JP4311846B2

JP4311846B2 - 電子メールシステム

Info

Publication number: JP4311846B2
Application number: JP2000036371A
Authority: JP
Inventors: 吉男中澤
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2000-02-15
Filing date: 2000-02-15
Publication date: 2009-08-12
Anticipated expiration: 2020-02-15
Also published as: JP2001229088A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子メールシステムに関し、さらに詳しくは、受信したメールと未読の受信メールとの関連を調べ、重要度を判定して、未読の受信メールのデータ整理と並べ替えを行い、表示する電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メールを受信すると、ユーザにとっての重要度や過去に受信したメールとの関連性の有無によらず、到着順に並べられ管理されていた。全ての未読メールを読むのに十分な時間がない場合は、到着順に並べられたメールの中からメールの重要度やメール同士の関連性を自分で判断し、読む必要があると思われるメールを選択して内容を確認していた。
【０００３】
また、特開平７−２１０４７６号公報には、電子メールにおけるメッセージ間のリンク方式に関し、メッセージの送信／返信時に自動的にメッセージ固有ＩＤとディスカッションの進行を表すシーケンシャルな番号を付加し、送信時または受信時にその情報を持ったメッセージを自分のメールボックスに追加していくことにより、後にメールボックス中のメッセージを参照する際にそのリンクをたどることでディスカッションの経緯を簡単に追うことが可能になり、効率的な電子メールでのディスカッションが可能となるものが開示されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
電子メールは、通常到着順に並べられるので、限られた時間で自分に関係する重要なメールを読むには、ユーザがタイトル等の情報から重要そうであると判断したメールを自分で選択し、内容を確認せざるを得ない。
さらに、すでに発信されているメールに対する内容修正や内容追加のメールが後から届いている場合、受信メール数が多いと他の関連のないメールに紛れてしまい、見逃してしまう可能性がある。
また、多人数でメールのやりとりを行う場合、ある１つの話題に対して話題の内容が分岐して複数の話題について議論されることがある。これら複数の話題は並列して議論されるため、到着順に読み進めても、どのメールに対する返答か一見して分からないため、内容を把握するのに必要以上の時間を要することとなる。
【０００５】
特開平７−２１０４７６号公報に開示されたような従来例においては、送信、受信、未読、既読にかかわらずユーザのファイルシステムに保存されている全てのメールを対象とするため、無駄が多く、処理に長時間を要することにもなっていた。
また、メッセージの送信／返信時にSubject-Idヘッダ、およびDiscussion-Idヘッダを自動的にメールに追加するため、送信メールだけでなく受信メールにもSubject-Idヘッダ、およびDiscussion-Idヘッダが必要である。つまり、ディスカッションを行う全ての人がこのシステムを導入している必要があり、だれでもが直ちに利用できるシステムではなかった。
【０００６】
また、メールを１つのディスカッションに対し、返信度数に応じた深み方向と、同じ深み同士のメールのつながり方向との２次元的な管理方法をとるため、ディスカッションの論点が複数に分岐した場合、同じ深みのメールでも内容の関連性がなくなり、内容の把握が困難である。
表示の方法においても、メールの関連性には関係なく時系列にしたがって並べられるため、関連メールを参照したい場合は、LINKボタンを押し、関連の方向（前の深み、次の深み、前のメッセージ、次のメッセージ）を選択することにより次の関連メッセージへジャンプするので、メールの関連構造を一目で把握できるものではなかった。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記のような従来の技術が有する課題に鑑みてなされたものであって、その第１の技術手段は、電子メールを受信するメール受信手段と、該メール受信手段において受信したメールを確認するまで蓄えておく未読メール蓄積手段と、前記メール受信手段において受信したメールと前記未読メール蓄積手段に蓄積されている未読メールとの関連を調べる関連メール検索手段と、該関連メール検索手段で関連する未読メールが見つからなかった場合に、前記受信したメールの重要度を判定する重要度判定手段と、該重要度判定手段において前記受信したメールの重要度を判定するための判定条件を保持するグループ情報保持手段と、前記未読メール蓄積手段に蓄積されている未読メールへのリンクを作成し、メールの階層構造情報を生成するリンク生成手段と、該リンク生成手段で生成された前記未読メールへのリンク情報および前記メールの階層構造情報を保持する未読メールリンク手段と、確認済みのメールを蓄えておく既読メール蓄積手段と、前記未読メールリンク手段に保持されたリンク情報をもとにした未読メールの表示と既読メールの表示を行う表示手段とを具備する電子メールシステムを特徴とする。
【０００８】
第２の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記関連メール検索手段は、Reference：ヘッダのような参照メールを示す情報を利用した関連メール検索を行うことを特徴とする。
【０００９】
第３の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記関連メール検索手段は、本文中の引用文を利用した関連メール検索を行うことを特徴とする。
【００１０】
第４の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記関連メール検索手段は、Subject：ヘッダを利用した関連メール検索を行うことを特徴とする。
【００１１】
第５の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記グループ情報保持手段は、メールの発信者に関する情報を保持することを特徴とする。
【００１２】
第６の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記表示手段は、メールの重要度と、他の未読メールとの関連性を損なうことなく、時系列に表示することを特徴とする。
【００１３】
第７の技術手段は、第１の技術手段の電子メールシステムにおいて、前記表示手段は、メール同士の関連を階層構造によって表示することを特徴とする。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面に示す実施例を参照して説明する。
図１は、本発明の電子メールシステムの構成を示す機能ブロック図である。
本発明の電子メールシステムは、電子メールを受信するメール受信部１、メール受信部１において受信したメールをユーザが確認するまで蓄えておく未読メール蓄積部２、メール受信部１において受信したメールと未読メール蓄積部２に蓄積されている未読メールとの関連を調べる関連メール検索部３、関連メール検索部３で関連するメールが見つからなかった場合にユーザに対する受信したメールの重要度を判定する重要度判定部４、重要度判定部４においてメールの重要度を判定するための判定条件を保持するグループ情報保持部５、未読メール蓄積部２に蓄えられた未読メールへのリンクを作成し、メールの階層構造情報を生成するリンク生成部６、リンク生成部６で生成されたメールへのリンク情報およびメールの階層構造情報を保持する未読メールリンク部７、確認済みのメールを蓄えておく既読メール蓄積部８、および未読メールリンク部７に保存されたリンク情報をもとにした未読メールの表示と、既読メールの表示を行う表示部９を具備している。
【００１５】
図２〜図６は、図１に示す電子メールシステムの動作を示すフローチャートである。
図２に示すメール整理に関する処理において、まず、ステップ１００によりメール受信部１でメールが受信される。次に、ステップ１０１により未読メールとの関連およびメールの重要度の判定が関連メール検索部３と重要度判定部４で行われ、未読メールへのリンクがリンク生成部６で生成され、未読メールリンク部７に保存される。次に、受信されたメールは、ステップ１０２により未読メール蓄積部２に保存される。こうして作成された未読メールリンク情報と未読メール情報を用いて、ステップ１０３により表示部９に結果が表示される。
【００１６】
図３は、図２におけるステップ１０１のリンク情報作成処理の詳細を示すフローチャートである。
リンク情報の作成は、関連性の深い未読メールを検索する関連メール検索処理（ステップ１１０，ステップ１１１，ステップ１１２，ステップ１１３）と、関連メール検索処理において関連メールが検索されなかった場合に、受信メールのユーザにとっての重要度を判定する重要度判定処理（ステップ１１４，ステップ１１５）と、未読メールへのリンクおよび階層構造情報を生成するリンク生成処理（ステップ１１６，ステップ１１７，ステップ１１８）に分かれる。
【００１７】
まず、ステップ１０１のリンク情報作成処理は関連メールの検索処理から行われる。
ステップ１１０では見つかった関連メールを示す変数「関連メール」を、関連メールが見つかっていない状態を示す値「なし」に初期化する。ステップ１１１では、メールヘッダ中の“Reference:”のような参照したメールを特定する情報を利用して参照したメールを検索する。もし、ステップ１１１で関連メールが見つからなかった場合、ステップ１１２でメール本文中の引用部を利用して参照したメールを検索する。さらに、ステップ１１２でも関連メールが見つからなかった場合、ステップ１１３でメールの“Subject:”ヘッダの内容を利用して参照したメールを検索する。ステップ１１３でも関連メールが見つからなかった場合、関連メールはないものとして、ステップ１１４以降の重要度判定処理に移る。また、ステップ１１１，ステップ１１２，ステップ１１３のいずれかで関連メールが見つかった場合、ステップ１１８へ進む。
【００１８】
ここではまず、ステップ１１１，ステップ１１２，ステップ１１３に示した３種類の関連メール検索処理について詳述する。
図４は、ステップ１１１のReference:ヘッダによる検索処理を詳細に示すフローチャートである。
ステップ１２０では、メールヘッダ中のReference:ヘッダ部分を抽出する。ここで、Reference:ヘッダがない場合、この検索処理は終了する。ヘッダがあれば、ステップ１２１に進む。Reference:ヘッダに続く部分には、参照メールＩＤが１つもしくは、複数個記述されているため、ステップ１２１では、参照メールＩＤを１つずつ抽出する。すでに参照メールＩＤを全て抽出していれば、この検索処理は終了する。参照メールＩＤが残っていれば、ステップ１２２に進む。ステップ１２２では、抽出された参照メールＩＤをMessage-Idにもつメールを未読メール蓄積部２の中から検索する。メールが見つからない場合はステップ１２１に戻り、見つかった場合はステップ１２３へ進む。
ここで、Message-Idとは、メールヘッダ部に自動的に付加されるそのメール固有のＩＤであり、Message-Id：ヘッダ部に記述されている。また、未読メール蓄積部２には、図７のように着信メールが到着順に保存される。なお、図中の「メールｎ」は、ｎの値が大きいほど最近到着したメールであることを示す。
ステップ１２３では、変数「関連メール」の値が初期値「なし」であるかどうかを判定することにより、すでに別の参照メールＩＤで関連メールが見つかっていないかどうかを判定する。すでに関連メールが見つかっていればステップ１２４に進み、ステップ１２２にて検索されたメールの着信時刻と、すでに検索されている「関連メール」の着信時刻とを比較する。検索されたメールの方が新しいか、関連メールが見つかっていない場合は、ステップ１２５にて「関連メール」を検索されたメールに変更し、ステップ１２１へ戻る。検索されたメールの方が古ければ、そのままステップ１２１へ戻る。
【００１９】
図５は、ステップ１１２の引用部による検索処理を詳細に示すフローチャートである。
ステップ１３０では、メール本文から“＞”などの引用記号が行頭にないかどうかをチェックし、行頭にあればその行を引用行と判断する。ここでは、この引用行が連続する部分を１つの引用部とし、引用部から行頭の引用記号とそれに続く空白文字を除いた部分を引用文とする。メール本文からこの引用文を１つずつ抽出し、抽出できなかった場合はこの処理は終了する。抽出できた場合、ステップ１３１にて抽出された引用文を含むメールを未読メール中から検索する。もし、メールが検索されなければ、ステップ１３０に戻り、検索された場合は図４のステップ１２３〜ステップ１２５の動作と同様、ステップ１３２にてすでに関連メールが検索されているか確認し、検索されていればステップ１３３で到着時刻の比較を行い、ステップ１３４でより新しいメールだけを残すようにする。
【００２０】
図６は、ステップ１１３のSubject:ヘッダによる検索処理を詳細に示すフローチャートである。
ステップ１４０では、メールヘッダ中のSubject:ヘッダ部分を抽出する。ここで、Subject:ヘッダがない場合、この検索処理は終了する。ヘッダがあれば、ステップ１４１に進む。ステップ１４１では、Subject:ヘッダに続く部分（件名）の一部を件名とするメールを未読メールから検索する。たとえば、“Re：自治会役員について”という件名であれば、“自治会役員について”という件名のメールはこれに該当する。逆に、未読メール中に“自治会役員について”というメールがあれば、後に到着したメールが“［訂正］自治会役員について”や“自治会役員について（追加）”、“自治会役員について−その２”という件名であっても、このメールが検索される。該当メールが見つからない場合は、この検索処理は終了する。該当メールが見つかった場合はステップ１４２に進む。なお、検索は未読メール蓄積部２に保存されているメールを最新のものから順に古いほうへ向かって行う。これにより、未読メールの中に複数該当メールが存在しても、初めて見つかったメールは必ずそれらのうち最新のものとなる。ステップ１４２では、検索されたメールを「関連メール」に保存し、この検索処理を終了する。
【００２１】
次に、図３のステップ１１４以降の重要度判定処理について詳述する。
メールの重要度を判定するために、図８のグループ情報Ｇ１のように、あらかじめメール発信者のアドレスリストを重要度ごとに登録しておく。
たとえば、上司からの仕事のメール、部門内の連絡、友人からの連絡のメールなどを区別するため、重要度Ａとして上司を、重要度Ｂとしてそれ以外の部門内のメンバーを、重要度Ｃとして友人を登録しておく。ここで、重要度は重要度Ａが最も高く、重要度Ｃが最も低いものとする。この場合、上司からの打ち合わせのメールＭ１、部門内からの忘年会のメールＭ２、友人からのスキーの誘いのメールＭ３はそれぞれ重要度Ａ，重要度Ｂ，重要度Ｃと判定される。また、グループ情報Ｇ１にないアドレスからのメールは重要度なしとする。
ステップ１１４では、まずメールヘッダ中のFrom：ヘッダから、送信者のメールアドレスを抽出する。続いて、ステップ１１５では、グループ情報Ｇ１に送信者のメールアドレスが登録されているかチェックし、登録されていればステップ１１６へ、登録されていなければステップ１１７へ進む。
【００２２】
ステップ１１６，ステップ１１７、およびステップ１１１，ステップ１１２，ステップ１１３における関連メール検索処理において関連メールが見つかった場合に実行されるステップ１１８は、いずれも未読メールリンク部７に保存されるリンク情報を生成する部分である。図９は、リンク情報の構造を示した図であるが、図中の「リンクｎ」は「メールｎ」へのリンクである。これらのリンクには同時に別のリンクへのリンク情報を複数持つことができるようになっている。たとえば、リンク２はメール２へのリンクを持ち、同時にリンク５とリンク１０へのリンク（Ｌ７，Ｌ８）を持っている。また、各重要度においてもリンクへのリンク情報を複数持つことができる。たとえば、重要度Ａは、リンク２，リンク４，リンク７へのリンク（Ｌ１，Ｌ２，Ｌ３）を持っている。
【００２３】
ステップ１１６は各重要度に対するリンク生成処理であり、図９では重要度Ａおよび重要度Ｃに与えられたリンク（Ｌ１，Ｌ２，Ｌ３，Ｌ４，Ｌ５）がここで生成される。ステップ１１７は重要度なしに対するリンク生成処理であり、図９の重要度なしに与えられたリンクＬ６がここで生成される。ステップ１１８は検索された関連メール「メールｎ」をリンクする「リンクｎ」に対するリンク生成処理であり、図９ではリンク２，リンク５，リンク６に与えられた次のリンクへのリンク（Ｌ７，Ｌ８，Ｌ９，Ｌ１０）がここで生成される。ステップ１１６，ステップ１１７，ステップ１１８のいずれかでリンクを生成すると、本電子メールシステムのメール整理に関する処理は終了する。
【００２４】
次に、図７は、未読メール蓄積部に蓄積されたメールと、関連メール検索、重要度判定結果の関係の例を示す図である。
図の例では、メール１，メール２，・・・メール１０の順に１０通のメールが到着している。ここで、それぞれのメールが到着するごとに関連メール検索処理と重要度判定処理が行われ、その結果が右の表に示されている。なお、関連メールが見つかった場合、重要度判定処理は行わない。
まず、メール１が到着することによって、メール１に対するリンク１が生成され、同時に重要度Ｃに対するリンク１へのリンクＬ４が生成される。メール２でも同様にリンク２とリンクＬ１が生成される。メール３では、重要度なしと判定されたため、リンク３と重要度なしに対してリンクＬ６が生成される。メール４では、すでに重要度Ａにはリンク２に対するリンクＬ１が存在するため、その次にリンク４に対するリンクＬ２を生成する。メール５では、関連メールが見つかったため、関連メール（メール２）に対するリンク（リンク２）に対して、リンク５に対するリンクＬ７を生成する。以下、同様にメール６からメール１０まで繰り返すと図９のような状態になる。
【００２５】
図１０は、図９のリンクを深さ優先で上からたどった、メールインデックスの表示例である。
まず、重要度の高い順にリンクを探し、リンクがあればその先へとリンクをたどる。つまり、重要度Ａから開始し、Ｌ１，Ｌ７，Ｌ９とたどる。ここで、この先のリンクがなくなるため、リンク５に戻り、次のリンクを探す。リンク５にはＬ９以外にリンクが存在しないため、リンク２へ戻る。リンク２には、Ｌ７の次にＬ８というリンクが存在するのでこれをたどりリンク１０に移る。以下同様にリンクをたどりその重要度のメールへのリンクをすべてたどると、次の重要度（重要度Ｂ）のリンクを検索する。このように最高重要度（重要度Ａ）から最低重要度（重要度なし）まですべてのメールへのリンクを検索し終わると図１０のようにメールが整列される。これにより、メールの重要度と関連性を損なうことなく、古い順にメールを並べることができる。
【００２６】
図１１は、図９のリンクを深さ優先で下からたどった、メールインデックスの表示例である。
図１０とは、重要度Ａから一番上のリンクＬ１をたどるのではなく、一番下のリンクＬ３からたどる点が異なる。これにより、メールの重要度と関連性を損なうことなく、新しい順にメールを並べることができる。
【００２７】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、次のような効果を奏することができる。
（１）メール着信と同時にメールの重要度が自動的に判断され、重要なメールは優先的に整列されるため、ユーザは並べられた順にメールを読めばよく、従来のように重要と思われるメールを自分で予想して選択する必要がなくなる。
（２）すでに受信済みのメールに対する内容修正や内容追加のメールが後から届いている場合、自動的に関連メールとして整列されるため、受信メールが多いために他の関連のないメールに紛れて見逃してしまうということもなくなる。
（３）多人数でメールのやりとりを行う場合、どのメールに対する返事かを自動的に判断し、階層的に表示することができるため、話題の流れを短時間に把握することができる。
（４）既存のメールヘッダ情報だけでメールの関連構造を作成するため、メールの送信者には何の負担もかけることがない。
（５）メールの管理構造が、インターネットの掲示板などで広く一般的に使用されているツリー方式を採用しているので、どのメッセージがどのメッセージに対する返答なのかが明確に表される。
（６）まず関連のあるメール同士がまとめられ、次にメールの重要な順番に振り分けられ、最後に時系列に並べられるため、メールのインデックスを見ればメールの関連を一目で把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の電子メールシステムを示す機能ブロック図である。
【図２】本発明の電子メールシステムのメール整理に関する処理を示すフローチャートである。
【図３】リンク情報作成処理（ステップ１０１）を示すフローチャートである。
【図４】 Reference：ヘッダによる検索処理（ステップ１１１）を示すフローチャートである。
【図５】引用部による検索（ステップ１１２）を示すフローチャートである。
【図６】 Subject：ヘッダによる検索処理（ステップ１１３）を示すフローチャートである。
【図７】未読メール蓄積部に保存されたメールと、関連メール検索、重要度判定結果を示す図である。
【図８】グループ情報保持部に保存されるデータの内容と重要度判定を示す図である。
【図９】未読メールリンク部に保存されるデータの内容を示す図である。
【図１０】図９に示すデータにおいて、リンクを上からたどった場合のメールインデックス表示例を示す図である。
【図１１】図９に示すデータにおいて、リンクを下からたどった場合のメールインデックス表示例である。
【符号の説明】
１…メール受信部、２…未読メール蓄積部、３…関連メール検索部、４…重要度判定部、５…グループ情報保持部、６…リンク生成部、７…未読メールリンク部、８…既読メール蓄積部、９…表示部。

Claims

電子メールを受信するメール受信手段と、
該メール受信手段において受信したメールを確認するまで蓄えておく未読メール蓄積手段と、
前記メール受信手段において受信したメールと前記未読メール蓄積手段に蓄積されている未読メールとの関連を調べる関連メール検索手段と、
該関連メール検索手段で関連する未読メールが見つからなかった場合に、前記受信したメールの重要度を判定する重要度判定手段と、
該重要度判定手段において前記受信したメールの重要度を判定するための判定条件を保持するグループ情報保持手段と、
前記未読メール蓄積手段に蓄積されている未読メールへのリンクを作成し、メールの階層構造情報を生成するリンク生成手段と、
該リンク生成手段で生成された前記未読メールへのリンク情報および前記メールの階層構造情報を保持する未読メールリンク手段と、
確認済みのメールを蓄えておく既読メール蓄積手段と、
前記未読メールリンク手段に保持されたリンク情報をもとにした未読メールの表示と既読メールの表示を行う表示手段と、
を具備することを特徴とする電子メールシステム。
前記関連メール検索手段は、Reference：ヘッダのような参照メールを示す情報を利用した関連メール検索を行うことを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
前記関連メール検索手段は、本文中の引用文を利用した関連メール検索を行うことを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
前記関連メール検索手段は、Subject：ヘッダを利用した関連メール検索を行うことを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
前記グループ情報保持手段は、メールの発信者に関する情報を保持することを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
前記表示手段は、メールの重要度と、他の未読メールとの関連性を損なうことなく、時系列に表示することを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
前記表示手段は、メール同士の関連を階層構造によって表示することを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。