JP4713506B2 - 通信支援装置、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子メールや通話等の通信情報の送受信を支援する通信支援装置に関する。

インターネット等のネットワークを介して電子メール（以降、メールと記す。）をやりとりするシステムは、ビジネスだけでなく個人的にも情報を伝達するための重要なシステムツールとなっている。

メールは、送信元の端末装置から、ネットワークを介して受信側メールサーバに送られて蓄積される。受信側メールサーバは、該当するメールアドレスを持つ受信側端末装置に、ネットワークを介して所定のタイミングで受信メールを送信する。また、受信側端末装置が、能動的に受信側メールサーバに蓄積されている受信メールを取得することもある。

受信側端末装置の電源がオフになっている場合には、当該受信側端末装置のメールアドレス宛に送られたメールは、受信側メールサーバにその都度蓄積される。従ってユーザは、例えば業務開始時にメールサーバに蓄積されている多数の未読の受信メールを一度に端末装置に取得して処理することになる。

ユーザは、受信した全てのメールを予め確認してから返信が必要なメールに対して返信メールを作成していた。また、メールの行き違いを防ぐために、返信メールを返信する前に、新たなメールが到着していないかどうかを確認してから返信メールの返信操作を行っていた。

また、何度もメールをやりとりするうちに、やりとりの流れと内容の関連性を理解することは、メールの数が多くなるほど困難になる。これを解決するために、複数の文書（メール）に対して内容の関連性を検出して解析し、関連順序を考慮して重複部分を省いて編集し、作業を効率化する関連文書処理装置がある（例えば、［特許文献１］参照。）。

特開２００２−２３６６４９号公報

しかしながら、［特許文献１］が示す関連文書処理装置は、受信済みの複数のメールに対して関連性の検出や解析を行うものである。ユーザは解析済みの結果を参照して、応答すべきメール等を決定する。従って、メール作成中やメール送信直前に受信したメールの内容を参照することができないという問題点がある。

また、ユーザが多数の受信メールに順番に返信メールを作成して返信した後に、当該受信メールの内容に対する訂正や追加の内容のメールが入っていたことに気づくことがある。ユーザは訂正や追加の内容のメールに対して、改めて返信が必要となり作業の効率が低下するという問題点がある。

また、返信メールを作成中に、返信メールの宛先からメールが届くことがある。ユーザは当該メールの到着に気づかず、そのまま返信メールを返信してしまう場合がある。また、メールの到着に気付くことがあっても、到着メールが現在作成中のメールと関係しているかどうかの区別がつかず、返信完了後まで確認しない場合が多い。この場合も、改めて返信が必要となれば作業効率が低下するという問題点がある。

本発明は、以上の問題点に鑑みてなされたものであり、電子メールや通話等の通信情報を的確かつ効率的に作成して送信することができる通信支援装置を提供することを目的とする。

前述した目的を達成するために第１の発明は、文字情報と音声情報とを含む通信情報の送受信を支援し、受信した前記通信情報に関する情報である受信通信情報を一時的に蓄積する通信情報蓄積部を備える、通信支援装置であって、前記通信情報蓄積部から前記受信通信情報を取得する通信情報取得手段と、前記通信情報の送信実行直前までの操作である送信準備を行う送信準備手段と、前記通信情報蓄積部から取得された前記受信通信情報の中から前記送信準備されている通信情報に関連する関連通信情報を抽出する関連通信情報抽出手段と、前記抽出された関連通信情報を一覧表示する関連通信情報表示手段と、を具備し、前記関連通信情報抽出手段は、前記送信準備手段によって文字情報の作成操作がなされると、当該文字情報の送信先アドレスから送信された受信通信情報と、当該文字情報の宛先と同一の発信者の電話番号から発信された受信通信情報とを前記関連通信情報として抽出し、前記送信準備手段によって音声情報の発信操作がなされると、当該音声情報の発信先電話番号から発信された受信通信情報と、当該音声情報の宛先と同一の送信者のアドレスから送信された受信通信情報とを前記関連通信情報として抽出することを特徴とする通信支援装置である。

通信支援装置は、文字情報や音声情報等の通信情報をやりとりする通信装置である。通信支援装置は、例えば、電子メールの送受信や電話機能による音声の通信を行うコンピュータ、携帯電話、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）等の装置である。
受信通信情報は、通信支援装置が受け取る通信情報であり、例えば、受信メール、留守電記録、着信履歴である。受信通信情報は、一時的に通信情報蓄積部に保持されることもある。
通信情報蓄積部は、受信通信情報を一時的に保持する装置であり、例えば、メールサーバ、電話会社施設内や携帯電話内に設けられる留守電記録装置や着信履歴記録装置である。
通信情報の送信準備は、通信情報の送信実行直前までの操作を示し、例えば、メール作成（新規メール作成や返信メール作成）、電話発信操作（ダイヤル操作やリダイヤル操作）である。
関連通信情報は、送信準備されている通信情報に関連する通信情報である。例えば関連通信情報は、関連メールや関連のある留守電や着信履歴である。関連メールは、送信準備されているメール（返信メールや新規メール）に関連するメールである。関連メールは、例えば、作成されているメールの宛先と同一の発信メールアドレスを含むメールや、メールタイトルに共通の文字列を含むメールである。また、関連メールは、メール本文中に所定割合以上、同じキーワードが出現するメールであってもよい。また、関連メールは、作成されているメールの宛先のメールアドレスと、ドメイン名が共通の発信メールアドレスを有するメールであってもよい。また、ユーザが関連メールを抽出する条件を入力するようにしてもよい。

第１の発明の通信支援装置は、通信情報蓄積部から受信通信情報を取得し、通信情報の作成を行う。通信支援装置は、取得された受信通信情報の中から送信準備されている通信情報に関連する関連通信情報を抽出し一覧表示する。

また、通信支援装置は、通信情報の送信準備開始時に、取得済の受信通信情報の中から送信準備されている通信情報に関連する関連通信情報を抽出してもよい。
また、通信支援装置は、通信情報の送信準備開始時から送信準備された通信情報の送信直前までの少なくともいずれかの時点において、通信情報蓄積部から受信通信情報を取得し、関連通信情報を抽出してもよい。
また、通信支援装置は、送信準備された通信情報の送信実行開始時に、通信情報蓄積部から受信通信情報を取得し、関連通信情報を抽出してもよい。

また、通信支援装置は、未確認の関連通信情報のみを抽出して一覧表示してもよいし、未確認及び既確認の関連通信情報を共に抽出し、未確認と既確認とを識別可能に一覧表示してもよい。

第１の発明では、通信支援装置は、通信情報作成中に、受信通信情報の中から関連通信情報を抽出して参照可能とするので、関連通信情報の内容を確認して的確な内容の通信情報を効率的に作成することができる。即ち、通信支援装置は、メール作成中に、受信メールの中の関連メールを確認するだけでなく、関連のある留守電内容や着信履歴を確認して的確な内容のメールを効率的に作成することができる。また、通信支援装置は、電話発信操作時に、受信メールの中の関連メールの内容や、関連のある留守電内容や着信履歴を確認して的確な内容の通話を効率的に行うことができる。

また、通信支援装置は、関連メールの内容や、関連のある留守電内容や着信履歴を確認することにより、メールの送信や電話発信を中止してもよい。また、通信支援装置は、関連メールや関連のある留守電記録や着信履歴を取得したことを警告するようにしてもよい。これにより、無駄なメール送信や電話発信を防ぐことができる。

第２の発明は、コンピュータを、第１の発明の通信支援装置として機能させるプログラムである。

本発明によれば、電子メールや通話等の通信情報を的確かつ効率的に作成して送信することができる通信支援装置を提供することができる。

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る通信支援装置の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、以下の説明及び添付図面において、略同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略することにする。

（１．メール支援システム１の構成）
最初に、図１を参照しながら、メール支援システム１の構成について説明する。
図１は、メール支援システム１の構成図である。

メール支援システム１は、端末装置７−１〜７−３とメールサーバ１３とメール支援装置１１とが、ネットワーク５で接続されて構成される。複数の端末装置７及びメールサーバ１３が接続されていても良い。

（１−１．端末装置７）
端末装置７−１〜７−３は、ネットワーク５を介してメールサーバ１３やメール支援装置１１に接続可能なコンピュータ等の装置である。端末装置７−１〜７−３はそれぞれ送信者（甲）３−１、送信者（乙）３−２、送信者（丙）３−３に属するものとする。

端末装置７−１〜７−３がそれぞれ、作成したメールをユーザ９のメール支援装置１１に送ると、当該メールはそれぞれの端末装置７が利用しているメールサーバ（図示しない）を介して、メール支援装置１１が利用しているメールサーバ１３に送られる。

（１−２．メール支援装置１１）
メール支援装置１１は、メール取得手段１５、メール作成手段１７、関連メールアドレス抽出手段１９、関連メール抽出手段２１、関連メール表示手段２３、及び関連メール受信警告手段２６を有するコンピュータ等の装置である。メール支援装置１１は、ユーザ９に属する。また、メール支援装置１１が使用するメール管理用アプリケーション（メーラー）は、メールサーバ１３を介してネットワーク５に接続しメールを送受信する。

メール取得手段１５は、メールサーバ１３から送られるメールを取得する。或いはメール取得手段１５は、メールサーバ１３に蓄積される当該メール支援装置１１宛のメールを要求して取得する。
メール作成手段１７は、新規メール、返信メール、転送メール等のメールを作成する。

関連メールアドレス抽出手段１９は、メール作成手段１７が作成中のメールに関連するメールアドレスを抽出する。例えば、作成中のメールの宛先のメールアドレスを抽出する。

関連メール抽出手段２１は、関連メールアドレス抽出手段１９により抽出したメールアドレスに関連するメールを、メール取得手段１５により取得した受信メールリストの中から抽出する。

関連メール表示手段２３は、関連メール抽出手段２１により抽出された関連メールをメール支援装置１１の表示部１０７に一覧表示させる。関連メール表示手段２３は、関連メールを時系列に表示するようにしてもよいし、メールタイトル別に表示させるようにしてもよい。

関連メール受信警告手段２６は、関連メール抽出手段２１により関連メールが抽出されると、関連メールが到達したことを警告メッセージと共にメール支援装置１１の表示部１０７に表示させる。

（１−３．メールサーバ１３）
メールサーバ１３は、コンピュータ等の装置である。メールサーバ１３は、当該メールサーバ１３に登録しているユーザのメールアドレスに関するメールを管理するサーバである。メールサーバ１３は、ユーザ９のメール支援装置１１のメールアドレスを管理する。

メールサーバ１３は、管理しているメールアドレス宛に送られてくるメールを受信して蓄積する。メールサーバ１３は、所定のタイミングで当該メールをユーザに配信する。また、ユーザからメール配信の要求が送られると、蓄積している未読メールを当該ユーザに配信する。

（２．ハードウェア構成）
次に、図２を参照しながら、端末装置７−１〜７−３、メール支援装置１１、及びメールサーバ１３のハードウェア構成について説明する。
図２は、端末装置７−１〜７−３、メール支援装置１１、及びメールサーバ１３のハードウェア構成図である。尚、図２のハードウェア構成は一例であり、用途、目的に応じて様々な構成を採ることが可能である。

端末装置７−１〜７−３、メール支援装置１１、及びメールサーバ１３は、ＣＰＵ１０１、メモリ１０３、記憶部１０５、表示部１０７、入力部１０９、出力部１１１、通信部１１３がシステムバス１１５を介して接続されて構成される。

ＣＰＵ１０１（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）は、演算装置（四則演算や比較演算等）や、ハードウェアやソフトウェアの動作制御を行う装置である。

メモリ１０３は、ＲＡＭ及びＲＯＭ等のメモリである。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）や記憶部１０５から読み出されたＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）のプログラム、アプリケーションプログラム等を記憶する。ＲＡＭはＣＰＵ１０１の主メモリやワークエリアとして機能する。

記憶部１０５は、各種データを記憶する装置であり、例えばハードディスクである。記憶部１０５は、ＣＰＵ１０１が実行するプログラム、プログラム実行に必要なデータ、ＯＳ、各種データベース等が格納される。

表示部１０７は、表示装置であり、例えば、ＣＲＴモニタ、液晶パネルである。表示部１０７は、コンピュータのビデオ機能を実現するための論理回路（ビデオアダプタ等）を有する。

入力部１０９は、各種データの入力装置であり、例えば、キーボード、マウスである。出力部１１１は、各種データの出力装置であり、例えばプリンタである。各種メディアとのデータ入出力を行うドライブ装置を入力部１０９及び出力部１１１として用いることもできる。

通信部１１３は、システムバス１１５を介して外部装置と接続・通信する通信制御装置である。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信が可能である。
システムバス１１５は、各装置間の制御信号、データ信号などの授受を媒介する経路である。

端末装置７−１〜７−３、メール支援装置１１、及びメールサーバ１３は、記憶部１０５やＲＯＭや記憶媒体に格納されるプログラム（アプリケーションプログラム、ＯＳのプログラム等）を、メモリ１０３のＲＡＭにロードしてＣＰＵ１０１の制御の下に、各種処理を実行する。

（３．メール支援装置１１の動作）
次に、図３〜図８を参照しながら、メール支援装置１１の動作について説明する。
メール支援装置１１は、メールサーバ１３から送られる受信メールの中から所定のメールを選択して返信メールを作成するものとする。

図３は、メール支援装置１１の動作を示すフローチャートである。
図４は、メール支援装置１１の表示部１０７に表示される画面の遷移を示す図である。

メール支援装置１１のメール取得手段１５は、メールサーバ１３に蓄積されているメール支援装置１１宛の受信メールを受信して取得する。メール支援装置１１の表示部１０７には、受信メールリスト２７を表示する画面（Ａ１）３０１が表示される。

図５は、画面（Ａ１）３０１を示す図である。画面（Ａ１）３０１に表示される受信メールリスト２７は、送信者３、「未読」または「既読」を示す状態３９、件名４１、及び受信日時４３等の項目を有する。受信メール２０１〜２０５は、例えば受信日時４３を基にして時系列に並べて表示される。

また、画面（Ａ１）３０１には、「メールの作成」ボタン２９、「送信者へ返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「送受信」ボタン３５等が配置される。「メールの作成」ボタン２９が押下されると、新たに新規メール作成用の画面が表示される。受信メールリスト２７のいずれかの受信メールが選択された状態で、「送信者へ返信」ボタン３１が押下されると、選択されている受信メールに対する返信メール作成用画面が新たに表示される。「全員へ返信」ボタン３３が押下されると、選択されている受信メールに関連する全員を宛先とする返信メール作成画面が新たに表示される。「送受信」ボタン３５が押下されると、メール支援装置１１は作成済み送信メールを送信し、メールサーバ１３に届いている未読受信メールを取得する。

ユーザ９は、画面（Ａ１）３０１の受信メールリスト２７から受信メール２０２を選択して内容を確認した後、「送信者へ返信」ボタン３１を押下する。メール支援装置１１は「送信者へ返信」ボタン３１の押下を検出する（ステップ１００１）。メール作成手段１７は、受信メール２０２に対する返信メール作成用の画面（Ｂ１）３０２を新たに表示する。メール支援装置１１の画面には、画面（Ａ１）３０１に加えて新たに画面（Ｂ１）３０２が同時に表示される。

関連メールアドレス抽出手段１９は、受信メール２０２のメールヘッダ情報から、返信先アドレス（送信者３のメールアドレス）を取得する（ステップ１００２）。メールヘッダ情報には、送信者３のメールアドレス、受信日時、受取人のメールアドレス、メールタイトル等が含まれる。

関連メール抽出手段２１は、取得した返信先アドレスと同一のメールアドレスから送られた未読メールを抽出する。即ち、関連メール抽出手段２１は、メール取得手段１５がメールサーバ１３から取得した受信メールの中から、当該返信先アドレスから送信された未読メールを抽出する。

返信先アドレスからの未読メールがあれば（ステップ１００３のＹＥＳ）、メール支援装置１１の関連メール表示手段２３は、画面（Ａ１）３０１に代えて、返信先アドレスから送信された未読メール一覧の画面（Ａ２）３０３を表示部１０７に表示する（ステップ１００４）。尚、画面（Ａ１）３０１を表示したまま、新たに画面（Ａ２）３０３を表示させるようにしてもよい。

尚、関連メール表示手段２３は、返信先アドレスから送信された未読メールのうち、メールタイトルに所定の語句を含む等の条件を付加して未読メールを選択し、新たな画面（Ａ２）３０３を表示させるようにしてもよい。

図６は、画面（Ａ２）３０３を示す図である。画面（Ａ２）３０３に表示される受信メールリスト４５は、受信メールリスト２７（図５）の中から、同一の送信者「乙」３−２から送られた受信メール２０２、受信メール２０４、および受信メール２０５を抽出したものである。受信メール２０２は既に読まれたので、受信メールリスト４５上では状態３９「既読」と表示される。また、受信メール２０４は状態３９「未読１／２」、受信メール２０５は状態３９「未読２／２」のように、未読受信メールの全体数がわかるような表示方法であってもよい。

ユーザ９は、未読の受信メール２０４や受信メール２０５を選択して読み、内容を確認することができる。ユーザ９が未読の受信メールを確認した上で、作成しようとしている返信メール４７の作成作業を中止する場合は（ステップ１００５のＹＥＳ）、返信メール作成用の画面（Ｂ１）３０２を閉じて作業を終了する。

ユーザ９が返信メール４７の作成作業を中止しない場合は（ステップ１００５のＮＯ）、返信メール作成用の画面（Ｂ１）３０２にて返信メール４７の作成作業を継続する（ステップ１００６）。

メール支援装置１１のメール取得手段１５は、所定のタイミングで、メールサーバ１３に蓄積される未読受信メールの有無を確認し（ステップ１００７）、メール支援装置１１宛の未読受信メールがあれば取得する。関連メール抽出手段２１は、取得した未読受信メールの中から、作成中の返信メール４７の返信先アドレスから送られたメールを抽出する。

返信先アドレスからの未読受信メールが抽出された場合（ステップ１００８のＹＥＳ）、メール支援装置１１の関連メール受信警告手段２６は、返信メール４７を作成中の画面（Ｂ１）３０２に警告６３を表示して、返信先アドレスからの未読受信メールが届いた旨を警告する（ステップ１００９）。

図７は、返信メール４７を作成中の画面（Ｂ２）３０４を示す図である。画面（Ｂ２）３０４には、返信メール４７を送信する「送信」ボタン４９、返信メール４７を記憶部１０５に保存する「保存」ボタン５１、返信メール４７の作成を中止する「中止」ボタン５３等が配置される。また、返信メール４７は、送信先５５、送信者５７、件名（メールタイトル）５９、メール本文６１等で構成される。警告６３は、返信メール４７の作成中の画面上にポップアップ表示される。

尚、返信先アドレスからの未読受信メールが抽出された場合、受信メールリスト４５が表示された画面（Ａ２）３０３は、画面（Ａ３）３０５に更新され、未読受信メール２０６のレコードが追加された受信メールリスト４６が表示される（図４）。

ユーザ９は、画面（Ａ３）３０５の未読受信メール２０６を開いてメールの内容を確認することができる。画面（Ａ３）３０５の未読受信メール２０６が押下されると、画面（Ａ４）３０７に切り替わり、ユーザ９は受信メール２０６のメール本文６２の内容を確認することができる（図４）。尚、画面（Ａ３）３０５に代えて画面（Ａ４）３０７を表示してもよいし、画面（Ａ３）３０５と共に新たに画面（Ａ４）３０７を表示するようにしてもよい。

ユーザ９が返信メール４７の作成作業を中止する場合は（ステップ１０１０のＹＥＳ）、返信メール作成用の画面（Ｂ２）３０４を閉じる、或いは画面（Ｂ２）３０４の「中止」ボタン５３を押下して作業を終了する。

ユーザ９が返信メール４７の作成作業を継続する場合は（ステップ１０１０のＮＯ）、返信メール作成用の画面（Ｂ２）３０４において返信メール４７の作成作業を継続し、ステップ１００６からの処理を繰り返す。

ステップ１００８に戻り、返信先アドレスからの未読受信メールの到着が確認されず（ステップ１００８のＮＯ）、返信メール４７の「送信」ボタン４９が押下されるまでの間（ステップ１０１１のＮＯ）、メール作成手段１７は返信メール４７の作成作業を継続し、ステップ１００６からの処理を繰り返す。

ステップ１０１１において、返信メール４７の作成が終了した画面（Ｂ３）３０６において返信メール４７の「送信」ボタン４９の押下が検出されると（ステップ１０１１のＹＥＳ）、メール取得手段１５は、メールサーバ１３に蓄積される未読受信メールの有無を確認し（ステップ１０１２）、メール支援装置１１宛の未読受信メールがあれば取得する。関連メール抽出手段２１は、取得した未読受信メールの中から、返信メール４７の返信先アドレスから送られたメールを抽出する。

返信先アドレスからの未読受信メールが抽出された場合（ステップ１０１３のＹＥＳ）、メール支援装置１１の関連メール受信警告手段２６は、送信操作の行われた画面（Ｂ４）３０８に警告６５を表示して、返信先アドレスからの未読受信メールが届いた旨を警告する（ステップ１０１４）。

図８は、送信指示の操作が行われた画面（Ｂ４）３０８に警告６５が表示された画面（Ｂ４）３０８を示す図である。
ユーザ９が返信メール４７の送信を中止する場合は（ステップ１０１５のＹＥＳ）、画面（Ｂ４）３０８を閉じる、或いは画面（Ｂ４）３０８の「中止」ボタン５３を押下して作業を終了する。また、送信中止に関する警告６７の「送信中止」ボタン７１が押下されると、再び返信メール４７の編集作業を行えるようにしてもよい。また、ユーザ９が画面（Ｂ４）３０８の「保存」ボタン５１を押下して、返信メール４７を記憶部１０５に保存してもよい。

返信メール４７を送信する場合は（ステップ１０１５のＮＯ）、ユーザ９は送信中止に関する警告６７の「送信」ボタン６９を押下する。メール支援装置１１は、「送信」ボタン６９の押下が確認されると、返信メール４７をネットワーク５上に送信する（ステップ１０１６）。

以上の過程を経て、メール支援装置１１は、返信メール作成開始時に当該返信メールに関連する関連メールを抽出して表示し、返信メール作成中に関連メールを取得すると、警告メッセージを表示して、関連メールを取得したことを警告する。また、メール支援装置１１は、返信メールの送信実行開始時に、再度メールサーバから受信メールを取得して関連メール受信の有無を確認し、関連メールがある場合には、返信メールの送信を中断して警告メッセージを表示する。

このように、ユーザが返信メール作成作業を行う場合に、メール支援装置１１が当該メールに関連する全ての未読受信メールを抽出して表示することで、ユーザは的確な返信作業を行うことができる。例えば、既読メールに対して返信メール作成作業を行う場合に、当該既読メールに対する内容変更や内容追加に関する未読メールを見落とすことなくチェックすることができる。

また、返信メール作成作業中に、メール支援装置１１が関連メールを新規に受信した場合、関連メールを取得した旨の警告メッセージを表示して当該関連メールを参照可能とするので、的確な返信メールを作成することができ、作業の効率化を図ることができる。

また、返信メールの送信実行指示があると、メール支援装置１１は、再度メールサーバから受信メールを取得し、送信しようとしている返信メールに関連するメールを受信していないかどうかを確認し、関連メールがある場合には返信メールの送信を中断して警告メッセージを表示するので、送信直前で関連メールをチェックすることで、さらに的確な内容の返信メールを作成することができる。

（４．送信先が複数である場合）
ユーザ９が、複数の送信先（ＴＯ、ＣＣ、およびＢＣＣの宛先）宛にメールを作成する場合を想定する。メール支援装置１１は、メール作成開始時、メール作成中、メール送信指示時に、当該メールに関連のある複数の送信先のうちのいずれかから送られたメールを関連メールとして抽出して提示する。

図９は、メール作成画面４０１を示す図である。図９は、送信者５７「山田太郎」が、送信先５５「乙」、ＣＣ送信先５６「甲」及び「丙」の複数の送信先に返信メール４７を作成している画面４０１を示す。

複数の送信先のうちのいずれかのアドレスから送られた未読受信メールが抽出された場合（図３、ステップ１００８のＹＥＳ）、メール支援装置１１の関連メール受信警告手段２６は、返信メール４７を作成中の画面４０１に警告６３−１を表示して、送信先アドレス（例えば、送信先ＣＣ：の丙さん）からの未読メールが届いた旨を警告する（ステップ１００９）。また、メール支援装置１１の関連メール受信警告手段２６は、更に警告６３−２を表示して、他の送信先アドレス（例えば、送信先ＣＣ：の甲さん）からも未読メールが届いた旨を警告する。

ユーザ９は、作成中の返信メール４７に関連のある複数の送信先から送られた未読メールを確認することで、的確な内容のメールを作成することができる。また、ユーザ９は返信メール４７の作成を中止することができ、無駄なメール作成を行う作業を回避して作業効率を向上させることができる。

（５．効果等）
以上詳細に説明したように、本発明の実施の形態に係るメール支援装置１１は、メールに返信メールを作成し送信する際に、返信メール作成開始時、返信メール作成中、返信メール送信指示時に、返信メールに関連するメールを抽出して提示する。従って、ユーザは返信メールに関連するメールの内容を把握した上で、的確な内容の返信メールを作成することができる。また、無駄な返信メールを何度も作成することを回避することができるので、作業の効率化を図ることができる。

また、メール支援装置１１は返信メールに関連する受信済みの未読メールや関連する新規受信メールだけでなく、関連する既読メールを併せて提示するようにしてもよい。ユーザは、返信メールに関連するすべてのメールの内容を参照することができるので、さらに的確な内容の返信メールを効率的に作成することができる。

本発明の実施形態に係るメール支援装置１１は、返信メールの作成時だけではなく、新規メールの作成時や転送メールの作成時に適用することができる。従って全般的なメール作成時に、当該メールに関連するメールを抽出して提示することで、的確な内容のメール作成を行うことができると同時に、メール作成の効率化を図ることができる。

本発明の実施の形態に係るメール支援装置１１は、携帯電話等の端末装置に利用することができる。携帯電話等は、表示画面が小さいので、受信済みの未読メールを一度に表示できないことがある。ユーザがメール作成作業を行う場合に、当該メールに関連のある未読受信メールを抽出して表示することで、ユーザは的確なメール作成作業を行うことができる。特にユーザにとって、携帯電話の表示画面をスクロールして未読受信メールをチェックする作業を回避できるので、操作性向上の効果がある。

また、本発明の実施の形態に係るメール支援装置１１は、通信支援装置として、メールシステムだけではなく電話システムにも適用することができる。通信支援装置は、文字情報だけでなく、音声情報も区別することなく同様に扱う。メールシステムにおける返信メール作成指示は、電話システムのリダイヤル操作に相当する。メールシステムにおける新規メール作成指示は、電話システムの発信操作に相当する。メールシステムにおける関連メールありの警告は、電話システムの着信履歴あり、あるいは留守電記録ありの警告に相当する。

例えばメールと電話の両機能を備える携帯電話において、ユーザ９が新規メールの作成指示、または返信メール作成指示を行うと、通信支援装置は、メール送信先アドレスから送信された未読メールの有無を確認すると同時に、当該メール送信先アドレスと同じ出所の電話番号から発信された未確認着信履歴や未確認留守電記録を確認する。通信支援装置は、ユーザ９がメール作成中に、未読メール、未確認着信履歴、未確認留守電記録のうちの少なくともいずれかを確認すると、ユーザ９に警告を行う。

ユーザが電話の発信操作、またはリダイヤル操作を行うと、通信支援装置は、
発信先電話番号からの未確認着信履歴や未確認留守電記録を確認すると同時に、当該電話番号と同じ出所のメールアドレスから送信された未読メールの有無を確認する。通信支援装置は、ユーザ９が電話の発信操作時に、未読メール、未確認着信履歴、未確認留守電記録のうちの少なくともいずれかを確認すると、ユーザ９に警告を行う。

このように、通信支援装置は、ユーザ９がメール作成や電話発信操作を行う際、関連のある受信メール、着信履歴、留守電記録の存在をユーザ９に警告する。ユーザ９は関連のある受信メール、着信履歴、留守電記録の内容を確認することができるので、的確な内容のメール作成や電話発信を行うことができる。また、ユーザは無駄なメール作成や電話発信を回避することができるので、作業の効率化を図ることができる。特に、メールと電話の両機能を有する携帯電話に適用することで、ユーザ９の利便性を図る効果が大きい。

以上、添付図面を参照しながら、本発明にかかる通信支援装置の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

メール支援システム１の構成図 端末装置７、メール作成支援装置１１、及びメールサーバ１３のハードウェア構成を示す図 メール支援装置１１の動作を示すフローチャート メール支援装置１１の表示部１０７における画面遷移を示す図 受信メール画面（Ａ１）３０１を示す図 受信メールリスト４５を表示する画面（Ａ２）３０３を示す図 メール作成画面（Ａ３）３０５を示す図 メール作成画面（Ｂ４）３０８を示す図 メール作成画面４０１を示す図

符号の説明

１………メール支援システム
３、３−１〜３−３………送信者
５………ネットワーク
７−１〜７−３………端末装置
９………ユーザ
１１………メール支援装置
１３………メールサーバ
１５………メール取得手段
１７………メール作成手段
１９………関連メールアドレス抽出手段
２１………関連メール抽出手段
２３………関連メール表示手段
２６………関連メール受信警告手段
２７、４５、４６………受信メールリスト
２９………「メールの作成」ボタン
３１………「送信者へ返信」ボタン
３３………「全員へ返信」ボタン
３５………「送受信」ボタン
３９………状態
４１………件名
４３………受信日時
４７………返信メール
４９、６９………「送信」ボタン
５１………「保存」ボタン
５３、７１………「中止」ボタン
５５………送信先
５６………ＣＣ（カーボンコピー）送信先
５７………送信者
５９………件名
６１………メール本文
６３、６５、６７………警告
１０１………ＣＰＵ
１０３………メモリ
１０５………記憶部
１０７………表示部
１０９………入力部
１１１………出力部
１１３………通信部
１１５………システムバス
２０１〜２０６………受信メール
３０１、３０３、３０５、３０７………画面Ａ
３０２、３０４、３０６、３０８………画面Ｂ
４０１………画面

Claims (9)

1. 文字情報と音声情報とを含む通信情報の送受信を支援し、受信した前記通信情報に関する情報である受信通信情報を一時的に蓄積する通信情報蓄積部を備える、通信支援装置であって、
   前記通信情報蓄積部から前記受信通信情報を取得する通信情報取得手段と、
   前記通信情報の送信実行直前までの操作である送信準備を行う送信準備手段と、
   前記通信情報蓄積部から取得された前記受信通信情報の中から前記送信準備されている通信情報に関連する関連通信情報を抽出する関連通信情報抽出手段と、
   前記抽出された関連通信情報を一覧表示する関連通信情報表示手段と、
   を具備し、
   前記関連通信情報抽出手段は、前記送信準備手段によって文字情報の作成操作がなされると、当該文字情報の送信先アドレスから送信された受信通信情報と、当該文字情報の宛先と同一の発信者の電話番号から発信された受信通信情報とを前記関連通信情報として抽出し、前記送信準備手段によって音声情報の発信操作がなされると、当該音声情報の発信先電話番号から発信された受信通信情報と、当該音声情報の宛先と同一の送信者のアドレスから送信された受信通信情報とを前記関連通信情報として抽出することを特徴とする通信支援装置。
2. 前記送信準備手段による前記通信情報の送信準備開始時に、前記関連通信情報抽出手段は、前記通信情報取得手段によって取得済の受信通信情報の中から前記送信準備されている通信情報に関連する関連通信情報を抽出することを特徴とする請求項１に記載の通信支援装置。
3. 前記送信準備手段による前記通信情報の送信準備開始時から前記送信準備された通信情報の送信直前までの少なくともいずれかの時点において、前記通信情報取得手段は前記通信情報蓄積部から前記受信通信情報を取得し、前記関連通信情報抽出手段は前記関連通信情報を抽出することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の通信支援装置。
4. 前記送信準備された通信情報の送信実行開始時に、前記通信情報取得手段は前記通信情報蓄積部から前記受信通信情報を取得し、前記関連通信情報抽出手段は前記関連通信情報を抽出することを特徴とする請求項１から請求項３までのいずれかに記載の通信支援装置。
5. 前記送信準備された通信情報の送信実行開始時までに前記関連通信情報を取得した場合、前記送信準備された通信情報の送信を中止する通信情報送信中止手段を具備することを特徴とする請求項１から請求項４までのいずれかに記載の通信支援装置。
6. 前記関連通信情報を取得したことを警告する関連通信情報受信警告手段を具備することを特徴とする請求項１から請求項５までのいずれかに記載の通信支援装置。
7. 前記関連通信情報抽出手段は、未確認の関連通信情報のみを抽出し、
   前記関連通信情報抽出手段は、前記抽出された未確認の関連通信情報を一覧表示することを特徴とする請求項１から請求項６までのいずれかに記載の通信支援装置。
8. 前記関連通信情報抽出手段は、未確認及び既確認の関連通信情報を抽出し、
   前記関連通信情報抽出手段は、前記抽出された関連通信情報を前記未確認と前記既確認とを識別可能に一覧表示することを特徴とする請求項１から請求項６までのいずれかに記載の通信支援装置。
9. コンピュータを、請求項１から請求項８までのいずれかに記載の通信支援装置として機能させるプログラム。
   

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