JP4852438B2 - 通信支援装置、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子メールや通話などの通信情報の送受信を支援する通信支援装置に関する。

インターネット等のネットワークを介して電子メール（以降、メールと記す。）をやりとりするシステムは、ビジネスだけでなく個人的にも情報を伝達するための重要なシステムツールとなっている。

メールは、送信元の端末装置から、ネットワークを介して受信側メールサーバに送られて蓄積される。受信側メールサーバは、該当するメールアドレスを持つ受信側端末装置に、ネットワークを介して所定のタイミングで受信メールを送信する。また、受信側端末装置が、能動的に受信側メールサーバに蓄積されている受信メールを取得することもある。

例えばユーザの端末装置が、複数の宛先の１つとしてメールを受信したとする。当該ユーザは他の受信先の誰よりも早く、そのメールに対して返信メールを送りたい場合がある。
この場合、ユーザは返信メールを作成する前に、他の受信先に自分が最初に返信メールを作成する予定である旨をメール等で通知しておく。他の受信先の返信メール作成を牽制した後、当該ユーザは、返信メールを作成する。

また、ユーザは、端末装置から関連のある複数のメールを継続して送信する場合がある。例えば、ユーザが大容量のデータを送信する場合、データを複数に分割して複数のメールに添付し、これら関連のある複数のメールを継続して送信する場合がある。この場合、ユーザは、複数の関連のあるメールを継続して送信する旨を、事前に送信先にメール等で通知していた。

また、何度もメールをやりとりするうちに、やりとりの流れと内容の関連性を理解することは、メールの数が多くなるほど困難になる。これを解決するために、複数の文書（メール）に対して内容の関連性を検出して解析し、関連順序を考慮して重複部分を省いて編集し、受信リストの視認性を高めて作業を効率化する関連文書処理装置がある（例えば、［特許文献１］参照。）。

特開２００２−２３６６４９号公報

しかしながら、［特許文献１］が示す関連文書処理装置は、受信済みの複数のメールに対して関連性の検出や解析を行うものである。ユーザは解析済みの結果を参照して、応答すべきメール等を決定する。従って、［特許文献１］が示す関連文書処理装置は、受信済みのメールに対して返信する際に、他のユーザの端末装置に対して警告を発信することができない。また、［特許文献１］が示す関連文書処理装置は、他のユーザの端末装置の、メールに関する操作の中止や禁止を行うことはできないという問題点がある。

また、複数の受信先のうちの１受信先としてメールを受信した受信側端末装置が優先的に返信メールを送信したい場合に、当該受信側端末装置が事前に他の受信先にメール等を利用して返信メール作成予定の旨の通知を行う作業は作業効率が悪く、必ずしも返信の優先権を得られるとは限らないという問題点がある。
また、受信側端末装置が作成した返信メールを送信する前に、他の受信先からの新たな返信メールがあると、作成したメール内容の変更が必要になり、作業効率が低下するという問題点がある。

また、端末装置が複数のメールを継続して送信する場合に、複数のメールを送る旨の内容のメールを作成して送信先に送る作業は作業負担が掛かるという問題点がある。また、受信側端末装置では、複数のメールを送る旨の内容のメールを受信したにもかかわらず、全てのメールを受信する前に、ユーザによって誤って受信メールに操作（返信操作など）が行われてしまう場合がある。

本発明は、以上の問題点に鑑みてなされたものであり、電子メールや通話などの通信情報を的確かつ効率的に作成して送受信することができる通信支援装置を提供することを目的とする。

前述した目的を達成するために第１の発明は、通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、を具備することを特徴とする通信支援装置である。

通信支援装置は、文字情報や音声情報等の通信情報をやりとりする通信装置である。通信支援装置は、例えば、電子メールの送受信や電話機能による音声の通信を行うコンピュータ、携帯電話、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）等の装置である。
受信済通信情報は、通信支援装置が受信する通信情報であり、例えば、受信メール、留守電記録、着信履歴である。送信済通信情報は、通信支援装置が送信する通信情報であり、例えば、送信メール、電話発信である。
関連通信情報は、互いに関連する関連メールや関連電話発信である。例えば、関連メールは、受信済通信情報（受信メールや留守電記録や着信履歴）への返信メールや、送信済通信情報（送信メールや電話発信）に継続して送信される送信メールである。関連電話発信は、受信済通信情報（受信メールや留守電記録や着信履歴）に応答する電話発信や、送信済通信情報（送信メールや電話発信）に継続して発信される電話発信である。
送信先識別情報は、関連通信情報の送信先を特定する情報である。送信先識別情報は、例えば、送信先メールアドレス、電話番号等の情報である。

送信側の通信支援装置は、関連通信情報を作成する。通信支援装置は、関連通信情報の作成前や関連通信情報の送信と共に、関連通信情報の送信先に関連通信情報や当該関連通信情報に対応する送受信済通信情報に関する警告情報を送信する。

受信側の通信支援装置は、警告情報を受信すると、関連通信情報や当該関連通信情報に対応する送受信済通信情報に関する警告を操作者に対して行う。通信支援装置は、警告情報の受信時や、関連通信情報あるいは当該関連通信情報に対応する送受信済通信情報に対する所定操作開始時に、操作者に対して警告を行う。
尚、所定操作は、内容表示指示、返信指示、転送指示、削除指示等の操作である。警告情報は、関連通信情報の送信予定や送信終了を示す情報である。予め複数の関連通信情報を作成してから一括して送信する場合には、警告情報に送信予定件数を含めることが望ましい。

第１の発明では、送信側の通信支援装置は、関連通信情報を作成する際に、関連通信情報や当該関連通信情報に対応する送受信済通信情報に関する警告情報を関連通信情報の送信先の通信支援装置に送信する。これにより、受信側の通信支援装置の通信操作を待機させたり、受信側通信支援装置の操作者に注意を喚起したりした上で、送信側の通信支援装置は自身の通信操作を行うことができる。
また、受信側の通信支援装置は、受信した警告情報に基づいて、操作者に注意を喚起したり、送受信済の通信情報に対する所定操作を禁止したりすることにより、無駄な通信情報の作成作業や送信作業を回避することができる。
これにより、通信支援装置は、未完成状態の通信情報に対する無駄な通信情報作成を防止したり、通信情報を作成すべきでないユーザによる通信情報作成を阻止したりすることができる。

第２の発明は、コンピュータを、通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、を具備する通信支援装置として機能させるプログラムである。

本発明によれば、電子メールや通話等の通信情報を的確かつ効率的に作成して送受信することができる通信支援装置を提供することができる。

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る通信支援装置の好適な実施形態について詳細に説明する。なお、以下の説明及び添付図面において、略同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略することにする。

（１．メール支援システム１の構成）
最初に、図１を参照しながら、メール支援システム１の構成について説明する。
図１は、メール支援システム１の構成図である。
メール支援システム１は、メール支援装置７−１〜７−４が、ネットワーク５で接続されて構成される。

（１−１．メール支援装置７−１〜７−４）
メール支援装置７−１〜７−４は、ネットワーク５を介して互いに通信が可能なコンピュータ等の装置である。メール支援装置７−１〜７−４はそれぞれユーザ（甲）３−１、ユーザ（乙）３−２、ユーザ（丙）３−３、ユーザ（丁）３−４に属するものとする。

メール支援装置７−１〜７−４がそれぞれ、作成したメールをいずれかのメール支援装置に送ると、当該メールはそれぞれのメール支援装置が利用しているメールサーバ（図示しない）を介して、送信先のメール支援装置に送られる。
メール支援装置７−１〜７−４のメールの送受信に関する機能は同様の構成であるので、代表してメール支援装置７−１について説明する。

（１−２．メール支援装置７−１）
メール支援装置７−１は、メール送信や警告送信に関する機能１１と、警告受信に関する機能２１を備える。メール支援装置７−１は、メール送信や警告送信に関する機能１１として、関連メール作成手段１３、送信先アドレス抽出手段１５、警告情報作成手段１６、警告情報送信手段１７、関連メール送信手段１９を備える。警告受信に関する機能２１として、警告情報受信手段２３、警告手段２５、操作禁止手段２７を備える。また、メール支援装置７−１が使用するメール管理用アプリケーション（メーラー）は、メールサーバ（図示しない。）を介してネットワーク５に接続しメールを送受信する。

関連メール作成手段１３は、受信済メールに対する返信メールを作成する。また、関連メール作成手段１３は、送信済メールに継続する継続メールを作成する。
送信先アドレス抽出手段１５は、返信メール、或いは継続メールの送信先アドレスを抽出する。

警告情報作成手段１６は、警告情報を作成する。警告情報の内容は、例えば「メール支援装置７−１が当該受信済メールに対する返信メール作成を開始したこと。」等である。或いは、警告情報作成手段１６は送信済メールに関する警告情報を作成する。警告情報の内容は、例えば「メール支援装置７−１から送られた送信済メールには継続してメールが送られる。」等である。警告情報のメッセージの内容は、ユーザが適宜作成、変更することができる。

警告情報送信手段１７は、警告情報作成手段１６により作成された警告情報を、送信先アドレス抽出手段１５が抽出した送信先アドレスに送信する。
関連メール送信手段１９は、関連メール作成手段１３により作成された返信メールや継続メールを、送信先アドレス抽出手段１５が抽出した送信先アドレスに送信する。

警告情報受信手段２３は、メール支援装置７−１に送られた警告情報を受信する。警告情報は、他のメール支援装置７から送られた受信済メールに対する警告情報、或いは他のメール支援装置７から送られた送信済メールに対する警告情報である。

警告手段２５は、警告情報をユーザ３に提示する手段である。警告手段２５は、警告対象の送受信済メールや関連メールに対する所定操作の開始時に、警告情報を提示する。所定操作は、例えば、内容表示指示、再生指示、返信指示、転送指示、削除指示等の操作である。警告情報は、音声や表示によりユーザ３に注意を喚起する情報である。警告の提示は、メール支援装置７−１の表示部への文字列表示、点滅表示、音声発生、映像情報表示、振動発生等である。

操作禁止手段２７は、警告情報に基づいて、警告対象の送受信済メールや関連メールに対する所定操作を禁止（ロック）する。所定操作は、例えば、内容表示指示、再生指示、返信指示、転送指示、削除指示等の操作である。また、操作禁止手段２７は、警告情報の送信元から返信メールや継続メールを全て受信すると、所定操作の禁止を解除する。

（２．ハードウェア構成）
次に、図２を参照しながら、メール支援装置７−１〜７−４のハードウェア構成について説明する。
図２は、メール支援装置７−１〜７−４のハードウェア構成図である。尚、図２のハードウェア構成は一例であり、用途、目的に応じて様々な構成を採ることが可能である。

メール支援装置７−１〜７−４は、ＣＰＵ１０１、メモリ１０３、記憶部１０５、表示部１０７、入力部１０９、出力部１１１、通信部１１３がシステムバス１１５を介して接続されて構成される。

ＣＰＵ１０１（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）は、演算装置（四則演算や比較演算等）や、ハードウェアやソフトウェアの動作制御を行う装置である。

メモリ１０３は、ＲＡＭ及びＲＯＭ等のメモリである。ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）や記憶部１０５から読み出されたＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）のプログラム、アプリケーションプログラム等を記憶する。ＲＡＭはＣＰＵ１０１の主メモリやワークエリアとして機能する。

記憶部１０５は、各種データを記憶する装置であり、例えばハードディスクである。記憶部１０５は、ＣＰＵ１０１が実行するプログラム、プログラム実行に必要なデータ、ＯＳ、各種データベース等が格納される。

表示部１０７は、表示装置であり、例えば、ＣＲＴモニタ、液晶パネルである。表示部１０７は、コンピュータのビデオ機能を実現するための論理回路（ビデオアダプタ等）を有する。

入力部１０９は、各種データの入力装置であり、例えば、キーボード、マウスである。出力部１１１は、各種データの出力装置であり、例えばプリンタである。各種メディアとのデータ入出力を行うドライブ装置を入力部１０９及び出力部１１１として用いることもできる。

通信部１１３は、システムバス１１５を介して外部装置と接続・通信する通信制御装置である。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信が可能である。
システムバス１１５は、各装置間の制御信号、データ信号などの授受を媒介する経路である。

メール支援装置７−１〜７−４は、記憶部１０５やＲＯＭや記憶媒体に格納されるプログラム（アプリケーションプログラム、ＯＳのプログラム等）を、メモリ１０３のＲＡＭにロードしてＣＰＵ１０１の制御の下に、各種処理を実行する。

（３．メール支援装置７−１〜７−４の動作）
（３−１．受信済メールに対する返信メール作成）
次に、図３〜図７を参照しながら、メール支援装置７−１〜７−４における、受信済メールに対する返信メール作成の動作について説明する。
メール支援装置７−４が、同時にメール支援装置７−１〜７−３宛に送信したメールに対して、メール支援装置７−１が優先的に返信メールを作成する動作について説明する。

図３は、メール支援装置７−１〜７−４の動作を示すフローチャートである。
図４は、メール支援装置７−１〜７−４の表示部１０７に表示される画面の遷移を示す図である。

メール支援装置７−４（丁）は、同時にメール支援装置７−１〜７−３（甲、乙、丙）宛にメールを送信する（ステップ１００１）。例えばメールの宛先は、送信先がメール支援装置７−１、ＣＣ送信先がメール支援装置７−２、７−３である。メール支援装置７−１（甲）は、メール支援装置７−４（丁）からのメールを受信する（ステップ１００２）。メール支援装置７−２（乙）とメール支援装置７−３（丙）は、メール支援装置７−４（丁）からのメールを受信する（ステップ１００３）。

メール支援装置７−１（甲）の表示部１０７には、受信メールリスト４７−１を表示する画面（Ａ１）３０１が表示される。

図５は、画面（Ａ１）３０１を示す図である。画面（Ａ１）３０１に表示される受信メールリスト４７−１は、送信者３９、「未読」または「既読」を示す状態４１、件名４３、及び受信日時４５等の項目を有する。受信メールレコード２０１〜２０５は、例えば受信日時４５を基にして時系列に並べて表示される。

また、画面（Ａ１）３０１には、「メールの作成」ボタン２９、「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「送受信」ボタン３５、「関係者警告」ボタン３７等が配置される。「メールの作成」ボタン２９が押下されると、新たに新規メール作成用の画面が表示される。

受信メールリスト４７−１のいずれかの受信メールレコードが選択された状態で、「返信」ボタン３１が押下されると、選択されている受信メールに対する返信メール作成用画面が新たに表示される。「全員へ返信」ボタン３３が押下されると、選択されている受信メールに関連する全員を宛先とする返信メール作成画面が新たに表示される。「送受信」ボタン３５が押下されると、メール支援装置７−１は作成済み送信メールを送信し、メールサーバに届いている未読受信メールを取得する。

受信メールリスト４７−１のいずれかの受信メールレコードが選択された状態で、「関係者警告」ボタン３７が押下されると、選択されている受信メールに関連する全員に宛てて警告情報が送られる。「関係者警告」については後で詳細に説明する。

画面（Ａ１）３０１の受信メールリスト４７−１の受信メールレコード２０２が選択されると、メール支援装置７−１（甲）の表示部１０７には、受信メールレコード２０２の内容（受信メール５３−１）が表示される。

図６は、受信メール５３−１を表示する画面（Ａ２）３０３を示す図である。画面（Ａ２）３０３に表示される受信メール５３−１は、送信先５５「甲」、ＣＣ送信先５７「乙」及び「丙」、送信者５９「丁」、件名（メールタイトル）６１、受信メール本文６３等で構成される。

また、画面（Ａ２）３０３には、「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「転送」ボタン４９、「削除」ボタン５１、「関係者警告」ボタン３７等が配置される。

「返信」ボタン３１が押下されると、返信メール作成用画面が新たに表示される。「全員へ返信」ボタン３３が押下されると、受信メール５３−１に関連する全員を宛先（「甲」、「乙」、「丙」）とする返信メール作成画面が新たに表示される。「転送」ボタン４９が押下されると、転送メール作成用画面が新たに表示される。「削除」ボタン５１が押下されると、受信メール５３−１が削除される。「関係者警告」ボタン３７が押下されると、受信メール５３−１に関連する全員に宛てて警告情報が送られる。「関係者警告」については後で詳細に説明する。

ユーザ３−１（甲）は、メール支援装置７−４（丁）から受信したメールに対して、他の受信者に優先して返信メールを作成して送信するものとする。メール支援装置７−１（甲）は、メール支援装置７−４（丁）から受信したメールに関する情報を画面（Ａ１）３０１の受信メールレコード２０２に示す。ユーザ３−１（甲）は、受信メールレコード２０２を選択して「関係者警告」３７ボタンを押下する。

メール支援装置７−１は「関係者警告」３７ボタンの押下を検出する（ステップ１００４）。または、ユーザ３−１（甲）は、受信メールレコード２０２の内容（受信メール５３−１）が表示された画面（Ａ２）３０３の「関係者警告」３７ボタンを押下してもよい。また、「関係者警告」３７ボタンが押下されると同時に、メール支援装置７−１（甲）の関連メール作成手段１３は、表示部１０７に関係者全員を宛先とする返信メール６７作成の画面（Ａ３）３０４を表示させてもよい。

メール支援装置７−１の送信先アドレス抽出手段１５は、受信メール５３−１に関連する送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）を取得する（ステップ１００５）。
警告情報作成手段１６は、警告情報６５「！注意 甲が返信作業を開始しました。」を作成する（ステップ１００６）。警告情報作成手段１６は、ユーザ３−１（甲）の指示を受けて、警告情報６５の内容を適宜作成するようにしてもよい。警告情報送信手段１７は、送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）宛てに、警告情報作成手段１６が作成した警告情報６５を送信する（ステップ１００７）。

メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）は、警告情報６５を受信する（ステップ１００８）。
メール支援装置７−２、７−３（乙、丙）が、メール支援装置７−４（丁）から送られたメールに対して所定の操作を行うと、警告手段２５が受信した警告情報６５を提示する。例えば、メール支援装置７−２、７−３（乙、丙）が受信メール５３−２の内容の表示操作を行うと、警告手段２５は警告情報６５を同時に表示させる（ステップ１００９）。また、メール支援装置７−４（丁）は、メール管理用アプリケーションを起動させていれば、警告情報６５を別画面でポップアップ表示させるようにしてもよい。

図７は、メール支援装置７−２、７−３（乙、丙）の表示部１０７に表示される受信メール５３−２を示す画面（Ｂ２）３０５である。警告手段２５は、受信メール５３−２の内容の表示操作が行われると、画面（Ｂ２）３０５に警告情報６５「！注意 甲が返信作業を開始しました。」を表示する。このことにより、メール支援装置７−２、７−３（乙、丙）のユーザ３−２、３−３は先にユーザ３−１（甲）が返信作業を開始したことを知ることができる。また、メール支援装置７−４（丁）のユーザ３−４（丁）は、自分の送信したメールに対してユーザ３−１（甲）が返信作業を開始したことを知ることができる。

尚、受信メール５３−２の内容の表示操作が行われた場合に警告手段２５が警告情報６５を提示するだけでなく、受信メール５３−２に関して所定の操作が行われる場合に警告情報６５を提示するようにしてもよい。例えば、受信メール５３−２の表示された画面（Ｂ２）３０５で、「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「転送」ボタン４９、「削除」ボタン５１、「関係者警告」ボタン３７等のいずれかが押下された場合に、警告手段２５が警告情報６５を提示するようにしてもよい。また、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）は、警告情報６５を受信した時点で、即座に警告情報６５の提示を行うようにしてもよい。

警告情報６５の提示は、表示部１０７の画面上にポップアップ表示、点滅表示、音声による通知、画像表示、振動発生等の方法で行うことができる。尚、警告手段２５は、警告情報６５を含む警告メールをメール支援装置７−２〜７−４（丁、乙、丙）に送信するようにしてもよい。

図３に戻り、操作禁止手段２７は、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）の受信メール５３−２に対する操作を中止または禁止する（ステップ１０１０）。
ユーザ３−２〜３−４（乙、丙、丁）は、警告情報６５を確認すると、受信メール５３−２に対する操作を自発的に中止する。また、操作禁止手段２７は、受信メール５３−２の表示された画面（Ｂ２）３０５で、ユーザ３−２、３−３（乙、丙）による「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「転送」ボタン４９等の操作を禁止する。また、メール送信元であるメール支援装置７−４（丁）では、送信済メールの「再送信」等の操作を禁止するようにしてもよい。

メール支援装置７−２〜７−４は、警告手段２５による警告情報６５の提示、操作禁止手段２７による返信操作の禁止、の両方の処理を行ってもよいし、いずれか一方の処理を行うようにしてもよい。

メール支援装置７−１（甲）は、送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）宛に返信の意思を示す警告情報６５を送信した後（ステップ１００７）、メール支援装置７−１（甲）の関連メール作成手段１３は返信メール６７を作成する（ステップ１０１１）。

関連メール送信手段１９は、関連メール作成手段１３により作成された返信メール６７をメール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）に送信する（ステップ１０１２）。

メール支援装置７−２〜７−４の操作禁止手段２７は、メール支援装置７−１（甲）からの返信メール６７を受信するまでは、所定の操作の中止または禁止状態を継続する（ステップ１０１３のＮＯ）。メール支援装置７−２〜７−４がメール支援装置７−１（甲）からの返信メール６７を受信すると（ステップ１０１３のＹＥＳ）、メール支援装置７−２〜７−４の操作禁止手段２７は、中止していた操作を再開し、禁止していた操作を解除する（ステップ１０１４）。即ち、メール支援装置７−２、７−３は、メール支援装置７−４（丁）から送られた受信メール５３−２に対する返信操作を再開したり、返信操作の禁止を解除する。

以上の過程を経て、メール支援装置７−１は、受信済メールに対する返信メール作成時に、返信メールの全ての送信先に警告情報６５を作成して送信する。警告情報６５を受信したメール支援装置７−２〜７−４は、警告情報６５を表示、或いは警告情報６５に基づいて受信済メールに対する所定の操作を中止または禁止する。メール支援装置７−１からの返信メールを受信すると、メール支援装置７−２〜７−４は中止していた操作を再開し、禁止した操作を解除する。
尚、送信側のメール支援装置７−１は、ユーザ３−１（甲）が「関係者警告」３７ボタンを押下すると同時に、警告情報６５を作成して、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）に送ることが望ましい。そして、受信側のメール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）は、警告情報６５の受信すると即座に警告情報６５を提示してもよいし、ユーザ３−１〜３０４（乙、丙、丁）によるメール操作開始時に警告情報６５を提示してもよい。

このように、メール支援装置７−１は、受信済メールに対して優先的に返信メールを作成し送信する旨を、受信済メールに関連のある他のメール支援装置７−２〜７−４に警告情報６５として送信する。従って、受信側のメール支援装置７−２〜７−４におけるメール操作を待機させたり注意を喚起したりした上で、送信側のメール支援装置７−１は、返信メールを作成して送信することができる。また、メール支援装置７−２〜７−４は、無駄な返信メールの作成を回避して、メール支援装置７−１からの返信メール受信後に的確なメールを作成することができる。
尚、メール支援装置７−１は、受信済メールに対する返信メールの作成時に限らず、警告情報６５だけをまず他のメール支援装置７−２〜７−４に送信してもよい。

（３−２．継続メール作成）
次に、図８〜図１３を参照しながら、メール支援装置７−１〜７−４における、継続メール作成の動作について説明する。
図８は、メール支援装置７−１〜７−４の動作を示すフローチャートである。

メール支援装置７−１は、メール支援装置７−２〜７−４に複数の継続メールを作成して送信するものとする。継続メールは、送信元及び送信先が同一であり、内容の関連性があって複数回に渡って連続的に送られるメールである。継続メールを用いるケースとしては、例えば、まず概要のメールをとりあえず先に送信し、その後詳細な内容のメールを送る場合や、複数のファイルを複数のメールに添付して送る場合がある。

メール支援装置７−１（甲）は、メールの作成を完了する（ステップ２００１）。図９は、作成完了した作成メール７７を示す画面（Ａ１１）３０６を示す図である。画面（Ａ１１）３０６に表示される作成メール７７は、送信先５５「乙」、ＣＣ送信先５７「丙」及び「丁」、送信者５９「甲」、件名（メールタイトル）６１、メール本文７９等で構成される。

また、画面（Ａ１１）３０６には、「送信」ボタン６９、「保存」ボタン７１、「中止」ボタン７３、「継続送信」ボタン７５等が配置される。

「送信」ボタン６９が押下されると、作成メール７７が送信先５５「乙」、ＣＣ送信先５７「丙」及び「丁」に送信される。「保存」ボタン７１が押下されると、作成メール７７が記憶部１０５に保存される。「中止」ボタン７３が押下されると、作成メール７７の作成が中止される。「継続送信」ボタン７５については後で詳細に説明する。

作成したメールに継続してメールを送る場合（ステップ２００２のＹＥＳ）、ユーザ３−１（甲）は、作成完了した作成メール７７（画面（Ａ１１）３０６）の「継続送信」ボタン７５を押下する。メール支援装置７−１は、「継続送信」ボタン７５の押下を検出しなければ（ステップ２００２のＮＯ）、ステップ２０１０に進む。

メール支援装置７−１は「継続送信」ボタン７５の押下を検出すると（ステップ２００２のＹＥＳ）、送信先アドレス抽出手段１５が、作成メール７７に関連する送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）を取得する（ステップ２００３）。

警告情報作成手段１６は、警告情報８１「！注意 つづきのメールがあります。」を作成する（ステップ２００４）。警告情報作成手段１６は、ユーザ３−１（甲）の指示を受けて、警告情報８１の内容を適宜作成するようにしてもよい。警告情報送信手段１７は、警告情報作成手段１６が作成した警告情報８１を送信先アドレス宛に送信し、関連メール送信手段１９は作成したメールを送信先アドレス宛に送信する（ステップ２００５）。

メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）は、当該メールと警告情報８１とを受信する（ステップ２００６）。
メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）が、メール支援装置７−１（甲）から送られたメールに対して所定の操作を行うと、警告手段２５が警告情報８１を提示する。例えば、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）が受信メール８５−１の内容の表示操作を行うと、警告手段２５は警告情報８１を同時に表示させる（ステップ２００７）。

図１０はメール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）の表示部１０７に表示される受信メール８５−１を示す画面（Ｂ１１）３０７である。警告手段２５は、受信メール８５−１の内容の表示操作が行われると、画面（Ｂ１１）３０７に警告情報８１「！注意 つづきのメールがあります。」を同時に表示する。

尚、受信メール８５−１の内容の表示操作が行われた場合に警告手段２５が警告情報８１を提示するだけでなく、受信メール８５−１に関して所定の操作が行われる場合に警告情報８１を提示するようにしてもよい。例えば、受信メール８５−１の表示された画面（Ｂ１１）３０７で、「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「転送」ボタン４９、「削除」ボタン５１、「関係者警告」ボタン３７等のいずれかが押下された場合に、警告手段２５が警告情報８１を提示するようにしてもよい。

警告情報８１の提示は、表示部１０７の画面上にポップアップ表示、点滅表示、音声による通知、画像表示、振動発生等の方法で行うことができる。尚、警告手段２５は、警告情報８１を含む警告メールをメール支援装置７−２〜７−４（丁、乙、丙）に送信するようにしてもよい。

図８に戻り、操作禁止手段２７は、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）の受信メール８５−１に対する操作を中止または禁止（ロック）する（ステップ２００８）。
ユーザ３−２〜３−４（乙、丙、丁）は、警告情報８１を確認すると、当該メールに対する操作を自発的に中止する。また、操作禁止手段２７は、受信メール８５−１の表示された画面（Ｂ１１）３０７で、ユーザ３−２〜３−４（乙、丙、丁）による「返信」ボタン３１、「全員へ返信」ボタン３３、「転送」ボタン４９等の操作を禁止する。操作禁止手段２７は、メール支援装置７−１（甲）から送られたメールに対する操作を中止または禁止する。即ち、メール支援装置７−１（甲）から送られたメール全てに対する操作が中止または禁止される。

メール支援装置７−２〜７−４は、警告手段２５による警告情報８１の提示、操作禁止手段２７による所定操作の禁止、の両方の処理を行ってもよいし、いずれか一方の処理を行うようにしてもよい。

続いてメール支援装置７−１（甲）による継続メールの作成が完了すると（ステップ２００９）、ステップ２００２に戻る。メール支援装置７−１（甲）が、「継続送信」ボタン７５の押下を検出せず（ステップ２００２のＮＯ）、かつ、「送信」ボタン６９の押下を検出すると（ステップ２０１０のＹＥＳ）、警告情報作成手段１６は、終了通知８７「！ 最後のメールです。」を作成する（ステップ２０１１）。

次に警告情報送信手段１７は、警告情報作成手段１６が作成した終了通知８７を送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）宛に送信し、関連メール送信手段１９は最後のメールを送信先アドレス（乙、丙、丁のアドレス）宛に送信する（ステップ２０１２）。

メール支援装置７−２〜７−４の操作禁止手段２７は、メール支援装置７−１（甲）からの最後のメールと終了通知８７を受信するまでは、所定の操作の中止または禁止状態を継続する（ステップ２０１３のＮＯ）。メール支援装置７−２〜７−４がメール支援装置７−１（甲）からの最後のメールと終了通知８７を受信すると（ステップ２０１３のＹＥＳ）、メール支援装置７−２〜７−４は表示部１０７に最後のメールと終了通知８７とを表示する（ステップ２０１４）。

図１１は、メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）の表示部１０７に表示される最後の受信メール８５−２を示す画面（Ｂ１２）３０８である。警告手段２５は、画面（Ｂ１２）３０８に終了通知８７「！最後のメールです。」を表示する。終了通知８７の提示は、表示部１０７の画面上にポップアップ表示、点滅表示、音声による通知、画像表示、振動発生等の方法で行うことができる。

また、メール支援装置７−２〜７−４がメール支援装置７−１（甲）からの最後のメールと終了通知８７を受信すると、メール支援装置７−２〜７−４の操作禁止手段２７は、中止していた操作を再開し、禁止していた操作を解除する（ステップ２０１５）。すなわち、メール支援装置７−２〜７−４は、メール支援装置７−１（甲）から送られた一連の受信メール８５−１、８５−２に対する返信操作の禁止を解除する。

図１２は、メール支援装置７−２（乙）の表示部１０７に表示される受信メールリスト８９−１を示す画面（Ｂ１３）３０９である。メール支援装置７−１（甲）から継続して送られるメール（受信メールレコード４０２、受信メールレコード４０５）は、他の受信メールと同様に受信時間順に時系列に表示される。メール支援装置７−１（甲）から、全部でｐ通のメールが送られることが事前に判っていれば、受信メールレコード４０２に「１／ｐ」、受信メールレコード４０５に「２／ｐ」を付加表示してもよい。

図１３は、メール支援装置７−２（乙）の表示部１０７に表示される受信メールリスト８９−２を示す画面（Ｂ１４）３１０である。メール支援装置７−１（甲）から継続して送られた一連のメール（受信メールレコード４０２、受信メールレコード４０５、受信メールレコード４０６）は、まとめて時系列に表示される。メール支援装置７−１（甲）から、全部で３通のメールが送られたとすると、受信メールレコード４０２に「１／３」、受信メールレコード４０５に「２／３」、受信メールレコード４０６に「３／３」を付加表示してもよい。

以上の過程を経て、メール支援装置７−１は、複数のメールを継続して送る際に、送信先に警告情報８１を作成して送信する。警告情報８１を受信したメール支援装置７−２〜７−４は、警告情報８１を表示、或いは警告情報８１に基づいて、継続メールに対する所定の操作を中止または禁止する。また、メール支援装置７−１は、最後のメールの送信時に、終了通知８７を作成して送信する。終了通知８７を受信したメール支援装置７−２〜７−４は、中止していた操作を再開し、禁止した操作を解除する。

このように、メール支援装置７−１は、送信済メールに継続する継続メールを送信する旨を、送信済メールに関連のある他のメール支援装置７−２〜７−４に警告情報８１として送信する。従って、受信側のメール支援装置７−２〜７−４におけるメール操作を待機させたり注意を喚起したりした上で、送信側のメール支援装置７−１は、継続メールを作成して送信することができる。また、メール支援装置７−２〜７−４は、無駄な返信メールの作成を回避でき、全ての継続メールを受信した後に、的確なメールを効率的に作成することができる。

また、メール支援装置７−２〜７−４は、受信メールリスト８９−２に関連のある継続メールを順にまとめて表示するので、ユーザ３は継続メールの内容の確認ミスや確認漏れを回避することができる。

また、予め複数の継続メールを作成してから一括して送信する場合や、事前に継続メールの送信予定数が決まっている場合には、メール支援装置７−１は、送信メールの予定送信件数を警告情報８１に含めてもよい。この際、メール支援装置７−１は、例えば警告情報８１「つづきのメールがあと○件あります。」を送信する。メール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）の画面（Ｂ１１）３０７（図１０）には警告情報８１「つづきのメールがあと○件あります。」が表示される。
これにより、受信側のメール支援装置７−２〜７−４（乙、丙、丁）は、メールが継続して届く件数を把握することにより作業効率を向上させることができる。

（５．効果等）
以上詳細に説明したように、本発明の実施の形態に係るメール支援装置は、関連メール（返信メールや継続メール）を作成する際に、関連メールや当該関連メールに対応する送受信済メールに関する警告情報を関連メールの送信先のメール支援装置に送信するので、受信側のメール支援装置におけるメール操作を待機させたり注意を喚起したりした上で、関連メールを作成して送ることができる。
また、受信側のメール支援装置は、受信した警告情報に基づいて、注意を喚起したり関連メールや当該関連メールに対応する送受信済メールに対する所定操作を禁止したりすることにより、無駄なメール作成作業や送信作業を回避することができる。従って、メール通信に係る組織全体の作業効率を向上させることができる。

また、メール支援装置は、警告情報として警告メールを送信するようにしてもよい。これにより、送信先が警告手段や操作禁止手段等の機能を備えていない場合であっても、メール管理用アプリケーションを備えていれば、警告メールを受信することができ、同様の効果を得ることができる。

また、メール支援装置は、受信済メールに対する返信メールの作成時や、送信済メールに続く継続メールの作成時だけではなく、新規メールの作成時や転送メールの作成時等にも適用することができる。例えば、ユーザが送信先と警告情報とを設定して、メールを作成する前に、警告情報を送信先に送ることができる。ユーザは警告情報を警告メールとして送信してもよい。当該警告メールを受信した受信側装置は、メール管理用アプリケーションが起動されたときに警告を表示するようにしてもよい。これにより、事前にメール送信先にメール作成の旨を伝えておくことができるので、無駄なメールのやりとりを回避することができ作業効率を向上させることができる。

また、メール支援装置は、送信済メールに継続する継続メールを送信する旨を、警告情報として送信する際、事前に送信メールの予定送信件数を警告情報に含めてもよい。
このことにより、受信側では、メールが継続して届く件数を把握することにより作業効率を向上させることができる。

また、受信側のメール支援装置に、所定操作の禁止を解除する操作禁止解除手段を設けてもよい。これにより、送信側のメール支援装置からの警告情報によって受信側のメール支援装置の操作が禁止されても、受信側のメール支援装置において、手動で操作禁止を解除することができる。
また、受信側のメール支援装置は、所定操作が禁止されて一定時間経過すると、自動的に操作禁止を解除してもよい（タイムアウト）。さらに、受信側のメール支援装置において操作禁止が解除された場合には、送信側のメール支援装置に操作禁止解除の旨を通知するようにしてもよい。

また、本発明の実施の形態に係るメール支援装置の機能に関しては、限定されたメンバ間で機能させる設定モードを設けてもよい。例えば、送信側のメール支援装置が指定した同報メールや、指定したメーリングリストに対してのみ機能させてもよい。

また、本発明の実施形態に係るメール支援装置は、通信支援装置として、メールシステムだけではなく電話システムにも適用することができる。通信支援装置は、文字情報だけでなく、音声情報も区別することなく同様に扱う。メールシステムにおける返信メール作成指示は、電話システムのリダイヤル操作に相当する。メールシステムにおける新規メール作成指示は、電話システムの発信操作に相当する。メールシステムにおける受信済メールありは、電話システムの着信履歴あり、あるいは留守電記録ありに相当する。

例えばメールと電話の両機能を備える携帯電話において、ユーザ３−１（甲）は、ユーザ３−１〜３−４の通信支援装置が共通に受信した受信済メールの送信元に対して返信メールを作成する際、或いは電話発信操作を行う際、他のユーザ３−２〜３−４の通信支援装置に警告情報を作成して送信する。このことにより、事前に警告情報を送信するので、通信支援装置は通信の行き違いを避けて効率的な通信を行うことができる。

また、ユーザ３−１（甲）は、電話システムの着信履歴や留守電記録の発信源である通信支援端末に対して、リダイヤル操作を行う際、或いは返信メールを作成する際に、警告情報を作成して送信してもよい。警告情報は、警告メール、警告音発生、画像表示、振動発生等を利用することができる。このことにより、事前に警告情報を送信するので、通信支援装置は通信の行き違いを避けて効率的な通信を行うことができる。

また、ユーザ３−１（甲）は、送信済メールに継続する継続メールを作成する際、或いは続いて電話発信操作を行う際に、送信先に警告情報を作成して送信する。このことにより、事前に通信の継続を警告できるので、通信支援装置は通信の行き違いを避けて効率的な通信を行うことができる。

また、ユーザ３−１（甲）は、電話発信操作に継続して電話発信操作を行う際、或いは継続メールを作成する際、発信先に警告情報を作成して送信する。発信先は、例えば着信履歴や留守電記録を再生する際や、リダイヤル操作を行う際に警告を受けるので情報が継続して送られてくることがわかる。このことにより、事前に通信の継続を警告できるので、通信支援装置は通信の行き違いを避けて効率的な通信を行うことができる。

このように、通信支援装置は、無駄なメール作成や電話発信を回避することができるので、作業の効率化を図ることができる。通信支援装置は、未完成状態の通信情報に対する無駄な通信発信を防止したり、発信すべきでないユーザからの通信発信を阻止したりすることができる。特に、メールと電話の両機能を有する携帯電話に適用することで、ユーザ３の利便性を向上させることができる。

以上、添付図面を参照しながら、本発明にかかる通信支援装置の好適な実施形態について説明したが、本発明はかかる例に限定されない。当業者であれば、本願で開示した技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

メール支援システム１の構成図 メール支援装置７−１〜７−４のハードウェア構成を示す図 メール支援装置７−１〜７−４の動作を示すフローチャート メール支援装置７−１〜７−４の表示部１０７における画面遷移を示す図 受信メールリスト４７−１を表示する画面（Ａ１）３０１を示す図 受信メール５３−１を表示する画面（Ａ２）３０３を示す図 受信メール５３−２と警告情報６５を表示する画面（Ｂ２）３０５を示す図 メール支援装置７−１〜７−４の動作を示すフローチャート メール作成画面（Ａ１１）３０６を示す図 受信メール８５−１と警告情報８１を表示する画面（Ｂ１１）３０７を示す図 受信メール８５−２と終了通知８７を表示する画面（Ｂ１２）３０８を示す図 受信メールリスト８９−１を表示する画面（Ｂ１３）３０９を示す図 受信メールリスト８９−２を表示する画面（Ｂ１４）３１０を示す図

符号の説明

１………メール支援システム
３−１〜３−４………ユーザ
５………ネットワーク
７−１〜７−４………メール支援装置
１３………関連メール作成手段
１５………送信先アドレス抽出手段
１６………警告情報作成手段
１７………警告情報送信手段
１９………関連メール送信手段
２３………警告情報受信手段
２５………警告手段
２７………操作禁止手段
２６………関連メール受信警告手段
２９………「メールの作成」ボタン
３１………「返信」ボタン
３３………「全員へ返信」ボタン
３５………「送受信」ボタン
３７………「関係者警告」ボタン
３９、５９………送信者
４１………状態
４３、６１………件名
４５………受信日時
４７−１、８９−１、８９−２………返信メールリスト
４９………「転送」ボタン
５１………「削除」ボタン
５３−１、８５−１、８５−２………受信メール
５５………送信先
５７………ＣＣ（カーボンコピー）送信先
６３、８３−１、８３−２………受信メール本文
６５、８１………警告情報
６９………「送信」ボタン
７１………「保存」ボタン
７３………「中止」ボタン
７５………「継続送信」ボタン
７７………作成メール
７９………メール本文
８７………終了通知
１０１………ＣＰＵ
１０３………メモリ
１０５………記憶部
１０７………表示部
１０９………入力部
１１１………出力部
１１３………通信部
１１５………システムバス
２０１〜２０６、４０１〜４０６………受信メールレコード
３０１、３０３、３０４、３０６………画面Ａ
３０２、３０５、３０７、３０８、３０９、３１０………画面Ｂ

Claims (3)

1. 通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、
   互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、
   前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、
   前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、
   前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、
   前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、
   前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、
   を具備することを特徴とする通信支援装置。
2. 前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告を操作者に対して行う警告手段、
   を具備し、
   前記警告手段は、前記警告情報の受信時に、または、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作の開始時に、前記警告を行うことを特徴とする請求項１に記載の通信支援装置。
3. コンピュータを、
   通信ネットワークに接続され通信情報の送受信を支援する通信支援装置であって、
   互いに関連する通信情報である関連通信情報の作成を行う関連通信情報作成手段と、
   前記関連通信情報の送信先識別情報を抽出する送信先識別情報抽出手段と、
   前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に関する警告情報を作成する警告情報作成手段と、
   前記抽出した送信先識別情報が示す送信先に前記警告情報を送信する警告情報送信手段と、
   前記警告情報を受信する警告情報受信手段と、
   前記警告情報に基づいて、前記関連通信情報または当該関連通信情報に対応する前記送受信済通信情報に対する所定操作を禁止するとともに、前記警告情報の送信元から前記関連通信情報を全て受信すると、前記所定操作の禁止を解除する操作禁止手段と、
   を具備する通信支援装置として機能させるプログラム。

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