JP2003323530A - ワークフロー管理装置、ファクシミリ装置及び通信装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 情報の内容に応じたワークフローの決定が可
能なワークフロー管理装置及びそのようなワークフロー
管理装置を応用した各種装置を提供する。 【解決手段】 処理すべきデータが送られてくると１次
処理部１でこれを受け取り、報知部２を介してオペレー
タにデータの受け取りを報知する。オペレータは、受け
取ったデータの内容やその他の情報を確認し、当該デー
タに対して２次処理部４以降において行うべきワークフ
ローを指示する。１次処理部１では、受け取ったデータ
に対して１次処理を行う。オペレータによるワークフロ
ーの指示及び１次処理が終了すると、２次処理部４は、
指示された２次処理以降において行うべきワークフロー
の実行を開始する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、処理を順に行って
ゆくことで作業を進めてゆくワークフロー技術及びその
技術の応用に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に、オフィスなどにおいて作業を行
う場合、各担当者の間を書類が受け渡され、それぞれの
担当者において処理が行われる。同様の作業の流れをコ
ンピュータシステムによって管理し、作業を進めてゆく
技術がワークフローの技術である。通常、ワークフロー
技術により作業を管理する場合、作業の流れ（ワークフ
ロー）は画一化され、情報が発生した時点で当該情報に
対するワークフローが決定される。そして、決定された
ワークフローに従って処理が順次行われ、一連の作業が
行われることになる。

【０００３】しかし、情報が発生した時点で、直ちにワ
ークフローを自動的に決定することができない場合があ
る。例えばファクシミリサーバ等で外部から画データを
受信した場合などでは、画データの内容を参照し、その
内容に応じてその後のワークフローを決定する必要があ
る。しかし、従来のワークフローの技術では、このよう
な場合に対応することができないという問題があった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、上述した事
情に鑑みてなされたもので、情報の内容に応じたワーク
フローの決定が可能なワークフロー管理装置及びそのよ
うなワークフロー管理装置を応用した各種装置を提供す
ることを目的とするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、ワークフロー
管理装置において、データを受け取った際に受信時の処
理を行う第１処理手段と、少なくとも処理対象のデータ
の存在をオペレータに報知する報知手段と、前記オペレ
ータから指示を受ける指示受付手段と、前記指示受付手
段によって受け付けた前記指示に従って前記第１処理手
段による受信時の処理後の処理の実行を開始する第２処
理手段を有することを特徴とするものである。このよう
に、オペレータの指示に従って以後の処理（ワークフロ
ー）の実行を開始するので、オペレータがデータの内容
を参照し、その内容に応じたワークフローを決定するこ
とができる。従って、処理対象のデータに対して最適な
ワークフローを実行することが可能となる。

【０００６】なお、第１処理手段は、データを受け取っ
た際の諸情報を条件として、当該データに対して施す受
信時の処理を選択するように構成することができる。ま
た第２処理手段は、以後の複数の処理の中から、指示に
従って選択された処理の実行を開始するように構成する
ことができる。

【０００７】このようなワークフロー管理装置は、各種
の装置に応用することができる。例えばファクシミリ装
置に応用し、ファクシミリ通信を行う通信手段と、オペ
レータが指示を行う指示手段と、前記通信手段によって
画データを受け取った際に受信時の処理を行った後に前
記指示手段からの指示に従って以後の処理の実行を開始
する制御手段を有する構成として実現することができ
る。これによって、ファクシミリ受信した画データの内
容に応じて、受信時の処理後の処理を決定することがで
きる。

【０００８】また通信装置に応用し、データ交換ネット
ワークを通じて情報の授受を行う通信手段と、オペレー
タが指示を行う指示手段と、前記通信手段によって情報
を受け取った際に受信時の処理を行った後に前記指示手
段からの指示に従って以後の処理の実行を開始する制御
手段を有する構成として実現することができる。この場
合も、データ交換ネットワークを通じて受信した情報に
ついて、その内容に応じて、受信時の処理後の処理を決
定することができる。

【０００９】

【発明の実施の形態】図１は、本発明のワークフロー管
理装置の実施の一形態を示すブロック図である。図中、
１は１次処理部、２は報知部、３は指示受付部、４は２
次処理部、５はフローテーブルである。１次処理部１
は、ワークフローによって処理を行う対象となるデータ
を受け取った際に、受信時の処理を行う。このとき、デ
ータを受信した旨を報知部２に伝える。なお、後述する
指示受付部３が２次処理部４以降において行うべきワー
クフローが決定されるまで、１次処理部１における１次
処理の実行を停止しておくこともできる。もちろん、２
次処理部４以降において行うべきワークフローが決定し
なくても、１次処理部１における処理を行ってしまうよ
うに構成してもよいし、これらを選択可能に構成しても
よい。

【００１０】処理対象のデータは、テキストデータ、画
像データ、音声データ、その他、様々なデータであって
よい。受信時の処理は、実際に受信したデータ自体に対
して行われる何らかの変更や変換等に限られるものでは
なく、例えば受信したデータの保存、印刷、転送、表示
や、他のデータに対する読み出しや更新、あるいは、デ
ータを受け取った旨の履歴生成、受け取った旨の表示な
ども含み、広い意味で受信したときに行われる処理を示
すものである。もちろん、受信時の処理として自動的に
行われる処理の他、オペレータによる処理を含んでいて
もよい。また、例えば受け取ったデータに対して一律に
処理を行うほか、データを受け取った際に得られる諸情
報を条件として、処理を選択するように構成してもよ
い。

【００１１】１次処理部１による処理結果は２次処理部
４に受け渡される。また、報知部２に対して、処理結果
を提供することもできる。このほか、１次処理部１が受
信したデータ、受信時に得られた諸情報等についても報
知部２から参照可能に提供することができる。さらにこ
の例では、１次処理部１は、データを受け取ったときに
当該データのレコードをフローテーブル５に登録し、１
次処理終了時に当該レコードに１次処理部１における処
理が終了した旨を登録する。

【００１２】報知部２は、少なくとも処理対象のデータ
の存在をオペレータに報知する。報知の方法は任意であ
るが、ここでは一例として表示を行うこととし、図示し
ない操作部等によって１次処理部１が受信したデータ、
処理結果、受信時に得られた諸情報等を参照することが
できる。また、フローテーブル５を参照することも可能
である。

【００１３】指示受付部３は、２次処理部４に対してオ
ペレータが行ったワークフローの指示を受け付ける。受
け付けた指示は、２次処理部４へ通知される。２次処理
部４へ通知する指示としては、ワークフローの開始の指
示とともに、ワークフローの具体的な内容、あるいは予
め複数のワークフローが定義されている場合にはそのう
ちのいずれかを選択する指示などを含めることもでき
る。この例では、以後のワークフローの指示は、フロー
テーブル５に対する登録を行うことで行われ、ワークフ
ローの開始を２次処理部４へ通知するものとして図示し
ている。

【００１４】２次処理部４は、指示受付部３から受け取
った指示に従って、以後のワークフローを決定し、その
実行を開始する。もちろん、１次処理部１における処理
が行われた後に実行が開始される。このとき、１次処理
部１における処理結果の一部の存在により２次処理が開
始される場合には、１次処理部１と２次処理部４以降の
処理が並列的に動作してもよい。

【００１５】ワークフローの決定に際し、予め複数のワ
ークフローが定義されている場合には、指示に従ってそ
のうちのいずれかを選択し、選択したワークフローの実
行を開始する。この例では指示受付部３からワークフロ
ーの開始の指示を受け、フローテーブル５に登録されて
いるワークフローを実行開始する。

【００１６】２次処理部４で行われる処理は任意であ
り、１次処理部１と同様、データ自体に対して行われる
何らかの変更や変換等のほか、データの保存、印刷、転
送、表示や、他のデータに対する読み出しや更新、新た
なデータの生成、通知など、様々な処理が含まれる。も
ちろん、自動的に行われる処理の他、オペレータによる
処理を含んでいてもよい。実行を開始したワークフロー
は、この２次処理部４において完結している必要はな
く、２次処理部４で処理した結果を他の処理部へ受け渡
し、受け渡した処理部でさらに別の処理が行われてもよ
い。

【００１７】フローテーブル５は、それぞれのデータに
対するワークフローや状態などが登録される。図２は、
フローテーブル５の一例の説明図である。この例では、
図２（Ａ）に示すフローテーブルとともに、図２（Ｂ）
に示すメッセージテーブルや図２（Ｃ）に示すリストテ
ーブルなどを併用している。メッセージテーブル及びリ
ストテーブルは、予め、通知するメッセージや記録出力
するリストの文章などを定型文として登録しておいて共
用しようとするものである。もちろん、これらのメッセ
ージテーブル、リストテーブルなどを利用しないで構成
することも可能である。

【００１８】図２（Ａ）に示すフローテーブル５の例で
は、レコードの番号（Ｎｏ．）とともに、データＩＤ、
状態、１次処理、１次処理の状態、２次処理、２次処理
の状態などのフィールドを有している。データＩＤは、
処理対象のデータを特定するためのＩＤであり、ここで
は一連番号によって示している。この一連番号は実際の
データとリンクしており、データＩＤを元にデータ自体
を参照することが可能である。

【００１９】状態欄は、当該データがどのような状態に
あるかを示している。例えば最初のデータは「完了」と
なっており、すべての処理が終了していることを示して
いる。次の「２次処理待ち」は、２次処理部４以降の処
理の終了を待っている状態を示している。ここでは、２
次処理部４が処理を開始前である場合、処理中である場
合を含む。これらを別に示してもよい。３つ目の「ｎｏ
ｔ ａｖａｉｌａｂｌｅ」は、例えば１次処理部１にお
ける処理が終了していない場合を示しているが、このほ
かに２次処理以降のワークフローが未定義のために１次
処理部１の処理が停止している状態を示すこともある。
さらに次の「１次処理待ち」は、１次処理部１において
処理中であることを示している。

【００２０】１次処理欄には、１次処理部１で実行する
処理の内容や、処理を行う担当者などが登録される。上
述のように１次処理部１では、データ受信時に取得した
情報に従って処理を選択することができ、選択された処
理の内容が記述されている。「印刷」であればデータの
記録出力を行い、「転送」であれば「転送先」へデータ
を転送する。また「受信」は「対象者」へのデータを受
信中であることを示している。さらに、「担当者処理」
は、当該データの処理を「担当者」が行うことを示して
いる。

【００２１】１次処理の状態欄には、１次処理部１にお
ける処理が終了しているか否かが登録されている。最初
の２つは既に「処理済み」であり、３番目は「未処理」
である。４番目も「未処理」であるが、１次処理の「処
理期限」が「残り２時間」であることを示している。こ
のように、処理に対して処理期限を設定しておくことが
できる。この例では、処理期限経過後の処理については
１次処理部１において改めて設定されることになるが、
予め１次処理欄に登録しておいてもよい。

【００２２】２次処理欄には、２次処理部４で実行する
処理の内容、あるいは、２次処理部４以降におけるワー
クフロー全体を登録しておくことができる。この２次処
理欄の内容は、指示受付部３でオペレータから受け付け
た指示内容が登録される。処理の内容としては上述のよ
うに任意である。この例において、最初の「通知」処理
を行う際には、「通知先」とともに「メッセージ」とし
て「メッセージ１」と指定している。これは、通知する
メッセージの内容として、図２（Ｂ）に示すようなメッ
セージテーブルの１番目のメッセージ（「処理文書を印
字しました。文書名：ＸＸＸ」）を通知することを示し
ている。これは、１次処理で印刷を行っていることに対
するメッセージである。同様に、２番目の「リスト印
字」の際の記録内容についても、「リスト」として「リ
スト１」が指定されており、図２（Ｃ）に示すようなリ
ストテーブルの１番目の内容（「処理文書を転送しまし
た。転送先：ＸＸＸ」）がリスト出力されることを示し
ている。これは１次処理で転送を行っていることに対応
するリストメッセージである。３番目の「未定義」は、
１次処理部１における処理が終了していないため、２次
処理部４が実行を開始するワークフローを決定していな
いことを示している。４番目においては、複数の処理を
指定している。それとともに、時刻指定を行っている。
この例では「１次処理時間切れ」と指定されており、１
次処理部１における処理が行われずに処理期限を過ぎた
場合に、自動的に通知及びリスト印字がなされることが
指定されている。このように、自動的にワークフローが
実行されるように指定しておくことも可能である。

【００２３】２次処理の状態欄には、２次処理部４及び
その後の処理における状態が登録されている。例えば
「処理済み」や「処理待ち」あるいは「未処理」などの
状態を示す情報が登録される。２番目の「記録用紙な
し」は、リスト印字しようとしたが、記録用紙が存在せ
ず、エラー状態であることを示している。このように、
状態欄には、発生しているエラーの内容を示すこともで
きる。

【００２４】このようなフローテーブル５は、データを
受け取ったときに１レコード生成される。このとき、デ
ータの受信時に得られた種々の情報から１次処理部１で
行うべき処理の内容が１次処理欄に登録される。また、
２次処理欄については、指示受付部３においてオペレー
タから受けた指示によって登録される。そのほか、状態
欄は１次処理部１及び２次処理部４などにおける処理の
開始、終了などに応じて書き換えられる。このようにし
て得られるフローテーブル５は、各データについて行う
べき処理と処理の進捗状況を示しており、ワークフロー
の管理などに利用することができる。

【００２５】図２に示したフローテーブル５は一例であ
って、任意の情報を登録しておくことができる。例え
ば、２次処理部４以降の処理が存在する場合、３次処
理、４次処理…などの処理内容やその状態などを登録可
能に構成しておくことができる。

【００２６】なお、図１に示した構成では、フローテー
ブル５を利用してワークフローの管理を行っているが、
これに限らず、フローテーブル５を用いずに、直接、デ
ータや処理の内容などの受け渡しを行うことによってワ
ークフローを進めるように構成することもできる。ある
いは、１次処理部１から報知部２への通知や指示受付部
３から２次処理部４への開始指示などについても、フロ
ーテーブル５を介して行うように構成してもよい。この
場合、フローテーブル５の変更を検出して各部が動作す
るようにしておけばよい。

【００２７】図３は、本発明のワークフロー管理装置の
実施の一形態における動作の一例を示すフローチャート
である。１次処理部１が処理対象のデータを受け取る
と、Ｓ１１において、データを受け取ったときに得られ
た情報から、当該情報に対する１次処理の内容を決定す
る。またＳ１２において、データを受け取った旨を報知
部２に伝え、報知部２からオペレータに対して処理すべ
きデータの到来を報知する。なお、Ｓ１１とＳ１２の処
理はいずれが先でもよい。

【００２８】オペレータは、適宜、データの内容やその
他の情報を参照し、Ｓ１３において、２次処理部４以降
で行うワークフローを決定し、当該ワークフロー及び実
行開始の指示を行う。その指示を指示受付部３で受け付
け、２次処理部４に対して指示を通知する。

【００２９】２次処理部４以降のワークフローの決定及
び実行開始の指示を契機として、Ｓ１４において１次処
理部１でデータに対する１次処理を開始する。１次処理
部１における１次処理の終了後、Ｓ１５において、２次
処理部４は指示受付部３から指示された２次処理部４以
降において行うべきワークフローについて、実行を開始
する。

【００３０】図４は、本発明のワークフロー管理装置の
実施の一形態における動作の別の例を示すフローチャー
トである。図３に示した動作例では、オペレータが２次
処理部４以降において実行するワークフローを決定しな
いと１次処理部１における１次処理を開始しない例を示
した。この例では、１次処理部１は２次処理部４以降に
おいて実行するワークフローの決定と並行して動作する
例を示している。

【００３１】１次処理部１が処理対象のデータを受け取
ると、Ｓ２１において、データを受け取ったときに得ら
れた情報から、当該情報に対する１次処理の内容を決定
する。それとともにＳ２２において、データを受け取っ
た旨を報知部２に伝え、報知部２からオペレータに対し
て処理すべきデータの到来を報知する。なお、Ｓ２１と
Ｓ２２の処理はいずれが先でもよい。１次処理部１で
は、Ｓ２３において、Ｓ２１で決定された処理内容に従
って１次処理を実行する。

【００３２】オペレータは、Ｓ２２における報知によっ
てデータの受け取りを知ると、適宜、データの内容やそ
の他の情報を参照し、Ｓ２４において、２次処理部４以
降で行うワークフローを決定し、当該ワークフロー及び
実行開始の指示を行う。このとき、例えば１次処理部１
における１次処理とは並行して行うことができ、また１
次処理部１の処理が終了した後でも行うことができる。
１次処理部１の処理が終了している場合には、１次処理
部１における処理結果も参照して、２次処理部４以降で
行うワークフローを決定することができる。オペレータ
による指示は指示受付部３で受け付け、２次処理部４に
対して指示を通知する。

【００３３】１次処理部１における１次処理が終了し、
かつ、オペレータによる指示が行われると、Ｓ２５にお
いて、２次処理部４は指示受付部３から指示された２次
処理部４以降において行うべきワークフローについて、
実行を開始する。

【００３４】このように、上述のいずれの動作例におい
ても、データを受け取っただけではワークフローが決定
できない場合であっても、オペレータが例えばデータの
内容を参照し、２次処理以降のワークフローについて指
示を行えばよい。これによって、受け取ったデータに最
適な処理を施すことが可能になる。もちろん、オペレー
タの指示を受けなくても、データを受け取った時点でそ
の後のワークフローが決定できる場合には、従来と同様
に自動的にワークフローを決定して実行する機能を併せ
持っていてもよい。

【００３５】また、例えば上述の２つの動作例を組み合
わせ、１次処理部１における１次処理のうち、一部につ
いてはデータの受け取り時に行い、残りの処理について
はオペレータによる２次処理部４以降において行うワー
クフローの決定以後に実行するといった動作も可能であ
る。さらにまた、この例ではデータを受け取った際にオ
ペレータに対して報知しているが、１次処理部１におけ
る１次処理が終了した後にオペレータに対して報知し、
２次処理部４以降において実行するワークフローを決定
するように構成することも可能である。

【００３６】図５は、本発明のファクシミリ装置の実施
の一形態を示すブロック図である。図中、３１は主制御
部、３２は操作部、３３は読取部、３４は記録部、３５
はネットワーク通信部、３６はファクシミリ通信部、３
７は記憶部、３８はバス、４１はデータ交換ネットワー
ク、４２は電話回線である。図５に示したファクシミリ
装置では、電話回線４２を通じてファクシミリ通信を行
う機能とともに、データ交換ネットワーク４１を通じて
例えば電子メールやその他のデータ交換を行う機能を有
している。

【００３７】主制御部３１は、ファクシミリ装置全体を
制御し、各部を動作させて、ファクシミリ通信機能、電
子メール等のデータ交換機能、コピー機能、プリンタ機
能、スキャナ機能などを実現する。特に、上述の本発明
のワークフロー管理装置としての機能を有している。

【００３８】操作部３２は、表示部や入力部を有してお
り、表示部によりオペレータに対するメッセージや装置
の状態を示すメッセージ、操作ガイダンスなど、種々の
情報を表示するとともに、入力部によりオペレータが各
種の設定や指示などを行うことができる。特に、報知部
２によるオペレータに対する報知（表示など）を行い、
また指示受付部３の一部としてオペレータによる指示入
力を受ける。

【００３９】読取部３３は、ファクシミリあるいは電子
メールによる画像送信時やコピー機能時、スキャナ機能
時に原稿上の画像を読み取る。また記録部３４は、画像
受信機能によりファクシミリ受信あるいは電子メール受
信した情報や、コピー機能において読取部３３で読み取
った画像、プリンタ機能においてネットワーク通信部３
５を介して受け取った情報、その他システム情報などを
記録紙上に形成する。なお、読取部３３，記録部３４の
いずれかあるいは両方を有しない構成も可能である。

【００４０】ネットワーク通信部３５は、例えばＬＡＮ
やインターネットなどのデータ交換ネットワーク４１と
接続され、電子メールやその他のデータの送受信を行
う。またファクシミリ通信部３６は、公衆回線や専用線
などの電話回線４２を用いて他のファクシミリ装置との
間でファクシミリ通信を行う。

【００４１】記憶部３７は、主制御部３１の動作を規定
したプログラムや保存が必要なデータ、送受信する画像
データ、読取部３３で読み取った画像データ、記録部３
４で記録すべき画像データ、その他処理中の画像データ
などを記憶する。例えば図１に示すフローテーブル５を
記憶しておくことができる。

【００４２】バス３８は、主制御部３１、操作部３２、
読取部３３、記録部３４、ネットワーク通信部３５，フ
ァクシミリ通信部３６、記憶部３７等を相互に接続して
おり、これらの間のデータ転送を可能にしている。もち
ろん、これらのほか、外部記憶装置などの各種の機器や
各種のインタフェースなどがバス３８に接続されていて
もよい。

【００４３】次に、本発明のファクシミリ装置の実施の
一形態における動作の一例について説明する。特にワー
クフローの管理について説明することとし、一例として
図４に示した動作例を元に説明する。もちろん、図３に
示した動作例やその他の変形も可能である。ファクシミ
リ通信部３６によって電話回線４２を介してファクシミ
リ受信したり、ネットワーク通信部３５によってデータ
交換ネットワーク４１を介して電子メール等を受信した
り、あるいは、読取部３３において原稿上の画像を読み
取ることによって、処理対象となるデータの受け取りが
発生する。

【００４４】すると主制御部３１は、当該データに対し
て１次処理を行う。１次処理としては、記憶部３７への
格納や、操作部３２への表示（データの表示あるいはメ
ッセージの表示など）、記録部３４による記録出力、フ
ァクシミリ通信部３６やネットワーク通信部３５を用い
た転送など、様々な処理を行うことが可能である。これ
らは、処理対象となるデータが発生した時点で取得可能
な情報によって自動的に選択可能である。もちろん、１
次処理は１つに限らず、複数の処理を行うこともでき
る。

【００４５】データ発生時に取得可能な情報としては、
例えばファクシミリ受信時には相手先の電話番号や名
称、相手先から送られてきたサブアドレスなど、様々な
情報を取得可能である。また電子メール受信時にも、相
手先の情報を取得したり、件名欄あるいは本文欄などか
ら様々な情報を取得することが可能である。さらに読取
部３３で読み取る際には、操作部３２からオペレータの
操作による情報を取得することが可能である。

【００４６】また処理対象となるデータの発生をオペレ
ータに報知する。例えば操作部３２の表示部に表示した
りブザーなどを鳴動させて報知することができる。ある
いは、ネットワーク通信部３５からデータ交換ネットワ
ーク４１を通じて、他のネットワーク装置のオペレータ
に報知してもよい。オペレータは、例えば処理対象のデ
ータを参照したり、その他の情報を参照し、２次処理以
後のワークフローについて決定して指示する。指示は、
例えば操作部３２の入力部から操作入力したり、あるい
は、他のネットワーク装置でオペレータが入力した情報
を、データ交換ネットワーク４１を通じてネットワーク
通信部３５で受け取ることができる。

【００４７】例えばファクシミリ受信した場合を考える
と、受信した画データに記述されている宛先名や、文章
の内容などを判断しなければ、受信した画データの取り
扱いを決めることができない場合が多い。本発明では、
オペレータが受信した画データを参照して、受信した画
データに対するその後の取り扱いをワークフローとして
決定する。これによって、受信した画データを的確に処
理することが可能となる。

【００４８】なお、オペレータによる２次処理以降のワ
ークフローの決定時に、１次処理の結果に対する条件を
設定しておくこともできる。例えば、１次処理の結果が
正常終了か異常終了かや、処理を行った者の情報（ｘｘ
ｘさんが処理したら／しなかったら等）、処理を行った
時間（ＸＸ時〜ＹＹ時の間に、あるいはＺＺ時までに処
理されたら／されなかったら等）などの諸情報、異常が
発生したり不正な処理が行われた場合には処理過程の何
処で異常が発生あるいは不正な処理が行われたかなどを
条件として、２次処理以降のワークフローを設定してお
くことも可能である。また、２次処理において何らかの
データを出力する場合に、出力に必要な諸情報を定義し
ておくことができる。例えば、転送する電子メールの内
容と送信先アドレス、リスト印字の場合は内容や記録紙
サイズ、表示する場合は表示内容や表示時間などを定義
しておくことができる。

【００４９】さらに、ファクシミリ装置に設けられてい
る操作部３２から２次処理以降のワークフローを決定す
る場合、細かな指示を行うには操作性が悪い場合も想定
される。このような場合、２次処理以降のワークフロー
をグループとして予め１ないし複数登録しておき、その
中から選択可能に構成しておくとよい。グループの選択
は、グループ名やグループの識別子を用いることができ
る。具体例としては、データの参照があった場合にａｂ
ｃ＠ａｂｃ．ａｂ．ｃｄというメールアドレスに対し
て、データを参照したオペレータ名と「参照済み」とい
う本文を持った電子メールを送信するという２次処理に
対して「グループ１」という識別子を付与し、データの
更新があった場合にログ情報にデータを更新したオペレ
ータ名と「データ更新」を記録し、さらにａｂｃ＠ａｂ
ｃ．ａｂ．ｃｄ、ｘｙｚ＠ａｂｃ．ａｂ．ｃｄというメ
ールアドレスに更新したオペレータ名と「更新済み」と
いう本文を持った電子メールを送信するという２次処理
に対して「グループ２」という識別子を付与しておく。
そして、例えばファクシミリ通信で発信元番号３２３４
５という条件においてグループ１を登録する、あるい
は、読取部３３により読み取られたという条件において
グループ２を登録する、などといった２次処理以降のワ
ークフローの設定が可能である。

【００５０】主制御部３１は、１次処理が終了し、か
つ、オペレータからの２次処理以後のワークフローの指
示を受け取ると、指示された２次処理以降のワークフロ
ーの実行を開始する。２次処理以降に実行する処理とし
ては、操作部３２への表示（データの表示あるいはメッ
セージの表示など）、記録部３４による記録出力（デー
タあるいはリストなどの記録出力など）、ファクシミリ
通信部３６やネットワーク通信部３５を用いた転送、ロ
グなどのデータの生成、データの更新、作業者による作
業など、様々な処理が可能である。なお、これらの１つ
の処理に限らず、複数の処理を並列的に、あるいは順序
に従って実行することができる。また、例えば１時間を
経過しても誰もデータを参照しなかったら所定の電子メ
ールを所定のメールアドレスに送信するなどといったよ
うに、条件設定を行っておくこともできる。さらに、他
の装置への転送の際には、データだけでなく、当該デー
タに対するワークフローに関する情報についても転送
し、転送先においてワークフローを続行させることもで
きる。

【００５１】なお、オペレータによる２次処理以降のワ
ークフローの決定は、１次処理の終了後に行ってもよ
い。この場合、１次処理の結果や、処理を行った者の情
報、処理を行った時間などの諸情報、異常が発生したり
不正な処理が行われた場合には処理過程の何処で異常が
発生あるいは不正な処理が行われたか等をオペレータが
把握した上で、２次処理以降のワークフローを決定する
ことが可能である。

【００５２】図５に示した例ではファクシミリ通信が可
能なファクシミリ装置として構成した例を示したが、例
えば、ファクシミリ通信部３６を設けず、本発明の通信
装置として構成することもできる。その場合の動作も、
上述と同様である。

【００５３】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
によれば、データを受け取った後にオペレータにより２
次処理以降のワークフローを決定するので、データの内
容に応じたワークフローの設定が可能であり、データに
対して最適な処理を行ってゆくことができるという効果
がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
を示すブロック図である。

【図２】フローテーブル５の一例の説明図である。

【図３】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
における動作の一例を示すフローチャートである。

【図４】本発明のワークフロー管理装置の実施の一形態
における動作の別の例を示すフローチャートである。

【図５】本発明のファクシミリ装置の実施の一形態を示
すブロック図である。

【符号の説明】

１…１次処理部、２…報知部、３…指示受付部、４…２
次処理部、５…フローテーブル、３１…主制御部、３２
…操作部、３３…読取部、３４…記録部、３５…ネット
ワーク通信部、３６…ファクシミリ通信部、３７…記憶
部、３８…バス、４１…データ交換ネットワーク、４２
…電話回線。

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データを受け取った際に受信時の処理を
   行う第１処理手段と、少なくとも処理対象のデータの存
   在をオペレータに報知する報知手段と、前記オペレータ
   から指示を受ける指示受付手段と、前記指示受付手段に
   よって受け付けた前記指示に従って前記第１処理手段に
   よる受信時の処理後の処理の実行を開始する第２処理手
   段を有することを特徴とするワークフロー管理装置。
2. 【請求項２】 前記第２処理手段は、複数の処理の中か
   ら前記指示に従って選択された処理の実行を開始するこ
   とを特徴とする請求項１に記載のワークフロー管理装
   置。
3. 【請求項３】 前記第１処理手段は、前記データを受け
   取った際の諸情報を条件として前記データに対して施す
   受信時の処理を選択することを特徴とする請求項１また
   は請求項２に記載のワークフロー管理装置。
4. 【請求項４】 前記第１処理手段は、前記指示受付手段
   によって前記第２処理手段以後の処理の指示が行われる
   まで前記受信時の処理を停止することを特徴とする請求
   項１ないし請求項３のいずれか１項に記載のワークフロ
   ー管理装置。
5. 【請求項５】 ファクシミリ通信を行う通信手段と、オ
   ペレータが指示を行う指示手段と、前記通信手段によっ
   て画データを受け取った際に受信時の処理を行った後に
   前記指示手段からの指示に従って以後の処理の実行を開
   始する制御手段を有することを特徴とするファクシミリ
   装置。
6. 【請求項６】 データ交換ネットワークを通じて情報の
   授受を行う通信手段と、オペレータが指示を行う指示手
   段と、前記通信手段によって情報を受け取った際に受信
   時の処理を行った後に前記指示手段からの指示に従って
   以後の処理の実行を開始する制御手段を有することを特
   徴とする通信装置。