JPH113381A - 電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化方法 - Google Patents
電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化方法Info
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- JPH113381A JPH113381A JP9153325A JP15332597A JPH113381A JP H113381 A JPH113381 A JP H113381A JP 9153325 A JP9153325 A JP 9153325A JP 15332597 A JP15332597 A JP 15332597A JP H113381 A JPH113381 A JP H113381A
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- keyword
- electronic
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- Y02—TECHNOLOGIES OR APPLICATIONS FOR MITIGATION OR ADAPTATION AGAINST CLIMATE CHANGE
- Y02D—CLIMATE CHANGE MITIGATION TECHNOLOGIES IN INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES [ICT], I.E. INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES AIMING AT THE REDUCTION OF THEIR OWN ENERGY USE
- Y02D10/00—Energy efficient computing, e.g. low power processors, power management or thermal management
Landscapes
- Information Transfer Between Computers (AREA)
- Computer And Data Communications (AREA)
- Data Exchanges In Wide-Area Networks (AREA)
Abstract
(57)【要約】
【課題】従来、ＬＢＰ(Laser Beam Printer)で書面に出
力し、その出力リストを送付先別にセパレートし、セパ
レートした書面を袋づめし、それを各送付先に郵送する
一連の処理を送付先別に電子文書ファイルに自動出力
し、その出力ファイルを各送付先に電子メールで自動送
信するような、一連の処理を自動化できるようにする。 【解決手段】データベース等のデータ・ファイルを入力
し、分類、集計などをし、処理結果を文書ファイルまた
はスプレットシートなどで作成してある電子書式に貼り
付け、ファイル名に電子メールの特定送信用キーワード
と送信アドレスに対応しているユニークな送信用キーワ
ードを持つ複数のファイルを自動生成する。次に、送信
したい電子文書ファイルのファイル名が特定送信用キー
ワードと送信アドレスに対応しているユニークな送信用
キーワードでネーミングされており、その情報に対応し
ている宛先に自動送信する。また、電子文書ファイル生
成と電子メール送信の自動化は一連のシステムとして運
用する。
力し、その出力リストを送付先別にセパレートし、セパ
レートした書面を袋づめし、それを各送付先に郵送する
一連の処理を送付先別に電子文書ファイルに自動出力
し、その出力ファイルを各送付先に電子メールで自動送
信するような、一連の処理を自動化できるようにする。 【解決手段】データベース等のデータ・ファイルを入力
し、分類、集計などをし、処理結果を文書ファイルまた
はスプレットシートなどで作成してある電子書式に貼り
付け、ファイル名に電子メールの特定送信用キーワード
と送信アドレスに対応しているユニークな送信用キーワ
ードを持つ複数のファイルを自動生成する。次に、送信
したい電子文書ファイルのファイル名が特定送信用キー
ワードと送信アドレスに対応しているユニークな送信用
キーワードでネーミングされており、その情報に対応し
ている宛先に自動送信する。また、電子文書ファイル生
成と電子メール送信の自動化は一連のシステムとして運
用する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、従来、ＬＢＰ(Las
er Beam Printer)で書面に出力し、その出力リストを送
付先別にセパレートし、セパレートした書面を袋づめ
し、それを各送付先に郵送する一連の処理を送付先別に
電子文書ファイルに自動出力し、その出力ファイルを各
送付先に電子メールで自動送信するような、一連の処理
に関連する技術である。
er Beam Printer)で書面に出力し、その出力リストを送
付先別にセパレートし、セパレートした書面を袋づめ
し、それを各送付先に郵送する一連の処理を送付先別に
電子文書ファイルに自動出力し、その出力ファイルを各
送付先に電子メールで自動送信するような、一連の処理
に関連する技術である。
【０００２】
【従来の技術】パーソナルコンピュータやワークステー
ションなどの情報処理装置において、これらの情報処理
装置間で使用されている電子メールシステムでメールを
送付する際、送付元は、関係者にそのメールシステム上
のデータベース、すなわち送付先リストを参照しながら
送付先を選択して、送付している。送付先をグループ単
位として管理し、電子メールの送付元は、その管理され
ているグループを送付先に指定することによって、その
グループに属している全ての関係者に対してメールを送
付している。特定者または関係者各位に対して電子メー
ルを送付する場合に、メール送付時に送付するメール情
報の中から特定送信用キーワードを自動的に検索して、
特定送信用キーワードに対応する宛先に自動送信してい
る。
ションなどの情報処理装置において、これらの情報処理
装置間で使用されている電子メールシステムでメールを
送付する際、送付元は、関係者にそのメールシステム上
のデータベース、すなわち送付先リストを参照しながら
送付先を選択して、送付している。送付先をグループ単
位として管理し、電子メールの送付元は、その管理され
ているグループを送付先に指定することによって、その
グループに属している全ての関係者に対してメールを送
付している。特定者または関係者各位に対して電子メー
ルを送付する場合に、メール送付時に送付するメール情
報の中から特定送信用キーワードを自動的に検索して、
特定送信用キーワードに対応する宛先に自動送信してい
る。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】電子メールを送付する
際、送付元は、その都度、送付先の宛先を指定する必要
があり、大規模な電子メールシステム上では、数多くの
送付先リストの中から該当する送付先を選択しなければ
ならず、必要以上の時間と手間を要する。また、電子メ
ールを関係者各位にＣＣ（Carbon Copy）する際にも、
送付先リストの中から該当する送付先を選択しなければ
ならず、通常、ＣＣでは複数人に送付するため前記同様
に時間と手間がかかる。また、従来、ＬＢＰ(Laser Bea
m Printer)で書面に出力し、その出力リストを送付先別
にセパレートし、セパレートした書面を袋づめし、それ
を各送付先に郵送する一連の処理に時間と手間がかか
る。
際、送付元は、その都度、送付先の宛先を指定する必要
があり、大規模な電子メールシステム上では、数多くの
送付先リストの中から該当する送付先を選択しなければ
ならず、必要以上の時間と手間を要する。また、電子メ
ールを関係者各位にＣＣ（Carbon Copy）する際にも、
送付先リストの中から該当する送付先を選択しなければ
ならず、通常、ＣＣでは複数人に送付するため前記同様
に時間と手間がかかる。また、従来、ＬＢＰ(Laser Bea
m Printer)で書面に出力し、その出力リストを送付先別
にセパレートし、セパレートした書面を袋づめし、それ
を各送付先に郵送する一連の処理に時間と手間がかか
る。
【０００４】
【課題を解決するための手段】最初に、データベース等
のデータ・ファイルを入力し、分類、集計などをし、処
理結果を文書ファイルまたはスプレットシートなどで作
成してある電子書式に貼り付け、ファイル名に電子メー
ルの特定送信用キーワードと送信アドレスに対応してい
るユニークな送信用キーワードを持つ複数のファイルを
自動生成する。
のデータ・ファイルを入力し、分類、集計などをし、処
理結果を文書ファイルまたはスプレットシートなどで作
成してある電子書式に貼り付け、ファイル名に電子メー
ルの特定送信用キーワードと送信アドレスに対応してい
るユニークな送信用キーワードを持つ複数のファイルを
自動生成する。
【０００５】次に、送信したい電子文書ファイルのファ
イル名が特定送信用キーワードと送信アドレスに対応し
ているユニークな送信用キーワードでネーミングされて
おり、その情報に対応している宛先に自動送信する。ま
た、電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化は
一連のシステムとして運用する。
イル名が特定送信用キーワードと送信アドレスに対応し
ているユニークな送信用キーワードでネーミングされて
おり、その情報に対応している宛先に自動送信する。ま
た、電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化は
一連のシステムとして運用する。
【０００６】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例を図面に基
づいて詳細に説明する。図１は本発明の一実施例である
電子メールシステムを示す構成図、図２は本実施例に於
いて、送信用ファイル生成メニュー画面と帳票テーブル
との関係を示す説明図、図３は電子文書ファイル生成プ
ログラムの処理概要と生成される電子文書ファイルのフ
ァイル名のネーミング規則を示す説明図、図４は自動メ
ール・メニュー画面と帳票テーブルとの関係を示す説明
図、図５は帳票テーブルと送信アドレステーブルを結合
し自動メール処理に必要な送信文書一覧テーブルを合成
する説明図、図６は宛先順にソートした後の送信文書一
覧テーブルを示す説明図、図７は電子文書ファイル生成
の処理手順を示すフロー図、図８及び図９は電子メール
の自動送信の処理手順を示すフロー図である。
づいて詳細に説明する。図１は本発明の一実施例である
電子メールシステムを示す構成図、図２は本実施例に於
いて、送信用ファイル生成メニュー画面と帳票テーブル
との関係を示す説明図、図３は電子文書ファイル生成プ
ログラムの処理概要と生成される電子文書ファイルのフ
ァイル名のネーミング規則を示す説明図、図４は自動メ
ール・メニュー画面と帳票テーブルとの関係を示す説明
図、図５は帳票テーブルと送信アドレステーブルを結合
し自動メール処理に必要な送信文書一覧テーブルを合成
する説明図、図６は宛先順にソートした後の送信文書一
覧テーブルを示す説明図、図７は電子文書ファイル生成
の処理手順を示すフロー図、図８及び図９は電子メール
の自動送信の処理手順を示すフロー図である。
【０００７】まず、図１により本実施例の電子メールシ
ステムの構成を説明する。本実施例の電子メールシステ
ムは、たとえばパーソナルコンピュータ、ワークステー
ションなどの複数の情報処理装置が通信回線上に接続さ
れている電子メールシステムであり、サーバとしてユー
ザ名などのユーザ情報を登録するデータベースや、ユー
ザの文書データなどが格納されているハードディスク１
０７を有するポストオフィスとしてのメールサーバ１０
１と帳票作成プログラムや入力データとなるデータベー
スなどが格納されているハードディスク１０８を有する
データベースサーバ１０２、及びこのメールサーバ１０
１とデータベースサーバ１０２のデータを共有化し資源
を共有する複数のクライアント１０３で構成され、これ
らはローカルエリアネットワークを通じて接続されてい
る。また、本実施例においては、ローカルエリアネット
ワークとして、トランシーバ１０４を介してそれぞれの
クライアント１０３を同軸ケーブル１０５に接続し、同
軸ケーブル１０５を終端抵抗１０６で終端したローカル
エリアネットワークを示しているが、本発明が適用され
る伝送媒体及び接続形態はこれらに限られるものではな
い。
ステムの構成を説明する。本実施例の電子メールシステ
ムは、たとえばパーソナルコンピュータ、ワークステー
ションなどの複数の情報処理装置が通信回線上に接続さ
れている電子メールシステムであり、サーバとしてユー
ザ名などのユーザ情報を登録するデータベースや、ユー
ザの文書データなどが格納されているハードディスク１
０７を有するポストオフィスとしてのメールサーバ１０
１と帳票作成プログラムや入力データとなるデータベー
スなどが格納されているハードディスク１０８を有する
データベースサーバ１０２、及びこのメールサーバ１０
１とデータベースサーバ１０２のデータを共有化し資源
を共有する複数のクライアント１０３で構成され、これ
らはローカルエリアネットワークを通じて接続されてい
る。また、本実施例においては、ローカルエリアネット
ワークとして、トランシーバ１０４を介してそれぞれの
クライアント１０３を同軸ケーブル１０５に接続し、同
軸ケーブル１０５を終端抵抗１０６で終端したローカル
エリアネットワークを示しているが、本発明が適用され
る伝送媒体及び接続形態はこれらに限られるものではな
い。
【０００８】次に、図２より送信用ファイル生成画面２
０７の表示領域２０８に帳票テーブル２０１から特定送
信用キーワード２０２と帳票名２０４をセットする例を
示す、なお、一度に画面表示できないときは表示領域２
０８を画面上で上下にスクロールすることによって対処
する。次に、図３よりデータベース等の入力データ３０
２を入力し電子文書ファイル作成プログラム３０３によ
り分類、集計などをして、処理結果を文書ファイルまた
はスプレットシートなどで作成してある電子書式３０１
に貼り付け複数の電子ファイル３０４を生成する処理概
要を示す。また、生成された電子ファイル３０４のファ
イル名３０５は特定送信用キーワード３０８と部課コー
ド等のデータ項目を使用しているユニークな送信キーワ
ード３０７及び識別子３０６から構成されている。
０７の表示領域２０８に帳票テーブル２０１から特定送
信用キーワード２０２と帳票名２０４をセットする例を
示す、なお、一度に画面表示できないときは表示領域２
０８を画面上で上下にスクロールすることによって対処
する。次に、図３よりデータベース等の入力データ３０
２を入力し電子文書ファイル作成プログラム３０３によ
り分類、集計などをして、処理結果を文書ファイルまた
はスプレットシートなどで作成してある電子書式３０１
に貼り付け複数の電子ファイル３０４を生成する処理概
要を示す。また、生成された電子ファイル３０４のファ
イル名３０５は特定送信用キーワード３０８と部課コー
ド等のデータ項目を使用しているユニークな送信キーワ
ード３０７及び識別子３０６から構成されている。
【０００９】次に、図４より自動メール・メニュー画面
４０１の表示領域４０２に帳票テーブル２０１から特定
送信用キーワード２０２と帳票名２０４をセットする例
を示す、なお、一度に画面表示できないときは表示領域
４０２を画面上で上下にスクロールすることによって対
処する。次に、図５より帳票テーブル２０１と帳票別に
宛先を持っている送信アドレステーブル５０１を結合し
送信文書一覧表テーブル５０５を合成する例を示す。な
お、帳票テーブル２０１と送信アドレステーブル５０１
は特定送信用キーワード２０２を結合キーとして一対多
のリレーションシップが設定されている。
４０１の表示領域４０２に帳票テーブル２０１から特定
送信用キーワード２０２と帳票名２０４をセットする例
を示す、なお、一度に画面表示できないときは表示領域
４０２を画面上で上下にスクロールすることによって対
処する。次に、図５より帳票テーブル２０１と帳票別に
宛先を持っている送信アドレステーブル５０１を結合し
送信文書一覧表テーブル５０５を合成する例を示す。な
お、帳票テーブル２０１と送信アドレステーブル５０１
は特定送信用キーワード２０２を結合キーとして一対多
のリレーションシップが設定されている。
【００１０】また、帳票テーブル２０１の送信用インジ
ケータがオンのときはテーブルを合成するがオフのとき
は合成しない。次に、図６より送信アドレス５０３をソ
ート・キーとしてソートしたあとの送信文書一覧表テー
ブル５０５の状態を示す。
ケータがオンのときはテーブルを合成するがオフのとき
は合成しない。次に、図６より送信アドレス５０３をソ
ート・キーとしてソートしたあとの送信文書一覧表テー
ブル５０５の状態を示す。
【００１１】次に、クライアント１０３を使用し、送信
用ファイルを生成する際の処理フローを図７を参照して
説明する。まず、帳票テーブル２０１をオープンし帳票
テーブル２０１の先頭アドレスを設定する。次に、送信
用ファイル生成メニュー画面２０７をメモリにローディ
ングし画面表示領域２０８の先頭アドレスを設定する。
次に、帳票テーブル２０１の設定アドレスより特定送信
用キーワード２０２と帳票名２０４を取得する。次に、
帳票テーブル２０１の設定アドレスがテーブルの最後を
過ぎているかを判定する。まだ、テーブルの最後を過ぎ
ていないときは特定送信用キーワード２０２と帳票名２
０４を画面表示領域２０８の設定アドレスにセットし、
帳票テーブル２０１及び画面表示領域２０８の設定アド
レスを１つ進め、ステップ７０３へ戻る。
用ファイルを生成する際の処理フローを図７を参照して
説明する。まず、帳票テーブル２０１をオープンし帳票
テーブル２０１の先頭アドレスを設定する。次に、送信
用ファイル生成メニュー画面２０７をメモリにローディ
ングし画面表示領域２０８の先頭アドレスを設定する。
次に、帳票テーブル２０１の設定アドレスより特定送信
用キーワード２０２と帳票名２０４を取得する。次に、
帳票テーブル２０１の設定アドレスがテーブルの最後を
過ぎているかを判定する。まだ、テーブルの最後を過ぎ
ていないときは特定送信用キーワード２０２と帳票名２
０４を画面表示領域２０８の設定アドレスにセットし、
帳票テーブル２０１及び画面表示領域２０８の設定アド
レスを１つ進め、ステップ７０３へ戻る。
【００１２】また、テーブルの最後を過ぎているときは
送信用ファイル生成メニュー画面２０７を表示し、生成
したい帳票を画面上で選択し、イベント起動ボタン２０
９をクリックする。
送信用ファイル生成メニュー画面２０７を表示し、生成
したい帳票を画面上で選択し、イベント起動ボタン２０
９をクリックする。
【００１３】次に、イベント起動ボタン２０９はキャン
セルボタンであったかどうかを判定する。もし、キャン
セルボタンであればプログラムを終了し、そうでなけれ
ば選択した帳票の特定送信用キーワード２０２に対応す
る帳票作成プログラム３０３を起動し特定送信用キーワ
ード２０２と送信用ファイルの格納ディレクトリ２０３
を引数としてコントロールを移す。次に、図３に示すと
おり帳票作成プログラム３０３により電子ファイル３０
４を生成すしプログラムを終了する。次に、クライアン
ト１０３を使用し、電子メール自動送信する際の処理フ
ローを図８と図９を参照して説明する。まず、帳票テー
ブル２０１をオープンし帳票テーブル２０１の先頭アド
レスを設定する。
セルボタンであったかどうかを判定する。もし、キャン
セルボタンであればプログラムを終了し、そうでなけれ
ば選択した帳票の特定送信用キーワード２０２に対応す
る帳票作成プログラム３０３を起動し特定送信用キーワ
ード２０２と送信用ファイルの格納ディレクトリ２０３
を引数としてコントロールを移す。次に、図３に示すと
おり帳票作成プログラム３０３により電子ファイル３０
４を生成すしプログラムを終了する。次に、クライアン
ト１０３を使用し、電子メール自動送信する際の処理フ
ローを図８と図９を参照して説明する。まず、帳票テー
ブル２０１をオープンし帳票テーブル２０１の先頭アド
レスを設定する。
【００１４】次に、自動メール・メニュー画面４０１を
メモリにローディングし画面表示領域４０２の先頭アド
レスを設定する。次に、帳票テーブル２０１の設定アド
レスより特定送信用キーワード２０２と帳票名２０４を
取得する。次に、帳票テーブル２０１の設定アドレスが
テーブルの最後を過ぎているかを判定する。まだ、テー
ブルの最後を過ぎていないときは特定送信用キーワード
２０２と帳票名２０４を画面表示領域４０２の設定アド
レスにセットし、かつ、特定送信用キーワード２０２に
対応する送信インジケータ２０６をオフに設定し、か
つ、帳票テーブル２０１及び画面表示領域４０２の設定
アドレスを１つ進め、ステップ８０３へ戻る。また、テ
ーブルの最後を過ぎているときは送信用ファイル生成メ
ニュー画面２０７を表示し、送信したい帳票を画面上で
選択し、イベント起動ボタン２０９をクリックする。な
お、画面上で選択する帳票の数は複数可である。イベン
ト起動ボタン２０９はキャンセルボタンであったかどう
かを判定する。もし、キャンセルボタンであればプログ
ラムを終了し、そうでなければ選択した帳票の特定送信
用キーワード２０２に対応する送信用インジケータ２０
６をオンに設定する。
メモリにローディングし画面表示領域４０２の先頭アド
レスを設定する。次に、帳票テーブル２０１の設定アド
レスより特定送信用キーワード２０２と帳票名２０４を
取得する。次に、帳票テーブル２０１の設定アドレスが
テーブルの最後を過ぎているかを判定する。まだ、テー
ブルの最後を過ぎていないときは特定送信用キーワード
２０２と帳票名２０４を画面表示領域４０２の設定アド
レスにセットし、かつ、特定送信用キーワード２０２に
対応する送信インジケータ２０６をオフに設定し、か
つ、帳票テーブル２０１及び画面表示領域４０２の設定
アドレスを１つ進め、ステップ８０３へ戻る。また、テ
ーブルの最後を過ぎているときは送信用ファイル生成メ
ニュー画面２０７を表示し、送信したい帳票を画面上で
選択し、イベント起動ボタン２０９をクリックする。な
お、画面上で選択する帳票の数は複数可である。イベン
ト起動ボタン２０９はキャンセルボタンであったかどう
かを判定する。もし、キャンセルボタンであればプログ
ラムを終了し、そうでなければ選択した帳票の特定送信
用キーワード２０２に対応する送信用インジケータ２０
６をオンに設定する。
【００１５】次に、図５で示すように帳票テーブル２０
１と送信アドレステーブル５０１を合成し送信文書一覧
テーブル５０４を生成し、次に、合成された送信文書一
覧テーブル５０４を送信アドレス５０３をソート・キー
としてソートする。次に、件名及び送信メモをキー入力
しワークバッファにセットする。次に、ステップ８１０
で合成された送信文書一覧テーブル５０４の先頭アドレ
スを設定する。次に、送信文書一覧テーブル５０４より
特定送信用キーワード２０２、送信用ファイルの格納デ
ィレクトリ２０３、ユニークな送信用キーワード５０２
及び送信アドレス５０３を取得する。
１と送信アドレステーブル５０１を合成し送信文書一覧
テーブル５０４を生成し、次に、合成された送信文書一
覧テーブル５０４を送信アドレス５０３をソート・キー
としてソートする。次に、件名及び送信メモをキー入力
しワークバッファにセットする。次に、ステップ８１０
で合成された送信文書一覧テーブル５０４の先頭アドレ
スを設定する。次に、送信文書一覧テーブル５０４より
特定送信用キーワード２０２、送信用ファイルの格納デ
ィレクトリ２０３、ユニークな送信用キーワード５０２
及び送信アドレス５０３を取得する。
【００１６】次に、ステップ９０１で取得した特定送信
用キーワード２０２とユニークな送信用キーワード５０
３とによりサーチするファイル名にし、ステップ９０１
で取得した送信用ファイルの格納ディレクトリ２０３内
をサーチしメールシステムの添付ファイルにセットす
る。なお、サーチした結果、送信用ファイルの格納ディ
レクトリ２０３内に該当するファイルが存在しないとき
はエラーを表示しその確認をするためのキー入力を行
う。次に、取得している送信アドレス５０３が送信文書
一覧テーブル５０４の次のレコードの送信アドレス５０
３と同じでコントロール・ブレイクが発生していないと
きは送信文書一覧テーブル５０４のアドレスを１つ進め
てスッテプ９０１へ戻る。
用キーワード２０２とユニークな送信用キーワード５０
３とによりサーチするファイル名にし、ステップ９０１
で取得した送信用ファイルの格納ディレクトリ２０３内
をサーチしメールシステムの添付ファイルにセットす
る。なお、サーチした結果、送信用ファイルの格納ディ
レクトリ２０３内に該当するファイルが存在しないとき
はエラーを表示しその確認をするためのキー入力を行
う。次に、取得している送信アドレス５０３が送信文書
一覧テーブル５０４の次のレコードの送信アドレス５０
３と同じでコントロール・ブレイクが発生していないと
きは送信文書一覧テーブル５０４のアドレスを１つ進め
てスッテプ９０１へ戻る。
【００１７】次に、送信文書一覧テーブル５０４の次の
レコードの送信アドレス５０３がコントロール・ブレイ
クのときはスッテプ８１１でキー入力した件名及び送信
メモをワークバッファよりメールシステムに設定する。
レコードの送信アドレス５０３がコントロール・ブレイ
クのときはスッテプ８１１でキー入力した件名及び送信
メモをワークバッファよりメールシステムに設定する。
【００１８】次に、ステップ９０１で取得した送信アド
レス５０３に件名、送信メモ及び添付ファイルを送信す
る。次に、送信文書一覧テーブル５０４の設定アドレス
が最後のレコードか判定し、最後ならプログラムを終了
し、そうでなければ送信文書一覧テーブル５０４の設定
アドレスを１つ進めてスッテプ９０１へ戻る。
レス５０３に件名、送信メモ及び添付ファイルを送信す
る。次に、送信文書一覧テーブル５０４の設定アドレス
が最後のレコードか判定し、最後ならプログラムを終了
し、そうでなければ送信文書一覧テーブル５０４の設定
アドレスを１つ進めてスッテプ９０１へ戻る。
【００１９】
【発明の効果】本発明は、従来、ＬＢＰ(Laser Beam Pr
inter)で書面に出力し、その出力リストを送付先別にセ
パレートし、セパレートした書面を袋づめし、それを各
送付先に郵送する一連の処理を送付先別に電子文書ファ
イルに自動出力し、それを各送付先に電子メールで自動
送信することが可能になり作業の大幅な省力化、スピー
ド・アップ及びペーパーレス化が図れる。
inter)で書面に出力し、その出力リストを送付先別にセ
パレートし、セパレートした書面を袋づめし、それを各
送付先に郵送する一連の処理を送付先別に電子文書ファ
イルに自動出力し、それを各送付先に電子メールで自動
送信することが可能になり作業の大幅な省力化、スピー
ド・アップ及びペーパーレス化が図れる。
【００２０】また、特定送信用キーワード２０２及びユ
ニークな送信用キーワード５０２をメール文書の中でな
く、ファイル名に持っているので宛先の確認のためにメ
ール文書を開く必要がない。また、一度の操作で複数の
内容の異なる文書を内容に添った個々の宛先に送付でき
る。また、帳票の種別に送信アドレスを設定するため、
きめ細かい管理が可能である。
ニークな送信用キーワード５０２をメール文書の中でな
く、ファイル名に持っているので宛先の確認のためにメ
ール文書を開く必要がない。また、一度の操作で複数の
内容の異なる文書を内容に添った個々の宛先に送付でき
る。また、帳票の種別に送信アドレスを設定するため、
きめ細かい管理が可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例である電子文書ファイル生成
と電子メール送信の自動化システムを示す構成図であ
る。
と電子メール送信の自動化システムを示す構成図であ
る。
【図２】本実施例における、送信用ファイル生成メニュ
ー画面と帳票テーブルとの関係を示す説明図である。
ー画面と帳票テーブルとの関係を示す説明図である。
【図３】本実施例における、電子文書ファイル生成の処
理概要と生成される電子文書ファイルのファイル名の付
けかたを示す説明図である。
理概要と生成される電子文書ファイルのファイル名の付
けかたを示す説明図である。
【図４】本実施例における、自動メールメニュー画面と
帳票テーブルとの関係を示す説明図である。
帳票テーブルとの関係を示す説明図である。
【図５】本実施例における、テーブルを結合し自動メー
ル処理に必要な送信文書一覧テーブルを合成する説明図
である。
ル処理に必要な送信文書一覧テーブルを合成する説明図
である。
【図６】本実施例における、宛先順にソートした後の送
信文書一覧テーブルを示す説明図である。
信文書一覧テーブルを示す説明図である。
【図７】本実施例における、電子文書ファイル生成の処
理手順を示すフロー図である。
理手順を示すフロー図である。
【図８】本実施例における、電子メール送信の自動化の
処理手順を示すフロー図である。
処理手順を示すフロー図である。
【図９】本実施例における、電子メール送信の自動化の
処理手順を示す図８に続くフロー図である。
処理手順を示す図８に続くフロー図である。
１０１…メールサーバ、１０２…データベースサーバ、
１０３…クライアント、１０４…トランシーバ、１０５
…同軸ケーブル、１０６…終端抵抗、１０７…ハードデ
ィスク、１０８…ハードディスク、２０１…帳票テーブ
ル、２０２…特定送信用キーワード、２０３…送信用フ
ァイルの格納ディレクトリ、２０４…帳票名、２０５…
電子文書ファイル作成プログラム名、２０６…送信イン
ジケータ、２０７…送信用ファイル生成メニュー画面、
２０８…送信用ファイル生成画面の表示領域、２０９…
イベント起動ボタン、３０１…電子文書ファイルまたは
スプレッド・シート等の書式、３０２…入力ファイル、
３０３…帳票作成用プログラム、３０４…電子文書ファ
イル、３０５…電子文書ファイルのファイル名、３０６
…識別子、３０７…ユニークな送信用キーワード、３０
８…特定送信用キーワード、４０１…自動メール・メニ
ュー画面、４０２…自動メール・メニュー画面の表示領
域、５０１…送信アドレステーブル、５０２…ユニーク
な送信用キーワード、５０３…送信アドレス、５０４…
送信文書一覧テーブル
１０３…クライアント、１０４…トランシーバ、１０５
…同軸ケーブル、１０６…終端抵抗、１０７…ハードデ
ィスク、１０８…ハードディスク、２０１…帳票テーブ
ル、２０２…特定送信用キーワード、２０３…送信用フ
ァイルの格納ディレクトリ、２０４…帳票名、２０５…
電子文書ファイル作成プログラム名、２０６…送信イン
ジケータ、２０７…送信用ファイル生成メニュー画面、
２０８…送信用ファイル生成画面の表示領域、２０９…
イベント起動ボタン、３０１…電子文書ファイルまたは
スプレッド・シート等の書式、３０２…入力ファイル、
３０３…帳票作成用プログラム、３０４…電子文書ファ
イル、３０５…電子文書ファイルのファイル名、３０６
…識別子、３０７…ユニークな送信用キーワード、３０
８…特定送信用キーワード、４０１…自動メール・メニ
ュー画面、４０２…自動メール・メニュー画面の表示領
域、５０１…送信アドレステーブル、５０２…ユニーク
な送信用キーワード、５０３…送信アドレス、５０４…
送信文書一覧テーブル
Claims (7)
- 【請求項１】クライアントの画面に特定送信用キーワー
ドとそれに対応する帳票名の一覧を表示し、一覧から生
成する帳票を選択し電子文書ファイルを生成する方法。 - 【請求項２】クライアントの画面に特定送信用キーワー
ドとそれに対応する帳票名の一覧を表示し、一覧から送
信する帳票を選択し自動送信する方法。 - 【請求項３】データベース等のデータ・ファイルを入力
し、分類、集計などをし、処理結果を文書ファイルまた
はスプレットシートなどで作成してある電子書式に貼り
付け、ファイル名に電子メールの特定送信用キーワード
を持つ複数のファイルを自動生成する方法。 - 【請求項４】電子文書ファイルのファイル名が特定送信
用キーワードと送信アドレスに対応しているユニークな
送信用キーワードでネーミングされている構成。 - 【請求項５】特定送信用キーワードに対応する帳票別に
一対多の宛先アドレステーブルを持つ方法。 - 【請求項６】１回の操作で種類と内容の異なる電子文書
ファイルを添付ファイルとして複数の異なる宛先に自動
送信する方法。 - 【請求項７】電子文書ファイル生成と電子メール送信を
組合せて一連のシステムとして運用する方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9153325A JPH113381A (ja) | 1997-06-11 | 1997-06-11 | 電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP9153325A JPH113381A (ja) | 1997-06-11 | 1997-06-11 | 電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JPH113381A true JPH113381A (ja) | 1999-01-06 |
Family
ID=15560034
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP9153325A Pending JPH113381A (ja) | 1997-06-11 | 1997-06-11 | 電子文書ファイル生成と電子メール送信の自動化方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JPH113381A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US4708158A (en) * | 1986-04-21 | 1987-11-24 | Nippon Air Brake Co., Ltd. | Ball-type stop cocks having standard matching flanges |
| JP2006215968A (ja) * | 2005-02-07 | 2006-08-17 | Fujitsu Ltd | データ処理装置、データ処理方法、データ処理プログラム、および記録媒体 |
-
1997
- 1997-06-11 JP JP9153325A patent/JPH113381A/ja active Pending
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US4708158A (en) * | 1986-04-21 | 1987-11-24 | Nippon Air Brake Co., Ltd. | Ball-type stop cocks having standard matching flanges |
| JP2006215968A (ja) * | 2005-02-07 | 2006-08-17 | Fujitsu Ltd | データ処理装置、データ処理方法、データ処理プログラム、および記録媒体 |
| JP4540495B2 (ja) * | 2005-02-07 | 2010-09-08 | 富士通株式会社 | データ処理装置、データ処理方法、データ処理プログラム、および記録媒体 |
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