JP3430969B2

JP3430969B2 - 電子メール送信方法及び電子メール送信装置並びに電子メール送信用プログラムを記憶した記憶媒体

Info

Publication number: JP3430969B2
Application number: JP12968599A
Authority: JP
Inventors: 俊弘東
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1999-05-11
Filing date: 1999-05-11
Publication date: 2003-07-28
Anticipated expiration: 2019-05-11
Also published as: JP2000322343A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールを送信
する方法及び装置に関し、特に、重複した用件を多人数
に送信する際に好適な電子メール送信方法及び装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ネットワークを介した電子メール
による連絡手段が商用，私用を問わず社会的なインフラ
として広く浸透している。特に、研究やビジネスの分野
において多人数である企画を進行させている場合には、
電子メールは、電話と異なり、相手の不在時であっても
必要な連絡を取ることができ、また、ファクシミリより
も手軽であるため、広く使用されている。すなわち、電
話のように同時刻に双方が在席して連絡を取り合う必要
がなく、また、ファクシミリ送信よりも短時間で作業が
完了するため、同一内容の電子メールを多数人に一括送
信することが行われている。

【０００３】かかる電子メールの一括送信は、主に、電
子メールプログラムの実行によって表示される送信メー
ルの作成画面において、通常、ＴＯ欄（宛先メールアド
レスを記入する欄）に、「，」区切り等にて、送信先そ
れぞれのメールアドレスを順次記入することで、その作
成された電子メールの内容が、前記ＴＯ欄記載の送信先
それぞれに一括送信される。例えば、「TO:a1@bbb.co.j
p, a2@bbb.co.jp, a3@bbb.co.jp, …」等の要領であ
る。かかる送信メールの内容は、通常、その控えがデー
タとして保存される。

【０００４】また、メーリングリストという仕組みがあ
り、これは、予め登録されているメンバーに対して、一
つのメールアドレスに電子メールを送信すると、メール
サーバーが振り分けを行い、予め登録されているメンバ
ー全員に当該電子メールを送信するものである。

【０００５】このような同一内容の電子メールを多数人
に一括送信する手法では、以下のような不都合が生じ
る。すなわち、確認別にある人には知らせるべきではな
い内容がある場合には、一括送信を利用することができ
ず、この場合、個別にメールを送信しなければならな
い。例えば、複数の用件ａ，ｂ，ｃが記載された１通の
電子メール（文書データ）を、複数送信先Ａ，Ｂ，Ｃ，
…に対して送信するとする。このとき、送信先Ａには用
件ａを、送信先Ｂには用件ｂを、送信先Ｃには用件ｃ
を、秘密としておきたい場合がある。かかる場合、送信
先Ａには用件ｂ，ｃのみを、送信先Ｂには用件ａ，ｃの
みを、送信先Ｃには用件ａ，ｂのみを、記載した電子メ
ールをそれぞれ作成して、個別に送信する必要がある。

【０００６】また、その個別送信された文書の内容は、
もともとは一通の電子メールに記載されていた内容であ
って、それが送信先毎に用件ａであったり要件ｂであっ
たりする。ゆえに、送信された用件ａの電子メール，用
件ｂの電子メール，…のそれぞれは、個別に電子メール
データ又は文書データとしてコンピュータのハードディ
スク装置等の記録装置に記録保存される必要があり、そ
の記録容量を短期間で極めて大量に消費してしまう。

【０００７】これに対し、特開平０６−２９１７７９号
公報には、同報送信において、その基本となる文書デー
タの一部分を選択し、この基本となる文書データに別の
文書データを追加記載する等の種々の変更を加えた文書
データを所望の送信先に同報送信する電子メールシステ
ムが開示されている。この従来例では、基本となる文書
データに送信宛先毎に異なる文書データを追加しつつ多
数の宛先へ送信することができる。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、この従
来例では、基本となる文書データの一部を宛先毎に変更
するものであるため、例えば、ある企画に関するすべて
の用件を記載しておき、各用件を必要な宛先へ送信す
る、といった処理を行うことができない。すなわち、上
記従来例では、重複して連絡しべき事項が錯綜している
ときに、不要な重複を排除することが難しい、という不
都合があった。また、このような状態では、一般的なメ
ール送信ソフトを使用する場合も、１通ずつ電子メール
を作成しなければならず、すると、必要な宛先に必要な
事項のすべてを送信する用意ができたか否かの確認が煩
雑となってしまう、という不都合があった。

【０００９】また、すべての連絡事項を記載しておき、
メール本文内にそれぞれ宛先を記載するのでは、用件別
の秘密を保つことができず、さらに、本来送信する必要
のないデータを送信することとなるため、インターネッ
トやＬＡＮに不要なトラフィックを生じさせてしまう、
という不都合があった。

【００１０】

【発明の目的】本発明の目的は、かかる従来例の有する
不都合を改善し、特に、多数の宛先に重複して連絡すべ
き事項と個別に連絡すべき事項が錯綜しているときであ
っても、その整理を支援しつつ必要最小限のデータのみ
を送信及び保存できる電子メール送信方法及び装置を提
供することを、その目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】そこで本発明では、複数
の用件データに区切られた文書データが作成される文書
データ作成工程と、この文書データ作成工程にて作成さ
れた文書データ中の各用件データにセクション名を定義
するセクション名定義工程と、複数のメールアドレスに
対してそれぞれ送信するセクション名を関連させるリン
ク設定工程と、このリンク設定工程にて各メールアドレ
ス毎に指定されたセクションを合成して当該メールアド
レスへ送出するセクション別送出工程とを備えた、とい
う構成を採っている。これにより前述した目的を達成し
ようとするものである。

【００１２】まず、複数の用件データ毎の文書データが
作成される。そして、セクション名定義工程にて、これ
にセクション名を定義する。これにより、文書データ
は、複数のセクションの集合となる。続いて、リンク設
定工程は、複数のメールアドレスに対して送信するセク
ションのセクション名を関連させる。メールアドレス
は、アドレス帳などに格納されているメールアドレスの
うち必要なアドレスを選択させる構成としてもよいし、
また、すべてのメールアドレスを入力してもらう方式と
してもよいし、さらには、すでに受信しているメールに
関して当該「一括送信」での返信を行う旨が指示される
と、当該受信メールの送信元のメールアドレスを次々と
リストに追加するようにしてもよい。何らかの手法で送
信すべきメールアドレスの一覧が生成されると、リンク
設定工程にて各メールアドレスにセクション名が付され
る。１つのメールアドレスに対して、１つ又は１つ以上
のセクション名が定義される。リンク設定工程にて、送
信すべきすべてのメールアドレスにセクション名を定義
されると、セクション別送出工程が、各メールアドレス
に定義されたセクションの内容を合成して各メールアド
レスに送出する制御をする。このため、ユーザは、多数
人に連絡すべきすべての事項を記載した後に、各メール
アドレス毎に用件を示すセクションを関連させると、全
員に個別の連絡がなされる。そして、誰に対してどの用
件を送信するかを、メールアドレスとセクションの関連
で管理できるため、錯綜する連絡事項の整理が容易とな
る。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
について、図面に基づいて説明する。図１は、本発明の
実施の一形態に係る電子メール送信装置の構成を示すブ
ロック図である。

【００１４】本電子メール送信装置は、ハードウェアと
して、本装置全体の実行制御を行う中央演算処理装置１
０（Micro Processor Unit：以下、「ＭＰＵ１０」とい
う。）と、データ入力を行うためのキーボード，指示入
力を行うためのマウス等の装置からなる入力部１６と、
基本ソフト（Operating System：以下、「Ｏ／Ｓ」とい
う。）又は電子メール送信プログラムと、それらの実行
に必要な種々のデータ，パラメータ等を記憶する第１記
憶手段１９ａと、Ｏ／Ｓ又は電子メール，テキスト文書
その他の文書データを記憶することがある第２記憶手段
１９ｂと、電子メールプログラムの実行に必要なワーキ
ングエリアを提供するＲＡＭ（Random Access Memory）
等の第３記憶手段２０と、モニター装置，プリンタ装
置，スピーカ等の出力部１８を接続可能で、ＭＰＵ１０
の指令に基づいて表示出力信号，印刷出力信号，音声出
力信号等を適宜出力する出力インターフェース部１７と
からなる。

【００１５】第１記憶手段１９ａは、Ｏ／Ｓ又は電子メ
ール送信プログラムと、それらの実行に必要な種々のデ
ータ，パラメータ等を記憶することがあるコンピュータ
読取り可能な不揮発性の記録媒体であり、具体的には、
ＲＯＭ（Read Only Memory），磁気ディスク（Flexible
Disk / Floppy Disk），ハードディスク（Hard DiskDr
ive），ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-ROM），ＤＶＤ−
ＲＯＭ（Digital Video Disc-ROM），ＤＶＤ−ＲＡＭ
（Digital Video Disc-RAM），光磁気ディスク（Magnet
o-Optical Disk），ＥＰＲＯＭ（Erasable Programmabl
e Read Only Memory），ＥＥＰＲＯＭ（Electrically E
rasable Programmable Read Only Memory），フラッシ
ュメモリ，スマートカード（登録商標），スマートメモ
リ（登録商標），コンパクトフラッシュカードその他の
どのような記録媒体でもよい。一般的には、ハードディ
スクを使用する。第２記憶手段１９ｂは、Ｏ／Ｓ又は電
子メール，テキスト文書その他の文書データを記憶する
同様の構成である。

【００１６】第３記憶手段２０は、電子メールプログラ
ムの実行に必要なワーキングエリアを提供したり、その
実行に必要なデータや各種演算結果をを一時的に蓄積，
記憶することがあるコンピュータ読取り可能な記録媒体
であり、具体的には、ＳＩＭＭ，ＤＩＭＭ，ＳＤＲＡ
Ｍ，ＥＤＯ等の読出及び書込可能なＲＡＭ（Random Acc
ess Memory）となるが、ハードディスク等を利用するこ
ともある。

【００１７】本発明では、第１記憶手段１９ａと第２記
憶手段１９ｂとを同一の記録媒体として形成することが
ある。また、その同一の記録媒体として形成されたもの
を、単に「電子メール記録部１９」ともいう。該電子メ
ール記録部１９は、作成した文書データ（電子メールデ
ータに限定されず，テキストデータ，ワープロ文書デー
タその他のいかなる文書に係るデータをも含むものとす
る）が保存記録される。また、文書データがプリンタ等
の印刷手段１８ａに印刷される際は、そのスプールデー
タが一時記録されたり、送信先の電子メールのアドレス
リストデータが設定記録されたり、その他の種々の設定
値が設定記録される。

【００１８】入力部１６は、本発明の電子メール送信装
置におけるテキストデータ及び適宜の指令コマンドを入
力する装置である。例えば、ライトパッド等のペンタイ
プ入力装置からなるペン入力手段１６ａ（液晶画面上方
に設けるいわゆるタッチパネルでもよい）や，キーボー
ド，マウス等のデバイス入力手段１６ｂや，マイクから
入力される音声信号を音声合成ＬＳＩ等で解析してテキ
ストデータ又は各種指令コマンドに変換する音声入力手
段１６ｃのいずれか又はこれらの組み合わせが適用でき
る。この入力部１６は、ＭＰＵ１０に適宜テキストデー
タ又は各種指令コマンドを伝送する。その際、規格又は
非規格に関わらず、入力部１６を接続可能なコネクタ，
ケーブル，ピンジャックその他の物理的インターフェー
スを提供する入力インターフェース部１５を設けること
があり、バスＢを介してＭＰＵ１０とデータ伝送を行う
構成とすることがある。

【００１９】出力部１８は、本発明の電子メール送信装
置におけるモニター装置，プリンタ装置等の出力装置で
ある。例えば、キャラクタディスプレイ，ブラウン管，
液晶表示装置，プラズマディスプレイ装置等の表示装置
からなる表示手段１８ａや、インクジェットプリンタ，
ラインプリンタ，レーザープリンタ，ページプリンタ，
サーマルプリンタ，スタンドアローン型プリンタ，ネッ
トワークプリンタその他のいかなるプリンタからなる印
刷手段１８ｂや，音声出力信号を音声合成ＬＳＩ等で解
析して人間が聞取り可能となるような音声として出力す
る音声合成装置や単に音声出力信号を音声に変換して音
声出力するスピーカ等の音声出力手段１８ｃのいずれか
又はこれらの組み合わせが適用できるが、これらに限定
されない。この出力部１８はＭＰＵ１０によって適宜出
力制御される。その際は、規格又は非規格に関わらず、
出力部１８を接続可能なコネクタ，ケーブル，ピンジャ
ックその他の物理的インターフェースを提供する出力イ
ンターフェース部１７を設けることがあり、バスＢを介
してＭＰＵ１０とデータ伝送を行う構成とすることがあ
る。

【００２０】出力インターフェース部１７は、例えば、
表示手段１８ａを接続するときは、モニター接続用のコ
ネクタ又はケーブルで実現する。また、その他画像処理
ボードやＶＲＡＭボード（Video RAM）等によっても実
現できる。また、印刷手段１８ｂを接続するときは、Ｄ
−ｓｕｂ２５ｐｉｎ，アンフェノール３６ｐｉｎ，ハ
ーフピッチ３６ｐｉｎ，ミニＤＩＮ８ｐｉｎ，ＵＳ
Ｂ，ＲＳ４２２，セントロニクスその他のコネクタ又は
ケーブルで実現することができる。更に、ＬＡＮ（Loca
l Area Network），ＷＡＮ（Wide Area network）等の
ネットワークＮに接続してネットワークプリンタに出力
するための１０ＢＡＳＥ−Ｔ，１０ＢＡＳＥ−５，トラ
ンシーバケーブル，ＬＡＮカードその他のいかなるコネ
クタ，ケーブル，ネットワークアダプタカードで実現す
ることがあるが、これらに限定されない。

【００２１】本明細書において、「ネットワークＮ」と
は、ＬＡＮ，ＷＡＮ，リモートアクセス，公衆回線交換
網（PSTN: Public Switched Telephone Network），専
用線網，インターネット，パソコン通信網その他のいか
なる構成の電気通信網をも含む概念とする。

【００２２】次に、電子メール記録部１９に格納される
電子メールプログラムの実行に基づく各機能部について
説明する。図１において、文書データ作成部１１は、特
に電子メール文書を作成，編集，保存するメール作成手
段１１ａと、電子メール以外の文書を作成，編集，保存
する文書作成手段のいずれか又は双方からなる。

【００２３】そして、文書データ作成部１１で作成され
る文書データ本文中において選択された一部を「セクシ
ョン」と設定するセクション設定手段１２ａを設ける。
更に、任意の送信先メールアドレスを入力部１６から入
力，編集，追加，削除，変更，選択，指定できる送信先
指定手段１２ｂを設ける。本明細書では、セクション設
定手段１２ａと送信先指定手段１２ｂとを「データ指定
部１２」と総称することがある。また、データ指定部１
２によってそれぞれ設定又は指定等された種々のデータ
は、電子メール記録部１９にコンピュータ読取り可能に
て記録保存されることがある。

【００２４】次に、セクション設定手段１２ａで設定さ
れた文書データ本文の内容の一部（以下、「セクション
データ」という。）と、該セクションデータが送信され
るべき宛先のメールアドレスとを、対応付けて（紐付け
て）設定記憶するリンク設定部１３を設ける。該リンク
設定部１３は、誰に（どのメールアドレスに）、どのセ
クションデータ（単数，複数を問わない）を送信するか
について、入力部１６からの指示入力に基づいて対応付
けを行い、その対応付けをリンクデータとして電子メー
ル記録部１９にコンピュータ読取り可能にて設定保存す
る。その際、データベースとして設定保存してもよい。

【００２５】メール送出部１４は、ネットワークＮに接
続されて電子メールを送信する。具体的には、ネットワ
ークＮに存在する図示しないメールサーバー又はＤＮＳ
（ドメインネームサーバー）等に問い合わせを実行し、
送信先メールアドレスのドメインに対応するネットワー
クアドレス（ＩＰアドレス等）を取得する。そして、そ
のネットワークアドレスが、送信される電子メールのヘ
ッダ情報に含められて、その電子メールが送信される。

【００２６】メール送出部１４は、一括して複数の電子
メールをネットワークＮに送出することがある。その
際、メール送出部１４は、電子メール記録部１９に記録
されたリンクデータを逐次読み出して、これから送信す
る送信先メールアドレスに対してどのセクションデータ
に係る内容（用件）を読出して電子メールデータを形成
するかについて、ＭＰＵ１０に問い合わせを行う。

【００２７】ＭＰＵ１０は、電子メール送信プログラム
に基づいて、これから送信される送信先メールアドレス
に対応するリンクデータを電子メール記録部１９から読
み出す。そして、ＭＰＵ１０は対応するセクションデー
タを読み出して、送信される電子メールの本文中に含め
るようメール送出部１４を制御する。該メール送出部１
４は、電子メールを送信する都度、その送信先メールア
ドレス，発信者メールアドレス，主題，テキストデータ
形式，送信時刻その他のヘッダ情報と、読み出されたセ
クションデータ（複数でもよい）と、該当する場合は発
信者氏名，会社名その他のフッタ情報とから電子メール
データを構成する。

【００２８】即ち、１件目の電子メールが送信される際
は、その電子メールの送信先アドレスに対応付けられた
セクションデータの全てが読み出されて、１通の電子メ
ールとして送信される。２件目以降の電子メールが送信
される際も、以上の過程が繰り返され、逐次電子メール
データが構成されて送信される。

【００２９】その送信された電子メールは、従来であれ
ば送信された内容のままで控えとして記録保存される
が、本発明の電子メール送信装置では、その送信された
内容のままの控えとしての電子メールデータは保存しな
い。即ち、文書データ作成部１１で作成又は保存された
文書データと、該文書データに設定された各セクション
と、対応するリンクデータとが電子メール記録部１９に
記録保存されるのみである。

【００３０】次に、図２は、電子メール記録部１９（又
は第２記憶手段１９ｂ）に記録保存または設定記録され
る各データとその対応の関係を示す。まず、セクション
設定手段１２ａで設定されるセクションのそれぞれは、
対応する文書データの内容の一部（例えば用件毎）の開
始論理アドレス及び終了論理アドレスとともに、セクシ
ョンテーブル１９ｂ₁に逐次設定記録される。例えば、
入力部１６からの指示入力により、文書データ本文の内
容中で選択された１番目の所定範囲であるセクション１
は、その文書データ本文の論理アドレスが０１ＢＦから
０２５Ｄまでであることが設定記録される。このとき、
その範囲に含まれるテキストデータ（用件データ）を論
理アドレスに替えて、又はともに設定記録することがあ
る。

【００３１】次に、送信先指定手段１２ｂで指定される
メールアドレスのそれぞれは、メールアドレステーブル
１９ｂ₂として電子メール記録部１９に設定記録される
ことがある。具体的には、送信先指定手段１９ｂ₂は、
入力部１６からの入力によって、新規なメールアドレス
を追加登録したり、既に登録されているメールアドレス
を編集し，削除し，変更し，複製し，複写し又は貼付け
たり、クリック等の動作に応じて指定又は選択されたメ
ールアドレスが適宜読み出されるように構成される。

【００３２】そして、セクションテーブル１９ｂ₁と送
信先指定手段１９ｂ₂とは、リンク設定部１３にて相互
に対応付けられる。具体的には、例えば、文書データ本
文の論理アドレスが０１ＢＦから０２５Ｄの範囲に記録
されているセクション１と設定された用件データ「パッ
チ投入，ログ監視，ファイル更新」は、送信先１「xxx@
nec.co.jp」と送信先３「zzz@nec.co.jp」とに対応付け
られている（図３参照）。同様に、文書データ本文の論
理アドレスが０２Ｃ４から０２ＦＢの範囲に記録されて
いるセクション２と設定された用件データ「センター連
絡，コマンド投入，ログ監視」は、送信先１「xxx@nec.
co.jp」と送信先２「yyy@nec.co.jp」とに対応付けられ
ている。同様に、文書データ本文の論理アドレスが０４
Ａ５から０５１１の範囲に記録されているセクション３
と設定された用件データ「本社対応，顧客対応，ベンダ
ー対応」は、送信先２「yyy@nec.co.jp」と送信先３「z
zz@nec.co.jp」とに対応付けられている。

【００３３】上記のような対応付けに係るデータを、本
明細書では特に「リンクデータ」と呼称することがあ
る。そのリンクデータは、リンク設定部１３の要求に基
づいてＭＰＵ１０の指令によって電子メール記録部１９
に設定記録される。その設定記録の態様は、図３のよう
に、送信先を主キー（又はインデックス）にして、それ
に対応するセクションの番号を格納するタイプの第１リ
ンクテーブル１９ｂ₃や、セクションを主キー（又はイ
ンデックス）にして、送信先を格納するタイプの第２リ
ンクテーブル１９ｂ₄として、電子メール記録部１９に
設定記録されることがあるが、かかる構造には限定され
ない。

【００３４】リンクデータは、送信される文書データ毎
に記憶領域が割り当てられて設定記録される。したがっ
て、異なる文書データについては、同じ「セクション
１」，「セクション２」等のインデックスを使用してい
ても、何ら混同，混乱，誤検出等することなく、確実に
文書データ毎にリンクデータを設定記録することができ
る。

【００３５】次に、本発明の電子メール送信装置におい
て、実際に、文書データを作成して、セクションを設定
し、その作成された電子メールを送信するまでの一連の
動作態様の一形態について、図４乃至図６に基づいて説
明する。図４及び図５は本発明の電子メール送信プログ
ラムの実行フローチャート，図６は本発明の電子メール
送信プログラムが起動されたときの、文書データ作成画
面の表示の一形態を示す。ＭＰＵ１０の指令に基づき、
文書データ作成部１１が、いわゆるウィンドウとしての
表示領域３０を表示するための表示出力信号を出力イン
ターフェース部１７に出力する（Ｓ１００）。該出力イ
ンターフェース部１７に表示手段１８ａが接続されてい
れば、その表示手段１８ａに表示領域３０が表示される
（Ｓ１０１）。

【００３６】その表示領域３０は、大きく分けて３つの
フレームにて構成される（Ｓ１０２）。操作者から見て
一番左側は、セクションの設定を指示入力するためのセ
クション領域（セクション名表示領域）３０ａである。
操作者から見て中央は、送信する電子メールの本文をタ
イプ入力等する本文領域（文書データ表示領域）３０ｂ
である。操作者から見て一番右側は、本文領域３０ｂで
入力した内容の一部又は全部を電子メールとして送信し
たい相手のメールアドレスが表示される送信先領域（メ
ールアドレス表示領域）３０ｃである。

【００３７】まず、本文領域３０ｂをフォーカスし、キ
ーボード，マウス等の入力部１６から入力可能な状態と
する（Ｓ１０３）。次に、送信先全員に共通な内容とし
ての頭書き、例えば「システム第１グループの○○○で
す。以下の作業を依頼致します。」とキーボードからタ
イプ入力する。このとき、マイク等から入力される音声
を認識してテキストデータに変換し、入力する構成とし
てもよい。また、本文の下方位置に、「以上、よろしく
お願いいたします。」という送信先全員に共通する結語
を入力する。

【００３８】次に、送信先によってまちまちとなる用件
の内容を一通り入力する（Ｓ１０４，文書データ作成工
程）。例えば、ある者に対して依頼したい作業として、
「パッチ投入，ログ監視，ファイル更新」と入力する。
その入力された依頼内容を「用件１データ３０ｂ₁」と
する。同様に、別の者に対して依頼したい作業として、
「センター連絡，コマンド投入，ログ監視」と入力す
る。その入力された依頼内容を「用件２データ３０
ｂ₂」とする。更に別の者に対して依頼したい作業とし
て、「本社対応，顧客対応，ベンダー対応」と入力す
る。その入力された依頼内容を「用件３データ３０
ｂ₃」とする。以降、用件データの入力に制限はない。

【００３９】そして、本文の入力が終了したら、セクシ
ョンを設定する（Ｓ１０５，セクション名定義工程）。
例えば、セクション領域３０ａにおいて、入力部１６か
らの指示入力によって、本文の内容を論理的に分割した
い始点と終点とを具体的に指定する。このとき、表示さ
れているマウスポインタＰを、マウス等の入力部１６で
セクション領域３０ａ内にドラッグして該当範囲を指示
入力するようにしてもよい（図６参照）。また、キーボ
ードからの指示入力又はデータ入力によっても該当範囲
を指示入力できる構成とすることもあるが、好ましくは
これらの両方が常に使用できる構成とする。設定された
各セクションは、セクションテーブル１９ｂ₁に設定記
録される（Ｓ１０６）。

【００４０】このようにして、順次セクションを設定し
たとすると、セクション設定手段１２ａは、設定された
セクションのそれぞれをＧＵＩ（Graphical User Inter
face）で作業者に容易に認識せしめるための第１セクシ
ョン識別子３０ａ₁，第２セクション識別子３０ａ₂，第
３セクション識別子３０ａ₃，…を表示するよう表示制
御することがある（図７参照，Ｓ１０７）。これらの各
セクション識別子３０ａ₁，３０ａ₂，３０ａ₃，…は、
例えば矢印としたり、ボタンを形象するアイコンを表示
したり、太い直線としたり、その他いかなる文字，図
形，記号，ボタン，アイコン等の態様をも取り得るもの
とする。

【００４１】ここで、送信先によって見せたい部分、見
せたくない部分があれば、セクション領域３０ａにて、
マウス等の入力部１６で該当範囲をドラッグして反転さ
せ、その始点と終点とからセクション設定を行う構成と
することがある。また、本文中下方位置に記載すること
がある「以上、よろしくお願いいたします。」の結語の
部分については、送信先の全てに記述されるように電子
メール記録部１９に設定記憶する構成とすることがある
し、逆に、設定で記述しないようにする構成としてもよ
い。

【００４２】次に、送信先指定手段１２ｂは、送信先領
域３０ｃに、電子メール記録部１９に設定記録されてい
る送信先候補としてのメールアドレスをそれぞれ表示す
る（図７参照，Ｓ１０８）。ここでは、キーボード等の
入力部１６からの入力によって、新規なメールアドレス
を追加登録したり、既に登録されているメールアドレス
を編集し，削除し，変更し，複製し，複写し又は貼付け
たり、クリック等の動作に応じて指定又は選択されたメ
ールアドレスを適宜読み出すこともできる。

【００４３】次に、設定された各セクションと、任意の
送信先メールアドレスのそれぞれとの対応付けについて
説明する。以下、説明の簡単のため、送信先メールアド
レス「xxx@nec.co.jp」を第１送信先３０ｃ₁と、送信先
メールアドレス「yyy@nec.co.jp」を第２送信先３０ｃ₂
と、送信先メールアドレス「zzz@nec.co.jp」を第３送
信先３０ｃ₃とする。

【００４４】まず、用件１データ３０ｂ₁が第１セクシ
ョンとして設定されたとする〔図８（Ａ）参照〕。対応
する第１セクション識別子３０ａ₁を、入力部１６から
の指示入力によって、送信先領域３０ｃの送信したい宛
先メールアドレス上にドラッグする〔図８（Ｂ）参照，
Ｓ１０９〕。これにより、リンク設定部１３は、用件１
データ３０ｂ₁（第１セクション）が、第１送信先３０
ｃ₁に送信されるべき内容であると判断して、両者を対
応付け、そのリンクデータを電子メール記録部１９に設
定記録するよう、ＭＰＵ１０に要求する。該ＭＰＵ１０
は、電子メール記録部１９の空き容量が不足している等
の特別な事情がある場合を除いて、そのリンクデータを
設定記録する（Ｓ１１０，リンク設定工程）。そのリン
クデータに特に異常が認められなければ、送信先指定手
段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第１送信先３
０ｃ₁の下方位置に、第１セクションが対応付けられた
旨を表示する制御を行う（Ｓ１１１）。

【００４５】次に、対応する第１セクション識別子３０
ａ₁を、入力部１６からの指示入力によって、送信先領
域３０ｃの送信したい宛先メールアドレス上にドラッグ
する〔図９（Ａ）参照，Ｓ１０９〕。これにより、リン
ク設定部１３は、用件１データ３０ｂ₁（第１セクショ
ン）が、第３送信先３０ｃ₃に送信されるべき内容であ
ると判断して、両者を対応付け、そのリンクデータを電
子メール記録部１９に設定記録するよう、ＭＰＵ１０に
要求する。該ＭＰＵ１０は、電子メール記録部１９の空
き容量が不足している等の特別な事情がある場合を除い
て、そのリンクデータを設定記録する（Ｓ１１０）。そ
のリンクデータに特に異常が認められなければ、送信先
指定手段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第１送
信先３０ｃ ₁の下方位置に、第１セクションが対応付け
られた旨を表示する制御を行う〔図９（Ｂ）参照，Ｓ１
１１〕。

【００４６】次に、対応する第２セクション識別子３０
ａ₂を、入力部１６からの指示入力によって、送信先領
域３０ｃの送信したい宛先メールアドレス上にドラッグ
する〔図１０（Ａ）参照，Ｓ１０９〕。これにより、リ
ンク設定部１３は、用件２データ３０ｂ₂（第２セクシ
ョン）が、第１送信先３０ｃ₁に送信されるべき内容で
あると判断して、両者を対応付け、そのリンクデータを
電子メール記録部１９に設定記録するよう、ＭＰＵ１０
に要求する。該ＭＰＵ１０は、電子メール記録部１９の
空き容量が不足している等の特別な事情がある場合を除
いて、そのリンクデータを設定記録する（Ｓ１１０）。
そのリンクデータに特に異常が認められなければ、送信
先指定手段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第１
送信先３０ｃ₁の下方位置に、第２セクションが対応付
けられた旨を表示する制御を行う〔図１０（Ｂ）参照，
Ｓ１１１〕。

【００４７】次に、対応する第２セクション識別子３０
ａ₂を、入力部１６からの指示入力によって、送信先領
域３０ｃの送信したい宛先メールアドレス上にドラッグ
する〔図１１（Ａ）参照，Ｓ１０９〕。これにより、リ
ンク設定部１３は、用件２データ３０ｂ₂（第２セクシ
ョン）が、第２送信先３０ｃ₂に送信されるべき内容で
あると判断して、両者を対応付け、そのリンクデータを
電子メール記録部１９に設定記録するよう、ＭＰＵ１０
に要求する。該ＭＰＵ１０は、電子メール記録部１９の
空き容量が不足している等の特別な事情がある場合を除
いて、そのリンクデータを設定記録する（Ｓ１１０）。
そのリンクデータに特に異常が認められなければ、送信
先指定手段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第２
送信先３０ｃ₂の下方位置に、第２セクションが対応付
けられた旨を表示する制御を行う〔（図１１（Ｂ）参
照，Ｓ１１１〕。

【００４８】次に、対応する第３セクション識別子３０
ａ₃を、入力部１６からの指示入力によって、送信先領
域３０ｃの送信したい宛先メールアドレス上にドラッグ
する〔図１２（Ａ）参照，Ｓ１０９〕。これにより、リ
ンク設定部１３は、用件３データ３０ｂ₃（第３セクシ
ョン）が、第２送信先３０ｃ₂に送信されるべき内容で
あると判断して、両者を対応付け、そのリンクデータを
電子メール記録部１９に設定記録するよう、ＭＰＵ１０
に要求する。該ＭＰＵ１０は、電子メール記録部１９の
空き容量が不足している等の特別な事情がある場合を除
いて、そのリンクデータを設定記録する（Ｓ１１０）。
そのリンクデータに特に異常が認められなければ、送信
先指定手段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第２
送信先３０ｃ₂の下方位置に、第３セクションが対応付
けられた旨を表示する制御を行う〔図１２（Ｂ）参照，
Ｓ１１１〕。

【００４９】次に、対応する第３セクション識別子３０
ａ₃を、入力部１６からの指示入力によって、送信先領
域３０ｃの送信したい宛先メールアドレス上にドラッグ
する〔図１３（Ａ）参照，Ｓ１０９〕。これにより、リ
ンク設定部１３は、用件３データ３０ｂ₃（第３セクシ
ョン）が、第３送信先３０ｃ₃に送信されるべき内容で
あると判断して、両者を対応付け、そのリンクデータを
電子メール記録部１９に設定記録するよう、ＭＰＵ１０
に要求する。該ＭＰＵ１０は、電子メール記録部１９の
空き容量が不足している等の特別な事情がある場合を除
いて、そのリンクデータを設定記録する（Ｓ１１０）。
そのリンクデータに特に異常が認められなければ、送信
先指定手段１２ｂは、送信先領域３０ｃにおいて、第３
送信先３０ｃ₃の下方位置に、第３セクションが対応付
けられた旨を表示する制御を行う〔図１３（Ｂ）参照，
Ｓ１１１〕。

【００５０】以上のようにして対応付けられた文書デー
タ本文の各セクションと送信先メールアドレスとは、そ
れぞれが独立して電子メール記録部１９に保存記録され
る（Ｓ１１２）。例えば、第１送信先３０ｃ₁に送信さ
れる電子メールは、図１４（Ａ）のように、まとまった
一つの電子メールデータとして電子メール記録部１９に
保存記録されるのではなく、ヘッダ部分と，頭書き部分
と，該当すればフッタ部分だけが電子メールデータとし
て保存記録されるのみである。

【００５１】即ち、この場合では、対応する用件１デー
タ３０ｂ₁（第１セクション）及び用件２データ３０ｂ₂
（第２セクション）は、図６において作成した用件１，
用件２，用件３，…全ての用件データを含んだ基の文書
データにセクションとして対応付けされている。したが
って、別個独立して、用件１データ３０ｂ₁（第１セク
ション）及び用件２データ３０ｂ₂（第２セクション）
を電子メールデータ本文の中に含めて記録保存する必要
はない。

【００５２】以上のようにして作成される第１送信先３
０ｃ₁，第２送信先３０ｃ₂及び第３送信先３０ｃ₃宛て
の電子メールは、例えば送信先領域３０ｃの下方位置に
設けることがある送信ボタン３０ｄがマウス等の入力部
１６で指示入力されると（Ｓ１１３）、その送信先毎
に、セクション設定されたセクションデータがリンクテ
ーブル１９ｂ₃又は１９ｂ₄から読み出され（抽出さ
れ）、送信される電子メールを第３記憶手段２０に合
成，作成される（Ｓ１１４，セクション別送出工程）。
そして、ネットワークＮ上の図示しないメールサーバー
とのプロトコル（ＳＭＴＰ，ＲＦＣ８２１その他のいか
なるメール送信プロトコルも含む）において送信可能な
状態になり次第、その電子メールのそれぞれが順次メー
ルサーバーに送出される（Ｓ１１５セクション別送出工
程）。

【００５３】通常、送信ボタン３０ｄをマウス等の入力
部１６で１回のみ指示入力することで、電子メール記録
部１９に多数記録保存されている送信するべき電子メー
ルのそれぞれが、漸次送出される（Ｓ１１６）。一通の
電子メールを送出完了する時間は極めて短いので、多数
の電子メールを送出する場合でも、見かけ上、殆ど一斉
に送信されることとなる（又は見かけ上同報送信される
ことになる）。

【００５４】このようにして送信された電子メールのそ
れぞれは、前述のように別個独立して、送信先別の用件
データをその本文中に含む電子メールデータとして電子
メール記録部１９に記録保存する必要はない。例えば、
図６又は図７等に示した送信先領域３０ｃで、マウス等
の入力部１６から送信先メールアドレスをクリックする
ことで（Ｓ１１７）、その送信先に送信した電子メール
の内容が、図１４に示すような態様で表示手段１８ａに
表示出力されるよう、出力インターフェース部１７に表
示出力信号を出力制御することがある（Ｓ１１８）。

【００５５】より具体的には、第１送信先３０ｃ₁がク
リックされた場合、まずヘッダにはそのメールアドレス
を表示する。本文には、他の電子メールと共通な頭書き
の内容と、対応付けられた第１セクション（用件１デー
タ３０ｂ₁）及び第２セクション（用件２データ３０
ｂ₂）のみが電子メール記録部１９から読み出されて、
全体として一通の電子メールデータ４０ａとして表示さ
れる〔図１４（Ａ）参照〕。

【００５６】同様に、第２送信先３０ｃ₂がクリックさ
れた場合、まずヘッダにはそのメールアドレスを表示す
る。本文には、他の電子メールと共通な頭書きの内容
と、対応付けられた第２セクション（用件２データ３０
ｂ₂）及び第３セクション（用件３データ３０ｂ₃）のみ
が電子メール記録部１９から読み出されて、全体として
一通の電子メールデータ４０ｂとして表示される〔図１
４（Ｂ）参照〕。

【００５７】同様に、第３送信先３０ｃ₃がクリックさ
れた場合、まずヘッダにはそのメールアドレスを表示す
る。本文には、他の電子メールと共通な頭書きの内容
と、対応付けられた第１セクション（用件１データ３０
ｂ₁）及び第３セクション（用件３データ３０ｂ₃）のみ
が電子メール記録部１９から読み出されて、全体として
一通の電子メールデータ４０ｃとして表示される〔図１
４（Ｃ）参照〕。

【００５８】ここで、ネットワークＮに送出される前
の、対応付けが終えられた電子メールのそれぞれも、図
１４のように、送信された後における表示と同様な態様
で表示されることがある（Ｓ１１９）。その表示方法
は、送信された場合と同一であり、このようにすること
で、相手に送信する前に、画面で内容を視覚的に確認す
ることができる。

【００５９】以上記載した電子メールの送信処理は、コ
ンピュータ（演算装置）にて電子メール送信プログラム
を実行することで実現され、該電子メール送信プログラ
ムはコンピュータ読み取り可能な記録媒体にて提供され
ることがある。ここで、記録媒体の一例を図１５に示
す。即ち、電子メール送信プログラムは、ハードディス
ク５３、ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ
−ＲＡＭ，ＰＤ等の円盤状記録媒体５４、フロッピーデ
ィスク５５、ＲＡＭ，ＲＯＭ等のメモリチップ５１、Ｅ
ＰＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，スマートカード（登録商
標），スマートメディア（登録商標），フラッシュメモ
リ，コンパクトフラッシュカードその他の書換可能なカ
ード型ＲＯＭ５２等に記録保存することができ、コンピ
ュータ読取り可能である。

【００６０】そして、円盤状記録媒体５４からデータを
読み取る図示しないディスクドライブ装置又はフロッピ
ーディスク５５からデータを読み取る図示しないフロッ
ピードライブ装置から、図示しないＳＣＳＩポート（ケ
ーブル），ＵＳＢポート（ケーブル），ＩＥＥＥ１３９
４ポート（ケーブル）等を経由して、デスクトップ型コ
ンピュータ５０に電子メール送信プログラムを転送する
こともできる。この場合は、そのデスクトップ型コンピ
ュータ５０に内臓又は外付けされるハードディスク５３
等の記録媒体に、電子メール送信プログラムが記録（コ
ピー）される構成とすることがある。

【００６１】このような記録媒体に記録されることがあ
る電子メール送信プログラムは、コンピュータ読み取り
可能であり、該コンピュータは、例えば、パーソナルコ
ンピュータ，デスクトップ型コンピュータ，ノートブッ
ク型コンピュータ，モバイルコンピュータ，ラップトッ
プコンピュータ，ポケットコンピュータ，サーバーコン
ピュータ，クライアント端末，ワークステーション，ホ
ストコンピュータ，汎用コンピュータその他のいかなる
コンピュータであってもよい。

【００６２】上述したように本実施形態によると、メー
ルアドレスに関連付けられたセクションを合成して送信
するため、送信先毎に送信したい用件を所望の送信先メ
ールアドレスと対応付けて設定記憶することができ、こ
のため、電子メールが送信される際に、その宛先に対応
付けされた所定の用件のみが送信されるので、一度の送
信で、送信先のそれぞれに対応する用件のみを伝えるこ
とができる。即ち、まず、セクション設定手段１２ａに
て送信先毎に送信したい用件データ３０ｂ₁，３０ｂ₂，
３０ｂ₃，…をセクションデータとして任意に設定記憶
することができる。そして、リンク設定部１３にて、設
定記憶されたセクションデータのそれぞれを所望の送信
先３０ｃ₁，３０ｃ₂，３０ｃ₃，…に対応するメールア
ドレスとそれぞれ対応付けて設定記憶することができ
る。その結果、電子メールが送信される際に、その送信
先３０ｃ₁，３０ｃ₂，３０ｃ₃，…のそれぞれに対応し
て対応付けられた所定の用件のみが送信されるので、一
度の送信で、送信先のそれぞれに対応する用件のみを確
実に相手に伝えることができる。

【００６３】さらに、メールを送信時にメールを合成し
て送信するため、合成前のメール本文及びセクションと
メールアドレスの関連のみを記憶すると、送信した電子
メールデータを個別に電子メール記録部１９に保存する
必要がないので、ハードディスク等の記録媒体の記録容
量を極めて効率良く使用することができる。即ち、メー
ル送出部１４が、送信先メールアドレスのそれぞれに対
応して、リンク設定部１３の設定記憶する対応付けを読
み出して、一又は二以上のセクションデータを電子メー
ルとして送信する構成としたことによって、作成した文
書データから、送信先のそれぞれに対して１通ずつ電子
メールを生成しなくても、リンク設定部１３の設定記憶
する対応付けを辿っていくことで、各送信先に対応する
必要な用件のみを電子メールの本文に含ませることがで
きる。

【００６４】その結果、送信先件数分の電子メールデー
タ全てをハードディスク等の電子メール記録部１９に記
録保存する必要がなくなって、極めて効率良く資源を利
用することができるという、優れた利点がある。更に、
その記録容量を節約することができる結果、本電子メー
ル送信装置の駆動速度を低下させることなく、良好に電
子メールの作成，編集，送信，閲覧等を行うことができ
るという優れた利点もある。

【００６５】また、例えば図９に示すように、メール本
文を表示する領域と、セクションの定義又はセクション
名を表示する領域と、メールアドレスを表示する領域と
を設け、そして、メールアドレスを表示する領域の各メ
ールアドレス毎にセクション名を関連づけたため、設定
されたセクションの該当部分と、該セクションに対応す
る用件の内容と、その用件に対応付けられた送信先電子
メールアドレスとの対応関係を容易に把握することがで
き、すると、多数の宛先に重複した連絡を行う際に電子
メールを容易に整理しつつ作成することができる。

【００６６】即ち、一のウィンドウ内に、例えばフレー
ムで仕切られた異なる３つの領域３０ａ，３０ｂ，３０
ｃを形成するため、どの部分をセクションとして設定し
たかということが一のフレームに明瞭に表示され、そし
て、設定された各セクションに対応する用件としてのセ
クションデータも一のフレームに明瞭に表示される。更
に、送信先メールアドレスも一のフレームに明瞭に表示
されるので、送信先毎に対応する用件のみを本文に含ん
だ電子メールを、その送信先それぞれに、より確実に送
信することができる。そして、セクションとして設定し
た部分と、そのセクションに対応する用件の内容と、送
信先のメールアドレスとをウィンドウ別に管理すること
ができるので、特に１７インチ等のモニタ等を使用して
いる場合には、任意の位置にウィンドウを配置して操作
することにより、送信先毎に対応する用件のみを本文に
含んだ電子メールを、その送信先それぞれに、より確実
に送信することができる

【００６７】どの用件をセクションとして設定したか、
また、どの相手先にどの用件を対応付けたかを、作業者
が視覚的に且つ容易に確認することができるので、本来
その相手先には送信されるべきでない用件を、誤ってそ
の相手に送信してしまうというような錯誤が生じる余地
を著しく減少させ、又はなくすことができる。このた
め、送信される用件の中に秘密の程度の高い内容が含ま
れている場合でも、極めて高いセキュリティを確保しつ
つ、送信先毎に対応する用件のみを本文に含んだ電子メ
ールを、その送信先それぞれに、より確実に送信するこ
とができる。

【００６８】また、キーボード，マウス等としての入力
部１６を設け、セクション設定手段１２ａは、入力部１
６からの指示入力に基づいて文書データの本文から用件
データ３０ｂ₁，３０ｂ₂，３０ｂ₃，…を第１セクショ
ン，第２セクション，…等のセクションデータとしてそ
れぞれ設定記憶する例では、マウス，キーボード等から
用件データ３０ｂ₁，３０ｂ₂，３０ｂ₃，…の部分を指
定（選択）して、それぞれセクションとして設定するこ
とができる。その結果、特別な専用端末に依存しなくて
も、日常操作することの多い、いわゆるパーソナルコン
ピュータ等の一般的な電子計算端末で本発明の電子メー
ル送信装置を容易に実現することができる。

【００６９】さらに、リンク設定部１３が、マウス，キ
ーボード等の入力部１６からの指示入力に基づいて、送
信前の電子メールの内容や送信後の電子メールの内容を
モニタに表示させる例では、作業者は、まず電子メール
の送信前に、各送信先に適切な内容の用件のみが含まれ
ているかを視覚的に確認することができ、誤りがあれば
文書データ作成部１１によって適宜編集し直すことがで
きる。更に、作業者は送信後にも電子メールの内容を確
認することができるため、内容の二重チェックも可能に
なる他、誰にどの用件を送信したかということの履歴
を、マウス等の入力部１６でその送信先をクリック等す
ることで容易に知ることができ、簡易な構造のデータベ
ースとしても利用できるという極めて優れた利点があ
る。

【００７０】そして、メール本文とセクションの定義並
びにセクション名とメールアドレスとのリンク情報を記
憶する例では、送信した電子メールデータを個別に電子
メール記録部１９に保存する必要がないので、ハードデ
ィスク等の記録媒体の記録容量を極めて効率良く使用で
きる。即ち、送信先メールアドレスのそれぞれに、セク
ションデータを対応付けて設定記憶する構成としたこと
によって、作成した文書データから、送信先のそれぞれ
に対して１通ずつ電子メールを生成しなくても、リンク
設定部１３の設定記憶する対応付けを辿っていくこと
で、各送信先に対応する必要な用件のみを電子メールの
本文に含ませることができる。

【００７１】その結果、送信先件数分の電子メールデー
タ全てをハードディスク等の電子メール記録部１９に記
録保存する必要がなくなって、極めて効率良く資源を利
用することができるという、優れた利点がある。更に、
その記録容量を節約することができる結果、本電子メー
ル送信装置の駆動速度を低下させることなく、良好に電
子メールの作成，編集，送信，閲覧等を行うことができ
る。

【００７２】また、出力インタフェース部が、送信先別
のメールの内容を表示する送信先別表示領域を備え、文
書データ作成部が、メールアドレス毎に指定されたセク
ションを合成して送信先別表示領域へ表示させる機能を
備える例では、セクションを単位に各メールアドレス毎
に割り当てた送信内容の全文を例えばあるウィンドウ等
の送信先別表示領域に表示させるため、送信内容を通読
して確認することができる。また、メールアドレス表示
領域に表示されるメールアドレスの横に、通読での確認
を行ったことを示すマークを付するようにしてもよい。

【００７３】この例では、さらに、文書データ作成部
が、送信先別表示領域に表示されたメールアドレス毎の
送信内容に変更が加えられた場合にはメール本文の更新
又は当該メールアドレス宛の送信内容のみの更新の選択
指示に従って一方の内容を更新する機能を備えるとよ
い。すなわち、送信内容に訂正すべき内容が発見された
時には、当該セクションの内容自体を訂正し、他のすべ
ての送信先への送信内容を訂正すべき場合と、当該メー
ルアドレスである送信先に対してのみ送信内容を訂正す
べき場合とが想定される。従って、送信先別表示領域に
送信内容を表示している時に編集がなされた場合には、
更新の対象を例えば２つのボタンのうち一方を選択する
ようなインターフェイスにて更新対象の選択を受け付け
る。これによっても、重複した用件を多数人に送信する
場合の送信内容の整理を支援する。そして、特定のメー
ルアドレスのみの変更と指令された場合には、当該編集
された内容をメール本文の新たなセクションと定義し、
当該メールアドレスへ引用するセクション名を変更する
と良い。すると、この更新を受け付ける処理を行って
も、各メールアドレス毎に送信内容を記憶する必要がな
くなる。

【００７４】このように、文書データ作成部が、メール
アドレス毎に指定されたセクションを合成して送信先別
表示領域へ表示させる例では、送信前の電子メールの内
容や送信後の電子メールの内容をモニタに表示させるこ
とができるので、作業者は、まず電子メールの送信前
に、各送信先に適切な内容の用件のみが含まれているか
を視覚的に確認することができ、誤りがあれば文書デー
タ作成部１１によって適宜編集し直すことができる。ま
た、作業者は送信後にも電子メールの内容を確認するこ
とができるので、内容の二重チェックも可能になる他、
簡易な構造のデータベースとしても利用できる。

【００７５】

【発明の効果】本発明は上述のように構成され機能する
ので、これによると、リンク設定工程にて、送信すべき
すべてのメールアドレスにセクション名を定義され、セ
クション別送出工程にて、各メールアドレスに定義され
たセクションの内容を合成して各メールアドレスに送出
する制御をするため、ユーザは、多数人に連絡すべきす
べての事項を記載した後に、各メールアドレス毎に用件
を示すセクションを関連させると、全員に個別の連絡を
行うことができ、そして、誰に対してどの用件を送信す
るかを、メールアドレスとセクションの関連で管理でき
るため、錯綜する連絡事項の整理が容易となり、また、
本文と各メールアドレスに対するセクションの関連のみ
を記憶しておくだけで、各メールアドレスに送信した内
容を把握できるため、保存するときに使用する記憶容量
も少なくなり、また、不要に重複した内容を全員に送信
することがないため、インターネット上のトラフィック
を不要に増加させることもなく、従って、多数の宛先に
重複して連絡すべき事項と個別に連絡すべき事項が錯綜
しているときであっても、その整理を支援しつつ必要最
小限のデータのみを送信及び保存できる、という従来に
ない優れた電子メール送信方法を提供することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態の構成を示すブロック図
である。

【図２】データ指定部とリンク設定部とによる、各テー
ブルの制御態様を示す概略図である。

【図３】リンク設定部の作用を示す概略図である。

【図４】本発明の電子メール送信プログラムの実行フロ
ーチャートである。

【図５】本発明の電子メール送信プログラムの実行フロ
ーチャートである。

【図６】電子メール送信プログラム起動後の表示領域
で、セクションを設定する際の一例を示す概略図であ
る。

【図７】セクション設定を終えた後の表示領域の一例を
示す概略図である。

【図８】図８（Ａ）は第１セクションを指定するときの
表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、図８
（Ｂ）は第１セクションと第１送信先とを対応付ける態
様の一例を示す概略図である。

【図９】図９（Ａ）は第１セクションを指定するときの
表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、図９
（Ｂ）は第１セクションと第３送信先とを対応付ける態
様の一例を示す概略図である。

【図１０】図１０（Ａ）は第２セクションを指定すると
きの表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、図
１０（Ｂ）は第２セクションと第１送信先とを対応付け
る態様の一例を示す概略図である。

【図１１】図１１（Ａ）は第２セクションを指定すると
きの表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、図
１１（Ｂ）は第２セクションと第２送信先とを対応付け
る態様の一例を示す概略図である。

【図１２】図１２（Ａ）は第３セクションを指定すると
きの表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、図
１２（Ｂ）は第３セクションと第２送信先とを対応付け
る態様の一例を示す概略図である。

【図１３】図１３（Ａ）は第３セクションを指定すると
きの表示領域の表示態様の一例を示す概略図であり、
（Ｂ）は第３セクションと第３送信先とを対応付ける態
様の一例を示す概略図である。

【図１４】図１４（Ａ）は第１送信先に送出される（又
は送信した）電子メールの内容の表示態様の一例を示す
概略図であり、図１４（Ｂ）は第２送信先に送出される
（又は送信した）電子メールの内容の表示態様の一例を
示す概略図であり、図１４（Ｃ）は第３送信先に送出さ
れる（又は送信した）電子メールの内容の表示態様の一
例を示す概略図である。

【図１５】本発明の電子メール送信プログラムが記録さ
れることがある記録媒体の取り得る態様の一例を示す概
略図である。

【符号の説明】

１１文書データ作成部１２ａセクション設定手段１３リンク設定部１４メール送出部１６入力部１７出力インターフェース部１８出力部３０表示領域３０ａ，３０ｂ，３０ｃ領域３０ａ₁，３０ａ₂，３０ａ₃ セクション識別子３０ｂ₁，３０ｂ₂，３０ｂ₃ 用件データ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 13/00 G06F 3/14 H04L 12/54 H04L 12/58

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の用件データに区切られた文書デー
タが作成される文書データ作成工程と、この文書データ
作成工程にて作成された文書データ中の前記各用件デー
タにセクション名を定義するセクション名定義工程と、
複数のメールアドレスに対してそれぞれ送信するセクシ
ョン名を関連させるリンク設定工程と、このリンク設定
工程にて各メールアドレス毎に指定されたセクションを
合成して当該メールアドレスへ送出するセクション別送
出工程とを備え、前記リンク設定工程の前に、前記文書データを文書デー
タ表示領域に，前記複数のメールアドレスをメールアド
レス表示領域に，前記文書データ表示領域に表示される
文書への前記セクション名の定義に対応したセクション
識別子をセクション名表示領域に，表示し、前記リンク設定工程が、前記セクション名表示領域に表
示されたセクション識別子が前記複数メールアドレス表
示領域に表示された各メールアドレス上にドラッグされ
たときに当該メールアドレスに当該セクション名を関連
させる、ことを特徴とする電子メール送信方法。
【請求項２】複数の用件がブロックを単位に用件デー
タとして記述された文書データを作成すると共に保持す
る文書データ作成部と、この文書データ作成部によって
作成された文書に前記用件データを単位にセクション名
を定義するセクション設定部と、このセクション設定部
によってセクションが定義された用件データを複数のメ
ールアドレスへ送信する制御をするメール送出制御部と
を備え、前記文書データ作成部に、複数のメールアドレスの一覧
に対して各メールアドレス毎に１又は２以上の前記セク
ションを関連させるリンク設定部を備えると共に、前記
文書データ作成部にて保持する文書データを表示する文
書データ表示領域と，前記複数のメールアドレスを表示
するメールアドレス表示領域と，前記文書データ表示領
域に表示される文書への前記セクション名の定義に対応
したセクション識別子を表示するセクション名表示領域
と，を備える出力インタフェース部を併設し、この出力インタフェース部に、マウスを有する入力部を
併設し、前記リンク設定部が、前記入力部にて、前記セクション
名表示領域に表示されたセクション識別子が前記複数メ
ールアドレス表示領域に表示された各メールアドレス上
にドラッグされたときに当該メールアドレスに当該セク
ション名を関連させるリンク入力機能を備え、前記メール送出制御部が、前記メールアドレス毎に指定
されたセクションを合成して当該メールアドレスに送出
するセクション別送出機能を備えたことを特徴とする電
子メール送信装置。
【請求項３】前記リンク設定部は、前記入力部からの
指示入力に基づいて前記文書データの本文から前記用件
データを第１セクション，第２セクション，…等の前記
セクションデータとしてそれぞれ設定記憶することを特
徴とする請求項２記載の電子メール送信装置。
【請求項４】前記出力インタフェース部が、送信先別
のメールの内容を表示する送信先別表示領域を備え、前記文書データ作成部が、前記メールアドレス毎に指定
されたセクションを合成して前記送信先別表示領域へ表
示させる機能を備えたことを特徴とする請求項２記載の
電子メール送信装置。
【請求項５】演算装置を使用して電子メールを送信さ
せるためのプログラムを記憶した記憶媒体であって、当該プログラムは前記演算装置を動作させる指令とし
て、複数の用件データに区切られた文書データをユーザ
の入力に従って作成させる文書データ作成指令と、この
文書データ作成指令にて作成された文書データ中の前記
各用件データにセクション名を定義させるセクション名
定義指令と、複数のメールアドレスに対してそれぞれ送
信するセクション名を関連させるリンク設定指令と、こ
のリンク設定工程にて各メールアドレス毎に指定された
セクションを合成して当該メールアドレスへ送出させる
セクション別送出指令とを備え、前記文書データを文書データ表示領域に，前記複数のメ
ールアドレスをメールアドレス表示領域に，前記文書デ
ータ表示領域に表示される文書への前記セクション名の
定義に対応したセクション識別子をセクション名表示領
域に，表示する指令を備えると共に、前記リンク設定指令が、前記セクション名表示領域に表
示されたセクション識別子が前記複数メールアドレス表
示領域に表示された各メールアドレス上にドラッグされ
たときに当該メールアドレスに当該セクション名を関連
させる、ことを特徴とする電子メール送信用プログラム
を記憶した記憶媒体。