JP2017134516A - 送信制御装置、送信制御システム、送信制御方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】メッセージ情報の誤送信を抑制する送信制御装置、送信制御システム、送信制御方法およびプログラムを提供する。【解決手段】メッセージ情報の作成を検知する第１の検知手段（メール作成検知手段１０１）と、アクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知手段（アクティブウィンドウ検知手段１０２）と、所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成手段１０４と、ユーザが確認画面で入力した情報と第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定手段（確認結果判定手段１０５）と、所定の条件が満たされた場合に、判定手段が不整合は無いと判定してからメッセージ情報を送信する送信手段（メール送信手段１０６）と、を備え、所定の条件は、第１のメッセージ情報の作成中に、第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である。【選択図】図１

Description

本発明は、メッセージ情報の誤送信を抑制する送信制御装置、送信制御システム、送信制御方法およびプログラムに関する。

現在の企業活動においては、情報共有ツールを用いて、頻繁にメッセージ情報の送受信・共有が行われる。情報共有ツールの一例である電子メールは、送信したい相手のメールアドレスを宛先に指定することによって誰とでもメッセージをやり取りできる。そのため、企業内および企業間におけるコミュニケーション手段として広く用いられている。

しかし、メッセージ情報が誤送信された場合、例えば企業において管理すべき機密情報の漏洩が発生したり、受信者に伝えたい情報が伝わらなかったりするおそれがある。

例えば電子メールによるメッセージ情報の誤送信の例としては、「宛先漏れ/間違い」、「ファイルの添付忘れ/ファイル間違い」、「作成途中のまま送信」等が挙げられる。誤送信対策の技術として、メール送信時に確認画面を表示させて送信先の確認をさせる技術（例えば、特許文献１参照）や、上長の承認がなければ送信できない技術（例えば、非特許文献１参照）がある。

特開２００７−８７３２７号公報

Digital Arts Inc.、"メール誤送信対策"、［online］、［平成28年1月4日検索］、インターネット〈URL：http://www.daj.jp/bs/mf/mailfilter/〉

しかし、これらの技術では、メールのやり取りが多くなるほどユーザの負担が増加し、作業効率が低下する。ここで、これらの技術では、誤送信が生じた場合の影響の大きさ（影響度）に応じて機能を働かせるような設定も可能である。その場合でも、影響度の閾値を超えたメールの全てについて上長の承認処理や確認画面の表示が生じ、ユーザの負担が増加して作業効率が低下する。また、このような状況が続くことによって、ユーザによる確認行為が形骸化してしまうおそれがある。

この問題点に鑑みてなされた本発明の目的は、ユーザの負担の増加や作業効率の低下を軽減することが可能な、メッセージ情報の誤送信を抑制する送信制御装置、送信制御システム、送信制御方法およびプログラムを提供することにある。なお、情報共有ツールは、メッセージ情報を共有したい他のユーザを送信者であるユーザが指定できる機能を有するツールを広く含み、電子メールのみならず、例えばチャット、メッセンジャーツール、グループウェア等も含む。また、メッセージ情報は、受信者の情報、送信者が受信者に伝えたい内容（例えば文章、イラスト、絵文字、記号、添付ファイル等）を含む。そして、メッセージ情報の作成とは、例えば送信者が、受信者を設定すること、文書を書くこと、イラストを描くこと、絵文字を選択すること、ファイルを添付すること等を含む。

前記課題を解決するため、本発明に係る送信制御装置は、情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御装置であって、ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知手段と、前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知手段と、所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成手段と、前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定手段と、前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定手段が前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信手段と、を備え、前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、前記第１の検知手段によって前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、前記第２の検知手段によって前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とする。

また、本発明に係る送信制御システムは、前記第１のメッセージ情報を受信者に送信するメールサーバと、前記ユーザとは異なる他のユーザの承認を得てから前記第１のメッセージ情報を前記メールサーバに送信する誤送信防止サーバと、前記判定手段によって前記不整合が有ると判定されたことがあるか否かに応じて、前記第１のメッセージ情報を送信する前に、前記承認が必要か否かを決定する前記の送信制御装置と、を備え、前記送信制御装置は、前記不整合が有ると判定されたことがある前記第１のメッセージ情報を前記誤送信防止サーバに送信し、前記不整合が有ると判定されたことがない前記第１のメッセージ情報を前記メールサーバに送信することを特徴とする。

また、本発明に係る送信制御方法は、情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御方法であって、ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知ステップと、前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知ステップと、所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成ステップと、前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定ステップと、前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定ステップにおいて前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信ステップと、を含み、前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、前記第１の検知ステップにおいて前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、前記第２の検知ステップにおいて前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とする。

また、本発明に係るプログラムは、情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御装置として機能するコンピュータに、ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知ステップと、前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知ステップと、所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成ステップと、前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定ステップと、前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定ステップにおいて前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信ステップと、を実行させるためのプログラムであって、前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、前記第１の検知ステップにおいて前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、前記第２の検知ステップにおいて前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とする。

本発明に係る送信制御装置、送信制御システム、送信制御方法およびプログラムによれば、上記のユーザの負担の増加や作業効率の低下を軽減しながら、メッセージ情報の誤送信を抑制することができる。

本実施形態のプログラムの概略構成を示す図である。 本実施形態のプログラムが動作するシステムの概略構成を示す図である。 確認画面の一例を示す図である。 確認画面の別の例を示す図である。 本実施形態のプログラムによる処理について説明する図である。

以下、本発明の一つの実施形態について適宜図面を参照しながら説明する。

（プログラムの概略構成）
図１は、本実施形態に係る送信制御装置を実現させるプログラム１００の概略構成を示す図である。本実施形態において、プログラム１００は、情報共有ツールの一つである電子メールでの誤送信を防止するための誤送信防止アプリケーションプログラムである。本実施形態において、プログラム１００は後述する送信者端末１５０の記憶部（例えば不揮発性メモリ、ハードディスク等）から読み込まれて、送信者端末１５０の制御部を送信制御装置として機能させる。また、送信者端末１５０の制御部は、例えば特定のプログラムを読み込むことにより特定の機能を実現するＣＰＵである。なお、プログラム１００は送信者端末１５０の外部のサーバ（例えば後述する誤送信防止サーバ３００等）から送信者端末１５０にダウンロードされてもよい。

図１に示されるように、本実施形態に係るプログラム１００は、メール作成検知手段１０１、アクティブウィンドウ検知手段１０２、作成状態判定手段１０３、確認画面作成手段１０４、確認結果判定手段１０５、メール送信手段１０６、承認要求手段１０７、時刻取得手段１０８を含む。なお、本実施形態において、これらの各手段はサブプログラムとしてプログラム１００に含まれて実行される。つまり、送信者端末１５０の制御部は、プログラム１００のサブプログラムを読み込んで実行することでこれらの各手段として機能する。また、プログラム１００は、これらの各手段の全てを含む必要はなく、一部が省略された構成も取り得る。また、プログラム１００は、図１に示されている手段とは異なる手段を含んでいてもよい。また、一部または全ての手段がハードウェアで構成されていてもよい。

メール作成検知手段１０１は、送信者端末１５０を使用するユーザの入力操作情報を取得して、ユーザがメッセージ情報を作成していること、具体的にはメールを作成していることを検知する。メール作成検知手段１０１は、例えばユーザによる宛先、件名、または本文の入力操作を検知した場合だけでなく、ファイルのメールへの添付といった操作等を検知した場合にも、ユーザがメールを作成していると判定する。また、メール作成検知手段１０１は、ユーザが作成したメールを送信する操作も検知する。なお、メール作成検知手段１０１は、本発明の第１の検知手段に対応する。

アクティブウィンドウ検知手段１０２は、アクティブウィンドウの切り替えが行われたことを検知する。本実施形態において、送信者端末１５０は実行中のアプリケーションに対応するウィンドウを複数有することができ、ユーザは画面操作（例えば１つのウィンドウをクリックする操作）によって入力や操作の対象となるウィンドウを選択できる。アクティブウィンドウはユーザによって選択されたウィンドウのことである。また、アクティブウィンドウの切り替えとは、ユーザがアクティブウィンドウでないウィンドウを選択してアクティブウィンドウを変更することである。アクティブウィンドウ検知手段１０２は、例えば複数のウィンドウを管理するオペレーティングシステムからアクティブウィンドウの情報を取得してもよい。なお、アクティブウィンドウ検知手段１０２は、本発明の第２の検知手段に対応する。

作成状態判定手段１０３は、メール作成検知手段１０１が検知した情報に基づいてメール作成状態を判定する。例えば、作成状態判定手段１０３は、ユーザがメールの作成を開始してから送信するまでをメール作成中であると判定する。本実施形態において、メール作成中であるとの情報は、作成状態判定手段１０３からアクティブウィンドウ検知手段１０２にも伝えられる。そして、アクティブウィンドウ検知手段１０２は、メール作成中のアクティブウィンドウの切り替えを検知して、その情報を作成状態判定手段１０３に伝える。

確認画面作成手段１０４は、メール送信前に表示される確認画面を作成する。確認画面はユーザに送信対象であるメールの内容について入力させる画面である。確認画面作成手段１０４は、送信履歴管理部２００にある過去の送信メールから宛先、件名、宛名、添付ファイル名等を抽出して確認画面を作成してもよい。確認画面の詳細については後述する。また、確認画面は全てのメールについて作成されるわけではなく、所定の条件が満たされた場合に作成される。そのため、ユーザは所定の条件が満たされた場合にだけ確認画面での入力を実行するので、上述の従来技術と比較して、ユーザの負担の増加や作業効率の低下を軽減することが可能である。また、ユーザによる確認行為の形骸化を防止することができる。なお、所定の条件については後述する。

確認結果判定手段１０５は、確認画面でユーザが入力した情報と送信対象であるメールの内容（メッセージ情報）との整合性を確認し、不整合の有無を判定する。不整合とは、確認画面とメールとの間で、例えば宛先（メールアドレス）が異なっていたり、添付ファイルが異なっていたり、本文の内容が異なっていたりすること等をいう。なお、確認結果判定手段１０５は、本発明の判定手段に対応する。

メール送信手段１０６は、ユーザが作成したメールを後述する誤送信防止サーバ３００またはメールサーバ５００に送信する。メール送信手段１０６は、メール作成検知手段１０１が検知したユーザのメール送信指示を作成状態判定手段１０３経由で受け取ってからメールを送信する。このとき、確認画面作成手段１０４によって確認画面が作成された場合には、メール送信手段１０６は、確認結果判定手段１０５によって不整合が無いと判定されてからメールを送信する。なお、メール送信手段１０６は、本発明の送信手段に対応する。

承認要求手段１０７は、上長へのメール承認を要求することを示す信号（承認要求信号）を生成する。承認要求手段１０７は、確認結果判定手段１０５によってメールに不整合が有ったと判定された場合に承認要求信号を生成する。承認要求手段１０７は、承認要求信号をメール送信手段１０６に伝える。メール送信手段１０６は、承認要求信号が生成された場合（承認要求ありの場合）、メールを誤送信防止サーバ３００に送信する。また、メール送信手段１０６は、承認要求信号が生成されない場合（承認要求なしの場合）、メールをメールサーバ５００に送信する。ここで、上長へのメール承認の要求は、全てのメールについて実行されるのではなく、メールに不整合が有ったと判定された場合に実行される。そのため、上述の従来技術と比較して、ユーザの作業効率の低下を軽減することが可能である。また、ユーザによる確認行為の形骸化を防止することができる。

時刻取得手段１０８は時刻を取得する。時刻取得手段１０８は、時刻を取得するための条件が満たされた場合に、例えば送信者端末１５０で動作するオペレーティングシステムからシステムクロックの情報を参照することで、時刻を取得してもよい。時刻取得手段１０８によって取得された時刻は、メール作成検知手段１０１、アクティブウィンドウ検知手段１０２等に伝えられる。

（システムの概略構成）
図２はメールの送信制御システムの概略構成を示す。メールの送信制御システムは、送信者端末１５０、誤送信防止サーバ３００、上長端末４００、メールサーバ５００を備える。本実施形態において、送信者端末１５０および上長端末４００はパーソナルコンピュータであるが、これに限定されるものではなく、例えばスマートフォン、タブレット端末等であってもよい。

送信者端末１５０は、本実施形態に係るプログラム１００を実行して、送信制御装置として機能する。誤送信防止サーバ３００は、上長の承認が必要なメールを、上長の承認を得てからメールサーバ５００に送信する。上長端末４００は、メールの送信者であるユーザの業務上の上長が使用する端末であって、誤送信防止サーバ３００からの承認要求を受け付けて、メールに対する承認の可否（承認結果）を誤送信防止サーバ３００に送信するのに用いられる。メールサーバ５００は、送信者端末１５０または誤送信防止サーバ３００から受け取ったメールを、宛先のメールアドレスを有するユーザに送信する。

ここで、誤送信防止サーバ３００は、送信制御装置として機能する送信者端末１５０から上長の承認が必要なメールを受け取る。そして、誤送信防止サーバ３００は、承認結果に応じてメールサーバ５００にメールを送るか否かを決定する。

図２に示されるように、本実施形態において誤送信防止サーバ３００は、メール受信部３０１、宛先アドレス管理部３０２、承認要求部３０３、承認結果受領部３０４、メール送信部３０５を備える。なお、宛先アドレス管理部３０２は、誤送信防止サーバ３００の記憶部（例えばメモリ、ハードディスク等）に宛先となり得るメールアドレスをテーブル化して記憶することにより実現される。また、本実施形態において、メール受信部３０１、承認要求部３０３、承認結果受領部３０４、およびメール送信部３０５は、誤送信防止サーバ３００の記憶部に記憶されたプログラムを読み出して、誤送信防止サーバ３００の制御部（例えばＣＰＵ）で実行することによって実現される。誤送信防止サーバ３００は、これらの各要素の全てを含む必要はなく一部が省略された構成も取り得る。例えば、誤送信防止サーバ３００は、メール送信部３０５が直接に承認結果を受け取って承認結果受領部３０４が省略された構成であってもよい。また、誤送信防止サーバ３００は、図２に示されている要素とは異なる要素を備えていてもよい。また、一部または全ての要素がハードウェアで構成されていてもよい。

メール受信部３０１は、送信者端末１５０から上長の承認が必要なメールを受け取る。そして、メール受信部３０１は、承認要求部３０３にメールを送信する。

承認要求部３０３は、宛先アドレス管理部３０２から宛先アドレスを読み出して送信者の上長のアドレスを抽出する。そして、抽出した上長のアドレスを宛先として、メール受信部３０１から取得したメールについて承認要求を行う。

承認結果受領部３０４は、承認要求があったメールについて、上長からの承認結果を受け取る。そして、承認結果受領部３０４は、上長から承認された場合にはメールをメール送信部３０５に送信し、上長から否認された場合にはメールを破棄する。本実施形態において承認結果受領部３０４は、上長から否認された場合にメールを破棄するが、メールを破棄せずに否認された旨とともに送信者端末１５０に差し戻してもよい。

メール送信部３０５は、上長から承認されたメールをメールサーバ５００に送信する。

以上のように、誤送信防止サーバ３００は、上長の承認が必要なメールを受け取って、承認結果に応じた処理を実行する。よって、本実施形態に係るプログラム１００は、上長の承認が必要と判定する場合にメールを誤送信防止サーバ３００に送信することで、より慎重に誤送信を防止することができる。

なお、上長が承認または否認の処理を効率的に実行できるように、上長端末４００は上長用機能を追加したプログラム１００を実行してもよい。ここで、追加された上長用機能とは、誤送信防止サーバ３００から承認要求があった場合に通知画像を上長端末４００に表示する機能、承認または否認の選択を行うための画像（例えば択一式のボタン画像）を上長端末４００に表示する機能等である。

（確認画面の具体例）
上記のように、本実施形態に係るプログラム１００は、確認画面作成手段１０４、および確認結果判定手段１０５を含む。確認画面作成手段１０４は、メール送信前に、ユーザにメールの内容について入力させるための確認画面を作成する。そして、確認結果判定手段１０５は、確認画面でユーザが入力した情報とメールの内容との整合性を確認し、不整合の有無を判定する。確認画面には十分なチェック機能を有するような質問を表示させることが好ましい。

図３に示されるように、本実施形態の確認画面１６０Ａは、宛先や件名、宛名、添付ファイル名について、正しい選択肢を選ばせる形式になっている。つまり、確認画面１６０Ａは、宛先の正しさ、添付ファイルの適切さ、および件名の正しさ等、を確認するためのものである。誤るとメールの誤送信となってしまう図３に示される項目について、メールを作成したユーザ自身に再確認させることによって、誤送信防止の効果を高めることができる。

図３の確認画面１６０Ａの例では、各項目について、３つの選択肢の中から正答を選択する形式の質問が表示されている。例えば、送信者であるユーザは宛先を「ｄｄｄ＠ｑｑｑ．ｃｏ．ｊｐ」、「ａａａ＠ｘｘｘ．ｃｏ．ｊｐ」および「ｃｃｃ＠ｚｚｚ．ｃｏ．ｊｐ」の中から１つを選択して、その選択したアドレスの左部にある白丸を黒丸に変更する。確認結果判定手段１０５は、ユーザによって選択された内容（確認画面でユーザが入力した情報）とメールの内容（メッセージ情報）とを比較して、一つでも不一致があれば不整合が有ると判定する。なお、各項目についての選択肢の数は同じでなくてもよい。また、選択肢の数は４つ以上であってもよいし２つ以下であってもよい。なお、図３の例では宛先は１つであるが、ＣＣやＢＣＣを含めた宛先が複数あるならば、それぞれの宛先について選択肢を用意してもよいし、複数選択が可能であるような確認画面であってもよい。また、項目別に選択肢を用意するのではなく、全ての項目に対する選択肢を混在させて表示して、
該当する項目の全てをユーザに選択させるような確認画面であってもよい。

ここで、本実施形態において、確認画面作成手段１０４は、送信履歴管理部２００にある過去の送信メールの宛先、件名、宛名、添付ファイル名等を抽出して確認画面１６０Ａの選択肢（正答以外の選択肢）を作成する。なお、送信履歴管理部２００は、過去の送信メールから宛先、件名、宛名、添付ファイル名等の情報を抽出してテーブル化し、送信者端末１５０の記憶部に記憶することにより実現される。また、確認画面作成手段１０４は、ユーザが別のメールの作成も並行して行っている場合には、別のメールから宛先、件名、宛名、添付ファイル名等の情報を抽出して確認画面１６０Ａの選択肢（正答以外の選択肢）を作成してもよい。

また、図３の確認画面１６０Ａは各項目について、ユーザが選択肢の中から１つを選択する形式であった。しかし、項目の一部または全てについて、ユーザが正答を記入する形式を採用してもよい。図４の確認画面１６０Ｂは、項目の一部についてユーザが正答を記入する形式を採用したものである。確認画面作成手段１０４は、確認画面を生成する際の状況によって、図３の確認画面１６０Ａに代えて図４の確認画面１６０Ｂを作成してもよい。

例えば、確認画面作成手段１０４が送信履歴管理部２００を参照した後、宛先の中に過去に送信したことのないメールアドレスが含まれると判定した場合、図４のようにユーザが直接に宛先および宛名を入力する形式の確認画面１６０Ｂを作成してもよい。このとき、ユーザが再び宛先および宛名を記入することで、この宛先および宛名が本当に新規のものであるか、誤記によって新規と扱われているのか等についても再確認が可能であり、誤送信を防ぐ効果が一層高まる。

（誤送信が起こりうる状況の判定）
以上に説明したように、プログラム１００を実行することで送信制御装置として機能する送信者端末１５０は、確認画面においてユーザにより入力された情報と作成したメールとの整合性を確認する。また、送信者端末１５０は、必要に応じて誤送信防止サーバ３００にメールを送信することにより、上長の承認を要求することもできる。よって、送信者端末１５０は送信前にメッセージ情報について十分に検証することが可能である。

しかし、従来技術と同様に、仮にメールの全て（または、影響度が高いと判定されるメールの全て）について確認画面を表示させて上長の承認を要求すると、メールのやり取りが多くなるほどユーザの負担が増加し、作業効率が低下するおそれがある。

そこで、本実施形態のプログラム１００では、誤送信が起こる背景に着目して、誤送信が起こりうる状況と判定した場合に限って確認画面を表示させる。また、不整合が有ると判定された場合に限って上長の承認を要求する。そのため、本実施形態のプログラム１００は、従来技術で生じていたユーザの負担の増加や作業効率の低下を軽減しながら、メッセージ情報の誤送信を抑制することができる。

以下に、図５のフローチャートを参照しながら、本実施形態のプログラム１００による処理を順に説明し、誤送信が起こりうる状況と判定される条件についても説明する。

メール作成検知手段１０１は、ユーザによってメール作成が行われたことを検知する（ステップＳ２のＹｅｓ）。ここで、メール作成検知手段１０１は、メールの作成が新規に行われたことだけでなく、メールの作成が再開されたことも検知する。また、メール作成検知手段１０１は、ユーザが作成したメールを送信する操作、すなわち送信指示も検知する。

このとき、メール作成検知手段１０１は、メールの作成画面（メール作成用のウィンドウ）毎にＩＤを付与する（または、メールのアプリケーション等によってメールの作成画面ごとに付与されたＩＤを取得する）。このことにより、メール作成検知手段１０１は、メールの作成画面が複数開かれた際にも、どの画面でユーザがメール作成を行ったかを判別可能である。また、メール作成検知手段１０１は、時刻取得手段１０８に時刻を取得させて、その時刻を受け取る。本実施形態では、ユーザによってメール作成作業が行われている場合、時刻取得手段１０８は時刻を所定の間隔で取得する。その間隔はユーザによるメールの作成画面の切り替えを把握するのに十分小さな時間に設定される。そして、メール作成検知手段１０１は、時刻とその時刻においてユーザがメール作成を行っていた作成画面のＩＤとを作成状態判定手段１０３に伝える。なお、メール作成検知手段１０１は、メール作成を検知しない場合には、検知するまで待機している（ステップＳ２のＮｏ）。

作成状態判定手段１０３は、メール作成検知手段１０１から作成されたメールについて送信指示があったことが伝えられると（ステップＳ４のＹｅｓ）、誤送信が起こりうる状況か否かを判定する処理（後述するステップＳ６、Ｓ８）に移る。作成状態判定手段１０３は、送信指示がない場合には（ステップＳ４のＮｏ）、引き続きメール作成検知手段１０１から時刻と作成画面のＩＤとを取得しながら送信指示を待つ。このとき、作成状態判定手段１０３は、取得した時刻と作成画面のＩＤとを関連付けて送信者端末１５０の記憶部に記憶する。

作成状態判定手段１０３は、送信指示を受け取ると、誤送信が起こりうる状況であるか否かを判定する。誤送信が起こりうる状況は、一般的には送信者であるユーザが勘違いをしたまま送信指示をしたり、注意力が低下しているのに送信指示をしたりする状況である。本実施形態において、作成状態判定手段１０３は「送信対象のメールの作成中に別のメールの作成が並行して行われていた場合」または「送信対象のメールの作成中に別の作業（メール作成以外の作業）が送信者端末１５０において並行して行われていた場合」に、誤送信が起こりうる状況にあると判定する。

作成状態判定手段１０３は、送信対象のメールの作成中に別のメールの作成が並行して行われていた場合（ステップＳ６のＹｅｓ）、誤送信が起こりうる状況であると判定する。このとき、作成状態判定手段１０３は、送信者端末１５０の記憶部に記憶された時刻と作成画面のＩＤとに基づいて、時間の経過によるメール作成状況の変化を把握して判定する。例えば、送信対象のメールが、ＩＤが１である作成画面で９時００分から９時０５分まで作成されていたとする。この例において、仮にＩＤが３である作成画面で９時０２分に別のメールが新規に作成開始されたことを把握した場合には、作成状態判定手段１０３は、誤送信が起こりうる状況であると判定する。この状況において、メール間で宛先・本文・添付ファイル等の取り違いが生じる可能性があるからである。なお、送信対象のメールは本発明の第１のメッセージ情報に対応し、別のメールは本発明の第２のメッセージ情報に対応する。

また、作成状態判定手段１０３は、送信対象のメールの作成中に別の作業（メール作成以外の作業）が送信者端末１５０において並行して行われていた場合（ステップＳ８のＹｅｓ）、誤送信が起こりうる状況であると判定する。ここで、アクティブウィンドウ検知手段１０２は、メール作成中にメールアプリ以外のアプリケーションの画面（アプリケーション用のウィンドウ）がアクティブ状態になったことを検知する。そして、アクティブウィンドウ検知手段１０２は、時刻取得手段１０８から取得した時刻と切り替わったアクティブウィンドウの情報とを作成状態判定手段１０３に伝える。作成状態判定手段１０３は、メールの作成中に、取得した時刻とアクティブウィンドウの情報とを関連付けて送信者端末１５０の記憶部に記憶する。そして、作成状態判定手段１０３は、ステップＳ８の処理において時刻およびアクティブウィンドウの情報を読み出し、上記の判定を行う。例えば、送信対象のメールが９時００分から９時０５分まで作成されていたとする。この例において、仮に表計算アプリケーションが９時０２分に新規に起動されてアクティブとなったことを把握した場合には、作成状態判定手段１０３は、誤送信が起こりうる状況であると判定する。この状況において、メールの宛先漏れ、メールを作成途中のまま送信すること等が生じる可能性があるからである。

なお、ステップＳ６およびステップＳ８の処理において、さらに送信対象であるメールの作成を再開するまでの時間差による判定を行ってもよい。ステップＳ８を例として説明すると、作成状態判定手段１０３は、アクティブウィンドウがメールの作成画面から他のアプリケーションの画面に切り替わった時刻と、その後にメールの作成画面が再びアクティブになった時刻との時間差を計算する。そして、作成状態判定手段１０３は、その時間差が所定の値を超えたことを条件に、誤送信が起こりうる状況であると判定してもよい。ここで、所定の値は、分単位（例えば５分）で設定されてもよいし、より慎重に誤送信を防止するために秒単位（例えば３０秒）で設定されてもよく、特に限定されるものではない。また、このようなアクティブウィンドウの切り替えが複数あった場合、作成状態判定手段１０３は、時間差が所定の値を超えることが１回以上あったならば誤送信が起こりうる状況であると判定してもよいし、所定の回数以上（例えば３回以上）あったならば誤送信が起こりうる状況であると判定してもよい。なお、作成状態判定手段１０３が上記の時間差による判定を行ってもよいが、アクティブウィンドウ検知手段１０２が行ってもよい。このとき、アクティブウィンドウの切り替えがあっても短時間でメール作成が再開された場合には、その切り替えはなかったものと扱われてもよい。つまり、アクティブウィンドウ検知手段１０２は、メールを作成する作業を行ったユーザがメールアプリとは異なるアプリケーションを実行してから、再びメールを作成する作業を再開するまでの時間が所定の値以下である場合に、切り替え動作がなかったものと扱ってもよい。このとき、例えばユーザの誤操作によるアクティブウィンドウの切り替え等を無視することができ、誤送信の起こりうる状況がより適切に判定される。

上述のように作成状態判定手段１０３が、誤送信が起こりうる状況であると判定した場合には（ステップＳ６のＹｅｓ、ステップＳ８のＹｅｓ）、確認画面作成手段１０４によって確認画面が作成されて、送信者端末１５０の表示部に表示される（ステップＳ１０）。一方、送信対象のメールの作成中に別のメールの作成が並行して行われておらず、かつ、送信対象のメールの作成中に別の作業が送信者端末１５０において並行して行われていないならば（ステップＳ６のＮｏ、ステップＳ８のＮｏ）、確認画面は作成されずに、メールはメールサーバ５００に送信される（ステップＳ２０）。すなわち、誤送信が起こりうる状況ではないため、確認画面を用いた送信者による再確認および上長の承認は行われずに、メールサーバ５００を経由してメールが宛先へと送信される。

確認画面作成手段１０４によって確認画面が作成された場合には（ステップＳ１０）、上述のように、確認結果判定手段１０５によって、確認画面においてユーザにより入力された情報と作成したメールとの不整合の有無が判定される。確認結果判定手段１０５が不整合は無いと判定した場合には（ステップＳ１２のＮｏ）、再編集されたメールでないことを条件に（ステップＳ１６のＮｏ）、メールはメールサーバ５００に送信される（ステップＳ２０）。すなわち、上長の承認は行われずに、メールサーバ５００を経由してメールが宛先へと送信される。しかし、確認結果判定手段１０５が不整合は無いと判定した場合でも（ステップＳ１２のＮｏ）、再編集されたメールであるならば（ステップＳ１６のＹｅｓ）、メールは誤送信防止サーバ３００に送信されて、上長の承認を得た場合に限って宛先へと送信されることになる。ここで、メールの再編集とは、メールを送信せずに、メールを作成した画面を表示してユーザに再び編集を行わせることをいう。

一方、確認結果判定手段１０５が、不整合が有ると判定した場合には（ステップＳ１２のＹｅｓ）、本実施形態に係るプログラム１００はユーザにメールの再編集を行わせる（ステップＳ１４）。このとき、ユーザに対して不整合が有ったことを知らせる警告をしてもよい。そして、本実施形態に係るプログラム１００は、ユーザがメールの再編集を行った後で、再び確認画面を作成するステップＳ１０に戻って処理を実行する。

ここで、本実施形態において、上長の承認を要求するために誤送信防止サーバ３００にメールを送信する場合と、上長の承認を要求することなくメールサーバ５００にメールを送信する場合について、より具体的に説明する。例えば、ユーザが新規に作成して送信指示をしたメールについて図３の確認画面１６０Ａが表示されたとする。確認画面でユーザが選択肢を選んだ後にＯＫボタンを押すと、確認結果判定手段１０５は、ユーザが選択した内容と送信対象であるメールの宛先、件名、宛名、添付ファイル名とを照合する。確認結果判定手段１０５は、１つの項目以上で不整合が有ると判定すると、メールをユーザに再編集させる（ステップＳ１２のＹｅｓ、ステップＳ１４）。そして、メールの再編集が終わった場合には再び確認画面を表示して、ユーザに再び選択させる（ステップＳ１０）。この再編集を１回以上経たメールについては必ず上長の承認が必要であり、その後に不整合が無いと判断されても誤送信防止サーバ３００に送信される（ステップＳ１２のＮｏ、ステップＳ１６のＹｅｓ、ステップＳ１８）。したがって、再編集されていない新規に作成されたメールと確認画面の内容とに不整合が無かった場合に限って、すなわち初回に不整合が無かった場合に限って、メールは上長の承認を要求することなくメールサーバ５００に送信される（ステップＳ１０、ステップＳ１２のＮｏ、ステップＳ１６のＮｏ、ステップＳ２０）。なお、図３の確認画面１６０Ａにはキャンセルボタンがあるが、本実施形態ではキャンセルボタンを押してメール作成画面に戻った場合は、次に確認画面が表示されたときを初回と扱う。

以上のように、本実施形態のプログラム１００による処理では、誤送信が起こりうる状況と判定される場合にだけ確認画面が作成される（ステップＳ１０）。また、確認画面と送信対象のメールの内容に不整合が有る場合にだけ上長承認の要求が実行される（ステップＳ１８）。よって、ユーザの負担の増加や作業効率の低下を軽減しながら、メッセージ情報の誤送信を抑制することができる。また、ユーザによる確認行為の形骸化を防止することができる。

本発明を諸図面や実施例に基づき説明してきたが、当業者であれば本開示に基づき種々の変形や修正を行うことが容易であることに注意されたい。従って、これらの変形や修正は本発明の範囲に含まれることに留意されたい。

特に、上記の実施例では、情報共有ツールが電子メールである場合について例示したが、本発明は他の情報共有ツール（例えばチャット等）にも適用可能である。例えば、情報共有ツールがチャットであるとすれば、図５の「メール作成」は、チャットのメッセージ作成に対応し、「メール送信指示」は、あるチャットグループにおけるメッセージの送信指示に対応する。そして、図５の「別のメールの作成」は、別のチャットグループにおいてメッセージ作成することに対応し、メールの宛先の選択はチャットグループの選択に対応する。

また、例えば図１のプログラム１００において各手段は論理的に矛盾しないように再配置可能であり、複数の機能部を１つ組み合わせること、或いは分割することが可能である。また、図５のフローチャートにおいても各ステップは論理的に矛盾しないように再配置可能であり、複数のステップを１つ組み合わせること、或いは分割することが可能である。特に図５においてはステップＳ６とステップＳ８とは入れ替えが可能であり、また、一方を省略することも可能である。

また、メールの承認を行う者は送信者の上長に限らず、特定の人物であってもよいし、送信者と同じ業務を行う他の人物であってもよい。すなわち、送信者であるユーザ以外のユーザであればよく、特に限定されるものではない。

１００ プログラム
１０１ メール作成検知手段
１０２ アクティブウィンドウ検知手段
１０３ 作成状態判定手段
１０４ 確認画面作成手段
１０５ 確認結果判定手段
１０６ メール送信手段
１０７ 承認要求手段
１０８ 時刻取得手段
１５０ 送信者端末
１６０Ａ 確認画面
１６０Ｂ 確認画面
２００ 送信履歴管理部
３００ 誤送信防止サーバ
３０１ メール受信部
３０２ 宛先アドレス管理部
３０３ 承認要求部
３０４ 承認結果受領部
３０５ メール送信部
４００ 上長端末
５００ メールサーバ

Claims (8)

1. 情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御装置であって、
   ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知手段と、
   前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知手段と、
   所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成手段と、
   前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定手段と、
   前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定手段が前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信手段と、
   を備え、
   前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、
   前記第１の検知手段によって前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、
   前記第２の検知手段によって前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とする送信制御装置。
2. 前記第２の検知手段は、前記第１のメッセージ情報を作成する作業を行った前記ユーザが、前記情報共有ツールとは異なるアプリケーションを実行してから、再び前記第１のメッセージ情報を作成する作業を再開するまでの時間が所定の値以下である場合に、前記切り替え動作がなかったものと扱う、請求項１に記載の送信制御装置。
3. 前記確認画面は、宛先の正しさ、添付ファイルの適切さ、および件名の正しさ、の少なくとも１つを確認するための画面である、請求項１または２に記載の送信制御装置。
4. 前記情報共有ツールは電子メールである、請求項１から３のいずれか１項に記載の送信制御装置。
5. 前記判定手段によって前記不整合が有ると判定されたことがあるか否かに応じて、前記第１のメッセージ情報を送信する前に、前記ユーザとは異なる他のユーザの承認が必要か否かを決定する、請求項１から４のいずれか１項に記載の送信制御装置。
6. 前記第１のメッセージ情報を受信者に送信するメールサーバと、
   前記承認を得てから前記第１のメッセージ情報を前記メールサーバに送信する誤送信防止サーバと、
   請求項５に記載の前記送信制御装置と、を備え、
   前記送信制御装置は、前記不整合が有ると判定されたことがある前記第１のメッセージ情報を前記誤送信防止サーバに送信し、前記不整合が有ると判定されたことがない前記第１のメッセージ情報を前記メールサーバに送信することを特徴とする送信制御システム。
7. 情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御方法であって、
   ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知ステップと、
   前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知ステップと、
   所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成ステップと、
   前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定ステップと、
   前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定ステップにおいて前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信ステップと、
   を含み、
   前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、
   前記第１の検知ステップにおいて前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、
   前記第２の検知ステップにおいて前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とする送信制御方法。
8. 情報共有ツールを用いて第１のメッセージ情報を送信する前に前記第１のメッセージ情報について検証する送信制御装置として機能するコンピュータに、
   ユーザによるメッセージ情報の作成を検知する第１の検知ステップと、
   前記ユーザによるアクティブウィンドウの切り替え動作を検知する第２の検知ステップと、
   所定の条件が満たされた場合に確認画面を作成する確認画面作成ステップと、
   前記ユーザが前記確認画面で入力した情報と前記第１のメッセージ情報との不整合の有無を判定する判定ステップと、
   前記所定の条件が満たされた場合に、前記判定ステップにおいて前記不整合は無いと判定してから前記第１のメッセージ情報を送信する送信ステップと、
   を実行させるためのプログラムであって、
   前記所定の条件は、前記第１のメッセージ情報の作成中に、
   前記第１の検知ステップにおいて前記第１のメッセージ情報とは異なる第２のメッセージ情報の作成が検知されたこと、および、
   前記第２の検知ステップにおいて前記切り替え動作が検知されたこと、の少なくとも一方である、ことを特徴とするプログラム。

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