを使用しているか否かを判断し、
受信者が不在登録の解除を行わずに電子メールシステム
を使用している場合、その受信者へ不在登録の解除指示
メッセージを送る手段とを具備した構成になっている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、送信者から所望の受信
者へ所望のメールを送信して情報を伝達する電子メール
システムに関し、特に、受信者へのメールの送信および
受信者によるメール読みの確認を効率良く行うことがで
きると共に、受信者が自分に関連のある重要なメールを
効率良く判断することができる電子メールシステムに関
する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、送信者から所望の受信者へ所望
のメールを送信して情報を伝達する電子メールシステム
が知られている。従来、上記電子メールシステムにおい
ては、受信者が不在の場合に受信者によって不在登録が
なされることにより、その受信者に送信されたメールを
所定の場所、すなわちメールホストシステムに保持して
おき、戻った後に、その保持されているメールを受信す
る不在登録方法が提案されていた。しかしながら、上記
不在登録方法では、ユーザが不在登録を行い、外出先か
ら戻った時に、在席しているにもかかわらず、メールホ
ストから受信者に対して何のメッセージも表示されない
ため、解除の操作を忘れることがありえる。このため
に、受信者宛のメールがメールホストシステムに滞留し
てしまい、受信者がメールを読むことが遅れる欠点があ
った。また、従来の電子メールシステムにおいては、受
信者がメールを読んだか否かを送信者へ伝える技術（特
開平４−９０２３６号）が提案されているが、上述の様
にメールホストシステムにメールが滞留していると、受
信者のメール読みの確認が遅れ、読んでいないと間違っ
て判断する可能性もあった。

【０００３】次に、受信者がメールを読む場合の欠点に
ついて説明する。現代では、様々な多くの情報が氾濫し
ているため、受信者にとっては、自分宛のメールの全て
を隅々まで読むのは極めて難しく、自分に関連のあるメ
ールのみをじっくり読みたいという要望がある。しかし
ながら、従来の電子メールシステムでは、受信者がメー
ルを読む場合、外部メモリから内部メモリにメールの全
ての内容を転送した後で、ＣＲＴ等の画面上でメールの
内容を読むため、メールの容量が大きい場合は、外部メ
モリから内部メモリへの転送時間も容量に比例して大き
くなると共に、画面上で受信者がメールを読む時、自分
に関連があるメールであるかを知るためには、数ページ
をある程度読んで見ないとわからない問題があった。そ
して、数ページ読んで初めて自分に関連のないメールで
あることに気づくこともあった。つまり、従来技術で
は、情報のしぼり込み機能がないために、自分にあまり
関連のない情報を読まされ、これに多くの時間をかけて
しまう欠点があった。

【０００４】一方、メール送信者が受信者側から送られ
てくるメール読みの情報（メールを読んだ確認情報）の
問題について次に説明する。すなわち、従来技術では、
受信者が画面でメールをオープンすると、上記メール読
み情報が発信者に伝えられるため、受信者がどの程度メ
ールを読んだのかがわからない欠点があった。つまり、
極端な場合には、メールをオープンして数行を読んだ
後、直ちにメールをクローズしたかもしれず、発信者に
とっては、受信者にじっくり読んで欲しいメールを読ん
でもらえなかった場合に、両者の間でトラブルが発生す
ることもあり得た。

【０００５】

【発明の目的】本発明は、上述の如き従来の問題点を解
決するためになされたもので、その目的は、受信者への
メールの送信および受信者によるメール読みの確認を効
率良く行うことができると共に、受信者が自分に関連の
ある重要なメールを効率良く判断することができる電子
メールシステムを提供することである。

【０００６】

【発明の構成】上記目的を達成するため、本願第１の発
明は、送信者から所望の受信者へ所望のメールを送信し
て情報を伝達する電子メールシステムにおいて、受信者
によって不在登録が行われた場合、所定の場所に受信メ
ールを記憶しておき、受信者によって上記不在登録が解
除された場合に、上記記憶された受信メールを受信者へ
送る手段と、受信者が上記不在登録の解除を行わずに電
子メールシステムを使用しているか否かを判断し、受信
者が不在登録の解除を行わずに電子メールシステムを使
用している場合、その受信者へ不在登録の解除指示メッ
セージを送る手段とを具備したことを特徴とする。本願
第２の発明は、送信者から所望の受信者へ所望のメール
を送信して情報を伝達する電子メールシステムにおい
て、受信者が送信者より送られて来たメールをオープン
した時に、メールが自分に関連のある重要なものである
か否かを効率良く判断するためにメールの頭部分のみを
表示する手段を具備したことを特徴としている。

【０００７】上記第１の特徴によれば、電話回線等によ
りネットワーク化された電子メールシステムにおいて、
受信者が不在登録をして、これの解除をし忘れたまま、
電子メールシステムを使用している場合、直ちにメール
ホストシステムがこれを検知して受信者に通知する。こ
れにより、メールホストシステム内に、受信者宛のメー
ルが滞留することが防止でき、受信者は、従来よりも早
い時間にメールを読むことができる。また、送信者は、
受信者がメールを読んだことの情報をこれまでよりも早
く知ることができる。上記第２の特徴によれば、受信者
がメールをオープンした時、メールの頭部分のみを表示
して読み、メールが自分に関連のある重要なものである
か否かを判断できる。これにより、重要でないメールの
全部を内部メモリにロードする時間が節約できる。

【０００８】以下、本発明の一実施例を図面に基づいて
説明する。図１は、本発明を実施した電子メールシステ
ムの概略構成図である。図１に示す様に、この電子メー
ルシステムは、複数のワークステーション（ＷＳ）等の
情報処理システム１のそれぞれが、ＬＡＮ３およびメー
ルホストシステム５を介して電話回線７に接続された構
成となっている。そして、上記情報処理システム１が、
ＣＰＵ９、内部メモリ１１、外部メモリ１３、回線イン
ターフェース１５、テキスト⇔音声変換回路１７、入力
装置使用判定回路１９、ＣＲＴ２１、入力装置２３、出
力装置２５、および音声入出力回路２７とから成ってい
る。そして、この電子メールシステムでは、受信者が予
め不在の登録をした時にメール送信者からメールを着信
した場合、自動的に送信者に対して不在の信号を送り、
受信者が不在でなく、通常通り使用中にメールが着信し
た場合、メールシステムから受信者にメールを読むよう
に信号を送ると共に、受信者が不在登録の解除をしない
で上記情報処理システム１を使用しているか否かを判定
し、上記解除なしに使用している場合、受信者に不在登
録の解除指示メッセージを送る様に構成されている。ま
た、受信者がメールをオープンして読む時、メール全体
の内のタイトルと本文の一部を表示し、受信者が自分に
とって重要なメールか否かの判断を行える様にし、予め
受信者が作成しておいた返信用信号の入ったファイルを
同時にオープンし、メールを読んだことの信号を送信者
に送る様に構成されている。なお、上記電子メールシス
テムにおけるファイル構成（受信側メールホストシステ
ムの外部メモリ内）を図２に示す。

【０００９】次に、図３の動作フローチャート図を参照
して上記電子メールシステムの動作について説明する。
まず、ステップ１０１において、送信者からのメールが
受信されると、受信者側のメールホストシステム５に保
存され、ここで、ステップ１０３において、受信者が、
不在であることをメールホストシステム５の不在ファイ
ル（図２参照）に登録しているか否かが判定される。上
記ステップ１０３において、不在登録がされていない場
合は後述するステップ１１９へ進み、不在登録がされて
いる場合は、ステップ１０５において、ユーザが在席し
ていて、一定時間情報処理システムを使用しているかが
判断される。つまり、受信者が外出先から戻ってきて、
不在登録の解除をしないで、情報処理システム１をある
一定の時間使用しているか否かが判断される。上記ステ
ップ１０５において、使用していないと判定された場合
は、ステップ１０７において、メールホストシステム５
内の受信情報が情報処理システム１の外部メモリ１３に
送られ、ステップ１０９において、この受信情報に、予
め受信者がメールホストシステム５内に作成してある不
在通知信号（図２参照）が付加されて送信者側に送信さ
れ、送信者側のメールホストシステム５内の送信メール
状況ファイルの状況が“不在”になり、不在であること
が送信者側に信号で伝えられ、上記ステップ１０３へ戻
る。

【００１０】ここで、上記ステップ１０５に示した受信
者が不在登録の解除をしないで情報処理システムを使用
しているか否かの判定を行う判定処理の詳細を図４の説
明図を参照して説明する。図４に示す様に、まず、この
判定処理は、受信者により不在登録が行われたｔ１時間
後に入力装置２３の割り込みチェックが開始される。つ
まり、キーボードの何らかのキー、マウスのマウスボタ
ンなどの入力手段が、受信者によって操作されているか
否かをチェックする。例えば、割り込みチェック時にキ
ーボード上の何らかのキーが押されていれば、結果を１
とし、これを内部メモリ１１に保存する。どの入力装置
２３も操作されていなければ、結果を０として内部メモ
リ１１に保存する。以後、このチェックをｔ２時間毎に
行い、結果をそれぞれ内部メモリ１１に保存する。ここ
で、内部メモリ１１に保存した結果である１の値がＸ回
連続している場合には、受信者が在席していて情報処理
システムを使用していると判断し、割り込みチェックを
ｔ３時間後に終了する。

【００１１】次に、図３に戻り、上記ステップ１０５に
おいて、不在登録の解除をしないで、受信者が情報処理
システム１を使用しているとメールシステムが判断する
と、ステップ１１１において、受信者に対して不在登録
の解除指示メッセージを送る。次に、ステップ１１３に
おいて、受信者が送られてきた信号から解除を行うか否
かを選択し、解除しないを選択した場合は上記ステップ
１０３へ戻り、解除するを選択した場合、ステップ１１
５において、メールホストシステム５の不在登録解除信
号ファイル２（図２参照）が、メールホストシステム５
によって読まれ、これに受信情報を付加したものが、ス
テップ１１７において、送信者の情報処理システム１に
送られ、送信者に伝えられる。ここで、送信者側のメー
ルホストシステム内の発信メール状況ファイルの状況が
“不在”から“未続”に変更される。

【００１２】次に、上記ステップ１１７が終了するか上
記ステップ１０３で受信者が不在の登録をしていない場
合に、送信者からメールを着信した場合、ステップ１１
９において、メールホストシステム５は受信者に対して
メールを読むように指示し、受信者がメールを読むか否
かを判断する。受信者がメールを読むと判断した場合、
ステップ１２１において、受信者がメールを読むために
メールのオープンが行われ、メールホストシステム５に
保存されていたメールの内容が情報処理システム１のＣ
ＲＴ２１の画面上に表示される。この時、図５に示す様
に、画面に表示されるのは、メールの１ページ目の頭１
／３のみで、残りの部分は、画面上に表示されず、かつ
メールホストシステム５の内部メモリ上にもロードされ
ない。従って、受信者は、メール全体のうちのタイトル
と本文の一部だけを読めば良いことになる。

【００１３】ここで、このメールが自分に関連があり重
要なメールか否かの判断を行うわけであるが、上記判断
を行うための情報を提供する方法としては、以下に示す
様なものがある。まず、受信者がメールホストシステム
５に、自分に関連がある重要なキーワードを集めたファ
イルを保存しておく（重要キーワードファイル）。そし
て、メールがメールホストシステム５で受信されると、
重要キーワードファイルに登録してあるキーワードをキ
ーとして、メールの中味が検索される。検索が終了する
とメールホストシステム５に、図６に示すような合致キ
ーワードファイルが作成される。受信者がメールをオー
プンした時、図５に示す表示画面の中で、メールが表示
されたウィンドウの他に、図７に示す合致キーワード情
報を示すウィンドウが、合致キーワードファイルと参照
するために表示される。受信者は、図５に示す情報の他
に図７に示す情報を参照することで、メールの残りの部
分を読むか否かの判断を下す（ステップ１２３）。

【００１４】次に、受信者が重要なメールか否かの判断
を行うための情報を提供するもう一つの方法について説
明する。この場合も、受信者がメールホストシステム５
に重要キーワードファイルを保存しおく。受信者がメー
ルファイルをオープンすると表示画面は、図５に示す状
態とほぼ同じになるが、違いは、図８に示す様にメール
ウィンドウの左上部に選択オブジェクトが追加されてい
ることである。受信者がマウス、キーボード等でこのオ
ブジェクトを選択すると、重要キーワードファイルの中
のキーワードをキーとしてメールの中味全てが検索され
て、図７の合致キーワードの情報のウィンドウが表示さ
れる。上記方法によって表示されたメールの一部とキー
ワード情報から受信者はメールの残りの部分を読むか否
かの判断を行う（ステップ１２３）。上記ステップ１２
３において、残りの部分を読まないと判断し、メールを
クローズすると、ステップ１２５において、メールホス
トシステム５は、これを検知して、送信者側のメールホ
ストシステム５内の発信メール状況ファイルの状況を受
信者がメールの頭部分を読んだことを示す“頭読”に変
更する（図２参照）。これは、頭読信号ファイルに受信
情報、見た日時情報を付加したものを送信者へ送る過程
で行われる（ステップ１２７）。

【００１５】上記ステップ１２３において、残りの部分
を読むと受信者が判断した場合、ステップ１２９におい
て、受信者はメールウィンドウの左上の全体というオブ
ジェクトを選択する。これにより、メールの残りの部分
全てがメールホストシステム５の内部メモリにロードさ
れ、かつ画面のメールウィンドウの中で、メールの１ペ
ージ目の下２／３の部分が表示され、受信者は画面スク
ロールによってメールの最後までを見ることができる。
そして、ステップ１３１において、受信者がメールを読
み終え、これをクローズすると、メールホストシステム
はこれを検知して、送信者側のメールホストシステム内
の発信メール状況ファイルの状況を受信者がメールをあ
る程度またはじっくり読んだことを示す“読”に変更す
る。これは、読信号ファイルに受信情報、見た日時情報
を付加したものを送信者へ送る過程で行われる。

【００１６】なお、送信者側の情報処理システム１に送
られる信号は、例えば、受信者がメールの頭の部分の読
んだ場合には、「１９９３年１月２０日ＰＭ５：００Ａ
氏へのメールの頭の部分が読まれました。」のようなメ
ッセージの他に、テキスト⇔音声変換回路１７によって
同等の内容の音声も可能である。また、この音声の内容
やベル音、合成音、録音の声などの種類を送信側でも受
信側でも作成可能にすることもできる。最後に、ステッ
プ１３３において、受信者が次のメールを読むか否かの
判断を行い、次のメールを読む場合は上記ステップ１１
９に戻り、読まない場合は動作処理を終了する。

【００１７】

【発明の効果】以上説明した様に、本発明によれば、電
話回線等によりネットワーク化された電子メールシステ
ムにおいて、受信者が不在登録をして、これの解除をし
忘れたまま、情報処理システムを使用している場合、直
ちにメールホストシステムがこれを検知して受信者に通
知する。これにより、メールホストシステム内に、受信
者宛のメールが滞留することが防止でき、受信者は、従
来よりも早い時間にメールを読むことができる。また、
送信者は、受信者がメールを読んだことの情報をこれま
でよりも早く知ることができる。また、受信者がメール
をオープンした時、メールの頭部分のみを表示して読
み、メールが自分に関連のある重要なものであるか否か
判断できる。これにより、重要でないメールの全部を内
部メモリにロードする時間が節約できる。これは、メー
ルが音声、画像等のマルチメディアデータを含み、大き
なサイズの場合特に有効である。また、送信者側に伝え
られる受信者のメール読み情報が、“読”と“頭読”の
２つになったことで、発信者は送信したメールがどの程
度読まれたかを知ることができる。

【００１８】また、メールの頭部分表示時に、メールが
重要であるか否かの判断資料として、メール全内容に対
する合致キーワード情報が受信者に提供される。これに
より、受信者はメールが重要であるかの判断がさらに容
易になる。また、メールの頭部分表示時に、必要な時の
みに前記の合致キーワード情報を表示できる。これによ
り、上述した合致キーワード検索の処理回数が減り、メ
ールホストシステムの負荷が軽減される。さらに、送信
者は、受信者から送られてくる不在等の信号をテキスト
メッセージに限らず、音声の形でも知ることができるの
で、受信者からのメール処理状況を確実に知ることがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施した電子メールシステムの概略構
成図である。

【図２】図１に示した電子メールシステムのファイル構
成を示す説明図である。

【図３】図１に示した電子メールシステムの動作を示す
フローチャート図である。

【図４】図３に示した動作において受信者が不在登録の
解除をしないで情報処理システムを使用しているか否か
の判定を行う判定処理の説明図である。

【図５】図１に示した情報処理システムのＣＲＴの表示
例を示す図である。

【図６】図１に示したメールホストシステムに作成され
る合致キーワードファイルを示す図である。

【図７】図１に示したＣＲＴに表示される合致キーワー
ド情報を示す図である。

【図８】追加表示される選択オブジェクトを示す図であ
る。

【符号の説明】

１…情報処理システム、 ３…ＬＡ
Ｎ、５…メールホストシステム、 ７…電
話回線、９…ＣＰＵ、 １
１…内部メモリ、１３…外部メモリ、
１５…回線Ｉ／Ｆ、１７…テキスト⇔音声変換回
路、 １９…入力装置使用判定回路、２１…Ｃ
ＲＴ、 ２３…入力装置、２
５…出力装置、 ２７…音声入
出力回路、１０１〜１３３…各ステップ、

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 送信者から所望の受信者へ所望のメール
   を送信して情報を伝達する電子メールシステムであっ
   て、受信者によって不在登録が行われた場合、所定の場
   所に受信メールを記憶しておき、受信者によって上記不
   在登録が解除された場合に、上記記憶された受信メール
   を受信者へ送る手段と、受信者が上記不在登録の解除を
   行わずに電子メールシステムを使用しているか否かを判
   断し、受信者が不在登録の解除を行わずに電子メールシ
   ステムを使用している場合、該受信者へ不在登録の解除
   指示メッセージを送る手段とを具備したことを特徴とす
   る電子メールシステム。
2. 【請求項２】 送信者から所望の受信者へ所望のメール
   を送信して情報を伝達する電子メールシステムであっ
   て、受信者が送信者より送られて来たメールをオープン
   した時に、メールが自分に関連のある重要なものである
   か否かを効率良く判断するためにメールの頭部分のみを
   表示する手段を具備したことを特徴とする電子メールシ
   ステム。