JP4852438B2 - 通信支援装置、及びプログラム - Google Patents
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Description
この場合、ユーザは返信メールを作成する前に、他の受信先に自分が最初に返信メールを作成する予定である旨をメール等で通知しておく。他の受信先の返信メール作成を牽制した後、当該ユーザは、返信メールを作成する。
また、受信側端末装置が作成した返信メールを送信する前に、他の受信先からの新たな返信メールがあると、作成したメール内容の変更が必要になり、作業効率が低下するという問題点がある。
受信済通信情報は、通信支援装置が受信する通信情報であり、例えば、受信メール、留守電記録、着信履歴である。送信済通信情報は、通信支援装置が送信する通信情報であり、例えば、送信メール、電話発信である。
関連通信情報は、互いに関連する関連メールや関連電話発信である。例えば、関連メールは、受信済通信情報(受信メールや留守電記録や着信履歴)への返信メールや、送信済通信情報(送信メールや電話発信)に継続して送信される送信メールである。関連電話発信は、受信済通信情報(受信メールや留守電記録や着信履歴)に応答する電話発信や、送信済通信情報(送信メールや電話発信)に継続して発信される電話発信である。
送信先識別情報は、関連通信情報の送信先を特定する情報である。送信先識別情報は、例えば、送信先メールアドレス、電話番号等の情報である。
尚、所定操作は、内容表示指示、返信指示、転送指示、削除指示等の操作である。警告情報は、関連通信情報の送信予定や送信終了を示す情報である。予め複数の関連通信情報を作成してから一括して送信する場合には、警告情報に送信予定件数を含めることが望ましい。
また、受信側の通信支援装置は、受信した警告情報に基づいて、操作者に注意を喚起したり、送受信済の通信情報に対する所定操作を禁止したりすることにより、無駄な通信情報の作成作業や送信作業を回避することができる。
これにより、通信支援装置は、未完成状態の通信情報に対する無駄な通信情報作成を防止したり、通信情報を作成すべきでないユーザによる通信情報作成を阻止したりすることができる。
最初に、図1を参照しながら、メール支援システム1の構成について説明する。
図1は、メール支援システム1の構成図である。
メール支援システム1は、メール支援装置7−1〜7−4が、ネットワーク5で接続されて構成される。
メール支援装置7−1〜7−4は、ネットワーク5を介して互いに通信が可能なコンピュータ等の装置である。メール支援装置7−1〜7−4はそれぞれユーザ(甲)3−1、ユーザ(乙)3−2、ユーザ(丙)3−3、ユーザ(丁)3−4に属するものとする。
メール支援装置7−1〜7−4のメールの送受信に関する機能は同様の構成であるので、代表してメール支援装置7−1について説明する。
メール支援装置7−1は、メール送信や警告送信に関する機能11と、警告受信に関する機能21を備える。メール支援装置7−1は、メール送信や警告送信に関する機能11として、関連メール作成手段13、送信先アドレス抽出手段15、警告情報作成手段16、警告情報送信手段17、関連メール送信手段19を備える。警告受信に関する機能21として、警告情報受信手段23、警告手段25、操作禁止手段27を備える。また、メール支援装置7−1が使用するメール管理用アプリケーション(メーラー)は、メールサーバ(図示しない。)を介してネットワーク5に接続しメールを送受信する。
送信先アドレス抽出手段15は、返信メール、或いは継続メールの送信先アドレスを抽出する。
関連メール送信手段19は、関連メール作成手段13により作成された返信メールや継続メールを、送信先アドレス抽出手段15が抽出した送信先アドレスに送信する。
次に、図2を参照しながら、メール支援装置7−1〜7−4のハードウェア構成について説明する。
図2は、メール支援装置7−1〜7−4のハードウェア構成図である。尚、図2のハードウェア構成は一例であり、用途、目的に応じて様々な構成を採ることが可能である。
システムバス115は、各装置間の制御信号、データ信号などの授受を媒介する経路である。
(3−1.受信済メールに対する返信メール作成)
次に、図3〜図7を参照しながら、メール支援装置7−1〜7−4における、受信済メールに対する返信メール作成の動作について説明する。
メール支援装置7−4が、同時にメール支援装置7−1〜7−3宛に送信したメールに対して、メール支援装置7−1が優先的に返信メールを作成する動作について説明する。
図4は、メール支援装置7−1〜7−4の表示部107に表示される画面の遷移を示す図である。
警告情報作成手段16は、警告情報65「!注意 甲が返信作業を開始しました。」を作成する(ステップ1006)。警告情報作成手段16は、ユーザ3−1(甲)の指示を受けて、警告情報65の内容を適宜作成するようにしてもよい。警告情報送信手段17は、送信先アドレス(乙、丙、丁のアドレス)宛てに、警告情報作成手段16が作成した警告情報65を送信する(ステップ1007)。
メール支援装置7−2、7−3(乙、丙)が、メール支援装置7−4(丁)から送られたメールに対して所定の操作を行うと、警告手段25が受信した警告情報65を提示する。例えば、メール支援装置7−2、7−3(乙、丙)が受信メール53−2の内容の表示操作を行うと、警告手段25は警告情報65を同時に表示させる(ステップ1009)。また、メール支援装置7−4(丁)は、メール管理用アプリケーションを起動させていれば、警告情報65を別画面でポップアップ表示させるようにしてもよい。
ユーザ3−2〜3−4(乙、丙、丁)は、警告情報65を確認すると、受信メール53−2に対する操作を自発的に中止する。また、操作禁止手段27は、受信メール53−2の表示された画面(B2)305で、ユーザ3−2、3−3(乙、丙)による「返信」ボタン31、「全員へ返信」ボタン33、「転送」ボタン49等の操作を禁止する。また、メール送信元であるメール支援装置7−4(丁)では、送信済メールの「再送信」等の操作を禁止するようにしてもよい。
尚、送信側のメール支援装置7−1は、ユーザ3−1(甲)が「関係者警告」37ボタンを押下すると同時に、警告情報65を作成して、メール支援装置7−2〜7−4(乙、丙、丁)に送ることが望ましい。そして、受信側のメール支援装置7−2〜7−4(乙、丙、丁)は、警告情報65の受信すると即座に警告情報65を提示してもよいし、ユーザ3−1〜304(乙、丙、丁)によるメール操作開始時に警告情報65を提示してもよい。
尚、メール支援装置7−1は、受信済メールに対する返信メールの作成時に限らず、警告情報65だけをまず他のメール支援装置7−2〜7−4に送信してもよい。
次に、図8〜図13を参照しながら、メール支援装置7−1〜7−4における、継続メール作成の動作について説明する。
図8は、メール支援装置7−1〜7−4の動作を示すフローチャートである。
メール支援装置7−2〜7−4(乙、丙、丁)が、メール支援装置7−1(甲)から送られたメールに対して所定の操作を行うと、警告手段25が警告情報81を提示する。例えば、メール支援装置7−2〜7−4(乙、丙、丁)が受信メール85−1の内容の表示操作を行うと、警告手段25は警告情報81を同時に表示させる(ステップ2007)。
ユーザ3−2〜3−4(乙、丙、丁)は、警告情報81を確認すると、当該メールに対する操作を自発的に中止する。また、操作禁止手段27は、受信メール85−1の表示された画面(B11)307で、ユーザ3−2〜3−4(乙、丙、丁)による「返信」ボタン31、「全員へ返信」ボタン33、「転送」ボタン49等の操作を禁止する。操作禁止手段27は、メール支援装置7−1(甲)から送られたメールに対する操作を中止または禁止する。即ち、メール支援装置7−1(甲)から送られたメール全てに対する操作が中止または禁止される。
これにより、受信側のメール支援装置7−2〜7−4(乙、丙、丁)は、メールが継続して届く件数を把握することにより作業効率を向上させることができる。
以上詳細に説明したように、本発明の実施の形態に係るメール支援装置は、関連メール(返信メールや継続メール)を作成する際に、関連メールや当該関連メールに対応する送受信済メールに関する警告情報を関連メールの送信先のメール支援装置に送信するので、受信側のメール支援装置におけるメール操作を待機させたり注意を喚起したりした上で、関連メールを作成して送ることができる。
また、受信側のメール支援装置は、受信した警告情報に基づいて、注意を喚起したり関連メールや当該関連メールに対応する送受信済メールに対する所定操作を禁止したりすることにより、無駄なメール作成作業や送信作業を回避することができる。従って、メール通信に係る組織全体の作業効率を向上させることができる。
このことにより、受信側では、メールが継続して届く件数を把握することにより作業効率を向上させることができる。
また、受信側のメール支援装置は、所定操作が禁止されて一定時間経過すると、自動的に操作禁止を解除してもよい(タイムアウト)。さらに、受信側のメール支援装置において操作禁止が解除された場合には、送信側のメール支援装置に操作禁止解除の旨を通知するようにしてもよい。
3−1〜3−4………ユーザ
5………ネットワーク
7−1〜7−4………メール支援装置
13………関連メール作成手段
15………送信先アドレス抽出手段
16………警告情報作成手段
17………警告情報送信手段
19………関連メール送信手段
23………警告情報受信手段
25………警告手段
27………操作禁止手段
26………関連メール受信警告手段
29………「メールの作成」ボタン
31………「返信」ボタン
33………「全員へ返信」ボタン
35………「送受信」ボタン
37………「関係者警告」ボタン
39、59………送信者
41………状態
43、61………件名
45………受信日時
47−1、89−1、89−2………返信メールリスト
49………「転送」ボタン
51………「削除」ボタン
53−1、85−1、85−2………受信メール
55………送信先
57………CC(カーボンコピー)送信先
63、83−1、83−2………受信メール本文
65、81………警告情報
69………「送信」ボタン
71………「保存」ボタン
73………「中止」ボタン
75………「継続送信」ボタン
77………作成メール
79………メール本文
87………終了通知
101………CPU
103………メモリ
105………記憶部
107………表示部
109………入力部
111………出力部
113………通信部
115………システムバス
201〜206、401〜406………受信メールレコード
301、303、304、306………画面A
302、305、307、308、309、310………画面B
Claims (3)
- 通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、
互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、
前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、
前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、
前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、
前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、
前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、
を具備することを特徴とする通信支援装置。 - 前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告を操作者に対して行う警告手段、
を具備し、
前記警告手段は、前記警告情報の受信時に、または、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作の開始時に、前記警告を行うことを特徴とする請求項1に記載の通信支援装置。 - コンピュータを、
通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、
互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、
前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、
前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、
前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、
前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、
前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、
を具備する通信支援装置として機能させるプログラム。
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