JP2002158692A - アドレス帳管理装置及びアドレス帳管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】アドレス帳データを自動的に作成し、且つ常に
最新の内容に自動更新しながら、多くのメンバーが該ア
ドレス帳データを活用できるように配信する。 【解決手段】メンバー登録した端末に対して電子メール
を配信するサーバ装置12で、配信する電子メールの内容
によりアドレス帳を作成する作成し、作成したアドレス
帳データをメンバー登録している端末13に対して配信す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、登録している端末
に対して電子メールを配信するメールサーバ機能を有す
るアドレス帳管理装置及びアドレス帳管理方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、パーソナルコンピュータを用いて
アドレス帳管理を行なうソフトウェアとしては、個々の
パーソナルコンピュータでアドレス帳を構成するデータ
を独立して入力するスタンドアローン型のものと、ネッ
トワークを介して接続される複数のパーソナルコンピュ
ータでアドレス帳を構成するデータを分担して入力でき
るグループウェア型のものとがあった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記前者のスタンドア
ローン型のものは、すべてのデータをそのパーソナルコ
ンピュータのユーザが一人で入力しなければならず、デ
ータの更新も該ユーザが自身で行なわなくてはならない
ため、運用を継続するためにはユーザに大きな負担がか
かることになる。

【０００４】一方、上記後者のグループウェア型のもの
は、アドレス帳管理を行なう特定のソフトウェアをグル
ープを構成するメンバーが全員で使用することにより、
データの入力や更新の手間を分担しながら、アドレス帳
のデータを共有することができるようにしたものであ
る。

【０００５】しかしながら、上記グループウェア型のア
ドレス帳管理ソフトウェアは、基本的にＬＡＮ（Ｌｏｃ
ａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等の規模の限られた
ネットワークで接続される、例えば職場等の狭いエリア
内で使用されるものであり、利用するためには全員が独
自のソフトウェアを使わなければならない。

【０００６】加えて、そのグループウェアには他の拡張
的な機能、例えば年賀状の作成機能などは用意されてい
ないのが一般的であるので、該グループウェアを利用し
ているユーザはそれぞれが好みの葉書作成用のソフトウ
ェアを使用することになり、該ソフトウェアとグループ
ウェアとでデータの互換性がない場合にはアドレス帳の
データを有効に活用することもできないことになる。

【０００７】さらに、該グループウェアでは、そのグル
ープに属しているメンバー以外の者のアドレスその他の
データ更新に関しても、グループのメンバーが入力しな
ければならず、結果的に情報が古いものとなり易いとい
う不具合があった。

【０００８】本発明は上記のような実情に鑑みてなされ
たもので、その目的とするところは、アドレス帳データ
を作成し、適宜最新の内容に更新するための負担を軽減
しながら、より多くのメンバーが該アドレス帳データを
活用することが可能なアドレス帳管理装置及びアドレス
帳管理方法を提供することにある。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
メンバー登録したユーザ端末に対して電子メールを配信
するメールサーバ機能を有するアドレス帳管理装置であ
って、配信する電子メールの内容から少なくとも宛先と
差出人の個人情報をアドレスデータとして抽出する抽出
手段と、この抽出手段により抽出したアドレスデータに
基づいて上記登録されているメンバーのアドレス帳を作
成する作成手段と、この作成手段で作成したアドレス帳
のデータを上記メンバー登録しているユーザ端末に対し
て配信するアドレス帳配信手段とを具備したことを特徴
とする。

【００１０】このような構成とすれば、電子メールの配
信に際してメールサーバがアドレス帳のデータを自動的
に作成し、適宜最新の内容に更新するため、ユーザに一
切負担がかかることなく、電子メールを活用する多くの
メンバーがアドレス帳のデータを活用することが可能と
なる。

【００１１】請求項２記載の発明は、上記請求項１記載
の発明において、上記差出人の個人情報は、電子メール
本文中のサイン部分から抽出したものを含むことを特徴
とする。

【００１２】このような構成とすれば、上記請求項１記
載の発明の作用に加えて、ユーザ自らが予め作成し、メ
ール本文中の末尾に自動的に挿入されるサイン部分は、
基本的にユーザ自身が公開を許諾している内容であるた
め、差出人の個人情報として好適なアドレス帳のデータ
を作成することができる。

【００１３】請求項３記載の発明は、上記請求項１記載
の発明において、上記アドレス帳配信手段は、電子メー
ル配信時にその電子メールに基づいて宛先と他者への公
開を是認する公開情報とを関連付けて記憶しておき、公
開情報と関連付けて記憶した宛先の端末にのみアドレス
帳のデータを配信することを特徴とする。

【００１４】このような構成とすれば、上記請求項１記
載の発明の作用に加えて、公開を是認する公開情報のみ
を用いたアドレス帳のデータを配信するため、差出人の
許諾なしに自動的にアドレス帳のデータを配信する本装
置で、誤ってプライベートな内容が公開されてしまうの
を確実に防止できる。

【００１５】請求項４記載の発明は、上記請求項３記載
の発明において、上記作成手段は、電子メール本文中の
サイン部分から抽出した差出人の個人情報を含む一部の
情報を上記公開情報とすると共に、アドレス帳のデータ
を他者への公開を段階的に制限するように設定して作成
することを特徴とする。

【００１６】このような構成とすれば、上記請求項３記
載の発明の作用に加えて、ユーザ自らが予め作成し、メ
ール本文中の末尾に自動的に挿入されるサイン部分は、
基本的にユーザ自身が公開を許諾している内容であるた
め、差出人の個人情報として好適なアドレス帳のデータ
を作成することができると共に、誤ってプライベートな
内容が公開されてしまうのを確実に防止できる。

【００１７】請求項５記載の発明は、上記請求項４記載
の発明において、上記作成手段が作成したアドレス帳の
データの公開情報を変更する公開情報変更手段をさらに
具備したことを特徴とする。

【００１８】このような構成とすれば、上記請求項４記
載の発明の作用に加えて、必要により公開するアドレス
帳のデータの内容を変更できるため、自動的に作成され
るアドレス帳に対し、グループのメンバーが配信する相
手に応じてアドレス帳のデータを任意に変更できる。

【００１９】請求項６記載の発明は、上記請求項３記載
の発明において、上記作成手段がアドレス帳のデータを
更新作成した際に、公開情報と関連付けて記憶した宛先
の端末にアドレス帳データが更新されたことを通知する
通知手段をさらに具備したことを特徴とする。

【００２０】このような構成とすれば、上記請求項３記
載の発明の作用に加えて、ユーザ側が常に最新のアドレ
ス帳データを認識して配信を受けることができる。

【００２１】請求項７記載の発明は、上記請求項１記載
の発明において、上記電子メール配信時に一括配信する
宛先に対応したグループ情報を記憶するグループ記憶手
段をさらに具備し、上記作成手段はこのグループ記憶手
段で記憶したグループを構成するメンバー中の端末機か
らのアドレス帳作成要求に対応して、当該グループを構
成するメンバーのみのアドレス帳データを作成すること
を特徴とする。

【００２２】このような構成とすれば、上記請求項１記
載の発明の作用に加えて、アドレス帳の作成を要求して
きた端末が属するグループを構成するメンバーのみのア
ドレス帳を容易に作成することができる。

【００２３】請求項８記載の発明は、上記請求項７記載
の発明において、上記グループ記憶手段が記憶するグル
ープ情報を変更するグループ情報変更手段をさらに具備
したことを特徴とする。

【００２４】このような構成とすれば、上記請求項７記
載の発明の作用に加えて、端末側で記憶されているグル
ープ情報を変更設定することができるため、グループ内
のメンバーにとって過去に電子メールを一括配信した宛
先から作成させるグループ情報をより都合のよい内容に
変更して利用することができる。

【００２５】請求項９記載の発明は、上記請求項１記載
の発明において、メンバー登録したユーザ端末に対応し
てそれぞれアドレス帳のデータの記述形式を指定する記
述情報も併せて登録しておき、上記作成手段は、配信先
の端末の記述情報を参照してアドレス帳のデータを作成
することを特徴とする。

【００２６】このような構成とすれば、上記請求項１記
載の発明の作用に加えて、そのユーザに適した記述形式
のアドレス帳のデータを配信することができる。

【００２７】請求項１０記載の発明は、グループメンバ
ーのユーザ端末に対して電子メールを配信するメールサ
ーバによるアドレス帳管理方法であって、配信する電子
メールの内容からアドレスデータを抽出する抽出ステッ
プと、この抽出手段により抽出されたアドレスデータに
基づいてアドレス帳を作成する作成ステップと、この作
成ステップで作成したアドレス帳のデータを上記グルー
プメンバーのユーザ端末に対して配信するアドレス帳配
信ステップとを有したことを特徴とする。

【００２８】このような方法とすれば、電子メールの配
信に際してメールサーバがアドレス帳データを自動的に
作成し、適宜最新の内容に更新するため、ユーザに一切
負担がかかることなく、電子メールを活用する多くのメ
ンバーが該アドレス帳のデータを活用することが可能と
なる。

【００２９】

【発明の実施の形態】（第１の実施の形態）以下本発明
をパーソナルコンピュータによる電子メールシステムに
適用した場合の第１の実施の形態を図面を参照して説明
する。

【００３０】図１はシステム全体の概略構成を例示する
もので、１１が公衆回線網（ＰＳＴＮ、ＩＳＤＮ、各種
無線通信網等）及びインターネットを含むネットワーク
である。

【００３１】このネットワーク１１に対し、データベー
ス１２ａを備え、メールサーバとなるサーバ装置１２が
接続される一方、クライアントとなるユーザ側の端末機
として多数のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１３，１
３，…がダイヤルアップあるいは常時接続される。

【００３２】しかして、上記サーバ装置１２は、その後
自体は一般的なサーバコンピュータと同様であるのでそ
の図示は省略するが、上記データベース１２ａには、こ
のサーバ装置１２をメールサーバとして使用する個々の
メンバー一人一人に対応して作成された図２に示すよう
なメンバー管理データが格納される。

【００３３】すなわち、メンバー管理データは、メンバ
ーとなる際に登録される登録番号、名前、メールアドレ
ス、住所及び電話番号からなるメンバー登録データと、
そのユーザのシステム利用により随時追加されていくメ
ンバー追加データと、自動的あるいはそのユーザ自身の
操作により上記メンバー登録データ及びメンバー追加デ
ータの中から公開する項目を指定する公開制御データ
と、ユーザがメールを受信した際に記録されるメール受
信履歴データとを含んでいる。

【００３４】このうち公開制御データは、図示する如く
メンバーの登録番号と対応させて上記メンバー登録デー
タ及びメンバー追加データの各項目毎にフラグをオン設
定する（図では交点位置に記号「〇」を付す）ことによ
り、その項目の内容を公開する構成をとるものとする。

【００３５】次に上記実施の形態の動作について説明す
る。

【００３６】まず、この実施の形態におけるグループ作
成の概念について説明する。

【００３７】いま、図３（１）に示すようにサーバ装置
１２を介してユーザ１〜ユーザ７が所有する７台のパー
ソナルコンピュータ１３，１３，…が接続されており、
ユーザ２が破線による矢印ａに示す如くユーザ１，３，
４に対して、またユーザ５が破線による矢印ｂに示す如
くユーザ４，６に対してそれぞれ電子メールを送信した
ものとする。

【００３８】これらの電子メール送信により、図３
（２）に示すように、概念的にはユーザ２を含むこのユ
ーザ２から電子メールを受けたユーザ１〜４はユーザ２
の個人情報を参照できるＡグループとなり、同様にユー
ザ５を含むこのユーザ５から電子メールを受けたユーザ
４〜６はユーザ５の個人情報を参照できるＢグループと
なるものとする。この場合、ユーザ４はユーザ２とユー
ザ５の双方から電子メールを受信しているため、同時に
２つのグループに属することとなる。

【００３９】図４は上記ユーザ２のパーソナルコンピュ
ータ１３からユーザ１のパーソナルコンピュータ１３へ
電子メールが送信される際の動作を例示するもので、説
明の便宜上割愛するが、ここではユーザ３，４のパーソ
ナルコンピュータ１３，１３に対しても同様に動作する
ものとなる。

【００４０】しかるに、ユーザ２のパーソナルコンピュ
ータ１３で電子メールを作成する場合、ユーザ２はまず
宛先、件名を入力設定した上で図４（１）に示すメール
本文を作成し、予め登録しているサイン記述から１つを
選択して図４（２）に示すようにメール本文の末尾に挿
入する。

【００４１】ここで、サイン記述は図４（３）に示すよ
うに複数登録しておき、ユーザがその都度選択するもの
とする。

【００４２】この場合、メール本文と挿入されたサイン
記述との間は、例えば連続した記号「−」のキャラクタ
コードが併せて挿入されることで、両者を区分設定する
ものとするが、予めサイン領域を区別するための識別符
号（例えば、テキストタグ）を付加していても良いし、
メールのヘッダ部にサインを挿入しても良い。

【００４３】ユーザ２が自身のパーソナルコンピュータ
１３でこのような電子メールを送信すると、これを受け
たサーバ装置１２はユーザ１，３，４のパーソナルコン
ピュータ１３に送信するべくデータベース１２ａの該当
する各メールボックスに格納する一方、図５に示す処理
を実行する。

【００４４】すなわち、図５はサーバ装置１２がメール
送信時に実行する処理内容を示すものである。その当初
に、通常の電子メールの転送処理を実行した後（ステッ
プＡ０１）、そのメールの差出人のメンバー管理データ
中の公開制御データを調べ、メールの宛先の登録番号が
既にあるか否か判断する（ステップＡ０２）。

【００４５】ここで、宛先の登録番号がまだないと判断
した場合にのみ、その宛先の登録番号を公開制御データ
に追加設定する（ステップＡ０３）。

【００４６】その後、メール本文中からサイン記述の部
分を抽出する（ステップＡ０４）。これは、上述した記
号、例えば「−」の連続したキャラクタコード記号の抽
出を行なうことで、メール本文中の抽出した部分以降を
サイン記述部分と判断するものである。

【００４７】しかして、抽出したサイン記述部分に対し
て、その先頭側から一連の文字列の切取りを行ない（ス
テップＡ０５）、文字列が終了していないことを確認し
た上で（ステップＡ０６）、切取った文字列をもって登
録データをチェックする（ステップＡ０７）。

【００４８】そして、既に登録してあるか否かにより登
録済であるかどうかを判断するもので（ステップＡ０
８）、登録済であると判断した場合にのみ、その切り出
した文字列をその差出人のメンバー管理データ中のメン
バー追加データの項目に追加設定する（ステップＡ０
９）。

【００４９】その後、その文字列の属性に対応して宛先
の登録番号に対応させて公開制御データの該当項目のフ
ラグをオン設定した後に（ステップＡ１０）、再び上記
ステップＡ０５からの処理に戻って、次に位置する文字
列により同様の処理を行なう。

【００５０】このような処理を繰返し実行し、サイン記
述部分にもう文字列がなくなった時点でステップＡ０６
において文字列が終わりであると判断し、以上でこの図
５の処理を終了する。

【００５１】図４（４）においては、上記図４（２）で
示したサイン記述部分から４つの文字列「tani＠ml.ne.
jp」「○×電機」「大谷勇治」「04x-123-4567」を切出
し、そのうちの２つの文字列「tani＠ml.ne.jp」「大谷
勇治」がそれぞれ差出人のメンバー登録データ中の名前
及びメールアドレスに該当する登録済のものとして上記
ステップＡ０８で判断され、メンバー追加データには追
加設定されず、ステップＡ１０で公開制御データの対応
部分にフラグのみがオン設定（図では該当部分の交点に
記号「〇」を付すことでオン設定したものとする）され
るが、残る２つの文字列「○×電機」「04x-123-4567」
は差出人のメンバー登録データ中に登録されていないも
のとして上記ステップＡ０８で判断され、それぞれステ
ップＡ０９で新たにメンバー追加データの項目に追加設
定され、併せてステップＡ１０で公開制御データの対応
部分のフラグがオン設定されることとなる。

【００５２】こうして電子メールの送信が実行され、宛
先のユーザ１のパーソナルコンピュータ１３でこの電子
メールをサーバ装置１２から読込むと図４（５）に示す
ように表示されるもので、この電子メールの送信に際し
ては図４（６）に示すように併せて宛先（受信者）のメ
ンバー管理データ中のメール受信履歴データに差出人の
登録番号「１３２８」が追加設定されることとなる。

【００５３】次に、上記のような電子メールを受信した
ユーザ１のパーソナルコンピュータ１３が、サーバ装置
１２からアドレス帳のデータをダウンロードする際の動
作について説明する。

【００５４】図６はその際にサーバ装置１２が実行する
処理の内容を例示するもので、その当初には、アドレス
帳データのダウンロードを要求したユーザ、例えばユー
ザ１のメンバー管理データ中の受信履歴データを参照し
てこのユーザへ電子メールを送信した差出人のリストを
作成する（ステップＢ０１）。

【００５５】そして、作成したリストの先頭から順次一
人分を抽出し（ステップＢ０２）、リスト中の差出人の
データが終了していないことを確認した上で（ステップ
Ｂ０３）、その差出人のメンバー管理データを参照す
る。

【００５６】次いで、その差出人のメンバー登録データ
とメンバー追加データを１項目ずつ順次抽出し（ステッ
プＢ０４）、対応する公開制御データを参照して、その
宛先、例えばユーザ１の登録番号に該当するフラグがオ
ン設定されているか否かにより、その項目を公開しても
よいかどうかを判断して（ステップＢ０５）、公開して
もよいと判断した場合にのみ、その項目のデータをダウ
ンロードすべく送信する（ステップＢ０６）。

【００５７】その後、その差出人の項目をすべて抽出し
終えたか否かを判断し（ステップＢ０７）、終えていな
ければ再び上記ステップＢ０４に戻って次の項目に対す
る同様の処理を実行し、終えていれば上記ステップＢ０
２に戻って次の差出人を受信履歴データから抽出する。

【００５８】こうして、アドレス帳データのダウンロー
ドを要求したユーザの受信履歴データに基づき、このユ
ーザに電子メールを送信したすべての差出人のメンバー
登録データとメンバー追加データで、対応する公開制御
データのフラグがオン設定されているすべての項目のデ
ータをダウンロードすべく送信した後、ステップＢ０３
で差出人のデータが終了したと判断すると、以上でこの
図６の処理を終了する。

【００５９】図７は、こうしてサーバ装置１２からダウ
ンロードすることにより、ユーザ１のパーソナルコンピ
ュータ１３の画面で表示されるアドレス帳のデータを例
示するものである。

【００６０】この場合、差出人側のメンバー管理データ
中のメンバー登録データとメンバー追加データで、公開
制御データにより公開が是認されている項目、すなわち
差出人の作成した電子メール本文のサイン記述部分に記
載されていた項目のみがすべてアドレス帳のデータを構
成するものとして表示されることとなる。

【００６１】このように、電子メールの配信に際してサ
ーバ装置１２がアドレス帳データを自動的に作成し、適
宜最新の内容に更新するため、ユーザに一切負担がかか
ることなく、電子メールを活用する多くのメンバーが該
アドレス帳データを活用することが可能となる。

【００６２】また、特に差出人の個人情報と共に宛先も
対応してアドレス帳データを作成するため、特定のグル
ープを構成するメンバーの登録を行なうことも非常に可
能となる。

【００６３】その上、ユーザ自らが予め作成し、メール
本文中の末尾に自動的に挿入されるサイン記述の部分
は、基本的にユーザ自身が公開を許諾している内容であ
る。そのため、差出人の個人情報として好適なアドレス
帳データを作成できると共に、誤ってプライベートな内
容が公開されてしまうのを確実に防止できる。

【００６４】図８は上記図６の処理により上記図７で示
したアドレス帳が作成され、ユーザ１のパーソナルコン
ピュータ１３にダウンロードされる際のデータの流れを
示すものである。

【００６５】同図に示すように、ユーザ１のメンバー管
理データ中のメール受信履歴データに記録されているメ
ンバーを気に、それぞれ当該メンバーのユーザ１（登録
番号０１２３）に対する公開制御データのフラグ状態を
参照して、フラグがオン設定されている項目の内容をメ
ンバー登録データとメンバー追加データから読出すこと
で、それぞれアドレス帳データが作成されるもので、公
開制御データでこれらがオン設定されていない項目に関
しては、図示する如くその内容は「ｎｕｌｌ」となり、
アドレス帳データにも反映されない。

【００６６】なお、上記図５乃至図８においては、ユー
ザ１のパーソナルコンピュータ１３の要求に応じてサー
バ装置１２がアドレス帳のデータを電子メールの添付フ
ァイルの形でダウンロードするものとして説明したが、
これに限らず、例えばサーバ装置１２が別にアドレス帳
をインターネット上のＷｅｂサイトで公開し、ユーザ１
のパーソナルコンピュータ１３でブラウザを用いてその
都度内容を閲覧するものとしてもよい。

【００６７】また、上記実施の形態では、電子メールの
送信時にメール本文に挿入するサイン記述部分の記載内
容に応じて自動的にアドレス帳データとして公開する項
目が決定するものとして説明したが、電子メールの送信
後に差出人が自身の公開制御データを更新できるように
してもよい。

【００６８】そのようにすれば、必要により公開するア
ドレス帳データの内容を変更できるため、自動的に作成
されるアドレス帳に対し、グループのメンバーが配信す
る相手に応じてアドレス帳データを任意に変更できる。

【００６９】図９はそのような公開制御データの変更設
定をインターネット上のＷｅｂサイトで行なう場合のＷ
ｅｂページの遷移状態を例示するものである。

【００７０】まず、ユーザ側のパーソナルコンピュータ
１３で当該Ｗｅｂページを閲覧し、その上で公開制御デ
ータの変更の実行を指示すると、図９（１）に示すよう
に自身のメンバー管理データ中のメンバー登録データと
メンバー追加データの各項目内容が読出されて新たなＷ
ｅｂページ上で一括表示され、併せて変更したいデータ
の選択を要求するガイドメッセージが表示される。

【００７１】この指示にしたがって任意の項目を選択指
示した場合、図９（２）に示す如く新たなＷｅｂページ
で変更内容を入力するダイアログが開き、併せて変更入
力後に入力した内容をサーバ装置１２へ送信するための
送信ボタンが表示される。

【００７２】しかして、ダイアログ中に変更内容を入力
した後に上記送信ボタンをクリック操作すると、入力し
た内容がサーバ装置１２で自身の新たにメンバー登録デ
ータまたはメンバー追加データとして更新設定されると
共に、公開制御データ中のその項目のフラグがオン設定
されている宛先を参照して、それらの宛先にデータを変
更したことを通知するかどうかを選択することができ
る。

【００７３】図９（３）では、公開制御データの「電
話」の項目を参照してフラグがオン設定されている登録
番号「３５２７」「４１５１」を読出すことができる状
態を例示するもので、その登録番号に基づいて宛先を検
索することで、図９（４）に示すように、各宛先に向け
て変更通知を一括送信するリストを作成することができ
る。

【００７４】図１０は上記図９（３）で示したように、
メンバー登録データあるいはメンバー追加データを変更
した項目に対応する公開制御データでフラグがオン設定
されている宛先を抽出してリストアップする際のサーバ
装置１２での処理内容を示すものである。

【００７５】その当初には、公開制御データを検索する
ためのメンバーポインタを先頭位置に設定した上で（ス
テップＣ０１）、該当項目のそのメンバーポインタで指
示される位置にフラグがオン設定されているか否かによ
り、変更点を公開するか否か判断する（ステップＣ０
２）。

【００７６】ここで、該当項目のそのメンバーポインタ
で指示される位置にフラグがオン設定されており、変更
点を公開すると判断した場合にのみ、該当する宛先の登
録番号をリストアップする（ステップＣ０３）。

【００７７】その後、メンバーポインタを「＋１」更新
設定し（ステップＣ０４）、その更新設定したメンバー
ポインタで示されるメンバーがまだ公開制御データにあ
ることを確認した上で（ステップＣ０５）、再び上記ス
テップＣ０２からの処理を繰返す。

【００７８】こうしてステップＣ０２〜Ｃ０５からの処
理を繰返し実行し、その項目で公開制御データのフラグ
がオン設定されているすべての宛先の登録番号をリスト
アップした後、ステップＣ０５でもうメンバーポインタ
で示されるメンバーがいないと判断すると、その時点で
この図１０の処理を出力する。

【００７９】このようにしてリストアップされたすべて
の宛先の登録番号を用いることで、上記図９（４）に示
したように、各宛先に向けて変更通知を一括送信するリ
ストを作成することができる。

【００８０】ここでユーザ側のパーソナルコンピュータ
１３で通知を送信する宛先をそれぞれチェック操作した
上で送信を指示すると、図９（５）−１，（５）−２，
‥‥に示すようにその項目を公開している各宛先に対し
て、メンバー登録データまたはメンバー追加データの変
更を行なったことを示す電子メールをそれぞれ送信させ
ることができる。

【００８１】したがって、こうしたメンバー情報の変更
通知を受けた側のユーザは、常に最新のアドレス帳デー
タを認識しておくことができる。

【００８２】なお、上記のようにインターネットのＷｅ
ｂサイト上で変更処理を行なうのではなく、ユーザ側の
パーソナルコンピュータ１３でサーバ装置１２からメン
バー登録データ及びメンバー追加データをダウンロード
し、専用のエディタと呼称される編集用のソフトウェア
を用いて変更した後に、変更後のデータを再びサーバ装
置１２にアップロードする方法を採ってもよい。

【００８３】（第２の実施の形態）以下本発明をパーソ
ナルコンピュータによる電子メールシステムに適用した
場合の第２の実施の形態を図面を参照して説明する。

【００８４】なお、システム全体の概略構成について
は、上記図１に示したものと基本的に同様であるものと
して、同一部分には同一符号を用いるものとし、その図
示及び説明は省略する。

【００８５】しかして、上記サーバ装置１２のデータベ
ース１２ａには、このサーバ装置１２をメールサーバと
して使用する個々のメンバー一人一人に対応して作成さ
れた図１１に示すようなメンバー管理データが格納され
る。

【００８６】すなわち、ここでメンバー管理データは、
メンバーとなる際に登録される登録番号、名前、メール
アドレス、住所及び電話番号からなるメンバー登録デー
タと、そのユーザのシステム利用により随時追加されて
いくメンバー追加データと、自動的あるいはそのユーザ
自身の操作により上記メンバー登録データ及びメンバー
追加データの中から公開する項目を指定する公開制御デ
ータと、上記図２でのメール受信履歴データに代えて、
メールを送信してきた差出人がどのグループに属するの
かを表わすグループ管理データとを含んでいる。

【００８７】このグループ管理データは、メンバーがメ
ールを受信した時点で自動的に差出人（の登録番号）が
追加されるもので、その内容はＷｅｂページブラウザを
用いてサーバ装置１２の提供するＷｅｂサイト接続する
か、あるいはサーバ装置１２の提供する専用のクライア
ントソフトウェアを用いることにより、ユーザ自身が変
更設定できるものとする。

【００８８】しかるにこのグループ管理データは、上記
第１の実施の形態の図２で示した公開制御データと同様
の構成をとるものであり、図示するようにメンバーの登
録番号と対応させてグループ毎にフラグをオン設定する
（図では交点位置に記号「〇」を付す）ことにより、そ
のグループに所属していることを表わすものとする。

【００８９】次に上記実施の形態の動作について説明す
る。

【００９０】図１２（Ａ）は例えば登録番号「０１２
３」のユーザ１のパーソナルコンピュータ１３で変更し
たグループ管理データをサーバ装置１２にアップロード
する状態を例示するもので、ここでは説明を容易とする
ために、グループ管理データ中のメンバーの登録番号を
あえてメンバーの名前に置き換えて図示している。

【００９１】同図（Ａ）中、例えば「大谷‥‥」という
メンバーはグループ「大学」「テニス部」に所属してお
り、また「三国‥‥」というメンバーはグループ「会
社」「テニス部」に所属していることがフラグのオン設
定から理解できる。

【００９２】このようなグループ管理データをサーバ装
置１２にアップロードすると、その内容はサーバ装置１
２のデータベース１２ａで、グループ管理データをアッ
プロードしたユーザ１のメンバー管理データとして再格
納される。

【００９３】また、差出人として新しいメンバーからの
電子メールを受信した場合にサーバ装置１２では、その
メンバーの登録番号を追加設定するが、その際に、初期
のグループとしてどのグループにも所属していないもの
として処理する方法と、宛先のメンバー登録データに、
予め用意したデフォルトのグループを指定する記述を設
け、その指定された内容を参照して処理する方法とが考
えられる。

【００９４】図１２（Ｂ）は、例えば登録番号「０１２
３」のユーザ１のパーソナルコンピュータ１３にサーバ
装置１２からアドレス帳データをダウンロードする状態
を例示するものである。

【００９５】アドレス帳データのダウンロードを希望す
る、例えばユーザ１のパーソナルコンピュータ１３が、
所属するグループとして例えば「テニス部」を指定した
場合、サーバ装置１２はデータベース１２ａの各メンバ
ーのメンバー管理データ中の各グループ管理データを参
照し、指定されたグループ「テニス部」に対応するフラ
グがオン設定されているものをリストアップする。

【００９６】ここで、リストアップした内容により例え
ばメンバー「大谷‥‥」「三国‥‥」‥‥がグループ
「テニス部」に所属しているものと判断すると、サーバ
装置１２はこれらリストアップした各メンバーのメンバ
ー管理データ中の公開制御データをそれぞれ参照し、上
記アドレス帳データのダウンロードを要求したユーザ１
に対して、メンバー登録データとメンバー追加データ中
でどの項目の内容を公開することが是認されているかを
参照し、その参照結果に併せて該当するデータを読出し
てアドレス帳データを作成する。

【００９７】図１２（Ｂ）の例では、メンバー「大谷‥
‥」のユーザ１に対する公開制御データが「名前」「メ
ールアドレス」「備考１」「備考２」のみフラグがオン
設定されており、またメンバー「三国‥‥」のユーザ１
に対する公開制御データが「名前」「メールアドレス」
「住所」「電話番号」のみフラグがオン設定されている
ことから、それらの内容のみが読出されてアドレス帳デ
ータが作成され、ユーザ１のパーソナルコンピュータ１
３へ「テニス部アドレス帳」としてダウンロードされる
ことを示している。

【００９８】このように、自身がメンバーとして属する
グループの情報に関して任意に変更を加えた上で、その
グループのアドレス帳データを容易に作成して配信を受
けることができる。

【００９９】なお、上記実施の形態で説明した内容に加
えて、図１３に示すようにメンバー管理データ内のメン
バー登録データ中にアドレス帳データの記述形式を指定
する情報としてアドレス帳ソフトウェアの項目を設定す
れば、ユーザがアドレス帳データをダウンロードする際
に、ユーザが使用しているソフトウェアに適したファイ
ル形式に変換してアドレス帳データを配信するサービス
を実施することができる。

【０１００】ここで、図１３（１）はデータベース１２
ａに格納しているメンバー登録データの項目名を列挙し
たものであり、対して図１３（２）は該メンバー登録デ
ータの具体的な内容を例示するものである。

【０１０１】すなわち、この図１３（２）中ではアドレ
ス帳ソフトウェアの項目として「その他（データ並び指
定）」が登録されるものとする。

【０１０２】この場合、アドレス帳データは、多くのソ
フトウェアでサポートされている、記号「，（カン
マ）」で区切られたテキスト形式によるＣＳＶ（Ｃｏｍ
ｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅ）形式で配信さ
れ、ユーザのパーソナルコンピュータ１３においては指
定された順序で並び替えられて表示されることとなる。

【０１０３】なお、このアドレス帳データの形式は、上
記形式に限定されるものではなく、例えば、テキストタ
グ形式等でもよいし、特定のアプリケーション形式でも
よい。

【０１０４】図１４はこのようなアドレス帳データをダ
ウンロードする際にサーバ装置１２が実行する処理の内
容を例示するもので、その当初には、アドレス帳データ
のダウンロードを要求したユーザ、例えばユーザ１のメ
ンバー管理データ中のグループ管理データを参照するこ
とでこのユーザへ電子メールを送信した全差出人のリス
トを作成する（ステップＤ０１）。

【０１０５】そして、作成したリストの先頭から順次一
人分を抽出し（ステップＤ０２）、リスト中の差出人の
データが終了していないことを確認した上で（ステップ
Ｄ０３）、その差出人のグループをチェックし（ステッ
プＤ０４）、フラグがオン設定されているか否か判断す
る（ステップＤ０５）。

【０１０６】ここで、フラグがオン設定されていないと
判断した場合には、その差出人はアドレス帳データの対
象外であるものとして再び上記ステップＤ０２からの処
理に戻るが、オン設定されていると判断した場合には、
続けてその差出人のメンバー登録データとメンバー追加
データから１項目ずつ順次抽出し（ステップＤ０６）、
対応する公開制御データを参照して、その宛先、例えば
ユーザ１の登録番号に該当するフラグがオン設定されて
いるか否かにより、その項目を公開してもよいかどうか
を判断して（ステップＤ０７）、公開してもよいと判断
した場合にのみ、その項目のデータをダウンロードすべ
くバッファリング（一時蓄積）する（ステップＤ０
８）。

【０１０７】その後、その差出人の項目をすべて抽出し
終えたか否かを判断し（ステップＤ０９）、終えていな
ければ再び上記ステップＤ０６に戻って次の項目に対す
る同様の処理を実行し、終えていれば上記アドレス帳ソ
フトウェアの項目で指定されている記述形式の情報に従
ってバッファリングしている各項目のソーティングを行
なった後に（ステップＤ１０）、それら順序が適宜入れ
替えられた差出人一人分の全項目のアドレス帳データを
一括して送信し（ステップＤ１１）、それから再び上記
ステップＤ０２に戻って次の差出人を受信履歴データか
ら抽出する。

【０１０８】こうして、アドレス帳データのダウンロー
ドを要求したユーザの受信履歴データに基づき、このユ
ーザに電子メールを送信したすべての差出人のメンバー
登録データとメンバー追加データで、グループ管理デー
タの対応するグループのフラグがオン設定されているす
べての差出人の公開が是認されている項目のデータをダ
ウンロードすべく送信した後、ステップＤ０３で差出人
のデータが終了したと判断すると、以上でこの図１４の
処理を終了する。

【０１０９】このように、メンバー登録データ中にアド
レス帳データの記述形式を指定する情報を設定しておけ
ば、ユーザがアドレス帳データをダウンロードする際
に、そのユーザに適したファイル形式に変換してアドレ
ス帳データを配信することができる。

【０１１０】その他、本発明は上記実施の形態に限ら
ず、その要旨を逸脱しない範囲内で種々変形して実施す
ることが可能であるものとする。

【０１１１】さらに、上記各実施の形態には種々の段階
の発明が含まれており、開示される複数の構成要件にお
ける適宜な組合わせにより種々の発明が抽出され得る。
例えば、実施の形態に示される全構成要件からいくつか
の構成要件が削除されても、発明が解決しようとする課
題の欄で述べた課題の少なくとも１つが解決でき、発明
の効果の欄で述べられている効果の少なくとも１つが得
られる場合には、この構成要件が削除された構成が発明
として抽出され得る。

【０１１２】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、電子メー
ルの配信に際してメールサーバがアドレス帳のデータを
自動的に作成し、適宜最新の内容に更新するため、ユー
ザに一切負担がかかることなく、電子メールを活用する
多くのメンバーがアドレス帳のデータを活用することが
可能となる。

【０１１３】請求項２記載の発明によれば、上記請求項
１記載の発明の効果に加えて、ユーザ自らが予め作成
し、メール本文中の末尾に自動的に挿入されるサイン部
分は、基本的にユーザ自身が公開を許諾している内容で
あるため、差出人の個人情報として好適なアドレス帳の
データを作成することができる。

【０１１４】請求項３記載の発明によれば、上記請求項
１記載の発明の効果に加えて、公開を是認する公開情報
のみを用いたアドレス帳のデータを配信するため、差出
人の許諾なしに自動的にアドレス帳のデータを配信する
本装置で、誤ってプライベートな内容が公開されてしま
うのを確実に防止できる。

【０１１５】請求項４記載の発明によれば、上記請求項
３記載の発明の効果に加えて、ユーザ自らが予め作成
し、メール本文中の末尾に自動的に挿入されるサイン部
分は、基本的にユーザ自身が公開を許諾している内容で
あるため、差出人の個人情報として好適なアドレス帳の
データを作成することができると共に、誤ってプライベ
ートな内容が公開されてしまうのを確実に防止できる。

【０１１６】請求項５記載の発明によれば、上記請求項
４記載の発明の効果に加えて、必要により公開するアド
レス帳のデータの内容を変更できるため、自動的に作成
されるアドレス帳に対し、グループのメンバーが配信す
る相手に応じてアドレス帳のデータを任意に変更でき
る。

【０１１７】請求項６記載の発明によれば、上記請求項
３記載の発明の効果に加えて、ユーザ側が常に最新のア
ドレス帳データを認識して配信を受けることができる。

【０１１８】請求項７記載の発明によれば、上記請求項
１記載の発明の効果に加えて、アドレス帳の作成を要求
してきた端末が属するグループを構成するメンバーのみ
のアドレス帳を容易に作成することができる。

【０１１９】請求項８記載の発明によれば、上記請求項
７記載の発明の効果に加えて、端末側で記憶されている
グループ情報を変更設定することができるため、グルー
プ内のメンバーにとって過去に電子メールを一括配信し
た宛先から作成させるグループ情報をより都合のよい内
容に変更して利用することができる。

【０１２０】請求項９記載の発明によれば、上記請求項
１記載の発明の効果に加えて、そのユーザに適した記述
形式のアドレス帳のデータを配信することができる。

【０１２１】請求項１０記載の発明によれば、電子メー
ルの配信に際してメールサーバがアドレス帳データを自
動的に作成し、適宜最新の内容に更新するため、ユーザ
に一切負担がかかることなく、電子メールを活用する多
くのメンバーが該アドレス帳のデータを活用することが
可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係るシステム構成
を示す図。

【図２】図１のサーバ装置の備えるデータベースに格納
されるメンバー管理データの内容を示す図。

【図３】同実施の形態に係るグループ作成の概念を示す
図。

【図４】同実施の形態に係る電子メール送信時の動作を
例示する図。

【図５】同実施の形態に係るメール送信時に付随して実
行するメンバー管理データの更新設定処理の内容を示す
フローチャート。

【図６】同実施の形態に係るアドレス帳データのダウン
ロードの処理内容を示すフローチャート。

【図７】同実施の形態に係るダウンロードされて画面表
示されたアドレス帳の内容を例示する図。

【図８】同実施の形態に係る作成されたアドレス帳がダ
ウンロードされる際のデータの流れを示す図。

【図９】同実施の形態に係る公開制御データの変更設定
を行なう際のＷｅｂページの遷移状態を例示する図。

【図１０】同実施の形態に係る宛先を抽出してリストア
ップする際の処理内容を示すフローチャート。

【図１１】本発明の第２の実施の形態に係るメンバー管
理データの内容を示す図。

【図１２】同実施の形態に係るグループ管理データのア
ップロードとアドレス帳データのダウンロードの状態を
例示する図。

【図１３】同実施の形態に係るメンバー登録データの項
目を例示する図。

【図１４】同実施の形態に係るアドレス帳データのダウ
ンロード時の処理内容を示すフローチャート。

【符号の説明】

１１…ネットワーク １２…サーバ装置 １２ａ…データベース（ＤＢ） １３…パーソナルコンピュータ（ＰＣ）

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】メンバー登録したユーザ端末に対して電子
   メールを配信するメールサーバ機能を有するアドレス帳
   管理装置であって、 配信する電子メールの内容から少なくとも宛先と差出人
   の個人情報をアドレスデータとして抽出する抽出手段
   と、 この抽出手段により抽出したアドレスデータに基づいて
   上記登録されているメンバーのアドレス帳を作成する作
   成手段と、 この作成手段で作成したアドレス帳のデータを上記メン
   バー登録しているユーザ端末に対して配信するアドレス
   帳配信手段とを具備したことを特徴とするアドレス帳管
   理装置。
2. 【請求項２】上記差出人の個人情報は、電子メール本文
   中のサイン部分から抽出したものを含むことを特徴とす
   る請求項１記載のアドレス帳管理装置。
3. 【請求項３】上記アドレス帳配信手段は、電子メール配
   信時にその電子メールに基づいて宛先と他者への公開を
   是認する公開情報とを関連付けて記憶しておき、公開情
   報と関連付けて記憶した宛先の端末にのみアドレス帳の
   データを配信することを特徴とする請求項１記載のアド
   レス帳管理装置。
4. 【請求項４】上記作成手段は、電子メール本文中のサイ
   ン部分から抽出した差出人の個人情報を含む一部の情報
   を上記公開情報とすると共に、アドレス帳のデータを他
   者への公開を段階的に制限するように設定して作成する
   ことを特徴とする請求項３記載のアドレス帳管理装置。
5. 【請求項５】上記作成手段が作成したアドレス帳のデー
   タの公開情報を変更する公開情報変更手段をさらに具備
   したことを特徴とする請求項４記載のアドレス帳管理装
   置。
6. 【請求項６】上記作成手段がアドレス帳のデータを更新
   作成した際に、公開情報と関連付けて記憶した宛先の端
   末にアドレス帳データが更新されたことを通知する通知
   手段をさらに具備したことを特徴とする請求項３記載の
   アドレス帳管理装置。
7. 【請求項７】上記電子メール配信時に一括配信する宛先
   に対応したグループ情報を記憶するグループ記憶手段を
   さらに具備し、 上記作成手段はこのグループ記憶手段で記憶したグルー
   プを構成するメンバー中の端末機からのアドレス帳作成
   要求に対応して、当該グループを構成するメンバーのみ
   のアドレス帳データを作成することを特徴とする請求項
   １記載のアドレス帳管理装置。
8. 【請求項８】上記グループ記憶手段が記憶するグループ
   情報を変更するグループ情報変更手段をさらに具備した
   ことを特徴とする請求項７記載のアドレス帳管理装置。
9. 【請求項９】メンバー登録したユーザ端末に対応してそ
   れぞれアドレス帳のデータの記述形式を指定する記述情
   報も併せて登録しておき、 上記作成手段は、配信先の端末の記述情報を参照してア
   ドレス帳のデータを作成することを特徴とする請求項１
   記載のアドレス帳管理装置。
10. 【請求項１０】グループメンバーのユーザ端末に対して
    電子メールを配信するメールサーバによるアドレス帳管
    理方法であって、 配信する電子メールの内容からアドレスデータを抽出す
    る抽出ステップと、 この抽出手段により抽出されたアドレスデータに基づい
    てアドレス帳を作成する作成ステップと、 この作成ステップで作成したアドレス帳のデータを上記
    グループメンバーのユーザ端末に対して配信するアドレ
    ス帳配信ステップとを有したことを特徴とするアドレス
    帳管理方法。