JP2010171523A - 電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、その方法を実行するためのプログラム及び電子メール誤送信防止システム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザに負担をかけずに、誤ってメールを送信することを防止できるようにする。
【解決手段】送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる所属情報と制限情報記憶部１１の宛先所属制限情報とを比較して、ヘッダ情報の所属が宛先所属制限情報の所属に該当するか否かを判定する。また、送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる役職情報と制限情報記憶部１１の宛先役職制限情報とを比較して、ヘッダ情報の役職が宛先役職制限情報の役職に該当するか否かを判定する。所属や役職が制限情報記憶部１１の各制限情報に該当しない場合、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信する。端末１Ａは、このメッセージを受信してそのモニタ４に例えばポップアップ表示する。これにより、ユーザは、メールの送信の宛先を確認できるようになるので、組織が異なる他の所属などの意図しない宛先に、誤ってメールを送信することを防止できる。
【選択図】図２

Description

本発明は、電子メールの誤送信を防止するメールサーバ及びメール送受信システムに適用可能な電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、その方法を実行するためのプログラム及び電子メール誤送信防止システムに関するものである。

従来、企業や官公庁等の組織内で使用されるイントラネットでは、メールを一度に複数の宛先に送信する機能を備えている。メールを複数の宛先に送信する場合、利便性とメールの誤送信防止の観点から、頻繁に送信する宛先を事前にアドレス帳に登録しておき、登録されたアドレスの中から宛先を選択して送信する。また、過去に送信した宛先の中から目的の宛先を選択して送信する。

しかしながら、アドレス帳などから意図しないアドレスを選択し、この誤選択に気が付かないでそのままメールを送信する場合がある。この場合、第三者に対して情報の漏洩という問題が生じる。また、誤送信したメールを受信した受信者にお詫びをすると共に当該メールを削除してもらうように要請を確実に行う必要がある。このため、メールの送信者及び受信者が業務の中断を余儀なくされるといった問題が生じていた。特に、異なる事業所間においては、迅速な対応が困難であった。

このような従来例に関連して特許文献１には、電子メール誤送信防止方法が開示されている。この電子メール誤送信防止方法によれば、端末から受け付けたメールを必要に応じて一時保留すると共に、該保留中のメールを送信者に送信する。これにより、送信者にメールの内容の確認を容易に意識させることができる。

また、特許文献２には、メール誤送信防止システムが開示されている。このメール誤送信防止システムによれば、ユーザが作成した送信メールの宛先アドレスの妥当性を、過去の送信済みメールの文書データ（件名、本文、添付ファイル名など）に基づいて解析して、送信メールの宛先アドレスの妥当性の判断を支援する。

特開２００５−２７７９７６号公報 特開２００７−２９３６３５号公報

ところで、特許文献１の電子メール誤送信防止方法によれば、メールを必要に応じて一時保留すると共に該保留中のメールを送信者に送信している。しかしながら、一時保留時間が経過した後に送信メールの宛先への配信が実行されるので、メールの即時性が犠牲になる点で利便性に欠ける。

また、特許文献２のメール誤送信防止システムによれば、過去の送信済みメールの文書データに基づいて宛先アドレスの妥当性を解析して、メールの誤送信を防止するための判断支援情報を作成している。しかしながら、ユーザがこの判断支援情報を閲覧してメールの宛先アドレスが正しいか否かを判断する必要があり、ユーザへの負担を要する問題がある。

そこで、本発明は、このような従来例に係る課題を解決したものであって、ユーザに負担をかけずに、誤ってメールを送信することを防止できるようにした電子メール誤送信防止装置、電子メール誤送信防止方法、その方法を実行するためのプログラム及び電子メール誤送信防止システムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決するために、本発明に係る電子メール誤送信防止装置は、組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを端末から入力してメールサーバに送信する送信制御部とを備え、前記送信制御部は、前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定するものである。

本発明に係る電子メール誤送信防止装置によれば、制限情報記憶部には、組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報が保存されている。この制限情報は、送信する宛先の所属を制限するための宛先所属制限情報、又は送信する宛先の役職を制限するための宛先役職制限情報の少なくとも１つを含むものである。送信制御部は、組織の構成を示す情報を含む電子メールと制限情報記憶部に保存された制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定する。これにより、組織が異なる他の所属などの意図しない宛先に誤ってメールを送信することを防止できるようになる。

上述した課題を解決するために、本発明に係る電子メール誤送信防止方法は、組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を制限情報記憶部に保存するステップと、前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを端末から入力するステップと、前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較するステップと、比較後、前記電子メールを送信するか否かを判定するステップとを有するものである。本発明に係るプログラムは、電子メール誤送信防止方法を実行するためのものである。

上述した課題を解決するために、本発明に係る第１の電子メール誤送信防止システムは、組織の構成を示す情報を含む電子メールを送信する端末と、前記端末により送信された電子メールをメールサーバに送信する送信装置とを備え、前記送信装置は、前記組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、前記端末から入力した電子メールをメールサーバに送信する送信制御部とを有し、前記送信制御部は、前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定するものである。

上述した課題を解決するために、本発明に係る第２の電子メール誤送信防止システムは、電子メールを送信する端末と、前記端末により送信された電子メールをメールサーバに送信する送信装置とを備え、前記端末は、組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを送信する端末送信部とを有し、前記端末送信部は、送信する電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定するものである。

本発明に係る第２の電子メール誤送信防止システムによれば、端末の制限情報記憶部は、組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する。端末送信部は、組織の構成を示す情報を含む電子メールを送信する。端末送信部は、送信する電子メールと制限情報記憶部に保存された制限情報とを比較して、該電子メールを送信装置に送信するか否かを判定する。送信装置は、端末により送信された電子メールをメールサーバに送信する。

このように、本発明によれば、組織の構成を示す情報を含む電子メールと制限情報記憶部に保存された制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定するものである。

この構成によって、組織が異なる他の所属などの意図しない宛先に、誤ってメールを送信することを防止できるようになる。

第１の実施形態に係る電子メール誤送信防止システム１００の構成例を示す概略図である。 Ｗｅｂメールサーバ２の構成例を示すブロック図である。 Ｗｅｂメールサーバ２の動作例を示す概略図である。 「送信実施」、「注意喚起」又は「送信保留」のいずれかの送信処理の設定例を示す図である。 Ａ及びＢは、所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６の一例を示す図である。 所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６の設定例を示す図である。 送信履歴テーブル１８の一例を示す図である。 ユーザ情報登録テーブル２０の一例を示す図である。 電子メール誤送信防止システム１００の動作例を示すフローチャートである。 メール保留処理の動作例を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る電子メール誤送信防止システム２００の構成例を示す概略図である。

＜第１の実施形態＞
続いて、図面を参照しながら本発明に係る実施の形態について説明する。図１は、第１の実施形態に係る電子メール誤送信防止システム１００の構成例を示す概略図である。図１に示す電子メール誤送信防止システム１００は、組織の構成を示す情報を含む電子メールと予め保存された制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定することで、組織が異なる他の所属などの意図しない宛先に誤ってメールを送信することを防止できるようにするものである。

電子メール誤送信防止システム１００は、インターネットで用いられているＴＣＰ／ＩＰなどの通信プロトコルにより構築されたイントラネットであり、端末１Ａ，１Ｂ、Ｗｅｂメールサーバ２、ハブ３、ファイアーウォール７及びルータ８を備えている。端末１Ａ，１Ｂ及びＷｅｂメールサーバ２はハブ３に接続され、ファイアーウォール７とルータ８を経由してインターネット通信網に接続されている。このＷｅｂメールサーバ２は、電子メール誤送信防止装置及び送信装置の一例である。

ファイアーウォール７は、送信元や送信先のＩＰアドレス、ポート番号に基づいて、通過させるかどうかを判断する。これにより、特定のデータだけを通すことができるので外部から流れてくる不要なデータを遮断したり、内部からのデータが漏洩したりすること防ぐことができる。ルータ８は、イントラネットとインターネット通信網を相互に接続し、各ネットワーク間でＩＰパケットをやり取りできるようにする。

端末１Ａ，１Ｂは、ブラウザを通じてＷｅｂメールサーバ２にアクセスする。端末１Ａ，１Ｂには、キーボード５及びマウス６が備えられている。これらのキーボード５及びマウス６を使用して、端末１Ａ，１Ｂを操作する。

Ｗｅｂメールサーバ２は、端末１Ａ，１Ｂからのメール送信を受け付けて他のメールサーバにインターネット通信網を経由して送信する。また、Ｗｅｂメールサーバ２は、他のメールサーバからインターネット通信網を経由してメールを受信して端末１Ａ，１Ｂに送信する。端末１Ａ，１Ｂは、Ｗｅｂメールサーバ２から受信したメールをブラウザにより表示する。なお、端末１Ａ，１Ｂは、説明の理解を容易にするために２個だけ図示したが、もちろんこれ以上設置することは可能である。

図２は、Ｗｅｂメールサーバ２の構成例を示すブロック図である。図２に示すＷｅｂメールサーバ２は、送信制御部９、認証部１０、制限情報記憶部１１、送信履歴記憶部１２、保留部１３、受信部１４及びユーザ情報記憶部１９を備えている。送信制御部９は、ハブ３に接続され端末１Ａ，１ＢからＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）で送信されたメールや入力ＩＤを受け付け、入力ＩＤを認証部１０に出力する。

認証部１０は、この入力ＩＤと予め登録された登録ＩＤとを比較して一致するか否かを判定する。認証部１０は、入力ＩＤと登録ＩＤが一致すればメールの送信を許可する応答を送信制御部９に出力する。送信制御部９は、各ＩＤが一致すれば端末１Ａとの通信経路を確立する。

また、認証部１０は、入力ＩＤと登録ＩＤとが一致しなければメールの送信を許可しない応答を送信制御部９に出力する。送信制御部９は、各ＩＤが一致しなければログイン失敗を示すエラーメッセージを端末１Ａに送信して、端末１Ａとの通信経路を確立しない。

送信制御部９は端末１Ａとの通信経路を確立した場合、ユーザ情報記憶部１９からユーザ情報を取得して端末１Ａのブラウザにメール送信画面を表示するように制御する。

端末１Ａは、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）により送信制御部９にメールを送信する。ＳＭＴＰは、メールの送信プロトコルである。送信制御部９は、入力したメールと組織の構成を示す情報に基づいてメールの送信を制限するための制限情報とを比較して、メールが送信可能であるか否かを判定する。制限情報記憶部１１には送信メールの制限情報として、宛先所属制限情報及び宛先役職制限情報が保存されている。また、制限情報記憶部１１には宛先件数制限情報が保存されている。この宛先件数制限情報は、一度に送信できる宛先数を制限する情報である。宛先所属制限情報は、送信する宛先の所属、例えば事業所及び所属課を制限する情報である。宛先役職制限情報は、送信する宛先の役職、例えば課長、係長などを制限する情報である。

送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる宛先数と制限情報記憶部１１の宛先件数制限情報とを比較して、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過しているか否かを判定する。送信制御部９は、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した場合、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信する。端末１Ａは、このメッセージを受信してそのモニタ４に例えばポップアップ表示する。このポップアップ表示は、例えば「送信メールの宛先数が上限数を超過していますが、このままメールを送信しますか？」などの注意を喚起するメッセージである。

ユーザは、ポップアップ表示の「はい」ボタン又は「いいえ」ボタンを選択する。ポップアップ表示の「はい」ボタンが選択された場合、送信制御部９は、メールを送信するように制御する。また、ポップアップ表示の「いいえ」ボタンが選択された場合、送信制御部９は、メールを送信しないように制御する。これにより、ユーザは、メールの送信の宛先を確認できるようになるので、誤って多数の宛先に向けてメールを送信することを防止できる。

また、送信制御部９は、上述の注意喚起以外の方法として保留部１３にメールを一時保留するように制御してもよい。例えば、送信制御部９は、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した場合、入力したメールを保留部１３に出力すると共に、端末１Ａにメールを一時保留したことを示すメッセージを送信する。端末１Ａは、このメッセージを受信してそのモニタ４に例えば「送信メールの宛先数が上限数を超過していますので、メールの送信を保留しました。」などのメッセージを表示する。これにより、ユーザは、メールの送信の宛先を確認できるようになるので、誤って多数の宛先に向けてメールを送信することを防止できる。なお、保留時間はユーザが設定可能なものとし、初期状態では保留時間を５分間〜１０分間程度に設定しておく。

上述の宛先件数制限情報の他に、送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる所属情報と制限情報記憶部１１の宛先所属制限情報とを比較して、ヘッダ情報の所属が宛先所属制限情報の所属に該当するか否かを判定する。

また宛先所属制限情報の他に、送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる役職情報と制限情報記憶部１１の宛先役職制限情報とを比較して、ヘッダ情報の役職が宛先役職制限情報の役職に該当するか否かを判定する。

更に、送信制御部９は送信履歴記憶部１２を備え、入力したメールとこの送信履歴記憶部１２に保存された送信メール履歴情報とを比較して、メールを送信するか否かを判定する。送信履歴記憶部１２には、過去に送信したメールの送信履歴情報が保存されている。この送信履歴情報は、宛先とその宛先に送信したメールの送信回数を対応付けて保存してものである。

送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる宛先から送信履歴記憶部１２に保存された該宛先の送信回数を検索する。送信制御部９は、該宛先の送信回数に基づいて、メールを送信するか否かを判定する。例えば、送信制御部９は、送信回数がゼロの場合、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信するか、又は保留部１３にメールを一時保留するように制御する。これにより、過去にメールを送信したことのない宛先を誤って選択してメールを送信することを防止できる。

受信部１４は、ＩＭＡＰ４（Internet Message Access Protocol）により端末１Ａとの通信経路を確立後、端末１Ａにメールを送信する。ＩＭＡＰ４はメールを受信するプロトコルであり、受信メールの保存はＷｅｂメールサーバ２で行なう。メールの実体はＷｅｂメールサーバ２上にあるので、どの端末でアクセスしても同じ環境が実現する。

図３は、Ｗｅｂメールサーバ２の動作例を示す概略図である。送信メールの送信回数が、図３に示す制限情報記憶部１１に保存された宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した場合、「送信実施」、「注意喚起」又は「送信保留」のいずれかの送信処理を実行する。

また、送信メールのヘッダ情報の所属が、制限情報記憶部１１に保存された宛先所属制限情報の所属に該当しないと判定した場合、「送信実施」、「注意喚起」又は「送信保留」のいずれかの処理を実行する。

また、送信メールのヘッダ情報の役職が、制限情報記憶部１１に保存された宛先役職制限情報の役職に該当しないと判定した場合、「送信実施」、「注意喚起」又は「送信保留」のいずれかの処理を実行する。

また、入力したメールのヘッダ情報に含まれる宛先から送信履歴記憶部１２に保存された該宛先の送信回数を検索し、送信回数が多数（例えば５回以上）の場合、そのままメールを送信する。また、入力したメールの送信回数が２回程度で送信者が他の課に属する場合、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信する。また、入力したメールの送信回数が２回程度で送信者が同じ課に属する場合、そのままメールを送信する。また、入力したメールの送信回数がゼロの場合、保留部１３にメールを一時保留するように制御する。

もちろん、図３に示した「送信実施」、「注意喚起」又は「送信保留」の送信処理の設定は一例であり、ユーザが自由に設定可能である。例えば図４は、これらの送信処理の設定例を示す図である。

図４に示すモニタ４に表示された画面は、端末１Ａのブラウザから不図示の「送信処理」タグを選択することで表示される。この画面において、「宛先件数制限」、「宛先所属制限」、「宛先役職制限」、「押す芯履歴多数あり」、「送信履歴有り（他課）」及び「送信履歴無し」の送信処理を設定する。例えば、「宛先件数制限」の項目において、送信メールの送信回数が、宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した際に注意喚起をモニタ４に出力させる場合、図４に示すように「注意喚起」のラジオボタンを選択する。また、送信メールの送信回数が、宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した際にメールをそのまま送信する場合、「送信実施」のラジオボタンを選択する。また、送信メールの送信回数が、宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していると判定した際に送信を保留する場合、「送信保留」のラジオボタンを選択する。

同様に、入力したメールのヘッダ情報の所属が制限情報記憶部１１の宛先所属制限情報の所属に該当しない場合の処理を、「送信実施」、「注意喚起」及び「送信保留」の中からいずれかをラジオボタンにより選択する。図４では、「注意喚起」が選択されている。

また、入力したメールのヘッダ情報の役職が制限情報記憶部１１の宛先役職制限情報の役職に該当しない場合の処理を、「送信実施」、「注意喚起」及び「送信保留」の中からいずれかをラジオボタンにより選択する。図４では、「注意喚起」が選択されている。

また、入力したメールのヘッダ情報に含まれる宛先から送信履歴記憶部１２に保存された該宛先の送信回数を検索し、送信回数が多数（例えば５回以上）の場合の処理を、「送信実施」、「注意喚起」及び「送信保留」の中からいずれかをラジオボタンにより選択する。図４では、「送信実施」が選択されている。

また、入力したメールの送信回数が２回程度で送信者が他の課に属する場合の処理を、「送信実施」、「注意喚起」及び「送信保留」の中からいずれかをラジオボタンにより選択する。図４では、「注意喚起」が選択されている。

また、入力したメールの送信回数がゼロの場合の処理を、「送信実施」、「注意喚起」及び「送信保留」の中からいずれかをラジオボタンにより選択する。図４では、「送信保留」が選択されている。

なお、図４に示す各ラジオボタンの選択は、初期状態の設定である。ユーザは、これらの初期状態の設定から自分の好みに合わせて送信処理を変更できる。

図５Ａは、所属制限テーブル１５の一例を示す図である。図５Ｂは、役職制限テーブル１６の一例を示す図である。図５Ａに示す所属制限テーブル１５は図２に示した制限情報記憶部１１に保存され、「制限の有無」及び「所属」の項目から構成されている。「所属」の項目には、会社の事業所の種類及び該事業所の所属課の種類が登録されている。また、「制限の有無」の項目には、事業所や所属課の各々に対して、メールを送信する際に制限を設定するか否かが登録されている。例えば、図５Ａに示す「Ａ事業所（ａ１課）」、「Ａ事業所（ａ２課）」には、メールを送信する際の制限が設定されておらず、他の所属にはメールを送信する際の制限が設定されている。

図５Ｂに示す役職制限テーブル１６は図２に示した制限情報記憶部１１に保存され、「制限の有無」及び「役職」の項目から構成されている。「役職」の項目には、会社の役職の種類、例えば社長や専務、担当などが登録されている。また、「制限の有無」の項目には、役職の各々に対して、メールを送信する際に制限を設定するか否かが登録されている。例えば、図５Ｂに示す「担当」には、メールを送信する際の制限が設定されておらず、他の役職にはメールを送信する際の制限が設定されている。これらの所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６に基づいて、メールを送信する際の制限を実施する。

図６は、所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６の設定例を示す図である。図６に示すモニタ４に表示された画面は、端末１Ａのブラウザから不図示の「メール送信制限」タグを選択することで表示される。この画面において、メールを送信する際の所属及び役職の制限を設定する。例えば、「所属制限の設定」の項目において、メールを送信する際の所属制限を設定する場合、各項目の隣接するチェックボックスにチェックを設定する。例えば、「Ａ事業所」、「Ａ事業所（ａ３課）」などに送信するメールを制限する場合、図５Ａに示すように「Ａ事業所」及び「Ａ事業所（ａ３課）」のチェックボックスにチェックを設定する。また、メールを送信する際の所属制限を解除する場合、チェックボックスにチェックを削除する。例えば、「Ａ事業所（ａ１課）」及び「Ａ事業所（ａ２課）」に送信するメールを制限しない場合、図５Ａに示すようにチェックボックスのチェックを解除する。

「役職制限の設定」の項目において、メールを送信する際の役職制限を設定する場合、例えば「社長」、「専務」などに送信するメールを制限する場合、図５Ａに示すように「社長」、「専務」のチェックボックスにチェックを設定する。また、メールを送信する際の役職制限を解除する場合、チェックボックスのチェックを解除する。例えば、「担当」に送信するメールを制限しない場合、図６に示すようにチェックボックスのチェックを解除する。

このように、端末１Ａのブラウザを操作してメールを送信する際の所属及び役職の制限を設定する。これにより、図５Ａ及び図５Ｂに示した所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６を作成する。なお、図６に示すスクロールバー１７を操作して「所属制限の設定」項目の表示をスクロールする。

図７は、送信履歴テーブル１８の一例を示す図である。図７に示す送信履歴テーブル１８は、図２に示した送信履歴記憶部１２に保存され、送信者のメール送信の履歴を記録している。送信履歴テーブル１８は、所属組織、役職及び氏名の項目に分類したマトリックス図であり、誰がどの事業所の如何なる所属課の誰に対して送信したメールの送信回数を記録するテーブルである。

図７に示す送信履歴テーブル１８によれば、例えば送信者であるＡ事業所のａ１課のＡ課長は、同じ所属課のＢ係長やＣ担当に対してメールを多数送信していることが分かる。また、Ａ課長は、Ｂ事業所のｂ１課に対してメールの送信履歴がないことが分かる。このように、メールの送信履歴を送信履歴テーブル１８に記録しおく。この送信履歴テーブル１８を参照して、上述したようにメールの送信制限を設定する。

なお、メールの送信履歴を記録する時期を限定するようにしてもよい。例えば、過去１年間に送信したメールの履歴のみを記録してもよい。この場合、１年以上前に送信したメールは履歴に含まれないので、最近の送信メールの動向に基づいて制限を設定できる。

図８は、ユーザ情報登録テーブル２０の一例を示す図である。図８に示すユーザ情報登録テーブル２０は、図２に示したユーザ情報記憶部１９に保存されている。ユーザ情報登録テーブル２０は、「コード」、「名前」、「メールアドレス」、「所属」及び「役職」の項目から構成されている。「コード」の項目には、固有のコード番号が設定されている。「所属」の項目には、図５Ａに示した所属の中から該当する所属が設定されている。「役職」の項目には、図５Ｂに示した役職の中から該当する役職が設定されている。

例えば、ユーザ情報登録テーブル２０の第１行目には、コード「１０００２０１」、名前「○○○○」、メールアドレス「1000201@xxxxx.co.jp」、所属「Ａ事業所（ａ１課）」、役職「担当」のように設定されている。これらの設定は、通常のアドレス帳の項目に「所属」及び「役職」の項目が新たに追加されたものである。このユーザ情報登録テーブル２０に基づいて、送信するメールの宛先における所属及び役職を決定する。

図９は、電子メール誤送信防止システム１００の動作例を示すフローチャートである。この例で、図２に示した制限情報記憶部１１には、図５Ａ及び図５Ｂに示した所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６が保存されている。また、送信履歴記憶部１２には、図７に示した送信履歴テーブル１８が保存されている。ユーザ情報記憶部１９には、図８に示したユーザ情報登録テーブル２０が保存されている。これらを条件として、図９に示すステップＳＴ１で、ユーザは、端末１Ａを操作してＷｅｂメールサーバ２にログインしてステップＳＴ２に移行する。

ステップＳＴ２で、ユーザは、端末１Ａを操作して送信メールの宛先を選択する。例えば、アドレス帳や送信済みの一覧から送信メールの宛先を選択してステップＳＴ３に移行する。

ステップＳＴ３で、ユーザは、端末１Ａを操作してメールをＷｅｂメールサーバ２に送信してステップＳＴ４に移行する。ステップＳＴ４で、図２に示したＷｅｂメールサーバ２の送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる宛先数と制限情報記憶部１１の宛先件数制限情報とを比較して、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過しているか否かを判定する。送信制御部９は、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限（例えば１０件）を超過していると判定した場合、ステップＳＴ７に移行する。

ステップＳＴ７で、送信制御部９は、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信する。端末１Ａは、このメッセージを受信してそのモニタ４に例えばポップアップ表示する。このポップアップ表示は、例えば「送信メールの宛先数が上限数を超過していますが、このままメールを送信しますか？」などの注意を喚起するメッセージである。続いてステップＳＴ８に移行する。

ステップＳＴ８で、送信制御部９は、ユーザによりメールの送信がなされた否かを判定する。例えば、ポップアップ表示の「はい」ボタンがユーザにより選択された場合、送信制御部９は、ステップＳＴ９に移行する。また、ポップアップ表示の「いいえ」ボタンがユーザにより選択された場合、送信制御部９は、ステップＳＴ２に戻って、ユーザに送信メールの宛先を見直して再選択するように促す。

上述のステップＳＴ４で、送信制御部９は、ヘッダ情報の宛先数が宛先件数制限情報の宛先数の上限を超過していないと判定した場合、ステップＳＴ５に移行する。

ステップＳＴ５で、送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる所属情報と制限情報記憶部１１の所属制限テーブル１５とを比較して、ヘッダ情報の所属が所属制限テーブル１５で制限されているか否かを判定する。例えば、図８に示したユーザ情報登録テーブル２０に基づいて作成されたメールのヘッダ情報に含まれる所属情報が「Ｂ事業所」の場合、図５Ａの所属制限テーブル１５の「所属」のＢ事業所は、制限が「有り」に設定されている。この場合、所属の制限が設定されているので、ステップＳＴ７に移行して上述したように注意喚起を実施する。

また、ヘッダ情報に含まれる所属情報が「Ａ事業所（ａ１課）」の場合、図５Ａの所属制限テーブル１５の「所属」項目のＡ事業所（ａ１課）は、制限が「無し」に設定されている。この場合、所属の制限が設定されていないので、ステップＳＴ６に移行する。

ステップＳＴ６で、送信制御部９は、入力したメールのヘッダ情報に含まれる役職情報と制限情報記憶部１１の役職制限テーブル１６とを比較して、ヘッダ情報の役職が役職制限テーブル１６で制限されているか否かを判定する。例えば、図８に示したユーザ情報登録テーブル２０に基づいて作成されたメールのヘッダ情報に含まれる役職情報が「課長」の場合、図５Ｂの役職制限テーブル１６の「役職」項目の課長は、制限が「有り」に設定されている。この場合、役職の制限が設定されているので、ステップＳＴ７に移行して上述したように注意喚起を実施する。

また、ヘッダ情報に含まれる役職情報が「担当」の場合、図５Ｂの役職制限テーブル１６の「役職」項目の担当は、制限が「無し」に設定されている。この場合、役職の制限が設定されていないので、ステップＳＴ９に移行する。

ステップＳＴ９で、送信制御部９は、入力したメールと送信履歴記憶部１２に保存された送信履歴テーブル１８（図７参照）とを比較してメールを送信するか否かを判定する。例えばＡ事業所のａ１課のＡ課長が同じ所属課のＣ担当に対してメールを送信する場合、送信履歴テーブル１８によれば、メールの送信履歴が有るのでステップＳＴ１０に移行する。

ステップＳＴ１０で、送信制御部９は、送信者と受信者の所属課が同一か否かを判定する。例えば、Ａ事業所のａ１課のＡ課長がＡ事業所のａ１課のＣ担当に対してメールを送信する場合、送信履歴テーブル１８によれば、所属課が同一だと判定してステップＳＴ１１に移行する。なお、所属課が異なっても、送信回数が多数（例えば５回以上）の場合も、ステップＳＴ１１に移行する。ステップＳＴ１１で、送信制御部９は、他のメールサーバにインターネット通信網を経由してメールを送信する。

また、上述のステップＳＴ１０で、送信制御部９は、送信者と受信者の所属課が同一でなく送信回数が少ないと判定した場合、ステップＳＴ１２に移行する。ステップＳＴ１２で、送信制御部９は、端末１Ａに注意喚起を示すメッセージを送信してステップＳＴ１３に移行する。ステップＳＴ１３で、送信制御部９は、ユーザによりメールの送信がされなかった場合、ステップＳＴ２に戻ってユーザに送信メールの宛先を見直して再選択するように促す。また、ユーザによりメールの送信がされた場合、ステップＳＴ１１に移行して送信制御部９は、他のメールサーバにインターネット通信網を経由してメールを送信する。

また、上述のステップＳＴ９で、送信制御部９は、入力したメールと送信履歴記憶部１２に保存された送信履歴テーブル１８とを比較してメールの送信履歴が無いと判定した場合、ステップＳＴ１２に移行する。

ステップＳＴ１２で、送信制御部９は、送信メールを保留する。例えば、図１０に示すフローチャートのステップ１２０で、送信制御部９は、図２に示した保留部１３に送信メールを一時保存すると共に、端末１Ａにメールを一時保留したことを示すメッセージを送信してステップＳＴ１２１に移行する。

ステップＳＴ１２１で、送信制御部９は、メール削除要求を端末１Ａから受け付けたか否かを判定する。メール削除要求を受け付けた場合、ステップＳＴ１２２に移行する。ステップＳＴ１２２で、送信制御部９は、図２に示した保留部１３に保存されたメールを削除する。この場合、ユーザは、送信メールが不適と判断してメールの送信を中止することになる。

また、上述のステップＳＴ１２１で、送信制御部９は、メール削除要求を端末１Ａから受け付けなかった場合、ステップＳＴ１２３に移行する。ステップＳＴ１２３で、送信制御部９は、一定時間（例えば１０分間）経過したか否かを判定する。一定時間経過していない場合、ステップＳＴ１２１に戻る。また、一定時間経過した場合、ステップＳＴ１２４に移行する。ステップＳＴ１２４で、送信制御部９は、他のメールサーバにインターネット通信網を経由してメールを送信して図９に戻って処理の終了となる。

このように、本発明に係る電子メール誤送信防止システム１００よれば、所属や役職などの組織の構成を示す情報を含むメールと、制限情報記憶部１１に保存された所属制限テーブル１５及び役職制限テーブル１６とを比較して、該メールを送信するか否かを判定する。また、送信メールと送信履歴記憶部１２に保存された送信履歴テーブル１８とを比較して、メールを送信するか否かを判定する。

これにより、メールの送信が制限された場合に、ユーザはメールの送信の宛先を確認できるようになる。従って、組織が異なる他の所属などの意図しない宛先に、誤ってメールを送信することを防止できるようになる。

なお、メールを送信する機能自体を制限することで、誤った宛先にメールを送信することを防止するようにしてもよい。例えば、アドレス帳などの一括全選択機能を利用不可にする。

＜第２の実施形態＞
なお、上述の実施形態では、電子メール誤送信防止システム１００をイントラネットで説明したが、これに限られずにインターネットを用いたクライアントサーバの形態でも適用できる。すなわち、クライアント（端末）側に、制限情報記憶部１１及び送信履歴記憶部１２を持たせる。例えば、図１１は、第２の実施形態に係る電子メール誤送信防止システム２００の構成例を示す概略図である。

図１１に示す電子メール誤送信防止システム２００は、端末１Ｃ，１Ｄ、送信装置の一例であるメールサーバ２Ａ、ハブ３、ファイアーウォール７及びルータ８を備えている。なお、図１に示した電子メール誤送信防止システム１００と同一の構成要素には同じ符号を付し、その詳細な説明は省略する。

端末１Ｃ，１Ｄは、端末送信部２１、制限情報記憶部１１及び送信履歴記憶部１２を備えている。端末送信部２１は、送信するメールと制限情報記憶部１１に保存された送信メールの制限情報とを比較して、メールを送信するか否かを判定する。この制限情報記憶部１１には、宛先件数制限情報、宛先所属制限情報及び宛先役職制限情報が保存されている。

また、端末送信部２１は、送信するメールと送信履歴記憶部１２に保存された送信メール履歴情報とを比較して、メールを送信するか否かを判定する。このように、端末側で送信メールの制限を判定するようにしても良い。従って、メールサーバ２Ａの送信制御部９Ａは、端末１Ｃから入力したメールを他のメールサーバにインターネット通信網を経由してそのまま送信する。

なお、端末１Ｃ，１Ｄは、メールサーバ２の受信部１４ＡからＰＯＰ（Post Office Protocol）３プロトコルにより受信したメールをメールソフトにより表示する。

本発明は、電子メールの誤送信を防止するメールサーバ及びメール送受信システムに適用して極めて好適である。

１Ａ〜１Ｄ 端末
２ Ｗｅｂメールサーバ（電子メール誤送信防止装置、送信装置）
２Ａ メールサーバ（送信装置）
９ 送信制御部
１１ 制限情報記憶部
１２ 送信履歴記憶部
２１ 端末送信部
１００，２００ 電子メール誤送信防止システム

Claims (9)

1. 組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、
   前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを端末から入力してメールサーバに送信する送信制御部とを備え、
   前記送信制御部は、
   前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定することを特徴とする電子メール誤送信防止装置。
2. 前記制限情報は、
   送信する宛先の所属を制限するための宛先所属制限情報、又は送信する宛先の役職を制限するための宛先役職制限情報の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の電子メール誤送信防止装置。
3. 前記制限情報記憶部には、一度に送信できる宛先数を制限するための宛先件数制限情報が保存され、
   前記送信制御部は、
   前記端末から入力した電子メールの宛先件数と前記制限情報記憶部に保存された前記宛先件数制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定することを特徴とする請求項２に記載の電子メール誤送信防止装置。
4. 過去に送信した電子メールの送信履歴情報が保存されている送信履歴記憶部を備え、
   前記送信制御部は、
   前記端末から入力した電子メールと前記送信履歴記憶部に保存された送信履歴情報とを比較して、電子メールを送信するか否かを判定することを特徴とする請求項３に記載の電子メール誤送信防止装置。
5. 前記送信制御部は、
   前記電子メールを送信しないと判定した場合、前記端末に注意喚起を示すメッセージを送信するか、又は該電子メールを一時保留することを特徴とする請求項１に記載の電子メール誤送信防止装置。
6. 組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を制限情報記憶部に保存するステップと、
   前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを端末から入力するステップと、
   前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較するステップと、
   比較後、前記電子メールを送信するか否かを判定するステップとを有することを特徴とする電子メール誤送信防止方法。
7. 組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を制限情報記憶部に保存するステップと、
   前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを端末から入力するステップと、
   前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較するステップと、
   比較後、前記電子メールを送信するか否かを判定するステップとを有することを特徴とする電子メール誤送信防止方法を実行するためのプログラム。
8. 組織の構成を示す情報を含む電子メールを送信する端末と、
   前記端末により送信された電子メールをメールサーバに送信する送信装置とを備え、
   前記送信装置は、
   前記組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、
   前記端末から入力した電子メールをメールサーバに送信する送信制御部とを有し、
   前記送信制御部は、
   前記端末から入力した電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを送信するか否かを判定することを特徴とする電子メール誤送信防止システム。
9. 電子メールを送信する端末と、
   前記端末により送信された電子メールをメールサーバに送信する送信装置とを備え、
   前記端末は、
   組織の構成を示す情報に基づいて電子メールの送信を制限するための制限情報を保存する制限情報記憶部と、
   前記組織の構成を示す情報を含む電子メールを送信する端末送信部とを有し、
   前記端末送信部は、
   送信する電子メールと前記制限情報記憶部に保存された前記制限情報とを比較して、該電子メールを前記送信装置に送信するか否かを判定することを特徴とする電子メール誤送信防止システム。

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