JP2003167825A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 個々の送信先メールアドレスではなく、アド
レス帳やディレクトリに格納されている送信宛先の人に
関する情報を抽出し、それに基づいてメール内容を編集
することにより、軽微なメール内容の差異がある場合で
も複数の送信先に一括してメールを送付する。 【解決手段】 複数の宛先に対して電子メールを同報送
信できる電子メールシステムにおいて、宛先設定のため
にアドレス帳やディレクトリを参照し、アドレス帳、デ
ィレクトリに格納されている宛先となる人のデータよ
り、宛先情報となるメールアドレス及びそれ以外の任意
の属性を取得する宛先情報取得手段８を備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールシステ
ムに関わり、特に複数の宛先種類に対してメール内容に
編集を施し、宛先種類によって一部異なる内容のメール
を一括して送信するシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィス、家庭によらず、電子メ
ールの利用は拡大している。パソコン上のみならず、携
帯電話でもメールのやり取りが可能になり、電子メール
で業務上、あるいは個人的な連絡を行うことは一般的に
なっている。それに伴い、電子メールも郵便の形態とは
異なってきており、一人から一人に対して送信されるだ
けではなく、同じ用件を伝えたい複数の人に対して同報
送信として一括で送ることができたり、宛先をグループ
としてまとめて一つのアドレスで表現したり、議論がで
きるメーリングリストが利用できたりする。また一対多
のメール送信が可能となってきている。

【０００３】従来の電子メールシステムでは、同じ内容
のメールを複数の人に送るのは非常に簡単な操作で可能
で、メールの本文を一つ作成し、宛先アドレスを複数指
定するだけで指定した各アドレスへ同一メールが送信さ
れる。送信元が保存する送信済みメールも単一で済むの
で、送信処理を行うユーザーには大きな負担はかからな
い。しかし、同じメールの内容を伝えたい場合にも、宛
先によってその内容を若干修正したい場合がある。従来
のシステムでは、このような些細な内容の編集を行う場
合でも、例えば共通する部分のみをコピーして、それに
付加したり修正したりした部分ごとに新たなメール文面
を作成し、宛先を指定してそれぞれ別の複数のメールと
して送信しなければならなかった。この場合、メールを
送信するユーザの負荷が高いだけではなく、送信済みメ
ールを保存しておく場合はほとんど同じ内容のメールを
複数保存しておくことが必要で、メールの容量が大きい
場合は特に、送信者のコンピュータ、あるいはサーバの
記憶装置の容量を圧迫することが問題となる。また、複
数メール作成の手間を削減するために、作成した一通の
メールに全ての情報を含めて複数の送信先に送信した場
合、送信された相手によっては不必要な情報を大量に受
け取ることとなり、ネットワークの通信量を増やし、更
に送信相手に必要な情報を正確に伝える妨げともなる。
以上の問題を解決するための方法として、特開平６−２
９１７７９号公報、特開２０００−１６３３３３公報、
特開２０００−３２２３４３公報、特開２０００−３３
０８９２公報、特開２０００−３３９２３９公報に知ら
れるような公知技術がある。上述の公知技術はそれぞれ
電子メールの文書の一部を、宛先のメールアドレスごと
に変えて送信する技術である。特開２０００−３２２３
４３公報に示された技術では、電子メールの本文をセク
ションに分け、各セクションごとに送信メールアドレス
を割り当てて、メールアドレスごとに異なったメールの
内容を一括で送信することが可能である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、前述した技術
においては、メールの本文の一部を編集するには、すべ
て宛先に設定したメールアドレスごとに指定することが
必要である。この場合、宛先が数十から数百に及ぶ場合
でも一つずつ設定しなければならない上に、ある条件に
基づいて宛先をグループ分けして内容を編集したい場合
でも、グループ分け作業を、アドレス帳やその他外部の
情報を用いて、メールを作成するユーザーが自分で考え
て行わなければならない。以上のように、従来の電子メ
ールシステムでは一部内容を変更したメールを複数の送
信先に送信するのは困難であるという問題がある。ま
た、一括で送信するためにも、編集する内容ごとに送信
先メールアドレスを指定しなければならず、その作業は
送信者に対して大きな負荷となるという点も問題として
挙げられる。そして、作業が煩雑になればなるほど、実
際にどの文面のメールが誰に対して送られるのかと言う
ことを確認するのも困難になる、というのも問題の一つ
である。一方、従来の電子メールシステムにおいて、メ
ールの送信先はメールアドレスによって指定される。単
純には、メールの宛先欄に直接メールアドレスを記述す
ればよいが、メールアドレスはユーザーアカウント＋
“＠”＋ドメインで表されるので、長い文字列の上、そ
のメールアドレスを利用している人の氏名などとは全く
関係のない、アルファベットや数字の羅列で構成される
こともまれではない。よって、メールを作成し、送信す
るユーザーにとっては、送信先のメールアドレスを覚え
たり、メールを送信するたびに全ての文字列をキーボー
ドから入力するのは現実的ではない。そこで、一般的に
は、個人のパソコン上やサーバー上にアドレス帳を作成
し、そこにメールアドレスと氏名、その他の情報を格納
して名簿のような管理を行うことが多い。

【０００５】メールを作成するユーザーは、メール作成
時にこれらのアドレス帳を参照し、メールを送信したい
相手を選択すれば、自動的にその相手のメールアドレス
がメール送信宛先に設定される。この機能により、ユー
ザーは送信相手のメールアドレスを知らなくてもメール
を送信することができるし、直接メールアドレスを入力
する必要はないので、ミスタイプをする心配もない。し
かし、アドレス帳の情報はあくまでメールの宛先を設定
する場合に利用するだけで、アドレス帳に付加的に格納
されている情報を参照することはできるが、メール本文
に取り入れたり、メール作成、あるいはメール送信のた
めに利用することはできない。以上の問題に鑑み、本発
明では、個々の送信先メールアドレスではなく、アドレ
ス帳やディレクトリに格納されている送信宛先の人に関
する情報を抽出し、それに基づいてメール内容を編集す
ることにより、軽微なメール内容の差異がある場合でも
複数の送信先に一括してメールを送付することが可能な
電子メールシステムを提供することを第一の目的とす
る。また、メール内容の編集について、メールを作成す
るユーザーが属性の値のみに着目して、編集内容とその
内容を送付する相手を容易に結びつけることができる電
子メールシステムを提供することを第二の目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１の発明は、複数の宛先に対して電子メール
を同報送信できる電子メールシステムにおいて、宛先設
定のためにアドレス帳やディレクトリを参照し、アドレ
ス帳、ディレクトリに格納されている宛先となる人のデ
ータより、宛先情報となるメールアドレス及びそれ以外
の任意の属性を取得する宛先情報取得手段を備えた電子
メールシステムを最も主要な特徴とする。請求項２記載
の発明は、請求項１の電子メールシステムにおいて、作
成したメールの本文から任意の範囲を指定できる範囲指
定機能を持ち、かつ前記範囲指定機能で指定した範囲に
ついて、前記宛先情報取得手段が得た宛先情報における
任意の属性の値に応じて指定範囲を送信メールに含める
かどうかを決定する送信可否決定機能を持つ入力手段
と、前記送信可否決定機能の決定に基づいて内容を編集
したメールを送信する送信手段とを備えた電子メールシ
ステムを主要な特徴とする。請求項３記載の発明は、請
求項２に記載の電子メールシステムにおいて、前記送信
可否決定機能は、宛先情報における任意の属性の値によ
って指定範囲の他の文面への差し替えを指定する電子メ
ールシステムを主要な特徴とする。請求項４記載の発明
は、請求項２に記載の電子メールシステムにおいて、前
記入力手段は、メールへのファイル添付を行うファイル
添付機能を持ち、前記範囲指定機能がメールに添付され
たファイルより任意の数のファイルを選択することによ
り、前記送信可否決定機能はメール送付先宛先情報の任
意の属性値によって指定ファイルをメールに添付するか
どうかを指定する電子メールシステムを主要な特徴とす
る。請求項５記載の発明は、請求項４に記載の電子メー
ルシステムにおいて、前記送信可否決定機能は、宛先情
報の任意の属性値によって指定添付ファイルの他のファ
イルへの差し替えを指定する電子メールシステムを主要
な特徴とする。

【０００７】請求項６記載の発明は、請求項１から５の
いずれかに記載の電子メールシステムにおいて、前記範
囲指定機能は、メール本文中の一部分に、前記宛先情報
取得手段が得た宛先の任意の属性値を本文の一部として
挿入し、前記送信手段は、属性値が挿入された結果生成
されたメールを送信する電子メールシステムを主要な特
徴とする。請求項７記載の発明は、請求項１から６のい
ずれかに記載の電子メールシステムにおいて、送信内容
を表示する表示手段を備え、送信メールの送信内容を宛
先アドレスごとに表示する電子メールシステムを主要な
特徴とする。請求項８記載の発明は、請求項１から７の
いずれかに記載の電子メールシステムにおいて、前記宛
先情報取得手段は、宛先として参照するアドレス帳、デ
ィレクトリに設定されているグループが設定されている
場合にはグループに含まれる各アドレスの属性を取得す
る電子メールシステムを主要な特徴とする。請求項９記
載の発明は、請求項１から８のいずれかに記載の電子メ
ールシステムにおいて、メールの送信後も前記範囲指定
機能や前記送信可否決定機能によって指定された範囲や
送信可否情報を保存する蓄積手段を備えた電子メールシ
ステムを主要な特徴とする。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づき説明する。図１はこの発明の実施の形態に係る
電子メールシステムのブロック図である。図２，３，４
はこの発明の実施形態である本文編集時、添付ファイル
編集時、本文への属性埋め込み時の動作を表したフロー
チャートである。本電子メールシステムは、図１のブロ
ック図に示すように、入力手段１、表示手段２、送信手
段３、受信手段４、メール管理手段５、メールＤＢ６、
メール生成手段７、宛先情報取得手段８、本文情報管理
手段９、ファイル情報管理手段１０からなる。送信手段
３、受信手段４はユーザーが作成した電子メールを送信
し、送信されてきた電子メールを受信して、メール管理
手段５に渡す。入力手段１はキーボードや、マウスのよ
うなポインティングデバイスであり、表示手段２はディ
スプレイなどの出力装置である。メール管理手段５は送
信するメール、受信するメールを管理し、メールＤＢ６
へメール情報を蓄積する。メールＤＢ６は送信メール、
受信メール、保存メールなど、各種のメール情報を蓄積
する。メール生成手段７はメール管理手段５で管理する
メール情報と、本文情報管理手段９の管理する本文の内
容に関する情報と、ファイル情報管理手段１０の管理す
る添付ファイルに関する情報より、実際に送信するメー
ルを生成する。宛先情報取得手段８は、アドレス帳、あ
るいはディレクトリなどからメール送信先の情報を得
て、宛先電子メールを設定するとともに、電子メール以
外のアドレス帳情報を取得する。宛先情報取得手段８が
情報を得るアドレス帳、あるいはディレクトリは、本電
子メールシステムの構成として含んでもよいし、外部の
ものを参照してもよい。

【０００９】本文情報管理手段９は、本文管理手段２
１、本文範囲管理手段２２、範囲情報管理手段２３、範
囲情報指示手段２４、本文ＤＢ２５、本文範囲ＤＢ２
６、範囲付加情報ＤＢ２７からなる。本文管理手段２１
は送信メールの中で本文のテキスト情報を管理し、本文
ＤＢ２５へ蓄積する。本文範囲管理手段２２は、ユーザ
ーが本文を宛先ごとに編集する際に指定した範囲の情報
を管理し、本文範囲ＤＢ２６へ蓄積する。範囲情報管理
手段２３は、本文範囲管理手段２２が管理する本文範囲
の情報へ付加する情報を管理し、範囲付加情報ＤＢ２７
へ蓄積する。範囲情報指示手段２４は、ユーザーからの
範囲選択とそれに付加する情報の指示を受け付ける。フ
ァイル情報管理手段１０は、添付ファイル管理手段３
１、添付ファイル付加情報管理手段３２、添付ファイル
情報指示手段３３、添付ファイルＤＢ３４、ファイル付
加情報ＤＢ３５からなる。添付ファイル管理手段３１
は、メールに添付されるファイルの情報を管理し、添付
ファイルＤＢ３４へ蓄積する。添付ファイル付加情報管
理手段３２は、添付ファイルに対して付加される情報を
管理し、ファイル付加情報ＤＢ３５へ蓄積する。添付フ
ァイル情報指示手段３３は、ユーザーからの添付ファイ
ルに対しての編集情報指示を受け付ける。次に本実施形
態の動作説明をする。本電子メールシステムにおいて、
メール受信時の動作は受信手段４とメール管理手段５に
より行われる。ここでは、受信時の動作については一般
的な電子メールシステムと同様とする。

【００１０】図２のフローチャートを用いて、本文の内
容を宛先種別によって編集する際の動作について述べ
る。 （１）本文編集時の動作 ユーザーは、メール作成画面より、宛先アドレスを指定
する。直接アドレスを入力してもよいし、アドレス帳を
利用して指定してもよい。ユーザーがアドレス帳利用を
指定した場合は、宛先情報取得手段８はあらかじめ利用
を登録されているアドレス帳、ディレクトリなどから宛
先情報を取得して、表示手段に宛先候補リストを表示す
る（ステップ１）。ユーザーが宛先候補リストから宛先
を選択すると、送信先メールアドレスが表示される（ス
テップ２）。ユーザーは入力手段１よりメールの本文内
容を入力し、メールを作成する（ステップ３）。作成さ
れた本文内容は本文管理手段２１が本文ＤＢ２５へと蓄
積する（ステップ４）。ある会社の社内の連絡メールを
作成した画面例を図５に示す。図５のメール作成には図
１４に示した社内ディレクトリに格納された社員のアド
レス情報を用いることとする。ここでは、複数の宛先メ
ールアドレスを設定している。このとき、メール自体の
情報は図７に示したメールＩＤ００１のようになり、本
文ＤＢ２５へ蓄積される本文の情報は図９のＩＤ“Ｍ０
０１”のようになる。同様に、ある会社より、顧客向け
の案内メールの作成画面例を図６に示す。図６のメール
作成には図１５に示した顧客アドレス帳を利用する。顧
客アドレス帳では、顧客の個人情報以外に、顧客をメン
バーとして含むグループアドレスが設定されており、図
６のメール作成例ではこの顧客グループアドレスが宛先
として指定されている。図６のメール情報は図７のメー
ルＩＤ００２のようになり、その本文情報は図９のＩＤ
“Ｍ００２”のようになる。ユーザーは、宛先による編
集を行う場合、作成した本文より範囲を指定する。範囲
指定は始点と終点を指定したり、マウスなどで範囲を選
択することにより行う（ステップ５）。図５、図６の本
文中の矩形で囲まれた部分が、ユーザーが範囲を選択し
た部分となる。範囲情報指示手段２４は、ユーザーが指
定した範囲情報を受け取り、本文範囲管理手段２２へ渡
す。本文範囲管理手段２２は受け取った範囲情報を本文
範囲ＤＢ２６へ蓄積する（ステップ６）。

【００１１】図５の本文中の範囲情報は図１０の範囲Ｉ
Ｄ“０００１”、“０００２”、図６の本文中の範囲情
報は図１０の範囲ＩＤ“０００４”に示された部分とな
る。宛先情報取得手段８は、宛先に指定したメールアド
レスを元に、アドレス帳などを検索して宛先に関する情
報を属性名と属性値の組として得、得られた属性名のリ
ストを表示手段２へ表示する（ステップ７）。図６のメ
ールについて、宛先は顧客グループアドレスであるが、
宛先情報取得手段８は、図１５の顧客アドレス帳よりグ
ループアドレスに含まれるメンバーのアドレスを得て、
さらにそこから顧客個人の情報を取得する。ユーザー
は、選択した範囲の編集に利用する属性名を表示された
リストより選択する。宛先情報取得手段８は、選ばれた
属性より、メール送信先のユーザーが持っている値をリ
ストとして表示手段２へ表示する。ユーザーは、表示さ
れたリストから、編集に用いる属性値と、その属性値を
持つ宛先に対して選択範囲をどう表示するかを選択す
る。選択肢としては、「選択範囲を表示する」「選択範
囲を表示しない」「選択範囲を他の文面で置き換える」
がある。ユーザーは、設定の必要分だけ属性値の選択と
表示内容の選択を繰り返す。具体的に指定した属性値以
外の値を持つ送信先がある場合は、属性値「その他」と
して表示内容の指定を行う（ステップ８）。宛先情報取
得手段８が表示する画面例を図８に示す。図８は図１４
のディレクトリ情報から図５のメール宛先に関する情報
を得たものである。ユーザーは、画面上部の属性名から
本文の表示・非表示に使用する属性名を選択する。属性
名を選択すると、その属性に対して宛先が取りうる属性
値が下の欄に表示され、各値に対して選択範囲の表示、
非表示、他文面への置き換えを選択することができる。
「文章差し替え」を選択すると、差し替える文章の編集
画面が表示される。範囲情報指示手段２４はユーザーが
設定した項目を得て、範囲情報管理手段２３へと渡す。
範囲情報管理手段２３は本文範囲管理手段２２が持つ範
囲の情報と対応付けて、指定範囲に設定された情報を範
囲付加情報ＤＢ２７へ蓄積する（ステップ９）。図８の
選択画面によって設定された範囲付加情報は図１１のよ
うになる。付加情報ＩＤ“０００１”から“０００４”
までの情報により、図５のメールでの日時と場所の情報
は、宛先に指定されたユーザーの勤務地によって置き換
えられる。付加情報ＩＤ“０００４”、“０００５”の
情報により、図５のメールでの「貴部門への周知をお願
いいたします。」の一文は、役職が”部長”であるユー
ザーにのみ表示される。

【００１２】図３のフローチャートを用いて、メールへ
の添付ファイルの表示情報の編集を行う際の動作につい
て述べる。 （２）添付ファイル編集時の動作 ユーザーは、（１）の動作と同様にしてメール本文の作
成と宛先の設定を行う（ステップ１０）。メールにファ
イルを添付する場合は、メール作成画面上のファイル添
付ボタン、あるいはメニュー画面から選ぶなどする。添
付ファイル管理手段３１は、添付するファイルを選択す
るための画面を表示画面に出力する。ユーザは、表示さ
れた画面に対して、キーボードなどからファイル名を入
力するか、表示された存在するファイルのリストから該
当ファイルを選択することによって添付するファイルを
決定する（ステップ１１）。添付ファイル管理手段３１
はユーザの入力より添付するファイルの情報を得て、メ
ール作成画面の添付ファイル欄にファイル情報を表示す
るとともにファイルの情報を添付ファイルＤＢ３４へ蓄
積する（ステップ１２）。

【００１３】図５のメール作成画面において、添付ファ
イルは”本社地図．ｔｉｆ“となり、その情報は図１２
のファイルＩＤ”Ｆ０００１“に示されるものとなる。
また、図６においての添付ファイル”注文書．ｔｘｔ”
は図１２のファイルＩＤ“Ｆ０００４”に示されるもの
となる。ユーザーは、添付を指示したファイルの中で送
信条件を編集したいファイルがある場合は表示画面より
該当するファイルを選択する。ファイルの選択はポイン
ティングデバイスなどを用いて行う。ファイル指定時に
複数のファイルを同時に指定することも可能である（ス
テップ１３）。宛先情報取得手段８は、宛先に指定した
メールアドレスを元に、アドレス帳などを検索して宛先
に関する情報を属性名と属性値の組として得、得られた
属性名のリストを表示手段２へ表示する（ステップ１
４）。ユーザーは、選択した範囲の編集に利用する属性
名を表示されたリストより選択する。宛先情報取得手段
８は、選ばれた属性より、メール送信先のユーザーが持
っている値をリストとして表示手段２へ表示する。ユー
ザーは、表示されたリストから、編集に用いる属性値
と、その属性値を持つ宛先に対して選択範囲をどう表示
するかを選択する。選択肢としては、「選択ファイルを
添付する」「選択ファイルを添付しない」「選択ファイ
ルを他のファイルで置き換える」がある。ユーザーは、
設定の必要分だけ属性値の選択と表示内容の選択を繰り
返す。具体的に指定した属性値以外の値を持つ送信先が
ある場合は、属性値「その他」として表示内容の指定を
行う（ステップ１５）。添付ファイル付加情報管理手段
３２は、添付ファイル情報指示手段３３から渡された添
付ファイルに関するユーザーの設定内容を得て、ファイ
ル付加情報ＤＢ３５へ格納する（ステップ１６）。添付
ファイルへの付加情報は図１３のようになる。図５に示
した添付ファイル”本社地図．ｔｉｆ”は、図１３のフ
ァイル情報ＩＤ“０００１”から“０００３”に示され
た情報によって、宛先のユーザーの勤務値によって、図
１２に示されている”大阪支社地図．ｔｉｆ”、あるい
は”福岡支社地図．ｔｉｆ”に置き換えられる。なお、
図１３のファイル情報ＩＤ“０００３”にあるように、
勤務地が”大阪”または”福岡”以外のユーザーに関し
ては、最初に添付されたファイルが送られる。図６に示
した添付ファイル”注文書．ｔｘｔ”については、図１
３のファイル情報ＩＤ“０００４”、“０００５”の情
報により、図１５に示すアドレス帳において、会員種別
が”特別”となっている顧客のみに添付される。

【００１４】以下に、図４のフローチャートを用いて、
メール本文へ宛先情報を埋め込む際の動作について述べ
る。 （３）本文への属性埋め込み時の動作 ユーザーは、（１）の動作と同様にしてメール本文の作
成と宛先の設定を行う（ステップ１７）。本文中で属性
値を挿入したい場合は、ユーザーは本文中の挿入位置を
指定する。位置の指定はマウス、あるいはカーソル位置
の確定などで行う（ステップ１８）。範囲情報指示手段
２４はユーザーが指定した位置情報を得て、本文範囲管
理手段２２へと渡す。本文範囲管理手段２２は渡された
情報を本文範囲ＤＢ２６へ蓄積する（ステップ１９）。
ユーザーは指定位置への属性の挿入指示を、メニュー、
あるいは挿入指示用のボタンなどを用いてメール作成画
面より行う。宛先情報取得手段８は、宛先に指定したメ
ールアドレスを元に、アドレス帳などを検索して宛先に
関する情報を属性名と属性値の組として得、得られた属
性名のリストを表示手段へ表示する（ステップ２０）。
ユーザーは表示されたリストより、値を挿入したい属性
名を選択する（ステップ２１）。ユーザーが選択した属
性について、属性値を持たない宛先が存在する場合（ス
テップ２５）には、宛先情報取得手段８は警告メッセー
ジを表示画面に表示する（ステップ２２）。ユーザー
は、属性値がない場合の表示内容を指示する（ステップ
２３）。範囲情報管理手段２３は指定された属性名を付
加情報として範囲付加情報ＤＢ２７に蓄積する（ステッ
プ２４）。図６のメール作成画面において、メール本文
中で「顧客名」と記述されているのが属性の埋め込み指
定部分であり、本文中に「顧客名」と矩形で囲まれて表
示された部分には、実際の送信時は図１５に示したアド
レス帳における、属性「顧客名」の値が挿入されること
となる。つまり、顧客グループのメンバーである”Ａ＠
ａａａ．ｎｅｔ”宛のメールでは「顧客名」の部分は
“Ａ”に、“Ｂ＠ｂｂｂ．ｃｏｍ”宛のメールでは「顧
客名」の部分は“Ｂ”に変換される。

【００１５】以下に、メールを作成したユーザーが送信
メールの内容を宛先ごとに確認する場合の動作について
述べる。 （４）作成メール確認時の動作 ユーザは、自分が作成し編集したメールが各宛先種別に
どのような形で送信されるかを確認する場合に、メール
作成画面上の宛先入力欄より宛先アドレスを選択し、メ
ール内容表示用のボタンを押すか、またはメニューなど
からメール内容表示を選択する。本文範囲管理手段２２
は、現在のメールで指定されている範囲の情報を本文範
囲ＤＢ２６より検索して範囲情報管理手段２３へ渡す。
範囲情報管理手段２３は、渡された本文内の範囲情報に
対応する付加情報を範囲付加情報ＤＢ２７より検索し
て、メール生成手段７へ渡す。メールにファイルが添付
されている場合は、添付ファイル管理手段３１は、添付
ファイル情報を添付ファイルＤＢ３４より検索し、添付
ファイル付加情報管理手段３２へ渡す。添付ファイル付
加情報管理手段３２は、渡された情報に対応する添付フ
ァイルへの編集情報をファイル付加情報ＤＢ３５より検
索し、メール生成手段７へ渡す。宛先情報取得手段８
は、ユーザーが選択した宛先についてアドレス帳、ディ
レクトリなどから属性などの情報を得る。メール生成手
段７は、メール本文データと、本文データ中の指定範囲
情報、添付ファイルの編集情報、宛先の属性情報を受け
取り、そこから指定された宛先に関する情報を抽出す
る。指定のない部分に関してはそのまま表示、本文の非
表示、添付ファイルの非添付が指示されている場合は表
示しない、本文、添付ファイルの差し替えが指示されて
いる場合は差し替え文字列、ファイルを表示、というよ
うに表示手段２へ表示を行う。なお、本文、添付ファイ
ルに関する情報をそのまま保存すれば送信後も同様の手
順で送付済みメールの編集情報を確認することができ
る。

【００１６】以下に、実際にメールを送信する場合の動
作について述べる。 （５）メール送信時の動作 ユーザは作成が終了し、宛先も入力したら、メール作成
画面上の送信ボタンをクリックしたりすることにより、
メール送信処理を行う。宛先情報、本文情報、本文内の
指定範囲情報、指定範囲に対する付加情報、添付ファイ
ル情報、添付ファイルへの付加情報を得て、メール表示
時と同様の動作によってメール作成手段が宛先種別ごと
のメール文面を作成し、送信手段３へと渡す。送信手段
３はメールを送信する。本電子メールシステムがサーバ
／クライアントの構成となる場合、メール文面を宛先ご
とに整形し、送信するのはクライアント側で行ってもよ
いし、サーバ側で行ってもよい。クライアント側で行う
場合はサーバが一般的なメールサーバであってもクライ
アントだけが宛先別のメール編集ができればよい。

【００１７】

【発明の効果】請求項１記載のシステムでは、アドレス
帳、あるいはディレクトリから宛先とする送信相手に関
するメールアドレス以外の属性を取得する。これによ
り、ユーザーはメール作成時に宛先のメールアドレス以
外の情報を参照することができる。請求項２記載のシス
テムでは、メール宛先のアドレス帳等における属性値に
応じて、メール文書の任意の一部を送信するかどうかを
選択する。これにより、ユーザはある属性について特定
の属性値を持つ送信先にのみ記述したい内容を容易に指
定することが可能となる。請求項３記載のシステムで
は、メールの宛先の、アドレス帳等における属性値に応
じてメール文書の任意の一部を差し替える。これによ
り、ユーザは宛先の属性ごとに違った内容を追加したメ
ールを容易に作成することができる。このため、内容の
異なったメールを一括して送信することができ、送信先
に適当な内容のメールが送付できるとともに、メールを
送信するユーザのメール作成負荷を削減することができ
る。請求項４記載のシステムでは、宛先のアドレス帳等
における属性値に応じてファイル添付の可否を決定す
る。これにより、必要なユーザにのみ添付ファイルを送
付することが可能となり、適切な内容のメールを送信先
に送付できるとともに、ネットワーク上の無駄な負荷を
削減することができる。請求項５記載のシステムでは、
宛先のアドレス帳等における属性値に応じて異なるファ
イルをユーザが選択し、添付して送付する。これによ
り、必要なユーザに適切な添付ファイルを送付すること
が可能となり、ネットワーク上の無駄な負荷を軽減する
ことができる。また、ファイルが添付されたメールを作
成する送信者のメール作成負荷を軽減することができ
る。

【００１８】請求項６記載のシステムでは、作成するメ
ール本文中に宛先のアドレス帳等に記載されている任意
の属性値を挿入し、その結果生成されたメールを送付す
る。これにより、それぞれの送信先について、あらかじ
めアドレス帳などから得られるような値についてのメー
ル本文中の軽微な差異がある場合、その値自体を本文中
に書く必要がなく、メールを送信するユーザの作業負荷
を軽減するとともに、メール作成時の内容の誤記載を防
ぐことができる。請求項７記載のシステムでは、宛先
の、アドレス帳などでの属性値ごとに本文や添付ファイ
ルの有無、編集後の状態を表示する。これによって、メ
ールを送信するユーザは、自分の行ったメール文書の編
集結果を見ることができ、確実に意図した内容のメール
を各送信先に送信することができる。請求項８記載のシ
ステムでは、宛先として複数ユーザーのアドレスを含む
グループアドレスを指定した場合でもグループアドレス
内に含まれる個々のユーザーの属性を得て、メール本文
編集の情報として利用することができる。これによっ
て、メールを送信するユーザーは多数の宛先にメールを
送信したい場合、グループアドレスを指定すればよく、
更に単一のグループアドレスを指定した場合でも、個々
のユーザーの属性によって異なる文面を送信することが
でき、ユーザーのメール作成作業の負荷が軽減される。
請求項９記載のシステムでは、宛先の属性値ごとに編集
したメール文書の内容、添付ファイルの有無を表す情報
を含めて、送信済みメールとして保存する。これによっ
て、メールを作成、送信したユーザは、自分がどの宛先
に対してどんな内容の文書を送信したかをメール送信後
も容易に確認ができるとともに、一括で送信したメール
の内容は一つのメールとして保存されるので、同じよう
なメール文書を重複して保存する必要がなく、コンピュ
ータの記憶装置の容量を圧迫しない。また、属性値ごと
のメール本文の編集内容を保存するので、保存メールを
再編集して送信する場合に、宛先の属性値が変更されて
いても、変更後の属性値の情報に基づいて編集されたメ
ールを送付することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る電子メールシステム
のブロック図である。

【図２】本文編集時の動作フローチャートである。

【図３】添付ファイル編集時の動作フローチャートであ
る。

【図４】属性埋め込み時の動作フローチャートである。

【図５】社内向けメール作成画面例を示す図である。

【図６】顧客向け案内メール作成画面例を示す図であ
る。

【図７】メール情報を示す図である。

【図８】属性選択画面を示す図である。

【図９】本文情報を示す図である。

【図１０】本文指定範囲情報を示す図である。

【図１１】範囲付加情報を示す図である。

【図１２】添付ファイル情報を示す図である。

【図１３】添付ファイル付加情報を示す図である。

【図１４】社内ディレクトリ情報を示す図である。

【図１５】顧客アドレス帳と顧客グループを示す図であ
る。

【符号の説明】

１ 入力手段 ２ 表示手段 ３ 送信手段 ４ 受信手段 ５ メール管理手段 ７ メール生成手段 ８ 宛先情報取得手段 ９ 本文情報管理手段 １０ ファイル情報管理手段

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の宛先に対して電子メールを同報送
   信できる電子メールシステムにおいて、宛先設定のため
   にアドレス帳やディレクトリを参照し、アドレス帳、デ
   ィレクトリに格納されている宛先となる人のデータよ
   り、宛先情報となるメールアドレス及びそれ以外の任意
   の属性を取得する宛先情報取得手段を備えたことを特徴
   とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 請求項１の電子メールシステムにおい
   て、作成したメールの本文から任意の範囲を指定できる
   範囲指定機能を持ち、かつ前記範囲指定機能で指定した
   範囲について、前記宛先情報取得手段が得た宛先情報に
   おける任意の属性の値に応じて指定範囲を送信メールに
   含めるかどうかを決定する送信可否決定機能を持つ入力
   手段と、前記送信可否決定機能の決定に基づいて内容を
   編集したメールを送信する送信手段とを備えたことを特
   徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】 請求項２に記載の電子メールシステムに
   おいて、前記送信可否決定機能は、宛先情報における任
   意の属性の値によって指定範囲の他の文面への差し替え
   を指定することを特徴とする電子メールシステム。
4. 【請求項４】 請求項２に記載の電子メールシステムに
   おいて、前記入力手段は、メールへのファイル添付を行
   うファイル添付機能を持ち、前記範囲指定機能がメール
   に添付されたファイルより任意の数のファイルを選択す
   ることにより、前記送信可否決定機能はメール送付先宛
   先情報の任意の属性値によって指定ファイルをメールに
   添付するかどうかを指定することを特徴とする電子メー
   ルシステム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の電子メールシステムに
   おいて、前記送信可否決定機能は、宛先情報の任意の属
   性値によって指定添付ファイルの他のファイルへの差し
   替えを指定することを特徴とする電子メールシステム。
6. 【請求項６】 請求項１から５のいずれかに記載の電子
   メールシステムにおいて、前記範囲指定機能は、メール
   本文中の一部分に、前記宛先情報取得手段が得た宛先の
   任意の属性値を本文の一部として挿入し、前記送信手段
   は、属性値が挿入された結果生成されたメールを送信す
   ることを特徴とする電子メールシステム。
7. 【請求項７】 請求項１から６のいずれかに記載の電子
   メールシステムにおいて、送信内容を表示する表示手段
   を備え、送信メールの送信内容を宛先アドレスごとに表
   示することを特徴とする電子メールシステム。
8. 【請求項８】 請求項１から７のいずれかに記載の電子
   メールシステムにおいて、前記宛先情報取得手段は、宛
   先として参照するアドレス帳、ディレクトリに設定され
   ているグループが設定されている場合にはグループに含
   まれる各アドレスの属性を取得することを特徴とする電
   子メールシステム。
9. 【請求項９】 請求項１から８のいずれかに記載の電子
   メールシステムにおいて、メールの送信後も前記範囲指
   定機能や前記送信可否決定機能によって指定された範囲
   や送信可否情報を保存する蓄積手段を備えたことを特徴
   とする電子メールシステム。